Arhiva curent - arhiva constituit di n documente primite, expediate sau ntocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidian

a unitilor, documente care sunt pstrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi). Perioad n care sunt constituite n dosare (conform nomenclatorului) i urmeaz s tic depuse la arhiva unitii.

Colecie arhivistic - totalitatea documentelor grupate pe un creator sau deintor, conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe) fr a se ine seama de proveniena lor sau de existena unei legturi organice.
Creator de arhiv - fiecare din unitile de stat sau private, precum i persoane fizice, care n decursul activitii au creat documente cu valoare istorico-documentar. Depozit de arhiv - spaiu destinat pstrrii documentelor, construit sau amenajat special, avndu-se n vedere criterii specifice n ceea ce privete amplasamentul, rezistena, microclimatul interior, paza i protecia documentelor. Este dotat cu mijloace necesare depozitrii (rafturi), utilaje i mobilier. Deintor de documente - unitate sau persoan fizic ce are n pstrare documente rezultate din activitatea proprie, preluate din desfiinarea, comasarea i reprofilarea altor uniti, dobndite prin motenire, donaie sau cumprare ori n alte mprejurri; dreptul de deinere a unor documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional, de anumite organe de stat i uniti este reglementat prin lege. Fia de inventar - formular pe care se transpune coninutul principalelor informaii din fiecare unitate arhivistic, n vederea inventarierii fondurilor i coleciilor Fond arhivistic - totalitatea documentelor create n decursul activitii unei uniti (instituii, asociaii, societi, reuniuni, regii, fundaii, partide politice), independente din punct de vedere organizatoric i operativ, care nu i-a schimbat profilul activitii i teritoriul de competen i are registratura proprie, precum i de ctre o familie sau o persoan fizic. Fondul Arhivistic Naional (FAN) - totalitatea documentelor cu valoare istoric create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, unitile publice sau private economice, sociale, culturale, militare, religioase, politice, precum i de ctre persoane fizice. Acestor documente statul le asigur protecie special, n condiiile Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996. Inventar arhivistic - instrument de informare tiinific ce cuprinde descrierea analitic a fiecrei uniti arhivistice dintr-un fond sau colecie, indicndu-se pentru fiecare unitate arhivistic n parte numrul curent (cola), coninutul, datele extreme, numrul de file, limba n care este scris. Lucrarea este prevzut cu o introducere n care se dau informaii privitoare la istoricul fondului sau coleciei, genul documentelor i importana lor istorico-documentar, cantitatea documentelor exprimat n uniti arhivistice i metri liniari. De asemenea, mai cuprinde, pe lng prezentarea propriu-zis a fondului sau coleciei, o serie de liste anexe, importante peniru cercettori: lista actelor pierdute, tabele de coresponden a cotelor, lista sigiliilor, indice general. Inventarul constituie un instrument de informare indispensabil pentru cercettor. Nomenclator arhivistic - instrument de lucru n arhiva unei uniti, constnd dinir-o list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a unitii respective, iar n cadrul acestora pe probleme i pe termene de pstrare. Nomenclatorul servete registraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune ordine n constituirea arhivei curente i de a orienta ntreaga organizare ulterioar a activitii arhivistice; nomenclatorul este ntocmit de fiecare unitate i se modific ori de cte ori este nevoie. Formularul model este cuprins n Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996. Selecionarea unitilor arhivistice - una din operaiunile de baz ale activitii arhivistice care const n stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite de importan. Unitate arhivistic (u.a.) - element component al unui fond arhivistic sau al unei colecii arhivistice, care se individualizeaz prin coninutul i forma sa, referindu-se la o aciune, problem sau lucru i ocup (sau poate ocupa) o poziie distinct ntr-un instrument de eviden.

Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investigaie izvoarele scrise pe supori friabili (uor deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i

aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Informarea documentar studiaz informaiile, datele cuprinse n documente, n publicaii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic i sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai eficient la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care conin informaii tiinifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. O categorie deosebit de important de documente o constituie acelea care sunt studiate de tiinele auxiliare ale istoriei. Documentul este nlocuit cu informaia provenit din el, elementele noionale ale informaiei se consider inclus n cadrul noiunii de documentare. Noua definiie omite ns activitatea de colectare i pstrare a literaturii de specialitate. I. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informaie sau mediu de nregistrare) sunt : a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tblie de lemn). b) documente contemporane - nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic) c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio). Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. II. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport) a) documente obinute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise; documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: - nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); - nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i softwareurile de aplicaie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) III. Dup semnele convenionale folosite: a) documente scrise (avnd la baz litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) - schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii); - imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustraii). Fiecare dintre clasele menionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii astfel: A) Documentele imprimate Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice) Dup form: foi volante brouri cri Dup gradul de implicare intelectual: documente primare (cri beletristice, tratate, monografii, studii); documente secundare (dicionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri obinute din prelucrarea documentelor primare)

B) Documentele manuscrise: documente istorice: inscripii, condici, acte, corespondena elaborat de-a lungul timpului de ctre organe de stat, instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organizaii publice sau private. n cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale documente sonore Dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nevztori. Organizaiile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare. I. Dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispoziii, hotrri judectoreti. II. Dup destinaie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama), documente care intra i ies din organizaie (corespondena); III. Dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare. Elementele documentrii: elaborarea documentelor; colectarea; nregistrarea ordonarea; analiza coninutului documentelor; semnalarea lor; difuzarea documentelor; utilizarea documentelor Arhivistica este tiina care se ocup cu teoria i practica n arhive. Arhivele, ca pstrtoare de vestigii i antichiti, ca pstrtoare a contiinei de sine a popoarelor, constituie condiia sine qua non pentru reconstituirea istoriei unui popor. Cele mai vechi instruciuni privitoare la organizarea arhivelor sunt din 1488 Statutul oraului Cluj i din 1575 privitoare la sarcinile rechizitorilor locurilor de adeverire. Arhiva general nc de timpuriu se poate documenta c a luat fiin o arhiv general cu scopul s pstreze actele oficiale importante precum i acte particulare depuse benevol. Locul cel mai sigur a fost considerat la Mitropolii, crora li se atribuie custodia, contribuind astfel la constituirea arhivei generale a rii. O prim meniune pentru ara Romneasc dateaz din 4 mai 1714, n Hrisovul lui tefan Cantacuzino prin care scutete poporul de vcrit, i care dispune: Iar hrisovul acesta l lsm la Sfnta Mitropolie ca s fie sub paza prea sfinitului mitropolit"1. n Moldova avem o astfel de meniune la 1 august 1755, n hrisovul lui Matei Ghica: i s-au scris hrisovul acesta i s-au dat s stea la Sfnta Mitropolie.
1

N. lorga, Studii i documente, III (1901), p. 96; cit. i p. 57.

Pentru Transilvania nu cunoatem o arhiv general, ns ca importan trebuie amintite arhiva de la Viena (1749) i de la Budapesta (1756). Arhivele instituiilor publice Ca s putem studia arhivele organizate de instituiile rii ar trebui s le cunoatem, ns o istorie a lor lipsete. Monografiile privitoare la unele din ele sunt cu totul insuficiente. Ne lipsesc i studiile diplomatice privitoare la cancelariile i secretariatele lor, ca s ne dm seama de modul cum lucrau, cum i alctuiau actele i cum le clasau, date eseniale pentru arhivistic. Arhivele legislative Introducerea registrului i organizarea cancelariilor i secretariatelor administrative fac s apar i astfel de arhive. Trebuie menionate hrisoave normative, decrete, porunci care pun n lumin dispoziiile cu caracter legislativ, adresate de obicei comunitii i uneori se dispune pstrarea lor n locuri sigure. Putem cita n acest sens Bulla aurea din 1222 privind libertile ordinelor n Ungaria, deci i n Transilvania, redactat n mai multe exemplare ce urmau s fie pstrate n locuri diferite, i desfiinarea vcritului n ara Romneasc, cnd se dispune ca Hrisovul s fie pstrat la Mitropolie. Instituia Arhivelor Statului a luat fiin la 1 mai 1831 n ara Romneasc i la 1 ianuarie 1832 n Moldova. n actul de ntemeiere se aprecia c arhivele constituie un obiect care meritariseti toat luarea aminte a stpniri. Arhiva Statului din ara Romneasc a fost pus sub supravegherea Ministerului din Luntru (de Interne), iar cea din Moldova sub aceea a Ministerului de Justiie. Iordache Rsti, eful arhivelor statului din Bucureti, alctuiete la 13 septembrie 1831, un Regulament al arhivei. Acesta e aprobat de Marea Vornicie din Luntru la 30 septembrie din acelai an i prevede, ntre altele, mprirea fondurilor arhivistice astfel: 1. documente i contracte; 2. hrtiile administraiei trebilor din luntru; 3. hrtiile judectoreti. Fiecare secie va avea un registru inventar cu rezumatul actelor intrate n arhiv. Nici un act nu se mai scoate din arhiv, pentru orice trebuin urmnd a se da copii. La 4 decembrie 1840 se alctuiete un Regulament al arhivei rii Romneti privitor la personal i la ndatoririle sale. Consiliul Naional pentru studierea Arhivelor Securitii Consiliul Naional pentru Studierea Arhivelor Securitii (C.N.S.A.S.) este o autoritate administrativ autonom cu personalitate juridic, aflat sub controlul Parlamentului Romniei i funcioneaz n baza O.U.G. nr. 24/2008 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea Securitii, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 293/2008. Din punct de vedere legislativ, istoricul existenei C.N.S.A.S. a nregistrat urmtoarele etape: C.N.S.A.S. s-a nfiinat ca urmare a promulgrii Legii nr. 187/07.12.1999 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea securitii ca poliie politic , publicat n Monitorul Oficial al Romniei, nr. 603/09.12.1999, pp. 1-5. De menionat c, n luna martie 2000, Parlamentul Romniei a aprobat Regulamentul de organizare i funcionare, nr. 17/2000; - O.U.G. nr. 16/22.02.2006 pentru modificarea i completarea Legii nr. 187/1999 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea securitii ca poliie politic , publicat n Monitorul Oficial, nr. 182/27.02.2006, pp. 1-8; - n data de 31.01.2008, Curtea Constituional a Romniei, prin Decizia nr. 51/31.01.2008 referitoare la excepia de neconstituionalitate a dispoziiilor Legii nr. 187/1999 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea poliiei politice comuniste , a declarat neconstituional Legea nr. 187/1999;

- O.U.G. nr. 24/05.03.2008 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea securitii, publicat n Monitorul Oficial nr. 182/10.03.2008. - Legea nr. 293/14.11.2008 pentru aprobarea O.U.G. nr. 24/2008 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea Securitii, publicat n Monitorul Oficial nr. 810/03.12.2008. - Hotrrea nr. 2/18.12.2008 privind adoptarea Regulamentului de organizare i funcionare al Consiliului Naional pentru Studierea Arhivelor Securitii, publicat n Monitorul Oficial nr. 18/09.01.2009. Instituia funcioneaz la nivel naional ca structur unic i este condus de un Colegiu compus din 11 membri numii de Parlamentul Romniei. Conform atribuiilor pentru care a fost creat, C.N.S.A.S. asigur: - accesul la propriul dosar ntocmit de Securitate i deconspirarea lucrtorilor Securitii i a colaboratorilor acesteia; accesul la informaiile de interes public privind calitatea de lucrtor al Securitii n cazul candidailor la alegerile prezideniale, generale, locale i pentru Parlamentul European (Preedintele Romniei, deputai i senatori, membrii guvernului, secretarii de stat, prefeci, primari .a.m.d.) Aceste informaii sunt accesibile la cerere presei scrise i audiovizuale, partidelor politice, O.N.G.-urilor precum i instituiilor publice. Pentru persoanele care candideaz la funcii publice exist obligativitatea unei declaraii pe proprie rspundere privind colaborarea cu fostele instituii represive, declaraie care este ulterior coroborat cu verificrile efectuate din oficiu de C.N.S.A.S. publicarea informaiilor i a documentelor cu privire la activitatea, structura i componena Securitii, care atest implicarea acesteia i a altor structuri politice i represive ale regimului totalitar comunist n svrirea unor fapte mpotriva vieii, integritii fizice sau psihice, a drepturilor i libertilor fundamentale ale omului; organizarea i desfurarea activitilor formativ-educative i sprijinirea cercetrilor prin conferine i expoziii, derularea unor programe educaionale, publicarea de studii tiinifice, monografii, colecii de documente, n vederea cunoaterii trecutului Romniei ntre 19451989 i consemnrii istorice a activitilor represive ale regimului comunist; publicarea documentelor cu privire la cazurile neelucidate de decese sau de dispariii urmare a aciunilor Securitii i sesizarea organelor de cercetare penal, atunci cnd este cazul ; accesul cercettorilor acreditai de Colegiul C.N.S.A.S. la documentele i informaiile cu privire la structura, componena, metodele i activitile Securitii; accesul Comisiei pentru Constatarea Calitii de Lupttor n Rezistena Anticomunist din cadrul Ministerului Justiiei la copiile certificate de pe documentele identificate n dosarele existente n arhiva C.N.S.A.S. De aceast prevedere beneficiaz persoanele care au fost condamnate din motive politice, care au suferit msuri administrative abuzive sau care au ntreprins aciuni de mpotrivire cu arme i de rsturnare prin for a regimului comunist instaurat n Romnia dup 1945; accesul persoanelor interesate la copiile certificate de pe documentele identificate n dosarele existente n arhiva C.N.S.A.S. care fac obiectul Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 103/2000 privind Crucea Comemorativ a Rezistenei Anticomuniste . PRINCIPALELE DOCUMENTE CE POT FI OBINUTE DE LA C.N.S.A.S. N BAZA LEGILOR SPECIALE: LEGEA NR. 221/2009, DECRETUL-LEGE NR. 118/1990, LEGEA NR. 10/2001 Consiliul Naional pentru Studierea Arhivelor Securitii (prin Serviciul Informare Public i Repunere n Drepturi) pune la dispoziia petenilor copii certificate, contra cost, de pe documentele identificate n dosarele existente n arhiva C.N.S.A.S., n vederea recuperrii/redobndirii unor bunuri/drepturi: Legea nr. 221/2009 privind condamnrile cu caracter politic i msurile administrative asimilate acestora, pronunate n perioada 6 martie 1945

