Sunteți pe pagina 1din 63

Capitolul I:Mecanismele de acordare a fondurilor europene

Politica de coeziune adoptat de UE nu s-a materializat fr existena fondurilor structurale. Rolul acestora a vizat promovarea unei dezvoltri durabile, echitabile i armonioase a ansamblului economic i social al UE. Diversitatea regional i distribuia difereniat a activitilor industriale au impus intervenia fondurilor structurale pentru dezvoltarea armonioas a regiunilor europene. n vederea realizrii echilibrului financiar necesar ntre regiunile UE s-a conturat politica regional comun, marcat de apariia n 1975 a Fondului European de Dezvoltare Regional. ns, ncepnd cu 1988, caracteristica dominant a politicii regionale UE s-a materializat n creterea transferurilor prin intermediul Fondurilor Structurale i a Fondului de Coeziune. Deoarece se dorea de ctre UE susinerea incubatoarelor de afaceri pentru dezvoltarea IMM-urilor i atragerea investitorilor, alturi de instrumentele structurale specifice politicii de coeziune economic i social au aprut instrumente financiare specifice. n funcie de aria tematic finanat, acestea sunt: agricultura i pescuitul (Fondul European pentru Agricultur i Dezvoltare Rural, Fondul European pentru Pescuit); politica regional (Fondurile Structurale, Fondul de Coeziune); aspecte sociale (Fondul European de Adaptare la Globalizare); mediu (LIFE i Instrumentul Financiar pentru Mediul nconjurtor, Instrumentul Financiar de Protecie civil 2007 2013); integrare european (Fondul de Solidaritate, Fondul European pentru Agricultur i Dezvoltare Rural, Instrumentul de Asisten pentru Preaderare); relaii de cooperare ntre UE i diferite ri (Instrumentul Financiar de Cooperare i Dezvoltare 2007 2013, Instrumentul European pentru Vecintate i Parteneriat, Instrumentul financiar de cooperare cu rile industrializate, Fondul de repatriere al imigranilor 2008-2013, Fondul european pentru integrarea naiunilor lumii a treia, Fondul european pentru refugiai 2008-2013 i Instrumentul de Stabilitate 2007 2013).

Fondul European pentru Agricultur i Dezvoltare Rural sau European Agricultural Fund for Rural Development (FEADR) Instrumentele Politicii Agricole Comune include Fondul European pentru Agricultur i Dezvoltare Rural i Fondul European pentru Pescuit. Disparitile dintre zonele rurale comunitare i limitele mijloacelor financiare ale statelor membre au impus crearea FEADR, ale crui obiective vizeaz: ameliorarea competitivitii agriculturii i siviculturii prin sprijinirea restructurrii, dezvoltrii i inovaiei; ameliorarea mediului i a spaiului rural, prin sprijinirea gestionrii terenurilor; ameliorarea calitii vieii n mediul rural i promovarea diversificrii activitilor economice. Fiecare stat membru are obligativitatea depunerii unui plan strategic naional pentru a beneficia de FEADR, plan ce cuprinde: evaluarea economic, social i ecologic detaliat, prezentarea posibilitilor de dezvoltare, strategia de dezvoltare potrivit orientrilor UE, 1

prioritile tematice i teritoriale de dezvoltare rural, lista programelor de dezvoltare rural. Fiecare program acoper perioada cuprins ntre 1 ianuarie 2007 31 decembrie 2013. Un stat membru UE poate prezenta un program unic acoperitor ntregului su teritoriu sau o serie de programe regionale (cu prezentare spre aprobare a cadrului naional cu elementele comune tuturor programelor). Fondul European pentru pescuit sau European Fisheries Fund (FEP) - evideniat prin: - a nlocuit din 1 ianuarie 2007 Instrumentul Financiar de Orientare pentru Pescuit; - finaneaz doar Politica Comun pentru pescuit; - are o linie bugetar de 4,963 miliarde euro pentru UE. Fondurile Structurale - reprezint mecanismul de baz al UE pentru realizarea coeziunii economico-sociale; - include: Fondul Social European i Fondul de Dezvoltare Regional Fondul Social European (FSE) - principalul instrument al politicii sociale europene caracterizat prin: - rol: perfecionarea funcionrii pieei muncii n diferite ri i reintegrarea omerilor pe piaa muncii; - implementeaz Strategia european de ocupare a forei de munc; - finaneaz formarea profesional, reconversia profesional i msurile ce permit crearea de locuri de munc; - obiectiv agregat al FSE: sprijinirea statelor n anticiparea i gestionarea eficient a schimbrilor economice i sociale (Regulamentul Parlamentului European i Consiliului nr.1081/2006) Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR) - deine ponderea cea mai mare n cadrul fondurilor structurale i se individualizeaz prin: - misiune: reducerea disparitilor interregionale la nivel UE (art.160 Tratat UE); - direciile de intervenie stabilite n Reglementarea Parlamentului European i Consiliului nr. 1083/2006; - rol FEDR n politica de dezvoltare regional: modernizarea i diversificarea structurii economice a statelor membre i regiunilor prioritare, modernizarea infrastructurii de baz n domeniile transporturi, telecomunicaii, reele energetice, mediu, alimentare cu ap, extinderea capacitii instituionale ale administraiei publice, centrale i regionale, inovare i economia cunoaterii, mediu i prevenirea riscurilor, acces la serviciile de transport i telecomunicaii, dezvoltarea activitii economice i sociale transfrontaliere, stabilirea i elaborarea cooperrii trasnaionale, consolidrii eficienei politicii regionale. Fondul de Coeziune(FC) individualizat prin: - Actul Unic European (1986): cristalizare concept de coeziune econ.-social; - Tratat de la Maastrich (1992): creare Fond de Coeziune pentru a finana proiectele privind dezvoltarea infrastructurilor de mediu i transport n trile membre ce nregistreaz un PNB (produs naional brut) per locuitor sub 90% din media comunitar;

- ofer asisten financiar pentru elab.studiilor preliminare ce urmau a fi implementate i a studiilor comparative, de impact, de monitorizare, pentru activitatea de publicitate i pentru campania de informare; - obiectiv (azi): consolidarea coeziunii economico-sociale la nivel UE, promovarea dezvoltrii durabile (dezvoltarea reelei de transport transeuropean i protecia mediului nconjurtor); - aproximativ 167,2 milioane locuitori din UE triesc n regiunile ce beneficiaz de FC. Raportul Comisiei Europene din 20 octombrie 2005 a evideniat apariia unui nou instrument financiar de solidaritate: Fondul European de Adaptare la Globalizare sau European Globalisation Adjustment Fund (FEAG). Acesta asist financiar lucrtorii dislocai de pe piaa muncii, pe seama incapacitii unor sectoare de activitate de a face fa competiiei extinse. FEAG finaneaz anual reinseria i reciclarea profesional a aproximativ 35.000 50.000 lucrtori afectai de efectele globalizrii. LIFE i Instrumentul financiar pentru mediul nconjurtor 2007 2013 - caracterizat prin: - este noul instrument financiar al Politicii comunitare de mediu, oferind finanare n 27 de state membre UE; - are un buget de 2,143 miliarde de euro pentru actuala perioad de programare; - este structurat pe 3 componente strategice: LIFE + Natur i Biodiversitate; LIFE + Politic de Mediu i Administraie; LIFE + Informare i Comunicare. Instrumentul Financiar de Protecie Civil sau The Civil Protection Financial Instrument (IFPC) - individualizat prin: - Mecanismul Comunitar de Protecie Civil (2000 2006) a fost substituit de IFPC; - asigur asisten financiar n situaii de urgen, de tipul catastrofelor naturale, atentatelor teroriste (inclusiv n cazul terorismului chimic, biologic, radiologic i nuclear) i accidentelor tehnologice, radiologice sau de mediu; - scop: facilitarea cooperrii interstatale pentru prevenirea i reducerea efectelor determinate de situaiile de criz i pentru mbuntirea gradului de pregtire al cetenilor UE referitor la capacitatea de rspuns la situaii de urgen; instruirea autoritilor naionale de protecie civil i dotarea acestora cu echipamentul logistic necesar pentru a interveni n rezolvarea situaiilor de criz i pentru mbuntirea sistemelor de detectare i avertizare a dezastrelor i dotarea factorilor de decizie cu acestea. Totodat, Comisia European angajeaz mijloace de transport necesare pentru personalul proteciei civile din statul afectat, dac autoritile naionale nu se pot deplasa la locul producerii unui dezastru. Fondul European de Solidaritate sau The European Union Solidarity Fund (FES) caracterizat prin: 3

- creare n 2002, ca urmare a inundaiilor ce au afectat Frana, Germania, Austria i Republica Ceh; - obiectiv: exprimarea solidaritii UE fa de populaia statelor membre sau n curs de aderare, afectat de un dezastru natural major; - criteriile dup care funcioneaz: la nivel naional, pierderile estimate nsumeaz 3 miliarde euro (n preurile anului 2002) sau depesc 0,6% din venitul naional brut; la nivel regional, pierderile estimate nu ating valoarea de 3 miliarde Euro, dar afecteaz cea mai mare parte a populaiei i au un impact negativ major i de durat asupra stabilitii economice a regiunii respective i/sau asupra condiiilor de via a populaiei. Asistena anual alocat sub incidena acestui criteriu nu poate depi 7,5% din suma alocat anual acestui fond (adic 75 milioane de Euro); - scopurile aciunilor eligibile finanate prin FES sunt: reabilitarea imediat a infrastructurii n zonele calamitate, a uzinelor electrice, uzinelor de ap, a telecomunicaiilor, transportului, sntii i educaiei; asigurarea de locuine temporare i servicii de salvare pentru populaia afectat; msuri imediate de protejare a patrimoniului cultural; curarea imediat a zonelor calamitate, inclusiv a zonelor naturale. Instrumentul de Asisten pentru Pre-aderare sau Instrument for Pre-accession Assistance (IAP) - caracterizat prin: - a fost creat pentru asistarea financiar a statelor candidate la UE i a celor cu statut de candidat potenial" n procesul de armonizare treptat a politicilor interne cu cele comunitare; - rol: substituirea instrumentelor financiare pre-aderare Phare, IPSA, SAPARD, CARDS; - activitile finanate din IAP: tranziie i dezvoltare instituional, cooperare transfrontalier, dezvoltare regional, dezvoltarea resurselor umane i dezvoltarea rural. Instrumentul Financiar de Cooperare i Dezvoltare 2007-2013 sau Cooperation and Development Financial Instrument (IFCD) - caracterizat prin: - obiectiv: cooperarea internaional pentru eradicarea srciei n regiunile i statele partenere, pentru dezvoltare durabil; - a permis adoptarea n 08.09.2000 de ctre ONU a Obiectivelor de Dezvoltare ale Mileniului Instrumentul European pentru Vecintate i Parteneriat sau European Neighbourhood and Partnership Instrument (IEVP) Reforma instrumentelor financiare comunitare a permis ca la 1 ianuarie 2007 s aib loc substituirea vechilor programe de cooperare geografic TACIS, MEDA, EIDHR de ctre IEVP. Acesta se evideniaz prin: - scop: stimuleaz cooperarea i integrarea economic progresiv n UE a statelor asociate (Algeria, Armenia, Autoritatea Palestin n Cisiordania i Fia Gaza, Azerbaigian, Belorusia, Egipt, Federaia Rus, Georgia, Israel, Iordania, Liban, Libia, Maroc, Moldova, 4

Siria, Tunisia i Ucraina), precum i implementarea acordurilor de colaborare i cooperare, a acordurilor de asociere i a altor tipuri de acorduri; - cofinanarea asistenei financiare de statele beneficiare prin fondurile publice, contribuiile beneficiarilor sau din alte surse Instrumentul Financiar de Cooperare cu rile industrializate sau Cooperation with Industrialized Countries Financial Instrument (IFCI) individualizat prin: - obiectiv: dezvoltarea relaiilor de cooperare bilateral, regional sau multilateral pe probleme economice, financiare i tehnice cu statele industrializate sau cele cu nivel ridicat de cretere economic (Australia, Bahrain, Brunei, Canada, Taipei, Hong Kong, Japonia, Coreea de Sud, Kuweit, Macao, Noua Zeeiland, Oman, Qatar, Arabia Saudit, Singapore, Emiratele Arabe Unite i Statele Unite). Programul General de Solidaritate i Gestiune a Fluxurilor Migratorii - a stabilit: Fondul de Repatriere al Imigranilor sau European Fund of Return (FRI) cu buget de 676 milioane de euro, activ n perioada 2008-2013 i care ofer finanare statelor membre pentru eforturile de repatriere a imigranilor provenii din diferite ri; Fondul European pentru integrarea naiunilor lumii a treia sau European Fund for the Integration of National Third Countries (FEINLT) cu buget de 825 milioane de euro, activ pe perioada 2007 2013 i care ofer sprijin rilor membre UE pentru eforturile de integrare n UE a cetenilor din lumea a treia (indiferent de statutul economic, social, cultural, de apartenen religioas sau etnic). Instrumentul de Stabilitate sau Instrument of Stability (IS) individualizat prin: - are buget de 2.062 milioane de euro; - scopul: ajutor i rspuns la situaii de criz sau de criz incipient: pentru a rspunde unei situaii de urgen, criz sau criz incipient, unei situaii care presupune ameninare pentru democraie i ordinea public, protecia drepturilor omului i a libertilor fundamentale, securitatea i protecia cetenilor sau n cazul unei situaii care poate devia ntr-un conflict armat; asisten n condiiile stabilite pentru cooperare: Uniunea European va acorda asisten tehnic i financiar pentru crearea unor infrastructuri instituionale de importan critic pentru prevenirea situaiilor de criz i pentru a aciona n mod eficient dup situaiile de criz (n cazul unor atentate cu ageni chimici, arme biologice, radiologice sau nucleare, etc.).

Capitolul II:Instituiile naionale gestionare a fondurilor externe nerambursabile post-aderare


Cadrul instituional al gestionrii fondurilor europene (stabilit prin HG nr.457/2008) este coordonat la nivel naional de Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale (ACIS) i asigurat de ministere prin Autoritatea de Management, care la nivel teritorial sau tematic este ajutat de organismele Intermediare (structuri unde beneficiarii proiectelor pot depune dosarele). Autoritatea pentru coordonarea instrumentelor structurale (ACIS) - are atribuii i responsabiliti pt.asistena financiar de pre-aderare i pentru coordonarea gestionrii fondurilor structurale i de coeziune; - coordoneaz pregtirea i funcionarea cadrului legislativ, instituional i procedural pentru gestionarea instrumentelor structurale, programnd, monitoriznd i evalund folosirea asistenei financiare nerambursabile; - atribuii: elaboreaz i modific legislaia privind cadrul instituional i procedural de coordonare i aplicare a instrumentelor structurale, urmrind realizarea eficienei i armonizrii procesului de gestionare a acestora (dup consultarea autoritilor cu atribuii n domeniu), conturnd punctele de vedere i propunerile de modificare a legislaiei referitoare la gestionarea instrumentelor structurale; asigur dezvoltarea i funcionarea mecanismului de coordonare a gestionrii instrumentelor structurale, monitoriznd i sprijinind aciunile pentru dezvoltarea capacitii administrative a tuturor structurilor implicate n gestionarea instrumentelor structurale; elaboreaz ghiduri i ndrumare pentru dezvoltarea procedurilor de gestionare a instrumentelor structurale, realiznd o abordare unitar a cadrului procedural, motiv pentru care analizeaz i formuleaz recomandri pt.mbuntirea procedurilor de implementare a programelor operaionale; elaboreaz, modific, avizeaz legislaia privind eligibilitatea cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate din instrumente structurale; coordoneaz elaborarea i actualizarea Planului Naional de Dezvoltare (PND), i, implicit a Cadrului Strategic Naional de Referin (CSNR); coordoneaz elaborarea i modificarea programelor operaionale i a Documentelor cadru de implementare aferente, realiznd corelarea acestora, precum i concordana cu regulamentele comunitare i cu CSNR; analizeaz, mpreun cu Autoritatea de certificare i plat (ACP) i cu autoritile de management, posibilitile cu privire la necesitatea i oportunitatea realocrii de fonduri ntre programele operaionale; avizeaz, mpreun cu ACP, documentele elaborate de autoritile de management pt.fundamentarea programrii bugetare a surselor ce reprezint fonduri externe nerambursabile primite din instrumentele structurale, precum i a celor alocate de bugetul de stat pentru prefinanare, cofinanare i finanare a cheltuielilor neeligibile;

