Sunteți pe pagina 1din 139

CURS BAZELE INFORMATICII

Cuprins
4. Microsoft Word _____________________________________________
4.1. Lansarea programului Word. Interfaa aplicaiei Word__________________ 4.2. Moduri de afiare a documentului activ _____________________________ 4.3. Prezentarea meniurilor _________________________________________ 4.4. Operaii cu fiiere document _____________________________________ 4.4.1. Crearea unui document ___________________________________________ 4.4.2. Deschiderea i nchiderea unui document existent ____________________ 4.4.3. Salvarea unui document pe disc___________________________________ 4.5. Editarea i tiprirea documentelor ______________________________ 4.5.1. Introducerea textului ______________________________________________ 4.5.2. Deplasarea n document __________________________________________ 4.5.3. Operaii de cutare i nlocuire _____________________________________ 4.5.4. Blocuri de text, gsirea i nlocuirea textului__________________________ 4.5.5. Alte faciliti pentru editarea unui document __________________________ 4.5.6. Tiprirea (printarea) documentelor __________________________________ 4.6 Formatarea unui document ____________________________________ 4.6.1. Formatarea caracterelor___________________________________________ 4.6.2. Formatarea paragrafelor __________________________________________ 4.6.3. Formatarea paginilor______________________________________________ 4.6.4. Formatarea automat _____________________________________________ 4.7. Tabele (Tables) ______________________________________________ 4.7.1. Organizarea datelor n tabele ______________________________________ 4.7.2. Crearea tabelelor _________________________________________________ 4.7.3. Operaii de modificare i formatare a tabelelor________________________ 4.7.4. Utilizarea formulelor de calcul ______________________________________

Exerciii _____________________________________________________ 5. Aplicaia Microsoft Excel _____________________________________ 5.1. Deschiderea i ieirea din Excel _____________________________
Deschiderea programului Excel ______________________________________ O privire asupra ecranului Excel ______________________________________ nchiderea aplicaiei Excel __________________________________________

5.2. Prezentarea ferestrei Excel__________________________________


Componentele ferestrei Excel________________________________________ Deplasarea de la o foaie de calcul la alta _______________________________ Deplasarea n cadrul foii de calcul ____________________________________ Parcurgerea unei foi de calcul cu IntelliMouse ___________________________ Modificarea aspectului foii de calcul ___________________________________ Mrirea i micorarea zonei afiate din foaia de calcul ____________________ Blocarea capetelor de coloane i de rnduri_____________________________ Divizarea foilor de calcul____________________________________________ Ascunderea registrelor de calcul, a foilor de calcul, a coloanelor i a rndurilor__ Utilizarea barelor cu instrumente _____________________________________

5.3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaia Excel ____________

Activarea i dezactivarea barelor cu instrumente _________________________ Mutarea barelor cu instrumente ______________________________________ Personalizarea barelor cu instrumente _________________________________ Crearea propriei bare cu instrumente __________________________________

5.4. Introducerea diferitelor tipuri de date _________________________


Tipurile de date___________________________________________________ Introducerea textului _______________________________________________ Introducerea textului n capetele de coloan i de rnd ____________________ Adugarea unor comentarii la celule __________________________________ Introducerea cifrelor _______________________________________________ Introducerea datei i a orei __________________________________________ Copierea rapid a intrrilor __________________________________________ Introducerea unei serii cu funcia AutoFill _______________________________ Introducerea unei serii personalizate __________________________________ Introducerea datelor care se repeta, cu funcia AutoComplete_______________ Editarea datelor __________________________________________________ Verificarea ortografiei ______________________________________________ Utilizarea funciei AutoCorrect, pentru corectarea greelilor de ortografie______ Anularea unei aciuni ______________________________________________ Anularea/refacerea n cazul mai multor aciuni. __________________________ Selectarea celulelor _______________________________________________ Copierea datelor __________________________________________________ Utilizarea metodei tragere i plasare (drag-and-drop) _____________________ Mutarea datelor __________________________________________________ tergerea datelor _________________________________________________ Cutarea i nlocuirea datelor________________________________________

5.5. Editarea intrrilor __________________________________________

5.6. Crearea i salvarea fiierelor care conin registre de calcul _______


Crearea unui nou registru de calcul ___________________________________ Salvarea i denumirea unui registru de calcul ___________________________ Excel n reeaua Web ______________________________________________ Salvarea unui registru de calcul sub alt denumire _______________________

5.7. Deschiderea, cutarea i nchiderea fiierelor care conin registre calcul _______________________________________________________
Deschiderea unui registru de calcul existent ____________________________ Excel n reeaua Web . _____________________________________________ Gsirea unui fiier care conine un registru de calcul ______________________ Deplasarea de la un registru de calcul deschis, la altul ____________________ nchiderea registrelor de calcul_______________________________________

5.8. Lucrul cu foile de calcul ____________________________________


Selectarea foilor de calcul___________________________________________ Inserarea foilor de calcul____________________________________________ Eliminarea foilor de calcul___________________________________________ Mutarea i copierea foilor de calcul ___________________________________ Mutarea unei foi de calcul n registru, prin tragere i plasare ________________ Mutarea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul n altul, prin tragere i plasare _________________________________________________________ Schimbarea denumirii etichetei unei foi de calcul _________________________

5.9. Utilizarea domeniilor de celule _______________________________


Definitia domeniului de celule _______________________________________ Selectarea unui domeniu ___________________________________________

5.10. Inserarea i eliminarea celulelor, a rndurilor i a coloanelor ____


Inserarea celulelor ________________________________________________ Combinarea celulelor ______________________________________________ Eliminarea celulelor _______________________________________________ Inserarea rndurilor i a coloanelor ___________________________________ Eliminarea rndurilor sau a coloanelor _________________________________ Definirea formulelor _______________________________________________ Ordinea operaiilor ________________________________________________ Introducerea formulelor_____________________________________________ Formule n limbaj obinuit___________________________________________ Calcularea rezultatelor fr introducerea unei formule _____________________ Afiarea formulelor ________________________________________________ Editarea formulelor ________________________________________________

Efectuarea calculelor cu ajutorul formulelor ________________________

5.12. Copierea formulelor i recalcularea__________________________


Copierea formulelor _______________________________________________ Utilizarea adreselor relative i absolute ale celulelor ______________________ Schimbarea parametrilor de calcul ____________________________________ Definitiile funciilor_________________________________________________ Utilizarea funciei AutoSum__________________________________________ Utilizarea funciei AutoCalculate ______________________________________ Utilizarea Function Wizard __________________________________________

5.13. Efectuarea calculelor cu funcii _____________________________

5.14. Schimbarea formatului numerelor ___________________________


Formatarea valorilor _______________________________________________ Utilizarea butoanelor Style pentru formatarea numerelor ___________________ Crearea unui format personalizat _____________________________________

5.15. Modificarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor __________


Modificarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor, cu ajutorul mouse-ului ___ Utilizarea meniului Format pentru un control mai exact ____________________ Tipuri de diagrame ________________________________________________ Crearea unei diagrame _____________________________________________ Personalizarea diagramei cu ajutorul barei cu instrumente pentru diagrame ____ Salvarea diagramelor ______________________________________________ Tiprirea unei diagrame ____________________________________________

5.16. Crearea diagramelor ______________________________________

5.17. Aplicaii _________________________________________________ Bibliografie __________________________________________________

1. Microsoft Word Pentru versiunea sistemului de operare Windows XP, firma Microsoft a creat setul de programe Microsoft Office care conine cteva aplicaii extrem de utile. Microsoft Word reprezint o aplicaie ampl i puternic n procesarea textelor dar i posibiliti de procesare de publicaii adic suplimentar prelucrrii textelor se poate asigura aranjarea lor ca tiprituri: cri, brouri, afie, pliante, etc. Microsoft Excel, este un procesor de tabele ce asigur prelucrarea datelor dispuse sub forma de tabel/ foi de calcul i afiarea sub diferite forme a lor. Microsoft Power Point reprezint o aplicaie grafic pentru generarea de prezentri n format electronic, ele completnd prezentarea verbal. Are de asemenea aplicaie n promovarea pe Internet a diferitelor locaii, instituii, locuri peisagistice, etc. Microsoft Access reprezint programul de baze de date care gestioneaz acele date ce sunt organizare sub form de baze de date. Aplicaiile din pachetul de programe Microsoft Office fiind create de aceeai firm prezint mai multe caracteristici identice. Pentru aceleai tipuri de opiuni comune din meniu, folosesc pe bara de instrumente aceleai butoane cu pictograme i aceleai casete de dialog. Se folosesc aceleai taste scurtturi pentru opiunile comune din meniuri, exemplu: Ctrl+O-Open, Ctrl+W Close, etc. Sistemul de meniuri conine nou meniuri verticale comune; File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table/Date/Slide Show/Record, Window, Help. Se folosesc rigle verticale i orizontale pentru poziionarea facil n fiier. Exist n partea de jos a ecranului afiat o bar de stare care prezint informaii despre starea documentului din fereastra activ a documentului. Informaiile suplimentare despre fiierul cu date sunt aceleai: titlul, autor, etc. Aplicaia Word este un procesor de texte care realizeaz urmtoarele faciliti: crearea/corectarea/tiprirea documentelor; operaii de cutare/nlocuire; activiti cu mai multe documente, deschise concomitent;

formatarea documentului la nivel de caracter/paragraf/pagin i executarea unor stiluri predefinite/definite de autor sau setarea marginilor, a aranjrii textului n pagin, crearea notelor de subsol i de sfrit; inserarea obiectelor n documente (imagini, sunete, grafice, etc.); inserarea tabelelor n document i folosirea lor; exploatarea unor abloane de documente ce automatizeaz procesul de formatare a documentelor; generarea i folosirea macrocomenzilor; administrarea corespondenei, cu preponderen scrisori i etichete potale; aranjarea textelor n coloan; folosirea protocolului OLE pentru inserarea obiectelor. 1.1. Lansarea programului Word. Interfaa aplicaiei Word Lansarea n execuie a programului Word se face prin dublu clic pe pictograma acestuia, sau prin selectarea comenzii Word din meniul de comenzi (aplicaii) ale pachetului Microsoft Office din care acesta face parte. Aplicaia Word lucreaz n principal cu fiiere avnd extensia .doc, numite documente. ncepnd cu versiuni mai noi se pot edita cu Word i documente HTML. ntr-un document Word pot fi inserate fiiere create i cu alte aplicaii cum ar fi Excel, Access, etc. De asemenea aplicaia Word poate asigura conversia de documente create cu alte editoare, sau cu versiuni mai vechi ale sale. Dup lansare, pe ecran apare fereastra general a aplicatiei Word (fig.1.1).

Figura 1.1. Structura ferestrei Word Fereastra Word are n compunere: Title bar (bara de titlu) - cuprinde textul `Microsoft Word` urmat de numele fiierului cu care se lucreaz; Menu bar (bara de meniuri) - cuprinde un numr de nou meniuri verticale: File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help; Toolbar (bara cu instrumente) - conine butoane cu pictograme de comenzi ce pot fi acionate cu ajutorul mouse-ului. De regul acestea se regsesc i n meniuri, trecerea lor pe aceast bar urmrete activarea rapid a acestora. Exist bare predefinite ale sistemului, dar utilizatorul i poate crea propriul sistem de bare cu pictograme. Cele mai utilizate bare predefinite sunt: bara cu instrumente standard (Standard) (fig.1.2) conine butoane scurtturi pentru operaii generale de ntocmire a unui document Word;

Figura 1.2. Bara cu instrumente standard cu butoane

bara pentru formatarea textului (Formatting) (Fig. 1.3) cuprinde butoanele scurtturi pentru formatarea tuturor caracterelor i a paragrafelor;

Figura 1.3. Bara pentru formatarea textului bara pentru tabele i chenare (Tables and Borders) cuprinde butoane scurtturi pentru formatarea chenarelor i umbrelor paragrafelor, textelor selectate, tabelelor i celulelor din tabel; bara pentru instrumente de desenare (Drawing) conine butoane scurtturi pentru instrumentele de desenat (linii, casete de text, etc.); bara de instrumente pentru baze de date cuprinde butoane pentru operaii cu baze de date; bara pentru Auto Text cuprinde conine obiecte pentru lucrul din Autotext; bara pentru formulare (Forms) conine butoane pentru ntocmirea cmpurilor tip formular. Afiarea barelor de instrumente se face din meniul Tools, opiunea Customize, caseta de dialog Customize, seciunea Toolbars/ meniul View, submeniul Toolbars. Bara de instrumente poate s fie aezat (ancorat) pe marginile ferestrei Word, de obicei pe marginea superioar, sub bara de meniuri sau mobil, cnd este deplasat n interiorul ferestrei i se prezint sub forma unei casete de titlu i buton de nchidere. Bara de stare (Status Bar) se gsete n partea de jos a ecranului i conine diverse informaii despre document n general, sau despre localizarea n document, cum ar fi pagina curent, numrul total de pagini, linia curent, coloana, seciunea, indicatoare despre modul de lucru ales, etc. Bar de stare conine urmtoarele butoane: REC (nregistrarea unei macrocomenzi), TRK (marcarea modificrilor din document), EXT (extinderea seleciei), OVR (modul de editare cu suprascrieri), WPH (prezint datele de asistent pentru procesorul de texte WordPerfect). Butoanele se activeaz executnd dublu clic pe numele butonului). Afiarea barei de stare se face din meniul Tools, opiunea Options iar

din caseta de dialog Options se alege seciunea View i se bifeaz Status bar. Rigletele sunt afiate n fereastra Word i indic spaiul de lucru necesar scrierii textului. Sunt dou tipuri de rigle: Rigla orizontal (figura 1.4) este afiat n partea superioar a zonei de lucru din fereastr i conine marcajele pentru indentarea (alinierea) textului fa de margini, marcajul pentru indentarea primei linii a paragrafului i marcaje pentru tabulatori. Rigla vertical este afiat n partea stnga a zonei de lucru a documentului activ. Dac se selecteaz opiunile Print Preview sau Page Layout se afieaz o rigl vertical care se utilizeaz pentru a ajusta marginile de jos i de sus ale paginii. Marcaj pentru indentarea primei linii Marcaj pentru indentarea textului la dreapta Marcaj pentru indentarea textului la stnga Figura 1.4. Structura unei rigle orizontale Ecranul de redactare a documentului (zona de lucru) este spaiul de lucru n care se introduce textul de ctre utilizator. Poziia curent n acest spaiu, poziie n care ncepe scrierea, este marcat de un cursor (prompter), care este o bar vertical cu apariie intermitent. Deplasarea n ecranul ce cuprinde textul documentului este identic cu deplasarea n document i se face n urmtoarele moduri: a) prin apsarea tastei Page Up (spre nceputul documentului), respectiv Page Down (spre sfritul documentului) i are ca efect deplasarea cu mai multe rnduri; b) cu tastele sgei (deplasare n sus cu un rnd), (deplasare n jos cu un rnd), (deplasare la stnga pe acelai rnd cu un caracter), (deplasarea spre dreapta cu un caracter, pe acelai rnd); c) deplasarea cu ajutorul mouse-ului prin apsarea butoanelor cu sgei aflate la baza, respectiv n vrful barelor de derulare (vertical i orizontal). Aceste bare apar automat numai dac textul scris depete spaiul unui ecran pe vertical (orizontal); d) plasarea n locul dorit din interiorul ecranului curent, direct prin plasarea cursorului mouse-ului n acest loc i apsarea tastei stngi a acestuia.

tergerea unui caracter n acest spaiu, adic din document, se poate face cu ajutorul tastei Delete pentru caracterul aflat n dreapta cursorului, respectiv cu tasta Backspace( ) pentru caracterul aflat n stnga cursorului. Dac se dorete tergerea simultan a unui ntreg text, aflat continuu n document, acesta se marcheaz n prealabil dup care se apas tasta Delete sau tasta . Marcare unui text continuu, numit n continuare bloc de text (adic litere, cuvinte sau rnduri aflate unele dup altele), se face prin plasarea cursorului la nceputul blocului de text i tragerea mouse-ului, innd butonul din stnga apsat peste ntreg blocul de text i elibernd butonul doar la sfritul blocului. Dac blocul conine mai multe linii, parcurgerea liniilor se face pe vertical de la o linie la alta. Observaie. Dac s-a efectuat o operaie asupra documentului i se dorete anularea acesteia, se apas butonul Undo de pe Toolbar. Se recomand salvarea documentului la intervale scurte de timp, pentru a evita pierderea informaiilor introduse n cazul unui incident (de exemplu oprirea curentului electric). 1.2. Moduri de afiare a documentului activ Afiarea n fereastra document se face n urmtoarele apte moduri: Normal View, Page Layout View, Online Layout, Outline, Master Document, Full Screen, Print Preview. Afiarea poate fi realizat cu ajutorul mouse-ului din patru butoane aflate n partea de jos stnga a barei de defilare pe orizontal. Butoanele poarta denumirea de Normal, Web Layout View, Print Layout View, OutlineView. Se pot folosi i scurtturi de taste: Alt+Ctrl+P pentru modul Print Layout, Alt+Ctrl+N pentru modul Normal i Alt+Ctrl+O pentru modul OutlineView. De asemenea se pot obine afiri folosind cele cinci opiuni din meniul View i din meniul File pentru opiunea Print Preview. n continuare se prezint descrierea modului de afiare pe ecran. a) Modul normal (opiunea Normal) este caracterizat de faptul c documentul este afiat ca o coloan nentrerupt n care apar textele, obiectele, tabelele, graficele, etc. Caracterele au forma care apare printat la imprimant. Pentru a lrgi spaiul de lucru unele componente ale ferestrei active nu sunt relevate: antetul, subsolul, marginile textului, rigla vertical. In paginarea paginii nu apar marginile superioare i inferioare iar marcajele de ntrerupere de pagin apar sub forma unei linii ntrerupte. Dac se dorete ca activitile s se desfoare rapid se activeaz comutatorul Draft Font din seciunea View a casetei de dialog Options din meniul Tools. Se trece n acest fel la modul corp de liter unic, ce limiteaz numrul de corpuri de liter folosite i deci, se simplific alinierea i spaierea.

b) Modul aezare n pagin (opiunea Page Layout) este caracterizat de afiarea tuturor componentelor ferestrei active (margini, antete, subsoluri), micornd zona de lucru. Apar i riglele, deci, textul este ncadrat n pagin i apare afiat n forma care este printat. Acest mod se recomand pentru documentul n forma final. c) Modul aezare direct (opiunea Online Layout). Nu apar barele de derulare vertical i orizontal, riglele i ntreruperile de pagin. Sunt afiate textele i obiectele din document. Se folosete ndeosebi pentru cititul documentului. d) Modul structura documentului (opiunea Outline) afieaz o schi a documentului n care apar titlurile i subtitlurile, dar pot aprea i unele detalii ale documentului. Acest mod afieaz propria bar de instrumente (Outlining), cu ajutorul creia se controleaz modul de lucru. Documentul este tratat ca un ansamblu de obiecte de tip titlu-text. Se restrnge/ expandeaz un obiect prin executarea unui clic pe obiect. Unele titluri pot sa aib titluri subordonate. Titlurile pot fi organizate pe nou nivele ierarhice, pentru a atribui unul din cele nou stiluri de formatare a unui titlu. Stilul unui titlu este un set de comenzi de formatare ce cuprinde indentarea, fontul, stilul, corpul caracterelor,etc., Prin afiarea structurii comprimate se permite s determinai ordinea n care apar titlurile. Se poate promova un titlu la nivel ierarhic superior indentndu-l spre stnga/retrograda un titlu la nivel ierarhic inferior indentndu-l spre dreapta. Se pot, de asemenea, mut cu uurina paragrafele. Modul se recomand la nceputul scrierii documentului, cnd apare forma documentului. e) Modul document principal (opiunea Master Document) permite organizarea i lucrul ntr-un document de dimensiuni apreciabile; documentul este mprit n subdocumente care pstreaz legturi ntre ele prin documentul primar. In acesta sunt redate ideile principale din lucrare, iar ntre acestea sunt inserate subdocumentele prin antetul lor. Acest mod se utilizeaz cnd se lucreaz n echip, fiecare participant redacteaz un subdocument urmnd s fie adunate prin intermediul documentului principal care se gsete ntr-o unic fereastr document ce conine subdocumente. f) Modul ecran plin (opiunea Full Screen) Pe ecran apare ntreg documentul, dar nu sunt afiate bara de titlu, barele de instrumente i bara de meniuri ale ferestrei de aplicaie i ferestrei document (zona de lucru). Acest mod se activeaz folosind opiunea Full Screen din meniul View. In lipsa barelor cu instrumente se pot folosi tastele scurtturi sau se face alegerea unei opiuni din meniu. g) Modul previzualizarea tipririi (opiunea Print Preview) afieaz mai multe pagini din document prin micorarea dimensiunii paginilor. Modul se obine prin aciunea opiunii Print Preview din meniul

File. Prin aciunea butonului Preview se poate previzualiza mrimea ferestrei de lucru la scara aleas. 1.3. Prezentarea meniurilor Meniul File conine comenzi pentru lucrul cu fiiere document (.doc) sau abloane de documente(.dot). Principalele opiuni i funciunile lor sunt: crearea unui nou document nou sau ablon (New) ; deschiderea unui document existent sau un ablon (Open); nchide toate ferestrele unui document activ (Close); salvarea documentului curent cu numele lui (Save) sau salveaz noua versiune cu un alt nume (Save As); salvarea ca document HTML (Save as HTML) pentru pagini de Web; setarea n pagin pentru seciunile selectate (Page Setup); previzualizarea documentului tiprit (Print Preview); tiprirea documentului de ctre imprimant (Print), etc. Meniul Edit conine comenzi (opiuni) pentru manevrarea unor blocuri de text din document, dintre care amintim: copierea sau mutarea n memoria de lucru (Copy sau Cut) pentru reproducerea ulterioar a textului copiat n alt document sau n alt poziie prin comanda Paste din acelai meniu; localizarea unui text (Find, Go To); localizarea i nlocuirea unui text (Replace ); tergerea unui bloc de text selectat (Clear); selectarea ntregului document(Select All). Meniul View conine comenzi (opiuni) pentru stabilirea formei n care apare pe ecran documentul (Normal, Page Layout, Outline, Master Document, Zoom), comenzi pentru modul de prezentare a ecranului de baz Word (Toolbars) precum i pentru vizualizarea i manipularea antetului (Header) i a notei de subsol (Footer). Meniul Insert conine comenzi pentru inserarea n text, de regul n poziia curent a cursorului, a unor: simboluri (Symbol), separatori de pagin, coloane sau seciuni (Break), paginaie (Page numbers), dat calendaristic (Date and Time), text prestabilit (Autotext), grafic i fotografii (Picture),

obiecte create cu alte aplicaii (Object), respectiv cu editorul matematic de ecuaii, cu alte aplicaii Office (Excel, Power Point, etc.). Meniul Format se refer la stabilirea caracteristicilor dimensionale (formatare) ale fontului, paragrafelor (distana dintre rnduri, alinieri fa de celelalte paragrafe), margini i hauri (Borders and Shading), forma de prezentare a listelor (Bullets and Numbering), scrierea pe mai multe coloane (Columns) etc. Meniul Tools permite stabilirea parametrilor de lucru a editorului Word, apelarea unor funcii pentru verificarea corectitudinii (Spelling and Grammar, Language), protecia documentului (Protect), adic asigurarea confidenialitii acestuia, multiplicarea unui document i obinerea de documente diferite pornind de la un document iniial prin inserarea unor date dintr-o baz de date n anumite locuri (Mail Merge). Meniul Table permite crearea i editarea tabelelor prin inserarea unui tabel (Insert Table), divizarea unei celule (Split cells) sau reunirea mai multor celule vecine (Merge cells), selectarea unei linii sau coloane (Select rows, Select colums), de regul n vederea suprimrii acestora din tabel (Delete . . .), editarea liniilor de demarcaie dintre linii i coloane (Draw Table). Meniul Window permite n principal editarea simultan a mai multor documente (New Document) i selectarea documentului curent din lista documentelor deschise. Meniul Help conine o documentaie privind utilizarea editorului Word, o prezentare a comenzilor cu posibilitatea selectrii numai a comenzii pentru care se doresc informaii. Fiecare din aceste comenzi produc casete de dialog n care se stabilesc parametrii de lucru ai comenzii respective. 1.4. Operaii cu fiiere document 1.4.1. Crearea unui document Se poate crea un document nou folosind ablonul (modelul) pentru documentul vid (Blank Document)/ablonul de documente special /procedura asistent. n aplicaia Word, un model este un tip special de document folosit pentru a crea rapid documente de o anumit form. Pentru a crea un document nou bazat pe modelul Blank Document, memorat n fiierul normal.dot, se face clic pe butonul New din bar cu

instrumente standard. Numele implicit al documentului deschis este Document (1), Document (2),... El conine barele cu instrumente prestabilite, sistemul de meniuri verticale, scurtturi de tastatur prestabilite, nu i texte prestabilite sau coduri de cmp. Conine valori prestabilite ale formatrii documentului care pot ulterior fi modificate i care rmn memorate n fiierul normal.dot. ablonul de document (Template) este un set de formatri ale ferestrei de lucru i a documentului, care se memoreaz ntr-un fiier cu extensia .dot i care conine (figura 1.5): texte, grafic i formatri identice pentru toate documentele ablonului; coduri de cmp pentru introducerea automat a unor informaii/cmpuri de tip formular care sunt completate pentru documentul care se genereaz; intrri n Autotext; macrocomenzi ; barele de meniuri, sistemul de meniuri i sistemul de scurtturi de la tastatur.

Figura 1.5. Ecranul abloanelor de documente Pentru a crea un document bazat pe modelele de document se selecteaz meniul File, opiunea New, apare n partea dreapt a suprafeei de lucru caseta de dialog New Document n care exist o structura format din: deschiderea unui document (Open a document), New, New from existing, New from template n care se poate selecta eticheta corespunztoare tipului de document care se va crea. Pentru a vedea cum arat un anumit model dintr-o categorie, se execut clic pe pictograma modelului din partea dreapt iar pe suprafaa activ va aprea o imagine a modelului ales. Selectnd un document de un anumit model, acestuia i se poate schimba aspectul.

Unitatea de baz cu care lucreaz Word este paragraful. Tasta Enter introduce un nou paragraf. In cadrul editrii computerizate noiunea de paragraf are alt sens fa de cea din literatur. In acest context, paragraful reprezint poriunea de text aflat ntre doua Enter, adic de la nceputul unui aliniat i pn la urmtorul. Dac se dorete trecerea la o linie nou fr a ncepe un nou paragraf se apas tastele Shift i Enter . 1.4.2. Deschiderea i nchiderea unui document existent Schimbrile din coninutul unui document se pot face prin deschiderea lui, din punct de vedere fizic coninutul din unitatea de disc este mutat n memoria intern, iar la terminarea activitii documentul este nchis iar coninutul fizic din memoria intern este mutat n unitatea de disc. Obiectivele pentru care se deschide un document sunt legate de realizarea unei copii a documentului n alt fiier sau consultarea documentului, protejndu-l la modificri sau pentru a face modificri n document. Pentru deschiderea unui document se execut una din operaiile: - apsarea butonul Open din bara de instrumente standard sau din meniul File opiunea Open, caseta de dialog Open de unde se poate selecta numele fiierului din lista derulant de fiiere (figura 1.6); apsarea tastelor Ctrl+O.

Figura 1.6. Caseta de dialog Open Dac trebuie prelucrat un document salvat recent, se va deschide meniul File i se va citi lista din partea de jos a meniului, unde exist i fiierul deschis recent.

nchiderea unui document din fereastra document activ se face prin alegerea din meniul File a opiunii Close/opiunea Close din meniul de control al ferestrei documentului curent/clic pe butonul de nchidere a ferestrei document curent/apsai tastele Ctrl+F4. Dac se nchide un document nainte ca el s fie fost salvat, Word afieaz o caset de dialog n care se ntreab dac se salveaz modificrile fcute, cu posibilitatea de rspuns: Yes, No, Cancel. 1.4.3. Salvarea unui document pe hard disc Prelucrarea unui document se execut fizic n memoria intern a calculatorului, iar pentru a putea fi utilizat ulterior, documentul se salveaz ntr-o partiie de pe hard disc. Se pot realiza dou variante de salvare : salvarea cu nume identic se execut cnd se dorete salvarea n fiier a modificrilor fcute n document, vechea versiune a documentului se pierde ; salvarea cu nume diferit se folosete cnd : o documentul este nou creat i se dorete s dai un nume nou fiierului n care se salveaz ; o dorii s se pstreze vechea versiune a documentului ntr-un fiier cu vechea denumire, iar n noua versiune documentul se salveaz ntr-un fiier ce are alt nume ; o dorii s schimbai versiunea Word a documentului ntr-un format care s poat fi folosit cu o alt aplicaie pentru prelucrarea textelor. Formatele realizare pentru conversia documentului Word depind de programele existente n procesorul de texte. In situaia n care salvai un document pentru a-l utiliza cu un program de prelucrare de texte pentru care nu exist un program de conversie, alegei fie formatul Rich Text Format (Formatul Text mbogit), care are marea calitate c este compatibil cu multe aplicaii i care pstreaz formatrile textului. Se poate folosi i atunci cnd se utilizeaz documentul i cu versiuni anterioare de Word. Pentru salvarea cu nume identic se alege din meniul File opiunea Save/clic pe butonul Save din bara cu instrumente standard/apsai tastele scurttur Ctrl+S. Pentru salvarea cu nume diferit se alege din meniul File, opiunea Save As, caseta de dialog Save As, unde se completeaz numele fiierului, dac documentul n-a mai fost salvat.(figura 1.7). Dac documentul a mai fost salvat, comanda Save va salva fiierul cu acelai nume.

Dac se dorete schimbarea numelui documentului n caseta de dialog se completeaz numele fiierului iar n lista derulant Save as type se alege formatul n care se salveaz documentul. Din lista derulant Save In se alege folderul n care se va salva fiierul.

Figura 1.7. Caseta de dialog Save As Se poate utiliza grupul de butoane care stabilete folderul n care se salveaz fiierul, modul de vizualizare a listei de fiiere din folderul ales i pentru a realiza diferite operaii cu fiiere : trimiterea la nivelul imediat inferior; deschide folderul printe (Up One Level) ; cutare Web (Search Web) ; tergere (Delete) ; creare folder nou n folderul curent (Create New Folder) ; vizualizri fiiere i foldere din folderul curent Views (cu lista derulant) ; unelte (Tools) (cu lista derulant) afieaz o caset cu informaii suplimentare.

