Managementul relatiilor cu clientii.

Utilizarea aparaturii birotice

Radu Gheorghe Adrian

Utilizarea aparaturii birotice

Birotic se refer la maini de calculator variat i software-ul folosit pentru a crea digital, colecta, depozita, manipula, i de birou de informaii releu necesare pentru realizarea sarcinilor de baz i a obiectivelor. Prime de stocare a datelor, transfer electronic, i de gestionare a informaiilor de afaceri electronice cuprinde activitile de baz ale unui sistem de automatizare de birou. n forma sa de baz, informaiile exist ca scrisori, memo-uri, grafice, nregistrri, mesaje, i aa mai departe. n momentul n care informaiile sunt transferate pe cale electronic, datele brute sunt schimbate ntre angajaii de birou dou sau mai multe, fie la aceleai locaii sau diferite. Istoria de automatizare de birou a nceput modem cu masina de scris si copiator, care sarcini mecanizate anterior line. Cu toate acestea, din ce n ce birotic nu se refer doar la mecanizarea de sarcini, dar la conversia de informaii n format electronic, de asemenea. Aparitia calculatorului personal la nceputul anilor 1980 a revoluionat de automatizare de birou. Sisteme de operare populare cum ar fi DOS (Disk Operating System) i a interfeelor de utilizator cum ar fi Microsoft Corp e pentru Windows domina sistemele informatice de birou. Astzi, cele mai multe birouri utilizeze cel puin unul comercial aplicaie de afaceri de calculator n cadrul activitii de zi cu zi. Unele companii mari cum ar fi AT & T i s menin sisteme extinse de automatizare complex de birouri, n timp ce companiile mai mici pot angaja doar un procesor de text. n scopul de a procesa informaiile, sisteme de automatizare de birou trebuie s permit introducerea de noi informaii i de regsire a informaiilor stocate. De intrare de noi informaii se refer la transferul fizic de text, video, grafic, sunet i ntr-un calculator. De intrare pot fi tastate in computer sau scanate (digital reprodus) dintr-un alt document sau surs. Noi progrese n dispozitivele de intrare permit n mod frecvent de intrare directa scrise de mn sau de dictare voce. De intrare de pre-existente, informaie nseamn recuperarea materialelor electronice dintr-o zon de depozitare existente. Aceste zone de depozitare poate fi finit i locale, cum ar fi hard disk-ul pe PC de birou, sau ca aparent infinit i la nivel mondial ca pe Internet, de colectare la nivel mondial de reele de calculatoare care este n cretere n fiecare an.

Bazele Office Automation

n general, exist trei activiti de baz ale unui sistem de automatizare birou: Depozit de date brute, de schimb de date, i de gestionare a datelor. n cadrul fiecrei zona de aplicare larg, hardware si software se combin pentru a ndeplini funciile de baz. Stocare a datelor i manipulare. De stocare a datelor includ de obicei nregistrri de birou i alte forme primare de birou i documente. Aplicaii de date implica captarea i editarea unui fiier, imagine, sau foaie de calcul. Cuvnt de prelucrare i pachete de pe ecranul de prezentare gzdui datele brute textuale i grafice, n timp ce aplicatiile de calcul tabelar a permite manipularea uoar i producia de numere. Cererile de imagine permite captarea i editarea de imagini vizuale. Text de manipulare a software-ului i a sistemelor acopere ntregul domeniu de procesare de text i de desktop publishing. De procesare de text este introdus n sistem (de obicei prin intermediul tastaturii) i manipularea de text pe un computer. De procesare de text este adesea cel mai de baz i comune de automatizare activitatea de birou. Populare aplicaii comerciale de procesare de text includ Word Perfect (Corel) i Word (Microsoft). Fiecare prevede ghidul de birou cu un set de comenzi sofisticate pentru a formata, edita i imprima