22 decembrie 1989; D.L. nr. 118/1990 privind acordarea unor drepturi persoanelor persecutate din motive politice de dictatura instaurat cu ncepere de la 6 martie 1945, precum i celor deportai n strintate ori constituite n prizonieri; Legea nr. 10/2001 privind regimul juridic al unor imobile preluate n mod abuziv n perioada 06.03.1945 22.12.1989. Principalele documente ce pot fi obinute de la C.N.S.A.S. Sentine sau Decizii emise de Tribunalele Militare Teritoriale i Tribunalul Militar Bucureti (n special pentru perioada 1945-1989, dar uneori i pentru 1938-1944); Rechizitorii; Bilete de eliberare din penitenciar; Documente referitoare la perioada deteniei; Fie de pontaj (pentru fotii deinui condamnai din motive politice n perioada 19451989); Procese-verbale de confiscare a averii; Extrase din Deciziile de stabilire de domiciliu obligatoriu (D.O.) i de internare n Colonii de Munc (C.M.)/Uniti de Munc (U.M.); Extrase din Deciziile de ridicare a restriciilor domiciliare; Documente care atest ncadrarea n categoria social a chiaburilor; Tabele cu persoane deportate n U.R.S.S., precum i refugiate din Bucovina de Nord i Transilvania; Cri, manuscrise, fotografii, scrisori etc., n original, confiscate de ctre fosta Securitate. Ce trebuie s conin cererile Numele, prenumele i adresa solicitantului, datele de stare civil (data i locul naterii, numele i prenumele prinilor); Obiectul solicitrii; Scopul n care se solicit actul; Calitatea n care se solicit (descendent sau reprezentant legal). Calitatea se va dovedi prin nscrisuri (acte de stare civil, certificat de motenitor etc.) sau prin declaraie pe proprie rspundere. Taxa de eliberare Reprezint contravaloarea copiilor xerox ale documentelor solicitate (0,2 lei/pagina). Dup identificarea documentelor, fiecrui petent i se comunic suma i modalitatea de plat. Eliberarea documentelor Se elibereaz personal solicitantului, pe baza B.I./C.I. sau mputernicitului su legal; Se expediaz prin pot, la domiciliul solicitantului (n acest caz se achit o tax de expediere). Cererile, nsoite de documentele justificative, pot fi transmise prin pot sau depuse personal la sediul C.N.S.A.S. din strada Matei Basarab, nr. 55-57, sector 3, Bucureti. Informaii suplimentare putei obine la numrul de telefon 0374.189.166. Principalele fonduri Ministerul Afacerilor Externe deine un important fond de documente diplomatice (peste 8000 m. liniari) create de administraia central, misiunile diplomatice i oficiile consulare ale Romniei n strintate. In principal, documentele sunt clasate n funcie de originea lor. Cele mai importante fonduri istorice ale Arhivelor Diplomatice romneti sunt: Fondul Arhiva Istoric (1831-1895) Fondul Rzboiul de Independen (1877-1878) Fondul Arhiva politico-diplomatic (1920-1944), organizat alfabetic, pe ri

Fondul nelegerea Balcanic Fondul Conferina de Pace de la Paris (1946-1947) Fondul Geneva - Societatea Naiunilor Fondul 71/ 1920-1944. Arhiva politico-diplomatic, organizat alfabetic, pe ri Fondul 71/ 1920-1944. Transilvania n cadrul fondurilor propriu-zise, dosarele sunt organizate pe probleme (de la 1-105), aa cum au fost ele clasificate n Nomenclatorul de arhiv ntocmit n 1909, dup modelul austriac. Marea majoritate a fondurilor sunt i astzi inventariate i clasificate conform acestui sistem. Printre principalele probleme menionm: Problema 15 - coli i biserici romneti n strintate Problema 16 - coli i biserici strine n Romnia Problema 21 - 1878-1913 Rapoarte politice de la reprezentanele diplomatice ale Romniei n strintate Problema 33 - Problema evreiasc Problema 41 - Comerul exterior al Romniei Problema 71 - Evenimente politice, clasificat n mai multe subdiviziuni, cele mai importante fiind: - 71/1914 (E1 si E2): Primul Rzboi mondial (1914-1918) i Conferina de pace de la Paris (1919-1920) - 71/1939 (E9) - Al Doilea rzboi mondial (1939-1947) - 71/1920-1944 - Dosare Speciale, clasificate i ele pe probleme interne i relaii internaionale (exemple: Cstorii ntre monarhi; Decese monarhi; Rzboaiele balcanice; Romnii din Balcani; Rzboiul civil din Spania; Rebeliunea legionar; Restaurarea habsburgilor; Anschluss) Problema 75 (1875-1944) - grupeaz consulii onorifici, pe ri; Problema 77 (1920-1944) - cuprinde dosarele personale ale fotilor funcionari ai M.A.E. Potrivit dispoziiilor Legii nr. 16 din 1996, Legea Arhivelor Naionale, termenul dup care pot fi date spre studiu aceste dosare este 75 de ani de la data crearii lor. n Convenia de la Viena cu privire la relaiile diplomatice adoptat la 18 aprilie 1961 i ratificat de Romnia prin Decretul nr. 566 din 1968, n art. 24 se stipuleaz c arhivele diplomatice sunt inviolabile n orice moment i n orice loc s-ar afla2. Registrul de intrare-ieire este primul instrument care atest existena i oficializarea documentelor. El ine evidena circulaiei acestora i semnalizeaz n permanen locul unde se gsesc actele, stadiul n care se afl rezolvarea lor i modul cum au fost ele rezolvate. nregistrarea documentelor se face fie la registratura general, fie la compartimente. a) La registratura general, documentele se pot nregistra ntr-un singur registru de intrare-ieire, sau concomitent n dou sau mai multe registre, n funcie de volumul zilnic al nregistrrilor, situaie n care documentelor li se dau numere din doi n doi sau din patru n patru, pentru a nu se repeta. b) La compartimente, atunci cnd creatorul de documente primete, emite i ntocmete pentru uz intern un numr mare de documente. n aceast situaie, atribuia registraturii generale const numai n primirea documentelor, repartizarea lor la compartimente pentru nregistrare i soluionare, expedierea ctre destinatar a documentelor precum i inerea unei evidene numerice asupra circulaiei documentelor. Pentru a opera corect n registrul de intrare-ieire, procedm astfel: La Intrri" (pe partea stng a registrului): n rubrica a" se trece numrul de nregistrare;

2

A. Nstase, B. Aurescu, I. Glea, Drept diplomatic i consular, Ed. ALL Beck, Bucureti, 2002.

 n rubrica b" se consemneaz data nregistrrii documentului primii (anul, luna, ziua): n rubrica c" se nscrie numrul de nregistrare dat de unitatea care l-a expediat precum i data cnd s-a fcut aceast operaiune; n rubrica ,,d" se indic numrul filelor documentului; n rubrica e se indic numrul anexelor, n cazul n care documentul nregistrat are i anexe. Pe fiecare din anexele existente se nscrie numrul de nregistrare al documentului de baz; n rubrica f" se indic denumirea unitii sau persoanei de la care provine documentul respectiv (emitentul); n rubrica g" se consemneaz cuprinsul documentelor intrate i a celor emise din oficiu. Cuprinsul trebuie s fie formulat scurt, clar i concis, fr prescurtri; n rubrica h" (ultima la Intrri") se nscrie denumirea compartimentului cruia i s-au repartizat documentele pentru rezolvare. La Ieiri" (pe partea dreapt a registrului): n rubrica ,,i" se trece data expedierii documentelor la destinatar (anul, luna, ziua); n rubrica j" se menioneaz modul rezolvrii documentului (coninutul rspunsului, pe scurt); n rubrica k" se indic denumirea unitii sau persoanei creia i s-a expediat documentul (destinatarul); n rubrica ,,1" se consemneaz, n dreptul fiecrui document conexat, numrul de nregistrare al documentului la care s-a fcut conexarea i eventual anul nregistrrii, dac documentele sunt din ani diferii; n rubrica m" a registrului, ca i pe fiecare document nregistrat, se nscrie indicativul dosarului dup nomenclator (cifra roman, litera majuscul i cifra arab sau dac unitatea are numai compartimente se nscrie litera majuscul - semnificnd compartimentul i cifra arab reprezentnd dosarul cu problematica sa), pentru a ti la ce compartiment i dosar a fost repartizat documentul. n activitatea practic, cotidian, ntlnim urmtoarele categorii de documente, care se nregistreaz dup cum urmeaz: Documente care intr de la diferite uniti sau persoane i au nevoie de rspuns. Pentru acestea se completeaz rubricile registrului, att la .intrri" ct i la ieiri" cu precizarea c c" i 1" se completeaz numai dac este cazul. Documentele care intr de la diferite uniti sau persoane dar nu mai au nevoie de rspuns. Pentru acestea se completeaz rubricile de pe pagina intrri (a"-,,h") i rubrica m". Pentru documentele emise din oficiu pe pagina intrri" se completeaz numai rubricile a", f" (unde se scrie: din oficiu), g" i h", iar pe pagina ieiri" se completeaz rubricile i"k", (k dac este cazul) si m". Documentele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz pe pagina intrri". completndu-se i rubrica m", cu indicativul dosarului dup nomenclator. Nomenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiv este un instrument principal de lucru al fiecrui creator de arhiv, constnd dintr-un tabel sau list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit schemei de organizare a unitii respective, iar n cadrul acestora pe probleme i termene de pstrare. Criteriul pe problem sau tematic presupune formarea dosarelor dup teme, adic gruparea documentelor dintr-un an care se refer la aceeai tem sau problem. Acest criteriu este cel mai rspndit deoarece majoritatea creatorilor de documente i au

diversificat activitatea pe probleme n cadrul compartimentelor. n practica formrii dosarelor sunt folosite n mod excepional, de ctre unii creatori de arhiv, concomitent cu criteriul tematic i alte criterii. Criteriul alfabetic const n gruparea dosarelor dup alfabet i se folosete n special cnd este vorba despre dosarele de personal. Criteriul geografic const n gruparea unor documente pe anumite arii geografice, provenite de la uniti sau persoane fizice, care prin natura activitii lor creeaz astfel de documente, cum sunt institutele de topometrie, geologie. III. 4. Inventarierea arhivei curente n cadrul compartimentelor III.4.1. Printre obligaiile creatorilor i deintorilor de documente, art. 9 din Legea Arhivelor prevede c: ,,Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor 2 i 3. Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, ntrun capitol aparte (art. 18-23) aduc detalii n legtur cu inventarierea documentelor la compartimente i apoi preluarea acestora la arhiva unitii. Unitile arhivistice (dosare, registre, condici) se predau la compartimentul de arhiv sau n lipsa acestuia la arhiva unitii, n gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva, pe baz de inventare, ntocmite pe compartimente, an i n cadrul anului pe termene de pstrare. Astfel, inventarul va cuprinde toate unitile arhivistice cu acelai termen de pstrare, create n decursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi anual attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator, la compartimentul respectiv (ex.: 10 ani, 15 ani, 20 de ani, 50 de ani, permanent pentru cele cu valoare istoric). Fiecare unitate arhivistic se trece n inventar sub un numr curent distinct. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare volum va primi un numr curent distinct. Registrele, condicile i alte documente preconstituite (imprimate-tipizate) se cuprind n inventar dup dosare. Unitile arhivistice nencheiate n anul respectiv, ca i cele care, din motive justificate, se opresc la compartimente, se trec n inventar la compartimentul i anul cnd au fost create cu menionarea (la sfritul inventarului) c au fost lsate la compartimentul X sau Y nefiind ncheiate sau avnd nevoie de ele. n momentul predrii lor ulterioare, n inventar se va meniona acest lucru. Unitile arhivistice care cuprind documente din mai muli ani vor fi inventariate la anul de nceput, menionndu-se n inventar datele extreme (anul nceperii i anul ncheierii). III.4.2. Inventarierea - operaiunea de baz a activitii arhivistice Inventarierea este operaiunea arhivistic de luare n eviden a unitilor arhivistice dup ordonarea lor, conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru. Inventarul este instrumentul de eviden cu dubl funcionalitate. n primul rnd el cuprinde, sub form de rezumat, n mod concis i concludent, informaiile unitilor arhivistice, folosind ca instrument de baz cercetarea, sub multiplele ei aspecte. n acelai timp, inventarul este un instrument de eviden n sens administrativ, cu ajutorul cruia se face predarea-primirea documentelor n administrarea arhivarului sau responsabilului cu arhiva, desemnat s asigure pstrarea, conservarea i folosirea documentelor. Modalitatea de inventarierea a documentelor la compartimente pe an i termene de pstrare, stabilit de actuala legislaie, este perfect aplicabil de ctre toi creatorii de documente i asigur folosirea lor operativ n scopuri tiinifice i practice.

Modelul da inventar este unic pentru toi creatorii de documente din ar att ca formular ct i ca mod de completare. (Anexa 7). Unitile arhivistice create n anul precedent vor fi perfectate (ncheiate, definitivate) i inventariate n anul n curs, urmnd s fie predate n al doilea an de la constituire la arhiva creatorului de documente. Constituirea arhivei curente pe baza nomenclatorului arhivistic, inventarierea documentelor la compartimente, pe an i termene de pstrare, prezint avantajul c permite selecionarea cu operativitate a unitilor arhivistice lipsite de importan istoric i documentar, elibernd spaiul pentru arhiva nou creat. III.4.3. Etapele procesului de inventariere Pentru evitarea erorilor n ceea ce privete ntocmirea inventarelor, ca i pentru nlesnirea i desfurarea unitar a acestei importante activiti, ntr-o prim etap, compartimentul de arhiv, sau n lipsa acestuia, eful compartimentului care rspunde de arhiv, mpreun cu arhivarul sau responsabilul cu arhiva, trebuie s multiplice i s difuzeze tuturor compartimentelor formularul de inventar, obligndu-le, astfel, s rspund rubricilor impuse. n etapa a doua, unitile arhivistice odat constituite, ncheiate, certificate, cu toate datele copertei corect completate, se grupeaz pe termene de pstrare, iar n cadrul fiecrei grupe de termene se aeaz, mai nti dosarele i la urm registrele, condicile i alte documente preconstituite. n etapa urmtoare, se va lua n eviden fiecare unitate arhivistic n parte, prin completarea rubricilor formularului de inventar primit anterior, ncepnd cu numrul curent. Fiecare grup de termene de pstrare ncepe cu nr. 1, numr ce se scrie concomitent i pe coperta fiecrei uniti arhivistice, fcndu-se corelaia dintre inventar i documente. Dac toate celelalte elemente trecute pe coperta unitilor arhivistice sunt corect completate, atunci ntocmirea inventarului reprezint, de fapt, o transcriere a acestor elemente n formularul de inventar. III.4.4. Prile componente ale inventarului Completarea corect a fiecrei rubrici a inventarului faciliteaz identificarea operativ a unitilor arhivistice. n antet n stnga sus a primei pagini, se scrie denumirea unitii i a compartimentului care a creat documentele, iar n titlul inventarului se va meniona anul crerii documentelor i termenul de pstrare (la mijlocul primei pagini). Inventarul ncepe cu numrul curent deoarece fiecare unitate arhivistic va trebui s aib un numr curent. ncepnd cu numrul 1, n cadrul compartimentului, anul i termenul de pstrare respectiv. Prin urmare, toate inventarele documentelor cu termene de pstrare de 1 an, 2 ani, 5 ani, 10 ani, 50 de ani ca i cele pentru documentele permanente vor ncepe tot cu nr. crt. 1. Este elementul principal, ce reprezint, de fapt, cota unitilor arhivistice. n rubrica a doua se va meniona indicativul unitii arhivistice dup nomenclator (cifra roman, litera majuscul i cifra arab: IB10; sau numai litera majuscul i cifra arab: A8; sau numai cifra arab: 26 - n funcie de organigrama unitii). Dac la acelai indicativ s-au creat mai multe uniti arhivistice (volume), n aceast rubric se repet indicativul unitii arhivistice de cte ori este cazul. n rubrica a treia, destinat menionrii informaiilor cuprinse n documente, formulat sugestiv Coninutul pe scurt al dosarului, registrului se vor da toate informaiile eseniale desprinse din documentele respective, ntr-un mod concis, clar, fr prescurtri i fr a se insera i aprecieri personale ale celui care efectueaz inventarierea. n cuprins se menioneaz categoriile de documente i obiectul aciunii (ex.: Regulamente de organizare i funcionare

