Protejarea datelor

Daca o foaie de calcul contine celule care nu doriti sa fie modificate, le puteti bloca astfel
incat nu vor putea fi sterse sau editiate.
De asemenea se poate adauga o parola unei foi de calcul sau registru de calcul pentru a
proteja intrega foaie sau registru de calcul.
Daca aveti linii sau coloane care nu doriti sa fie vazute sau modificate puteti ascunde
liniile sau coloanele sis a le afisati din nou atunci cand doriti.

Blocarea celulelor

Blocarea unor celule se realizeaza din Format Cells, alegand eticheta Protection

In mod implicit caseta de blocare este bifata.

Blocarea unei celule din Format Cells nu are efect decat in cazul in care foaia de
calcul este protejata.

1/23
Protejarea foii de calcul

Protejarea foii de calcul se realizeaza din meniul Tools , Protection, Protect Sheet

Foile de calcul pot fi protejate pentru : selectare, formatare, inserare, stergere, sortare,
Autofilter, rapoarte Pivot Table, obiecte si scenarii.

Anularea protectiei se realizeaza din meniul Tools , Protection, Unprotect Sheet.

2/23
Protejarea registrului de calcul

Protejarea unui registru de calcul se realizeaza din meniul Tools, Protection, Protect
Workbook.

Prin Protect Structure se realizeaza urmatoarele protectii:

●Vizualizarea foilor de calcul ascunse

●Schimbarea numelor foilor de calcul
●Mutarea, stergerea sau ascunderea foilor de calcul
●Inserarea de noi foi de calcul
●Mutarea sau copierea foilor de calcul intr-un alt registru

Prin Protect Window se realizeaza urmatoarele protectii:

●Schimbarea pozitiei sau a dimensiunilor ferestrelor
●Mutarea, redimensionarea sau inchiderea ferestrelor

Anularea protectiei se realizarea din meniul Tools , Protection, Unprotect workbook.

3/23
Ascunderea si afisarea liniilor si a coloanelor

O foaie de calcul poate sa contina linii si coloane care nu doriti sa apara pe ecran.
In aceasta situatie puteti ascunde aceste elemente cu ajutorul comenzii Hide din Meniul
Format, Column ( sau Row) sau cu ajutorul Mouse-ului.

Pentru a ascunde o coloana cu ajutorul Mouse-ului trebuie sa va pozitionati pe marginea

din dreapta a coloanei si o trageti peste marginea din stanga. Coloana va dispare.

Ascunderea liniilor se realizeaza in mod similar.

Pentru a vizualiza elementele ascunse selectati cele doua coloane de pe ambele parti a
coloanei ascuse si selectati functia Unhide din meniul Format, Column, sau va
pozitionati cu mouse-ul pe marginea din stanga a antetului coloanei din dreapta coloanei
ascunse si trageti marginea coloanei la dreapta.

In cazul in care nu doriti ca altcineva sa vizualizeze coloanele ( sau randurile) ascunse

puteti sa va protejati foaia de calcul, avand deselectate optiunile de Format Columns si
Format Rows.

4/23
Protejarea fisierelor

In cazul in care altcineva are acces la fisierele Dumneavoastra, fisierele pot fi modificate
chiar sterse.

Excel permite stabilirea a doua parole pentru fisere.

O parola pentru deschidere
O parola pentru modificare.

Stabilirea unei parole se poate realize din meniul File, comanda Save As, Tools, General
Options

5/23
Sau din meniul Tools, Options eticheta Security

6/23
Utilizarea functiilor si a formulelor

Asa cum am prezentat deja orice formula trebuie sa aiba 3 elemente

● Semnul “=” care inseamna ca in celula respectiva este o formula
● Valorile , sau referintele care participa la calcule
● operator matematici

Prin referinte intelegem adresa celulelor care intra in calcul

Adresarea poate fi relativa sau absoluta.

