INFORMATIC APLICAT

NOTE DE CURS INFORMATIC APLICAT CUPRINS

CAPITOLUL I. .......................................................................................................................................3 NOIUNI INTRODUCTIVE ................................................................................................................3 1.1 SCURT ISTORIC AL DEZVOLTRII CALCULATOARELOR................................................3 1.2 SISTEME INFORMATICE............................................................................................................4 1.3 ARHITECTURA UNUI SISTEM DE CALCUL...........................................................................7 1.4 NOTIUNI DE BAZA PENTRU WINDOWS ................................................................................8 CAPITOLUL II.....................................................................................................................................13 PROCESOARE DE TEXTE: MICROSOFT WORD.......................................................................13 2.1 Noiuni de tehnoredactare .............................................................................................................13 2.2 Elementele ecranului Word...........................................................................................................14 2.3 Comenzi si operaii fundamentale.................................................................................................16 2.3.1 Introducerea textului ...........................................................................................................16 2.3.2 Selectarea textului................................................................................................................17 2.3.3 Formatarea avansat a textului.........................................................................................18 2.3.5 Ope raii de intrare - ieire...................................................................................................19 2.4 Formatarea textului .......................................................................................................................22 2.4.1 Formatarea caracte relor .....................................................................................................22 2.4.2 Formatarea paragrafelor ....................................................................................................23 2.4.3 Formatarea paginii ..............................................................................................................25 2.5 Lucrul cu tabele.............................................................................................................................25 2.5.1. Crearea unui tabel ...............................................................................................................25 2.5.2 Modificarea unui tabel .......................................................................................................27 2.5.3 Formatarea unui tabel..........................................................................................................29 2.5.4 Conve rtirea unui text in tabel.............................................................................................29 2.5.5 Despartirea unui tabel .........................................................................................................30 2.5.6 Table AutoFormat ...............................................................................................................30 2.6. Meniul Insert................................................................................................................................30 2.6.1 Inserarea unui final de pagina ...........................................................................................30 2.6.2 Numerotarea paginilor ........................................................................................................31 2.6.3 Inserarea antetelor i a notelor de subsol ..........................................................................31 2.6.4 Inserarea simbolurilor..........................................................................................................32 2.6.5 Inserarea notelor de picior si de sfarsit de document.......................................................32 2.6.6. Inserarea imaginilor intr-un document ............................................................................32 2.6.7 Inserarea unei zone de text in Document...........................................................................33 2.6.8 Inserarea unui document in alt document ........................................................................33 2.6.9 Inserarea unei hipe rlegaturi i a unui semn de carte .......................................................33 2.7 Lucrul pe coloane..........................................................................................................................34 2.8 Lucrul cu documente lungi ...........................................................................................................35 2.8.1 Crearea cuprins ului .............................................................................................................35 2.8.2 Crearea unui index ..............................................................................................................36 2.8.3 Creearea bibliografiei.............................................................................................................37 2.8.4 Crearea unui cuprins al desenelor......................................................................................38 2.9 Spell Checker ................................................................................................................................38 2.10 Obiecte legate sau mpturite ......................................................................................................39

INFORMATIC APLICAT CAPITOLUL III ...................................................................................................................................40 UTILIZAREA MEDIULUI DE LUCRU MICROSOFT EXCEL ...................................................40 3.1 Registrul de calcul tabelar.............................................................................................................40 3.2 Tabele Pivot .................................................................................................................................58 3.3 Utilizarea pachetului Data Analysis..............................................................................................63 3.4 Tendine i prognoze .....................................................................................................................65 3.5 Utilizarea SOLVER-UL n MS EXCEL.......................................................................................66 Bibliografie .............................................................................................................................................73

INFORMATIC APLICAT

Capitolul I. Noiuni introductive

1.1 Scurt istoric al dezvoltrii calculatoarelor n ultimii 70 de ani calculatoarele au evoluat continuu, specialitii n domeniu mprind aceast perioad n cinci etape, denumite generaii de calculatoare. Criteriile care au stat la baza acestei clasificri includ: arhitectura sistemelor; tehnologia de construcie a componentelor, modalitile de procesare a programelor, caracteristicile sistemelor de operare, limbajele de programare folosite. Prima generaie n evoluia calculatoarelor (1938-1953) a fost caracterizat de utilizarea tuburilor electronice iar calculatoarele erau destinate calculelor tiinifice i comerciale. n aceast perioad se ncadreaz calculatoarele Harvard Mark 1 i ENIAC. Generaia a doua (1954 - 1963) a fost caracterizat de folosirea tranzistorului pentru realizarea circuitelor logice. Calculatoarele din cea de-a doua generaie aveau n jur de 100 de instruciuni complexe, memorie de tip magnetic i dispozitive periferice. Limbajul de programare Fortan a aprut n anul 1956 iar limbajele Algol i Cobol (Common Business Oriented Language - limbaj orientat spre aplicaiile de afaceri) au aprut dup anul 1960. n anul 1955 a devenit operaional primul calculator cu tranzistori, denumit TRADIC (Transistor Digital Computer). Generaia a treia de calculatoare (1964 - 1980) se caracterizeaz prin utilizarea circuitelor integrate pe scar mic (SSI - Small ScaleIntegration) i medie (MSI - Medium Scale Integration). Generaia a patra de calculatoare (1981 - prezent) se caracterizeaz prin construcia de calculatoare ce utilizeaz circuite integrate pe scar mare(LSI -Large Scale Integration) i foarte mare (VLSI - Very Large Scale Integration). Folosirea microprocesorului i a microprogramrii a oferit calculatoarelor posibilitatea utilizrii unui set complex de instruciuni i asigur un grad sporit de flexibilitate. n aceast perioad a fost scos pe pia primul calculator personal (PC- Personal Computer) de ctre firma IBM n anul 1981. Toate calculatoarele personale ce au fost construite ulterior i au pstrat arhitectura original IBM au fost denumite calculatoare compatibile IBM-PC. Primul IBM-PC avea urmtoarele caracteristici: Microprocesor pe 16-bii 8088, Memorie ROM BASIC; Floppy-disc de 360KB; Sistem de operare DOS 1.0. n 1985 Intel introduce microprocesorul 80386 (primul membru pe 32-bii din familia 80x86). n 1986 firma Compaq introduce primul sistem bazat pe 80386. n 1989 Intel introduce microprocesorul 80486, ce includea coprocesor matematic. n 1992 apar procesoarele Intel Pentium (cu 64-bii pentru magistrala de memorie), AMD i Cyrix (procesoare compatibile 3

INFORMATIC APLICAT clone). n 1996 apare Intel Pentium Pro. n 1998 apare Intel Pentium II. n 2000 apare Intel Pentium IV la 1.5 GHz. n 2003 este depit grania de 3 Ghz de funcionare a procesoarelor comerciale. Calculatoarele din cea de-a cincea generaie (prezent - viitorii ani), sunt nc n faza de dezvoltare. Ele se bazeaz pe utilizarea inteligenei artificiale, a circuitelor integrate specializate i a procesrii paralele. Exist unele aplicaii ale celei de-a cincea generaii de calculatoare care sunt deja utilizate astzi, cum ar fi recunoaterea vorbirii. Utilizarea procesrii paralele i a superconductorilor face viabil inteligena artificial. Scopul principal al celei de-a cincea generaii de calculatoare este acela de a dezvolta echipamente capabile s rspund limbajului natural uman i s fie capabile de nvare i organizare proprie. Ca domeniu distinct de activitate, informatica preia treptat toate sarcinile dintr- un sistem economico-social privind elaborarea de metode, tehnici, concepte i sisteme pentru prelucrarea automat a informaiei. Din acest punct de vedere informatica este definit ca fiind tiina care se ocup cu studiul i elaborarea metodelor de prelucrare a informaiei cu ajutorul sistemelor automate de calcul. n accepiunea curent, informatica cuprinde toate activitile legate de proiectarea, realizarea i exploatarea sistemelor de prelucrare automat a datelor, n scopul creterii eficienei activitilor umane.

1.2 Sisteme informatice Conceptul de sistem desemneaz un ansamblu de elemente dependente ntre ele, formnd un tot organizat care pune ordine n gndirea teoretic sau activitatea practic dintr- un domeniu sau altul. Un sistem economic reprezint un ansamblu de elemente interdependente, prin intermediul crora se realizeaz obiectul de activitate al unei uniti economice. n analiza structurii organizatorice i funcionale a unui sistem economic se disting urmtoarele componente: sistemul decizional; sistemul operaional; sistemul informaional. Sistemul decizional este format din ansamblul de specialiti care, prin metode i tehnici specifice prognozeaz i planific, decid, organizeaz, coordoneaz, urmresc i controleaz funcionarea sistemului operaional, cu scopul ndeplinirii obiectivelor stabilite. Sistemul operaional reprezint ansamblul de resurse umane, materiale i financiare precum i ntregul ansamblu organizatoric, tehnic i funcional, care asigur realizarea efectiv a obiectivelor stabilite prin deciziile transmise de sistemul decizional. Sistemul informaional cuprinde ansamblul informaiilor, fluxurilor i circuitelor

informaionale, precum i totalitatea mijloacelor, metodelor i tehnicilor, prin care se asigur prelucrarea datelor necesare sistemului decizional. Sistemul informaional asigur gestiunea tuturor informaiilor din cadrul unui sistem economic, folosind toate metodele i procedeele de care dispune. Ansamblul informaiilor i deciziilor (caracterizate prin coninut, frecven, calitate, volum, form, 4

INFORMATIC APLICAT suport), necesare desfurrii unei anumite activiti sau operaii i care se transmit ntre dou posturi de lucru, formeaz un flux informaional. Sistemul informatic este o component a sistemului informaional i anume, acea parte a acestuia care preia i rezolv sarcinile de culegere, prelucrare, transmitere, stocare i prezentare a datelor, cu ajutorul sistemelor de calcul. Pentru a-i ndeplini rolul n cadrul sistemului informaional, sistemul informatic cuprinde ansamblul tuturor resurselor, metodelor i tehnicilor, prin care se asigur prelucrarea automat a datelor. Resursele sistemului informatic se grupeaz n urmtoarele categorii: cadrul organizatoric al activitii supuse informatizrii, deci activitatea care face obiectul sistemului informatic i datele primare vehiculate n cadrul acesteia; metodele i tehnicile de proiectare a sistemului informatic; ansamblul de echipamente prin intermediul crora se realizeaz culegerea, verificarea, prelucrarea, memorarea i transmiterea datelor, respectiv redarea rezultatelor prelucrrii, reunite sub denumirea generic de HARDWARE; sistemul de programe care asigur utilizarea eficient a resurselor hardware precum i rezolvarea unor clase de probleme specifice unui anumit domeniu, programe reunite sub denumirea de SOFTWARE; baza informaional; ansamblul de resurse umane implicate.

Procesul de prelucrare automat a datelor n cadrul unui sistem informaional const n operaii de culegere, transmitere, prelucrare i stocare. Culegerea datelor const n sesizarea lor la locurile unde sunt generate i transpunerea lor pe suporturi adecvate prelucrrii automate. La acest moment datele se numesc date primare. Prelucrarea datelor const n transformarea acestora din date primare n rezultate finale, n urma parcurgerii unei succesiuni de operaii impuse de cerinele utilizatorilor, specificul echipamentelor de calcul i a tehnologiei de prelucrare. Transmiterea datelor asigur vehicularea att a datelor primare de la sursele generatoare, ctre sistemele de prelucrare automat ct i a rezultatelor prelucrrilor ctre beneficiari. Stocarea datelor const n memorarea i pstrarea (arhivarea) lor pe suporturi de memorie specifice, n scopul unor consultri i prelucrri ulterioare. Sistemele informatice moderne utilizeaz reelele de calculatoare ca suport hardware i sistemele de gestiune a bazelor de date ca suport software, baza de date fiind nucleul informaional al oricrui sistem informatic. Deschiderea larg oferit de Internet face din utilizarea bazelor de date distribuite pe reele de calculatoare implementate la nivelul firmei i interconectate n reele mai mari, soluia cea mai viabil 5

INFORMATIC APLICAT i cea mai des aplicat pentru valorificarea eficient n procesul de manangement a performanelor remarcabile oferite de performanele PC-urilor de astzi. Marea varietate a calculatoarelor a impus clasificarea lor dup diferite criterii: cost, capacitate, complexitate, aplicaii. Calculatoarele sunt, n general, grupate n patru categorii de baz: microcalculatoare, minicalculatoare, calculatoare mainframe i supercalculatoare. Tipul calculatorului se determin dup urmtoarele criterii: tipul unitii centrale de prelucrare (UCP) sau al microprocesorului cele mai mari calculatoare tind s utilizeze uniti centrale de prelucrare constituite separat, de mare vitez, cu componente complexe; cantitatea de memorie principal pe care microprocesorul opoate utiliza un calculator echipat cu o memorie principal de mare capacitate poate memora programe mai complexe i chiar mai multe programe diferite n acelai timp; capacitatea de stocare a memoriei auxiliare sistemele de calcul tind s fie echipate cu dispozitive periferice de memorare de mare capacitate; viteza perifericelor de ieire este o alt caracteristic cele mai mari calculatoare sunt dotate cu dispozitive de ieire rapide, a cror vitez se msoar, de exemplu, n sute de mii de linii care pot fi tiprite pe minut; viteza de prelucrare exprimat n milioane de instruciuni pe secund (MIPS - Millions of Instructions Per Second) variaz de la 3 - 4 MIPS la cele mai mici calculatoare, pn la mai mult de 200 MIPS pentru supercalculatoare; numrul utilizatorilor care pot avea acces la calculator n acelai timp calculatoarele personale admit numai un singur utilizator, alte tipuri accept mai mult de doi sau trei utilizatori n acelai timp, iar cele mai mari calculatoare suport sute de utilizatori simultan; costul sistemului care poate varia foarte mult. Microcalculatorul, numit adesea calculator personal (PC Personal Computer), reprezint tipul de calculator care utilizeaz un microprocesor ca unitate central de prelucrare (UCP) i care poate fi folosit numai de o singur persoan la un moment dat. Exist un mare numr de variante, n ceea ce privete dimensiunea, de la calculatoare personale portabile (laptop) la puternice staii de lucru (desktop workstations) care sunt utilizate pentru calcule inginereti i tiinifice. Staiile de lucru utilizeaz sistemele de operare UNIX sau Windows NT/2000/XP i sunt echipate cu procesoare puternice (cum ar fi Digital Alpha, PowerPC sau MIPS) sau cu procesoare Intel Pentium. Calculatoarele personale lucreaz folosind sistemul de operare Windows sau un alt sistem de operare similar, fiind folosite pentru aplicaii standard. Microcalculatoarele pot fi folosite cu uurin de neprogramatori datorit numrului mare de pachete de programe de aplicaii disponibile. 6

INFORMATIC APLICAT 1.3 Arhitectura unui sistem de calcul Sistemul de calcul dispune pe lng componenta fizic (hardware) i o component logic (software) alctuit din ansamblul programelor i procedurilor care asigur ndeplinirea funciilor sistemului de calcul i din programele aplicative care asigur prelucrarea automat a datelor (software). Mulimea datelor care urmeaz a fi prelucrate este organizat n fiiere sau baze de date. Principalele componente ale unui sistem de calcul pot fi sistematizate astfel:

La nivelul unui sistem de calcul exist dou categorii de programe: programe de sistem care coordoneaz activitatea componentelor fizice ale sistemului i asist utilizatorul la dezvoltarea programelor de aplicaii (software de baz), cel mai important fiind sistemul de operare; programe de aplicaii care sunt destinate s rezolve probleme specifice unei clase de probleme (software de aplicaii). Sistemul de operare const dintr-o colecie integrat de programe de sistem, ce ofer utilizatorului posibilitatea folosirii eficiente a resurselor sistemului de calcul (memorie intern, timp UCP, control magistral, dispozitive periferice), concurnd la dezvoltarea programelor de aplicaie. Arhitectura unui sistem de calcul se definete ca fiind ansamblul integrat de uniti funcionale, n conformitate cu un set de principii i reguli standardizate, formnd un tot unitar i avnd ca scop realizarea funciilor sistemului la un anumit standard de performan. Componentele funcionale ce formeaz arhitectura unui sistem de calcul sunt: unitatea central (UC) care cuprinde: unitatea de comand-control (UCC), unitatea aritmeticologic (UAL), memoria intern (MI); uniti de memorie (memoria extern); unitile de intrare- ieire.

INFORMATIC APLICAT

Unitile de intrare, unitile de ieire i unitile de memorie extern se mai numesc i uniti periferice. La calculatoarele personale, unitatea standard de intrare este tastatura, iar unitatea standard de ieire este monitorul. Hard-discul i floppy-discul fac parte din unitile de memorie extern. Unitatea aritmetico- logic (UAL) efectueaz operaiile aritmeticologice, iar unitatea de comand-control dirijeaz i controleaz toate operaiile efectuate de calculator. Cele dou uniti alctuiesc mpreun unitatea central de prelucrare (UCP)- denumit i procesor. Tehnologia actual de fabricaie ntr-o form miniaturizat, i-a conferit acestuia denumirea de microprocesor.

1.4 Notiuni de baza pentru Windows

n mod normal taskbar este asezata la marginea de jos a desktop-ului. Poti face clic pe taskbar si tinand apasat misti mouse-ul la o alta margine si taskbar se va muta acolo. In taskbar se gaseste butonul Start, diferite icon-uri pentru accesare rapida a programelor respective, precum si cat este ora (eventual data). Icon- ul My Computer iti da acces la continutul computerului. Poti ajunge la drive-re (=discuri) si la altele, facand dublu clic pe acest icon. Cand stergi un obiect (fisier, dosar, etc) Windows XP il trimite in acest dosar (Recycle Bin = Cosul de gunoi). Poti reface (restore) aceste obiecte sau, daca le stergi de aici, le vei pierde permanent. Icon- urile programelor, dosarelor (folderelor) si documentelor care nu au sageata in coltul dreapta reprezinta obiectul respectiv, avand astfel acces direct la el.

