Primavera

69




Capitolul 6


Crearea structurii WBS



Obiective:

Definirea structurii WBS
Crearea nivelelor ierarhice din cadrul structurii WBS



Primavera

70

Structura WBS


O structura de Descompunere Orientata spre Scop (Work Breakdown Structure)
reprezinta o ordonare ierarhica a produselor si serviciilor produse in timpul derularii
proiectului. Ea permite impartirea proiectului in mai multe parti logice in scopul planificarii
si controlului.
Fiecare proiect are o ordonare ierarhica unica.
o Nivelul radacina al structurii WBS este egal cu numele sau ID-ul proiectului.
Intre elementele din cadrul structurii WBS exista relatii de tip copil parinte, ceea
ce inseamna ca puteti derula/defalca sau sumariza informatia din diferitele nivele
inferioare.





Primavera

71
Vizualizarea elementelor din cadrul WBS


Atunci cand este creat un proiect, elementului WBS radacina ii este atasat acelasi ID si
nume la fel ca proiectului.


Etape:
1. In fereastra Projects selectati proiectul Bldg-06.
2. Apasati click dreapta din mouse pe proiectul Bldg-06 si apoi selectati Open Project.
3. In bara Director, apasati WBS.
4. In eticheta General puteti observa ca numele si codul nodului WBS este : Bldg-06
Office Building Addition Creating a Work Breakdown Structure.

Primavera

72
Crearea nivelelor ierarhice din cadrul structurii WBS


Elementele structurii WBS ce sunt adaugat nivelului radacina sunt automat decalate la
dreapta pentru a forma al doilea nivel ierarhic.

Etape:
1. In bara de comenzi (din partea dreapta) apasati Add.
2. In coloana WBS Code, tastati <D&E> si apoi apasati tasta Tab pentru a muta catre
campul urmator.
3. In coloana aferenta WBS Name, tastati <Design and Engineering> si apoi apasati
tasta Enter.



Primavera

73
Atunci cand creati un nou element WBS, acesta este mutat mai la dreapta si afisat
ca un element WBS de tip copil in raport cu elementul care era selectat.
Daca adaugati in mod gresit un element WBS unui alt element, puteti sa utilizati
butoanele de ordonare din partea dreapta (ce sunt marcate cu sageti, in toate cele 4
directii) din bara de comenzi din partea dreapta a ecranului si sa ajustati corespunzator
pozitia elementului in cadrul structurii ierarhice.


Etape:
1. Selectati elementul WBS: Design and Engineering.
2. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add.
3. In coloana WBS Code tastati <Mechanicals> si apoi apasati tasta Enter.
4. In coloana WBS Name tastati <Mechanical / Electrical Systems> si apoi apasati
tasta Tab pentru a muta cursorul in campul urmator.
5. In campul Responsible Manager din eticheta General apasati butonul
6. Selectati un manager responsabil, Meg Foley, si apoi apasati butonul
7. In bara laterala de comenzi, apasati butonul pentru a deplasa spre stanga
elementul WBS numit Mechanicals.


Primavera

74
Orice element copil din cadrul structurii WBS mosteneste atributele elementului parinte.
Aceasta poate fi usor ilustrata de exemplu atunci cand creati elementul Elevator, element
ce mosteneste acelasi manager responsabil ca si elementul parinte, Mechanicals.



Etape:
1. In cadrul structurii WBS selectati elementul Mechanical/Electrical Systems.
2. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add.
3. In coloana WBS Code tastati <Lifts> si apoi apasati tasta Enter.
4. In coloana WBS Name tastati <Elevator> si apoi apasati tasta Enter.



Primavera

75
Puteti stabili nivelul unui grup de elemente WBS prin apasarea butonului dreapta al
mouse-ului in fereastra WBS si apoi selectarea optiunii Collapse To.
Faceti click dreapta in fereastra WBS si apasati Expand All sau Collapse all pentru a
defalca sau restrange elementele din cadrul structurii WBS.



