1. INTRODUCERE N BIROTIC 1.

1 Definirea biroticii n ultimele dou decenii, miniaturizarea i scderea preului componentelor electronice au fcut ca acestea s ptrund n domenii foarte variate incluznd viaa domestic i activitile de birou. Microprocesorul a devenit un element obinuit al unor aparate i echipamente ca: maini de splat, televizoare, aparate audio-video, telefoane, maini de scris, etc. Mulumit microprocesoarelor, informatica se insereaz n toate aceste echipamente, fcnd posibil comunicarea informaiilor ntre maini cu funcii distincte (exemplu: copiatoare inteligente ce primesc informaia de la microcalculatoare, ndeplinind simultan i funciile de imprimant i fax). Au aprut echipamente multifuncionale care copiaz, imprim, comunic i distribuie documente. Aceste evoluii tehnologice au un impact deosebit asupra activitii de birou, care pn acum a cunoscut doar trei inovaii majore: telefonul (1876), maina de scris (1890) i copiatorul de uz general (n anii 50). Paralel cu dezvoltarea tehnic exist o preocupare tot mai evident a conductorilor de ntreprinderi pentru optimizarea i reducerea costului activitilor de birou. Ca urmare se prefigureaz un "birou al viitorului", obiect de studiu pentru disciplina Birotic. Birotica desemneaz asistena n activitile de birou furnizat de mijloace i proceduri ce fac apel la tehnici de informaii, de telecomunicaii i de organizare administrativ i n general la tot ce concur la logistica biroului [4]. n alt formulare, Birotica desemneaz ansamblul de tehnici i procedee care urmresc ca sarcinile de birou s fie executate de echipamente, automatizarea activitilor administrative i de birou[4]. Birotica acoper deci echipamente de tratare a textelor, imaginii i cuvintelor si face apel la mijloace de telecomunicaii din cele mai variate. O component foarte important a biroticii, alturi de mijloacele tehnice i procedurile administrative, o constituie factorul uman, care nu trebuie neglijat n nici un proiect de birotic. Ca disciplin, birotica posed nite frontiere greu de marcat, dar putem spune c ea se ocup att cu electronica de birou, ct i cu integrarea unor tehnologii independente n vederea ameliorrii calitii i productivitii activitilor de birou. O imagine biroticii este dat de figura 1.1. ntruct domeniile de aplicaie ale biroticii se refer la activitile 13

ce se deruleaz ntr-un birou este util precizarea a ceea ce se nelege printr-un birou, n accepiunea prezentei lucrri.

Tehnici informatice

Tehnici de telecomunicatii

- tratarea datelor - tratarea textelor - tratarea imaginilor - tratarea vocii

Activitati de birou Personal

- retele - echipamente - servicii - teleinformatica profesionala

- ergonomie Tehnici de organizare - amenajarea cadrului administrativa de munca

- metode si proceduri

- psihologia organizarii

Fig.1.1. O imagine sintetic a biroticii. Sursa [4], pag. 24. Biroul este o celul suficient de autonom pentru a-i ajusta singur ritmul de lucru n funcie de necesiti, pentru a-i defini calitatea lucrrilor, etc. Dimensiunea sa este redus n spaiu i ca numr de persoane (tipic o duzin). ntr-un birou pot lucra persoane cu diferite profesiuni (cadre de conducere, tehnicieni, funcionari, secretare, dactilografe, etc), activitatea biroului fiind cea care realizeaz integrarea i unitatea sa [4]. Figura 1.2 ofer o imagine tipic dintr-un birou modern. Pot fi definite dou funcii eseniale ale biroului: - funcia de stocare i regsire a informaiei - funcia de pilotare a aciunilor, de asistare a managerului n timp ce prima funcie ocup n momentul de fa cea mai mare parte din activitatea unui birou, cea de-a doua, mult mai necesar managerilor, este pe cale de a fi optim asigurat de birotica modern. Aceasta pune la dispoziia managerilor sau responsabililor baze de date filtrate i adaptate lurii deciziilor, aa- numitele baze de date inteligente i interfee "prietenoase" cu echipamentele ce doteaz biroul modern. 14

Fig.1.2. Aspect tipic al unui birou modern 1.2. Principalele domenii de aplicaie i componentele biroticii Birotica folosete diferite tipuri de informaii care circul n birouri i care pot fi clasificate n patru categorii (vezi i 2.1.): texte (documente redactate de orice natur) date (informaii numerice i alfanumerice) imagini (informaii vizuale, desene, fotografii) vocea (informaii vocale sau sonore servind comunicrii om-om sau om-main). innd seama de acestea, birotica are aplicaii n urmtoarele domenii: pregtirea documentelor - domeniul procesrii textelor sau imaginilor schimbul de informaii - domeniul telecomunicaiilor de birou difuzarea documentelor - domeniul reproducerii electronice sau reprografiei clasarea, arhivarea i accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate i al bazelor de date digitale sub form magnetic sau optic planificarea activitilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor i 15

timpului manipularea datelor numerice - domeniul programrii informatice ajutor n luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale i al cercetrii operaionale. securitatea i controlul activitilor de birou - domeniul procedurilor de organizare administrativ. conceperea posturilor de lucru i a mediului ambiant al acestora domeniul ergonomiei i al arhitecturii interioare a birourilor. n figura 1.3. sunt ilustrate principalele domenii de aplicaie ale biroticii:
Tratarea textelor
Telecomunicatii de birou

Informatica

Arhivare si acces

Sisteme birotice

Echipamente de birou

Securitate si control

Reprografie

Fig. 1.3. Principalele domenii de aplicaie ale biroticii. Sursa: [4], pag. 27. Dac se studiaz fluxurile informaionale dintr-o organizaie (firm) se constat c birotica este o parte a sistemului informaional al acesteia, funcionnd ca o verig ntre sistemul ntreprinderii i mediul social economic (fig. 1.4). Pe de alt parte birotica realizeaz i interfaa dintre sistemul de telecomunicaii extern i sistemul informatic intern al organizaiei. n concluzie birotica poate fi considerat un nod de conexiune ntre organizaie i mediu, ntre sistemul decizional i cel operaional, ntre sistemul informatic i sistemul de telecomunicaii.

16

Organizatie (firma) Subsistemul decizional

Subsistemul informational

Subsistemul birotic

Flux informational

Mediul social economic

Subsistemul operational

Fig. 1.4. Locul biroticii n sistemul organizaional n ordine cronologic componentele informatice i de telecomunicaii au fost primele utilizate n birotic dar ulterior au aprut i alte componente ilustrate n figura 1.5.

Tratare texte Microcalculatoare si telecomunicatii Sisteme de reprografie Arhivare si acces la documente

Organizarea posturilor de lucru birotice

Fig. 1.5. Componentele biroticii (icebergul birotic). Sursa: [4], pag. 30. Paralel cu diversificarea orientrilor biroticii au aprut i s-au diversificat echipamente destinate rezolvrilor noilor sarcini. 17

Echipamentele i procedurile birotice sunt ilustrate n tabelul 1.1, n ordinea etapelor logice ale fluxului de informaii. Tabelul 1.1. Echipamente i proceduri birotice INTRARE - maini de scris electronice (din ce n ce mai rar folosite) - terminale video - echipamente de citire optic (ex. scanere) - vocodere (sesizare a comenzii vocale) - camere de luat vederi numerice - aparate foto digitale ARHIVARE - suport hrtie - suport magnetic (dischete, discuri, benzi magnetice) - suport micro-foto (microfie i microfilme) - suport optic (discuri optice numerice, de tip CD) RESTITUIRE - DUPLICARE - sisteme de procesare texte i imagini - imprimante TRANSMITERE - telefoane, telex - telefoane celulare - telecopiatoare - teletext - telefax - pot electronic - uniti de sintez vocal - cititoare pentru micro-foto - fotocopiatoare, plottere