(Obs.: Daca stergi un shortcut icon, obiectul respectiv ramane nesters, el fiind in alta parte in computer (va dispare doar icon-ul shortcut de pe desktop), dar daca stergi un icon al unui obiect atunci se va sterge obiectul respectiv, deoarece acesta este salvat aici pe desktop si nu in alta parte ca in cazul iconului shortcut (cu sageata stanga-jos)). 8

INFORMATIC APLICAT Icon- uri cu o sageata in coltul stanga-jos reprezinta shortcut (scurtatura = o cale mai rapida sa accesezi obiectul respectiv (program, document, dosar, etc)). Drive-rele sunt folosite pentru stocarea de informatii, de date. In general toate computerele au cel putin doua: un hard drive (hardisc), folosit pentru stocarea unui volum mare de date, si un CD drive, care stocheaza un volum mai mic de date, dar acesta poate fi transportat de la un computer la altul. Hard drive-ul este de obicei C:\ (este notat astfel), iar drive- ul CD este notat cu D:\ (obs. de multe ori hard drive-ul este impartit in doua, adica C:\ si cu D:\ vor constitui hard drive-ul, iar E:\ va fi pentru drive-ul CD. Daca exista un floppy drive (pentru discheta) acesta va fi notat A:\, iar daca exista un DVD drive (acesta poate citi un CD, la fel ca si CD drive-ul, dar poate sa si inregistreze informatie pe CD si pe DVD), acesta va fi notat cu urmatoarea litera F:\, etc. Drive-rele sunt folosite pentru stocarea de informatii, de date. In general toate computerele au cel putin doua: un hard drive (hardisc), folosit pentru stocarea unui volum mare de date, si un CD drive, care stocheaza un volum mai mic de date, dar acesta poate fi transportat de la un computer la altul. Hard drive-ul este de obicei C:\ (este notat astfel), iar drive-ul CD este notat cu D:\ (obs. de multe ori hard drive-ul este impartit in doua, adica C:\ si cu D:\ vor constitui hard drive-ul, iar E:\ va fi pentru drive-ul CD. Daca exista un floppy drive (pentru discheta) acesta va fi notat A:\, iar daca exista un DVD drive (acesta poate citi un CD, la fel ca si CD drive- ul, dar poate sa si inregistreze informatie pe CD si pe DVD), acesta va fi notat cu urmatoarea litera E:\, mamory stick- ul va fi notat cu F:\, etc. Dosarele (folders) sunt folosite pentru a organiza informatia pe drive-re. Toate fisierele ce formeaza un program sunt stocate impreuna in dosarul lor special. Fisierele pe care tu le faci vei dori, de asemeni, sa le salvezi in mod organizat folosind dosarele. Tu vei dori sa pastrezi fisiere care au aceeasi tematica, de exemplu, in acelasi dosar. Pentru a crea un nou folder: 1. In partea stanga faci clic pe drive-ul sau dosarul in care vrei sa creezi un nou dosar. 2. Clic dreapta in orice zona libera din partea dreapta. Va apare un meniu. 3. Alege New. 4. Clic Folder. 5. Tipareste un nume pentru dosarul acesta. Pentru a sterge un fisier sau un dosar: 1. Clic dreapta pe fisierul sau dosarul pe care vrei sa-l stergi. Va apare un meniu. 2. Clic Delete. Windows Explore r te va intreba Are sure you want to send this object to the recycle bin? (Esti sigur ca vrei sa trimiti acest obiect la Cosul de Gunoi?) 3. Clic Yes. Pentru a copia un fisier sau un dosar: 1. Clic dreapta pe fisierul sau dosarul pe care vrei sa-l copii. Va apare un meniu. 2. Clic Copy. Acum fisierul sau dosarul respectiv va fi in memoria Clipboard. 9

INFORMATIC APLICAT Windows Explorer este un loc unde tu poti vedea driver-ele (discurile C:\.(eventual D:\, care reprezinta hardiscul computerului) discheta A:\, discul E:\ si poti manipula dosarele si fisierele (adica sa vezi unde sunt, si eventual sa le muti in alta parte. Folosind Windows Explorer, tu poti taia (Cut), copia (Copy), lipi (Paste), shimba numele (Rename), si sterge (Delete) dosarele sau fisierele.
Windows XP te poate ajuta sa gasesti rapid un fisier sau dosar aflat in driver-ele computerului (pe hardiscul computerului ( C:\ eventual si D:\ ) sau pe CD-ul care il pui tu in computer). Pentru o cautare rapida a unui fisier sau a unui dosar: 1. Clic butonul Start. Va apare meniul Start. 2. Clic optiunea Search. 3. Se va deschide fereastra de dialog Search Results. 4. Alege o optiune (Files or Folder, Computers, People sau Internet - vezi imaginea de mai sus). 5. Tipareste in casutele respective criteriile tale de cautare. Pentru ajutor vezi tabelul de mai jos. 6. Clic Search. Rezultatele cautarii vor apare in partea dreapta (initial acest spatiu este gol). Pentru a schimba data si/sau ora: 1. Clic butonul Start. Va apare meniul Start. 2. Dublu clic pe Control Panel. 3. Se deschide fereastra Control Panel in care cauti si faci clic pe icon-ul Date and Time. 4. In zona Date, alege ziua, luna si anul, alegand optiunile dorite. 5. Alege ora dorita. Un shortcut pe desktop, reprezentat de obicei ca un icon, este un mic fisier care face trimitere la un program, dosar sau fisier. Facand dublu clic pe icon-ul shortcut se va deschide obiectul pe care-l reprezinta. Icon-ul shortcut contine o mica sageata in partea stanga-jos. Icon-urile shortcut sunt ca niste indicatoare care te duc direct la obiectul pe care-l reprezinta deci stergandu-le (delete) de pe desktop nu inseamna ca se va sterge si obiectul reprezentat de acestea, ci doar acel indicator de pe desktop Pentru a face un shortcut pentru un obiect aflat intr-un meniu: 1. Clic Start. Va apare meniul Start. 2. Localizeaza obiectul caruia vrei sa-I faci un shortcut. Daca se afla intr-un submeniu mergi acolo. 3. Clic si, tinand butonul mouse-ului apasat, misti mouse-ul cu obiectul respectiv la dreapta, pana ajungi pe desktop. Acolo eliberezi butonul mouse-ului. Pentru a face un shortcut pentru obiecte aflate in Windows Explorer: 1. Deschide Windows Explorer (apasa simultan tasta Windows si E daca iti amintesti). 2. Micsoreaza fereastra Windows Explorer (astfel incat sa vezi desktop-ul). 3. Localizeaza in Windows Explorer obiectul caruia vrei sa-I faci un shortcut. 4. Clic buton dreapta si tinand apasat misti mouse-ul cu obiectul respectiv pe desktop. Va apare un meniu. 5. Clic Create Shortcuts Here. O fereastra este o arie de pe desktop in interiorul careia programele pot lucra. Daca ai cateva ferestre deschise in acelasi timp, fereastra de deasupre este fereastra activa. Tu poti lucra numai in fereasta activa. Pentru a schimba fereastra activa, urmeaza una din caile de mai jos: 1. Clic oriunde pe fereastra care vrei sa o faci activa.

10

INFORMATIC APLICAT
2. Tinand apasata tasta ALT, apasa tasta Tab (de pe tastatura) pana ce selectezi fereastra dorita. 3. Toate ferestrele deschise sunt afisate pe taskbar. Faci clic pe butonul cu numele ferestrei ce vrei sa o faci activa. Meniurile iti ofera o cale sa trimiti comenzi computerului (sa-i spui ceea ce sa faca). Cand deschizi o fereastra meniurile sunt listate de la stanga la dreapta sub bara de nume, in bara de meniu. Cand faci clic pe un anumit meniu apare un meniu cu o lista de optiuni. Aici selectezi o optiune (o comanda) facand clic pe ea. Daca se deschid alte submeniuri mergi pana gasesti ce doresti. In cazul in care in lista mai sunt si alte optiuni care nu sunt afisate, in partea de jos a listei este o sageata (un v suprapus) si facand clic pe ea, se vor afisa toate optiunile din meniul respectiv. Cand faci clic pe o optiune iti poate apare o fereastra de dialog unde tu trebuie sa dai eventual niste detalii pentru comanda ta. Daca in dreptul anumitor optiuni vezi niste caractere inseamna ca apasand pe tastele caracterelor respective in acelasi timp, poti da computerului comanda respectiva. Deci e un mod mai rapid de a lucra. Comenzile Cut, Copy si Paste sunt comenzi aproape universale. Acestea sunt aproape in toate programele care lucreaza pe computer si au aceleasi functii. Le poti folosi cand lucrezi cu discuri, programe, dosare, fisiere, text,etc. Cut (a taia): Cand folosesti Cut la ceva tu stergi acel ceva din locatia respectiva si pui in memoria Clipboard. Aceasta informatie va sta in memoria Clipboard pana cand folosesti din nou comanda Cut sau Copy. De fiecare data cand tu folosesti comanda Cut sau Copy tu inlocuiesti informatia din Clipboard cu ceea ce, cu o clipa mai inainte, tu ai folosit Cut sau Copy asupra ei. Tu poti sa Paste (lipesti) informatia din Clipboard ori de cate ori doresti. Copy (a copia): Copy este similara cu Cut, doar ca originalul nu este sters ci ramane in continuare in locatia respectiva si in acelasi timp aceeasi informatie este pusa in memoria Clipboard. Aceasta informatie va sta in memoria Clipboard pana cand folosesti din nou comanda Cut sau Copy. De fiecare data cand tu folosesti comanda Cut sau Copy tu inlocuiesti informatia din Clipboard cu ceea ce, cu o clipa mai inainte, tu ai folosit Cut sau Copy asupra ei. Tu poti sa Paste (lipesti) informatia din Clipboard ori de cate ori doresti.

Paste (a lipi): Tu poti pune informatia din Clipboard oriunde vrei tu. Folosind comanda Paste (se citeste peist) informatia asupra careia tu ai folosit ultima data comanda Cut sau Copy se poate pune oriunde este pozitionat cursorul. Clipboard: Clipboard este o memorie in care este stocata informatia asupra careia s-a folosit comanda Cut sau Copy. De fiecare data cand executi Cut sau Copy tu inlocuiesti informatia veche din Clipboard cu ceea ce, cu o clipa in urma, tu ai executat Cut sau Copy. Poti folosi Paste de cate ori doresti. Informatia din clipboard se pierde odata cu oprirea calculatorului. Intotdeauna cand vezi trei puncte (...) in continuarea unei optiuni dintr-un meniu, inseamna ca selectand optiunea respectiva se va deschide o fereastra de dialog. Tu folosesti aceasta fereastra sa trimiti comenzi computerului. In general toate ferestrele de dialog au un buton Ok si unul Cancel (anuleaza).

11

INFORMATIC APLICAT
Campurile (Field) cu meniu drop-down (cade jos) au in partea dreapta un buton (cu o sageata in jos). Cand faci clic pe acest buton iti va apare o lista de optiuni unde tu poti alege. In cazul in care nu sunt afisate toate optiunile, va apare in partea dreapta, a acestui tip de meniu, o bara de derulare pe verticala. Derulezi in sus sau in jos pana gasesti optiunea dorita si faci clic pe ea. Meniul se va inchide si optiunea aleasa de tine, ramane vizibila in acest camp. Windows XP precum si alte programe folosesc butoanele radio pentru a putea alege anumite optiuni in mod exclusiv, adica tu poti alege una dintre optiunile prezentate (ca la aparatele radio unde nu poti asculta pe lungimi de unde scurte si in acelasi timp si pe lungimi de unde lungi). Butoanele radio sunt in general rotunde. Pentru a selecta o optiune faci clic in interiorul cercului respectiv si iti apare un punct in cerc aratand care este optiunea selectata. Casutele Checkbox reprezinta o alta metoda de a selecta optiuni. In acest caz potem alege in acelasi timp mai multe optiuni. Sunt reprezentate in general sub forma de un patratel gol. Daca faci clic in interiorul lui apare acel semn v, eventual x aratand ca optiunea este selectata. Poti apasa din nou in patratel si optiunea nu mai este selectata.

12

INFORMATIC APLICAT

CAPITOLUL II Procesoare de texte: Microsoft Word

2.1 Noiuni de tehnoredactare Prin tehnoredactare se nelege pregtirea tehnic i grafic a unui manuscris nainte de a ncepe operaia de tiprire. Editoarele de texte permit, pe lng tehnoredactare, combinarea textului cu imagini, stabilirea de antete i subsoluri, editarea de tabele, editarea de ecuaii, etc. Documentul reprezint ansamblul de texte, imagini, grafice, etc, aparinnd aceleiai lucrri, deci cu legtur logic ntre ele. Tehnoredactarea se realizeaz pe trei nivele: 1. Nivelul document: se stabilesc caracteristici globale (formatul paginii, margini, antete i subsoluri); 2. Nivelul paragraf: prin paragraf se nelege textul cuprins ntre dou <Enter>-uri succesive. La acest nivel se stabilesc caracteristicile paragrafului: indentri, deplasri spre interior, modul de aliniere al paragrafului; 3. Nivelul caracte r: se lucreaz asupra caracterelor din interiorul paragrafelor pentru obinerea unor efecte: cuvinte cheie, citate, sublinieri, ngrori, nclinare, introducerea unor caractere speciale (figuri, semne speciale) . n etapa de tehnoredactare exist i operaii care nu se ncadreaz n nici una dincele trei nivele: ncrcarea imaginilor, realizarea index- ului, a cuprinsului. Acestea se realizeaz, de obicei, dup trecerea prin cele trei nivele. n cursul tehnoredactrii trebuie avute n vedere elementele prin care se caracterizeaz o poriune de text: font, stil de afiare, efecte speciale, indici, dimensiune caractere, spaiul dintre caractere. Un paragraf se caracterizeaz prin: aliniere, indentare (deplasare spre interior sau exterior) fa de marginea paginii, coloanei, cadrului, alineatul (pozitiv sau negativ) deplasarea primei linii a paragrafului spre interior sau exterior, spaiul dintre liniile paragrafului, spaiul de deasupra i de dedesubtul paragrafului, caracteristici suplimentare (ncadrarea n chenar, umbrire, aranjarea, pe coloane, etc). Dup terminarea tehnoredactrii se fac corecturile pe document, apoi urmeaz etapa de tiprire.

13

INFORMATIC APLICAT 2.2 Elementele ecranului Word. Principalele elemente ale interfetei sunt:
Zona de lucru Bara de meniu Bara standard Bara de formatare

Bara de stare

Bara de desenare

Dintre toate barele de lucru, bara standard i respectiv de formatare sunt cel mai des folosite: Bara standard

New

Close

Print Spelling

Format Copy Painter

Redo

Web Toolbar

Insert Table Columns

Documnet Map Zoom

Open

Save

Print Preview

Cut

Paste

Undo

Tables Insert Drawing Insert Hyperlink & Borders Excel Worksheet

Show/ Hide

Office Assistant

Bara de formatare
Aliniat Descreste stanga Lista indent Bordura Italic Superscript Aliniat numerotata exterioara dreapta

Stilul

Marimea fontului

Culoare font

Fontul

Bold Subliniat

Subscript Centru

Justify

Creste indent Lista nenumerotata

Marcare

14

INFORMATIC APLICAT Bara standard i respectiv de formatare ofera posibilitatea de a da comenzi programului pe o cale mai scurta (deci nu trebuie sa mai cauti optiunea dorita in bara de meniuri, ci facand doar clic pe o unealta din aceasta bara reprezentata de un icon). In cazul in care tu nu ai afisate bara de unelte standard si cea pentru text, urmeaza urmatorii pasi: 1. Clic meniul Vie w. 2. Selecteaza optiunea Toolbars. Va apare un submeniu. 3. Verifica ca optiunile Standard si Formatting sa fie bifate (au un V in fata lor). Daca deja sunt bifate apasa tasta Esc de trei ori (aflata in stanga-sus pe tastaturii), pentru a iesi din acest meniu. 4. Daca nu sunt bifate, clic Customize 5. Clic fila Toolbars 6. Pune cursorul in patratelul din fata optiunii nebifate si faci clic pentru a selecta acea optiune. (Fasand clic in patratelul unei optiuni deja selectate, semnul bifat va disparea si optiunea nu va mai fi selectata.) 7. Clic Close pentru a inchide fereastra de dialog. Rigla

Rigla este in general aflata sub bara de unelte si este folosita pentru a putea schimba rapid formatul documentului. Daca rigla nu este afisata urmezi urmatorii pasi: 1. Clic meniul Vie w 2. Daca optiunea Ruler (rigla) este deja bifata, apasa tasta Esc sa iesi din acest meniu. 3. Daca Ruler nu este bifata, clic pe aceasta optiune. Acum rigla va apare in fereastra ta sub bara de unelte. Moduri de afisare In Word, tu poti afisa un document in cinci feluri: Normal, Web Layout, Print Layout, Reading Layout sau Outline Layout. Normal Vie w daca textul este pe mai multe coloane, in acest caz afisarea va fi pe o singura coloana, Web Layout afisarea este ca si cum ar apare intr- un browser (Internet Explorer) Print Layout afiseaza documentul cum arata cand este tiparit (optiunea mea preferata) Reading Layout afisare mai confortabila cand vrem sa citim documentul Verifica daca esti in Normal Vie w: 1. Clic meniul Vie w 2. Icon- ul din fata optiunii Normal ar trebui sa aiba marginea colorata. Daca este asa, apasa tasta Esc sa iesi din meniu. 3. Daca acel icon nu are marginea colorata, clic pe optiunea Normal. Acum, documentul este in Normal Vie w.