documente de tip text. Una dintre caracteristicile cele mai populare de pachete de procesare de text sunt preformatate lor abloane de document. abloane setat automat lucruri, cum ar fi dimensiunea fontului, stilurile de paragraf, anteturile i subsolurile, i numerele de pagin, astfel nct utilizatorul nu trebuie s resetai caracteristici documentul de fiecare dat cnd creai o nregistrare nou. Desktop Publishing adaug o alt dimensiune pentru manipularea textului. Prin ambalarea caracteristicile unui procesor de text cu un design pagina avansat i funcii aspect, pe ecranul pachete de publicare a crea cu uurin documente cu text i imagini, cum ar fi buletine de tiri sau brouri. Site-software si sisteme de manipulare sunt o alt faet de automatizare de birou. Imagini, sau imagini digitale, sunt reprezentri de informaii vizuale. Informaia vizual este un complement important pentru informaii textuale. Exemple de informaii vizuale include imagini de documente, fotografii, grafice i cum ar fi tabele i diagrame. Aceste imagini sunt convertite n fiiere digitale, care nu poate fi editat n acelai mod ca fisierele text. ntr-o aplicaie de publicare procesor de text sau de pe desktop, fiecare cuvnt sau caracter este tratat individual. ntr-un sistem de imagistica, ntreaga imagine sau document este tratat ca un obiect ntreg. Una dintre cele mai populare de imagini computerizate este n prezentri corporative sau discursuri. Pachete software de prezentare a simplifica crearea de prezentari multimedia care utilizeaz video pentru calculatoare, imagini, sunet i text ntr-un pachet informatic integrat. Programe de calcul tabelar permit manipularea de date numerice. Foi de calcul devreme populare cum ar fi VisiCalc i Lotus 1-2-3 simplificat foarte mult nregistrare comun financiare s in. Deosebit de util printre opiunile de mai multe foi de calcul este abilitatea de a folosi variabile n declaraiile pro forma. Opiunea pro forma permite utilizatorului s schimbe o variabil i au o formula complexa automat recalculate pe baza noile numere. Multe companii utilizeaz foi de calcul pentru managementul financiar, proiecie financiar, i de contabilitate.

Schimb de date.
Schimbul de informaii stocate i manipulate este o component la fel de important a unui sistem de automatizare de birou. Transfer electronic este o zona de aplicare general care evideniaz schimbul de informaii ntre mai mult de un utilizator sau participant. Pot electronic, pot vocal, fax i sunt exemple de aplicaii de transfer electronic. Sisteme care permit instantanee sau cu "timp real" transferul de informaii (de exemplu conversaiile on-line prin intermediul calculatorului sau schimb audio cu captura video), sunt considerate sisteme electronice de partajare. Software-ul de partajare electronice ilustreaz natura colaborativa a multor sisteme de automatizare de birou. Distincia ntre transfer electronic i mprtirea electronice este subtila, dar uor de recunoscut. Software-ul de transfer electronice i sisteme permit pentru transmiterea electronic, de voce, fax i de birou de informaii. Pot electronic folosete Depozit computerbased i un set comun de standarde de comunicare de reea pentru a transmite mesaje electronice de la un utilizator la altul. Acesta este de obicei posibil s pot electronic, releu la mai mult de un destinatar. n plus, multe sisteme de pot electronic ofer caracteristici de securitate, mesaje automate, sisteme de management i e-mail cum ar fi dosare electronice sau notebook-uri. Pot vocal ofer, n esen, aceleai aplicaii, dar pentru telefoane, mai degrab dect de calculatoare. Transmisii fax sunt limitate la releu imagine i au suferit n popularitate odat cu creterea n utilizarea calculatorului personal. O alternativ popular, de exemplu, este de a trimite i a primi faxuri prin modem. Sistemele electronice de partajare a compensa limitrile unui sistem store-and-forward pot electronic. Sisteme de automatizare de birou care includ capacitatea de a partaja electronic de informaii ntre mai muli utilizatori simultan sunt adesea numite groupware. Un tip de groupware este un sistem electronic de ntlnire, care permite participanilor dispersate geografic pentru schimbul de informaii n timp real. Participanii pot fi n acelai birou sau cldire sau mii de kilometri deprtare. La mare distan sistemele electronice de partajare

folosesc de obicei o conexiune linie telefonic pentru transferul de date, n timp ce schimbul de ntr-o zon localizat implic de multe ori doar o reea local de computere (nr linie telefonic din afara este necesar). Un produs secundar interesant al funciilor schimbul electronic a unui sistem de automatizare de birou este telecommuting. O telecommuter lucreaz pentru o firm de la o alt locaie (de multe ori de origine), folosind un calculator i o conexiune la sistemul de automatizare de birou. Telecommuting este un stil din ce n ce mai populare de munc pentru lucrtorii de birou i de multe companii.

