MANAGEMENTUL

PROIECTELOR
Curs 5
29 Noiembrie 2016

5. Structura unui proiect

(cererii de finanare)

5. Structura unei proiect (cerere de finanare)

1. Pagina de titlu sau pagina de deschidere
2. Date generale despre instituia promotoare
3. Date generale despre proiect
4. Rezumatul proiectului
5. Obiective generale
6. Obiective specifice
7. Justificarea propunerii de proiect
8. Planul de lucru/Activitile proiectului
9. Rezultatele preconizate - descriere detaliat
10. Impactul proiectului
11. Durabilitatea proiectului i modaliti de finanare ulterioare
12. Metodele de diseminare a rezultatelor
13. Evaluarea riscului
14. Parteneriatul
15. Bugetul
16. Managementul proiectului
17. Anexele

9. Rezultatele preconizate - descriere detaliat

Rezultatele au fost anunate deja n rubrica referitoare la justificarea
propunerii. Pentru a nu ncrca foarte mult rubrica, rezultatele este
bine s fie descrise i de sine stttor succint.
n acest punct, descriei toate produsele pe care preconizai s le
obinei prin proiectul dumneavoastr. Este bine ca rezultatele s fie
descrise ct mai detaliat.
Exemplu rezultatele preconizate pentru un centru de instruire:
instruire
- Centrul propriu-zis;
- Un numr de X de persoane care au parcurs diversele module de
instruire;
- Curriculumul pe baza cruia s-a realizat instruirea;
- Manuale pe baza crora s-a realizat instruirea;
- O nou metodologie de instruire i de evaluare a cursanilor;
- Baz de date a cursanilor;
- Pagina de Internet a Centrului;
- Competene sporite n domeniul relaiilor publice n rndul beneficiarilor;
- Legturi consolidate ntre mediul academic i mediul de afaceri/mediul
administraiei publice

De reinut!
De multe ori, finanatorul solicit informaii i mai
detaliate n legtur cu rezultatele: data preconizat de
livrare, cantitatea, publicul cruia i se adreseaz,
modalitatea de distribuie etc.
n acest caz, este bine oferirea acestor informaii sub
forma unui tabel:
Numele/
Descrierea pe
scurt a
produsului

Data
preconizat de
livrare

Cantitatea/
Numrul de
exemplare

Clientul/
Publicul
int

Modalitatea
de distribuie

10. Impactul proiectului

Informaiile de la aceast rubric se refer la:
- beneficiarii direci;
- beneficiarii indireci;
- impactul de ansamblu;
- modalitile de msurare a impactului.
A). Beneficiarii direci (grupul int precis identificat):
- localizarea geografic;
- volumul numeric;
- structura demografic (grupe de vrst, categorii sociale,
pregtire).
Exemplu
Beneficiarii proiectului de mobiliti Erasmus realizat ntre Facultatea BIM din
Romnia i Facultatea Catalunya din Barcelona, Spania sunt 7 studeni din
anul al III-lea ai Facultii BIM, nvmnt de zi.

B). Beneficiarii indireci trebuie s demonstrai c rezultatele

proiectului sunt transferabile i ctre alte sectoare, pot fi
multiplicate, extinse ctre un public int mai amplu, ctre o alt
regiune geografic etc.
Exemplu
Pentru ca de proiectul de mobiliti ntre cele dou faculti s
beneficieze ct mai muli studeni, beneficiarii direci vor fi solicitai
pentru a organiza o serie de ntlniri n care s expun experiena
pe care au acumulat-o la facultatea din Spania. ntlnirile vor fi
realizate cu toi studenii facultii BIM, pe baza nscrierii prealabile.
Deci, beneficiarii indireci sunt toi studenii facultii BIM.
C) Impactul de ansamblu
n cazul posibilului proiect de mobiliti Erasmus, experiena
acumulat poate constitui punctul de plecare pentru nfiinarea unui
centru de analiz i instruire n domeniu. n acest caz, impactul de
ansamblu poate consta n faptul c:
- oferta de instruire a facultii BIM se nnoiete;
- apare un nou centru de expertiz, ale crui activiti sunt de interes
pentru diverse sectoare ale societii;
- centrul creat conduce la profesionalizarea activitii.

