Sunteți pe pagina 1din 91

Microsoft ACCESS 2000

Capitolul 1 Introducere 1.1. Obiective Modulul de baze de date isi propune sa asiste si sa sprijine acele persoane care nu se specializeaza in informatica in intelegerea modului de operare al aplicatiei Microsoft Access. Va fi prezentat modul de lucru cu patru dintre cele sapte componente ale aplicatiei MS Access: tabelele (Tables), formularele (Forms), interogarile (Queries) si rapoartele (Reports); astfel incat dupa parcurgerea acestui curs fiecare cursant va putea sa construieasca propria baza de date. Cursul incepe cu prezentarea modului de afisare si de navigare intr-o baza de date Access, folosind o baza de date exemplu. Partea a doua a cursului se axeaza pe etapele crearii unei baze de date pas cu pas. Urmand aceste etape la sfarsitul cursului veti sti cum trebuie gandita si realizata o baza de date. In crearea acestui curs am plecat de la premisa ca persoanele care vor dori sa urmeze acest modul sunt familiarizate cu cunostintele de baza necesare operarii pe calculator, adica: - cum se foloseste mouse-ul si tastatura (vezi modulul ABC-ul calculatoarelor); - cum se deschid si salveaza fisierele; - cum se deschid aplicatiile folosind meniul Start; - cum se minimizeaza si maximizeza ferestrele de lucru. Totodata consider necesar accesul la un computer care are instalat MS Access, astfel incat atunci cand este nevoie sa se poata deschide aplicatia pentru a se urma pasi necesari ducerii la bun sfarsit a aplicatiilor practice. Consider necesar, inaite de a pleca la drum, sa va familiarizati cu o serie de termeni care vor aparea in nenumarate randuri in acest curs: - Object (Obiect) - obiectele reprezinta componentele bazelor de date (Table Tabele, Query - Interogare, etc); - Table (Tabel) - tabelele sunt colectii de inregistrari (un rand al tabelului contine o singura inregistrare). O baza de date poate fi formata din unul sau mai multe tabele; - Query (Interogare) -permite filtrarea si prelucrarea (dupa anumite criterii, intr-o anumita ordine, afisarea doar a anumitor coloane, etc.) inregistrarilor din tabele. Datele filtrate pot fi dintr-un singur tabel sau din mai multe; - Form (Formular) -a fost proiectat pentru introducerea datelor in tabele; - Report (Raport) - permite prelucrarea datelor din tabele sau interogari pentru a putea fi imprimate intr-o forma mai atragatoare; - Field (Camp) - este o coloana dintr-un tabel care defineste un anumit tip de date pentru un set de valori din acel tabel. De exemplu o baza de date creata pentru a tine evidenta cartilor intrate intr-o biblioteca pot fi definite urmatoarele campuri: cota carti, numele autorului, titlu carti, editura, data la care au intrat cartile, etc; - Record (Inregistrare) -reprezinta un rand dintr-un tabel si contine un set de valori definite de campuri. O inregistrarea dintr-o baza de date creata pentru a tine evidenta cartilor intrate intr-o biblioteca poate contine urmatoarele informatii: cota carti, numele autorului, titlu carti, editura, data la care au intrat cartile, etc;

- Design View (Modulul de proiectare) - permite crearea si definirea campurilor. Aceste notiuni vor fi definite mai pe larg pe parcursul cursului. Capitolul 2 Primii pasi ... 2.1. Obiective Intrebarile la care veti gasi raspuns parcurgand acest capitol sunt urmatoarele: 1. Cate tipuri de baze de date pot fi intalnite si ce tip de baza de date poate fi creata utilizand MS Access-ul; 2. Care sunt avantajele utilizarii bazelor de date in format electronic; 3. Cum se deschide aplicatia MS Access; 4. Cum se inchide o baza de date si cum se inchide aplicatia MS Access. 2.2. De ce sa folosim bazele de date? O baza de date reprezinta o colectie de date, informatii care urmaresc un anumit subiect. De exemplu: evidenta studentilor intr-o facultate, orar, evidenta cartilor intro biblioteca, evidenta salariatilor intr-o institutie, etc. De ce ar trebui sa invatam cum se realizeaza o baza de date? Avem nevoie? In viata de zi cu zi folosim tot timpul bazele de date, fara a realiza ca facem acest lucru, ori de cate ori utilizam cartea de telefon, orarul trenurilor, Address book-ul, etc. Daca multe dintre informatiile de care avem nevoie se afla deja in baze de date de ce ar trebui sa utilizam formatul electronic al acestora? Cateva dintre avantajele utilizarii unei baze de date in format electronic sunt: viteza de acces la informatii, sunt usor de utilizat, adaptabilitatea. Folosind MS Access-ul pentru relizarea de baze de date informatiile pot fi stocate si vizualizate, mai apoi, in multe moduri, pot fi sortate si/sau filtrate dupa anumite criterii in functie de nevoile dumneavoastra. Un exemplu simplu: Considerand ca sunteti un director intr-o institutie si un client vine si solicita o reducere la un anumit produs spunand ca este un client vechi si fidel al firmei ce ar trebui sa faceti in mod normal? Va chemati secretara si o rugati sa vada in evidentele contabile daca ceea ce spune clientul este adevarat. Cat ar putea sa dureze aceasta operatie? Suficient de mult astfel incat dumneavoastra sa va pierdeti rabdarea iar clientul interesul. Ce ar trebui sa faceti atunci? Sa ii acordati clientului reducerea pentru a va asigura ca nu il pierdeti (GLUMESC!) si mai apoi sa creati o baza de date care sa contina numele, adresele si numarul de telefon al clientilor, datele la care au apelat la serviciile dumneavoastra, care au fost serviciile oferite, care au fost sumele incasate si care au fost reducerile acordate. Avand o astfel de baza de date in orice moment puteti face o sortare dupa numele clientului, de exemplu, si in functie de sumele incasate de la acesta, sau de alte criterii, puteti oferi o reducere pentru un anumit produs. 2.3. Tipuri de baze de date Flat Database (Baza de data simpla). Bazele de date simple sunt de fapt un tabel foarte mare, care contine multe campuri si inregistrari. Sunt usor de realizat dar sunt greu de utilizat deoarece ori de cate ori doriti sa sortati un anumit tip de date treceti prin toata baza de date. Bazele de date simple sunt practic ca si un tabel din Excel (sau un tabel din Word), dar ganditi-va la un tabel, nu la o foaie de calcul din

Excel. Bazele de date simple se recomanda atunci cand contin date despre un subiect simplu (de exemplu: nume si numere de telefon pentru o agenda telefonica). Avantajele bazelor de date simple ar fi ca: oricine poate crea o astfel de baza de date, pot fi administrate in mod eficient date simple si nu foarte multe, pot fi create cu succes folosind MS Word-ul. Dezavantajele acestui tip de baze de date sunt ca nu sunt de nici un folos in cazul unui numar mare de inregistrari sau in cazul in care se doresc sortari si filtrari dupa anumite criterii. Relational Database (Baze de date relationale). O baza de date relationala va permite sa organizati informatiile in functie de relatiile dintre informatii. De exemplu o baza de date (relationala) a unei institutii poate sa contina informatii despre: clienti (nume, numere de telefon, adrese), produse si servicii oferite (denumire produs, stoc, pret per bucata, pret per cantitate), vanzari (client, produs, cantitate, sume incasate), reduceri si facilitati oferite, etc. Aceste grupuri de informatii au relatii bazate pe politica si structura organizatiei: clientii achizitioneaza produse si servicii, produsele si serviciile au preturi la care se pot face reduceri stabilite prin politica firmei. In MS Access se pot creea baze de date relationale care pot fi folosite pentru a administra informatiile pe diferite nivele si in diferite scopuri. 2.4. Primul pas: deschiderea aplicatiei La fel ca si in cazul altor aplicatii exista mai multe moduri pentru a deschide aplicatia MS Access. Dar cel mai simplu mod pentru a face acest lucru este sa derulati meniul de START (click stanga cu mouse-ul pe butonul START), selectati submeniul Programs apoi faceti click pe comanda Microsoft Access care va deschide aplicatia [vezi figura 1]. In fereastra de dialog deshisa puteti selecta una dintre cele trei optiuni afisate in functie de ceea ce doriti sa faceti.

1. Blank Access database (Baza de date noua) - selectand aceasta optiune si apasand butonul OK veti putea creea o baza de date noua dar numai dupa ce veti specifica in fereastra de dialog File New Database directorul si numele sub care doriti sa fie salvata baza de date nou creata [vezi figura 2];

2. Access database wizards, pages, and projects (Baze de date predefinite) - selectand aceasta optiune si apasand butonul OK se va deschide o fereastra de dialog din care veti putea alege un format predefinit pentru baza dumneavoastra de date selectand diverse optiuni [vezi figura 3];

3. Open an existing database (Baza de date existenta) - selectand aceasta optiune aveti posibilitatea sa deschideti o baza de date creata anterior. Daca baza de date pe care doriti sa o deschideti a fost creata sau utilizata recent atunci va fi listata in fereastra principala (imediat sub optiunea: Open an existing database). Selectati baza de date pe care doriti sa o deschideti si apasati butonul OK, sau faceti dublu click pe numele acesteia pentru a o deschide. Daca baza de date pe care o cautati nu este listata in fereastra principala atunci selectati optiunea More files..., din aceeasi lista, si apasati butonul OK sau faceti dublu click pe optiunea More files... pentru a deschide fereastra de dialog Open. In fereastra de dialog Open puteti selecta partitia, directorul (in campul Look in) si apoi baza de date pe care doriti sa o deschideti. Dupa ce ati selectat baza de date dorita apasati butonul Open [vezi figura 4]. 2.5. Elementele ferestrei Fereastra principala din MS Access are cateva elemente comune (Bara de nume, Bara de meniuri) cu ferestrele de lucru intalnite la alte aplicatii (MS Excel, MS Word) dar are o structura diferita si sunt o serie de elemente noi [vezi figura 1]. Astfel in partea stanga a ferestrei principale se gaseste bara pe care sunt grupate obiectele bazei de date: Tables (Tabele), Forms (Formulare), Queries (Interogari), Reports (Rapoarte), Pages (Pagini Web), etc. Pentru a creea sau a deschide, de exemplu, un tabel selectati comanda Tables iar in partea dreapta a ferestrei sunt listate toate obiectele care au fost create si apartin grupei selectate si se regasesc pictogramele cu ajutorul carora pot fi create obiecte noi.

2.5.1. Modificarea modului de afisare a pictogramelor Folosind comenzi din meniul View [vezi figura 1] sau butoanele corespunzatoare de pe bara de instrumente [vezi figura 2] a ferestrei principale poate fi modificat modul de afisare al pictogramelor .

Large Icons - pictograme mari; Small Icons - pictograme mici; List - obiectele bazei de date apar listate in ordine alfabetica; Details - obiectele bazei de date sunt insiruite in ordine alfabetica si prezinta o serie de detalii cum ar fi: nume, descriere, data la care au fost modificate, data la care au fost create, etc 2.5.2. Particularizarea barei de butoane La fel ca si in cazul altor aplicatii din suita Office bara standard de instrumente poate fi particularizata adaugand butoane noi. Asa cum ati invatat deja butoanele de pe bara standard de instrumente reprezinta, de fapt, shortcut-uri (scurtaturi) pentru comenzile care pot fi accesate deruland meniurile. Pentru a adauga butoane noi pe bara standard derulati meniul View>Toolbars si selectati comanda Customize... [vezi figura 1].

In fereastra de dialog deschisa dupa selectarea comenzii Customize... deschideti fila Commands. In fila Commands selectati categoria din care face parte comanda, al carui shortcut doriti sa il aduceti pe bara de instrumente, din partea stanga a ferestrei iar apoi in campul Commands cautati butonul dorit folosind bara de defilare verticala . Pentru a adauga un buton pe bara de instrumente selectati-l facand click pe el apoi tinand apasat butonul stanga al mouse-ului trageti-l pana pe bara de instrumente (cursorul mouse-ului dumneavostra isi va schimba forma, cat timp veti trage butonul pe bara de instrumente, si va arata astfel ). Cand cursorul mouse-ului se afla deasupra locului in care doriti sa apara butonul selectat eliberati butonul mouse-ului. Repetati operatie ori de cate ori doriti sa adaugati un buton nou. Puteti deschide fereastra de dialog Customize... si daca duceti pointer-ul mouseului deasupra barei de instrumente si apasati butonul dreapta al cestuia. Din meniul derulat selectati comanda Customize... . 2.6. Inchiderea aplicatiei Pentru a inchide baza de date fara a inchide insa si aplicatia puteti opta pentru una din urmatoarele metode: 1. Selectati comanda Close din meniul File; 2. Derulati meniul Control al bazei de date si selectati din meniul derulat comanda Close [vezi figura 1]; 3. Faceti dublu click pe meniul Control al bazei de date; 4. Faceti click pe butonul Close al bazei de date, aflat in partea dreapta sus; 5. Apasati simultan tastele Ctrl+F4.

