Modulul II APLICAII SOFTWARE PENTRU ALOCAREA SI NIVELAREA RESURSELOR UMANE N CADRUL UNEI ORGANIZAII Partea I: Prezentarea algoritmilor de lucru

Proiectul poate fi definit ca o succesiune de activiti ncadrate de evenimente, ntre care sunt stabilite relaii de intercondiionare n vederea atingerii unui obiectiv i pentru care exist un disponibil de resurse financiare, materiale i umane. Unele activiti se pot desfura n paralel n timp ce altele sunt determinate de relaii de succesiune cauzal de tip liniar. Utilizm graful ca model al proiectului pentru ndeplinirea a doua obiective: Estimarea i gestionarea duratei proiectului Estimarea i gestionarea costurilor implicate de realizarea proiectului

Concepte fundamentale necesare in analiza drumului critic: Marja de timp este intervalul dintre momentul cand se incheie o activitate si momentul cand trebuie sa demareze activitatea urmatoare. Activitatile critice sunt activitatile cu marja de timp = 0. Drumul critic contine succesiunea activitatilor critice, ele fiind acelea pe care managerul procesului trebuie s le controleze n mod deosebit deoarece ele vor condiiona intervalul desfurrii ntregului proces.

Drumul critic are 4 principale particulariti : - drumul critic este ntotdeauna un drum complet, pornete din primul nod i se termin n ultimul nod al grafului. - durata acestui drum (egal cu suma duratelor activitilor critice) reprezint intervalul necesar realizrii ntregului proiect; - durata drumului critic este identic cu termenul ultimului eveniment; - desi este cel mai lung drum din graf durata drumului critic reprezint cel mai scurt interval de desfurare a proiectului.

Pentru micsorarea duratei proiectului se pot redistribui resursele. Redistribuirea se face de la activitile necritice ctre cele critice, se mrete durata activitilor necritice i se micoreaz durata activitilor critice, deci a ntregului proiect. Resursele diminuate pentru o activitate necritic trebuie s fie sub rezerva de timp (ct s nu consume rezerva total a acelei activiti). Aceasta solutie este ideala intrucat nu implica costuri suplimentare. Din pacate nu este intotdeauna aplicabila.

Fig. 1 Exemplu de utilizare a grafului n analiza drumului critic

NIVEL de EFORT

ETAPE DEFINIRE PLANIFICARE EXECUIE LIVRARE

Fig. 2 Evolutia nivelului de efort pe durata realizarii unui proiect industrial

Problema reducerii duratei proiectului poate s apar: nainte de nceperea proiectului (faza de planificare) n perioada sa de desfsurare (faza de conducere). Cauze ce impun reduceri de durat: presiunea pieei; cerine politice; contracte stimulative; cauze catastrofale (inundaii, cutremure etc.); accidente ce provoac ntrzieri ale unor activiti; necesitatea de a redistribui utilaje i for de munc spre alte proiecte.

Costurile indirecte Vizeaz cheltuieli administrative, de consultan, audit i dobnzi bancare. Nu sunt asociate cu nici o activitate i sunt direct proporionale cu durata proiectului. O micorare a duratei proiectului va determina o scdere a costurilor indirecte. Costurile directe Reprezint costurile cu resursele umane, materiale, echipamente i uneori subcontractri. Aceste costuri sunt n direct legtur cu activitile. Costul direct al proiectului se obine prin nsumarea costurilor fiecrei activiti.

Se definesc pentru fiecare activitate: durata (TN) i costurile normale (CN) (activitatea desfurat la parametrii economici optimi); durata (TL) i costurile limit (CL) (activitatea se desfoar la durata minim posibil). Relaia costuri-timp este liniar; Panta dreptei reprezint creterea costului activitii n unitatea de timp (CT); Reducerea duratei activitii se poate realiza ntre timpul normal i cel limit. Compararea valorilor CT (creterea costului activitii n unitatea de timp) a tuturor activitilor aflate n studiu va permite selectarea acelor activiti critice a cror durat va fi redus.