Data Management.
Ultima component major a unui sistem de automatizare de birou ofer avantaje de planificare strategic i prin simplificarea gestionare a informaiilor stocate. Programelor de gestionare a de lucru, sisteme de indrumator sau sisteme de memento, i programarea monitorizeaz i controleaz diferite proiecte i activiti n cadrul biroului. Electronice de gestionare a sistemelor de monitorizare i activiti de birou de control i de sarcini prin termene limit, ecuaiile de resurse, planificare i electronice. Ca i n schimbul de date, groupware este ctig n popularitate pentru gestionarea datelor. Fiecare membru al grupului de lucru sau a unui grup mai mare poate partaja accesul la informaiile necesare prin intermediul sistemului automatizat de birou i de groupware.

Office Automation: OAMENI, INSTRUMENTE, i locul de munc

Atunci cnd se analizeaz birotic trei domenii principale necesare mai multe discuii: oameni, i cum i afecteaz automatizare; instrumentele folosite n continu schimbare de automatizare, precum i modul n care automatizarea a schimbat locul de munc. Persoanele implicate n birotic includ practic toi utilizatorii de automatizare i a tuturor furnizorilor de sisteme de automatizare i instrumente. O gam larg de persoane, inclusiv ingineri software si hardware, oameni de tiin informaii de gestiune, i secretarii de utilizare de automatizare de birou. Toate sunt, de asemenea, implicate n furnizarea de informaii. Acest rol dublu, att de furnizor i utilizator d natere la dou aspecte critice. n primul rnd, formarea personalului de a utiliza n mod eficient un sistem de automatizare de birou este esenial; sistemul de automatizare de birou este doar la fel de bun ca cei care fac i s-l utilizai. n al doilea rnd, depirea rezistenei la locul de munc este o necesitate n cazul n care beneficiem pe deplin de automatizare urmeaz s fie realizate. Schimbarea este dificil pentru unii lucrtori, dar trebuie s apar ca o afacere s rmn competitiv. Instrumente practice pentru birotic includ hardware i de software disponibile n prezent ntr-o serie de modele, aplicaii i configuraii. Dou platforme de baz microcalculator sunt calculatoare DOS (Disk Operating System)-compatibil cu sistemele Apple Macintosh i. Aplicatii cum ar fi procesare de text, de gestionare a bazelor de date, i foi de calcul sunt frecvente i n continu schimbare. Standardele sunt n cretere, dar nc nu nc complet integrate n toate aspectele legate de automatizare de birou. Unelte de automatizare Oficiul poate sta singur (fr acces la informaii la alte calculatoare) sau s fie n reea (cu un astfel de acces). Configurarea sistemelor complexe de birou pentru a partaja informaii este dificil i implic un angajament personal considerabil. Popular local de software de reea Zona include Novell NetWare i Lantastic. Aspecte practice la locul de munc de automatizare de birou implic adesea consideraiile de buget i fizice implicate n crearea, schimbul, i gestionarea de informaii. Echipamente, recablarea, formare profesional, de securitate, i introducere de date toate costa bani si necesita spatiu. Probleme medicale recunoscute de curnd, cum ar fi sindromul Propunerea repetitive sunt o problem semnificativ pentru unele persoane folosind sisteme de automatizare de birou. Sindromul de micare repetitiv este o tulburare medicale asociate cu tastatur lungi i introducerea regimului de edere. De asemenea, preocuprile legate de mediu de siguran ar putea include, de asemenea consideraii viziune de ansamblu i de sntate referitoare la emisiile electromagnetice calculator.

