UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 DIN ALBA IULIA

METODOLOGIE PRIVIND REGIMUL ACTELOR DE STUDII N UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 DIN ALBA IULIA

Cap. I. Dispoziii generale Art. 1. (1) Prezenta metodologie reglementeaz gestionarea, completarea i eliberarea actelor de studii n cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia, denumit n continuare UAB. (2) Gestionarea, completarea i eliberarea actelor de studii se face n conformitate cu prevederile: Legii Educaiei Naionale nr. 1/2011, ale Legii nr. 288/2004 privind organizarea studiilor universitare, Ordinului MECT nr. 2284/2007 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii n sistemul de nvmnt superior, Ordinului 4033/2011 privind metodologia-cadru de organizare a examenelor de finalizare a studiilor n nvmntul superior examene de absolvire, licen, diplom, selecie, disertaie, publicat n MO nr. 309 din 05.05.2011 i Cartei Universitii. Art. 2. (1) Actele de studii din sistemul de nvmnt superior sunt documente oficiale de stat, cu regim special, care confirm studii de nvmnt superior efectuate i titluri sau calificri dobndite. (2) Actele de studii confer titularilor acestora drepturi i obligaii care decurg din Legea Educaiei Naionale nr. 1/2011, i celelalte reglementri legale n vigoare. Art. 3. (1) Actele de studii sunt de tip diplom, certificat, atestat. Foaia matricol sau suplimentul la diplom sunt anexe la actele de studii. (2) Registrele matricole i registrele de eviden a actelor de studii sunt de asemenea documente oficiale cu regim special. Art. 4. (1) Senatul Universitii 1 Decembrie 1918 Alba Iulia, desemneaz compartimentele i personalul la nivel de instituie/facultate/departament care desfoar activiti de gestionare, completare i eliberare a actelor de studii. (2) n cadrul Universitii aceste activiti se realizeaz de ctre Biroul Diplome. Departamentul pentru pregtirea personalului didactic desfoar aceste activiti n cazul Certificatelor de promovare a examenelor pentru acordarea definitivrii, a gradului didactic II i a gradului didactic I; (3) Anexele actelor de studii, precum i adeverinele de absolvire, sunt gestionate i completate de ctre persoanele desemnate din secretariatele facultilor, a Departamentului pentru pregtirea personalului didactic i din cadrul colii Doctorale. (4) Rectorul numete prin decizie persoanele rspunztoare, potrivit legii, pentru gestionarea, completarea i eliberarea actelor de studii. (5) Rspunderea pentru exactitatea datelor nscrise n actele de studii eliberate o poart persoanele care le-au completat i persoanele care le-au semnat. Cap. II. Diplome, certificate, atestate Art. 5 - (1) n Universitate se emit urmtoarele tipuri de acte de studii: 1

- Diplom de licen pentru specializrile acreditate sau autorizate potrivit legii. - Diplom de master pentru programele de studiu acreditate de ARACIS i aprobate de Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului potrivit legii. - Diplom de doctor n domeniile pentru care are calitatea de I.O.S.U.D. Diploma de doctor se elibereaz cu condiia validrii de ctre Consiliul Naional de Atestare a Titlurilor, Diplomelor i Certificatelor Universitare, prin ordin al ministrului educaiei. - Diplom de studii postuniversitare de specializare; - Diplom de absolvire a studiilor universitare de scurt durat; - Certificat de absolvire a departamentului pentru pregtirea cadrelor didactice (modul psihopedagogic, nivel I i II) - Certificat de promovare a examenelor pentru acordarea definitivrii, a gradului didactic II i a gradului didactic I; - Certificat de absolvire a cursurilor de formare continu; - Certificate de studii universitare de lung durat sau de scurt durat (fr diploma de licen/absolvire sau de finalizare a studiilor) Cap. III. Gestionarea formularelor i a actelor de studii Art. 6 (1) Formularele actelor de studii se achiziioneaz de la unitatea de specialitate productoare, desemnat de minister, pe baza comenzilor