a...; Acte normative privind reglementarea problemelor de personal; Bilanul de venituri i cheltuieli pe anul... ), precum i denumirile oficiale complete ale beneficiarilor sau clienilor, ca i orice alte elemente prin care se pot exprima ct mai clar informaiile eseniale din documentele supuse inventarierii. De asemenea, se va meniona dac documentele sunt sub form de proiect sau copie, iar n cazul unei lucrri aflate n dosar n mai multe variante care au constituit etape de lucru, ca urmare a unor avizri succesive ale organelor de stat n cuprins, se vor meniona i acestea. Inventarul nu este doar o simpl transcriere a denumirilor din nomenclator deoarece acest instrument de lucru este un tabel sistematic de probleme formulate generic, pe cnd inventarul nominalizeaz i concretizeaz aciunile, delimiteaz perioada la care se refer documentele. La acelai indicativ din nomenclator se pot crea mai multe volume care vor forma, fiecare, cte o unitate arhivistic i va ocupa n inventar o poziie distinct, iar n rezumatul fiecreia se va meniona ceea ce i este caracteristic. n cazul unor uniti, unde volumul documentelor create la anumite compartimente ntr-o zi este foarte mare, acestea se constituie n dosare pe zile, ca de exemplu, n activitatea bncilor, a altor uniti care efectueaz operaiuni zilnice i se inventariaz n aceeai ordine asigurndu-se astfel o arhivare corect, o regsire operativ a acestora, precum i selecionarea lor fr dificultate, la expirarea termenelor de pstrare. Alte categorii de documente ca planurile de activitate, drile de seam sau rapoartele de activitate, cele contabile sau statistice, bilanurile de venituri i cheltuieli, dac se ntocmesc trimestrial, se vor inventaria n ordinea trimestrelor, la termenele de pstrare corespunztoare prevzute n nomenclator, iar cele anuale, din aceleai categorii, vor fi cuprinse n inventarul documentelor permanente la compartimentul i anul respectiv. Personalul care face inventarierea documentelor trebuie s cerceteze cu atenie fiecare unitate arhivistic n ntregime pentru a se edifica pe deplin asupra coninutului documentelor din componena sa, rednd succint i cu exactitate problemele principale la care se refer documentele. Alt element de identificare a unitilor arhivistice, pe care inventarul l evideniaz n mod exact, l constituie data sau datele extreme ale documentelor din unitatea arhivistic (data primului act i cea a ultimului act din dosar). Numrul filelor constituie, de asemenea, un element pe care l evideniaz inventarul, ca mijloc de control asupra integritii documentelor cuprinse n unitatea arhivistic, de identificare a unui anumit document. n rubrica Observaii a formularului de inventar se trec eventualele noi cote, precizri privind interdicia de-a fi cercetate unele uniti arhivistice. Completarea rubricilor inventarului se face fr prescurtri sau formulri evazive. Filele inventarelor se numeroteaz, odat cu ntocmirea lor. Pe ultima pagin a inventarului (dup ultima unitate arhivistic) se trec urmtoarele date: numrul filelor inventarului; numrul unitilor arhivistice pe care le cuprinde inventarul; se menioneaz nr. crt. al unitilor arhivistice lsate la compartimente (dac este cazul); nr. crt. al unitilor arhivistice care au lipsit la preluare (dac este cazul); data predriiprelurii; numrul unitilor arhivistice efectiv preluate; semntura persoanei care pred documentele i semntura persoanei care preia documentele. III. 5. Predarea la arhiva unitii a documentelor create la compartimente. Registrul de eviden curent III.5.1. Prevederile Legii nr. 16/1996 i ale Instruciunilor ei de aplicare privind, predarea la arhiva unitii a documentelor create la compartimente

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baza de inventar i proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivii anexelor 2 i 3- se precizeaz n art. 9 din Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996. Procesul-verbal de predare-primire a documentelor (Anexa 8) se ntocmete n dou exemplare, ntre reprezentantul compartimentului (care n mod normal ar trebui s fie persoana desemnat de ctre eful compartimentului, responsabil cu arhiva la compartiment), cel care pred i arhivarul sau responsabilul cu arhiva unitii, n calitate de primitor. Procesul-verbal de predare-preluare trebuie sa aib nscris, sus n stnga filei, denumirea unitii i a compartimentului care a creat documentele. n cuprinsul procesuluiverbal se va trece perioada n care au fost create documentele compartimentului i numrul unitilor arhivistice efectiv predate, iar n ncheiere se vor consemna numrul filelor inventarului precum i semntura de predare i cea de preluare a documentelor. Arhivarul sau responsabilul cu arhiva verific i preia de la compartimente, pe baz de inventar, dosarele constituite3- aceasta fiind una din principalele obligaii ale sale, aa cum se precizeaz n art. 5, lit.b din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Predarea la arhiva general se face conform unei programri prealabile, stabilit de comun acord ntre cele dou compartimente (predtor i primitor), aa cum prevede art. 23 din Instruciunile de aplicare a legii - menionate mai sus. La preluare, personalul compartimentului de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordanc, ele se aduc la cunotin compartimentului creator, care efectueaz corecturile ce se impun- se precizeaz n art. 24 din aceleai instruciuni. n cazul cnd la predarea documentelor de la compartimente la arhiva unitii, unele dosare, registre au fost reinute la compartimente, nefiind ncheiate, fiindu-le necesare sau nu au fost gsite la predare, la sfritul inventarului se vor meniona numerele lor, dup inventar, consemnndu-se totodat, numrul unitilor arhivistice efectiv preluate. n continuare, se consemneaz att n inventar ct i n procesul-verbal data predriiprelurii, apoi acestea vor fi semnate de ctre cel care face predarea din partea compartimentului i de ctre cel care preia, ca reprezentant al unitii. Dup semnare, odat cu preluarea documentelor, un exemplar din procesul-verbal, mpreun cu un exemplar din inventare, rmn la compartimentul care pred documentele (ntr-un dosar aparte), iar cellalt exemplar din procesul-verbal, mpreun cu cele trei exemplare din inventarele documentelor permanente, respectiv dou exemplare din inventarele documentelor temporare, vor fi preluate la arhiva unitii, n gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva. Inventarele documentelor permanente de la toate compartimentele, vor fi ordonate dup schema de organizare a unitii i constituite n volume, pe an sau n volume pe mai muli ani, n raport de numrul filelor. Inventarele documentelor temporare vor fi, de asemenea, constituite n volume, pe ani, pe termene de pstrare sau n ordinea termenelor de pstrare, pe cnd inventarele pentru toate termenele de pstrare dintr-un an vor fi incluse ntrun singur volum. III.5. 2. Registrul de eviden curent Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru se precizeaz n art. 9 din Legea Arhivelor Naionale nr, 16/1996, iar art. 5. lit. b din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
3

Acte normative privind arhivele, editat de Asociaia Arhivitilor D. Prodan" Cluj-Napoca, Filiala Slaj, Zalu, 1996, p.14. (n continuare: Acte normative).

documente stabilete pentru personalul compartimentelor de arhiv (arhivar sau responsabil) printre principalele atribuii i pe aceea de a asigura evidena tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent (Anexa 9). Aceleai prevederi se regsesc i n art. 25 din Instruciunile de aplicare a Legii nr. 16/1996, cu urmtoarea completare: ,,n cazul n care compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond4 Prin urmare, registrul de eviden curent este un instrument de baz al arhivei unei uniti, n care sunt nregistrate inventarele fondului sau fondurilor create i deinute i implicit numrul unitilor arhivistice dintr-un fond precum i micarea acestora n decursul anilor (predate Arhivelor Naionale - cele permanente, eliminare prin selecionare, predate altor uniti). Acest registru are dou pri sau capitole; Preluri" i Ieiri". La Preluri se trec, n ordinea prelurii de la compartimente, toate inventarele unitilor arhivistice preluate. Fiecare inventar se trece n registru separat, sub un alt numr de ordine. Astfel, dac un compartiment va preda cinci categorii de inventare n care sunt cuprinse documente cu termene de: 5 ani, 10 ani, 20 de ani, 50 de ani i permanente, fiecare categorie de inventar va fi trecut n registru sub un numr curent distinct. n prima parte, la Preluri" se trec urmtoarele date: numrul curent sau numrul de ordine al inventarului (se d n ordinea prelurii de la compartimente); data prelurii documentelor din inventarul respectiv; denumirea compartimentului de la care provin inventarele; denumirea inventarului, rubric destinat nscrierii, n form prescurtat, a felului inventarului, adic: inventar permanent, inventar pe 50 de ani, inventar pe 10 ani; datele extreme ale documentelor cuprinse n inventar (data primului i ultimului document din inventar); totalul unitilor arhivistice din inventarul respectiv; totalul unitilor arhivistice din inventarul respectiv, primite efectiv n arhiva unitii (se consemneaz cu creionul); numrul unitilor arhivistice lsate la compartiment i predate ulterior (se consemneaz cu creionul, cnd este cazul, pn la depunerea la arhiv a tuturor u.a. din inventar, moment n care nregistrarea se va face cu cerneal, pix ); totalul unitilor arhivistice existente efectiv n toate inventarele (se consemneaz cu creionul cnd este cazul). n partea a doua, la Ieiri, pentru fiecare inventar se completeaz urmtoarele date: data ieirii documentelor din eviden; denumirea unitii ctre care s-a fcut predarea (Arhivele Naionale, uniti de colectare a hrtiei); denumirea actului de predare (confirmarea Arhivelor Naionale sau direciei judeene respective pentru selecionare, procesul-verbal de predare-preluare); numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase documentele din eviden; totalul unitilor arhivistice ieite; totalul general al unitilor arhivistice rmase n arhiv. III.5. 3. Scoaterea documentelor din evidena arhivei
4

Acte normative, p.14

Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu avizul Arhivelor Naionale sau al direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, n funcie de creatorii la nivel central sau local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat se precizeaz n ultimul alin. al art. 9 din Legea 16/1996, modificat i completat. Aceleai prevederi se regsesc i n art. 27 din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Art. 28 din aceste instruciuni stabilete actele pe baza crora unitile arhivistice aflate ntr-una din cele trei situaii consemnate n art. 9 din lege, pot fi scoase definitiv din arhiva unitii, preciznd c: Dosarele sunt scoase din evidena arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte dup caz: proces-verbal de selecionare; proces-verbal de predare-preluare; proces-verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei acestora. Documentele deteriorate vor fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare, aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i confirmat de Arhivele Naionale5 Procesul-verbal de selecionare - Anexa 10 se ntocmete de ctre comisia de selecionare dup expirarea termenelor de pstrare a documentelor. El este nsoit de un exemplar din inventarele documentelor propuse pentru selecionare i un exemplar din inventarele sau inventarul documentelor permanente din anii pentru care s-a fcut selecionarea documentelor. Procesul-verbal de predare-preluare (anexa nr. 6 din Instruciunile de aplicare a Legii nr. 16/1996) se ntocmete cu prilejul transferului documentelor ctre alt unitate. Ca urmare a distrugerii unor documente provocat de evenimente neprevzute, comisia de selecionare, dup cercetarea cazului la faa locului, ntocmete un proces-verbal de constatare a deteriorrii documentelor aflate n situaia de a nu mai putea fi restaurate. La fel se procedeaz i cnd se constat lipsa documentelor. n toate cele trei cazuri, procesul-verbal se ntocmete n trei exemplare i se aprob de ctre conducerea unitii. Un exemplar se trimite, cu adres nsoitoare, la Arhivele Naionale sau la Serviciul judeean respectiv, pentru confirmare, un exemplar rmne la compartimentul care rspunde de arhiv i un exemplar la arhiva unitii. Abia dup obinerea confirmrii scrise a Arhivelor Naionale sau a Serviciului judeean respectiv, documentele se scot din evidena arhivei, prin operarea n registrul de eviden curent, de ctre arhivarul sau responsabilul cu arhiva unitii. Noiuni introductive. Categorii principale Prin documente tehnice i de nregistrare tehnic , n conformitate cu Legea Arhivelor Naionale, se nelege: totalitatea actelor purttoare de informaie tehnic sau produse ale aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Detalii n legtur cu ordonarea, inventarierea, selecionarea i valorificarea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic sunt prevzute n Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente (art. 49-80). n cadrul arhivelor tehnice se disting, mai frecvent, dou categorii: arhivele tiinifice i cele inginereti (de ex. cercetare-dezvoltare) indiferent de domeniul de cercetare i de aplicaie. Documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, plane, schie, planuri, hri, msurtori de laborator. Gama de documente tehnice variaz de la o unitate la alta, dup coninut i form.
5