Avansuri telecommuting permite un procent tot mai mare a forei de munc pentru a menine un birou la domiciliu i, n acelai timp, provoac dezbateri privind viitorul sediul central. ntreprinderile trebuie s respecte cu licene de software sau procese se confrunt. Oficiul pentru sistemele de automatizare pot fi complexe de a dobndi i costisitoare de a administra pentru organizaiile mari. Disponibilitatea de birou de informaii vitale ntr-un astfel de format digital usor de obtinut nevoie de gndire considerabil i pregtirea pentru securitatea datelor. Prin integrarea informaiilor brut cu mecanismele de schimb i de gestionare a structurarea i ndrumare, birotic creeaz avantaje, precum i dezavantaje. Beneficii n utilizarea sistemelor electronice de management includ economii n costurile de producie i de serviciu, astfel cum este rapid de informaii dirijate pentru performane optime de birou. Oficiul de automatizare poate fi, de asemenea, rentabile, astfel cum microcalculatoare puternic continua sa scada in pret. n timp ce birotic oglinzi adesea tranzacii de hrtie reale i activitate, un sistem de automatizare de birou pot completa, de asemenea, sistemul pe suport hrtie i ofer numai ieire disponibile n format digital. Astfel, birotic extinde activitile de informare a biroului de a depasi limitarea fizice sau geografice. De departe cea mai rapida crestere pe segmentul din industria de automatizare birou este pentru periferice multifuncional. Aceste maini includerea o combinaie de funcii ntr-o singur. Maini de prima astfel de inclus un fax hrtie simpl i o imprimant color ntr-o singur unitate. Aceste produse au crescut rapid s includ scanere i funciile aferente. Pn la sfritul anilor 1990, aceste elemente nregistrat peste 100 de rate de cretere la sut.

Contul 214 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale
Contul 214 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale face parte din grupa 21 Imobilizri corporale i este un cont de activ. Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta existentei si miscrii mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale. n debitul contului 214 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale se nregistreaz: valoarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale achizitionate, realizate din productie proprie, primite prin subventii pentru investitii, ca aport la capitalul social (404, 446, 224, 231, 4751, 456); valoarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale primite cu titlu gratuit (4753); plusurile de inventar constatate la mobilier, aparatur birotic, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si la alte active corporale (4754); valoarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale achizitionate de la entitti afiliate sau de la entitti legate prin interese de participare (451, 453); valoarea amortizrii investitiilor efectuate de chiriasi la imobilizrile primite cu chirie si restituite proprietarului (281); valoarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale, primite n regim de leasing financiar (167); cresterea fat de valoarea contabil net, rezultat din reevaluarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protecie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale, dac nu a existat o descrestere anterioar recunoscut ca o cheltuial aferent imobilizrii corporale reevaluate (105); cresterea fat de valoarea contabil net, rezultat din reevaluarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor

active corporale, recunoscut ca venit care s compenseze cheltuiala cu descresterea, recunoscut anterior la acel activ (781). n creditul contului 214 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protectie a valorilor umane si materiale si alte active corporale se nregistreaz: valoarea neamortizat a mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale, scoase din evident (658); amortizarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale scoase din evident (281); bilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale, n limita soldului creditor al rezervei din reevaluare (105); valoarea descresterii rezultate din reevaluarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale, recunoscut ca o cheltuial cu ntreaga valoare a deprecierii, atunci cnd n rezerva din reevaluare nu este nregistrat o sum referitoare la acel activ (681); aportul n natur la capitalul social al altor entitti, n schimbul dobndirii de participarii la capitalul acestora (261, 263, 265); valoarea descresterile fat de valoarea contabil net, rezultate din reevaluarea moilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie a valorilor umane si materiale si a altor active corporale distruse de calamitti (671). Soldul debitor al contului reprezint valoarea mobilierului, aparaturii birotice, echipamentelor de protectie si a altor active corporale existente. Preluare din :Plan de conturi :aparatura birotica, cont de activ, Contabilitate, contul 214, echipamente de protectie, evidenta aparaturii birotice, evidenta aparaturii de birotica, evidenta contabila, evidenta echipamentelor, evidenta echipamentelor de protectie, evidenta mobilierului, functiile contului, imobilizari corporale, mobilier.

Fisa de post Secretar stenodactilograf operator birotica Nr.

Organizatia: SC . SRL Denumirea postului: Secretar stenodactilograf operator birotica Codul COR:Titularul postului: Scopul postului ,activitati principale si responsabilitati : Activitati de secretariat:efectuarea de traduceri si retroversiuni, intretinerea relatiilor de protocol ,operare PCStenografierea materialelor, utilizarea aparaturii de birotica a administratie, administrarea corespondentei, intocmirea corespondentei, competente generale la locul de munca, aplicarea NPM si NPSI, comunicarea la locul de munca, dezvoltarea activitatii profesionale, efectuarea muncii n echipa, planificare, organizarea deplasarii staff ului managerial, organizarea locului de munca, organizarea sedintelor de lucru, planificarea activitatii proprii, planificarea ntlnirilor, efectuarea de traduceri si retroversiuni.

