UNIVERSITATEA ,,SPIRU HARET Master Marketingul i managementul operaiunilor logistice

GESTIUNEA STOCURILOR REFERAT

Analiza sistemului existent

1. Prezentarea unitii 2. Descrierea activitii n cadrul firmei 3. Studiul sistemului de conducere - Organigrama unitii 4. Modelul fizic al sistemului existent 5. Modelul logic al sistemului existent 6. Direcii de perfecionare a sistemului actual 7. Catalogul cerinelor

1.

Prezentarea succint a unitii economice

Denumire: S.C.A.P. Corporate Investments S.R.L. Obiect de activitate : comer intern, import-export Sediul central: Bucureti, Strada tirbei Vod, nr. 142, sector 1 Forma juridic: societate comercial cu rspundere limitat Cod fiscal: AL 5222776 Nr. angajai : 150 repartizai pe mai multe filiale: Bucureti (sediu central i depozite), Cluj, Timisoara, Iai, Braov, Craiova, Brila). Firma are conturi deschise la urmatoarele bnci : - Banca Comercial Romn - RAIFFESSEIN Bank - Banca Ion iriac Firma S.C.A.P. Corporate Invesments S.R.L. a fost nfiinat n anul 1991 avnd ca principal activitate comercializarea uleiurilor sintetice i minerale (B .P.) importate din Anglia. n 1992 se extinde aducnd spre vnzare i anvelope Dunlop aduse din Anglia. n anul urmtor va aduce pe pia camere auto marca KUMHO din Koreea. n 1995 firma ofera pe piata romneasc autovehicule KIA fabricate in Koreea. Aceasta are ca rezultat nfiinarea n 1999 a unor ateliere auto pentru mainile importate. n 2000 se lrgete substanial obiectivul de activitate al firmei prin importarea i desfacerea pe pia a urmtoarelor produse: amortizoare BOGE din Germania, filtre auto FRAM din Germania, bujii auto (autolite), elemente ale instalaiei de frnare BENDIX.
2.

Descrierea activitii n cadrul firmei

Societatea are prevzut n statut ca obiect de activitate desfurarea urmtoarelor activiti: - import/export de produse finite, semifabricate, subansamble industriale, agro-alimentare, animale vii, produse ale regnului vegetal, produse alimentare, precum i maini, aparate, utilaje, agregate, dispozitive, echipamente electrice, electrotehnice i electronice, pri sau anexe ale acestora, instrumente i aparate optice, fotografice, piese de schimb, efectuarea de operaiuni n lohn, intermediere, mandat i depozit, bunuri de larg consum, comision, precum i alte bunuri legate de activitatea societii; - comercializarea produselor industriale, agro-industriale, agro-alimentare, precum i a altor bunuri de larg consum se va face en-gros i / sau cu amnuntul prin depozite, respectiv i / sau prin magazine proprii, alte magazine, case de comenzi cu vnzare n Bucureti i alte localiti, operaiuni de consignaie, producerea de produse agro-alimentare, de cofetrie, desfacerea de alimente i preparate servite la persoane i la domiciliu, precum i buturi alcoolice, rcoritoare, de fructe i alte produse mbuteliate n vase i la pahar; - lucrri de construcii, construcii industriale i agrozootehnice, ntreinerea obiectivelor cu caracter industrial, agricol, de transporturi, prestaii turistice; - desfurarea activitii de mic industrie cu caracter de prelucrare i fabricare a produselor din metal, lemn, materii i materiale plastice, sticl, cartonaje i hrtie, textile, pielrie i a altor subproduse rezultate din prelucrarea plantelor textile, fibre textile vegetale; - servicii de transport, agrement, alimentaie public i de orice alta natur solicitate de populaie, societi i ali beneficiari doritori de diverse servicii; comisionar vama i n zone libere, reprezentare comercial;

- efectueaz operaiuni comerciale interne i internaionale, barter, compensaie, clearing, plai prin schimb cu orice fel de mrfuri sau servicii, operaiuni de nchiriere (leasing); - orice alte activiti ce au legtur direct sau indirect cu obiectivul de activitate al societii inclusiv prin comerul stradal sau n trguri, prin tonete ori n alte forme permise in cadrul reglementarilor n vigoare.

