EXCEL Cursul I

Obiective
Lansareainchidereaaplicaiei Cunoatereactorvanoiunidebaz Cumsestabilescsetrilepaginii Cumsesalveazdocumentele Cumseutilizeazctevaformulesimple Tiprireadocumentelor Descriere
Acest curs i propune s te iniieze n utilizarea aplicaiei Excel i a facilitilor pe care aceasta i le pune la dispoziie. Aplicaia Excel cel mai complet i puternic instrument pentru crearea de foi de calcul tabelar.

Generaliti
Microsoft Excel este o aplicaie foarte performant care i permite s creezi tabele, s efectuezi foarte rapid calcule mai simple sau mai complicate, n funcie de cerinele problemei de rezolvat, s transmii regitrii de calcul prin e-mail, s faci legturi ntre registrul de calcul curent i alte fiiere.

Cerine finale
La sfritul acestui curs va trebui s tii urmtoarele: Cum se deschide i se nchide aplicaia; Care sunt proprietile de baz ale celulelor; Cum se creaz un tabel cu ajutorul formulelor uzuale; Cum se insereaz sau se terg elementele componente ale unui registru de calcul ; Cum se salveaz un document; Cum se tiprete un document.

ntrebri recapitulative

ntrebri recapitulative

Lecia 1
Obiective
Lansareainchidereaprogramului Prezentareainterfeei Opiunidesalvare FolosireaTemplateurilor
Pe parcursul acestei lecii vei afla cum se deschide i cum se nchide aceast aplicaie, din ce se compune interfaa aplicaiei, cum se deschide un nou registru de calcul sau cum se apeleaz un registru de calcul existent, cum se salveaz un registru de calcul i caracteristicile unei foi de calcul Excel.

LANSAREA I NCHIDEREA PROGRAMULUI

LANSAREA PROGRAMULUI
Exist mai multe posibiliti pentru lansarea aplicaiei Excel i anume: Faci click pe butonul Start i selectezi opiunea Programs, iar din submeniul care selectezi opiunea Microsoft Excel. apare,

ntrebri recapitulative

Dac nu vrei s foloseti meniul Start poi s-i creezi un shortcut al aplicaiei Excel pe Desktop. Obs. Crearea unui shortcut pe Desktop presupune s cunoti unde se afl instalat pachetul de programe Microsoft Office. Acesta se instaleaz implicit n folder-ul C:\Program Files\Microsoft Office\Office. n acest folder se afl fiierul excel.exe care lanseaz n execuie aplicaia Excel. Acestui fiier trebuie s-i creezi un shortcut pe Desktop. Pentru a deschide rapid un registru de calcul poi folosi My Computer sau Windows Explorer pentru a-l localiza i apoi execui dublu clic pe icoana registrului de calcul. O data aplicaia lansat poi deschide rapid ali regitri de calcul prin tragerea icoanei lor din My Computer sau Windows Explorer n interiorul ecranului Excel. Pentru accesarea rapid a unui registru de calcul pe care l-ai folosit recent poi folosi secvena Start\Documents.

NCHIDEREA PROGRAMULUI
Se execut click pe butonul de nchidere al programului File\Exit din bara de meniuri. sau se execut secvena

ntrebri recapitulative

PREZENTAREA INTERFEEI GRAFICE

n momentul n care lansezi aplicaia Excel se deschide o fereastr de lucru care are urmtoarea componen:
casuta de adrese bara de titlu bara de meniuri bara standard bara de formate bara de formule maximizare minimizare nchidere

celula activ

celula E5 randul 5

coloana E

butoane de navigare intre foi de lucru

etichete de foi de lucru

bara de stare

bare de derulare

TERMENI DE BAZ I DEFINIII

Exist civa termeni consacrai pe care i vei ntlni uzual i despre care trebuie s ai cunotin: Registru de calcul sau fiierul de lucru (Workbook) Foaie individual de calcul (Worksheet sau Sheet) Bara de titlu (title bar) Bara de meniuri (menu bar)

ntrebri recapitulative
Bara standard (standard bar) Bara de formatare (formatting bar) Bara de adrese (adress bar) Bara de instrumente (tool bar) Zona de lucru Bara de stare (status bar) Barele derulante (scroll bars) Registrul de calcul este un fiier creat cu aplicaia Excel i permite calculul tabelar. Fereastra de deschidere Excel prezint un registru de calcul gol, avnd numele Book1,Book2, etc., numele depinznd de numrul de ferestre noi au fost create n ziua respectiv. Un registru de calcul este format din foi individuale de calcul, fiecare dintre acestea putnd conine date. Faptul c un registru de calcul conine mai multe foi de calcul permite pstrarea la un loc a datelor care au legtur ntre ele fr a mai fi nevoie s le pstrezi n fiiere diferite (ceea ce ar ngreuna foarte mult gsirea i prelucrarea lor). Obs: Iniial registrul de calcul conine 3 foi de calcul goale (Sheet1, Sheet2, Sheet3) dar, ulterior, pot fi adugate mai multe foi. Deplasarea la o alt foaie de lucru dect cea curent se face prin apsarea etichetei aferente. Foaia individual de calcul este format din maxim 256 de coloane i 65.536 de linii. Coloanele au etichete dispuse n partea superioar a ferestrei documentului, notate de la A la Z i continund cu AA, AB AZ .a.m.d. Liniile sunt numerotate de la 1 la 65.536 n partea din stnga a ferestrei registrului de calcul. Celula este elementul de baz al unei foi individuale de calcul i este dat de intersecia unei linii cu o coloan . Celula este unitatea fundamental pentru stocarea datelor. Obs: Fiecare celul i capt denumirea prin aceast intersecie, iar referirea la ea se face printr-o referin la o celul (cell reference) . Celula activ este celula selectat care este nconjurat de un chenar negru. Aceasta este celula care arat unde se afl punctul de inserare la un moment dat i care poate fi editat la acel moment (locul unde se pot introduce date). Bloc (range) este o noiune care se refer la un grup dreptunghiular de celule selectate.

ntrebri recapitulative

Domeniul (discontinous range) este format din mai multe celule sau blocuri de celule selectate.

Adresa reprezint referina unei celule (E5) i, n acest caz, este dat de litera coloanei i numrul rndului cu care se intersecteaz coloana, sau poate defini un bloc i atunci este dat de adresa primei celule din colul din stnga sus i adresa ultimei celule din dreapta jos desprite prin semnul : (D5:E9).

ntrebri recapitulative
Exemplu: Adresa celulei aflat la intersecia coloanei E cu linia 5 este indicat ca fiind celula E5. Etichetele de foi de calcul (sheet tabs) se afl n partea inferioar a fiecrei foi de calcul i permit identificarea fiecrei foi din registrul de calcul. Bara de titlu (title bar) se afl n partea superioar a foii de lucru i afieaz icoana aplicaiei , numele aplicaiei, numele registrului de calcul , butoanele de minimizare i maximizare/restaurare / ale ferestrei de calcul i butonul de nchidere a aplicaiei . Bara standard (standard bar) conine butoane cu pictogramele aferente unora dintre comenzile cele mai uzuale recunoscute de aplicaia Excel. Bara de meniuri (menu bar) conine toate comenzile recunoscute de aplicaia Excel. Bara de formate (formatting bar) ofer posibilitatea de aplicare rapid a diferite formatri. Bara de adrese (adress bar) i permite s adresezi rapid o adres de celula sau de domeniu sau s inserezi formule. Are 2 elemente componente i anume: casua de adrese bara de formule Bara de instrumente (toolbar) este un nume generic acordat pentru aproximativ 20 de bare de diferite tipuri. Barele standard, de formate i de adrese sunt bare componente ale barei de instrumente i prezena lor este obligatorie n cadrul ferestrei aplicaiei. Zona de lucru este formata din linii i coloane i este zona unde se introduc datele i se efectueaz calculele. Bara de stare (status bar) se afl n partea inferioar a ferestrei de lucru i afieaz informaii utile asupra strii aplicaiei la momentul respectiv. Barele derulante (scroll bars) i permit s navighezi n interiorul unei foi de calcul (s ai acces la toat informaia care nu este vizibil la un moment dat pe ecran).

METODE DE DEPLASARE
DEPLASAREA N CADRUL FOII DE CALCUL
Foile de calcul sunt componente de baz ale unui registru de calcul. ntr-o foaie de calcul exist peste 16 milioane de celule. Coloanele sunt etichetate de la A la IV i rndurile sunt n numr de 65536.Utiliznd mouse-ul i tastatura te poi deplasa rapid pe distane mari, de la celula la la AB20145. Deplasarea de la o celul la alta, n cadrul aceleiai foi de calcul, se face prin intermediul urmtoarelor taste sau combinaii de taste:

ntrebri recapitulative

Taste

Direcia deplasrii O celul n direcia sgeii. La nceputul sau sfritul zonei de date (zona din foaia de calcul care conine date) sau la prima sau ultima celul din coloan, n cazul n care coloana este goal. n celula din extrema stng sau dreapt a zonei de date, ori la prima sau ultima celul din rnd, dac rndul este gol. Un ecran n sus. Un ecran n jos. Celula din extrema stng a unui rnd. Colul din stnga sus al foii de calcul. Colul din dreapta jos al foii de calcul. Dac celula activ este goal, n direcia sgeii, n prima celul care conine date. Dac celula activ conine o intrare, n direcia sgeii, n ultima celul care conine o intrare.

