MANAGEMENTUL CICLULUI DE VIA AL PROIECTULUI

Capitolul 8

COMUNICAREA
Acest capitol i propune clarificarea conceptului de proces comunicaional i a obiectivelor i scopurilor coordonrii. Cerinele eseniale ale desfurrii de edinte eficace vor fi abordate separat. Va fi realizat de asemenea o prezentare de ansamblu a tehnicilor de construire a imaginii unui proiect.

Communicare i informaie
Conceptele comunicare i informaie au suportat o multitudine de abordri i definiii, motiv pentru care trebuie indicat accepiunea n care sunt folosii aceti termeni n manualul de fa.

Informaie este orice mesaj scris, verbal sau vizual furnizat n procesul de comunicare. Communicarea este procesul unilateral sau bilateral de transmitere de informaii.
n procesul de comunicare, mesajul este transmis de la agentul care o furnizeaz ctre destinatar. Prin urmare, comunicarea ine de relaia care implic triada emitor-mesaj-receptor. Comunicarea unilateral poate fi numit i furnizare de informaii. Cnd sunt furnizate informaii, nu se ateapt feedback. Este nevoie uneori n cadrul unui proiect ca anumite informaii s fie transmise membrilor echipei, beneficiarilor sau unui public mai larg. De exemplu, ar putea fi nevoie ca partenerii s fie informai n legatur cu schimbarea numerelor de telefon, sau prile interesate ar putea primi o circular cuprinznd scopurile i obiectivele proiectului. n situaiile n care se impune o reacie din partea receptorului are loc un schimb de informaii mai complex: comunicarea bilateral. Aceasta este un dialog care impune un mesaj mai atent planificat, prezentat ntr-o manier persuasiv, cu luarea n considerare a tipului de emitor. Comunicarea bilateral presupune ntelegerea, schimbul i mprtairea de informaii, implicarea constructiv, comportamentul social i interaciunea. Comunicarea bilateral se impune pentru: contientizarea domeniilor problemei i a punctelor de acord; explicarea punctelor de vedere ale celorlali; ntrirea contientizrii grupului int; obinerea de feedback; oferirea de soluii; ajungerea la ntelegere mutual etc.
Communication

Comunicarea bilaterala
EMITATOR

CANAL

RECEPTOR Receptarea mesajului

Transmiterea mesajului

Exemplul urmtor, selecia trainerilor, este folosit pentru

mesajului actiune ilustrarea etapelor comunicrii. Transmiterea mesajului: Agenia transmitoare va Phare CBC/ Ministry of Internal Affairs/ ESKO Training and Consulting determina cerinele prezentate candidailor, ofertele fcute acestora i beneficiile cu care vor fi motivai. Va compune textul anunului, care urmeaz s fie publicat n reviste care se adreseaz publicului int i va fi transmis prin e-mail centrelor i indivizilor care fac parte din publicul int. Receptarea mesajului: Grupul int citete anunul din revist sau l primete direct. ntelegerea mesajului: O parte a publicului int va fi informat n legatur cu problema ce face obiectul anunului. Unii vor considera c ndeplinesc cerinele. Feedback/aciune: O parte din publicul int va solicita informaii suplimentare telefonic sau prin email. Unii i vor trimite CV-ul i scrisoarea de intenie.

Intelegerea

Feedback/

80

MANAGEMENTUL CICLULUI DE VIA AL PROIECTULUI

n planificarea comunicrii este esenial: ca receporul informaiei i modul lui de a gndi s fie cunoscute; informaia s fie transmis ntr-o formulare accesibil destinatarului i cu suficiente detalii; receptorului s i fie solicitat feedback.

Coordonare

Coordonarea reprezint comunicarea structurat i organizat dintre unitile de aciune din acelai
domeniu de activitate.

Metode de coordonare
Mijloace de coordoanarea: adaptare reciproc supervizare direct stabilirea de standarde sau reguli, metode, proceduri, cerine de calificare, descriere a rezultatelor.

