Sunteți pe pagina 1din 21

MANAGEMENTUL

PROIECTELOR
15 Noiembrie 2016

4. Structura unui proiect


(cererii de finanare)
II

4. Structura unei proiect (cerere de finanare)


1. Pagina de titlu sau pagina de deschidere
2. Date generale despre instituia promotoare
3. Date generale despre proiect
4. Rezumatul proiectului
5. Obiective generale
6. Obiective specifice
7. Justificarea propunerii de proiect
8. Planul de lucru/Activitile proiectului
9. Rezultatele preconizate - descriere detaliat
10. Impactul proiectului
11. Durabilitatea proiectului i modaliti de finanare ulterioare
12. Metodele de diseminare
13. Evaluarea riscului
14. Parteneriatul
15. Bugetul
16. Managementul proiectului
17. Anexele

5. Obiective generale
Obiectivele generale reprezint enunuri cu privire la ceea ce
se propune a se realiza prin derularea proiectului. Acestea
creeaz un cadru de referin pentru ntreaga propunere.
De reinut!
- Un obiectiv nu este ceea ce vrei s faci, ci cea ce vrei s
obii prin ceea ce faci!
- Asigurai-v c ntre obiectivele generale ale propunerii
dumneavoastr i obiectivele enunate de sursa de finanare
exist o suprapunere.
Exemplu
Pentru un proiect de anvergur, derulat n ntreaga ar, care
intete nvmntul rural i care este naintat unei surse de
finanare avnd drept scop declarat dezvoltarea durabil a
mediului rural, obiectivele generale ar putea fi enunate astfel
- dezvoltarea durabil a nvmntului rural din Romnia;
- consolidarea legturii dintre educaie i dezvoltare n mediul
rural.

5. Obiective generale
n vederea formulrii corecte a obiectivelor se va
rspunde cu precizie la urmtoarele ntrebri:
-Care sunt zonele cheie pe care dorim s le schimbm
prin acest proiect ?
-Care este segmentul de populaie care va fi implicat n
schimbare ? (trebuie avut n vedere grupul nu doar grupul
int ci i categoriile de populaie cu care aceste
interacioneaz semnificativ)
-Care este direcia schimbrii dorite ? (cretere sau
mbuntire, descretere sau reducere)
- Care este gradul sau proporia schimbrii ?
- Care este termenul (intervalul de timp) prevzut pentru
atingerea gradului de schimbare!

5. Obiective generale
O metod de a verifica dac ceea ce se enun este un
obiectiv sau nu este folosirea tehnicii SMART (iste):
S speciffic (specific este obiectivul clar: cine, ce, cnd,
unde, cum, grup int ?)
M measurable (msurabil sunt rezultatele msurabile?)
A achievable (tangibil, realizabil este un obiectiv care
poate fi, n general, atins ?)
R realistic (realist are organizaia resursele necesare
pentru atingerea lui n timpul dat ?)
T timely (ncadrat n timp exist un termen limit ?)

5. Obiective generale

Obiectivele generale sunt mai greu msurabile, ele indic


mai curnd direcia pe care i propune s o urmeze
proiectul, perspectiva pe care ar putea s o deschid acesta.
Faptul c, n general, obiectivele generale sunt mai greu
msurabile nu nseamn c ele sunt vagi sau imprecise.
Obiectivele formulate clar prezint o serie de avantaje:
- l ajut pe evaluator s neleag ce vrei s facei;
- l conving pe acesta c proiectul merit finanat;
- n cazul n care proiectul este aprobat, membrii echipei tiu
ce au de fcut;
- n cazul aprobrii proiectului, membrii echipei sunt motivai
s lucreze pentru ca proiectul s fie un succes.
Din aceste motive, exist specialiti care consider c regula
numrul 1 a managementului de proiect este: obiective clare
i mobilizatoare!

6. Obiective specifice
(n limba englez goals = obiective generale
objectives = obiective specifice)
Obiectivele specifice sunt rezultatul unui efort de
operaionalizare a obiectivelor generale. Obiectivele specifice
trebuie s fie n mod obligatoriu msurabile.
Exemplu
Obiectivele specifice ale unui posibil proiect de dezvoltare a
nvmntului rural din Romnia:
- perfecionarea unui numr de X profesori din mediul rural
prin sistemul nvmntului la distan;
- crearea condiiilor legale prin care perioada de perfecionare
s fie recunoscut i acreditat la nivel naional;
- echilibrarea performanelor pe care le obin elevii din mediul
rural n raport cu elevii din mediul urban la examenul de
admitere n liceu.