Acte normative, p 19

Majoritatea documentelor tehnice sunt create de institute de cercetare i proiectare cu profil de ramur, n cele specializate pe genuri de lucrri - energetice, ci ferate, telecomunicaii, industrie chimic, i n uniti de proiectare, centre, sectoare, ateliere, servicii sau birouri de cercetare i proiectare din cadrul ministerelor, unitilor industriale, administrative. O categorie de documente tehnice mai des ntlnit o constituie proiectele - lucrri tehnice ntocmite pe baza unei teme date i care cuprinde un ntreg complex de documente. Arhivele de nregistrare sunt formate din: arhive geodezice i geofizice (de ex. documentele cartografice, geologice, seismologice); audio-video (de ex. cinematografice, fotografice); informatice (indiferent de domeniul de aplicaie); de laborator (n general fizico-chimice i biologice). Ele sunt produse ca urmare a aciunii de nregistrare tehnic pe supori magnetici (benzi, dischete, CD-uri, DVD-uri), fotosensibili (discuri optice). Arhivele din domeniul geologic i cartografic se grupeaz n complexe dup teritorii, formele lucrrilor pe teren i dup scri. In arhivele unor instituii mai ntlnim i alte categorii de complexe de documente cu caracter tehnic, ca cele asupra observaiilor meteorologice, hidrologice. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic pot s apar fie izolat, fie mpreun cu altele (adic ca o pies din grupaj), sau mai multe la un loc, pe aceeai tem (parte scris i parte desenat), ca o unitate arhivistic. Luarea n eviden a acestor categorii de documente (nregistrarea), este reglementat de Instruciunile de aplicare a Legii 16/1996, care la art. 51-52 precizeaz c: Documentele tehnice i de nregistrare, indiferent de natura informaiilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condiia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circulaia lor de la intrare/creare la ieire/arhivare. IV.2. Ordonarea i inventarierea documentelor tehnice i de nregistrare aflate incidental n fondurile i coleciile administrative Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colecii integrale. Documentele tehnice i de nregistrare incidentale pot aprea fie ca ilustraii cuprinse n text, fie ca anexe, fie ca uniti arhivistice de sine stttoare. Cnd documentele sunt n text, ca ilustraii sau ca anex, ele se vor ordona, inventaria, eventual seleciona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate.

n cazul n care documentele tehnice i de nregistrare formeaz o unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui, cronologic).6" Cnd documentele tehnice i de nregistrare formeaz uniti arhivistice separate i au supori fotosensibili sau magnetici, este preferabil s fie ordonate, inventariate la sfritul fondului i pstrate, n funcie de necesiti. In cazul prilor structurale coninnd n majoritate documente tehnice i de nregistrare, ordonarea i inventarierea se va face, (dac aceste operaiuni nu s-au realizat pn acum), potrivit normelor referitoare la fondurile i coleciile formate integral din documente tehnice i de nregistrare. IV. 3. Ordonarea i inventarierea fondurilor i coleciilor de arhiv tehnic Dei n mod teoretic documentele tehnice i de nregistrare nu formeaz singure fondul arhivistic al instituiei creatoare, ci numai o structur a acestuia, n mod practic ele se organizeaz separat. Motivele acestei separaii sunt determinate de natura suportului i deci a conservrii, ct i de regimul de consultare i de valorificare. Ordonarea documentelor tehnice i de nregistrare se face conform structurii organizatorice a creatorului de fond, dup natura suportului i n cadrul acesteia, pe baza criteriilor: cronologic, zona geografic sau grad geografic, categorie de document, alfabetic, tematic, form, format, scar, faz de proiect, alte criterii. Criteriile de ordonare se pot combina n funcie de natura informaiei, solicitarea vitezei de acces, conservarea documentelor. Astfel, documentele de cercetare teoretic se ordoneaz cronologic - dup data lansrii temei de cercetare - i n cadrul cronologiei, alfabetic sau tematic, ori tematic i n interiorul tematicii, cronologic i/sau alfabetic. Documentele de proiectare-dezvoltare se ordoneaz cronologic, dup form - n parte scris i parte desenat, eventual nregistrrile experimentale - iar partea desenat, mai ales dup format, scar. Spre exemplificare: un proiect se ordoneaz mai nti la anul la care s-a dat teme de cercetare-proiectare; n cadrul temei (titlului) pe faze de proiectare; n cadrul fazei, pe parte scris i parte desenat. Documentele din partea desenat pot fi, la rndul lor, ordonate n cadrul structurii pe formatele suportului, fie n ordinea logic - plan de ansamblu (general), planuri de profile, detalii (de la general la particular). Fondurile i coleciile cartografice, geografice, geologice, geodezice, mbuntiri funciare i alte asemenea fonduri i colecii formate din nregistrri diverse pe supori cartografici, se ordoneaz pe grad geografic (sau zon geografic), n cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hri) de ansamblu i detalii, i dup caz, cronologic. Succesiunea criteriilor de ordonare se stabilete de ctre creatori ntr-un sistem logic, meninut consecvent n ntreaga prelucrare a fondului. Ea se menioneaz fie ntr-un plan metodic de lucru - n cadrul fondurilor nchise, aflate la diveri deintori, fie n regulamentul de funcionare a arhivei, n cadrul fondurilor deschise aflate la creatori. Aciunea de ordonare propriu-zis const n aezarea unitilor arhivistice pe rafturi sau n alt mobilier specific, n ordinea prestabilit n planurile metodice de lucru sau regulamentul menionat. O dat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unitilor arhivistice, se trece la inventarierea i cotarea documentelor. Fiecare unitate (totalitatea documentelor constituite ntr-un dosar, o rol ori nregistrate pe o band sau un disc magnetic/optic, pstrate ntr-o map/sul, fiind - legate prin coninut/tem unele de celelalte) primete o cot, reprezentat prin numrul curent de inventar.
6

Acte normative, p. 24-26.

Inventarierea documentelor din fondurile i coleciile de arhiv tehnic se realizeaz prin fiarea fiecrei uniti arhivistice. Inventarul va avea urmtoarele elemente: numrul curent (cota u.a.); cota veche a documentului; autorul (autorii, eventual coordonatorul i autorii); tema de - cercetare-proiectare (titlul proiectului); faza; anii extremi; nr, filelor scrise; ; nr. filelor desenate; cota de coresponden a prii desenate (se completeaz numai n cazul n care desenele au fost ordonate pe formate) i observaii (anexa nr. 1). Cota de arhiv la partea desenat se scrie, totodat, pe versoul filei document. Pentru planurile din fondurile i coleciile cartografice, geologice, geodezice, mbuntiri funciare inventarul va cuprinde; numrul de inventar; denumirea planului de ansamblu; numrul total al planurilor de detaliu i pariale: data ntocmirii: anul; luna; ziua; autorul; scara; dimensiunea; materialul; tehnica de execuie; beneficiarul; observaii (anexa nr. 2). Hrile i atlasele vor fi inventariate n ordinea prelurii lor. Inventarul coleciei de hri i atlase va avea urmtoarea rubricatur: nr. de inventar; autorul; denumirea hrii sau a atlasului; scara; locul ntocmirii (tipririi); data ntocmirii sau tipririi; dimensiunile; proveniena; observaii (anexa nr. 3). IV. 4. Ordonarea i inventarierea documentelor de nregistrare tehnic Avnd n vedere suporii i mijloacele tehnice de nregistrare a informaiei, documentele de nregistrare tehnic sunt de patru feluri: documente mecanografice, documente audio-video, documente foto-cinematografice documente informatice. Documentele mecanografice sunt produsul nregistrrii mecanice a variaiilor cantitative a unor fenomene fizice, chimice, sau biografice. n general, ele se realizeaz pe supori de hrtie special preconstituit (ex. hrtie milimetric). Ordonarea lor se face cronologic, alfabetic pe subieci (staii, posturi, subieci n urmrire) i n cadrul acestora iari cronologic. De exemplu, nregistrrile seismografice realizate pe seismografe se ordoneaz anual pe posturi sau staii, fiecare u.a, coninnd cele 365 de nregistrri la 24 de ore ale postului sau staiei respective. Inventarierea lor se face pe formularul anex nr. 1. Documentele audio-video sunt nregistrri magnetice sonore i vizuale ale unor fenomene tiinifice sau sociale. Dup scopul realizrii lor, se disting trei tipuri de documente audio-video; documente audio-video de nlocuire a unor categorii de documente tradiionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); documente audio-video provocate pentru documentare istoric (aa numitele arhive orale, fonotec de aur, filmotec de aur ele); n sfrit, documentele audio-video de producie curent mass-media. Fiecare tip are sistemul su de constituire i de ordonare-inventariere. Astfel, documentele audio-video de nlocuire, ncadrndu-se n categoria incidentalelor, se ordoneaz cronologic, pe structurile creatorului i se inventariaz pe formularul anex nr. 1. Documentele audio-video provocate sunt produse memoriale, realizate conform unui program stabilit n baza unui plan tematic de interviu. n consecin ele se constituie n colecii tematice i se ordoneaz alfabetic, pe intervievai. Unitatea arhivistic este rola sau caseta. Inventarierea acestor documente se face potrivit modelului de inventar din anexa nr. 4 a acestui capitol. O meniune specific: planul tematic de interviu se pstreaz n forma original n dosarul coleciei, dar coninutul su trebuie s fie expus n introducerea la inventar pentru clarificarea cercettorului. Documentele audio-video de producie mass-media se ordoneaz mai nti pe cele trei pri structurale tradiionale; documente muzicale, documente vorbite i documente muzicale

i scenice de fond. In cadrul acestora se organizeaz structuri separate pe categorii de supori; filmotec, bandotec, videotec, discotec. Totodat, n fiecare structur, se apeleaz la ordonarea alfabetic (pe creatori) sau cronologic (n cazul emisiunilor de tiri). Inventarierea se face unitate cu unitate arhivistic (care echivaleaz n acest domeniu cu unitatea de pstrare) prin evidenierea, n ordinea nregistrrii, a autorului (sau redactorului), coninutului informaiei (subiectul emisiunii), genericul minim (regie, imagine, maestru de sunet, cnd e cazul, principalii interprei), suport, timp de derulare la viteza x, observaii - anexa nr. 5. Documentele foto-cinematografice sunt nregistrri vizuale pe supori fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot aprea sub form de: fotografii, microfilme, filme. Documentele fotografice se ordoneaz fie la fondul sau colecia respectiv, constituite n uniti arhivistice, fie n colecia de documente fotografice, urmnd ca ia inventarele fondurilor j coleciilor de unde provin s se anexeze lista cotelor unitilor arhivistice inventariate n cadrul coleciei. Documentele fotografice se iau n eviden n ordinea prelurii lor conform inventarului model anexa nr. 6 a acestui capitol. Documentele pe microfilm se constituie n role care la rndul lor se organizeaz n colecii, teme pentru care se ntocmesc instrumente de eviden. Rolele se numeroteaz cu cifre arabe, ncepnd cu numrul 1, n cadrul fiecrei colecii, n ordinea intrrii n depozit. n cuprinsul fiecrei role se numeroteaz cadrele, tot cu cifre arabe, ncepnd cu numrul 1. Toate rolele se nregistreaz n registrul microfilmelor, n ordinea intrrii lor. Acest registru arc urmtoarea rubricatur: nr. crt.; numrul i dala nregistrrii actului nsoitor; deintorul documentelor microfilmate (instituia, localitatea, ara); denumirea fondului microfilmat; numrul de ordine al coleciei de microfilme; elemente de identificare (principalele elemente de cot ale documentelor din arhiva deintoare); caracteristici tehnice (pelicul pozitiv, pelicul negativ, xerocopii etc); nr. cadrelor; nr. de ordine al rolei n cadrul coleciei; observaii. Cota se nscrie pe pelicul att la nceputul ct i la sfritul acesteia. Inventarierea microfilmelor se face conform modelului din anexa nr. 7 a acestui capitol, iar fia rolei conform anexei nr. 7A. Pentru a nu degrada originalele, n scopul cercetrii, acestea se nlocuiesc cu copii pozitive sau o a doua copie magnetic. Documentele nregistrate prin tehnica microfilmrii se realizeaz n scop de asigurare n caz de situaii deosebite, ct i pentru transmitere la distan. Ele ocup spaiu puin, dar cu mare densitate de informaie. De obicei se realizeaz dup fonduri de arhiv tradiional, sau dup surse biblioteconomice. Ordonarea i inventarierea lor se face potrivit prevederilor de mai sus. n inventarele fondurilor i coleciilor microfilmate, n dreptul fiecrei poziii de inventar, la rubrica Observaii se completeaz numrul robi de microfilm. Documentele cinematografice se ordoneaz n colecii, potrivit tematicii i provenienei lor, n acest sens avem colecii de filme artistice, documentare, animaie, actualiti, respectiv filme strine cu aceleai tematici. n ultimul caz, cnd numrul de piese este mare, se poate adopta ori structura coleciei de filme strine pe ri, fie s formeze colecii pe ri. n cadrul coleciilor, filmele se ordoneaz cronologic, dup anul de producie. Inventarierea se face unitate cu unitate (actul cinematografic) prin specificarea urmtoarelor date: nr. cri. (numrul u.a.); anul produciei; generic (scenariu, regie, montaj, muzic, productor i cnd e cazul, principalii interprei sau comentariul); casa de producie; titlul filmului i subiectul pe scurt; suport; format; durata (anexa nr.8). Documentele informatice pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau animate, nregistrri sonore, n genere, orice alctuire sau reproducere prin

mijloace automate a unor date, fapte, lucruri, expresii, situaii, materializate sub form electronic, pentru a permite citirea i prelucrarea automat de ctre cei interesai. Indiferent de nivelul de dezvoltare a echipamentelor electronice, a tehnologiei informaionale i a suporturilor de nregistrare, ordonarea documentelor informatice se face cronologic, pe uniti arhivistice (band. disc), dup intrarea n cadrul structurii informatice constituite (fiier de date, baz de dale, banc de date) i se inventariaz unitate cu unitate n complete de sisteme informatice" (anexa nr. 9). Unitile arhivistice constituite la compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3 din Legea nr. 16/1996) i inventare (anexa nr. 2 din Legea nr. 16/1996). Intrrile, ca i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent, ntocmit conform modelului prevzut n anexa nr. 4 din Instruciunile de aplicare a Legii 16/1996. Lucrtorii de arhiv au rspundere civil i penal pentru documentele pe care le au n gestiune". IV. 5. Selecionarea documentelor tehnice i de nregistrare Cantitatea mare de asemenea documente creeaz probleme mai ales legate de spaiile de depozitare. Multe din documentele tehnice i de nregistrare au doar valoare practic, care se pierde dup un numr de ani, de aceea se impune verificarea cu mare atenie a fiecrei uniti arhivistice pentru stabilirea celor de interes permanent, ca i a celor lipsite de valoare, cu termenul de pstrare expirat, pentru selecionarea lor. Ele pot fi selecionate numai cu respectarea prevederilor art. 11 din Legea 16/1996, i a art. 29-35 din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, la mplinirea termenelor de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii. Pentru aceste categorii de documente, termenele de pstrare trebuie s fie n concordan cu prevederile legale privind garantarea produsului pe toat durata existenei i funcionrii sale. Pentru descongestionarea spaiilor de arhiv se poate recurge i la selecionarea din interiorul proiectelor a anumitor categorii de documente cu caracter economico-tehnic. Astfel, spre exemplu, dintre documentele care alctuiesc proiectul, trebuie neaprat ca memoriul general, devizul general, planul de ansamblu al respectivei investiii, planurile de situaie, rezisten, instalaii s fie pstrate permanent sau s aib un termen de pstrare mult mai lung dect alte categorii de documente cum sunt: memoriile pe specialiti, devizele pariale pe obiective, analizele de preuri, notele de calcul tehnico-economice. Descongestionarea depozitelor s-ar putea realiza i prin microfilmarea documentelor sau reproducerea lor pe ali supori, prin mijloace moderne. Dup aprobarea lucrrii de selecionare de ctre Arhivele Naionale respective, n inventare, la rubrica Observaii se va meniona: Selecionat conform aprobrii Arhivelor Naionale cu nr; totodat, n registrul de eviden curent se va nscrie ieirea unitilor arhivistice i cantitatea de arhiv selecionat. Definirea termenilor principali Din punct de vedere al informrii documentare, informaia reprezint un ansamblu de date ordonate raional n legtur cu un fapt, subiect sau eveniment i care se afl n form comunicabil7.