monitorizeaz aplicarea CSNR i coordoneaz procesul de monitorizare a programelor operaionale; asigur armonizarea cadrului legal i procedural pentru funcionarea comitetelor de monitorizare ale programelor operaionale i participarea ca membru la reuniunile acestora; particip la reuniunile anuale cu Comisia European pt.examinarea progresului implementrii programelor operaionale; coordoneaz procesul de evaluare a gestionrii instrumentelor structurale, inclusiv prin evaluri de natur operaional i/sau strategic, precum i activitile de construcie i ntrire a capacitii de evaluare; coordoneaz sistemul de indicatori utilizai n monitorizarea i evalueaz programele operaionale i a CSNR, pentru identificarea progresului i efectelor acestora; coordoneaz elaborarea, actualizarea i implementarea Strategiei naionale de comunicare privind instrumentele structurale i asigur coordonarea activitilor de informare, comunicare i publicitate n domeniul instrumentelor structurale pt. corelarea aciunilor i armonizrii mesajelor; gestioneaz procesul de realizare, dezvoltare i funcionare a Centrului de informare privind instrumentele structurale (dotat cu pagin web - www.fonduri-ue.ro i call center, destinate instrumentelor structurale), realiznd, n colaborare cu autoritile de management, accesul potenialilor beneficiari i al publicului larg la informaii actualizate specifice. Autoritatea de Management - exist o autoritate de management pentru fiecare program operaional; - atribuii: contribuie la elaborarea i modificarea CSNR i rspunde pentru utilizarea eficient, efectiv i transparent a fondurilor din care se finaneaz programul operaional gestionat, negociind cu Comisia European programul operaional elaborat pe care l gestioneaz; analizeaz i propune modificri ale programului operaional i le nainteaz comitetului de monitorizare aferent; asigur corelarea operaiunilor din programul operaional aflat n gestiune cu cele din celelalte programe finanate din instrumente structurale i, dac este cazul, cu programele operaionale finanate din FEADR i FEP, sub coordonarea ACIS; elaboreaz i modific Documentul Cadru de Implementare (DCI) pentru programele operaionale aferente obiectivului de convergen, n concordan cu obiectivele i prioritile stabilite prin programul operaional, acesta fiind ulterior, supus avizrii Ministerului Finanelor Publice; elaboreaz i modific DCI sau documentele echivalente pentru programele operaionale aferente obiectivului cooperare teritorial european, n concordan cu obiectivele i prioritile stabilite prin programul operaional, i ulterior, l supune aprobrii comitetului de monitorizare;
elaboreaz criteriile de evaluare i selecie a proiectelor pentru programul operaional aflat n gestiune i supune aprobrii comitetului de monitorizare aferent criteriilor de selecie; particip la reuniunile anuale cu Comisia European pentru examinarea progresului implementrii programului operaional gestionat, informeaz comitetul de monitorizare cu privire la

observaiile Comisiei Europene i colaboreaz cu ACIS i Autoritatea de Certificare i Plat pentru ntreprinderea aciunilor necesare n soluionarea observaiilor; asigur prevenirea neregulilor, identific neregulile, constat creanele bugetare i asigur recuperarea sumelor rezultate din nereguli, n limita competenelor; transmite la ACP (Autoritatea de Certificare i Plat) rapoartele privind neregulile identificate i sumele pltite necuvenit, precum i rapoarte privind recuperarea sumelor pltite necuvenit, a celor neutilizate i a celor rezultate din nereguli; elaboreaz descrierea sistemelor de management i control pentru programul operaional gestionat, ndeplinind obligaiilor legate de informare i publicitate (potrivit prevederilor Comisiei Europene), motiv pentru care colaboreaz cu ACIS pentru realizarea activitilor de informare

privind instrumentele structurale; ncheie contracte de finanare cu beneficiarii proiectelor aprobate, prin care se asigur de respectarea condiiilor specifice referitoare la implementarea proiectului, n conformitate cu regulamentele comunitare aplicabile i cu legislaia naional n vigoare; elaboreaz documentele necesare n vederea fundamentrii programrii bugetare a surselor reprezentnd fonduri externe nerambursabile primite din instrumentele structurale, precum i a celor alocate de bugetul de stat pentru prefinanarea, cofinanarea i finanarea cheltuielilor neeligibile; verific ndeplinirea condiiilor pentru plata prefinanrii ctre beneficiari, autorizeaz plata acesteia, efectueaz plata, dup caz, i, ulterior, asigur recuperarea prefinanrii; autorizeaz plile, elaboreaz i transmite ctre ACP cererile de rambursare i/sau declaraiile de cheltuieli validate i efectueaz plile ctre beneficiar, dup caz; iniiaz i promoveaz propuneri legislative n vederea mbuntirii condiiilor de aplicare a programului operaional pe care l gestioneaz.
Autoritatea de Certificare i Plat (ACP) - reglementat de: Ordonana Guvernului nr.29 din 2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinanrii i a cofinanrii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul naional de dezvoltare, n bugetul instituiilor implicate n gestionarea instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, art. 1 alin. (2) lit. C); - atribuii: asigur transmiterea la Comisia European, pn la data de 30 aprilie a fiecrui an, a previziunilor cererilor de plat care vor fi transmise pentru acel an, precum i pentru anul urmtor; asigur deschiderea i gestionarea contului/conturilor necesare primirii de la Comisia European a prefinanrii, plilor intermediare i finale aferente programelor operaionale pentru care autoritatea de management se afl n Romnia; efectueaz plile ctre beneficiari din instrumente structurale i din cofinanarea asigurat de la bugetul de stat, n cazul Programului operaional sectorial "Transport" i Programului operaional sectorial "Mediu"; efectueaz transferul sumelor din FEDR, FSE i IPA ctre unitile de plat ale autoritilor de management pentru restul programelor operaionale; efectueaz coreciile financiare, conform regulamentelor europene; avizeaz i, dup caz, propune modificarea legislaiei privind eligibilitatea cheltuielilor efectuate n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale;

colaboreaz cu ACIS i cu autoritile de management la analizarea necesitii i oportunitii realocrii de fonduri ntre programele operaionale; avizeaz proiectul de ordin comun al ministrului economiei i finanelor i al ministrului coordonator al Autoritii de Management pentru aprobarea documentelor-cadru de implementare a programelor operaionale i a modificrilor acestora; particip la comitetele de monitorizare pentru programele operaionale organizate de autoritile de management; centralizeaz i comunic Departamentului pentru Lupta Antifraud (DLAF) neregulile ce i-au fost raportate de ctre autoritile de management, organismele intermediare i/sau autoritatea de audit, precum i cele rezultate din constatrile proprii. Organismele intermediare - au atribuii delegate de la autoritatea de management pt.aplicarea programului operaional aflat n gestiune.

Capitolul III: Managementul proiectelor finanate din fonduri externe nerambursate post-aderare
Managementului proiectelor aspecte generale Ciclul unui proiect are ase stadii interdependente (identificarea, pregtirea, formularea, finanarea, implementarea i evaluarea), iar procesul de coordonare a unui proiect se numete managementul proiectului. Principiile generale ale managementului proiectului sunt urmtoarele: realizarea proiectului la parametrii de calitate propui (parametrii de calitate pot fi standarde, normative, standardele ISO, proceduri stabilite n interiorul proiectului, etc.). n funcie de tipul proiectului, parametrii de calitate pot fi urmrii pe faze i ei implic certificarea calitii materialelor, echipamentelor, lucrrilor i serviciilor; ncadrarea n bugetul alocat. Aceasta presupune analiza costurilor (informaii privind preurile, indici de cost, etc.) i evaluarea acestora. Costurile proiectului trebuie permanent monitorizate prin intermediul unor evidene riguroase inute pentru avansuri, pli intermediare, pli suplimentare, garanii, etc.; respectarea duratei de implementare a proiectului. Deoarece depunerea declaraiilor de cheltuieli i revizuirea fazelor proiectului sunt dou operaiuni distincte ce au loc ciclic, elaborarea liniilor directoare de implementare a proiectului trebuie s permit acoperirea cerinelor standard, punerea la punct a sistemului de eviden documentar (ce s asigure pstrarea corespondenei i documentelor), motiv pentru sunt elaborate ghiduri complexe pentru ntrajutorare n viitor. Menionm de asemenea faptul c, comunicarea referitoare la activitile specifice contractului se realizeaz prin notificri, scrisori i rapoarte, motiv pentru care managementul execuiei proiectului presupune urmrirea indicatorilor cheie. Monitorizarea i controlul privind implementarea proiectului se realizeaz de ctre Autoritatea de Management / Organismul Intermediar, pe baza indicatorilor fizici, financiari i de performan stabilii n "Cererea de Finanare". Dac cu ocazia verificrilor se constat ntrzieri i/sau abateri semnificative, beneficiarul va fi notificat n vederea remedierii acestora (termele de remediere fiind stabilite de ctre Organismul Intermediar/Autoritatea de Management). ns, dac neconformitile nu se remediaz la termenele stabilite, are loc sistarea temporar a rambursrii de autoritatea competent, ceea ce genereaz noi termene de conformare. Dac aceste termene nu sunt respectate, are loc rezilierea contractului fr punere n ntrziere, fr intervenia instaniei de judecat i fr alt formalitate. Procedura de modificare a contractului Modificrile substaniale la contract (schimbarea Cerinelor particulare, modificarea defalcrii costurilor, etc...) se realizeaz prin act adiional la contract semnat de prile contractante, document ce nu schimb fundamental natura contractului original. Aceste modificri substaniale se refer la: modificarea scopului lucrrilor, respectiv, restrngerea parial, extinderea sau nlocuirea activitii sau extinderea n timp i/sau alocarea unor resurse suplimentare pentru a acoperi activiti suplimentare, legate de finalizarea Cerinelor particulare, avnd ca rezultat creterea valorii bugetului total al contractului. 10

Bugetarea proiectului Bugetul proiectarea i planificarea acestului reprezint prioriti importante ale activitii factorilor implicai, motiv pentru care, calendarul activitilor stabilite n buget e transpus n date, iar pentru activitile concrete se precizeaz valoarea financiar, numrul de beneficiari, resursele necesare pentru fiecare activitate propus. Orice activitate bugetat e divizat n subactiviti bugetate. Cea mai important resurs n proiect este resursa uman, iar cheltuielile cu aceasta includ cheltuielile cu personalul i asimilatele acestora (impozitele salariale i patronale), cheltuielile cu cazarea, transportul i diurna specifice personalului. La estimarea cheltuielilor cu resursele materiale i financiare se ine cont de necesarul de echipamente, bunuri i servicii, de efectele inflaiei asupra preurilor. La elaborarea bugetului poate s apar riscul ca unele activiti derulate concomitent s nu poat fi implementate, deoarece necesit aceeai resurs uman i/sau material (ex.: activitatea de formare pe diferite module unde lucreaz aceeai formatori, se folosesc aceleai echipamente, dar exist ali cursani). Pentru fundamentarea bugetului se va ine seama de legislaia n vigoare ce stabilete regulile de eligibilitate, cheltuielile eligibile i neeligibile, valoarea minim i maxim a finanrii, valoarea minim a cofinanrii (contribuia solicitantului), procentul maxim de finanare ce poate fi alocat pe fiecrui capitol de cheltuial. Pentru fiecare cheltuial prevzut n proiect se va identifica sursa de finanare, urmrindu-se eficientizarea raportului cost beneficiu. Valoarea total a bugetului proiectului este foarte important, iar orice omisiune n planificarea bugetului genereaz solicitarea de fonduri suplimentare sau solicitarea de modificare a bugetului. n schimb ns, supradimensionarea bugetului determin modificarea acestuia, n sensul acordrii unei sume mai mici dect cea solicitat iniial prin proiect. Bugetul aprobat va fi trecut n contractul de finanare, dar obligaia major a beneficiarului este de a asigura finanarea. Managementul plilor
Un rol important n managementul plilor revine responsabilul financiar, care: este obligat s aib o eviden la zi a plilor, o previzionare pt.luna n curs i estimarea permanent a costului final al contractului; trebuie s verifice dac documentele de plat sunt corecte i complete, s urmreasc traseul acestora. Procedura cererii de rambursare de fonduri "Cererea (verificat) de rambursare" e nsoit de dosarul cu documentele relevante, iar Autoritatea de Management autorizeaz plata cheltuielilor eligibile solicitate n contul beneficiarului. Prin cerere, beneficiarul solicit spre rambursare doar a cheltuielilor eligibile din proiect, cheltuielilor realizate i pltite n perioada de eligibilitate, pentru care exist documente justificative verificabile i auditabile. Pentru asigurarea resurselor financiare necesare nceperii derulrii contractelor, beneficiarul poate solicita prefinanarea, motiv pentru care completeaz "Cerere de prefinanare". Prefinanarea difer n funcie de tipul contractului (cu sau fr ajutor de stat), al beneficiarului, de durata de implementare, de tipul de activiti derulate n cadrul proiectului. Dosarul de prefinanare ce trebuie ntocmit

conine: - "Cererea de Prefinanare", n original, conform anexei la "Contractul de Finanare" ncheiat ntre beneficiar i Autoritatea de Management; 11

- adresa oficial, n original, de la Trezoreria Statului dovada deschiderii de ctre beneficiar a contului pentru gestionarea sumelor aferente proiectului finanat din instrumente structurale i din fonduri aferente cofinanrii sau prefinanrii acestora de la bugetul de stat (dac e cazul); - "Contractul de finanare" ncheiat ntre beneficiar i Autoritatea de Management; - "Contractul de prestare de servicii/execuie de lucrri" ncheiat ntre beneficiar i contractor (dac e cazul). Obinerea prefinanrii d posibilitatea beneficiarului s plteasc facturile n avans sau s plteasc pentru serviciile prestate i lucrrile executate. n termen de 6 luni de la data efectirii transferului de fonduri aferente prefinanrii, beneficiarul prezint justificrile achiziionrii de servicii sau executrii de lucrri, prin transmiterea ctre Autoritatea de Management /Organismul Intermediar a primei "Cereri de rambursare", n caz contrar, suma prefinanrii se restituie. Dosarul cererii de rambursare ce trebuie ntocmit conine: - "Cererea de Rambursare" (original); - "Raport privind cheltuielile neeligibile" (original) dac e cazul; - "Raport privind cheltuielile cu salariile" (original) dac e cazul; - "Raport privind situaia sumelor rambursabile i nerambursabile la data de..." (original) dac e cazul; - "Raport lunar de progres tehnic" (original) dac e cazul; - "Balan contabil lunar" distinct pe activitile din cadrul proiectului (original); - "Facturi" (copie); - "Ordine de plat, chitane/bonuri fiscale (BF)" (copie); - "Extrase de cont bancar" (copie); - "Garanii de bun execuie" (copie) dac e cazul; - "Centralizatoare de lucrri" (copie) dac e cazul; - "Situaii de plat" (copie); - "Ordine de variaie" (copie) dac e cazul; - "Devize pentru servicii" (copie) dac e cazul; - "Fie de pontaj sau prezen a personalului angajat" (copie); - Documentele beneficiarului ce reprezint prob pentru recepia studiilor specifice i a rapoartelor (copie) dac e cazul; - "Procese verbale pe faze determinante" (copie); - Alte documente relevante (notificri, note, decizii, adrese, etc...) Cheltuielile eligibile realizate i justificate cu facturi, ordine de plat i alte documente relevante se trec n "Situaia aferent cheltuielilor eligibile" efectuate n perioada de referin pentru care se solicit rambursarea.

12

Capitolul IV: Aspecte generale referitoare la implementarea proiectelor


Nereguli i corecii financiare Neregulile reprezint un concept definit conform prevederilor OG nr.79/2003. Acestea sunt diverse, iar clasificarea acestora se face dup urmtoarele criterii: dup cauzalitate: intenionate (fraude) i neintenionate; dup impact: cu impact financiar i cu impact non financiar; dup frecven: sistemice i specifice. Neregulile n contractele supuse directivelor de achiziie public ale UE provin din: neconformarea cu procedurile de publicitate; atribuirea contractelor fr competiie, n absena unei urgene extreme cauzate de evenimente neprevzute; lucrri sau servicii adiionale care depesc limita stabilit de directivele prevzute n circumstane neprevzute; nedeclararea tuturor criteriilor de selecie i de atribuire a contractelor n documentele sau notificrile de licitaie; aplicarea unui criteriu ilegal de selecie a contractului; selectare ilegal i/sau criterii de atribuire a contractului stabilite n procedura de licitaie; determinarea insuficient sau discriminatorie a obiectului contractului; negocierea n timpul procedurii de atribuire; reducerea obiectivului contractului; Neregulile n contractele nesupuse sau supuse incomplet directivelor de achiziie public ale UE provin din: neconformarea cu cerina privind gradul adecvat de publicitate i transparen; atribuirea contractelor fr competiie n absena unei urgene extreme cauzate de evenimente neprevzute sau de lucrri i servicii complementare cauzate de circumstane neprevzute; aplicarea unei selecii ilegale i/sau a unor criterii de atribuire a contractului; nclcarea principiului tratamentului egal. Din neregulile i/sau fraudele prezentate anterior pot rezulta creane bugetare (numite corecii financiare) . Scopul coreciilor const n ndreptarea unei situaii prin care s se asigure c 100% din costurile declarate pentru cofinanare din fondurile structurale sunt utilizate conform reglementrilor aplicabile la nivel naional i al UE. Coreciile pot fi aplicate n % ntre 5% - 100% din cheltuielile declarate. n procesul de gestionare a fondurilor europene intervine i debitorul. Acest debitor poate fi: operatorul economic n calitate de debitor sau reprezentantul su, care a beneficiat n mod necuvenit de sume din fonduri comunitare i/sau din fonduri de cofinanare aferente ca urmare a unei nereguli i/sau fraude; instituia/persoana care i asum obligatia la plat a debitorului, printr-un angajament de plat sau printr-un alt act ncheiat n form autentic, cu asigurarea unei garantii reale la nivelul obligatiei la plat; alte instituii/persoane, n condiiile legii.