Ctrl + Ctrl +

sau Ctrl + sau Ctrl +

PgUp PgDn Home Ctrl + Home Ctrl + End End + , End + End + , End +

Not: Prin intermediul mouse-ului poi folosi barele de derulare pentru deplasarea n zona de pe ecran ce conine celula n care vrei s se lucrezi, apoi execui click pe celul pentru a o activa.

DEPLASAREA DE LA O FOAIE DE CALCUL LA ALTA

Deoarece fiecare registru de calcul este format din mai multe foi de calcul este nevoie de o metod de deplasare rapid de la o foaie de calcul la alta. Poi folosi una din metodele urmtoare: Pentru a trece la foaia de calcul urmtoare apas CTRL+PgDn i pentru a trece la foaia anterioar apas CTRL+PgUp; Execut clic pe eticheta foii de calcul care se vrea deschis. Dac eticheta nu este vizibil, folosete butoanele de derulare a etichetelor, pentru a o face vizibil pe ecran, apoi execut click pe ea.

DEPLASAREA LA O LOCAIE SPECIFIC

Deplasarea la o locaie specific o poi face cel mai simplu cu ajutorul barei de adrese. Deplasarea o poi face la o celul sau la o alt foaie de calcul. Deplasarea la o anumit celul Pentru deplasarea rapid la o anumit celul dintr-o foaie de calcul trebuie s introduci adresa celulei n caseta Name din captul din stnga al barei de adrese i s apei Enter.

ntrebri recapitulative
Not: 1. Deplasarea la o anumit celul o mai poi face fcnd click pe celula respectiv cu mouse-ul sau derulnd pagina cu ajutorul barelor derulante dac celula nu este vizibil. 2. Folosind secvena Edit\Go To, n csua care se deschide, n cmpul Reference, tastezi adresa celulei la care vrei s faci saltul.

Deplasarea la o anumit foaie de calcul Tasteaz numele foii de calcul, un semn de exclamare i apoi adresa celulei (ex. Sheet2!C25) n cmpul Name al barei de adrese i apas tasta Enter pentru deplasarea la o anumit celul dintr-o anumit foaie de calcul. Not: Deplasarea la o anumit foaie de calcul se mai poate face i fcnd click pe eticheta foii de calcul respective sau, dac aceasta nu este vizibil, apeleaz la butoanele pentru derularea etichetelor de foi de calcul .

LUCRUL CU REGITRI DE CALCUL

CREAREA UNUI NOU REGISTRU DE CALCUL
n momentul n care lansezi n execuie aplicaia, Excel deschide un nou registru de calcul i i atribuie un nume generic (ex: Book1). Dac aplicaia este deschis i vrei s creezi un nou registru de calcul atunci trebuie s foloseti secvena File\New.

10

ntrebri recapitulative

Cnd apelezi la aceast suit de comenzi se deschide o casu de dialog care i ofer posibilitatea s deschizi un nou registru de calcul (accesnd fia General) sau un model implicit de registru de calcul care se numete Template (accesnd fia Spreadsheet Solutions)

11

ntrebri recapitulative

Template-ul este un model de registru de calcul completat cu denumiri de coloane, formule, etc. i care urmeaz s fie completat cu date.

DESCHIDEREA UNUI REGISTRU DE CALCUL CREAT ANTERIOR

Atunci cnd vrei s deschizi un registru de calcul creat anterior trebuie s foloseti secvena File\Open.

n urma apelrii acestei comenzi se deschide o caset de dialog care i permite s ajungi la registrul de calcul dorit.

12

ntrebri recapitulative

n cmpul Look in trebuie s apar numele folderului unde se afl registrul de calcul dorit. Acest lucru l obii fcnd click pe sgeata din dreapta acestui cmp, care i permite s navighezi pe resursele fizice ale calculatorului pn ajungi la locaia dorit. Comanda Open i mai pune la dispoziie, tot n interiorul acestei csue, cteva opiuni i anume: Permite ntoarcerea la un ecran anterior Permite intoarcerea la un nivel de subordonare superior Permite accesul rapid la browser-ul de Internet Permite tergerea obiectului selectat Permite crearea unui nou folder n folderul afiat n cmpul Look in Permite alegerea a diferite moduri de vizualizare a coninutului unui folder precum i vizualizarea coninutului fiierului Permite gsirea, tergerea, tiprirea, etc. unui registru de calcul O serie de alte butoane ti ofer alte faciliti:

Permite vizualizarea fiierelor cel mai recent utilizate

Permite vizualizarea coninutului folderului My Documents

13

ntrebri recapitulative

Permite vizualizarea coninutului Desktop-ului

Permite crearea de legturi spre foldere de pe calculatorul personal sau din reeaua la care eti conectat sau la Internet

Permite accesul la reeaua la care eti conectat

Deschiderea registrului de calcul se face dac apei butonul Open. Dac vrei s renuni la deschiderea unui registru de calcul este suficient s apei butonul Cancel.

SALVAREA REGITRILOR DE CALCUL

n timp ce introduci date de la tastatur acestea apar pe ecranul tu i volumul de informaie din registru de calcul crete. Dac ai un volum mare de date de introdus i de prelucrat exist la un moment dat riscul de a pierde informaia, din diferite cauze, deoarece aceasta exist numai pe ecran i n memoria RAM. Pentru a evita acest lucru este necesar s creezi o copie de siguran a registrului de calcul n calculatorul personal. Prima oar crearea unei copii se realizeaz cu secvena File\Save As. n urma efecturii acestei comenzi se deschide o caset de dialog unde poi atribui un nume registrului de calcul n lucru i locul unde s fie salvat.

14

ntrebri recapitulative

Dup apariia acestei csue trebuie s specifici un nume pentru registrul de calcul n cmpul File name i locaia fiierului n cmpul Save in. Locaia fiierului poate fi orice folder de pe harddisk-ul personal sau orice folder pe care ai drepturi dintr-o reea de calculatoare. Iniial, Excel i ofer folderul My Documents dar tu l poi schimba selectnd o nou resurs fizic sau un nou folder n meniul Save in. Numele registrului de calcul este urmat de extensia .xls. Dup ce ai introdus numele unui registru de calcul trebuie s faci click pe butonul Save ca s finalizezi operaia de salvare. Toate subsecvenele nou create de la ultima salvare vor actualiza registrul de calcul existent fr s mai cear numele lui. Salvrile ulterioare se realizeaz cu secvena File\Save.

SETRILE PAGINII
Cnd se vorbete despre setrile paginii, de fapt se face referire la posibilitile de formatare a paginii, de setare a marginilor, de creare a antetului i subsolului paginii i de alegere a diferitelor caracteristici a paginilor registrului de calcul cu care se lucreaz. Pentru a selecta setrile paginii trebuie s recurgi la secvena File\Page Setup. Dup apelarea acestei comenzi se deschide o caset de dialog care are n componen 4 fie i anume: Page, Margins, Header/Footer i Sheet.

Page Seciunea Orientation i permite schimbarea orientrii paginii n Portrait sau Landscape. Seciunea Scaling i permite s stabileti mrimea foii de lucru pentru imprimare (cu ajutorul opiunii Adjust to ) sau i ofer posibilitatea de a tipri pe o singur pagin tot ceea ce ai selectat (cu ajutorul opiunii Fit to 1 page(s) wide by). Paper size i permite stabilirea formatului hrtiei pentru tiprire cu ajutorul meniului derulant care apare cnd faci click pe butonul cu sgeata n jos. Print quality i permite s stabilileti calitatea imaginii la tiprire.

15

ntrebri recapitulative
Butonul Print i permite s tipreti registrul de calcul direct din interiorul acestei csue de dialog. Butonul Print Preview permite vizualizarea registrului de calcul curent aa cum o s apar dup tiprire. Butonul Options i deschide csua cu opiunile pentru tiprire. Margins

Din interiorul acestei fie ai posibilitatea s modifici marginile de sus (Top), de jos (Bottom), din dreapta (Right) sau din stnga (Left), s introduci valori care s indice ct de departe de captul paginii s se afle antetul (Header) sau subsolul (Footer) paginii i s centrezi coninutul paginii pe orizontal sau vertical (Center on page). Header/Footer

16

ntrebri recapitulative

n cazul n care doreti s tipreti o foaie de calcul ai posibilitatea s adaugi un antet sau subsol de pagin predefinit sau i le poi crea tu aa cum doreti.

Sheet

Aceast caset i ofer mai multe faciliti, i anume: Print area i permite stabilirea ariei de tiprit. Dac foaia de lucru are mai multe pagini i numai prima pagin contine titlurile de coloane i de rnduri atunci poi folosi opiunea Rows to repeat at top pentru a repeta titlurile de coloane pe fiecare pagin i opiunea Columns to repeat at left pentru a repeta titlurile de rnd pe fiecare pagin.