Pentru a inchide aplicatia aveti de asemenea mai multe variante: 1. Selectati comanda Exit din meniul File; 2. Derulati meniul Control al aplicatiei si selectati comanda Close [vezi figura 2]; 3. Faceti dublu click pe meniul Control al aplicatiei; 4. Faceti click pe butonul Close al aplicatiei, aflat in partea dreapta sus pe bara de nume; 5. Apasati simultan tastele Alt+F4. Exercitii si Intrebari 1. Cate tipuri de baze de date pot fi intalnite? 2. Ce tip de baza de date poate fi creata utilizand MS Access-ul? 3. Care sunt avantajele utilizarii bazelor de date in format electronic? 4. Cum se deschide aplicatia MS Access? 5. Cum se inchide o baza de date si cum se inchide aplicatia MS Access? Capitolul 3 Navigarea intr-o baza de date
3.1. Obiective

Pentru a putea intelege mai usor modul de lucru cu bazele de date pentru inceput vom invata cum se navigheaza intr-o baza de date. Astfel in acest capitol vom vedea cum arata o baza de date, cum arata un tabel si cum se face o inregistrare, cum arata un formular si cum il folosim, cum arata o interogare si un raport. Pentru aceasta am creat o baza de date cu cateva inregistrari pe care o vom folosi ca exemplu de lucru. Pentru a descarca baza de date in calculatorul dumneavoastra faceti click cu mouse-ul in partea de jos a paginii, acolo unde scrie: "Exemplu de baza de date". Va va aparea o fereastra de dialog care va va intreba daca doriti sa salvati baza de date sau nu. Apasati butonul Save. In fereastra Save as selectati in campul Save in locul in care doriti sa fie descarcata baza de date. Pentru a avea acces usor la aceasta propun sa o salvati in folderul Desktop>My Documents si sa ii pastrati numele Studenti. In felul acesta veti putea urma indicatiile mele pas cu pas.
Exemplu de baza de date: fisierul studenti.mdb

3.2. Deschiderea bazei de date

Pentru a trece mai departe consider ca ati descarcat baza de date Studenti in folderul My Documents si ca bine inteles aveti instala MS Access-ul. Primul pas pe care il vom face in incursiunea prin baza de date numita Studenti este deschiderea acesteia. Pentru a deschide baza de date Studenti: 1.derulati meniul Start (click pe butonul Start) 2. selectati submeniul Programs; 3. faceti click pe pictograma MS Access [vezi figura 1]. In fereastra deschisa selectati optiunea Open an existing file si in campul aflat sub aceasta optiune selectati fisierul Studenti apoi apasati butonul OK. Acum ar trebui sa vedeti ceea ce se numeste baza de date Studenti [vezi figura 2]. Puteti sa deschideti baza de date Studenti si daca faceti dublu click pe icon-ul Studenti din folderul My Documents de pe Desktop-ul calculatorului dumneavoastra.
3.3. Tabele

Baza de date studenti are un singur tabel (studenti), doua interogari (An3, An4), un formular (Studenti) si doua rapoarte (An3, An4). In fereastra principala a bazei de date executand un click pe obiectul Tables (Tabele) vor fi afisate atat modalitatile de creare a unui nou tabel (Create table in design view - Crearea unui tabel in modulul de proiectare; Create table by using wizard - Crearea unui tabel utilizand Vrajitorul (Expertul); Create table by entering data - Crearea unui tabel introducand datele) cat si tabelele deja create. Pentru a deschide tabelul faceti dublu click pe numele acestuia (Studenti) [vezi figura 1]. Pentru a mari tabelul la dimensiunea ferestrei faceti dublu click pe bara de nume a acestuia (bara albastra) sau apasati butonul de Maximize [vezi figura 2]. Asa cum se poate vedea tabelul Studenti are mai multe randuri si mai multe coloane. Fiecare rand reprezinta o inregistrare si fiecare coloana un camp de date (urmarind tabelul nostru putem vedea ca Nume este un camp, Prenume, este un alt camp, CNP este altul, etc ). Deci fiecare inregistrare are mai multe campuri de

date. Pentru a vedea toate campurile unei inregistrari se poate folosi bara de navigare orizontala [vezi figura 3]. Pentru a naviga prin inregistrari se poate folosi bara de navigare standard din MS Access, aflata in partea de jos a foii [vezi figura 4].

Apasand: - pe butonul se trece la inregistrarea anterioara; - pe butonul se trece la prima inregistrare; - pe butonul se poate trece la urmatoarea inregistrare; - pe butonul se poate trece la ultima inregistrare facuta; - pe butonul se poate face o noua inregistrare, deoarece punctul de insertie se muta in primul camp al unei noi inregistrari. Pentru a va duce la inregistrarea cu

numarul 30, de exemplu, puteti sa tastati numarul 30 in campul de afisare al numarului inregistrarii, pentru a va misca mai repede.

3.3.1. Stergerea, inlocuirea si adaugarea de inregistrari noi

Pentru a sterge o inregistrare trebuie sa selectati inregistrarea respectiva. Pentru aceasta duceti pointerul mouse-ului in partea stanga a tabelului, in zona gri, pana cand cursorul mouse-ului ia forma unei sagete pline cu varful indreptat spre tabel , si executati un simplu click. Inregistrarea este selectata atunci cand este colorata in negru [vezi figura 1]. Pentru a sterge inregistrarea selectata apasati butonul dreapta al mouse-ului si din meniul derulat selectati comanda Delete Record. O fereastra de dialog se va deschide si veti fi intrebati daca doriti sa stergeti inregistrarea respectiva sau nu: pentru a sterge intregistrarea apasati butonul YES, daca nu doriti sa o stergeti apasati butonul NO.

Pentru a gasi o inregistrare anume (sa zicem inregistrarea cu datele doamnei Cretulescu) selectati din meniul Edit comanda Find (Ctrl.+F) si in fereastra de dialog Find and Replace introduceti in campul Find what ce anume doriti sa gasiti apoi apasati butonul Find Next [vezi figura 2]. Puteti folosi si icon-ul Find de pe bara standard de instrumente pentru a deschide fereastra de dialog Find and Replace.

Pentru a inlocui datele unei inregistrari gasiti inrergistrarea care va intereseaza si fixand punctul de insertie in campul dorit si folosind tastele Delete sau Backspace stergeti datele vechi apoi introduceti datele dumneavoastra. Pentru a va muta intr-o inregistrare dintr-un camp in altul puteti folosi tastatura: sageata stanga (sau Shift+Tab) si sageata dreapta (Tab); iar pentru a va muta de la o inregistrare la alta puteti folosi: sageata jos si sageata sus. Prin urmare inlocuirea datelor unui

inregistrari nu este o treaba tocmai complicata este vorba doar de editare de text intr-un simplu tabel.

Pentru a introduce o inregistrare noua apasati butonul al barei de navigare [vezi figura 3] apoi editati datele pe care doriti sa le contina inregistrarea. Activitate practica: Deschideti tabelul Studenti din baza de date cu acelasi nume. Gasiti inregistrarea doamnei Jipa, seletati-o si stergeti-o. Gasiti inregistrarea cu numarul 32 si la prenume corectati in loc de Luisa trebuie scris Luiza. Faceti o inregistrare noua cu urmatoarele date: Bogdan Alexandru; 1781011233411; Galati; Str. Alexandru Ioan Cuza, Nr 45; Str. Dunarii, Nr 12; 0245/234765; -; III, EnglezaRomana.
3.3.2. Sortarea, salvarea si inchiderea tabelului

Datele tabelului din Access pot fi sortat la fel cum pot fi sortate si datele intr-un tabel realizat in Excel. Pentru a ordona datele dintr-un camp selectati campul respectiv (sau fixati punctul de insertie intr-o inregistrare a campului

respectiv) executand un click cu mouse-ul in partea de sus a coloanei, pe zona gri, acolo unde apare numele campului [vezi figura 1], apoi apasati butonul Sort Ascending sau Sort Descending in functie de dorinta dumneavoastra [vezi figura 2]. Folosind butonul Sort Ascending sau Sort Descending datele selectate vor fi sortate in ordine alfabetica (invers) sau crescatoare (descrescatoare) in functie de tipul de date. Spre deosebire de alte aplicatii in Access nu este necesar sa salvati modificarile de editare. Modificarea datelor intr-un tabel din Access este salvata in mod automat. Daca va amintiti ce ati invatat in capitolul trecut cand am vazut cum se deschide o baza de date, atunci cand am selectat optiunea Blank Access Database dupa ce ati apasat butonul OK urmatoarea fereastra care a aparut a fost fereastra de Save as. Prin urmare nu putem sa creea o baza de date fara sa o salvam initial. Daca insa modificam disign-unl tabelului, de exemplu dorim ca datele din campul nume sa fie afisate in ordine alfabetica (sau dorim sa schimbam ordinea a doua coloane), dupa ce sortam datele respective salvam tabelul; daca nu atunci cand il veti inchide veti fi intrebati daca doriti sa salvati aceste modificari sau nu.

Pentru a inchide tabelul avem mai multe optiuni [vezi figura 3] : 1. de la butonul Close aflat in partea dreapta sus; 2. deruland meniul Control si selectand comanda Close; 3. deruland meniul File si selectand comanda Colse; 4. Apasand tastele Ctrl.+F4.
3.4. Forms (Formulare)

Inchideti tabelul prin una din metodele prezentate in sectiunea anterioara. In fereastra centrala a bazei de date executati un simplu click pe obiectul Forms pentru a afisa modalitatile de creare a unui Forms (Create form in Design view Crearea unui formular in modulul de proiectare; Create form by using wizard Crearea unui formular folosind Vrajitorul (Expertul)) dar si formularele existente in baza de date [vezi figura 1]. Executati un dublu click pe Forms-ul (formularul) Studenti pentru a-l deschide [vezi figura 2]. Pentru a mari fereastra Forms-ului (formularului) executati un click pe butonul Maximize [vezi figura 3] aflat in partea dreapta sus a ferestrei Forms-ului (formularului) sau faceti dublu click pe bara de nume a acestuia. Ca si in cazul tabelelor din Access si Forms-urile (Forumlarele) au o bara de navigare [vezi figura 4], in partea de jos a ferestrei, cu ajutorul careia se poate trece de la o inregistrare la alta.

Formularele sunt utilizate pentru a asigura accesul mai rapid la informatiile din baza de date. Cu ajutorul acestora puteti modifica, adauga sau sterge inregistrarile din Tables-ul sau Query-ul pe baza caruia a fost creat formularul. Datele modificate sau inregistrarile noi efectuate in Forms vor fi actualizate in mod automat si in Tables-ul sau Query-ul pe baza caruia a fost creat formularul.
3.4.1. Navigarea intr-un Forms (Formular)

Multe dintre tehnicile folosite pentru a va deplasa intr-un tabel sunt folosite si in cazul Forms-urilor (Formularelor). - Daca doriti sa adaugati date unei inregistrari, executati un click in campul in care doriti sa adaugati datele dumneavoastra apoi editati textul. - Pentru a sterge date dintr-o inregistrare executati dublu click in campul din care doriti sa stergeti informatiile pentru a selecta textul respectiv apoi apasati tasta DELETE. - Pentru a va deplasa de la o inregistrare la alta apasati butonul Next de pe bara

de navigare. - Pentru a sterge o inregistrare dintr-un Forms (Formular) executati un click pe bara din partea stanga a acestuia [vezi figura 1], pentru a selecta intreaga inregistrare (cand inregistrarea este selectata bara are culoarea neagra) apoi apasati tasta DELETE. - Pentru a face o inregistrare nou faceti click pe butonul New Record de pe bara de instrumente sau pe acelasi buton ( ) de pe bara de navigare apoi introduceti datele [vezi figura 2]. - Ca si in cazul tabelelor si la Forms-uri nu este necesar sa slavati modificarile pe care le aduceti datelor: stergeri de date, inregistrari noi, modificari. - Pentru a gasi o inregistrare intr-un Forms (Formular) activati campul dupa care doriti sa faceti cautarea (daca de exemplu doriti sa cautati inregistrarea doamnei Ionescu executati un click in campul Nume pentru a-l activa) apoi executati un click pe butonul Find de pe bara de instrumente pentru a deschide fereastra de dialog Find and Replace (Gasire si inlocuire). Sau puteti selecta aceeasi comanda Find (Ctrl.+F) deruland meniul Edit al Forms-ului (Formularului). In fereastra de dialog Find and Replace introduceti in campul Find what ce anume doriti sa gasiti (daca cautam inregistrarea doamnei Ionescu Elena introduceti in campul Find what Ionescu) apoi apasati butonul Find next. Apasati butonul Find next de cate ori este necesar pentru a afisa toate rezulatatele cautarii. Pentru a inchide fereastra Find and Replace apasati butonul Cancel [vezi figura 3]. Pentru a inchide un Forms (Formular) procedati ca si in cazul tabelelor. Activitate practica: Deschideti Forms-ul (Formularul) Studenti din baza de date cu acelasi nume. Gasiti inregistrarea doamnei Zarnescu si stergeti-o din baza de date. La inregistrarea cu numarul 37 introduceti numarul telefonului mobil: 0721445631 si la specializare in loc de Engleza-Franceza scrieti Franceza-Engleza. Faceti o inregistrare noua cu urmatoarele date: Petrescu Alexandrina; 2800319341108; Bdul Iuliu Maniu, nr. 18, bl. E1, sc. 1, ap. 6, et. 4, Bucuresti, sect. 6; Scoala nr. 175, Bucuresti, sect. 6; 7518526; -; III; Romana-Franceza.
3.5. Queries (Interogari)

Inchideti Forms-ul (Formularul) prin una dintre metodele prezenate in sectiunea 3.3.2. iar in fereastra centrala a bazei de date executati un simplu click pe obiectul (partea stanga a ferestre) Queries (Interogari) pentru a afisa modurile prin care acestea pot fi create (Create query in Design view - Crearea unei interogari in modulul de proiectare; Create query by using wizard - Crearea unei interogari folosind Vrajitorul (Expertul)) dar si Queries-urile (Interogarile) existente [vezi figura 1]. Baza de date Studenti are create doua Queries (Interogari): unul care afiseaza doar studentii anului III si cel de-al doilea afiseaza studentii anului IV. Faceti dublu click pe Query-ul An3 pentru a-l deschide [vezi figura 2]. Executati un click pe butonul Maximize pentru a mari dimensiunea Queries-ului la dimensiunea ferestrei [vezi figura 3]. Queries-urile (Interogarile) sunt utilizate pentru a obtine anumite informatii stocate in baza de date. Cu ajutorul acestora pot fi filtrate datele introduse in tabele. Atunci cand creati un Queries stabiliti o serie de criterii in functie de care datele vor fi

filtrate si apoi afisate. In exemplele folosite in baza de date Studenti am filtrat informatiile dupa anul de studiu. Astfel intr-un Queries am cerut sa fie afisate doar acele inregistrari in care la anul de studiu apare anul III iar in celalalt doar acele inregistrari in care la anul de studiu apare doar anul IV.
3.5.1 Navigarea in Queries (Interogari)

Ca si in cazul Forms-urilor (Formularelor) sau a Tables-urilor (Tabelelor) si la Queries (Interogari) se regasete bara de navigare in partea de stanga-jos a ferestrei. Pentru a va deplasa de la o inregisrare la alta folositi butoanele acestei bare asa cum v-a fost prezentat in sectiunea 3.3. Inregistrarile afisate in Queries-uri sunt filtrate dupa anumite criterii din tabele. Prin urmare daca doriti sa faceti modificari in inregistrari puteti sa faceti acest lucru direct in Queries si modificarile vor fi salvate si in tabel sau puteti sa le faceti in tabel si vor fi afisate si in Queries. Pentru a face o modificare in datele afisate in Queries procedati ca si in cazul modificari datelor introduse in tabel [vezi sectiunea 3.3.1]. Pentru a gasi anumite inregistrari intr-un Queries folositi butonul Find (sau comanda Find and Replace din meniul Edit) ca si in cazul Forms-urilor (Formularelor) sau in cazul Tables-urilor (Tabelelor) [vezi sectiunea 3.3.1/ 3.4.1]. Activitate practica: Deschideti Queries-ul (Interogarea) AnIII si in inregistrarea doamnei Georgescu Camelia la anul de studiu scrieti in loc de anul III anul IV. Inchideti Queries-ul AnIII. Deschideti Queries-ul An IV. In mod normal ar trebui sa gasiti aici inregistrarea doamnei Georgescu Camelia, deoarece prin modificarea anului de studiu din III in IV inregistrarea respectiva corespunde criteriilor de filtrare ale Queries-ului AnIV. Cautati inregistrarea doamnei Georgescu Camelia pentru a verifica afirmatia de mai sus.
3.6. Reports (Rapoarte)