1. Efectuarea de traduceri si retroversiuni de documente

1.1. Identificarea materialelor si a domeniului de activitate se face prin consultarea documentatiei de specialitate. 1.2. Traducerile / retroversiunile realizate respecta sensul textului initial. 1.3. Traducerea corespondentei sau ntocmirea acesteia se realizeaza n concordanta cu respectarea formelor si formulelor de redactare .

2. Efectuarea translatiei n relatiile de protocol

2.1. Realizarea translatiei n discutiile staff-ului managerial cu partenerii de afaceri straini se face cu responsabilitate, urmarind pastrarea acuratetii textului. 2.2. Uzantele protocolare n relatiile cu partenerii straini sunt respectate conform normelor de protocol si celor ale firmei .2.3. Discutiile facilitate n calitate de translator sunt confidentiale. Tipuri de echipamente:reportofon, casetofon, PC. Cunostinte necesare: - cunoasterea unei limbi straine de circulatie internationala; cunoasterea gramaticii limbii romne si a gramaticii limbii straine; intretinerea relatiilor de protocol.

3. Stabilirea si ntretinerea relatiilor de protocol

3.1.Primirea vizitatorilor se realizeaza manifestnd atentie, respectnd normele de comportare civilizata. 3.2. Identificarea scopului vizitei este stabilit in functie de situatia concreta, prin ntrebari politicoase. 3.3. Manifestarea unei atitudini decente si corecte fata de vizitatori este conforma uzantelor protocolare. 3.4. Asigurarea relatiilor de colaborare profesionala se face prin schimbul de carti de vizita. 3.5. Este adoptata o atitudine calma si decenta indiferent de pozitia ierarhica a vizitatorului, obiectul vizitei si durata de asteptare.

4.Promovarea imaginii firmei

4.1. Sustinerea discutiilor n relatiile de protocol se realizeaza cu profesionalism. 4.2. Tinuta fizica si aspectul exterior denota decenta, ordine si lipsa de ostentatie. 4.3. Pastrarea secretului de serviciu si loialitatea fata de firma se realizeaza cu responsabilitate. 4.4. Distribuirea catre vizitatori a consumabilelor cu sigla firmei,a pliantelor cu produsele si serviciile oferite de aceasta va avea n vedere promovarea imaginii firmei. Cunostintele necesare:- notiuni de psihologie si comportament n relatiile publice (interumane)- uzantele protocolare; cunostinte de etica profesionala.

5.Operare PC
5.1. Configureaza si adapteaza resursele hardware si software. 5.2Necesarul de pachete de programe se stabileste n functie de specificul locului de munca. 5.3. Resursele hardware sunt configurate si verificate sistematic asigurndu-se o buna functionare. 5.4 Structureaza informatiile pe probleme: informatiile se structureaza concis si ordonat ntr-un sistem de fisiere si directoare astfel nct sa asigure o accesare rapida a informatiilor solicitate. 5.6. Fisierele sunt create pe probleme:fisierele sunt create ntr-un mod ct mai accesibil, pentru apermite folosirea lor ct mai rapida si mai sigura. 5.7. Gestioneaza informatia cuprinsa n fisiere si directoare Sistemul de operare folosit se alege in functie de cerintele locului de munca si de resursele hardware astfel nct sa se asigure si adaptarea la progresul software din domeniu. Suportul de memorie pe care se executa salvarea informatiilor se stabileste n concordanta cu aplicatia respectiva si dotarea existenta. Salvarea fisierelor se executa periodic asigurndu-se copiile necesare n cazul unor defectiuni ale sistemului de calcul. Gestiunea informatiei cuprinsa n fisiere si directoare se face prin metodele specificate n documentatia aplicatiilor.

6. Arhiveaza informatia

6.1. Alegerea programului de arhivare folosit se face n functie de dimensiunea fisierelor ce urmeaza a fi prelucrate. 6. 2. Arhivele create sunt pastrate pe diverse suporturi de memorie astfel nct sa se asigure accesul rapid si eficient la informatia compactata. Tipuri de echipament: PC, imprimante, scanner, kitt-uri de instalare. Cunostintele necesare:- cunostinte de operare (creare, accesare si gestionare a informatiei); configurarea sistemelor de calcul in functie de aplicatiile utilizate.