6. Obiective specifice
Obiectivele specifice enunate mai sus sunt
msurabile, la sfritul proiectului, se poate spune
cu exactitate dac:
- au parcurs cursuri de perfecionare un numr de X
profesori (sau dac numrul lor a fost mai mare sau
mai mic de X);
- perioada de perfecionare este recunoscut i
acreditat de M. E. sub forma unei diplome;
- rezultatele pe care le obin elevii provenii din
mediul rural la examenul de admitere n liceu s-au
mbuntit i se apropie mai mult de rezultatele
elevilor din mediul urban.

7. Justificarea propunerii de proiect


Aceast etap - mai complex - este, de obicei, mprit pe
urmtoarele seciuni:
Problema / Nevoia creia i se adreseaz proiectul / Descrierea situaiei
actuale;
Soluia pe care o propune proiectul pentru a rezolva aceast problem;
Rezultatele preconizate (descriere detaliat);
Caracterul inovator al propunerii de fa.
De reinut!
Exist situaii n care nu exist nici un fel de indicaie cu privire la ce
informaii s fie prezentate la aceast rubric, singura precizare fiind
aceea c rubrica se intituleaz Justificarea propunerii". n acest caz,
este indicat divizarea" rubricii n seciuni mai mici, pentru a structura un
material mai complex i pentru a facilita lectura i evaluarea acestuia.

Acum este momentul cnd l convingei pe finanator c problema


pe care vrei s o rezolvai n proiect este de interes vital i c avei
capacitatea managerial i tehnic de a o rezolva.
Nu plecai de la premisa c finanatorul cunoate totul despre
problema pe care o semnalai. Cei mai muli dintre evaluatori nu sunt
specialiti pe problema respectiv.
Putei s adugai ca anex un articol informativ, sau s indicai
anumite link-uri care pot fi consultate, sau s sugerai alte surse de
unde pot fi obinute informaii suplimentare.
Redactarea rubricii trebuie ghidat de scopul de a-l educa pe
evaluator, de a-l informa punndu-i la dispoziie ct mai multe date,
fapte, statistici: dai-ne ct mai multe cifre i date exacte pentru a ne
educa i pentru a ne convinge c problema este ntr-adevr
presant"!
Sean McCarthy
De evitat:
-jargonul / vocabularul strict de specialitate;
-expresiile colocviale;
-abrevierile repetate;
-frazele redundante;
-exprimrile neclare.

De reinut!
Explicai de ce considerai c problema este important!
Pentru a oferi greutate i soliditate propunerii, inserai rspunsul la
urmtoarele ntrebri:
Cu cine ai vorbit?
Ce cercetare ai fcut n acest sens?
Cum v-ai documentat?
Cum ai ajuns la concluzia c soluia propus este viabil?
Descriei situaia n termeni ct mai exaci cu putin. Facei apel la
statistici, cercetri, sondaje, studii de pia, date din recensmntul
populaiei, declaraii ale experilor.
Dac nu exist astfel de studii, statistici este bine s precizai acest lucru
i s propunei ca prim activitate tocmai realizarea lor. Dac ai fcut deja
un astfel de studiu, o astfel de anchet, menionai acest lucru i anexai o
copie a lor la seciunea Anexe".

Vorbii despre problema respectiv innd cont de publicul


pe care l vizai, de problemele regiunii n care dorii s
derulai proiectul.

Soluia pe care o propunei trebuie s fie pe msura


problemei identificate.

Pentru a convinge evaluatorul c propunerea


dumneavoastr este ntemeiat, scoatei n eviden faptul
c pentru remedierea problemei identificate se impune o
abordare pe termen lung, c soluiile pe termen scurt nu
constituie dect paleative sau au efect neglijabil.

Explicai de ce proiectul dumneavoastr reprezint o soluie


pe termen lung:
- proiectul, n cazul n care este aprobat, extinde i
mbuntete posibilele iniiative anterioare;
- proiectul, n cazul n care este aprobat, corecteaz unele
greeli comise n urma posibilelor iniiative anterioare.