1.3. O schi a biroului managerial modern n seciunile precedente am ncercat o precizare a coninutului i domeniilor biroticii. Vom schia, n continuare o perspectiv plauzibil pentru echipamentele, munca i ambiana biroului modern. Noile echipamente ce apar au drept caracteristic esenial tendina de integrare a diferitelor funcii, astfel nct se prefigureaz un birou al viitorului, dotat cu mobilier ergonomic n care vom gsi un numr mic de echipamente multifuncionale. n momentul de fa nc mai exist o distincie clar ntre locul de munc i locuin. La serviciu se merge pentru a lucra, iar acas pentru odihn i relaxare. Din ce n ce mai rspnditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibiliti facile i flexibile de lucru la distan schimb ns obiceiurile i viaa. Oamenii pot lucra acas mbinnd ocupaiile personale cu 18

activiti profesionale. Lucrul ntr-o echip, ai crei membri nu se afl n acelai loc, devine din ce n ce mai frecvent. Aceste tendine modific i perspectiva asupra locului de munc. Au fost analizate elementele care afecteaz climatul social dintr-un birou, posibilitatea ca femeile s lucreze acas, mbinnd activitile profesionale cu activitile casnice. Pe de alt parte abordrile ergonomice au condus la concluzia c biroul trebuie s fie ajustabil, s se adapteze persoanelor de diferite sexe i dimensiuni, s poat fi modificat dup preferinele fiecruia. n consecin mobilierul va trebui s fie mobil i s se poat adapta cerinelor celui care l folosete o anumit perioad de timp. Structura ierarhic a companiilor cu birouri individuale, fixe, este nlocuit cu structuri flotante n care lucrul se desfoar n echip. Angajaii vor avea nevoie de spaii n care s se desfoare activitatea n echip dar i de locuri n care s poat gndi i lucra n linite i intimitate. Un model de birou al viitorului, ar avea posturi de lucru ca cel ilustrat n figura 1.6.

Fig.1.6. Un post de lucru n biroul viitorului ar putea arta aa innd seama de funcia de asistare a managerului, pe care biroul modern trebuie s o ndeplineasc ntr-o mult mai mare msur dect pe cea de stocare de informaii, ar fi interesant de vzut ce pretenii, referitoare la birou, au managerii. Principalele dorine ale unui manager n legtur cu munca desfurat ntr-un birou modern sunt: s dispun sau s aib ntotdeauna cu el telefonul; s nu-i fie biroul acoperit cu aparate i cabluri; 19

s-i gseasc pe oameni sau pe subalterni atunci cnd are nevoie de ei, la rndul lor, ei s-l poat gsi repede; s aib eventual pe cineva care s-i contacteze operativ pe oameni; s nu fie necesar s cltoreasc att de mult; s poat fi n dou locuri n acelai timp; PC-ul su s nu fie att de greu de folosit i de neprietenos; s poat vedea simultan i integral un numr mare de pagini electronice; ecranul PC-ului managerial s fie plat, orizontal i s aib calitile hrtiei; s poat dialoga rapid cu PC-ul managerial; s aib o baz de date n format electronic a tuturor contractelor de afaceri; scrisorile s-i fie sortate, rezumate, aezate pe prioriti i fiate electronic; s poat face i nregistra comentarii sonore asupra documentelor; s poat dispune de facilitile biroului su oriunde s-ar afla.

Dintre barierele care ar putea s apar n satisfacerea listei de dorine enumerate mai sus pot fi amintite urmtoarele: existena unor reele de cabluri a biroului i o zon de comunicaie limitat; existena unor restricii privind cordoanele sau alte legturi; existena unor posibiliti limitate de susinere a teleconferinelor; consumarea unei cantiti prea mari de hrtie pentru teste informaionale; suprancrcarea cu informaii care ateapt s fie ordonate pentru a fi uor de regsit; existena unor interfee inadecvate i neprietenoase; funcionarea unor dispozitive multiple care nu se integreaz uor; Aceste bariere pot fi eliminate prin realizarea biroului modern ce se dorete un birou al viitorului . Un asemenea birou este realizat cu ajutorul tehnologiei disponibile deja i folosite pentru a satisface toate dorinele sau cerinele bine definite, incluznd i un set de interfee orientate spre manager. ntre caracteristicile specifice ale biroului managerial modern se numr: comunicarea optic fr cablu i cu o lime mare a benzii de frecven; echipament ncorporat i o suprafa activ pentru afiarea i manipularea documentelor i aparatelor periferice active fr cablu 20

(wireless); dispozitive de intrare i ieire multi-standard; interfee inteligente i adaptive; sisteme de control intuitive i ergonomice; teleconferine cu imagini interactive la scar uman; acustic de nalt fidelitate; intrare-ieire prin comand vocal. Una dintre limitele majore actuale ale proiectrii i realizrii biroului managerial modern o constituie necesitatea ncrcrii acestuia cu un numr mare de cabluri. Chiar i n cazul dezvoltrilor tehnologice de ultim or cu fibre optice, mai rmne nc o problem de baz n legtur cu biroul cablat: aducerea fibrelor sau a cablului acolo unde se dorete. Odat cu cererea crescnd de comunicaie, aceast tendin este posibil s devin chiar mai problematic n viitor. n majoritatea sectoarelor economice viteza pieei i schimbarea provocat de tehnologie implic reorganizri regulate i deplasri de personal i de operaiuni. Nu este un lucru neobinuit faptul c mutarea biroului implic de obicei o ntrziere de circa trei luni necesar terminrii tuturor sistemelor electronice auxiliare ale biroului managerial. Echipamentele electrooptice fr fir ofer posibilitatea unei comunicri fixe i mobile la distan mic, pentru interiorul biroului fr restriciile de frecven. Principiul este similar cu al radioului. Datele pot fi radiate omnidirecional de la o anten i un aparat emisie-recepie montate n tavan, pe birou sau pe un suport (fig. 1.7).

Fig.1.7. Comunicaii de birou care utilizeaz lumina infraroie difuzat 21

Aparatele de emisie-recepie care utilizeaz dispozitive de dispersie holografic pot ilumina celule foarte bine definite, astfel c pot fi poziionate i adresate pe diferite domenii de date, direct din biroul managerial modern (fig.1.8).
Dioda laser miez Hologram de faz Fibr optic Reea de microlentile de Si

Fascicule multiple dup hologram

Lumina difuzat sub forma unui fascicul conic

Fig. 1.8. Schema surselor holografice cu suprafa mare n acest fel cu ajutorul echipamentului optic fr fir, biroul poate avea un eter optic omniprezent astfel c managerii i birourile lor pot dispune de comunicaii cu banda larg. Managerii i echipamentele sunt libere s cutreiere o cldire fr alte date, imprimante, fax sau cabluri telefonice; este necesar doar energia electric. n plus software-ul pentru recunoaterea vocii permite comanda vocal pentru calculator i sistemele de comunicaie. Combinarea recunoaterii vocii i a instalaiei de localizare ofer o metod sigur de funcionare a biroului managerial modern oriunde ar fi amplasat n firm. Managerul se poate adresa oricrui alt birou managerial i acesta va putea verifica identitatea acestuia i poate stabili modelul de conversaie utiliznd comunicarea optic de band larg cu care are acces la facilitile biroului modern al managerului. Managerii pot folosi video-conferinele n scopul de a reduce deplasrile, putnd s ofere, n acelai timp, medii de lucru pentru o echip managerial n cazul firmelor dispersate geografic. Prin completarea cu hardware de tele-prezen, un manager poate fi literalmente n dou locuri n acelai timp. Limea de band limitat disponibil n prezent pentru aceast interfa uman produce n mod curent anomalii vizuale n percepia imaginilor i este duntoare realizrii potenialului complet. Pentru a mbunti i umaniza aspectele limitatoare ale video-conferinelor se poate folosi un tip diferit de interfa. n biroul managerului se poate plasa ergonomic un monitor mare HDTV cu proiecie din spate. Acesta produce imagini de mare definiie la mrime natural n faa utilizatorului ntr-un mod natural fa n fa. Pentru a spori n continuare naturaleea i caracterul intuitiv al acestei interfee se poate introduce tehnologia tridimensional pentru a 22

aduga adncime imaginii, dimensiune, realitate i personalitate mediului. O modalitate de realizare a imaginilor tridimensionale o constituie electro-holografia, denumit i holo-video. Sistemul a fost dezvoltat la MIT (SUA) i este primul mediu vizual care produce imagini holografice 3-D ale unor obiecte existente sau care nu pot exista fizic (fig.1.9). Din punct de vedere al teleconferinelor (tele-prezen) sistemul holo-video reprezint o soluie pentru umanizarea ntrunirii.