7.Stenografierea materialelor
7.1. ntocmirea stenogramei:utilizarea stenogramei n activitatea administrativa se realizeaza n functie de natura lucrarilor. 7.2. ntocmirea stenogramei este realizata cu atentie si responsabilitate pastrnd sensul real al discutiilor. 7.3. Transcrierea si verificarea stenogramei: transcrierea stenogramei se realizeaza cu atentie pentru evitarea echivocurilor si pastrarea acuratetii textului original. 7.2. Transcrierea stenogramei se realizeaza cu respectarea normelor ortografice, ortoepice si de punctuatie si ordinealogica a frazelor. 7.3. Verificarea transcrierii stenogramei se realizeaza cu responsabilitate si atentie. Cunostintele necesare: metoda de scriere rapida prin stenografiere.

8.Utilizarea aparaturii de birotica

8.1. Tehnoredactarea documentelor : identificarea modului de tehnoredactare a documentelor se face in functie de complexitatea lucrarii si posibilitatiile reale de realizare. 8.2. Tehnoredactarea documentelor se face n formatul solicitat. 8.3. Tehnoredactarea documentelor se realizeaza cu respectarea normelor de estetica si a normelor gramaticale. 8.4. Tehnoredactarea documentelor se face ntr-un format specific tipului de document. 8.5 Multiplicarea documentelor: stabilirea modului de realizare a copiei documentului este identificat n fuctie de cerinte si aparatura existenta.Selectarea parametrilor tehnici de realizare a copiilor se realizeaza conform cerintei. 8.6. Realizarea comunicarii utiliznd aparatura de birotica: identificarea modului de comunicare se realizeaza in functie de aparatura existenta a interlocutorilor. Comunicarea se realizeaza cu verificarea transmisiei si receptiei corecte a datelor. nlaturarea eventualelor erori de transmisie se face prin identificarea defectiunii si stabilirea modului de remediere a acestora. Tipuri de echipamente: PC, masini de scris, copiatoare, fax,centrale telefonice, scanner, imprimante. Cunostintele necesare:modalitati de tehnoredactare: dactilografiere, procesare peP.C., scanare;- parametri tehnici pentru realizarea copiilor: fata / verso,marime pagina, nr. copii, contrast, alb-negru / color etc.- moduri de comunicare: telefon / fax, P.C. (E-mail).

9.Internetul si administrarea corespondentei

9.1. Primirea corespondentei: primirea corespondentei se realizeaza n functie de mijlocul de comunicare utilizat de expeditor. Verificarea corespondentei se efectueaza cu atentie nainte de semnarea de primire. Deschiderea si trierea corespondentei se face n functie de mentiunile speciale cuprinse pe plic. 9.2. nregistrarea corespondentei: inregistrarea corespondentei se face n registre speciale n functie de tipul acesteia. Consemnarea corespondentei se realizeaza cu atentie si promptitudine, zilnic. 9.3. Sortarea si distribuirea corespondentei: sortarea corespondentei se realizeaza n functie de obiectul scrisorii si destinatar. Distribuirea corespondentei se realiza dupa consemnarea n condica de expeditie. 9.4. Expedierea corespondentei: stabilirea modului de expediere a corespondentei se realizeaza n functie de mijlocul de comunicare cel mai convenabil si posibilitatile concrete de receptare ale destinatarului. Expedierea se realizeaza cu promptitudine pentru ncadrarea n timpul prestabilit.

9.5. Clasarea corespondentei: identificarea tipului de clasare a corespondentei se face n functie de specificul firmei. Clasarea se realizeaza cu discernamnt pentru a asiguraun acces rapid la documente. 9.6 ntocmirea corespondentei (intocmirea corespondentei simple, de rutina):identificarea corespondentei care este de competenta secretariatului se face cu atentie si responsabilitate. Ea se realizeaza n conformitate cu datele concrete existente.Corespondenta este redactata ntr-un stil clar si concis. 9.7. Redacteaza corespondenta pe baza indicatiilor primite: indicatiile primite pentru redactare sunt consemnate cu atentie si corectitudine. Redactarea corespondentei se realizeaza cu respectarea formelor si formulelor oficiale. Corespondenta ntocmita este prezentata conducerii pentru consemnarea eventualelor modificari.