17

ntrebri recapitulative
Cnd nu vrei s apar la imprimant caroiajul implicit al paginii trebuie s debifezi csua Gridlines. Pentru ca tiprirea s se efectueze alb-negru trebuie s bifezi csua Black and white. Dac vrei s efectuezi o tiprire rapid fr imagini i de o de calitate a tipririi nu foarte bun, poi s foloseti opiunea Draft quality. Not: Aceast opiune o foloseti dac doreti s tipreti rapid un material fr elemente grafice. Poi folosi aceast opiune pentru ciorne. Pentru versiunea final trebuie s dezactivezi acest opiune. Dac vrei ca la tiprire s apar i etichetele implicite ale aplicaiei Excel atunci trebuie s bifezi csua Row and column headings. Dac paginile conin comentarii care vrei s fie vizibile la tiprire atunci foloseti una din variantele opiunii Comments i anume At end of sheet cnd vrei ca toate comentariile s fie tiprite la sfritul fiecrei pagini sau As displyed on sheet dac vrei ca toate comentarile s fie tiprite n locul unde apar. Ordinea de tiprire a paginilor o poi stabili cu ajutorul urmtoarelor opiuni: Down, then over tiprire de sus n jos i de la stnga la dreapta. Over, then down - tiprire de la stnga la dreapta i de sus n jos.

PROPRIETILE CELULELOR
Celulele sunt elementele de baz din care sunt alctuite foile i regitri de calcul, ele avnd rol important n stocarea i manevrarea textului i a datelor numerice. Cteva caracteristici de baz ale celulelor sunt: Pot conine pn la 65 de mii de caractere ce pot fi text, numere, formule, date calendaristice, ore, imagini sau orice combinaie a acestora. Cantitatea de text pe care o poi vedea ntr-o celul depinde de limea coloanei n care se gsete celula i de formatarea aplicat celulei. Textul, numerele i formulele pe care le introduci se pot vizualiza imediat n bara de formule. De cte ori activezi o foaie de lucru, cel puin o celul se activez (celula activ). Numele celulei apare n cmpul Name din bara de adrese iar coninutul celulei se vizualizeaz n bara de formule. Dup ce ai introdus datele ntr-o celul apei tasta Enter pentru a le accepta i a te deplasa o celul n jos sau Tab pentru a le accepta i a te deplasa o celul la dreapta. Dac nu ai apsat tasta Enter multe din comenzi nu pot fi executate. Dac te rzgndeti n privina coninutului unei celulele aflate n editare nainte de a o finaliza, apas tasta Esc. Dac ai validat coninutul unei celule poti s reselectezi celula i s apei tasta Delete ca s tergi rapid intrarea.

18

ntrebri recapitulative

Atunci cnd doreti s aplici formate unei celule sau unui domeniu trebuie s le selectezi i apoi, fie foloseti secvena Format\Cells, fie faci click dreapta pe zona selectat i se deschide un meniu rapid din care selectezi comanda Format Cells. n urma apelrii acestei comenzi se deschide o caset de dialog numit Format Cells care conine mai multe fie.

Number i permite s alegi tipul de dat pe care vrei s l introduci. Opiunile sunt cele prezentate n tabelul de mai jos.
TIP FORMAT EXEMPLE 10.6 $456,908.00 3400.50 -120.39 $3,400.50 ($3,400.50) $ 3,400.00 $ 978.21 11/7/99 10:00 DESCRIERE

GENERAL

EXCEL afieaz valoarea aa cum o introduci. Acest format afieaz formatele pentru valut sau procent numai dac le introduci . Formatul prestabilit NUMBER are 2 zecimale. Formatul prestabilit CURRENCY are 2 zecimale i simbolul dolarului. Poi folosi acest format pentru a alinia simbolul dolarului i zecimalele n coloan. Formatul prestabilit 2 zecimale i simbolul dolarului. Formatul DATE prestabilit cuprinde luna, ziua i anul, separate de o bar oblic (/). Formatul TIME prestabilit conine ora i minutele, separate de dou puncte; poi s optezi ns i pentru afiarea secundelor. Formatul prestabilit conine 2 zecimale. Excel nmulete valoarea din celul cu 100 i afieaz rezultatul nsoit de simbolul pentru procent.

NUMBER CURRENCY (Valuta) ACCOUNTING (Contabilitate) DATE (Data) TIME (Ora) PERCENTAGE (Procentaj)

99.50%

19

ntrebri recapitulative

TIP FORMAT FRACTION (Fractie) SCIENTIFIC (Stiintific) TEXT

EXEMPLE 9 3.40E+03 135RV90

DESCRIERE

SPECIAL CUSTOM (Personalizat)

02110

00.0%

Formatul prestabilit poate reprezenta cel mult o cifr pe fiecare parte a barei. Reprezint un format tiinific de reprezentare a numerelor. Folosete formatul TEXT pentru a afia att text ct i numere ntr-o celul. Excel va afia exact ceea ce introduci. Acest format este conceput special pentru afiarea codurilor potale, a numerelor de telefon i a codurilor personale, a.. s nu fie necesar folosirea unor caractere speciale (Ex. -). Foloseti formatul acesta pentru a-i crea propriul format .

Alignment - i permite s alegi modul de aliniere a coninutului celulelor selectate.

Aplicaia Excel are cteva reguli de aliniere a coninutului unei celule care sunt aplicate implicit la introducerea datelor dar care pot fi modificate, i anume: textul este aliniat ntotdeauna la stnga n josul celulei numerele sunt aliniate ntotdeauna la dreapta n josul celulei Dac vrei s modifici alinierea implicit ai la dispoziie cmpurile Horizontal pentru modificarea alinierii pe orizontal i Vertical pentru modificarea alinierii pe vertical. Pentru controlul textului n interiorul celulei ai urmtoarele posibiliti:

20

ntrebri recapitulative

Wrap text permite ruperea textului n celulele al cror coninut este mai lung dect mrimea celulei i nu se vede n ntregime sau depete limea coloanei aferente.

Shrink to fit permite vizualizarea ntregului text dintr-o celul pe limea coloanei aferente fr s se piard din coninut.

Merge cells permite unirea a mai multor celule ntr-o singur celul.

Poi s modifici orientarea textului n interiorul unei celule cu ajutorul opiunii Orientation fie indicnd cu mouse-ul poziia final, fie n cmpul Degrees i poi specifica gradele cu care s efectueze rotaia.

Font

21

ntrebri recapitulative
Font - i permite s schimbi fontul de lucru, nlimea acestuia i s aplici diferite efecte coninutului celulelor. Trebuie specificat faptul c fontul implicit este Arial de 10 puncte.

Font i permite s alegi fontul dorit. Font style i permite s alegi modul de vizualizare al fontului i anume, normal (Regular), nclinat (Italic), ngroat (Bold) sau nclinat i ngroat (Bold Italic). Size i permite s stabileti nlimea pentru fontul ales. Underline i permite s subliniezi coninutul selectat. Color i permite s i atribui o culoare fontului curent. Effects i permite s aplici cteva efecte coninutului celulei i anume Strikethrough i permite s tai cu o linie textul selectat. Superscript i permite s editezi puteri (A2). Subscript i permite s editezi indici (A2).

Preview i permite s vizualizezi modificrile pe care doreti s le foloseti nainte de a le aplica. Border deoarece, n mod implicit, reeaua de linii din interiorul unei foi de lucru nu se tiprete, atunci este necesar s adaugi borduri celulelor cu coninut. Reeaua de linii se poate activa dar folosind bordurile foaia de calcul va fi mai eficient i va arta mai bine. Bordurile atrag atenia i servesc drept elemente de separare.

22

ntrebri recapitulative

Pentru a aplica o bordur trebuie sa alegi nti un stil de linie din cmpul Style. Din cmpul Color poi alege o culoare pentru stilul de linie ales anterior. Dac vrei s aplici un chenar atunci este suficient s foloseti unul din cele 3 butoane din cmpul Presets. Dac vrei s aplici numai o bordur atunci trebuie s foloseti una din opiunile din cmpul Border. Patterns i permite s aplici culori de fundal i modele celulelor selectate. Dac vrei s aplici o culoare unei celule trebuie mai nti s o selectezi i apoi faci click pe culoarea dorit din cmpul Color. Dac doreti s aplici i un model atunci trebuie s faci click pe butonul din dreapta cmpului Pattern care desfoar o list din care i poi alege modelul precum i culoarea modelului. n cmpul Sample poi vizualiza fundalul i modelul creat nainte de a-l aplica n celula selectat. Programul Excel i pune la dispoziie 56 de culori uniforme i 18 modele. Protection i permite s-i protejezi celulele mpotriva tergerii sau alterrii accidentale a unor informaii.

23

ntrebri recapitulative

Locked - i permite s blochezi, atunci cnd este bifat, anumite celule al cror coninut nu vrei s se altereze dar nu are efect dect dac este protejat ntreaga foaie de calcul. Hidden - i permite s ascunzi coninutul unei celule.