1.5 Editarea i tiprirea documentelor Principala activitate care se desfoar ntr-un document este cea de editare, prin care se scriu texte, se localizeaz anumite entiti i se

fac o serie de modificri: tergerea caracterelor/blocurilor de texte, inserare caractere, copiere/mutare blocuri de texte, inserarea diferitelor entiti : simboluri/data i ora curent marcate de sistem/coduri de cmp, etc. Pentru a crete rapiditatea lucrului se utilizeaz instrumente pentru automatizarea unor proceduri de editare: cutarea/nlocuirea unor entiti, anularea/editarea unor operaii de editare, folosirea intrrilor n autotext, instrumente gramaticale pentru corectarea automat a documentului, folosirea aa numitelor semne de carte pentru localizarea entitilor din document, etc. Procesorul de texte Word ofer pentru editarea unui text: operaii pentru introducerea textului ; operaii pentru deplasarea cursorului de inserare i pentru derularea textului; operaii de cutare/nlocuire; operaii pentru selectarea blocurilor de texte; anularea, respectiv reluarea unor operaii de editare; inserarea simbolurilor i a cmpurilor n text; transformarea literelor din textul selectat; controlul operaiilor de editare. Pentru executarea operaiilor de editare se pot folosi butoanele din bara cu instrumente standard : butonul Cut are ca funciune trecerea datelor din domeniu selectat n memoria tampon numit Clipboard, butonul Copy ndeplinete funciunea de copiere a datelor din domeniu selectat n memoria tampon, butonul Paste nsereaz n locul fixat de cursor coninutul memoriei Clipboard, butonul Undo anuleaz o operaie, Redo reia o operaie. 1.5.1. Introducerea textului In fereastra activ putei s introducei textul de la tastatur sau s fie inserate diferite entiti/obiecte: simboluri/ cmpuri/comentarii, etc. Introducerea textelor se face in dou moduri: cu inserare (Insert)/cu suprascriere (Overwrite). naintea activitii de editare a unui document se pot stabili valorile parametrilor pentru editare cu ajutorul comutatoarelor din seciunea Edit a casetei de dialog Options din bara de meniuri Tools. Controlul modului de introducerea textului se face cu opiunea Overtype Mode din seciunea Edit a casetei de dialog Options din bara de meniuri Tools, care atunci cnd este activat determin modul de introducere cu suprascriere. Modul de introducere se mai poate determina prin: activarea /dezactivarea butonului OVR din bara de stare/apsarea tastei Insert de la tastatura.

Se poate nlocui rapid un text cu alt text selectnd textul dorit a fi ters i scriei noul text, cu condiia s fie activat comutatorul Typing replaces selection din seciunea Edit a casetei de dialog Options, din meniul Tools. Se poate terge un caracter/bloc de texte selectat prin utilizarea tastelor Delete i Backspace iar un cuvnt la stnga poziiei de inserare, apsnd tastele Ctrl+Backspace, respectiv un cuvnt la dreapta poziiei de inserare, apsnd tastele Ctrl+Delete. Pentru a anula ultima poziie de editare se alege opiunea Undo din meniul Edit/din bara standard se apas pe butonul Undo/apsai tastele Ctrl+Z. Pentru anularea rapid a ultimelor operaii de editare executate se procedeaz n felul urmtor: executai clic pe simbolul sgeat de pe butonul Undo din bara cu instrumente standard i deschidei lista cu ultimele operaii (operaiile sunt afiate n ordine cronologic invers) i executai clic n list pe operaia pn la care se dorete anularea operaiilor de editare. In vederea relurii ultimei operaii de editare, se alege din meniul Edit opiunea Repeat/se execut clic pe butonul Redo din bara cu instrumente standard/apsai tastele Ctrl+Y/apsai tasta F4. Dac se dorete reluarea rapid a ultimele operaii de editare se execut clic pe sgeata indicatoare a butonului Redo din bara cu instrumente standard, operaiile sunt desfurate n ordine cronologic, se executa clic pe operaia de la care se dorete activitile de editare anulate. 1.5.2. Deplasarea n document Pentru a se realiza modificri n document, este necesar s deplasai cursorul de inserare n poziia n care se dorete modificarea, iar pentru deplasarea cursorului de inserare exist facilitile: derularea ferestrei active, utilizarea semnelor de carte (bookmarks), deplasarea rapid la o anumita entitate din document. Pentru derularea coninutului ferestrei active sunt mai multe metode practice realizate cu ajutorul mouse-ului i tastaturii. Cu mouse-ul se folosesc butoanele i cursorul mobil al barelor de derulare pe orizontal i vertical pn se ajunge n fereastra cutat i se execut clic. Se poate, de asemenea, derula prin document folosind butonul de derulare (Scroll-ul) existent pe mijlocul mouse-ului. Se pot folosi tastele pentru deplasarea cursorului n urmtoarele domenii: la nceputul ecranului curent/sfritul ecranului curent, Ctrl+Page Up/Ctrl+Page Down; la nceputul paginii anterioare/la nceputul paginii urmtoare, Ctrl+Alt+Page Up/Ctrl+Alt+Page Down i

Alt+/Alt+ la obiectul precedent/obiectul urmtor. Se poate deplasa rapid la locaia la care s-a fcut ultima corectur apsnd tastele Shift +F5. Operaiile de derulare care sunt fcute cu tastatura au ca efect modificarea poziiei cursorului de inserare iar utilizarea mouse-ului nu modific poziia cursorului de inserare. Folosirea semnelor de carte se face prin apsarea tastelor Ctrl+Shift+F5/meniul Insert, opiunea Bookmark, caseta de dialog Bookmark (figura 1F.8). Se execut activiti de inserare a unui semn de carte/tergerea unui semn de carte/poziionarea cursorului de inserare pe un semn de carte. Lista cu marcajele semn de carte

Sortarea n ordinea numelui/ordinea care apar n document

Figura 1.8. Caseta de dialog Bookmark Deplasarea rapid la o entitate din document se poate face din meniul Edit, opiunea Go To, caseta de dialog Find and Replace, seciunea Go To/apsarea tastelor Ctrl+G/executai dublu clic pe caseta cu numrul paginii curente de pe bara de stare.

Figura 1.9. Caseta de dialog Find and Replace

Dac se dorete executarea unui salt peste mai multe entiti se folosete caseta de text Enter, n care se scriu numrul de entiti incrementat cu semnul +(exemplu: pagina curent+6 pagini/pagina curent -2 pagini). 1.5.3. Operaii de cutare i nlocuire ntr-un document este necesar s cutai texte, imagini, formatri, cmpuri, note de subsol, note de sfrit, marcaje de comentarii,marcaje de paragraf, ntreruperi de pagin, etc. Operaia de cutare se poate executa n tot documentul activ sau numai n zona selectat. Se poate cuta un ir de caractere precizat sau iruri de caractere care corespund unui anumit ablon. Pentru a cuta un text alegei meniul Edit, opiunea de meniu Find/apsai tastele Ctrl+F. Se construiesc criteriile de cutare dup cerinele din caseta de dialog Find and Replace.

Figura 1.10. Caseta de dialog Find and Replace Pentru operaia de cutare cu nlocuire alegei din meniul Edit, opiunea Replace, caseta de dialog Find and Replace/apsai tastele Ctrl+H. Prin intermediul comutatoarelor se construiete criteriul de cutare i se precizeaz cu ce se nlocuiete : se construiete criteriul de cutare din seciunea Find a casetei de dialog ; n zona de editare Replace With se scrie irul de caractere cu care se face nlocuirea ; se acioneaz butonul Find Next, n felul acesta se caut i selecteaz prima apariie a irului de caractere. Dup ce a fost localizat se acioneaz unul din urmtoarele comutatoare: Replace pentru a se face nlocuirea i se trece la cutarea urmtoarei apariii, Find Next pentru a cuta urmtoarea apariie, fr a

se face nlocuirea, Replace All pentru a nlocui toate apariiile, Cancel pentru a nchide caseta de dialog fr nlocuirea irului de caractere. 4.5.4 Blocuri de text, gsirea i nlocuirea textului Un bloc de text este o poriune dintr-un document text. Procesorul de texte Word pune la dispoziie mai multe metode de selectare a blocurilor de text. Selecia diferitelor entiti cu ajutorul mouse-ului: un cuvnt prin execuia dublu clic n interiorul lui; mai multe cuvinte executai dublu clic n interiorul primului cuvnt i purtai cursorul pn la ultimul cuvnt; fraza prin apsarea tastei Ctrl i executai dublu clic n interiorul ei ; mai multe fraze prin selecia primei fraze i glisai mouse-ul pn la ultima fraz; linie de text prin execuia unui clic n zona de selecie; mai multe linii de text prin a indica n zona de selecie prima linie i a glisa mouse-ul pe vertical, n sus /jos, pn la ultima linie; un paragraf prin executarea triplu clic n interiorul lui sau dublu clic n zona de selectare, n chiar dreptul lui; ntregul documentul prin executarea triplu clic n zona de selectare/clic cu tasta Ctrl apsat/meniul Edit, opiunea Select All; un bloc nsemnat de text prin execuia clic la nceputul blocului apoi apsai pe tasta Shift i clic la sfritul blocului; bloc dreptunghiular vertical de text prin apsarea tastei Alt i glisarea cursorului peste blocul vertical; Selecia cu tastatura: pn la sfritul paragrafului apsnd tastele Ctrl+Shift+; pn la nceputul paragrafului apsnd tastele Ctrl+Shift+; pn la sfritul liniei apsnd tastele Shift+End ; pn la nceputul liniei apsnd tastele Shift+Home ; textul n ntregime de la poziia cursorului pn la sfritul documentului apsnd tastele Ctrl+Shift+End ; textul n ntregime de la poziia cursorului pn la nceputul documentului apsnd tastele Ctrl+Shift+Home; ntreg textul apsnd tastele Ctrl+A/Ctrl+5 ; un bloc dreptunghiular vertical apsnd tastele Ctrl+Shift+F8.

Anularea zonei selectate (deselectarea) se face prin executarea unui clic ntr-un punct din spaiul de lucru al ferestrei/prin apsarea unei taste de editare. Copierea, mutarea i tergerea unui bloc de text Aceste activiti se execut folosind meniul Edit, opiunile Cut (pentru mutare), Copy (pentru copiere), Paste (pentru lipire)/tastele Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V/butoanele din bara cu instrumente standard: Cut, Copy, Paste. Se mai pot muta sau copia blocurile de texte folosind diferite metode rapide de lucru. Metoda drag-and-drop utilizat cnd , comutatorul DragandDrop Text Editing este activat din meniul Tools, opiunea Options, seciunea Edit. Se selecteaz blocul de texte care este mutat/copiat, se indic cu mouse-ul blocul de texte selectat, pentru operaia de mutare glisai mouse-ul, pentru operaia de copiere inei apsat tasta Ctrl i glisai mouse-ul. In timpul activitii de glisare pe ecran apare marcat o linie vertical punctat care indic locul n care poate fi aezat blocul de text. In locul dorit de utilizator se elibereaz butonul mouse-ului. Metoda combinrii activitilor de mutare-lipire, respectiv copiere-lipire. Se selecteaz blocul de texte care se dorete mutat/copiat. Se indic cu mouse-ul poziia n care se dorete mutarea/copierea. Se apas asupra tastei Ctrl i butonul din dreapta al mouse-ului pentru mutare, respectiv asupra tastelor Ctrl+Shift i butonul din dreapta al mouse-ului pentru copiere. 4.5.5 Alte faciliti pentru editarea unui document Aplicaia Word pune la dispoziie i alte faciliti pentru editarea documentului: obinerea de informaii despre document; schimbarea tipului de liter; desprirea n silabe a cuvintelor de la sfritul liniei de text; marcarea modificrilor fcute n document; corectura automat. Obinerea de informaii statistice despre document Informaiile statistice despre documentul activ/domeniu din document se pot realiza alegnd din meniul Tools opiunea Word Count. Se deschide caseta de dialog Word Count care afieaz numrul de entiti din text adic pagini/cuvinte/caractere/paragrafe/ linii de text. Dac se dorete s fie numerotate i entitile din nota de

subsol/notele de sfrit se activeaz comutatorul Include footnotes and endnotes. In situaia n care informaia se refer la o zona de text, selectai textul i mai apoi deschidei caseta de dialog. Desprirea n silabe a cuvintelor de la sfritul unei linii de text Aplicaia Word desparte automat n silabe cuvintele de la sfritul liniei de text, n timpul activitii de introducere a textului. Funcia se activeaz din meniul Tools, opiunea Language, caseta de dialog Hyphenation, se activeaz comutatorul Automatically hyphenation document pentru ca desprirea n silabe s se fac automat. Folosirea corecturii automate Procesorul de texte Word ofer facilitatea de a stabilii ce greeli pot fi corectate automat folosind meniul Tools, opiunea Autocorrect, csua de dialog AutoCorrect, activarea comutatoarelor din seciunea AutoCorrect. 4.5.6 Tiprirea (printarea) documentelor Operaia de tiprire impune realizarea urmtoarelor activiti: previzualizarea documentului (opional), alegerea imprimantei de tiprire, alegerea setrilor pentru tiprire, startarea tipririi. Previzualizarea permite utilizatorului s observe cum o s arate documentul tiprit, permind ulterior inserri n document/schimbri de form, etc. In acest fel documentul se poate tipri o singur dat, fcndu-se economie de timp, hrtie i consumabile ale imprimantei. Operaia se face activnd din meniul File, opiunea Print Preview/apsai pe butonul Print Preview din bara cu instrumente standard/apsai tastele Ctrl+F2. In fereastra destinat previzualizrii vor apare una sau mai multe pagini ale documentului. Pe ecran este afiat o bar cu butoane de vizualizare care realizeaz operaii specifice: stabilirea numrului de pagini ce se vizualizeaz la un moment dat; corectarea documentului; controlul dimensiunii afirii; comprimarea documentului. Bara cu instrumente de lucru conine urmtoarele butoane: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

123456789-

Print (Tiprete) Magnifier (Mrire) One Page (O singur pagin) Multiple page (Mai multe pagini) Zoom Control (Controlul scrii de afiare) View Ruler (Afieaz riglele) Shrink to Fit (Micoreaz pn ncape n pagin) Full Screen (Afieaz pe tot ecranul) Close (nchide) Figura 1.11. Bara cu instrumente de lucru

Pentru a vizualiza i alte pagini se procedeaz n felul urmtor: se folosesc butoanele sau bara de derulare pe vertical/se apas tasta Page Up (pentru pagina sau grupul de pagini precedent), Page Down (pagina sau grupul de pagini urmtor) Ctrl +Home (pentru primele pagini), Ctrl+End (pentru ultimele pagini). Pentru comprimarea documentului apsai butonul Shrink to Fit. Se poate, de asemenea, s se mreasc o pagin pentru a-i observa coninutul prin aciunea butonului Magnifier. Executai clic n pagina pe care vrei s o mrii. Prin execuia unui clic n interiorul paginii se revine la afiarea iniial. In modul de previzualizare se poate face i corectarea documentului: mutarea unui bloc de text/modificarea de margini/modificarea formatrilor de caracter sau paragraf /inserarea unui obiect, etc. Aceste activiti se fac prin mrirea paginii, dezactivarea butonului Magnifier i execuia lor, la sfritul activitii se reactiveaz butonul Magnifier i se revine la modul de previzualizare dorit executnd clic n pagin. Se poate tipri documentul direct din acest mod de vizualizare apsnd butonul Print. Pentru a reveni la forma iniial a documentului apsai butonul Close de pe bara de instrumente. Tiprirea documentului Operaia de printare este precedat de setrile pentru stabilirea valorilor parametrilor pentru tiprire. Din meniul File se alege opiunea Print, csua de dialog Print, butonul Options, csua de dialog Print (figura 1.12). Aceeai csua de dialog o putem obine din meniul Tools, opiunea Options, csua de dialog Options, seciunea Print.

Figura 1.12. Csua de dialog Print Comutatoarele din zona Printing Options sunt utilizate pentru a stabili aceste valori ale parametrilor. Comutatorul Draft output are ca efect tiprirea din document numai la o parte din formatri, n funcie de modelul imprimantei. Comutatorul Reverse print order are ca aciune tiprirea paginilor n ordine invers, ncepnd cu ultima i terminnd cu prima. Comutatorul Update links are ca efect actualizarea nainte de tiprire a obiectelor inserate n document prin legare. Comutatorul Background printing face ca tiprirea s se execute cu viteza mic, se poate efectua o corectur ntr-un alt document n timpul tipririi. Comutatoarele din domeniul Include With Document sunt utilizate pentru a stabili modurile concrete de tiprire. Pentru tiprirea documentului din fereastra activ se procedeaz n mai multe moduri: tiprirea unei singure pagini se face prin dispunerea cursorului de inserare la nceputul paginii iar dac se tiprete un bloc de text se selecteaz acesta; operaia de tiprire se starteaz din meniul File, opiunea Print, caseta de dialog Print/apsai tastele Ctrl+P/apsai butonul Print din bara de instrumente standard; n aceast situaie se tiprete direct, cu valorile presetate pentru parametri. Se va tipri o singur copie a ntregului document; prin intermediul obiectelor din caseta de dialog se seteaz valorile parametrilor de tiprire; din lista Print What se alege categoria de tiprit: Documentdocumentul, Document properties - informaii despre proprietile documentului, Comments - numai comentarii, etc.;

n zona Printer alegei caracteristicile imprimantei. Dac numele driverului de imprimant afiat n zona de text Type nu este cel ai imprimantei la care se dorete printarea, se alege numele corespunztor din lista ascuns Name; n situaia n care nu exist se caut driverul corespunztor i se descarc (download); n caseta de text cu derulator Number of copies scriei numrul de copii ce se vor tipri; n zona Page Range activai butonul corespunztor paginilor din document pe care dorii sa le tiprii: All pentru tot documentul, Current page pentru pagina selectat/pagina n care se gsete cursorul de inserare, Selection pentru blocul de texte selectat (operaiunea este valid dac s-a selectat blocul), Pages pentru paginile pe care le indicai n zona de editare. Dac se dorete un domeniu se scrie prima pagina apoi linie de separaie i ultima pagin; numerele de pagin se separ prin virgula. In situaia unei pagini de seciune de tiprit se aplic regula p<numr pagina> s<numr seciune>. Exemplu: n zona de editare apare nscrisul p7s9-p10s9 care face s se tipreasc de la pagina 7 la pagina 10 a seciunii 9. Dac se tiprete o seciune se aplic regula s<numr seciune>. Exemplu: s3 nseamn paginile seciunii 3 iar s2, s7 nseamn paginile din seciunile 2 la 7. Pentru a seta suplimentar alte categorii de pagini se folosete lista Print care conine opiuni care se refer la paginile stabilite de butoanele Print Range: All Pages in Range - toate paginile, Odd Pages - numai paginile impare, Even Pages numai paginile pare; n situaia n care cerei printarea mai multor copii se acioneaz comutatorul Collate. Se vor tipri pe rnd paginile fiecrei copii; prima dat paginile primului exemplar apoi paginile celui de-al doilea exemplar .a.m.d.; dac se activeaz butonul Properties, apare caseta de dialog n care se pot seta: tipul hrtiei, orientarea n pagin, rezoluia tipririi, intensitatea etc.; dup ce s-au fcut toate setrile se acioneaz butonul OK. Se starteaz operaia de tiprire, care este condus de aplicaia Printers din sistemul de operare Windows. Oprirea tipririi Se face executnd dublu clic pe zona Print din bara de stare ce este afiat doar n timpul printrii. Cnd tiprirea se face cu prioritate mic i

se dorete s se execute i alte operaii concomitent se deschide meniul File, opiunea Print, caseta de dialog Print, declanatorul Stop Print. 4.6 Formatarea unui document Activitatea de formatare atribuie anumite caracteristici entitilor documentului pentru a deveni mai lizibil i estetic; aplicaia Word realizeaz formatarea urmtoarelor entiti: caracterul, paragraful, pagina i seciunea. Dac se dorete obinerea de informaii despre modul cum este formatat un text doar la nivel de caracter i paragraf se apas tastele Shift +F1, cursorul mouse-ului devine semn de ntrebare, se orienteaz spre fiecare caracter la care se doresc date despre formatare i se execut clic. Se creeaz o csu n dreapta paginii n care se afieaz informaii despre formatarea paragrafului n care se gsete caracterul, respectiv despre formatarea caracterului. Operaia de verificare a formatrii se termin prin apsarea pe butonul nchis din partea de sus dreapta a csuei. Operaiile de formatare se pot desfura, n principiu, la dou categorii de texte: texte ce urmeaz s fie create, la care se urmrete formatarea entitilor, asupra crora se execut poziionarea cursorului n locul n care se dorete inserarea textului, executarea formatrilor, scrierea textului; texte create care urmeaz s fie formatate, asupra crora se execut selecia lor, executarea operaiilor de formatare prin intermediul scurtturilor sau opiunilor din bara de meniuri. 4.6.1. Formatarea caracterelor Cnd creai un document nou, aplicaia Word realizeaz implicit formatarea la nivel de caracter din stilul Normal al ablonului cu care creai documentul i va atribui textului ce urmeaz s fie scris aceast formatare. Modificrile la nivel de caracter presupun schimbarea urmtoarelor caracteristici: fontul, corpul caracterelor, stilul caracterelor, culoarea de afiare, spaiul dintre caractere. Spaiul dintre dou caractere poate fi micorat prin suprapunere spaial a zonei de spaiu alturat a caracterelor adiacente. Metoda folosit pentru minimizarea spaiilor este Kerning i poate fi aplicat numai fontului True Type. Se activeaz butonul Kerning for fonts din zona Character Spacing al casetei de dialog Font ce se obine din opiunea Font a meniului Format. Linia de baz este o linie imaginar pe care se gsete caracterul unui text. Caracterele se pot reporta la o reprezentare sub linie (Lowered) respectiv la o reprezentare peste linie (Raised).

Caracteristicile caracterelor se stabilesc din meniul Format, opiunea Font, csua de dialog Font (figura 1.13). Csua de dialog Font se deschide i cu tastele Ctrl+D. Folosii controalele celor trei seciuni ale csuei de dialog pentru a realiza setrile de caractere. Afiarea efectelor formatrii se observ n zona Preview. Seciunea Font conine controale care stabilesc caracteristicile: font, corp, stil i culoare.

Figura 1.13. Csua de dialog Font Alegei i stabilii: numele fontului din lista Font, dimensiunea corpului caracterelor din lista Size, stilul caracterelor din lista Font Style (Regular, Italic, Bold, Bold Italic), stilul de subliniere din lista Underline, culoarea caracterelor din lista Color. Din seciunea Effects se stabilesc prin activarea comutatoarelor i alte caracteristici. Cele mai utilizate sunt Shadow (Umbre), Superscript (Ridicare la putere), Subscript (Indice), All caps (Toate litere mari), Small caps ( mici literele mari). Seciunea Character spacing dispune de controale care stabilesc dimensiunea spaiului dintre caractere i poziia pe vertical a caracterelor. Tipul de spaiere se alege din lista Spacing cu poziiile Normal, Condensed, Expanded, iar dimensiunea spaiului din caseta de text cu derulator alturat By. Poziia textului fa de linia de baz se stabilete din lista Position cu poziiile Normal, Raised, Lowered iar mrimea deplasrii cu caseta de text cu derulator alturat By.

Micorarea automat a spaiului dintre caracterele adiacente se face cu comutatorul Kerning for fonts; din caseta cu text alturat se poate stabili dimensiunea minim pentru spaiere. Folosirea barei de formatare este redata n figura figura 1.14. Lista Font Lista Font Size Lista Font Color

Figura 1.14. Bara de formatare Pentru stabilirea stilului caracterelor se folosete un set de butoane (figura 1.15). (B) Butonul Bold, (I) Butonul Italic, (U) Butonul Under line Figura 1.15. Butoane comutator pentru stabilirea stilului caracterelor 1.6.2. Formatarea paragrafelor La deschiderea unui document nou aplicaia Word realizeaz o formatare implicit i la nivel de paragraf, din stilul Normal, contribuind la formatarea paragrafelor scrise. Se modific aceast formatare prin schimbarea urmtoarelor caracteristici: alinierea i indentarea textului; mrimea spaiului dintre linii i paragrafe; poziiile tabulatorilor; chenare i umbre. Alinierea, indentarea i dimensionarea spaiului se pot face fie unui paragraf creat i selectat, fie unui paragraf ce se insereaz dup ce s-au setat caracteristicile prin intermediul meniului Format, opiunea Paragraph, caseta de dialog Paragraph ce conine seciunile: Indents and Spacing conine controale ce stabilesc caracteristicile paragrafelor (aliniere, indentare, spaiul dintre linii): tipul alinierii se alege din lista Alignment; valoarea indentrii textului la stnga /dreapta prin folosirea casetelor de text cu derulator Left i Right; tipul indentrii pentru prima linie a paragrafului din lista Special; valoarea spaiului suplimentar de deasupra primei linii a paragrafului /ultima linie a paragrafului folosind casetele de text alturate Before i After;

tipul spaierii dintre liniile de text din lista Line Spacing. Text Flow conine comutatoare care controleaz desprirea automat n silabe, numerotarea liniilor i modul n care se comport paragraful la ntreruperile de pagin: aplicaia Word nltur efectul de linie orfan i linie vduv dac este activat comutatorul Widow/Orphan Control; toate liniile paragrafului sunt tiprite n aceeai pagin dac se activeaz comutatorul Keep Lines Together; se activeaz comutatorul Page Break Before dac se dorete s se insereze un marcaj de nceput de pagin naintea paragrafului; dac se dorete ca liniile paragrafului s fie numerotate se activeaz comutatorul Suppress Line Numbers; dac nu se dorete desprirea automat n silabe a cuvintelor se activeaz comutatorul Dont Hyphernate; activai comutatorul Keep with Next dac se dorete ca una sau mai multe linii ale paragrafului s fie tiprite pe pagina urmtoare pentru a fi pe aceeai pagin cu paragraful urmtor. Aplicaia Word utilizeaz urmtoarele tipuri de spaiere: Single-caracterizat prin faptul c spaiul dintre liniile de text este calculat automat i este cu puin mai mare dect corpul caracterelor din fontul ales de text, reprezentnd tipul implicit de spaiere; 1,5 Lines - spaiul dintre liniile de text are valoarea o dat i jumtate fa de opiunea anterioar; Double caracterizat prin mrimea de dou ori mai mare dect cel calculat prin prima opiune; At Least-stabilete valoarea minim a spaiului dintre liniile textului prin zona de editare At. Exactly spaiul dintre linii este fix, conform valorii din zona de editare At. Multiple-spaiul dintre linii este multiplicat fa de cel stabilit de opiunea Single cu valoarea artat n zona de editare At. Bara de formatare este alctuit din urmtoarele butoane pentru formatarea paragrafelor (figura 1.16):

Buton pentru alinierea la stnga Buton pentru alinierea centrat

Buton pentru alinierea la dreapta

Buton pentru aliniere complet

Figura 1.16. Butoane pentru formatarea paragrafelor Alinierea paragrafelor se execut prin: metoda casetei de dialog, care se deschide din meniul Format, opiunea Paragraph iar din seciunea Indents and Spacing se stabilete tipul alinierii alegnd setarea din lista Alignment; metoda scurtturilor de la tastatur. Apsai tastele Ctrl+E/Ctrl+J/ Ctrl+L/ Ctrl+R; metoda butoanelor scurtturi din bara de formatare ce const n executarea de clic pe unul din cele patru butoane scurtturi(Align Left, Center, Align Right sau Justiffy). Stabilirea spaiilor dintre liniile de text se face prin: metoda casetei de dialog care se deschide din meniul Format, opiunea Paragraph iar din seciunea Indents and Spacing se stabilete tipul alinierii alegnd setarea din lista Spacing; metoda butoanelor scurtturi de pe bara de formatare ce const n executarea de clic pe unul din cele trei butoane scurtturi Single Space, 1,5 Space, Double Space. Butonul activat acioneaz asupra tipului de spaiere din paragraful curent; metoda scurtturilor de la tastatur prin apsarea tastelor Ctrl+1, Ctrl+2, Ctrl+5. Indentarea paragrafelor se face folosind una din metodele: metoda butoanelor de pe bara de formatare const n a executa clic pe unul din butoanele Decrease Indent/Increase Indent pentru a indenta paragraful n partea stng n poziia paragrafului precedent, respectiv n poziia tabulatorului urmtor (figura 1.17); metoda riglei care const n glisarea riglei orizontale n poziia dorit marcajului de indentare;

metoda scurtturilor de la tastatur const n folosirea combinaiilor de taste Ctrl+M i Ctrl+Shift+M pentru indentarea la stnga a paragrafelor i respectiv anularea indentarii sau Ctrl+T i Ctrl+Shift+T pentru indentarea la dreapta paragrafelor, respectiv nlturarea indentrii. Buton pentru indentarea la stnga n poziia tabulatorului precedent Buton pentru indentarea la stnga n poziia tabulatorului urmtor

Figura 1.17. Butoane pentru indentarea paragrafelor Folosirea tabulatorilor Operaiile cu tabulatorii se execut din meniul Format, opiunea Tabs, caseta de dialog Tabs/meniul Format, opiunea Paragraph, butonul declanator Tabs, caseta de dialog Tabs n care se poate modifica distana dintre tabulatorii implicai n zona Default Tab Stops, se poate alege tipul de tabulatori cu butoanele din grupul Aligment iar din grupul de butoane Leader se poate alege tipul de caractere de umplere.

Figura 1.18. Caseta de dialog Tabs Tabulatorii noi se pot insera astfel: metoda riglei orizontale. Tabulatorii se pot stabili cu rigla astfel: se selecteaz paragrafele pentru care se stabilesc tabulatorii, se

selecteaz tipul de tabulator, executnd clic cu mouse-ul pe selectorul de tabulatori din stnga riglei. Acionarea succesiv a acestui selector face ca el s aleag mai multe tipuri de tabulatori: aliniai la stnga, dreapta, centrai sau aliniai zecimal. Se execut clic pe rigl n punctul unde se adaug tabulatorul, ceea ce face ca semnul tabulatorului s apar. Pentru a terge un tabulator se trage tabulatorul respectiv n document (n afara riglei). Iat cum va arta rigla dup stabilirea a 4 tabulatori la 2, 5, 7 i 9 cm (figura 1.19).