In cazul in care ne referim la o celula din acelasi registru si aceasi foaie de calcul
adresarea se face prin numele coloanei si numarul randului,

Exemplu : C1=A1+B1

Excel permite sa facem calcule cu valori care se gasesc in registre diferite si foi de calcul
diferite, in acest caz adresarea se face prin numele registrului de calcul, numele foii de
calcul, urmata de numele coloanei si numarul randului

Exemplu

C1= A1+[Excel1.xls]aparataj!B2
Unde
[Excel1.xls] este numele registrului
aparataj! Este numele foii de calcul din registrul Excel1
B2 este celula din foia de calcul aparataj din registrul Excel1

Atunci cand se lucreaza cu mai multe referinte de calcul si formule de legatura, aceste
legaturi trebuie sa fie actualizate. Atata timp cat registrele de calcul sunt deschise
actualizarea se face in mod automat.
Daca datele din registrul sursa sunt modificate cand registrul dependent ( cel care contine
formula de legatura) este inchis, datele legate nu vor fi actulizate imediat.
Data viitoare cand deschideti registrul de calcul dependent Excel va intreaba daca doriti
sa reactualizati datele.

7/23
 Pentru a reactualiza toate datele legate dintr-un registru dati click pe butonul Update.
Daca aveti legaturi care trebuie sa fie actulizate manual sau doriti sa faceti personal
actualizarea, dati click pe Don’t Update

Actualizarea legaturilor se face din meniul Edit, functia Edit Links, cu ajutorul butonului
Update Values.
Cu butonul Open Source puteti deschide registrul sursa
Cu butonul Change Source puteti modifica sursa

8/23
Legarea mai multor foi de calcul

Se foloseste in cazul in care aveti o formula care trebuie sa faca o referinta la o zona de
celule care contin doua sau mai multe foi de calcul dintr-un registru. Excel denumeste
aceste zone referinte 3D.
O referinta 3D este alcatuita dintr-o zona de foi, care identifica foaie de inceput si cea de
sfarsit si o zona de celule care indica celulele la care faceti referinta.

Consideram urmatoarele foi de calcul

Aparataj
A B C D E F
1 Jan Feb Mar Apr May
2 152 254 1456 124 247
Actionari
B C D E F
1 Jan Feb Mar Apr May
2 1253 0 1876 2148 5789
Automate
B C D E F
1 Jan Feb Mar Apr May
2 124 567 67 45477 677

Centralizator
B C D E F
1 Jan Feb Mar Apr May
2 1,529.00 821.00 3,399.00 47,749.00 6,713.00

Observam ca cele patru foi de calcul au aceasi structura

Pentru a aduna in centralizator datele din celelate foi de calcul putem folosi urmatatoarea
formula:

B2=aparataj!B2+actionari!B2+automate!B2

Sau putem folosi o referinta 3D

B2=SUM(aparataj:automate!B2)

Formula cu referinte 3D se introduce in felul urmator:

Se introduce semnul =
Se introduce functia Sum(
Alegeti prima foaie de calcul ( aparataj) si selectati zona din foaie ( B2)
Apasati tasta Shift
Dati click pe eticheta ultimei foi ( automate)
Inchedeti paranteza )
Si apasati Enter

9/23
In afara de functia SUM, referintele 3D pot fi folosite in urmatoarele comenzi : COUNT,
MAX, MIN, PRODUCT)

Utilizarea functiilor

Functiile sunt instrumente pe care le puteti folosi pentru a analiza datele si a obtine
informatii.

Pentru a introduce o functie apasati butonul fx de pe bara de formule sau alegeti insert
Function din meniul Insert.

Se va deschide o fereastra de dialog din care alegem tipul functiei si cautam functia
dorita. In momentul in care suntem pozitionati pe o anumita functie sub lista Category
apare o scurta descriere si lista de parametrii a functiei.

10/23
Dupa ce am ales functia va apare o noua fereastra in care se introduc parametrii functiei

Puteti folosi tastatura sau mouse-ul pentru a introduce parametrii care necesita adrese sau
zone de celule. Alti parametrii care nu sunt asociati cu celule de pe foaia de calcul trebuie
introdusi manual.
Unii paramentri sunt necesari pentru ca o valoare sa fie returnata, altii sunt optionali.