REZUMATUL LECIEI 1
Aceast lecie reprezint o introducere n conceptele de baz ale aplicatiei Microsoft Excel 2000. n aceast lecie ai nvat urmtoarele: Definirea termenilor workbook, sheet, cells. Cum s te deplasezi n interiorul unui workbook i a unui sheet i modul de introducere a informaiei n celul. Cum se salveaz regitri de calcul. Cum se stabilesc setrile paginii. Care sunt proprietile celulelor.

NTREBRI RECAPITULATIVE
ntrebri gril
Bifeaz care rspuns consideri c este corect. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte.

24

ntrebri recapitulative

1. Ce este un workbook?
o

carte de vizit. fiier Excel. foaie de calcul.

un o

altul.

2. Care sunt avantajele utilizrii foilor de calcul tabelar?

calculul mai

se poate face automat

mare flexibilitate se schimb datele rezultatele calculelor se modific automat

cnd altul

3. Cum se numete intersecia unui rnd cu o coloan?

dat celul cmp altul

4. Etichetele sunt folosite ntr-un registru de calcul :

s

creezi ecuaii efectuarea calculelor te ajute s identifici informaia

pentru s

altul

5. Adresa F5 se refer la:

rndul

F coloana 5 F rndul 5

coloana tasta altul

programabil F5

Completai
1. Cum redenumeti un registru de calcul?

25

ntrebri recapitulative
2. Cum inserezi antet i subsol de pagin la tiprire?

3.1 Cum modifici fontul i aplici efecte coninutului unei celule?

Exerciii
.1 Creaz un registru de calcul numit Exerciiu.xls .2 Selecteaz domeniul A3:A6,C2:D8, E12. .3 ncepnd cu celula A1 construiete urmtorul tabel:

.4 Selecteaz celula B1 i introdu titlul Data. .5 Aplic n celulele B3:B6 formatul de dat 3/12/99 i introdu apoi ca date n aceste celule date calendaristice consecutive ncepnd cu 1 martie 2002. Centraz datele i urmrete modul lor de vizualizare. .6 n cmpul C1 introdu titlul Nume. .7 Introdu n celule C3:C6 diferite nume de persoane. .8 Ingroa titlurile din capul de tabel creat, nclin-le i atribuie-le nlimea de 13 puncte. .9 Liniaz tabelul cu o linie dubl ca i chenar i cu linii subiri, continue, n interior. .10 Salveaz registrul de calcul.

26

ntrebri recapitulative

Lecia 2
Obiective
Prezentareabareistandard Prezentareabareideformatare Lucrulcuregitriidelucru Aplicareaformulelorsimple Tiprirearegitrilordelucru
Pe parcursul acestei lecii vei nva despre componena i utilitatea barelor standard i de formatare, vei nva s modifici dimensiunea rndurilor i a coloanelor, s inserezi rnduri i coloane, s copiezi i s mui elemente, s foloseti cele patru operaii aritmetice de baz precum i funcia AutoSum i s tipreti foi de calcul.

BARE DE INSTRUMENTE
Fereastra Excel se deschide avnd afiat o combinaie a barelor de instrumente standard (Standard) i de formatare (Formatting). Aceste bare conin butoane care reprezint cele mai frecvent utilizate comenzi din Excel.

BARA STANDARD
n general bara standard este poziionat imediat sub bara de meniuri. Aceast bar conine mai multe butoane dect pot fi afiate n acelai timp pe ecran. Ca s vezi toate aceste butoane trebuie s faci clic pe butonul More Buttons din extremitatea dreapt a barei.

n urmtorul tabel sunt prezentate butoanele barei standard:

Buton

Nume
Nou (New) Deschidere (Open) Salvare (Save)

Descriere
Creaz un registru de calcul gol. Afieaz o caset de dialog Open n care poi cuta un registru de calcul existent. La prima salvare acest instrument deschide csua de salvare Save As care permite sa denumeti registrul de calcul i s alegi o locaie n care s-l salvezi. Dup ce ai denumit registrul

27

ntrebri recapitulative

Buton

Nume

Descriere
de calcul acest buton actualizeaz salvarea introducnd ultimele modificri fcute. Trimite ca fiier ataat ntreg registrul de calcul deschis sau transform foaia de calcul curent n corp de mesaj. Trimite foaia curent selectat direct la imprimant. Permite vizualizarea incadrrii n pagin a seleciei efectuate nainte de a o trimite la tiprire. Ruleaz aplicaia de verificare a ortografiei pentru textul din registrul de calcul. Elimin coninutul selectat i l plaseaz n memoria Clipboard. Din punct de vedere al procedurii aceast operaie este urmat, n mod normal, de operaia de lipire. Plaseaz n memoria Clipboard o copie a coninutului selectat. Plaseaz coninutul tiat sau copiat la o nou locaie specificat. Copiaz formatarea de la un domeniu de celule la altul. Anulez ultima aciune. Poi anula mai multe operaii fcnd clic pe sgeata n jos i selectndu-le din list. Anulez operaia Undo anterioar. Deschide o caset de dialog din care poi alege s creezi o legtur la un domeniu de pe o unitate local sau din reea sau la o pagin Web din Internet. Poi crea, de asemenea, i o legtur intern n cadrul aceluiai registru de calcul dar pe o alt foaie de calcul. nsumeaz automat o coloan sau o linie de numere. Deschide aplicaia Function Wizard care const dintr-o serie de casete de dialog care i permit s alegi o funcie matematic i apoi s selectezi celulele al cror coninut vrei s-l foloseti n calcul. Efectueaz o sortare de la A la Y sau de la 1 la 10 pentru o serie. Efectueaz o sortare de la Y la A sau de la 10 la 1 pentru o serie. Deschide o aplicaie Wizard care poate fi utilizat la construirea unei diagrame pe baza celulelor selectate din foaia de calcul. Deschide o aplicaie denumit Microsoft Map care ruleaz n Excel. Poi alege o regiune a lumii i aplicaia i deseneaz harta corespunztoare. De asemenea, apar instrumente de cartografiere. Afieaz bara de instrumente Drawing ce conine o serie de instrumente pentru crearea i formatarea formelor i liniilor desenate cu mna.

Pota electronic (E-mail) Imprimare (Print) Examinarea naintea tipririi (Print Preview) Corectare ortografic (Spelling) Decupare (Cut) Copiere (Copy) Lipire (Paste) Copiator de formate (Format Painter) Anulare (Undo) Refacere (Redo) Inserare legtur (Hyperlink) nsumare automat (AutoSum) Lipire funcii (Paste Function) Sortare ascendent (Sort Ascending) Sortare descendent (Sort Descending) Creare diagrame (Chart Wizard) Hart (Map) Desenare (Drawing)

28

ntrebri recapitulative

Buton

Nume
Vizualizare (Zoom) Ajutor (Help)

Descriere
Mrete sau reduce afiarea zonei curente vizualizate a foii de calcul. Activeaz asistentul Office pentru a obine asisten referitoare la o mulime de subiecte Excel.

BARA DE FORMATE
Multe foi de calcul nu sunt formatate, modificate sau mbuntite vizual niciodat deoarece utilizatorii lor nu au nevoie de nici un fel de formatare ca s fac foile mai interesante. Marea majoritate a foilor de calcul sunt ns formatate li se aplic culori , se modific alinierile implicite i se aranjeaz titlurile pentru ca datele s fie mai uor vizibile. Not: Este foarte important de neles c, n orice foaie de calcul Excel, funcioneaz dou tipuri de formatri: formatarea vizual care include fonturi, culori, aliniere, etc. i formatarea numerelor care specific modul n care Excel stocheaz, afieaz i calculeaz datele i numerele dintr-o foaie de calcul. Formatarea se utilizeaz pentru a atrage atenia asupra informaiei importante. Bara de formatare ofer cel mai des utilizat instrument pentru modificarea aspectului textului. Tabelul urmtor prezint instrumentele care permit modificarea aspectului textului.

Buton

Nume
Font (Font) Dimensiunea fontului (Font Size) ngroat (Bold) nclinat (Italic) Subliniere (Underline) Aliniere la stnga (Aligne Left) Centrare (Center) Aliniere la dreapta (Aligne Right) mbinare i centrare (Merge and Center)

Metod de utilizare/efectul formatrii

Execut click pe sgeata n jos pentru a obine o list de fonturi. Execut click pe sgeata n jos pentru a obine o list de dimensiuni (n puncte) pentru selecia efectuat ngroa fontul elementelor selectate. nclin coninutul selectat. Subliniaz coninutul selectat. Textul este, implicit, aliniat la stnga. Poi aplica aceast aliniere i pentru numere cu ajutorul acestui buton. Util pentru titluri i anteturi de coloan, creaz spaii egale n stnga i n dreapta elementului selectat. Numerele sunt, implicit, aliniate la dreapta. Poi aplica aceast aliniere i pentru text cu ajutorul acestui buton. Permite unirea a mai multe celule ntr-una singur i centrarea textului ntr-o astfel de celul.