Fig. 1.9. Ilustrare a sistemului holo-video n momentul de fa managerii sunt de multe ori necai ntr-o mare de informaii, utile i inutile, a cror organizare si sistematizare de ctre manager este din ce n ce mai dificil i uneori devine chiar imposibil. O ieire din aceast situaie o pot oferi bazele de date inteligente care reprezint noua tehnologie a secolului XXI pentru managementul informaiei. Aceste baze de date asigur memorarea i regsirea informaiei n manier dinamic, informaie concretizar n idei, decizii i mai ales n cunoatere tezaurizat sau transmis. Elaborarea rapoartelor financiare, a strategiilor investiionale i a altor acte manageriale poate fi mult uurat prin regsirea inteligent a informaiilor. ntreaga tehnologie pentru realizarea unui birou managerial modern descris mai sus este disponibil sau n curs de dezvoltare i finalizare. Cu toate acestea, foarte puine elemente au fost integrate ntrun sistem complet care s reflecte beneficiile poteniale posibile. Crearea unui mediu n care managerii s poat lucra intuitiv, s organizeze informaiile i interaciunile pe scar uman, ar trebui s constituie un obiectiv principal managerial, i se poate realiza prin intermediul unui birou modern intuitiv. Scopul unui asemenea birou este de a nltura toate barierele de interfa prin orientarea uman a tehnologiei pentru a desctua inteligena omului, a managerului i a mainii. Reducerea continu, exponenial, a costului n domeniul nmagazinrii electronice 23

a datelor, al puterii de prelucrare i al limii benzii de comunicaie, fac ca, n prezent, acest lucru s devin o posibilitate real de amenajare i utilizare a unor birouri manageriale moderne.

12. SISTEME INFORMATICE DE BIROU 2.1. Clasificarea informaiilor Una din caracteristicile eseniale ale activitilor de birou o reprezint preponderena proceselor informaionale i decizionale. n birouri se genereaz, se recepioneaz, se stocheaz, se regsesc i se transmit informaii. De aceea este util o scurt clasificare a acestor informaii dup forma, natura i suportul lor [27]. a) Dup form, informaia poate fi: - analogic - reprezentnd fenomene fizice, imagini, sunete, aa cum sunt percepute de dispozitivele tehnice de nregistrare, fr o conversie sau codificare prealabil. Mrimile fizice implicate variaz continuu n timp. Exemplu: nregistrarea pe band de casetofon. - digital - cnd informaia provenind de la fenomenul real sufer un proces de cuantificare i de codificare numeric. n acest caz mrimile fizice implicate iau valori discrete (de obicei codificate ntr-o succesiune de 1 i 0). Avantajele sunt legate de imunitatea la zgomot i de precizia mrit. Exemplu: informaia manipulat de sistemele de calcul digitale. b) Dup natura informaiei pot fi enumerate urmtoarele categorii: - date numerice sau alfanumerice - texte, organizate sub form de documente - documente grafice (imagini fixe) - secvene audio - secvene video (animate) n prezent utilizarea mijloacelor multimedia tinde s integreze aceste categorii de informaii ntr-o form nou numit hipertext. c) Dup suportul informaiei pot fi enumerate: 1) Informaii pe suporturi tehnice (suporturi care pot fi nregistrate i citite cu ajutorul unor dispozitive speciale de scriere-citire), care pot fi: - suporturi magnetice: banda magnetic, discheta, discul magnetic - suporturi cu lectur optic: discurile optice. 2) Informaii pe suporturi grafice: 24

- suporturi opace realizate din hrtie i care pot fi citite sau consultate vizual de om (documentele tradiionale, desenele, etc.) - suporturi transparente: pelicul fotografic, film, microfilm, etc. Pentru citire este necesar o operaie de mrire prealabil. Exist n prezent dispozitive ce realizeaz transferul direct al informaiei de pe suporturi grafice n memoria calculatorului (scannere, camere de luat vederi digitale) i reciproc nregistrarea pe suporturi grafice a informaiilor stocate n memorie (imprimante, plottere). 2.2. Funciile unui sistem informatic de birou Aa cum s-a artat n seciunile precedente, performanele i costul echipamentelor i procedurilor informatice au fcut ca acestea s ptrund spectaculos n activitile de birou. Vom nelege n continuare prin sistem informatic de birou ansamblul de echipamente fizice (hardware) i sisteme de programe (software) cu care este dotat un birou i care sunt utilizate n activitile specifice acestuia. Sistemul informatic poate fi reprezentat ca un ansamblu de trei componente (fig.2.1.): - componenta fizic (structura hardware) - componenta logic (resursele software) - obiectul procesrii (informaiile)

3 Componenta informationala 2 Componenta logica 1 Componenta fizica

Informatia Software Hardware

Unitatea centrala Memoria Dispozitive de intrare-iesire

Fig. 2.1. Sistem informatic de birou. Sursa: [27]. pag. 24 n mod obinuit un astfel de sistem informatic const din cel puin un microcalculator (de tipul calculatoarelor PC), cu echipamente de 25

intrare-ieire (tastatur, monitor video, imprimant, etc.) i cu software-ul necesar activitilor de birou. Calculatorul poate funciona de unul singur sau poate fi conectat ntr-o reea local sau public de calculatoare. Un astfel de sistem informatic de birou trebuie s ndeplineasc, n general, urmtoarele funcii: - s permit colectarea i introducerea datelor - s permit stocarea datelor ntr-un volum suficient pentru activitatea biroului - s permit prelucrarea datelor: procesare de texte, eviden economic, generare de rapoarte, etc. - s permit regsirea i extragerea datelor, prezentarea lor ntr-o form ct mai adecvat utilizrii (grafice, tabele, desene, etc.) - s permit conectarea la o reea de comunicaii i schimbul de informaii cu alte sisteme informatice. Toate aceste funcii trebuie s fie ndeplinite n condiiile unei interfee "prietenoase" cu utilizatorul care de cele mai multe ori nu este un specialist informatician. Realizarea funciilor de mai sus implic o anumit structur a hardware-ului i o anumit dotare cu software, elemente ce vor fi detaliate n seciunile urmtoare. 2.3. Resurse hardware pentru activitatea de birotic. Structura unui sistem de calcul de tip PC 2.3.1. Unitatea central La nceputul anilor 80 apar primele tipuri de microcalculatoare din familia calculatoarelor personale (PC): APPLE, IBM, ATARI, AMIGA, etc. Datorit politicii firmei IBM, de a publica i declara libere specificaiile tehnice ale microcalculatorului IBM-PC, majoritatea firmelor productoare au nceput s produc microcalculatoare compatibile IBM-PC, acesta impunndu-se ca un standard n domeniul calculatoarelor personale. In figura 2.2. este prezentat un PC tipic.

26

Fig. 2.2. Aspectul tipic al unui PC compatibil IBM

nainte de aceast explozie a PC-urilor, sistemele de calcul erau foarte voluminoase i operarea lor necesita cunotine temeinice de informatic, nefiind la ndemna nespecialitilor. Chiar i n prezent continu s existe calculatoare mari i puternice (supercalculatoare, main-frame), ilustrate n figurile 2.3 i 2.4.

Fig.2.3. Aspectul unui supercalculator 27

Fig. 2.4. Un alt calculator de talie mare Sistemele de calcul de talie mare nu vor face obiectul discuiei noastre, astfel nct n cele ce urmeaz vom analiza sistemele de tip microcalculator, specifice calculatoarelor personale. Principalele caracteristici ale calculatoarelor de tip PC sunt: - raport pre/putere de calcul - sczut - interfa "prietenoas" cu utilizatorul - gam de aplicaii imens: - gestiuni de baze de date - calcul contabil - procesare de texte, procesare tipografic - proiectare asistat de calculator - comunicaii (reele de calculatoare, pota electronic) - calcul matematic, tiinific - aplicaii n nvmnt, activitatea medical - jocuri etc. Din punct de vedere fizic un sistem compatibil IBM-PC se compune (fig. 2.5.) din: - calculatorul propriu zis (unitatea sistem) - monitorul, tastatura - echipamente periferice (imprimant, scanner, mouse, plotter)

28

Fig. 2.5. Prile componente ale unui PC Calculatorul propriu-zis cuprinde ntr-o caset (fig. 2.6): placa de baz (motherboard) sursa de alimentare unitatea de disc hard (fix, sau Winchester) unitatea sau unitile de discuri flexibile (floppy) unitate de CD (cititor de CD, inscriptor de CD, DVD). Din punct de vedere funcional se disting urmtoarele blocuri: - Unitatea central de prelucrare (UCP), memoria - Dispozitivele de intrare-ieire (I/E) Placa sistem cuprinde: unitatea central, memoria, conectori, adaptoare standard. a) Unitatea central conine n mod obinuit urmtoarele componente: microprocesorul i circuite aferente sistemul de ntreruperi sistemul de acces direct la memorie generatorul de timp programabil interfaa pentru tastatur generatorul sonor programabil adaptoare on board pentru sunet, monitor, fax-modem, reea, imprimant etc. Microprocesorul utilizat este din familia Intel 8086 i dup tipul acestuia, sistemul s-a numit 286, 386, 486, Pentium I, Pentium II, Pentium III, Pentium IV etc. De remarcat c primele 4 versiuni menionate au n acest moment o valoare pur istoric. 29