10.Aplicarea NPM si NPSI

10.1. Aplicarea NPM :legislatia si normele de protectie a muncii sunt nsusite n conformitate cu specificul muncii. Defectiunile ivite la instalatia electrica, aparate electrice se anunta cu promptitudine electricianului de serviciu. Aparatura de birotica este verificata zilnic nainte de nceperea lucrului si este deconectata de la sursa de curent la ncheierea activitatii zilnice. nsusirea clara si corecta a procedurilor de protectie a muncii este realizata prin participare la instructajul periodic. Masurile de prim ajutor sunt nsusite cu corectitudine prin instructaje. 10.2. Aplicarea NPSI: lucrul este efectuat n conditii de securitate pentru conformitate cu NPSI. Procedurile PSI sunt nsusite prin instructaje periodice. Echipamentele de stingere a incendiilor sunt localizate si utilizate cu rapiditate si competenta. 10.3. Raportarea pericolelor care apar la locul de munca 10.1. Pericolele sunt identificate cu promtitudine si sunt raportate persoanelor abilitate, conform procedurii specifice locului de munca. Starea echipamentelor de stingere a incendiilor este verificata si raportata persoanelor abilitate, conform procedurilor specifice locului de munca. 10.2.Respectarea procedurilor de urgenta si evacuare: accidentul aparut este semnalat prin contactarea prompta a personalului din serviciile abilitate. Masurile de urgenta si de evacuare sunt aplicate corect,rapid si lucid, respectnd procedurile specifice locului de munca. Cunostintele necesare: - NPM si PSI generale- NPM si PSI specifice locului de munca- caracteristicile toxice, inflamabile ale materialelor utilizate- sistemele de avertizare, de amplasare a hidrantilor si apunctelor PSImasuri de acordare a primului ajutor.

11.Comunicarea la locul de munca

11.1. Primeste si transmite informatii: metoda de comunicare este utilizata corespunzator situatiei date pentru transmiterea si primirea corecta si rapida a informatiilor. Transmiterea si primirea informatiilor este efectuata permanent cu respectarea raporturilor ierarhice si functionale. Limbajul utilizat este specific locului de munca pentru primirea si transmiterea informatiilor cu corectitudine. Modul de adresare utilizat este concis si politicos. Formele de comunicare sunt utilizate n functie de activitatea desfasurata. 11.2. Participa la discutii n grup n vederea obtinerii solutiilor optime: atributiile sunt preluate n functie de indicatiile sefului direct. Sunt interpretate corect si precis deciziile, dispozitiile si ordinele conducerii. Sugestiile sunt comunicate sau redactate cu claritate, in conformitate cu respectarea raporturilor ierarhice si functionale. Participarea la discutii n grup este efectuata prin sprijinirea si respectarea opiniilor si drepturilor celorlalti colegi. Problemele sunt discutate si rezolvate cnd este posibil,printr-un proces agreat si acceptat de toti membrii grupului. Divergentele aparute sunt comunicate deschis sefului direct pentru rezolvarea cu promptitudine a acestora.

12.Efectuarea muncii n echipa

12.1. Creeaza, dezvolta si mentine relatii de munca eficiente cu colegii: rolurile sunt identificate n conformitate cu informatiile despre lucrare. Sarcinile de serviciu sunt rezolvate printr-un proces agreat si acceptat de toti colegii. Dezvoltarea si mentinerea unor relatii de munca eficiente cu colegii se realizeaza prin colaborare si sprijin n activitate.

12.2. Creeaza, dezvolta si mentine relatii de munca eficiente n contactele cu ceilalti :relatiile de munca create cu partenerii externi respectaraporturile functionale si ierarhice. Dezvoltarea si mentinerea relatiilor de munca se realizeazaprin respectarea regulilor de comportare civilizata si utilizarea lor n activitatea profesionala.