29

ntrebri recapitulative

Buton

Nume
Simbol monetar (Currency Style) Stil procent (Percent Style) Separator mii (Comma Style) Mrire numr zecimale (Increase Decimal) Micorare numr zecimale (Decrease Decimal) Micorare indent (Decrease Indent) Mrire indent (Inecrease Indent) Borduri (Borders) Umplere cu culoare (Fill Color) Culoare font (Font Color)

Metod de utilizare/efectul formatrii

Transform numerele standard n moned, adugnd un simbol de dolar. Transform numerele standard n procente, adugnd zecimale, virgule i un simbol de procent. Adaug virgule la numerele mai mari de 999.999 (formatul american pentru numere de ordinul miilor este xx,xxx.xx echivalent cu formatul european xx.xxx,xx) Mrete numrul de zecimale afiate. Micoreaz numrul de zecimale afiate. Deplaseaz coninutul celulelor selectate mai aproape de partea stng a celulei, dac n aceasta a fost aplicat anterior o indentare. Deplaseaz coninutul celulelor spre dreapta. Deschide o palet de opiuni pentru plasarea de borduri pe orice latur a unei celule sau a unui bloc de celule Permite adugarea unei culori de fundal pentru selecia efectuat. Permite schimbarea culorii fontului de lucru.

LUCRUL CU REGITRI DE CALCUL

LUCRUL CU RNDURI I COLOANE
Coloanele i rndurile sunt elemente de baz ale unei foi de calcul. Pentru a selecta o linie sau o coloan cea mai simpl metod este de a face clic pe litera coloanei sau pe numrul liniei.

30

ntrebri recapitulative

Poi selecta mai multe coloane sau linii n acelai timp trgnd cursorul mouse-ului peste literele de coloan sau numerele de linie. Inserarea rndurilor i a coloanelor Inserarea rndurilor i a coloanelor presupune executarea urmtorilor pai: Selectezi rndul deasupra cruia doreti s inserezi un alt rnd sau coloana n stnga creia doreti s inserezi alt coloan (dac doreti s inserezi mai multe rnduri sau coloane este necesar s selectezi exact numrul de linii sau coloane pe care doreti s le inserezi). Faci click dreapta pe zona selectat i apare un meniu rapid din care alegi comanda Insert sau din meniul Insert din bara de meniuri alegi comanda Rows sau Columns.

31

ntrebri recapitulative
Obs. n cazul n care ai selectat un domeniu i vrei s inserezi rnduri sau coloane relativ la acesta atunci faci click dreapta pe selecie i din meniul rapid alegi Insert se deschide o caset din care trebuie s alegi Entire Row sau Entire Column.

tergerea liniilor i a coloanelor Pentru a terge un rnd sau o coloan trebuie mai nti s le selectezi. Faci click dreapta pe zona selectat i din meniul rapid alegi comanda Delete sau din meniul Edit alegi comanda Delete. Linia sau coloana selectat a disprut i se intmpl urmtorul lucru: atunci cnd se terge o coloan, coloana din dreapta ei se mut spre stnga i o nou coloan IV va fi adugat (numrul de coloane ntr-o foaie de calcul este fix) atunci cnd se terge o linie, linia de sub ea se deplaseaz n sus i un nou rnd cu numrul 65536 va fi inserat (numrul de linii ntr-o foaie de calcul este fix). Obs. O alt variant de tergere a unui rnd sau a unei coloane este selectarea unei celule aferente rndului sau coloanei respective i click dreapta pe celul. Se deschide un meniu rapid din care alegi opiunea Delete. Din csua care se deschide alegi Entire Row pentru tergerea rndului sau Entire Column pentru tergerea unei coloane.

32

ntrebri recapitulative

Not: Dac selectezi o linie sau o coloan i apei tasta Delete rezultatul este tergerea coninutului liniei sau coloanei nu i linia sau coloana care va rmne golit de coninut. Obs. Nu poi s tergi sau s inserezi n acelai timp i linii i coloane. Obs. Dac vrei s tergi mai multe linii sau coloane o dat trebuie s le selectezi fie prin tragerea peste butoanele lor de control , fie prin inerea apsat a tastei Shift sau Ctrl i faci click pe butoanele aferente. Modificarea dimensiunilor rndurilor i a coloanelor Pe msur ce introduci, ntr-o foaie de calcul, titluri de coloane, etichete de linie, titluri de foi de clacul, apare necesitatea de a ngusta sau li coloanele sau de a ajusta nlimea rndurilor. n general, programul Excel lrgete automat o coloan pentru a include intrrile numerice, dar intrrile de text necesit ajustri manuale. nlimea rndurilor crete automat dac se mrete dimensiunea fontului, dar pot deveni necesare modificri manuale din motive estetice. Obs. Este important de reinut c la introducerea numerelor, indiferent de ce este afiat n celul, aplicaia Excel stocheaz ntregul numr cu o precizie de 15 cifre. Prin definiie celulele dintr-o foaie de calcul utilizeaz formatul General, iar Excel ajusteaz automat limea coloanelor pentru a afia numerele pe care le introduci n celule. n formatul General, cnd introduci numere, limea coloanei este ajustat automat dup cum urmeaz: Numerele care conin mai puin de 11 caractere sunt rotunjite vizual astfel nct s corespund limii prestabilite a coloanei (valoarea este pstrat integral, dup cum se poate vedea n bara de formule atunci cnd celula este selectat).

33

ntrebri recapitulative

Numerele ntregi ce conin mai mult de 11 caractere vor aprea n notaie tiintific.

Coloanele sunt mrite pentru a cuprinde numerele introduse cu virgul, semn de dolar, semn de procent, indiferent de numrul de cifre (dar nu mai mare de 11), dei zecimalele ar putea fi rotunjite. Numerele compuse n ntregime din zecimale sunt rotunjite astfel nct s ncap n celul. Aplicaia Excel i ofer mai multe metode de ajustare a dimensiunilor liniilor i coloanelor, astfel: Pentru a modifica dimensiunea unui rnd faci

34

ntrebri recapitulative

click pe o celul a rndului respectiv i apoi din meniul Format alegi comanda Rows care deschide un submeniu. Height i permite s redimensionezi nlimea rndului dup cum doreti. AutoFit redimensioneaz nlimea rndului n funcie de cantitatea textului nscris n celulele aferente rndului. Obs. Poi ajusta nlimea unui rnd la nlimea coninutului fcnd dublu click pe marginea de jos a liniei selectate. Obs. Poi ajusta nlimea unui rnd la nlimea dorit trgnd de marginea inferioar a rndului. Direcia n care tragi determin noile dimensiuni ale rndului. Pentru a modifica dimensiunea unei coloane faci click pe o celul a coloanei respective i apoi din meniul Format alegi comanda Columns care deschide o caset de dialog.

Width - i permite s redimensionezi limea coloanei dup cum doreti. AutoFit Selection - redimensioneaz limea coloanei n funcie de lungimea textului nscris n celulele aferente coloanei. Obs. Poi ajusta limea unei coloane la limea coninutului fcnd dublu click pe marginea din dreapta a coloanei selectate. Obs. Poi ajusta limea unei coloane la limea dorit trgnd de marginea din dreapta. Direcia n care tragi determin noua dimensiune. Atenionare: Dac ai ajustat manual nlimea unei linii i, ulterior, mreti coninutul liniei, nlimea nu se mai ajusteaz automat. O dat ce ai modificat manual nlimea unei linii poi continua s o ajustezi manual de fiecare dat cnd mreti sau micorezi nlimea fontului sau poi executa dublu click pe marginea de jos a rndului ca s revii la ajustarea automat.

EDITAREA CONINUTULUI CELULELOR

Indiferent dac un registru de calcul va cuprinde o singur foaie de calcul sau cteva sute construcia sa trebuie s nceap cu etapa de planificare. nainte de introducerea datelor n celule trebuie s te gndeti de la nceput cum va arta registrul de calcul. Introducerea textului Indiferent de lungimea intrrilor de text Excel aplic urmtoarele reguli asupra textului: Textul este automat aliniat la stnga.