Parametrii necesari apar ingrosati.

Excel permite crearea unor functii cu maxim 1024 de parametric, cu conditia ca intr-un
sir de caractere din enuntul unei functii sa nu fie mai mult de 255 de caractere.

Functiile pe care le ofera Excel sunt impartite in urmatoarele domenii:

Functii Financiare
Functii referitoare la Data si timp
Functii matematice si trigonometrice
Functii Statistice
Functii de cautare

11/23
Functii pentru baze de date
Functii pentru siruri de caractere
Functii Logice
Functii informative

Principalele functii

Functii referitoare la Data si timp

Fuctie Actiune
Date Returneaza data introdusa
Datevalue Transforma data introdusa sub forma de text in numar
Day Returneaza Ziua din data respectiva ( de la 1 la 31)
Month Returneaza Luna din data respectiva ( de la 1 la 12)
Year Returneaza anul din data respectiva
Weekday Returneaza ziua saptamanii ( de la 1 la 7)
Now() Returneaza data si ora curenta conform sistemului de operare al
calculatorului
Today() Returneaza data de azi
Time Returneaza timpul introdus
Timevalue Transforma timpul introdus sub forma de text in numar

Functii matematice si trigonometrice

Fuctie Actiune
ABS Returneaza valoarea absoluta a unui numar
CEILING Returneaza cel mai apropiat numar intreg ( mai mare)
EVEN Returneaza cel mai apropiat numar par
FLOOR Returneaza cel mai apropiat numar intreg ( mai mic)
INT Returneaza cel mai apropiat numar intreg
ODD Returneaza cel mai apropiat numar impar
POWER Ridica la putere
PRODUCT Inmulteste
RAND Returneaza un numar aleator intre 0 si 10
ROUND Rotunjeste la numarul de zecimale stabilit
ROUNDDOWN Rotunjeste in jos la numarul de zecimale stabilit
ROUNDUP Rotunjeste in sus la numarul de zecimale stabilit
SIGN Returneaza Semnul numarului
SQRT Returneaza radicalul numarului
SUBTOTAL Returneaza subtotalul unei liste
SUM Aduna
SUMIF Aduna in anumite conditii

Functii Stastistice

12/23
Fuctie Actiune
AVERAGE Returneaza media artimetica a unui sir de numere
COUNT Contorizeaza valorile numerice dintr-o lista
COUNTA Contorizeaza datele ( indiferent de tip) dintr-o lista
COUNTBLANK Contorizeaza celulele goale dintr-o lista
COUNTIF Contorizeaza datele care corespund unui tipar dintr-o lista
MAX Returneaza valoarea maxima dintr-o lista
MAXA Returneaza valoarea maxima ( indiferent de tip) dintr-o lista
MEDIAN Returneaza valoarea medie a unei liste
MIN Returneaza valoarea minima dintr-o lista
MINA Returneaza valoarea minima ( indiferent de tip) dintr-o lista

Functii de cautare

Fuctie Actiune
ADRESS Returneaza adresa unei celule
COLUMN Returneaza numarul coloanei
COLUMNS Returneaza numarul de coloane dintr-un sir
ROW Returneaza numarul randului
ROWS Returneaza numarul de randuri dintr-un sir
HLOOKUP Cautare pe orizontala
VLOOKUP Cautare pe verticala
HYPERLINK Creaza un Shortcut spre un alt document

Vom explica mai jos modul de functionare a functiei Vlookup.

