Administrarea notielor

16
O nou ameninare bntuie prin birouri: <Invazia galben (neon)> pag. N 16 !um v or"onai notiele pag. N 16 #ru$ pentru a"mini%trarea e&i$ient pag. N 16 'vanta(ul $opiilor pag. N 16 )rivire "e an%amblu: $um % v &a$ei o %uper&i* pag. N 16 !+iar trebuie % v &a$ei or"ine ,n +rtii.eri&i$ai $u li%ta "e $ontrol "e la pag. N 16 /imbol 1 Robert S. este responsabil cu programele de grafic ntr-o firm de profil. Pe masa de lucru are tot ce-i trebuie, <la ndemn>: hrtii, documente, noti e de toate felurile !i mrimile, fa"uri, scrisori !i #iare. $n acest moment, %rea s gseasc cererea unui client, ca s dea drum comen#ii. &up mult timp de cutare, se d btut. $!i aminte!te, totu!i, c era %orba despre ni!te flutura!i, ca !i sptmna trecut, dar de dou ori mai mari. &esenea# un astfel de flutura! !i l d colegului su pentru a-l tehnoredacta !i a-l trimite la tipar. 'rei #ile mai tr#iu, clientul l sun ner%os: el comandase flutura!i color, nu alb-negru. (bia acum !i aminte!te Robert aceast cerere, dar prea tr#iu. 'rebuie s-!i asume costul flutura!ilor gre!i i. $nc o dat, l-a costat scump de#ordinea de pe birou.

Chiar trebuie administrate notiele?

)%trai ,n%emnri *i notie pe%te tot0 &r % le %ortai- . lipii pe monitor po%t1it1uri unele lng altele!utarea in&ormaiilor notate pe a%t&el "e bileele v rpe*te &oarte mult "in timpul "e lu$ru. 2in a$ea%t $auz putei $+iar rata unele $ontra$te %au ri%$ai % nu terminai la timp un proie$t. 2e%igur0 bileelele %unt ne$e%are pentru a ,n%emna rapi" in&ormaii. 2ar $um %tpnim a$ea%t puz"erie "e "o$umente <volatile>-

Cum s v organizai nsemnrile

. pot &i "e &olo%: &ormulare tipizate %au ,nto$mite "e "v%. mape "ivizate "e a"re%e agen"e
1

$aiete repertoar regi%tre $u in"e3 blo$note%uri memo "o%are $aiete 4egal 5uablo$6

4a $e trebuie % renunai: Ce trebuie s evitai neaprat ($uvinte1$+eie) % notai in&ormaii importante pe primul bileel a&lat la ,n"emn % &olo%ii &oi mai mi$i "e mrimea '7 % %$riei pe %patele +rtiilor %$ri%e "e(a. /imbol 8

Folosii formulare
/tartul pentru ,mbuntirea organizrii notielor ,l reprezint &olo%irea &ormularelor. 9le pot &i utilizate pentru $omenzi0 $ereri0 o&erte0 evaluri0 &oi "e livrare0 note "e plat0 note "e "i%$uii0 li%te "e prezen0 &a3uri0 plani&i$ri et$. 2a$ &ormularele tipizate nu %e potrive%$ pentru "omeniile "e a$tivitate *i lu$rrile %pe$i&i$e biroului %au &irmei "v%.0 v putei ,nto$mi propriile &ormulare. O abor"are "etaliat a a$e%tei teme !Formularele"0 "in lu$rarea "e baz g%ii ,n $apitolul F 33

Copii !automate" de #ontrol ($uvinte1$+eie) )utei &olo%i un blo$note% $u &oi auto$opiative. :n a$e%t &el vei avea $entralizate $opiile tuturor ,n%emnrilor importante. Originalul merge la a$te0 evitn" a%t&el %trngerea "e +rtii "i%parate. #oto"at0 p%trai $ontrolul a%upra proie$telor nelu$rate0 atta timp $opia $t rmne ,n blo$note%.

Cum s v organizai bileelele $i formularele

Cuprinsul% #el mai important ($uvinte1$+eie) )entru &ie$are $lient0 "i%tribuitor %au partener "e a&a$eri $reai $te un "o$ument pe $are %1l a$tualizai ,n permanen. !ea mai important parte a unui a%t&el "e "o$ument e%te $uprin%ul. 9l $onine0 pe lng a"re%0 tele&on *i &a30 $on"iii agreate "e ambele pri %au in&ormaii importante pentru $lieni. '$e%t $uprin% %e a$tualizeaz ,n permanen *i "a$ e%te ne$e%ar0 %e re,nnoie*te $omplet. 9ventual putei lipi o $arte "e vizit. /imbol 6

Cum s regsii rapid informaiile

)entru $a "v%. *i $olegii "v%. % putei g%i rapi" in&ormaiile ,mprii "o$umentele ,n mai multe pri0 $um ar &i : $uprin% ; in&ormaii "e i"enti&i$are
2

"o$umente $urente breviarul "i%$uiilor o&erte note "e plat $al$ulaii O a%t&el "e map trebuie % &ie la ,n"emn.