Inchideti Query-ul (Interogarea) prin una din metodele prezentate in sectiunea 3.3.2. si in fereastra principala a bazei date faceti click pe obiectul Reports (Rapoarte) pentru a afisa modalitatile de creare a unui Reports (Create report in design view- Crearea unui raport in modulul de proiectare, Create report by using wizard - Crearea unui raport folosind Vrajitorul (Expertul)) precum si rapoartele existente in baza de date. In baza de date folosita ca model de lucru au fost create doua rapoarte: unul care corespunde Query-ului An3 si cel de-al doilea pentru Query-ul An4 [vezi figura 1]. Deschideti raportul An4 executand un dublu click pe numele acestuia. Rapoartele sunt folosite, in special, pentru a putea tiparii intr-o varianta prietenoasa datele din Tables (Tabele) sau Queries (Inregistrari), deci daca doriti sa modificati datele stocate in baza de date nu ve-ti putea face acest lucru din Reports. In cazul rapoartelor bara de navigare prin inregistrari pe care am intalnit-o la Tables, Forms si Queries a fost inlocuita cu o bara de navigare in raport. Aceasta bara de navigare va da posibilitatea de a rasfoii paginile raportului [vezi figura 2] nu puteti naviga prin inregistrari asa cum sunteti obisnuiti.
Exercitii si intrebari

1. Cum se deschide aplicatia MS Access. 2. Cum se deschide o baza de date creata anterior. 3. Cum se foloseste bara de navigare intalnita la Tables, Forms, Queries si Reports. 4. Care este diferenta dintre bara de navigare pe care o gasiti la Tables, Forms si Queries si bara de navigare de la Reports. 5. Cum se gaseste o inregistrare in Tables, Forms si Queries. 6. Cum pot fi sortate inregistrarile. 7. Care este diferenta dintre sortare si filtrare. 8. Pentru ce sunt folosite Reports-urile Capitolul 4 Primul tabel
4.1. Obiective

Intrebari la care veti gasi raspuns parcurgand acest capitol: 1. Care sunt pasii ce trebuie urmati in proiectarea unei baze de date; 2. Cate modalitati de creare a unui tabel sunt 3. Cum se realizeaza un tabel in modul de proiectare; 4. Cum se stabilesc proprietatile campurilor; 5. Cum se utilizeaza Wizard-ul in creearea tabelelor; 6. Cum se modifica tabelele.
4.2. Proiectarea

Pentru realizarea unei baze de date trebuie sa urmati patru pasi: 1. Stabilirea scopului pentru care doriti sa creati baza de bate si ce tip de date urmeaza sa fie stocate. In functie de scopul pentru care creati baza de date puteti determina tipul datelor ce urmeaza a fi introduse. Prin urmare primul pas in crearea bazei de date este crearea unei liste cu toate campurile ce urmeaza sa fie continute de baza de date. 2. Stabilirea numarului de Tables (tabele) necesar. Dupa ce v-ati decis asupra scopului pentru care creati baza de date si ati facut lista cu campurile pe care baza de date trebuie sa le contina puteti sa va hotarati asupra modului in care impartitit campurile pentru a crea tabele (de exemplu pentru a baza de date cu ajutoirul careia doriti sa tineti evidenta angajatilor puteti crea un tabel care sa contina adresele acestora, unul care sa contina perioada in care fiecare angajat pleaca in vacanta, unul pentru evidenta platii salariilor, etc.) 3. Stabiliti Primary Key (Cheie primara) si relatiile dintre tabele. Daca de exemplu va hotarati sa creati o baza de date care sa tina evidenta angajatilor puteti creea doua Tables (minim): unul cu adresele angajatilor si al doilea cu situatia platii salariilor. Pentru a stabili realtiile de corespondenta intre cele doua tabele trebuie sa aveti un camp care sa se regaseasca in cele doua tabele. Am putea considera numele angajatului Primary Key dar acest camp trebuie sa fie unic si exista o probabilitate destul de mare in a avea angajati cu acelasi nume. Primary Key nu trebuie sa fie aiba valoare nula prin urmare nu poate fi numarul de telefon. In aceasta situatie putem stabili ca Primary Key CNP-ul angajatului. De ce este importanta stabilirea unei Primary Key? Primary Key va ajuta sa stabiliti relatiile intre Tables, va ajuta prin intermediul Queries-urilor sa extrageti si sa afisati

date din cele doua tabele. 4. Folositi MS Access-ul pentru a creea tabelele de care aveti nevoie. 5. Scopul crearii bazei de date Considerand ca sunteti manageri intr-o firma gasesc ca este necesar sa aveti o baza de date cu angajtii. Care sunt datele ce ar trebui inregistrate? Nume si prenume, data la care a fost angajat, adresa (strada, localitate, cod postal), numar de telefon, date personale (CNP, data nasterii, seria si numarul de buletin, etc.), departamentul la care lucreaza, specializarea angajatului, functia ocupata, data la care este platit salariul catre angajat, numarul de ore lucrate de acesta, perioada in care angajatul pleaca in vacanta. La ce v-ar ajuta? Mult mai usor de verifcat daca personalul este sau nu calificat pentru pozitia pe care o ocupa, daca este sau nu in vacanta, daca este platit in raport cu efortul depus, daca este sau nu in prag de pensionare, etc. Toate aceste informatii vor fi usor de accesat, usor de actualizat si pot fi folosite si de catre personalul de la compartimentul de resurse umane si de catre cel financiar [vezi figura 1].

6. Gruparea campurilor in tabele a. Tabel cu date despre angajati: Nume si prenume, data la care a fost angajat, adresa (strada, localitate, cod postal), numar de telefon, date personale (CNP, data nasterii, seria si numarul de buletin, etc.); b. Tabel cu date despre pozitia angajatului in firma: departamentul la care lucreaza, specializarea angajatului, functia ocupata; c. Tabel cu date despre plata salariilor: data la care este platit salariul catre angajat, numarul de ore lucrate de acesta; d. Tabel cu programarea vacantelor: perioada in care este planificat cancediul pentru fiecare angajat in parte [vezi figura 2].

7. Stabilirea Cheii primare Chaia primara este cea care va ajuta sa identificati anumite inregistrari si cu atunci cand lucrati cu mai multe tabele va ajuta sa stabiliti relatiile dintre acestea. Am spus in sectiunea precedenta ca cheia primara nu poate avea valoare nula si nu poate avea o valoare care se repeta. Avand in vedere aceste lucruri am putea folosi CNPul ca si cheie primara dar fiind vorba de un numar format din 13 cifre este destul de incomod de folosit. O solutie este folosirea unui numar de ordine stabilit in functie de data de angajare. In acest fel sunteti siguri ca numarul nu se repeta si ca nu are valoare nula. Vom folosi numere formate din 4 cifre pentru numerele de ordine. Cheia primara trebuie sa se regaseasca in toate tabelele pentru a putea creea relatiile dintre tabele. Prin urmare la campurile enumerate la punctul doi vom adauga in fiecare tabel un camp nou: nr. de ordine [vezi figura 3].

Pentru a invata mai usor cum se lucreaza si cum se creaza o baza e date in continuare vom creea tabelele de la punctele 2.a si 2.b. Pe baza acestora vom creea Queries, Forms si Reports.
4.3. Design View (Modulul de proiectare)

Deschideti aplicatia MS Access plecand de la butonul Start>Programs>Microsoft Access. Asa cum am spus in sectiunea 2.4. aplicatia MS Access difera de alte aplicatii prin faptul ca la pornirea aplicatiei nu se creaza in mod implicit o baza de date noua (asa cum am vazut ca se intampla la MS Word cand la pornirea aplicatiei se creaza in mod automat un fisier nou) ci apare o ferestra de dialog care va intreaba care doriti sa fie urmatorul pas: doriti sa creati o baza de date noua (Blank Database), doriti sa creati o baza de date noua folosind Wizard-ul (Database

Wizard) sau doriti sa deschideti o baza de date existenta (Open an Existing Database ) [vezi figura 1]. Desi puteti particulariza bazele de date oferite de Wizard astfel incat acestea sa corepunda cerintelor dumneavoastra este necesar sa cunoasteti cum functioneaza MS Access pentru a putea face acest lucru cu succes. De aceea vom folosi optiunea Blank Access database (Baza de date noua) pentru a creea baza de date pentru firma dumneavoastra [vezi figura 2].

Dupa selectarea optiuni Blank Access database apasati butonul OK [vezi figura 3].

In fereastra de dialog File New database care se va deschide dupa apasarea butonului OK aveti posibilitatea sa specificati locul unde doriti sa salvati baza de date nou creata deruland lista de la campul Save in (executati un click pe sageata

din dreapta campului sau executati un click pe campul respectiv pentru a afisa partitiile si directoarele). In campul File name aveti posibilitatea sa introduceti numele pe care doriti sa-l dati bazei de date [vezi figura 4].

Dupa ce selectati directorul si introduceti numele sub care doriti salvati baza de date executati un click pe butonul Create. Odata cu crearea bazei de date aceasta este si salvata. Apasand butonul Create aplicatia MS Access creaza o baza de date nou pe care o salveaza in directorul selectat in fereastra File New database. Prin urmare o alta deosebire intre Access si alte aplicatii cu care ati lucrat este ca in Access trebuie sa salvati baza de date inainte de a incepe sa lucrati. Activitate practica: Pentru ca totul sa mearga mai usor vom face impreuna o baza de date cu angajatii firmei dumneavoastra. Pentru aceasta deschideti aplicatia MS Access si selectati optiunea Blank Access database. Apasati butonul OK. Salvati baza de date cu numele angajati in folderul My Documents pentru a o gasi cu usurinta.
4.3.1. Generalitati

Avand in vedere ca in Tables (Tabele) sunt stocate informatiile de baza ale bazei de date primele obiecte ce trebuiesc create intr-o baza de date sunt tabelele. In fereastra principala a MS Access-ului exeutati un click pe obiectul Tables (aflat in partea stanga a ferestrei) pentru a il activa (in mod implicit la deschiderea unui baze de date noi obiectul Tables este activ- obiectul Tables este activ daca apare evidentiat fata de celelalte obiecte din meniul Objects) [vezi figura 1].

Asa cum se vede in partea dreapta a ferestrei principale aveti mai multe multe posibilitati de a crea un tabel: 1. Create table in Design view (Crearea unui tabel in modulul de proiectare) crearea tabelului in modulul de proiectare presupune stabilirea campurilor, a tipului de date si a propritatilor campurilor inainte de a introduce datele [vezi figura 2].

2. Create table by using wizard (Crearea unui tabel folosind Vrajitorul (Expertul)) optand pentru crearea tabelului folosind wizard-ul aveti posibilitatea de a alege un format de tabel dintr-o serie de formate predefinite [vezi figura 3].

3. Create table by entering data (Crearea unui tabel introducand date) - va permite sa creati tabelul pe masura ce introduceti datele. Optand pentru aceasta modalitate de creare a tabelelor MS Access stabileste proprietatile tabelului in functie de datele introduse [vezi figura 4].

Pentru a crea primul tabel vom selecta optiunea Create table in Design view deoarece, astfel, putem controla si stabili proprietatile tabelului. Pentru a crea un tabel in modulul de proiectare, avand obiectul Tables activ, executati dublu click pe optiunea Create table in Design view, operatie care duce la deschiderea ferestrei Table design view [vezi figura 2]. Odata cu deschiderea ferestrei Table design view se va schimba si bara de butoane, menita sa va ajute in proiectarea tabelului. Fereastra de proiectare a tabelului este impartita in doua sectiuni. 1. In partea de sus a ferestrei se poate vedea o sectiune tabelara unde introduceti numele campurilor, specificati tipul datelor ce urmeaza a fi introduse (text,

numerice, etc) si puteti insera o descriere succinta cu informatii suplimentare despre campul respectiv. Cand introduceti datele in tabel descrirea campurilor este afisata pe Bara de stare. 2. In partea de jos a ferestrei se gaseste panoul in care sunt afisate proprietatile campurilor [vezi figura 5].

Aceasta sectiune este inactiva atata vreme cat nu s-a introdus nici un camp in sectiunea de sus. 4.3.2. Campurile si proprietatile acestora Crearea tabelelor in modulul de proiectare presupune: 1. specificare campurilor ce urmeaza sa fie incluse in tabel si stabilirea proprietatilor acestora; 2. stabilirea cheii primare; 3. stabilirea numelui tabelului si salvarea acestuia. 1. Specificarea campurilor si stabilirea propritatilor acestora In sectiunea 4.2. (la proiectarea bazei de date) ati facut o lista cu campurile ce ar trebui sa apara in baza de date si le-ati grupat in tabele. Vom folosi campurile din tabelul de la punctul 2.a. (Nume si prenume, data la care a fost angajat, adresa, numar de telefon, date personale) pentru a invata cum se stabilesc propritatile campurilor unui tabel. Vom introduce un camp nou care sa ne ajute la identificarea mai usoara a angajatilor: numarul de ordine, in functie de data angajarii. Primul camp al tabelului va fi numarul de ordine (format din patru cifre: 0001, 002, ...). In mod implicit la deschiderea ferestrei Table design view punctul de insertie se afla in celula Field Name. Asadar pentru a introduce numele primului camp nu trebuie decat sa folositi tastatura pentru a insera numele acestuia (in cazul nostru: Nr_angajat). ATENTIE! atunci cand introduceti numele campurilor acestea nu trebuie sa contina spatii. Dupa ce introduceti numele campului in celula Field name apasati tasta Enter sau Tab pentru a muta punctul de insertie in celul Data type (Tipul datelor-numerice,

text, data, etc). La mutarea punctului de insertie in celula Data type se activeaza si sectiunea Field Properties (partea de jos a ferestrei devine activa) a ferestrei Table design view. . Detalii...
Celula Data type contine cuvantul Text sublianiat precum si o lista derulanta care poate fi afisata prin apasarea sagetii din dreapta campului. Pentru a schimba tipul de date ce urmeaza a fi introuse, din text in numeric, data, etc, afisati lista derulanta executand un click pe sageata neagra din dreapta celulei. Datele inserate in campurile tabelelor pot fi de mai multe tipuri: - Text - aceasta optiune permite inserarea in campul respectiv atat a numerelor cat si a literelor, doar ca in aceasta situatie numerele nu pot fi folosite in calcule. Datele de tip text nu pot depasi 255 de caractere; - Memo - ca si datele de tip text datele de tip memo pot fi formate atat din numere cat si din litere exceptia o face faptul ca datele de tip memo se pot intinde pe cateva pagini; - Number (Numar) - permite doar introducerea numerelor si este util in cazul in care se doreste utilizarea campului in calcule; - Date/Time (Data/Ora) - optiune utila atunci cand doriti sa introduceti data si/sau ora (puteti folosi acest tip de date in calcule; ex: aflarea numarului de zile dintre doua date); - Currency (Moneda/ Valuta) - permite inserarea de numere si valori monetare cu maxim patru zecimale; - AutoNumber (Numerotare automata) - optiune ce permite stabilirea unui camp in care pentru fiecare inregistrare noua numarul alocat in mod automat de aplicatie este cu o unitate mai mare decat precedentul; - Yes/No (Da/Nu) - permite alegeria unei valori din doua posibile; - OLE Object - selectand aceasta optiunea aveti posibilitatea de a insera obiecte (grafice, imagini), realizate in alte aplicatii, in campuri; - Hyperlink (Legatura/Link) - permite inserarea de text care poate fi folosit ca legatura catre un alt fisier sau catre o pagina web; - Lookup Wizard - permite crearea listelor de optiuni