13

Recuperarea creanelor Procedura de recuperare a creanelor bugetare menionate cuprinde dou etape: 1) constatarea care este de fapt activitatea de control prin care se stabilete i se individualizeaz obligaia de plat sub forma unui titlu de crean Beneficiarul este anunat de ctre echipa de control, prin notificare referitoare la data declanrii aciunii, preciznd scopul i durata acesteia. Obiectul controlului/auditului const n verificarea respectrii legalitii i regularitilor n folosirea i administrarea fondurilor nerambursabile, precum i a fondurilor de cofinanare aferente, pentru identificarea neregulilor, gestionrilor financiare defectuoase i a fraudelor, a stabilirii eventualelor prejudicii. Controlul se efectueaz n totalitate sau prin sondaj, n raport cu complexitatea activitii i operaiunile supuse verificrii, valoarea i natura bunurilor, precum i frecvena abaterilor constatate anterior, cuprinznd un numr reprezentativ de operaiuni care s permit tragerea unor concluzii ntemeiate. Beneficiarul are obligaia de a oferi la termenele stabilite toate datele i documentele solicitate. Misiunea de verificare se finalizeaz prin ntocmirea unui "Proces Verbal de Constatare" i care trebuie s conin: a) datele de identificare a organelor de control i a persoanelor responsabile din structura controlat, sediul acesteia i locurile unde s-a desfurat controlul; b) descrierea contextului n care s-au produs neregulile/frauda, actele normative nclcate, creana bugetar, cu defalcarea acesteia pe bugetele afectate, inclusiv fondurile europene, precum i persoanele rspunztoare; c) conturile bancare unde urmeaz a fi recuperate creanele bugetare; d) ntregul material probant care a condus la stabilirea constatrilor se constituie ca anexe. "Procesul Verbal de Constatare" prin care Autoritatea de Management notific beneficiarul cu privire la restituirea unor sume considerate a nu fi eligibile sau rezultate ca urmare a neregulilor sau a comiterii unor fraude este titlu de crean. 2) recuperarea propriu-zis a creanei bugetare se realizeaz prin plata voluntar, deducerea din declaraiile ulterioare de cheltuieli, prin executare silit sau prin alte modaliti prevzute de lege. Autoritatea de Management transmite ctre beneficiar, notificarea cu privire la debit, document n care sunt nscrise motivele pentru care este solicitat achitarea creanei bugetare i posibilitile de stingere a acesteia (prin plata voluntar sau prin reinerea din urmtoarele Cereri de rambursare), conturile n care se poate efectua plata, accesoriile i costurile bancare legate de obligaiile de plat. Publicitatea i informarea n cadrul proiectului Msurile de informare i publicitate se realizeaz de ctre Beneficiar conform anexei specifice ataat "Contractului de finanare", iar pentru aplicarea acestora poart ntreaga rspundere beneficiarul. De asemenea, acesta se oblig s foloseasc pentru toate produsele de comunicare realizate n cadrul proiectului, o serie de elemente, n ordine prestabilit (sigla Uniunii Europene, sigla Guvernului Romniei, precum i sigla Instrumentelor Structurale, nsoite de meniunea Proiect finanat prin ........). Respectarea regulilor de informare i publicitate de ctre Beneficiar este verificat de ctre Autoritatea de Management/ Organismul Intermediar. Dac Autoritatea de Management/Organismul Intermediar va 14

constata c Beneficiarul nu a respectat regulile de informare i publicitate menionate n anexa specific la "Contractul de finanare Msuri de informare i publicitate", cheltuielile efectuate de Beneficiar pentru punerea n aplicare a acestor msuri nu vor fi considerate eligibile. Fiecare Program Operaional este nsoit de un Manual de Identitate Vizual, iar prevederile acestuia sunt parte integrant a contractelor de finanare ncheiate n cadrul programelor finanate de UE ntre Autoritile de Management/ Organismele Intermediare i beneficiari. Autoritile de Management, Organismele Intermediare i beneficiarii trebuie s prevad resursele bugetare corespunztoare pentru activitile i produsele de informare i comunicare, motiv pentru care elaboreaz diverse manuale cu scopul de a prezenta: elementele care trebuie folosite n vederea promovrii identitii vizuale a UE i a Instrumentelor Structurale n Romnia, inclusiv exemple grafice; regulile de utilizare a acestor elemente; situaiile n care excepii de la aceste reguli sunt permise. Proiectele i programele cofinanate de ctre UE au obligaia de a face referire la faptul c UE asigur cofinanarea pentru acestea i de a face cunoscute activitile care beneficiaz de finanare. Eligibilitatea cheltuielilor Condiiile generale ce trebuie s fie ndeplinite cumulativ de ch eltuieli pentru a fi eligibile sunt: a) s fie efectiv pltit de ctre beneficiar, ntre 1 ianuarie 2007 si 31 decembrie 2015, dac Autoritatea de management nu decide altfel prin contractul de finanare; b) s fie nsoit de facturi, n conformitate cu prevederile legislaiei naionale, sau de alte documente contabile cu valoare probatorie, echivalent facturilor, pe baza crora cheltuielile s poat fi auditate si identificate; c) s fie n conformitate cu prevederile "Contractului de finanare" ncheiat de ctre Autoritatea de Management sau Organismul Intermediar, pentru i n numele acesteia, pentru aprobarea operaiunii, cu respectarea art. 54(5) i art. 60 din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006; d) s fie conform cu prevederile legislaiei naionale i comunitare. Pentru fiecare Program Operaional sunt stabilite i reguli specifice de eligibilitate i anume: - cheltuielile s fie efectiv pltite de ctre beneficiar de la data semnrii contractului de finanare; - cheltuielile s fie necesare activitilor din cadrul proiectului; - cheltuielile s fie prevzute n bugetul estimativ i n detalierea bugetului din cererea de finanare; - cheltuielile s fie efectuate n baza principiului unui management financiar riguros, urmrind utilizarea eficient a fondurilor i un raport optim cost-rezultate; - cheltuielile trebuie s se regseasc n lista aprobat n mod specific pentru gestionarea fiecrui Program Operaional n parte; - cheltuielile s nu fi fcut obiectul altor finanri publice; - cheltuielile s corespund obiectivului general al proiectului; - cheltuielile trebuie nregistrate n contabilitatea proiectului n conturi analitice distincte. 15

Categoriile de cheltuieli neeligibile sunt: TVA, ns se poate restitui conform art.15 din Ordonana de urgen a Guvernului nr.64/2009, cu modificrile i completrile ulterioare; dobnda i alte comisioane aferente creditelor; cheltuielile colaterale care intervin ntr-un contract de leasing; dezafectarea centralelor nucleare; achiziia de echipamente, mobilier, autovehicule, infrastructur, teren si alte imobile, pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE, cu excepia cazurilor n care se aplic prevederile art. 34 alin. (2) din Regulamentul Consiliului nr. 1.083/2006; cheltuielile pentru locuine, pentru operaiunile care beneficiaz de finanare din FSE; achiziia de echipamente second-hand; amenzi, penaliti si cheltuieli de judecat; costurile pentru operarea obiectivelor de investiii. Tipurile de cheltuieli prevzute pentru implementarea activitilor din proiect se clasific n: a. cheltuieli directe - cheltuieli efectuate de ctre beneficiar sau de ctre partener/i, care pot fi atribuite unei activiti eligibile din proiect; b. cheltuieli indirecte - cheltuieli efectuate de ctre beneficiar sau de ctre partener/i care sunt necesare proiectului ns nu pot fi atribuite direct unor activiti finanate. Verificarea i confirmarea eligibilitii cheltuielilor efectuate sunt stabilite prin proceduri specifice, elaborate de Autoritile de Management.

16

Capitolul V: Tratamentul contabil aplicabil fondurilor externe nerambursabile post-aderare


Tratamentul contabil aplicabil fondurilor externe nerambursabile post-aderare se realizeaz conform prevederilor standardului internaional de contabil IAS 20, intitulat "Contabilitatea subveniilor guvernamentale i prezentarea informaiilor legate de asistena guvernamental". n vederea nelegerii tratamentului contabil al fondurilor, trebuie s observm faptul IAS 20 stabilete condiiile concrete de recunoate a elementelor implicate i anume: - subveniile guvernamentale (inclusiv cele nemonetare la valoare just) se recunosc, pe o baz sistematic, drept venit pe perioadele aferente cheltuielilor, cnd exist sigurana c: ntreprinderea va respecta condiiile ataate acordrii lor; subveniile vor fi primite, - pentru activele supuse amortizrii, perioadele corespunztoare cheltuielilor aferente pe care aceste subvenii urmeaz a le compensa, sunt de fapt duratele de amortizare; - pentru activele neamortizabile, subveniile se vor recunoate la venituri pe parcursul perioadelor care confirm costul realizrii respectivelor obligaii - dac subvenia guvernamental mbrac forma transferului unui activ nemonetar (ca de exemplu, terenurile sau alte resurse), atunci este necesar a se evalua valoarea just a activului nemonetar recunoscndu-se att subvenia, ct i activul la valoarea just. Lund n considerare criteriile de recunoatere menionate, prezentarea subveniilor guvernamentale n situaiile financiare se face dup cum urmeaz:
a) pentru subveniile guvernamentale pentru active

Subveniile guvernamentale pentru active (inclusiv subveniile nemonetare la valoarea just) se prezint n bilan fie ca venit amnat, fie prin deducerea subveniei din costul activului pentru a obine valoarea contabil a acestuia. b) pentru subveniile aferente veniturilor Acestea vor fi prezentate n Situaia rezultatului global ntr-o poziie distinct sau ntr-o poziie cumulativ (ca de ex.Alte venituri) sau pot fi deduse n raportarea cheltuielilor aferente. Atunci cnd intervine o ajustare a unei estimri contabile specifice subveniilor guvernamentale, acestea devin rambursabile. Rambursarea subveniilor se face difereniat i anume: Rambursarea subveniilor pentru active IAS 20 prevede c rambursarea unei subvenii referitoare la un activ, aprut, prin nerespectarea condiiilor impuse, se nregistreaz n situaia poziiei financiare prin creterea valorii contabile nete a activului sau prin reducerea soldului venitului amnat cu suma rambursabil. n aceast situaie, situaia rezultatului global este tratat ca o schimbare de estimare contabil. Valoarea restituirii trebuie recunoscut n situaia rezultatului global n perioada n care apare modificarea, adic n perioada n care devine probabil c nu vor mai fi ndeplinite condiiile necesare acordrii subveniei. Astfel, avem: a. rambursarea n condiiile utilizrii metodei de recunoatere a subveniei ca venit amnat b. rambursarea n condiiile utilizrii metodei de recunoatere a subveniei ca deducere din costul activului subvenionat: 17

Rambursarea subveniilor pentru venituri Rambursarea poate s survin atunci cnd condiiile de acordare nu au fost respectate. Restituirea se va nregistra n contabilitate ca o schimbare a estimrilor contabile, afectnd doar exerciiul prezent i pe cele viitoare. Rambursarea unei subvenii aferente veniturilor presupune, n primul rnd, reluarea sumelor aferente subveniei reflectate n venituri amnate. Dac suma ce trebuie rambursat depete soldul venitului amnat, aceast diferen se va recunoate drept o cheltuial de exploatare, pentru c IAS 20 nu precizeaz altfel. Lund n considerare recunoaterea, derecunoaterea i rambursarea subveniilor, precizm faptul c, n setul de situaii financiare este obligatorie prezentarea urmtoarele informaii cu privire la subveniile guvernamentale primite de entitate: a) politica contabil adoptat pentru subveniile guvernamentale, inclusiv metodele de prezentare adoptate n situaiile financiare; b) natura i valoarea subveniilor guvernamentale recunoscute n situaiile financiare i indicii cu privire la alte forme de asisten guvernamental de care a beneficiat n mod direct entitatea; i c) condiii impuse i nendeplinite precum i alte contingene ataate subveniilor guvernamentale recunoscute n situaiile financiare.

18

Capitolul VI: Legislaie naional i cerine de raportare financiar specifice proiectelor finanate din fonduri europene nerambursabile
Prevederile legislative naionale aplicabile proiectelor finanate din fonduri externe nerambursabile post-aderare sunt cuprinse n: Ordonana de urgen a Guvernului nr.64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul de convergen, cu modificrile i completrile ulterioare; Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr.2548/2009 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr.64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul de convergen, cu modificrile i completrile ulterioare; Legislaia naional n domeniul salarizrii angajailor din sistemul public; Codul fiscal n vigoare; Documentele cadru de implementare a Programelor Operaionale i Ghidurile solicitantului condiii generale i specifice; Instruciunile Autoritilor de Management/Organismelor intermediare. Prevederile legislative naionale aplicabile neregulilor i coreciilor financiare sunt incluse n: - Ordonana Guvernului nr.79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor, cu modificrile si completrile ulterioare; - Hotrrea Guvernului nr. 1306/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Ordonanei Guvernului nr. 79/2003 privind controlul i recuperarea fondurilor comunitare, precum i a fondurilor de cofinanare aferente utilizate necorespunztor; - Legea nr.78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i completrile ulterioare; - Decizia nr.205/2007 privind organizarea i funcionarea Departamentului pentru Lupta Antifraud DLAF; - Hotrrea Guvernului nr.793/2005 privind aprobarea Strategiei naionale de lupt antifraud pentru protecia intereselor financiare ale Uniunii Europene n Romnia, cu modificrile i completrile ulterioare; - Ghid pentru determinarea coreciilor financiare care trebuie fcute cheltuielii cofinanate din fondurile structurale sau din fondul de coeziune pentru neconformarea cu regulile achiziiei publice. Baza legal pentru stabilirea cheltuielilor eligibile este HG nr. 759/11.07.2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate n cadrul operaiunilor finanate prin programele operaionale. Un loc important n cadrul proiectelor o ocup prefinanarea, a crui baz legal este dat de prevederile:

19

- OMFP nr.2286/2009 pentru prefinanarea acordat beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale, conform prevederilor OUG nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen; - OMFP nr.2359/2011 pentru modificarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OUG nr. 64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale i utilizarea acestora pentru obiectivul convergen, aprobate prin OMFP nr. 2548/2009. O atenie deosebit este acordat de UE regiunilor mai puin dezvoltate din statele membre, motiv pentru care beneficiarii proiectelor trebuie s cunoasc natura fondurilor europene n vederea implementrii acestora. Iat de ce, n momentul semnrii contractului ntre autoritatea contractant sau autoritatea delegat i beneficiar, se va preciza n mod explicit categoria sprijinului financiar acordat, adic, de la bugetul comunitar sau de la bugetul de stat, precum i suma alocat, contribuia fiecruia putnd fi exprimat n procente sau valoare absolut. Deoarece din punct de vedere contabil fondurile structurale sunt constituite ca entiti juridice independente, reglementate prin acorduri ntre acionari sau ca entiti de finanare separate n cadrul unei instituii financiare existente, toi beneficiarii fondurilor structurale vor efectua nregistrri contabile sintetice i analitice, conform Legii contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare i ale: OMFP nr. 3055/2009 pentru aprobarea Reglementrilor contabile conforme cu directivele europene, n cazul SC; OMFP 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare, n cazul instituiilor publice. OMFP 1969/2007 pentru persoanele juridice fr scop patrimonial. Toate operaiunile efectuate n cadrul proiectului, att de ctre beneficiar, ct i de partenerii acestuia din cadrul proiectului, vor fi reflectate n evidena contabil a beneficiarului i susinute de documente justificative. Aceste documente ce stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat, precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate. Beneficiarii fondurilor structurale trebuie s respecte reglementrile legale referitoare la condiiile de form i fond privind documentele justificative, prevzute de OMFP nr. 3512 din 27.11.2008 privind documentele financiar-contabile. Proiectele finanate din instrumente structurale, n cadrul programelor operaionale pentru obiectivul de convergen pot avea ca beneficiari parteneriate compuse din dou sau mai multe entiti cu personalitate juridic, nregistrate n Romnia i/sau n statele membre UE, cu condiia desemnrii ca lider o entitate nregistrat fiscal n Romnia (cu excepia proiectelor pentru care beneficiarul este o grupare european de cooperare teritorial), conform prevederilor OUG nr.64/2009 privind gestionarea financiar a instrumentelor structurale, modificate prin cele ale OMFP 2359/2011 i ale Normelor metodologice ale OMFP 2548/2009. 20