3. Studiul sistemului de conducere

Societatea "MULTINATIONAL CORPORATE INVESTMENTS LIMITED" n calitate de asociat unic exercit drepturile i obligaiile ce revin potrivit legii romne. Asociatul unic este persoana juridic strin din Emiratele Arabe Unite i are urmtoarele atribuii: a) aprob structura organizatoric a societii i numrul de posturi b) decide majorarea sau reducerea capitalului social c) decide asupra modificrii obiectului de activitate al societii d) decide schimbarea sediului social al societii e) decide fuziunea cu alta societate f) decide dizolvarea anticipat a societii g) decide orice modificare a statutului sau n orice alt problem privind societatea, aflat n competena sa, potrivit legii sau prezentului statut h) decide asupra transferului prilor sociale i) aprob politica general a societii j) numete i revoc administratorul societii k) discut, aprob, modific raportul anual prezentat de administrator i determin dividendele l) traseaz sarcinile, rspunderea i nivelul de salarizare al administratorului m) descarc administratorul de rspunderea sa referitoare la administrarea societii n cursul anului financiar deja ncheiat n) aprob bilanul i contul de profit i pierderi o) aprob bugetul pentru anul urmtor p) numete lichidatorii q) decide gajarea, nchirierea, concesionarea sau dizolvarea uneia sau mai multor uniti ale societii Hotrrile asociatului unic adoptate n scopul ndeplinirii atribuiilor prevzute sunt luate de ctre Consiliul de Administrare al societii "MULTINATIONAL CORPORATE INVESTMENTS LIMITED" . Administratorul are urmtoarele atribuii: a) definete i decide politica de credite a societii mpreun cu asociatul unic; b) supravegheaz ntocmirea bilanului i a contului de profit i pierderi n conformitate cu prevederile legale n vigoare c) pregtete raportul anual d) angajeaz i concediaz personalul societii, i definete drepturile i obligaiile precum i nivelul de salarizare e) aprob toate tranzaciile financiare i comerciale pe care le consider ca depesc nivelul de competen al angajailor n 27.05.1997, printr-o hotrre judectoreasc administratorul unic, dl. Bodoc Ilie se nlocuiete cu un consiliu de administraie format din: Alexandru Pandeli - Preedinte; Joseph Christian Pandeli vicepreedinte, Anton Papaianopol - vicepreedinte. Preedintele are puteri depline. Defurarea diagramei pe subnivele este reprezentat n figura nr. 1. n cadrul sistemului condus, responsabilitile i deciziile se iau conform diagramelor nr. 2 i 3.

Fig. nr. 1

Sales Manager
Key Account Team Area Coordinator Bucharest Team Area Coordinator Marketing Cell BP Product Manager DUNLOP Product Manager

Craiova

Timioara

Cluj

Braov

Iai

Focani

Constana

Procedura de mputernicire Fig. nr.2 Facturare? Yes

Clientul plateste cash diferenta pana la limita creditului ?

No

Nu se aproba

Branch Manager

No

Da

Rezolvarea cererilor/reclamaiilor clienilor

Plateste clientul cash?

Clientul are datorii catre distribuitor? It is his/her responsibility? No

Clientul este nou?

Clientul este informat de limita creditului care se acorda noilor clienti .

Area Coordinator

Branch Manager
Clientul este de acord?

Facturare

Yes No Customers Yes

Sales Force Office Assistant

Yes
It is his/her responsabbility? Correction Action Inform the Customer

Telefon
Record the action

Fig. nr. 3

Asociat unic

Presedinte consiliu de administratie

Vicepresedinte

Director executiv

Vicepresedinte

Director financiar

Director vanzari uleiuri

Director vanzari anvelope

Director vanzari Kia

Director informatica si facturare

Resurse umane

Compartiment contabilitate

Compartiment financiar

Compartiment vanzari uleiuri

Gestionar

Directori puncte de lucru

service

gestiune

vanzari

Showroom

Compartiment facturare

Sales manager

vamuire

Sales manager

vamuire

RAR

4. Modelul fizic al sistemului existent

Bon comanda Piesa lipsa

1.PLANIFICARE
Cod piesa

Intocmire plan

M2

PIESA LIPSA Piesa lipsa

Modificare comanda Cod piesa

CLIENT
Confirmare/refu z Cod piesa Cod piesa

Cod piesa

3. DEPOZIT

'