Etape:
1. Selectati in structura WBS elementul Mechanicals.
2. In bara laterala de comenzi apasati butonul Add.
3. In cadrul coloanei WBS Code tastati <HVAC> si apoi apasati tasta Enter.
4. In coloana WBS Name tastati <HVAC> si apoi apasati tasta Enter.


Primavera

76
Workshop: Crearea unei structuri WBS


In exercitiul urmator structura proiectului a fost deja definita. Mai este necesar sa fie
adaugate elementele WBS. Pentru aceasta, adaugati codurile si numele elementelor WBS
ce sunt scrise cu text ingrosat in lista de mai jos.

WBS Parent
WBS Code WBS Name Responsible
Manager
Bldg-06 D&E Design and Engineering Tim Harris
Bldg-06 Found Foundation Tim Harris
Bldg-06 Structure Structure Tim Harris
Bldg-06 Mechanicals Mechanical/
Electrical Systems
Meg Foley
Bldg-06.Mechanicals Lifts Elevator Meg Foley
Bldg-06.Mechanicals HVAC HVAC Meg Foley
Bldg-06. Mechanicals Systems Plumbing and Electrical Meg Foley
Bldg-06 Ex-Finish Exterior Finishes Tim Harris
Bldg-06.Ex-Finish Brick Brick Tim Harris
Bldg-06.Ex-Finish Roof Roof Tim Harris
Bldg-06.Ex-Finish Windows Doors and Windows Tim Harris
Bldg-06 Int-Finish Interior Finishes Tim Harris
Bldg-06.Int-Finish Fixtures Plumbing and Lighting
Fixtures
Tim Harris
Bldg-06.Int-Finish Coverings Floor and Carpet Tim Harris
Bldg-06.Int-Finish Carp Carpentry Tim Harris
Bldg-06.Int-Finish Paint Paint Tim Harris


Primavera

77

Rezultatele workshop-ului




Primavera

79


Capitolul 7


Adaugarea activitatilor



Obiective:

Descrieti o activitate si componentele sale
Descrieti tipurile de activitati
Adaugati activitati
Adaugati o tematica (un subiect) unei activitati
Adaugati pasi activitatii
Alocati coduri activitatilor



Primavera

80

Activitatile

Activitatile sunt elementele fundamentale de lucru ale unui proiect. Ele reprezinta cel mai
detaliat nivel al structurii WBS si cea mai mica diviziune a lucrarilor ce intereseaza in mod
direct managerul de proiect.
Este cea mai mica unitate de lucrare urmarita in desfasurarea unui proiect.
Contine toate informatiile de detaliu despre lucrarea ce urmeaza a fi realizata.
Este cunoscuta si sub numele de eveniment sau unitate de lucrare.


Componentele unei activitati


Primavera

81
Adaugarea de activitati

Utilizati fereastra Activities pentru a creea, vizualiza si modifica pentru proiectul selectat.
Pentru a adauga o activitate unui proiect, trebuie realizate urmatoarele actiuni:
In bara laterala de comenzi apasati butonul Add.
In meniul Edit apasati tasta Add.
Apasati tasta Insert.
Apasati butonul dreapta al mouse-ului si apoi apasati butonul Add.



Etape:
1. Deschideti proiectul Bldg-07.
2. Verificati daca sunteti in fereastra Activities (sau in bara de comenzi director din
partea stanga, apasati butonul Activities.)
3. In bara de comenzi Layout Options, apasati Layout, Open.
4. Selectati layout-ul Adding Activities si apoi apasati Open.


Primavera

82
Vrajitorul pentru crearea de noi activitati


Vrajitorul (e.g. Wizard) pentru crearea de noi activitati (New Activities Wizard) va conduce
prin intreg procesul de adaugare a unei activitati. Odata ce va familiarizati cu procesul
puteti sa dezactivati aparitia vrajitorului din User Preferences si sa adaugati manual
activitati in cadrul proiectului.



Etape:
1. In meniul Edit selectati User Preferences.
2. Apasati eticheta Assistance.
3. Marcati Use New Activity Wizard.
4. Apasati butonul Close.