Avand in vedere ca dorim sa inseram numere in acest camp ar fi normal sa selectam la tipul de date Number, dar acest tip de format nu accepta ca prima cifra sa fie zero prin urmare selectam la tipul de datelor ce urmeaza a fi introduse Text. In partea de jos a ferestrei, in sectiunea Filds Properties, schimbati dimensiunea campului (Field size), care este stabilita in mod implicit la 50 de caractere, la 4 caractere; iar in campul Required (Obligatoriu) selectati optiunea Yes (Da) - avand in vedere ca este un camp cu ajutorul caruia dorim sa identificam angajati acesta trebuie completat in mod obligatoriu. Apasand tasta Enter sau Tab cursorul mouse-ului se va muta in celula Description. Inserarea de informatii in aceasta celula este optionala dar ii poate ajuta pe viitorii utilizatori ai bazei de date. Pentru a adauga si alte campuri executati un click in celula aflata sub numele ultimului camp inserat (in cazul nostru sub Nr_angajat), in coloana Field Name. Activitate practica: In baza de date angajati creati un tabel in modulul de proiectare. Inserati in tabelul dumneavoastra toate campurile din lista facuta la sectiunea de proiectare a bazei de date cu urmatoarele proprietati: 1. Field Name= Nr_angajati; Data type=text; Field size=4; Requeried=Yes. 2. Field Name=Nume; Data type=text; Requeried=Yes; Indexed=Yes (Duplicates OK) - permite repetarea valorilor inserate in campul respectiv (deoarece exista o

probabilitate destul de mare sa existe persoane cu acelasi nume). 3. Field Name=Prenume; Data type=text; Requeried=Yes; Indexed=Yes (Duplicates OK). 4. Field Name=Data_angajarii; Data type=Date/Time; Description=Valori corecte pentru acest camp: 16.06.1994, 16 iun 1994, 16.06.94, 16 iun 94; Format=Medium Date; Indexed=Yes (Duplicates OK) 5. Field Name=Adresa; Data Type=text; Field size=255. 6. Field Name=Oras; Data Type=text; File size=255. 7 . Field Name=Nr_telefon; Data Type=text; File size=10. 8 . Field Name=CNP; Data Type=text; Field size=13. 9 . Field name=Data_nasterii; Data Type=Date/Time; Format=Short Date; Indexed=Yes (Duplicates OK). 10 . Field Name=BI/CI; Data Type=text; Description=Seria si numarul BI sau CI (forma CR 356879). 4.3.3. Stabilirea unei chei primare Pentru a fixa Primary Key (Cheia primara) selectati campul pe care doriti sa-l folositi ca si Cheie primara (in caul de fata primul camp, Nr_angajat) apaoi apasati butonul dreapta al mouse-ului si din meniul derulat selectati Primary Key sau dupa selectarea campului apasati butonul Primary Key figura 1]. de pe Bara de butoane [vezi

Stabilirea unei chei primare este optionala dar va ajuta in cazul in care baza dumneavoastra de date contine mai multe tabele pentru a stabili relatii intre acestea. Un alt avantaj al folosirii cheii primare este acela ca mareste viteza de lucru in cazul sortarilor si al filitrarilor. Daca doriti sa salvati tabelul fara a stabili o cheie primara apasati butonul Save de pe bara de instrumente. In fereastra de dialog Save in introduceti numele pe care doriti sa il dati tabelului (in cazul de fata angajati) apoi apasati butonul OK [vezi figura 2] .

Dupa apasarea butonului OK va aparea o noua fereastra de dialog in care veti fi intrebati daca doriti sau nu sa stabiliti o cheie primara [vezi figura 3].

In functie de dorinta dumneavoastra apasati butonul Yes, No sau Cancel.


Detalii...

In fereastra de dialog, deschisa dupa salvarea tabelului fara a stabili o cheie primara, MS Access va ofera o serie de informatii care sa va ajute sa va decideti daca sa folositi Cheia primara sau nu. Desi, asa cum am mai spus, stabilirea unei chei primare nu este obligatorie ea va ajuta la stabilirea de relatii intre tabelele bazei de date. Daca apasati butonul: Yes - MS Access va introduce automat un camp nou, care va avea valori unice si va functiona ca si cheie primara. Acest camp va fi de tip AutoNumber (nu va fi necesar ca dumneavoastra sa introduceti datele manual). Aceasta alegere poate fi utila dar este mai bine sa stabiliti dumneavoastra, dintre campurile tabelului creat, care sa fie cheia primara. No - optand pentru aceasta varianta tabelul va fi salvat fara stabilirea unei chei primare.

Cancel - fereastra se va inchide si aveti astfel posibilitatea sa selctati din campurile tabelului creat cheia primara. Nu uitati ca dupa stabilirea acesteia sa salvati tabelul.

In fereastra de dialog, deschisa dupa salvarea tabelului fara a stabili o cheie primara, MS Access va ofera o serie de informatii care sa va ajute sa va decideti daca sa folositi Cheia primara sau nu. Desi, asa cum am mai spus, stabilirea unei chei primare nu este obligatorie ea va ajuta la stabilirea de relatii intre tabelele bazei de date. Daca apasati butonul: Yes MS Access va introduce automat un camp nou, care va avea valori unice si va functiona ca si cheie primara. Acest camp va fi de tip AutoNumber (nu va fi necesar ca dumneavoastra sa introduceti datele manual). Aceasta alegere poate fi utila dar este mai bine sa stabiliti dumneavoastra, dintre campurile tabelului creat, care sa fie cheia primara. No optand pentru aceasta varianta tabelul va fi salvat fara stabilirea unei chei primare. Cancel fereastra se va inchide si aveti astfel posibilitatea sa selctati din campurile tabelului creat cheia primara. Nu uitati ca dupa stabilirea acesteia sa salvati tabelul. 4.3.4. Salvarea tabelului Pentru a salva un tabel aveti doua posibilitati: 1. Apasati butonul Save aflat pe bara de instrumente iar in fereastra Save as introduceti numele pe care doriti sa il dati tabelului [vezi figura 1].

Executati un click pe butonul OK pentru a salva tabelul. 2. Apasati butonul Close al tabelului (partea dreapta sus) si in fereastra de dialog care va va intreba daca doriti sa salvati modificarile apasati butonul Yes [vezi figura 2].

De retinut 1. In fereastra principala a bazei de date executati un click pe icon-ul Tables de pe bara Object apoi executati un dublu click pe comanda Create table in Design View; 2. Introduceti numele campurilor in coloana Field name; 3. Apasati tasta Tab sau Enter pentru a trece la coloana Data Type. Apasati sageata din dreapta celulei Data Type pentru a derula lista din care printr-un simplu click puteti selecta tipul de date; 4. Repetati pasii 2 si 3 pentru fiecare camp din tabelul dumneavoastra; 5. Inchideti fereastra tabelului; 6. Apasati butonul Yes, in fereastra de dialog afisata la inchiderea tabelului, pentru a-l putea salva; 7. Introduceti numele pe care doriti sa il dati tabelului si apasati butonul OK. 4. 4. Primul tabel 4.4.1. Crearea unui tabel utilizand Wizard-ul: generalitati In fereastra principala a MS Access-ului, avand obiectul Tables activ executati un dublu click pe comanda Create table by using wizard (Crearea unui tabel folosind Vrajitorul) [vezi figura 1] care va afisa fereastra Table Wizard.

In fereastra Table Wizard aveti posibilitatea de a alege intre doua tipuri de tabele: Business (Afaceri) sau Personal (Personale). Pentru a selecta una dintre cele doua posibilitati executati un simplu click in check box-ul din stanga optiunii care va intereseaza [vezi figura 2].

Pentru fiecare dintre cele doua posibilitati exista o lista cu tabele care au anumite formate predefinite, lista tabelelor este afisata in campul Sample List. Puteti utiliza oricare dintre aceste tabele; pentru a selecta un tabel executati un simplu click pe numele acestuia [vezi figura 3].

Dupa selectarea tabelului care corespunde nevoilor dumneavoastra aveti, in partea centrala a ferestrei (Sample Fields), posibilitatea de a selecta campurile care sa fie preluate in tabel. Aplicatia va ofera suficient de multe campuri pentru fiecarea tabel astfel incat sa aveti de unde selecta. Pentru a prelua toate campurile din lista de exemple in tabelul dumneavoastra folositi butonul [vezi figura 5],

pentru a prelua doar campul selectat (pentru a selecta un camp executati un simplu click pe numele acestuia) folositi butonul respectiv [vezi figura 4]. sau executati un dublu click pe campul

Campurile preluate, din lista de exemple, in tabelul dumneavoastra sunt afisate in fereastra Fields in my new table [vezi figura 6].

Daca doriti sa redenumiti un camp din lista Fields in my new table executati un simplu click pe numele acestuia pentru a il selecta apoi apasati butonul Rename fiels. In ferestra deschisa introduceti numele nou pentru campul selectat apoi apasati butonul OK. Pentru a scoate din lista Fields in my new table un camp introdus din greseala executati un dublu click pe numele acestuia sau apasati o data butonul , dupa ce ati selectat campul respectiv. Pentru a exclude toate . campurile din lista Fields in my new table executati un click pe butonul 4.4.2. Crearea unui tabel utilizand Wizard-ul: crearea

Pentru a invata, mai usor, cum pot fi create tabelele folosind Wizard-ul (Vrajitorul) vom folosi aceasta metoda pentru a creea un tabel care sa includa campurile: departamentul la care lucreaza angajatul, specializarea angajatului, functia ocupata (tabel proiectat in sectiunea 4.2) la care vom adauga, ca si cheie primara, numarul de ordine (Nr_angajat). 1. Deschideti baza de date angajati; 2. Avand obiectul Tables (Tabele) activ executati un dublu click pe comanda Create table by using Wizard (Crearea unui tabel utilizand Vrajitorul); 3. Comanda Create table by using Wizard va afisa fereastra de dialog Table Wizard [vezi figura 1];

4. Bifati la tipul de tabel Business (Afaceri) apoi din Sample List selectati Employees. Odata cu selectarea tabelului aplicatia MS Access va afisa si lista campurilor prestabilite pentru acest tabel in Sample fields [vezi figura 2].

Pentru a prelua un camp din lista de exemple executati un dublu click pe numele campului respectiv sau selectati-l apoi apasati butonul ; 5. Executati un dublu click pe campul EmployeeNumber pentr a-l include in tabelul dumneavoastra [vezi figura 3].

Apasati butonul Rename Field, pentru a schimba numele campului, si in fereastra deschisa introduceti Nr_angajat [vezi figura 4].

Apasati butonul OK pentru a inchide fereastra Rename field, pastrand schimbarea facuta. 6. Adaugati tabelului dumneavoastra urmatoarele campuri: DepartmentName, Notes si Title [vezi figura 5].

7. Schimbati numele campurilor introduse dupa cum urmeaza: DepartmentName = Departament, Notes = Specializarea si Title = Functia [vezi figura 6];

8. Apasati butonul Next (Urmatoarea fereastra). In fereastra deschisa MS Access va intreaba daca doriti sa specificati un nume pentru tabelul creat si daca doriti ca aplicatia sa stabileasca pentru dumneavoastra o cheie primara [vezi figura 7].

Introduceti in spatiul destinat numelui: MRU (managementul resurselor umane). La a doua intrebare (daca stabiliti dumneavoastra o cheie primara sau lasati aplicatia sa faca acest lucru) selectati optiunea: No, I'll set the primary key (Voi stabili eu cheia primara) [vezi figura 8].

9. Apasati butonul Next. In continuare sunteti rugati sa selectati, din lista campurilor inserate in tabel, acel camp care va avea valori unice si va constitui cheia primara iar in partea de jos a ferestrei trebuie sa decideti care este tipul de date ce urmeaza a fi introduse in campul respectiv. Selectai la campul care constituie cheia primara: Nr_angajat iar pentru tipul e date selectati optiunea: Numers and/or letters I enter when I add a new record (Numere si/sau litere introduse manual la fiecare inregistrare) [vezi figura 9].

10. Apasati butonul Next. Avand in vedere ca baza dumneavoastra de date mai contine un tabel aveti posibilitatea sa stabiliti daca intre cele doua tabele exista o relatie sau nu. In mod implicit aplicatie spune ca nu exista o relatie intre cele doua tabele (deoarece nu am stabilit nici una pana acum). Apasati butonul Relationship. In fereastra Relationship puteti opta pentru una din variantele: - The tables aren't related (Nu exista nici o relatie intre tabele)

- One record in the "MRU" table will match many records in the "angajati" table (O inregistrare din tabelul "MRU" va avea mai multe corespondente in tabelul "angajati"). Selectati prima optiune. Apasati butonul OK pentru a inchide fereastra Relationship, apoi butonul Next [vezi figura 10].

11. In ultima fereastra afisata puteti preciza ce anume doriti sa faceti in continuare: Modify the table design (Deschide tabelul in modulul de proiectare), Enter data directly into the table (Introduc datele direct in tabel), Enter data into the table using a form the wizard creates for me (Introduc datele in tabel prin intermediul unui formular pe care Vrajitorul il va crea). Selectati a doua optiune (Enter data directly into the table) si apasati butonul Finish [vezi figura 11].