Capitolul VII: Documentele justificative specifice cheltuielilor eligibile


Beneficiarii fondurilor structurale trebuie s prezinte Organismului Intermediar toate documentele justificative de efectuare a plii (facturi, ordine de plat i alte documente de acest fel) i documentele justificative de plat ce cuprind valoarea contribuiei proprii, valoarea finanrii nerambursabile i dovada efecturii investiiei. Dac proiectul de accesare a fondurilor structurale necesit elaborarea de studii i beneficiarul apeleaz la serviciile unei firme de consultan, este necesar ca la decontare s se prezinte studiul elaborat de ctre firma de consultan, copie a facturii firmei de consultan i dovada plii efectuate de beneficiar. Dac studiul face obiectul dreptului de autor i nu poate fi prezentat, atunci se va aduce un document de atestare a lucrrii, emis de ctre firma de consultan la care se anexeaz un rezumat al studiului, semnate i tampilate. n cazul proiectelor referitoare la extinderea cldirii, beneficiarul trebuie s prezinte documentaia cadastral i celelalte acte care in de nscrierea construciei n registrul de carte funciar. Principalele documente utilizate n cadrul operaiunilor legate de fondurile europene i care reprezint documente justificative sunt: facturi, avize de expediie, state de plat salarii, procese verbale de recepie, procese verbale de recepie preliminar i definitiv, procese verbale de montaj i punere n funciune, ordine de plat, extrase de cont, documente privind calitatea i conformitatea, documente de transport i altele. Beneficiarii fondurilor structurale realizeaz decontarea cheltuielilor n conformitate cu prevederile contractului de finanare. nainte de solicitarea rambursrii (procesului prin care cheltuielile efectuate de ctre Beneficiar, n cadrul proiectului, sunt cumulate i cerute spre decontare Autoritii de Management), cheltuielile respective trebuie s fie deja angajate i pltite, motiv pentru care data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Beneficiarului n contul contractorului. Deoarece facturarea se va baza pe principiul msurrii, lucrrile, activitile i materialele pot fi facturate doar la valoarea real de execuie i nu n cantitatea integral, specificat n devizul estimativ inclus n oferta ctigtoare a contractului. Analizarea corectitudinii articolelor facturate prin comparaie cu lucrrile executate constituie obligaia principal a consultantului pentru urmrirea execuiei (dirigintelui de antier). Iat d e ce, dirigintele de antier va avea dreptul de a deduce orice articole sau volum de lucrri executate, nejustificabile, identificate n orice factur. ns, inginerul are obligaia de a aproba factura nsoit de documentele justificative recomandate, precum devizul estimativ, rapoartele lunare privind evoluia lucrrilor, graficul actualizat al balanei disponibilitilor, graficul actualizat al lucrrilor i lista certificatelor de plat emise pn la data respectiv. Tot acesta (inginerul) va declara cheltuielile acceptabile din perspectiva metodologiei naionale, dup care documentele aprobate sunt trimise efului de proiect care le va administra n continuare. Principalele aspecte ce trebuie urmrite sunt: separarea funciilor ntre personalul responsabil pentru certificarea primirii bunurilor i serviciilor (prin facturare) i cel responsabil cu efectuarea plilor; cel puin o persoan va fi responsabil cu examinarea validitii i corectitudinii cererilor de rambursare;

21

certificarea (prin semnturi) a cererilor de rambursare se va atribui unui numr minim de 2 membri ai personalului desemnat de Beneficiar; includerea n cererea de rambursare exclusiv a sumelor datorate; deducerea din fondurile alocate a cheltuielilor non-eligibile (cheltuieli administrative i TVA, n cazul n care beneficiarul are obligaia achitrii acestuia); evitarea consemnrii plilor neefectuate; asigurarea faptului c nu se pot efectua pli fr a fi consemnate. Beneficiarii fondurilor structurale sunt obligai s transmit Organismului Intermediar/Autoritii de Management urmtoarele documente: "Cererea de rambursare" (se ntocmete n patru exemplare i se transmite Organismului Intermediar, fiind nsoit de un set complet de copii dup documentele justificative; un exemplar avizat de Autoritatea de Management se ntoarce la beneficiar); Documentele nsoitoare: - "Raportul de progres"; - copii certificate, care s conin meniunea conform cu originalul, tampila beneficiarului i semntura reprezentantului legal al acestuia, dup urmtoarele documente: facturi (trebuie s menioneze detaliat bunul achiziionat, serviciul prestat sau lucrarea efectuat), documente de plat, extrase bancare, alte documente justificative: note contabile, balane de verificare; - dovada publicitii, criteriile de selecie, raportul de atribuire a contractului (n cazul procedurii de achiziii); - fotografiile, anunurile, comunicatele, documentele pt.evidenierea plii publicitii radio/TV (pt.informare i publicitate); - copia certificat dup "Nota de recepie i constatare de diferene", copia certificat dup "Procesul verbal de predare-primire a bunurilor" sau dup "Procesul verbal de punere n funciune (pentru achiziiile de bunuri)"; - aprobarea beneficiarului pentru documentele remise n cadrul consultanei, foile de prezen la cursuri, fiele de evaluare ntocmite de ctre participanii la cursuri, statele de plat ale formatorilor (copiile certificate) (pentru prestri servicii); - copiile certificate dup "Procesele verbale de verificare pe faze determinate de execuie" avizate de ctre Inspectoratul de Stat n Construcii, copiile certificate dup "Rapoartele dirigintelui de antier", Devizul ofert", "Situaiile de lucrri pentru execuia de lucrri de construcii"; - "Foile de prezen", "Statele de plat" (pentru cheltuielile de personal); - "Declaraia privind metoda de calcul a amortizrii i valoarea lunar a acesteia, pentru fiecare mijloc fix" (pentru cheltuielile cu amortizarea). Autoritatea de Management/Organismul Intermediar poate solicita documente suplimentare n cazul apariiei unor neclariti asupra documentelor sau operaiilor consemnate n acestea. Pentru urmrirea realizrii fizice a proiectului i ndeplinirea indicatorilor stabilii prin contract n vederea atingerii rezultatelor stabilite, Organismele Intermediare realizeaz monitorizarea i controlul financiar al tuturor proiectelor care includ achiziii publice, iar procesul de monitorizare ncepe din momentul semnrii contractului de finanare i se termin la 5 ani dup finalizarea proiectului. Organismul Intermediar efectueaz urmtoarele activiti pentru realizarea monitorizrii fizice a proiectelor: 22

verificarea coninutului documentelor de raportare elaborate i transmise de ctre beneficiar; vizite de monitorizare cu scopul verificrii implementrii proiectului la faa locului/sediul beneficiarului (anunate i ad-hoc); monitorizarea durabilitii investiiilor. Autoritatea de Management/Organismul Intermediar efectueaz verificri la faa locului pe baz de eantion, stabilit n urma realizrii unei analize de risc efectuate la nivelul fiecrei instituii sau la sesizare. Aceast verificare se realizeaz cel puin o dat pe durata de implementare a proiectului i n mod obligatoriu nainte de plata ultimei cereri de rambursare (ocazie cu care se verific dac cheltuielile efectuate sunt destinate exclusiv realizrii obiectivelor proiectului, dac aceste speze sunt legale, nregistrate n contabilitate i justificate de documente, dac beneficiarii au respectat prevederile contractuale, prevederile legislaiei romne i a regulilor comunitare n implementarea proiectelor). Verificarea cererilor de rambursare se face n termen de maximum 30 zile de la data depunerii acestora. Deoarece este o verificare este strict documentar, aceasta se materializeaz n verificarea tuturor documentelor prezentate de beneficiar. Dup primirea Cererii de rambursare, Organismul Intermediar va verifica realitatea plii, pe baza documentaiei solicitate ce nsoete cererea de rambursare. Responsabilul cu managementul financiar de la Biroul Regional al Organismului Intermediar, va primi i verifica cererea de rambursare transmis de ctre Beneficiar, iar dac sunt necesare clarificri, modificri sau informaii suplimentare, Beneficiarul este obligat s furnizeaz orice alt document solicitat de ctre Organismul Intermediar n termen de 3 zile lucrtoare de la primirea solicitrii. Toate documentele ce se vor depune pentru rambursarea cheltuielilor vor fi nsoite de un opis, ns obligatoriu modelul "Cererii de rambursare" este anexat contractului de finanare. Unitatea de Plat/Autoritatea de Management va rambursa cheltuielile Beneficiarului, iar data plii se consider data efecturii transferului bancar din contul Unitii de Plat/Autoritii de Management n contul Beneficiarului. La cererea de rambursare pot aprea multe erori, dintre care enumerm: - factura nu prezint semntura de primire, iar contul furnizorului de lucrri este diferit de contul furnizorului de lucrri din contractul de achiziie, nu menioneaz numrul contractului de achiziie n baza cruia a fost emis, nu prezint semntura de primire; - totalul de plat din factur este incorect; - factura nu este completat la rubrica cont bancar al cumprtorului; - lipsesc facturile de avans emise de ctre furnizorul de bunuri; - lipsesc facturile proforma emise de ctre furnizorul de bunuri; - lipsesc facturile proforma - lipsete factura n baza creia s-a ntocmit dispoziia de plat extern (DPE sau "Swift"); - factura proforma este incomplet; - factura proforma nu este semnat i tampilat de furnizor; - facturile externe nu sunt semnate i tampilate de furnizor, i nu sunt traduse; - lipsete factura de stornare a facturilor de avans; - valoarea facturilor emise de furnizorul de lucrri, este mai mare dect valoarea situaiilor de lucrri; - n factur, data emiterii contractului este menionat incorect; 23

- n declaraia furnizorului de bunuri, data emiterii facturii externe este menionat greit; - numrul facturii menionate n OP nu este complet; - n ordinul de plat (OP) i n biletul la ordin (BO) emis pentru garania de bun execuie, se menioneaz un cont diferit de cel precizat n contractul ncheiat cu furnizorul de lucrri, iar BO menionat nu este completat; - contul beneficiarului plii de pe OP este diferit de contul furnizorului de pe factur; - pe DPE este nscris factur neexistent n cererea de plat; - pe DPE se face referire la factura proforma, document ce nu se regsete n cererea de plat ci doar traducerea; - OP nu menioneaz numrul facturii sau contractului de achiziii n baza cruia s -a efectuat plata; - OP este emis naintea facturii; - conturile beneficiarului plii din sunt diferite de contul furnizorului din contractul de achiziie bunuri; - "Situaia de lucrri pentru instalaii de nclzire birouri" emis de furnizorul de lucrri, nu este semnat i stampilat de beneficiar; - "Declaraia de conformitate" emis de furnizor nu este datat; - "PV de recepie" ntocmit pentru furnizorul de bunuri, prezint dou date de emitere i/sau documentul nu este tradus; - lipsesc procesele verbale menionate n "Programul de control al calitii lucrrilor de rezisten"; - "Procesul verbal de recepie la terminarea lucrrilor" este incomplet, conine erori de redactare, nu este semnat si stampilat de ctre ISC (comisia de recepie nu este format din cel puin 5 membrii, se face referire doar la contractul de lucrri cu furnizorul de lucrri, iar data acestui contract este diferit de data contractului de achiziii lucrri avizat de ctre Organismul Intermediar); - "Procesul verbal de predare primire ncheiat" ntre beneficiar i furnizorul de bunuri i "Certificatul de calitate pentru bunurile furnizate" de ctre furnizorul de bunuri nu sunt traduse; - lipsesc "Ordinele de ncepere a lucrrilor" i "Procesele verbale de predare primire a amplasamentului i a bornelor de repere pentru lucrrile executate" de ctre furnizorii de lucrri; - lipsesc documente justificative de unde s rezulte constituirea garaniei de bun execuie lucrri pentru lucrrile realizate de ctre furnizorii de lucrri; - lipsesc "Situaiile de lucrri" i "Listele de utilaje pentru lucrrile executate" de ctre furnizorii de lucrri; - valoarea menionat n "Autorizaia de construcie" este mai mic dect valoarea lucrrilor solicitate spre decontare prin prezenta cerere de plat; - n dosarul de plat nu sunt ataate toate certificatele de calitate i conformitate pentru bunurile achiziionate; - lipsete "Procesul verbal de predare primire pentru unele bunuri"; - din facturile solicitate a doua oar spre decontare (emise de ctre furnizorul de bunuri) nu rezult care sunt utilajele care se resolicit la plat; 24

- lipsesc extrasele de cont pentru conturile de garanie de bun execuie lucrri la contractele furnizor de lucrri; - lipsete "Ordinul de ncepere al lucrrilor aferent contractului de lucrri"; - Extrasul de cont este incomplet; - lipsete extrasul de cont aferent DPE; - pe extrasul de cont data facturii care este pltit cu OP este nscris greit; - Extrasul de cont este incomplet; - "Procesul verbal de recepie la terminarea lucrrilor" nu este semnat i tampilat de reprezentanii administraiei publice locale i de ctre cei ai ISC; - lipsete centralizatorul situaiilor de lucrri pentru situaiile de lucrri aferente facturilor; - "Referatele de verificare" din proiectul tehnic prezint observaii n urma verificrii; - lipsete adresa Bncii xxx de unde s rezulte cursul euro din ziua emiterii facturilor pentru bunurile furnizate de ctre furnizorii de bunuri; - scadena BO emis de furnizorul de lucrri nu corespunde cu obligaiile din contractul de achiziii; - lipsesc actele de legtur ntre productorii care au emis certificate de calitate i "Declaraii de conformitate pentru materialele de construcii, instalaii i firmele care execut lucrrile" conform "Contractelor de achiziii lucrri"; - n "Declaraia de conformitate a productorului de bunuri" nu este specificat tipul bunului nscris n factur; - Contractul prevede valabilitatea pentru livrri, n timp ce, din certificatele de garanie reiese c utilajul s-a livrat, iar "Procesul verbal de predare primire a bunului" e deja ntocmit; - "Centralizatorul situaiilor de lucrri" emis de furnizorul de lucrri este incorect completat; - lips semntur constructor la "PV de predare primire amplasament"; - lips tampil diriginte de antier la PVFD - lips tampil proiectant la PVFD ,PV de verificare a naturii terenului de fundare (staia de epurare) i PV de verificare a naturii terenului de fundare (hal de producie), PV de verificare a naturii terenului de fundare (corp administrativ); - neconcordan la data emiterii "PV de predare primire a proiectului tehnic"; - lips semntur beneficiar la "PVLA" emis de furnizorul de lucrri; - lips semntur i tampil constructor la "PV de trasare a lucrrilor"; - "Nota de renunare" nu este semnat i tampilat de constructor, diriginte de antier i beneficiar; - "Certificatele de conformitate i garanie calitate" emise de furnizorul de bunuri, nu sunt datate; - lips meniune n contractul, ncheiate cu furnizorul de lucrri i bunuri, privind modalitatea de constituire a garaniei de bun execuie; - lips documente care s certifice constituirea garaniei de bun execuie pentru furnizorii de lucrri i bunuri; - "Declaraiile de conformitate/calitate" prezentate n dosarul cererii de plat nu sunt semnate, tampilate sau datate de emitent; - "Raportul de progres" incorect ntocmit; - lips "PV de predare primirea pentru bunurile achiziionate de la 2 dintre furnizorii de bunuri"; 25

- lips "PV de punere n funciune pentru bunurile achiziionate"; - din "Centralizatorul proceselor verbale de adjudecare", ataat n dosarul de achiziii, nu rezult ncadrarea pe liniile bugetare; - nu este condic de betoane i certificate de calitate pentru betonul turnat; - nu este prezentat certificatul de autorizare pentru Laboratorul societii comerciale ce verific materialele; - "Declaraia de conformitate bunuri" nu conine valori ale caracteristicilor tehnice n afara parametrilor optimi; - lips chitane pltite la ISC 0,1% si 0,7% si 1% aferente autorizrii lucrrilor la Primrie; - Anexa la Proiectul tehnic, partea reproiectat, trebuie verificat i tampilat de un verificator atestat i nsoit de referatul de verificare, care lipsete; - lipsa polia de asigurare pentru bunuri; - ncadrarea n liniile bugetare a cheltuielilor realizate, dup luarea n considerare a NCS SI NR urilor nu este corect; - cheltuielile privind Studiul geotehnic solicitat la plat prin factura sunt neeligibile deoarece acesta este realizat de ctre alt firm dect cea menionat n contractul de achiziii proiectare avizat de ctre Organismele Intermediare; - "Dispoziia de antier" ataat n dosarul cererii de plat este semnat i stampilat de ctre ofertantul nectigtor; la fel i procesele verbale din dosarul cererii de plat ("Procesul verbal de verificare a naturii terenului de fundare", "Procesele verbale de control al calitii lucrrilor pe faze determinate"), cu meniunea c, n procesele verbale mai sus menionate se face referire la faptul c ofertantul nectigtor la achiziia de lucrri, este subantreprenor; - lipsete "Lista de comand suplimentar" (pentru cantitile de lucrri care sunt menionate in "Dispoziia de antier") i "Lista de renunare" (pentru cantitile de lucrri la care se renun) - lipsete "Antemsurtoarea" semnat i tampilat de ctre proiectant i Oferta de lucrri pentru cantitile de lucrri mai sus menionate" (semnat i tampilat de ctre constructor); - exista neconcordane ntre data ntocmirii "Proceselor verbale de control al calitii lucrrilor pe faze determinate", Procese verbale de lucrri ascunse" etc., i data ntocmirii situaiilor de lucrri; - "Devizul financiar al serviciilor de proiectare" nu este ntocmit n conformitate cu oferta de servicii, aferent contractului; - "Referatul privind verificarea de calitate la cerina C" prezint observaii privind verificarea proiectului tehnic la cerina mai sus amintit; - lipsete autorizaia de funcionare cerut la ultima tran.