Figura 1.19. Rigl orizontal cu patru taburi metoda casetei de dialog. n zona de editare Tabs Stop Position se scrie distana de pe rigla n care dorii sa fie inserat noul tabulator. Alegei tipul tabulatorului i, dac este cazul, caracterul de umplere. Acionai declanatorul Set pentru a insera tabulatorul dorit. Acesta este inserat n lista Tabs Stop Position. Putei sa tergei sau s mutai numai tabulatorii creai de utilizator; prin metoda casetei de dialog putei numai s-i tergei, apoi s-i inserai ntr-o nou poziie. In lista Tabs Stop Position selectai tabulatorul pe care dorii s-l tergei i acionai declanatorul Clear, tabulatorul este ndeprtat din lista, dac dorii s tergei toi tabulatorii acionai declanatorul Clear All. Realizarea chenarelor i umbrelor paragrafelor Pentru a realiza acestea selectai paragraful, grupul de paragrafe, blocul de text asupra crora se aplic. Din meniul Format se alege opiunea Borders and Shading i apare csua de dialog Borders and Shading/din bara pentru tabele i chenare se stabilete pictograma Tables and Borders. Pentru afiarea barei se acioneaz din caseta de dialog Borders and Shading, bara de declanare Show Tool Bar/din caseta de dialog Customize comutatorul Tables and Borders. 1 2 3 4 5 1-List cu opiunile stilului liniei chenarului 2-List pentru alegerea grosimii liniei chenarului 3-List pentru alegerea culorii chenarului 4-List pentru alegerea laturilor chenarului 5-List cu opiunile culorii fundalului Figura 1.20. Caseta de dialog Borders and Shading

Caseta de dialog Borders and Shading conine trei seciuni. Seciunea Borders conine controale care influeneaz chenarul blocului de text sau paragrafului: din grupul de pictograme Settings dispus vertical se alege tipul chenarului; lista Style este pentru stilul liniei chenarului; lista Color permite stabilirea culorii liniei chenarului; lista Width permite alegerea liniei chenarului. Seciunea Page Border conine aceleai elemente ca i seciunea anterioar, cu meniunea c se vor formata chenarul i fundalul paginilor documentului sau ale unei seciuni din document. Seciunea Shading conine controale pentru a formata aspectul fundalului: se stabilete culoarea fundalului din lista Fill; se alege un model din zona de controale Patterns, din lista Style alegei stilul modelului, iar din lista Color culoarea modelului. 1.6.3. Formatarea paginilor Pentru formatarea paginilor se execut urmtoarele activiti: stabilirea dimensiunii paginii fizice; stabilirea dimensiunii paginii utile; alegerea modului de organizare a textului n pagin; alegerea tipului de document; orientarea paginii pentru tiprire; numerotarea paginilor; crearea antetelor i a subsolurilor de pagin; crearea notelor de subsol i a notelor de sfrit. Pentru a alege dimensiunea paginii fizice, a paginii utile, tipul documentului, modul de organizare a textului n pagin i modul n care va fi organizat pagina la tiprire, din meniul File, opiunea Page Setup, deschidei caseta de dialog Page Setup. Aceasta conine trei seciuni, n fiecare seciune exist lista Apply To care permite alegerea zonei de document asupra creia se aplic valorile stabilite de seciune. Seciunea Margins conine obiecte prin intermediul crora stabilii dimensiunea paginii utile, a antetelor i a subsolurilor: marginile utile cu ajutorul casetelor de text Top, Bottom, Left/Inside, Right/Outsite;

marginile suplimentare (stnga/n interior) se pot stabili cu derulatorul Gutter Position din caseta de text iar valoarea numeric se stabilete din derulatorul Gutter; se stabilete distana de la marginea hrtiei pn la marginea superioar a antetului i respectiv de la marginea hrtiei pn la marginea inferioar a subsolului paginii cu caseta de text From Edge (Header and Footer); tipul documentului se controleaz cu comutatorul Mirror Margins care cnd este dezactivat tipul va fi cu o pagin, cnd este activat, tipul va fi cu dou pagini. Seciunea Paper Size conine obiecte ce permit setarea dimensiunilor paginii fizice i tipul orientrii paginii: din lista Paper Size formatul hrtiei i dimensiunile paginii fizice, se poate alege un format predefinit sau un format cu valorile dorite cu ajutorul poziiei Custom size; orientarea la tiprire se alege cu butoanele Orientation. Zona Paper Source conine obiecte care stabilesc modul n care sunt organizate paginile la imprimant. Seciunea Layout conine obiecte care stabilesc modul cum este organizat textul n pagin: din lista Section Start se alege poziia n care ncepe o nou seciune: New Page (pe o pagin nou), Continous (n continuare), New Column (cu o coloan nou), Even Page (pe urmtoarea pagin par), Odd Page (pe urmtoarea pagin impar); pentru a avea anteturi/subsoluri diferite pe paginile pare/impare, activai comutatorul Diferent Odd and Even; alegerea tipului de aliniere a paragrafelor dintr-o seciune fa de marginile de sus i de jos ale paginii se face din lista Vertical Alignment. Dac se dorete salvarea valorilor stabilite pentru parametri n ablonul folosit de documentul curent, ca s le folosii i n alte documente, acionai declanatorul Default. Setarea marginilor paginii utile se poate face i cu ajutorul riglei orizontale, pentru marginile din stnga i dreapta i riglei verticale pentru marginile de sus i jos. Se aeaz cursorul n zona riglei pn apare o sgeat dubl, micai marginea n direcia dorit. Dac se dorete s fie afiat i dimensiunea paginii, apsai tasta Alt. Numerotarea paginilor Se stabilete numrul paginii n dou moduri:

prin folosirea meniului Insert, opiunea Page Numbers, caseta de dialog Page Numbers, numrul paginii va fi inserat ntr-un cadru ce va putea fi mutat folosind metoda cunoscut drag and drop. Butoanele control au urmtoarele funcii: pentru a insera numrul paginii n spaiul antetului sau n zona subsolului se alege locul din lista Position; din lista Alignment se stabilete locul de dispunere al numrului paginii: la stnga (Left), la dreapta (Right), la centru (Center), n exterior (Outside); tiprirea numrului paginii/netiprirea pe prima pagin, cu butonul Show Number on First Page, care atunci cnd este activat tiprete numrul pe prima pagin; modificarea formatului numrului paginii, tot din caseta de dialog Page Number Format, butonul Format acionat, stabilindu-se formatul numrului (cifre romane, arabe, etc.) i modul n care se face numerotarea, n continuarea seciunii precedente, Continue from Previos Section sau ncepnd cu un anumit numr, din butonul Start At i caseta care indic numrul. meniul View, opiunea Header and Footer, se stabilete locul n care dorii inserarea numrului iar n bara afiat Header and Footer executai clic pe butonul Insert Page Number. tergerea numerelor de pagin se face din meniul View, opiunea Header and Footer, selectarea numrului de pagin i apsarea tastei Delete. Se nltur, n acest mod, toate numerele de pagin din text. Crearea i gestionarea antetelor i subsolurilor Din meniul View, opiunea Header and Footer, apar zonele Header i Footer respectiv csua Header and Footer unde se gsete bara de formatare a antetelor i subsolurilor. Textul i graficele din document sunt vizibile, dar afiate estompat. Dac se dorete s se afieze/s estompai textul din document, executai clic pe butonul Show/Hide Document Text de pe bara Header and Footer. Structura barei de formatare este (figura 1.21):

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Figura 1.21. Bara de formatare

Antetele i subsolurile permit repetarea unor informaii pe fiecare pagin a documentului. Funciile ndeplinite de butoane sunt: 1 Insert Auto Text (intrare din autotext, insereaz texte predefinite) - alegei intrarea pe care dorii s o inserai; 2 Insert Page Number (numrul paginii curente) - introducerea numrului paginii curente/apsai tastele Alt+Shift+P; 3 Insert Number of Pages (numrul total de pagini) - prin apsarea butonului aflai numrul total de pagini al documentului; 4 Format Page Number (formatarea numrului paginii curente)- prin apsarea butonului formatai numrul paginii curente; 5 Insert Date (introducei data curent)/ apsai tastele Alt+Shift+P - introducerea zilei/lunii/anului curent; 6 Insert Time (introducei timpul curent)/apsai tastele Alt+Shift+T)- introducerea orei i minutelor; 7 Page Setup (setri de pagin)- modific distana dintre marginile paginii fizice i antet /subsol, stabilete dac antetul/subsolul vor fi identice n toate paginile sau diferite pe prima pagin sau pe paginile pare/ impare; 8 Show/Hide Document Text (afieaz/ascunde textul documentului); 9 Same as previous (alegerea antetelor/subsolurilor curente la fel cu cele anterioare)- se pot crea antete i subsoluri diferite n cadrul aceluiai document, la o aciune a butonului rupe legtura, la urmtoarea apsare reface legtura, prin conectarea seciunii curente la antetul/subsolul seciunii precedente; 10 Swich Between Header and Footer (trecerea ntre antet i subsol)- se permite trecerea direct ntre antet i subsol i invers; 11 Show Previous (antetul/subsolul precedent)- alegerea antetului/subsolului precedent n care se dorete a se lucra; 12 Show Next (antetul/subsolul urmtor)- alegerea antetului sau subsolului urmtor n care se dorete a se lucra. 1.6.4. Formatarea automat Formatarea automat (Auto Format) reprezint o facilitate pe care aplicaia Word o pune la dispoziie pentru a analiza fiecare paragraf al documentului i determin semnificaia paragrafului n document (text, list, etc) dup care aplic automat fiecrui paragraf stilul predefinit corespunztor din ablonul ataat documentului. Aceast formatare asigur facilitile: fiecare paragraf va primi stilul predefinit n ablon; indentrile inserate cu spaii i tabulator vor fi nlocuite cu indentrile de paragraf;

marcajele de liste introduse de la tastatur vor fi nlocuite cu marcajul ; irurile de caractere din text cu simbolurile (TM) cu , (C) cu , (R) cu .a.m.d. Se pot executa urmtoarele activiti: controlul modului n care se execut formatarea automat atunci cnd se introduce textul de la tastatur/cnd se cere s se execute formatarea automat n mod expres sau cnd se aplic formatarea automat asupra unui bloc de text /ntregului document. 4.7. Tabele (Tables) 4.7.1. Organizarea datelor n tabele Aplicaia Word permite crearea, formatarea, inserarea tabelelor n document i exploatarea diferitelor entiti din tabel. Tabelele reprezint o organizare a informaiilor sub form de rnduri i coloane; la intersecia lor apare celula (cell), entitatea de baz a tabelului, care poate conine text, numere, grafice sau imagini. La un tabel se pot aduga coloane i rnduri, se pot folosi chenare, corpuri de liter, se pot realiza formatri ale paragrafelor precum i formatarea automat. Pentru a delimita celulele i rndurile tabelului, aplicaia Word utilizeaz dou tipuri de marcaje, marcajul de sfrit de celul (end of cell mark) ce delimiteaz sfritul textului/obiectului inserat ntr-o celul i marcajul de sfrit de rnd (end of row mark) ce delimiteaz sfritul rndului n tabel. Marcajele au un rol important, ndeosebi la operaiile de copiere (Copy) i tiere (Cut), dup cum urmeaz n exemplele prezentate mai jos. Dac se selecteaz textul i marcajul de sfrit de celul i se comand operaiile de copiere i tiere se trece n memoria tampon Clipboard ntreaga celul din tabel. Dac se selecteaz doar textul i se comand operaiile de copiere sau tiere, n memoria tampon Clipboard se va afla doar textul. Executnd operaia de lipire (Paste) se va nlocui celula n care este cursorul cu celula din Clipboard, distrugndu-se vechiul coninut al celulei, n prima situaie, i se va insera in celul textul din Clipboard, n a doua situaie. Dac se selecteaz textul dintr-un rnd al tabelului i se execut operaiile de copiere sau tiere, textul din celulele rndului va fi mutat n memoria tampon ; n situaia n care se selecteaz i marcajul de sfrit de rnd va fi transferat in Clipboard ntregul rnd din tabel, nu numai textul. Dup ce se execut comanda de lipire (Paste) ntr-o celul a tabelului, rndul n care se afl cursorul nlocuiete rndul din Clipboard, anulndu-se coninutul anterior al rndului. In a doua situaie n poziia cursorului se va insera rndul de tabel din Clipboard, pstrndu-se i coninutul rndului anterior din tabel.

Cele mai importante operaii cu tabele: crearea i formatarea tabelelor; modificarea dimensiunilor tabelului; modificarea coninutului celulelor tabelului, celula n care se gsete cursorul se numete celul curent; sortarea coninutului tabelului; inserarea ntr-un tabel a datelor dintr-o baz de date; aplicarea de formule de calcul valorilor din celulele unui tabel; inserarea de obiecte n celulele unui tabel. 1.7.2. Crearea tabelelor Activitile pentru crearea tabelelor se bazeaz pe dou componente: structura tabelului ce cuprinde dimensiunea tabelului oferit de numrul de rnduri i coloane; coninutul celulelor tabelului. Crearea unui tabel se poate face prin dou metode, funcie de ordinea n care se definesc elementele: metoda alegerii structurii ce const n alegerea structurii tabelului i introducerea ulterioar a textului; metoda schimbrii unui text n tabel, se scrie nti textul i apoi se transform n tabel, definindu-i structura. Pentru a putea identifica celulele tabelului, blocurile de text care vor forma celulele trebuie sa fie delimitate prin acelai caracter: caracterul tabulator, virgula, marcajul de sfrit de paragraf, alt caracter. Metoda a doua ofer mai mult rapiditate,de asemenea se creeaz cu uurin tabelele; se introduc prima oar datele din celule ca paragrafe independente, apoi se selecteaz i se transform n celule din tabel. Metoda poate fi folosit i atunci cnd importai datele n celulele tabelului dintr-un fiier scris cu un alt editor/procesor de texte sau cnd se dorete construcia tabelului dup ce s-a scris textul. Structura unui tabel creat poate fi schimbat prin operaiuni de adugare/tergere de noi entiti (rnduri, coloane, coloane vide), reunirea/divizarea celulelor i divizarea tabelului. Generarea tabelelor se realizeaz astfel : se poziioneaz cursorul de inserare n locul dorit pentru tabel;

din meniul Table, opiunea Insert Table, csua de dialog Insert Table se stabilesc caracteristicele tabelului (figura 1.22).

Figura 1.22. Csua de dialog Insert Table Caracteristicile tabelului se stabilesc n felul urmtor : n caseta de text cu derulator Number of Columns se alege/scrie numrul coloanelor ; n caseta de text cu derulator Number of Rows se alege/scrie numrul liniilor ; n caseta de text cu derulator Column Width alegei/scriei valoarea limii celulelor. Valoarea implicit este Auto i corespunde unor setri Word astfel: toate celulele au aceeai lime, iar valoarea limii celulelor este proiectat astfel nct limea tabelului s fie egal cu limea paginii utile ; formatarea rapid se obine dac se acioneaz butonul declanator AutoFormat ce deschide csua de dialog Table AutoFormat ; din lista de formate se alege formatul dorit i apoi se nchide caseta de dialog. n bara de instrumente standard apsai butonul Insert Table care deschide o caset ce conine un tabel cu mai multe celule cu ajutorul crora se genereaz numrul de coloane i linii, dup care se elibereaz butonul mouseului. Celulele tabelului sunt delimitate de linii punctate imaginare care nu sunt vizibile pe ecran i care formeaz o gril (Grid) imaginar. Se pot folosi formate predefinite pentru delimitarea diferitelor componente ale

tabelului, dar se permite utilizatorului i posibilitatea de a introduce linii tipribile. Formatul predefinit d posibilitatea de a se atribui anumite caracteristici pentru structura tabelului i datele din celule. Dac se dorete s se ascund marcajele introduse de Word pentru delimitarea liniilor i coloanelor se execut clic pe butonul/Show Hide din bara standard. Pentru a formata un tabel este necesar s se in seama de: alegerea unui format predefinit din lista de formate ; crearea unui cap de tabel, acelai pentru fiecare pagin; modificarea dimensiunii celulelor ; stabilirea fundalului i a chenarului tabelului sau a anumitor celule din tabel ; numerotarea rndurilor sau a coloanelor tabelului. Se pot rearanja ntr-o anumit ordine, folosind ca criteriu de sortare rndurile unui tabel.

1.7.3. Operaii de modificare i formatare a tabelelor Se desfoar prin intermediul opiunilor din meniul Table/butoanele de pe bara standard/bara de instrumente Tables and Borders. Pe bara de instrumente Tables and Borders exist butoanele : 1 2 3 1-Outside Borders 2-Shading color 3-Insert Table 4-Merge Cells 5-Split Cells 6-Align Top Left 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Stabilete marginile exterioare Stabilete culoarea zonei selectate Insereaz un tabel Adun celulele selectate Divide celulele selectate Coninutul celulei este aliniat pe orizontal fa de marginea de sus a celulei 7-Destribute Rows Stabilete pentru celulele sau rndurile Evenly selectate o nlime uniform 8-Destribute Columns Stabilete pentru celulele sau rndurile Evenly selectate o lime uniform 9-Table AutoFormat Deschide caseta de dialog Table AutoFormat 10-Change Text Schimb orientarea textului din celula selectat Direction 11-Sort Ascending Sorteaz cresctor coloana unde se gsete cursorul

12-Sort Descending Sorteaz descresctor coloana unde este cursorul 13-Autosum Insereaz formula Sum n poziia cursorului Figura 1.23. Rolul elementelor din bara de instrumente Tables and Borders Adugarea unei celule la un tabel se face astfel: se selecteaz celula (prin tragere cu mouse-ul) de deasupra sau din dreapta punctului n care se va insera celula, apoi din meniul Table, opiunea Insert cells, apare caseta de dialog n care se precizeaz modul n care vor fi inserate celulele n tabel: Shift Cells Down (deplasare celule n jos) sau Shift Cells Right (Deplasare celule n dreapta). Adugarea unui rnd la un tabel se execut astfel: se mut cursorul de inserare n rndul deasupra cruia se va insera noul rnd, apoi n meniul Table se activeaz opiunea Insert Rows. Pentru a insera mai multe rnduri deodat, se selecteaz un numr de rnduri egal cu cel care se va insera. O alt metod de inserare a unui rnd este s se urmeze procedura de adugare a unei celule, apoi s se valideze opiunea Insert Entire Row . Adugarea unei coloane: se mut punctul de inserare n coloana din stnga creia se va insera noua coloan, apoi n meniul Table se activeaz opiunea Insert Columns. Pentru a insera mai multe coloane deodat, se selecteaz un numr de coloane egal cu cel care se va insera. Pentru a realiza modificri n tabel este necesar, n prealabil, s se fac selecia diferitelor entiti ale tabelului. Se folosesc metodele de selecie : meniul Table, opiunea Select, caseta de dialog cu poziiile Table, Column, Row, Cell; exist zone de selecie ca n cazul documentului, de exemplu pentru rnduri zona de selecie gri din stnga rndurilor. Pentru adugarea chenarelor i a umbrelor n tabel se selecteaz celulele, paragrafele sau tot tabelul, apoi din meniul Format, opiunea Border and Shading, caseta de dialog Borders and Shading se selecteaz tipul de chenar i opiunile de umbrire. Modificarea dimensiunilor liniilor, coloanelor, celulelor Se mut cursorul mouse-ului pe marginea din dreapta a coloanei (sau pe marginea rndului) pn ia forma unei sgei duble, apoi se trage marginea n noua poziie.

Se mut cursorul de inserare n coloana (sau rndul) care se va modifica, apoi din meniul Table opiunea Cells Height and Width, caseta de dialog n care se pot stabili dimensiunea rndurilor i coloanelor.

Pentru a uni dou sau mai multe celule, se selecteaz, meniul Table opiunea Merge Cells, iar pentru a diviza o celul n mai multe celule se selecteaz din meniul Table opiunea Split Cells, caseta de dialog Split Cells n care se poate stabili numrul de coloane n care se poate diviza celula. Formatarea unui tabel Ca i n cazul redactrii textului, se pot folosi din aplicaia Word comenzile obinuite Font, Paragraph, etc. Textul poate fi aliniat (la stnga, dreapta sau centrat) la marginea celulei n care se afl. Adugarea chenarelor i a umbrelor n tabel: se selecteaz celulele, paragrafele sau tot tabelul, apoi din meniul Format se alege opiunea Border and Shading, caseta de dialog Borders and Shading de unde se stabilesc tipul de chenar i opiunile de umbrire. tergerea celulelor, liniilor, coloanelor, tabelelor tergerea unei celule se face astfel: se selecteaz celula (sau celulele), din meniul Table se alege opiunea Delete Cells iar n caset de dialog Delete Cells se precizeaz modul n care se vor deplasa celulele rmase n tabel: Shift Cells Up (deplasare celule n sus) sau Shift Cells Left (deplasare celule spre stnga). tergerea unui rnd se realizeaz astfel : se mut cursorul de inserare n rndul dorit, apoi din meniul Table se alege opiunea Delete Cells iar n caseta de dialog Delete Cells se selecteaz Delete Entire Row. se selecteaz rndul sau rndurile, din meniul Table se activeaz opiunea Delete Rows. tergerea unei coloane Se mut cursorul de inserare n coloana dorit, apoi din meniul Table, opiunea Delete cells, caseta de dialog Delete cells se activeaz opiunea Delete Entire Column. Se selecteaz coloana sau coloanele, meniul Table opiunea Delete Columns. tergerea unui tabel Se selecteaz tabelul din meniul Table opiunea Select Table, iar din meniul Table se activeaz opiunea Delete Table.

1.7.4. Utilizarea formulelor de calcul Cele mai importante formule de calcul se refer la operaiile: adunare, scdere, nmulire, mprire, medie aritmetic, maxim, minim, procent, ridicare la putere, etc. De subliniat c celulele tabelului au anumite adrese, stabilite convenional, n felul urmtor : rndurile se numeroteaz cu litere (ncepnd cu 1, 2, 3 s.a.m.d.) coloanele cu literele mari ale alfabetului (ncepnd cu A, B, C s.a.m.d.). Referirile privitoare la celulele din tabelul curent/alt tabel se pot sintetiza n cteva reguli convenionale (exemplul este pentru un tabel cu 5 rnduri i 6 coloane).

Grupul de celule O singur celul Mai multe celule izolate Toate celulele de pe un rnd Toate celulele de pe o coloan Un domeniu de celule Celulele dintrun alt tabel

Tabelul 1 Adresa A2 A1, B2, C3 sau A1;B2;C3 A4,B4,C4,D4,E4,F4 A4:F4 sau 4:4 F1,F2,F3,F4,F5,F6 F:F sau F1:F6 B2,C2,D2,B3,C3,D3, B4,C4,D4 sau B2:D4 Tabel2 A5, F1 Referiri Prima celul din rndul 2 Prima celul din rndul 1, a doua celul din rndul 2, a treia celul din rndul 3 Toate celulele de pe rndul 4 Toate celulele de pe coloana F Celulele care formeaz blocul (domeniul) Celulele A5 i F1 din Tabel2

In tabelul 2 se prezint operatorii care se pot folosi pentru valorilor numerice, cnd se construiete o expresie matematic (exemplul este pentru un tabel cu 4 rnduri i 3 coloane). Tabelul 2 Operator Semnificaia Expresia

+ * / % ^

Adunare Scdere nmulire mprire Procent Ridicare putere

= < > <>

A1+B3+C2+D2 A2-B3-D1 A3*B2*D3 A3/B1 C3% la B2^4 (exponent ntreg pentru putere) C1^(1/2) (exponent fracie pentru radicalului) Egal Operatorii relaionali returneaz Mai mic sau valori logice crora li se asociaz 1-pentru adevrat i 0- pentru fals egal Mai mare sau egal Mai mic Mai mare Diferit

ridicare la extragerea A2=A2 A2A2 A2A2 1 1 1

A2<A2 0 A2>A2 0 A2<>A2 0

Valoarea rezultat n urma calculelor poate fi aezat ntr-o celul vid a tabelului ca un cmp de tip formul (=Formula). Mai exist dou situaii, cnd exist o valoare numeric n celul ea se adaug la rezultatul calculului sau cnd cmpul de tip formul poate folosi i valori returnate. Pentru a introduce formule n tabel se execut clic pe ultima coloan sau linie din tabel unde se va introduce formula, meniul Table, opiunea Formula, apare caseta de dialog Formula n care se introduce formula dorit. Alte faciliti ale aplicaiei Word sunt funciile. Funcia se identific printr-un nume i prin argumente aflate ntre paranteze. Argumentele pot fi numere, formule, adrese de celul, sau marcaje de tabel. Funciile se aplic numai pe valori numerice, inclusiv funcia Count. In tabelul 3 se prezint funciile i rezultatele obinute. Funciile se identifica printr-un nume i conine o list de argumente. O funcie este expresia general: Nume_funcie(lista_de_argumente). Funcia AVERAGE Valoarea obinut Media aritmetic a argumentelor din list Exemple Tabelul 3

AVERAGE(A2;B3;C4) Media aritmetic a valorilor numerice din celulele A2, B3, C4

COUNT MAX() MIN() PRODUCT()

Numrul de obiecte din list Argumentul din lista cu valoarea cea mai mare Argumentul din list cu valoarea cea mai mic Produsul argumentelor din list

SUM()

COUNT(1:1) Numrul de celule din primul rnd MAX(B:B) Maximum dintre valorile numerice din celulele din coloana a doua MIN(10:10 ;2:2) Minimum dintre valorile numerice din celulele din rndurile 10 i 2 PRODUCT(Below) Produsul valorilor numerice din celulele aparinnd coloanei curente, ncepnd cu celula de sub poziia cursorului i pn la ultima celul din coloan Suma SUM(A2 :C3 ) argumentelor din Suma valorilor numerice din celulele list A2,B2,C2,A3,B3,C3

In situaia n care se execut diferite calcule cu valori numerice din celulele unui tabel i inserarea rezultatele ntr-o celul a tabelului sub forma unui cmp de tip formul de calcul, se procedeaz n felul urmtor: se poziioneaz cursorul de inserare n celula n care se scrie rezultatul; din meniul Table cu opiunea Formula se deschide caseta de dialog Formula, iar cu ajutorul comutatoarelor se scrie formula de calcul; n locul de editare Formula se completeaz formula de calcul; n situaia particular cnd n locul formulei se folosete funcie, se ia aceasta din lista Paste Function, completndu-se doar lista de argumente; din lista Number Format se alege formatul n care va fi scris rezultatul; n situaia n care se dorete s se foloseasc valori din alte entiti ale documentului, se alege din lista Paste Bookmark marcajul pentru entitate; Se nchide caseta de dialog acionnd butonul OK.