Fig. 3 Graficul costuri-durata de realizare

Fig. 4 Gestionarea corelata a duratei proiectului si costurilor implicate de realizarea proiectului

Fig. 5 Graful unui proiect derulat la parametri normali

Fig. 6 Informatii legate de posibilitatea micsorarii duratei activitatilor

Fig.7 Reducerea duratei activitatii G

Fig.8 Reducerea duratei activitatii B

Fig.9 Reducerea duratei activitatii H

Fig.10 Reducerea duratei activitatii E

Fig. 11 Modificarea activitatilor E si F

Fig. 12 Modificarea activitatilor B,C si D

Fig. 13 Date de sinteza

Algoritm de gestionare optima a timpului de realizare a unui proiect. 1. Defalcarea proiectului pe ani. 2. Defalcarea fiecrui an de derulare pe etape ale proiectului (macro activiti) 3. Defalcarea fiecrei etape a proiectului pe activiti elementare. 4. Alocarea de resurse financiare i umane pentru activitile elementare. 5. Estimarea duratei activitilor elementare. 6. Relaionarea activitilor elementare pentru a determina care dintre ele se pot desfura n paralel i care trebuie s se deruleze consecutiv graficul Gantt.
Determin area sco p u lu i mu n cii Determin area cap acitaii de p ro d ucie actualizate p en tru an alize i p rezen tari

Fig. 14 Succesiune a etapelor de planificare si control in Primavera

Determin area d u ratei p roiectu lu i

Stab ilirea lin iei d e referin in elabo rare

Determin area n ivelu lu i de d etaliere n ecesar

An ticiparea sch imb rilo r cu d ezv oltarea p lan u lu i co ntin u u Urmrirea p ro g resu lui mun cii i co sturile actualizate Co mp ararea p ro g resu lu i realizat fa d e cel p ro g no zat i co stu rile d e referin

Determin area resurselo r d isp o n ib ile

Determin area d istribu tiei de efo rt in mu n ca Determin area co stu rilo r d e p ro iect i a b u getu lu i estimat Determin area p articipan ilo r i actualizarea frecv en ei

Ev alu area p erfo rman ei

Prev ed erea , an aliza i aciu nea recoman dat

7. Determinarea duratei proiectului folosind analiza drumului critic. 8.Obinerea de rapoarte iniiale privind ncrcarea resurselor (folosind PRIMAVERA). 9. Validarea duratei proiectului obinut n Primavera.

10. Optimizarea proiectului prin realocarea de resurse dinspre activitile necritice nspre cele critice. 11. Obinerea de rapoarte finale privind ncrcarea resurselor (folosind PRIMAVERA). 12. Compararea duratei proiectului nainte i dup optimizare pentru a cuantifica ctigul de timp.

Fig. 15 Graficul GANTT nainte si dupa nivelarea resurselor realizat n PRIMAVERA

Fig. 16 Diagrama PERT (Program Evaluation Research Technique) nainte i dup nivelarea resurselor

nregistrarea datelor n tabloul de pontaj apoi actualizarea n P3 pentru Webster la P3

Strngerea datelor pentru locaiile amplasrii nchise prin Sure T rak, E-mail

8.Performana perioadei descrise la fiecare pas din ciclu, cu mai multe detalii

1.nregistrarea progresului P3

7.Rspndirea/comunicarea actualizrilor prin scheme/rapoarte

2.Elaborarea proiectelor n P3

6.Realizarea adaptrilor

3.Raportarea comparat a progresului fata de planul original

5.Analize de date prin rapoarte, grafice i profile

4.Nivelul resurselor n folosirea optimizat

Fig. 17 Ciclul de actualizare in PRIMAVERA

Prin compararea duratei proiectului utilizat ca studiu de caz nainte i dup optimizare (pasul 12 din algoritm) se observ reducerea duratei proiectului de la 28 de luni i dou sptmni la 21 luni .

30 25 20 15 10 5 0

28,5 21 Durata initiala Durata optimizata

Luni

Fig. 18 Durata iniial i cea optimizat a derulrii proiectului

Subiecte:
1. 2. 3. 4.

5. 6.

Definiti proiectul din perspectiva cercetarilor operationale utilizate in MRU. Enuntati cele 2 obiective pe care trebuie sa le rezolve utilizarea grafului. Enuntati cele 4 particularitati ale drumului critic. Reprezentati grafic evolutia nivelului de efort al resurselor umane pe durata realizarii unui proiect(fig.2). Reprezentati grafic si explicati relatia dintre costuri si durata de realizare (fig.3). Reprezentati grafic si explicati gestionarea corelata a duratei proiectului si costurilor implicate de realizarea proiectului (fig. 4).