26

Capitolul VIII: Prefinanarea n cadrul proiectului


Conform OMFP nr. 2286/2009 prefinanarea acordat beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale se acord beneficiarilor de proiecte finanate din instrumente structurale n limita de 30% din valoarea eligibil a contractului/deciziei/ordinului de finanare ncheiat ntre Autoritatea de Management/Organismul Intermediar i beneficiar. Dar, potrivit ultimelor modificri din 2011 (OMFP 2359/2011), cota de prefinanare a proiectelor din fonduri europene este de la 10% din valoarea eligibila a proiectului. Totusi, noile reglementri formuleaz i excepii. Astfel, n cazul proiectelor majore, cota de prefinanare poate fi de 20%, n timp ce, pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat/de minimis, prefinanarea se poate acorda n cot de maximum 35% din valoarea total a finanrii, conform contractului / deciziei / ordinului de finanare. Tot ultimul act normativ stabilete c prefinanarea se va acorda n cel puin dou trane, nsa n "in cazul proiectelor pentru care contractele / deciziile / ordinele de finanare prevd depunerea a cel mult dou cereri de rambursare, prefinanarea se poate acorda n- tr-o singur tran. i pentru proiectele care intr sub incidena ajutorului de stat / de minimis, prefinanarea se poate acorda ntr-o singur tran. De asemenea, se mai stabilete faptul c suma reprezentnd diferena dintre dobnda acumulat n cont corespunztoare sumelor de prefinanare rmase disponibile n cont i valoarea impozitelor aferente, precum i a comisioanelor de gestionare a contului respectiv se raporteaz Autoritii de management i se deduce de ctre aceasta din sumele rambursate beneficiarilor, cel trziu pn la plata final inclusiv. n plus, firmele vor fi obligate s restituie ntreaga prefinanare contractat dac ntrun interval de cel mult patru luni nu transmit autoritilor documentaia de rambursare. Autoritile de management au obligaia s recupereze integral prefinanrile acordate n cazul proiectelor pentru care beneficiarii nu transmit nici o cerere de rambursare n termen de maximum patru luni de la primirea acestora. n cazul proiectelor pentru care beneficiarii nu transmit n termen de maximum ase luni de la primirea primei trane de prefinanare "Cereri de rambursare" n cuantum de minimum 20% din valoarea prefinanrii acordate, Autoritile de management au obligatia recuperrii prefinanrii neutilizate. Prefinanarea solicitat de beneficiari se realizeaz cu condiia existenei urmtoarelor documente: solicitare scris din partea beneficiarului, conform contractului / deciziei / ordinului de finanare; un contract de furnizare de bunuri/prestare de servicii/execuie de lucrri ncheiat ntre beneficiar i un operator economic, cu excepia proiectelor a cror implementare se realizeaz fr ncheierea vreunui astfel de contract; scrisoare de garanie bancar pentru suma aferent prefinanrii solicitate, numai in cazul proiectelor care intr sub incidena ajutorului de stat. Pentru a putea beneficia de prefinanare, beneficiarii au obligaia s deschid un cont dedicat exclusiv primirii prefinanrii i efecturii de cheltuieli aferente proiectelor din ac este sume, inclusiv acordarea de avansuri ctre contractori i/sau transferul de sume ctre parteneri, n cazul proiectelor implementate n parteneriat. Totodat, sumele acordate ca prefinanare n cadrul proiectelor finanate din instrumente structurale se deduc prin aplicarea unui procent la 27

valarea cererilor de rambursare transmise de beneficiari, conform prevederilor contractelor / deciziilor / ordinelor de finanare. ATENIE! Nu beneficiaz de prefinanare: - beneficiarii finanai integral din bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat sau bugetele fondurilor speciale; - beneficiarii aflai n subordinea Ministerului Transporturilor i Infrastructurii (Compania Naional de Autostrzi i Drumuri Naionale din Romnia - S.A., Compania Naional de Ci Ferate "C.F.R" - S.A., Regia Autonom "Administraia Fluvial a Dunrii de Jos" Galai, Compania Naional "Administraia Porturilor Maritime" - S.A. Constana, etc.) - Administraia Naional "Apele Romne", aflat n subordinea Ministerului Mediului.

28

Capitolul IX: Proiecte implementate n parteneriat


Proiectele finanate din instrumente structurale, n cadrul programelor operaionale pentru obiectivul de convergen, pot avea ca beneficiari parteneriate compuse din dou sau mai multe entiti cu personalitate juridic, nregistrate n Romnia i/sau n statele membre ale Uniunii Europene, cu condiia desemnrii ca lider al parteneriatului a unei entiti nregistrate fiscal n Romnia, excepie facnd proiectele pentru care beneficiar este o grupare european de cooperare teritorial. Pentru implementarea unor astfel de proiecte, autoritile sau instituiile finanate din fonduri publice pot stabili parteneriate cu entiti din sectorul privat, numai prin aplicarea unei proceduri transparente i nediscriminatorii privind alegerea partenerilor din sectorul privat. Liderul unui parteneriat beneficiar este responsabil cu asigurarea implementrii proiectului i a respectrii tuturor prevederilor din contractele / deciziile / ordinele de finanare ncheiate cu autoritile de management/organismele intermediare. Termenii, condiiile i responsabilitile prilor privind implementarea proiectului sunt stabilite prin acordul de parteneriat ncheiat ntre lider i parteneri. Acordul de parteneriat este supus legislaiei din Romnia. Autoritile/instituiile finanate din fonduri publice au obligaia de a face public intenia de a stabili un parteneriat cu entiti private n vederea implementrii unui proiect finanat din instrumente structurale, menionnd totodat principalele activiti ale proiectului i condiiile minime pe care trebuie s le ndeplineasc partenerii. n cazul proiectelor implementate n parteneriat, liderul are obligaia deschiderii unui cont de disponibiliti n vederea primirii de la Autoritatea de Management i plii att a sumelor aferente prefinanrii, ct i a celor aferente rambursrii cheltuielilor eligibile efectuate n cadrul proiectului i restituirii contravalorii taxei pe valoarea adaugat pltite. Sumele primite sunt virate de lider, n termen de maximum 3 zile lucrtoare de la data ncasrii, n conturile de disponibiliti proprii i/sau n conturile de disponibiliti ale partenerilor. Liderul i partenerii au obligaia s deschid conturi pentru primirea sumelor aferente prefinanrii, precum i conturi pentru primirea rambursrii cheltuielilor efectuate n cadrul proiectului.

29

Capitolul X: Consideraii generale privind contabilitatea fondurilor europene nerambursabile


Beneficiarul fondurilor europene este obligat: s in o eviden contabil analitic a proiectului; s gestioneze primirea i utilizarea fondurilor structurale; s pstreze toate documentele originale, inclusiv cele contabile, privind activitile i cheltuielile eligibile pentru asigurarea unei piste de audit adecvate, conform reglementrilor comunitare i naionale. Aspectele ce trebuie urmrite n cadrul managementului contabil al proiectului privind accesarea fondurilor europene sunt: - asistena financiar furnizat de Uniunea European trebuie separat n mod clar n cadrul sistemului financiar-contabil de alte activiti desfurate de ctre organizaie; - sistemul de contabilitate al beneficiarului trebuie s reflecte/identifice primirea cofinanrii naionale Fondurile structurale primite i utilizate de firmele din Romnia sunt nregistrate n contabilitate ca subvenii, motiv pentru care beneficiarii stabilesc politici contabile de recunoatere, evaluare i prezentare ale subveniilor, pe baza prevederilor legale specifice activitilor finanate prin subvenii i pe baza prevederilor contractuale stabilite de pri. Potrivit prevederilor din OMFP 3055/2009 exist 2 categorii de subvenii i anume: subvenii aferente activelor, pentru acordarea crora principala condiie este ca entitatea beneficiar s achiziioneze sau s construiasc active imobilizate; subvenii aferente veniturilor, care cuprind toate subveniile, altele dect cele pentru active (aceste subvenii pot fi primite de la guvernul propriu-zis, agenii guvernamentale i alte instituii similare naionale i internaionale) Reflectarea contabil a subveniilor impune folosirea urmtoarelor conturi: pentru subveniile guvernamentale - contul 4451 "Subvenii guvernamentale" i contul 4751 "Subvenii guvernamentale pentru investiii"; pentru mprumuturile nerambursabile cu caracter de subvenii - contul 4452 "mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii" i contul 4752 "mprumuturi nerambursabile cu caracter de subvenii pentru investiii"; pentru alte sume primite cu caracter de subvenii (donaii, plusuri la inventar de natura imobilizrilor) - contul 4458 "Alte sume primite cu caracter de subvenii", contul 4753 "Donaii pentru investiii", contul 4754 "Plusuri de inventar de natura imobilizrilor" i contul 4758 "Alte sume primite cu caracter de subvenii pentru investiii". Datorit caracterului lor nerambursabil, subveniile se recunosc, pe o baz sistematic, drept venituri ale perioadelor corespunztoare cheltuielilor aferente pe care acestea urmeaz s le compenseze, motiv pentru care se apreciaz faptul c, recunoaterea veniturilor ntr-o perioad contabil sau alta depinde de natura lor. Dar, din considerente fiscale, subveniile nu trebuie nregistrate direct n conturile de capital i rezerve. Procedurile contabile pentru derularea fondurilor nerambursile sunt stabilite n conformitate cu tratamentul contabil aplicabil att subveniilor aferente activelor, ct i celor aferente veniturilor. Iat de ce, regula de baz folosit presupune corelarea corespunztoare a 30

veniturilor din subvenii, cu cheltuielile prevzute a se efectua din aceste surse. Deci, recunoaterea subveniilor se face la semnarea contractului. nregistrarea n contabilitate a fondurilor nerambile se realizeaz diferit n funcie de destinaia acestora, ca: ca subvenii pentru investiii (subvenii aferente activelor), n cazul primirii i utilizrii fondurilor pentru finanarea investiiilor (spre exemplu: achiziia de tractoare, maini i echipamente agricole performante, investiii pentru modernizarea tehnologiilor de obinere a produselor agricole); ca venituri n avans sau venituri din subvenii de exploatare (subvenii aferente veniturilor), n cazul primirii i utilizrii fondurilor pentru finanarea cheltuielilor (spre exemplu: achiziia de materii prime i materiale necesare nceperii procesului de producie, plata salariilor, sprijinirea activitilor de formare profesional, informare, diseminare i difuzare a cunotinelor, sprijinirea furnizrii serviciilor de consultan i consiliere pentru ferme). Subveniile pentru active se nregistreaz ca subveniile pentru investiii i se recunosc n bilan ca venit amnat (cont 7584 "Venituri din subvenii pentru investiii") pe msura nregistrrii cheltuielilor cu amortizarea sau la casarea ori cedarea activelor. Subveniile pentru activele neamortizabile (spre exemplu, terenuri) pot fi condiionate de ndeplinirea unor obligaii (spre exemplu, o subvenie pt.achiziia unui teren poate fi condiionat de construirea unei cldiri pe terenul respectiv, ca atare subvenia va fi recunoscut ca venit dea lungul perioadei utile de via a cldirii). Subveniile aferente veniturilor se primesc pentru acopirea unor cheltuieli, astfel c, dac acestea nu au fost nc angajate, fondurile primite pentru finanarea lor se nregistreaz ca venituri nregistrate n avans, iar pe msura angajrii cheltuielilor i nregistrrii lor n clasa 6, sumele nregistrate anterior n contul 472 "Venituri n avans" se reiau la venituri (cont 741 "Venituri din subvenii de exploatare). Prefinanarea ncasat n contul subveniei se va nregistra ca o datorie, n contul 462 "Creditori diveri", pentru c subveniile nu au un caracter gratuit, deoarece ncasarea contravalorii lor este condiionat de ndeplinirea anumitor obligaii. Dac beneficiarul subveniei are un partener, prefinanarea ncasat n contul su i virat ctre el se va evidenia n contul 458 "Decontri din operaii n participaie", analitic distinct pentru partenerul respectiv. Prefinanarea se nchide prin contul 445 "Subvenii" la ncasarea efectiv a fondului cu caracter nerambursabil. Dac beneficiarul sau partenerul este nepltitor de TVA i, conform contractului, va primi suma reprezentnd TVA de la Autoritatea de management, acesta se va evidenia n contabilitatea proprie n contul 461 "Debitori diveri". Dac exist parteneri implicai n proiect nepltitori de TVA, TVA ce poate fi decontat de acetia va fi evideniat distinct de ctre beneficiar n contul 462 "Creditori diveri" n coresponden cu contul 458 "Decontri din operaii n participaie". Corectarea sumelor solicitate autoritilor de management, ca urmare a autorizrii/certificrii pariale a cheltuielilor aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare pentru: - anul curent se face prin stornarea n rou a nregistrrii subveniei de primit; - anii precedeni se face prin stornarea n rou a nregistrrii subveniei de primit, n msura n care aceasta a afectat un cont de venit n avans sau de subvenie i prin utilizarea 31

contului 117 "Rezultat reportat" (n msura n care nregistrarea iniial s-a fcut pe seama unui cont de venit); virarea sumei reprezentnd subvenia ctre partener se nregistreaz prin folosirea contului 458 "Decontri din operaii n participaie". Sumele de primit n contul partenerilor (ce vor fi virate de ctre Autoritatea de Management beneficiarului fondului) vor fi evideniate n contul 458 "Decontri din operaii n participaie", analitic distinct pentru partenerul respectiv. Fondurile nerambursabile ce urmeaz a fi primite drept compensaie pentru cheltuielile sau pierderile deja suportate n cursul exerciiului, fr a exista costuri viitoare aferente, se nregistreaz n contabilitate ca un venit din exploatare n perioada n care acestea devin crean, motiv pentru care, n funcie de natura cheltuielilor finanate vor fi utilizate conturilor sintetice de gradul doi ale contului 741 "Venituri din subvenii de exploatare". Restituirea unei subvenii referitoare la un activ se nregistreaz prin reducerea soldului venitului amnat cu suma rambursabil, n timp ce restituirea unei subvenii aferente veniturilor se efectueaz fie prin reducerea veniturilor amnate dac exist, fie, n lipsa acestora, pe seama cheltuielilor. Astfel, dac suma rambursat depete venitul amnat sau dac nu exist un asemenea venit, surplusul, respectiv valoarea integral restituit, se recunoate imediat ca o cheltuial. O condiie general de eligibilitate pe care trebuie s o ndeplineasc un potenial beneficiar al fondurilor structurale, este aceea de a contribui financiar i de a dovedi aceast contribuie (cofinanarea privat). Acesta poate fi asigurat: - fie din surse proprii, n cazul potenialilor beneficiari care dein deja fondurile necesare pentru contribuia financiar; - fie din venituri provenite din sponsorizri, donaii etc. dovedite n condiiile legii; - fie prin credit bancar, n situaia n care potenialii beneficiari nu dein fondurile necesare pentru contribuia financiar proprie, dar ndeplinesc condiiile contractrii unui credit bancar. Primirea cofinanrii private se nregistreaz folosind: - contul 581 "Viramente interne", dac cofinanarea se realizeaz din fonduri proprii; - un analitic al contului 461"Debitori diveri" , dac exist alt tip de cofinanare dect cea din surse proprii. Principiile i procedurile contabile sunt reglementate de acordurile ncheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementrile CE i se vor afla n conformitate cu: Legea contabilitii nr.82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare; OMFP nr. 3055/2009 pentru aprobarea Reglementrilor contabile conforme cu directivele europene; Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal al Romniei, cu modificrile i completrile ulterioare. n ceea ce privete instituiile publice implicate n aceste finanri europene precizm urmtoarele: - pentru plile efectuate din cheltuielile prevzute n buget, eligibile a fi acoperite din fondurile externe nerambursile postaderare, beneficiarul-ordonator de credite va solicita Autoritii de Management rambursarea cheltuielilor efectuate (Legea bugetului de stat); 32

- sumele aferente rambursrilor de la CE se fac venit la bugetele din care au fost finanate proiectele respective i se vireaz de ctre Autoritatea de Management i de Autoritatea de Certificare i Plat la aceste bugete, dup certificarea cheltuielilor conform prevederilor legale, comunitare i naionale (Legea bugetului de stat, OUG nr.64/2009); - sumele alocate bugetelor locale reprezint contribuiile UE, rmase neutilizate la sfritul exerciiului bugetar, se reflect n excedentul bugetului local i n fondul de rulment i vor fi utilizate n anul urmtor cu aceeai destinaie pentru care au fost acordate, pn la finalizarea proiectelor respective (Legea bugetului de stat); - pe parcursul execuiei bugetare, pentru asigurarea resurselor de finanare a proiectelor finanate din fondurile externe nerambursile, unitile administrativ-teritoriale pot contracta finanri rambursabile sau pot folosi disponibilitile fondului de rulment (Legea bugetului de stat, OUG nr.64/2009); - fondurile cuprinse n bugetele ordonatorilor de credite pentru finanarea proiectelor din FEN sunt destinate exclusiv acestui scop i nu pot fi folosite pentru finanarea altor naturi de cheltuieli prin redistribuire cu ocazia rectificrilor bugetare i/sau prin virri de credite sau prin cedarea la "Fondul de rezerv bugetar" la dispoziia Guvernului prevzut n bugetul de stat (Legea bugetului de stat), motiv pentru care redistribuiri de fonduri se pot face doar ntre proiectele finanate/propuse la finanare n cadrul titlului corespunztor acesora din clasificaia bugetar sau se pot vira la acest titlu sume alocate iniial altor titluri sau capitole de cheltuieli, pentru a se asigura implementarea corespunztoare a acestor proiecte; prefinanarea acordat se restituie de ctre beneficiarii Autoritii de Management/Autoritii de Certificare i Plat dac nici o cerere de rambursare nu a fost depus de acesta n termenul stabilit conform prevederilor contractelor/deciziilor/ordinelor de finanare (OUG nr.64/2009); - prefinanarea acordat beneficiarilor ce au calitatea de ordonatori de credite ai bugetului local, rmas nefolosit la sfritul exerciiului bugetar, se reflect n excedentul bugetului local i n fondul de rulment i va fi folosit n anul urmtor cu aceeai destinaie; - contabilitatea proiectelor trebuie s fie precis, bazat pe un sistem de contabilitate n dubl partid, motiv pentru care realizarea contabilitii se poate face n sistem clasic sau electronic; - fiecare beneficiar trebuie s ntocmeasc un registru i o eviden contabil clar, n conformitate cu procedurile stabilite n practica profesional (evidenierea distinct, n conturi analitice corespunztoare, pentru veniturile, cheltuielile, dobnzile provenite din fondurile nerambursabile); - beneficiarul trebuie s in o eviden contabil folosind conturi analitice distincte pentru proiect, ntocmind o balan de verificare distinct; - sistemul contabil utilizat va fi n conformitate cu legislaia naional n vigoare i va asigura evidena contabil distinct a activitilor economice i noneconomice (cheltuieli, venituri, cont de rezultate), respectnd ntocmai prevederile punctului 1.4.3. Registrele de contabilitate din OMFP nr. 1917 din 12.12.2005, conform crora, n cazul n care o instituie public are uniti subordonate fr personalitate juridic care conduc contabilitatea pn la balana de verificare, Registrul-jurnal se va conduce de ctre unitile subordonate, cu condiia nregistrrii acestuia n evidena unitii. Aceste uniti fr personalitate juridic care vor implementa proiecte finanate din fonduri nerambursabile vor organiza o activitate contabil pe proiect, n mod independent, pn la balana de verificare. 33