In 11 pasi puteti crea primul tabel folosind Wizard-ul. De retinut 1. In fereastra principala a bazei de date executati un click pe icon-ul Tables de pe bara Object apoi executati un dublu click pe comanda Create table by using wizard; 2. Selectati tipul de tabel pe care doriti sa-l creati; 3. Urmati instructiunile afisate si selectati ceea ce doriti sa apara in baza dumneavoastra de date.
4.5. Modificarea tabelului

Dupa ce ati creat tabelul folosind Wizard-ul puteti sa-l modificati mai tarziu in Design View (Modulul de proiectare). In modulul de proiectare aveti posibilitatea sa schimbati structura tabelului, sa stergeti, modificati sau adaugati campuri. Atunci cand doriti sa aduceti modificari unui tabel trebuie sa il deschideti in Design View. Pentru a face acest lucru selectati tabelul (executati un simplu click pe numele acestuia) apoi executati un simplu click pe butonul Design View aflat pe bara de instrumente sau click dreapta si din meniul derulat selectati comanda Design View [vezi figura 1].

Avand tabelul deschis in modulul de proiectare puteti: - modifica numele campurilor executand un simplu click in celula in care este introdus numele campului pe care doriti sa-l schimbati, pentru a fixa punctul de insertie in interiorul celulei respective, apoi folositi tastatura pentru a executa modificarile dorite; - schimba tipul datelor selectand din lista derulanta, afisata prin apasarea sagetii din dreapta campului Data Type, tipul de date dorit; - sterge campurile selectate executand click dreapta si din meniul derulat selectati comanda Delete Rows; - adauga campuri introducand numele campului nou in prima celula goala din coloana Fields name. - modifica proprietatile campului selctat schimband optiunile din sectiunea Field Properties. Dupa ce ati creat tabelul folosind Wizard-ul puteti sa-l modificati mai tarziu in Design View (Modulul de proiectare). In modulul de proiectare aveti posibilitatea sa schimbati structura tabelului, sa stergeti, modificati sau adaugati campuri. Atunci cand doriti sa aduceti modificari unui tabel trebuie sa il deschideti in Design View. Pentru a face acest lucru selectati tabelul (executati un simplu click pe numele acestuia) apoi executati un simplu click pe butonul Design View aflat pe bara de instrumente sau click dreapta si din meniul derulat selectati comanda Design View [vezi figura 1]. Avand tabelul deschis in modulul de proictare puteti: - modifica numele campurilor executand un simplu click in celula in care este introdus numele campului pe care doriti sa-l schimbati, pentru a fixa punctul de insertie in interiorul celulei respective, apoi folositi tastatura pentru a executa modificarile dorite; - schimba tipul datelor selectand din lista derulanta, afisata prin apasarea sagetii din dreapta campului Data Type, tipul de date dorit; - sterge campurile selectate executand click dreapta si din meniul derulat selectati comanda Delete Rows; - adauga campuri introducand numele campului nou in prima celula goala din

coloana Fields name. - modifica proprietatile campului selctat schimband optiunile din sectiunea Field Properties.
4.6. Introducerea datelor in tabel

Dupa ce ati creat tabelul, in modulul de proiectare sau folosind Wizard-ul, puteti sa incepeti sa introduceti datele. Pentru a insera date in tabel acesta trebuie sa fie deschis in Datasheet View. Pentru a afisa tabelul in Datasheet View, sau pentru a trece de la Design View in Datasheet View puteti utiliza atat comenzile din meniul View cat si butonul Open aflat in partea stanga a barei de instrumente [vezi figura 1].

Deschiderea tabelului in Datasheet View se poate face prin una din metodele: 1. Deschideti baza de date si in ferestra principala avand obiectul Tables activ, selectati tabelul (executand un simplu click pe numele acestuia) in care doriti sa introduceti date apoi din meniul View selectati comanda Datasheet View. 2. Sau dupa ce ati selectat tabelul in care doriti sa inserati datele executati un click pe butonul Open aflat pe bara de instrumente in partea stanga [vezi figura 2].

3. Pentru a deschide tabelul in Datasheet View executati dublu click pe numele

tabelului. Trecerea de la Design View la Datasheet View: 1. Avand tabelul deschis in Design View derulati meniul View si selectati comnda Datasheet View. In mod automat aplicatia MS Access va schimba modul de vizualizare al tabelului din Design in Datasheet. 2. Puteti obtine acelasi rezultat, mult mai rapid, apasand butonul View de pe bara de instrumente [vezi figura 3].

Un tabel, nou creat (in care nu au fost introduse date), deschis in Datasheet View are in partea de sus campurile create in design View (sau cu ajutorul Wizard-ului) si, imediat sub campuri, o inregistrarea goala [vezi figura 1].

In mod implicit, la deschiderea tabelului in Datasheet View, punctul de insertie se afla in primul camp al primei inregistrari [vezi figura 2].

Pentru a insera datele dumneavoastra in tabel nu trebuie decat sa folositi tastatura. Dupa ce ati inserat datele in primul camp apasati tasta Enter sau Tab pentru a trece la campul urmator. Pentru a va intoarce la inregistrarea anterioara folositi combinatia de taste Shift+Tab. Imediat ce incepeti sa tastati pentru a insera date in tabel aplicatia MS Access va adauga in mod automat un rand gol pentru o inregistrare noua. Pentru a trece la inregistrarea urmatoare puteti folosi mouse-ul pentru a muta punctul de insertie in primul camp al inregistrarii noi sau apasati tasta Tab (Enter) cand punctul de insertie se afla in ultimul camp al inregistrarii curente. Odata cu trecerea la o inregistrare noua datele inserate in precedenta inregistrare sunt salvate in mod automat. Puteti salva inregistrarea facuta (sau modificarile aduse inregistrarii) si selectand comanda Save Record din meniul Record. Inregistrarile modificate sau nou introduse dar nesalvate sunt marcate in partea stanga cu un creion . Inregistrarea in care se afla punctul de insertie sau o inregistrarea selectata este marcata cu un sageata . Imediat ce incepeti sa tastati pentru a insera date in campurile unei inregistrari marcate cu sageata aceasta se va transforma in creion iar Access-ul va introduce automat o inregistrare goala (sub ultima inregistrarea editata) ce va fi marcata in partea stanga cu o steluta . In functie de marcajul din partea stanga al inregistrarii puteti sti daca aceasta este salvata sau nu, unde se afla punctul de insertie si care este inregistrarea goala. Aplicatie practica Deschideti tabelul angajati din baza de date cu acelasi nume si introduceti urmatoarele date: 1. 0001; Ionescu; Georgeta; 01.05.2000; Bd. N Grigorescu, Nr. 15, Bl. 7, Et. II, Ap. 25; Giugiu; 072 312.15 60; 2740423091235; 23.04.70; GK 395167. 2. 0002; Teodorescu; Valentina; 01.05.2000; Str. Trandafiriloe, Nr. 1, Bl. C1, Sc. A,

parter, Ap. 5; Bucuresti, 021 679 81 02; 2650419005312; 19.04.65; HP 213179. 3. 0003; Vasilescu; Ioan Marin; 15.05.2000; Sos. Giurgiului, Nr 127; Bucuresti; -; 1750611002715; 11.06.75; CV 273197. 4. 0004; Teodorescu; George; 05.06.2000; Str. Trandafiriloe, Nr. 1, Bl. C1, Sc. A, parter, Ap. 5; Bucuresti, 021 679 81 02; 1640414012321; 14.04.64; R 9211723. 5. 0005; Avram; Gheoghe Constantin; 06.06.2000; Str. Turist, Nr 21, Bl 2, Sc A, Et 7, Ap 63; Giurgiu; 0721 432 517; 1690517210513; 17.05.69; R 723919. Introduceti alte cateva inregistrari cu datele pe care le doriti dumneavoastra. Dupa ce ati facut toate inregistrarile in tabelul ansajati inchdeti-l si deschideti tabelul MRU. Faceti urmatoarele inregistrari: 1. 0001; Secretariat; Filologie; Secretar Sef. 2. 0002; Vanzari; Chimie; Vanzator. 3. 0003; Vanzari; Contabilitate; Sef compartiment. 4. 0004; Aprovizionare; Chimie; sef compartiment. 5. 0005; Aprovizionare; tehnica de calcul; Magazioner. Dupa ce ati facut toate inregistrarile aveti grija sa salvati ultima inregistrare inainte de a inchide tabelul.
4.7. Filtrarea datelor din tabel

MS Access-ul ofera utilizatorilor posibilitatea de a aplica filtrari simple direct datelor din tabel. Filtrarile sunt interogari simple care se pot aplica doar tabelelor sau formularelor. Datele pot fi filtrate: - dupa selectie - selectand datele dintr-un camp al unei inregistrari si executand un click pe butonul Filter by Selection , aflat pe bara de instrumente (sau selectati aceeasi comanda din meniul contextual), in tabel vor fi afisate doar acele inregistrari care au in campul dupa care s-a facut filtrarea datele selectate [vezi figura 1];

- excluzand selectia - selectand datele dintr-un camp al unei inregistrari si selectand comanda Filter Excluding Selection din meniul contextual (click pe butonul dreapta al mouse-ului pentru a derula meniul de context) in tabel vor fi afisate doar acele inregistrari care nu contin datele selectate in campul dupa care se face selctia [vezi figura 2];

- dupa un anumit criteriu. Fixati punctul de insertie in campul dupa care doriti sa faceti filtrarea si din meniul contestual selectati comanda Filter For. Introducand un criteriu de filtrare in spatiul destinat acestui lucru si apasand tasta Enter, in tabel, vor fi afisate doar acele inregistrari care corespund criteriului introdus [vezi figura 3].

Detalii...

Exemple de criterii ce pot fi utilizate la filtrare a datelor din tabele: Like "C*" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, incep cu litera C; Like "[A-C]*" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, incep cu o litera din intervalul A-C; Like "*pentru*" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, contin cuvantul pentru; >="C" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, incep cu o litera din intervalul C-Z; Not "Bucuresti" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, sunt diferite de Bucuresti; Is Null - afiseaza inregistrarile care nu contin date in campul dupa care face filtrarea; Is Not Null - afiseaza inregistrarile care contin date in campul dupa care face filtrarea.

Exemple de criterii ce pot fi utilizate la filtrare a datelor din tabele: Like "C*" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, incep cu litera C; Like "[A-C]*" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, incep cu o litera din intervalul A-C; Like "*pentru*" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, contin cuvantul pentru; >="C" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, incep cu o litera din intervalul C-Z; Not "Bucuresti" - afiseaza inregistrarile a caror date, introduse in campul dupa care se face filtrarea, sunt diferite de Bucuresti; Is Null - afiseaza inregistrarile care nu contin date in campul dupa care face filtrarea; Is Not Null - afiseaza inregistrarile care contin date in campul dupa care face filtrarea.

Pentru a inlatura un filtru apasati butonul Remove Filter aflat pe bara de instrumente sau puteti selecta aceeasi comanda din meniul contextual. Aplicatie practica 1. Deschideti tabelul MRU. 2. Fixati punctul de insertie in campul Departament a celei de a doua inregistrari (Vanzari). 3. Apasati butonul Filter by Selection de pe bara de instrumente sau selectati acceasi comanda din meniul contextual. 4. Analizati rezultatul [vezi figura 1].

5. Indepartati filtrul apasand butonul Remove filter. 6. Avand punctul de insertie fixat in campul Departament al celei de a doua inregistrari selectati comanda Filter Excluding Selection din meniul contextual. 7. Analizati rezultatul [vezi figura 2].

8. Indepartati filtrul. 9. Fixati punctul de insertie in interiorul campului Nr_angajat (folosind combinatia de taste Shft+Tab sau apasand tasta puteti muta punctul de insertie in campul anterior) al oricarei inregistrari. 10. Introduceti ca si criteriu de filtrare: <"0003". 11. Apasati tasta Enter si analizati rezultatu [vezi figura 3].

12. Indepartati filtrul. Exercitii si intrebari

1. In ce consta proiectarea unei baze de date? 2. Cate posibilitati de a crea un tabel ati intalnit? 3. De cate tipuri pot fi datele? 4. Care sunt pasii ce trebuiesc urmati in crearea unui tabel folosind modulul de proiectare? 5. Cum se stabilesc proprietatile campurilor? 6. Cum se foloseste Wizard-ul pentru a creea tabele? 7. Cate tipuri de tabele pot fi intalnite in Wizard? 8. Tabelele create in Wizard pot fi modificate? 9. De cate tipuri pot fi filtrele? 10. Cum se aplica si cum se indeparteaza filtrele? 11. Cu ce va ajuta filtrarea datelor din tabele? Capitolul 5 Queries (Interogari)
5.1. Obiective

Intrebari la care veti gasi raspuns parcurgand acest capitol: 1. Cum poate fi creat un Query? 2. Care este utilitatea acestora? 3. Care este cea mai rapida modalitate de a crea un Query? 4. Care sunt etapele crearii un Query in design view? 5. Cum poate fi modificat un Query creat in design view?
5.2. Generalitati

Queries-urile sunt utilizate pentru a selecta informatiile din tabele sau alte Queriesuri (create anterior) in anumite scopuri. Puteti selecta doar anumite campuri din tabele (interogari) pe care apoi sa le sortati si filtrati dupa criterii care corespund scopului pentru care Queries-urile au fost create. Prin urmare inaite de a crea un Query trebuie sa raspundeti la urmatoarea intrebare: - Ce date doriti sa extrageti din Tables (Query)? Plecand de la raspunsul la aceasta intrebare veti sti ce criterii de filtrare trebuie sa utilizati pentru ca in final Query-ul realizat sa afiseze datele de care aveti nevoie. Primul pas in crearea unui Query consta in deschiderea bazei de date ce trebuie sa contina cel putin un Table si in fereastra principala executati un simplu click pe icon-ul Query de pe bara Object pentru a-l activa [vezi figura 1].

O data cu activarea obiectului Query in partea dreapta a ferestrei principale a bazei de date vor fi afisate modalitatile prin care poate fi creat un Query: - Create Query in design view (Crearea unui Query in modulul de proiectare (Design View)) ; - Create Query by using Wizard (Crearea unui Query utilizand Vrajitorul (Expertul)); precum si Query-urile care au fost create cu alta ocazie.
5.3. Crearea unui Query in modulul de proiectare (Design view)

Modulul de proiectare ofera cea mai rapida si usoara cale in crearea unui Query. Pentru a crea un Query in Desgn view trebuie urmate o serie de etape: 1. Avand obiectul Query activ executati un dublu click pe comanda Create Query in design view (Crearea unui Query in modulul de proiectare (Design View)) care va

deschide fereastra Show table [vezi figura 1]. (Deschideti baza de date angajati apoi activati obiectul Query. Executati dublu click pe comanda Create Query in design view).[vezi figura 1]

2. Din fereastra Show Table puteti selecta Tables-ul sau Query-ul din care doriti sa extrageti datele executand un simplu click pe numele acestuia. Selectati Tables-ul (Query-ul) si apasati butonul Add pentru a-l adauga Query-ului pe care il creati. (Selectati tabelul angajati si apasati butonul Add) [vezi figura 2].