Exerciii 1. Descriei operaia de tehnoredactare a unui document. 2. Descriei riglele orizontale i verticale i utilitatea lor. 3. Descriei i comparai modurile de afiare pe ecran. 4. Afiai/renunai la apariia riglei orizontale i verticale; identificai marcajele de pe ele. 5. Afiai fereastra Word cu toate barele de lucru. Pstrai afiate pe ecran doar bara cu instrumente, bara de formatare a textului i bara cu instrumente de desenare. 6. Scriei un document predefinit nou cu modelul predefinit Blank Document care s aib urmtoarele informaii suplimentare: Nume autor: Numele studentului Titlul: Windows Explorer Subiect: Organizarea fiierelor i folderelor n Explorer. 7. Folosii urmtoarele moduri de salvare a documentelor: salvai numai modificrile, creai un fiier copie de siguran, salvai fonturile True Type, salvai automat textul la fiecare 10 minute, salvai documentul sub numele Student pe drive-ul D de tipul Rich Text Format. 8. Folosii trei metode pentru nchiderea documentului. 9. mprii documentul Student n dou zone de lucru. Folosii cursorul n cele dou zone create, revenii la formatul iniial. 10. Enumerai metodele de inserare a textului. 11. Enunai motivele pentru care este nevoie de previzualizare a unui document. 12. Enumerai i explicai metodele de tiprire a unui text. 13. Enumerai posibilitile de oprire a tipririi unui text. 14. Enumerai tipurile de taburi i explicai cnd se utilizeaz fiecare tip n parte. 15. Ce putei insera in antet i subsol; ce se poate formata la notele de subsol i de sfrit. 16. Ce putei insera n celulele unui tabel. 17. Enumerai metodele pentru crearea unui tabel. 18. Prin ce metode putei s creai un tabel. 19. Prin ce metode se redimensioneaz celulele unui tabel. 20. Cum se construiete o formul de calcul. 21. Enumerai tipurile de operanzi care sunt folosii ntr-o formul de calcul. 22. Enumerai tipurile de operatori care sunt folosii ntr-o formul de calcul. 23. Enumerai funciile ce pot fi folosite ntr-un tabel

Aplicaii Aplicaia i 1. S se creeze direct pe discul C: un folder cu numele NUMESTUDENT_SPEC. 2. S se redacteze un document in Word care s conin 3 paragrafe, fiecare paragraf avnd cel puin 2 rnduri. 2.1. Textul scris cu : font Arial Black, Size 15, Aliniat Dreapta. 2.2. Paragrafele se formateaz astfel : spaiu ntre linii: 1.5 lines spaiu nainte de paragraf 18 pct. spaiu dup paragraf 24 pct. aliniere stnga 0,5 cm aliniere dreapta 1,25 cm prima linie 1,5 cm. 2.3. Caracteristicile paginii se vor seta astfel : top 2.5 cm bottom 2 cm left 2 cm right 2 cm orientarea paginii landscape paper A3 2.4. S se genereze o lista cu marcatori care s conin: Sibiu;Hunedoara;Bacu;Media;Miercurea Ciuc Simbolul folosit va fi . 2.5. S se insereze un tabel cu 5 coloane / 4 rnduri. Antetul tabelului va fi: Nr. Crt. Nume Prenume Tarif /ora Salariu / zi. s fie sortat dup cmpurile Nume i Prenume cresctor; se aplic un chenar antetului cu o grosime de 6 pct., culoare verde; fundalul antetului s aib culoarea albastr; textul din tabel Times New Roman, 13, rou, ngroat, nclinat, centrat 2.6. Pe prima celul liber din coloana Tarif/ora se va face media aritmetic a tarifelor, iar in celulele din coloana Salariu /zi se va aplica formula Tarif/ora x 8. 2.7. Salvai documentul cu numele EXAMEN n folderul creat anterior (la punctul 1). 2.8. Tiprii documentul pe hrtie format A4

Aplicaia j 1. S se creeze un folder in My Documents, folder cu numele NUMESTUDENT_SPECIALIZARE. 2. S se redacteze un document Word care s conin minim 3 paragrafe, fiecare paragraf avnd cel putin 2 rnduri. a. Textul celor 3 paragrafe va fi scris cu: VERDANA, Size: 15 Aliniat CENTRAT. b. Paragrafele se formateaz astfel: i. spatiul ntre linii: 1.5 ii. spaiul nainte de paragraf: 8 pct. iii. Spaiul dup paragraf: 16 pct. iv. Aliniere stanga: 1.75 cm. v. Aliniere dreapta 1.25 cm. vi. Prima linie: 1,3 cm. c. Setrile paginii vor fi: i. Top (sus) 1,25 cm. ii. Left (stnga) 2 cm. iii. Bottom (jos) 2 cm. iv. Right (dreapta) 2 cm. v. Orientarea paginii landscape (tip vedere) vi. Hrtia va fi de dimensiunea A5 d. S se insereze un tabel cu 4 coloane i 4 rnduri, al carui antet va fi completat la alegere. Textul antetului va fi scris cu Arial Black, 11, inclinat aliniat la dreapta. e. S se salveze documentul cu numele EXAMEN_WORD, in folderul creat la punctul 1. f. Tiprii documentul prin dou metode pe hrtie format A4 Aplicaia k 1. S se lanseze aplicaia Microsoft Word (Start->Programs>Microsoft Office->Microsoft Word) a) s se introduc urmtorul text respectnd formatrile cuvintelor: Cea de-a doua component sistemului de management, care face obiecul de studiu al acestui capitol, o reprezint componenta deciziional. Elementul central al acestei sistem il reprezint decizia, definit ca un act contient , efectuat pentru realizarea unuia sau mai multor obiective.

b) s se salveze documentul (File->Save) cu numele laborator1.doc, n directorul de lucru D:\Nume student_specializare; c) s se formateze primul paragraf (Format->Paragraf) astfel: aliniere stnga, indentare stnga 2 cm, indentare dreapta 1,5 cm, prima linie la dreapta cu 1 cm, spaierea la 1,5 linii, spaiul dinaintea paragrafului este de 12 pt, iar dup paragraf de 6 pt; d) s se formateze al doilea paragraf astfel: aliniere stnga, indentare stnga 3 cm, indentare dreapta 2 cm, prima linie la stnga cu 2 cm, spaiul dinaintea paragrafului este de 14 pt, spaiul dup paragraf de 6 pt; e) s se salveze documentul. 2. Folosind meniul Format sau butoanele de pe bara Format s se introduc urmtoarele propoziii, respectnd indicaiile din text: a) Meniul Format->Font (Font, Font Style, Size); Text scris cu fontul Georgia, Normal, dimensiune 13. Text scris cu fontul Times New Roman, Bold, dimensiune 14. Text scris cu fontul Courier New, Italic, dimensiune 15. Text scris cu fontul Arial , Bold Italic, dimensiune 12. Text scris cu fontul Verdana, Normal, dimensiune 11. b) Meniul Format->Font (Font Color, Underline Style); Text subliniat cu o linie Text subliniat cu o linie, doar cuvintele Text subliniat cu linie dubl Text subliniat cu linie punctat Text subliniat cu o linie i colorat cu rou, linia de subliniere de culoare albastr Text subliniat cu o linie, bold i colorat cu rou, pe fond galben Aplicaia l 1.S se realizeze urmtorul tabel, respectnd formatrile textului: LUNI MARI MIERCURI JOI VINERI ORA 8-10 10-12 12-14 14-16 16-18 18-20 Orar

2.S se realizeze urmtorul tabel, respectnd formatrile textului: Semestrul Semestrul Eval. Puncte Nr. Disciplina Cod I II crt. final credit C S L P C S L P 1. Management 01EO01 2 2 - - - - - E1 4 2. Sociologie 02EO01 2 1 - - - - - E1 5 3. Informatic 03EO01 2 - 2 - - - - C1 5 4. Marketing 04EO02 - - - - 2 2 - E2 6 Total ore pe sptmn: 6 3 2 0 2 2 0 0 3+1 20

c) s se insereze un rnd ntre rndul 2 i 3; d) s se copieze coninutul rndului 1 n rndul nou inserat; e) s se tearg disciplina Informatic juridic de pe rndul 1 i s se nlocuiasc cu disciplina Limba englez; f) s se refac numerotarea rndurilor; 3.S se realizeze corespunztoare Nr.Crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. TOTAL urmtorul tabel i s se aplice formulele

Denumire Monitor LCD 19 Top hrtie A1 CD-uri DVD-uri Perforator de birou Permanent marker Biblioraft Folii plastic Dosar plastic Stick notes adeziv

Cant 15 5 50 25 7 12 10 25 250 25 12.1 121 -381.6

Pre / bucat Pre (LEI) (LEI) 700 10,500 11 70 0.8 10 1.2 30 10 70 7 81 5 50 0.2 5 0.7 175 18 150 0.2 12.2 700 3,053 350.1 15,701.1 11,171 LEI

a) Pe coloana Pre s se calculeze produsul dintre cantitatea i preul pe fiecare produs n parte; b) n celula C12 s se afle media aritmetic a tuturor cantitilor; c) n celula C13 s se afle suma tuturor cantitilor; d) n celula C11 s se calculeze diferena dintre media aritmetic i suma cantitilor aflate n celulele C12, respectiv C13; e) n celula D12 s se afle valoarea minim a preturilor/bucat; f) n celula D13 s se afle valoarea maxim a preturilor/bucat; g) n celula D11 s se afle media aritmetic dintre valoarea minim i maxim calculate anterior; h) n celula E12 s se calculeze raportul dintre celulele C12 i D12; i) n celula E13 s se nmuleasc cu (-8) diferena dintre media aritmetic i suma cantitilor aflate n celulele C12, respectiv C13; j) n celula E11 s se afle suma tuturor formulelor aplicate de la punctul a la punctul i; k) n celula E15 s se calculeze suma tuturor preurilor aflate la punctul a. Medie aritmetic diferena
SEMNIFICAIA FORMULELOR I SEMNELOR FOLOSITE sum adunare sum() + minim imprire min() / average() maxim produs

max() *

5. Aplicaia Microsoft Excel 5.1. Deschiderea i ieirea din Excel Deschiderea programului Excel Dup ce ai instalat programul Excel, programul de instalare v-a readus pe suprafaa de lucru. Pentru a deschide Excel de aici, efectuai paii urmtori: Executai clic pe butonul Start, iar pe ecran va aprea meniul Start. Selectai Programs, iar pe ecran va aprea meniul Programs. Selectai opiunea Microsoft Excel pentru a deschide programul. Ecranul de deschidere din Excel (vezi figura 2.1.1) prezint un registru de calcul gol, avnd eticheta Book1. Programul este acum pregtit pentru ca dumneavoastr s ncepei lucrul n registrul de calcul.

Bara de meniuri Bara de instrumente standard Bara cu instrumente de formatare Suprafaa foii de calcul

Figura 2.1.1 Ecranul de deschidere din Excel const ntr-un registru de calcul gol cu denumirea Book1.

Registru de calcul. Fiierele din Excel sunt denumire registre de calcul. Orice registru de calcul este format, n mod implicit, din trei foi de calcul (ns putei s adugai sau s eliminai oricte foi de calcul este necesar). Fiecare foaie de calcul este format din coloane i rnduri care se intersecteaz, formnd casete numite celule, n care introducei text. Etichetele din partea de jos a registrului de calcul (cu inscripiile Sheet1, Sheet2 etc.) v permit s rsfoii foile de calcul executnd clic pe ele cu mouse-ul.

Ce este Office Assistant? Cnd deschidei aplicaia Excel pentru prima dat, suntei ntmpinat de o pictogram animat cu denumirea Office Assistant. Aceasta v poate oferi asisten i va aprea pe ecran de fiecare dat cnd vei ntlni noi faciliti. Putei gsi informaii despre Office Assistant n Anexa B. Deocamdat, nchidei-l executnd clic pe Start Using Microsoft Excel. Putei s deschidei aplicaia Excel i deschiznd direct un registru de calcul. (Vei vedea n seciunile urmtoare c putei proceda astfel numai dup ce ai creat i ai salvat un registru de calcul). Pentru a deschide programul Excel i un registru de calcul, efectuai paii urmtori: Executai clic pe butonul Start, iar pe ecran va aprea meniul Start. Executai clic pe Open Office Document. Excel va deschide caseta de dialog Open Office Document, prezentnd coninutul dosarului My Documents. Deoarece, n general, v vei salva registrele de calcul n dosarul My Documents, acum acestea ar trebui s fie afiate n caseta de dialog. Dac nu gsii ns n list fiierul cu registrul de calcul, cutai dosarul n care se afl registrul de calcul pe care dorii s l deschidei. Executai clic pe denumirea registrului de calcul, pentru a-l selecta. Apoi, executai clic pe Open pentru a-l deschide o dat cu programul Excel. Dac ai instalat i bara de comenzi rapide pentru Office (Office Shortcut Bar), putei s deschidei Excel i executnd clic pe butonul Excel de pe aceast bar. O privire asupra ecranului Excel Majoritatea operaiilor executate n Excel vor fi fcute cu ajutorul comenzilor disponibile pe bara de meniuri din partea superioar a ecranului, i cu barele cu instrumente standard i de formatare de sub aceasta. n urmtoarele subcapitole vei nva ce operaii putei s efectuai folosind bara de meniuri i bara cu instrumente standard. nchiderea aplicaiei Excel Pentru a nchide aplicaia Excel i a reveni pe suprafaa de lucru din Windows, efectuai unul din paii urmtori: Deschidei meniul File i selectai Exit; Executai clic pe butonul Close (X) din fereastra Excel. n cazul n care ai modificat n vreun fel registrul de calcul fr s salvai fiierul, Excel v va ntreba dac dorii s salvai fiierul nainte de a nchide programul. Selectai opiunea dorit. Consultai seciunea 2.6, unde vei gsi informaii despre salvarea registrelor de calcul.

2.2. Prezentarea ferestrei Excel Componentele ferestrei Excel Dup cum putei vedea n figura 2.2.1, fereastra Excel are numeroase elemente comune cu ferestrele Windows, inclusiv o bar de meniuri (de unde putei selecta comenzi), o bar de stare (care indic starea activitii curente) i bare cu instrumente (care conin butoane i liste derulante prin care obinei un acces rapid la comenzile i facilitile utilizate frecvent).

Bara de meniuri Bare cu instrumente Bare de formule Numele coloanelor (litere) Celul selectat Numele liniilor (cifre) Suprafaa foii de calcul Bara de stare

Figura 2.2.1 Elementele ferestrei Excel.

Nu gsii bara de stare? Pentru a afia bara de stare dac aceasta nu este vizibil deschidei meniul Tools, selectai Options i executai clic pe eticheta View. n seciunea Show, selectai Status Bar i executai clic pe OK. n plus, fereastra conine cteva elemente unice n Excel, printre care: Bara de formule (Formula bar). Cnd introducei informaii ntr-o celul, tot ceea ce scriei apare pe bara de formule. Tot pe aceast bar este indicat i poziia celulei.

Celul. Orice pagin dintr-un registru de calcul este o foaie de calcul separat, iar fiecare foaie de calcul conine o gril format din coloane avnd fiecare o litera i rnduri numerotate. Locul de intersectare a unui rnd cu o coloan reprezint o caset numit celul. Orice celul are o adres format din litera coloanei i numrul rndului (A1, B3, C4 etc.). Pentru a crea foi de calcul trebuie s introducei date i formule n celule. Vei nva mai multe lucruri despre celule n capitolele 2.4 i 2.5. Fereastra registrului de calcul. Orice fiier creat cu Excel este un registru de calcul care conine una sau mai multe foi de calcul. Putei s deschidei concomitent mai multe fiiere (registre de calcul), fiecare avnd propria fereastr. Capete de coloan. Literele din partea superioar a foii de calcul, prin care sunt identificate coloanele foii de calcul. Row headings. Numerele din stnga foii de calcul, prin care sunt identificate rndurile foii de calcul. Selector. Conturul care indic celula activ (cea n care v aflai).
Executai clic pe o etichet pentru a deschide foaia de calcul respectiv Pentru afiarea urmtoarei etichete sau a celei anterioare Pentru afiarea etichetei primei foi de calcul Pentru afiarea etichetei ultimei foi de calcul Tragei aceast bar pentru a vedea mai multe sau mai puine etichete (foi de calcul)

Figura 2.2.2 Folosind etichetele v putei deplasa de la o foaie de calcul la alta.

Deplasarea de la o foaie de calcul la alta n configuraia prestabilit, fiecare registru de calcul are iniial trei foi de calcul. Putei s adugai alte foi de calcul sau s tergei din ele, dup cum dorii. Deoarece fiecare registru de calcul este format din una sau mai multe foi de calcul, avei nevoie de o metod de deplasare rapid de la o foaie de calcul la alta. Putei folosi una din urmtoarele metode: Apsai Ctrl+PgDn pentru a trece la foaia de calcul urmtoare sau Ctrl+PgUp pentru a trece la foaia anterioar. Executai clic pe eticheta foii de calcul pe care vrei s o deschidei (figura 2.2.2). Dac eticheta nu este prezent, folosii butoanele de

derulare a etichetelor pentru a o aduce pe ecran, apoi executai clic pe ea. Deplasarea n cadrul foii de calcul Dup ce este adus pe ecran foaia de calcul n care dorii s lucrai, avei nevoie de o metod de deplasare de la o celul a foii de calcul la alta. Reinei faptul c fragmentul din foaia de calcul afiat pe ecran este numai o mic parte din foaia de calcul propriu-zis. Pentru a v deplasa n cadrul foii de calcul folosind tastatura, putei apela la combinaiile de taste din tabelul 2.2.1.
Tabelul 2.2.1 Deplasarea n cadrul foii de calcul folosind tastatura

Apsai ...

Pentru a v deplasa... O celul n direcia sgeii. La nceputul sau sfritul zonei de date (zona din foaia Ctrl+ sau de calcul care conine date) ori la prima sau la ultima Ctrl+ celul din coloan, n cazul n care coloana este goal. n celula din extrema stng sau dreapt a zonei de date, Ctrl+ sau ori la prima sau ultima celul din rnd, dac rndul este Ctrl+ gol. Un ecran n sus. PgUp Un ecran n jos. PgDn Celula din extrema stng a unui rnd. Home Colul din stnga-sus al foii de calcul. Ctrl+Home Colul din dreapta-jos al foii de calcul. Ctrl+End End+; Dac celula activ este goal, n direcia sgeii n prima End+ celul care conine date. Dac celula activ conine o intrare, n direcia sgeii n ultima celul care conine o End+; intrare. End+ Cu ajutorul mouse-ului, putei s folosii barele de derulare pentru a v deplasa n zona de pe ecran ce conine celula n care vrei s lucrai. Apoi, executai clic pe celul pentru a o activa. Reinei c, pe msur ce derulai foaia, caseta de derulare se deplaseaz pe bara de derulare pentru a v indica locul n care v aflai n cadrul foii. n plus, dimensiunea casetei de derulare se modific, pentru a v indica procentul din foaia de calcul care este vizibil n acel moment. n cazul n care caseta de derulare este prea mare, nseamn c vedei cea mai mare parte din foaia de calcul curent. Dac este mic, cea mai mare parte din foaia de calcul nu este vizibil.

Derulare rapid. Dac dorii s derulai un anumit rnd dintr-o foaie de calcul mare, apsai i inei apsat tasta Shift n timp ce tragei caseta de derulare. Pe msur ce deplasai caseta de derulare, va fi afiat rndul curent Salt la o anumit celul. Pentru a sri rapid la o anumit celul dintr-o foaie de calcul, introducei adresa celulei respective n caseta Name la captul din stnga al barei de formule i apsai tasta Enter. (Este vorba de caseta din figura 2.2.2, n care scrie A1). Adresa unei celule este format din litera coloanei i numrul rndului care definesc poziia celulei (de exemplu, C25). Pentru a ajunge ntr-o celul dintr-o anumit foaie de calcul, introducei denumirea foii respective urmat de un semn de exclamare i de adresa celulei (de exemplu sheet3!C25) i apsai tasta Enter. Parcurgerea unei foi de calcul cu IntelliMouse O dat cu Office 97, Microsoft a introdus i noul mouse, denumit Microsoft IntelliMouse. Dac l-ai instalat deja, putei s-l folosii pentru a v deplasa n cadrul foii de calcul chiar mai rapid dect cu mouse-ul convenional. Iat cum:
Tabelul 2.2.2 Deplasarea n cadrul foii de calcul folosind mouse-ul Microsoft IntelliMouse

Pentru a... Procedai astfel: Derula cteva rnduri

Acionai rotia de la mijlocul mouse-ului nainte sau napoi.

Executai clic i blocai rozeta mouse-ului, apoi tragei mouse-ul n direcia n care vrei s srii (s derulai rapid). Derula mai Cu ct tragei mouse-ul mai departe de poziia iniial rapid (sgeata cu patru capete), cu att va fi mai rapid saltul. (salturi) Pentru un salt mai mic, tragei mouse-ul napoi nspre poziia iniial. Pentru a sri fr s blocai butonul rozetei, executai clic o Face un dat, apoi micai mouse-ul n direcia n care vrei s srii. salt fr Derularea rapid va continua ct timp vei deplasa mouseblocare ul, pn cnd vei ntrerupe comanda apsnd din nou volanul mouse-ului. Modificarea aspectului foii de calcul Exist numeroase moduri n care putei modifica aspectul foii de calcul n fereastra Excel. Prin schimbarea aspectului nu influenai modul

n care va arta foaia de calcul la tiprire, ns obinei o alt perspectiv asupra foii i putei vedea mai bine datele introduse. De exemplu, putei s mrii sau s micorai dimensiunea textului, pentru a vedea mai mult sau mai puin din foaia de calcul. Putei s ngheai capetele rndurilor sau ale coloanelor, pentru a ti unde v aflai atunci cnd derulai o foaie de calcul mai mare. Mrirea i micorarea zonei afiate din foaia de calcul Pentru a mri sau a micora zona vizibil din foaia de calcul, folosii funcia Zoom. Deschidei meniul Zoom (de pe bara cu instrumente standard) i selectai procentul de mrire, de exemplu 25% sau 200%. Putei s mrii o anumit zon din foaia de calcul, dac dorii; pentru aceasta, mai nti selectai zona, apoi deschidei meniul Zoom i selectai Selection. Dac dorii, putei s afiai foaia de calcul n aa fel nct s ocupe ntregul ecran eliminnd barele cu instrumente, bara de formule, bara de stare i aa mai departe ca n figura 2.2.3. Pentru aceasta, deschidei meniul View i selectai Full Screen. Pentru a reveni n modul Normal, executai clic pe Close Full Screen.

Executai clic aici pentru a iei din modul de vizualizare Full Screen

Figura 2.2.3 Putei s afiai foaia de calcul pe ntreaga fereastr.

Zoom rapid. Dac avei un mouse de tip IntelliMouse, putei s folosii rapid funcia Zoom innd apsat tasta Ctrl i rotind concomitent rozeta nainte sau napoi.

Blocarea capetelor de coloane i de rnduri Atunci cnd parcurgei o foaie de calcul ntins, adesea este util s blocai capetele de coloane i/sau de rnduri, astfel nct s le putei vedea mpreun cu datele din foaie. De exemplu, dup cum putei vedea n figura 2.2.4, pentru a nelege semnificaia datelor din celule, trebuie s putei vedea capetele de coloan i de rnd.

Linia blocat

Cnd etichetele sunt blocate, putei s derulai foaia pentru a vedea i alte coordonate

Figura 2.2.4 Cnd derulai foaia, etichetele blocate ale rndurilor rmn pe loc.

Pentru blocarea capetelor de rnduri sau de coloane (sau ambele), efectuai paii urmtori: Executai clic pe celula din dreapta capetelor de rnd i/sau sub capetele de coloan pe care vrei s le blocai. Celulele respective vor fi evideniate. Deschidei meniul Window i selectai Freeze Panes. Exersai puin, micnd cursorul prin document. n timp ce-l micai, capetele rndurilor i/sau ale coloanelor rmn blocate n poziia lor. n

acest fel putei vedea datele din alte pri ale foii de calcul, tiind totui ce reprezint acestea. Pentru deblocarea capetelor de coloane i de rnduri, deschidei din nou meniul Window i selectai Unfreeze Panes. Divizarea foilor de calcul Uneori, cnd lucrai ntr-o foaie de calcul mai mare, poate fi nevoie s vedei simultan dou pri diferite ale foii, pentru a compara datele. Pentru a vedea concomitent dou pri ale unei foi de calcul, trebuie s o divizai. n figura 2.2.5 putei vedea o foaie de calcul divizat. Pentru a diviza o foaie de calcul, efectuai paii urmtori: Executai clic fie pe bara de divizare vertical, fie pe cea orizontal. Tragei bara de divizare n fereastra foii de calcul. Eliberai bara de divizare, iar Excel va mpari fereastra n locul respectiv. Cnd derulai foaia, cele dou panouri efectueaz derularea sincronizat.

Bara de divizare orizontal Bara de divizare vertical

Figura 2.2.5 Putei diviza o foaie de calcul pentru a vedea simultan dou pri diferite ale acesteia.

Pentru a elimina bara de divizare, tragei-o napoi, n poziia iniial de pe bara de derulare. Ascunderea registrelor de calcul, a foilor de calcul, a coloanelor i a rndurilor Pentru cazurile n care lucrai cu informaii foarte importante, sau cu

informaii confideniale, putei s ascundei de ochii curioilor registrele de calcul, foile de calcul, coloanele sau rndurile. De exemplu, dac vrei, putei s ascundei o anumit foaie de calcul, dar s vedei n continuare celelalte foi de calcul din registrul respectiv. Putei s ascundei i anumite coloane (vezi figura 2.2.6) sau rnduri din cadrul foii de calcul chiar i ntregul registru de calcul, dac dorii.

Coloanele K i L, care conin unghiul vertical i direcia orizontal sunt ascunse

Figura 2.2.6 Putei ascunde datele, astfel nct s nu poat fi citite, tiprite sau modificate.

Putei ascunde datele i cu scopul de a le proteja de eventuale modificri. Cnd sunt ascunse, datele nu pot fi citite, tiprite sau modificate. Acest aspect este diferit de celelalte operaii pe care le putei face n privina modului de afiare (cum ar fi schimbarea gradului de mrire), care nu afecteaz modul n care va fi tiprit foaia de calcul. Datele ascunse nu vor mai fi tiprite. Pentru a ascunde date putei folosi urmtoarele metode: Pentru a ascunde un registru de calcul, deschidei meniul Window i selectai Hide.

Pentru a ascunde o foaie de calcul, executai clic pe eticheta ei pentru a o selecta. Apoi, deschidei meniul Format, selectai Sheet, apoi Hide. Pentru a ascunde rnduri sau coloane, executai clic pe capul de rnd sau de coloan, pentru a-l selecta. Apoi, deschidei meniul Format, selectai Row sau Column, apoi Hide. Putei ascunde mai multe elemente. Pentru a selecta mai multe foi de calcul, inei apsat tasta Ctrl n timp ce executai clic pe fiecare eticheta n parte. Pentru a selecta mai multe rnduri sau coloane, inei apsat tasta Ctrl n timp ce executai clic pe fiecare cap de rnd sau de coloan n parte. Desigur, putei s reafiai datele ascunse fr nici o problem, de fiecare dat cnd avei nevoie de ele. Pentru aceasta, selectai mai nti zona ascuns. De exemplu, selectai rndurile, coloanele sau foile adiacente celor ascunse. Apoi, repetai paii anteriori, selectnd Unhide din meniurile corespunztoare. Nu putei s le ascundei complet! Este foarte uor de revocat comanda de ascundere a datelor, aa c nu putei s ascundei complet datele ca metod de securitate. Dac dai cuiva fiierul care conine registrul de calcul, de exemplu, acesta va putea cu uurin s revoce comanda de ascundere i s vad datele pe care le-ai ascuns.

2.3. Utilizarea barelor cu instrumente din aplicaia Excel Utilizarea barelor cu instrumente Dac nu l configurai altfel, programul Excel afieaz barele cu instrumente standard i de formatare. Pentru a selecta un instrument de pe o bara cu instrumente, executai clic pe el. Indisponibil. Dac un instrument apare afiat cu un gri estompat, nseamn c n acel moment nu este disponibil. Anumite instrumente sunt afiate n acest mod atunci cnd nu pot fi folosite pentru operaia care se efectueaz n acel moment. Bar cu instrumente. n Excel, aceasta reprezint o seciune de instrumente sau pictograme afiate pe o bara, care poate fi mutat i redimensionat pentru a v uura munca. Fiecare pictograma reprezint o comand sau o operaie uzual. Iat cteva exemple cu ajutorul crora putei nva ce rol au butoanele de pe bara cu instrumente: Pentru a vedea denumirea unui buton, plasai indicatorul mouseului pe el. Excel va afia o caset ScreenTip, care cuprinde denumirea butonului. Pentru a obine informaii despre o comand asociat cu un anumit buton, apsai Shift+F1. Indicatorul mouse-ului va lua forma unui semn de ntrebare. Plasai indicatorul mouse-ului cu forma unui semn de ntrebare pe un buton, i executai clic pe el. Activarea i dezactivarea barelor cu instrumente n configuraia prestabilit, Excel afieaz iniial barele cu instrumente standard i de formatare. Dac nu avei nevoie de ele, le putei dezactiva pe amndou sau numai pe una, pentru a mri spaiul disponibil pe ecran. n plus, putei s activai alte bare cu instrumente (dei unele dintre ele apar singure pe ecran cnd efectuai o operaie asociat). Pentru a activa sau a dezactiva o bar cu instrumente, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul View i selectai Toolbars. Pe ecran va aprea un submeniu. Un marcaj de validare n dreptul denumirii unei bare cu instrumente indic faptul c bara respectiv este afiat n acel moment pe ecran. Pentru a activa sau a dezactiva o bar cu instrumente (a inversa selecia), executai clic pe denumirea ei din list pentru a introduce un marcaj de validare, sau a-l ndeprta.

Afiare rapid. Pentru a afia rapid o bar cu instrumente ascuns, executai clic cu butonul din dreapta pe o bar cu instrumente afiat deja pe ecran, i selectai din meniul de comenzi rapide bara cu instrumente care vrei s fie adus pe ecran. Excel n reeaua Web. Microsoft Excel v permite s deschidei pagini Web ntr-o fereastr a programului. Cnd v aflai n Web, pe ecran este afiat bara cu instrumente pentru Web. Deoarece celelalte bare cu instrumente din Excel sunt inutile n astfel de cazuri, le putei elimina rapid de pe ecran, executnd clic pe butonul Show Only Web Toolbar. Mutarea barelor cu instrumente Dup ce ai adus pe ecran barele cu instrumente care va trebuie, le putei poziiona unde v convine, pe suprafaa de lucru. Iat ce trebuie s facei pentru a muta o bar cu instrumente: Executai clic pe marcajul de deplasare al unei bare cu instrumente. Dac bara cu instrumente este una mobil, executai clic pe bara ei de titlu.) inei apsat butonul mouse-ului i tragei bara cu instrumente n poziia dorit. Putei s o tragei la marginea ecranului (s o ancorai) sau, tot ca pe o bar mobil, s o plasai n orice zon a ferestrei. Dei putei s tragei o bar cu instrumente oriunde dorii, dac tragei o bar care conine o lista derulant (cum este bara cu instrumente standard sau bara cu instrumente de formatare) la marginea din stnga sau la cea din dreapta a ferestrei, butoanele listei derulante vor disprea. Dac mutai bara cu instrumente la loc n partea de sus sau de jos a ferestrei (sau o lsai mobil), butoanele listelor derulante vor reaprea. Bar cu instrumente mobil. O bar mobil cu instrumente seamn cu o fereastr. Putei s-i tragei bara de titlu pentru a o muta, sau s tragei una din margini, pentru a o redimensiona. Dac tragei o bar mobil cu instrumente n partea de sus sau n partea de jos a ecranului, ea va lua din nou forma unei bare cu instrumente orizontale. n Excel, bara de meniuri dintr-o foaie de calcul este folosit la fel ca orice bar cu instrumente. Asta nseamn c o putei muta lateral, sau o putei transforma ntr-una mobil, n mijlocul ecranului, dac dorii. Putei s i personalizai bara de meniuri, la fel ca pe o bara cu instrumente, dup cum vei vedea n seciunea urmtoare.