Utilizarea clasificaiei bugetare pentru evidena fondurilor externe nerambursabile este urmtoarea: 1. Cheltuieli: a) cheltuieli efectuate de beneficiarii de fonduri externe nerambursabile instituii publice - Anexa I - clasificaia economic, la Titlul 56 Proiecte cu finanare din fonduri externe nerambursabile: - art. 01 20, pe programe i fonduri; - alin.01 - "Finanare naional", 02 - "Finanare de la UE", 03 - "Cheltuieli neeligibile" - cheltuielile efective (ct. din clasa 6 dup natur) se dezvolt pe structura clasificaiei bugetare. b) contribuia public naional n bugetul ordonatorilor principali de credite cu rol de Autoritate de management i Autoritate de certificare i plat Titlul 56 Proiecte cu finanare din fonduri externe nerambursabile: - art. 21 23 transferuri din bugetul de stat ctre bugetele locale, ONG, societi comerciale, instituii publice finanate din venituri proprii sau venituri proprii i subvenii (cofinanare, TVA, etc..) 21 - "Transferuri de fonduri din bugetul de stat ctre bugetele locale necesare susinerii derulrii proiectelor finanate din FEN post-aderare; 22 - " Transferuri de fonduri din bugetul de stat ctre ONG-uri, societi comerciale, instituii publice finanate parial sau integral din venituri proprii i ali beneficiari de drept public sau privat, necesare susinerii derulrii proiectelor finanate din FEN post-aderare" ; 23 - "Alte cheltuieli ocazionate de implementarea programelor cu finanare din FEN". - contul 678 "Transferuri pentru proiecte finanate din FEN post-aderare i fonduri de la bugetul de stat". 2. Venituri din rambursri FEN postaderare: - capitolul 45 Sume primite de la Uniunea European n contul plilor efectuate i prefinanri; - sursa de finanare 01-10 pe fiecare buget; - subcapitolele 01-18, cu detaliere pe fonduri; - paragraf 01-03, cu detaliere pe fonduri (01 - "Sume primite n contul plilor efectuate n anul curent", 02 - "Sume primite n contul plilor efectuate n anii anteriori", 03 "Prefinanare/Sume primite n avans"); - contul 775 Finanarea din FEN postaderare. 3. Venituri din cofinanare i TVA (la bugete locale/instituii publice finanate din venituri proprii/venituri proprii i subvenii): - capitolul 42.02.20 Subvenii de la bugetul de stat ctre bugetele locale necesare susinerii derulrii proiectelor finanate din FEN post-aderare; - capitolul 42.10.39 Subvenii de la bugetul de stat ctre instituii publice finanate parial sau integral din venituri proprii pentru proiecte finanate din FEN post-aderare; - contul 7721 Subvenii de la bugetul de stat. Planul de conturi utilizat de beneficiarii - instituii publice finanate integral de la bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat i din bugetele fondurilor speciale pentru proiectele finanate din fonduri externe nerambursabile postaderare (instrumente structurale-obiectivul convergen) i fonduri de la buget (exemple de instituii finanate integral din buget: 34

ministere, alte autoriti centrale i instituii subordonate finanate din bugetul de stat, Casa
Naional de Pensii i alte Drepturi de Asigurri Sociale i instituiile subordonate finanate din bugetul asigurrilor sociale de stat, Casa Naional de Asigurri de Santate i instituiile subordonate finanate din bugetul Fondului naional unic de asigurri sociale de sntate, Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc i instituiile subordonate finanate din bugetul fondului asigurrilor de omaj) include urmtoarele conturi specifice: 232 Avansuri acordate pentru active fixe corporale 234 Avansuri acordate pentru active fixe necorporale 401 Furnizori 404 Furnizori de active fixe 409 Furnizori - debitori 4584 Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI 629 Alte cheltuieli autorizate prin dispoziii legale 770 Finanarea de la buget 7701 Finanarea de la bugetul de stat 7703 Finanarea de la bugetul asigurrilor sociale de stat 7704 Finanarea din bugetul asigurrilor pentru omaj 7705 Finanarea din bugetul Fondului naional unic de asigurri sociale de sntate 8077 Sume solicitate la rambursare aferente fondurilor externe nerambursabile postaderare n curs de virare la buget

n schimb, Planul de conturi utilizat de beneficiarii - instituii publice finanate integral din venituri
proprii pentru operaiuni cu fonduri externe nerambursabile postaderare (instrumente structurale obiectivul convergen) i fonduri de la buget (exemple de instituii publice finanate integral din venituri proprii: spitale, universiti etc.) cuprinde urmtoarele conturi specifice : 117.10 Rezultatul reportat instituii publice i activiti finanate integral sau parial din venituri proprii 121.10 Rezultatul patrimonial instituii publice i activiti finanate integral sau parial din venituri proprii 232 Avansuri acordate pentru active fixe corporale 234 Avansuri acordate pentru active fixe necorporale 401 Furnizori 404 Furnizori de active fixe 409 Furnizori debitori 429 Bursieri i doctoranzi 4481 Alte datorii fa de buget 458 Sume de primit i de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Manage-ment INSTRUMENTE STRUCTURALE I FONDURI DE LA BUGET 4583 Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI 4583.1 Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management - FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE POSTADERARE 4583.1.1 Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management n contul plilor efectuate n anul curent - FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE POSTADERARE 4583.1.2 Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management n contul plilor efectuate n anii anteriori - FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE POSTADERARE 4583.2 Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management - FONDURI DE LA BUGET 4583.2.1 Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management n contul plilor efectuate n anul curent - FONDURI DE LA BUGET

35

4583.2.2 Sume de primit de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management n contul plilor efectuate n anii anteriori - FONDURI DE LA BUGET 4584 Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management/Ageniilor de Pli INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR, FONDURI DE LA BUGET I ALTE FONDURI 4584.1 Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management - FONDURI EXTERNE NERAMBURSABILE POSTADERARE 4584.2 Sume de restituit Autoritilor de Certificare/Autoritilor de Management - FONDURI DE LA BUGET 4585 Avansuri primite de la Autoritile de Certificare/Autoritile de Management/Ageniile de Pli reprezentnd prefinanare - INSTRUMENTE STRUCTURALE, FONDURI PENTRU AGRICULTUR I ALTE FONDURI 560 Disponibil al instituiilor publice finanate integral din venituri proprii 629 Alte cheltuieli autorizate prin dispoziii legale 7721 Subvenii de la bugetul de stat 775 Finanarea din fonduri externe nerambursabile postaderare

Lund n considerare cele prezentate anterior, obligaiile beneficiarilor instituii publice sunt urmtoarele: - beneficiarul va menine nregistrri periodice i exacte n contabilitate, referitoare la implementarea Proiectului, folosind un sistem de eviden contabil n partid dubl, ca parte a contabilitii proprii sau adiacent acesteia (acest sistem dedicat va fi implementat cu respectarea procedurilor impuse de practic profesional); - pentru fiecare Proiect trebuie realizate nregistrri separate n contabilitate, care s evidenieze toate veniturile i cheltuielile; - nregistrrile n contabilitate trebuie s poat oferi cu precizie detalii privind dobnda provenind din fondurile pltite de Autoritatea Contractant; - beneficiarul va permite CE, Oficiului European Anti-fraud i Curii Europene a Auditorilor s verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecii la faa locului, implementarea Proiectului i s realizeze un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de nregistrare n contabilitate i a oricror alte documente relevante pentru finanarea Proiectului (aceste inspecii pot s aib loc n urmtorii 5 ani dup plata final, respectiv pn la expirarea termenului de 3 ani de la data nchiderii oficiale a POS CCE); - beneficiarul va permite Oficiului European Anti-fraud s fac verificri la faa locului n conformitate cu procedurile stabilite de legislaia CE pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitilor Europene mpotriva fraudelor i a oricror altor nereguli, motiv pentru care beneficiarul se angajeaz s permit personalului sau agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i ai Curii Europene a Auditorilor, personalului Organismului Intermediar i al Autoritii de Management accesul n locurile i n spaiile unde se implementeaz Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice i la toate documentele i bazele de date privind managementul tehnic i financiar al proiectului (totodat, beneficiarul se angajeaz c va lua toate msurile pentru a facilita munca acestora); - accesul agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i Curii Europene a Auditorilor se face n condiiile pstrrii confidenialitii fa de teri, fr a prejudicia obligaiile de drept public crora le sunt supuse;

36

- documentele trebuie s fie uor accesibile i s fie arhivate astfel nct s permit o verificare uoar, iar beneficiarul este obligat s informeze Autoritatea Contractant asupra adresei exacte unde acestea sunt pstrate. Documentele la care se face referire anterior includ: a. pentru lucrrile, bunurile i serviciile ce fac obiectul controlului: - oferte de la furnizori; - contracte i comenzi; - facturi i dovezi ale plii, sau facturi pltite (dac bunurile provin din stocurile Beneficiarului, facturile vor reflecta preul pltit la data achiziiei, motiv pentru care o copie a facturii de achiziie trebuie s fie ataat); - pentru carburani i uleiuri, beneficiarul va ine evidena distanelor parcurse, a consumului mediu al vehiculelor folosite, a costului carburanilor i a cheltuielilor de ntreinere. b. pentru costurile de personal: - evidena cheltuielilor cu personalul local angajat pe perioad determinat, menionnd sumele pltite ca remuneraie, certificate corespunztor de persoana responsabil la ni vel local, cu detalierea salariului brut, a taxelor i contribuiilor la asigurrile sociale i a salariului net; - evidena cheltuielilor cu personalul din afara rii angajat n interesul proiectului; cheltuielile vor fi evaluate pe baza costurilor unitare pe uniti de timp efectiv lucrate i verificabile i vor fi detaliate n salariu brut, taxe i contribuii la asigurrile sociale i salariu net. Pentru a se facilita realizarea corespunttoare a controlului este necesar ca documentele contabile: - s fie ntocmite pe baza documentelor surs (facturi, extrase bancare, etc.); - s se specifice tipul documentelor contabile; - s fie numerotate; - s detalieze coninutul tranzaciilor contabile; - s specifice valoarea sumelor n LEI i/sau EURO; - s fie datate; - s specifice contul bancar folosit pentru tranzacie; - s fie n original. Toate documentele folosite n timpul tranzaciilor contabile vor fi parte integrant a documentelor contabile. Aceste documente vor fi nregistrate, completate i arhivate astfel nct s se pstreze legtura dintre anumite documente. Principiile i procedurile contabile vor fi reglementate de acordurile ncheiate cu Autoritatea de Certificare, cu reglementrile Comisiei Europene i se vor afla n concordan cu: - Legea contabilitii nr.82/1991, cu modificrile i completrile ulterioare; - OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice i Planul de conturi pentru IP i instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare; - Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare; 37

- OMFPnr. 1187/2008 pentru modificarea si completarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Planul de conturi pentru institutiile publice si instructiunile de aplicare a acestuia, aprobate prin OMFP nr. 1917/2005; - OMFP nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale; - Legea nr.571/2003 privind Codul Fiscal al Romniei, cu modificrile i completrile ulterioare.

38

Capitolul XI: Controlul tehnic i financiar al proiectelor finanate din fonduri europene nerambursabile
Beneficiarul proiectului trebuie s realizeze nregistrri contabile sistematice i precise referitoare la executarea contractului, motiv pentru care, pentru fiecare obiectiv trebuie inut o evideniere separat, cu toate veniturile i cheltuielile pe perioada de valabilitate a contractului. De asemenea, beneficiarul are obligaia s consimt la inspeciile pe baz de documente sau la faa locului, efectuate de Autoritatea Contractant, Comisia European i orice alt organism cu atribuii n domeniu asupra modului de utilizare a finanrii nerambursabile pe durata de valabilitate a contractului. n fapt, acesta se angajeaz s acorde dreptul de acces la locurile i spaiile unde se implementeaz obiectivele prevzute n Planul de afaceri, inclusiv acces la sistemele informatice, precum i la toate documentele i fiierele informatice privind gestiunea tehnic i financiar, motiv pentru care documentele trebuie s fie uor accesibile i arhivate, astfel nct s permit verificarea lor. Obligaiile beneficiarilor de proiecte finanate din fonduri europene nerambursabile sunt: - beneficiarul va permite Comisiei Europene, Oficiului European Anti-fraud i Curii Europene a Auditorilor s verifice, prin examinarea documentelor sau prin inspecii la faa locului, implementarea Proiectului, i s realizeze, dac este necesar, un audit complet pe baza documentelor justificative, a documentelor de nregistrare n contabilitate i a oricror alte documente relevante pentru finanarea Proiectului; - beneficiarul va permite Oficiului European Anti-fraud s fac verificri la faa locului n conformitate cu procedurile stabilite de legislaia Comisiei Europene pentru protejarea intereselor financiare ale Comunitilor Europene mpotriva fraudelor i a oricror altor nereguli; - beneficiarul se angajeaz s permit personalului sau agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i ai Curii Europene a Auditorilor, personalului Organismelor Intermediare i Autoritii de management accesul n locurile i spaiile unde se implementeaz Proiectul, inclusiv accesul la sistemele informatice i la toate documentele i bazele de date privind managementul tehnic i financiar al Proiectului; - beneficiarul se angajeaz c va lua toate msurile pentru a facilita munca acestora. Accesul agenilor Comisiei Europene, Oficiului European Anti Fraud i Curii Europene a Auditorilor se face n condiiile pstrrii confidenialitii fa de teri, fr a prejudicia obligaiile de drept public crora le sunt supuse, motiv pentru care documentele trebuie s fie uor accesibile i s fie arhivate astfel nct s permit o verificare uoar (beneficiarul este obligat s informeze Autoritatea Contractant asupra adresei exacte unde acestea sunt pstrate).

39

Capitolul XII: Reglementri fiscale aplicabile fondurilor structurale referitoare la impozitul pe profit
n vederea determinrii rezultatului fiscal obinut de entitate din desfurarea proiectelor finanate din fonduri nerambursabile se aplic principiul neutralitii i al conectrii cheltuielilor la venituri, care presupune faptul c, recunoaterea veniturilor din subvenii trebuie sa se realizeze n perioada fiscal n care au fost generate cheltuielile din desfurarea activitilor prevzute n proiect i care sunt finanate din fonduri nerambursabile. Astfel, determinarea rezultatului fiscal nu este influenat n perioada fiscal n care are loc ncasarea fondurilor, ci n perioada n care se recunosc cheltuielile. Se cunoate faptul c, proiectele de finanare tip POSDRU genereaz, nc de la contractare, pierdere pentru entitatea contractant, ce const n contribuia proprie obligatorie asumat de conducerea entitii la semnarea contractului de finanare. Aceast pierdere poate fi majorat i de eventualele cheltuieli neeligibile, asumate la contractare, necesare pentru derularea proiectului i ndeplinirea indicatorilor de performan. n vederea determinrii rezultatului fiscal, n titlul II din Codul Fiscal nu sunt inserate prevederi legale speciale pentru veniturile i cheltuielile din proiecte. Cu toate acestea, practica contabil permite identificarea a dou abordri posibile: a. tratamentul deductibil al cheltuielilor la calculul profitului impozabil, conform cruia cheltuielile angajate pentru realizarea activitilor din proiect sunt deductibile dac respect regula general de la art. 21 alin. 1 din Codul Fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate n scopul realizrii de venituri impozabile. Potrivit acestei prime abordri, toate cheltuielile efectuate in proiect pot fi deduse la calculul profitului impozabil, deoarece, indirect, genereaz plus valoare pentru entitate. Dar, cheltuielile neeligibile pot fi cheltuieli deductibile, dac sunt efectuate n scopul realizrii indicatorilor de performan asumai la contractarea proiectului. n urma aplicrii acestui tratament, se ctig, ca i cheltuieli deductibile, cheltuielile finanate din contribuie proprie sau neeligibile. ns, dezavantajul acestuia rezid din faptul c excepiile, referitoare la deductibilitate, prevzute la art. 21 alin. 2-4 din Codul Fiscal se vor aplica i cheltuielilor efectuate n proiect. Acesta este motivul pentru care apar situaii n care cheltuieli nedeductibile prin aplicarea excepiilor, vor genera venituri din subvenii impozabile. b.tratamentul nedeductibil al cheltuielilor la calculul profitului impozabil, conform cruia cheltuielile angajate pentru realizarea activitilor din proiect sunt nedeductibile ntruct nu respect regula general de la art. 21 alin. 1 sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate n scopul realizrii de venituri impozabile, deoarece implementarea unui astfel de proiect se consider a fi o aciune de responsabilitate social a entitii si nu o aciune ce are ca scop obinerea de profit. Potrivit celei de a doua abordri, toate cheltuielile efectuate n proiect sunt nedeductibile, iar veniturile din subvenii vor fi neimpozabile prin aplicarea excepiei de la art. 20 lit c sunt neimpozabile veniturile din recuperarea cheltuielilor nedeductibile. n urma aplicrii acestui tratament, se pierd, ca i cheltuieli nedeductibile, cheltuielile finanate din contribuie proprie i cele neeligibile. Totui, avantajul acestui tratament este simplitatea aplicrii. 40