Primavera

83
Adaugarea de activitati cu ajutorul vrajitorului


In fereastra Activities puteti apasa pe butonul Add din bara laterala de comenzi pentru a
adauga noi activitati. Vrajitorul va aparea ulterior numai daca apasati butonul Add din bara
de comenzi din dreapta ecranului.



Etape:
1. In bara laterala de comenzi, apasati butonul Add.


Primavera

84
Tastati un nume si un ID unic pentru fiecare activitate pe care o adaugati. Apoi alocati
fiecare activitate elementului WBS numit Design and Engineering.

1. In campul Activity ID verificati daca apare BA1000.
2. In campul Activity Name tastati <Building Addition Kickoff>.
3. Apasati Next.



1. In campul WBS, apasati butonul .
2. Selectati nodul WBS, Bldg-07.D&E Design and Engineering si apoi apasati
butonul
3. Apasati Next.


Primavera

85
Atribuirea tipului activitatii


Selectati tipul de activitate corespunzator functiei activitatii in cadrul proiectului si
calendarului ce va fi utilizat pentru activitatea respectiva.

Start Milestone acest tip de activitate este folosit pentru a marca inceputul unei faze de
proiect sau pentru a comunica livrabilele proiectului.
Activitate de durata zero.
Are doar o data de inceput (start date)
I se pot atribui constrangeri, pasi, cheltuieli, produse de lucru si documente.
I se poate asocia o resursa principala.
Nu i se poate atribui un rol.

Finish Milestone acest tip este de obicei folosit pentru a marca sfarsitul unei faze de
proiect sau pentru a comunica livrabilele proiectului.
Activitate de durata zero.
Are doar o data de sfarsit (Finish date)
I se pot atribui constrangeri, pasi, cheltuieli, produse de lucru si documente.
I se poate asocia o resursa principala.
Nu i se poate atribui un rol.

Task Dependent acest tip de activitate este in mod obisnuit folosit atunci cand
activitatea/lucrarea trebuie terminata intr-un anumit timp indiferent de disponibilitatea
resurselor.
Resursele activitatii sunt utilizate in conformitate cu calendarul activitatii.
Durata este determinata de calendarul de lucru atribuit.
Acest tip de activitate este cel implicit utilizat in Primavera.

Resource Dependent acest tip de activitate este utilizat atunci cand mai multe resurse
atribuite aceleeasi activitati pot lucra independent.
Resursele activitatii sunt planificate in concordanta cu calendarul resursei.
Durata este determinata de disponibilitatea resurselor atribuite.


Primavera

86
Level of Effort acest tip este folosit pentru activitatile de tip task dependent in
desfasurare concomitent cu alte activitati.
Durata este determinata de activitatile predecesoare si succesoare ale activitatii si
calendarul asociat acestora.
Ca exemple am putea include activitatile de paza, management de proiect,
intalnirile, etc.
Nu i se pot atribui constrangeri.

WBS Summary acest tip este folosit pentru a sumariza fiecare nivel WBS.
Activitatea de tip sumar WBS cuprinde grupul de activitati care alcatuiesc impreuna
un nivel WBS.
Datele calculate in cadrul acestei activitati se bazeaza pe data de inceput cel mai
devreme si datele de final cel mai tarziu al acestor activitati componente.
Durata activitatii de tip sumar WBS se calculeaza pe baza calendarului atribuit.
Nu i se pot atribui constrangeri.

1. In lista derulanta Activity Type selectati Start Milestone.
2. Apasati Next. In acest moment nu vom adauga relatiile de conditionare dintre
activitati.
3. Verificati daca este selectat No, continue si apoi apasati Next.
4. Verificati daca este selectat No, thanks si apoi apasati Next.