2a$ alimentai a$ea%t map regulat $u in&ormaii0 nu vei mai avea ni$io"at probleme $u reg%irea.

&ermenele limit nu se tre# pe bileele

<n $alen"ar a"e$vat termenelor limit pre%upune $a a$e%ta % &ie $omplet. =olo%ii "ou e3emplare pentru $a *i $olegii "v%. % aib a$$e% la ele. 2e a$eea trebuie % inei ,n$ o agen" pentru toi $olegii %au % &olo%ii o tabl %pe$ial. /imbol 7

' alternativ( registrul

2a$ nu v pla$e % $ompletai &ormulare tipizate0 &olo%ii un regi%tru pentru notie. )utei &olo%i un $aiet gro% "e $teva %ute "e pagini0 ,n &ormat '7. )egistrul pentru #olegi ($uvinte1$+eie) )e a$e%ta nu avei $um %1l pier"ei. Numerotai paginile ne%$ri%e pentru $a nimnui % nu1i vin i"eea % le rup. '$e%t regi%tru e%te pentru toi $olegii. =ie$are poate &a$e a"notri $u in"i$area "atei *i a autorului notiei. =ie$are $ite*te *i in&ormaiile $are1l prive%$ *i notiele pentru $eilali $olegi. '%t&el0 &ie$are lu$rtor "intr1un birou %au "intr1o &irm mai mi$ e%te in&ormat permanent a%upra tuturor proie$telor. 2e$i0 nimeni nu poate %u%ine $ nu a *tiut $eva.

*ntrebuinarea registrului pentru notie #urente

>egi%trul poate &i ,ntrebuinat0 "e e3emplu0 *i $n" luai notie ,n timpul unei $onvorbiri tele&oni$e *i $n" v pregtii pentru o "i%$uie. !n" notia nu mai e%te important %au a &o%t tran%$ri% ,n "o$umentele $lientului0 ea poate &i tiat.

Cum s folosii un avizier pentru notie

2a$ "orii % ,ntrebuinai regi%trul "oar pentru propriile notie0 "ar %imii toto"at nevoia "e a nota unele in&ormaii importante pe po%t1it1uri0 &olo%ii un avizier.
3

Avizierul #a #entral de date ($uvinte1$+eie) ?i ai$i0 &ormularele tipizate u*ureaz $itirea notielor. 'vei ,n% gri( % nu pier"ei bileelele. Numai a*a putei ine notiele a$tualizate.

Cum s folosii un biblioraft pentru notie

&ransformai v bileelele n agend ($uvinte1$+eie) =oile volante *i po%t1it1urile %e pot pier"e "e la un birou la altul. 2a$ nu v pla$e % &olo%ii agen"e %au % inei un regi%tru0 &a$ei o agen" "in bileele. =olo%ii un bibliora&t ($la%or) numerotat "e la 1 la @A %au &olo%ii o map %u%pen"at. /imbol 6 Numerotai &ie$are "o%ar "e la 1 la @A *i %$riei pe &ie$are "in el la $e %e re&er. =a$ei un $uprin% pe $are ,l lipii pe partea interioar a biliora&tului pentru o utilizare &a$il *i pentru $eilali. )entru &ie$are a$tivitate %au proie$t a"unai "o$umentele %au $ompletai &ormularele ,n &ormat '7. '$um punei1le ,n or"ine "up "omenii. 2e e3emplu le putei or"ona a%t&el: A1 $ontra$te A8 mo"ele "e %$ri%ori A@ in%tru$iuni A7 &ormulare *i li%te "e $ontrol AB a$or"uri A6 "i%$uii AC a"re%e ale +otelurilor AD "i%tribuitori pentru... AE in&ormaii "e%pre per%oane0 $lieni. /imbol C :n a$e%t &el putei g%i $u u*urin in&ormaiile $are v intere%eaz pentru o anumit tem *i nu mai pier"ei bileelele. ?i $olegii "v%. pot pro&ita "e a$e%t bibliora&t %pe$ial. 2e e3emplu0 "a$ $ineva v ,ntreab "e o a"re% a unui +otel "in Fra*ov0 ,i "ai bibliora&tul AC. 9$onomi%ii timp *i v a(utai *i $olegii. !t timp lip%ii "e la birou0 bibliora&tul poate &i o %ur% "e in&ormaii pentru toi $olegii. =ie$are *tie $ poate g%i in&ormaii $are %1l a(ute ,n "i&erite %ituaii.