Capitolul XIII: Consideraii generale referitoare la achiziiile publice (proceduri, documentaie i criterii de atribuire, soluionare contestaii)
Procedura de achiziii publice consideraii generale n Romnia, reglementrile legale referitoare la achiziiile publice sunt cele include n OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i instruciunile specifice emise pentru fiecare Program Operaional. La nivelul CE, tratatul pentru nfiinarea Comunitii Economice Europene, ncheiat la 25 martie 1957, instituie cele patru liberti europene, respectiv: libera circulaie a mrfurilor, libera circulaie a serviciilor, libera circulaie a persoanelor, libera circulaie a capitalurilor. Aceste patru liberti nu au rmas la stadiul de concept, ci au fost transpuse n practic sub form de principii. n domeniul achiziiilor publice, reflecia celor patru liberti considerate fundamentale din punct de vedere comunitar, s-a materializat sub forma a 7 principii a cror respectare este obligatorie la atribuirea oricrui contract de achiziie public. Aceste principii sunt enumerate n OUG nr.34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, cu modificrile i completrile ulterioare, fiind obligatoriu de respectat pe tot parcursul procesului de achiziie public: a) nediscriminarea; b) tratamentul egal; c) recunoaterea reciproc; d) transparena; e) proporionalitatea; f) eficiena utilizrii fondurilor publice; g) asumarea rspunderii. a) nediscriminarea presupune asigurarea condiiilor de manifestare a concurenei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de naionalitate, s poat participa la procedura de atribuire i s aib ansa de a deveni contractant. b) tratamentul egal presupune stabilirea i aplicarea oricnd pe parcursul procedurii de atribuire, a unor reguli, cerine, criterii, identice pentru toi operatorii economici, astfel nct acetia s beneficieze de anse egale de a deveni contractani. c) recunoaterea reciproc este un principiu care presupune acceptarea produselor, serviciilor, lucrrilor oferite n mod licit pe piaa Uniunii Europene, a diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritile competente din alte state i a specificaiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel naional. d) transparena este principiul care presupune aducerea la cunostina publicului a tuturor informaiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire. e) proporionalitatea presupune asigurarea corelaiei ntre necesitatea autoritii contractante, obiectul contractului de achiziie public i cerinele solicitate a fi ndeplinite. 41

f) eficiena utilizrii fondurilor publice este principiul care presupune aplicarea procedurilor de atribuire competiionale i utilizarea de criterii care s reflecte avantajele de natur economic ale ofertelor n vederea obinerii raportului optim ntre calitate i pre. g) asumarea rspunderii nseamn, de fapt, determinarea clar a sarcinilor i responsabilitilor persoanelor implicate n procesul de achiziie public, urmrindu-se asigurarea profesionalismului, imparialitii i independenei deciziilor adoptate pe parcursul derulrii acestui proces. Autoritile europene i cele romne urmresc, printre altele, prin aplicarea acestui set de principii: deschiderea i dezvoltarea pieei de achiziii publice; instituirea unui cadru bazat pe ncredere, corectitudine si imparialitate; eliminarea tratamentului preferenial acordat operatorilor economici locali; asigurarea transparenei regulilor, oportunitilor, procedurilor i a rezultatelor; eliminarea cerinelor restrictive; obinerea celei mai bune utilizri a fondurilor publice, ntotdeauna considerate ca fiind insuficiente n raport cu necesitile; diminuarea numrului de erori care pot s apar pe parcursul procesului de achiziie public; reducerea fraudei i corupiei. Selecia procedurilor de achiziii publice Elementele evaluate de o autoritate contractant n scopul selectrii unei anumite proceduri de achiziie public sunt: complexitatea contractului de achiziie public i costurile implicate de atribuirea contractului; nivelul de dezvoltare i concurena pe piaa din domeniul unde va avea loc achiziia pentru a se putea alege ntre licitaie deschis i licitaie restrns; constrngeri cum ar fi urgen, compatibilitatea cu anumite produse; servicii deja existente n cadrul autoritii respective, existena unui singur furnizor, prestator sau executant, etc. Este interzis divizarea unui contract n mai multe contracte de valoare mic n scopul evitrii aplicrii anumitor proceduri de achiziie public. Observaie: Beneficiarul unui proiect finanat din fonduri europene are obligaia de a respecta legislaia n domeniul achiziiilor publice i de a transmite ctre organismul intermediar sau autoritatea de management rezultatul verificrilor efectuate de instituiile abilitate, pe toat perioada de implementare a proiectului. Nerespectarea acestei obligaii poate conduce la neeligibilitatea parial sau total a contractului/contractelor ncheiate n cadrul proiectului. De asemenea, beneficiarul poate s transmit autoritii de management i organismului intermediar, cte o copie a contractelor de achiziie public semnate, n conformitate cu regulile impuse de aceste autoriti. n cazul n care nu a existat controlul organismelor abilitate privind atribuirea contractelor de achiziii publice, la solicitarea autoritii de management, beneficiarul va transmite pe lng copia contractului i alte documente/anexe solicitate. 42

Documentaia de atribuire pentru achiziii publice OUG nr.34/2006 furnizeaz informaii privind coninutul documentaiei de atribuire, acestea fiind sintetizate n tabelul urmtor:
Document Fia de date a achiziiei Coninutul documentului Date contact Descriere criterii calificare Informaii privind desfurarea procedurii Informaii privind legislaia aplicabil Specificaii tehnice Descrierea obiectului contractului Responsabilitate Compartimentul intern de achiziii publice Observaii Fia de date conine toate acele informaii care vor fi publicate n anunul/invitaia de participare Va fi descris necesitatea autoritii contractante n general, detaliindu-se n cadrul rundelor de negocieri sau discuii Trebuie s fie specificat obiectului contractului Formularele coninute n documentaia de atribuire vor structura informaia necesar autoritii contractante i vor uura elaborarea ofertei de ctre operatorul economic

Caiet de sarcini/ documentaie descriptiv

Compartimentul solicitant Compartimentul intern de achiziii publice Prestatorul de servicii de consultan Compartimentul intern de achiziii publice Compartimentul juridic Compartimentul intern de achiziii publice

Model de contract Formulare

Clauze obligatorii Clauze specifice Clauze negociabile Formulare ce se vor completa de ctre ofertant

Potrivit reglementrilor legale n domeniu, autoritatea contractant trebuie s includ n cadrul documentaiei de atribuire orice cerin, criteriu, regul precum i alte informaii necesare pentru a asigura ofertantului/candidatului o informare complet, corect i explicit cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire alese. Iat de ce, documentaia de atribuire cuprinde, fr a se limita la acestea, urmtoarele informaii1: informaii generale privind autoritatea contractant; instruciunile privind datele limit care trebuie respectate i formalitile care trebuie ndeplinite n legtur cu participarea la procedura de atribuire; n situaia n care sunt solicitate, cerinele minime de calificare, precum i documentele care urmeaz s fie prezentate de ofertani/candidai pentru probarea ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie; caietul de sarcini sau documentaia descriptiv, dup caz; instruciunile privind modul de elaborare i de prezentare a propunerii tehnice i financiare de ctre ofertani/candidai; informaii detaliate i complete privind criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei ctigtoare; instruciunile privind modul de utilizare a cilor de atac prevzute de lege;
1

Conform OUG nr. 34/2006.

43

informaii referitoare la clauzele contractuale obligatorii. Autoritatea contractant evidenoaz n documentaia de atribuire i regulile obligatorii referitoare la condiiile de munc i de protecie a muncii, n vigoare la nivel naional i care trebuie respectate pe parcursul ndeplinirii contractului de lucrri ori de servicii, sau s indice instituiile competente de la care operatorii economici pot obine informaii detaliate privind reglementrile respective. Caietul de sarcini conine, n mod obligatoriu, specificaii tehnice. Acestea contureaz caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic i de performan, cerine privind impactul asupra mediului nconjurtor, sigurana n exploatare, dimensiuni, terminologie, simboluri, teste i metode de testare, ambalare, etichetare, marcare i instruciuni de utilizare a produsului, tehnologii i metode de producie, precum i sisteme de asigurare a calitii i condiii pentru certificarea conformitii cu standardele relevante n domeniu sau altele asemenea. n condiiile manifestrii compatibilitii ntre reglementrile tehnice naionale obligatorii i dreptul comunitar, autoritatea contractant are obligaia de a defini specificaiile tehnice: fie prin referire la standarde naionale care adopt standarde europene, la omologri tehnice europene, la standarde internaionale sau la alte referine de natur tehnic elaborate de organisme de standardizare europene (de regul n ordinea de prioritate de mai sus); n cazul n care acestea nu exist, atunci specificaiile tehnice se definesc prin referire la alte standarde, omologri sau reglementri tehnice naionale privind utilizarea produselor sau proiectarea, calculul i execuia lucrrilor. Orice astfel de referire trebuie s fie nsoit de meniunea "sau echivalent"; fie prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, care trebuie s fie suficient de precis descrise astfel nct s permit ofertanilor s determine obiectul contractului de achiziie public, iar autoritii contractante s atribuie contractul respectiv; fie att prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, ct i prin referirea la standardele, omologrile tehnice, specificaiile tehnice comune, ca mijloc de prezumie a conformitii cu nivelul de performan i cu cerinele funcionale respective; fie prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, pentru anumite caracteristici, i prin referirea la standardele sau omologrile tehnice, pentru alte caracteristici. Dac autoritatea contractant definete specificaiile tehnice din caietul de sarcini prin precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale solicitate, atunci o ofert nu poate fi respins dac ofertantul demonstreaz prin orice mijloc adecvat c produsele, serviciile sau lucrrile oferite asigur ndeplinirea performanelor sau cerinelor funcionale solicitate deoarece sunt conforme cu: un standard naional care adopt un standard european: o omologare tehnic european; o specificaie tehnic comun utilizat n Comunitatea European; un standard internaional; alte reglementri tehnice elaborate de organisme de standardizare europene. Pentru respectarea principiilor achiziiilor publice, este interzis definirea n caietul de sarcini a unor specificaii tehnice care indic o anumit origine, surs, producie, un procedeu special, o marc de fabric sau de comer, un brevet de invenie, o licen de fabricaie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici sau a anumitor produse. 44

n acest caz, autoritatea contractant are obligaia de a asigura obinerea documentaiei de atribuire de ctre orice operator economic prin asigurarea accesului direct, nerestricionat i deplin, prin mijloace electronice, la coninutul documentaiei de atribuire. n situaia n care ataarea documentaiei de atribuire n SEAP (Sistemul Electronic al Achiziiilor Publice) nu este posibil din motive tehnice, autoritatea contractant are obligaia de a pune la dispoziia oricrui operator economic care a naintat o solicitare n acest sens sau, dup caz, cruia i s-a transmis o invitaie de participare, a unui exemplar din documentaia de atribuire, pe suport hrtie ori pe suport magnetic. Obinerea documentaiei de atribuire este gratuit pentru operatorii economici care o ridic de la sediul autoritii contractante sau de la o alt adres indicat de aceasta i comport un cost n situaia n care este transmis prin pot (dar n acest caz plata nu trebuie s depeasc costul aferent transmiterii documentaiei respective). Criteriile de calificare i selecie n cazul achiziiilor publice Potrivit reglementrilor legale din domeniu, autoritatea contractant are obligaia de a respecta principiul proporionalitii atunci cnd identific criteriile de calificare i selecie, iar acestea trebuie s aib o legtur concret cu obiectul contractului care urmeaz a fi atribuit. Astfel, nivelul cerinelor minime solicitate prin documentaia de atribuire trebuie s se limiteze numai la cele strict necesare pentru a se asigura ndeplinirea n condiii optime a contractului respectiv, lund n considerare exigenele specifice impuse de valoarea, natura i complexitatea acestuia. Criteriile de calificare i selecie ce pot fi aplicate de autoritatea contractant se pot referi doar la: a) situaia personal a candidatului sau ofertantului; b) capacitatea de exercitare a activitii profesionale; c) situaia economic i financiar; d) capacitatea tehnic i/sau profesional; e) standarde de asigurare a calitii; f) standarde de protecie a mediului. Autoritatea contractant nu are dreptul s solicite realizarea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar i/sau la capacitatea tehnic i profesional, care ar conduce la restricionarea participrii la procedura de atribuire, n scopul respectrii principiilor achiziiilor publice. a) situaia personal a candidatului sau a ofertantului Autoritatea contractant se oblig s exclud din procedura aplicat pentru atribuirea contractului de achiziie public orice ofertant/candidat despre care are cunotin c, n ultimii 5 ani, a fost condamnat prin hotrrea definitiv a unei instane judectoreti, pentru participare la activiti ale unei organizaii criminale, pentru corupie, pentru fraud i/sau pentru splare de bani. De asemenea, aceeai autoritate este ndreptit s exclud dintr-o procedur pentru atribuirea contractului de achiziie public orice ofertant/candidat care se afl n oricare dintre urmtoarele situaii2: - a intrat n faliment ca urmare a hotrrii pronunate de judectorul-sindic;

Conform OUG 34/2006

45

nu i-a ndeplinit obligaiile de plat a impozitelor, taxelor i contribuiilor de asigurri sociale ctre bugetele componente ale bugetului general consolidat; n ultimii 2 ani nu i-a ndeplinit sau i-a ndeplinit n mod defectuos obligaiile contractuale, din motive imputabile ofertantului n cauz; a fost condamnat, n ultimii trei ani, pentru o fapt care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greeli n materie profesional, prin hotrrea definitiv a unei instane judectoreti; ofer informaii false sau incomplete autoritii contractante, n scopul demonstrrii ndeplinirii criteriilor de calificare i selecie.

b) capacitatea de exercitare a activitii profesionale Autoritatea contractant este total ndreptit s solicite documente edificatoare care s dovedeasc forma de nregistrare ca persoan fizic sau juridic i, dup caz, de atestare ori apartenen din punct de vedere profesional (de exemplu, certificatul de nregistrare de la Oficiul Registrului Comerului). c) situaia economic i financiar Autoritatea contractant are posibilitatea s solicite ca operatorul economic care particip la procedura de atribuire a contractului de achiziie public s fac dovada situaiei sale economice i financiare. Demonstrarea situaiei economice i financiare se realizeaz, dup caz, prin prezentarea unuia sau mai multor documente relevante, cum ar fi: - declaraii bancare corespunztoare sau, dup caz, dovezi privind asigurarea riscului profesional; - bilanul contabil sau extrase de bilan, n cazul n care publicarea acestor bilanuri este prevzut de legislaia rii n care este stabilit ofertantul/candidatul; - declaraii privind cifra de afaceri global sau, dac este cazul, privind cifra de afaceri n domeniul de activitate aferent obiectului contractului ntr-o perioad anterioar, care vizeaz activitatea din cel mult ultimii trei ani, n msura n care informaiile respective sunt disponibile; n acest ultim caz autoritatea contractant are obligaia de a lua n considerare i data la care operatorul economic a fost nfiinat sau i-a nceput activitatea comercial. d) capacitatea tehnic i/sau profesional Autoritatea contractant are posibilitatea s solicite operatorului economic care particip la procedura de atribuire a contractului de achiziie public ca acesta s fac dovada capacitii sale tehnice i/sau profesionale. De exemplu, n cazul aplicrii unei proceduri pentru atribuirea unui contract de lucrri, n scopul verificrii capacitii tehnice i/sau profesionale a ofertanilor / candidailor, autoritatea contractant are dreptul de a le solicita acestora, n funcie de specificul, de volumul i de complexitatea lucrrilor ce urmeaz s fie executate i numai n msura n care aceste informaii sunt relevante pentru ndeplinirea contractului, urmtoarele: o list a lucrrilor executate n ultimii 5 ani, nsoit de certificri de bun execuie pentru cele mai importante lucrri; 46