Consideram ca avem doua foi de calcul care au o coloana comuna, adica datele dintr-o
coloana se regasesc intr-o coloana in cealalta foaie de calcul
Ex. Foia de calcul 1 este un formular de oferta, unde coloana A este codul iar coloana
B pretul de vanzare
Foia de calcul 2 este lista de preturi, unde coloana A este codul produsului , car
coloana C este pretul de vanzare
Cele doua foi de calcul au ca si coloane comune codurile produselor
Completa preturilor din oferta cu ajutorul formulei Vlookup :
B1=VLOOKUP(A1,lista de preturi!A:C,3,FALSE)

13/23
Functii pentru siruri de caractere

Fuctie Actiune
CONCATENATE Uneste mai multe siruri de caractere intr-unul singur
EXACT Compara daca doua siruri de caractere sunt identice
FIND Cauta un sir de caractere intr-un alt sir de caractere
LEFT Returneaza un sir de caractere de o lungime data incepand cu
primul character din stanga
LEN Returneza lungimea sirului de caractere
LOWER Transforma literele mari in litere mici
MID Returneaza un sir de caractere dintr-un sir, se specifica primul
caracter si numarul de caractere care urmeaza
PROPER Transforma prima litera din fiecare cuvant in majuscula
REPLACE Inlocuieste un sir de caractere cu un alt sir de caractere
REPT Repeta un text de un numar specificat de ori
RIGHT Returneaza un sir de caractere de o lungime data incepand cu
primul caracter din dreapta
SEARCH Cauta un sir de caractere intr-un alt sir de caractere
SUBSTITUTE Inlocuieste un sir de caractere cu un alt sir de caractere
TEXT Transforma o valoare numerica intr-un text
TRIM Elimina spatiile de la inceputul si sfarsitul sirului de caractere
UPPER Transforma toate caracterele in majuscule
VALUE Transforma un text in valoare numerica

Functii Logice

Fuctie Actiune
AND Si
FALSE Fals
IF Daca
NOT Negare
OR SAu
TRUE Adevarat

14/23
Audierea si validarea muncii

Caracteristicile de auditare va ajuta sa detectati problemele in formulele din foile de

calcul.
Excel va ofera bara de instrumente Formula Auditing, pentru a va ajuta sa gasiti erorile
de pe foile de calcul, pentru atasarea de comentarii celulelor si identificarea problemelor
in formulele din foia de calcul.

O alta functie importanta in auditarea formulelor este Comanda Go To Special din

meniul Edit, care permite gasirea urmatoarelor imformatii in timpul auditarii formulelor.

● Comentarii
● Constante
● Formule care indeplinesc anumite criterii
● Celule goale
● Celule din zona sau sirul curent
● Celule care nu se potrivesc unui model dintr-o linie sau coloana
● Precedenti
● Dependenti
● Ultima celula activa din foaia de calcul
●Celule vizibile
● Obiecte

15/23
Notiuni noi
● Constante- Celule ale caror continut este utilizat de alte celule care contin formule. In
Excel, celulele continand valori care nu incep cu semnul “=” sunt considerate constante
fie ca sunt valori numerice sau text.
● Dependenti – Celule care contin formule ce se refera la alte celule
● Eroare – Valori ce rezulta dintr-o referinta la o celula sau formula incorecta
● Precedenti – Celule la care se face referinta direct dintr-o formula
● Indicatori- instrumente vizuale care va permit sa gasiti precendenti, dependenti si erori
in oricare celula a unei foi de calcul Indicatorii sunt elemente grafice, cum ar fi sagetile ,
care indica locurile de unde isi iau formulele valorile. Indicatorii evidentiaza relatia dintre
celule si ilustreaza relatii de precedenta sau dependenta.

Bara de instrumente Fomula Auditing

Instrument Actiune
Eror Checking Identifica probleme in formulele de pe foaia de calcul utilizand anumite reguli
pentru a gasi greseli comune
Trace Precedents Traseaza sageti de la toate celulele care ofera valori pentru formula din celula active
( Precedente)
Remove Elimina un nivel de sageti indicatoare de precendenta din foaia de calcul activa
Precedent Arrows
Trace Dependents Traseaza sageti de la celula activa la toate celulele care utilizeaza valori din celula
activa ( Dependenti)
Remove Elimina un nivel de sageti indicatoare de dependenta din foaia de calcul activa
Dependent Arrow