Communication

Metode de coordonare
Adaptare reciproca Supervizarea directa Standarde
Reguli si proceduri Cerinte de calificare Descrierea rezultatelor

n fiecare situaie concret trebuie s se opteze pentru metode potrivite de coordonare. De exemplu, ntr-o echip mic de obicei este suficient nelegerea reciproc. Pentru un numr mai mare de oameni, este nevoie ca unei persoane sa i revin rolul de coordonator, precum managerul de proiect, care s Phare CBC/ Ministry of Internal Affairs/ ESKO Training and Consulting fie responsabil cu atribuirea sarcinilor, asigurarea informaiilor necesare, furnizarea de condiii de lucru decente i verificarea rezultatelor. Proiectele i programele mai complexe au nevoie n afar de persoana coordonatorului de reguli de procedur, care s stabileasc direcii generale de urmat n orice situaie. Aceste linii directoare sunt prezentate de exemplu n manualul Phare SID.

Obiectivele coordonrii
Obiectivele coordonrii sunt: managementul eficient al resurselor, eficiena procesului decizional, evitarea de activiti redundante i paralele, uniformizarea scopurilor imediate i generale, simplificarea procedurilor, eficienta distribuire a rolurilor i responsabilitilor.

Nivele de coordonare a proiectelor

Coordonarea se desfoar la diferite nivele: proiectul poate fi att partea pasiv, ct i partea activ n coordonare. Coordonarea pasiv Proiectul este parte a unui sistem mai amplu; este coordonat de organizaii externe (de exemplu beneficiarul sau donatorul). n consecin, opereaz n limitele regulilor, procedurilor, termenelor limit etc. impuse din afar. Obiectivul stabilirii acestor reguli este acela de a coordona un numr mare de proiecte i activiti. De obicei, este vorba de comunicare unilateral cu privire la proiect ca parte a unor condiii predefinite ce nu pot fi combtute. Coordonare intern Echipa de proiect este scena coordonrii interne a resurselor i activitilor. Sarcina managerului de proiect este de a se asigura ca experii dispun de toate informaiile i ndrumrile necesare pentru a-i desfura activitatea. n scopul coordonrii, echipa trebuie s i defineasc reguli interne, aplicabile fiecrui membru i ansamblului. De exemplu, formatul rapoartelor, sistemul de arhivare i ndosariere a documentelor pe sistem de hrtie sau electronic, orarele, regulile de folosire a telefoanelor sau a vehiculelor proiectului etc. n afar de sistemul formal, este nevoie de edinte informale necesare furnizrii operaionale de informaii. Implicarea direct constructiv a membrilor echipei va asigura un efect sinergic.

81

MANAGEMENTUL CICLULUI DE VIA AL PROIECTULUI

Coordonare extern n afar de coordonarea intern, managerul de proiect va coordona activitatea ce implic organizaii i indivizi exteriori, cum ar fi beneficiarii, prile interesate, alte echipe de proiect etc., care nu aparin direct proiectului respectiv. Scopul coordonrii externe este s asigure implicarea prilor interesate precum i de a evita redundana i a asigura coerena cu alte proiecte i activiti.

Riscuri presupuse de coordonare

n afar de beneficiile coordonrii, trebuie luate n considerare i o serie de riscuri cu privire la: crearea de reele sofisticate de comunicare exagerearea n coordonare bruiaj pstrarea coordonrii unor uniti care i-au atins deja obiectivele pentru care au fost create plictiseala i lipsa de interes generate de munca n echipa i luarea de decizii n participare apariia unei suprastructuri n cadrul organizaiei, care s se menin din inerie.

edinele
edinele reprezint o modalitate esenial de asigurare a eficacitii comunicrii ntre oamenii i grupurile legate de proiect. n acelai timp, edinele pot ndeplini i rolul de coordonare a proiectului, n situaia n care sunt orientate, bine pregtite i inute potrivit. Planificarea Primul pas n crearea de edine de succes este luarea n calcul a urmtoarelor aspecte: Care este scopul edinei? Ce rezultate trebuie s aib? Ce s-ar ntampla dac edina nu ar avea loc? Care ar trebui s fie agenda? Ce subiecte, ordinea i timpul alocat? Cine va vorbi? Cine prezideaz edina, cine este secretarul care ntocmete minuta? Care trebuie s fie nivelul de pregtire al participanilor?