15

INFORMATIC APLICAT 2.3 Comenzi si operaii fundamentale 2.3.1 Introducerea textului Textul se introduce folosind tastatura. Tasta "Caps Lock" v permite s comutai ntre modurile de scriere cu litere mici/mari. Tastele "Alt" si "Control" sunt folosite in combinatie cu o litera, de obicei pentru a deschide un meniu, respectiv pentru a efectua o comanda (shortcut). Combinaia Alt+Shift (uneori Ctrl+Shift) v permite s comutai intre scrierea n englez i scrierea cu litere romneti (sau o alta limb selectat n computer). n scrierea cu litere romneti, acestea pot fi gasite pe tastatur, de obicei, astfel: [ ] ; \

n scrierea cu litere romneti, simbolurile (, ), {, }, [, ], @, %, . , ; : z, y - i schimb poziia pe tastatur. Ele mentele principale ale unui text sunt: caracterul, cuvntul (orice ir de caractere delimitat de spaiu), rndul, paragraful (orice ir de caractere delimitat de dou apsri ale tastei "Enter") i pagina. Optiuni de setare

Inainte de a continua vei activa bara de stare, bara de derulare verticala, bara de derulare orizontala, caracterele ce nu se tiparesc si lista cu ultimile documente deschise. Urmeaza urmatorii pasi: 1. Clic meniul Tools (=unelte). 2. Clic Options (=optiuni). 3. Clic fila Vie w (=vedere). 4. In sectiunea Show (=arata), verifica daca sunt bifate (semnul v in interiorul patratelului din fata fiecarei optiuni) Status Bar (=bara de stare), Horizontal Scroll Bar (bara de derulare orizontala) si Vertical Scroll Bar (bara de derulare verticala). 5. Daca nu sunt bifate, pune cursorul in interiorul patratelului din fata fiecarei optiuni si faci clic. (Daca faci clic in mod repetat semnul bifat va dispare si apoi apare din nou) 6. In sectiunea Formatting Marks (=caractere formatare), verifica sa fie bifata optiunea All (=toate). 7. Daca nu este bifata aceasta optiune, faci clic in patratelul din fata pentru a o bifa (selecta). 8. Clic fila Gene ral. 9. Verifica sa fie bifata optiunea Recently Used File List (=lista ultimilor documente deschise). Daca nu este bifata, faci clic in interiorul patratelului din fata, sa alegi aceasta optiune. In dreapta verifica casuta Entries (=intrari) sa fie de minim 4 (cate documente sa arate in lista). Nota: In cazul in care aceasta optiune apare scrisa in culoarea gri (scrisa mai sters) inseamna ca nu se poate activa, deoarece este oprita in programul WindowsXP. Vezi in pagina 16

INFORMATIC APLICAT Windows XP cum se activeaza acolo lista cu ultimele fisiere deschise (acolo se face in general, pentru toate programele). Apoi revenim in pagina noastra si folosind pasii de mai sus bifam aceasta optiune pentru programul Word. 10. Verifica in casuta Measure ment Units (= unitati de masura) sa fie Centimeters (= centimetri). Daca nu, faci clic pe sageata de deschidere a meniului pull-down (= cade-jos) si clic Centimeters. 11. Clic OK si fereastra se va inchide. 2.3.2 Selectarea textului Pentru a efectua o operatie asupra unui text, acesta trebuie nti selectat. Selectarea textului se poate face cu ajutorul tastaturii sau a mouse-ului. Selectarea textului folosind tastatura se face folosind aceleai combinaii de taste ca pentru deplasarea n document, dar innd apsat i tasta SHIFT+sgei. De exemplu, combinaia SHIFT+HOME selecteaz textul de la poziia cursorului, pn la nceputul rndului. Selectarea cu ajutorul mouse- ului se face urmand regulile de mai jos: Pentru a selecta Orice portiune de text Un grafic O propoziie Un bloc larg de text Trageti mouse-ul peste text Clic pe grafic inei apsat CTRL, apoi facei clic oriunde n propoziie Faceti clic la inceputul textului de selectat, derulai pn la sfritul seleciei, inei apasat tasta SHIFT i facei clic.

Ope raii simple asupra textului selectat: Comenzile Cut, Copy, i Paste. Perechea de comenzi Cut-Paste are ca efect tierea textului selectat i inserarea lui n alt loc din document. Perechea Copy-Paste funcioneaza analog, dar are ca efect copierea textului selectat i inserarea lui n alt loc din document, cu pstratea textului selectat la locul iniial. Butoanele corespunzatoare acestor comenzi se gasesc n bara de formatare i au shortcut-urile respectiv Ctrl-X, Ctrl-C, Ctrl-V. Comenzile Undo i Redo

Comanda Undo are rolul de a anula ultima operaie efectuat. Comanda Redo reface comanda anterior anulat. Ele se pot aplica succesiv anulnd, respectiv refcand nu doar ultima comanda ci i comenzi mai vechi. Comenzile se gasesc fie in meniul Edit, fie in bara standard. Comenzile Bold, Italic, Underline 17

INFORMATIC APLICAT Se pot aplica asupra unui text selectat n prealabil i apsarea butoanelor corespunzatoare din bara de formatare sau se pot aplica asupra unui text ce urmeaz a fi introdus, caz n care se activeaz (se apas) butoanele corespunzatoare nainte de nceperea scrierii. Efectul comenzilor ramne activ pn la o nou apsare (pentru dezactivare) a acestor butoane.

2.3.3 Formatarea avansat a textului Toate comenzile descrise mai jos se pot aplica fie asupra unui text selectat n prealabil, fie asupra unui text care urmeaz a fi introdus: Schimbarea fontului

Un set de caractere se numeste font, iar pentru a putea deosebi fonturile intre ele, acestea au primit nume, de exemplu Times New Roman sau Arial, etc. Mrimea caracterelor

Unitatea folosit pentru a desemna mrimea unui caracter este punctul (point, prescurtat pt). Aceast unitate nu aparine sistemului metric, dar se poate da o coresponden ntre aceast unitate de msur si sistemul metric: un inch (1") = 2.54 cm = 72 pt. Mrimea de scriere a unui text obisnuit este de 12 pt = 4.23 mm. Stiluri de caracter

Stilul de character este definit de o combinatie de stiluri simple (bold, italic sau underline, un font si o marime asociata, o culoare a textului, etc). Folosirea stilurilor de caracter este util atunci cnd dorim s aplicm n mod repetat aceast combinaie. Efectuarea comenzii: Se apasa mica sageata cu varful in jos din stanga zonei "Style" (Stil), iar din lista derulata se alege stilul dorit. Liste numerotate i nenume rotate

Folosirea unei liste este util n cazurile n care se dorete efectuarea unei numerotri. Pentru aceasta, se apas butonul corespunzator listei simple sau numerotate din bara de formatare. Comanda este activ att timp ct este apasat butonul, i se deactiveaz la o nou apsare a acestuia. Aranjarea textului in rand; comenzile Left, Cente r, Right, Justify

Comanda Left aliniaza textul in rand fa de marginea stng a rndului. Comanda Center aliniaza textul fa de mijlocul rndului i este util n special n scrierea titlurilor. Comanda Right aliniaza textul fa de marginea dreapt a rndului i se folosete de obicei la introducerea antetelor, datelor, semnaturilor, etc. Comanda Justify se foloseste pentru alinierea simultan a textului, att fa de marginea din stnga, ct i fa de cea din dreapta.

18

INFORMATIC APLICAT 2.3.4 Vizualizarea unui docume nt

Un document poate fi vizualizat la diferite scri de mrime. Scara obinuit este de 100%, indicat n bara standard, n casuta "Zoom". Aceast scar poate fi uor modificat n modul urmtor: se face clic pe sgeata ataat acestei csue, apoi din lista derulat se alege procentul dorit. Alte trei opiuni utile sunt : a. opiunea "Page Width" prezint pagina n ntreaga sa lime pe ecran. b. opiunea "Whole Page" prezint pe ecran ntreaga pagin, c. opiunea "Two Pages" prezint pe ecran dou pagini simultan.

2.3.5 Ope raii de intrare - ieire Salvarea unui document (Save) Salvare a unui document const n depozitarea acestuia pe un mediu (de regul un mediu magnetic -discheta, disc hard, etc) astfel nct s poat fi regsit, modificat, tiprit, etc, la o dat ulterioar datei crerii. Comanda respectiv poate fi gsita n meniul File, sau n bara standard. La apelarea ei se deschide o fereastr de dialog cu utilizatorul, pentru a- i permite acestuia s specifice parametrii salvrii: numele fiierului, calea (litera unitatii de disc i directorul unde este stocat), tipul documentului. Fereastra are urmatorul aspect:

Calea unde se salveaza

Numele Tipul documentului documentului La sfrit se apas butonul "Save" i se incheie operaiunea.
Aceast procedur nu se repet la fiecare salvare a documentului. Calculatorul are nevoie de datele anterioare doar la prima salvare, ele ramnnd implicite pentru urmatoarele salvri. Dac se 19

INFORMATIC APLICAT doreste salvarea documentului cu unul dintre parametrii anteriori modificai (ex: salvarea sub alt nume sau n alt director) se folosete comanda "Save As " din meniul File. Deschiderea unui document existent (Open) Dac se dorete ncrcarea pentru lucru a unui document salvat anterior pe disc, se folosete comanda Open din meniul File. Se pot deschide mai multe documente deodat, dar doar unul este documentul curent. Documentele deschise pot fi gasite pe bara cea mai de jos. Inchiderea unui document (Close) Apelarea comenzii Close din meniul File provoac nchiderea documentului. Dac acesta nu a fost n prealabil salvat, naintea nchiderii apare o fereastr care interogheaz utilizatorul n acest sens. Se apas butonul corespunztor efectului dorit. Apsarea butonului "Cancel" determina anularea comenzii Close i ntoarcerea n document. Creearea unui nou document (New) Creearea unui nou document se realizeaza cu comanda New din meniul File. Apare o fereastra din care se poate alege tipul documentului ce se doreste creat. Tipurile de documente ce pot fi create sunt: General, Scrisori si faxuri, Memo, Legal Pleadings, Publicatii, Alte documente, Pagini Web, etc. Tiparirea unui document Tiparirea unui document reprezint punctul final n elaborarea unui document. Comanda propriu- zis de tiprire este precedat de o serie de comenzi care au ca scop pregatire documentului pentru tiparire in condiii optime. Aceste comenzi sunt previzualizarea lui (Print Preview), modificarea marginilor paginii, a distanei dintre rnduri, etc.Tiparirea propriu- zis se apeleaza cu
Numele imprimantei Parametrii imprimantei

Domeniul paginilor tiparite

Numarul de copii

Optiunile de tiparire

Toate paginile cele pare sau impare

20

INFORMATIC APLICAT comanda Print din acelasi meniu File sau din bara standard. Ea deschide urmatoarea fereastra de dialog cu utilizatorul. Aceste comenzi se aplica la fel, la multe programe, dar pentru a fi sigur verifica eventual inainte de a le folosi. Icon Tastatura Ctrl-n Ctrl-o Ctrl-s Cale Meniu File > New File > Open File > Save Descriere Comanda Creaza un nou. Deschide un fisier existent. Salveaza modificarile facute la fisierul curent. Ctrl-p File > Print Tipareste curent. Ctrl-f Edit > Find Gaseste textul dorit in documentul curent. Ctrl-x Edit > Cut Cut (sterge si pune in Clipboard) selectia curenta. Ctrl-v Edit > Paste Paste (pune) informatia din Clipboard in documentul curent in locul unde este pozitionat cursorul. Ctrl-c Edit > Copy Copy (copie) selectia curenta in (la imprimanta) fisierul

Clipboard. Ctrl-z Edit > Undo Anuleaza ultima comanda data.

Programul va fi ca inaintea executiei ultimei comenzi. Ctrl-y Edit > Redo Reface. Undo Format > Font Aplica un model de font pentru selectia curenta. Format > Font Aplica o marime de font pentru selectia curenta. Anuleaza ultima comanda

21

Ctrl-b Ctrl-i Ctrl-u Ctrl-l Ctrl-r Ctrl-e Ctrl-j

Format > Font Format > Font Format > Font

INFORMATIC APLICAT Face Bold selectia curenta. Face Italic selectia curenta. Subliniaza selectia curenta. Aliniaza la stanga selectia curenta. Aliniaza la dreapta selectia curenta. Aliniaza la centru selectia curenta. Face Justify pentru selectia curenta.

2.4 Formatarea textului 2.4.1 Formatarea caracte relor Dac alegeti comanda Font din meniul Format, fereastra care apare conine trei seciuni: Font, Character Spacing, Animations. Seciunea Font-Font Sectiunea Font conine zonele: Font, Font Style, Size, Unde rline, Color, Effects. Primele trei zone ale ferestrei v permit schimbarea fontului, a stilului si a marimii, asemanator cu barele de stare. n plus, putei s: alegei modul de subliniere a cuvintelor: subliniat simplu, subliniat doar cuvintele, sublinierea cu linie dubla sau intrerupta stabiliti culoarea textului (zona Color); aplicati diverse efecte, etc. Sectiunea Font-Character Spacing Alegei acum zona Character Spacing, a aceleiasi ferestre. De aici putei s: alegei spaierea cuvintelor, folosind opiunile: Normal, Expanded, Condensed; alegei poziia literelor n rnd, cu ajutorul opiunilor Normal, Raised (urcat) sau Lowered (coborat), etc.

22

INFORMATIC APLICAT 2.4.2 Formatarea paragrafelor Spaierea liniilor unui paragraf Spaierea liniilor determin cantitatea de spaiu dintre liniile de text. n mod implicit, Word folosete spaierea single. Spaierea aleas va afecta ntreg textul selectat, sau doar paragraful ce contine cursorul. Iata in continuare opiunile de spaiere: Single Este spaierea pentru fiecare linie care se potriveste celui mai mare font din linie, plus o cantitate mic de spaiu ce depinde de fontul utilizat. 1.5 linii Double (dublu) Multiple Este o spatiere de 1 i jumtate din spaierea pentru single. spaierea va fi dubl pentru fiecare linie fa de cazul Single Spaierea liniilor este incrementat sau decrementat cu un procent specificat de utilizator. De exemplu, stabilirea unui coeficient de 1.2 inseamna o crestere a spaierii cu 20%, iar un coeficient de 0.8 inseamna o descretere a spatierii cu 20%. At Stabileste cantitatea de spaiere aleasa. Aceasta optiune este valabila doar pentru opiunile At least, Exactly sau Multiple. Dac o linie conine un caracter mai mare, grafic sau formula, Word- ul mrete spaierea pentru acea linie. Pentru a avea toate liniile egal spaiate, selectai Exactly in zona Line spacing si apoi in zona At alegei acea spaiere care este destul de mare pentru a se potrivi cu cel mai larg caracter sau grafic din linie. In cazul in care caracterul tot mai apare tiat, selectai o valoare mai mare. Spaierea unui paragraf Dac se dorete spaierea unui paragraf (sau a mai multor paragrafe, n prealabil selectate) se deschide fereastra de dialog Paragraph a meniului Format i se alege seciunea "Indents and Spacing". Pentru a aduga spaiu nainte sau dup un paragraf, se introduce spaierea dorit n zonele Before i After. Indentarea unui paragraf Exista trei moduri de a indenta un paragraf, descrise in figura urmatoare:

- Text cu indent al primei linii - Text cu indent neagtiv: puteti micsora indentul sau introduce o valoare negativa in zona By a cutiei de dialog Paragraph (meniul Format). - Text cu paragraf "hanging" (atarnat). Indentul "atarnat" se foloseste frecvent pentru referinte bibliografice, definitii, liste, etc. Indentarea se stabilete deschiznd cutia de dialog Paragraph a meniului Format. 23

INFORMATIC APLICAT Un alt mod mai simplu i rapid de a indenta un

First Line Indent

paragraf este prin folosirea liniarului. Daca el nu este vizibil, se pune in pagin deschizand meniul Vie w i alegnd opiunea Ruler. Apoi se localizeaza n partea din stnga a liniarului markerii de indent. Folosirea markerilor este foarte

Hanging Indent Left Indent

simpl: se prinde cu mouse-ul de markerul respectiv, i se trage la stanga sau la dreapta, n funcie de tipul paragrafului dorit i de lungimea indent- ului. Un indent odat stabilit, el

poate fi modificat n cutia de dialog Paragraph a meniului Format. Un paragraf poate fi indentat i la dreapta, prin folosirea markerului din partea dreapta a liniarului.

Controlul "ruperii" unui paragraf Dac dorim ca un paragraf s nu se rup n dou pri la inceputul unei noi pagini, avem cateva optiuni posibile in cutia de dialog Paragraph a meniului Format, sectiunea "Line and Page Breaks". Aceste optiuni sunt: Widow/Orphan control - previne Word de la a lasa ultima linie a unui paragraf la inceputul paginii urmatoare (Widow - Vaduva) sau ca prima linie a unui paragraf sa inceapa in ultima linie a unei pagini (Orphan - Orfan). Keep lines together - previne un nceput de pagina in mijlocul unui paragraf. Keep with next - previne un inceput de pagina intre paragraful selectat si cel urmator. Page break before - insereaza fortat o pagina inaintea paragrafului selectat. Chenarul i umbra unui paragraf Dac utilizatorul dorete s marcheze ntr-un mod mai deosebit o anumit poriune de text, (de ex. o definiie) poate apela la opiunile de adugare de chenar sau umbra unui text. Pentru aceasta se deschide cutia de dialog Borders and Shading a meniului Format. Aceasta fereastra contine trei sectiuni: Borders, Page Border si Shading. Seciunea Borde rs

Principalele zone ale acestei ferestre sunt: Setting (stabilete tipul bordurii), Style (stabilete tipul liniei), Color (stabilete culoarea), Width (stabilete grosimea liniei). Seciunea Page

Aceast fereastr are aproape aceleai zone ca i sectiunea precedent, dar chenarul se aplic paginii intregi. Seciunea Shading

De aici se poate alege un model i o culoare de umplere (umbrire) a chenarului respectiv. 24

INFORMATIC APLICAT 2.4.3 Formatarea paginii Modificarea marginilor Deschidei fereastra de dialog Page Setup din meniul File. Modificarea marginilor se face alegnd seciunea Margins i introducnd n zonele Top, Bottom, Left, Right, valorile dorite pentru marginea de sus, jos, stanga respectiv dreapta a paginii. Unitile de msur implicite sunt in inch (1 inch=2.54 cm). In zona From edge se alege distana fa de marginea paginii la care dorim s apar eventualele antete, respectiv note de subsol. Domeniul de aplicare a modificrii respective se poate alege din zona Apply to: ntregului document, seciunii (paginii) considerate sau doar de la punctul n care se afl cursorul n continuare. Modificarea dimensiunii paginilor Dimensiunea paginii se alege din sectiunea Paper Size a ferestrei de dialog Page Setup. Se deschide lista din zona Paper size i se alege una din marimile predefinite: A4, A5, Letter, Legal, etc. De asemenea, se poate da o dimensiune stabilit de utilizator, alegnd optiunea Custom Size. In zonele Width (latime) si Height (inaltime) se trec dimensiunile paginii. O alta optiune utila este orientarea paginii, tip Portrait (portret), cu dimensiunea maxima orientata vertical, sau Landscape (peisaj), cu dimensiunea maxim a paginii orientat orizontal.

2.5 Lucrul cu tabele 2.5.1. Crearea unui tabel Un tabel poate fi creat n trei moduri diferite, n funcie de complexitatea sa. Crearea unui tabel simplu

Se apasa butonul Insert table din bara standard i se trage mouse-ul peste zona aprut n funcie de dimensiunea tabelului. Crearea unui tabel din me niu.