trimise anterior acesteia, prin intermediul delegatului universitii. (2) Necesarul formularelor actelor de studiu se ntocmete de secretarul ef al Universitii, n baza situaiilor privind absolvenii ntocmite de faculti/departamente. Situaia centralizat a formularelor actelor de studiu se supune avizrii de ctre minister i apoi se ataeaz notei de comand. (3) Predarea i preluarea formularelor se efectueaz n baza unui proces-verbal ncheiat ntre delegatul mputernicit al instituiei i reprezentantul unitii productoare. Procesul verbal trebuie s conin datele de identificare a formularelor, inclusiv seriile i numerele acestora. Este interzis expedierea prin pot sau alt cale de transmitere. (4) Formularele actelor de studii sunt preluate n cadrul Universitii printr-un proces-verbal de predare-primire ncheiat ntre delegatul mputernicit al instituiei i persoanele cu atribuii de gestionare a actelor de studii. Acestea le vor evidenia n Registrul de eviden a actelor de studii. (5) Registrele de eviden a actelor de studii se pagineaz, se parafeaz cu sigiliul instituiei i primesc numere de inventar. Inventarierea registrelor se face anual, odat cu efectuarea inventarierii la nivelul instituiei. (6) La sfritul fiecrui an universitar, responsabilul cu gestionarea actelor de studii va ntocmi un raport privind gestionarea, completarea i eliberarea actelor de studii, vizat de secretarul ef al UAB, care se va supune aprobrii Senatului i va fi arhivat cu termen permanent. (7) Conducerea instituiei este obligat s asigure condiiile de siguran i securitate deplin, pentru pstrarea i arhivarea formularele actelor de studii, a actelor de studii completate i eliberate dar i a celor neridicate de titulari, a duplicatelor actelor de studii, a actelor de studii anulate, a registrelor matricole, a registrelor de eviden a actelor de studii, precum i a documentelor (mputerniciri, delegaii, procese-verbale) referitoare la primirea, predarea i eliberarea formularelor i a actelor de studii. Cap. IV Completarea formularelor actelor de studii Art.7. (1) Activitatea de completare a formularelor actelor de studii se efectueaz n termen de 12 luni de la finalizarea studiilor, respectiv de dou luni de la confirmarea, prin ordin al ministrului, a titlului tiinific de doctor n cazul diplomelor de doctor. (2) Un act de studii dintru-un carnet cu Matc (cotor) i matca n cauz sunt identice, att n ceea ce privete completarea lor ct i fotografia aplicat, matca rmnnd n arhiva instituiei cu termen permanent. 2

Art. 8. (1) Un act de studii care confirm studii pariale, se completeaz numai la cererea titularului, pe baza aprobrii acesteia. Acelai regim se aplic i documentelor de tip situaie colar. Senatul Universitii stabilete condiiile n care se elibereaz diplomele cu meniunea de merit. Art. 9. (1) Completarea unui act de studii se efectueaz computerizat sau prin scriere de mn, cu tu sau cerneal de culoare neagr, cite, fr tersturi, rzuiri, acoperiri cu past corectoare. (2) n actele de studii datele se scriu fr prescurtri, n conformitate cu terminologia oficial n vigoare. (3) Numele titularului, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care tatl este necunoscut) i prenumele titularului actului de studii se scriu cu majuscule format de tipar, n ordinea nscris n certificatul de natere. (4) Pactele de studii prevzute cu loc pentru fotografie se lipete fotografia titularului, realizat recent, pe hrtie fotografic, color, format 3x4 cm, astfel nct s acopere chenarul respectiv. (5) Actele de studii se semneaz cu stilou sau pix de culoare neagr sau albastr, nefiind permis aplicarea parafei. (6) Sigiliul Universitii, cu nscrisurile n clar, se aplic pe fotografie (astfel nct jumtate s fie pe fotografie i jumtate s fie n afara fotografiei) i pe loc pentru sigiliu (L.S.), n stnga semnturii. Art. 10. (1) La completarea unui act de studii datele care se nscriu pe acesta sunt cele din registrul matricol i din alte acte oficiale. Numele