Fig.2.6. Structura unui PC b) Memoria. Primele sisteme de tip IBM-PC, realizate cu Intel 8086 (8088), aveau memoria de 1 M octet. Din motive de compatibilitate sistemele mai puternice ulterioare au pstrat organizarea primului Mo, dar posed o memorie mai mare, putnd merge pn la giga-octei. Pentru capacitatea de memorare se utilizeaz: 1 byte=1octet = 8 bii, 1 KB = 1024 bytes, 1MB=1024KB, 1 GB=1024 MB. 2.3.2. Unitile (dispozitivele) de intrare - ieire a) Tastatura Este un dispozitiv de intrare. Tastele sunt grupate n mai multe zone: partea analoag mainii de scris (caractere alfanumerice, simboluri speciale) tastele funcionale programabile tastatura numeric auxiliar tastele pentru editare Exist un numr de taste funcionale: SHIFT, CTRL, ALT, care, utilizate simultan cu tastele normale, modific semnificaia acestora. Aceste combinaii sunt foarte des utilizate n programele de editare si vor fi semnalate la prezentarea acestora. 30

b) Sistemul video Din punct de vedere hardware, sistemul video se compune din: - monitorul TV (Display sau Screen) - adaptorul video. Monitorul utilizat la calculatorul personal este color si are accesibile pentru operator: - buton de punere sub tensiune; - controlul luminozitii, contrastului, dimensiunii i centrrii pe orizontal i vertical etc., comandate digital prin intermediul unor meniuri. Transformarea informaiilor de afiat pe ecran, din forma binar n care se afl pregtite ntr-o zon de memorie, numit memorie de ecran, n forma semnalelor video ce se transmit monitorului se realizeaz de ctre adaptorul video. Ecranul are dou moduri fundamentale de funcionare: text (sau alfanumeric) i grafic. Ambele se pot manifesta n regim monocrom (alb-negru) sau color. Rezoluia pe orizontal poate fi de 640 pixeli (Pixel=picture element), 1024 pixeli sau 1280 pixeli, iar pe vertical 480 pixeli, 768 pixeli sau1024 pixeli. Tendina actual este spre mrirea rezoluiei monitoarelor. Dimensiunile uzuale ale monitoarelor sunt 14", 15", 17" sau, pentru aplicaii de tehnoredactare a publicaiilor, 22". Din punct de vedere al programelor de editare i procesare de texte, ecranul este mprit n mai multe ferestre (zone) cu diferite destinaii, care vor fi descrise la prezentarea programelor respective. c) Discuri magnetice Memoria extern este constituit practic numai din discuri magnetice (unele sisteme sunt dotate i cu unitate de band magnetic "streamer"). n prezent exist i o puternic orientare spre diversificarea memoriei externe prin rspndirea dispozitivelor de memorat de tipul discurilor optice reinscriptibile (spre exemplu inscriptoare de CD-uri sau dispozitive magnetooptice). Discurile magnetice sunt de dou tipuri: discuri amovibile (floppy) i discuri fixe, realizate n tehnologia Winchester. De regul se lucreaz mai ales cu discul fix dar se arhiveaz i se transport informaia cu discul floppy. Din punct de vedere al capacitii de nmagazinare situaia discurilor magnetice este ilustrat n tabelul de mai jos: Tabelul 2.1 Exemple de discuri magnetice Tip disc Dimensiunea Disc floppy 5,25" 3,5" Capacitatea 1,2 Mo 1,44 Mo Practic nu se mai folosesc nlocuite din ce n ce mai mult de CD-uri reinscriptibile 31 Observaii

Disc fix

20-100 Go

Spre deosebire de alte dispozitive de I/E (tastatur, monitor) care efectueaz operaiile de I/E la nivel de caracter, unitatea de discuri le efectueaz la nivel de bloc. Mrimea blocului este de obicei aceea a sectorului fizic de pe disc (valoare standard 512 octei). Informaia este organizat pe disc n fiiere. Pentru realizarea gestiunii fiierelor, volumele (discurile) trebuie organizate ntr-un mod specific. Aceast organizare privete pe de o parte formatarea discurilor, pe de alt parte alocarea zonei de nceput a discului pentru structuri specifice. Procesul de formatare pentru discurile flexibile stabilete numrul de piste, numrul de sectoare pe pist i numrul de fee utilizate (fig. 2.7.). n cazul discurilor fixe formatarea are trei etape: - formatare fizic- efectuat de fabricant - formatare partiionar (pentru ca un disc s poat fi folosit de mai multe sisteme de operare- un disc este vzut ca dou sau mai multe) - formatare logic. Formatarea discurilor amovibile ca i formatarea partiionar i logic a discurilor fixe se face folosind comenzi puse la dispoziie de sistemul de operare. Structurile necesare pe un disc sunt, ncepnd cu sectorul logic 0: - programul de ncrcare iniial (BOOT). Verific dac volumul conine sistemul de operare. Dac da, ncepe ncrcarea, dac nu, se d un mesaj. - tabela de alocare a fiierelor (FAT) - gestioneaz alocarea spaiului pe disc. Spaiul necesar pe discul magnetic se aloc dinamic, cel devenit disponibil se re-aloc, astfel nct fiierele nu sunt neaprat contigue. Unitatea de alocare este grupul (cluster). Din motive de eficien un grup este format din un numr de sectoare contigue (egal cu o putere a lui 2). FAT, pe baza unei "hri" a discului ine evidena grupurilor nlnuite n fiiere. - catalogul rdcin (ROOT) - conine pentru fiecare fiier cte o nregistrare care cuprinde toate informaiile necesare descrierii complete a acestuia, precum i adresa sa. Not: Sistemele moderne, pe care este instalat un sistem de operare Windows NT, 2000 sau altele mai noi folosesc standardul de gestionare al discului NTFS (New Technology File System).

32

Piste

Sector

Fig. 2.7. Ilustrare a pistelor si sectoarelor de pe suprafaa unui disc n figura 2.8 este ilustrat structura unui disc hard, fiind puse n eviden principalele componente.

Fig. 2.8. Structura unui hard-disc. Sursa [35], pag. 55. d) Mouse 33

Reprezint un dispozitiv de intrare care permite stabilirea unei legturi ntre micarea cursorului pe ecran i micarea mouse-lui pe o suprafa dreptunghiular. Elementul esenial l constituie o sfer, aflat n contact cu suprafaa mesei (tbliei) pe care se deplaseaz mouse-ul. Rotirea sferei, ca urmare a deplasrii dispozitivului este convertit n deplasare n aceeai direcie a cursorului pe ecran. n plus dispozitivul mai dispune de dou sau trei butoane pentru a genera comenzi odat adus cursorul n poziia dorit.