35

ntrebri recapitulative
Textul nu trece pe urmtorul rnd n interiorul aceleiai celule dect dac i specifici acest lucru.Chiar dac nu este afiat ntregul coninut al unei celule, asta nu nseamn c a fost ters i acest lucru este vizibil n bara de formule cnd celula respectiv este selectat. Textul prestabilit are fontul Arial de 10. Aceti parametri pot fi configurai dup necesiti. Dac ncepi s introduci un text care seamn cu unul introdus anterior pe aceeai coloan, Excel poate completa automat intrarea. Poi selecta o intrare dintr-o list de intrri deja introduse n coloana curent fcnd click dreapta pe celula dorit i din meniul derulant alegi opiunea Pick from List, apoi alegi intrarea pe care o doreti. Introducerea datelor numerice Pentru a introduce o dat numeric faci click pe celula dorit i introduci numrul dorit. Dup ce apei tasta Enter coninutul este automat aliniat la dreapta deoarece coloanele cu numere sunt mai bine vizualizate cu zecimalele aliniate la dreapta. Aplicaia Excel aplic implicit anumite formate numerelor, i anume: Cnd introduci date calendaristice Excel le formateaz automat sub forma l/z/aa sau z-lll. Dac vrei s introduci coninut numeric cum ar fi numere de asigurri sociale sau numere de produse ce conin linii, slash-uri sau puncte acesta va fi aliniat la stnga deoarece programul Excel trateaz caracterele ce nu sunt cifre ca i caractere alfanumerice. Numerele pot conine oricte zecimale dar zerourile introduse la sfrit nu le afieaz (2,35740000 va fi afiat 2,3574).Acest lucru l poi rezolva executnd click pe butonul Increase Decimal din bara de formate. Spre deosebire de text numerele trebuie s ncap n celule, ele nu pot trece pe celula din dreapta. Acest lucru se realizeaz automat dup cum s-a vzut anterior. Editarea datelor de la tastatur Atunci cnd execui click ntr-o celul ce conine deja date, apsarea oricrei taste le va nlocui cu caracterul sau codul tastei respective. Obs. Dac prin apsarea unei taste editezi din greeal o celul ce conine date apas imediat tasta Esc pentru a reveni la coninutul iniial. Dac ai apsat tasta Enter atunci f click pe butonul Undo din bara standard. Editarea unui grup de celule Poi edita n acelai timp grupuri de celule selectate adiacente sau neadiacente n modul urmtor: Selecteaz grupul de celule dorit. Introduci sau aplici formate datelor ncepnd cu celula alb care marcheaz nceputul seleciei. Apas tasta Enter pentru a te deplasa la urmtoarea celul din bloc.

36

ntrebri recapitulative

Cnd ai terminat de editat f click pe o celul din selecie sau apas una din tastele sgeat. Editarea cu ajutorul barei de formule Bara de formule afieaz i altceva n afar de formule. Dac o celul selectat conine text sau numr care nu este rezultatul unei formule, acest coninut apare, de asemenea, n bara de formule. Pentru a utiliza bara de formule trebuie s parcurgi urmtorii pai: Execut click n celula pe care doreti s o editezi. Coninutul ei apare n bara de formule. Utilizeaz mouse-ul pentru a selecta o parte sau ntreg coninutul celulei Introdu datele nlocuitoare sau formatele dorite. Apas Enter.

Obs. Dac celula conine o formul, n celul apare rezultatul formulei iar n bara de formule apare formula utilizat. Pentru a edita formula faci click n bara de formule, modifici i apei Enter. Editarea direct n celul O abordare mai direct a editrii este editarea direct n celula de lucru. Acest lucru l poi realiza n dou moduri: Execui dublu click n celul i efectuezi modificrile. Selectezi celula i apei tasta F2. Ambele metode au ca rezultat apariia unui punct de inserie n celul, moment n care poi ncepe modificarea coninutului. Atunci cnd editezi direct ntr-o celul care conine formule, att n celul ct i n bara de formule va aprea formula de ndat ce ai efectuat dublu click.

COPIEREA, TIEREA I MUTAREA ELEMENTELOR

37

ntrebri recapitulative
Copierea i tierea elementelor Atunci cnd se efectueaz operaia de copiere sau tiere a unui element, informaia se regsete n memoria Clipboard pn in momentul cnd se realizeaz lipirea acesteia. Memoria Office Clipboard poate conine pn la 12 selecii care pot fi lipite pe rnd sau n grup.

Atunci cnd efectuezi tieri sau copieri n Excel lipirea lor se poate face n aceeai foaie de calcul, n acelai registru de calcul sau n regitri de calcul diferii. Seleciile tiate sau copiate pot fi lipite de oricte ori doreti, ele rmnnd n Clipboard pn cnd tergi aceast memorie. Obs. : Bara de instrumente Clipboard o poi vizualiza, dac doreti, executnd secvena: View\Toolbars\Clipboard. Pentru o singur tiere sau copire i lipire poi parcurge paii urmtori: Selecteaz celula sau domeniul de celule care trebuie selectat. Din meniul Edit alege Cut (tiere) sau Copy (copiere) sau cu click dreapta pe selecie alege Cut sau Copy din meniul derulant. Deplaseaz-te la locaia n care vrei s faci lipirea i din meniul Edit alege Paste sau cu click dreapta pe celul alegi Paste din meniul derulant. Not: Cnd lipeti un bloc de celule trebuie s execui click doar n prima celul din blocul de destinaie iar coninutul lipit va umple un bloc de celule ce corespunde ca dimensiune cu blocut tiat sau copiat. Dac celulele din zona de destinaie au deja coninut acesta va fi nlocuit de coninutul lipit. Pentru a lipi una din seleciile din Clipboard trebuie s parcurgi paii urmtori: Selecteaz celula n care doreti s efectuezi lipirea. n bara de instrumente Clipboard execui click pe elementul care se dorete a fi lipit. Obs. Dac nu eti sigur care este elementul dorit din bara de instrumente Clipboard plaseaz indicatorul mouse-ului, pe rnd, pe fiecare pictogram i va fi afiat sugestia de ecran a pictogramei care i va prezenta primele caractere ale coninutului, etc. Dac doreti s lipeti odat toate elementele care se gsesc memorate in Clipboard atunci trebuie parcuri urmtorii pai:

38

ntrebri recapitulative

Execut click n prima celul a blocului de destinaie. Execut click pe butonul Paste All (lipire complet) din bara de instrumente Clipboard. O serie vertical de celule va fi umplut cu coinutul Clipboard. Not: Opiunea Paste All nu este disponibil dac n Clipboard exist elemente care nu provin din Office. Obs. Dac ai terminat de utilizat seleciile din Clipboard i nu vrei s le mai utilizezi poi goli memoria Clipboard executnd click pe butonul Clear Clipboard (Golire Clipboard) Mutarea elementelor Mutarea elementelor se face cu ajutorul mouse-ului prin tehnica trage i plaseaz (drag-and-drop). Poi trage orice selecie dintr-un loc nt-altul parcurgnd paii: Selecteaz celula sau celulele pe care doreti s le mui. Indic marginea din dreapta a seleciei i observ transformarea indicatorului mouse-ului ntr-o sgeat goal ndreptat spre stnga. Execut click i trage celula sau celulele selectate n locaia dorit. Elibereaz butonul mouse-ului pentru a plasa selecia n noua locaie. Not: Nu poi muta sau copia selecii neadiacente prin tehnica de tragere i plasare. .

CREAREA, APLICAREA I MODIFICAREA FORMULELOR SIMPLE

n aceast sectiune vei nva cum s-i construieti propriile formule simple care se bazeaz pe operaii aritmetice de baz pentru a efectua calcule aritmetice cu datele dintr-o foaie de calcul. Cnd scrii formule Excel exist cteva concepte de baz care trebuie respectate: Toate formulele ncep cu semnul egal (=). Formulele pot folosi n calcul referine de celule sau numere reale (denumite valori constante). Operatorii aritmetici recunoscui de Excel sunt: +(adunare), - (scdere), * (nmultire),/ (imprtire), ^ (ridicarea la putere) i % (procentj). Poi introduce paranteze pentru a stabili ordinea de executare a operaiilor aritmetice n formul. Dup ce ai introdus formula , o poi vedea n bara de formule atunci cnd este activ. Rezultatul formulei este afiat n celula n care ai creat formula. Cnd editezi o formul, o poi vedea att n bara de formule ct i n celula n care este creat. O poi modifica n oricare din aceste locuri. Exerciiu: O formul poate fi simpl, ca de exemplu =1+2. Dac introduci aceast formul ntr-o foaie de calcul vei obine rezultatul 3.

39

ntrebri recapitulative
Dac n locul valorilor vei folosi referine de celul formula va deveni mai flexibil (ca n imaginea urmtoare).

Rezultatul obinut este acelai dar la modificarea valorilor din celulele A1 sau B1 formula va continua s le adune i va furniza rezultatul corect. Utilizarea operaiilor aritmetice de baz Pentru a crea formule matematice care se bazeaz pe operaii aritmetice simple trebuie s tii cum se folosec operatorii aritmetici n formule, cum se stabilete ordinea n care aplicaia Excel va executa operaiile i cum se rezolv mesajele de eroare. Programul Excel folosete regulile matematice standard de efectuare a operaiilor. Au prioritate nmulirea i mprirea i apoi se execut adunarea i scderea. Se respect urmtoarele reguli: Toate operaiile din parantez sunt efectuate primele. Obinerea unui numr negativ precede orice alte operaii astfel nct n restul calculelor s se utilizeze valoarea negativ. Procentajele (12%) vor fi calculate imediat dup numerele negative, astfel nct valoarea real (0,12)s fie utilizat in restul calculelor. Ridicrile la putere (10^3) vor fi calculate imediat dup procentaje, astfel nct valoarea real (1000) s fie utilizat n restul calculelor. nmulirea este efectuat dup operaiile din paranteze i naintea tuturor celorlalte operaii. mprirea se efectueaz dup nmulire i se gsete pe acelai nivel de efectuare cu aceasta.. Adunarea i scderea se efectueaz dup executarea tuturor mpririlor. Chiar dac Excel respect ordinea stabilit a operaiilor atunci cnd se calculeaz o formul poi altera aceast ordine ntr-o anumit msur folosind paranteze. Dac mai multe operaii sunt nchise n mai multe seturi de paranteze, ele vor fi executate din interior spre exterior, apoi respectnd ordinea operaiilor i apoi de la stnga la dreapta. n exemplul urmtor vei vedea rezultate diferite ca urmare a rearanjrii parantezelor.