Se apeleaz ferestrei de dialog Insert Table din meniul Table. n zonele respective se introduce numrul de coloane i de linii din care dorim s fie constituit tabelul. Opiunea Auto din zona Column width face ca tabelul s aib coloane egale ntre marginile paginii. Crearea unui tabel complex 25

INFORMATIC APLICAT Se apasa butonul Tables and Borders din bara standard si apare bara de lucru cu acelasi nume, bara dedicata lucrului cu tabele i chenare. Aceeai bar poate fi apelat din meniul View - ToolbarsSe alege instrumentul creion - Draw Table si se pozitioneaza in pagina in locul unde se doreste aparitia tabelului, apoi se trage mouse- ul in pagina. Cu ajutorul acestui instrument se pot trasa tabele complexe, cu celule inegale sau taiate in doua, etc. Daca se dorete stergerea unei linii se activeaz instrumentul alaturat - Eraser. Deplasarea prin tabel i operaii de selecie n tabel se pot face cu ajutorul mouse-ului sau cu ajutorul tastaturii. Crearea unui tabel, folosind me niul: 1. Alege Table > Insert > Table (=tabel). Se va deschide o fereastra de dialog. 2. Pune 4 in casuta Number of columns (=nr. de coloane) 3. Pune 5 in casuta Number of Rows (=nr. de randuri) 4. Selecteaza Auto in casuta Column width (=latimea coloanei). Alegand optiunea Auto, Word va determina automat latimea coloanei. De asemeni, tu poti pune o valoare a latimii pe care o doresti. 5. Clic OK. Tabelul tau ar trebui sa arate astfel:

Crearea unui tabel, folosind bara de unelte:

1. Clic icon ul Insert Table (=introduce tabel) din bara de unelte

2. Selecteaza nr. de coloane pe vericala si orizontala pe care le doresti 3. Apasa Enter sau faci clic pentru a crea tabelul. 26

INFORMATIC APLICAT Folosind tasta Tab ne putem misca de la o celula la alta, de la stanga la dreapta. Daca apasam tasta Shift+Tab ne miscam de la dreapta la stanga in celule. Exemplu: 1. Clic in prima celula din stanga-sus. 2. Apasa tasta Tab de 9 ori. Cursorul se muta de 9 ori. 3. Apasa Shift+Tab de 6 ori. Cursorul se misca inapoi 6 celule. Nota: Tu te poti muta intr-o celula daca faci clic in celula respectiva. Deasemeni te poti muta in alte celule folosind tastele sageti. Introduce rea textului intr-un tabel Pentru a intruduce text intr-un tabel doar faci clic in celula si apoi tiparesti textul dorit, apoi te muti in alta celula si incepi sa tiparesti acolo, etc. Creaza un tabel si apoi introdu text astfel rezultatul sa fie ca acest tabel.

2.5.2 Modificarea unui tabel I. Adaugarea de linii sau coloane 1. Selectati linia deasupra careia dorii s inserai o nou linie sau coloan n stnga creia dorii s introducei noua coloan. Dac dorii s introducei mai multe linii sau coloane, selectai tot attea linii, respectiv coloane, cte dorii s inserai. 2. Alegeti comanda Insert Rows sau Insert Columns din meniul Table. II. Modificarea limii unei coloane (sau inlimii unei linii) 1. Selectati coloanele (sau liniile) ale carei latimi (nlimi) dorii sa le ajustati 2. Din meniul Table alegeti Table prope rties din care alegei Cell Height sau Width III. Ruperea unui tabel in doua tabele 1. Faceti clic in linia care doriti sa fie prima linie a celui de-al doilea tabel 2. Din meniul Table, alegeti comanda Split Table. IV. Spargerea unei celule in mai multe celule 1. Selectati celula sau celulele ce doriti sa le spargeti 2. Din meniul Table alegeti comanda Split Cells 3. Alegeti modul de rupere: in linii sau coloane si numarul de linii sau coloane in care doriti sa rupeti celula respectiva. Adaugarea unui rand de celule in interiorul tabelului Pune cursorul oriunde in tabel - Alege Table > Insert > Rows Above (rand deasupra)

27

INFORMATIC APLICAT Schimbarea latimii coloanei Vei selecta intregul tabel si vei modifica latimea coloanelor: 1. Clic oriunde in tabel 2. Alege Table > Select > Table. Tabelul este selectat. 3. Alege Table > Table Prope rties (=proprietatile tabelului) 4. Alege fila Column 5. Scrie 3 cm in casuta Preferred width (=latimea preferata). Word va pune toate coloanele sa aiba latimea de 3 cm. 6. Clic OK. Nota: In cazul in care textul are mai multe cuvinte intr-o celula, si nu incape pe lungime in celula, atunci textul se va scrie in mai multe randuri in celula. Daca, punem latimea unei coloane sa fie mai mica decat lungimea unui singur cuvant din celula, atunci Word va modifica latimea coloanei respective astfel sa fie egala cu lungimea celui mai lung cuvant din coloana de celule respective. Pentru a modifica latimea unei singure coloane: 1. Clic oriunde in coloana 2. Alege Table > Select > Column. Coloana este selectata. 3. Alege Table > Table Prope rties (=proprietatile tabelului) 4. Alege fila Column 5. Scrie valoarea dorita in casuta Preferred width (=latimea preferata). 6. Clic OK. Modificarea latimii coloanei folosind indicatorul latime Tu poti modifica latimea unei coloane punand cursorul pe linia ce separa doua coloane. Cand esti exact deasupra acelei linii cursorul se transforma in indicator de latime. Dupa ce apare acest indicator faci clic si tinand apasat in jos misti mouse-ul in directia dorita (stanga sau dreapta). Latimea coloanei se va modifica. Tabele - adaugarea unei noi coloane Adaugarea unei noi coloane la tabel Pentru a adauga o noua coloana intre 2 coloane ale tabelului: 1. Pune cursorul oriunde in coloana 2. Alege Table > Insert > Columns to the Left (=adauga coloana la stanga). Va apare o noua coloana care o completezi cu cu urmatoarele date.

28

INFORMATIC APLICAT 2.5.3 Formatarea unui tabel I. Formatarea automat a unui tabel 1. Facei clic n tabel 2. Din meniul Table alegei comanda Table AutoFormat. 3. Alegei formatul dorit din cutia Formats. II. Schimbarea orientrii unui text n tabel 1. Selectai (faceti clic) n celula care conine textul 2. Din meniul Format alegei comanda Text Direction 3. Facei clic pe tipul de orientare dorit. III. Adugarea unui chenar la tabel 1. Pentru a adauga chenar unui tabel sau doar la anumite celule, selectai- le. 2. Deschideti fereastra Borders and Shading din meniul Format i alegei seciunea Borders. 3. Selectai opiunile dorite i apsai butonul OK. IV Prevenirea rupe rii unei linii la sfrit de pagina 1. Selectai ntregul tabel sau doar coloanele ce doriti sa le aliniati 2. Din meniul Table alegei comanda Table properties 3. Decuplati optiunea Allow row to break across pages. V Sumarea unei linii sau coloane de numere 1. Faceti clic in celula in care dorii sa apar rezultatul sumei 2. Din meniul Table alegeti Formula 3. Word propune =SUM(ABOVE). Faceti OK daca formula este corect, altfel, alegei formula dorit din casua Paste function 2.5.4 Conve rtirea unui text in tabel Poti converti un text in tabel, cu conditia sa existe un delimitator precum virgula, apasarea tastei Enter (face un nou paragraf) sau apasarea tastei Tab. In exemplul de mai jos folosesti un text care are virgula ca delimitator: 1. Scrie urmatoarele: Tara, Continent, Masina Japonia, Asia, Toyota Franta, Europa, Citroen Coreea, Asia, Hunday Italia, Europa, Fiat 2. Selecteaza textul 3. Alege Table > Convert > Text to Table (=text in tabel) 4. Tipareste 3 in casuta Numbe r of columns (=nr. de coloane) 29

INFORMATIC APLICAT 5. Alege optiunea Auto in casuta Column width (=latimea coloanei) 6. Alege optiunea Commas (=virgula) in zona Separate Text At (=separare text la) 7. Clic OK.

2.5.5 Despartirea unui tabel Despartirea unui tabel in doua tabele se face astfel: 1. Pune cursorul oriunde pe un rand din interiorul tabelului (ex. Pune in celula Franta) 2. Alege Table > Split Table. Acum ai doua tabele.

2.5.6 Table AutoFormat Poti folosi Table AutoFormat sa aplici margini (border), culoare de fond, efecte speciale, etc. Cand se deschide fereastra de dialog AutoFormat tu poti alege un model de tabel pe care Word il are (vezi ca are o lista lunga la dispozitie) si in partea de jos a ferestrei vezi cum arata tabelul respectiv. In zona Apply special format to alegi ce vrei pentru a face schimbari la modelele de tabeluri existente. Aplicarea AutoFormat la tabelul tau: 1. Clic oriunde in tabel 2. Alege Table> Table AutoFormat 3. Clic optiunea Table Clasic2 in casuta Table Styles (=modeluri de tabele) 4. In zona de jos la Aplly special Formats to (=aplica formate speciale), clic in patratelul din fata optiunii Last Row (=ultimul rand) si Last Column (=ultima coloana) astfel incat sa nu fie bifate. 5. Clic Apply.

2.6. Meniul Insert 2.6.1 Inserarea unui final de pagina Se numeste "Page Break" punctul in care se termina o pagina si incepe alta. In momentul in care o pagina este umpluta, Word insereaza automat un PB (Page Break). Dac dorim s terminm o pagin ntr-un anumit punct, putem insera forat un PB, numit si "hard" PB, procednd n felul urmtor: 1. Pozitionam cursorul in punctul unde dorim sa inceapa noua pagina 2. Din meniul Insert, alegem Break 3. Facem clic pe Page break.

30

INFORMATIC APLICAT Inserarea unui final de seciune 1. Poziionm cursorul n punctul unde dorim s nceap noua pagin 2. Din meniul Insert, alegem Break 3. In zona Section breaks alegem tipul de seciune pe care o dorim. Next page insereaz un final de seciune, rupe pagina i ncepe noua seciune pe pagina urmatoare. Continuous insereaz un final de seciune i ncepe noua seciune pe aceeai pagin. Odd page sau Even page insereaz un final de seciune i ncepe noua seciune pe urmtoarea pagin numerotat par sau impar. O seciune este o delimitare din punct de vedere logic a unui document, de exemplu, un capitol, subcapitol sau o zona de text cu optiuni de formatare deosebite fa de restul documentului. O nou seciune se creaz atunci cnd dorim s schimbm proprieti ca de exemplu numarul de coloane, sau antetele i notele de subsol. 2.6.2 Numerotarea paginilor 1. Din meniul Insert, alegem Page Numbers. 2. In cutia Position decidem daca numarul de pagina dorim sa apara in partea de sus sau de jos a paginii, iar in cutia Alignme nt selectam alinierea numarului de pagina: la stanga, centru, dreapta, in interiorul sau exteriorul paginii. 2.6.3 Inserarea antetelor i a notelor de subsol Un antet sau o not de subsol este text sau grafic. Un antet este tiparit de obicei in partea de sus iar o nota in partea de jos. Antetele sau notele pot cuprinde de exemplu numarul de pagina, data, numele documentului sau capitolul, numele autorului, un desen, etc. Pentru a crea un antet sau o nota de subsol: 1. Din meniul Vie w, alegeti Header and Foote r. 2. Pentru a crea un antet, introduceti textul sau grafica in zona antetului sau folositi butoanele din bara de lucru respectiva, ce se deschide odata cu darea comenzii. 3. Pentru a crea o nota de subsol, apasati butonul de comutare intre header si footer, apoi se repeta pasul anterior. La terminare, apasati butonul Close.

31

INFORMATIC APLICAT
Formateaza nr. de pagina Insereaza numar de pagina C omuta intre Insereaza Header/Footer ora Arata Arata/ascunde textul documentului urmatorul

Insereaza numarul de pagini

Insereaza data

Formateaza pagina

Arata precedentul

2.6.4 Inserarea simbolurilor Pentru a insera un simbol se procedeaza in modul urmator: 1. Din meniul Insert alegeti comanda Symbol; 2. In fereastra aparuta, alegeti sectiunea Symbol; 3. Deschideti lista derulanta Font si alegeti fontul dorit. Aceste fonturi nu sunt fonturi in sensul intalnit pana acum, ci sunt simboluri impartite in grupe diverse; 4. Selectati simbolul dorit din grupul ales de simboluri si apasati butonul Insert; 5. Pentru eventuala marire a caracterului, selectati- l si schimbati- i dimensiunea. 2.6.5 Inserarea notelor de picior si de sfarsit de document O nota de picior este o nota (explicatie) care poate aparea in josul paginii, atasata unui numar. Inserarea unei note de picior se face alegand comanda Reference - Footnote din meniul Insert. Se deschide urmatoarea fereastra: De aici se alege tipul de nota dorita: de picior (Footnote) sau de sfarsit de document (Endnote), cat si tipul numerotarii: automata sau utilizator. Apasarea butonului Options deschide fereastra Note Options, de unde se pot stabili urmatoarele: Pozitia notei in pagina sau in document Formatul numerelor Numarul de start Tipul de numerotare: continua, cu repornirea numerotarii la fiecare pagina sau la fiecare sectiune.

2.6.6. Inserarea imaginilor intr-un document Pentru a insera o imagine de un tip sau altul, alegeti comanda Picture din meniul Insert. La alegerea comenzii se va deschide un submeniu ce contine diverse comenzi, in 32

INFORMATIC APLICAT functie de tipul imaginii si de modul de introducere a acesteia. Aceste comenzi sunt: Clip Art vine cu imagini de tip Clipart gata create si pregatite pentru a fi introduse in document. From File deschide o fereastra de dialog prin care utilizatorul poate cauta pe hard-disc-ul

calculatorului un fisier imagine de un anumit tip. Imaginea respectiva este apoi inserata in Documentul curent. Autoshapes deschide o bara de lucru din care utilizatorul isi poate alege o serie de elemente

grafice simple, gata create. Iata ca exemplu cateva asemenea elemente: WordArt permite utilizatorului sa creeze efecte de caracter speciale. Optiunea From Scanner permite inserarea unei imagini in Document direct de la scanner, cu

conditia ca acest periferic sa fi fost in prealabil inserat. Chart permite introducerea in Document a unui grafic creat cu programul Microsoft Excel.

2.6.7 Inserarea unei zone de text in Document Inserarea unei zone de text se face cu comanda Text Box din meniul Insert. Se creeaza cu ajutorul cursorului o zona dreptunghiulara in care se poate introduce un textoarecare. Aceasta comanda poate fi folosita in cazul in care se doreste introducerea unui text intr-o cutie pentru a- l marca intr- un mod deosebit, ca de exemplu rotirea.

2.6.8 Inserarea unui document in alt document Uneori este necesara concatenarea (lipirea) a doua sau mai multe documente intr-unul singur. Aceasta operatie se realizeaza co ajutorul comenzii Insert - File. Se deschide o fereastra de dialog in care utilizatorul cauta fisierul ce doreste sa- l insereze in documentul curent. Documentul cutat va fi inserat n punctul n care se afl cursorul n momentul efecturii operaiei. 2.6.9 Inserarea unei hipe rlegaturi i a unui semn de carte Pentru a intelege ce este o legatura (hiperlink), respectiv un semn de carte (bookmark), trebuie sa lum n discutie un concept nrudit, i anume cel de hipe rtext. Hipertextul se mai numeste i text cu legturi (noiune foarte cunoscut pentru cine a navigat prin Internet), deoarece acesta este modul n care este organizat informaia n Internet. Contrar modului de citire a unui text obinuit, de la inceput la sfarit, hipertextul este un text organizat neliniar, n care cititorul poate sri cu uurin de la o seciune la alta a documentului, folosindu-se n acest scop de semne de carte i de hiperlegturi. Un semn de carte se foloseste pentru a marca un cuvnt, paragraf, etc, iar o hiperleagtura se foloseste pentru a sri dintr-un punct dat al documentului la acea legtura. Legaturile pot fi fcute ctre pri ale aceluiai document, dar i ctre alte fiiere. Textul marcat ca legatura are alta culoare fata de 33

INFORMATIC APLICAT restul textului, iar dupa folosirea unei legaturi aceasta ii schimba din nou culoarea pentru a arata faptul ca a fost folosit. Inserarea unui semn de carte: 1. Pozitionati cursorul in locul unde doriti sa fie semnul de carte 2. Din meniul Insert alegeti comanda Bookmark 3. In zona Bookmark name dati un nume ancorei, apoi apasati butonul Add Inserarea unei hipe rlegaturi:

1. Selectati textul ce doriti sa fie marcat ca i legatura 2. Din meniul Insert alegeti comanda Hyperlink 3. In zona Link to file or URL introduceti numele fiierului la care doriti s se fac saltul 4. In zona Named location in file introduceti numele ancorei unde doriti s se faca saltul in cadrul fisierului specificat la punctul trei. Dac nu s-a specificat nici un fisier, saltul se face in cadrul documentului curent.

2.7 Lucrul pe coloane

n unele documente (ex: ziare, reviste) este necesara formatarea textului pe doua sau mai multe coloane. Pentru a realiza aceasta, se alege comanda

Columns din meniul Format, urmata de deschiderea urmatoarei ferestre:

Stabilirea numarului de coloane Primul parametru care trebuie stabilit este numrul de coloane pe care dorim s scriem textul. In acest scop se

incrementeaza numarul de coloane din dreapta zonei Numbe r of columns. In zona Presets avem predefinite una, doua sau trei coloane, iar optiunile Left respectiv Right ofera aranjamentul in care coloana din stanga, respectiv dreapta este mai ingusta decat cealalta. Alegerea domeniului de formatare Formatarea textului sub forma de coloane se poate aplica intregului document sau doar din punctul unde se afla cursorul inainte. Alegerea uneia sau alteia dintre optiuni se face in casuta din partea stanga-jos a ferestrei, in zona Apply to:. Daca se alege Whole docume nt (intregul document), tot 34

INFORMATIC APLICAT textul este reformatat i impartit pe atatea coloane cate au fost alese la punctul anterior. In cazul al doilea, este impartit pe coloane textul aflat de la cursor in jos. O coloana este umpluta pana cand se ajunge la sfarsit de pagina, apoi se incepe cealalta coloana. Daca se doreste trecerea fortata la o noua coloana, se alege comanda Break din meniul Insert i apoi optiunea Column break. Cursorul va trece pe coloana urmatoare. Optiunea Line between face ca intre coloane sa fie trasa o linie, pentru a face vizibila separatia lor. Fixarea limii coloanelor i a spaiului dintre ele n zona Width and Spacing se poate stabili pentru fiecare coloan limea sa i spaierea ntre coloane. Opiune Equal column width face toate coloanele egale ntre ele.