Mutarea rapid a unei bare cu instrumente. Pentru a muta rapid o bar cu instrumente mobil n partea de sus a ecranului, executai dublu clic pe bara ei de titlu. Pentru a muta n mijlocul ecranului o bar cu instrumente ancorat, executai dublu clic pe marcajul de deplasare. Personalizarea barelor cu instrumente Dac barele cu instrumente din Excel v ofer prea puine (sau prea multe) opiuni, putei s v creai propriile bare cu instrumente, sau s le personalizai pe cele existente. Pentru a personaliza o bar cu instrumente, efectuai paii urmtori: Executai clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe o bar cu instrumente, i selectai Customize din meniul de comenzi rapide, sau deschidei meniul Tools i selectai Customize. Dac bara cu instrumente pe care vrei s o personalizai nu este vizibil n acel moment, executai clic pe eticheta Toolbars i selectai-o din list. Bara va aprea pe ecran. Pentru a modifica dimensiunea pictogramelor de pe bara cu instrumente, a activa sau a dezactiva afiarea casetelor ScreenTip, sau a schimba animaiile din meniuri, executai clic pe eticheta Options. n eticheta Options selectai opiunile pe care vrei s le avei n program. De exemplu, pentru a avea pictograme mai mari pe bara cu instrumente, executai clic pe opiunea Large Icons. Pentru a aduga sau elimina butoane de pe bara cu instrumente, executai clic pe eticheta Commands. Pentru a insera un buton pe o bar cu instrumente, selectai categoria dorit. De exemplu, pentru a aduga butonul Clear Contents pe o bar cu instrumente, selectai categoria Edit. Putei s adugai i meniuri pe o bar cu instrumente; le putei gsi la sfritul listei Categories. Dup ce ai selectat categoria corespunztoare, executai clic pe comanda dorit i tragei-o pe bar cu instrumente. Nu tii ce rol are o anumit opiune? Selectai comanda, apoi executai clic pe Description pentru a afla ce rol are comanda respectiv. Pentru a elimina un buton de pe o bar cu instrumente, tragei-l n afara barei. Pentru a rearanja butoanele pe o bar cu instrumente, tragei-le pe spaiul barei. Executai clic pe butonul Close cnd terminai. n cazul n care constatai c nu suntei mulumit de modificrile pe care le-ai fcut pe o bar cu instrumente, putei reveni la configuraia prestabilit (configuraia anterioar modificrilor). n caseta de dialog Customize, executai clic pe Toolbars, selectai denumirea barei cu

instrumente pe care vrei s o refacei, apoi executai clic pe butonul Reset. Pe ecran va aprea o caset de dialog pentru confirmare; executai clic pe OK. Crearea propriei bare cu instrumente n loc s modificai una din barele cu instrumente standard din Excel, putei s v creai una proprie i s o umplei cu instrumentele pe care le folosii cel mai des. Pentru a vedea cum, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul Tools i selectai Customize. Executai clic pe eticheta Toolbars. Executai clic pe butonul New. Introducei o denumire pentru noua bar cu instrumente (de exemplu Bara preferat) i executai clic pe OK. Excel va crea o nou bar cu instrumente mobil. Executai clic pe eticheta Commands, selectai categoria corespunztoare pentru un anumit buton, apoi tragei-l pe bara cu instrumente. Repetai pasul anterior pentru a aduga i alte butoane pe noua bar cu instrumente. Cnd terminai, executai clic pe Close. Dac vrei s tergei o bar cu instrumente personalizat, deschidei meniul Tools i selectai Customize. n lista Toolbars, executai clic pe bara cu instrumente personalizat pe care vrei s o tergei. Apoi executai clic pe butonul Delete din caseta de dialog Customize.

2.4. Introducerea diferitelor tipuri de date Tipurile de date Pentru a crea o foaie de calcul care s poat fi utilizat, trebuie s introducei date n celulele din interiorul ei. Tipurile de date pe care le putei introduce sunt: Text; Cifre; Data (calendaristic); Ora; Formule; Funcii. Introducerea textului Textul este o combinaie de litere, cifre i spaii. n configuraia prestabilit, textul este aliniat automat la stnga, n interiorul celulei. Pentru a introduce text ntr-o celul: Executai clic pe celula n care dorii s introducei textul. Introducei textul. Pe msur ce scriei, textul apare n celul i pe bara de formule, ca n figura 2.4.1. Apsai tasta Enter. Textul introdus va aprea n celul, aliniat la stnga. (Putei s apsai i tasta Tab sau o tast cu sgeata pentru a introduce textul i a trece la alt celul.) Dac ai fcut o greeal i vrei s renunai la datele introduse, apsai tasta Esc.

Cnd introducei textul ntr-o celul... ... acesta apare i pe bara de formule

Figura 2.4.1 Datele pe care le introducei apar i pe bara de formule, n timp ce scriei

Dar nu ncape! Pentru a lrgi o coloan i a putea vedea toate datele pe care le conine, plasai indicatorul mouse-ului pe bara cu capetele de coloan din partea de sus a foii de calcul. Apoi executai dublu-click pe chenarul din dreapta al coloanei pe care vrei sa o lrgii pentru a vedea toate datele. n seciunea 2.15 vei gsi mai multe informaii n acest sens. Numere scrise ca text. Putei s introducei un numr care sa fie interpretat ca text (de exemplu, un cod potal). Pentru aceasta, plasai n faa intrrii un apostrof , ca n 46220. Acest semn reprezint un prefix pentru aliniere, care i cere programului Excel s trateze caracterele urmtoare ca pe un text, i s le alinieze la stnga n celul. Introducerea textului n capetele de coloan i de rnd Datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane i de rnduri. Capetele coloanelor apar n partea superioar a foii de calcul, sub titlu. Capetele rndurilor sunt plasate n partea stng a foii de calcul, de regula n coloana A. Capetele coloanelor arat semnificaia numerelor cuprinse n fiecare coloan. De regul, etichetele coloanelor indic perioadele de timp cum ar fi ani, luni, zile etc. Capetele rndurilor arat ce reprezint numerele din fiecare rnd. De regul, capetele rndurilor conin diverse categorii de date, cum ar fi denumirile produselor, numele angajailor sau ncasrile i cheltuielile din buget. Cnd introducei textul unui cap de coloan, apsai tasta Tab n locul tastei Enter pentru a trece de la o celul la alta. Cnd introducei textul pentru capetele rndurilor, folosii n schimb tasta cu sgeata orientat n jos. Introducerea unor date similare pentru capetele de tabel. Cnd trebuie sa introducei date similare (cum ar fi o serie de luni sau ani) ca i capete pentru coloane sau rnduri, exist o metod pentru a o face mai rapid. Vezi seciunea Introducerea unei serii cu funcia AutoFill din aceast seciune, unde vei gsi informaii n aceast privin. Adugarea unor comentarii la celule Putei folosi pentru celule comentarii n care s includei informaii detaliate despre datele dintr-o foaie de calcul. De exemplu, putei preciza aici scopul unei anumite formule sau datele pe care trebuie s le actualizai. Dup ce creai un comentariu, putei s l citii oricnd dorii. Pentru a aduga un comentariu la o celul, efectuai paii urmtori: Selectai celula n care vrei s adugai un comentariu.

Deschidei meniul Insert i selectai Comment, sau executai clic pe butonul New Comment de pe bara cu instrumente Reviewing. Introducei comentariul, ca n exemplul din figura 2.4.2. Executai clic n afara celulei. n colul din dreapta-sus al celulei va aprea un triunghi rou, care indic faptul c celula conine un comentariu. Pentru a citi ulterior comentariile, plasai indicatorul mouse-ului pe o celul care are un punct rou n colul din dreapta-sus. Excel va afia comentariul.

Figura 2.4.2 Adugarea unui comentariu la o celul.

Pentru a edita un comentariu, selectai celula care l conine i apoi folosii comanda Insert, Edit Comment. Efectuai modificrile, apoi executai clic n afara celulei pentru a le salva. Pentru a terge un comentariu, executai clic pe celul, selectai Edit, Clear, apoi selectai Comments. Introducerea cifrelor Numerele pe care le vei introduce pot conine caracterele numerice O - 9 i urmtoarele caractere speciale: + - / ., ( ) $ %. Asta nseamn c putei include virgule, puncte zecimale, semnul dolarului, procent i paranteze, mpreun cu valorile pe care le introducei. Dei putei s includei i semne de punctuaie atunci cnd introducei datele, nu este obligatoriu s o i facei. De exemplu, n loc s scriei nite sume n dolari pe o coloan i s includei i semnul dolarului, virgule i puncte zecimale, putei s scriei direct numerele, de exemplu 700 sau 81295, iar apoi s formatai coloana folosind opiunea de formatare pentru valut. Excel va transforma valorile introduse n $700.00 i $81,295.00 sau n $700 i $81295, n funcie de numrul zecimalelor specificate de dumneavoastr. n subcapitolul 5.14, vei gsi mai multe informaii n aceasta privina. Pentru a introduce un numr: Executai clic pe celula n care vrei s introducei numrul. Introducei numrul. Pentru a introduce un numr negativ, plasai n

faa lui un semn minus, sau trecei-l ntre paranteze. Pentru a introduce o fracie, plasai naintea ei un 0, de exemplu 0 1/2. (n caz contrar, Excel va interpreta intrarea ca pe o dat calendaristic). Apsai tasta Enter, iar numrul introdus va aprea n celul aliniat la dreapta. # # # # # # # . Dac introducei un numr i el apare n celul n aceast form (# # # # # # #) sau n aceasta form 7.78E+06, nu v facei probleme numrul este tot acolo; numai c celula nu este suficient de lat pentru ca numrul s poat fi afiat n ntregime. Pentru a rezolva problema, folosii capetele de coloana din partea de sus a foii de calcul i executai dublu-click pe partea dreapt a chenarului coloanei. Coloana va fi lit pentru ca i cea mai lung intrare s poat fi afiat n ntregime. Citii seciunea 2.15 pentru informaii suplimentare. Introducerea datei i a orei Putei s introducei data i ora n diferite formate. Cnd introducei data folosind formatul prezentat n tabelul 2.4.1, Excel o convertete ntrun numr ce indica numrul de zile care s-au scurs de la 1 ianuarie 1900 pn la data respectiv. Format M/D M - YY MM/DD/YY MMM-YY MMMMMMMMM-YY MMMMMMMMM DD, YYYY DD-MMM- YY DD-MMM HH:MM HH:MM:SS HH:MM AM/PM HH:MM:SS AM/PM MM/DD/YY HH:MM
Tabelul 2.4.1 Formate acceptate pentru data i ora

Exemplu 4/8 4 - 58 4/8/58 sau 04/08/58 Jan-92 September-93 September 3, 1993 28-Oct-91 6-Sep 16:50 8:22:59 7:45 PM 11:45:16 AM 11/8/8O 4:20

Chiar dac nu vei vedea acest numr (Excel afieaz data n formatul obinuit), valoarea va fi folosita de fiecare dat cnd vei utiliza n calcule data calendaristic introdus. Apropo facilitatea prin care datele introduse sunt formatate automat, n funcie de modul n care le introducei, se numete AutoFormat.

Pentru a introduce data sau ora, efectuai paii urmtori: Executai clic pe celula n care vrei s introducei data sau ora. Scriei data sau ora folosind formatul pe care l dorii pentru afiarea lor. Putei s folosii liniue de unire (-) sau bare (/) la introducerea datei. Apsai tasta Enter. Dac Excel recunoate intrarea ca fiind o data sau o or, aceasta va aprea aliniat la dreapta n celul. Dac Excel nu o recunoate, ea va fi tratat ca text i aliniat la stnga. Dac introducei o coloana de date, putei s specificai mai nti formatul dorit pentru dat. Apoi, cnd introducei datele, Excel le va adapta automat pentru a corespunde formatului ales. De exemplu, s presupunem c v place formatul MMMMMMMMM DD, YYYY. n loc s scriei integral fiecare dat n parte, putei s selectai formatul respectiv pentru coloan i apoi s scriei 9/3/98, iar Excel va modifica formatul pentru a rezulta September 3, 1998. Pentru a formata o coloan, executai clic pe capul coloanei pentru a o selecta. Apoi, deschidei meniul Format i selectai Cells. n eticheta Numbers, selectai formatul dorit pentru dat. (Citii subcapitolul 2.5 pentru informaii suplimentare). Nu e suficient de lat. Dac introducei o dat lung i este afiat n celul prin semnul (#), Excel ncearc s v spun c pentru a afia intrarea, limea coloanei nu este suficient. Zi sau noapte? Dac nu scriei AM sau PM dup fiecare or introdus, Excel presupune c folosii formatul de 24 de ore; ca atare, 8:20 se presupune a fi antemeridian (AM). Dac de fapt vrei s fie PM, scriei ora n forma 8:20 PM (sau 8:20 p, dac vrei s folosii o forma scurt. Reinei c trebuie s introducei un spaiu ntre or i particulele AM sau PM. Copierea rapid a intrrilor Putei s copiai din celule alturate o intrare existent, efectund paii urmtori: Executai clic pe marcajul de completare al celulei al crei coninut vrei s l copiai.
Marcaj de completare (fill handle) Csua v arat ce copiai

Figura 2.4.3 Tragei marcajul de completare pentru a copia coninutul i atributele de formatare n celulele alturate.

Tragei marcajul de completare n jos sau spre dreapta pentru a copia datele n celulele alturate (vezi figura 2.4.3). Va apare o csua care va arta exact ce date sunt copiate n celelalte celule. n cazul n care copiai un numr, o lun sau alt obiect care poate fi interpretat ca serie (cum ar fi January, February etc.), dar nu vrei s creai o serie ci numai s copiai exact coninutul celulei respective inei apsat tasta Ctrl atunci cnd tragei marcajul de completare. Copierea ntre foile de calcul. Putei s copiai coninutul celulelor dintr-o foaie de calcul n alta, sau n mai multe foi de calcul din registrul de calcul. Mai nti, selectai foaia (foile) de calcul pe care vrei s o (le) copiai, executnd clic pe eticheta (etichetele) corespunztoare, n timp ce inei apsat tasta Ctrl. Apoi, selectai celulele pe care vrei s le copiai (vezi seciunea 2.5). Deschidei meniul Edit, selectai Fill, apoi Across Worksheets. Apoi, selectai All (pentru a copia att coninutul celulelor, ct i atributele de formatare), Contents sau Formats, dup care executai clic pe OK. Introducerea unei serii cu funcia AutoFill Introducerea seriilor (cum ar fi 1994, 1995, 1996 i 1997) este asemntoare cu copierea coninutului celulelor. Cnd tragei marcajul de completare al celulei de origine, funcia AutoFill lucreaz n locul dumneavoastr, interpretnd prima intrare i completnd seria pe baza acesteia. De exemplu, dac scriei 1994 intr-o celul, apoi tragei marcajul de umplere al celulei peste celule adiacente, vei crea seria 1994, 1995, 1996 etc. Cnd efectuai tragerea, csua care apare pe ecran va arta exact ce copiai, astfel nct s va putei opri n celula corespunztoare, pentru a crea exact seria dorit. Introducerea unei serii personalizate Dei funcia AutoFill este foarte potrivit pentru crearea unei serii scurte de intrri, pot exista situaii cnd trebuie s avei un control superior asupra situaiei. Excel poate realiza mai multe tipuri de serii, dup cum se poate vedea din tabelul 2.4.2.

Serie

Intrare iniial 1,2 Liniar 100, 99 1,3 10, 2O Aritmetic 10, 50 Mon, Wed Feb, May De date Qtr1, Qtr3 1992, 1995

Tabelul 2.4.2 Serii de date

Seria rezultat 1, 2, 3, 4 100, 99, 98, 97 1, 3, 5, 7 10, 20, 30, 4O 10, 50, 90, 130 Mon, Wed, Fri Feb, May, Aug Qtrl, Qtr3, Qtrl 1992, 1995, 1998

n principiu, vei furniza dou intrri ca model pentru seria din celulele alturate, iar Excel le va folosi pentru a calcula restul seriei. Iat cum trebuie procedat: Introducei prima valoare ntr-o celul. Trecei n a doua celul i introducei a doua valoare din serie. Selectai ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele. Excel va selecta celulele. Tragei marcajul de completare peste cate celule este necesar. Excel va calcula seria i va completa celulele selectate cu valorile corespunztoare, ca n figura 2.4.4.

Introducei primele dou valori din serie Tragei marcajul de completare pentru a completa seria

Figura 2.4.4 Tragei mouse-ul pentru a crea seria.

Introducerea datelor care se repeta, cu funcia AutoComplete Cnd introducei primele litere ale unei intrri, funcia AutoComplete poate completa n mod inteligent intrarea pe baza intrrilor pe care le-ai oferit deja n acea coloan. Funcia AutoComplete poate fi folosit numai pentru date introduse n coloane, nu i pe rnduri. De exemplu, dac dorii s introducei numele rilor de origine pentru o serie de produse, scriei numele rii o data, iar data viitoare ncepei doar s introducei numele respectiv. Funcia AutoComplete va completa restul n locul dumneavoastr.

n configuraia prestabilit, funcia AutoComplete este ntotdeauna activat, astfel nct nu trebuie s o selectai. Dac v incomodeaz n timpul lucrului, o putei dezactiva folosind comanda Tools, Options. Executai clic pe eticheta Edit i apoi pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a dezactiva opiunea. Pentru a vedea cum lucreaz funcia AutoFormat, efectuai paii urmtori: Scriei England ntr-o celul i apsai tasta cu sgeata n jos pentru a trece la celula urmtoare. Scriei Spain i apsai din nou tasta cu sgeat. Apoi, scriei Italy i apsai tasta cu sgeat. Scriei din nou e, i n celul va aprea England. Apsai tasta Enter pentru a accepta intrarea. (n mod similar, cnd vei scrie din nou i sau s, n celule va aprea Italy sau Spain.) Pentru a vedea o lista cu intrrile din AutoComplete, executai clic cu butonul din dreapta pe urmtoarea celul i selectai Pick From List din meniul de comenzi rapide. Excel v va arta lista de intrri PickList (n ordine alfabetic), creat n mod automat pe baza cuvintelor pe care le-ai introdus n coloan. Executai clic pe un cuvnt din PickList pentru a-l insera n celula selectat.

2.5. Editarea intrrilor Editarea datelor Dup ce ai introdus o informaie ntr-o celul, o putei edita fie pe bara de formule, fie direct n celul. Pentru a edita o intrare din Excel: Executai clic pe celula n care vrei s editai informaia. Pentru a ncepe operaia de editare, executai clic pe bara de formule, apsai tasta F2 sau executai dublu clic pe celula respectiva. Astfel, intrai n modul de editare (Edit mode); pe bara de stare va aprea cuvntul Edit. Apsai tastele sau pentru a muta punctul de inserare pe informaia introdus. Apsai tasta Backspace pentru a terge un caracter la stnga punctului de inserare, sau tasta Delete pentru a terge un caracter la dreapta. Apoi, introducei caracterele dorite. Executai clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau apsai tasta Enter de pe tastatura, pentru a accepta modificrile fcute. Sau, dac v rzgndii i nu mai vrei s editai intrarea, executai clic pe butonul Cancel sau apsai Esc. Verificarea ortografiei Excel conine i un instrument de verificare a ortografiei, prin care gsete rapid i selecteaz cuvintele greit scrise din foaia de calcul. Pentru a efectua o verificare ortografic, parcurgei urmtoarele etape: 1. Executai clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard. Excel va gsi primul cuvnt i l va afia n partea de sus a casetei de dialog Spelling. n caseta Change To va aprea o sugestie pentru corectarea greelii. 2. Pentru a accepta sugestia i a corecta cuvntul scris greit, executai clic pe Change. Sau executai clic pe Change All pentru a corecta cuvntul respectiv peste tot acolo unde apare n text. 3. n cazul n care sugestia din caseta Change To nu este corect, putei proceda astfel: Selectai o alt sugestie din caseta Suggestion, apoi executai clic pe Change sau pe Change All. (Putei s obinei i afiarea altor cuvinte n lista Suggestion, executnd clic pe Suggest.) Introducei forma corect pe care o propunei n caseta Change To, apoi executai clic pe Change sau pe Change All. Executai clic pe Ignore pentru a lsa cuvntul nemodificat. Executai clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre apariiile cuvntului respectiv n text. Executai clic pe Add pentru a aduga cuvntul n dicionar, astfel nct Excel s nu l mai

semnaleze ca fiind greit. 4. Cnd nu vor mai fi gsite cuvinte scrise greit, va fi afiat un mesaj, care va anuna c verificarea ortografiei a fost ncheiat. Executai clic pe OK pentru confirmare. Ai ales o opiune greit? Dac selectai o opiune greit, putei s executai clic pe butonul Undo Last din caseta de dialog Spelling pentru a anula ultima selecie fcut. Utilizarea funciei AutoCorrect, pentru corectarea greelilor de ortografie Funcia AutoCorrect a programului Excel realizeaz corectarea automat a celor mai des ntlnite greeli de ortografie, n timp ce scriei. Dac scriei greit un cuvnt (de exemplu, teh n loc de the) i apsai tasta Enter, Excel va introduce forma corect n celul. Sunt corectate, de asemenea, i cuvintele care ncep cu dou majuscule. De exemplu, dac scriei Mine i apsai tasta Enter, Excel va corecta n Mine. n plus, AutoCorrect scrie cu majuscul primul cuvnt dintr-o propoziie, i numele zilelor. Putei s indicai dumneavoastr greelile pe care le facei frecvent, pentru a fi corectate n timp ce scriei. De exemplu, dac scriei mereu breif n loc de brief, l putei aduga n lista AutoCorrect. Putei folosi funcia AutoCorrect i pentru a nlocui o prescurtare, cum ar fi ndiv, cu cuvintele pe care le reprezint: Northern Division, n acest caz. Iat cum putei face acest lucru: Deschidei meniul Tools i selectai AutoCorrect. Pe ecran va aprea caseta de dialog AutoCorrect. Scriei forma greit n caseta de text Replace. Scriei forma corect n caseta de text With. Executai clic pe Add pentru a aduga intrarea n lista AutoCorrect. Dac dorii s tergei o intrare din lista AutoCorrect, selectai-o din list i executai clic pe butonul Delete. Prea repede! Dac dorii s dezactivai funcia AutoCorrect pentru c v corecteaz intrrile nainte de a putea s-o oprii, deselectai opiunea Replace Text As You Type din caseta de dialog AutoCorrect. Anularea unei aciuni Putei s anulai aproape orice operaie atunci cnd lucrai n Excel, inclusiv orice modificare pe care o facei ntr-o celul. Pentru a anula o modificare, executai clic pe butonul Undo de pe bara cu instrumente standard. Pentru a anula o opiune de anulare (a reveni la poziia iniial),

executai clic pe butonul Redo de pe bara cu instrumente standard. Anularea/refacerea n cazul mai multor aciuni. n mod normal, cnd executai clic pe butoanele Undo sau Redo, Excel anuleaz sau reface numai aciunea efectuat cel mai recent. Pentru a anula (sau a reface) o aciune mai veche, executai clic pe sgeata de derulare a butonului, i selectai din list aciunea dorit. O alt noutate n Excel este faptul c putei executa clic pe butonul Undo de mai multe ori pentru a anula mai multe aciuni anterioare. Selectarea celulelor Pentru a copia, a muta sau a terge simultan datele din mai multe celule, trebuie s selectai mai nti celulele respective. Dup aceea putei executa aciunea dorit. Pentru a selecta o singur celul, executai clic pe ea. Pentru a selecta celule alturate (un domeniu), executai clic pe prima celul din stnga a grupului i tragei mouse-ul n jos spre celula din dreapta-jos, pentru a selecta toate celulele. Pentru a selecta celule care nu sunt alturate, inei apsat tasta Ctrl n timp ce executai clic pe celulele individuale. Pentru a selecta un ntreg rnd sau o coloan de celule, executai clic pe capul de rnd sau de coloana. Pentru a selecta rnduri sau coloane alturate, executai clic pe primul cap de rnd (de coloana) i tragei mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rnduri sau coloane care nu sunt adiacente, apsai tasta Ctrl i executai clic pe fiecare cap de rnd sau coloana pe care dorii s le selectai. Domeniu. O serie de celule adiacente. Copierea datelor Cnd copiai sau mutai date, o copie a datelor respective este plasata ntr-o zon de stocare temporar din memorie numit Clipboard. Putei s copiai date n alt parte pe foaia de calcul, sau n alte foi sau registre de calcul. Cnd copiai, datele originale rmn la locul lor, numai copia lor fiind plasat n locul indicat de dumneavoastr. Clipboard. Clipboard este o zon din memorie accesibil tuturor programelor care ruleaz sub Windows. Ea este folosit pentru copierea sau mutarea datelor dintr-un loc n altul n cadrul aceluiai program, sau ntre programe. Metodele pe care le vei nva aici sunt folosite n toate programele care ruleaz sub Windows. Pentru a copia date, efectuai paii urmtori: Selectai celula (celulele) pe care vrei s o (le) copiai.

Executai clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard. Coninutul celulei (celulelor) selectat (selectate) va (vor) fi copiat (copiate) n Clipboard. Selectai prima celul din zona unde vrei s plasai copia. (Pentru a copia datele n alt foaie sau registru de calcul, trebuie mai nti s intrai n foaia sau registrul respectiv.) Executai clic pe butonul Paste. Excel va insera coninutul memoriei Clipboard acolo unde se afl punctul de inserare. Fii ateni! Cnd copiai sau mutai date, fii atent s nu le lipii peste datele existente (cu excepia cazului n care chiar asta dorii, desigur.) Putei s copiai aceleai date n mai multe locuri repetnd comanda Paste. Datele copiate n Clipboard rmn acolo pn cnd copiai sau decupai (mutai) altceva. Utilizarea metodei tragere i plasare (drag-and-drop) Cea mai rapid metod de copiere este metoda tragere i plasare (drag-and-drop). Selectai celulele pe care vrei s le copiai, inei apsat tasta Ctrl i tragei chenarul domeniului pe care l-ai selectat. Cnd eliberai butonul mouse-ului, coninutul va fi copiat n noua poziie. (Dac uitai s inei apsat tasta Ctrl, Excel va muta datele n loc s le copieze.) Pentru a insera datele ntre celulele existente, apsai Ctrl+Shift n timp ce efectuai tragerea. Pentru a trage o copie n alta foaie, apsai Ctrl+Alt n timp ce tragei celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afia foaia n cauz, n care vei putea fixa grupul selectat n poziia dorit. Mutarea datelor Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca i copierea, cu excepia faptului c datele sunt luate de unde se afl i sunt plasate ntr-o nou locaie. Pentru a muta date, efectuai paii urmtori: Selectai celulele pe care vrei s le mutai. Executai clic pe butonul Cut. Selectai prima celul a zonei n care vrei s plasai datele. Pentru a muta datele n alt foaie de calcul, deschidei n foaia respectiv. Executai clic pe Paste. Pentru a muta rapid datele, folosii facilitatea de tragere i plasare. Selectai datele care trebuie mutate, apoi tragei n noua poziie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele ntre celulele existente, apsai tasta Shift n timp ce efectuai tragerea. Pentru a muta datele n alt

foaie de calcul, apsai tasta Alt i tragei domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adus foaia respectiv, unde vei putea fixa domeniul selectat de celule, n poziia dorit. Meniu de comenzi rapide. Cnd decupai, copiai i lipii date, nu uitai meniul de comenzi rapide. Selectai celulele pe care vrei s le decupai sau s le copiai, executai clic cu butonul din dreapta i alegei comanda corespunztoare din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran. tergerea datelor Pentru a terge datele dintr-o celul sau din mai multe, trebuie s le selectai i s apsai tasta Delete. Excel ofer ns i alte opiuni pentru tergerea celulelor: Folosind comanda Edit, Clear putei opta pentru a terge doar atributele de formatare ale unui celule (sau un comentariu ataat), nu i coninutul. Atributele de formatare ale unei celule nseamn culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, mrimea fontului i aa mai departe. Vei afla imediat mai multe despre aceasta optiune. Cu comanda Edit, Delete putei elimina celule i tot ce conin ele. Dac vei folosi comanda Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celul sau a unui comentariu, efectuai paii urmtori: Selectai celulele. Deschidei meniul Edit i selectai Clear. Pe ecran va aprea submeniul Clear. Selectai opiunea dorit pentru eliminare: All (prin care este eliminat coninutul celulei, atributele de formatare i comentariile), Formats (atributele de formatare), Contents (coninutul) sau Comments (comentariile). Cutarea i nlocuirea datelor Folosind funcia Find and Replace din Excel putei s localizai anumite date, i s le nlocuii cu altele. Cnd avei o etichet, o valoare sau o formul introdus greit n ntreaga foaie de calcul, putei folosi comanda Edit, Replace pentru a gsi i a nlocui toate apariiile datelor greite cu datele corecte. Pentru a gsi i a nlocui datele, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul Edit i selectai Replace. Pe ecran va aprea caseta de dialog Replace, Introducei n caseta de text Find What textul pe care vrei s l gsii. Executai clic pe caseta de text Replace With i introducei textul pe care vrei s l folosii ca text de nlocuire.

n caseta Search, indicai dac optai pentru o cutare pe rnduri, sau una pe coloane. Dac dorii s gsii o forma ortografiat exact ca cea din caseta de cutare, executai clic pe Match Case. Dac vrei s gsii celulele care conin exact ceea ce ai specificat (fr alte date suplimentare), executai clic pe Find Entire Cells Only. Executai clic pe Find Next pentru a gsi prima apariie a textului specificat de dumneavoastr. Apoi, executai clic pe Replace pentru a nlocui numai acea apariie, sau pe Replace All pentru a nlocui toate apariiile datelor specificate de dumneavoastr.

2.6. Crearea i salvarea fiierelor care conin registre de calcul Crearea unui nou registru de calcul Putei s creai un registru de calcul gol, sau putei folosi un ablon, pentru a crea unul mai complex. Un ablon este un registru de calcul preformatat, pe care l putei modifica n funcie de necesitile proprii. Excel conine abloane pentru facturi, rapoarte financiare i alte foi de calcul ce se utilizeaz frecvent. Iat cum putei s creai un nou registru de calcul: Deschidei meniul File i selectai New. Pe ecran va aprea caseta de dialog New. Dup cum putei vedea n figura 2.6.1, aceast caseta de dialog conine dou etichete: General i Spreadsheet Solutions. Pentru a crea un registru de calcul gol, executai clic pe eticheta General i apoi pe pictograma Workbook.

Eticheta Spreadsheet Solutions Eticheta General Pictograma Workbook

Figura 2.6.1 Executai clic pe pictograma corespunztoare tipului de registru de calcul pe care vrei s l creai.

Pentru a crea un registru de calcul pornind de la un ablon, executai clic pe eticheta Spreadsheet Solutions. Pe ecran vei vedea pictograme pentru mai multe tipuri de foi de calcul folosite mai frecvent. Executai clic pe pictograma corespunztoare tipului de registru de calcul pe care vrei s-l creai. Dup ce facei selectarea, executai clic pe OK, sau apsai tasta Enter. Pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul avnd pe bara de titlu o denumire prestabilit; Excel va numerota filele; de exemplu, dac avei deja deschis un registru de calcul Book1, pe bara de titlu a noului registru de calcul va aprea Book2.