Fig.2.9. Mouse cu buton de defilare e) Scanner Este un dispozitiv de intrare care permite introducerea ("digitizat") n memorie a unei reprezentri grafice (text, desen, diagram etc.). Imaginea de scanat este pus pe suprafaa transparent a dispozitivului si apoi "citit" prin metode electrooptice prin deplasarea cititorului de-a lungul ei. Exist i dispozitive de scanat mobile, de rezoluie i precizie mai coborte (handy scanner). Dup scanare, suportul software permite vizualizarea imaginii pe ecran, mrirea, micorarea, modificarea i reproducerea ei pe un dispozitiv de ieire (plotter sau imprimant). n cazul acestor dispozitive sunt doi parametri importani: formatul documentului ce poate fi scanat (A4, A3 etc) i rezoluia (300,600, 1200 dpi sau chiar mai mare). Scanner-ele pot fi utilizate i pentru a introduce textul imprimat pe un suport grafic n memorie sub form de fiier text care poate fi apoi prelucrat cu un procesor de texte. Pentru aceasta scanner-ul trebuie s fie nsoit de 34

produse software de tipul OCR (Optical Character Recognitionrecunoatere optic a caracterelor). Figura de mai jos ilustreaz aspectul obinuit al unui scanner.
Capac opac Capac opac Document de scanat Ferestr trnsparent

Fig. 2.10. Scanner fix. Sursa [35], pag.72. f) Plotter Plotterul este un dispozitiv de ieire care permite trasarea unui desen sau alte reprezentri grafice (litere) prin deplasarea comandat, pe dou direcii a unuia sau mai multor dispozitive de scriere (cu past sau cerneal), ca n figura 2.11. Dispozitivul este foarte util pentru trasarea desenelor, diagramelor, avnd avantajul c se pot trasa orice fel de curbe n mai multe culori. n prezent este nlocuit cu bune rezultate de imprimantele grafice. Au aprut, aa cum am artat n capitolul 1, o serie de echipamente multifuncionale, un scanner-plotter fiind ilustrat n figura 2.12,

35

S Stilou Dispozitiv port-stilou

Suport grafic Bara port-carucior

Fig.2.11. Principiul de funcionare al plotter-ului

Fig. 2.12. Dispozitiv multifuncional simultan scanner i plotter g) Imprimanta Este un dispozitiv de ieire care permite nregistrarea pe hrtie a unor texte sau, n cazul imprimantelor grafice, i a unor desene sau construcii grafice. Din punct de vedere al interfeei cu calculatorul imprimantele pot fi seriale sau paralele iar din punct de vedere al posibilitilor de nregistrare pot fi alfanumerice sau grafice. Imprimantele moderne sunt paralele, grafice. Din punct de vedere al modului de imprimare cele mai utilizate sunt cele cu jet de cerneal, alb/negru sau color cele laser i, ntr-o msur tot mai redus, cele matriciale, cu cap cu ace. Figura 2.13. ilustreaz aspectul general al unei imprimante matriciale i al unei imprimante laser. Clasificarea i caracterizarea imprimantelor va fi detaliat n capitolul 3, n cadrul 36

tehnicilor de reprografie.

Fig. 2.13. Imprimant matricial i imprimant laser 2.4 Elemente de multimedia: compact discuri, plci de sunet. Sisteme birotice integrate Vom completa seciunea dedicat resurselor hardware ale sistemelor informatice de birou cu o scurt prezentare a echipamentelor care se impun tot mai mult n acest domeniu n ultimul timp. Unitatea de compact disc (CD) a devenit un accesoriu prezent practic pe toate PC-urile produse n ultimul timp. Acest echipament ofer soluii avantajoase n privina capacitii de stocare i a vitezei de acces i de aceea va fi prezentat sumar n continuare. Principiul de funcionare se bazeaz pe citirea optic, cu ajutorul unei raze laser, a informaiei scrise pe un disc rigid. Exist trei categorii de discuri optice [20]: - CD-ROM (Compact Disk-Read Only Memory): discul este scris de productor prin tanare (asemntor discurilor clasice de pickup) i poate fi doar citit, ca i memoriile ROM. Capacitatea este de ordinul 600 MB. n general pe CD-ROM-uri sunt nregistrate dicionare, enciclopedii, iar n ultimul timp pachete software. - WORM (Write Only Read Many): discuri optice care permit o singur scriere (la utilizator) i mai multe citiri. Capacitatea lor poate fi de 400 Mo...5 Go i sunt utilizate spre exemplu pentru salvarea periodic, cumulativ, a datelor dintr-o firm (arhivare). - WMRM (Write Many Read Many): discuri optice care permit mai multe scrieri i mai multe citiri. Capacitatea de stocare este de 256 Mo...1 Go. De reinut c aceste capaciti se refer la situaia existent n momentul redactrii acestei cri, evoluiile foarte dinamice din acest domeniu tehnologic fcnd ca aceste date s devin perimate ntr-un interval relativ scurt de timp. 37

Un alt accesoriu ntlnit din ce n ce mai des n PC-uri este placa de sunet care permite redarea, cu ajutorul unui sistem acustic (boxe) fie a unor fiiere speciale (de exemplu de tip wav, mp3) fie a unor CD-uri audio. De asemenea se pot audia secvene sonore coninute n enciclopedii sau n manuale de nvare a limbilor strine. Existena unui software specializat face posibil realizarea unor "documente" care mbin textul, grafica i sunetele. Fig 2.14 ilustreaz aspectul tipic al unei staii multimedia.

Fig. 2.14. Calculator dotat cu echipamente multimedia. Sursa [35], pag. 78

n acest domeniu al echipamentelor moderne care sunt tot mai mult folosite n conexiune cu PC-urile mai menionm aparatele fotografice digitale care nregistreaz fotografia n memorii electronice ce pot fi apoi transferate n memoria unui calculator. Imaginile pot fi apoi prelucrate cu software specializat i tiprite pe suporturi grafice cu imprimante de calitate. Figurile 2.15 i 2.16 prezint un astfel de aparat fotografic i modul lui de conectare la PC.

38

Fig. 2.15. Aparat fotografic digital

Fig. 2.16. Cuplarea aparatului foto digital la PC Dac CD-ul i sistemul audio au completat resursele PC-ului, un proces interesant se desfoar i n ceea ce privete echipamentele periferice tradiionale: imprimanta, scanner-ul, telefaxul. Sunt deja disponibile comercial echipamente care integreaz mai multe funciuni ntr-un singur aparat: imprimant laser, copiator, scanner, telefax. Este nc un pas spre realizarea sistemului birotic integrat n care utilizatorul nu mai este obligat s lucreze cu multe echipamente cu funcii diferite ci 39

are la dispoziie un numr restrns de echipamente multifuncionale. Aceast evoluie tinde spre realizarea unui birou "inteligent" n care echipamentele comunic ntre ele sau sunt integrate n unul singur care optimizeaz aciunile i uureaz munca omului. Vom ncheia aceast seciune dedicat resurselor hardware menionnd un echipament din ce n ce mai rspndit i deosebit de util: calculatorul portabil (notebook sau laptop). Posednd o mare putere de calcul, resurse de memorare considerabile, posibiliti de conectare n reea, greutate mic, calculatorul portabil a devenit un accesoriu din ce n ce mai folosit. Figura 2.17 prezint un astfel de echipament.

Fig. 2.17. Calculator portabil

2.5. Resurse software utilizate n birotic La nivelul cel mai apropiat de hardware, resursele software utilizate n birotic sunt cele care aparin sistemului de operare (SO) al calculatorului. Principalele funcii ale sistemului de operare sunt: interpretarea i executarea comenzilor monitor ncrcarea, lansarea n execuie i controlul execuiei programelor comanda i controlul dispozitivelor periferice, gestiunea fiierelor pe disc diagnosticarea, semnalarea i tratarea erorilor. prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcii sistem. Cele mai rspndite sisteme de operare existente pe PC-uri au fost 40

MS-DOS, OS/2, APPLE DOS, iar n momentul de fa se folosesc UNIX, WINDOWS. Sistemele de operare dezvoltate n perioada de pionierat a informaticii pctuiau prin faptul c obligau utilizatorul s foloseasc comenzi greoaie, cu muli parametri care trebuiau perfect memorai. Orice eroare, ct de mic, n formularea unei comenzi conducea la respingerea acesteia de ctre sistem. Ct vreme utilizatorii calculatoarelor erau specialiti informaticieni, acest impediment nu era foarte important, dar cnd PC-urile s-au rspndit i n rndul nespecialitilor n informatic a aprut nevoia unei altfel de interfee ntre om i calculator. Pentru a facilita accesul oricrui utilizator la funciile disponibile ale unui PC, firmele productoare de software au dezvoltat o serie de programe utilitare. Printre cele mai cunoscute utilitare disponibile pe calculatoarele personale se numr: Norton Utilities, XTGold, PC Tools, DOS Navigator. n momentul de fa, rspndirea unor sisteme de operare de tip GUI (Graphical User Interface - interfa grafic utilizator), a restrns mult aria de folosire a produselor enumerate. n afara acestor produse software generale, care fac din calculator un interlocutor agreabil al utilizatorului, exist pachete de programe specifice orientate spre diverse aplicaii: baze de date, editare i procesare texte, tehnoredactare, proiectare inginereasc etc. Figura 2.18 ofer o imagine sugestiv a modului n care se structureaz diferitele tipuri de produse software n raport cu suportul hardware.

Aplicatii Sistem de Hardware operare Utilitare

41

Fig. 2.18. Modul de structurare a componentelor software.