3. Repetati operati doi daca dorit sa extrageti informatii din mai multe Tables-uri si/sau Queries-uri. 4. Apasati butonul Close dupa ce ati selectat Tables-ul si/sau Queries-ul pe baza caruia doriti sa creati Query-ul. (Apasati butonul Close). 5. Dupa inchiderea ferestrei Show Table va fi afisata fereastra Query in Design view (modulul de proiectare). Asa cum se poate vedea in figura 3 aceasta fereastra este impartita in doua. In partea de sus este afisat un panou care in bara de titlu (bara albastra) are afisat numele tabelului / inregistrarii selectate ca baza pentru crearea Query-ului (daca au fost selectate mai multe tabele si/sau interogori vor fi afisate mai multe panouri: cate un panou pentru fiecare tabel sau interogare

selctata). Panoul afisat contine toate campurile tabelului selectat. (Panoul angajati contine toate campurile tabelului angajati).

Partea de jos a ferestrei contine o grila, aceasta fiind sectiunea care va stoca informatiile. In acest moment Query-ul creat nu contine nici o informatie. Pentru a insera campurile, din tabel, care doriti sa fie afisate si de catre Query executati dublu click pe numele fiecarui camp pe care dori sa il inserati din lista afisata in panoul din sectiunea superioara a ferestrei. Veti observa ca acele campuri pe care le-ati adaugat Query-ului, executand dublu click pe numele lor, vor trece in partea inferioara a ferestrei, pe primul rand al grilei afisate [vezi figura 4].

(Adaugati Query-ului urmatoarele campuri: Nume, Prenume, adresa, oras.) 6. dupa ce ati introdus campurile care doriti sa fie afisate de Query trebuie sa

introduceti criteriile dupa care doriti sa se faca filtrarea. Criteriile de filtrare trebuiesc introduse in partea inferioara a ferestrei (acolo unde este afisata grila) pe randul Criteria. Criteriul de filtrare trebuie introdus in dreptul campului dupa care se doreste sa se faca filtrarea pe randul Criteria [vezi figura 5].

(Pe randul Criteria, in dreptul campului Prenume, introduceti like "G*" pentru ca Query-ul sa afiseze doar inregistrarile persoanelor a caror prenume incepe cu litera G. In felul acesta puteti sa va felicitati angajati care isi sarbatoresc ziua numelui de Sfantul Gheorghe.) 7. Executati un click pe butonul Save de pe bara de instrumente pentru a denumi si salva Query-ul creat [vezi figura 6]. (Salvati Query-ul creat cu numele Aprilie).

8. Pentru a vedea rezultatul apasati butonul Run

[vezi figura 7].

DETALII...

Alte posibilitati de a afisa rezultatele Query-ului creat sunt: - executati un click pe butonul View de pe bara de instrumente; - derulati meniul Query si selectati comanda Run; - inchideti Query-ul si deschideti-l din fereastra principala a bazei de date executand un dublu click pe numele acestuia.

(Asa cum se poate vedea in figura 8 sunt afisate doar acele inregistrari la care in campul Prenume datele introduse incep cu litera G.)

5.3.1. Criterii de filtrare

Exemple de criterii de filtrare: 1. ="Ionescu" - afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea sunt egale cu Ionescu; 2. <>"Ionescu" sau Not"Ionescu"- afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea sunt diferite de Ionescu; 3. <"0003" - afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea sunt mai mici decat 0003; 4. <="0003" - afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea sunt mai mici sau egale cu 0003; 5. Between #01.01.2000# and #04.01.2000# - afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea sunt cuprinse in intervalul 01 ianuarie 2000 01 aprilie 2000; 6. "George" or "Gheorghe" - afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea sunt egale cu George sau Gheorghe; 7. Not "A*" - afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea nu incep cu litera A. 8. Like "A*"- afiseaza inregistrarile a caror date din campul dupa care se face filtrarea incep cu litera A. 9.Month([Data_angajarii])=12 - afiseaza inregistrarile a caror date din campul "data_angajarii" (de exemplu) au la luna trecuta luna decembrie. 10. Year([Data_angajarii])=1972 - afiseaza inregistrarile a caror date din campul "data_angajarii" au la an trecut anul 1972. 11. Day([Data_angajarii])=19 - afiseaza inregistrarile a caror date din campul "data_angajarii" au la zi trecuta ziua de 19.

De retinut Pentru a crea un Query in modulul de proectare trebuiesc urmate etapele: 1. In fereastra principala a bazei de date selectati comanda Create query in design view dupa ce ati activat obiectul query. 2. Selectati tabelul si/sau interogare din care doi sa extrageti informatiile si apasati butonul Add. 3. Repetati pasul 2 daca extrageti informatiile din mai multe Tables-uri si/sau Queries-uri. Apasati butonul Close pentru a inchide fereastra Show table. 4. Executati dublu click pe numele campurile pe care doriti sa le includeti in Query. 5. Introduceti criteriile de filtrare in celula Criteria a campului dupa care se face filtrarea. 6. Repetati operatia 5 daca doriti sa filtrati informatiile dupa mai multe criterii. 7. Datele din campuri pot fi sortate ascendent sau descendent, selectand optiunea dorita din lista derulata la celula Sort a campului care doriti sa fie ordonat. 8. Inchideti fereastra Query-ului. 9. In fereastra afisata (care va va intreba daca doriti sa salvati Query-ul) apasati butonul Yes, introduceti numele pe coriti sa-l dati Query-ului si apasati butonul OK.
5.4. Modificarea unui Query

Pentru a modifica criteriile de filtrarea, pentru a sterge sau adauga campuri unui Query acesta trebuie sa fie deschis in Design View (modulul de proiectare). Pentru aceasta selectati Query-ul pe care doriti sa-l modificati si din meniul contextual (executati un click pe butonul dreapta al mouse-ului) selectati comanda Design View. Stergerea campurilor Selectati campul, pe care doriti sa-l stergeti, din partea de jos a fereastrei, acolo unde este afisata grila cu campurile ce fac parte din Query. Pentru a selecta un camp duceti cursorul mouse-ului deasupra campului pe are doriti sa-l stergeti, in zona gri, si cand cursorul mouse-ului se va transforma intr-o sageata neagra cu varful in jos executati un click [vezi figura 1].

Odata selectat nu trebuie decat sa apasati tasta Delete pentru a sterge campul. Adaugarea de campuri Executati dublu click pe numele campurilor, in lista afisata in panoul din partea superioara a ferestrei, pe care doriti sa le adaugati. Pentru a modifica criteriile de filtrarea, pentru a sterge sau adauga campuri unui Query acesta trebuie sa fie deschis in Design View (modulul de proiectare). Pentru aceasta selectati Query-ul pe care doriti sa-l modificati si din meniul contextual (executati un click pe butonul dreapta al mouse-ului) selectati comanda Design View. Stergerea campurilor Selectati campul, pe care doriti sa-l stergeti, din partea de jos a fereastrei, acolo unde este afisata grila cu campurile ce fac parte din Query. Pentru a selecta un camp duceti cursorul mouse-ului deasupra campului pe are doriti sa-l stergeti, in zona gri, si cand cursorul mouse-ului se va transforma intr-o sageata neagra cu varful in jos executati un click [vezi figura 1]. Odata selectat nu trebuie decat sa apasati tasta Delete pentru a sterge campul. Adaugarea de campuri Executati dublu click pe numele campurilor, in lista afisata in panoul din partea superioara a ferestrei, pe care doriti sa le adaugati. Schimbarea ordinii campurilor Selectati campul pe care doriti sa-l mutati si tinand butonul stanga al mouse-ului apasat trageti campul in directia dorita. Eliberati butonul mouse-ului cand cursorul acestuia se afla in dreptul pozitiei dorite pentru campul selectat. Daca doriti ca unul dintre campurile din Query (inclusiv campurile dupa care se fac filtrarile) sa nu fie afisat debifati casuta Show din dreptul campului respectiv [vezi figura 2].

Aplicatie practica Deschideti Query-ul Aprilie in design view. 1. Adaugati campul Data_nasterii. 2. Mutati campul Data_nasterii in fata campului Adresa. 3. Introduceti urmatorul criteriu de filtrare pentru campul Data_nasterii (pe randul Criteria): Month([Data_nasterii])=4. Acest criteriu va filtra informatiile stocate in tabelul angajati si vor fi afisate doar inregistrarile acelor angajati care sunt nascuti in luna Aprilie. 4. Ordonati datele din campul Nume ascendent. 5. Apasati butonul Run pentru a vedea rezultatele. MS Access-ul va afisa doar acele inregistrari care la campul Prenume are inregistrari ce incep cu litera "G" si in campul Data_nasterii are inregistrate persoane nascute in intervalul 1-30 aprilie.
5.5. Operatorul AND (SI) si operatorul OR (SAU)

AND: Daca in Query-ul creat introduceti mai multe criterii de filtrare, iar acestea se regasesc pe aceesi linie (randul Criteria) aplicatia va filtra inregistrarile astfel incat la sfarsit vor fi afisate doar acele inregistrari care corespund tuturor criteriilor de filtrare [vezi figura 1]. Exemplu: In Query-ul Aprilie ati introdus (la aplicatia anterioara) la criterii de filtrare: - pe randul Criteria in dreptul campului Prenume like "G*" si la campul Prenume Month([Data_nasterii])=4. ca rezultat aplicatia a afisat doar inregistrarile acelor angajati a caror prenume incepe cu litera G si sunt nascuti in luna aprilie. OR: Daca insa dorim sa facem o filtrarea dupa un criteriu SAU dupa altul va trebui sa introducem criteriile de filtrare pe linii diferite [vezi figura 2]. Astfel la unul dintre campuri criteriul de filtrare va fi introdus pe randul Criteria iar la celalalt camp se introduce criteriul de filtrare pe randul OR (randul aflat imediat sub randul Criteria). Aplicatie practica: In Query-ul Aprilie mutati criteriul de filtrare introdus pe randul Criteria la campul Data_nasterii in randul OR in dreptul aceluias camp [vezi figura 2]. Executatiun simplu click pe butonul Run si aplicatia va afisa inregistrarile acelo angajati a caror prenume incepe cu litera G sau a acelor angajati care sunt nascuti in luna aprilie [vezi figura 3]. Exercitii si intrebari 1. Care sunt modalitatile de creare ale unui Query? 2. Care este modalitatea cea mai simpla si cea mai eficienta de creare a unui Query? 3. Care sunt pasii ce trebuie urmati pentru a crea un Query in Design view? 4. Cum pot fi adaugate campuri unui Query? 5. Cum pot fi sterse sau rearanjate campurile unui Query? 6. Cum poate fi modificat un Query? 7. Cate criterii de filtrare pot fi introduse la un Query? 8. Ce se intelege prin filtrare? 9. Care este diferenta intre operatorul OR si operatul AND?

Capitolul 6 Forms (Formulare)


6.1. Obiective

Intrebari la care veti gasi raspuns parcurgand acest capitol: 1. Care sunt modalitatile prin care poate fi creat un Form? 2. Care este cea mai usoara si rapida cale pentru a creea un Form-urilor? 3. Form-urile create cu ajutorul Wizard-ului pot fi modificate? Cum? 4. Ce reprezinta Label-ul? Dar Text Box-ul? 5. Cum se pot modifica, sterge, muta sau redimensioneaza Label-urile sau Text box-urile? 6 . Cum se pot insereaza imaginile pe fundalul unui Forms? 7 . Cum se afiseaza fereastra de proprietati? 8 . Cum se afiseaza Header-ul si Footer-ul? 9 . Cum se insereaza imaginile in Forms sau in Antetul / Subsolul unui Form? 10 . Cum se pot modifica caracteristicile obiectelor selectate?
6.2. Generalitati

Forms-urile (Formularele) ofera posibilitatea de a afisa intr-un mod placut datele din tabele. Cu ajutorul acestora datele fi afisate, imprimate, modificate, sterse sau pot fi adaugate inregistrari noi. Spre deosebire de tabele sau interogari in formulare pot fi inserate imagini. Modificarile aduse inregistrarilor in formular vor fi salvate automat si in tabel sau interogare. Ca si in cazul Queries-urilor si Forms-urilor pot fi create atat in modulul de proiectare (Design View) cat si utilizand Wizard-ul (Vrajitorul). Pentru a putea crea un formular executati un click pe obiectul Forms in fereastra principala a bazei de date pentru a afisa formularele create anterior (daca au fost create) precum si modalitatile de creare a unui Forms [vezi figura 1]:

- Creating Form by using a Wizard

- Creating Form in Design View. Pentru a crea un Forms este mult mai usor de utilizat Wizard-ul si mult mai rapid.
6.3. Crearea unui Forms utilizind Wizard-ul.

Pentru a putea crea un Forms utilizand Wizard-ul trebuiesc urmate o serie de etape: 1. Executati un click pe obiectul Form in fereastra principala a bazei de date si apoi executati un dublu click pe comanda Create form by using Wizard [vezi figura 1].

(Deschideti baza de date "angajati" si executati un click pe obiectul Forms, apoi dublu click pe comanda Create form by using Wizard). 2. Primul pas ce trebuie facut dupa afisarea ferestrei Form Wizard consta in selectarea tabelului sau a interogarii pe care doriti sa-l folositi pentru formularul dumneavoastra. Derulati lista la campul Tables/ Queries si selectati, executind un simplu click, tabelul sau interogare dorita [vezi figura 2].

(Selectati tabelul "angajati"). 3. Dupa ce ati specificat ce tabel sau interogare doriti sa folositi in formular trebuie sa selectati campurile din lista Available Fields. [vezi figura 3]

- Pentru a adauga toate campurile din Tables/ Queries formularului pe care doriti sa-l creati apasati butonul . - Pentru a adauga cate un camp pe rand executati dublu click pe numele fiecarui camp ce doriti sa apara in formular, sau - selectati campul pe care doriti sa-l adaugati executind un simplu click pe numele acestuia si apoi apasati butonul pentru a-l aduga. In cazul in care, din greseala ati adaugat un camp ce nu doriti sa apara in formular

executati un dublu click pe numele acestuia sau selectati-l si apasati butonul pentru a-l elimina. (Adaugati toate campurile tabelului "angajati" formularului). 4. Apasati butonul Next pentru a selecta modul in care doriti ca datele sa fie afisate [vezi figura 4].

In fereastra deschisa aveti de ales dintre 4 posibilitati de afisare: - Columnar - coloana: afiseaza o singura inregistrare pe pagina, ceea ce face ca acest mod de afisare sa fie cel mai utilizat deoarece informatiile sunt usor de citit (este formatul implicit); - Tabular - tabelar: afiseaza mai multe inregistrari in acelasi timp; - Datasheet (fisa de date) - afiseaza mai multe inregistrari in acelasi timp si arata exact ca un tabel in modulul de vizualizare Datasheet; - Justfied - afiseaza o singura inregistrare pe pagina, in blocuri. (Selectati optiunea Columnar) 5. Apasati butonul Next. In continuare aveti posibilitatea de a selecta schema de culori pe care doriti sa o utilizati. Executati un simplu click pe fiecare stil in parte pentru a vedeai cum arata in stanga ferestrei [vezi figura 5].