40

ntrebri recapitulative

Exemplu: Rezultat

18

16

20

25

41

ntrebri recapitulative

26

36

n orice formul trebuie s ai parantezele n pereche. Dac uii o parantez vei obine un mesaj care te anun c exist o greeal. Cteodat Excel ncearc s ghiceasc unde este greeala i afieaz o caset de mesaj. Dac propunerea este corect apas pe butonul Yes, dac nu apas butonul No.

42

ntrebri recapitulative

Funcia AutoSum Deoarece cea mai comun operaie dintr-o foaie de calcul este adunarea valorilor aplicaia Excel pune la dispoziie butonul AutoSum (nsumare automat). AutoSum scrie cu rapiditate o formul care utilizeaz funcia Sum pentru a nsuma valorile din toate celulele referite n formule. AutoSum ncearc s anticipeze celulele pe care vrei s le utilizezi n formula Sum. Dac greeti poi modifica rapid domeniul referit, n timp ce introduci formula. Poi folosi AutoSum pentru a scrie rapid formule Sum doar cu mouse-ul. Mai mult, poi scrie formule Sum de sus pn jos sau de la stnga la dreapta unui tabel cu doar dou clicuri de mouse. Pentru a utiliza functia AutoSum trebuie s parcurgi urmtorii paii: Execut click n celula n care doreti s fie afiat rezultatul formulei. Execut click pe butonul AutoSum din bara standard.

Excel anticipeaz celulele pe care doreti s le nsumezi i le nconjoar cu o bordur animat.

43

ntrebri recapitulative

Dac formula nu are o linie sau o coloan evident pentru nsumare sau dac programul Excel anticipeaz greit, tragi indicatorul ca s selectezi celulele pe care doreti s le nsumezi.. Cnd domeniul este corect apas tasta Enter Dac doreti s foloseti funcia AutoSum pentru mai multe rnduri sau coloane odat trebuie s parcurgi urmtorii pai: Selecteaz, prin tragere, celulele n care doreti s afiezi totalurile. Execut click pe butonul Sum din bara standard. Fiecare celul este completat automat cu o formul Sum care nsumeaz coninutul coloanei de deasupra ei.

44

ntrebri recapitulative

Editarea formulelor simple Dac trebuie s modifici o formul, adic operaia efectuat sau celulele referite, poi alege mai multe tehnici: poi edita formula n bara de formule sau direct n celul. Pentru editarea n bara de formule trebuie s efectuezi click n celula care conine formula i apoi click pe bara de formule. Apas Enter pentru finalizare. Pentru a edita formula direct n celul execut dublu click n celula care conine formula. Formula poate fi selectat i editat la fel ca n bara de formule. Indiferent unde se editeaz o formul referinele la celulele din formul sunt evideniate cu o culoare iar domeniile respective de celule din foaia de calcul sunt nconjurate cu o bordur de aceeai culoare.

45

ntrebri recapitulative

Bordur albastr

Bordur verde

Bordur mov

Bordur roie

Referin de domeniu n albastru Referin de domeniu n verde Referin de domeniu n mov Referin de domeniu n rou

46

ntrebri recapitulative

Dac trebuie s schimbi referinele de celul astfel nct formula s opereze cu alte celule, poi s faci acest lucru n mai multe moduri: Faci click pe celul i introduci direct noile referine. Nu trebuie s uii s separi prin (:) referina la celula din stnga-sus de cea la celula din dreapta-jos. Dou referine de domeniu trebuie separate prin virgul. Faci click pe celul i tragi indicatorul peste un nou domeniu din foaia de calcul. Ca s adaugi un nou domeniu la o formul, dup ce ai selectat celula execut click n formul pentru a plasa ndicatorul n locul de inserare a noii referine de domeniu. Apoi utilizeaz mouse-ul pentru a selecta i a trage domeniul dorit. Dac adaugi o nou referin fa de cele existente trebuie s introduci o virgul ca element de separaie. Obs. Cnd selectezi celule prin tragere apare o sugestie de ecran care i indic cte rnduri i coloane selectezi. Dac trebuie s extinzi referinele existente, spre exemplu ai adugat linii sau coloane noi, poi muta sau redimensiona bordura colorat a domeniului astefel nct s cuprind i noile referine. Aciunea se poate desfura i n sens invers. Pentru a muta bordura unui domeniu fr a-i modifica dimensiunea este suficient s tragi de una din laturi. Pentru a mri sau a reduce dimensiunea unui domeniu de celule trebuie s tragi de ghidajul de umplere situat n dreapta-jos. Interpretarea mesajelor de eroare referitoare la formule n cazul n care ceva mpiedic calcularea unei formule, n locul unui rezultat vei vedea un mesaj de eroare. Calcularea unei formule poate fi mpiedicat de o referin care a fost tears, de o operaie imposibil (mprirea la zero), etc. Mesajele de eroare cele mai uzuale i cauzele lor probabile le poi gsi n tabelul urmtor: Mesaj de eroare ##### #VALUE Semnificaie Rezolvare

Coloana nu este suficient de Mrete limea coloanei. lat pentru a afia valoare Tip greit de argument sau Verific operanzii i argumentele; operand (ex.-calcularea unei asigur-te c referinele sunt valide. celule cu valoare #N/A) Formula ncearc mprirea la Modific valoarea sau referina la

#DIV/0

47

ntrebri recapitulative

0 #NAME? #N/A

celul astefel nct formula s nu mai mpart la 0.

Formula se refer la un nume Asigur-te c numele exist sau invalid care nu exist. corecteaz greeala de scriere. Cel mai adesea nseamn c nu ntr-o formul de cutare asigur-te este disponibil nici o valoare c tabelul n care se face cutarea sau au fost utilizate argumente este corect sortat. necorespunztoare. Excel nu poate localiza Execut imediat clic pe Undo celulele referite (ex.: au fost pentru a reface referiele i apoi terse) schimb-le n formul sau transform formula n valori. Folosirea incorect a unui Asigur-te c argumentele sunt numr (ex: SQRT(-1))sau corecte i c rezultatul se gsete rezultatul formulei este un ntre 1*10307 i 1*10307. numr prea mare sau prea mic pentru a fi afiat. Referin la o o intersecie a Verificai erorile de scriere i de dou zone care nu se referine. intersecteaz O formul care se refer la ea Execut clic pe OK i apoi privete nsi direct sau indirect. bara de stare pentru a vedea care celul conine referina circular.

#REF!

#NUM!

#NULL!

Circular reference (Referin circular)

TIPRIREA FOILOR DE LUCRU

Tiprirea unei foi de calcul poate fi simpl, prin apsarea pe un buton, sau mult mai complex n funcie de ceea ce doreti s tipreti i de controlul pe care vrei s-l ai asupra coninutului i aspectului foii. Pentru a efectua o tiprire exist dou posibiliti: Pentru a efectua imediat o tiprire a unei singure copii a foii de calcul active, cu parametrii de tiprire standard, execut clic pe butonul Print din bara standard . Pentru a tipri opiuni de tiprire, cum ar fi numrul de copii sau ce pagini vor fi tiprite folosete secvena File\Print.

48

ntrebri recapitulative

STABILIREA OPIUNILOR DE TIPRIE

Caseta de dialog care se deschide ca urmare a apelrii secvenei File\Print ofer, dar i cere informaii.

Aceast caset este mprit n patru mari seciuni, i anume: Printer (Imprimant) i d posibilitatea s stabileti dac tiprirea se efectueaz la imprimanta implicit sau la cea curent selectat. Proprietile imprimantei selectate - parametri, opiuni sunt disponibile prin intermediul butonului Properties.

49

ntrebri recapitulative
Print Range (Zon de imprimare) i permite s alegi s tipreti toate paginile foii de calcul sau doar cteva. Print What (De imprimat) este o seciune foarte puternic a casetei de dialog care i permite s tipreti fie foile de calcul active (Active Sheet(s)), fie ntreg registrul de calcul Entire Workbook, fie doar o selecie Selection. Copies (Copii) i permite s alegi numrul de copii pentru registrul de calcul, foile sau paginile selectate. Opiunea Collate, implicit, este activ i, n cazul documentelor tiprite constituite din dou sau mai multe pagini, este bine s rmn aa. Aceast opiune duce la tiprirea n intregime a documentului nainte de urmtoarea copie. Dac dezactivezi aceast facilitate aplicaia Excel va tipri fiecare pagin n numrul de copii stabilit. Selectarea unei imprimante Dac eti conectat ntr-o reea de calculatoare i ai acces fizic la mai multe imprimante, poi alege o alt imprimant dect cea din birou nainte de a ncepe tiprirea. Pentru a schimba imprimanta execut click pe sgeata n jos a listei derulante Name din caseta de dialog Print ca s se afieze o list de imprimante la care ai acces de la calculatorul curent, list din care i alegi imprimanta la care doreti s tipreti executnd click pe numele ei.