V. Teodoru, Bazele informrii documentare, Ed. Pro Humanitate, Bucureti, 1998, p. 35.

Conform Legii privind protecia informaiilor clasificate nr. 182/20028, prin informaii nelegem orice documente, date, obiecte sau activiti, indiferent de suport, form, mod de exprimare sau de punere n circulaie. Informaiile clasificate sunt informaiile, datele, documentele de interes pentru securitatea naional, care datorit nivelului de importan i consecinelor care s-ar produce ca urmare a dezvluirii sau diseminrii neautorizate, trebuie s fie protejate. Clasele de secretizare sunt: secrete de stat i secrete de serviciu. Informaiile secrete de stat sunt informaiile care privesc securitatea naional, prin a cror divulgare se poate prejudicia sigurana naional i aprarea rii. Informaiile secrete de serviciu sunt informaiile a cror divulgare este de natur s determine prejudicii unei persoane juridice de drept public sau privat. Nivelurile de secretizare se atribuie informaiilor clasificate din clasa secrete de stat i sunt: strict secrete de importan deosebit - informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc daune de o gravitate excepional securitii naionale; strict secrete - informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc daune grave securitii naionale; secrete - informaiile a cror divulgare neautorizat este de natur s produc daune securitii naionale. Protecia juridic este ansamblul normelor constituionale i al celorlalte dispoziii legale n vigoare, care reglementeaz protejarea informaiilor clasificate. Protecia prin msuri procedurale reprezint ansamblul reglementrilor prin care emitenii i deintorii de informaii clasificate stabilesc masurile interne de lucru i de ordine interioar destinate realizrii proteciei informaiilor. Protecia fizic constituie ansamblul activitilor de paz, securitate i aprare, prin msuri i dispozitive de control fizic i prin mijloace tehnice, a informaiilor clasificate. Protecia personalului este ansamblul verificrilor i msurilor destinate persoanelor cu atribuii de serviciu n legtur cu informaiile clasificate, spre a preveni i nltura riscurile de securitate pentru protecia informaiilor clasificate. Certificate de securitate sunt documentele care atest verificarea i acreditarea persoanei de a deine, de a avea acces i de a lucra cu informaii clasificate. Prin autoritate sau instituie public se nelege orice autoritate sau instituie public, precum i orice regie autonom care utilizeaz resurse financiare publice i care i desfoar activitatea pe teritoriul Romniei, potrivit Constituiei. Prin informaie de interes public se nelege orice informaie care privete activitile sau rezult din activitile unei autoriti publice, indiferent de suportul ori de forma sau de modul de exprimare a informaiei. Prin informaie cu privire la datele personale se nelege orice informaie privind o persoan fizic identificat sau identificabil9. V. 2. Categorii de informaii secrete de stat. Protecia lor n categoria informaiilor secrete de stat sunt cuprinse informaiile care reprezint sau care se refer la: a. sistemul de aprare al rii i elementele de baz ale acestuia, operaiile militare, tehnologiile de fabricaie, caracteristicile armamentului i tehnicile de lupt utilizate
8

Legea privind protecia informaiilor clasificat, nr. 182 din 12 aprilie 2002, Monitorul Oficial, partea I, anul XIV, nr. 248 din 12 aprilie 2002, modificat prin O.U.G. nr.16/2005, L. nr.151/2005, L. nr.268/2007. 9 Legea privind liberul acces la informaiile de interes public, nr. 544 din 12 octombrie 2001, n Monitorul Oficial, partea I, nr. 663 din 23 octombrie 2001, modificat prin L. nr.371/2006, L. nr.380/2006, L. nr.188/2007, L. nr.76/2012, O.U.G. nr.44/2012, O.U.G. nr.4/2013

exclusiv n cadrul elementelor sistemului naional de aprare; b. planurile, precum i dispozitivele militare, efectivele i misiunile forelor angajate; c. cifrul de stat i alte elemente criptologice stabilite de autoritile publice competente, precum i activitile n legtur cu realizarea i folosirea acestora; d. organizarea sistemelor de protecie i aprare a obiectivelor, sectoarelor i la reelele de calculatoare speciale i militare, inclusiv la mecanismele de securitate a acestora; e. datele, schemele i programele referitoare la sistemele de comunicaii i la reelele de calculatoare speciale i militare, inclusiv la mecanismele de securitate a acestora; f. activitatea de informaii desfurat de autoritile publice stabilite prin lege pentru aprarea rii i sigurana naional; g. mijloacele, metodele, tehnica i echipamentul de lucru, precum i sursele de informaii specifice, folosite de autoritile publice care desfoar activitate de informaii; h. hrile, planurile topografice, nregistrrile aeriene de orice tip, pe care sunt reprezentate elemente de coninut sau obiective clasificate secrete de stat; i. studiile, prospeciunile geologice i determinrile gravimetrice cu densitate mai mare de un punct pe kilometru ptrat, prin care se evalueaz rezervele naionale de metale i minereuri rare, preioase, disperse i radioactive, precum i datele i informaiile referitoare la rezervele materiale, care sunt n competena Administraiei Naionale a Rezervelor de Stat; j. sistemele i planurile de alimentare cu energie electric, termic, ap i ali ageni necesari funcionrii obiectivelor clasificate secrete de stat; k. activitile tiinifice, tehnologice sau economice i investiiile care au legtur cu sigurana naional ori cu aprarea naional sau prezint importan deosebit pentru interesele economice i tehnico-tiinifice ale Romniei; l. cercetrile tiinifice n domeniul tehnologiilor nucleare, n afara celor fundamentale, precum i programele pentru protecia i securitatea materialelor i instalaiilor nucleare; m. emiterea, imprimarea bancnotelor i baterea monedelor metalice, machetele emisiunilor monetare ale Bncii Naionale a Romniei i elementele de siguran ale nsemnelor monetare pentru depistarea falsurilor, nedestinate publicitii, precum i imprimarea i tiprirea hrtiilor de valoare de natura titlurilor de stat, a bonurilor de tezaur i a obligaiunilor de stat; n. relaiile i activitile externe ale statului romn, care, potrivit legii, nu sunt destinate publicitii, precum i informaiile altor state sau organizaii internaionale, fa de care, prin tratate ori nelegeri internaionale, statui romn i-a asumat obligaia de protecie10. Protecia informaiilor secrete de stat reprezint o obligaie care revine tuturor persoanelor autorizate care le emit, le gestioneaz sau care intr n posesia lor. Conductorii unitilor deintoare de informaii secrete de stat sunt rspunztori de aplicarea msurilor de protecie a informaiilor secrete de stat. Persoanele juridice de drept privat deintoare de informaii secrete de stat au obligaia s respecte i s aplice reglementrile n vigoare stabilite pentru autoritile i instituiile publice, n domeniul lor de activitate.11 Obligaiile i rspunderile ce revin autoritilor i instituiilor publice, agenilor economici i altor persoane juridice pentru protecia informaiilor secrete de stat sunt prevzute n capitolul IV al Hotrrii pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia, nr. 585/2002, p. 12-23.
10

Oficiul Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat (ORNISS) a fost nfiinat prin Ordonana de urgen a Guvernului nr. 153 din 7 noiembrie 2002, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 826 din 15

Legea nr. 182/2002, p.3. Hotrre pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n Romnia, nr. 585/2002, n Monitorul Oficial", partea I, nr 485 din 5 iulie 2002, p.12., modificat prin H.G. nr.2.202/2004,
11

noiembrie 2002, aprobat prin Legea nr. 101/24.03.2003, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 207 din 31.03.2003.

Atribuii: organizeaz evidena listelor i a informaiilor secrete de stat, a termenelor de meninere n nivelul de clasificare, a personalului verificat i avizat pentru lucrul cu informaiile secrete de stat i a registrelor de autorizri de la instituiile care dein sau care utilizeaz informaii clasificate; elaboreaz norme, instruciuni i proceduri pentru protecia informaiilor naionale clasificate i, respectiv, a informaiilor clasificate ale Organizaiei Tratatului Atlanticului de Nord; coopereaz cu instituiile publice, inclusiv cu cele care au atribuii privitoare la protecia informaiilor clasificate, potrivit legii; aprob eliberarea certificatelor de securitate pentru acces la informaii naionale clasificate; elibereaz certificate de securitate pentru acces la informaii NATO clasificate i pentru participarea la activiti organizate n cadrul Alianei Nord-Atlantice; stabilete cerinele de securitate pentru ncperile i containerele speciale, mecanismele de nchidere, sistemele de cifru i ncuietori i autorizeaz utilizarea lor pentru pstrarea informaiilor secrete de stat; organizeaz i coordoneaz activitile de pregtire a structurilor i funcionarilor de securitate din cadrul instituiilor care gestioneaz informaii clasificate; coordoneaz implementarea unitar la nivel naional a msurilor de protecie a informaiilor clasificate din domeniul industrial;

elibereaz autorizaii i certificate de securitate industrial n conformitate cu standardele n domeniu; organizeaz evidena autorizaiilor i a certificatelor de securitate industrial la nivel naional. Fiecare autoritate sau instituie public are obligaia s comunice din oficiu urmtoarele informaii de interes public: a. actele normative care reglementeaz organizarea i funcionarea autoritii sau instituiei publice; b. structura organizatoric, atribuiile departamentelor, programul de funcionare, programul de audiene al autoritii sau instituiei publice; c. numele i prenumele persoanelor din conducerea autoritii sau a instituiei publice i ale funcionarului responsabil cu difuzarea informaiilor publice; d. coordonatele de contact ale autoritii sau instituiei publice, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail i adresa paginii de internet; e. sursele financiare, bugetul i bilanul contabil: f. programele i strategiile proprii; g. lista cuprinznd documentele de interes public; h. lista cuprinznd documentele produse i/sau gestionate, potrivit legii; i. modalitile de contestare a deciziei autoritii sau instituiei publice n situaia n care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces la informaiile de interes public solicitate. Autoritile i instituiileSelecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr-un fond sau colecie, n vederea pstrrii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naional i eliminarea celor lipsite de importan. Criterii de apreciere a valorii documentelor Dintre criteriile de apreciere a valorii documentelor, pe primul plan se situeaz coninutul informaional-documentar, valoarea de mrturie a informaiilor cuprinse n document, privind istoria social, economic, politic, cultural-religioas, indiferent daca aceste informaii sunt de interes local, naional sau internaional. Evenimentele sau mprejurrile istorice remarcabile , cu ocazia crora au fost create documente, se nscriu, de asemenea, ntre criteriile de baz ale selecionrii, ridicnd la cote valorice deosebite acte care n alte condiii ar fi fost poate distruse.
H.G. nr.185/2005.

Creatorul fondului sau emitentul documentului, instituie sau persoan fizic, imprim o autoritate mai mare sau mai redus documentului, situndu-l la scara valoric pe o treapt n concordan cu importana rolului pe care creatorul l-a avut n cadrul societii. Vechimea documentului se nscrie ntre principalele criterii valorice, fapt care a determinat limitarea n timp a selecionrii n general, n funcie de evenimente sau momente istorice importante. Dei legislaia arhivistic actual nu stabilete limita cronologic a selecionrii documentelor create de uniti, considerm c cea stabilit de Normele Tehnice pentru documentele din depozitele Arhivelor Naionale, adic anul 1920, trebuie aplicat i n cazul acestora. Prin urmare, nu vom seleciona documente mai vechi de anul 1920, acestea pstrndu-se integral. Valoarea practic i valoarea juridic contribuie n mod substanial la conturarea valorii istorice a documentelor. Regsirea informaiilor n documente nsumative (sinteze) pune sub semnul ntrebrii valoarea i deci necesitatea pstrrii documentelor nsumate. n aprecierea valorii acestor documente trebuie ns, s se aib n vedere nivelul redrii aspectelor concrete, a realitii n documentele centralizatoare, pentru a nu se ajunge la situaia pierderii informaiei directe i pstrarea doar a celei generalizate. Distrugerea parial a unor fragmente de fonduri impune pstrarea i a unor documente cu un coninut informaional mai redus. n acest caz devenind operant criteriul volumului de documente care s-a pstrat dintr-un fond sau dintr-o perioad a existenei i activitii creatorului sau al cantitii documentelor. Firete, nu vom elimina documente n situaia cnd acestea sunt foarte puine pentru anumii ani, chiar dac valoarea lor este mai redus. Frecvena documentelor n cadrul Fondului Arhivistic Naional i universal impune cunoaterea ct mai exact a documentelor create n mai multe exemplare i aria lor de rspndire, pentru evitarea eliminrii acestora de la toate nivelele. n mod deosebit trebuie apreciate valoric aa-numitele dublete, avndu-se n vedere locul lor de pstrare, n cadrul unitii creatoare sau la alte uniti, n special din alte localiti. n stabilirea valorii istorice a documentelor mai opereaz, uneori cu o pondere deosebit, i alte criterii printre care: valoarea artistic (ornamente din metale i pietre preioase, miniaturi, gravuri, caracteristici de form); suportul deosebit (pergament, mtase, papirus); semne de validare deosebite ca i starea de conservare a documentelor. Aezarea documentelor n depozite Scheme de sistematizare a documentelor n depozitele de arhiva n aciunea de sistematizare a documentelor n depozitele de arhiv, cnd avem mai multe fonduri arhivistice (nchise) i colecii, fondurile i coleciile se aeaz n depozite pe ramuri sau domenii de activitate, iar n cadrul fiecrei ramuri sau domeniu n funcie de subordonare sau pe grupe de uniti de acelai tip. Prin fond arhivistic se nelege totalitatea documentelor create n decursul activitii unei instituii, asociaii, societi, reuniuni, organizaii independente din punct de vedere organizatoric i operativ, care nu i-a schimbat profilul activitii i teritoriul de competen i are registratur proprie. Totodat prin fond arhivistic se nelege totalitatea documentelor create n decursul activitii i de ctre o familie sau o persoan fizic. Dac unitatea conine i colecii arhivistice, acestea se pstreaz separat. Prin colecie arhivistic se nelege totalitatea documentelor grupate pe un creator sau deintor, conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particulariti externe) fr a se ine seama de proveniena lor sau de existena unei legturi organice.