Este de preferat sa utilizati una din schemele: Standard sau Stone deoarece nu ocupa foarte mult spatiu (spatiu de memorare) si nu afecteaza (incetineste) lucrul cu formularul. (Selectati schema Standard) 6. Apasati butonul Next. Ultimul pas consta in denumirea Form-ului creat. Introduceti numele pe care doriti sa-l dati Form-ului si apasati butonul Finish [vezi figura 6]. (Denumiti formularul creat "angajati")

7. In citeva momente va fi afisat formularul dumneavoastra. Nu este necesar sa va faceti griji daca trebuie sau nu salvat. Form Wizard-ul salveaza automat formularul creat in momentul in care l-ati denumit si ati apasat butonul Finish. 8. Form-ul dumneavoastra este gata si puteti sa navigati prin inregistrarile facute cu ajutorul barei standard de navigare aflata in partea stinga-jos a ferestrei [vezi figura 7].

Utilizand bara standard de navigare puteti sa va mutati de la o inregistrare la alta, puteti modifica sau adauga inregistrari. Modificarile aduse datelor si inregistrarile noi se vor regasi in Tables-ul sau Query-ul be baza caruia a fosr realizat Form-ul. Pentru a face o inregistrare noua apasati butonul New Record de pe bara de navigare [vezi figura 8].

Aplicatia MS Access va adauga la inregistrarile existente o inregistrare noua (goala) dupa ultima inregistrare facuta. Introduceti datele in campurile Form-ului apoi apasati butonul Save. Inregistrarea noua facuta se va regasi in Tables-ul sau Query-ul care a stat la baza crearii Form-ului.

De retinut 1. In fereastra principala a bazei de date executati un click pe obiectul Form pentru a-l activa, apoi executati dublu click pe comanda Create Form by using Wizard. 2. Selectati Table-ul sau Query-ul care doriti sa fie la baza Form-ului, apoi selectati campurile care doriti sa apara in Form. Cand ati terminat apasati butonul Next. 3. Selectati modul de afisare al inregistrarilor din cele 4 puse la dispozitie: Columnar, Tabular, Datasheet sau Justified apoi apasati butonul Next. 4. Selectati schema de culori pentru Form-ul creat si apasati butonul Next. 5. Dati un nume Form-ului creat si apasati butonul Finish.
6.3.1 Deschiderea Form-ului in Design View

Daca, dupa ce ati creat Form-ul folosind Wizard-ul doriti sa stergeti, sa repozitionati campurile sau doriti sa schimbati fonturile, dimensiunea sau culoarea acestora, Form-ul trebuie deschis in Design View. Pentru a deschide Form-ul in Design View executati un click pe numele acestuia in fereastra principala a bazei de date, pentru a-l selecta, si din meniul contextual (click pe butonul dreapta al mouse-ului) selectati comanda Design View [Vezi figura 1].

Pentru a trece de la Form View la Design View executati un click pe butonul View, aflat in stinga barei de instrumente [vezi figura 2]

sau derulati meniul View si selectati comanda Design View [vezi figura 3].

Fereastra Design View contine o serie de elemente cu care este bine sa va familiarizati [vezi figura 4]:

- icon-ul Properties - de pe bara de instrumente afiseaza sau ascunde lista proprietatilor (caracteristicilor) obiectului selectat; - icon-ul Field List - de pe bara de instrumente afiseaza sau ascunde lista campurilor. - icon-ul Tool Box - de pe bara de instrumente afiseaza sau ascunde panoul cu instrumente. Avand Form-ul deschis in Design View puteti modifica, muta, redimensiona sau sterge campurile. Regula de baza pe care trebuie sa o aplicati pentru oricare dintre operatiile mentionate mai sus este: prima data se selecteaza, prin executarea unui click si apoi se manipuleaza.
6.3.2 Modificarea Form-urilor

Deschizind Form-ul in Design View veti observa ca fiecare camp adaugat Formului este compus din doua elemente: Label (eticheta, cea care contine numele campului) si Text box (celule text, celule care contin si afiseaza informatiile, datele stocate in tabele) [vezi figura 1].

Regula de baza pe care trebuie sa o aplicati pentru a modifica, muta, redimensiona sau sterge campurile este: prima data se selecteaza, prin executarea unui click si apoi se manipuleaza. Selectarea campurilor Executand un click pe eticheta (Label) unui camp veti observa ca aceasta este incadrata de 8 puncte (in colturi si pe mijlocul fiecarei laturi) care arata ca este selectata. Punctul din partea stanga sus este punctul care permite mutarea si o data cu selectarea etichetei va aparea si un punct de mutare in coltul din stinga sus al Text box [vezi figura 2].

Daca executati un click pe Text box-ul campului veti observa ca cele 8 puncte care incadrau Label-ul se muta in jurul Text box-ului, semn ca acesta a fost selectat, dar cele doua puncte ce permit mutarea apar in continuare in colturile stinga sus al Label-ului si al Text box-ului.

Punctele de mutare (ce apar in colturile stinga sus) va permit sa mutati eticheta (Label) si celula de text (Text box) separat sau impreuna. Dupa ce ati selectat eticheta sau celula de text a unui camp puteti sa va mutati la eticheta sau celula de text a campului urmator folosind tasta Tab. Mutarea unui camp Pentru a muta Label-ul si Text Box-ul unui camp impreuna selectati unul din cele doua apoi duceti pointer-ul mouse-ului spre marginea superioara a campului pana cand acesta ia forma unei palme deschise [vezi figura 1].

Avand pointer-ul mouse-ului de forma unei palme dechise apasati butonul stinga al mouse-ului si tinand butonul apasat trageti campul spre noua pozitie. Pentru a pozitiona sau redimensiona Label-urile sau Text box-urile puteti folosi ca puncte de reper grila ferestrei. Cand acesta a ajuns in pozitia dorita eliberati butonul mouse-ului. Mutarea Label-ului sau a Text box-ului Selectati Label-ul sau Text box-ul pe care doriti sa-l repozitionati. Duceti pointerul mouse-ului deasupra punctului de mutare, aflat in coltul din stinga-sus al Label-ului sau a Text box-ului pana cand acesta ia forma unui deget indicator [vezi figura 2].

Avand pointer-ul de forma unui deget indicator apasati butonul stanga al mouseului si tinandu-l apasat mutati Label-ul sau Text box-ul in noua locatie. Mutarea unui camp Pentru a muta Label-ul si Text Box-ul unui camp impreuna selectati unul din cele doua apoi duceti pointer-ul mouse-ului spre marginea superioara a campului pana cand acesta ia forma unei palme deschise [vezi figura 1].

Avand pointer-ul mouse-ului de forma unei palme dechise apasati butonul stinga al mouse-ului si tinand butonul apasat trageti campul spre noua pozitie. Pentru a pozitiona sau redimensiona Label-urile sau Text box-urile puteti folosi ca puncte de reper grila ferestrei. Cand acesta a ajuns in pozitia dorita eliberati butonul

mouse-ului. Mutarea Label-ului sau a Text box-ului Selectati Label-ul sau Text box-ul pe care doriti sa-l repozitionati. Duceti pointerul mouse-ului deasupra punctului de mutare, aflat in coltul din stinga-sus al Label-ului sau a Text box-ului pana cand acesta ia forma unui deget indicator [vezi figura 2].

Avand pointer-ul de forma unui deget indicator apasati butonul stanga al mouseului si tinandu-l apasat mutati Label-ul sau Text box-ul in noua locatie. Redimensioanrea Selectati Label-ul sau Text box-ul pe care doriti sa-l redimensionati. Mutati cursorul mouse-ului deasupra unuia din cele 8 puncte pina cind acesta se va transforma intr-o sageata dubla ce va indica directiile in care puteti trage pentru a mari/ micsora Label-ul sau Text box-ul selectat. Tinand butonul stinga al mouse-ului apasat trageti de acesta in directia dorita pentru a mari/ micsora Label-ul/ Text box-ul. - redimensionare atat pe verticala cat si pe orizontala (pointer-ul mouse-ului trebuie dus spre unul din punctele aflate in colturile Label-ului sau Text Box-ului selectat). - redimensionare pe verticala (pointer-ul mouse-ului trebuie dus spre unul din cele doua puncte aflate pe laturile de sus/jos ale Label-ului sau Text Box-ului selectat). - redimensionare pe orizontala (pointer-ul mouse-ului trebuie dus spre unul din cele doua puncte aflate pe laturile stanga/dreapta ale Label-ului sau Text Box-ului selectat). Stergerea Daca doriti sa stergeti tot campul selectati Text box-ul apoi apasati tasta Delete. daca doriti sa stergeti doar eticheta (Label-ul) unui camp selectati apoi apasati tasta Delete. Alinierea Selectati campurile pe care doriti sa le aliniati apoi din meniul Format selectati

Align si din submeniul derulat selectati tipul de aliniere [vezi figura 1]. Observatie: Pentru a selecta mai multa campuri tineti tasta Shift apasata in timp de executati cite un click pe Text box-urile campurilor pe care doriti sa le selectati. Modificarea fonturilor (dimensiune, culoare, tip font) Selectati Label-ul sau Text box-ul al carui font doriti sa-l modificati. Pentru a selecta un Label-ul sau Text box-ul unui camp puteti sa folositi si lista derulanta Object de pe bara de instrumente [vezi figura 2]. Dupa ce ati selectat obiectul sau obiectele a caror font doriti sa-l modificati folositi butoanele de pe bara de instrumente [vezi figura 3]:

- Font - puteti schimba tipul fontului - Bold, Italic, Underline - puteti schimba stilul fontului in aldin, cursiv si/sau subliniat. - Font color - puteti schimba culoarea fontului. IMPORTANT: NU UITATI SA SALVATI MODIFICARILE APASIND BUTONUL SAVE DE PE BARA DE INSTRUMENTE. 6.3.3 Fereasta Properties Caracteristicile campurilor pot fi schimbate daca se modifica parametrii din fereatra Properties. Selectati un obiect apoi derulati meniul contextual executand un click pe butonul dreapta al mouse-ului. Din meniul derulat selactati comanda Properties care va afisa fereastra ce contine proprietatile obiectului selectat (puteti afisa fereastra Properties si prin executarea unui click pe icon-ul Properties de pe bara de instrumente) [vezi figura 1].

Executind un click pe fila All a ferestrei Properties vor fi afisati toti parametrii obiectului selectat [vezi figura 2].

Folosind bara de navigare verticala puteti sa vedeti, pe rand, care sunt acesti parametrii si sa ii modificati pe cei care doriti. Este bine sa NU modificati parametrii a caror semnificatie nu o cunoasteti deoarece acest lucru poate avea consecinte nedorite asupra Form-ului. O parte dintre parametrii care duc la modificarea aspectului Form-ului si care pot fi modificati fara nici un fel de problema sunt: - Font Name - puteti selecta din lista derulata la apasarea sagetii negre din dreapta campului fontul pe care doriti sa-l folositi pentru obiectul (obiectele) selectat; - Font Size - puteti schimba (introducind valoarea dorita) dimensiunea fontului;

- Back Color - apasind butonul cu cele 3 puncte ( ) care se afla in dreapta campului puteti selecta culoarea de fundal, a obiectului selectat, din paleta afisata [vezi figura 3];

- Fore Color - apasind butonul cu cele 3 puncte ( ) care se afla in dreapta campului puteti selecta culoarea fontului din paleta afisata; - Font Weight din lista derulata puteti selecta stilul fontului: bold (aldin), italic (cursiv), leight (subtire) , etc. [vezi figura 4];

- Text Align - din lista derulata puteti selecta tipul de aliniere: la stanga, la dreapta, la centru, distribuit pe toata dimeniunea etichetei; - Left Margin - puteti stabili distanta dintra marginea din stanga formularului si

marginea din stanga etichetei sau a celulei de text; - Right Margin - puteti stabili distanta dintra marginea din dreapta formularului si marginea din dreapta etichetei sau a celulei de text; - Top/ Bottom Margin - puteti stabili distanta dintra marginea de sus/jos formularului si marginea de sus/jos a etichetei sau a celulei de text. 6.3.4 Inserarea imaginilor Inserarea imaginilor pe fundalul Form-ului. Avand deschis Form-ul in Design View afisati fereastra de proprietati. Pentru a afisa parametrii Form-ului duceti cursorul mouse-ului in partea dreapta a ferestrei in afara zonei cu grila si selectati comanda Properties din meniul contextual [vezi figura 1]

sau in lista Object (partea stanga sus pe bara de instrumente) selectati obiectul Form apoi executati un click pe butonul Properties aflat pe bara de instrumente [vezi figura 2].

Dupa afisarea tuturor parametrilor Form-ului folositi bara de navigare verticala pentru a gasi campurile:Picture, Picture Type, Picture Size Mode si Picture Alignment. In campul Picture apasind butonul (cu cele 3 puncte) din dreapta acestuia veti deschide fereastra de dialog Insert Picture [vezi figura 3].

Selectati directorul (partitia, folderul, etc.) in care se afla imaginea dumneavoastra in campul Look in. Executand dublu click pe numele imaginii sau un simplu click pentru a selecta si apoi un click pe butonul ok imaginea va fi inserata in Form. In campul Picture Type puteti selecta modul in care doriti ca imaginea sa fie preluata: - Embedded (integrata) - imaginea este memorata odata cu baza de date.

Avantajul este ca ori de cite ori este deschis formularul imaginea va fi la locul ei. Dezavantajul este ca odata cu inserarea imaginii va creste dimensiunea fisierului. - Linked - (cu legatura) - imaginea este legata automat la baza de date, nu este salvata impreuna cu baza de date. Daca insa imaginea este stearsa sau baza de date este deschisa de la un alt calculator imaginea nu mai apare. In campurile Picture Size Mode si Picture Alignment imaginea poate fi redimensionata si aliniata in functie de dorinta dumneavoastra. Inserarea de imagini in Form Pentru a insera o imagine in Form-ul dumneavoastra derulati meniul Insert si selectati comanda Picture care va deschide fereastra de dialog Insert Picture [vezi figura 1].

Cautati directorul in care se gaseste imaginea in campul Look in si executind dublu click pe numele acesteia imaginea va fi inserata in Form [vezi figura 2].