13.Organizarea deplasarii staff - ului managerial

13.1. Realizarea aranjamentelor de calatorie si / sau masa : identificarea posibilitatilor de deplasare si / sau cazare optime n functie de conditiile concrete. Asigurarea aranjamentului de calatorie (rezervarea biletelor) in functie de posibilitati si optiunea staff-ului managerial. 13.2. Monitorizarea aranjamentului de calatorie: reconfirmarea rezervarilor (mijloace de transport, cazare /masa). ntocmirea documentatiei necesare deplasarii (ordin de deplasare), corect si complet, conform normelor interne ale companiei. Asigurarea materialelor necesare staff-ului managerial n calatorie (lucrari specifice, situatii statistice, grafice, materiale publicitare etc.) n functie de scopul deplasarii. ntocmirea documentatiei necesare decontarii dupa ntoarcerea staff- ului managerial, corect si complet; conform normelor interne ale companiei. Tipuri de calatorii:interne, externe.Mijloace de transport ce pot fi utilizate: auto, cai ferate,aeriene. Optiuni staff managerial (ex. fumator, nefumator, dieta /masa)

14.Organizarea locului de munca

14.1. Crearea ambiantei spatiului de lucru: organizarea spatiului de lucru si de asteptare a vizitatorilor se realizeaza cu spirit estetic si practic, cu asigurarea conditiilor de confort. Amplasarea echipamentelor de specialitate se face cu simt practic n raport cu conditiile concrete ale locului de munca pentru asigurarea economiei de miscari. 14.2. Asigurarea conditiilor materiale: tipurile de materiale consumabile ce se utilizeaza n executarea lucrarilor sunt identificate in functie de tipul acestora. Stocul de materiale se verifica periodic. Materialele primite sunt depozitate n sertare, fisete n functie de tipul lor.

15.Organizarea sedintelor de lucru.

15.1. Convocarea participantilor: lista participantilor este ntocmita n conformitate cu indicatiile primite. Convocarea participantilor este efectuata n baza listei ntocmite. Formele de confirmare a participarii si modul de reavizare a persoanelor ce nu au confirmat participarea se face in functie de tipul comunicarii. Reactualizarea listei de participanti este finalizata si atasata setului de documente de sedinta nainte de nceperea ei. 15.2. Asigurarea materialelor pentru sedinta: lista materialelor prezentate n sedinta este ntocmita pe baza indicatiilor staff-ului managerial. Colectarea materialelor si multiplicarea acestora sunt realizate din timp util. Mapele de lucru pentru sedinta sunt completate cu materiale documentare necesare. Distribuirea mapelor de lucru este realizata n functie de lista participantilor. 15.3.Asigurarea salii pentru desfasurarea sedintei: necesarul de aparatura este identificat n functie de complexitatea sedintei. Conditiile de desfasurare sunt verificate n sala n functie de natura sedintei. Desemnarea persoanelor care ntocmesc procesul verbalal al sedintei de lucru se realizeaza in functie de conditiile concrete.

16.Planificarea activitatii proprii.

16.1. Identificarea obiectivelor si sarcinilor de realizat: sarcinile sunt preluate n functie de indicatiile sefului direct. Obiectivele propuse pentru realizare se stabilesc n functie de agenda zilnica de lucru. Problemele sunt identificate n raport cu cerintele locului de munca. 16.2. Stabilirea etapelor de lucru: etapele de lucru sunt respectate pentru a contribui la ncadrarea activitatii n norma stabilita. Identificarea etapelor de lucru se face n

10

concordanta cu agenda de lucru a staff-ului managerial si agenda proprie de lucru. Timpul alocat fiecarei probleme este stabilit cu atentie pentru a fi suficient unei rezolvari eficiente. 16.3. ntocmirea agendei proprii de lucru: sarcinile identificate se consemneaza concis si ordonat n agenda proprie de lucru. Raportarea problemelor nerezolvate se realizeaza sistematic.

17.Planificarea ntlnirilor
17.1. nregistreaza solicitarile pentru audiente: solicitariile pentru audiente se identifica in functie de cerinte. Programarea audientelor se realizeaza n raport cu orarul stabilit n prealabil. Timpul alocat audientei se stabileste cu atentie n functiede problema (scopul) audientei. 17.2. ntocmirea programului de ntlniri: programul de ntlniri de lucru este identificat n functie de agenda proprie de lucru a participantilor. Stabilirea ntlnirii de lucru se realizeaza ntr-un mod agreat si acceptat de toti participantii. Cunostintele necesare: notiuni de ntocmire a evidentei audientelor.

Program de lucru: __________________________________________________

11