Folosii !grmada de h+rtii"

,tii s am+nai? ($uvinte1$+eie) <Grma"a "e +rtii> are avanta(ul $ materialele noi %unt a*ezate pe%te $ele ve$+i. 2in $n" ,n $n"0 grma"a trebuie <aeri%it>. )utei &olo%i a$e%t pro$e"eu *i ,n $azul bileelelor *i po%t1it1urilor. !n" %untei &oarte o$upat0 &olo%ii un $o* %pe$ial pentru a$e%te +rtii. #ot $e nu

putei % lu$rai ime"iat0 $um ar &i pro%pe$te %au revi%te %au tieturi "in ziar0 punei ,n grma"a "e +rtii.

Fa#ei regulat ordine

'ri rm+nei #onse#vent--- ($uvinte1$+eie) 4a intervale regulate0 "e e3emplu0 o "at la 6 %ptmni0 &a$ei or"ine. 'run$ai o trime "in +rtii0 $ele a&late la baza grmezii. '%ta pentru $ materialele a$elea %1au ,nve$+it ,ntre timp *i nu v mai %unt &olo%itoare.

!Aerisii" mai des

--- ori nu le #itii delo# ($uvinte1$+eie) 2a$ pro$e"eul "e mai %u% vi %e pare prea ra"i$al0 aeri%ii "in $n" ,n $n" grma"a "e +rtii. =a$ei o $itire rapi" a lor. N1ar trebui % v ia mai mult "e $teva minute. /ortai notiele $are %e re&er la $+e%tiuni $are %1au rezolvat ,ntre timp. 93$lu"ei +rtiile $are nu v mai intere%eaz0 iar re%tul arun$ai la $o*

Notiele n agend #u h+rtie #opiatoare

'$tele originale $um ar &i $ore%pon"ena0 &a3urile %au $ererile nu pot %ta ,n agen"a $u +rtie $opiatoare. 2e a%emenea0 po%t1it1urile %au bileelele mai mi$i "e$t '7 nu au $e $uta ,n a$ea%t agen". /oluia pentru &irma "v%.: Copiai n agend ($uvinte1$+eie) Ori $opiai %$ri%orile %au notiele ,n agen" *i a"augai pe ele %emne %uplimentare. 2o$umentele originale rmn ,n mapele "e $lient. .#riei n agend ($uvinte1$+eie) Ori %$riei pe +rtii &ormat '7. 'i$i putei &a$e trimitere la "o$umentele $lientului %au la o "i%$uie tele&oni$. <n &ormular v u*ureaz mult mun$a. /imbol D

&estai v #u lista de #ontrol

!ompletai li%ta "e la pagina urmtoare. 2a$ r%pun"ei mai mult "e 8 ori $u <"a>0 trebuie % &olo%ii unul "in pro$e"eele "e%$ri%e mai %u%. /ist de #ontrol pentru administrarea fi$elor da nu 4u$rez mult $u po%t1it1uri!aut "e% a$te "e%pre un $lient:mi lip%e%$ "e% in&ormaii "e%pre preuri!ererile $lienilor nu %unt onorate pentru $ notiele re%pe$tive %1au pier"ut5

!olegii m ,ntreab a"e%ea "e%pre lu$ruri notate pe bileelele mele=a$ "e% e&orturi %1mi aminte%$ in&ormaii notate pe bileelele pier"uteH enervez "e%0 $n" $aut mult timp o in&ormaie2ep*e%$ termenele lu$rrilor:mi lip%e%$ a"e%ea in&ormaii pentru a onora o $erereH enervez a"e%eori0 $n" a"re%ele %unt in$ore$te9vitai +rtiile mi$i. Notai1v "atele pe o +rtie mai mare0 pe $are o putei pune ori pe birou0 ori pe u*. '%t&el ni$i o in&ormaie nu %e pier"e. 2ata Ora Numele :ntrebare !omentarii In&ormaie ) Ob%erva ii

Numele I $ine a $ompletat notia ) I prioritate ("e la 1 la @) Ob%. I ob%ervaii ne$e%are- ("a nu)