2.8 Lucrul cu documente lungi

Documentele lungi au deseori o mprire pe capitole, seciuni cu formatare diferit, trimiteri bibliografice, note de subsol, un cuprins, o bibliografie, un sumar al figurilor, etc. 2.8.1 Crearea cuprins ului Pentru a crea un cuprins, aplicai stilurile

heading (din meniul Format Styles and Formatting) titlurilor pe care dorii s le includei n cuprins. Odat aplicate stilurile, Word-ul le va cuta prin ntregul

document, le va sorta dup nivelul introducnd heading- ului, referinele la

numarul de pagin i va afia cuprinsul. Pentru a crea un cuprins: 1. Aplicati stilurile dorite la titlurile pe care vrei s le prindei n cuprins; 2. Pozitionai cursorul n locul unde dorii s apar cuprinsul; 3. Din meniul Insert alegei Reference - Index and Tables i apoi seciunea Table of Contents 4. Pentru a folosi unul dintre formatele prestabilite, alegei unul din zona Formats.

35

INFORMATIC APLICAT Pentru a aduce la zi un cuprins, pozitionati cursorul in zona indexului sau cuprinsului i apasati F9. 2.8.2 Crearea unui index Un index este o list a cuvintelor sau frazelor discutate ntr-un document, impreuna cu paginile unde apar. Pentru a crea un index, intai trebuie sa marcam intrarile indecilor cuvinte, fraze, simboluri n document. Word- ul va colecta toate intrile, le sorteaz n ordine alfabetic, introduce paginile unde apar, elimin duplicatele care apar pe aceeai pagin apoi afieaz indexul. Pentru creearea unui index Marcai intrrile indecilor n document (aa cum se specific n seciunea anterioar) 1. 2. 3. Selectai textul pe care dorii s- l folositi ca o intrare in index Apasati ALT+SHIFT+X Pentru a crea o intrare principala, introduceti sau editati textul din cutia Main

entry. Pentru a crea o subintrare, introduceti textul in cutia Subentry. 4. Pentru a marca intrarea n index, apsai butonul Mark. Butonul Mark All se

folosete dac dorim s marcm toate apariiile textului respectiv n document. 5. Pentru a marca alte intrari adiionale, selectai textul, faceti clic in cutia de

dialog Mark Index Entry i repetati pasii 3 i 4. Pozitionati cursorul in zona unde doriti sa apara indexul final Din meniul Insert alegeti Reference + Index and Tables apoi seciunea Index. Puteti alege unul din formatele prestabilite in zona Formats.

36

INFORMATIC APLICAT Pentru a aduce la zi un index , pozitionati cursorul in zona indexului sau cuprinsului i apasati F9. 2.8.3 Creearea bibliografiei Pentru a crea o bibliografie, nti trebuie marcate citatele n document. Dup ce toate citatele sunt marcate, Word-ul le cau, le organizeaz n categorii, introduce numrul paginii unde apar i afieaz bibliografia. Marcarea citatelor Atunci cand marcam citatele, intai trebuie sa specificam citatul lung utilizat in document (de exemplu: nume autor, carte, numrul

editura, an apariie,

paginilor utilizate), apoi Word va cuta prin document i va marca fiecare apariie a acestui citat, inclusiv versiunea sa scurt.

Pentru acesta, procedai astfel: 1. Selectai primul citat lung al documentului; 2. Apasai ALT+SHIFT+I; In cutia Selected text editati citatul lung asa cum doriti sa apar in bibliografie; 3. In cutia Category alegeti categoria in care se incadreaza citatul 4. In cutia Short citation editati textul astfel nct s se potriveasc cu citatul scurt dup care dorii s caute Word prin document 5. Pentru a marca un singur citat, apsai Mark. Pentru a marca toate citatele lungi i scurte care se potrivesc cu cele listate n cutia Mark Citation, apsai Mark All. 6. Pentru a gsi urmtorul citat in document, apsai Next Citation. Dac mai tarziu adaugai alte citate documentului, putei marca citatele suplimentare selectnd citatul original lung, apsnd ALT+SHIFT+I, apoi apsnd Mark All. Crearea listei bibliografice 1. Marcai citatele in document; 2. Poziionai cursorul n punctul n care trebuie s apar lista bibliografic; 3. Din meniul Insert alegei Referene - Index and Tables i apoi seciunea Table of Authorities; 4. In cutia Category alegeti categoria de note care trebuie incluse n lista bibliografic. Pentru a include toate categoriile, apasati All.

37

INFORMATIC APLICAT 2.8.4 Crearea unui cuprins al desenelor In cazul in care documentul conine multe desene, grafice sau ecuaii, poate fi util un cuprins al acestora. Pentru a-l crea, figurile trebuie inti etichetate folosind comanda Caption din meniul Insert. La crearea unei liste a figurilor, Word cauta etichetele, le sorteaz dup numr, le adaug numarul paginii pe care apar i apoi listeaz cuprinsul. Pentru a crea un cuprins al figurilor: 1. Etichetai figurile din document folosind comanda Caption din meniul Insert. 2. Pozitionai cursorul n punctul unde dorii s inserai lista figurilor. 3. Din meniul Insert alegeti Index and Tables i apoi sectiunea Table of Figures. 4. In zona Caption label, alegeti tipul de eticheta ce doriti sa apara in cuprins (ecuaie, figur, tabel).

2.9 Spell Checker

Pentru a corecta un document mai intai trebuie sa alegem limba in care sa- l corectam. Se poate intampla ca limba curenta de corectat sa fie alta decat cea in care a fost documentul. Pentru a alege limba corecta, din meniul Tools se alege comanda Language Set Language. Din fereastra aparuta se defileaza pana la gasirea limbii dorite apoi se selecteaza si se apasa butonul DefaultApasarea acestui buton determin setarea limbii selectate ca limb implicit. Verificarea de erori la finalul scrierii documentului 1. Din meniul Tools alegeti Options apoi sectiunea Spelling & Grammar. 2. Activati check-box- urile Check grammar with spelling and Show readability statistics 3. Apasati Ok. 4. Apasati butonul Spelling de pe bara standard. 5. Cand Word gaseste o posibila eroare afiseaza fereastra de dialog Spelling and Grammar cu ajutorul careia puteti modifica greseala. Apasarea butonului Ignore provoaca ignorarea cuvantului presupus gresit si trecerea la

urmatorul doar la acea parcurgere a documentului Apasarea butonului Ignore All provoaca ignorarea cuvantului la toate parcurgerile

ulterioare ale documentului. Butonul Add adage cuvantul la dictionarul din care se face corectarea, in cazul in care

cuvantul e corect dar calculatorul nu- l cunoaste (nu e cuprins in dictionar). Butonul Change schimba cuvantul cu unul din cele propuse in lista iar Change All provoaca schimbarea tuturor aparitiilor acelui cuvant. Verificarea automata pe masura scrierii 1. Din meniul Tools alegeti Options apoi sectiunea Spelling & Grammar. 2. Activam check-box-urile Check spelling as you type si Check grammar as you type. 38

INFORMATIC APLICAT 3. Dezactivati check-box- urile Hide spelling errors in this docume nt si Hide grammatical errors in this docume nt. 4. Apasati OK. Liniile roii ondulate sunt utilizate pentru a indica posibilele greeli ortografice, iar linii verzi ondulate indic posibilele greeli gramaticale. 5. Pentru a corecta o greeal, facei clic-dreapta pe cuvntul subliniat cu linie ondulat iar din meniul deschis selectati corecia dorit. Pentru a gasi rapid urmatoarea greseala, faceti dublu-clic pe iconita Spelling and Grammar Status din bara de stare. Puteti ascunde temporar aceste linii ondulate din sectiunea Spelling and Grammar selectati check-box-urile Hide spelling errors in this document si Hide grammatical errors in this document. 2.10 Obiecte legate sau mpturite Intr-un document Word se poate introduce un obiect care nu a fost creat in Word. Numim document-sursa documentul in care a fost creat obiectul ce dorim sa- l introducem si care a fost creat de regula in alt program decat Word, si numim document-destinatie documentul Word in care introducem obiectul creat in documentul sursa. Exista doua moduri in care obiectul poate fi adus in documentul sursa: ca obiect legat (linked) sau impaturit (embedded). Un obiect legat mentine o legatura intre documentul sursa si documentul destinatie. Daca se modifica obiectul cu ajutorul programului in care a fost creat, ele este automat adus la zi si in documentul Word in care a fost introdus. In cazul unui obiect impaturit, acesta devine parte integranta din documentul destinatie in care a fost introdus si nu reflecta aici eventualele schimbari produse in documentul sursa. Pentru a-l modifica se face dublu clic pe obiect si se deschide programul in care a fost creat, unde se poate modifica. Diferenta principala intre obiecte legate respectiv impaturite este in privinta locului unde este stocata informatia si cum este adusa la zi obiectul dupa ce a fost inserat in documentul destinatie. Crearea unui obiect legat sau impaturit din un fisier existent. 1. Pozitionati cursorul in documentul destinatie in locul unde doriti sa apara obiectul legat sau impaturit. 2. Din meniul Insert alegeti Object si sectiunea Create from File. 3. In cutia File name introduceti numele fisierului-sursa de unde doriti sa creati obiectul legat sau impaturit, sau apasati butonul Browse pentru a- l selecta dintr-o lista. 4. Pentru a crea un obiect legat, selectati check-box-ul Link to file. Un obiect este impaturit daca nu se selecteaza aceasta optiune 5. Pentru a impiedica obiectul sa fie afisat ca un desen ce poate fi pozitionat inaintea sau in spatele altor obiecte, decuplati optiunea Float over text. 6. Pentru a afisa obiectul ca un icon selectati optiunea Display as icon. 39

INFORMATIC APLICAT

CAPITOLUL III UTILIZAREA MEDIULUI DE LUCRU MICROSOFT EXCEL

3.1 Registrul de calcul tabelar Registrul de calcul tabelar (Workbook) este principalul document folosit n Excel pentru stocarea i prelucrarea datelor. Atunci cnd se lanseaz n execuie programul Excel, pe ecran apare o fereastr care conine un registru de calcul nou. Un registru este format din foi de calcul individuale, fiecare din acestea putnd conine date. n configuraia prestabilit, fiecare registru de calcul creat conine 3 foi de calcul (Sheet1, Sheet2, Sheet3), dar ulterior se pot aduga mai multe foi (pn la 255). Foile de calcul pot conine diverse tipuri de informaii. n mod obinuit foile dintr-un registru de calcul conin informaii legate ntre ele. De exemplu, la un buget, fiecare foaie poate conine bugetul pentru un anumit departament din cadrul companiei. Fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows: 1. o bar de meniuri - de unde se pot selecta comenzi; 2. o bar de stare care indic starea activitii curente; 3. bare de instrumente care conin butoane i liste derulante prin care se obine acces la comenzile utilizate rapid.

40

INFORMATIC APLICAT n partea de jos a registrului exist o bar de derulare a foilor de calcul. n aceast bar sunt afiate numele foilor de calcul. Dac aceast bar nu apare, din meniul Tools se selecteaz comanda Options. n caseta de dialog Options se selecteaz butonul View i se marcheaz caseta Sheet Tools). La un registru nou, foaia de calcul curent este Sheet1. Se poate trece la o alt foaie fcnd clic pe numele ei. De exemplu pentru a trece pe foaia Sheet 2 se face clic pe deasupra numelui ei. ntr-o foaie de calcul informaiile sunt prezentate n cadrul unei interfee grafice formate din linii i coloane. Coloanele au ataate litere, iar liniile sunt numerotate cu cifre. O foaie de calcul conine 256 coloane i 65536 de linii. Coloanele au etichetele dispuse n partea superioar a ferestrei documentului i sunt notate cu litere (A, B, ..., Z), apoi combinaii de dou litere (AA, AB pn la IV). Liniile sunt numerotate de la 1 la 65536 n partea stng a ferestrei documentului.

La intersecia dintre o coloan i o linie se gsete o celul. Celula este unitatea fundamental pentru stocarea datelor. Ea poate fi referit folosind litera coloanei i cifra liniei la intersecia crora se afl (de exemplu A5, B7). ntr-o celul se pot introduce mai multe tipuri de informaii: Texte - capete de tabel, etichete, note, texte explicative; Valori numere, date calendaristice i ore, valori logice; Formule formule de calcul cu ajutorul crora este calculat o nou valoare n funcie de informaiile din alte celule. Celula activ este celula care este marcat. Informaiile tastate apar n celula activ. Pentru a introduce date n alt celul, mai nti se activeaz celula respectiv. Dup introducerea datelor se iese din celul cu <Enter>, altfel exist posibilitatea ca urmtoarele comenzi s nu poat fi aplicate.

41

INFORMATIC APLICAT Utilizarea barelor de instrume nte

n Excel exist mai multe bare de instrumente. Este bine s fie vizualizate doar barele care conin comenzi ce trebuie folosite. Exist mai multe bare de instrumente predefinite care pot fi afiate selectnd din meniul Vie w comanda Toolbars. Afiarea/ascunderea barelor de instrume nte: pentru a avea acces la alte comenzi sau pentru a mri spaiul de lucru, barele de instrumente pot fi afiate sau ascunse. Paii care trebuiesc efectuai pentru afiarea/ascunderea barelor de instrumente sunt: 1. Se aplic comanda Vie w, Toolbars, Customize. 2. Pe ecran este afiat caseta de dialog Customize care este alctuit din trei seciuni: Toolbars, Commands i Options. Aceste seciuni sunt activate la apsarea butoanelor corespunztoare din partea superioar a ferestrei. Se selecteaz butonul Toolbars. n lista Toolbars sunt afiate numele tuturor barelor de instrumente din Excel. Vor fi afiate numai barele de instrumente care sunt marcate. Marcarea/demarcarea se face aplicnd un clic n dreptul casetei din dreptul numelui barei. Se aplic un clic pe butonul Close. Componena unei bare de instrumente se poate modifica. Exist situaii n care la o bar de instrumente trebuie adugat un buton nou sau trebuie ters un buton. Aceste modificri se pot face n seciunea Commands a casetei Customize. Aceast seciune conine: - lista Categories. n aceast list apar toate titlurile de meniuri verticale. - lista Commands. La selectarea unui meniu din lista Categories, n lista Commands apar toate comenzile care pot fi aplicate din meniul respectiv.

Pentru a aduga un buton nou pe o bar de instrumente: 1. Se aplic comanda Vie w, Toolbars, Customize 2. Se activeaz seciunea Commands, prin selectarea butonului Commands 3. Se selecteaz din lista Categories comanda asociat butonului 4. innd butonul stnga al mouse-ului apsat, se trage mouse-ul n poziia n care trebuie inserat butonul. 5. Se elibereaz butonul mouse-ului i se selecteaz butonul Close

Pentru a terge un buton de pe o bar de instrumente: 42

INFORMATIC APLICAT 1. Se aplic comanda Vie w, Toolbars, Customize 2. Se activeaz seciunea Commands, prin selectarea butonului Commands 3. Se aplic un clic pe butonul care trebuie ters dintr-o bar de instrumente 4. innd butonul stng al mouse- ului apsat, se trage de mouse n interiorul casetei Customize 5. Se elibereaz butonul mouse-ului i se selecteaz butonul Close

Introduce rea i editarea datelor

Pe msur ce datele sunt introduse de la tastatur, ele apar n celula activ, dar i ntr-o zon de deasupra foii de calcul, numit bar de formule. Dac bara de formule nu este afiat, din meniul Vie w se selecteaz comanda Formula Bar. Introducerea datelor se termin fie apsnd tasta <Enter>, fie activnd o alt celul (cu mouse-ul, cu sgei, cu <Tab> etc.). Introduce rea textelor: datele de tip text includ caractere alfabetice, numere i simboluri. Pentru a introduce text ntr-o celul se selecteaz celula, se scrie textul i apoi se valideaz prin apsarea tastei <Enter>. ntr-o celul se pot introduce cel mult 255 caractere. Textul introdus este aliniat n celul la stnga. Dac textul este prea lung i nu ncape n celula activ, partea n exces va fi afiat n celula adiacent dreapt, dac aceasta este liber; dac nu este liber, va fi afiat doar textul care ncape n celula activ. Pentru a putea afia textul n ntregime trebuie mrit dimensiunea coloanei active. Pentru a modifica dimensiunea unei coloane se poziioneaz cursorul mouse-ului pe marginea din dreapta a etichetei coloanei. Se trage de acest cursor i se elibereaz butonul mouse-ului cnd se ajunge la dimensiunea dorit. O alt metod este aplicarea unui dublu clic cnd apare acest cursor; n acest mod coloana va avea dimensiunea textului de lungime maxim din coloan. Pentru introducerea unei fracii, trebuie scris numrul ntreg, urmat de un spaiu i fracia respectiv. Dac trebuie introdus numai partea fracionar, se scrie zero, spaiu i fracia. Astfel, Excel poate interpreta datele introduse ca fiind n format dat. ntr-o celul numerele sunt aliniate la dreapta. Selectarea celulelor cu mouse-ul: pentru a selecta un domeniu de celule alturate, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se aplic un clic pe celula din colul din stnga-sus al domeniului. 2. innd butonul stng al mouse- ului apsat, se trage de mouse spre colul din dreapta-jos al domeniului. Celulele selectate apar n video- invers. Excepie face prima celul selectat. 3. Se elibereaz butonul mouse-ului. Pentru a selecta celule care nu sunt alturate se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se aplic un clic de mouse pe celulele individuale. Pentru a selecta un rnd ntreg sau o coloan de celule se aplic un clic pe eticheta de rand sau de coloan. 43

INFORMATIC APLICAT Copierea datelor: prin copiere, datele originale rmn la locul lor, copia lor fiind plasat n locul indicat de utilizator. Pentru a realiza operaia de copiere, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie copiate. 2. Se aplic comanda Edit, Copy. 3. Se selecteaz prima celul din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic comanda Edit, Paste. Pentru a copia date n celule alturate, se poate utiliza i o alt metod, mai rapid: 1. Se selecteaz celula care trebuie copiat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului n colul din dreapta-jos al celulei. 3. Cnd cursorul mouse-ului ia forma unei cruci subiri, se apas butonul stng al mouseului i se trage de mouse peste celulele n care se vor copia datele. Mutarea datelor: prin mutare datele sunt luate din poziia iniial i sunt plasate n noua locaie. Pentru a realiza operaia de mutare, se vor efectua urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie mutate. 2. Se aplic comanda Edit, Cut. 3. Se selecteaz prima celul din zona unde se va plasa copia. 4. Se aplic comanda Edit, Paste. O alt metod, mai rapid, este urmtoarea: 1. Se selecteaz celula care trebuie mutat. 2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe conturul celulei. 3. Cnd cursorul mouse-ului ia forma unei sgei, se apas butonul stng al mouse-ului i se trage de mouse n noua poziie a datelor.