D) Modaliti de msurare a impactului la cele trei niveluri:

cum v propunei s msurai impactul asupra tuturor
grupurilor de beneficiari ?
- La nivelul beneficiarilor direci notele obinute la facultatea
din Spania (facultatea gazd), fiele de evaluare individual
din partea tutorilor de la facultatea din Spania, interviuri cu
fiecare dintre acetia cu privire la relevana pregtirii de care
au beneficiat ;
- La nivelul beneficiarilor indireci numrul studenilor care
frecventeaz ntlnirile cu beneficiarii direci, interesul
manifestat, sondaje, anchete n rndul studenilor;
- Impactul de ansamblu crearea centrului de expertiz i
activitatea acestuia, introducerea n planul de nvmnt a
unor cursuri noi mpreun cu facultatea din Spania etc.

11. Durabilitatea proiectului i modaliti de finanare

ulterioare
Finanatorul nu este interesat s sprijine o iniiativ lipsit de
anvergur, de relevan i de viabilitate. n acest punct, trebuie
demonstrat faptul c rezultatele proiectului sunt durabile n timp, n
sensul c au capacitatea de a rezista dup ce finanarea propriu-zis
nceteaz.
Durabilitatea se poate referi la continuarea activitilor din proiect, sub
o form extins sau cu alte surse de finanare, la persistena n timp a
impactului, a schimbrii produse prin proiect etc.
Exemplu
n cazul proiectului de nfiinare a Centrul de instruire n relaii publice,
activitatea centrului nu trebuie s nceteze n momentul n care nceteaz
finanarea. Centrul se poate autofinana, de exemplu, prin continuarea, contra
cost, a activitilor de instruire.
n proiect trebuie precizat c, pe perioada finanrii, instruirea are un caracterpilot, frecventarea modulelor este gratuit, iar materialele de instruire se obin
gratuit. Dup ce nceteaz finanarea, centrul se autosusine din taxele
ncasate pentru derularea cursurilor i din vnzarea materialelor de instruire.

12. Metodele de diseminare a rezultatelor

Prin strategia de diseminare/promovare a rezultatelor, finanatorul
se asigur c proiectul are impactul ateptat, c eforturile depuse
sunt cunoscute i acceptate, iar produsele finale sunt cutate.
Deci, nu este suficient doar ca obiectivele - generale i specifice ale unui proiect s fie atinse, acest lucru trebuie i cunoscut - de
ctre toate grupurile interesate sau afectate n vreun fel de proiect.
Nu este suficient ca produsul final s fie livrat la termen, n
standardele de calitate convenite iniial, produsul trebuie s fie
cunoscut i apoi acceptat, dorit, cutat.
Strategia de diseminare, de promovare a rezultatelor are n vedere
exact aceste lucruri - s informeze i s ctige acceptul pentru
proiectul propriu-zis i pentru rezultatele sale.

Dintre metodele tipice de diseminare amintim:

- seminarii i ateliere (workshop-uri) cu caracter informativ;
- conferine de specialitate (naionale sau internaionale);
- congrese, lansri, deschideri oficiale;
- evenimente;
- reele de excelen i de bun practic;
- reportaje i alte materiale media;
- pagin de Internet;
- brouri informative i de popularizare, cri.

Metodele de diseminare trebuie descrise n detaliu. Oferii

informaii cu privire la calendarul activitilor de diseminare,
grupurile int, strategiile i canalele folosite, rezultatele
preconizate ale campaniilor de promovare, metode de msurare
(cantitativ i calitativ), canalele folosite, persoanele care
rspund de fiecare aciune, resursele necesare.

De reinut!
- Facei diferena ntre campania de diseminare a proiectului propriuzis, care se deruleaz de-a lungul ntregului proiect i campania de
diseminare a rezultatelor proiectului, care intervine ctre etapa de
sfrit a proiectului.
- Dac propunerea este aprobat i derulai diverse aciuni de
diseminare a rezultatelor, este indicat ca la fiecare aciune cu caracter
oficial sau care implic prezena media, s invitai un reprezentant din
partea finanatorului.
- Folosii evenimentele organizate n vederea promovrii rezultatelor
pentru a consolida legtur ntre finanator i managerul de proiect. De
ex. n momentul n care proiectul se bucur de atenia presei, decupai
articolul din ziar respectiv i trimitei-l n atenia finanatorului.

