S.C.

PROCEDUR DE SISTEM INTEGRAT CALITATE-MEDIU

CONTROLUL INREGISTRARILOR 1. SCOP

COD PSI-PRG-02 Ed. 1 / Rev.1 Cod formular PAG. din

Prezenta procedur are ca scop stabilirea i meninerea unei metodologii privind identificarea, colectarea, indexarea, accesul, clasarea, depozitarea, pstrarea i eliminarea nregistrrilor calitii i mediului.

2.

DOMENIU DE APLICARE

Procedura se aplic n toate compartimentele societii i se refer la toate nregistrrile calitii i mediului, precum i a celor tehnice care demonstreaz conformitatea sistemelor de management cu cerinele standardelor de referin i cu parametrii de proces stabilii, astfel: - planuri de audit, rapoarte de audit - planuri de instruire, dovezi de instruire - rapoarte de neconformitate, rapoarte de aciuni corective i aciuni preventive; - rezultatele analizelor efectuate de management; - comenzi, cereri de oferte, contracte, etc. - buletine de analiz/ncercri pentru produse i factorii de mediu; - procese verbale de recepie lucrri; - informaii referitoare la conformitatea cu legislaia i alte cerine aplicabile; - reclamaii referitoare la produse (lucrri) i mediu, de la clieni i alte pri interesate; - rapoarte de incidente/situaii de urgen / pregtire pentru situaii de urgen; - informaii referitoare la aspectele de mediu semnificative; - certificate de etalonare, buletine de verificare, rapoarte de inspecie privind activitatea metrologic - certificate, autorizaii - grafice de control/monitorizare, etc.

3.

DOCUMENTE DE REFERIN I CONEXE

Manualul Calitii i Mediului, Cod MCM-PRG-01, ed1,rev0 SR EN ISO 9001 :2001 Sisteme de management al calitii . Cerine. SR EN ISO 9000 :2001 Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular SR EN ISO 14001 :2005 Sisteme de management de mediu - Specificaii i ghid de utilizare SR ISO 14050: 1999 Sisteme de management de mediu - Vocabular PSI-PRG-01 Controlul documentelor

4.

DEFINIII I PRESCURTRI

Terminologia utilizat n prezentul document este n conformitate cu definiiile din documentele de referin. Definiii specifice procedurii sunt: nregistrare:- document prin care se declar rezultate obinute sau furnizeaz dovezi ale activitilor realizate

S.C.

PROCEDUR DE SISTEM INTEGRAT CALITATE-MEDIU

CONTROLUL INREGISTRARILOR 5. RESPONSABILITI

COD PSI-PRG-02 Ed. 1 / Rev.1 Cod formular PAG. din

5.1. DIRECTOR GENERAL - asigur resursele necesare pentru realizarea activitilor privind nregistrrile calitii i mediului - stabilete i aprob, prin note sau decizii, responsabilitatea persoanelor care au acces la nregistrrile calitii i mediului cu caracter confidenial; - aprob distrugerea nregistrrilor calitii i mediului la care perioada de pstrare este expirat 5.2. RCM - asigur evidena, indexarea, pstrarea i gestionarea corespunztoare a tuturor nregistrrilor calitii i mediului i nregistrrilor tehnice pn la scoaterea din uz a acestora - organizeaz i controleaz nregistrarea, indexarea i arhivarea documentelor nregistrrilor calitii i mediului i nregistrrilor tehnice; - asigur retragerea i nlocuirea nregistrrilor calitii/mediului /tehnice care sunt depite sau deteriorate - creeaz condiiile pentru implementarea i respectarea procedurilor/ instruciunilor SICM privind nregistrrile calitii/mediului/tehnice; - instruiete i verific modul de efectuare a nregistrrilor calitii/mediului/tehnice pentru asigurarea trasabilitii conform cerinelor documentelor de referin principale - controleaz corectitudinea nregistrrilor calitii/mediului /tehnice care atest c verificarea echipamentelor i instalaiilor s-a efectuat n conformitate cu cerinele documentelor de referin principale - asigur completarea corect a formularelor, fiierelor i registrelor de eviden - asigur ntreinerea i arhivarea nregistrrilor calitii i mediului ntr-o stare corespunztoare (curate, lizibile) - propune conducerii societii distrugerea nregistrrilor calitii i mediului care au depit termenul contractual sau legal de pstrare.

6.