2.6. Noiuni despre mediile Windows (95, 98, 2000) 2.6.1. Scurt istoric al mediilor WINDOWS Orice sistem de calcul are nevoie, pentru a funciona, de o component software esenial numit sistem de operare. Un sistem de operare (SO) reprezint un ansamblu integrat de programe de sistem care realizeaz interfaa dintre utilizatori i hardware i care ndeplinete urmtoarele funcii: interpretarea i executarea comenzilor monitor; ncrcarea, lansarea n execuie i controlul execuiei programelor; gestiunea fiierelor pe disc; comanda i controlul dispozitivelor periferice; diagnosticarea, semnalizarea i tratarea erorilor; prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de funcii sistem. Primele sisteme de operare necesitau comenzi stufoase i greoaie, care trebuiau cunoscute foarte bine, orice eroare n formularea comenzii conducnd la respingerea ei. n cazul acestor sisteme de operare (ex. MS DOS), interfaa SO utilizator era reprezentat n esen de linia de comand DOS, deschis de prompterul DOS. Odat cu rspndirea calculatoarelor PC, productorii de software au cutat soluii pentru uurarea muncii utilizatorilor care, n cele mai multe cazuri, nu mai sunt specialiti informaticieni. Au aprut astfel utilitare (Norton Utilities, PC Shell) care se interpun ntre utilizator i SO, cele mai multe comenzi ctre SO putnd fi date mult mai uor i mai intuitiv. Tastarea unor comenzi (pe linia de comand DOS) este nlocuit cu selectarea unei funcii sau comenzi dintr-o colecie afiat pe ecran. Pe aceast linie, a interfeelor utilizator prietenoase se nscriu i programele (sau mediile) Windows. De data aceasta ecranul monitorului este transformat ntr-o suprafa grafic acoperit cu diverse obiecte (pictograme, butoane, meniuri, liste, cutii de dialog etc.). O astfel de interfa se numete interfa grafic utilizator (graphical user interface GUI). Selectarea obiectului dorit (i implicit a unei aciuni) se face foarte uor cu ajutorul mouse-ului. Se poate spune c mediul Windows a nlocuit cuvintele i numerele cu imagini i butoane. Numele mediului Windows se datoreaz faptului c fiecare program sau aplicaie lansat n execuie apare ntr-o fereastr (window) pe monitor. Versiunile Windows 3.0, 3.10, 3.11 au adus mbuntiri consecutive mediului, sporind n acelai timp necesarul de resurse (vitez, procesor, memorie, disc) ale calculatorului. Toate aceste versiuni se ncrcau peste o anumit versiune de DOS, separnd utilizatorul de partea tehnic a calculatorului. Sarcinile trasate de utilizator erau transmise mai departe de ctre Windows ctre DOS. 42

Versiunile Windows 95, Windows 98, Windows 2000 aduc o noutate esenial, n sensul c nu mai este nevoie de DOS. Dar despre trsturile eseniale ale acestor medii vom discuta detaliat n seciunea urmtoare. 2.6.2.Caracteristici generale ale sistemelor Windows ncepnd cu Windows 95, mediul nglobeaz i modulul care lansa sistemul DOS n lucru. Aadar Windows devine el nsui sistem de operare renunndu-se la funcia sa de translator ntre utilizator i SO. Cteva trsturi eseniale ale acestor medii sunt enumerate n continuare: Windows automatizeaz mai multe operaii pe calculator (ex. adugarea, nlturarea aplicaiilor soft i a componentelor hard); Windows ofer de obicei mai mult de trei moduri diferite pentru efectuarea aceleiai operaii (ex. lansarea unui program); Windows ncorporeaz un sistem de asisten soft de calitate superioar; Windows realizeaz prelucrarea de tip multiprogramare (multitasking). Sistemele de operare MS DOS sunt sisteme monotasking execut un singur program (task) la un moment dat. Se poate lansa un nou program doar dup terminarea programului curent. Acest mod de prelucrare este ineficient din punct de vedere al procesoarelor rapide care sunt obligate s stea ateptnd terminarea operaiilor lente de intrare ieire solicitate de program. n contrast cu aceast prelucrare social, sistemul multitasking mrete eficiena utilizrii CPU; cnd se lanseaz o operaie de intrare ieire pentru un program, unitatea central de prelucrare trece la executarea instruciunilor din alt program. Sunt alocate cuante de timp pentru toate programele lansate; pentru utilizator totul se ntmpl ca i cum programele ar fi executate simultan (programe concurente); Windows susine tehnologia Plug and Play (conecteaz i lucreaz) care permite conectarea unei noi componente hard i folosirea imediat (dup recunoaterea de ctre Windows); Windows ofer o gam variat de faciliti de reea. Desktopul Windows. Lucrul cu pictograme i meniuri Dup pornirea calculatorului pe care este instalat Windows, are loc ncrcarea sistemului (care poate dura), dup care pe ecran sunt afiate elementele specifice acestui mediu. Suprafaa monitorului se numete desktop (similar suprafeei biroului la care lucrai). Pe aceast suprafa sunt aezate diferite obiecte, ca n figura 2.19. Desktop (fundal) reprezint suprafaa de lucru i poate fi personalizat n ceea ce privete culoarea, modelul afiat, aranjarea iconielor (pictogramelor) afiate, etc. Pentru personalizare se face clic cu butonul dreapta; Bara de task-uri. Conine butonul START, caseta de afiare a orei i va conine cte un buton pentru fiecare fereastr deschis; 43

 Butonul START. Dac se efectueaz clic pe el se deschide un meniu vertical care permite lansarea programelor, setarea (stabilirea configuraiei) sistemului, deschiderea documentelor, etc.; Pictograme afiate n desktop reprezint diferite componente ale sistemului, programe, scurtturi pentru lansarea unor programe. Pentru a deschide o iconi se face clic pe ea. Pentru a avea acces la opiuni se face clic dreapta.

Fig. 2.19. Desktop-ul Windows n cazul n care se deschide o fereastr, aceasta va avea o serie de elemente de control, ilustrate n figura 2.20. Bara de titlu Afieaz numele programului care ruleaz n fereastr. Fereastra poate fi mutat. Dac se puncteaz cu mouse-ul pe bara de titlu, se apas butonul stng i inndu-l apsat se trage fereastra n poziia dorit. La eliberarea butonului fereastra rmne pe noul amplasament; Meniul de sistem ofer metode alternative pentru manevrarea ferestrei (restabilirea dimensiunilor, mutarea, minimizarea, maximizarea, nchiderea); Butoanele de dimensionare: minimizare Dac se face clic pe el fereastra este redus la un buton din bara de task-uri. Pentru redeschidere se face clic pe acest buton; maximizare Dac se face clic pe el fereastra ocup tot ecranul. Butonul se modific, devenind buton de restaurare, pentru a readuce fereastra la dimensiunile dinaintea maximizrii; 44

nchidere Se face clic pe el pentru nchiderea ferestrei. Se cere confirmarea salvrii muncii efectuate n fereastr.

Buton sistem

Bara de titlu

Bara de meniuri

Bara de instrumente Butoane de redimensionare

Bara de stare

Fig. 2.20. Elementele principale ale unei ferestre de aplicaie Bara de meniuri Dac se efectueaz clic pe o opiune se deschide un meniu vertical de comenzi; Bara de instrumente n funcie de aplicaia din fereastr bara conine butoane pentru aciunile cele mai frecvente. Funcia unui buton este afiat dac se indic acel buton (se poziioneaz cursorul mouse-ului pe el). Bara de instrumente poate fi afiat sau fcut invizibil cu comanda Toolbar din meniul View. Lansarea actului se face prin clic pe butonul respectiv; Bara de stare afieaz sugestii i parametrii de configurare privind programul din fereastr; Butonul de redimensionare Se poate deplasa, cu butonul stng apsat, pentru redimensionarea ferestrei. Ferestrele pot fi redimensionate i li se poate modifica forma dac se poziioneaz cursorul mouse-ului pe una din margini i cnd acesta devine o sgeat bilateral (:) se trage n sensul dorit. n timpul micrii pe desktop, forma cursorului mouse-ului se modific n funcie de poziie. 2.6.3. Lucrul cu programe. Lansarea, terminarea execuiei, instalarea programelor