titularului, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei, n cazul n care tatl este necunoscut) i prenumele titularului, care se scriu n registrul matricol i n actele de studii sunt cele din certificatul de natere. n cazul n care, la nmatriculare sau n timpul studiilor studentul/studenta depune cerere pentru completarea numelui, nsoit de copii legalizate ale documentelor oficiale din care rezult numele nou, pe baza aprobrii cererii, se procedeaz la completarea solicitat prin scrierea ntre paranteze dup ultimul prenume, n registru matricol i, ulterior n actul de studii. Cererea n cauz trebuie s cuprind i declaraia pe propria rspundere c nu va mai solicita un alt act de studii, n cazul modificrii ulterioare a numelui. (2) Denumirea localitii de natere care se nscrie n registrul matricol i n actul de studii este cea din certificatul de natere sau, dup caz, noua denumire a oficial n vigoare. (3) Nu se admite modificarea numelui, prenumelui, iniialei tatlui (mamei, dup caz) sau a localitii de natere, dac schimbarea a intervenit dup data absolvirii studiilor. n cazul n care titularul i schimb administrativ numele, prin hotrre judectoreasc, poate solicita eliberarea unui duplicat cu noul nume. Cererea va fi nsoit de hotrrea judectoreasc, precum i celelalte acte de stare civil cu noul nume. n acest caz actul de studii eliberat cu numele iniial se va anula prin decizia rectorului. (4) Formularele completate cu greeli, tersturi, adugiri, cu sigiliul necorespunztor sau murdare, parial deteriorate se anuleaz, scriindu-se cuvntul ANULAT, pe toat diagonala imprimatului, att pe actul de studii ct i pe matc (cotor), cu meniune a n registrul de eviden. n astfel de cazuri conducerea instituiei dispune anularea acestora i ntocmirea altora corespunztoare. (5) Prevederile art. 10 sunt valabile i pentru completarea anexelor la diplom. Art. 11 - (1) n vederea completrii actelor de studii, secretariatele facultilor/departamentelor ntocmesc tabele nominale cu studenii/absolvenii care urmeaz s primeasc actele de studii respective, pe domenii, specializri i forme de nvmnt, sub semntura decanului facultii/directorului departamentului i a secretarului ef al acestora. (2) Tabelele i dosarele absolvenilor se nainteaz Biroului Diplome n termen de 1 lun de la data finalizrii studiilor sau de la data depunerii cererilor, n cazul actelor de studii care se refer la studii parial finalizate. 3

(3) n vederea completrii diplomei, dosarul absolventului/absolventei va coninute cel puin urmtoarele documente: diploma de studii n baza creia absolventul a fost admis la concurs (copie legalizat), certificatul de natere (copie legalizat), certificatul de cstorie sau alte acte care modific/completeaz numele absolventului/absolventei (copii legalizate), dou fotografii (identice) realizate recent, pe hrtie fotografic, color, format 3 x 4 cm, fia de lichidare ntocmit conform reglementrilor UAB. (4) Actele de studii care confirm studii pariale, se completeaz numai la cererea titularului cu aprobarea conducerii UAB. Documentele de tip situaie colar se completeaz la cerere titularului. Cap. V. Eliberarea actelor de studii Art. 10. (1) Condiiile de eliberare a actelor de studii i programul de eliberare a acestora se fac publice i se afieaz pe pagina web a UAB. (2) Titularii sau mputerniciii acestora au dreptul s solicite eliberarea actelor de studii completate, dup termenul de cel mult 12 luni de la finalizarea studiilor (de la data de susinere a examenului de finalizarea a studiilor), respectiv de dou luni de la confirmarea titlului tiinific de doctor. (3) n perioada de cel mult 12 luni de la finalizarea studiilor, studenii absolveni ai ultimei promoii, pot solicita eliberarea actelor de studii n regim de urgen, pe baza unei cereri motivate adresate conducerii UAB. n acest caz eliberarea actelor de studii se face n cel mult 15 zile de la data nregistrrii cererii, n aceleai condiii prevzute pentru eliberarea actelor de studii. Art. 11. (1) Un act de