PROCEDURA

6.1.CERINELE SISTEMULUI DE NREGISTRRI nregistrrile calitii i mediului sunt lizibile, identificabile n raport cu produsul/ activitatea n cauz, completate corect, semnate de persoane mputernicite. Sistemul de nregistrri ale calitii i mediului asigur c sunt colectate datele care reflect urmtoarele cerine: este pstrat evidena nregistrrilor lucrrile executate satisfac condiiile legale i contractuale n privina nregistrrilor sunt evideniate (nregistrate) toate ncercrile, auditrile, verificrile metrologice, acreditrile, autorizrile, certificrile i controalele efectuate, inclusiv participarea personalului autorizat pentru aceasta (dac sunt cerute) este aplicat un program de control i supraveghere al nregistrrilor aferente, care asigur c echipamentele de inspecie, msurare i ncercare sunt verificate periodic (la data prevzut), pentru a se asigura precizia necesar n funcionare (buletine metrologice, programri pentru etalonare sau revizii).

S.C.

PROCEDUR DE SISTEM INTEGRAT CALITATE-MEDIU

CONTROLUL INREGISTRARILOR

COD PSI-PRG-02 Ed. 1 / Rev.1 Cod formular PAG. din

Toate documentele coninnd nregistrri sunt indexate, datate (inclusiv datele reviziilor), curate, uor de regsit i pstrate ntr-un mod ordonat, conform codurilor prezentate n procedurile specifice. nregistrrile calitii sunt disponibile i pstrate o perioad 5 ani, dac n reglementri/ legislaie /contracte nu se specific altfel . 6.2.IDENTIFICAREA NREGISTRRILOR CALITII I MEDIULUI Identificarea diverselor tipuri de nregistrri ale calitii i mediului se face pornind de la clasificarea acestora, dup domeniile de aplicare ale documentelor nregistrate i pe baza listelor de referin ale acestor documente. nregistrrile calitii i mediului se mpart n 3 clase, respectiv: tip fi - nregistrri de date efectuate pe formulare, care furnizeaz dovada efecturii unei activiti tip list - nregistrri efectuate pe formate tipizate, ce conin niruiri de informaii despre o anumit structur i care se actualizeaz la un anumit interval de timp tip registru - nregistrri pe formate tipizate care evideniaz desfurarea cronologic a unei activiti Persoana care efectueaz o nregistrare trebuie s poat fi identificat, fie prin consemnarea numelui pe documentul care conine nregistrarea, fie prin responsabilitatea atribuit fr ambiguitate prin Fia postului. Pentru identificarea nregistrrilor calitii i mediului, acestea vor conine urmtoarele elemente: nr. nregistrrii data la care a fost efectuat numele persoanei care a efectuat nregistrarea. n cazul n care n nregistrri apar greeli, acestea pot fi tiate, iar valoarea corectat se nscrie alturi sau nlocuite cu documente corecte. Toate modificrile sunt marcate de ctre persoana care a fcut modificarea i semnate. n cazul n care este necesar modificarea datelor stocate pe calculator, datele iniiale se salveaz ntr-un fiier separat corect identificat pentru a evita pierderea sau modificarea acestora, iar modificarea se face ntr-o copie a datelor iniiale 6.3. COLECTAREA NREGISTRRILOR nregistrrile calitii i mediului se colecteaz n fiecare compartiment executant. Datele se nscriu pe fie, rapoarte, liste, iar documentele care conin aceste date se nregistreaz n registre. Colectarea nregistrrilor are ca scop: controlul rapoartelor de lucru controlul formularelor verificarea sistemului de pstrare i de regsire a datelor privind calitatea i mediul. 6.4. INDEXAREA, NDOSARIEREA I ARHIVAREA NREGISTRRILOR 6.4.1.Indexarea nregistrrilor Indexarea nregistrrilor calitii i mediului se face cu numere, n ordine cresctoare simpl, care sunt consemnate n registre de eviden sau fiiere, clasificate dup tipul documentelor.

S.C.