Creai mai rapid un registru de calcul. Dac dorii s creai un registru de calcul gol (deci nu cu ajutorul unui ablon Spreadsheet Solutions), putei s evitai caseta de dialog New executnd clic pe butonul New de pe bara cu instrumente standard. Excel va deschide o fereastr cu un nou registru de calcul, fr s mai deschid caseta de dialog New. Deschidere rapid. Cnd deschidei aplicaia Excel, n mod normal vei gsi un registru de calcul gol, n care putei ncepe s lucrai. Putei ns s selectai un anumit ablon. Executai clic pe butonul Start de pe bara de sarcini din Windows i s selectai New Office Document; Excel va deschide caseta de dialog New Office Document. Executai clic pe eticheta Spreadsheet Solutions, selectai tipul de registru de calcul pe care vrei s l creai, apoi executai clic pe OK. Salvarea i denumirea unui registru de calcul Tot ceea ce introducei ntr-un registru de calcul va fi salvat n memoria temporar a calculatorului; dac ieii din Excel, vei pierde datele respective. Ca atare, este important s salvai n mod regulat fiierele care conin registre de calcul, pe hard-disc sau pe o dischet. Prima dat cnd salvai un registru de calcul pe hard-disc, trebuie s-i alocai o denumire. Pentru a denumi un registru de calcul, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul File i selectai Save sau executai clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aprea caseta de dialog Save As (figura 2.6.2).

Selectai unitatea de disc si directorul

Executai clic pe butonul Up One Level pentru a intra in directorul de nivel

Executai clic aici pentru a salva registrul de calcul Introducei o denumire pentru registrul de calcul

Figura 2.6.2 Caseta de dialog Save As.

Introducei denumirea pe care vrei s o alocai registrului de calcul, n caseta de text File Name. Putei s folosii pn la 218 caractere, inclusiv orice combinaie de litere, cifre i spaii (ca n Vnzrile pe trimestrul patru 1996). n mod normal, Excel salveaz registrele de calcul n directorul My Documents. Pentru a salva fiierul respectiv n alt dosar, selectai-l din lista Save In. Putei s trecei la dosarul de nivel superior executnd clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din partea superioar a casetei de dialog. Putei s trecei pe alt unitate de disc selectnd-o n caseta Save In. Iat cteva din locaiile pe care le vei gsi n aceast list: o Desktop. Salveaz fiierul ca pictogram pe suprafaa de lucru din Windows. Aceast opiune nu este recomandata. Dac dorii ca fiierul s fie disponibil pe suprafaa de lucru, creai-i o comand direct. o My Computer My Computer este categoria mare n care intra toate unitile de disc ale calculatorului, cum ar fi A: i C:. n general vei salva fiierele pe unitatea C:, n directorul My Documents. o Network Neighborhood Putei s selectai Network Neighborhood dac vrei s salvai fiierul ntr-o reea LAN. Pe ecran va aprea o list a unitilor de disc din reea (Network Computer Drives), de unde putei alege. Executai clic pe butonul Save, sau apsai tasta Enter. Director prestabilit. n mod normal, fiierele sunt salvate n directorul My Documents. Putei s schimbai opiunea prestabilit pentru a selecta un director propriu, dac dorii. Deschidei meniul Tools, selectai Options i executai clic pe eticheta General. Executai clic pe caseta de text Default File Location i introducei calea de acces complet pentru unitatea de disc i directorul pe care vrei s le folosii (directorul trebuie s existe deja pe disc). Executai clic pe OK. Pentru a salva un fiier pe care l-ai mai salvat anterior (si care este denumit), nu trebuie dect s executai clic pe butonul Save. (Putei, eventual, sa apsai Ctrl+S ori sa folosii comanda File, Save.) Excel va salva automat registrul de calcul i toate modificrile fcute, fr s mai deschid caseta de dialog Save As. Excel n reeaua Web Putei s salvai registrul de calcul ntr-un site FTP din Internet (sau ntr-o reea intranet), cu condiia s avei permisiunea pentru aceasta.

Mai nti, pentru a aduga site-ul FTP n caseta de dialog Save As, deschidei lista Save In i selectai Add/Modify FTP Locations. n caseta de text Name of FTP Site, introducei adresa site-ului, de exemplu, ftp://ffp.microsoft.com. Selectai fie Anonymous, fie User, i introducei o parol, dac este cazul. Executai clic pe Add. Dup ce site-ul va fi inclus n caseta de dialog Save As, putei s l selectai din dosarul Internet Locations (FTP) din lista Save In. Salvarea unui registru de calcul sub alt denumire Uneori, poate dorii s modificai un registru de calcul, pstrnd ns o copie a versiunii originale, sau s creai un nou registru de calcul prin modificarea unuia existent. Putei face aceste lucruri salvnd registrul de calcul sub alt denumire sau n alt dosar. Iat ce pai trebuie s efectuai n acest scop: Deschidei meniul File i selectai Save As. Vei vedea caseta de dialog Save As, ca n cazul n care ai salva registrul de calcul pentru prima dat. Pentru a salva registrul de calcul sub alt denumire, scriei noua denumire a fiierului peste cea veche, n caseta de text File Name. Pentru a salva fiierul pe alt unitate de disc sau n alt dosar, selectai litera unitii sau directorul din lista Save In. Pentru a salva fiierul sub alt format (cum ar fi Lotus l-2-3 sau Quattro Pro), executai clic pe sgeata de derulare Save As Type i selectai formatul dorit. Executai clic pe butonul Save sau apsai tasta Enter. Copii de siguran. Putei s instruii programul sa creeze o copie de siguran pentru fiecare fiier pe care l salvai. n acest fel, dac se ntmpl ceva cu fiierul original, putei s folosii copia de siguran. Pentru a activa funcia pentru crearea copiilor de siguran, executai clic pe butonul Options din caseta de dialog Save As, alegei Always Create Backup i apoi executai clic pe OK. Pentru a folosi copia de siguran, selectai File, Open pentru a deschide caseta de dialog Open, apoi selectai Backup Files din lista Files of Type. Executai dublu clic pe copia de siguran a fiierului din lista cu fiiere i directoare, pentru a deschide fiierul.

2.7. Deschiderea, cutarea i nchiderea fiierelor care conin registre calcul Deschiderea unui registru de calcul existent Dac vrei s redeschidei un registru de calcul cu care ai lucrat i acum vrei s-l folosii din nou, efectuai paii urmtori: 1. Deschidei meniul File i selectai Open sau executai clic pe butonul Open de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aprea caseta de dialog Open, ca n figura 2.7.1. Excel n reeaua Web. Pentru a deschide o foaie de calcul ntr-un site FTP n care avei acces selectai Internet Location FTP din caseta Look In i executai dublu clic pe site-ul FTP n care vrei s efectuai cutarea. Apoi executai clic pe registrul de calcul pe care vrei s-l deschidei i selectai Open. Pentru a cuta n reeaua Web o foaie de calcul, executai clic pe butonul Search the Web din partea de sus a casetei de dialog Open.

Selectai din list fiierul pe care vrei s-l deschidei

... sau introducei aici denumirea fiierului

Figura 2.7.1 Caseta de dialog Open.

2. Dac fiierul nu se afl n dosarul curent, deschidei caseta Look In i selectai unitatea de disc i dosarul corect. 3. Executai clic pe fiierul pe care vrei s-l deschidei din lista cu fiiere i dosare; sau introducei numele fiierului n caseta File Name. n timp ce l scriei, Excel selecteaz prima denumire de fiier gsit n list

i care corespunde numelui introdus de dumneavoastr; aceasta este o metod rapid de cutare n list.) Salvai-v foile preferate. Putei s salvai n dosarul Favorites foile de calcul pe care le folosii cel mai des selectndu-le i executnd clic pe butonul Look n Favorites. Apoi, cnd avei nevoie de una din ele, o putei deschide executnd clic pe butonul Look n Favorites, aflat n partea de sus a casetei de dialog Open. 4. Pentru a vedea o imagine a registrului de calcul nainte de a-l deschide, executai clic pe butonul Preview din caseta de dialog. Excel va afia coninutul registrului de calcul ntr-o fereastr n partea dreapt a casetei de dialog. 5. Executai clic pe Open sau apsai tasta Enter. Registre de calcul folosite recent. Dac ai folosit recent un registru de calcul pe care vrei s l deschidei, l vei gsi n lista de la sfritul meniului File. Deschide-i meniul File i selectai registrul din list. Excel n reeaua Web . Putei s cutai o foaie de calcul n reeaua Web folosind butonul Search the Web din caseta de dialog. Dar, dac tii adresa exact a foii de calcul pe care vrei s o deschidei, indiferent dac este din reeaua Web sau dintr-o reea intranet local, scriei adresa respectiv (de exemplu http://www.worldnews.com/facts.xls) n caseta de text File Name stabilii mai nti legtura cu Internetul nainte de a executa clic pe Open.) Putei s deschidei un anumit registru de calcul i la deschiderea programului Excel, dac dorii. Pentru aceasta, executai clic pe butonul Start i selectai Open Office Document. Selectai registrul de calcul pe care vrei s-l deschidei i executai clic pe Open. Excel va fi lansat avnd deschis registrul de calcul selectat de dumneavoastr, pregtit pentru editare. Gsirea unui fiier care conine un registru de calcul Dac ai uitat unde ai salvat un anumit fiier, Excel v poate ajuta. Putei s folosii opiunea Search din meniul File File Search Pentru ca Excel s gseasc un fiier n locul dumneavoastr, efectuai paii urmtori: 1. Deschidei meniul File i selectai File Search. Pe ecran va aprea caseta de dialog Advanced File Search (figura 2.7.2).

Precizai proprietatea dup care s se fac cutarea

Introducei un text Dup care trebuie efectuat cutarea

Executai clic aici pentru a ncepe cutarea

selectai unitatea de disc sau directorul pentru cutare Specificai tipul fiierului cutat

Figura 2.7.2 Opiunile pentru cutare din caseta de dialog Advanced File Search va permit s specificai ce anume dorii s cutai.

2. Deschidei caseta Search In i selectai unitatea de disc sau dosarul n care vrei s facei cutarea. De exemplu, dac selectai discul C:, Excel va cuta pe toat unitatea de disc C:. Dac selectai C:, i apoi dosarul Excel, programul va cuta numai n directorul EXCEL de pe unitatea de disc C. Putei s selectai i My Computer pentru a cuta pe toate unitile de disc din calculator. 3. Pentru a limita cutarea putei folosi una din urmtoarele metode: Dac dorii s cutai un anumit fiier, introducei-i denumirea n caseta de text File Name. Putei s folosii caractere de nlocuire n locul celor pe care nu vi le mai amintii. Folosii un asterisc (*) n locul unui grup de caractere i semnul de ntrebare (?) n locul unui singur caracter. (De exemplu, dac introducei sales??, Excel va gsi toate fiierele ale cror denumiri ncep cu cuvntul sales urmat de dou caractere, cum ar fi SALES01, SALES02 etc. Putei s cutai i n registrele de calcul pentru a gsi

o anumit propoziie Or Property. De exemplu, introducei brook trout pentru a gsi un registru de calcul care conine cuvintele brook trout. Pentru a specifica o perioad de timp n care au fost create sau modificate fiierele pe care le cutai, selectai o opiune din caseta Last Modified. Pentru ca Excel s caute n toate subdosarele de pe unitatea de disc specificat de dumneavoastr, executai clic pe butonul Commands and Settings i selectai Search Subfolders din meniul derulant care va aprea pe ecran. Anulare. Putei s eliminai selectrile fcute pentru cutare executnd clic pe butonul New Search (Alt cutare). 4. Cnd terminai de introdus criteriile de cutare, executai clic pe butonul Go. Excel va gsi fiierele ce corespund instruciunilor de cutare introduse de dumneavoastr i le va afia n lista cu fiiere i dosare. 2. Analizai lista, selectai fiierul dorit, apoi executai clic pe numele fisierului. Fiierul nu a fost gsit? Dac fiierul cutat nu apare pe lista ce cuprinde fiierele i dosarele, putei s folosii criterii de cutare mai detaliate cu ajutorul instrumentului Advanced Find. Executai clic pe butonul Advanced din caseta de dialog Open. Introducei criteriile de cutare caracteristici, condiii, sau valori, apoi executai clic pe butonul Find Now pentru a cuta fiierul pe baza acestor criterii suplimentare. Deplasarea de la un registru de calcul deschis, la altul Uneori este posibil s avei mai multe registre de calcul deschise simultan. ntr-un astfel de caz, putei s v deplasai de la unul la altul pentru a vedea sau a edita coninutul oricruia dintre ele. Iat n continuare cteva metode de deplasare: Dac o parte din fereastra registrului de calcul la care vrei s ajungei este vizibil,executai clic pe ea; Deschidei meniul Window i selectai denumirea lui; Apsai Ctrl+F6 pentru a v muta la fereastra altui registru de calcul.

Fereastra activ. Dac avei mai multe registre de calcul deschise, numai cel n care se afl selectorul de celule este considerat activ. Bara de titlu a registrului de calcul activ va avea o culoare mai nchis dect barele de titlu ale celorlalte registre de calcul deschise. nchiderea registrelor de calcul Cnd nchidei un registru de calcul, Excel elimin fereastra acestuia de pe ecran. Este bine s nchidei registrele de calcul dup ce terminai lucrul cu ele, pentru a elibera resursele calculatorului, astfel nct acesta s poate rspunde mai rapid la comenzile dumneavoastr. Pentru a nchide un registru de calcul, efectuai paii urmtori: 1. Dac fereastra pe care vrei s o nchidei nu este activ, activai-o selectnd registrul de calcul din lista cu registre de calcul de la sfritul meniului Window. 2. Executai clic pe butonul Close (X) din colul din dreapta-sus a registrului de calcul. Comanda Close All n Excel, dac avei mai multe registre de calcul deschise, putei s nchidei simultan toate registrele innd apsat tasta Shift, deschiznd meniul File i selectnd Close All.

2.8 Lucrul cu foile de calcul Selectarea foilor de calcul n configuraia prestabilit, fiecare foaie de calcul este format din trei pagini cu foi de calcul, ale cror denumiri apar n etichetele din partea de jos a ecranului. Putei s inserai sau s tergei o foaie de calcul, dup cum dorii. Unul din avantajele utilizrii mai multor foi de calcul este posibilitatea organizrii datelor pe sectoare logice. Un alt avantaj al utilizrii unor foi de calcul separate pentru date l reprezint uurina n reorganizarea foilor n cadrul unui registru de calcul. nainte de a discuta despre tehnicile pe care le presupun operaiile de inserare, eliminare i copiere a foilor de calcul, trebuie s tii cum s selectai una sau mai multe foi de calcul: Pentru a selecta o singur foaie de calcul, executai clic pe eticheta acesteia. Eticheta va fi evideniat, pentru a arta c foaia a fost selectat. Pentru a selecta mai multe foi de calcul alturate, executai clic pe eticheta primei foi din grup, apoi inei apsat tasta Shift i executai clic pe eticheta ultimei foi din grup. Pentru a selecta mai multe foi de calcul izolate, inei apsat tasta Ctrl i executai clic pe eticheta fiecrei foi de calcul n parte. Dac selectai dou sau mai multe foi de calcul, ele rmn selectate pn cnd dizolvai grupul. Pentru a dizolva un grup de foi de calcul, putei proceda astfel: Executai clic cu butonul din dreapta pe foile de calcul selectate i selectai Ungroup Sheets. inei apsat tasta Shift i executai clic pe eticheta activ. Executai clic pe orice etichet care nu aparine grupului. Inserarea foilor de calcul Un registru de calcul nou creat conine trei foi de calcul, dar putei s mai adugai cu uurina i altele. Mai multe foi. Putei s schimbai numrul de foi de calcul incluse de Excel ntr-un registru de calcul nou, deschiznd meniul Tools, selectnd Options, executnd clic pe eticheta General, apoi schimbnd cifra din dreptul opiunii Sheets n New Workbook. Executai clic pe OK pentru a salva modificrile. Pentru a aduga o foaie de calcul ntr-un registru de calcul, efectuai paii urmtori: Selectai foaia de calcul naintea creia vrei s inserai o noua foaie de calcul. De exemplu, dac selectai Sheet2, noua foaie de calcul

(care va deveni Sheet4, deoarece registrul de calcul are deja trei foi) va fi inserat naintea foii Sheet2. Deschidei meniul Insert. Selectai Worksheet. Excel va insera noua foaie de calcul, aa cum putei vedea n figura 2.8.1. Meniu de comenzi rapide. O metod mai rapid de lucru cu foile de calcul este executarea unui clic cu butonul din dreapta pe eticheta foii. Astfel deschidei un meniu de comenzi rapide, putnd s inserai, s eliminai, s redenumii, s mutai, s copiai sau s selectai toate foile de calcul. Cnd selectai Insert din meniul de comenzi rapide, Excel deschide caseta de dialog Insert. Executai clic pe pictograma Worksheet din eticheta General, apoi pe OK, pentru a insera o noua foaie de calcul. Eliminarea foilor de calcul Dac nu intenionai s folosii dect o singur foaie de calcul, le putei elimina pe celelalte dou, pentru a economisi memorie. Iat cum putei elimina o foaie de calcul: Selectai foaia (foile) de calcul pe care vrei s o (le) eliminai. Deschidei meniul Edit. Executai clic pe Delete Sheet. Pe ecran va aprea o caset de dialog care va cere s confirmai selecia. Executai clic pe butonul OK. Foaia de calcul va fi eliminat.

Foaie de calcul inserat naintea foii Sheet2

Figura 2.8.1 Excel insereaz noua foaie de calcul naintea celei pe care ai selectat-o.

Mutarea i copierea foilor de calcul Putei s mutai sau s copiai foile de calcul ntr-un registru de calcul sau dintr-un registru n altul. Iat cum: Selectai foaia (foile) de calcul pe care vrei s o (le) mutai sau copiai. Dac dorii s mutai sau s copiai foi de calcul dintr-un registru

de calcul n altul, nu uitai s deschidei registrul de destinaie. Deschidei meniul Edit i selectai Move or Copy Sheet. Pe ecran va aprea caseta de dialog Move or Copy, ca n figura 2.8.2. Pentru a muta foaia (foile) de calcul n alt registru de calcul, selectai denumirea registrului respectiv din lista derulant To Book. Dac dorii s mutai sau s copiai ntr-un registru de calcul nou, selectai (new book) din lista derulant To Book. Excel va crea un nou registru de calcul i va copia sau va muta apoi foaia (foile) de calcul n el. n caseta cu lista Before Sheet, selectai foaia de calcul naintea creia vrei s fie mutat foaia de calcul selectat.
Pentru a muta foaia de calcul selectat n alt registru de calcul, selectai-l din aceast caset

Alegei destinaia pentru copierea sau mutarea foii de calcul n cadrul aceluiai workbook

Activai aceast opiune pentru a copia, nu pentru a muta o foaie

Figura 2.8.2 n caseta de dialog Move or Copy trebuie s specificai unde vrei s mutai sau s copiai foaia de calcul.

Pentru a copia foaia de calcul selectat n loc s o mutai, selectai Create a Copy pentru a introduce un marcaj de validare n caseta respectiv. Executai clic pe OK. Foaia (foile) de calcul selectat (e) va (vor) fi copiat (e) sau mutat (e) conform indicaiilor. Mutarea unei foi de calcul n registru, prin tragere i plasare O metod simpl de copiere sau mutare a foilor de calcul n cadrul aceluiai registru de calcul presupune efectuarea tehnicilor de tragere i plasare. Mai nti, selectai eticheta foii de calcul pe care vrei s o copiai sau s o mutai. Plasai indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele selectate, executai clic i inei apsat butonul mouse-ului, apoi tragei eticheta acolo unde dorii. Pentru a copia foaia de calcul, inei apsat tasta Ctrl n timp ce tragei. Cnd eliberai butonul mouseului, foaia de calcul va fi copiat sau mutat.

Mutarea unei foi de calcul dintr-un registru de calcul n altul, prin tragere i plasare Putei s folosii metoda tragere i plasare i pentru copierea sau mutarea rapid a foilor de calcul dintr-un registru de calcul n altul. Mai nti, deschidei foile de calcul pe care vrei s le folosii pentru copiere sau mutare. Selectai Window, Arrange i apoi executai clic pe opiunea Tiled. Executai clic pe OK pentru a dispune ferestrele astfel nct pe ecran s apar cte o mic parte din fiecare. Selectai eticheta foilor de calcul pe care vrei s le copiai sau s le mutai. Plasai indicatorul mouse-ului pe una dintre etichetele selectate, executai clic i inei apsat butonul mouse-ului, apoi tragei eticheta acolo unde dorii. Pentru a copia foaia de calcul, inei tasta Ctrl apsat n timp ce tragei. Cnd eliberai butonul mouse-ului, foaia de calcul va fi copiat sau mutat. Schimbarea denumirii etichetei unei foi de calcul n configuraia prestabilit, toate foile de calcul sunt denumite SheetX, unde X este un numr mai mare sau egal cu 1. Astfel c, pentru a ti mai bine ce fel de informaii conine fiecare foaie de calcul, putei s schimbai denumirile care apar pe etichete. Iat cum o putei face: Executai dublu clic pe eticheta foii de calcul pe care vrei s o redenumii. Denumirea curent va fi evideniat. Introducei noua denumire pentru foaia de calcul respectiv i apsai tasta Enter. Excel va nlocui denumirea prestabilit cu cea pe care ai introdus-o dumneavoastr.

2.9. Utilizarea domeniilor de celule Ce este un domeniu de celule? Un domeniu de celule este un grup de celule alturate, dispuse sub forma unui dreptunghi. Celulele dintr-un domeniu pot s se gseasc toate n aceeai coloan, pe acelai rnd sau n orice combinaie posibil de coloane i rnduri, cu condiia ca grupul s formeze un dreptunghi, ca n figura 2.9.1.

E2:G7

B13:E13

G11

Figura 2.9.1 Un domeniu de celule este o combinaie de celule care formeaz un dreptunghi.

Dac tii s folosii domeniile de celule, putei s v mrii viteza de lucru. De exemplu, putei s selectai un domeniu i s l folosii pentru a formata direct un alt grup de celule. Putei s folosii un domeniu pentru a tipri numai celulele respective. Putei s folosii domeniile i n formule. Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (coltul din stnga-sus i cel din dreapta-jos). De exemplu, domeniile prezentate n figura 2.9.1 sunt E2:G7, B13:E13 i G11. Selectarea unui domeniu Pentru a selecta un domeniu folosind mouse-ul, efectuai paii urmtori: Pentru a selecta acelai domeniu de celule n mai multe foi de calcul, selectai nti foile respective (vezi seciunea 2.8). Plasai indicatorul mouse-ului n colul din stnga-sus al domeniului. Executai clic i inei apsat butonul din stnga al mouse-ului. Tragei mouse-ul n colul din dreapta-jos al domeniului i eliberai

butonul. Domeniul selectat va fi evideniat. n tabelul 2.9.1 sunt prezentate cteva metode care pot fi folosite pentru selectarea rapid a unui rnd, a unei coloane, a unei ntregi foi de calcul sau a mai multor domenii de celule. Tabelul 2.9.1 Metode de selectare Pentru a Procedai astfel: selecta... Selectai primul domeniu, inei apsat tasta Ctrl i Mai multe selectai domeniul urmtor. Procedai astfel pentru domenii fiecare domeniu pe care vrei s l selectai. Executai clic pe numrul din capul rndului, aflat la Un rnd marginea din stnga foii de calcul sau putei s apsai Shift+bara de spaiu. Executai clic pe numrul din capul coloanei, aflat la O coloan marginea de sus a foii de calcul, sau putei s apsai Ctrl+bara de spaiu. O ntreag Executai clic pe butonul Select All (dreptunghiul gol din foaie de colul din stnga-sus a foii de calcul, deasupra rndului 1 calcul i la stnga coloanei A), sau putei apsa Ctrl+A. Apsai Ctrl+G (Go To) sau executai clic pe caseta Un domeniu Name pe bara de formule, apoi introducei adresa din afara grupului pe care vrei s-l selectai. De exemplu, pentru zonei vizibile a selecta grupul dintre R10O i T250, introducei R100:T25O i apsai tasta Enter. Anularea unei selecii. Pentru a deselecta un grup, executai clic ntro celul oarecare din foaia de calcul. Denumirea celulelor i a grupurilor de celule Pn n acest moment, ai folosit adresele celulelor pentru a face referire la celulele respective. Dei este o metod bun, adesea este mai comod s folosii denumiri mai uor de recunoscut pentru celule. De exemplu, s presupunem c vrei s calculai venitul net prin scderea cheltuielilor (vezi subcapitolul 2.11). Putei s denumii VENIT celula care conine venitul total, i CHELTUIELI celula care conine totalul cheltuielilor. Putei apoi s determinai venitul net folosind formula: = VENIT CHELTUIELI Folosind pentru celule denumiri mai uor de reinut, formulele vor deveni mult mai logice i mai uor de folosit. Denumind celulele, operaiile de decupare, copiere i mutare a blocurilor de celule (conform explicaiilor din seciunea 2.5) devin mult mai uor de efectuat.

Pentru a denumi un domeniu de celule, efectuai paii urmtori: Selectai domeniul de celule pe care vrei s-l denumii. Asiguraiv c toate celulele se gsesc n aceeai foaie de calcul. (Nu putei denumi celule i domenii de celule care se afl n mai multe foi de calcul.) Executai clic pe caseta Name din stnga barei cu formule (vezi figura 2.9.2). Introducei numele domeniului folosind cel mult 255 de caractere. Denumirile admise pot s conin litere, cifre, puncte i sublinieri, dar nu i spaii. De asemenea, o cifr nu poate fi folosit ca prim caracter n denumirea unui domeniu. Apsai tasta Enter. Pentru a vedea lista care conine denumirile domeniilor, executai clic pe sgeata de derulare a casetei Name (de pe bara de formule). Pentru a denumi un domeniu n alt mod, selectai-l, deschidei meniul Insert, selectai Name, apoi Define. Astfel vei deschide caseta de dialog Define Name, prezentat n figura 2.9.3. Introducei o denumire n caseta de text Names n Workbook i executai clic pe OK.

Caseta Name

Domeniul selectat

Figura 2.9.2 Introducei o denumire n caseta Name.


Introducei aici o denumire

Alte domenii definite

Domeniul selectat apare aici

Figura 2.9.3 Caseta de dialog Define Name.

Caseta de dialog Define Name v arat crui domeniu i aparine o anumit denumire. Executai clic pe denumirea unui domeniu n lista Names n Workbook i vei vedea adresa celulei (adresele celulelor) alocat (e) denumirii domeniului, n caseta de text Refers To. Putei s editai domeniul sau s creai unul nou. Simbolul dolarului din adresa unei celule indic referine de celule absolute, care se refer ntotdeauna la aceeai celul. O referin absolut nu va fi modificat dac respectivele celule din foaia de calcul sufer transformri (vezi 2.12). Nu trebuie s introducei simbolul dolarului n adresa celulei; cnd selectai celulele cu mouse-ul, Excel l insereaz automat. n aceast caset de dialog putei i s tergei denumiri. Pentru a terge denumirea unui domeniu, executai clic pe ea n lista Names n Workbook i executai clic pe butonul Delete.

2.10. Inserarea i eliminarea celulelor, a rndurilor i a coloanelor Inserarea celulelor Uneori trebuie s inserai informaii ntr-o foaie de calcul, printre alte date existente. Folosind comanda Insert, putei s inserai una sau mai multe celule, sau chiar rnduri i coloane ntregi. Deplasarea celulelor. Inserarea celulelor printre alte date existente va genera deplasarea cu un rnd mai jos, sau n coloana alturat, a datelor existente n celule. Dac foaia de calcul conine formule cu referiri la coninutul celulelor deplasate, prin aceast operaie ar putea fi afectate calculele. Avei grij s controlai toate formulele care ar putea fi afectate Pentru a insera o singur celul, sau un grup de celule, efectuai paii urmtori: Selectai celulele n care vrei s fie inserate noile celule. Excel va insera acelai numr de celule, cte vei selecta. Deschidei meniul Insert i selectai Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Insert, ca n figura 2.10.1. Selectai Shift Cells Right sau Shift Cells Down. Executai clic pe OK. Excel va insera celulele i va deplasa datele n celelalte celule din direcia indicat.

Figura 2.10.1 Caseta de dialog Insert.

Inserare prin tragere. O metod de inserare rapid a celulelor presupune apsarea tastei Shift i tragerea marcajului de completare (micul ptrat din colul din dreapta-jos al celulelor selectate vezi figura 2.10.2). Tragei marcajul de completare n sus, n jos, la stnga sau la dreapta, pentru a stabili poziia noilor celule. Combinarea celulelor n Excel putei s unii datele dintr-o celul cu alte celule, pentru a forma una singur, care poate fi utilizat mai uor. Aceast operaie este

foarte util mai ales atunci cnd creai un titlu decorativ, plasat la nceputul foii de calcul (vezi figura 2.10.2, unde este prezentat un exemplu). n cadrul unei astfel de celule, putei s schimbai rapid fontul, mrimea lui, culoarea i tipul de chenar pentru titlu.

Selectai celulele ce dorii s le unii

Bifai aceast opiune

Figura 2.10.2 Combinarea celulelor pentru a forma o singur celul.

Pentru a crea un titlu folosind celule combinate, efectuai paii urmtori: Scriei titlul n celula din colul din stnga-sus al domeniului de celule pe care vrei s-l folosii drept cap de tabel. Dac avei un titlu care se ntinde pe mai multe rnduri ca n exemplul din figura 2.10.2 apsai Alt+Enter pentru a introduce textul pe fiecare nou rnd. Selectai domeniul de celule n care vrei s introducei titlul. Deschidei meniul Format i selectai Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells. Executai clic pe eticheta Alignment. Executai clic pe Merge Cells. Putei s facei i modificri n textul din celulele combinate. De exemplu, putei selecta Center din lista derulant Vertical, pentru a centra pe vertical textul din celul. Executai clic pe OK cnd terminai. Celulele selectate vor fi unite, formnd una singur, pe care o putei formata dup cum dorii.

