Crearea unei baze de date

Baza de date- este un instrument pentru stocarea, organizarea si gasirea informatiilor.

Excel trateaza baza de date ca o simpla lista de valori.
In Excel, o celula este un camp, iar o linie de campuri alcatuieste o inregisreare. Capetele
coloanelor din lista se numesc numele campurilor din baza de date.

Pentru a crea o baza de bate, trebuie sa definim structura bazei de bate, adica sa definim
campurile bazei de date, si apoi sa introducem inregistrarile in baza de bate.

Pentru a crea o baza de date este suficient sa tastati intr-un rand ( recomandabil primul
rand al foii de calcul) numele campurilor bazei de date.

Introducerea si adaugarea datelor se poate realiza fie tastand datele direct in celulele din
foaia de calcul, fie utilizand un formular de date.

Formularul de date este o caseta de dialog, pe care o utilizati ca sa revizuiti , sa adaugati,

sa editati si sa stergeti inregistrari din baza de date.
Aceasta caseta de dialog afiseaza cate o inregistrare, incepand cu prima.
Fiecarui camp ii corespunde o caseta de text pe care o utilizati pentru a introduce un nou
cuvant sau o noua valoare.

Dati click pe p celula din foaia de cacul., apoi selectati comanda Form sdn meniul Data.

Excel afiseaza un mesaj prin care va intreaba unde se afla etichetele coloanelor pe foaia
de calcul.
Dati click pe OK. Acest pas comunica programului ca doriti sa utilizati prima linie a
selectiei sau a listei ca etichete si nu ca valori.
Va aparea o fereastra de dialog in care puteti sa introduceti inregistrarile din baza
Dumenavoastra de date.

Cu butonul New puteti adauga o noua inregistrare in baza de date.

Excel adauga noile inregistrari la sfarsitul bazei de date, incepand cu prima linie goala de
sub ultima linie din baza de date.
Navigarea prin inregistrarile din formular

Pentru a va deplasa in formularul de date puteti utiliza bara de derulare dun mijlocul
casetei de dialog sau butoanele de navigare:
Find Next – afiseaza inregistrarea urmatoare din baza de date
Find Prev – afiseaza inregistrarea anterioara din baza de date.

Cautarea datelor

Puteti gasi anumite inregistrari cu ajutorul unui formular pentru criterii, care este un tip
de formular de date, pentru a crea o inregistrare speciala de criteriu.
Acest formular se apeleaza din meniul Data, comanda Form, butonul criteria.

Introduceti un cuvant o expresie sau o valaorea ininregistrarea de criteriu. Acest tip de

criteriu este un criteriu de comparare.
De asemenea puteti folosi la definirea criteriului caractere speciale, ce reprezinta
informatii pe care nu le cunoasteti sau care sunt comune pentru mai multe inregistrari.
? reprezinta un singur caracter
* reprezinta mai multe caractere.

Eliminarea criteriului se realizeaza din acelasi formular apasand butonul Clear.

Daca doriti sa refaceti criteriul daticlick pe butonul Restore.
Pentru a inchide formularul de date apasti butonul close.
Puteti de asemenea sa cautati datele, dupa conditii care trebuie sa fie evaluate.
Puteti utiliza urmatorii operatori de comparare din Excel in criteriul de cautare:
●= egal
● > mai mare
● < mai mic
● > =mai mare sau egal
● < = mai mic sau egal
● < > diferit
Utilizarea caracteristicii Autofilter

O alta modalitate de a cauta date intr-o baza de date este prin utilizarea caracteristicii
Autofilter din meniul Data.Acest instrument afiseaza o multime de date fara a muta sau a
sorta baza de date.
Filtrarea datelor insereaza butoane cu sageti de derulare langa numele campurilor dintr-o
baza de date Excel. Selectarea unui elelment din lista ascunde toate .liniile cu exceptia
celora care contin valoarea selectata.

Filtrele va permit sa afisati 6 tipuri de citerii:

● Toate
● Primele 10 inregistrari
● Personalizat ( deschide caseta de dialog custom Autofilter) pentru a crea criterii logice

● Valori exacte
●Blancuri
●Non-blancuri
Stabilirea unei game de criterii

Excel ofera o metoda alternativa de gasire a inregistrarilor prin folosirea comenzii

Advanced Filter din Meniul Data.

Acesta comanda presupune stabilirea unei zone de criterii , care sa permita inspectarea
mai usoara a bazei de date.
Zona de criterii este o zona speciala in foaia de calcul, care contine o linie de nume de
criterii, cu cel putin inca o linie suplimentara sub aceaste nume pentru a stoca valorile pe
care doriti sa le utilizati drept criterii

Zona de criteriu
Rezultatul acestei filtrari fiind:

Afisarea intregii liste se realizeaza apeland la comanda Show all din Meniul Data.

Sortarea datelor
Puteti sa sortati datele si sa aranjati liniile unei baze de date intr-o anumita ordine, pe
baza continutului campurilor sau al coloanelor.

Cea mai simpla metoda de a sorta date este folosirea celor doua butoane ( Sort ascending
si Sort descending) de pe bara de instrumente Standard.

O sortare mai complexa se poate realiza folosind comanda Sort din meniul Data.
Atunci cand sortati datele puteti specifica modul in care Excel sa ordoneze datele pe linii.
Daca specificati o ordine de sortare crescatoare, cel mai mic numar, prima litera din
alfabet, sau cea mai veche data calendaristica vor aparea primele in lista.
Excel utilizeaza urmatoarele ordine pentru o sortare crescatoare:
● Numerele
● Text simplu si text cu numere
● Valori logice
● Erori
● Blancuri
Ordonarea descrescatoare incepe cu cel mai mare numar, ultima litera din alfabet, sau cea
mai apropiata data calendaristica.
Sortarea in ordine descrescatoare inverseaza ordinea menrionata in .ista precedenta,
exceptand blancurile, care sunt sortate intotdeuna la sfarsit.

Lucrul cu subtotaluri

In cazul in care avem o baza de date putem crea subtotaluri grupurilor de date folosind
comanda Subtotal din meniul Data.
Inainte de a insera un subtotal baza de date trebuie sortata dupa campul dupa care se face
totalizarea.
Se indica in fereastra de dialog campul dupa care se doreste totalizarea
Se indica functia care se aplica subtotalurilor .
Functiile posibile fiind: SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, PRODUCT, COUNT
NUMS, STDDEV, STDDEVP, VAR, VARP
Se indica locul unde liniile de totalizare sa fie inserate
Plierea si afisarea unei baze de date subtotalizate

In cazul in care doriti sa ascundeti unele dintre informatiile subtotalizate din daza de date
puteti plia subtotlaurile cu ajutorul butonului minus (-) de la stanga foii de calcul.
Randurile care contin datele care au fost totalizate dispar, iar butonul minus (-) este
inlocuit cu un buton plus (+); adapand butonul plus (+) reveniti la forma initiala.

Aceste rezultate se pot obtine si cu ajutorul comenzii Hide detail respectiv Show detail
din Meniul Data.
Eliminarea unui subtotal se realizeaza din meniul Data comand aSubtotal, apasand
butonul Remove All.
Caseta de dialog se inchide si Excel sterge subtotalurile din baza de date.