n situaia n care unitatea dispune de mai multe ncperi cu destinaia de depozite de arhiv, fiecare depozit trebuie numerotat, cu cifre arabe, ncepnd cu numrul 1. n cadrul fiecrui depozit, rafturile se numeroteaz cu cifre romane, ncepnd de la intrare, de la stnga la dreapta, iar poliele fiecrui raft vor trebui numerotate, cu cifre arabe, ncepnd de sus n jos i de la stnga la dreapta (stnd cu faa la captul raftului). n cadrul fondului, documentele se aeaz pe compartimente sau pe grupe de acelai fel i, n cadrul lor, cronologic (pe ani, luni). Unitile arhivistice (dosare, registre, condici) se aeaz n rafturi, pe polie de la stnga la dreapta i de sus n jos, ncepnd cu cele mai vechi. Prelurile ulterioare, care ntregesc fondul deschis sau colecia, vor trebui aezate n continuarea fondului sau coleciei respective. Documentele permanente vor trebui aezate separat, la compartimentele i anii respectivi sau la anii i compartimentele respective, fie total separat de restul documentelor, ntr-o alt ncpere sau pe rafturi aparte. Documentele permanente - parte a Fondului Arhivistic Naional - trebuie pstrate separat, n condiii de maxim siguran. Pentru ca documentele componente ale unui fond arhivistic s fie regsite, la nevoie, cu operativitate, la aezarea lor n depozit (sau depozite) trebuie s se adopte un plan de grupare a documentelor n cadrul fondului sau o schem de sistematizare a lor. n funcie de modul cum au fost constituite documentele la creator, se adopt i schema de sistematizare, care urmrete ca documentele s fie grupate, n cadrul fondului, aa cum au fost create iniial. Astfel, n funcie de modul cum au fost constituite, la aezarea documentelor n depozite vom aplica urmtoarele scheme de sistematizare: a). Schema de sistematizare structural-cronologic, se aplic pentru fondurile create de uniti care au pstrat aceeai form de organizare sau au suferit puine modificri de-a lungul activitii lor. n acest caz, aezarea documentelor n rafturi se face pe compartimente, n cadrul compartimentelor pe ani, iar n cadrul anilor pe termene de pstrare. b). Schema de sistematizare cronologic-structural se aplic pentru fondurile create de uniti care au avut sau au compartimente (departamente, direcii, secii, servicii, birouri) i care au suferit dese reorganizri n decursul activitii. n acest caz, documentele fondului se aeaz n rafturi pe ani iar n cadrul fiecrui an pe compartimente (pri structurale). c). Schema de sistematizare cronologic pe probleme se adopt pentru fondurile create de uniti care nu au avut compartimente, sau atunci cnd nu se poate stabili compartimentul cruia i aparin documentele, ca i pentru fondurile din care s-au pstrat puine documente. Tot aceast schem se aplic i pentru documentele aflate n cantitate mic, care iniial au fost ordonate cronologic, dar starea lor actual nu mai permite reconstituirea ordinii iniiale. d). Schema de sistematizare cronologic se aplic pentru fondurile instituiilor ale cror documente au fost constituite n acest fel, iar reconstituirea poate fi fcut cu ajutorul instrumentelor contemporane de eviden. e). Schema de sistematizare alfabetic se aplic n cadrul unitilor doar la unele compartimente (Personal, Secretariat, Administrativ) pentru dosare de personal, caziere, dosare ale studenilor; la bnci - coresponden cu clienii. Depozitele de arhiv Depozitele de arhiv trebuie s asigure condiiile necesare pstrrii, conservrii i siguranei documentelor. Ele se amenajeaz n cldiri construite special sau adaptate pentru aceasta, compartimentate n ncperi distincte, care s asigure izolarea spaiilor destinate pstrrii documentelor de cele cu alte destinaii.

La alegerea amplasamentului cldirilor sau depozitelor se va avea n vedere evitarea zonelor poluate sau a celor care prezint surse poteniale de explozii, inundaii, incendii, indiferent de msurile de siguran ce se preconizeaz a se lua12. Praful este unul din principalii ageni care degradeaz documentele ca i oxizii de azot, bioxidul de sulf, i chiar aerosolii salini. Cldirile i depozitele de arhiv trebuie s fie de gradul I de rezisten la foc i s reziste la cutremur. Pentru calcului planeului de depozit se va prevedea o rezisten la ncrcare de minimum 800 kg/m213 . Amplasarea depozitelor de arhiv n subsolul cldirilor este nerecomandat, datorit umiditii excesive sau la fel pstrarea documentelor n podurile cldirilor, datorit aerului prea uscat i cald din timpul verii ca i a pericolului de incendii. Nu se recomand amplasarea depozitelor n apropierea sau deasupra halelor sau atelierelor industriale. Se recomand ca unitile s asigure spaii de depozitare n pavilioanele administrative, care de obicei, sunt separate de locurile de producie. Cldirile de arhiv, precum i orice fel de construcie care adpostete asemenea depozite trebuie s fie protejate mpotriva descrcrilor electrice atmosferice. Instalaiile electrice i sanitare vor trebui montate n conformitate cu normele n vigoare. Depozitele trebuie s fie dotate cu prize pentru folosirea aspiratoarelor i a altor aparate ce servesc la ntreinerea documentelor. La nevoie se indic folosirea lmpilor electrice portabile de 25 V, alimentate de la transformator. Se admite realizarea de depozite fr lumin exterioar, dar n acest caz este obligatorie ventilaia mecanic. n depozitele de arhiv se permite numai utilizarea sistemelor centrale de nclzire. Ferestrele vor trebui asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare (geamuri absorbante, sticl antisolar, termoabsorbant, ornament, riglat sau mat, obloane metalice). Lumina solar direct este cea mai duntoare pentru documentele de arhiv. Ea decoloreaz scrisul, nglbenete hrtia i o face, adesea imposibil de folosit. Razele solare fiind calorice, vara aciunea duntoare este mai puternic. De aceea, n depozite lumina trebuie s ptrund difuz, filtrat prin geamuri opace. Lipsa complet a luminii nu este recomandat, deoarece creeaz condiii favorabile dezvoltrii agenilor biologici. Ferestrele de la parter i uile trebuie s fie prevzute cu grilaje metalice i sisteme de alarmare. n depozitele de arhiv se folosesc mijloace de pstrare specifice pentru depozitarea diferitelor genuri de documente, ca: rafturi, dulapuri, rastele, fiiere, executate pe baz de standarde sau norme interne, de preferin din metal acoperite cu vopsele stabile, anticorozive. Dimensionarea elementelor de pstrare (rafturi, dulapuri), ale materialelor de protecie (mape, cutii, casete, tuburi, plicuri), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide, la nevoie. Rafturile din lemn trebuie tratate cu leie de tutun pentru prentmpinarea atacului biologic i impregnate cu soluii ignifuge mpotriva incendiului (vopsele sau lacuri pe baz mineral anorganic i deci incombustibile, infuzabile, impermeabile i perfect lavabile). La amplasarea i montarea rafturilor vor trebui avute n vedere urmtoarele: rafturile se amplaseaz perpendicular pe sursa de lumin natural; n depozitele cu rafturi
12

Norme tehnice, p. 73. La o nlime de 6-7 polie raft se realizeaz o sarcin de 300-400 kg, care prin adugarea greutii raftului, poate ajunge la cca. 600 kg/m2. Avnd n vedere c ntr-un metru cub de arhiv intr, n funcie de formatul documentelor, cca. 12-15 ml. documente, un asemenea volum, de documente depozitate n vrac cntrete ntre 600-700 kg. Din aceste motive sarcina util calculat la construirea depozitelor de arhiv, cu nlimi de 2,3-2,8 m. este de 800 kg/m2, ceea ce impune structuri de rezisten mult mai solide dect la cldirile obinuite.
13

n pereii alturai, rafturile se monteaz perpendicular pe ferestrele cele mai nsorite. Iluminatul artificial va trebui s urmreasc axul culoarului dintre rafturi; rafturile se amplaseaz la o distan de cel puin 80 cm fa de ferestre i 100 cm fa de ui; n cazul rafturilor montate lng perete, va trebui pstrat o distan de cel puin 20 cm ntre perete i documente; ntre prima i ultima poli a rafturilor trebuie s rmn o distan de cel puin 10-15 cm fa de tavan, dup aezarea documentelor i respectiv de pardoseal; distana ntre rafturi trebuie s fie de 70-80 cm; n fiecare depozit va trebui s se asigure o trecere principal, n lungul depozitului, de 100-120 cm, pentru manevrarea documentelor; rafturile se ancoreaz ntre ele i de pereii laterali, n scopul asigurrii stabilitii lor. Dulapurile sau alte tipuri de mijloace pentru pstrarea sigiliilor, fotografiilor, plcilor fotografice, microfilmelor, benzilor i discurilor magnetice (dac sunt mai puine) se aeaz unele lng altele, iar distana dintre ele trebuie s permit deschiderea uilor sau manevrarea sertarelor. Scrile mobile, mesele de depozite, eventualele crucioare de transportat documente vor trebui amplasate n aa fel nct s asigure o servire funcional i s nu afecteze posibilitile de evacuare. Depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m vor trebui dotate cu scri de arhiv. n funcie de necesiti, depozitele pot fi dotate i cu crucioare de transport interior. Depozitele, rafturile i poliele vor trebui numerotate. Pentru depozitele mai mari de 50 m/p se impune amenajarea unei camere de lucru lng depozit. n apropierea depozitului va trebui amenajat un birou pentru personalul de arhiv care s foloseasc i pentru cercetarea documentelor. Depozitele trebuie s fie uscate, ventilate i echipate corespunztor pentru asigurarea microclimatului optim de conservare pentru fiecare categorie de documente14. Aezarea documentelor n rafturi se face pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. ,,n cazul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice) acestea se depoziteaz pe categorii, dependente de natura material a acestora, astfel nct pstrarea i conservarea lor s poat fi organizat n mod corespunztor. Pentru documentele scrise pe suport de hrtie, material textil, piele sau pergament, trebuie s se asigure un microclimat caracterizat prin temperaturi cuprinse ntre 15-24C i umiditate relativa de 50-60%. Documentele fotografice, microfilmele i toate celelalte categorii de documente de nregistrare tehnic vor trebui pstrate n depozite separate, ntr-un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 14-18C, iar umiditatea relativa de 40-50%. Depozitele de benzi magnetice nu trebuie s aib n apropiere cmpuri magnetice. Pentru msurarea i urmrirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu termometre sau termografe precum i cu higrometre sau higrografe. Transportul documentelor Transportul documentelor n interiorul depozitului, ntre depozitele din aceeai construcie, camerele de lucru, laboratoare, compartimente, se face n mijloacele de protecie individual n care se pstreaz. Mai complex este ns organizarea transportului unor cantiti mari de documente de la o unitate la alta sau dintr-o localitate n alta. n aceste cazuri se are n vedere felul cum se face
14

Acte normative

ncrcarea vehiculului de transport, ca i asigurarea documentelor mpotriva ploii i incendiilor. Varianta cea mai bun o constituie transportul arhivei n containere metalice etane. n lipsa acestora se asigur prelate mpotriva ploii i stingtoare. Se va evita staionarea nejustificat a vehiculului ncrcat ca i ntrzierile n descrcarea documentelor i depunerea lor n spaii asigurate sau n depozite de arhiv. n vehiculul care transport documente vor cltori numai nsoitorii de transport i se va interzice fumatul sau orice activitate care ar putea provoca degradri documentelor. Personalul angajat n aceast operaiune va trebui instruit, respectnd n timpul transportului consemnele stabilite. . Protecia muncii n arhive15 Normele Generale de Protecie a Muncii sunt aplicabile persoanelor fizice sau juridice, romne sau strine, ce desfoar activiti legale pe teritoriul Romniei, salariailor, membrilor cooperatori, persoanelor angajate cu orice forme legale, precum i ucenicilor, elevilor i studenilor n perioada efecturii practicii profesionale16. a) Principalele obligaii i rspunderi ale conducerii unitilor S stabileasc msurile tehnice, sanitare i organizatorice de protecie a muncii, corespunztor condiiilor de munc i factorilor de mediu specifici unitii. S asigure instruirea salariailor i s controleze modul de nsuire i aplicare de ctre salariai i persoanele care particip la procesul de munc, a prevederilor legale n domeniul proteciei muncii i a msurilor tehnice, sanitare i organizatorice stabilite. S asigure informarea fiecrei persoane, anterior angajrii n munc, asupra riscurilor la care aceasta este expus la locul de munc, precum i asupra msurilor de prevenire necesare; S asigure obligatoriu i gratuit, dotarea cu echipament de protecie a salariailor i altor categorii de persoane care desfoar activiti la persoane juridice sau fizice. S ia orice alte msuri n vederea asigurrii celor mai bune condiii de munc, prevenirii accidentelor i mbolnvirilor profesionale. b) Salariaii i ceilali participani la procesul de munca au urmtoarele obligaii i drepturi: S-i nsueasc i s respecte normele de protecie a muncii i msurile de aplicare a acestora. Pregtirea i instruirea n domeniul proteciei muncii este parte component a pregtirii profesionale i se realizeaz prin instructajul introductiv general, instructajul la locul de munc i instructajul periodic. Nici o persoan nu va putea fi admis fr efectuarea instructajului introductiv general i a instructajului la locul de munc. Instructajul periodic se va efectua ori de cte ori este necesar, la intervale ce nu vor depi 6 luni. Toate fazele instructajului de protecie a muncii, reinstruirile, rezultatele testrilor, accidentele de munc suferite sau mbolnvirile profesionale, sanciunile aplicate pentru nerespectarea reglementrilor de protecia muncii, controlul medical periodic ca i testarea psihologic, se regsesc n Fia individual de instructaj privind protecia muncii, care se pstreaz la unitate. Verificarea cunotinelor asimilate de salariai se vor realiza prin teste specifice calificrii. S-i desfoare activitatea n aa fel nct s nu expun la pericol de accidente sau mbolnvire profesional att persoana proprie, ct i celelalte persoane participante la procesul de munc. S aduc la cunotina conductorului instituiei orice defeciune tehnic sau alt situaie
15 16