Informarea prealabil Pentru a folosi la maxim timpul alocat edinei, participanii trebuie s fie informai n legatur cu: data, timpul i durata edinei agenda participanii numele preedintelui (moderatorului), secretarului, vorbitorilor nivelul de pregtire necesar materiale scrise

Pregtirea Pentru a asigura rezultate satisfctoare ale edinei, este important: s existe copii ale materialelor ce vor fi nmnate participanilor s fie verificate sala i echipamentul tehnic s fie revizuit minuta edinei anterioare s fie realizat o verificare preliminar a disponibilitaii participanilor i s fie trimis un reminder

inerea edinei Cel care prezideaz ntlnirea va asigura respectarea urmtoarelor aspecte procedurale: deschiderea edinei scuze din partea celor care nu au putut participa aspecte care reies din minuta edinei anterioare documente, comunicare

82

MANAGEMENTUL CICLULUI DE VIA AL PROIECTULUI

propuneri rezolvri ale activitilor viitoare diverse data urmtoarei ntlniri ncheierea

Luarea minutei Pentru ca edina s reprezinte baza urmtoarelor aciuni i edine: scrierea rezultatelor fiecrui punct de pe ordinea de zi notarea ideilor, opiniilor i rezervelor speciale, a rezoluiilor, sprijinului acordat rezoluiei respective notarea activitilor urmtoare cine ce va face, pn cnd etc. redactarea nregistrrii minutei ct mai repede dup ncheierea edinei nainte de executarea final i distribuirea minutelor, cel puin un participant trebuie s o citeasc distribuirea minutei tuturor celor care au participat, altor pti interesate, precum i celor crora leau fost atribuite sarcini n lips.

Probleme legate de edine n pregtirea i derularea edinelor trebuie anticipate i evitate anumite erori i omisiuni precum: prelungirea edinelor lipsa deciziilor rezoluiile sunt abandonate puini participani iau cuvantul participanii nu nteleg pentru ce se ine edina participanii nu sunt siguri de motivul pentru care au fost convocai nceputul edinei se prelungete timpul alocat se termin nainte de epuizarea agendei

Construirea imaginii proiectului

n interesul succesului proiectului i al susinerii lui, este important ca pe lng coordonare s fie creat o atitudine pozitiv a publicului n raport cu proiectul i cu participanii la proiect. Pentru crearea acestei imagini, sunt folosite urmtoarele metode: Denumirea proiectului Pentru a asigura uurarea referirii la proiect, acesta trebuie s aib un nume care s atrag atenia i s fie uor de pronunat. Nu trebuie neaprat s fie numele oficial al proiectului. Pentru ca proiectul s se fixeze n contiina oamenilor, un avantaj l reprezint i folosirea de simboluri, de exemplu un logo care s fie inscripionat pe toate documentele proiectului, pe materialele informaionale sau promoionale etc. Prezentri ale proiectului Prezentrile proiectului sunt folosite pentru a asigura fixarea proiectului, a activitilor, scopurilor i realizrilor sale n coniinta publicului. Este esenial s se afle cu siguran cine sunt actorii cheie sau organizaiile importante pentru proiect, pentru a le oferi informaii structurate cu profesionalism. Newsletter-uri n cazul proiectelor pe termen lung este practicat folosirea pentru informarea diferitelor grupuri int a newsletter-urilor generale i/sau tematice. Newsletter-urile nu trebuie s fie neaprat unilaterale. Ele pot fi folosite pentru a obine feedback din partea grupurilor int. Lobby Nu ntotdeauna proiectele trebuie introduse ntr-o atmosfer formal i n stil de afaceri. Pentru prezentarea proiectului, poate fi util utilizarea unui eveniment informal recepii, aniversri, cine de discuii etc.

83