Pentru a modifica parametrii imaginii inserate executati click dreapta pe imagine si selectati comanda Properties. Afisati toti parametrii executind un click pe fila All. Pentru a stabili modul in care imaginea este preluata in baza de date selectati in campul Picture Type una din cele doua optiuni: Embedded sau Linked. Dimensiunea imaginii poate fi modificata : - proportional daca in campul Size Mode selectati optiunea Zoom apoi trageti de unul din colturile imaginii. - sau pe o directie selectand optiunea Stretch si apoi trageti de marginea imaginii in directia dorita. Daca in campul Size Mode selectati optiunea Clip imaginea isi va pastra dimensiunea initiala. Inserarea de imagini in Antet/ Subsol Dupa ce ati inserat imaginea in Form este bine sa o mutati in Antet sau Subsol astfel incat sa nu se suprapuna cu textul. Pentru a face aceasta operatie afisati Antetul/ Subsolul selectand comanda Form Header/Footer din meniul View apoi executati un click cu mouse-ul pe imagine pentru a o selecta [vezi figura 3].

Avand imaginea selectata si tinand pointer-ul mouse-ului deasupra acesteia, pointer-ul va lua forma unei palme deschise. Apasati butonul stanga al mouse-ului si tinandu-l apasat trageti imaginea in Antet/ Subsol. Eliberati butonul mouse-ului cand imaginea se afla in locatia dorita. Salvati modificarile inainte de a inchide sau de a trece la Form View. Imaginile inserate pot fi mutate in orice pozitie la fel ca si campurile. Pentru a sterge o imagine inserata selectati imaginea apoi apasati tasta Delete. Aplicatie practica 1. Creati un Form pentru tabelul MRU folosind Wizard-ul. 2. Adaugati toate campurile tabelului MRU Form-ului creat. 3. Denumiti Form-ul creat MRU. 4. Deschideti Form-ul creat in Design View.

5. Stergeti eticheta (Label-ul) campului "Nr. angajat". 6. Schimbati dimensiunea, culoarea si stilul fonturilor etichetelor (Label) tuturor campurilor (11 pt, albastrul, bold). 7. Schimbati dimensiunea culoarea si stilul fonturilor celulelor de text (Text box): 11pt, albastru, cursiv. 8. Redimensionati si aliniati Label-urile si Text box-urile astfel incat sa fie afisat tot textul. 9. Inserati o imagine la alegere in formular. 10. Mutati imaginea inserata in Antetul Form-ului astfel incat sa nu se suprapuna cu textul. 11. Salvati si schimbati modul de vizualizare in Form View pentru a analiza rezultatul. 12. Inchideti Form-ul. Exercitii si intrebari Daca ati ajuns pana aici, parcurgand fiecare subcapitol in parte, ar trebuie sa puteti raspunde la oricare dintre urmatoarele intrebari: 1. Care este cel mai usor si rapid de utilizat mod de creare a Form-urilor? 2. Form-urile create cu ajutorul Wizard-ului pot fi modificate? 3. Cum se modifica, sterge, muta sau redimensioneaza Label-urile sau Text boxurile? 4. Cum se insereaza imaginile pe fundalul unui Forms? 5. Cum se afiseaza fereastra de proprietati? 6. Cum se afiseaza Header-ul si Footer-ul? 7. Cum se insereaza imaginile in Forms sau in Antetul sau Subsolul unui Form? 8. Cum se modifica parametrii obiectelor selectate? Capitolul 7 Reports (Rapoarte) 7.1. Obiective La sfarsitul acestui capitol trebuie sa stiti: - care sunt modalitatile de creeare ale unui raport; - care este cel mai eficient mod de creare a unui raport; - care sunt pasii ce trebuie urmati pentru a crea un raport; - cum poate fi modificat un raport; - cum poate fi tiparit un raport. 7.2. Generalitati In prima parte a cursului am spus ca inainte de a incepe lucrul la o baza de date noua este bine sa definiti care este scopul crearii acesteia, care sunt rezultatele pe care doriti sa le obtineti. Lucrand cu o baza de date creata in Access rezultatele por fi afisate pe monitor sau in forma imprimata. Pentru a avea informatiile in forma tiparita puteti sa imprimati Form-urile dar in acest scop au fost create Reports-urile. Folosirea Reports-urilor este cea mai buna metoda pentru a avea informatiile in format tiparit, in special atunci cand adunarea datelor este necesara

Rapoartele pot avea diferite scopuri: de la sumarea valorii vanzarilor pentru o anumita firma, la listarea stocurilor, crearea de etichete pentru plicuri, etc. Primul lucru pe care trebuie sa il stabiliti in crearea Report-urilor este scopul pentru care este creat. Care sunt informatiile pe care le doriti in format tiparit? In functie de raspunsul la aceasta intrebare veti stii ce campuri sa adaugati Report-ului dumneavoastra. Cel mai usoara modalitate de a creea un Reports-uri presupune lucrul cu Wizardul. 7.3. Crearea unui Reports cu ajutorul Wizard-ului Deschideti baza de date (in care aveti cel putin un tabel) si in fereastra principala executati un click pe obiectul Reports pentru a afisa cele doua posibilitati de creare ale Reports-urilor dar si Reports-urile create cu alta ocazie (daca au fost create) [vezi figura 1].

Ca si in cazul Queries-urilor sau a Form-urilor exista doua modalitati de creare a Reports-urilor - Create report by using Wizard - Create report in Design view. E tapele ce trebuiesc urmate pentru a creea Reports-uri uilizatand Wizard-ul. 1. Pentru a folosi Wizard-ul in crearea Reports-urile executati un dublu click pe comanda Create reprt by using Wizard pentru a afisa fereastra Report Wizard [vezi figura 2].

(Deschideti baza de date angajati. Activati obiectul Report si executati dublu click pe comanda Create reprt by using Wizard). 2. La fel ca si in cazul crearii Form-urilor cu ajutorul Wizard-ului primul pas ce trebuie facut in crearea unui Report consta in selectarea Tables-ului sau Queriesului pe baza caruia se creaza Report-ul. In campul Tables/Queries puteti selecta, (din lista derulata la apasarea sagetii din dreapta campului) prin executarea unui simplu click, tabelul sau interogarea pe care doriti sa-l utilizati in crearea Reportului [vezi figura 3]. (Derulati lista de la campul Tables/Queries si selectati Query-ul : Aprilie).

3. Urmatorul pas: selectarea campurilor care doriti sa alcatuiasca Report-ul. Pentru a adauga un camp la Report executati dublu click pe numele acestuia sau

selectati-l executand un simplu click iar apoi apasati butonul . Daca doriti ca toate campurile Tables-ului sau Query-ului selectat sa faca parte din Report apasati butonul . Pentru a sterge un camp din Report executati dublu click pe numele acestuia sau selectati-l, executand un simplu click, apoi apasati butonul . (Adaugati Reporului dumneavoastra campurile Nume, Prenume, Adresa, Oras) Dupa adaugarea tuturor campurilor care doriti sa apara in Report apasati butonul Next. 4. Intrebarea la care trebuie sa raspundeti in fereastra nou afisata este daca doriti ca datele sa fie grupate dupa unul din campuri. Pentru a selecta campul dupa care doriti sa faceti gruparea (in cazul in care doriti sa faceti acest lucru) executati un dublu click pe numele campului. Campul selectat va aparea in partea de sus a raportului pentru a reda modul in care aplicatia va grupa campurile (puteti vedea in partea dreapta a ferestrei) [vezi figura 4]. (In cazul nostru veti grupa datele dupa oras executati un dublu click pe campul oras)

5. Apasati butonul Next. In fereastra afisata sunteti intrebati daca doriti sau nu ca inregistrarile sa fie sortate. Derulati lista campurilor si executand un simplu click selectati campul dupa care doriti sa se faca ordonarea [vezi figura 5]. In mod implicit sortarea se face ascendent daca doriti sa ordonati date descendent apasati butonul sort din dreapta campului.

6. Apasati butonul Next. In fereastra noua puteti selecta orientarea paginii in campul Orientation (partea dreapta a ferestrei) prin bifarea uneia dintre cele doua optiuni: - Portret - Landscape (Vedere) precum si modul de afisare a datelor in campul Layout. Daca in fereastra a treia a Wizard-ului ati optat pentru afisarea datelor grupat dupa un anumit camp aveti de selectat la modul de afisare dintre urmatoarele optiuni: - Stepped; - Block; - Outline 1; - Outline 2; - Align left 1; - Align left 2. Daca nu ati optat pentru gruparea datelor dupa un anumit camp/campuri puteti selecta modul de afisare al datelor dintre urmatoarele posibilitati: - Columnar; - Tabular; - Justified. In partea stanga a ferestrei, in campul Preview, puteti analiza cum va arata Report-ul creat de dumneavoastra. Bifati optiunea "Adjust the field width so all fields fit on a page" daca doriti ca aplicatia sa ajusteze dimensiunea campurilor astfel incat toate campurile unei inregistrari sa incapa pe o pagina [vezi figura 1]. (Selectati la orientarea paginii Landscape iar la modul de afisare Stepped. Bifati optiunea "Adjust the field width so all fields fit on a page")

7. Apasati butonul Next. Ca si in cazul Forms-urilor si acum aveti posibilitatea de a selecta Stilul pe care doriti sa-l aplicati raportului. Executati cate un click pe fiecare stil in parte pentru a vedea cum arata acesta in partea stanga a ferestrei. Executati un click pe numele stilului care va place, pentru a-l selecta, si apasati butonul Next [vezi figura 2].

8. Ultima fereastra atasata va ofera posibilitatea de a denumi Report-ul creat. Introduceti numele dorit in campul What title do you want for your report? si apasati butonul Finish [vezi figura 3]. (Introduceti denumirea Etichete si apasati butonul Finish)

9. In mod automat aplicatia MS Access va genera Report-ul creat si-l va afisa in Print Preview (modul de examinare inaintea imprimarii) [vezi figura 4].

De retinut Pasii ce trebuie urmati in crearea unui Report cu ajutorul Wizard-ului sunt: 1. Dublu click pe comanda Create report by using wizard in fereastra mentionata a bazei de date, dupa ce obiectul Report a fost activat; 2. Selectati Tables-ul/Query-ul pentru care doriti sa creati Report-ul apoi selectati campurile care doriti sa se regaseasca in Report. Apasati butonul Next. 3. Selectati campul dupa care doriti sa se faca gruparea datelor (daca doriti sa faceti acest lucru, este optional). Apasati butonul Next. 4. Stabiliti campurile dupa care sa se faca sortarea si ordinea de sortare. Apasati

butonul Next. 5. Alegeti orientarea paginii si modul de afisare a datelor. Apasati butonul Next. 6. Selectati stilul Report-ului. Apasati butonul Next. 7. Dati un nume Report-ului. Apasati butonul Finish. 7.4. Imprimarea Asa cum am mai spus scopul pentru care Report-urile sunt create este pastrarea (afisarea) informatiilor in format tiparit.. Inainte insa de a imprima un Report puteti modifica marginile, orientarea in pagina sau dimensiunea paginii indiferent daca Report-ul este deschis in Print Preview sau Design View. Pentru a modifica marginile, orientarea sau dimensiunea paginii selectati comanda din meniul File [vezi figura 1]. In fereastra deschisa dupa selectarea comenzii Page setup.. puteti stabilii marginile paginii deschizand fila Margins [vezi figura 2]. Introduceti valorile dorite pentru marginile paginii in campurile: Top (marginea de sus), Bottom (marginea de jos), Left (marginea din stanga) sau Right (marginea din dreapta). Dupa stabilirea marginilor apasati butonul OK pentru a salva modificarile. Daca doriti sa inchideti fereastra fara a salva odificarile facute apasati butonul Cancel. In fila Page a ferestrei Page Setup puteti stabili orinetarea paginii (Portret, Landscape) si dimensiunea (Size) [vezi figura 3]. Pentru a modifica dimensiunea paginii derulati lista de la campul Size pentru a selecta dimensiunea dorita [vezi figura 4]. In fila Columns aveti posibilitatea de a stabili numarul de coloane (Number of Columns), distanta dintre randuri (Row Spacing), latimea si inaltimea (Width, Height) [vezi figura 5]. Apasati butonul OK pentru a salva modificarile aduse Report-ului. Pentru al imprima apasati butonul Print de pe bara de instrumente sau selectati aceeasi comanda din meniul File [vezi figura 6]. 7.5. Modificarea in Design View Daca doriti sa inserati imagini sau sa modificati pozitia, dimensiunea randurilor si/sau coloanelor Report-ul trebuie deschis in Design View. Fereastra Report deschisa in Design View se aseamana mult cu cea a Form-ului. Prin urmare pentru a modificati pozitia, dimensiunea randurilor si/sau coloanelor sau pentru a insera imagini procedati ca si in cazul Forms-urilor. Si aici se aplica aceeasi regula de baza: inainte de a modifica pozitia sau dimensiunea unui Label sau Text box acesta trebuie prima data selectat. Pentru a selecta mai multe obiecte apasati tasta Shift si tinand-o apasata executati cate un click pe fiecare obiect pe care doriti sa-l selectati. Folositi fereastra Properties pentru a modifica parametrii obiectelor selectate. Pentru a insera o imagine intr-un Report trebuie sa selectati comanda Picture din meniul Inset. Pentru a muta sau redimensiona imaginea inserata trebuie sa procedati asa cum ati invatat in sectiunea destinata inserarii unei imagini in formulare. Folosind comenzile meniului Insert puteti insera [vezi figura 1]:

- Numar de pagina (Page numbers) ; - Data si ora (Date and Time) fie in Antet fie in Subsolul paginii.

Aplicatie practica 1. Creati un Report pentru tabelul MRU folosind Wizard-ul. 2. Adaugati toate campurile tabelului MRU Report-ului creat. 3. Grupati campurile dupa departament. 4. Sortati ascendent dupa campul Nr_angajat. 5. Selectati la orientarea pagini Landscape (tip vedere) si la modul de afisare Stepped. 6. Selectati oricare dintre stilurile afisate apoi denumiti Report-ul creat MRU. 7 . Deschideti Report-ul creat in Design View. 8 . Inserati o imagine la alegere in Report. 10. Mutati imaginea inserata in Antetul Reportului-ului astfel incat sa nu se suprapuna cu textul. 11. Salvati si schimbati modul de vizualizare in Print Preview pentru a analiza rezultatul. 12. Imprimati Report-ul creat. Exercitii si intrebari Intrebari la care ar trebui sa cunoasteti raspunsul: 1. Care sunt avantajele lucrului cu Report-uri? 2. Care sunt modalitatile de creare ale acestora? 3. Care este cea mai usoara metoda de creare a unui Report? 4. Care sunt pasii care trebuie urmati in crearea unui Report cu ajutorul Wizardului? 5. Cum se insereaza imaginile, numerele de pagina sau data?

6. Cum se modifica un Report? 7. Care sunt pasi pentru a tipari un Report?