L. Mera, ndreptar arhivistic, Ed. Arona, Cluj-Napoca, 2004. Norme Generale de Protecie a Muncii, Ed. Ministerului Muncii i Solidaritii Sociale, Bucureti, 1996, p.7.

care constituie un pericol de accidentare sau mbolnvire profesional. S aduc la cunotina conductorului instituiei accidentele de munc suferite de persoana proprie i de alte persoane participante la procesul de munc. S opreasc lucrul la apariia unui pericol iminent de producere a unui accident i s informeze de ndat conductorul instituiei. S dea relaiile solicitate de organele de control i de cercetare n domeniul proteciei muncii. S utilizeze materialele igienico-sanitare i echipamentul individual de protecie din dotare, corespunztor scopului pentru care a fost acordat. Forme de valorificare a documentelor a) Eliberri de certificate, copii, extrase Pe baza documentelor aflate n depozitele lor, creatorii i deintorii de documente elibereaz, la cerere, persoanelor juridice i fizice, certificate, copii i extrase dup documente care se refer la drepturile petenilor privind vechimea n munc, patrimoniu, atestarea unor date personale i de stare civil, susinerea unor cauze n faa instanelor de judecat. Pentru ca actele eliberate de pe documentele din depozitele de arhiv s poat fi folosite scopurilor solicitate este necesar ca ele s rspund i s clarifice datele cerute. ntocmirea certificatelor i extraselor, prin natura i importana lor pentru diferite domenii de activitate, implic o mare rspundere din partea celui care le ntocmete, ntruct cea mai mic greeal n coninutul lor atrage prejudicii materiale i de alt natur, att pentru instituia care le-a eliberat ct i pentru beneficiar. De aceea, la rezolvarea cererilor, se pretinde o cunoatere temeinic a legislaiei aferente, a surselor documentare, un nalt spirit de responsabilitate pentru a evita interpretrile greite i, mai cu seam, pentru a se nltura neconcordana ntre datele actelor eliberate i baza lor documentar. * Certificatul este un document oficial care include ntr-o form determinat un ansamblu de elemente, prin care se atest solicitantului o situaie sau se confer anumite drepturi. Certificatul trebuie s cuprind o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente care sunt n direct legtur cu obiectul cercetrii. Se vor indica numai datele existente, fr s se ntregeasc perioadele pentru care nu exist documente. Perioadele pentru care lipsesc documentele sau nu se gsete nscris numele solicitantului se vor meniona n adresa de expediere a certificatului. n certificat se vor indica denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului i, apoi datele cuprinse n aceste documente. n certificat datele se expun n ordinea cronologic. Datele privind activitatea unei persoane fizice, n diferite locuri de munc, din aceeai unitate, se includ ntr-un singur certificat. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris, care va trebui ntocmit, datat i semnat de ctre persoana care a fcut cercetarea. El trebuie s cuprind denumirea fondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). n cazul n care, la cererea petiionarului sau din dispoziia conducerii unitii creatoare sau deintoare, recercetndu-se documentele se gsesc noi date se poate elibera un nou certificat, menionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. n cazul n care n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situaie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor ce fac obiectul cererii, cererea n original se trimite spre rezolvare respectivei uniti, comunicndu-i-se i solicitantului acest lucru. Persoana care a ntocmit referatul i eful su ierarhic poart rspunderea asupra exactitii datelor comunicate.

La ntocmirea certificatului trebuie s se acorde o atenie deosebit numelui, care n unele situaii nu corespunde cu cel din documente, datorit schimbrii lui ulterioare, prin cstorie sau alte mprejurri. Certificatul trebuie s redea numele aa cum rezult din documente, pentru fiecare perioad atestat. n unele cazuri nepotrivirile de nume se datoreaz completrii greite de ctre persoanele care au ntocmii documentele la timpul respectiv. i n aceste cazuri numele va trebui redat ntocmai ca n documente, urmnd ca solicitantul s-i clarifice situaia prin act notarial. Frecvent se ntlnesc cazuri cnd n documentele dup care se elibereaz certificate (de regul statele de salarii) figureaz mai multe persoane cu acelai nume. n situaia n care cererile sunt incomplete sau nu se specific toate datele personale i nu se indic cu exactitate perioadele de lucru, pentru a nu atribui solicitantului perioade care nu-i aparin, deci de la alte persoane cu acelai nume, se cer relaii suplimentare, asupra datei de natere, prenumelui tatlui, funciei i compartimentului unde a lucrat, numele unor colegi de munc. n raport cu aceste precizri se stabilete care dintre persoanele nscrise n documentul respectiv corespunde cu numele solicitantului. *Copia este o reproducere autentic de pe un document aflat n arhiv. De regul unitile elibereaz copii dup documentele de mproprietrire, sentine judectoreti, foi matricole colare. La eliberarea acestora se ine cont de anumite reguli, datorit faptului c editarea unor documente poate fi dintr-o perioad mai veche, deci cu ortografia vremii respective sau c lipsesc cuvinte, sau nu apare cu claritate scrisul. Copiile de pe documente se transcriu cu ortografia actual. Cnd dintr-un document lipsesc cuvinte sau sunt indescifrabile, iar din text nu rezult nelesul lor, n copie cuvintele respective sunt nlocuite cu puncte de suspensie. n situaia cnd documentele supuse copierii nu poart anul ntocmirii lor, data este dedus din contextul celorlalte documente, dac el face parte dintr-un grup de alte documente i a cror dat este cunoscuta cu certitudine. Dac nu se poate stabili data documentelor, aceasta se nlocuiete cu puncte de suspensie, iar dup ele, n parantez, meniunea fr dat. La copii de pe tabele, cum sunt cele de mproprietrire, militare n care figureaz mai multe persoane, pentru a nu reda dect numele persoanei n cauz, cnd acesta nu se afl n prima sau ultima poziie a tabelului, se reproduce cadrul documentului, urmat de unul sau dou rnduri de puncte de suspensie, apoi poziia i numele-prenumele solicitantului, urmate de puncte de suspensie i elemente de ncheiere, inclusiv semnturile. Pentru a se exclude eventualele adugiri, la copiile care cuprind numai o parte dintr-o pagin, se bareaz partea nescris cu o diagonal, de la ultimul cuvnt sau cifr la colul opus al paginii, iar la copiile care se extind pe mai multe pagini, la fiecare sfrit de pagin se aplic semnul continurii. *Extrasul este reproducerea autentificat a unei pri dintr-un document, respectiv partea care intereseaz sau privete pe solicitant. n mod frecvent asemenea acte se elibereaz de pe sentinele judectoreti, monitoarele oficiale, documente patrimoniale. Pentru ca extrasul s fie corect ntocmit, cu valoare probatorie, trebuie s cuprind anumite elemente i anume: unitatea care l-a eliberat, denumirea documentului dup care s-a fcut extrasul, respectiv sentina judectoreasc, monitorul oficial, tabelul de mproprietrire, unitatea care a creat documentul, textul care intereseaz sau privete pe solicitant i care de faptul reprezint esenialul pentru petiionar, baza legal. Dup cum rezult din nsi denumirea acestui act, n el, spre deosebire de copie, se red numai partea din document care se refer la fapta sau situaia persoanei n cauz, de pild, schimbarea numelui, avansarea n serviciu, acordarea de grade, graiere. Prile din document care nu se redau se nlocuiesc nainte i dup extras cu puncte de suspensie, pe unul sau cel mult dou rnduri. Copiile i extrasele se certific de unitatea care le elibereaz, cuprinznd: denumirea unitii care le-a eliberat, documentul dup care s-a ntocmit, numrul i data nregistrrii

cererii, semntura conductorului unitii, nsoite de tampil, n textul certificatului, copiei sau extrasului nu sunt admise tersturi sau completri printre rnduri. Certificatele, copiile i extrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot, nsoite de o adres n care se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau n care nu se gsete nscris numele solicitantului. Rspunsul se d n maximum 30 de zile. Toate documentele care privesc drepturile de vechime n munc ca i cele patrimoniale rmn n pstrarea unitii respective i dup expirarea termenului de 30 de ani. Diplomele, certificatele de studiu, crile de munc, actele de stare civil sau alte acte originale personale aflate n dosar se restituie titularului, sub semntur, reinndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Evidena cererilor se ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde: numele i prenumele solicitantului, numrul i data de nregistrare a cererii. Fiele se ordoneaz alfabetic. Cererile solicitanilor, n original sau n copie, dup caz, mpreun cu exemplarul al doilea al certificatului eliberat i al adresei de rspuns se vor pstra la compartimentul care elibereaz aceste documentele, n dosare, conform nomenclatorului arhivistic la unitii. Taxarea certificatelor, copiilor i extraselor se face conform legislaiei. b) Rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri. Documentele aflate n depozitele creatorilor i deintorilor pot fi valorificate de ctre personalul unitilor i pentru rezolvarea unor lucrri administrative, pentru documentare n vederea ntocmirii unor informri, chiar dac nu au trecut 30 de ani de la crearea lor. c) Cercetare tiinific Multe uniti au creat i creeaz sau dein arhive a cror informaii sunt de mare valoare documentar-istoric i nc nu au fost preluate de ctre Arhivele Naionale sau de Serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, din lips de spaiu. Cercetarea lor este ns, absolut indispensabil pentru elaborarea unor lucrri tiinifice: monografii ale localitilor sau ale diferitelor uniti, comunicri tiinifice, de fapt pentru documentare n vederea scrierii veridice a istoriei. d) Expoziii documentare Alt form de valorificare, la care se apeleaz mai rar de ctre creatorii i deintorii de arhive, o constituie organizarea de expoziii documentare, n special, cu prilejul aniversrii unor evenimente deosebite. Pentru organizarea unor asemenea expoziii, dup stabilirea temei, se va efectua documentarea, depistarea i selecionarea documentelor, dup care se va ntocmi inventarul expoziiei. Pe baza inventarului vor trebui fcute reproducerile dup documentele originale, sub form de facsimile, mulaje, xerocopii color, fotocopii. (Anexa 2) f) Un rol important n valorificarea documentelor l are Serviciul Relaii cu Publicul din cadrul Arhivelor Naionale ale Romniei i n acest sens desfoar activitatea de primire i nregistrare a
cererilor persoanelor fizice sau juridice, precum i de eliberare a actelor solicitate sau, dup caz, a rezultatului cercetrii evidenelor aflate n pstrarea Direciei Arhive Naionale Istorice Centrale. n funcie de solicitare ndrum petenii ctre Serviciile Judeene ale Arhivelor Naionale sau ctre alte instituii deintoare de arhiv, de unde pot obine actele ce le sunt necesare.

Principalele documente care pot fi obinute de la Direcia Arhive Naionale Istorice Centrale: acte de vnzare-cumprare, donaii, testamente, contracte de construcie, autentificate sau transcrise la Tribunalul Ilfov Secia Notariat, pn n anul 1952; sentine sau decizii emise de Tribunalul Ilfov, Curtea de Apel Bucureti, nalta Curte de Casaie i Justiie, pn n anul 1952; decrete emise de Prezidiul Marii Adunri Naionale sau de Consiliul de Stat privind exproprierea unor proprieti;

extrase din tabele cu locuitorii mproprietrii n baza Reformelor Agrare din 1864, 1921, 1945; fie de definitivare i procese-verbale de predare-primire a bunurilor ce au fost expropriate n 1945 i 1949 se refer la moiile, din mediul rural, ce depesc suprafaa de 50 hectare; extrase din borderourile ntocmite la Recensmntul din anul 1948; fie ale refugiailor din Transilvania de Nord; extrase din tabelele cu persoanele deportate n Transnistria; declaraii i situaii de avere, dosare de colonizare pentru persoanele refugiate din Cadrilater; certificate privind situaia militar a persoanelor ce au efectuat stagiul militar la detaamentele de munc din cadrul Direciei Generale a Serviciului Muncii; certificate pentru cei care au activat n legiunile de jandarmi; certificate privind drepturile salariale cuvenite i n mod expres sporurile primite necesare pentru recalcularea pensiei.

Consideraii generale Printre principalele funcii ale administraiei publice, alturi de funcia de executare a deciziei politice, exprimat prin lege, le regsim i pe cele de informare i de pregtire17. n acest sens: Funcia de informare, are drept scop informarea sistematic, ritmic i complet a puterii politice asupra strii sistemului social n ansamblul su. Aceast funcie se constituie ntr-un instrument de culegere, de prelucrare i de difuzare a informaiilor de la nivelul ntregii societi. Ea asigur, n acelai timp cu procesul reprezentativ, contactul ntre guvernani i ceteni. Funcia de pregtire, const n principal n elaborarea deciziilor politice, a proiectelor de acte normative i a proiectelor de acte administrative, precum i de colaborare la adoptarea i emiterea acestor acte. n subsidiar, ea are ca obiectiv i atragerea ateniei factorilor politici pentru ca acetia s asculte nevoile i revendicrile exprimate de ceteni. De asemenea, pornind de la definiia lui Fayol c a administra semnific prevedere, organizare, comand i control", documentarea administrativ este legat i de prevedere, precum i de control, ele avnd un dublu scop de a supraveghea i de a informa (Charles Debbasch ). Cu alte cuvinte, rezult c documentarea administrativ o vom regsi n orice alt etap a funcionrii i organizrii administraiei publice. De altfel, realizarea funciilor administraiei publice, ca i a sarcinilor ce revin acesteia, impune, n mod necesar, o documentare bine organizat, adic un ansamblu de date, de documente de baz i de informaii indispensabile funcionrii administraiei publice n regim de eficien, ca i pentru o alegere a variantei optime. n acest sens, opiunile autoritilor administraiei publice trebuie, ntotdeauna, s fie clare prin efectuarea, n prealabil, a unor studii cu privire la acestea. Or, aceasta nu va fi posibil dect numai dac administraia public dispune de o documentare precis, actual i tiinific organizat sau, altfel spus, de date necesare reale n vederea realizrii respectivelor variante ale deciziilor care urmeaz a fi luate. Documentarea, n fond, reprezint o activitate administrativ ce are drept scop reasamblarea tuturor datelor posibile, conservarea lor i redarea lor ct mai accesibil i rapid autoritilor sau instituiilor publice.
17

Corneliu Manda, Drept Administrativ, tratat elementar, voi 1, Ediia II revzut i adugit, Lumina Lex, 2002, p. 51 i urm.