Putei s combinai celulele selectate i s centrai datele din celula aflat n extrema stng, executnd clic pe butonul Merge and Center de pe bara cu instrumente de formatare. Eliminarea celulelor n partea 2.5, ai nvat cum s eliminai coninutul i atributele de formatare din celulele selectate. Prin aceast operaie nu se elimina dect ceea ce se afl n celule. Dar, uneori poate fi necesar s eliminai complet celulele. Dac o facei, Excel le elimina pe acestea i le deplaseaz n mod corespunztor pe cele alturate, pentru a umple golul. Dac dorii s eliminai complet nite celule, efectuai paii urmtori: Selectai domeniul de celule pe care vrei s l eliminai. Deschidei meniul Edit i selectai Delete. Pe ecran va aprea caseta de dialog Delete. Selectai opiunea Delete: Shift Cells Left (deplasarea celulelor la stnga) sau Shift Cells Up (deplasarea celulelor la dreapta). Executai clic pe OK. Inserarea rndurilor i a coloanelor Inserarea unor rnduri ntregi, sau a coloanelor, ntr-o foaie de calcul este o operaie foarte simpl. Iat cum trebuie s procedai: Pentru a insera un singur rnd sau o singur coloan, selectai celula n stnga creia vrei s inserai o coloan, sau deasupra creia vrei s inserai un rnd. Pentru a insera mai multe coloane sau rnduri, selectai numrul de coloane sau rnduri pe care vrei s le inserai. Pentru a insera coloane, tragei literele corespunztoare coloanelor n partea de jos a foii de calcul. Pentru a insera rnduri, tragei numerele corespunztoare rndurilor. De exemplu, selectai trei litere de coloane sau numere de rnduri pentru a insera trei rnduri sau trei coloane. Deschidei meniul Insert. Selectai Rows sau Columns. Excel va insera rndurile sau coloanele, i va deplasa rndurile adiacente n jos, sau coloanele adiacente la dreapta. Rndurile sau coloanele introduse conin aceleai atribute de formatare ca i celulele pe care le-ai selectat la primul pas.

n figura 2.10.3 este prezentat un model de foaie de calcul, aa cum arat ea nainte i dup inserarea a dou rnduri.

a. nainte de inserare

b. dup inserare Figura 2.10.3 Inserarea a dou rnduri ntr-o foaie de calcul.

Inserare rapid. Pentru a insera rapid rnduri sau coloane, selectaile; apoi, executai clic cu butonul din dreapta pe unul (una) dintre ele i selectai Insert din meniul de comenzi rapide. Eliminarea rndurilor sau a coloanelor Eliminarea rndurilor sau a coloanelor se face ca i n cazul celulelor. Cnd eliminai un rnd, rndurile de sub el sunt deplasate n sus pentru a completa spaiul rmas liber. Cnd eliminai o coloan, coloanele din dreapta sunt deplasate spre stnga. Pentru a terge un rnd sau o coloan, efectuai paii urmtori: Executai clic pe numrul rndului sau pe litera de identificare a coloanei pe care vrei s le eliminai. Putei s selectai mai multe rnduri sau coloane trgnd mouse-ul peste numerele rndurilor sau literele coloanelor. Deschidei meniul Edit i selectai Delete. Excel va terge rndurile sau coloanele i le va renumerota pe cele rmase. Toate referinele de celule din formule i denumirile formulelor vor fi actualizate n mod corespunztor, cu excepia cazului n care sunt valori absolute ($).

2.11. Efectuarea calculelor cu ajutorul formulelor Ce este o formul? Formulele sunt folosite n foile de calcul pentru efectuarea calculelor cu cifrele introduse de dumneavoastr. Cu ajutorul formulelor putei s efectuai operaii de adunare, scdere, nmulire i mprire, folosind valorile din diferite celule. Formulele sunt formate, de regul, din una sau mai multe adrese de celule sau valori, i un operator matematic, cum ar fi + (adunare), (scdere), * (nmulire) sau / (mprire). De exemplu, dac dorii s calculai media a trei valori aflate n celulele A1, B1 i C1, introducei n celula n care vrei s apar rezultatul urmtoarea formul: =(A1+B1+C1)/3 Respectai regulile. Orice formul trebuie s nceap cu egal (=). n figura 2.11.1 sunt prezentate diferite formule, mpreun cu funciile lor. Analizai formulele respective i rezultatele lor. n tabelul 2.11.1 este o list cu operatorii matematici pe care i putei folosi pentru a crea formule.

=G3-J3

=S3+T3

Figura 2.11.1 Introducei formula n celula n care vrei s apar valoarea final

Operator Operaie ridicare la ^ putere + * /

Rezultat Red rezultatul ridicrii la =A1 ^3 puterea trei a valorii din celula A1. Red suma valorilor din celulele A1 i adunare =A1+A2 A2. Red diferena dintre valoarea din scdere =A1-A2 celula A1 i valoarea din celula A2. nmulete cu 3 valoarea din celula nmulire =A2*3 A2. mprire =A1/50 mparte la 50 valoarea din celula A1. combinaie =(A1+A2+A3)/3 media valorilor din celulele A1-A3.

Tabelul 2.11.1 Operatorii matematici din Excel

Tip de formula

Ordinea operaiilor Excel efectueaz calculele din cadrul unei formule n urmtoarea ordine: I. Operaiile dintre paranteze . II. Ridicare la putere. III. nmuliri i mpriri. IV. Adunri i scderi. De exemplu, n cazul formulei =C2+B8*4+D10, Excel calculeaz mai nti valoarea B8*4, adun rezultatul cu C2, apoi adun D10. Pentru crearea ecuaiilor trebuie s reinei aceast ordine de calcul, deoarece ea este hotrtoare pentru rezultatul obinut. Dac nu folosii aceast ordine de calcul, putei avea probleme cnd introducei formulele. De exemplu, dac dorii s stabilii media valorilor din celulele A1, B1 i C1 i introducei formula =A1+B1+C1/3, vei obine un rezultat greit. Valoarea C1 va fi mprit la 3, iar rezultatul va fi adunat cu A1+B1. Pentru a calcula mai nti suma valorilor A1, B1 i C1, trebuie s includei grupul de valori ntre paranteze, adic =(A1+B1+C1)/3. Introducerea formulelor Putei s introducei formulele fie de la tastatur, fie selectnd referinele la celule. Pentru a introduce formula de la tastatur, efectuai paii urmtori: Selectai celula n care vrei s apar rezultatul formulei. Scriei semnul egal (=). Scriei formula. Ea va aprea pe bara de formule. Apsai tasta Enter sau executai clic pe butonul Enter (marcajul de validare), iar Excel va calcula rezultatul. Formul nedorit. Dac ncepei s introducei o formul, iar apoi constatai c nu vrei s o folosii, putei reveni asupra deciziei apsnd tasta Esc, sau executnd clic pe butonul Cancel. Denumii celula. Dac vei folosi o anumit celul n mai multe formule, ai putea s-i punei un nume de exemplu Venit. Pe urm vei putea folosi numele celulei n formul, ca n =Venit+$12.50. Pentru a denumi o celul, folosii comanda Insert, Name, Define.

Pentru a introduce o formul selectnd referine celulelor, efectuai paii urmtori: Selectai celula n care vrei s apar rezultatul formulei Scriei semnul egal (=). Executai clic pe celula cu adresa care vrei s apar prima n formul. Adresa celulei respective va aprea pe bara de formule. Caracteristic special. Putei s includei o referire la o celul din alt foaie de calcul deschiznd foaia respectiv i executnd clic pe celula n cauz. Pentru a face o referire la o celul din alt registru de calcul, l deschidei i executai clic pe celul. n Excel, putei chiar s facei o referire la un registru de calcul aflat n Internet sau n intranet, dac dorii. Introducei un operator matematic dup valoare, pentru a indica urmtoarea operaie. Operatorul va aprea pe bara de formule. Continuai s selectai celule i s introducei operatorii matematici, pn cnd terminai de introdus formula. Apsai tasta Enter pentru a accepta formula, sau Esc pentru a anula operaia. Greeal! n cazul n care ntr-o celul apare mesajul ERR, verificai dac nu ai fcut una din urmtoarele greeli, care apar foarte frecvent: mprire la zero, folosirea unei celule goale ca divizor, referire la o celul goal, dac nu ai ters o celul inclus ntr-o formul, sau dac nu ai inclus o referin la celula n care apare rezultatul. Formule n limbaj obinuit Excel v permite acum s facei referiri la capetele de rnd i de coloan n cadrul formulelor. De exemplu, dac avei o foaie de calcul n care capetele de rnd sunt ncasri, Cheltuieli i Profit, iar capetele fiecrei coloane reprezentau lunile, putei introduce formula de genul = Jan Profit + Feb Profit sau = ncasri - Cheltuieli. Calcularea rezultatelor fr introducerea unei formule Putei s obinei suma unui grup de celule i selectnd pur i simplu celulele respective i citind rezultatul de pe bara de stare, ca n figura 2.11.2. Putei s aflai astfel i media, valoarea minim sau cea maxim, i numrul celulelor dintr-un domeniu. Pentru aceasta, executai clic cu butonul din dreapta pe bara de stare, i selectai opiunea dorit din meniul de comenzi rapide care apare pe ecran.

Domeniul de celule selectate

Suma apare aici

Figura 2.11.2 Aflai suma fr s introducei o formul.

Unde e bara de stare? Dac bara de stare nu este vizibil pe ecran, o putei afia deschiznd meniul View i executnd clic pe Status Bar. Afiarea formulelor n mod normal, Excel nu afieaz n celul formula propriu-zis, ci rezultatul calculului. Putei totui s vedei formula selectnd celula i citind-o pe bara de formule. Dar, dac vrei s revizuii formulele dintr-o foaie de calcul mai mare, ar fi mai simplu dac le-ai putea vedea pe toate deodat (sau s le tiprii). Dac dorii s vedei formulele dintr-o foaie de calcul, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul Tools i selectai Options. Executai clic pe eticheta View. n seciunea Window Options, executai clic n caseta de validare Formulas pentru a o selecta. Executai clic pe OK. Afiarea rapid a formulelor. Putei s folosii o comand rapid de la tastatur pentru a trece de la afiarea formulelor, la afiarea valorilor. Pentru aceasta, inei apsat tasta Ctrl i apsai tasta (cea care se afl la stnga tastei 1, cu o tilda (-) deasupra). Cnd nu mai vrei s vedei formulele, apsai din nou tasta Ctrl+.

Editarea formulelor Editarea unei formule se face la fel ca i n cazul oricrei alte intrri din Excel. Iat n continuare paii pe care trebuie s i efectuai: Selectai celula ce conine formula pe care vrei s o editai. Executai clic pe bara de formule i apsai tasta F2 pentru a intra n modul Edit. Editare rapid a celulei. Pentru a edita rapid coninutul unei celule, executai dublu clic pe ea. Punctul de inserare va aprea n interiorul celulei, astfel c putei s facei modificrile necesare Apsai tasta cu sgeata spre stnga sau spre dreapta, pentru a muta punctul de inserare. Folosii apoi tasta Backspace pentru a terge caracterele din stnga, sau tasta Delete pentru a terge caracterele din dreapta. Apoi, putei s introducei i alte caractere. Cnd terminai editarea datelor, executai clic pe butonul Enter de pe bara de formule, sau apsai tasta Enter pentru a accepta modificrile. Un alt mod de a edita formulele este s executai clic pe butonul Edit Formula de pe bara de formule. n acest caz, bara de formule se mrete pentru a v oferi ajutor. Efectuai modificrile n formul, apoi executai clic pe OK.

2.12. Copierea formulelor i recalcularea Copierea formulelor Cnd copiai o formul, aceasta este adaptat pentru a corespunde poziiei celulei n care va fi copiat. De exemplu, dac copiai formula =C2+C3 din celula C4 n celula D4, aceasta este adaptat pentru coloana D, devenind =D2+D3. Astfel, putei s copiai formule similare (cum ar fi totalurile pentru un grup de obiecte comercializate) ntr-un domeniu de celule. Putei s copiai formulele folosind butoanele Copy i Paste, dar urmtoarea metod este mai rapid: Executai clic pe celula ce conine formula pe care vrei s o copiai. inei apsat tasta Ctrl i tragei chenarul celulei n celula n care vrei s copiai formula. Eliberai butonul mouse-ului, iar Excel va copia formula n noua poziie. Dac dorii s copiai o formul ntr-un domeniu de celule alturat, efectuai paii urmtori: Executai clic pe celula ce conine formula pe care vrei s o copiai. Plasai indicatorul mouse-ului pe marcajul de completare. Tragei marcajul de completare peste celulele n care vrei s copiai formula. Copiere rapid. Dac dorii vreodat s introducei aceeai formula ntrun domeniu de celule, selectai-l mai nti. Apoi, scriei formula n prima celul din grup i apsai Ctrl+Enter. S-a produs o eroare? Dac la copierea unei formule s-a produs o eroare, verificai referinele celulei din formula copiat. Citii paragraful urmtor, Utilizarea adreselor relative i absolute ale celulelor, pentru informaii suplimentare. Utilizarea adreselor relative i absolute ale celulelor Cnd copiai o formul dintr-o foaie de calcul n alta, Excel adapteaz referinele celulei din formule n funcie de noua poziie n foaia de calcul. De exemplu, dac celula M2 conine formula =I2*COS(PI()/200*(100-K2)), care reprezint distana orizontal. Dac o copiai n celula N8, Excel va transforma automat formula n =J8*COS(PI()/200*(100-L8)). Acesta este sistemul de lucru al adreselor relative ale celulelor. Dac dorii ca referinele celulelor s nu fie modificate atunci cnd

copiai formulele, vei lucra cu referinele absolute ale celulelor. Absolut i relativ. O referin absolut este referin la o celul dintr-o formul care nu se schimb atunci cnd formula este copiat n alt parte. O referin relativ este o referin la o celul dintr-o formul care este adaptat atunci cnd este copiat. Pentru a face ca o referin la o celul dintr-o formul s fie absolut, trebuie s-i adugai simbolul dolarului ($) naintea literei i a numrului care reprezint adresa celulei. Putei s introducei singur simbolul dolarului, sau s apsai tasta F4 dup ce introducei adresa celulei. Unele formule conin referine mixte. De exemplu, litera corespunztoare coloanei poate fi o referin absolut, iar numrul ce identific rndul s fie o referin relativ, ca n relaia $A2/2. Dac introducei aceast formul n celula C2 i o copiai apoi n celula D10, rezultatul va fi formula A10/2. Referina la rnd (numrul rndului) ar fi modificat, dar referina la coloana (litera A) ar rmne aceeai. Referine mixte. Sunt referine parial absolute, cum ar fi A$2 sau $A2. Cnd o formul cu o referin mixt este copiat n alt celul, nu este modificat dect o parte din referin (cea relativ).

Referinele celulelor sunt adaptate pentru coloana N

Figura 2.12.1 Excel adapteaz referinele celulelor cnd copiai formulele n alte celule.

Schimbarea parametrilor de calcul Excel recalculeaz formulele din foaia de calcul de fiecare dat cnd editai o valoare dintr-o celul. ntr-o foaie de calcul mai mare este mai bine, ns, ca Excel s nu recalculeze pn cnd nu facei toate

modificrile. De exemplu, dac introducei foarte multe modificri ntr-o foaie de calcul care conine multe formule, putei s micorai timpul de reacie trecnd de la recalcularea automat la cea manual. Pentru a schimba parametrii de recalculare, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul Tools i selectai Options. Executai clic pe eticheta Calculation pentru a vedea opiunile din figura 2.12.2. Selectai una din urmtoarele opiuni: Automatic Acesta este opiunea prestabilit. Ea recalculeaz ntregul registru de calcul, de fiecare dat cnd editai sau introducei o formul. Automatic Except Tables Aceasta recalculeaz automat totul, mai puin formulele din tabele. Manual Aceast opiune i cere programului s recalculeze numai cnd i spunei dumneavoastr. Pentru a recalcula, apsai tasta F9 sau selectai comanda Tools, Options, Calculation i executai clic pe butonul Calc Now. Cnd este selectat aceast opiune, putei s dezactivai sau s activai opiunea Recalculate Before Save (recalculare naintea salvrii). Executai clic pe OK.

Opiuni de calcul

Figura 2.12.2 n caseta de dialog Options putei schimba parametrii de calcul

2.13. Efectuarea calculelor cu funcii Ce sunt funciile? Funciile sunt formule complexe preformatate, folosite pentru executarea unei serii de operaii cu un grup specificat de valori. De exemplu, pentru a calcula suma unei serii de numere din celulele Al H1, putei folosi funcia =SUM(A1:H1) n loc s introducei formula =A1+B1+C1 i aa mai departe. Funciile pot folosi referine la domenii de celule (cum ar fi Bl:B3), denumiri de domenii (de exemplu VNZRI) sau valori numerice (de exemplu 585.86). Orice funcie este format din urmtoarele trei elemente: Semnul = arat c ceea ce urmeaz este o funcie (o formul). Denumirea funciei, de exemplu SUM, arat ce operaie va fi efectuat. Argumentul, cum ar fi (A1:H1), indic adresele celulelor cu valorile afectate de funcie. Argumentul este adeseori un domeniu de celule, dar poate fi i mult mai complex. Putei s introducei funciile fie scriindu-le n celule, fie cu ajutorul Function Wizard, dup cum vei vedea n aceast seciune. n tabelul 2.13.1 sunt prezentate funciile Excel pe care le vei folosi cel mai des. Funcie Exemplu AVERAGE =AVERAGE(B4:B9)
Tabelul 2.13.1 Funciile Excel cel mai des folosite

COUNT

=COUNT(A3:A7)

COUNTA

=COUNTA(B4:B10)

IF

=IF(A3>=100,A3*2, A2*2)

Descriere Calculeaz o medie Cuantific (numr) valorile numerice dintr-un domeniu. De exemplu, dac un domeniu conine cteva celule cu text i alte celule cu numere, putei s aflai cte numere sunt n grupul respectiv Numr toate celulele din grup care nu sunt goale. De exemplu, dac un grup cuprinde cteva celule care conin text i alte celule care conin numere, putei afla cte celule din grup conin text. V permite s punei o condiie ntr-o formul. n acest exemplu, dac A3 este mai mare sau egal cu 100, este

MAX MIN

=MAX(B4:B10) =MIN(B4:B10)

PMT

=PMT(rate,nper,pv)

PMT

=PMT(rate,nperfv)

SUM

=SUM(A1:A10)

SUMIF

= SUMIF(range, criteria, sum_range)

folosit formula A3*2. Dac A3 este mai mic de 100, este folosit formula A2*2. Red valoarea maxim dintr-un grup de celule. Red valoarea minim dintr-un grup de celule. Calculeaz suma care trebuie achitat periodic pentru un mprumut, dac indicai dobnda, numrul perioadelor de plat i avansul ca argumente. Exemplu: =PMT(.0825/12,360,180000) pentru un mprumut pe 30 de ani cu dobnda 8,25% i avans de 180.000 $. Calculeaz depozitul care trebuie constituit n fiecare perioad pentru a obine o anumit valoare n viitor. Exemplu: =PMT(.07/12,6010000) calculeaz depozitul necesar pentru realizarea de 10.000$ la o dobnd de 7% cu plti lunare timp de 5 ani (60 de luni). Calculeaz totalul pentru un domeniu de celule. Calculeaz totalul ntr-un domeniu range pentru fiecare celul din sum_range care corespunde criteriilor specificate. De exemplu, =SUMIF(A2:A4,>100,B2: B4) adun celulele din grupul B2:B4 pentru care celula corespondent din coloana A este mai mare dect 100.

Excel n reeaua Web O nou funcie, =HYPERLINK(), este folosit pentru crearea de legturi cu site-urile Web plasate direct n foaia de calcul. De exemplu, =HYPERLINK(http://www.microsoft.com,Visit Microsoft)

va afia cuvintele Visit Microsoft ntr-o celul. Cnd utilizatorul execut clic pe celul, este conectat la pagina sursa Microsoft. Putei s folosii aceast facilitate i pentru legarea la foi de calcul din reeaua intranet a firmei la care lucrai. Folosii modul corect de introducere a textului. Cnd introducei text ntr-o formul, avei grij s-I ncadrai ntre ghilimele, ca n Seattle. Utilizarea funciei AutoSum Deoarece Sum este una dintre funciile cel mai frecvent folosite, Excel v ofer o metod de introducere rapid executai clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. Pornind de la celula selectat n acel moment, AutoSum ghicete care sunt celulele pe care vrei s nsumai. Dac AutoSum selecteaz greit un grup de celule, putei s editai selecia respectiv. Pentru a folosi funcia AutoSum, efectuai paii urmtori: Selectai celula n care vrei s inserai suma. ncercai s alegei o celul la captul rndului sau al coloanei cu date; n acest fel, funcia AutoSum va putea sesiza mai uor care sunt celulele pe care vrei s le adunai. Executai clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. AutoSum va insera =SUM i adresa grupului de celule din stnga sau de deasupra celulei selectate (figura 5.13.1).

Funcia SUM apare in celula selectata si pe bara de formule

AutoSum selecteaz un grup de celule de deasupra sau din stnga celulei selectate Grupul selectat devine argumentul funciei

Figura 2.13.1 AutoSum insereaz funcia SUM i selecteaz celulele pentru nsumare.

Dac grupul selectat de Excel nu este corect, tragei mouse-ul peste grupul pe care vrei s-l folosii, sau executai clic pe bara de formule i editai formula. Executai clic pe butonul Enter de pe bara de formule, sau apsai tasta Enter. Excel va calcula totalul pentru grupul selectat. nsumare rapid. Pentru a insera rapid funcia de nsumare, selectai celula n care vrei s fie inserat suma i executai dublu clic pe butonul AutoSum de pe bara cu instrumente standard. Cnd executai dublu clic pe butonul AutoSum, evitai pasul n care Excel afieaz n celul formula SUM i argumentele acesteia. n schimb, vei vedea totalul n celul i formula SUM pe bara de formule. Problema legat de utilizarea acestei metode este faptul c nu avei posibilitatea s ghicii grupul de celule folosit de AutoSum pentru nsumare. Utilizarea funciei AutoCalculate n versiunile anterioare ale programului Excel, cnd vroiai s verificai rapid totalul, foloseai un calculator, sau introduceai formule temporare n foaia de calcul? Dac da, vei constata c facilitatea AutoCalculate din Excel este foarte util. AutoCalculate v permite s verificai rapid un total sau o medie, s numrai intrrile sau numerele, i s gsii numrul maxim sau pe cel minim dintr-un grup. Iat care este modul de lucru al funciei AutoCalculate. Pentru a verifica un total, selectai grupul pentru care vrei s calculai o sum. Excel va afia automat rspunsul n seciunea AutoCalculate (ca n figura 2.13.2).

Seciunea AutoCalculate

Figura 2.13.2 Cu AutoCalculate putei vedea rapid o sum

Dac vrei s folosii alt funcie pentru un grup de numere, selectai grupul i executai clic cu butonul din dreapta pe seciunea AutoCalculate pentru a deschide un meniu de comenzi rapide. Apoi selectai o funcie din meniu. De exemplu, selectai Count pentru a numra valorile numerice din grup. Rezultatul va aprea n seciunea AutoCalculate. Unde este bara de stare? Dac bara de stare nu este afiat, deschidei meniul View i executai clic pe Status Bar, pentru a o activa. Utilizarea Function Wizard Dei putei s introducei o funcie direct n celul, la fel ca n cazul formulelor, poate fi mai uor s folosii Function Wizard, care v ghideaz prin procesul de introducere a unei funcii. Iat cum putei folosi Function Wizard: Selectai celula n care dorii s inserai funcia. (Putei s inserai o funcie n mod independent sau ca parte a unei formule.)
Lista Functions Butonul Edit Formula Formula Palette

Butonul Collapse Dialog

Figura 2.13.3 Function Wizard v ajut s introducei funciile.

Scriei = sau executai clic pe butonul Edit Formula de pe bara cu instrumente de formatare. Pe ecran va aprea Formula Palette, ca n figura 2.13.3. Selectai funcia pe care vrei s o inserai din lista Functions, executnd clic pe butonul Functions (vezi figura 2.13.3). Dac nu vedei n list funcia dorit, selectai More Functions de la sfritul listei.

Ce rol are aceast funcie? Dac vrei s aflai mai multe lucruri despre o anumit funcie, executai clic pe butonul Help din Formula Palette. Cnd apare Office Assistant pe ecran, executai clic pe Help with the Feature. Pe urm, executai clic pe Help on Selected Function. 1. Introducei argumentele pentru formul. Dac vrei s selectai un domeniu de celule ca argument, executai clic pe butonul Collapse Dialog din figura 2.13.3. 2. Dup ce selectai domeniul de celule, executai clic din nou pe butonul Collapse Dialog, pentru a reveni la Formula Palette. 3. Executai clic pe OK. Excel va insera funcia i argumentul n celula selectat, i va afia rezultatul. Pentru a edita o funcie, executai clic pe butonul Edit Formula. Pe ecran va aprea Formula Palette. Dac este cazul, modificai argumentele i executai clic pe OK.

2.14. Schimbarea formatului numerelor Formatarea valorilor Valorile numerice, n general, sunt mai mult dect simple numere. Ele reprezint o valoare monetar, o dat, un procent, sau o valoare de orice alt natur. Excel ofer o palet larg de formate numerice, care sunt prezentate n tabelul 2.14.1. Format numeric General Number
Tabelul 2.14.1 Formatele numerice din Excel

Exemple

Descriere

Excel afieaz valoarea aa cum o 10.6 introducei. Cu alte cuvinte, acest format $456,908.00

3400.50 ( 120.39) $3,400.50 ($3,400.50)

Currency (Valut)

Accounting $3,400.00 (Contabilitate) $978.21 Date (Dat) Time (Ora) Percentage (Procent) 11/7

10:00

99.50%

Fraction (Fracie)

1/2

afieaz simbolurile pentru valut sau procent numai dac le introducei dumneavoastr. Formatul prestabilit Number are dou zecimale. Numerele negative apar scrise cu rou i ntre paranteze, precedate de semnul minus. Formatul prestabilit Currency are dou zecimale i simbolul dolarului. Numerele negative apar scrise cu rou i ntre paranteze. Putei folosi acest format pentru a alinia simbolul dolarului i zecimalele n coloan. Formatul Accounting prestabilit conine dou zecimale i simbolul pentru dolar. Formatul Date prestabilit cuprinde luna i ziua separate de o bar oblic (/); putei s selectai ns i un alt format din cele disponibile. Formatul Time prestabilit conine ora i minutele separate de dou puncte; putei opta ns i pentru afiarea secundelor, sau a particulelor AM sau PM. Formatul Percentage prestabilit cuprinde dou zecimale. Excel nmulete valoarea din celul cu 100 i afieaz rezultatul nsoit de simbolul pentru procent. Formatul prestabilit Fraction poate reprezenta cel mult o cifr pe fiecare parte a barei. Folosii acest format pentru a afia numrul de cifre necesare pe fiecare parte a barei i tipul de fracie (cum ar fi jumti, sferturi, optimi etc.).

Scientific (tiinific) Text

3.40E+03

135RV90

Special

02110

Custom 00.0% (Personalizat)

Formatul Scientific prestabilit cuprinde dou zecimale. Folosii acest format pentru afiarea numerelor n format tiinific. Folosii formatul text pentru a afia att text, ct i numere, n aceeai celul. Excel va afia exact ceea ce introducei dumneavoastr. Acest format este conceput special pentru afiarea codurilor potale, a numerelor de telefon i a codurilor personale, astfel nct s nu fie necesar folosirea unor caractere speciale, cum ar fi liniuele. Folosii formatul Custom pentru a v crea propriul format numeric. Putei s folosii unul din codurile pentru formatare din lista Type, pe care s le modificai. Simbolul # reprezint un marcaj de rezervare pentru un numr, iar O reprezint un marcaj de rezervare pentru zero.

Dup ce stabilii formatul numeric adecvat, efectuai paii urmtori: Selectai celula sau domeniul de celule ce conine valorile pe care vrei s le formatai.
n caseta Sample putei vedea cum va arta un numr n formatul selectat

Selectai o categorie

Efectuai modificrile necesare

Figura 2.14.1 Caseta de dialog Format Cells avnd afiat eticheta Number.

Deschidei meniul Format i selectai Cells. Pe ecran va aprea caseta de dialog Format Cells, ca n figura 2.14.1. Executai clic pe eticheta Number. n lista Category, selectai categoria pentru formatul numeric pe care vrei s l folosii. n caseta Sample putei vedea cum arat formatul

prestabilit pentru categoria respectiv. Efectuai modificrile dorite pe formatul respectiv. Executai clic pe OK, sau apsai tasta Enter. Excel va reformata celulele selectate conform opiunilor alese de dumneavoastr. Eliminarea atributelor de formatare. Dac dorii s eliminai un format numeric dintr-o celul (i s revenii la formatul General), selectai celulele ale cror atribute de formatare dorii s le eliminai, deschidei meniul Edit, selectai Clear, apoi Formats. Utilizarea butoanelor Style pentru formatarea numerelor Bara cu instrumente de formatare (care se afl sub bara cu instrumente standard) conine mai multe butoane pentru selectarea formatului numeric, i anume: Buton Denumire Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Exemplu /descriere $1200.90 20.90% 1,200.90 Adaug o zecimal

Decrease Decimal Elimin o zecimal. Pentru a folosi unul dintre aceste butoane, selectai celula pe care vrei s o formatai, apoi executai clic pe butonul dorit. Putei s schimbai formatul numeric al unei celule i folosind meniul de comenzi rapide; selectai celula, executai clic cu butonul din dreapta pentru a deschide meniul de comenzi rapide, apoi selectai Format Cells. Dar eu am introdus alt dat! Dac introducei o dat ntr-o celula formatat cu formatul Number, data va aprea ca numr. n cazul formatului Number, Excel convertete data ntr-o valoare numeric, ce reprezint numrul de zile dintre 1 ianuarie 1900 i data introdus. De exemplu, 01/01/1900 este egal cu 1, iar 12/31/1900 este egal cu 366 (1900 a fost an bisect). Pentru a rezolva problema, schimbai formatul celulei din Number n Date, apoi selectai tipul de dat. Caracteristic special. Dac dorii s selectai celule dup anumite criterii de exemplu

toate valorile care sunt mai mari de 1000 folosii formatarea condiionat. Pentru informaii suplimentare, citii partea 2.17. Crearea unui format personalizat Dac trebuie s introducei numere deosebite, de exemplu numere de cont, v putei crea un format numeric propriu, pe care s-l folosii n acest scop. De exemplu, s presupunem c numerele de cont arat astfel: 10-20190-l09 Putei s creai un format de genul: ##- ####- ### Pe urm, cnd vei introduce un numr, de exemplu, 9089212098, Excel l va formata n locul dumneavoastr, adugnd liniuele acolo unde trebuie: 90-89212-098 Intrri mixte. Din nefericire, nu putei crea un format pentru valori care conin att text, ct i numere. Pentru a v crea propriul format, efectuai paii urmtori: Deschidei meniul Format i selectai Cells. Executai clic pe eticheta Number. n lista Category, selectai Custom. Introducei formatul n caseta Type, apoi executai clic pe OK. Pentru a introduce formatul propriu, folosii urmtoarele coduri: # Pentru afiarea numrului (cu excepia unui zero nesemnificativ) 0 Pentru adugarea unui zero acolo unde este necesar, cu scopul de a completa un numr. ? Pentru adugarea unui spaiu, n scopul alinierii zecimalelor n tabelul 2.14.2 sunt prezentate cteva exemple de formate. Valoarea introdus 3124.789 120.5 .6345 21456.25 120.54
Tabelul 2.14.2 Exemple de formate personalizate

Format personalizat ####.## ###.#00 0.## ##,###00 $##,###.#0

Valoarea afiat n celul 3124.79 120.500 0.63 21,456.25 $120.54

Putei s introducei formatul pentru valorile pozitive i negative, mpreuna cu valorile zero i textul. Separai formatele prin punct i virgul, ca n acest exemplu: ##. #0; [MAGENTA]-##.%; [GREEN]0.00;@ n acest exemplu de format, numerele pozitive introduse ntr-o celul sunt afiate cu dou zecimale (dac este cazul, programul adaug un zero pentru a completa cele dou zecimale). Numerele negative sunt precedate de un semn minus ( ) scris cu magenta. Valorile egale cu zero sunt afiate ca 0.00, cu verde. n aceste celule poate fi folosit i text, conform indicaiei finale (@). Dac nu includei formatul pentru text, nici un text pe care l introducei n celul nu va fi afiat deloc. Dac dorii s adugai un anumit cuvnt, sau anumite cuvinte naintea textului introdus ntr-o celul, plasai cuvntul (cuvintele) ntre ghilimele, ca n Acct.Code:@.