13. Evaluarea riscului proiectului

La aceast rubric sunt oferite informaii despre:

- modalitile de identificare, msurare i anticipare a riscului;
- modaliti de contracarare a riscului;
- mijloacele de control.
Nu v ferii s expunei eventualele pericole cu care s-ar putea confrunta
proiectul dumneavoastr!
De ex.: pentru proiectul de educaie rural, factorii de risc ar putea fi urmtorii:
- proiectul se desfoar la scar naional, are o cuprindere i complexitate
deosebite;
- profesorii sunt dispersai din punct de vedere geografic;
- profesorii nu sunt ntotdeauna motivai s urmeze cursuri de perfecionare i
ar putea respinge iniiativa;
- Ministerul Educaiei, Cercetrii i Tineretului ar putea fi reticent n a
recunoate diploma obinut n urma cursurilor.

De reinut!

Nu rmnei doar la faza de enunare a factorilor de risc,

prezentai imediat metodele pe care le-ai imaginat pentru a
reduce sau chiar elimina aceste riscuri.
Este indicat atunci cnd vorbii despre managementul
riscului, s utilizai un format de genul fa-n-fa :
factor de risc - metod de diminuare.
Factor de risc

Mijloace de contracarare

Anvergura proiectului i
numrul
mare
de
participani

Monitorizarea proiectului prin mijloace electronice i crearea

unei baze de date cu informaii despre toi profesorii care
particip la cursurile de perfecionare

Dispersarea geografic a Apelul la metodele nvmntului la distan (cursuri

profesorilor n mediul tiprite, instruire prin coresponden, tutoriale periodice la
rural
centre regionale organizate n acest sens)
Absenta motivaiei a Acordarea de burse pe perioada frecventrii cursurilor
profesorilor din mediul
rural,
participarea
redus
Reticen n ceea ce Invitarea responsabililor din MECT la elaborarea
privete recunoaterea standardelor de perfecionare, a metodelor de evaluare a
pregtirii
cursanilor

14. Parteneriatul
(atunci cnd proiectul este conceput pentru a se derula n parteneriat)

La aceast rubric se trec informaii despre:

- fiecare instituie partener (dup formatul n care este descris
instituia promotoare sau dup formatul solicitat de finanator);
- relevana parteneriatului pentru realizarea proiectului;
- contribuia pe care o are fiecare instituie partener n proiect:
- contribuia sub form de activiti;
- contribuia financiar.

De reinut!
- Nu invitai parteneri n proiect doar pentru a respecta un criteriu
administrativ.
- Concepei parteneriatul ntr-o modalitate ct mai realist, care este
apropiat de cerinele proiectului i care s conduc la eficientizarea
activitii n proiect.
- Nu alegei partenerii exclusiv n funcie de prestigiu, credibilitate,
importan, ci i n funcie de domeniul pe care l vizeaz proiectul.
- Concepei parteneriatul din timp, nu cu o zi naintea termenului limit.
Nu lansai invitaia de a participa n proiect fr a oferi informaii cu
privire la propunerea de proiect, condiiile financiare, implicarea n

De reinut!
- Meninei o legtur permanent cu partenerii, de la lansarea
invitaiei de a participa n proiect pn n momentul n care
proiectul este oficial nchis i, n mod ideal, i dup aceea.
- Informai-v partenerii n legtur cu orice modificri care
intervin pe parcursul derulrii: modificri de buget, modificri
de activiti, modificri n ceea ce privete alocarea resurselor.
- Asigurai-v, nainte de nceperea proiectului, c ai convenit
cu partenerii, ntr-o manier clar i transparent, cui aparin
rezultatele proiectului.
- Exploatai aceast modalitate de a gsi parteneri cu profil
asemntor cu al dumneavoastr i care sunt interesai de
aceleai tipuri de proiecte.
- nscriei-v din timp n aceste baze de date.
- Avei grij cum redactai informaiile pe baza crora v
nscriei n baza de date, astfel nct prezentarea
dumneavoastr s fie clar, convingtoare i s inspire
ncredere.

15. Bugetul proiectului

Sunt oferite informaii despre:

- Suma solicitat de la finanator;
- Contribuia proprie/cofinanarea.

Costurile corespunztoare unui proiect sunt, de

obicei, de trei tipuri (n cazul n care documentele
sursei de finanare nu fac alte precizri):
- costuri de personal;
- costuri directe;
- costuri administrative.