Datorit documentrii administrative, autoritile administraiei publice i funcionarii publici au posibilitatea desfurrii activitii administrative, precum i s ntreprind o multitudine de alte aciuni utile cerute de realitile sociale. Atunci cnd documentele sunt utilizate rapid se evit tergiversrile, iar activitatea autoritilor administraiei publice devine eficient. Documentarea constituie memoria administraiei (C. Manda), pentru c ea trebuie s conin date ale realitii vieii sociale, reflectate n rapoarte, studii, informri sau diverse alte materiale ntocmite de ctre funcionarii publici. Alturi, desigur, i de ideile i noile metode puse la dispoziie de cri, ziare, reviste de specialitate din ar i din diverse alte materiale de documentare din activitatea administraiei publice din alte ri, precum i din colecii de acte normative. Cu alte cuvine, documentarea administrativ este extrem de important, esenial, pentru nsi buna funcionare a administraiei publice i a realizrii scopului acesteia, interesul general. Fr documentare, att autoritile sau instituiile publice, ct i funcionarii publici nu ar avea realmente materie prim", informaiile absolut necesare pentru a-i putea desfur activitile lor i evident, nici posibilitatea cunoaterii problemelor sociale n vederea soluionrii lor corecte i operative. (T. Oroveanu) Funcionarii publici, de asemenea, au nevoie stringent de documentare n activitatea lor curent pentru a menine coerent, actual i legal nsui aciunea administrativ care, altfel, ar fi afectat n chiar calitatea sa. De aceea, ei pe lng documentarea organizat de autoritatea respectiv i constituie, de regul, i o documentare personal, necesar ndeplinirii cerinelor funciei ce o exercit (Paul Negulescu). Documentarea administrativ, innd seama de importana sa, trebuie s fie organizat n mod tiinific, catalogat sistematic, dup coninutul documentelor, alfabetic, cronologic i numerotare, nct funcionarii publici s nu-i iroseasc timpul cutnd documente sau alergnd s-i constituie o documentare personal costisitoare. De altfel, importana documentrii administrative a fost sesizat nc de la primul Congres internaional de tiine administrative de la Bruxelles, din anul 1910, prin nscrierea sa pe ordinea de zi a seciunii IV. Prin rezoluia votat, s-a recomandat coordonarea tuturor cunotinelor teoretice i practice privind documentarea general. Constituirea n fiecare ar, a unei organizaii distincte, autonome sau ataate la o asociere general, pentru studiul problemelor de documentare, iar rezultatele acestor cercetri s fie comunicate, periodic, congreselor de tiine administrative. XI.2. Noiunea de document; definiia documentului Termenul de document provine din cuvntul latin documentum, care nseamn ceea ce servete ca s ne nvee, i vine din verbul docere, a nva. Documentul reprezint orice obiect care cuprinde elemente ale cunoaterii sau tot ceea ce servete ca s conserve i s transmit amintirea unui fapt, ntr-o form utilizabil, indiferent dac a fost conceput sau nu n acest scop. Din punct de vedere intelectual, datele cunoaterii sunt detaabile de acest obiect, el fiind susceptibil de a fi identificat, conservat, transpus i consultat fr ca prin aceasta perioad s fie modificate elementele informaiei pe care le conine. Documentele purttoare de cunotine conin multe elemente de cunoatere, care pot fi folosite, fiecare n parte, ntr-o manier ct mai variat. Ele sunt susceptibile de a fi folosite ns, dup ce sunt supuse unui tratament ce comport anumite tehnici intelectuale i materiale adaptate scopului cunoaterii respective. Ca urmare, se poate afirma c documentarea

administrativ este o totalitate a documentelor de baz necesare n funcionarea unui serviciu18. n acest context, documentarea administrativ are rolul de a identifica i de a transmite, ct mai complet i mai obiectiv, toate cunotinele referitoare la unele subiecte stabilite n funcie de scopurile aciunilor sau a sarcinilor pe care administraia public trebuie s le ndeplineasc. Un document apare ca necesar n clasificarea anumitor fapte pentru cel care l consult, dar i pentru a-i pune la dispoziie o informaie. Dup consultarea sa, n cadrul documentrii, documentul respectiv, mai exact cunotinele pe care le cuprinde, se transform ntr-un element documentar ce se adaug altora care privesc acelai subiect. Documentarea administrativ are o sfer bine determinat, ea fiind circumscris domeniilor: politic, economic, social, juridic i tehnic. Cu alte cuvinte, documentarea administrativ nu este limitat numai la domeniul juridic, respectiv, la reglementarea juridic, la jurispruden sau la doctrin, ci va trebui s cuprind i toate celelalte domenii, deja amintite, n concordan cu aciunea ntreprins de autoritile administraiei publice. De asemenea, exist, uneori, legat de activitatea de documentare, o frecvent confuzie cu cea de informare. Aceste dou domenii sunt ns distincte, ele difereniindu-se prin scopul care-1 urmresc: informaia constat, documentarea caut i tinde la aciune. Pentru cel care se documenteaz, activitatea de documentare administrativ impune o anumit prestabilire a surselor, metodelor i ordinii n care urmeaz s fie folosite izvoarele respective. Prin izvoare, se nelege, n practica documentrii att documentele, ca surse primare, ct i mijloacele prin care urmeaz s le descoperi, precum i surse secundare, formate din organisme i instrumente. Organizarea modern a documentrii a condus la constituirea unui amplu i complex sistem de organisme, n care sunt implicai oameni i instituii de specialitate, mpreun cu instrumentele lor, publicaiile de informare, fiiere, programe de internet, elemente ce concur la stabilirea unei legturi rapide, economice i complete, ntre cercettor i documente19. Documentarea administrativ folosete diverse tehnici de bibliotec, ale arhivisticii sau statisticii, aceasta ns, nu poate s o confunde cu biblioteconomia sau cu arhivistica ori chiar cu statistica, ntruct scopul su este de a susine aciunea administrativ. Toate cele menionate indic obligaia autoritilor sau instituiilor publice de a-i constitui compartimente de documentare, ncadrate cu funcionari de specialitate, de formaie documentarist, ntruct, aa cum s-a vzut, aceast activitate presupune o munc specializat. n general, nu se recomand ca funcionarii documentariti s fie alei dintre funcionarii publici de execuie sau dintre cei considerai incompeteni ori necorespunztori pentru administraia public. Pregtirea funcionarilor documentariti va trebui s cuprind att cursuri cu privire la tehnicile de documentare, dar i cunotinele generale asupra activitii i organizrii administraiei publice. Astfel de forme de pregtire rapid exist n S.U.A. i n unele state din Uniunea European, ca de pild n Anglia i Frana. La o analiz atent, constatm c sensul termenului de documentare administrativ are o tripl accepiune: de cantitate (volumul), documentelor adunate; aciunea, nsi, de documentare; disciplin tiinific.
18

H. L. Baratin, Organisation et methodes dans 1'Administration public, Paris, Berger - Levrault, 1961, p. 152. Aurel Avramescu, Virgil Cndea, Introducere n documentarea tiinific, Ed. Academiei. Bucureti, 1960 p. 109.

19

n aceast din urm accepiune, documentarea administrativ poate fi definit ca o disciplin auxiliar a tiinei administraiei cu principii i metode tehnice proprii, avnd ca obiect identificarea, colectarea, conservarea i difuzarea documentelor necesare pentru a fi utilizate n cadrul autoritilor publice, n special, n scopul nfptuirii unei activiti raionale i eficiente. n concordan cu aciunile desfurate la nivelul administraiei publice, documentarea administrativ este specializat i n funcie de scopurile beneficiarilor si, ea constituie, de fapt, o luare la cunotin a relaiilor umane corespunztoare complexitii, instabilitii i variabilitii lor ce apar la diverse nivele sau stadii administrative. Ele sunt constant puse n cauz, ca urmare a transformrilor ce se ivesc n activitatea administraiei, a cunoaterii i a modificrilor ce privesc categoriile de reguli i categoriile de scopuri. XI.3. Etapele documentrii administrative Activitatea de documentare administrativ implic parcurgerea anumitor etape i faze tehnice necesare care trebuie s-i asigure rapiditatea, precizia, exclusivitatea, supleea i eficiena. Rapiditatea presupunea inerea la zi a documentrii administrative pentru a rspunde modificrilor aprute n realitatea social n care acioneaz i i desfoar activitatea administraia public. Precizia i exhaustivitatea, garanteaz specializarea, coordonarea i obiectivitatea. Supleea (C. Manda) trebuie s permit punerea problemelor care fac obiectul aciunii administrative i adoptarea la documentele purttoare de informaii. Eficiena satisface exigenele autoritilor i instituiilor din sfera administraiei publice. Principalele etape ale documentrii administrative sunt: 1. identificarea i colectarea documentelor. Etap n care se impune cunoaterea i valorificarea tuturor surselor existente referitoare, la problemele ce fac obiectul activitii administrative. n aceast etap, trebuie s se descopere, selecioneze i s se valorifice, n mod obiectiv, toate datele, faptele i documentele, indiferent dac acestea sunt sau nu n acord cu convingerile sau inteniile funcionarului documentarist; 2. conservarea - const n procedee i mijloace materiale, cu rolul de a asigura pstrarea i clasificarea documentelor; 3. difuzarea - const n aducerea la cunotin cu documentul material, fie prin multiplicare, fie prin informare asupra existenei lui. Este o activitate util i eficient pentru administraia public i ca atare, trebuie s fie ndeplinit rapid i complet; 4. folosirea documentrii administrative este etapa final, scopul nsui al acestei activiti. ntr-o alt opinie, fazele documentrii administrative pot fi clasificate (Alexandru Negoi) n trei categorii: cercetarea i conservarea documentelor prospectarea difuzarea lor. Indiferent, ns, de gruparea lor, etapele documentrii administrative urmresc realizarea finalitii sale, adic utilizarea documentelor. Altfel spus, a identifica i a apoi a conserva documentele fr a le difuza, n vederea folosirii lor, nseamn inutilitatea nsi a activitii de documentare administrativ.

Eficacitatea colectrii, rigurozitatea clasificrii i punerea lor n memorie", adaptarea la cerinele aciunii administrative, ca i difuzarea lor cu uurin depind de clasificarea documentelor ce au la baz mai multe criterii. Avem, astfel, urmtoarele criterii de clasificare, n funcie de: coninut, form, alfabet, dat, limb. Practic, documentele administrative sunt clasificate n dou categorii: 1. documente folosite permanent (de funcionarii publici); 2.documente folosite rar. n literatura de specialitate mai este amintit i o alt clasificare. 1. codificarea juridic adic studierea pe baza principiilor modeme, a nomenclaturii i clasificrii reglementrilor. Ea const n esen n alctuirea de coduri, culegeri de texte n vigoare, grupate pe diverse domenii legislative, colecii de monitoare oficiale, pe materii, editarea unor culegeri de legi de o importan special; 2. clasificare alfabetic; 3. clasificare sistematic. nainte de alegerea unui sistem sau altul de clasificare a documentelor administrative, ea trebuie s fie precedat de un studiu al conceptelor dc la diferite niveluri (comun, ora, jude), invers proporionale cu nelegerea acestor concepte i cu realitile la care ele se aplic. Conceptele implic relaii i reflect realitii sociale, iar documentarea administrativ trebuie s in seama de acest deziderat. XI.4. Mijloacele documentrii administrative Mijloacele documentrii administrative sunt constituite, n principal, din: personal; rentabilitatea i randamentul; documentarea i tratarea mecanic a documentelor. 1) Personalul. O documentare de calitate, depinde, n cea mai mare msur, de personalul care ndeplinete aceast activitate. De aceea, este imperios necesar ca, att n cadrul administraiei publice, ct i n afara acesteia s existe format un personal specializat n documentare. Ca atare, la nivelul autoritilor sau instituiilor publice, ca i la alte instituii din afara administraiei, funcionarii respectivi documentariti, pe lng pregtirea fireasc pentru orice funcie, va trebui s aib cunotine de: arhivistic, biblioteconomie, bibliografie, precum i de tehnic documentar. 2) Rentabilitatea i randamentul, constituie cel de-al doilea element al documentrii administrative; el are n vedere rentabililitatea resurselor umane, materiale i financiare folosite pentru realizarea sa. Ct privete randamentul documentrii administrative, acesta este determinat de volumul de cunotine de explorat, de mijloacele de investigaie, de complexitatea relaiilor i de aciunile ntreprinse. Pentru a obine un randament maxim, documentarea administrativ trebuie s realizeze, concomitent, dou condiii: a) s corespund scopului pentru care a fost creat; b) s prezinte o soluie economic. Principiul fundamental al tiinei administrative, raiunea sa de a fi, cel al eficienei, se impune i pentru documentarea administrativ, la nivelul ntregii administraiei publice, ct i la cel al unei autoriti sau al unei instituii publice. Criteriul randamentului, adic al raportului dintre rezultat i efort, se pune astfel, cu aceeai acuitate i n documentarea administrativ, ns n sisteme distincte pentru administraia public de stat i respectiv pentru administraia public local. Costul documentrii fiind mai redus, cu mijloacele proporionale i n raport cu dimensiunile i rezultatele urmrite, n sistemele centralizate, fa de sistemele descentralizate

ale administraiei publice. Fiecare dintre ele avnd, ns, avantaje i dezavantaje n societile democratice. 3) Documentarea i tratarea mecanic i informatizat a documentelor. Aceasta are n vedere documentarea i cibernetica administrativ, studiul aprofundat al sistemelor de comunicare i control cibernetic i cel al sistemelor informatice (internet). Administraia public poate i trebuie s foloseasc integral asemenea sisteme n care circul informaiile, cuprinse n documente utilizate de ctre funcionarii publici sau care trebuie cunoscute de beneficiarii si, cetenii. Sistemul informaional (internetul), semnific pentru documentarea administrativ adaptarea activitii administraiei publice la standardele tiinei i tehnicii actuale i la definirea acesteia n calitate de furnizor de informaii. Informaiile sunt selecionate, studiate i difuzate de ntreg personalul din administraia public pentru executarea competenelor i atribuiilor lor, ca i pentru fundamentarea eficient i optim a deciziilor luate de factorii de conducere. Un ultim aspect, referitor la documentarea administrativ, este cel privind aprofundarea tehnicilor moderne sau, aa cum mai este denumit, tratarea mecanic a informaiilor. Domeniul s-a constituit i s-a dezvoltat ca urmare a nevoii de a face fa multiplicrii documentelor i interferenelor dintre informaiile care sunt cuprinse n acestea. Utilizarea calculatoarelor economisete timp, dar implic i o rigoare pentru funcionarii publici pe care le folosesc. De altfel, ultimele cercetri n domeniu, au dus la constituirea unei noi discipline, informatica documentar. Totodat finalitatea documentrii administrative are raiune i eficien n prezent, dar are i o funcie prospectiv. Aceast funcie asigur trecerea de la coninutul documentului la gndire i de la gndire la aciune. Datorit acestei funcii, administraia public poate permanent s procedeze la perfecionarea structurilor i activitilor sale, la stabilirea direciilor de dezvoltare viitoare al acesteia, dar i la evaluarea administraiei, n general.