Constituirea dosarelor din fondul arhivistic creat sau deţinute

În conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale 16/1996, cu modificările şi

completările ulterioare, principalul instrument de lucru folosit de către compartimentele
creatorilor şi deţinătorilor de documente la constituirea dosarelor este Nomenclatorul arhivistic.
Un exemplar din nomenclator trebuie să se regăsească la registratura unităţii, pe unde trec toate
documentele primite (intrate), expediate (ieşite) sau întocmite pentru uz intern. La înregistrarea
documentelor, atât în registrul de intrare-ieşire (ultima rubrică), cât şi pe fiecare act înregistrat,
trebuie să se înscrie şi indicativul dosarului după nomenclator, făcându-se corelaţia dintre
registru şi documente. După înregistrare, corespondenţa zilnică se repartizează la compartimente
pentru rezolvare, pe bază de condică sau borderou, sub semnătură de primire. În situaţia în care
înregistrarea documentelor se face la compartimente, aici se va înscrie atât în registru cât şi pe
documente indicativul dosarului.
După înscrierea pe fiecare document al indicativului dosarului după nomenclator, prima
etapă în procesul de constituire al dosarului constă în repartizarea în bibliorafturi sau mape a
documentelor primite la compartimente de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice,
împreună cu documentele de răspuns, când este cazul, cât şi cu anexele lor sau a documentelor
întocmite pentru uz inter, în funcţie de indicativul după nomenclator, înscris pe fiecare
document.
Încă de la începutul anului, pe coperta fiecărui biblioraft sau mapă se va înscrie
indicativul dosarului după nomenclator. În situaţia în care într-un biblioraft sunt mai multe
dosare, pe fiecare dosar se va consemna indicativul dosarului după nomenclator. Aşezarea
documentelor în bibliorafturi sau mape se face în ordinea înregistrării lor, astfel încât ultimul
document intrat este deasupra. Această primă fază a formării dosarului evoluează concomitent cu
cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de constituire a documentelor.
Urmează oa doua etapă ce constă în încheierea (definitivarea) dosarelor la
compartimentele care le-au creat. Definitivarea unităţilor arhivistice în vederea predării lor la
arhiva unităţii (sau compartimentul de arhivă), în gestiunea arhivarului sau responsabilului cu
arhiva, presupune, efectuarea la compartimente, de către cei care le-au creat, a mai multor
operaţiuni.

1
 Astfel că, documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau în cazuri speciale,
după alte criterii (alfabetic – documentele de resurse umane spre ex, pe probleme, geografic, pe
corespondenţi, nominal etc.). În situaţia în care la formarea dosarului se foloseşte ordinea
cronologică, documentele se inversează, astfel încât, primul document, cu data cea mai veche de
înregistrare, să fie deasupra, adică la începutul dosarului, urmat de celelalte, în ordinea crescândă
a numerelor de înregistrare. Se inversează aşadar ordinea documentelor din stadiul de arhivă
curentă, când documentul a fost prezentat la semnat.

Atenţie trebuie acordată răspunsurilor la catele de bază şi anexelor, pentru a se asigura

gruparea lor la documentele de care aparţin şi prin aceasta unitatea cuprinsului
dosarului.Excepţie de la regula ordonării cronologice o fac lucrările conexate, care se arhivează
împreună cu documentul la care au fost conexate.

Odată cu ordonarea documentelor în cadrul dosarului, se înşătură acele, clamele, agrafele

metalice(pentru a preveni distrugerea documentelor prin oxidarea obiectelor metalice), de
asemenea, filele nescrise, dubletele, ciornele, însemnările personale care au servit la redactarea
referatelor etc.

Dosarele constituite în modul arătat mai sus, nu trebuie să depăşească250-300 file, iar în
cazul în care numărul filelor depăşeşte aceste limite, se constituie două sau mai multe volume din
dosarul avut în vedere iniţial.

Documentele ordonate în dosare se numerotează şi se certifică astfel: numerotarea se face

în colţul din dreapta sus a fiecărei file, cu creion negru; în situaţia împărţirii unui dosar în mai
multe volume, din cauza numărului de file, fiecare volum fiind un dosar de sine stătător se
numerotează şi se certifică în consecinţă (începând cu nr. 1); certificarea numerotării se înscrie
de către lucrătorul de la compartimentul creator pe o foaie nescrisă, adăugată în acest scop la
sfârşitul dosarului sau pe prima pagină nescrisă a documentelor preconstituite (registre, condici),
cu următoarea formulare:”Prezentul dosar (registru, condică) conţine ...file”, în cifre şi, între
paranteze, în litere, după care semnează şi se pune data certificării.

2
 Certificarea nu se face pe coperta dosarului, iar copertele dosarului şi fila de cerificare nu
se numerotează.Numerotarea şi certificarea filelor se face înainte de legarea dosarului.

După constituirea în dosare (ordonare, numerotare, certificare) documentele se leagă

în coperte de carton, cu respectarea cerinţelor privind vizibilitate acompletă a textului, datelor şi
rezoluţiilor; după legare, coperta dosarului se completează cu următoarele elemente: denumirea
unităţii şi a compartimentului cretor, datele de început şi de sfârşit ale documentelor, conţinutul
pe scurt, numărul de file, volumul şi termenul de păstrare. După ordonarea şi inventarierea
dosarelor, coperta se mai completează cu numărul de dosar din inventara şi anul/anii dosarului.

Cu ocazia completării coperţii dosarului, în ceea ce priveşte conţinutul, se vor sintetiza

principalele informaţii cuprinse şi NU se va copia rezumatul din Nomenclatorul arhivistic
(rezumat care se regăseşte la indicativul corespunzător dosarului) deoarece nu în toate cazurile
grupele de documente din nomenclator reflectă în întregime cuprinsul actelor din unităţile
arhivistice. Nomenclatorul nu poate prevedea în detaliu absolut toate problemele care urmează să
se creeze la compartimente în cursul anului. În situaţia în care conţinutul grupelor de documente
formulate în nomenclator e complet şi corect formulat şi acoperă în întregime cuprinsul
unităţilor arhivistice, evident, poate fi trecut pe copertele acestora.

În ceea ce priveşte datele de începere şi de încheiere ale unităţilor arhivistice, acestea se

înscriu pe copertă în raport de data primului act înregistrat şi de data ultimei inregistrări din
unitatea arhivistică, fără a se lua în considerare adtele documentelor anexate care, în unele
cazuri, sunt mai vechi decât data de început a dosarului.

Coprtele registrelor şi condicilor vor trebuicompletate cu aceleşi date ca şi ale dosarelor.

Cu cât conţinutul unităţilor arhivistice scris pe copertă este mai complet şi corect
formulat, fără prescurtări şi formulări echivoce sau generale, cu atât invenatrul va fi mai facil de
realizat şi aceasta în condiţiile în care conţinutul pe scurt înscris pe coperta dosarului cât şi
celelalte date de evidenţă menţionate, trebuie să se regăsească în inventarul ce urmează să fie
întocmit, la rubricile corespunzătoare.

3
 În cadrul activităţii arhivistice, formarea dosarelor are un rol foarte important, o formare
defectuoasă a dosaruluicreând reale dificultăţi în procesele ulteriaore de invenatriere,
selecţionare şi folosire a documentelor.