Plan de interviu- postul de secretar

Gavriș Denisa-Daliana

Pe lângă pregătirea educațională și profesională, experiență anterioară și cunoștințe pe

diverse arii (limbă străină, PC etc), informații pe care deja le-am cules din CV-ul candidatului,
mi-am stabilit o listă de abilități pe care le voi urmări pe tot parcursul interviului. Postul de
secretar presupune foarte bune abilități de comunicare, abilități organizatorice și de
management al timpului, răbdare și amabilitate, capacitate de concentrare și atenție
distributivă.

Astfel, pe parcursul discuției voi analiza și voi puncta abilitățile de comunicare ale
candidatului (fluența, coerența, dicția, logica și claritatea ideilor și tonul vocii), pe lângă
celelalte deja menționate.

1. Haideți să începem, v-aș ruga întâi de toate să vă prezentați puțin, să descrieți în câteva
cuvinte cine sunteți dumneavoastră. (Pe parcursul prezentării făcute de către candidat voi
urmări capacitatea acestuia de a comunica eficient, de a se face înțeles, acuratețea cu care se
exprimă și voi verifica experiența și credibilitatea acestuia).

2. Ce știți despre compania noastră? (Din răspunsul la această întrebare voi descoperi cât de
mult s-a implicat candidatul, cât de bine s-a documentat cu privire la companie, ce informații
a selectat și, respectiv, care este gradul său de interes vizavi de companie).

3. De ce ați optat pentru postul de secretar în compania noastră? (Aici voi urmări nivelul de
motivație al candidatului, precum și modalitatea prin care acesta se auto-analizează în raport
cu cerințele postului pentru care a optat).

4. Care credeți ca ar fi cele mai importante 3 calități ale dumneavoastră ce v-ar ajuta cel mai
bine în cadrul postului de secretar? (Aici mă interesează care sunt cele 3 calități pe care
candidatul le consideră relevante, felul în care le ierarhizează, precum și capacitatea de auto-
cunoaștere).

5. Dați-mi exemplu de un punct slab care credeți ca v-ar dezavantaja în acest post și cum l-ați
adapta astfel încât să nu vă tragă în jos. (Caut să descopăr onestitatea candidatului, felul în
care ar reuși să acopere un punct slab și modalitatea prin care ar face față situațiilor în care
acel punct slab și-ar face simțită prezența.)
6. Povestește-mi despre un moment din experiența ta profesională/ educațională în care ai
trecut printr-o situație foarte stresantă și cum ai reușit s-o depășești. (Mă interesează nivelul
de toleranță la stres, capacitatea de a lucra sub presiune și cum reușește candidatul să
organizeze task-urile astfel încât să dea cel mai bun randament).

7. Să ne imaginăm o situație. Să presupunem că ești secretara companiei noastre și trebuie să

organizezi un meeting la biroul directorului, însă ai înțeles greșit data și ora. Presupunem că l-
ai programat pentru mâine, însă meetingul trebuie să aibă loc într-o oră. Știind că e un
meeting important, ce ai face ca să încerci să rezolvi situația? (Aș urmări felul în care
candidatul reacționează în momentul în care apare o situație imprevizibilă, cum reacționează
la stres și la ceva neprevăzut, ce pași urmează în demersul rezolvării unei probleme, precum și
capacitatea de a gestiona în mod eficient o situație problematică, dar și abilitățile
organizatorice).

8. Spune-mi despre o situație din traiectoria profesională/ educațională în care nu te-ai făcut
înțeles. Ce ai făcut? (Doresc să văd care sunt abilitățile de comunicare asertivă ale
candidatului, dacă se adaptează la diverse tipologii de oameni- adaptabilitate, oameni diferiți,
tehnici de conversație diferite).

9. Iar acum mi-ar plăcea să facem un joc de rol. Să presupunem că eu sunt unul dintre clienții
companiei și vreau să discut neapărat cu directorul, însă acesta este într-o ședință foarte
importantă și a cerut să nu fie întrerupt. Devin tensionat, insist că trebuie să îl văd pe director.
Cum îmi explici că nu îl pot vedea acum și că pentru o întâlnire față-n față cu directorul va
trebui să programez și să revin? (Cel mai mult mă interesează din acest răspuns care sunt
capacitățile de comunicare ale candidatului, nivelul de răbdare și amabilitate cu care tratează
persoanele mai ”neînțelegătoare”).

10. Cât de repede ai putea să te adaptezi într-un nou mediu de lucru? (Aș analiza
confortabilitatea și facilitatea cu care se integrează candidatul, nivelul de adaptabilitate și
flexibilitate al acestuia, precum și aptitudinile interumane și abilitățle de relaționare cu
ceilalți).

11. Ce crezi că ar putea să împiedice adaptarea ta într-un nou mediu de lucru? Sau care ar fi
cel mai demotivant lucru pentru tine?
12. Care sunt hobby-urile tale? (Am mutat puțin discuția spre ceva mai degajat cu scopul de a
analiza și partea de personalitate a candidatului, precum și de a determina candidatul să
vorbească mai mult despre sine, să fie mai deschis).

13. Care sunt așteptările dumneavoastră salariale? (Capacitatea de auto-evaluare a

candidatului).

14. Unde vă vedeți peste 5 ani? (Urmăresc scopurile setate de candidat pe termen lung,
așteptările pe care le are de la carieră, seriozitatea și perseverența, precum și ambiția pentru
atingerea țelurilor prin prisma aplicării la acest job).

15. Ce n-ai avut ocazia să treci în CV? (Scopul acestei întrebări este de a cunoaște mai bine
candidatul, ce consideră ca este important și-l reprezintă, modalitatea de exprimare și oferirea
oportunității de a aduce în prim-plan alte abilități și competențe care l-ar pune într-o lumină
avantajoasă pentru postul la care a aplicat.)