studii referitor la studii complete sau pariale se elibereaz titularului. (2) n situaii bine motivate, cnd titularul nu se poate prezenta, actul de studii poate fi eliberat mputernicitului acestuia, cu aprobarea rectorului instituiei, pe baza unei procuri, autentificat la notariat, care s menioneze n mod expres faptul c mputernicitul poate ridica actul de studii respectiv. n cazul cetenilor romni sau strini cu domiciliul/reedina n strintate, procura notarial va fi supralegalizat sau apostilat (apostila de la Haga), conform conveniilor internaionale, de ctre autoritile competente din ara respectiv. Art. 12 (1) Un act de studii completat se elibereaz titularului/mputernicitului, dup verificarea de ctre titular/mputernicit a datelor nscrise n actul de studii, pe baza prezentrii documentului de identitate (carte de identitate sau paaport valabile) de ctre acesta i, dup caz, a Fiei de lichidare, din care rezult c titularul nu are datorii fa de Universitate. (2) Titularul semneaz pentru primire n toate locurile prevzute pentru semntura titularului. mputernicitul semneaz pentru primire n toate locurile prevzute pentru semntura titularului, mai puin pe actul de studii; operaiunea de eliberare se consemneaz n registrul de eviden a actelor de studii; numele i prenumele, calitatea datele de identificare i semntura mputernicitului se trec n rubrica meniuni din registrul de eviden a actelor de studii. (3) Actele de studii completate i neridicate de titular/mputernicii se pstreaz n arhiva Universitii cu termen permanent. (4) Actele de studii completate i neridicate datorit decesului titularului pot fi eliberate unui membru al familiei (ascendent sau descendent de gradul I sau II), n baza unei cereri aprobate de conducerea Universitii, nsoite de copia legalizat a certificatului de deces i de o declaraie pe propria rspundere privind motivele invocate pentru ridicarea actelor de studii. (5) Unei persoane cu reedina n strintate, care adreseaz cererea prevzut la alin. (4), i se poate elibera actele de studii solicitate prin intermediul ambasadei (consulatului) trii respective n Romnia sau al ambasadei (consulatului) Romniei din ara de reedin a acesteia. (6) n registrul de eviden a actelor de studii eliberate se consemneaz: numrul de ordine dat de instituie, seria i numrul formularului, numele, iniiala/iniialele tatlui sau a mamei dup caz i prenumele titularului, locul i data naterii, tipul actului de studii, instituia, anul universitar i sesiunea n care titularul a ncheiat studiile, instituia i anul universitar i sesiunea n care titularul a promovat examenul de finalizare a studiilor, domeniul i specializarea, media examenului de 4

finalizare a studiilor, data eliberrii actului de studii, numele i prenumele persoanei care a eliberat actul de studii, semntura de primire de ctre titular/mputernicit, meniuni (dup caz). (7) Eliberarea actelor de studii, inclusiv a anexelor care le nsoesc, se face n regim gratuit. (8) n cazul eliberrii actelor de studiu n regim de urgen, Senatul Universitii poate stabili o tax de urgen, aprobat anual. V. ntocmirea i eliberarea duplicatelor actelor de studii Art. 13. (1) n cazul pierderii, distrugerii complete sau deteriorrii pariale a unui act de studii, se poate elibera un duplicat al acestuia dac n arhiva Universitii se gsesc matca (cotorul) actului respectiv i/sau alte documente legale din care rezult situaia studiilor titularului sau, dac arhiva a fost distrus n condiii de for major (calamiti naturale, incendii, etc.), prin reconstituirea situaiei colare de ctre Universitate. Art. 14. (1) Pentru eliberarea duplicatului unui act de studii, titularul adreseaz, n scris, conducerii Universitii o cerere, nsoit de urmtoarele documente: declaraie scris a titularului actului, autentificat la notariat, n care sunt cuprinse toate elementele necesare pentru identificare i mprejurrile n care actul a fost pierdut, distrus complet sat deteriorat parial; copie legalizat a certificatului de