M1

LUCRARI
Bon comanda

Evidenta piese

factura

Lucrari executate

Confirmare executie

Specificatii tehnice

APROVIZIONARE

2.ATELIER COMENZI 4.EXPEDITIE Expediere lucrari

Pret lucrare

Executare comenzi

M4

CONSUMURI

M3 M5
Pret piese Valoare lucrari

INVENTAR

FACTURA

M6

PRET Pret piese

FINANCIAR CONTABIL

PLANIFICARE Intocmire plan Cod piesa Cod piesa APROVIZIONARE

3.2

DEPOZIT

Cod piesa

Iregistrare profile lipsa M2 MATERIAL LIPSA

ATELIER COMENZI Executare comenzi Cod piesa 3.3 DEPOZIT Data, cod piesa, cant M3 Necesar piese 3.1 DEPOZIT M4 CONSUMURI INVENTAR

Data, cod piesa, cantitate

Intocmire fisa inventar

Data, codpiesa, cantitate Cod piesa, cant

FINANCIARCONTABIL

Eliberare piese

Data, cod piesa, cantitate

MODELUL ENTITATE
D2 FACTURA CLIENT D1

RAND FACTURA

COMANDA

FINACIAR -CONTABIL

PRET D3

PRET LUCRARE

LUCRARE

INVENTAR CONSUM COMPONENTA

PIESA LIPSA APROVIZIONARE D2

NCOMPONENTE

MATRICEA ENTITATE

Client Lucrari PiesaLipsa Inventar Consumuri Factura Pret PretLucrari Aprovizionare Financiar Contabil

* * * * * * * * * * * * * *

Client - entitate externa; Lucrari - cod lucrare, beneficiar, descriere, dimensiuni, specificatii tehnice; Piesa lipsa - cod piesa, denumire piesa; Inventar - cod piesa, denumire piesa, cantitate; Consumuri - data, cod piesa, denumire piesa, cantitate; Factura - numr factur, data factur, cod client, mod de plat, denumire produs, unitate de msur, cantitate, pre unitar, valoare produs, valoare tva, valoare total, delegat, act de identitate, serie act, numr act, transport, numr transport; Pre - cod piesa, pret piesa Pre lucrri - cod lucrare, beneficiar, pre Aprovizionare - entitate extern; Financiar Contabil - entitate extern. CORESPONDEN STOCURI DE DATE- ENTITI

FinanciarContabil

Aprovizionare

PretLucrari

Consumuri

PiesaLipsa

Inventar

Factura

Client Lucrari

Pret

STOCURI DE DATE M1: LUCRARE

ENTITATI
client Comanda luc ncomponente

lucrare Aprovizionare

componenta

M2: PIESA LIPSA

Piesa lipsa

M3: INVENTAR
Aprovizionare Financiar- contabil

Inventar

M4: CONSUM
Financiarcontabil consum componenta

M5:FACTURA
Rand factura factura Clienti

M6:PRET
Financiar contabil Pret

M7: PRET LUCRARE

Pret

Pretlucrare

5. Modelul logic al sistemului existent Pornind de la modelul fizic, se deriv modelul logic. Modelul logic: pune n eviden ce face sistemul, eliminnd detaliile referitoare la modul cum functioneaz sistemul n implementarea actual; pune n eviden funciunile de baz ale sistemului; permite identificarea i eliminarea problemelor legate de redundan datelor i duplicarea proceselor de prelucrare; permite stabilirea cu o mai mare precizie a granielor sistemului prin eliminarea proceselor manuale care nu pot fi automatizate complet.