Formatarea foilor de calcul

Aspectul informaiilor din celulele unei foi de calcul poate fi modificat prin utilizarea comenzii Format, Cells. La lansarea acestei comenzi pe ecran apare caseta de dialog Format Cells Coninutul casetei variaz n funcie de butonul selectat n partea superioar a ferestrei. Opiunile posibile sunt: Number pentru modificarea formatului numerelor

44

INFORMATIC APLICAT Alignme nt pentru modificarea tipului de aliniere din celul Font pentru modificarea fonturilor Borders pentru adugarea de chenare n jurul celulelor Patte rns pentru stabilirea culorii de fond n celul Protection pentru protejarea informaiilor din celul

Dup ce se stabilete formatul numeric adecvat, se efectueaz paii urmtori: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule ce conine valorile care trebuie formatate. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Format Cells 3. Se aplic un clic pe butonul Number. 4. Din lista Category, se selecteaz formatul numerelor care va fi folosit. 5. n partea dreapt a casetei se efectueaz modificrile dorite pe formatul selectat. De exemplu se poate stabili numrul de zecimale cu care va fi afiat numrul.

La introducerea datelor ntr-o foaie de calcul din Excel, acestea sunt aliniate n mod automat: textul este aliniat la stnga, iar numerele la dreapta. Att textul ct i numerele sunt plasate iniial la baza celulelor. n Excel se poate modifica alinierea datelor din celule att pe vertical ct i pe orizontal. Modul de aliniere a informaiilor se poate modifica din seciunea Alignment a casetei de dialog Format Cell. Pentru a schimba modul de aliniere a informaiilor, trebuie efectuai urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula sau domeniul de celule care conine datele care trebuie aliniate 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells. 3. Se aplic un clic pe butonul Alignment. Pe ecran vor aprea opiunile pentru aliniere Ele mentele acestei casete sunt: Seciunea Text alignment care conine:

1. caseta Horizontal - n care se specific modul de aliniere pe orizontal. Opiunile cele mai folosite sunt: General modul de aliniere implicit, Left aliniere la stnga n celul Center centrare n celul, Right aliniere la dreapta n celul, Center Across Selection centrare ntr- un domeniu de celule. 45

INFORMATIC APLICAT 2. caseta Vertical - n care se specific modul de aliniere pe vertical n celul. Opiunile cele mai folosite sunt: Top textul se aliniaz fa de marginea de sus a celulei, Bottom textul este centrat pe verical, Center - textul se aliniaz fa de marginea de jos a celulei, Seciunea Orientation. n aceast seciune se specific unghiul sub care va fi afiat textul n celul. Seciunea Text control. Aceast seciune conine trei opiuni:

1. Wrap Text. n mod normal Excel afieaz textul dintr-o celul pe un singur rnd. Cu opiunea Wrap Text, textul dintr-o celul poate fi afiat pe mai multe rnduri, fr a modifica limea celulei. 2. Shrink to Fit. Aceat opiune adapteaz fontul textului la limea celulei curente. Dac se modific limea celulei, mrimea fontului crete sau se micoreaz n mod corespunztor. 3. Merge Cells. Cu aceat opiune se unesc mai multe celule.

Adaugarea de chenare la cellule n mod normal liniile de reea din jurul celulelor nu sunt tiprite. Excel ofer facilitatea de a aduga chenare celulelor selectate sau unui ntreg domeniu de celule. Chenarul poate aprea pe cele patru laturi ale celulei sau numai pe laturile specificate. Pentru a aduga chenare la o celul sau unui domeniu de celule, trebuie efectuai urmtorii pai : 1. Se selecteaz celula (celulele) n jurul creia (crora) se va trasa chenarul. 2. Se aplic comanda Format, Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells din care se selecteaz butonul Borders. Elementele din aceast seciune sunt: 1. lista Line. Din aceast list se selecteaz tipul liniilor cu care va fi trasat chenarul. 2. lista Color. Din aceast list se selecteaz culoarea liniilor cu care va fi trasat chenarul. 3. zona Presets. n aceast zon exist trei butoane: None. Dac n jurul unei celule sau a unui domeniu exist un chenar, acesta este anulat cu opiunea None. Outline. n cazul n care a fost selectat un domeniu de celule, liniile de reea vor fi trasate doar n jurul zonei selectate. Nu sunt trasate liniile din interiorul domeniului. 46

INFORMATIC APLICAT Inside. Acest buton este activ doar dac este selectat un domeniu de celule.

Efectul obinut este trasarea liniilor de reea n interiorul zonei selectate. 4. zona Border. n aceast zon exist mai multe butoane, cu ajutorul crora se poate modifica aspectul chenarului. Simbolul fiecrui buton sugereaz linia din chenar asupra creia se vor efectua modificri. Dac butonul este apsat linia va fi trasat, dac nu este apsat linia nu va fi trasat. Pentru a modificarea culorii sau a tipului de linie se selecteaz din listele Style i Color aceste atribute, dup care se folosete butonul corespunztor din zona Border. La sfritul seleciei se aplic un clic pe butonul OK sau se apas tasta Ente r.

Copierea nregistrrilor

Putem copia o nregistrare sau un grup de nregistrri n cadrul aceleiai foi de calcul sau n foi diferite. Operaiile de copiere implic folosirea a dou butoane: Copy (Copiaz) i Paste (Lipete). Putem executa clic pe aceste butoane din bara cu instrumente Standard sau s alegem comenzile echivalente din meniul Edit. Parcurgei urmtorii pai: 1. Selectai celula sau domeniul de celule pe care dorii s- l copiai. 2. Alegei comanda Copy din meniul Edit. Programul Excel va memora coninutul selecta n memoria temporar (Clipboard). 3. Selectai celula, unde dorii s efectuai copierea. 4. Alegei comanda Paste din meniul Edit. Programul va muta coninutul memorat n memoria temporal n celule respective. Nu este neaprat nevoie s selectai tot domeniul unde dorii s lipii coninutul, ci doar o celul de baz. n cazul n care dorim s folosim meniurile contextuale, procedai astfel: 1. Selectai celula sau domeniul de celule pe care dorii s- l copiai. 2. Executai un clic - dreapta pentru a afia meniul contextual i selectai comanda Copy. 3. Selectai celula, unde dorii s efectuai copierea. 4. Executai un clic - dreapta pentru a afia meniul contextual i selectai comanda Paste. Programul va muta coninutul memorat n memoria temporal n celule respective. Dac ai efectuat o greeal, programul Excel pune la dispoziie comanda Undo (Anuleaz) care permite s revenii la situaia anterioar copierii.

Mutarea nregistrrilor

De nenumrate ori suntem nevoii s reorganizm registrele de lucru, foile din ele sau datele coninute n acestea. Operaia cea mai frecvent este mutarea datelor dintr-o celul n alta. A muta 47

INFORMATIC APLICAT datele dintr-o celul sau domeniu de celule nseamn a le plasa ntr-o alt poziie, n acelai fiier sau ntr-altul. La sfritul mutrii datelor, celule surs vor fi terse. O metod de mutare a nregistrrilor este urmtoarea: 1. Selectai celula /domeniul surs. 2. Poziionai indicatorul mouse-ului pe chenarul seleciei. 3. Tragei (antrenai) chenarul pn la noua poziie. Dac celulele destinaie conin date, acestea vor fi nlocuite cu datele surs. n caz special de mutare prin antrenare este acela n care dorim s plasm datele ntre alte date existente. Aceast manevr o numim inserare. Pentru inserarea coninutului unei selecii prin antrenare i depunere: 1. Selectai celula /domeniul surs. 2. Poziionai indicatorul mouse-lui pe chenarul seleciei. 3. Apsai i inei apsat tasta SHIFT. 4. Antrenai selecia pn la noua poziie. 5. Eliberai butonul mouse-ului i apoi tasta. n acest fel, putem introduce coninutul unei selecii ntre celulele deja existente. Pentru mutarea coninutului celulelor cu comenzile Cut i Paste. 1. Selectai celula/celulele pe care dorim s le mutm. 2. Excutai comanda Cut, din meniul edit sau din meniul contextual. Domeniul surs va fi nconjurat cu un chenar punctat, iar coninutul va fi transferat n Clipboard. 3. Selectai celula din colul stnga sus al domeniului destinaie sau ntregul domeniu destinaie. 4. Executai comanda Paste, din meniul Edit sau din meniul contextual. Aceast ultim procedur este recomandabil dac mutarea se face la mare distana, n alt foaie din alt registru, n timp ce prima metod este aplicabil n cazul deplasrii pe distane mici n acelai document.

Combinarea dome niului surs cu dome niul destinaie

O alt facilitate oferit de Excel este posibilitatea de a combina coninutul domeniului surs cu coninutul domeniului destinaie, prin folosirea comenzii Paste Special. Pentru combinarea domeniului surs cu domeniul destinaie: 1. Selectai domeniul surs. 2. Copiai domeniul surs cu comanda Copy, din meniul Edit sau butonul cu acelai nume din bara de unelte Standard. 3. Selectai domeniul destinaie. 48

INFORMATIC APLICAT 4. Executai comanda Paste Special, din meniul Edit. n caseta pentru dialog Paste Special putem s precizm: - ce elemente din domeniul surs vor fi implicate n operaie (n caseta de grup Paste); - n ce fel se va face combinarea cu coninutul domeniului destinaie (n caseta de grup Ope ration); ! - dac dorim s se omit celulele goale din domeniul surs (n caseta de control Skip Blanks);! - s se efectueze combinarea domeniului surs cu domeniul destinaie prin transpunerea rndurilor i coloanelor (n caseta de control Transpose); 5. Acionai butonul OK.

Inserarea unor celule, rnduri sau coloane

Dac este necesar reorganizarea foii de lucru prin adugarea unor celule, rnduri sau coloane, vom folosi comenzile din meniul Insert. Acestea vor introduce, n poziia indicat de dumneavoastr din cadrul foii de lucru, numrul de coloane, de linii sau de celule solicitat. Elementele introduse nu vor avea nici un coninut (elemente vide). n momentul n care vom insera elementele noi, cele vechi sunt deplasate pentru a le face loc. Pentru inserarea unei celule: 1. Selectm domeniul n care dorim s fie introduse celulele noi. 2. Executm comanda Cells, din meniul Insert. n caseta de dialog Insert, precizm urmtoarele: n ce direcie dorim s fie deplasate celulele care nconjoar domeniul (dreapta - Shift Cells Right, n jos - Shift Cells Down). ! Dac dorim s inserm un rnd sau o coloan ntreag (butoanele de opiune Entire Row sau Entire Column). 3. Acionm butonul OK. Pentru inserarea unor rnduri sau coloane, procedai astfel: 1. Selectai numrul de coloane /rnduri pe care dorii s le inserai sau innd apsat tasta CTRL selectai numrul necesar prin acionarea antetului coloanei sau rndului respectiv. 2. Executai comanda Rows sau Columns, din meniul Insert.

Eliminarea unor celule, rnduri sau coloane

Comanda Delete din meniul Edit ne permite s eliminm celulele dorite, rndurile i coloanele care nu mai sunt necesare n structura foii de lucru. Spre deosebire de comanda Clear, care terge doar coninutul acestora, la execuia comenzii Delete celulele care nconjoar domeniul eliminat sunt deplasate i ocup locul rmas vacant. Pentru eliminarea unui domeniu de celule: 49

INFORMATIC APLICAT 1. Selectai domeniul dorit. 2. Executai comanda Delete, din meniul Edit. n caseta de dialog Delete precizm: n ce direcie dorim s fie deplasate celulele care nconjoar domeniul: spre stnga (butonul de opiune Shift Cells Left), n sus (butonul de opiune Shift Cells Up); ! dac dorim s eliminm un rnd sau o coloan ntreag (butoanele de opiune Entire Row i Entire Column). 3. Acionai butonul OK. Cutarea (find) i nlocuirea (replace) n foile de lucru

n Excel este posibil cutarea unor valori de tip numeric sau de tip text. Valorile de acest tip pot fi cutate i eventual nlocuite cu altele. Astfel de cutri ale valorilor se pot efectua n toate tipurile de foi Excel. Dac dorim putem efectua cutarea n mai multe foi sau chiar n ntregul registru de lucru. Pentru aceasta, selectm foile de interes sau executm comanda Select All Sheets, din meniul contextual al etichetei foii. Pentru cutarea i nlocuirea valorilor: 1. Selectai grupul de foi n care vom efectua operaia. 2. Executai comanda Replace, din meniul Edit. 3. n caseta de dialog Replace, introducem: datele cutate (n caseta Find What); datele care vor substitui vechiul coninut (n caseta Replace With); ! Metoda de cutare: pe rnduri sau coloane. 4. Acionm butonul Replace, pentru a nlocui doar prima apariie a valorii cutate sau butonul Replace All, pentru a nlocui toate apariiile acesteia. n cazul cnd dorii doar s cutm o anumit valoare, selectai comanda Find din meniul Edit, care va deschide fereastra de dialog Find. n afar de cutarea i /sau nlocuirea valorilor, Excel permite s se caute i s se selecteze celulele care au un anumit tip de coninut: anumite valori, formule, note sau care nu au nici un coninut. Pentru cutarea i selectarea celulelor cu un anumit coninut: 1. Selectm grupul de foi n care vom face operia. 2. Executm comanda Go To, din meniul Edit. 3. n caseta de dialog Go To, acionm butonul Special. 4. n caseta de dialog Go To Special, selectm opiunile dorite n vederea realizrii cutrii. 5. Acionm butonul OK 50

INFORMATIC APLICAT Modificarea dimensiunii rndurilor i coloanelor

Pentru a da posibilitatea vizualizrii complete a valorilor din foaia de lucru sau pentru a aduce formatul la o form acceptabil, putem s modificm dimensiunile rndurilor i a coloanelor. Practic, aceast modificare implic limea coloanelor i/ sau nlimea rndurilor. Pentru a modifica dimensiunea coloanelor: 1. Plasai indicatorul mouse-ului pe antetul de coloan i anume pe linia de la dreapta antetului. 2. n momentul n care indicatorul mouse- ului a luat forma <-||->, antrenai linia de la dreapta acesteia. Se poate observa animaia la deplasarea marginii coloanei. Pentru redime nsionarea automat: 1. Selectai rndurile / coloanele pe care dorim s le redimensionm. 2. Executai comanda Row, respectiv Column, din meniul Format. 3. n caseta pentru dialog Row Height, respectiv Column Width introducem valoarea numeric pentru nlimea rndului, respectiv limea coloanei. 4. Acionm butonul OK. Un caz tipic, n care avem nevoie s modificm limea unor coloane, este acela n care dup formatarea unor valori numerice, acestea nu mai pot fi afiate n spaiul oferit de celule i se afieaz o serie de caractere #. Rezolvarea este simpl, prin una din urmtoarele dou metode: ! Acionai dublu cu mouse-ul marginea din dreapta a antetului coloanei, sau 1. Selectai respectivele coloane. 2. Executai subcomanda AutoFit a comenzii Column, din meniul Format. Aceasta va ajusta, automat, limea coloanei n aa fel nct ea s poat cuprinde valoarea cu cea mai mare lungime.

Efectuarea calculelor n Excel

O formul Excel este un enun, compus din operatori i operanzi. Operatorii sunt simbolurile care precizeaz operaia/ aciunea pe care Excel o va efectua asupra operanzilor. Unii operatori acioneaz asupra unui singur operand (operatori unari) alii asupra a doi operanzi (operatori binari). Programul Excel recunoate urmtoarele 4 categorii de operatori:! Operatorii aritmetici, care acioneaz asupra valorilor numerice i au ca rezultat tot valori numerice sunt: + (adunare), - (scdere), * (nmulire), / (mprire), % (procent, trebuie plasat dup o valoare) i ^ (ridicare la putere). Operatorul pentru texte &, care combin prin concatenare, dou sau mai multe valori de tip text ntr-o singur valoare de tip text. 51

INFORMATIC APLICAT Operatori relaionali, care compar dou valori de acelai tip i au ca rezultat o valoare logic TRUE (adevrat) sau FALSE (fals), sunt urmtorii: = egal cu..., < mai mic dect..., > mai mare ca..., <= mai mic sau egal dect..., >= mai mare sau egal ca..., <> diferit de...