16. Managementul proiectului

n cadrul acestui punct se vor oferi informaii despre:

- Capacitatea managerial a directorului de proiect;

- Structura activitilor specifice de management;
- Modaliti de gestionare a eventualelor conflicte i
crize;
- Metode de evaluare a progresului nregistrat de
proiect;
- Criterii de succes al proiectului/indicatori de
performan;
- Proceduri de evaluare intern;
- Mijloace de monitorizare;
- Mijloace de raportare.

Una dintre responsabilitile cruciale ale managerului de

proiect este aceea de a stabili criteriile n virtutea crora este
declarat succesul unui proiect (nainte de nceperea sa efectiv).
Pentru aceasta, managerul de proiect trebuie s dein o
nelegere profund, nuanat a rezultatului final ateptat sau dorit.
Dac rezultatul ateptat este bine definit de la nceput, managerul
de proiect i poate canaliza toat energia n aceast direcie, aa
se vor evita i eventualele nemulumiri din partea finanatorului.
Criteriile de succes trebuie definite n mod limpede i astfel
proiectate nct s permit msurarea/cuantificarea reuitei.
Criteriile de succes includ referiri la termenele limit i la
constrngerile financiare, dar nu se reduc doar la acestea;
criteriile de succes trebuie s aib n vedere ntreg arsenalul de
resurse (n primul rnd cele umane), standardele de calitate ale
produsului final, gradul de popularitate sau de acceptabilitate al
acestuia n rndul beneficiarilor direci, indireci i a altor grupuri
interesate. Nici unul dintre criterii nu poate fi considerat ca fiind mai
important dect altul.

Conceperea unor criterii de succes care permit msurarea ct mai

exact reprezint i o metod de aprare n faa eventualelor
plngeri/critici din partea finanatorului. Modul n care sunt definite
criteriile de reuit consolideaz orientarea strategic, astfel nct
proiectul s nu se deruleze de dragul proiectului", nici pentru a
ctiga, pur i simplu, o sum de bani.
Criteriile de succes/indicatorii de performan pentru orice proiect
sunt, simultan:
- respect obiectivele cheie asumate iniial;
- este finalizat la timp;
- este finalizat respectnd limitele bugetului;
- este finalizat n conformitate cu standardele tehnice i cele de
calitate;
- este finalizat n conformitate cu domeniul de activitate stabilit iniial;
- este finalizat printr-o alocare judicioas a resurselor, att a celor
materiale, ct i a celor nemateriale;
- produsul final este acceptat de ctre beneficiarii direci i indireci,
precum i de finanator.

17. Anexele

Rubrica de anexe cuprinde:

Anexele obligatorii, n format standard;
Anexele care nu au fost solicitate n mod expres de finanator:
- studii de pia;
- date statistice;
- diagrame de tip Gantt sau PERT;
- analize de tip SWOT;
- descrierea mai detaliat a instituiei promotoare i a instituiilor partenere;
- organigrama;
- rezultatele unor activiti anterioare, de relevan pentru proiect;
- situaia financiar a instituiei n momentul depunerii proiectului;
- bugetul pentru anul fiscal n curs;
- bugetul proiectat pentru anul fiscal urmtor;
- articole de pres;
- CV-urile persoanelor implicate direct n derularea proiectului;
- lucrri, articole de specialitate, brouri referitoare la problema creia se
adreseaz proiectul.

De reinut!
- n cazul n care anexele sunt prea numeroase,
pregtii o pagin de cuprins n care le anunai
(opis).
- Respectai ordinea n care ai anunat c
urmeaz s prezentai respectivele anexe. De
exemplu, dac anunai pe aceast pagin c CVurile sunt inserate ntre articolul de pres X i
documentul Z, acesta este locul unde acestea se
gsesc n mod real. Evaluatorul nu are obligaia
s fac ordine n hrtiile dumneavoastr.

5. Structura unei proiect (cerere de finanare)

1. Pagina de titlu sau pagina de deschidere
2. Date generale despre instituia promotoare
3. Date generale despre proiect
4. Rezumatul proiectului
5. Obiective generale
6. Obiective specifice
7. Justificarea propunerii de proiect
8. Planul de lucru/Activitile proiectului
9. Rezultatele preconizate - descriere detaliat
10. Impactul proiectului
11. Durabilitatea proiectului i modaliti de finanare ulterioare
12. Metodele de diseminare a rezultatelor
13. Evaluarea riscului
14. Parteneriatul
15. Bugetul
16. Managementul proiectului
17. Anexele