PROCEDUR DE SISTEM INTEGRAT CALITATE-MEDIU

CONTROLUL INREGISTRARILOR

COD PSI-PRG-02 Ed. 1 / Rev.1 Cod formular PAG. din

Toate nregistrrile calitii i mediului vor avea indicat starea, n funcie de clasa de nregistrare, respectiv curent/arhivat pentru registre, curent/perimat pentru liste sau activ/nchis/arhivat pentru fie. 6.4.2.Coninutul documentelor de eviden a nregistrrilor Documentele de eviden a nregistrrilor (registre, fiiere) n care sunt nscrise nregistrrile calitii i mediului trebuie s conin un numr minim obligatoriu de date: denumire registru starea registrului (curent /arhivat) numr de nregistrare data nregistrrii denumirea documentului/codul nregistrat. Se mai pot include : domeniul de referin, nr. contract/comand sau alte informaii necesare persoana care introduce documentul destinatarul/persoana primitoare i compartimentul numrul de pagin curent/numr total de pagini ale registrului etc. 6.4.3.ndosarierea nregistrrilor nregistrrile calitii i mediului, dup ce se claseaz pe tipuri de documente i clase de nregistrri, se arhiveaz n dosare/bibliorafturi (documente pe suport hrtie) respectiv foldere/fiiere (documente electronice), denumite i codificate aa cum se indic n procedura/instruciunea relevant. 6.4.4.Arhivarea nregistrrilor nregistrrile calitii i mediului trebuie arhivate n amenajri i dotri speciale, astfel ca s se asigure un mediu adecvat, pentru a preveni deteriorarea, distrugerea sau pierderea acestora. n momentul n care o nregistrare devine perimat, ea trebuie retras prompt din dosarul /folder-ul n care se afl, se marcheaz starea de perimat/arhivat pe nregistrare i se arhiveaz n arhiva electronic sau arhiva organizaiei. 6.5. CONDIII DE NTREINERE A NREGISTRRILOR nregistrrile calitii i mediului trebuie s fie pstrate n mod ordonat, n condiii care s previn degradarea, distrugerea sau pierderea lor. Se vor lua msuri adecvate pentru a se feri de: manipulare necorespunztoare furt sau pierdere deteriorare sau distrugere intenionat condens sau inundaie foc sau variaii ale temperaturii aciunea insectelor sau a roztoarelor. Colectarea operativ, predarea, primirea, pstrarea, transferul i accesul la nregistrri se face de ctre persoane instruite. nregistrrile calitii i mediului trebuie ntreinute corect, pstrate curate, uor identificabile, astfel nct s poat demonstra atestarea calitii produselor i mediului cerute i funcionarea eficient a sistemelor de management al calitii i mediului. Documentele uzate, sau care nu mai sunt lizibile, se refac de ctre compartimentele care le-au emis (pstrndu-se i documentele deteriorate ca probe martor).

S.C.

PROCEDUR DE SISTEM INTEGRAT CALITATE-MEDIU

CONTROLUL INREGISTRARILOR

COD PSI-PRG-02 Ed. 1 / Rev.1 Cod formular PAG. din

n vederea respectrii normelor tehnice de securitatea muncii, se prevd reglementri privind mijloacele de siguran i cile de evacuare a documentelor nregistrrilor calitii, n cazuri de incendii sau inundaii. 6.6.CONDIII DE ACCES I GESTIONARE Accesul la diferite tipuri de nregistrri ine cont de cerinele de confidenialitate i de prevederile contractuale sau de ordine interioar. Documentele originale ale nregistrrilor calitii i mediului nu pot fi difuzate/distribuite n exteriorul societii dect cu aprobarea RCM . n gestionarea nregistrrilor calitii i mediului se va avea n vedere: organizarea i ntreinerea fiierelor sau registrelor de nregistrare utilizarea raional a formularelor pregtirea personalului privind metodele i tehnicile de nregistrare (indexare, completarea fiierelor etc.) 6.7. DURATA DE PSTRARE A NREGISTRRILOR Dac nu exist alte precizri contractuale, nregistrrile calitii i mediului trebuie pstrate timp de 5 ani, pentru analiz n vederea identificrii tendinelor calitii produselor i proceselor, a calitii mediului, precum i a necesitii i eficienei aciunilor corective. Durata de pstrare a nregistrrilor calitii i mediului trebuie nregistrat. Durata de pstrare a diverselor categorii de nregistrri poate fi convenit n cadrul contractului cu beneficiarul sau prin dispoziii ale conducerii organizaiei. Pentru exterior, nregistrrile calitii i mediului trebuie s fie disponibile pe toat perioada de timp stabilit, pentru evaluarea de ctre client sau de ctre reprezentantul acestuia i alte pri interesate (autoriti, etc.). Intervalul de 5 ani nu poate fi redus prin prevederi contractuale pentru nregistrrile care se refer la probleme de securitate, sntate sau protecie a mediului. Dup expirarea perioadei de pstrare nregistrrile cu caracter confidenial se distrug prin sfiere de RCM. nregistrrile fr caracter confidenial, care au depit perioada de pstrare, se distrug de RCM pe baza unui Proces verbal de distrugere, cod F-PRG-024, care va identifica prin enumerare nregistrrile scoase din uz, numr de pagini i mod de distrugere. Procesele Verbale de distrugere se pstreaz de RCM pe o perioad de 3 ani.

7.

NREGISTRRI I ANEXE
7.1. NREGISTRRI Proces verbal de distrugere. Lista formularelor aplicabile 7.2. ANEXE Proces Verbal de distrugere, cod : F-PRG-024 Lista formularelor aplicabile, cod: F-PRG-007

S.C.

PROCEDUR DE SISTEM INTEGRAT CALITATE-MEDIU

CONTROLUL INREGISTRARILOR

COD PSI-PRG-02 Ed. 1 / Rev.1 Cod formular PAG. din