Operatorii pentru referine la celule sau domenii de celule, care combin dou referine la celule ntr-o singur referin compus, sunt urmtorii: domeniu (produce o referin la toate celulele dintre cele dou referine - inclusiv), spaiu intersecie (produce o referin la celulele comune celor dou referine sau o valoare de eroare #NULL! Atunci cnd cele dou referine nu au nimic n comun); Operanzii pe care Excel i accept n formule pot fi valori constante, referine la celule sau

domenii de celule, nume i funcii predefinite sau definite de utilizator. Referinele sunt construcii care permit identificarea celulelor individuale sau n grup. Ele precizeaz locul unde va cuta Excel valorile pentru evaluarea formulelor. Referinele sunt asemntoare cu adresele din memorie. Precizarea unei referine la o celul a unei foi de lucru are la baz antetul rndului i coloanei la intersecia crora se gsete celula. Referinele acceptate de Excel sunt de 6 tipuri: absolute, relative, mixte, 3D (care adreseaz date din alte foi de lucru ale aceluiai registru), externe (care adreseaz date din alt registru) i la distan (care adreseaz date din alte aplicaii): Referinele absolute indic poziia exact a unei celule n foaia de lucru. Notaia folosit pentru a specifica o referin absolut include caracterul $ i eticheta coloanei sau/i a rndului (de exemplu $F$11 indic celula aflat la intersecia coloanei F cu rndul 11). Referinele relative precizeaz felul n care poate fi gsit celula adresat plecnd de la celula care conine formula. Se folosete notaia: liter coloan, numr rnd. Este recomandat cnd dorim s pstrm distana fa de celula referin. Referine mixte sunt compuse din referine absolute pentru o component i referine relative pentru cealalt. De exemplu: $B1 este o referin mixt, n care referina coloanei este absolut i cea a rndului este relativ. Formulele sunt memorate n celulele foilor de lucru. Excel afieaz n aceste celule rezultatele evalurii formulelor. Un calcul poate fi simplu (suma unei coloane de numere) sau complex (financiar, statistic sau stiintific), dar intotdeauna este introdus ca o formula ce incepe cu semnul egal (=). Daca se schimba numere din celule care asigura valorile pentru formula, rezultatul calcului se modifica instantaneu. n timpul construirii unei formule, puteti introduce valorile sau selecta referintele de celule din orice loc al unui registru de lucru. Pentru a construi o formula simpla: 1. n celula destinata formulei scrieti semnul egal 2. Dati click pe prima celula a carei adresa o doriti in formula 52

INFORMATIC APLICAT 3. Scrieti un operator (+, -, *, /) 4. Dati click pe urmatoarea celula a carei adresa o doriti in formul, etc. n concluzie, atunci cnd introducei o formul, trebuie s respectai urmtoarele reguli: Introducei formulele, la fel ca i datele primare, n bara de formule sau direct n celul; ncepei ntotdeauna formulele cu semnul egal (=) sau cel puin cu caracterul (+); Folosii operatorii dou puncte (:), spaiu ( ) i virgul (,) pentru construcia referinelor la celule i domenii de celule; Formula apare n bara de formule pe msur ce este introdus de la tastatur. n momentul confirmrii, prin acionarea tastei ENTER, introducerea este efectuat. Excel- ul evalueaz formula i produce automat rezultatul sau modific rezultatul anterior.

Pentru a ins uma o coloana sau un rand: 1. Dati click in celula goala de sub ultima intrare in coloana, ori in dreapta ultimei intrari din rand 2. Dati click pe butonul AutoSum ( ) aflat pe bara de instrumente Standard

3. Apasati tasta Enter pentru a valida formula ce apare in celula Pentru a insera o funcie ntr-o formul: 1. Scriei semnul egal n celula n care dorii s apar rezultatul, apoi scrieti numele funciei i deschideti o parantez; 2. Selectai cu mouse-ul coloana (sau linia) de numere care trebuie nsumate; 3. Apasati tasta Enter pentru a incheia formula. Nu este necesar sa scrieti paranteza de inchidere inainte de a apasa tasta Enter, deoarece Excel o va face automat. Daca formula utilizeaza doar o portiune dintr- un domeniu, dati click pe marcajul de eroare (triunghiul verde), aflat in coltul din stanga sus al celulei pentru a vedea optiunile Trace Errors( urmarirea erorilor) pentru formula.

Pentru a construi o formula prin inserarea unei functii: 1. Dati click pe celula destinata formulei; 2. Din meniul Insert, alegeti comanda Functions; 3. In caseta de dialog Insert Functions selectati categoria i apoi funcia dorit i facei click pe OK; 4. Utilizati caseta de dialog Function Arguments pentru a va asista in completarea formulei; 5. Dati click pe OK cand ai terminat.

Copierea formulelor in celule adiacente Pentru a copia o formula in celule adiacente: 53

INFORMATIC APLICAT 1. Dati click pe celula care contine formula; 2. Trageti reperul de manevrare de ce completare din coltul din dreapta jos al celulei peste celulele adiacente in care doriti sa copiati formula

Funciile Excel utilizate n statistic:

a. SUM - Suma b. AVERAGE - Media aritmetic. c. MEDIAN - Mediana d. MODE - Modulul e. VARP - Variaia populaiei f. VAR - Variaia de selecie

g. STDEVP - Abaterea standard a populaiei h. STDEV - Abaterea standard de selecie i. j. STDEVP/AVERAGE - Coeficientul de variaie QUARTILE- Cvartila 1,2,3,4

k. AVEDEV media deviaiei de la media aritmetic l. CONFIDENCE intervalul de confiden pentru media aritmetic

m. DEVSQ suma de ptrate a deviaiilor valorilor de la media aritmetic n. GEOMEAN- media geometric

o. HARMEAN media armonic p. KURT- boltirea sau kurtosis-ul q. LARGE returneaz al k-lea element mai mare r. MAX maximul

s. MIN minimul t. PERCENTILE returneaz a k-a percentil

u. SKEW asimetria v. SMALL returneaz al K-lea element mai mic

n cazul n care intenionm s prevenim modificarea anumitor formule importante, putem s le ascundem, n aa fel nct ele s nu fie afiate n bara pentru formule. Astfel, pentru ascunderea unei formule: 1. Selectai celula gazd. 2. Executai comanda Cells, din meniul Format. 3. n caseta pentru dialog Cells, n fila cu eticheta Protection, selectai caseta de control Hidden. 4. Acionai butonul OK. 54

INFORMATIC APLICAT Dup ce am selectat, n acest fel, toate celulele care urmeaz s fie ascunse, activm ascunderea lor efectiv, prin folosirea urmtorului procedeu: 1. Executai subcomanda Protect Sheet a comenzii Protection, din meniul Tools. 2. n caseta pentru dialog Protect Sheet, selectai butonul de opiune Contents i eventual specificm o parol. Depistarea erorilor: atunci cand aplicaia Excel sesizeaz o eroare ntr-un calcul, afieaza un indicator de eroare n colul din stnga sus al celulei care conine calculul respectiv. Dac doriti s gsii erorile din toat foaia de calcul, utilizati optiunea Trace Error. Pentru a depista erorile dintr-o foaie: in meniul Tools alegeti comanda Error Checking. In caseta de dialog Error Checking, vi se ofera optiuni de reparare pentru prima eroare gasit.

Crearea unei diagrame folosind utilitarul de asistenta Chart

O diagram este o reprezentare grafic a datelor dintr-o foaie de lucru. Diagramele convertesc datele din rndurile i coloanele foii de lucru ntr-un limbaj vizual. Utilitarul de asisten Chart v ajuta in luarea unor decizii generale in timpul configurarii unei diagrame de exemplu, sa alegeti tipul de diagrama, sa- i adaugati un titlu si sa determinati plasarea legendei si a etichetelor. Pentru a crea o diagrama folosind utilitarul de asistenta Chart: 1. Selectati datele din viitoarea diagrama 2. Dati click pe butonul Chart Wizard aflat pe bara de instrumente standard i urmai cei patru pai ai utilitarului de asistenta Chart, pentru a selecta un tip de diagram, a confirma sursa datelor, a adauga 3. Specificati daca diagrama este inglobata in foaia de lucru existenta sau este creata intr-o foaie separata 4. Dati click pe butonul Finish

Modificarea unei diagrame 1. Dati click pe diagrama 2. Din meniul Chart, alegeti comanda Chart Type 3. In caseta de dialog Chart Type selectati un tip de diagrama 4. Dati click pe OK Optiunea Chart Type din meniul Chart ofera mai multe optiuni decat lista Chart Type aflata pe bara de instrumente Chart. Pentru a modifica suprafaa diagramei: 1. Dati dublu-click pe suprafata diagramei 55

INFORMATIC APLICAT 2. In caseta de dialog Format Chart Area, dati click pe tabul Patte rns si introduceti valori noi pentru a modifica elemente ca bordura ce inconjoara suprafata diagramei, culoarea ei si orice efecte de umplere, cum ar fi utilizarea unui gradient, a unor texturi sau chiar a unei imagini 3. Dati click in tabul Font si introduceti valori noi pentru a modifica atributele fonturilor din etichetele axelor, din legende si titlul diagramei. 4. Dati click pe OK Dup ce o diagrama a fost creata, este posibil sa doriti s-o extindeti pentru a include mai multe date. Pentru a adauga date la o diagrama: 1. Selectati diagrama i dai click dreapta pe ea 2. Alegeti comanda Source Data 3. Adaugati mai multe randuri utilizand tabul Series sau extindeti domeniul de date, pentru a include mai multe coloane, utilizand tabul Data Range 4. Dati click pe OK

Schimbarea tipului de grafic O dat efectuat un grafic, putem s alegem unul din celelalte tipuri de grafice existente, fr a mai parcurge toate etapele i formatrile efectuate, pe care dorim s le meninem. Pentru aceasta selectm, avnd activat graficul n cauz, din meniul contextual comanda Chart Type, ceea ce va duce la apariia ferestrei de dialog Chart indentic cu fereastra ca aprea la pasul 1/4 din Chart Wizard. n majoritatea cazurilor, butoanele paletei Chart Type, v ofer orice tip de grafic de care avei nevoie. Uneori, s-ar putea s cutai un tip de grafic diferit. nainte de a consuma timp cu ajustarea formatului unui tip de grafic existent, ar trebui s vedei care sunt subtipurile afiate n pagina Custom Type a casetei de dialog Chart Type. Parcurgei urmtorii pai: 1. Graficul fiind selectat, alegei Chart Type din meniul contextual i executai clic pe eticheta Custom Type 2. Parcurgei lista, executnd clic pe oricare dintre opiunile prezente i care vi se par interesante, observnd efectul n caseta Sample din partea dreapt a ferestrei. 3. Cnd ai terminat de explorat, selectai opiunea dorit i executai butonul OK.

Sortarea bazei de date

Informatiile dintr-o baza de date pot fi sortate alfabetic si numeric, utilizand pana la trei campuri pentru sortare. Pentru a sorta o baza de date: 1. Dati click in orice celula din baza de date 2. Din meniul Data, alegeti comanda Sort 3. In caseta de dialog Sort, alegeti un nume de camp din lista autoderulanta Sort By 56

INFORMATIC APLICAT 4. Pentru a sorta in continuare datele utilizand intrarile din al doilea si al treilea camp, alegeti alte campuri din cele doua liste autoderulante Then By 5. Pentru fiecare lista autoderulanta Sort By, dati click pe optiunea Ascending pentru a sorta de la mic la mare, de la vechi la nou sau de la A la Z. Dati click pe optiunea Descending pentru a sorta de la mare la mic, de la nou la vechi, sau de la Z la A 6. Dati click pe OK pentru a vedea datele sortate Sortarea dup mai mult de trei cmpuri Cu toate c n caseta de dialog Sort se pot specifica doar trei nivele de sortare, sortarea se poate face dup oricte cmpuri. Se poate face o resortare dup cmpuri suplimentare orict de des este necesar, fr a pierde rezultatul ordonrii sortrilor precedente. Regula de sortare dup mai mult de trei chei este de a sorta nti dup nivelurile inferioare mergnd n sus ctre nivelul superior. De exemplu, s presupunem c avem de fcut o sortare pe 6 nivele n care coloana A este folosit ca prim cheie de sortare, B ca a doua, C ca a treia, D ca a patra, E ca a cincea i F a asea cheie. Dei Excel permite specificarea doar a trei chei de sortare se pot sorta toate cele ase coloane. Se sorteaz mai nti coloanele de nivel inferior: D, E ,F. Coloana D va fi prima cheie de sortare, E a doua, F a treia. O a doua sortare fectueaz operaia dup coloanele de nivel superior A, B, C. Coloana A va fi prima cheie de sortare, B a doua i C a treia.

Filtrarea datelor

Filtrarea datelor dintr-o list Filtrarea datelor dintr-o list este o operaie prin care sunt afiate doar acele nregistrri din list care corespund unor criterii specificate i ascunderea celorlalte nregistrri care nu mai sunt afiate. n Excel exist dou metode de filtrare: comanda Auto Filter pentru a efectua o filtrare rapid a datelor din list =i comanda Advenced Filter pentru a filtra pe baza unor criterii suplimentare. Pentru a filtra o list cu comanda Auto Filte r se execut urmtorii pai: 1. Se selecteaz o celul din lista ce trebuie filtrat. 2. Din meniul Data se aplic comenziile Filter, Auto Filter. Excel va insera sgei de derulare n dreptul fiecrei celule din capul de tabel. 3. Se aplic un clic pe sgeata de derulare din coloana n care se va introduce criteriul. Se selecteaz criteriul pentru coloana respectiv. Sunt posibile urmtoarele opiuni: All Permite afiarea tuturor nregistrrilor cu acest cmp. (Top 10) Permite selectarea unui subset de nregistrri pornind de sus sau de jos ntr-o list. Se poate specifica fie numrul de elemente, fie procentul de elemente ce vor fi filtrate. La selectarea acestei opiuni apare caseta de dialog Top 10 Autofilte r.

57

INFORMATIC APLICAT Din prima list derulant se selecteaz Top /Bottom, n funcie de direcia n care se va face filtrarea de sus (Top) sau de jos (Bottom). n a doua list derulant se introduce sau se selecteaz un numr care indic cte nregistrri (dac n a treia list derulant este selectat opiunea Ite ms) sau ce procent din numrul total de nregistrri (dac n a treia list derulant este selectat opiunea Percent) vor rezulta din filtrare.

Custom Permite crearea unor criterii definite cu condiii i/sau. La selectarea acestei opiuni apare caseta de dialog Custom AutoFilte r

Pentru a introduce criterii comparative se selecteaz un operator din prima list derulant, apoi se introduce o valoare n caseta alturat. Dac exist un al doilea criteriu se selecteaz una din opiunile AND (i) sau OR (sau) i se introduce n mod similar al doilea criteriu. Blanks Afieaz toate nregistrrile cu spaii n acest cmp. Non Blanks afieaz toate nregistrrile care nu conin spaii n acest cmp (nregistrri ce conin date). n plus apare o list cu toate valorile distincte din coloana curent.

3.2 Tabele Pivot Tabelul pivot este folosit pentru rearanjarea, filtrarea, rezumarea i analizarea interactiv a datelor din liste i tabele. El este foarte util atunci cnd avei un volum mare de date pe care este greu s le sintetizai. Etape de creare ale unui tabel pivot n prima etap se indic tipul de date de care se dispune, i anume: date dintr-o singur baz de date Excel, date dintr-o surs extern cum ar fi Microsoft Acces, date care urmeaz a fi adunate la un loc din mai multe foi de lucru sau alte surse, sau un tabel pivot ori o diagrama pivot deja existenta. 58

INFORMATIC APLICAT De asemenea, se specific dac se dorete crearea unui tabel pivot sau a unei diagrame pivot (PivotChart) cu un tabel pivot. n aceast etap se efectueaz urmtoarele operaii: 1. se selecteaz datele din list. 2. din meniul DATA se alege comanda Pivot Table and PivotChart Report se va deschide o fereastr de dialog ce va permite selectarea opiunii: list sau baz de date Microsoft Excel i tipul de raport creat: PivotTabel

3. pentru a trece mai departe apsm butonul NEXT (URMTORUL) n cea de-a doua etap se verific domeniul bazei de date. n jurul domeniului de celule sugerat va aprea o linie clipitoare. Se vor folosi barele de derulare pentru a verifica dac este selectat intreaga baz de date (inclusiv numele cmpurilor). Dac nu este selectat nici un domeniu, sau dac domeniul selectat este incorect, se selecteaz domeniul corect nainte de a efectua clic pe butonul Next. Fiind de ja poziionai n tabelul pe care l folosim la realizarea tabelei Pivot, acesta va fi completat automat n fereastra de dialog urmtoare.

Tabelul folosit.

Pentru a trece mai departe apsm butonul NEXT (URMTORUL) din partea de jos a ferestrei, se va obine o alt fereastr de dialog. Ultimul pas ctre rezultatul final presupune, n principal, stabilirea locului unde va fi amplasat rezultatul, precum i cum se dorete s arate tabelul rezultat.

59

INFORMATIC APLICAT

Rezultatul este plasat ntr-un nou sheet pe care-l creaz

automat.

Foaia de calcul curent. Adresa celulei de nceput.

4

Destinaia prestabilit este o foaie de lucru nou. Dac se dorete amplasarea tabelului pivot ntr-o foaie de lucru existent se efectueaz clic pe butonul Existing Worksheet (foaie de lucru existent). Apoi se introduce n caseta de text (care devine activ) o adres de celul pentru colul din stnga sus al tebelului pivot, dup care se execut clic pe butonul Finish i Microsoft Excel va genera tabelul pivot. Acionarea butonului Layout ne ofer posibilitatea stabilirii coloanelor, liniilor i valorilor din tabelul rezultat, deci se definete structura tabelului pivot. Un tabel pivot conine patru regiuni: numrul de pagina (Page), etichetele de coloan (Column), etichetele de linie (Row) i datele (Data). Fiecare regiune are o zon corespunztoare n caseta de dialog.

Aceast fereastr este utilizat pentru a rspunde cerinelor din enun. n partea dreapt a casetei de dialog se afl un grup de butoane de cmp, cte unul pentru fiecare nume de cmp din baza de date. Se va proiecta structura tabelului pivot prin tragerea butoanelor de cmp, folosind tehnica Drag and Drop, ntr- una dintre cele patru seciuni ale zonei de proiectare. Se confirm cu OK. Se obine urmtoarea interfa, 60

INFORMATIC APLICAT

care conine List de cmpuri PivotTable i tabelul pivot cu cele 4 zone. Cmpurile din list sunt introduse n tabelul Pivot cu mouse- ul prin glisare. Zonele tabelului pivot sunt: Zona paginii conine cmpurile cu care construii un criteriu de filtrare. Articolele acestor cmpuri se gsesc n listele ascunse. Zona rndurilor conine cmpuri ale cror articole vor deveni etichete pentru rnduri, iar informaiile de pe un rnd se vor referi la articolul respectiv. Zona coloanelor conine cmpuri ale cror articole vor deveni etichete pentru coloane, iar informaiile de pe coloan se vor referi la articolul respectiv. Zona datelor - conine cmpurile pentru care se calculeaz.

Pentru a reprezenta datele din tabelul pivot sub form de grafice ne alegem comanda Diagram din meniul Inserare. Dac dorii s rspundei la o nou ntrebare dup ce ai creat un tabel pivot, dup parcurgerea pailor 1 i 2 va apare un mesaj care ne avertizeaz c pe baza aceluiai tabel s-a mai fcut o tabel pivot. Alegei butonul "NO" pentru a crea o nou tabel pivot separat de prima.