2.15. Modificarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor Modificarea limii coloanelor i a nlimii rndurilor, cu ajutorul mouse-ului Putei s adaptai limea unei coloane sau nlimea unui rnd folosind o caseta de dialog, sau cu ajutorul mouse-ului. Ce rost are? S-ar putea s nu considerai necesar modificarea nlimii rndurilor, avnd n vedere faptul c aceasta este modificat automat atunci cnd schimbai dimensiunea fontului. Dac ns limea unei coloane nu este suficient de mare pentru datele incluse, atunci datele nu vor fi afiate, aprnd sub forma #####. ntr-un astfel de caz, trebuie s adaptai limea coloanei, pentru a putea vedea datele coninute. Iat cum putei s modificai nlimea rndurilor sau limea coloanelor, cu ajutorul mouse-ului: 1. Pentru a modifica nlimea unui singur rnd, sau limea unei singure coloane, trecei la pasul 2. Pentru a modifica nlimea mai multor rnduri sau limea mai multor coloane, mai nti trebuie s selectai capetele de rnd sau coloana corespunztoare, cu ajutorul mouse-ului. 2. Plasai indicatorul mouse-ului pe capul unui rnd sau al unei coloane, ca n figura 2.15.1. (Folosii latura din dreapta a chenarului capului de coloan, pentru a modifica limea coloanei; folosii latura de jos a chenarului capului de rnd, pentru a modifica nlimea rndului.)

Trgnd latura din dreapta a chenarului coloanei E, putei modifica limea acestei coloane

Figura 2.15.1 Indicatorul mouse-ului ia forma unei sgei cu dou vrfuri atunci cnd l plasai pe chenarul capului de rnd sau de coloan.

3. Tragei chenarul pn cnd obinei dimensiunile dorite. 4. Eliberai butonul mouse-ului, iar Excel va adapta nlimea rndului sau limea coloanei. Modificarea cu ajutorul funciei AutoFit. Pentru a li automat o coloana astfel nct s cuprind cea mai lung intrare, folosind n acest scop facilitatea AutoFit din Excel, executai dublu clic pe latura din dreapta a chenarului capului de coloan. Pentru a mri nlimea unui rnd corespunztor intrrii cu fontul cel mai mare, executai dublu clic pe latura de jos a chenarului capului de rnd. Pentru a modifica simultan mai multe coloane sau rnduri, selectai capetele corespunztoare cu mouse-ul, apoi executai dublu clic pe latura chenarului aflat la limita inferioar sau n extrema dreapt. Utilizarea meniului Format pentru un control mai exact Putei s modificai dimensiunile unui rnd sau ale unei coloane trgnd chenarul sau. Nu putei ns s controlai dimensiunea la fel de exact ca n cazul utilizrii comenzilor Format, Row Height i Format, Column Width pentru obinerea unor dimensiuni precise. Iat ce pai trebuie s efectuai pentru a folosi meniul Format la modificarea limii unei coloane: Selectai coloana (coloanele) pentru care vrei s modificai limea. Pentru a modifica limea unei singure coloane, selectai o celul din coloana respectiv. Deschidei meniul Format, selectai Column, apoi selectai Width. Pe ecran va aprea caseta de dialog Column Width (vezi figura 2.15.2). Introducei valoarea dorit pentru lime. Limea prestabilit este 8.43. Executai clic pe OK sau apsai tasta Enter pentru a valida schimbrile efectuate.

Figura 2.15.2 Modificarea limii coloanei.

n configuraia prestabilit, Excel face ca rndul s fie ceva mai nalt dect cel mai nalt caracter din rndul respectiv. De exemplu, dac cel mai nalt font are 1O puncte, Excel creeaz un rnd cu nlimea de 12,75 puncte. Putei folosi meniul Format pentru a modifica manual

nlimea rndului: Selectai rndul (rndurile) pentru care dorii s modificai nlimea. (Pentru a modifica nlimea unui singur rnd, selectai o celul din rndul respectiv.) Deschidei meniul Format, selectai Row, apoi selectai Height. Pe ecran va aprea caseta de dialog Row Height, ca n figura 2.15.3. Introducei nlimea dorit (n puncte). Executai clic pe OK sau apsai tasta Enter pentru a aplica modificarea n foaia de calcul.

Figura 2.15.3 Modificarea nlimii rndului.

2.16. Crearea diagramelor Tipuri de diagrame n Excel putei s creai diferite tipuri de diagrame. n figura 2.16.1 sunt prezentate cteva dintre cele mai obinuite. Tipul pe care l vei alege depinde de datele ce trebuie s fie reprezentate i de modul n care vrei s fie reprezentate acestea. Iat principalele tipuri de diagrame i destinaia lor:
UO 350 300 250 200 150 100 50 0 97,8 98,05 99,73 102,3 101,61 100,9 UO

UO 100,9 101,61 102,3 99,73 98,05 97,8 0 50 100 150 200 250 300 350 UO

a. Diagram tip coloan


UO 350 300 250 200 150 100 50 0 97,8 98,05 99,73 102,3 101,61 100,9 UO

b. Diagram tip bar


UO 350 300 250 200 150 100 50 0 97,8 98,05 99,73 102,3 101,61 100,9 UO

c. Diagram tip linie


UO

d. Diagram zonal (tip suprafa)

97,8 98,05 99,73 102,3 101,61 100,9

e. diagrama circular (pie) Figura 2.16.1 Tipuri de diagrame uzuale n Excel.

Pie (circular) Folosii acest tip pentru a reprezenta relaia dintre prile unui ntreg. Bar (bar) Folosii acest tip pentru compararea valorilor ntr-un anumit moment. Column (coloan) La fel ca diagrama de tip bar, o putei folosi pentru evidenierea diferenelor dintre elemente. Line (linie) Folosii acest tip pentru a sublinia tendinele de evoluie i variaia valorilor n timp. Scatter (prin puncte) La fel ca diagrama liniar; folosii acest tip pentru a sublinia diferena dintre dou seturi de valori. Area (zonal) La fel ca diagrama liniar; folosii acest tip pentru a sublinia amploarea variaiei valorilor n timp. Majoritatea acestor tipuri de diagrame exist i n variante tridimensionale. Pe lng faptul c au un aspect mai profesionist dect diagramele standard, bidimensionale, diagramele 3-D sunt mai relevante pentru diferenele dintre seturile de date. Caracteristic special Excel ofer multe tipuri de diagrame noi, astfel c avei anse s gsii una potrivit pentru ceea ce dorii s demonstrai. Diagram global. Este o diagram plasat n aceeai foaie de calcul care conine i datele folosite pentru crearea ei. O diagram poate fi creat i ntr-o foaie de diagram n cadrul registrului de calcul, astfel nct foaia de calcul i diagrama s fie separate. Diagramele nglobate sunt utile pentru c prezint alturat datele curente i imaginea lor grafic. Terminologie specific nainte de a ncepe s creai diagrame, trebuie s v familiarizai cu urmtorii termeni:

Serii de date Barele, sectoarele de cerc, liniile i celelalte elemente care constituie valorile reprezentate n diagram. De exemplu, o diagram poate fi format dintr-o mulime de bare asemntoare, care s reprezinte o serie de valori pentru acelai articol. Barele dintr-o serie au toate acelai model. Dac avei mai multe modele de bare, fiecare model va reprezenta alt serie de date. De exemplu, pentru reprezentarea vnzrilor din zona 1 fa de zona 2, trebuie s folosii dou serii de date cte una pentru fiecare zon. Adesea, seriile de date corespund cu rndurile de date din foaia de calcul. Categorie Categoriile reprezint numrul de elemente dintr-o serie. Putei avea dou serii de date pentru compararea vnzrilor din dou zone diferite, i patru categorii pentru compararea acestor vnzri pe patru trimestre. Unele diagrame au o singur categorie, n timp ce altele au mai multe. n mod normal, categoriile corespund coloanelor n care se afl datele din diagram, iar titlurile categoriilor provin din capetele de coloan. Ax O latur a diagramei. O diagram bidimensional are o ax X (orizontal) i o ax Y (vertical). Pe axa X apar toate seriile i categoriile de date din diagram. Dac avei mai multe categorii, axa X poate avea i etichete care indic ce categorie reprezint fiecare. Pe axa Y sunt reprezentate valorile de pe bare, linii sau punctele graficului. ntr-o diagram tridimensional, axa Z reprezint planul vertical, n timp ce axa X (lungimea) i axa Y (limea) reprezint cele dou laturi ale bazei diagramei. Legend Definete diferitele serii de date reprezentate. De exemplu, legenda unei diagrame circulare va indica ce reprezint fiecare sector de cerc n parte. Linii de reea Scot n eviden scala axelor Y sau X pentru seriile de date. De exemplu, liniile de reea principale pentru axa Y v pot ajuta s urmrii un punct de pe axa X sau de pe axa Y pentru a afla valoarea lui exact. Crearea unei diagrame Putei s creai diagrame ca parte a unei foi de calcul (o diagram nglobat) sau independent, ntr-o foaie de calcul separat. n cazul n care creai o diagram nglobat, ea va fi tiprit mpreun cu datele din

foaia de calcul, pe cnd o diagram independent poate fi tiprit separat. Ambele tipuri de diagrame sunt legate de datele din foaia de calcul pe care le reprezint, astfel nct, atunci cnd modificai datele, diagrama este actualizat automat. Butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard v permite s creai rapid o diagram. Pentru a folosi butonul Chart Wizard, efectuai paii urmtori: 1. Selectai datele pe care vrei s le reprezentai n diagram. Dac ai introdus nume sau alte denumiri (de exemplu, Trim.1, Trim.2 etc.) i vrei ca acestea s fie i ele incluse n diagram, avei grij s le selectai i pe ele. 2. Executai clic pe butonul Chart Wizard de pe bara cu instrumente standard. 3. Pe ecran va aprea caseta de dialog Chart Wizard Step 1 of 4, ca n figura 2.16.2. Selectai un tip de diagram din caseta Chart Type i un subtip (o variant a tipului de diagram selectat) din caseta Chart Sub-Type. Executai clic pe Next . 4. Vei fi ntrebat dac domeniul selectat este corect. Putei s modificai domeniul selectat scriind un alt domeniu, sau executnd clic pe butonul Collapse Dialog (aflat la captul din dreapta al casetei de text Data Range) i selectnd domeniul pe care vrei s-l folosii.

Selectai un tip de diagram

Selectai un subtip

Salt la pasul urmtor

Revenire la pasul anterior

Figura 2.16.2 n caseta Chart Wizard vi se cere s alegei tipul de diagram dorit.

1. n configuraia prestabilit, programul Excel presupune c diferitele serii de date se afl pe rnduri. Putei s schimbai aceast opiune pentru coloane, dac este cazul, selectnd Series n Columns. Cnd terminai, executai clic pe Next. 2. Executai clic pe etichete diferite spre a selecta opiunile pentru diagram (vezi figura 2.16.3). De exemplu, putei s tergei legenda executnd clic pe eticheta Legend i deselectnd Show Legend. Putei s adugai un titlu pentru diagram n eticheta Titles. Dac dorii s adugai etichete pentru date (etichete care prezint valoarea exact din graficul de tip bar, linie etc.) executai clic pe eticheta Data Labels. Cnd terminai aceste modificri, executai clic pe Next. 3. n fine, vei fi ntrebat dac dorii s inserai diagrama (ca obiect) n foaia de calcul curent, sau dac vrei s creai o foaie de calcul special pentru ea. Alegei opiunea dorit i executai clic pe butonul Finish. Pe ecran va aprea diagrama n forma final.

Figura 5.16.3 Selectai opiuni privind aspectul diagramei.

Crearea rapid a unei diagrame. Pentru a crea rapid o diagram, selectai datele pe care vrei s le folosii, i apsai tasta F11. Excel va crea o diagram pe coloane (tipul de diagram prestabilit), ntr-o foaie separat. Putei s deschidei foaia respectiv, s selectai diagrama i s o modificai aa cum dorii.

Mutarea i redimensionarea unei diagrame. Pentru a muta o diagram nglobat, executai clic pe suprafaa diagramei i tragei-o n noua poziie. Pentru a modifica dimensiunile unei diagrame, selectai-o i tragei unul din marcajele ei (micile ptrate negre care nconjoar diagrama). Pentru a modifica nlimea i limea, tragei unul din marcajele din coluri, iar pentru a modifica numai limea, tragei un marcaj din lateral. (Reinei c nu putei s redimensionai, de fapt, o diagram care se afl pe o foaie separat.) Personalizarea diagramei cu ajutorul barei cu instrumente pentru diagrame Pentru a modifica aspectul diagramei putei s folosii bara cu instrumente pentru diagrame (Chart toolbar). Dac aceasta nu este afiat pe ecran, o putei activa deschiznd meniul View, selectnd Toolbars, apoi Chart. n tabelul 5.16.1 se arat funciunile fiecrui buton de pe bara cu instrumente pentru diagrame. Salvarea diagramelor Diagramele pe care le creai fac parte din registrul de calcul curent. Pentru a salva o diagram, salvai registrul de calcul care o conine. Pentru informaii suplimentare, citii seciunea 5.6
Tabelul 5.16.1 Butoanele de pe bara cu instrumente pentru diagrame

Buton

Executai clic aici pentru a selecta partea din diagram pe care vrei s o modificai. Ca Chart alternativ putei s executai clic pe Objects seciunea vizat, pentru a o selecta Executai clic aici pentru a modifica atributele de formatare ale obiectului a crui Format denumire apare n caseta de text Chart Object Objects Executai clic pe sgeata pentru a schimba tipul de diagram de exemplu, din diagrama de tip bar, n una de tip linie. Chart Type Dac executai clic direct pe buton, va fi aplicat tipul de diagram afiat Executai clic pe acesta pentru a afia sau a Legend ascunde o legend. Executai clic pe acesta pentru a introduce un tabel de date, sau o alt structur care Data Table conine datele ce stau la baza diagramei Executai clic pe acesta dac seriile de date By Row sunt structurate pe rnduri

Denumire

Domeniu de utilizare

By Column Angle Text Downward Angle Text Upward

Executai clic pe acesta dac seriile de date sunt aranjate n coloane. Executai clic pe acesta pentru a nclina textul n jos Executai clic pe acesta pentru a nclina textul n sus

Tiprirea unei diagrame Dac o diagram este nglobat, va fi tiprit o dat cu foaia de calcul care o conine. Dac dorii s tiprii numai diagrama nglobat, executai clic pe ea pentru a o selecta, apoi deschidei meniul File i selectai Print; butonul de opiune Selected Chart trebuie s fie selectat. Apoi, executai clic pe OK pentru a tipri diagrama. Dac ai creat o diagram pe o foaie de calcul independent, putei s o tiprii separat.

5.17 Aplicaii
A 2 3 4 5 6 produs Jucrii Pantofi Zahr Orez

A. S se formateze foaia de calcul urmtoare i sa se completeze cu valorile : B C Cantitate 102 50 200 123 D E

pre unitar Data 29.75 1450 85.75 55.75 12/02/98 10/05/99 01/06/99 02/02/98

1.S se salveze agenda de lucru cu numele Vnzri n dosarul de lucru 2.S se selecteze domeniul C2:C5 3.S se selecteze domeniul B3:B4, C4:D5, E7 4.S se copieze coninutul celulei A3 n celula B8 5.S se mute coninutul celulei E7 n celula A7 6.S se copieze coninutul tabelului anterior n foaia Sheet1 ncepnd cu celula G3. 7.S se tearg rndul 3 din tabelul iniial (coninut i formatare) cu Edit Clear All 8.S se refac rndul ters 9.S se tearg coloana A din tabelul iniial (Edit Delete) 10.S se refac coloana care s-a ters. 11.S se tearg numai coninutul ntregului tabel (Edit Clear Contents sau tasta Delete). 12.S se refac coninutul ntregului tabel. 13.S se tearg numai formatarea tabelului anterior (Edit Clear Formats). 14.S se refac formatarea ntregului tabel 15.S se insereze celula C4 n faa celulei D5(prin deplasarea la dreapta a celorlalte celule) 16.S se insereze o celul vid n faa celulei E6 prin deplasarea celorlalte celule la dreapta (InsertCells) 17.S se adauge un rnd vid n faa rndului 3 (Insert Rows) 18.S se adauge o coloan n faa coloanei C (Insert Columns) 19.S se adauge simultan 3 coloane n faa coloanei B. 20.S se tearg cele 4 coloane adugate i rndul introdus 21.S se copieze tabelul anterior n foaia de calcul Sheet2, fr a copia celulele vide din tabel 22.S se copieze tabelul anterior n foaia de calcul Sheet2, fr a copia chenarele celulelor 23.S se copieze tabelul anterior n celula H2 transformnd liniile n coloane (Paste SpecialTranspose) 24.S se micoreze dimensiunea coloanei D astfel nct s se vad numai cuvntul pre 25.n D2 s se aplice Format Cells Alignemet Shrink to fit

26.n D2 s se anuleze Shrink to fit i s se aplice Format Cells Alignemet Wrap text 27.n B2 s se introduc textul Categorii de produse i s se mreasc nlimea rndului 2 28.S se micoreze limea coloanei B, iar B2 s se alinieze orizontal Justify i vertical jos 29.n B2 s se alinieze textul orizontal left i vertical Justify. 30.S se nlocuiasc a doua apariie a lui 50 cu 88. 31.S se nlocuiasc numai litera mic z cu xxx n tabelele existente n foaia Sheet1. 32.S se introduc un comentariu care s afieze cuvntul orez n celula A6 (Insert Comment) 33.S se introduc un cometariu care s afieze cuvntul excel n celula D3 34.S se ascund toate comentariile . 35.S se fac vizibile toate comentariile . 36.S se copieze numai comentariile din tabelul precedent n foaia Sheet2 37.S se tearg comentariile introduse n foaia Sheet1. 38.S se protejeze foaia Sheet1 cu parola beta (Tools Protection Protect Sheet ). 39.S se modifice dimensiunea rndului 3 40.S se mreasc dimensiunea coloanei A folosind mouse-ul 41.S se scrie Bold coninutul rndului 5 42.S se tearg cuvntul Produs din celula A2. 43.S se tearg rndul 4 44.S se schimbe numele foii Sheet1 n Gama. 45.S se selecteze domeniul A3:E6 i s se introduc un grafic cu Insert Chart 46.S se dezactiveze protecia foii de calcul protejate cu parola beta. 47.S se modifice dimensiunea rndului 3 48.S se mreasc dimensiunea coloanei A folosind mouse-ul 49.S se scrie Bold coninutul rndului 5 50.S se tearg cuvntul Produs din celula A2. 51.S se anuleze tergerea. 52.S se selecteze domeniul A3:E6 i s se introduc un grafic cu Insert Chart 53.S se protejeze agenda de lucru curent cu parola beta selectnd opiunea Windows 54.S se minimizeze fereastra curent 55.S se dezactiveze protecia agendei de lucru protejate cu parola beta. 56.S se minimizeze fereastra curent 57.S se maximizeze fereastra curent 58.S se stabileasc nlimea liniei 2 la dimensiunea 50 (Format Row Height). 59.S se scrie textul pe vertical n celula E2 60.n celula E2 s se scrie textul nclinat la +45 de grade 61.n celula E2 s se scrie textul nclinat la -45 de grade 62.S se stabileasc limea coloanei A la dimensiunea 16 (Format Column Width). 63.n celula E2 s se scrie textul aliniat orizontal cu opiunea Fill.

64.n celula D6 s se mreasc numrul de zecimale la 6 folosind butonul corespunztor. 65.S se ascund coloana D (Format Column Hide). 66.S se anuleze ascunderea coloanei D ( Format Column Unhide). 67.S se ascund foaia Sheet1 i Sheet2 (Format Sheet Hide). 68.S se anuleze ascunderea foii Sheet1 i Sheet2 ( Format Sheet Unhide). 69.n A4:E7 s se fac un chenar verde cu linie ngroat pe fond mov. 70.S se schimbe numele agendei de lucru n Calcul care se va salva n dosarul de lucru. 71.S se dea numele Sum celulei F2 (Insert Name Define) 72.S se dea numele Prd domeniului A4: F6. 73.S se tearg cele dou nume Sum i Prd.

B. S se deschid aplicaia Microsoft Excel i s se salveze agenda de lucru


deschis cu numele laborator7.xls n directorul Documents\specializare\nume; 1. S se completeze foaia de calcul curent cu urmtoarele date:

C:\My

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Folosind Format->Cells s se formateze tabelul anterior; S se denumeasc foaia de calcul Sheet1 venituri; S se denumeasc foaia de calcul Sheet2 cheltuieli; S se adauge o nou foaie de calcul naintea foii Sheet3 cu numele diverse; S se selecteze domeniul B3:B4, C4:D5, E7 din foaia de calcul venituri; S se copieze domeniul B3:B6 ncepnd de la celula B10; S se ascund liniile 10, 11, 12, 13; S se copieze tot tabelul anterior (coninut, formatare) n foaia de calcul Sheet3 ncepnd cu celula C3; S se copieze numai formatul tabelului anterior n foaia de calcul Sheet3, ncepnd cu celula B10 (Edit->Paste Special); S se copieze coninutul tabelului anterior n foaia Sheet3 ncepnd cu celula D17. S se tearg rndul 3 din foaia de calcul venituri (Edit->Clear->All); S se refac rndul ters; S se tearg numai formatarea tabelului anterior (Edit->Clear>Formats); S se refac formatarea ntregului tabel; S se selecteze foaia de calcul Sheet3; S se insereze celula E4 n faa celulei F6 (prin deplasarea la dreapta a celulelor);

18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.

36.

s se insereze o celul vid n faa celulei F4 prin deplasarea celorlalte celule n jos (Insert->Cells); s se copieze tabelul din foaia venituri (coninut, formatare) n foaia de calcul diverse ncepnd cu celula A2; s se copieze tabelul anterior (Copy) n celula A15 transformnd liniile n coloane (Paste Special->Transpose); s se selecteze foaia de calcul venituri; s se formateze celula D2, astfel nct textul s fie scris pe dou rnduri (Format Cells->Alignment-> Shrink to fit i Warp Text); s se formateze domeniul D3:E6 i E7 de tip numr cu dou zecimale (Format Cells->Number); s se stabileasc limea coloanei B la dimensiunea 20 (Format>Column->Width); s se insereze o coloan naintea coloanei A; s se insereze un rnd nou ntre rndurile 2 i 3; s se stabileasc nlimea rndului inserat la valoarea 10; s se aplice fondul de culoare galben rndului inserat; s se numeroteze coloanele tabelului, pa rndul inserat de la 0 la 4; s se uneasc celulele din domeniul A3:A6 (Format Cells->Alignment>Merge cells) i n celula nou creat se scrie cuvntul TABEL; n celula A3 s se scrie textul pe vertical; s se scrie capul de tabel (rndul 2) nclinat la +45 de grade; s se completeze cmpul total nmulind cmpurile cantitate i pre unitar; folosind funcia SUM s se obin un total general n celula E7; s se tearg foaia de calcul diverse; s se salveze i s se nchid agenda de lucru

C. Cu ajutorul aplicaiei Windows Explorer s se creeze un fiier, de tip Excel, cu numele laborator6.xls n directorul C:\My Documents\specializare\nume i apoi s se deschid fiierul respectiv cu ajutorul aplicaiei Microsoft Excel; S se completeze foaia de calcul deschis cu urmtoarele date:

1. a. 2. 3. 4. 5. 6.

s se denumeasc foaia de calcul Sheet1 Intrari (Format -> Sheet ->Rename); s se denumeasc foaia de calcul Sheet2 Iesiri; s se adauge o nou foaie de calcul naintea foii Sheet3 (Insert>Worksheet); s se denumeasc foaia de calcul adugat rezultat; s se ascund foaia de calcul Sheet3 (Format->Sheet->Hide); n foaia de calcul iesiri s se introduc urmtorul tabel:

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

a. s se deschid o nou agend de lucru (File->New sau butonul New); s se salveze agenda de lucru, n C:\My Documents\specializare\nume, cu denumirea defecte.xls; s se comute ntre fiierele laborator6.xls i defecte.xls folosind meniul Window; s se copieze foaia de calcul Intrari, din agenda de lucru laborator6.xls n agenda de lucru defecte.xls ntre Sheet1 i Sheet2; s se tearg foile de calcul Sheet1, Sheet2 i Sheet3 din fiierul defecte.xls; s se salveze fiierul laborator6.xls i s se nchid; s se tearg din agenda de lucru defecte.xls coloanele data, pre unitar i total; s se modifice valorile din cmpul cantitate cu un numr de materiale defecte; s se stabileasc numrul implicit de foi la valoarea 15 (Tools>Options->General-> Sheets n new workbook); s se deschid o agend de lucru nou (obs. cte foi de calcul conine agenda); s se ordoneze alfabetic produsele dup cmpul produs (Data>Sort); s se introduc comentariul Produse defecte pe celula B2; s se salveze i s se nchid agenda defecte.xls; s se deschid agenda laborator6.xls; s se vizualizeze documentul aa cum va arta imprimat; s se stabileasc marginile paginii (butonul Setup): sus=1.5 cm, jos=1 cm, stnga=2 cm, dreapta=1 cm, dimensiunea hrtiei A4, landscape; s se centreze tabelul pe pagin (Margins->Center on page>Horinzotally); s se afieze n modul Print Preview marginile foii de calcul; s se nchid modul de lucru Print Preview al foii de calcul; s se protejeze structura agendei de lucru laborator6.xls cu parola uams (Tools->Protection->Protect WorkBook); s se schimbe numele foii de calcul Iesiri din agenda de lucru curent s dezactiveze protecia structurii agendei de lucru (Tools->Protection>UnprotectWorkBook); s se reafieze foaia de calcul Sheet3 (Format->Sheet->Unhide); s se stabileasc numrul implicit de foi la valoarea 3; s se nchid toate agendele de lucru.

Bibliografie 1. Buzeanu, I. 2002. Introducere in informatica, Editura Valahia, Tirgoviste. 2. Blattner, P. 2003. Microsoft Excel 2002, Editura Teora, Bucureti. 3. Comaniciu,C. i Marza, B. 2002. Sisteme informatice, Editura Alma Mater, Sibiu. 4. Curteanu, S. 2004. Excel prin exemple, Editura Polirom, Iasi 5. Dinu Airinei Introducere in informatica economica : concepte de baza, hardware, software, structuri de date si de prelucrare, Editura Universitii "Alexandru Ioan Cuza" Iasi, 2004. 6. Dinu Airinei - modele de aplicaii practice n Microsoft Excel i Visual FoxPro (Ed. Sedcom Libris Iai, 2003). 7. Dodescu,. 2005. Informatics , Editura Economica, Bucuresti. 8. Demetrescu, P. 2009. Informatic economic, Editura Universitaria, Craiova. 9. Fehilz C., 2005. Microsoft Windows XP, Editura Teora USA, Bucuresti. 10. Grama,A.2009. Tehnologii informationale in lumea afacerilor, Editura Sedcom Libris, Iasi. 11. B.Ionescu i colectiv. 2009. Informatica economic i analiza tehnic, Ed. InfoMega, Bucureti. 12. B.Ionescu i colectiv.2008 Informatica utilizatorului: Office 2007, Editura InfoMega, Bucureti. 13. Kelly, J. 2000. Utilizare Microsoft Excel 2000, Editura Teora, Bucureti. 14. Kraynak, J.2002. Microsoft Office XP, Editura BIC ALL, Bucuresti. 15. Lacurezeanu,R. 2009. Bazele informaticii economice, Editura RISOPRINT , CLUJ-NAPOCA. 16. Manolea, D. i Manolea, C. 2001. Informatica, Editura Alma Mater, Sibiu. 17. Mranu,R.2001.Calculatoare personale. Elemente arhitecturale, Editura BIC ALL, Bucuresti. 18. Milosescu,M. 2007. Invata singur Word, Editura Teora, Bucuresti.

19. Nitchi I.S.colectiv. 2006. Informatica economica si de afaceri, Editura RISOPRINT , CLUJ-NAPOCA. 20. Pascu, R.V. 2005. Microsoft Office 2003, Editura Alma Mater, Sibiu. 21. Radu,I.2007.Informatica i management, Editura Universitara, Bucuresti. 22. Tama,I,Nstase,P. 2008. Bazele tehnologiei informaiei i comunicaiilor, Ed. Infomega, Bucureti, 23. Walkenbach, J. 2003. Excel 2003 Bible, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis, Indiana.