Tocmai ati terminat de adaugat prima activitate. Daca doriti sa nu mai apara vrajitorul
atunci cand adaugati noi activitati urmati pasii de mai jos:

Primavera

87



1. Bifati Do not show the wizard.
2. Cand apare mesajul de informare apasati Ok.
3. Apasati butonul Finish.



Primavera

88
Adaugarea unei activitati prin etichetele cu detalii de activitati


Puteti utiliza tab-urile cu detalii de activitati pentru a adauga o activitate si apoi introduce
informatii suplimentare despre activitate. Cand adaugati o activitate, mai intai selectati ori
elementul de WBS in care se va include activitatea sau selectati o activitate existenta in
WBS-ul respectiv.



Etape:
1. Selectati elementul WBS Design and Engineering
2. In meniul Edit apasati butonul Add sau apasati butonul dreapta al mouse-ului si
apoi Add.



Primavera

89
Eticheta General


Puteti utiliza eticheta General (e.g General tab) pentru a introduce informatii de baza
despre activitate, incluzand tipul acesteia, asa cum a fost prezentat mai devreme.



1. In eticheta General verificati daca ID-ul activitatii este BA1010.
2. In campul Activity tastati <Design Building Addition> si apoi apasati tasta Enter.
3. In lista derulanta Activity Type verificati daca este selectat Task Dependent.


Primavera

90
Eticheta Status


Folositi eticheta Status pentru a defini durata, constrangerile, datele de inceput si de
sfarsit, volumul de munca si de resurse, precum si costurile asociate activitatii selectate.
Puteti vizualiza eticheta Status pentru a vedea marja activitatii, valorile actualizate si
procentele de realizare.



Etape:
1. In Activity Details selectati tab-ul Status.
2. In campul Original Duration tastati <12> si apoi apasati tasta Enter.


Primavera

91
Eticheta Notebook


Prin intermediul etichetei Notebook puteti atribui notite, observatii unei activitati.
Temele/subiectele predefinite sunt instructiuni sau descrieri pentru a prezenta mai departe
activitatea conform categoriilor respective de informatii.



1. Selectati eticheta Notebook.
2. In sectiunea Notebook Topic apasati butonul Add.
3. Selectati tematica (tipul de subiect) Anticipated Problems si apoi apasati butonul .
4. Inchideti fereastra de dialog Notebook Topic.
5. Tastati o descriere in sectiunea Anticipated Problems <Design changes may
increase duration of activity.>


Primavera

92
Adaugarea unei activitati direct in tabelul de activitati


Puteti utiliza coloanele din Tabelul de Activitati pentru a adauga o activitate si apoi a
introduce informatii aditionale despre aceasta.


Exercitiu:
1. In tabelul de activitati selectati elementul WBS Design and Engineering.
2. Apasati tasta Insert.
3. Verificati daca ID-ul activitatii este BA1020.


Primavera

93


4. In coloana Activity Name tastati <Review and Approve Designs.>
5. In coloana Activity Type verificati daca apare Task Dependent.
6. In coloana Original Duration tastati <9>.
7. Apasati tasta Enter.
Observati ca lungimea barei aferenta activitatii BA1020 a crescut corespunzator
valorii nou introduse (9) in coloana Original Duration.

Primavera

94


Etape:
1. In tabelul de activitati, selectati un element din WBS, Office Building Addition
Adding Activities.
2. Faceti click dreapta in tabelul de activitati si apoi apasati Add.
3. In coloana Activity ID, tastati <BA-ADMIN>.
4. In coloana Activity Name, tastati <Project Administration>.
5. In coloana Activity Type, selectati Level of Effort.

Primavera

95
Adaugarea de pasi unei activitati

Utilizarea pasilor de activitati permit crearea unei liste de verificare pentru activitate si apoi
urmarirea realizarii fiecaruia. Adesea, pasii furnizeaza o lista de proceduri cerute pentru
realizarea activitatii.
Unei activitati i se pot atribui un numar nelimitat de pasi;
Pasii pot fi marcati ca fiind realizati in Primavera sau de catre resursa primara prin
intermediul pontajelor.
Pasii nu au durata sau date (de inceput, sfarsit, etc.)
Fiecarui pas i se poate asocia o explicatie suplimentara (text editabil in fereastra de
dialog special creata din partea dreapta a zonei cu lista pasilor).