Derivarea modelului logic al sistemului existent Construirea modelului logic presupune numai transformarea diagramei de flux a datelor fizic n diagrama de flux a datelor logic. Procesul de derivare a diagramei logice va ncepe de la ultimul nivel de descompunere alctuit de la procesele "frunz" i va continua prin agregarea proceselor ctre nivelurile superioare. Pai: identificarea stocurilor logice de date se face pe modelul logic al datelor prin gruparea ntr-un stoc logic de date a entitilor nrudite sau utilizate frecvent. Dup identificarea stocurilor logice de date se construiesc: - diagrama de coresponden ntre stocurile logice i entitile din modelul logic - diagrama de coresponden ntre stocurile fizice i logice de date. nlturarea dependenelor fizice i temporale din denumirea proceselor i a fluxurilor de date: din DFD la nivel fizic (se observ c nu exist referine fizice i temporale n aplicaia decontri).

Derivarea proceselor logice: scoaterea n afara granielor sistemului a proceselor manuale care nu pot fi automatizate (deciziile); nlocuirea proceselor care nu realizeaz nici o transformare asupra fluxurilor de date cu fluxurile propriuzise; combinarea proceselor care realizeaz prelucrri asemntoare sau multiple care se execut mpreun sau n secven; nlturarea proceselor care in de implementarea actual i a proceselor redundante.

Derivarea fluxurilor logice care presupune nlocuirea numelui de document numai cu fluxul de informaii utilizate efectiv de proces. Gruparea proceselor elementare i transformarea diagramei fizice n diagram logic, aplicnd cei 5 pai. n cazul aplicatiei decontri, se obine urmtoarea DFD logic: Nivelul elementar al DFD logice: Nivelele superioare ale DFD logice sunt identice cu cele ale modelului fizic.

Cod piesa , piesa Cod piesa

D2 STOC
Cod piesa, cant

Bon comanda

1
Confirmare/refuz Piesa lipsa Profil lipsa

APROVIZIONARE 3

PLANIFICARE
codpiesa

Modificare comanda

INREGISTRARE CONSUM

Client

Lucrare lucrare Necesar piese

Codpiesa, cant

D1
Factura Client,lucrari, preturi lucrare

LUCRARI

4.1 LIVRARE LUCRARI

2
Lucrare

EXECUTIE LUCRARI

Pret lucrari

Lucrare, pret Pret piese

Codpiesa,pret

FINANCIARCONTABIL D3 PRET

D4 FACTURA
Valoare lucrari

Coresponden stocuri logice de date - entiti STOCURI DE DATE D1: LUCRARE ENTITI
Client Pret lucrare Comanda Lucrare

Componenta

Ncomponente

D2: STOC

Financiar-contabil

Consum Aprovizionare Piesa lipsa

Inventar

D3: PRET
Financiar-contabil Pret

D4: FACTURA

Rand factura

Factura

Client

Coresponden stocuri fizice - stocuri logice STOCURI FIZICE M1: LUCRARE M7: PRET LUCRARE M2: PIESA LIPSA M3: INVENTAR M4: CONSUM URI M6: PRET M5: FACTURA D3: STOC STOCURI LOGICE D1: LUCRARE

D4: PRET D5: FACTURA

Analiza sistemului actual i identificarea punctelor critice existente n funcionare n urma analizei sistemului se desprind urmtoarele probleme i obiective: a) se impune cunoaterea n orice moment a stadiului n care se afl stocurile. Specificul activitii impune operativitate i vitez de rspuns sporite; b) nu exist un sistem de gestiune a comenzilor n ateptare; c) este necesar determinarea operativ a stocurilor, a ritmicitii consumului de repere. n acest scop se va introduce un model de gestiune a stocului fizic. Intrrile i ieirile se vor gestiona automat, pornind de la documentele de intrare respectiv ieire; d) apariia frecvent a rupturilor de stoc pentru unele materiale; e) n cadrul serviciilor de reparaii, timpul de realizare reprezint o restricie important a activitii desfurate; f) existena unor lucrri urgente care intervin pe parcursul zilei de lucru i perturb desfurarea activitii; g) ntrzierea predrii unor situaii sau completarea lor cu o periodicitate mai mic dect ar trebui. Se impune ca sistemul s automatizeze o serie de informaii de rutin cum ar fi: ntocmirea facturilor, nregistrarea lor, a fielor de consum, a notelor de predare. 6. Direcii de perfecionare a sistemului actual a) se va crea o baz de date n care se va ine evidena lucrrilor de reparaii i a informaiilor despre comenzi i importuri. Se vor ataa indicatori de stare; b) asigurarea unui suport pentru gestiunea lucrrilor i comenzilor n asteptare; de exemplu, dac n stoc nu exist piesele de schimb necesare unei reparaii, acestea vor fi inventariate i trecute n starea de asteptare. Se va asigura programarea automat a lucrrilor n ateptare pe msur ce se import piesele de schimb necesare; c) se va introduce un model de gestiune a stocului fizic. Intrrile i ieirile se vor gestiona automat, pornind de la documentele de intrare respectiv ieire; d) se va introduce un modul de previziune a evoluiei consumului de piese de schimb i alte mrfuri din stocuri; e) se impune automatizarea procesului de distribuire a lucrrilor pe posturi de lucru i evidena automat a lucrrilor de reparaii; f) sistemul trebuie s asigure suport pentru gestionarea activitilor conform unor prioriti; g) se impune ca sistemul s automatizeze o serie de informaii de rutin cum ar fi: ntocmirea facturilor, nregistrarea lor, a fielor de consum, a notelor de predare.