16/23
Remove all Elimina toti indicatorii din foaia de calcul activa
Arrows
Trace Error Traseaza o sageata catre o eroare din celula activa de la celule care ar putea fi cauza
erorii
New Comment Afiseaza o caseta de text pentru comentarii langa o celula pe care o selectati
Circle Invalid Evidentiaza intrari invalide cu cercuri, Valorile incorecte sunt acelea care se afla in
Data afara limitelor impuse prin comanda Data Validation
Clear Validation Ascunde cercurile din jurul celulelor cu inrtari invalide
Circles
Show Watch Afiseaza bara de instrumente Watch Window, permitandu-va sa supravegheati celule
Window si formule chiar si cand celulele nu sunt vizibile
Evaluate Formula Afiseaza partile inglobate ale unei formule, lucru care va ajuta sa testati formula si
sa luati decizii pe baza rezultatelor. Evalueaza ordinea in care sunt efectuate partile
continute in formula.

Utilizarea functiei Error Checking

Aceasta comanda verifica formulele pentru probleme utilizand anumite reguli pentru
identificarea greselilor frecvente.
Verificarea erorilor este asemanatoare cu verificarea ortografica si gramaticala pentru
care sunt utilizate reguli, insa aceasta nu gaseste intotdeauna toate greselile
O alta caracteristica a corectorului de erori este optiunea de a lua in considerare toate
erorile ignorate anterior, pentru ca acestea sa apara din nou.

Regulile pe care le aplica functia Error Checking sunt setate din meniul Tools comanda
Options fereastra Error Checking

Utilizarea sagetilor indicatoare

17/23
● Sageata albastra sau continua – indica precedenta directa pentru formula selectata
● Sageata Rosie sau punctata indica formule care fac referinta la valori eronate
● Sageata intrerupta care indica spre pictograma unui registru de calcul se refera la foi de
calcul externe

Inainte de a utiliza sagetile indicatoare pentru a va audita foaia de calcul, trebuie sa

verificati ca optiune Hide All sa nu fie selectata in caseta de dialog Options.

Identificarea erorilor

Eroare Descreire
#DIV/0! Formula incearca sa imparta un numar la 0, sau la o celula goala
#N/A Formula contine o valoare care nu este disponibila
#NAME? Formula contine nume de celule sau de functii incorect tastate
# NULL! Cand se specifica intersectia a doua zone care nu au elemente comune
#NUM! Cand se utilizeaza parametrii inacceptabili intr-o functie care accepta
parametric numerici, sau cand valorile sunt prea mari sau prea mici pentru a
putea fi afisate de catre Excel
#VALUE! Formula contine date nemumerice sau celule ori nume de functii care nu pot fi
utilizate in formula
#REF! Formula contine o referinta invalida la o celula. Asta inseamna in majoritatea
cazurilor ca se face referinta la o celula stearsa
Circular Apare atunci cand una dintre celulele la care faceti referinta in formula este
reference celula in care doriti sa apara rezultatul

18/23
In cazul in care ati identificat o eroare langa celula care contine eroarea apare pictograma
Error Trace ( romb cu semnul exclamarii).
Apasand pe aceasta pictograma va aparea un meniu cu comenzi rapide pentru corectarea
erorii din formula.

19/23
Validarea datelor

Comanda Data validation din meniul Data permite sa efectuati validarea datelor pentru
intrari si stabilirea regulilor de validare, precum si a mesajelor pentru introducerea
datelor cat si a celor de eroare care vor fi afisate in cazul erorilor.

20/23
Incercuirea datelor invalide

Daca foaia contine date invalide le puteti identifica folosind Circle Invalid Data din
Bara de meniu Formula Auditing

Evaluarea formulelor

Afiseaza partile inglobate ale unei formule, lucru care va ajuta sa testati formula si sa
luati decizii pe baza rezultatelor. Evalueaza ordinea in care sunt efectuate partile
continute in formula.

21/23
22/23
Watch Window

Permite sa supravegheati celule si formule chiar si cand celulele nu sunt vizibile

23/23