Primavera

96
Activitatea Review and Approve Designs poate fi impartita/sparta in doi pasi.

Etape:
1. Selectati activitatea BA1020 Review and Approve Design.
2. In zona cu detalii ale activitatilor selectati eticheta Steps.
3. Apasati butonul Add.
4. Tastati numele pasului <Review Designs>.
5. Tastati o scurta descriere a pasului <Review designs to be sure they represent
customer requirements.>.
6. Apasati butonul Add pentru a adauga un nou pas.
7. Tastati numele pasului <Finalize Decision>.
8. Introduceti descrierea pasului <Meet with team to finalize decision>.



Primavera

97
Modele de pasi


Modelele de pasi de activitati dau posibilitatea definirii de grupe de pasi comuni pentru
activitati multiple si apoi pentru atribuirea acestora activitatilor.

Daca a fost deja definit un pas utilizat in mod obisnuit sau un set de pasi pentru o activitate
puteti salva acesti pasi ca si modele de pasi.



Etape:
1. Selectati (cu Shift + Click stanga) toti pasii afisati in eticheta Steps.
2. Apasati butonul dreapta al mouse-ului in momentul in care sunteti cu cursorul in
zona cu denumirile pasilor si apoi selectati optiunea Create Template.
3. Tastati numele pasului (e.g. Step Template Name) <Design Review>.
4. Apasati Ok.



Primavera

98
Coduri de activitati


Codurile de activitati ajuta la clasificarea si impartirea pe categorii a activitatilor in
concordanta cu nevoile organizatiei si ale proiectului.

Puteti utiliza codurile de activitati pentru a vedea si defalca activitatile din tabelul de
activitati, puteti construi rapoarte cu ajutorul vrajitorului sau al editorului de rapoarte; puteti
organiza un layout prin gruparea activitatilor in categorii specifice; sau selecta si sumariza
activitatile. Exemple de coduri de activitati includ : Faza, Zona, Locatie sau Divizie.

Codurile de activitati pot fi definite pe trei nivele:
La nivel Global disponibil tuturor activitatilor din baza de date.
o Se pot creea un numar nelimitat de activitati la nivel global.
o Activitatile se pot organiza la nivel de proiect sau in intreaga structura a
proiectului.
La nivel de EPS disponibile pentru toate activitatile din cadrul nodului EPS si din
nodurile copil ale acestuia.
o Se pot creea un numar nelimitat de coduri de activitati la nivel de EPS.
o Activitatile se pot organiza la nivel de proiect sau de nod EPS.
La nivel de Proiect disponibile doar pentru activitatile ce fac parte din proiectul in
care codul a fost creat.
o Se pot crea pana la 500 de coduri de activitati per proiect.
o Activitatile pot fi filtrate si organizate pe baza unor cerinte particulare, unice
specifice proiectului.
Fiecare cod de activitate (global, EPS si proiect) poate contine un numar nelimitat de valori
de cod de activitate, care pot fi organizate intr-o ierarhie.

Tabel 5: Coduri de activitati
Tip Pot fi alocate... Numar
La nivel global Activitatilor din toate proiectele Nelimitat
La nivel de EPS Activitati din cadrul nodului EPS in care a fost creat
codul sau din cadrul nodurilor EPS de tip copil ale
acestuia.
Nelimitat
La nivel de proiect Activitati din proiectul in cadrul caruia a fost creat
codul
500

Primavera

99
Atribuirea de coduri de activitate unei activitati


Atribuirea de coduri de activitate unei activitati se poate face in fereastra Activities.
Adaugati o coloana pentru codurile de activitate in Tabelul de Activitati.
Folositi tab-ul de coduri din zona cu detalii despre activitati.