45

1. Lansarea n execuie a programelor Exist mai multe posibiliti de lansare n execuie a unui anumit program, n funcie de modul n care a fost instalat. a) Dac programul vizat posed o pictogram pe desktop (sau are ataat scurttur shortcut), lansarea se face simplu efectund dublu clic pe iconia (pictograma) corespunztoare. n ultima parte a acestui capitol va fi descris procedura de creare a pictogramelor i scurtturilor asociate programelor. b) Dac programul vizat nu are o iconi pe desktop se poate ncerca lansarea lui din meniul Start: se face clic pe butonul Start; se poziioneaz cursorul mouse-lui pe comanda Programs; se poziioneaz cursorul pe programul sau grupul de programe n care se afl programul vizat, urmnd eventual un ir de submeniuri pn cnd se ajunge la programul dorit. Se efectueaz clic pe numele acestuia; c) Lansarea n execuie a unui program cu ajutorul comenzii Run. Aceast metod este mai dificil dar este util cnd se instaleaz un program nou sau se lanseaz un program DOS: se face clic pe butonul Start; se selecteaz comanda Run; n caseta de dialog Run se tasteaz calea complet (prin structura de directoare) pentru programul vizat; dac nu se cunoate calea se poate folosi comanda Browse (rsfoire) care permite parcurgerea structurii de directoare pn la programul dorit. Cnd se ajunge la fiierul cu numele programului se face dublu clic pe acesta i se revine n caseta de dialog Run; se face clic pe OK. n cazul n care se termin lucrul cu un program i se dorete s se ias din acesta, se procedeaz n unul din modurile urmtoare: se face clic pe File apoi pe Exit; se face dublu clic pe pictograma meniului de control i apoi pe Close; se face clic pe comanda Close (X) din partea dreapt a barei de titlu; se apas Alt + F4. 2. Instalarea unui program La instalarea unui program Windows copiaz pe hard disc fiierele de program necesare i adaug o pictogram pentru acel program la dosarul (directorul) selectat. Cel mai uor mod de instalare utilizeaz componenta Add/Remove Programs din Control Panel: 46

se face clic pe butonul Start; se selecteaz Settings, apoi Control Panel; n fereastra Panoului de comand (Control Panel) se face clic pe pictograma Add/Remove Programs; se deschide caseta de dialog Add/Remove Programs Properties. Se alege pagina Install/Uninstall i se face clic pe Install; trebuie apoi urmate invitaiile ce apar pe ecran i se face clic pe Next sau pe Finish, pn cnd se ncheie instalarea.

3. Adugarea unui program din meniul Start

47

Programele, ca i celelalte fiiere existente pe disc sunt grupate n dosare foldere, a cror gestionare va fi detaliat ntr-o seciune ulterioar. n meniul Start se pot aduga programe (eventual grupate n dosare) i se poate crea o comand rapid (scurttur shortcut). Pentru adugarea unui program n meniul Start se procedeaz astfel: Se face clic pe Start; Se selecteaz Settings, apoi Taskbar; n caseta de dialog Taskbar Properties se face clic pe eticheta Start Menu Programs; Se execut clic pe butonul Add; Apare caseta de dialog Create Shortcut; n caseta de text Command line se tasteaz calea complet pn la programul vizat. Dac nu se cunoate calea se poate folosi comanda Browse (rsfoire) i se caut pe disc programul, dup care se face clic pe el; Se face clic pe Next. Se va afia o caset de dialog Select Program Folder. Se poate alege un dosar existent (ex. Accesories) sau se poate crea un dosar nou pentru programul curent, cu comanda New Folder. Se face clic pe Next; Se cere apoi un nume pentru comanda rapid (se i sugereaz un nume, funcie de programul ce se adaug) i se face clic pe Finish; Se face clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Taskbar Properties. Se poate apoi verifica, prin clic pe butonul Start, c programul dorit a fost adugat n dosarul indicat. 4. Crearea unei comenzi rapide (scurtturi) pe suprafaa de lucru O comand rapid este n esen un indicator spre ceva (program, document, dosar etc.). Vom prezenta modul n care se poate crea o comand rapid pentru un program care apoi va putea fi lansat rapid prin dublu clic pe pictograma acestei scurtturi. Faptul c o pictogram reprezint o comand rapid este evideniat prin prezena unei sgei pe aceast pictogram. Pentru a crea o scurttur se procedeaz astfel: Dublu clic pe pictograma My Computer; Se face dublu clic pe unitatea de disc i pe dosarul ce conine obiectul pentru care se creeaz scurttura; Se gsete pictograma programului i innd apsat butonul din dreapta al mouseului se trage obiectul pe suprafaa de lucru; Apare un meniu pentru acces rapid n care se selecteaz comanda Create Shortcut(s) Here; Windows adaug pictograma la suprafaa de lucru; Se termin procesul prin nchiderea tuturor ferestrelor. Dac se dorete tergerea unei pictograme de pe suprafaa de lucru se procedeaz astfel: Se trage pictograma respectiv n Recycle Bin (lada de deeuri), sau Se face clic dreapta pe pictogram, se alege comanda Delete i se confirm cu Yes.
5. Instalarea

aplicaiilor Exist dou posibiliti de instalare a unui nou program: Folosind Add/Remove Programs (Start 6 Setting 6 Control Panel). Se deschide fereastra Add/Remove Programs Properties din care se alege comanda Install. Suntei invitai s introducei discheta sau CD-ul care conine fiierele de instalare ale programului respectiv. Se face apoi clic pe Next, apoi pe Finish i se urmeaz (indicaiile) instruciunile de pe ecran; Folosind comanda Run din meniul Start. Se tasteaz calea i denumirea

48

programului de instalare (Install.exe sau Setup.exe). n continuare se urmeaz instruciunile furnizate de programul de instalare. n cazul n care se dorete eliminarea unui program se procedeaz astfel: Control Panel6Add / Remove Programs6Install / Uninstall. Selectai programul ce va fi ters i apoi se face clic pe Remove. 2.6.4. Pictograme importante de pe suprafaa de lucru 1. Pictograma My Computer My Computer este unul din instrumentele principale pentru accesul la componentele sistemului i la dosarele i fiierele de pe discuri. Dac se face dublu clic pe pictograma My Computer se deschide o fereastr n care sunt afiate pictograme ce reprezint elementele componente ale sistemului: unitile de disc; imprimantele; panoul de comand. My Computer poate fi folosit nu numai pentru a vizualiza coninutul calculatorului ci i pentru a copia fiiere, a crea comenzi rapide, etc. Pentru a avea acces la coninutul unui disc spre exemplu se face dublu clic pe pictograma corespunztoare acelui disc. Se afieaz dosarele i fiierele din acea unitate de disc. Se pot deschide succesiv mai multe nivele de dosare pn se gsete programul dorit. 2. Pictograma Control Panel Dac se face dublu clic pe Control Panel se deschide o fereastr care ofer o multitudine de posibiliti de personalizare a sistemului Windows.

Add Hardware pentru adugarea i recunoaterea unor noi componente hardware; Add orRemove Programs pentru instalarea sau eliminarea unor programe; Display pentru personalizarea afirii pe monitor; Keyboard pentru selectarea tastaturii n concordan cu limba utilizat n redactarea documentelor;