61

INFORMATIC APLICAT Perntru a realiza o analiz prin grafic a numrului de uniti se realizeaz histogramele: La primul pas alegem Pivot Chart re port :

Fiind de ja poziionai n tabelul pe care l folosim la realizarea tabelei Pivot, acesta va fi completat automat n fereastra de diaolog urmtoare:

Tabelul folosit. Dup parcurgerea pailor 1 i 2 va apare un mesaj care ne avertizeaz c pe baza aceluiai tabel s-a mai fcut o tabel pivot. Alegei butonul "NO" pentru a crea o nou tabel pivot separat de prima. Aceast fereastr se prezint astfel:

Pasul 3. Ultimul pas ctre rezultatul final presupune, n principal, stabilirea locului unde va fi amplasat re zultatul, precum i cum se dorete s arate tabelul re zultat.

62

INFORMATIC APLICAT 3.3 Utilizarea pachetului Data Analysis Pentru prelucrarea unui set de date memorat ntr-un document Excel se pot utiliza att funciile statistice ale aplicaiei, ct i procedurile obinute prin Tools Data Analysis. Pentru a folosi pachetul Data Analysis acesta trebuie mai nti instalat. Pentru aceasta deschidei meniul Tools. Dac opiunea Data Analysis nu apare n meniul Tools atunci: se alege opiunea Add-Ins i se va bifa prima opiune Analysis ToolPak. Confirmai cu Ok. Apoi alegei opiunea Data Analysis din meniul Tools. Comanda Tools Data Analysis va deschide dialogul Data Analysis din care sunt accesibile o serie de prelucrri statistice conduse de dialogurile asociate. Astfel Descriptive Statistics va produce indicatorii statistici ai unei variabile continue, Random Number Generation va genera secvene de numere aleatorii repartizate dup o funcie precizat, Rank and Percentile realizeaz atribuirea de ranguri, Sampling produce un eantion din nregistrrile oferite etc. De asemenea, Comanda Tools Data Analysis va deschide dialogul Data Analysis din care se poate realiza o histogram. Din fereastra care apare clic pe Histogram. Apoi Ok. La Input Range selectai domeniul unde se gsesc valorile variabilei pe care dorii s o reprezentai La Bin Range selectai domeniul pe care se gsesc capetele intervalelor pe care dorim s se fac tabelul de frecven . Bifai Labels dac cele dou domenii selectate conin i titlurile. Opiunile Output se refer la locul amplasrii tabelului de frecven. Pareto Histogram ordoneaz cresctor apariia barelor n funcie de frecvene. Bifai Cumulative Percentage pentru a afia n tabelul de frecven i frecvenele cumulate. Bifai Chart Output pentru a se afia Histograma (graficul). Clic pe Ok.

63

INFORMATIC APLICAT Mai jos avei fereastra Histogram cu setrile descrise

n pagina Histograma Greutatii va fi afiat un tabel de frecven i o histogram:

Pentru ca graficul s fie o histogram trebuie ca ntre barele verticale s nu mai existe spaii. Pentru aceasta clic dreapta pe una dintre bare. Va aprea urmtorul meniu contextual. Alegei opiunea Format Data Series.

Se selecteaz tab- ul Options. Se modific mrimea spaiului dintre bare (Gap width) la 0. 64

INFORMATIC APLICAT

3.4 Tendine i prognoze

MS Excel ne ofer posibilitatea crerii unor serii de valori care s ilustreze tendinele unor fenomene despre care deinem date sau care s permit s formulm prognoze ale evoluiei acestora. Putem crea dou tipuri de astfel de serii: liniare i de cretere. Primul tip se poate crea prin metoda antrenrii mnerului unei selecii, iar ambele se pot obine cu subcomanda Series a comenzii Fill, din meniul Edit. Prima metod nu modific datele din selecia iniial, n timp ce o serie care ilustreaz o tendin creat cu comanda Series va produce o serie de tipul "cea mai potrivit" pentru domeniul selectat i va modifica datele seleciei iniiale. Pentru crearea acestei tendinei, Excel folosete metoda celor mai mici ptrate. Pentru realizarea unei prognoze liniare: 1. Selectai domeniul de valori numerice pe care ne vom baza prognoza. 2. Antrenai mnerul seleciei (cursorul de umplere) n direcia n care dorim s extindem seria. Datele iniiale nu vor fi modificate. Pentru sesizarea unei tendine de tipul "cea mai potrivit": 1. Selectai domeniul de valori numerice pe care dorim s ne bazm tendina. 2. Executai subcomanda Se ries a comenzii Fill, din meniul Edit. 3. n caseta de dialog Series, precizm parametrii seriei. n caseta de grup Series In, precizm poziia seriei. n caseta de grup Type selectai tipul seriei 4. Dac dorii o serie de cretere precizai i pasul de cretere n caseta Step. 5. Selectai caseta de control Trend. Apoi OK

65

INFORMATIC APLICAT

3.5 Utilizarea SOLVER-UL n MS EXCEL

n continuare vom prezenta modul n care pot fi rezolvate problemele de programare liniar utiliznd foile de calcul (Microsoft Excel) folosind facilitatea SOLVER. Un model de programare liniar transpus ntr-o foaie de calcul va conine urmtoarele elemente: 1. Celulele care conin datele proble mei. 2. Celulele pentru variabilele de decizie. 3. O celul care conine formula pentru calcularea funciei obiectiv. 4. Celulele care conin formulele pentru calcularea prii stngi a restriciilor. 5. Celulele care conin valorile prii drepte a restriciilor. Transpunerea problemei ntr-o foaie de calcul presupune parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Introducerea datelor problemei n foaia de calcul. 2. Definirea celulelor care vor conine variabilele de decizie. 3. Definirea celulei care conine formula pentru funcia obiectiv. 4. Definirea celulelor care conin formulele din partea stng a resticiilor. 5. Definirea celulelor care conin valorile din partea dreapt a restriciilor. Pentru a putea fi folosit Solver-ul din MS EXCEL, trebuie mai nti instalat. Pentru aceasta, procedai astfel: 1. Se aplic comanda Tools, Add-Ins. Pe ecran apare caseta Add-Ins. 2. Se marcheaz opiunea Solver. 3. Se selectez butonul OK. Comanda Solve r va aparea n meniul Tools. Cu Solver-ul se pot rezolva tot felul de probleme de programare liniar i neliniar: probleme de maximizare a ctigurilor, probleme de transport, probleme de amestec, probleme de minimizare a costurilor. Pentru utilizarea Solver- ului se vor efectua urmtorii pai: Pas 1. Se configureaz foaia de calcul i se stabilete care sunt celulele care conin variabilele de intrare i rezultatul. Pas 2. Se aplic comanda Tools, Solvers. Pe ecran apare caseta de dialog Solver Parameters n caseta text Set Target Cell se specific celula care conine formula cu rezultatul care trebuie analizat (funcia obiectiv). n seciunea Equal To se specific ce se urmrete pentru funcia obiectiv: - Dac trebuie maximizat se selecteaz opiunea Max. - Dac trebuie minimizat se selecteaz optiunea Min. - Dac funcia obiectiv trebuie s ating o anumit valoare se selecteaz opiunea Value of, iar n caseta text alturat se introduce valoarea respectiv.

66

INFORMATIC APLICAT

Caseta de dialog Solver Parameters n caseta text By Changing Cells se vor indica celulele sau domeniul de celule pe care Solverul le va modifica pentru a obine valoarea optim. Caseta Subject to the Constraints va conine restriciile problemei. Pentru a aduga o restricie se aplic un clic pe butonul Add. Pe ecran apare o nou caset de dialog, Add Constraint n care se pot introduce restriciile problemei:

Caseta de dialog Add Constraint Pas 3: Pentru a stabili o restricie: - n caseta text Cell Reference se va specifica celula care conine formula pe care se bazeaz restricia. - Se aplic un clic pe sgeata de derulare pentru a vedea lista cu operatori pentru restricii i se selecteaz operatorul corespunztor. - n ultima caset text se scrie valoarea restriciei ce trebuie respectat. - Se aplic un clic pe butonul Add pentru a introduce i alte restricii. - Pentru a reveni n caseta de dialog Solver Parameters se aplic un clic pe butonul OK. Restriciile definite vor fi afiate n caseta Subject to the Constraints. Pas 4. Se aplic un clic pe butonul Solver. Solver- ul va ncepe efectuarea calculelor pentru soluiile optime. Dup ce gsete o soluie, pe ecran apare caset de dialog Solver Results:

67

INFORMATIC APLICAT

Excel introduce soluiile n foaia de calcul: - Dac se alege opiunea Keep Solver Results Excel va pstra n foaia de calcul soluia calculat. - Dac se selecteaz opiunea Restore Original Values, se va reveni la valorile iniiale Utilizatorul poate specifica tehnica utilizat de programul Solver pentru gsirea rspunsurilor, precizia rspunsurilor i perioada de lucru a programului Solver. Pentru a realiza acest lucru din caseta de dialog Solve r Parameters se selecteaz butonul Options. Pe ecran apare caseta de dialog Solver Options

Folosind opiunile din aceast caset de dialog se poate stabili modulul n care va lucra Solver-ul: n caseta Max Time se specific timpul maxim (n secunde) pe care programul Solver poate s l foloseasc pentru gsirea unei soluii. n caseta Ite rations se specific numrul maxim de iteraii pe care le poate face Solver-ul. n caseta Precision se specific ct de apropiate trebuie s fie dou ncercri de soluie, nainte de a declara gsit cea mai bun soluie. n caseta Tolerance se specific (n procente) ct de aproape de cea mai bun soluie trebuie s fie rspunsul, atunci cnd se lucreaz cu probleme cu numere ntregi. Stabilirea unei tolerane mai mari poate mri considerabil viteza de calcul atunci cnd se lucreaz cu probleme complexe cu numere ntregi Opiunea Assume Linear Model configureaz Solve r-ul s utilizeze o metod de programare liniar pentru gsirea soluiei. Dac foaia de calcul conine o problem neliniar, apare un mesaj de avertisment. 68

INFORMATIC APLICAT Opiunea Show Iterations Results permite afiarea soluiilor intermediare. Continuarea se face apsnd pe butonul Continue, oprirea pe butonul Stop.

Opiunile Tangent sau Quadratic sunt metode adiionale folosite pentru gsirea soluiei. Se recomand utilizarea opiunii Quadratic dac foaia de calcul conine formule complexe care sunt neliniare.

Opiunile din seciunea Derivatives permit specificarea metodei de derivare parial folosite. Opiunile din seciunea Search permit specificarea metodei de cutare folosit.

Exemplu S.C. Solventul S.R.L produce o varietate de produse chimice. n cadrul unui proces de producie, pentru a produce dou produse (un aditiv i un solvent) sunt necesare trei tipuri de materii prime. Aditivul este vndut fabricilor de ulei i este folosit la producerea a diverse tipuri de combustibil. Solventul este vndut combinatelor chimice i este utilizat la fabricarea detergenilor. Necesarul de materii prime pentru obinerea unei tone de adidiv/solvent este: - Pentru a obine o ton de aditiv se amestec 0,4 tone din Substana 1i 0,6 tone din substana 3. - O ton de solvent poate fi obinut prin amestecarea a 0,5 tone de sustana 1, 0,2 tone din substana 2 i 0,6 tone din substana 3. Producia este limitat de disponibilitatea celor trei materii prime. n prezent firma dispune de 20 tone de substana 1, 5 tone de substana 2 i 21 tone de substana 3.

Prin natura procesului de producie, materiile prime care nu sunt utilizate n procesul de producie curent sunt considerate deeuri. Fiecare ton de aditiv aduce un profit de 40$, iar fiecare ton de solvent aduce un profit de 30$. Dup analiza cererii de pe pia, managementul firmei a decis c preurile stabilite vor determina vnzarea ntregii cantitii produse (aditiv i sovent). Pentru a fabrica aditivul i solventul cele trei materii prime sunt amestecate n proporiile indicate n tabelul urmtor: MATERIALE: ADITIV Substana 1 Substana 2 Substana 3 Profit ($) 0,4 0 0,6 40 PRODUS SOLVENT 0,5 0,2 0,3 30 Total Disponibil (tone) 20 5 21

Formularea problemei sau modelarea reprezint procesul de transpunere a problemei ntr- un model matematic. Primul pas este identificarea obiectivului i a restriciilor. 69

INFORMATIC APLICAT n cazul exemplului anterior obiectivul este maximizarea profitului total. Restriciile se refer la cantitile de materii prime disponibile, care limiteaz cantitile de aditiv i solvent ce pot fi produse. Restricia 1: cantitatea de substan 1 utilizat trebuie s fie mai mic sau egal cu cantitatea de substan 1 disponibil. Restricia 2: cantitatea de substan 2 utilizat trebuie s fie mai mic sau egal cu cantitatea de substan 2 disponibil. Restricia 3: cantitatea de substan 3 utilizat trebuie s fie mai mic sau egal cu cantitatea de substan 3 disponibil. Urmtorul pas este definirea variabilelor de decizie. Cele dou variabile de decizie sunt: numrul de tone de aditiv produse i numrul de tone de solvent produse. Notm cu A = cantitatea de aditiv (tone) i cu S = cantitatea de solvent (tone), unde A i S sunt variabile de decizie. Se scrie obiectivul utiliznd variabilele de decizie. Profitul total provine din vnzrile de aditiv i vnzrile de solvent. Dac profitul obinut prin vnzarea unei tone de aditiv este de 40$, atunci prin vnzarea a A tone profitul va fi 40*A. La fel, dac profitul obinut prin vnzarea unei tone de solvent este de 30$, atunci prin vnzarea a S tone profitul va fi 40*S. Profitul total este P = 40A + 30S. Expresia matematic a obiectivului se numete funcie obiectiv. n cazul nostru obiectivul este maximizarea profitului total: Max ( 40A + 30S ) Se scriu restriciile utiliznd variabilele de decizie. MATERIALE: Substana 1 Substana 2 Substana 3 Profit ($) Cantitate produs PRODUS ADITIV SOLVENT 0,4*A + 0*A + 0,6* A + 40* A + A 0,5*S 0,2*S 0,3*S 30* S S Total Disponibil (tone) <= 20 <= 5 <= 21 se maximizeaz

Pentru ca variabilele de decizie s nu aib valori negative mai sunt necesare dou restricii: A >=0 i S >=0 Modelul matematic al problemei este acum complet. Att obiectivul ct i restriciile au fost transformate ntr-un set de relaii matematice, set de relaii definit ca model matematic.

70

INFORMATIC APLICAT
Max(40 A + 30S ) 0, 4 A + a,5S 20 0, 2 A 5 0, 6 A + 0,3S 21 A 0 B 0

Modelul matematic complet al problemei este:

Pentru rezolvarea problemei trebuie gsit combinaia optim (de A i S) care s satisfac toate restriciile i n acelai timp s conduc la o valoare a funciei obiectiv care s fie mai mare sau egal dect orice valoare calculat cu o alt soluie posibil. Dac funcia obiectiv i restriciile sunt funcii liniare n raport cu variabilele de decizie (variabilele de decizie apar numai la puterea I), atunci avem o problem de programare liniar. Pentru a determina soluia optim a problemei propuse ca exemplu, se va folosi Solver-ul din Excel: Pasul 1. Se introduc datele din ipoteza problemei. Se selecteaz meniul Tools i se aplic comanda Solver. Se defininesc celulelor care vor conine variabilele de decizie. Iniial scriem valoarea 0 n aceste celule. Dup aplicarea solver-ului aceste celule vor conine numrul de tone de aditiv i solvent produse. Caseta Solver Parameters se completeaz n modul urmtor: Set Target Cell: dm clic pe celula are conine formula pentru calcularea funciei obiectiv Se selecteaz opiunea Max. By Changing Cells : se selecteaz celulele care conin variabilele de decizie.

Completm celulele care conin formulele din partea stng a restriciilor. Completm celulele care conin valorile din partea dreapt a restriciilor. n problema analizat valorile din partea dreapt a restriciilor reprezint cantitile de material disponibile Pasul 2. Stabilim celula care conine formula pentru calcularea funciei obiectiv: = profiul unitar pe tona de aditiv * producia de aditiv + profiul unitar pe tona de solvent * producia de solvent. Pasul 3: Se selecteaz butonul Add. Caseta Add Constraint se completeaz astfel: Cell Reference: selectm celulele care conin formulele de calcul a cantitiilor consumate din fiecare substan pentru producerea de aditiv (respectiv de solvent) Se selecteaz operatorul <= la Constraint: selectm celulele care conin formulele de calcul a cantitiilor disponibile din fiecare substan pentru producerea de aditiv (respectiv de solvent) Se selecteaz butonul OK i apare caseta Solver Parameters din care se selecteaz butonul Options. n caseta Solver Options se selecteaz: Assume Linear Model i Assume Non- Negative. Apoi apsm butonul Ok. Pasul 4. .Din caseta Solver Parameters apare din nou se selecteaz butonul Solve. 71

INFORMATIC APLICAT n caseta Solver Results se selecteaz Keep Solver Solution. Se selecteaz butonul Ok pentru a genera soluia optim, afiat n celulele care conin variabilele de decizie.

Rezultatul obinut este:

Soluia optim este: 25 tone de aditiv i 20 tone de solvent i profitul maxim este de 1600 lei.

Pentru sintetizarea rezultatelor gsite, Solver-ul permite gene rarea a trei tipuri de rapoarte : 1. Ans wer - n care sunt prezentate valorile iniiale i finale pentru celula rezultat; 2. Sensitivity - n care este prezentat o analiz a variabilelor de intrare i modul n care variaz rezultatul la diferite modificri ale variabilelor de intrare; 3. Limits - se specific ntre care valori pot varia limitelele impuse n restricii astfel nct rezultatul final s nu sufere modificri.

Pentru a crea un raport se selecteaz denumirea lui din lista Reports din caseta Solve r Results. Pentru a selecta mai multe rapoarte din list, se alege primul raport, se ine apsat tasta Ctrl i se aplic un clic pe unul sau ambele rapoarte rmase. Se aplic un clic pe butonul OK. Excel va crea fiecare raport ntr-o foaie de calcul separat. 72

INFORMATIC APLICAT

Bibliografie
1. 2. 3. 4. 5. 6. Glenn Brookshear - Introducere n informatic, Editura Teora; Gabriela Dima PC - ABC-ul utilizriii, Editura Teora; Dan Marinescu, George Dimitriu PC manualul nceptorului, ediia II, Editura Teora; JoAnne Woodcock PC pentru nceptori, Editura Teora; Winn Rosch Totul despre hardware, ediia II, Editura Teora; Joe Habraken Microsoft Office 8 n 1, Editura Teora.

73