Etape:
1. Selectati activitatea BA1020 Review and Approve Designs
2. In zona cu detalii ale activitatii apasati eticheta Codes.
3. Apasati butonul Assign.
4. In fereastra de dialog Assign Activity Codes, apasati eticheta Display Options si
apoi selectati Filter By, All Values.
5. Apasati bara Display Options si alegeti apoi Collapse All.
6. Apasati butonul pentru a expanda codul de activitate Departament.
7. In cadrul codului de activitate Departament selectati valoarea de cod ENGEngineering
si apoi apasati butonul
8. Inchideti fereastra de dialog Assign Activity Codes.

Primavera

100
Atribuirea de coduri de activitate mai multor activitati


Utilizati bara de comenzi pentru a atribui un cod de activitate mai multor activitati.

Etape:
1. Selectati activitatea BA1010 Design Building Addition.
2. Tineti apasat CTRL + Click pentru a selecta o alta activitate, BA1020 Review and
Approve Changes.
3. In bara de comenzi selectati Activity Codes.
4. In Activity Code: CSI Code selectati codul de activitate 20.600 Architectural si
apoi apasati butonul .
5. Inchideti fereastra de dialog.
6. Apasati butonul stang al mouse-ului in zona graficului Gantt pentru a deselecta
activitatile si apoi selectati activitatile BA1010 si BA1020 pentru a verifica daca a
fost atribuit corect codul de activitate.



Primavera

101
Atribuirea calendarelor


Calendarele pot fi create si atribuite fiecarei activitati sau resurse. Alocarea calendarelor
se foloseste pentru a programa activitatile si pentru a nivela resursele.
Poate fi creat un numar nelimitat de calendare.
Tipul de activitate determina daca acel calendar al activitatii sau al resursei va fi
utilizat este utilizat cand se face programarea activitatilor.

Tipurile de calendare
Exista trei tipuri de calendare:
Calendar global
o Contine calendarele care pot fi utilizat de catre toate proiectele din baza de date.
o Este disponibil pentru toate resursele si activitatile din baza de date.
Calendar de resursa
o Contine calendare separate pentru fiecare resursa.
Calendar de proiect
o Contine un grup de calendare pentru fiecare proiect.
o Disponibil doar in proiectul curent.


Primavera

102
Atribuirea calendarelor


Folositi fereastra de dialog Select Activity Calendar pentru a selecta calendarul care este
utilizat pentru o activitate din proiect.

De exemplu, in acest proiect, calendarul atribuit in mod implicit tuturor activitatilor este
Standard 5 Day Workweek. Veti putea vedea toate calendarele disponibile pentru
activitatea Design Building Addition.



Etape:
1. Selectati activitatea BA1010 Design Building Addition.
2. Selectati eticheta General.
3. In campul Activity Calendar apasati butonul .
4. Vedeti toate calendarele globale disponibile si apoi inchideti fereastra de dialog.


Primavera

103
Workshop: Adaugarea activitatilor

In continuare dorim sa continuam adaugarea de noi activitati. Totodata vom adauga si pasi
activitatii BA1080 si sa introducem un comentariu pentru activitatea BA6120.

1. In tabelul de activitati adaugati o coloana pentru coduri globale de activitate, Phase,
dupa coloana cu Original Duration.
2. Adaugati urmatoarele activitati:

WBS ID/Nume activitate
Tip
activitate
Durata
originala
Phase
Cod de
activitate
HVAC
BA4090 Relocate
HVAC Chiller
Task
Dependent
3 FINSH
HVAC
BA4100 Startup
and Test HVAC
Task
Dependent
1 ROUGH
Brick
BA5070 Brick
exterior walls
Task
Dependent
7 CLOSE
Roof
BA5080
Insulation and
Built-up Roofing
Task
Dependent
10 CLOSE
Plumbing and
Lighting
Fixtures
BA6120 Install
Plumbing and
Electrical Fixtures
Task
Dependent
2 FINSH


3. Adaugati pasii urmatori activitatii BA5080 Insulation and Built-up Roofing:
i. OSHA safety compliance check.
ii. Install sheating.
iii. Provide water protection.
iv. First run complete.

4. Adaugati observatia (Notebook Topic) Anticipated Problems activitatii BA6120 si
tastati o descriere <Possible cost overrun for plumbing materials>.