Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Mi-am propus în acest articol să notez avantajele e-mailului şi cum să le valorificăm, dezavantajele
acestui mijloc de comunicare şi cum să le minimalizăm sau să le contracarăm, dar mai ales recomandări
propriu-zise despre cum să folosim e-mailul pentru a ne bifa obiectivele propuse şi pentru a dovedi
profesionalism.
Folosind e-mailul nu eşti condiţionat de programul persoanei care este destinatarul, care poate este
prinsă într-o şedinţă, are telefonul închis sau nu poate răspunde imediat la mesaj, poţi să comunici cu o
persoană ce se află într-o ţară cu alt fus orar decât cel din ţara în care te afli. Când primeşti un mesaj
scris poţi reveni oricând la text pentru a verifica cele comunicate. Comunicarea scrisă îţi poate da răgaz
să gestionezi o stare emoţională nepotrivită şi să fii mai puţin impulsiv şi necontrolat.
Notez câteva recomandări de care am putea ţine seama atunci când folosim comunicarea prin e-mail,
pentru a transmite profesionalism:
Întotdeauna la SUBJECT notează ideea principală a mesajului. Acest lucru te ajută şi îl ajută şi pe
receptor să gestioneze mai bine mesajele din căsuţa electronică. Dintr-un număr mare de mesaje se pot
găsi ulterior cu uşurinţă bugetul estimat, prezentarea X sau o bază de date. Evită să îţi numeşti mesajele
cu noţiuni generale, abstracte sau cu semne de punctuaţie, fii cât mai specific;
Întotdeauna când primeşti un mesaj confirmă primirea acestuia printr-un replay cu titlul “confirm
primirea mesajului – (exemplu: prezentarea X)”, îl vei ajuta pe expeditor să ştie ca ai luat notă de
mesajul trimis şi transmiţi seriozitate (în corpul mesajului se dă răspunsul specific la mesajul primit);
Hotărăşte-te pentru un anumit font şi font size pe care să le utilizezi permanent în comunicarea via e-
mail, acesta poate să fie acelaşi cu cel prezent în caietul de identitate (dacă există); în caz contrar vei
transmite inconsecvenţă, lipsă de unitate a mesajelor, lipsa unei identităţi clare;
Întotdeauna foloseşte o metoda de adresare personalizată chiar dacă ai de trimis acelaşi mesaj de mai
multe ori la destinatari diferiţi; va avea mai mare efect pentru cel care citeşte;
Întotdeauna scrie ideile diferite în blocuri separate de text, va fi mult mai uşor de citit de către receptor.
Evită să ai fraze lungi şi enumerări multe scrise unele după altele. Apelează la bullets-uri când este cazul.
Fii cât mai concis şi clar;
Numeşte documentele ataşate cu nume care să descrie cât mai exact continutul lor, evită să numeşti
fotografiile jpg 1, jpg 2;
Comunicarea scrisă este mai puţin privilegiată decât comunicarea audio şi/sau vizuală unde intervin
elemente ce ţin de non verbal: inflexiunea, tonul, modulaţia vocii, privirea, poziţia corpului. Pentru ca
mesajul tău electronic să îşi atingă scopul şi să nu fie interpretate datele expuse, altfel decât îţi doreşti,
utilizează termeni unanimi acceptaţi, exprimarea folosită să nu fie obscură, evită ambiguitatea.