49

3. Recycle Bin (lada de deeuri) n cazul n care un fiier sau un dosar este ters, el este pus mai nti n Recycle Bin, de unde poate fi recuperat, dac nu a fost deja golit lada de deeuri. Pentru a recupera un obiect din Recycle Bin se procedeaz astfel: dublu clic pe pictograma Recycle Bin; se afieaz coninutul; se selecteaz fiierul sau fiierele ce vor fi recuperate; se face clic dreapta i din meniul de acces rapid se alege Restore. Articolele selectate sunt scoase din lada de deeuri i sunt puse napoi la locul lor; Pentru a goli lada de deeuri: se face dublu clic pe Recycle Bin; se deschide meniul File i se alege comanda Empty Recycle Bin; se confirm aciunea fcnd clic pe Yes. n acest moment, fiierele sunt terse definitiv. 2.6.5. Gestiunea fiierelor. Copierea, mutarea, tergerea fiierelor. Similar cu structura de fiiere din DOS i Windows 3.1, n Windows se folosete o organizare arborescent, cu observaia c directoarele din versiunile mai vechi sunt acum numite dosare. Exist un dosar rdcin, pe fiecare unitate de disc, reprezentat prin simbolul \, de la care se ramific celelalte dosare. Lanul denumirilor dosarelor, plecnd de la rdcin i ajungnd la un anumit fiier, este numit calea acelui fiier. Exemplu: C:\EXCEL\SALARII\SAL.EXE n Windows exist dou instrumente pentru gestionarea fiierelor i dosarelor: My Computer, Windows Explorer. My Computer realizeaz o vizualizare grafic a unitilor de disc din sistem pe cnd Windows Explorer furnizeaz o reprezentare grafic a ntregului arbore de dosare (incluznd unitile de disc) i coninutul dosarului curent selectat. Fiecare tip de element din aceste vizualizri (disc, dosar, fiier program, fiier document, etc.) are o reprezentare grafic distinct. 1. Vizualizarea dosarelor i fiierelor cu My Computer Se face dublu clic pe My Computer; n fereastra My Computer se face dublu clic pe unitatea de disc sau pe un dosar al crui coninut vrem s-l vizualizm; Se continu operaia prin arborele de dosare pn se ajunge la dosarul sau fiierul dorit; Pentru a nchide toate ferestrele deschise se apas tasta Shift i se face clic pe butonul Close al ferestrei active. 2. Vizualizarea dosarelor i fiierelor cu Windows Explorer n Windows Explorer fereastra este mprit n dou pri. Partea stng cuprinde toate unitile de disc i dosarele din sisteme afiate ntr-o structur ierarhic, numit arbore de dosare, iar partea dreapt afieaz doar coninutul acelui element din stnga care a fost selectat. Dac o iconi (pictogram) din stnga are ataat un semn + aceasta nseamn c acel element conine subdosare care pot fi vizualizate dac se face clic pe semnul +. Dup expandare, dac se dorete revenirea la forma condensat, se face clic pe semnul _ care a luat locul semnului . Modul de afiare, att n My Computer, ct i n Windows Explorer, poate fi controlat prin meniul View. Astfel, n Windows Explorer se pot vizualiza dosarele i fiierele n modul list (List) sau n modul detaliat (Details) n care se ofer informaii privind tipul, mrimea, data crerii, etc.

50

3. Crearea unui dosar My Computer: Dublu clic pe My Computer; Dublu clic pe unitatea de disc sau pe dosarul unde se dorete crearea; Se deschide meniul File i se selecteaz comanda New; n submeniul ce apare se alege Folder; n fereastr apare un nou dosar (denumit generic New Folder) care are denumirea scris pe video invers. Se poate tasta un nume nou i se tasteaz Enter. Windows Explorer: Se selecteaz unitatea de disc sau dosarul unde se dorete crearea; Se deschide meniul File i se selecteaz comanda New. n submeniul aprut se selecteaz Folder; Apare un nou dosar (New Folder) i se poate schimba numele dup care se apas tasta Enter. 4. tergerea unui dosar Pentru a ntreine discul n condiii optime este uneori necesar ca anumite dosare sau fiiere s fie terse. De reinut c dac se terge un dosar se terge i coninutul acestuia. tergerea se poate face n mai multe moduri: Tragerea unui dosar n Recycle Bin: Se deschide My Computer sau Windows Explorer i se selecteaz dosarul care urmeaz s fie ters. Este necesar ca pictograma Recycle Bin s fie vizibil; Se trage cu mouse-ul dosarul n Recycle Bin. Dosarul va fi ters, dup continuarea operaiunii. tergerea unui dosar cu comanda Delete: Se deschide My Computer sau Windows Explorer i se selecteaz dosarul care va fi ters: 51

 Se face clic dreapta pe dosarul respectiv. n meniul care se deschide se selecteaz comanda Delete; Se confirm tergerea. 5. Redenumirea unui dosar Se afieaz din My Computer sau Windows Explorer dosarul ce se va redenumi; Se face clic dreapta pe dosarul respectiv. n meniul deschis se selecteaz Rename; Denumirea curent apare afiat n video invers. Se tasteaz noua denumire care va lua locul precedentei; Se apas Enter. 6. Copierea sau mutarea unui dosar Se pot folosi comenzile Cut (Copy) i Paste din meniul Edit al ferestrelor My Computer sau Windows Explorer; n Windows Explorer: se selecteaz dosarul; se trage apoi dosarul n noul loc. Dac se dorete copierea (nu mutarea) se apas Ctrl n timpul manevrei precedente. 7. Manevrarea fiierelor Selectarea fiierelor n cazul n care se selecteaz un ir de fiiere alturate se face clic pe primul, se pas Shift i se face clic pe ultimul; Pentru selectarea unui ir care nu e continuu se face clic pe fiecare innd apsat tasta Ctrl. Mutarea fiierelor n Windows Explorer se afieaz n partea dreapt fiierele ce vor fi mutate; n partea stng se parcurge lista pn se gsete unitatea de disc sau dosarul n care se dorete mutarea; Se selecteaz fiierul sau fiierele ce vor fi mutate; Se trag (cu mouse-ul) fiierele selectate din dreapta n dosarul sau unitatea de disc dorit din partea stng. Copierea fiierelor Se poate copia un fiier sau un grup de fiiere pe aceeai unitate de disc, n acelai dosar sau n alt dosar, sau pe alt unitate de disc; Se poate folosi Copy i Paste; Se poate realiza copierea fiierelor prin tragerea lor. Se procedeaz ca la mutarea fiierelor doar c se ine apsat tasta Ctrl; Pentru copierea fiierelor pe dischet se poate folosi comanda Send To din meniul File. Redenumirea fiierelor n Windows Explorer sau My Computer se afieaz fiierul de redenumit; Se face clic dreapta pe numele fiierului. Se selecteaz opiunea Rename i se procedeaz ca la redenumirea unui dosar.

52

tergerea fiierelor n Windows Explorer sau My Computer se selecteaz fiierele care vor fi terse; Se face clic dreapta pe fiierele respective i se alege comanda Delete din meniul de acces rapid; Se confirm fcnd clic pe Yes; Se pot terge fiiere selectndu-le i trgndu-le apoi n Recycle Bin. Afiarea i modificarea caracteristicilor fiierelor Se afieaz n My Computer sau Windows Explorer fiierul ale crui caracteristici dorim s le vizualizm; Se face clic dreapta pe numele fiierului i se alege (selecteaz) opiunea Properties; Apare caseta de dialog Properties. Se pot face modificri de atribute. n aceast caset exist trei atribute: General (atribute), Summary (rezumat) i Statistic (Informaii statistice); Dup efectuarea modificrilor se face clic pe OK. Vizualizarea unui fiier Se poate folosi opiunea Quick View (din File) dac este instalat; Dac aceast opiune este instalat se poate face prelucrarea fiierului. Cutarea unui fiier sau a unui dosar Start 6 Find; Windows Explorer: Tools 6 Find 6 Files or Folders; My Computer 6 unitatea de disc sau dosarul 6 File 6 Find. n cutarea unor dosare sau fiiere se pot folosi caracterele * i ?. 2.6.6. Cteva aplicaii utile din Windows 1. Aplicaia Word Pad Word Pad este un editor de texte care permite crearea unor documente simple, cu o prezentare profesional; Pentru lansare se face clic pe Start, se selecteaz Programs, Accesories i apoi se face clic pe pictograma programului Word Pad; Ca orice aplicaie sub Windows, ecranul Word Pad include bara de titlu, bara de meniuri, o rigl gradat i bara de instrumente; Nu se poate lucra dect cu un singur document la un moment dat. Dac se deschide un alt document sau se ncepe unul nou, Word Pad nchide automat documentul curent; Comenzile i butoanele disponibile sunt cele uzuale n editoarele de texte.

53

2. Programul Paint Este un program de desenare simplu; Este n meniul Accesories; Ecranul Paint are bara de titlu, bara de meniuri, iar butoanele cu uneltele de desenare se afl n partea stng a ecranului. Culorile pentru desenare sunt disponibile n partea de jos a ecranului; O trstur interesant const n posibilitatea crerii unei culori proprii (Options Edit Color), posibilitatea extragerii unei culori pentru a o utiliza la alt obiect sau posibilitatea inversrii culorilor.

Bibliografie: 1. Weixel S. PC, nimic mai simplu, Ed. Teora, 1996.

54

2. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuriatribuii-eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998., pag.97-191. 3. Blasis, Jean-Paul de: La bureautique- outils et applications , Editions dOrganisation, Paris, 1985, pag. 19-33. 4. Socobeanu Ionel, Socobeanu Iordana: Secretele secretariatelor, Structuriatribuii-eficien, Editura Eficient, Bucureti 1998, pag.265-286.

55