Dac ai formulat obiectivele specifice n mod corect,


descrierea rezultatelor ar trebui s fie simpl: rezultatele nu
sunt altceva dect obiectivele specifice atinse!
Cnd dorii s demonstrai caracterul inovator al propunerii,
evideniai urmtoarele lucruri:
- ideea de proiect este cu totul nou;
- ideea de proiect este nou pentru Romnia;
- ideea de proiect este nou pentru publicul int pe care l
am eu n vedere;
- proiectul, n cazul n care este aprobat, extinde i
mbuntete posibilele iniiative anterioare;
- proiectul, n cazul n care este aprobat, corecteaz unele
greeli comise n urma posibilelor iniiative anterioare.
Cnd dorii s evideniai caracterul inovator al propunerii,
accentul trebuie s cad pe eforturile de a extinde,
mbunti, perfeciona, inova iniiative similare. Nu v temei
s precizai faptul c ideea de proiect nu este nou, c au
existat proiecte (la nivel mondial sau n Romnia) care i-au
propus n mare acelai lucru, sau au vizat aceeai problem
sau au intit acelai public.

De reinut!
Ideile prezente la rubrica Justificarea
propunerii" pot fi relativ mai uor formulate dac
avei ntotdeauna n minte ntrebarea:
Ce s-ar ntmpla dac proiectul pe care l propun
acum nu ar fi derulat ?".
Rspunsul percutant, intit, argumentat la
aceast ntrebare v ofer materia prim care
trebuie s fie prezent n rubrica respectiv.

8. Planul de lucru/Activitile proiectului

Planul de lucru expliciteaz modul n care organizaia, prin proiectul respectiv,


vrea s rezolve / s remedieze problema respectiv.
Planul de lucru nu reprezint doar o simpl niruire a activitilor. Acesta trebuie s
includ detalii cu privire la:
- succesiunea activitilor, datele de nceput i de sfrit ale activitilor i relaiile
de interdependen dintre ele;
- rezervele de timp care pot fi alocate;
- resursele necesare pentru derularea activitilor;
- locul de desfurare;
- persoana din cadrul echipei de proiect care rspunde de fiecare activitate.
De cele mai multe ori, proiectele se descompun ierarhic, cu scopul de a avea o
imagine mai clar cu privire la activitile care l compun (descompunerea n funcie
de activiti).

n cazul n care nu exist un format standard n care vi


se solicit s descriei activitile, v recomandm
utilizarea modelului de mai jos n care activitile sunt
reunite n pachete de lucru (PL) :
PL1

Titlu:

Descriere:
Date de nceput i de
sfrit:
Loc de desfurare:
Resurse:
Activiti:

1.1.:
1.2.:

Responsabil:

PL2

Titlu:

Aceasta implic descompunerea proiectului n activiti din ce n ce


mai simple, ca o schem comun pentru:
- definirea relaiilor de intercondiionare;
- atribuirea responsabilitilor;
- controlul i monitorizarea proiectului.

De reinut!
n mod ideal, planul de lucru prevede toate activitile necesare
pentru a atinge obiectivele generale i specifice. Depirea
termenului limit apare ca urmare a faptului c unele activiti nu
sunt anticipate, existena lor fiind contientizat de abia dup ce
proiectul a nceput s se deruleze efectiv. Activitile care nu au fost
anticipate sunt mari consumatoare de timp, afecteaz datele de
nceput i de sfrit ale celorlalte activiti.
ntrzierile n derularea unor activiti se traduc imediat n costuri
suplimentare.
ntrzierea
nseamn
dubla
nclcare
a
constrngerilor de timp i de resurse financiare, cu posibile
repercusiuni n ceea ce privete calitatea i chiar domeniul
proiectului.

De reinut!
Activitile trebuie s aib o nlnuire logic i, evident, s
reflecte obiectivele generale i specifice, s constituie
modalitatea prin care acestea sunt atinse.
Chiar dac nu v este solicitat n mod expres acest lucru,
planul de lucru trebuie transpus n mod obligatoriu ntr-un
grafic PERT sau GANTT, care vizualizeaz relaiile de
interdependen dintre activiti, datele de nceput i de
sfrit.
n absena unui astfel de grafic, planul de lucru este
aproape imposibil de citit i de urmrit.
Inserai graficul PERT ca anex, dar anunai prezena lui
din propunerea propriu-zis, cu precizarea paginii la care

Model de grafic PERT

5. Structura unei proiect (cerere de finanare)


1. Pagina de titlu sau pagina de deschidere
2. Date generale despre instituia promotoare
3. Date generale despre proiect
4. Rezumatul proiectului
5. Obiective generale
6. Obiective specifice
7. Justificarea propunerii de proiect
8. Planul de lucru/Activitile proiectului
9. Rezultatele preconizate - descriere detaliat
10. Impactul proiectului
11. Durabilitatea proiectului i modaliti de finanare ulterioare
12. Metodele de diseminare
13. Evaluarea riscului
14. Parteneriatul
15. Bugetul
16. Managementul proiectului
17. Anexele