7. Catalogul cerinelor NR. CRT. 1. CERIN / PROBLEM SURSA SOLUIA Se va introduce un nou stoc de date n care se vor nregistra informaii despre comenzi. Lucrrile vor avea asociat un indicator de stare.

Se impune cunoaterea n Operator orice moment a stadiului n dispecerat care se afl execuia lucrrilor. eful de atelier Specificul activitii impune operativitate i vitez de rspuns sporite. Nu exist un sistem de eful de atelier gestiune a comenzilor n ateptare fapt ce face ca unele lucrri s fie inventariate de dou ori.

2.

Sistemul va asigura suport pentru gestionarea lucrrilor n ateptare. Astfel, dac nu exist n stoc piesele necesare executrii unor lucrri, acestea vor fi inventariate i trecute n stare de ateptare. Se va asigura programarea automat a lucrrilor n ateptare pe masur ce se realizeaz aprovizionarea cu piesele necesare. Se va introduce un modul de gestiune a stocului fizic de piese. Intrrile se vor face pe baza NIR-ului primit de la aprovizionare odat cu piesele, iar ieirile pe baza consumurilor calculate automat din specificaiile tehnice menionate n raportul de producie. Se va introduce un modul de previziune a evoluiei consumului de piese (n special pentru cele cu micare rapid). Se propune automatizarea procesului de distribuire a lucrrilor pe posturile de lucru, eliminnd astfel timpul pierdut cu multiplicarea specificaiilor tehnice. Pentru aceasta este necesar devansarea activitilor de inventariere si caerare fa de celelalte operaii. Se ateapt s se obin o cretere a operativitii i eficienei activitii desfurate; creterea productivitii muncii.

3.

Sistemul trebuie s permit ef serviciu determinarea operativ a aprovizionare stocului de piese, precum i a ritmicitii consumului de repere, baza de pornire pentru determinarea tiinific a necesarului de aprovizionat. Apariia frecvent a rupturilor ef serviciu de stoc la profile de rame aprovizionare

4.

5.

Timpul de realizare reprezint Seful de atelier o restricie important a activitii desfurate n Operator atelier dispecerat

6.

Existena unor lucrri urgente Seful de atelier care intervin pe parcursul zilei de lucru i perturb desfurarea activitii conform planului de producie. Se impune existena unor Directorul sisteme de analiz a activitii Tehnic de producie.

Sistemul va asigura suport pentru gestionarea lucrrilor conform prioritilor specificate.

7.

Pe baza datelor referitoare la activitatea de producie, sistemul va permite realizarea unor analize i prognoze cantitative i valorice la nivel de tip al produselor, client, centru de distribuie i pe total. Sistemul va automatiza o serie de operaii de rutin, cum ar fi intocmirea fielor de consum, a notelor de predare i a facturilor. Sistemul va automatiza o serie de operaii de rutin, cum ar fi intocmirea fielor de consum, a notelor de predare i a facturilor.

8.

ntrzierea predrii unor Directorul situaii sau completarea lor cu Tehnic o periodicitate mai mic dect ar trebui. ntrzierea predrii unor Directorul situaii sau completarea lor cu Tehnic o periodicitate mai mic dect ar trebui.

8.