Alegerea domeniului de tiprire Nu trebuie s se fac confuzie ntre domeniul de tiprire i zona de tiprire. Zona de tiprire este un domeniu de celule care se delimiteaz manual, va fi mprit n pagini i tiprit (se definete n seciunea Print area din csua de dialog Page Setup). Domeniul de tiprit se refer la paginile foii de calcul care vor fi tiprite fizic n cadrul coninutului foii de calcul.

50

ntrebri recapitulative

Opiunile pentru domeniul de tiprit sunt: All pentru tiprirea tuturor paginilor din zona de tiprire. Pages pentru tiprirea anumitor pagini din cadrul zonei de tiprire. Aceast opiune necesit introducerea unui interval de numere de pagin n cmpurile From (de la) i To (pn la ). Pentru tiprirea unei anumite pagini se introduce numrul paginii respective att n cmpul From ct i n cmpul To. Not: Dac nu ai stabilit nici o zon de tiprire i ai selectat opiunea de tiprire All se va tipri absolut tot ce exist n foaia de calcul activ, inclusiv liniile i coloanele fr coninut. Previzualizarea sarcinii de tiprit Caracteristica Print Preview (examinare naintea tipririi) i permite s verifici foaia de calcul nainte de a o transpune pe hrtie. Este bine s previzualizm foaia de calcul nainte de tiprire din mai multe motive: nu tii cum a fost mprit n pagini foaia de calcul vrei s verifici anteturile i subsolurile de pagin dac sunt corecte i dac nu se suprapun peste date vrei s vezi dac toate datele sunt vizibile Pentru a vedea cum vor arta paginile tiprite alege secvena File\Print Preview sau execui click pe butonul din bara standard. Dup folosirea uneia dintre aceste opiuni se deschide o caset de dialog.

51

ntrebri recapitulative

linie de ntrerupere de pagin

52

ntrebri recapitulative

Liniile de ntrerupere de pagin orizontale sau verticale indic unde se termin tiprirea pe o pagin orizontal sau vertical.

O vedere n modul Print Preview faciliteaz observarea modificrilor ce trebuie efectuate nainte de tiprire. Semnificaia butoanelor din bara de instrumente Print Preview este urmtoarea: Next (Urmtorul) i Previous (Anteriorul) folosesc pentru a te deplasa uor de la o pagin la alta n modul Preview. Zoom (Panoramare) i faciliteaz s citeti textul din foaia de calcul n modul Preview. Faci click pe acest buton i vei obine afiarea paginii la o dimensiune de 100%. Not: Executarea unui click pe butonul Zoom este echivalent cu executarea unui click n pagin atunci cnd indicatorul mouse-ului arat ca o lup. Print (Tiprire) i permite s deschizi caseta de dialog Print. Setup (Setrile paginii) i permite s deschizi caseta de dialog Page Setup.

53

ntrebri recapitulative
Margins (Margini) i permite s afiezi linii de margine i repere de coloan. Poi folosi mouse-ul pentru modificarea rapid a marginilor i a limilor coloanelor trgnd de aceste linii i repere. Not: Pe foaia de calcul exist dou seturi de margini setul interior este pentru coninutul foii de calcul, iar setul exterior (de sus i de jos) stabilete distana ntre antet sau subsol i marginea hrtiei. Page Break Preview (Examinare sfrit de pagin) i permite s vizualizezi i s ajustezi modul n care sunt aplicate ntreruperile de pagin . Close (nchidere) i permite s revii la foia de calcul. Help (Ajutor) i permite s obii accesul la asistena referitoare la modul Print Preview.

nlturarea problemelor aprute la tiprire Problemele aprute la tiprire i soluiile lor sunt prezentate n tabelul urmtor: Probleme la tiprire Cauze posibile/soluii

Una sau dou coloane sau linii trec pe a doua Sunt prea multe date pentru a ncpea pe o pagin sau pe o pagin nedorit. pagin.ncerc s reduci marginile sau s scalezi pagina astfel nct s ncap ntr-un numr specificat de pagini. Timpul de tiprire este prea mare. Prea mult coninut grafic - fonturi, desene, imagini. Este de recomandat, pe ct posibil s reduci cantitatea de grafic din foaia de calcul sau s foloseti o imprimant mai performant. A fost definit o zon de tiprit care nu include poriunile ce lipsesc din material. Reselecteaz toate seciunile ce doreti s le tipreti (Page Setup\Print area)

Nu sunt tiprite unele poriuni din pagin.

Programul Excel ignor ntreruperile de Exist un conflict ntre opiunile din caseta Page pagin stabilite. Setup. Urmrete secvena: File\ Page Setup\Page\Fit to i specific numrul de pagini care trebuie s se tipreasc.

54

ntrebri recapitulative

Rezumatul lectiei 2
n aceast lecie ai acumulat cunotine despre: Semnificaia butoanelor din barele de instrumente standard i de formate. Cum s lucrezi cu regitri de calcul : Cum s inserezi i s tergi rnduri i coloane Cum s mui rnduri i coloane Cum s copiezi i s mui coninutul celulelor Cum s foloseti operaiile aritmetice de baz i funcia AutoSum Cum s editezi coninutul celulelor Cum s tipreti coninutul foilor de calcul

ntrebri recapitulative
ntrebri gril
Bifeaz variantele de rspuns care consideri c sunt corecte. ntrebrile pot avea de la 1 la 3 rspunsuri corecte. 1. Cum se face inserarea unui rnd sau a unei coloane?
dublu

click pe eticheta de rnd sau coloan eticheta de rnd sau coloan i din meniul Insert alegi Rows sau Columns

selectezi selectezi altul

eticheta de rnd sau coloan, faci click dreapta pe selecie i alegi opiunea Insert din meniul derulant

2. Cum se efectueaz copierea coninutului unei celule?

se se se

selecteaz coninutul i se folosete secvena Edit\Copy, Edit\Paste selecteaz coinutul i se folosete butonul Copy din bara standard selecteaz coninutul i se folosete secvena Edit\Cut, Edit\Paste

altul

3. Pentru a introduce o formul matematic trebuie s tastezi ca prim element semnul

= + ( altul

55

ntrebri recapitulative

Completai
1. Care sunt regulile de efectuare a operaiilor pe care le respect aplicaia Excel:

2. Cum se selecteaz zona de tiprire:

3.2 Cum se alege, pentru tiprire, alt imprimant dect cea implicit:

Exerciii
.1 n fiierul Exerciiu.xls s se modifice celulele din coloana Data astfel nct toate cmpurile s conin aceeai dat calendaristic. .2 S se uneasc celulele A1 i A2 ntr-o singur celul. La fel pentru B1, B2 i C1,C2. .3 S se centreze pe vertical i orizontal titlurile de coloan din celulele nou formate. .4 Din celulele D1i D2 s se fac o singur celul care s coin titlul Salariu. .5 Urmtoarele celule s aib valorile trecute n dreptul lor: D3 D4 D5 D6 8.950.445 9.875.200 5.123.900 6.048.907

Formatul valorilor s fie cu separator de mii i fr zecimale. .6 Din celulele E1i E2 s se fac o singur celul care s coin titlul Deducere. .7 Valoarea care trebuie s fie coninut n cmpurile domeniului E3:E6 este 1.200.000. .8 S se redenumeasc titlul Salariu n Salariu brut. .9 Din celulele F1i F2 s se fac o singur celul care s conin titlul Impozit. .10 Valoarea impozitului este egal cu 15% din Salariu brut.

56

ntrebri recapitulative

.11 Din celulele G1i G2 s se fac o singur celul care s coin titlul Salariu net. .12 Valoarea salariului net este egal cu Salariu brut + Deducere Impozit. .13 S se redimensioneze limea coloanei C la 13,71 puncte. .14 S se redimensioneze limea coloanele D, E, F i G la 14,14 puncte i nlimea rndurilor aferente tabelului la 17,25 puncte. .15 S se aplice acelai format pentru toate titlurile de coloan. .16 S se evidenieze color coloana Salariu net. .17 S se calculeze suma impozitelor i suma salariilor nete i s se ngroae valorile obinute. .18 S se aplice format numerelor fr zecimale i cu separator de mii. .19 S se linieze tabelul modificat. .20 S se selecteze tabelul ca zon de tiprit. .21 S se previzualizeze foaia de calcul. .22 S se fac modificrile de rigoare astfel nct tabelul s ncap pe o singur pagin cu orientare Potrait. n final tabelul trebuie s arate aa:

57