natere; dou fotografii (identice) realizate recent, pe hrtie fotografic, color, format 3 x 4 cm ale titularului actului; dovada publicrii n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, a pierderii actului de studii respectiv sau actului de studii n cauz, dac acesta este distrus complet/deteriorat parial; dovada plii taxei pentru eliberarea duplicatului. (2) Depunerea la Universitate a documentelor prevzute la alin. (1) se poate efectua de ctre titularul actului de studii n cauz sau de mputernicitul acestuia. (3) Pentru publicarea pierderii unui act de studii, titularul acestuia se adreseaz Regiei Autonome Monitorul Oficial, anunul urmnd s cuprind urmtoarele date: denumirea actului de studii original; numele, iniiala/iniialele prenumelui/prenumelor tatlui (mamei), prenumele titularului; anul finalizrii studiilor n cauz; seria i numrul actului respectiv, numrul i data la care a fost nregistrat n registrul de eviden a eliberrii actelor de studii; denumirea Universitii emitente. (4) Actele de studii deteriorate parial se anuleaz i se pstreaz n arhiva Universitii, n vederea casrii n conformitate cu prevederile Regulamentului privind regimul actelor de studii n sistemul de nvmnt superior. (5) Documentele care stau la baza eliberrii duplicatelor se pstreaz n arhiva Universitii cu termen permanent. Art. 15. (1) Duplicatul actului de studii se realizeaz pe un formular similar celui original, eliberat titularului, sau prin scriere dup modelul de referin al actului original - dac nu mai exist formular similar celui original; completarea datelor i eliberarea duplicatului se efectueaz dup procedurile prevzute la actele originale, cu meniunea c datele care se nscriu sunt cele existente n documentele specifice (matca actului original, registre matricole, cataloage etc.) din arhiva instituiei. (2) Completarea duplicatului unui act de studii se efectueaz dup procedura general prevzut la actele originale, cu urmtoarele nscrisuri suplimentare: ntr-un spaiu corespunztor DUPLICAT (scris cu tu sau cu cerneal de culoare roie); n partea de sus - seria i numrul actului original eliberat; n locurile pentru semnturile corespunztoare celor de pe actul original - (ss); n partea de jos, dreapta - Nr. ... (numrul de nregistrare acordat de instituie din registrul de eliberri) ... din ... (data) ...; pe verso - "Acest DUPLICAT este eliberat conform deciziei rectorului ... (denumirea instituiei) ..., nr. ... din ... (data) .... . Confirmm autenticitatea nscrisurilor cuprinse n prezentul act de studii." , text care este urmat de funciile (Rector, Secretaref etc., dup caz) care sunt nscrise pe actele de studii similare celui n cauz, la data completrii duplicatului, i de semnturile persoanelor care ocup funciile respective.

(3) Titularul duplicatului unui act de studii i poate ridica duplicatul respectiv n termen de o lun de la aprobarea cererii. Duplicatele completate i neridicate se pstreaz conform prevederilor referitoare la actele originale. (4) Eliberarea duplicatelor actelor de studii se efectueaz n condiiile practicate la eliberarea actelor originale. n registrul de eviden a actelor de studii i pe matca actului original (cnd actul de studii s-a eliberat din carnet cu matc) se nscriu seria i numrul duplicatului eliberat. (5) Duplicatul unui act de studii se elibereaz, de regul, o singur dat. Dac duplicatul unui act de studii a fost pierdut sau distrus complet n condiii de for major (calamiti naturale, incendii, etc.), titularului i se poate elibera un al doilea duplicat, n baza unei cereri aprobat de conducerea Universitii, n condiiile prevzute anterior. Pe acesta se nscriu suplimentar, seria i numrului duplicatului anterior, precum i data la care acesta a fost eliberat. VI. Dispoziii finale Art. 16 (1) Pn la eliberarea diplomei, absolvenii care au promovat examenul de finalizare a studiilor primesc, la cerere, adeverine de absolvire, valabile cel mult 12 luni de la finalizarea studiilor. (2) Adeverina de absolvire confer titularului aceleai drepturi legale ca i diploma i trebuie s conin semnturile i informaiile nscrise n diplom, precum i informaii privind forma de nvmnt la care s-a organizat colarizarea, perioada de studii, mediile de promovare a anilor de studii. Adeverinele se nregistreaz ntr-un registru de eviden a actelor de studii. (3) n caz de pierdere sau de distrugere, eliberarea unei noi adeverine urmeaz procedurile privind eliberarea duplicatelor diplomelor. Art. 17. (1) n cazul n care titularul/mputernicitul constat greeli n actul de studii/duplicatul completat, la eliberare sau dup o perioad de timp de la primirea acestuia, titularul se adreseaz conducerii UAB n vederea eliberrii unui nor act de studii/duplicat, n conformitate cu prezentul regulament. La subsolul noului act de studii/duplicat se va nota: Prezentul/a (denumirea actului de studii/duplicatului) nlocuiete (denumirea actului de studii/duplicatului) cu seria nr. .. , precum i cu numrul de nregistrare (nr. acordat din registrul de eliberare a actelor de studii) .din data de , deoarece acesta coninea greeli. (2) Documentul greit se anuleaz prin decizia rectorului, se arhiveaz i se pstreaz permanent. Art. 18. Prevederile referitoare la gestionare, completarea i eliberarea actelor de studii se aplic i n ceea ce privete gestionarea, completarea i eliberarea anexelor de tip supliment la diplom sau dup caz foaie matricol. Art. 19. (1) Absolvenii care solicit adeverine pentru confirmarea autenticitii actelor de studii/anexelor la actele de studii/duplicatelor, vor nainta o cerere conducerii Universitii, n care specific datele de identificare a titularului actului de studii, datele de identificare a actului de studii i motivul solicitrii adeverinei. Cererea va fi nsoita de copii ale actelor pentru care se solicit adeverina. (2) Persoanele responsabile vor verifica legalitatea i autenticitatea actului de studii/duplicatului/anexelor la actul de studii. Biroul Diplome, prin persona desemnat, elibereaz adeverina solicitat, n termen de cel mult 30 de zile de la data nregistrrii acesteia. (3) Adeverina de autenticitate a actului de studii se elibereaz titularului sau mputernicitului acestuia, n baza documentelor solicitate la eliberare a actelor de studii. Art. 20. (1) La eliberarea duplicatelor actelor de studii/anexelor la actelor de studii/adeverinelor de absolvire, Senatul poate stabili taxe de eliberarea a cestora.

Art. 21 (1) Actele de studii sunt supuse procesului de evaluare-recunoatere-echivalare n conformitate cu prevederile legale de ctre Centrul Naional de Recunoatere i Echivalare a Diplomelor din cadrul MECTS. Art. 22. (1) Rectorul poate anula, cu aprobarea senatului universitar, un examen de finalizare a studiilor, un certificat sau o diploma de studii atunci cnd se dovedete ca s-a obinut prin mijloace frauduloase sau prin nclcarea prevederilor Codului de etica si deontologie universitara. (2) n cazurile n care se constat c un act de studii eliberat se refer la studii care nu au fost efectuate de ctre titular, respectiv ca actul este un fals, conducerea universitii dispune anularea acestuia i anun instituiile abilitate, iar titularul, persoanele care au transmis datele, personale care l-au completat i persoanele care l-au semnat sunt rspunztoare potrivit legii. (3) Anularea unui act n condiiile alin. (1) este fcut public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a. Art. 23. (1) Formularele actelor de studii care nu mai sunt valabile sau care nu au fost folosite timp de 10 ani de la achiziionare, se caseaz. Art. 24. (1) Prezenta metodologie este anex la Carta Universitii i se aplic ncepnd cu data intrrii n vigoare a Cartei, fiind publicat pe pagina web a UAB. (2) Modificarea prezentei Metodologii se poate face prin Hotrrea Senatului la propunerea Biroului Senatului sau la iniiativa unei treimi din membrii Senatului.

Aprobat n Senatul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia, la data de 13.07.2011