informaii referitoare la personalul/organismul tehnic de specialitate de care dispune sau al crui angajament de participare a fost obinut de ctre candidat/ofertant, n special pentru asigurarea controlului calitii; informaii referitoare la studiile, pregtirea profesional i calificarea personalului de conducere, precum i ale persoanelor responsabile pentru execuia lucrrilor; o declaraie referitoare la efectivele medii anuale ale personalului angajat i al cadrelor de conducere n ultimii 3 ani; dac este cazul, informaii privind msurile de protecie a mediului pe care operatorul economic le poate aplica n timpul ndeplinirii contractului de lucrri; o declaraie referitoare la utilajele, instalaiile, echipamentele tehnice de care poate dispune operatorul economic pentru ndeplinirea corespunztoare a contractului de lucrri; informaii privind partea din contract pe care operatorul economic are, eventual, intenia s o subcontracteze. e) standarde de asigurare a calitii Dac se solicit prezentarea unor certificate, emise de organisme independente, prin care se atest faptul c operatorul economic respect anumite standarde de asigurare a calitii, autoritatea contractant trebuie s se raporteze la sistemele de asigurare a calitii bazate pe seriile de standarde europene relevante, certificate de organisme conforme cu seriile de standarde europene privind certificarea. f) standarde de protecie a mediului Dac se solicit prezentarea unor certificate, emise de organisme independente, prin care se atest faptul c operatorul economic respect anumite standarde de protecie a mediului, atunci autoritatea contractant trebuie s se raporteze: - fie la Sistemul Comunitar de Management Ecologic i Audit (EMAS); - fie la standarde de gestiune ecologic bazate pe seriile de standarde europene sau internaionale n domeniu, certificate de organisme conforme cu legislaia comunitar ori cu standardele europene sau internaionale privind certificarea. Totui, autoritii contractante i este interzis a restriciona participarea la procedura de atribuire prin stabilirea unor cerine minime de calificare care fie nu prezint relevan n raport cu natura i complexitatea contractului de achiziie public, fie sunt disproporionate n raport cu natura i complexitatea contractului de achiziie public. Totodat, orice documentaie de atribuire trebuie s conin informaii despre soluionarea contestaiilor, precum i datele de contact ale Consiliului Naional de Soluionare a Contestaiilor. Criterii de atribuire a contractelor de achiziii publice Criteriul de atribuire a unui contract de achiziie public poate fi, conform prevederilor OUG. nr.34/2006: 1. oferta cea mai avantajoas din punct de vedere economic; sau 2. preul cel mai sczut. Acest criteriu se precizeaz n mod obligatoriu n anunul de participare i documentaia de atribuire, iar odat ce a fost stabilit, el nu poate fi schimbat pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire. Totui, se impun o serie de precizri referitoare la alegerea "ofertei 47

celei mai avantajoase din punct de vedere economic" ca i criteriu de atribuire, deoarece acesta este singurul ce poate fi utilizat n cadrul procedurii dialogului competitiv. Aplicarea acestui criteriu de atribuire presupune parcurgerea urmtoarelor etape: - stabilirea unui sistem de factori de evaluare; - alegerea ofertei ctigtoare, respectiv acea ofert care ntrunete punctajul cel mai mare din aplicarea sistemului de factori de evaluare. Sistemul de factori de evaluare cuprinde diveri factori obiectivi care fac referire numai la ofert, precum i ponderile relative stabilite pentru fiecare dintre acetia sau un algoritm de calcul specific3. Factorii de evaluare a ofertei, alturi de pre sunt: caracteristici privind nivelul calitativ, tehnic sau funcional; caracteristici de mediu; costuri de funcionare; raportul cost/eficiena; servicii post-vanzare si asisten tehnic; termen de livrare sau de execuie; alte elemente considerate semnificative pentru evaluarea ofertelor. Factorii de evaluare a ofertei precum i ponderea relativ a acestora sau algoritmul de calcul, trebuie s fie definii clar n documentaia de atribuire. Acetia trebuie s aib legtur concret cu specificul contractului i nu pot fi schimbai pe toat durata de aplicare a procedurii de atribuire. Ponderea stabilit pentru fiecare factor de evaluare trebuie s reflecte n mod corect: - importana caracteristicii tehnice sau funcionale considerate a reprezenta un avantaj calitativ n raport cu cerinele minime i care poate fi punctat suplimentar fa de acest minim; sau - cuantumul valoric al avantajelor de natur financiar pe care ofertanii le pot oferi prin asumarea unor angajamente suplimentare n raport cu cerinele minime prevzute n caietul de sarcini. Cnd se stabilete criteriul de atribuire, se elaboreaz o not justificativ prin care se motiveaz modul n care a fost stabilit ponderea factorilor de evaluare, not care reprezint parte component a dosarului achiziiei. Legislaia achiziiilor publice prevede faptul c nu pot fi utilizai factori de evaluare care fie nu au o legtur direct cu natura i obiectul contractului de achiziie public ce urmeaz s fie atribuit, fie nu reflect un avantaj real i evident pe care autoritatea contractant l poate obine prin utilizarea factorului de evaluare respectiv. Totodat este interzis utilizarea cerinelor referitoare la calificare ca factori de evaluare a ofertelor. Totui, dac din motive justificate, autoritii contractante i este imposibil s stabileasc exact ponderile relative pentru fiecare factor de evaluare, atunci aceasta are obligaia de a indica n anunul de participare sau n documentaia de atribuire cel puin ordinea descresctoare a importanei factorilor de evaluare care urmeaz s fie utilizai. Indiferent de situaia concret, ponderea stabilit pentru fiecare factor de evaluare nu trebuie s conduc la distorsionarea rezultatului aplicrii procedurii pentru atribuirea contractului de
3

Conform OUG nr.34/2006

48

achiziie public. Dac criteriul de atribuire ales este preul cel mai sczut, atunci oferta stabilit ca fiind ctigtoare este acea ofert admisibil, a crei propunere tehnic rspunde la toate cerinele minime obligatorii solicitate i a crei propunere financiar conine preul cel mai sczut. Trebuie totui menionat faptul c, autoritatea contractant are obligaia de a transmite spre publicare un anun de atribuire n cel mult 48 de zile dup ce: a finalizat procedura de atribuire - licitaie deschis, licitaie restrns, dialog competitiv, negociere cu/fr publicarea prealabil a unui anun de participare, cerere de oferte - prin atribuirea contractului de achiziie public sau ncheierea acordului-cadru; a finalizat un concurs de soluii prin stabilirea concurentului ctigtor; a atribuit un contract de achiziie public printr-un sistem dinamic de achiziii. Anunul de atribuire se public n SEAP i, dup caz, n Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, precum i, opional, n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a VI-a, Achiziii publice. Soluionarea contestaiilor referitoare la desfurarea procedurilor de achiziii publice Aceasta reprezint un capitol distinct n cadrul legislaiei aferente, respectiv OUG nr.34/2006, deoarece orice persoan care se consider vtmat ntr-un drept ori ntr-un interes legitim printr-un act al autoritii contractante, prin nclcarea dispoziiilor legale n materia achiziiilor publice, poate solicita, prin contestaie, anularea actului, obligarea autoritii contractante de a emite un act, recunoaterea dreptului pretins sau a interesului legitim pe cale administrativ-jurisdicional. Pentru soluionarea contestaiilor pe cale administrativ-jurisdicional, partea care se consider vtmat se poate adresa Consiliului Naional de Soluionare a Contestaiilor. nainte de aceasta, persoana vtmat poate notifica autoritatea contractant cu privire la pretinsa nclcare a dispoziiilor legale n materia achiziiilor publice i la intenia de a sesiza Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor. Notificarea nu are ca efect suspendarea de drept a procedurii de atribuire. Dup primirea notificrii, autoritatea contractant poate adopta orice msuri pe care le consider necesare pentru remedierea pretinsei nclcri, inclusiv suspendarea procedurii de atribuire sau revocarea unui act emis n cadrul respectivei proceduri. Msurile adoptate se comunic n termen de o zi lucrtoare att persoanei care a notificat autoritatea contractant, ct i celorlali operatori economici implicai. Persoana vtmat care consider c msurile adoptate sunt suficiente pentru remedierea pretinsei nclcri va transmite autoritii contractante o notificare de renunare la dreptul de a formula contestaie n faa Consiliului Naional de Soluionare a Contestaiilor sau, dup caz, o cerere de renunare la judecarea contestaiei. Soluionarea contestaiilor n faa Consiliului Naional de Soluionare a Contestaiilor Acest Consiliu este competent s soluioneze contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, nainte de ncheierea contractului, prin complete specializate, constituite potrivit Regulamentului de organizare i funcionare a Consiliului. Contestaia se soluioneaz de un complet format din 3 membri ai Consiliului, dintre care unul are calitatea de preedinte de complet. Contestaia se formuleaz n scris i trebuie s conin urmtoarele elemente:

49

numele, domiciliul sau reedina contestatorului ori, pentru persoanele juridice, denumirea, sediul lor i codul unic de nregistrare. n cazul persoanelor juridice se vor indica i persoanele care le reprezint i n ce calitate; - denumirea i sediul autoritii contractante; - denumirea obiectului contractului de achiziie public i procedura de atribuire aplicat; - obiectul contestaiei; - motivarea n fapt i n drept a cererii; - mijloacele de prob pe care se sprijin contestaia, n msura n care este posibil; - semntura prii sau a reprezentantului persoanei juridice. n termen de o zi lucrtoare de la primirea contestaiei, autoritatea contractant are obligaia s i ntiineze despre aceasta i pe ceilali participani nc implicai n procedura de atribuire. ntiinarea trebuie s conin inclusiv o copie a contestaiei respective. Contestaiile formulate n cadrul aceleiai proceduri de atribuire vor fi conexate de ctre Consiliu pentru a se pronuna o soluie unitar. Pentru contestaiile formulate n cadrul aceleiai proceduri de atribuire se va pstra continuitatea completului de soluionare. Pentru soluionarea contestaiilor, autoritatea contractant are obligaia de a transmite Consiliului, n termen de cel mult 3 zile lucrtoare punctul su de vedere asupra acesteia/acestora, nsoit de orice alte documente considerate edificatoare, precum i, o copie a dosarului achiziiei publice. Lipsa punctului de vedere al autoritii contractante nu mpiedic soluionarea contestaiei/contestaiilor, n msura n care s-a fcut dovada comunicrii acesteia/acestora. n cazuri temeinic justificate i pentru prevenirea unei pagube iminente, Consiliul, pn la soluionarea fondului cauzei, poate s dispun, n termen de 3 zile, la cererea prii interesate, prin decizie, msura suspendrii procedurii de achiziie public. Consiliul are obligaia de a soluiona pe fond contestaia n termen de 20 de zile de la data primirii dosarului achiziiei publice de la autoritatea contractant, respectiv n termen de 10 zile n situaia incidenei unei excepii care mpiedic analiza pe fond a contestaiei. n cazuri temeinic justificate, termenul de soluionare a contestaiei poate fi prelungit o singur dat cu nc 10 zile. Instana competent s soluioneze plngerea formulat mpotriva deciziei pronunate de Consiliu este curtea de apel, secia de contencios-administrativ i fiscal n a crei raz se afl sediul autoritii contractante. Cu excepia cazurilor n care plngerea are ca obiect contestarea amenzii, Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor nu are calitatea de parte n proces. n cazuri temeinic justificate i pentru prevenirea unei pagube iminente, preedintele instanei poate dispune, la cererea prii interesate, prin ncheiere dat cu citarea prilor, suspendarea executrii contractului. Instana soluioneaz cererea de suspendare lund n considerare consecinele probabile ale acesteia asupra tuturor categoriilor de interese ce ar putea fi lezate, inclusiv asupra interesului public. Instana, admind plngerea, modific decizia Consiliului, dispunnd, dup caz: - anularea n tot sau n parte a actului autoritii contractante; - obligarea la emiterea actului de ctre autoritatea contractant; - ndeplinirea unei obligaii de ctre autoritatea contractant, inclusiv eliminarea oricror specificaii tehnice, economice sau financiare discriminatorii din anunul/invitaia de participare, din documentaia de atribuire sau din alte documente emise n legtur cu procedura de atribuire; 50

orice alte msuri necesare remedierii nclcrii dispoziiilor legale n materia achiziiilor publice.

Soluionarea litigiilor n instan Procesele i cererile privind acordarea despgubirilor pentru repararea prejudiciilor cauzate n cadrul procedurii de atribuire, precum i cele privind executarea, nulitatea, anularea, rezoluiunea, rezilierea sau denunarea unilateral a contractelor de achiziie public se soluioneaz n prim instan de ctre secia comercial a tribunalului n circumscripia cruia se afl sediul autoritii contractante. Despgubirile pentru repararea prejudiciului cauzat n cadrul procedurii de atribuire se solicit n justiie prin aciune separat. Dac se solicit plata de despgubiri pentru repararea prejudiciului reprezentnd cheltuieli de elaborare a ofertei sau de participare la procedura de atribuire, persoana vtmat trebuie s fac doar dovada nclcrii prevederilor legale, precum i a faptului c ar fi avut o ans real de a ctiga contractul, iar aceasta a fost compromis ca urmare a nclcrii respective. Judectorul, de ndat ce constat c sunt ndeplinite condiiile prevzute de lege pentru cererea de chemare n judecat, dispune prin rezoluie comunicarea acesteia, precum i a nscrisurilor ctre prt. Prtul este obligat s depun ntmpinarea n termen de 3 zile de la comunicarea cererii de chemare n judecat. ntmpinarea se comunic de ndat reclamantului, care este obligat s depun rspuns la ntmpinare n termen de 3 zile de la comunicare. Prtul va lua cunotin de rspunsul la ntmpinare de la dosarul cauzei. Repercusiunile contabile i fiscale ale acestor contestaii pe calea juridic, genereaz nregistrri de cheltuieli deductibile sau nu (n funcie de prevederile Codului Fiscal n vigoare la acea dat) cu provizioanele pentru litigii constituite. Anularea acestora genereaz venituri impozabile la calculul profitului impozabil.

51

Capitolul XIV: Contractul i dosarul de achiziii publice


Contractul de achiziie public Acest instrument juridic ncheiat n form scris, n cel puin dou exemplare n urma unei proceduri de atribuire sau n baza unui acord-cadru. Dac ofertantul declarat ctigtor refuz ncheierea contractului, procedura de atribuire va fi anulat, iar autoritatea contractant va relua procedura. nainte de stabilirea clauzelor contractuale trebuie s se stabileasc tipul contractului. Calificarea naturii juridice a contractului de achiziie public este dat de obiectul preponderent ca valoare. Contractele de achiziie public pot fi diverse i anume: - contracte de furnizare de produse; - contracte de servicii; - contracte de lucrri. Indiferent de felul acestuia, elementele componente ale contractului de achiziie public sunt: - preambulul; - clauzele contractuale obligatorii; - clauzele contractuale specifice. Preambulul reprezint partea introductiv a contractului i conine informaii despre temeiul legal n baza cruia se semneaz contractul de achiziie public, denumirea prilor contractante, definiii aplicabile, interpretare. Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract de achiziie public trebuie s le conin referitor la obiectul principal al contractului, preul contractului, durata contractului, sanciuni ale neexecutrii culpabile a obligaiilor, documentele contractului, obligaiile principale ale prilor. Clauzele contractuale specifice sunt acele prevederi contractuale specifice fiecrui contract de achiziie public care se stabilesc, de regul, prin acordul prilor n funcie de necesitile obiective ale autoritii contractante i de coninutul ofertei declarat ctigtoare. Clauze contractuale specifice pot fi propuse att de autoritatea contractant ct i de ctre operatorul economic, dac este permis acest lucru prin documentaia de atribuire. Clauzele specifice nu trebuie s anihileze clauzele obligatorii, n caz contrar, clauzele specifice nu produc niciun efect. Clauzele contractuale specifice pot face referire la: subcontractori, garania de bun execuie, garania de calitate, modalitatea de ajustare a preului, termene de executare a obligaiilor prilor, recepie, inspecii, teste, ambalare, marcare, transport, asigurri, alte condiii de executare a contractului, etc. Contractele de subcontractare se constituie n anexe la contractul de achiziie public. Actul adiional la un contract poate modifica prevederi contractuale referitoare la denumirea prilor, adresa, timpul de suspendare a executrii obligaiilor, fr a afecta prevederile referitoare la pre. n ceea ce privete lucrrile/serviciile suplimentare sau similare la contractul iniial, se atribuie un nou contract prin procedura de negociere fr publicarea prealabil a unui anun de participare. Dosarul de achiziie public Coninutul acestuia este reglementat de ctre OUG nr.34/2006, ale crei prevederi se refer la: ntocmirea i pstrarea dosarului de ctre autoritatea contractant prin compartimentul 52

intern specializat de achiziii publice; ntocmirea dosarului se face pentru fiecare: - contract de achiziie public atribuit, - acord-cadru ncheiat, - contract de concesiune atribuit, - lansare a unui sistem de achiziie dinamic. pstrarea dosarului se face att timp ct contractul de achiziie public/acordul-cadru produce efecte juridice i cel puin 5 ani de la data finalizrii acestuia; dosarul are caracter de document public; dac dosarul este solicitat, acesta poate fi pus la dispoziia: - oricrei autoriti publice interesate spre consultare, cu condiia ca nicio informaie s nu fie dezvluit dac dezvluirea ei ar fi contrar legii, ar mpiedica aplicarea legii, ar afecta interesul public, ar prejudicia interesul comercial legitim al prilor sau ar afecta libera concuren ; - organelor abilitate de a ridica documente care pot servi la dovedirea fraudelor, contraveniilor sau infraciunilor. n practica comunitar, orice dosar de achiziie public trebuie s conin un opis al documentelor, iar la solicitarea acestuia este bine ca autoritatea contractant s nmneze o copie, pstrnd originalul. Dac este solicitat originlul de ctre autoriti competente, este recomandat ca autoritatea contractant s pstreze o copie a acestuia. Dosarul de achiziie publica este pus la dispoziia celor interesai pe baza unui proces-verbal de predare-primire, care trebuie s conin lista documentelor componente, precum i numrul de file al fiecrui document. Accesul persoanelor la aceste informaii se realizeaz cu respectarea termenelor i procedurilor prevzute de reglementrile legale privind liberul acces la informaiile de interes public. Accesul nu poate fi restricionat dect n msura n care aceste informaii sunt clasificate sau protejate de un drept de proprietate intelectual, potrivit legii. Dosarul achiziiei publice trebuie s cuprind documentele ntocmite/primite de autoritatea contractant n cadrul procedurii de atribuire, cum ar fi, dar fr a se limita la urmtoarele4: nota privind determinarea valorii estimate; anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul; anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/sau, dup caz, invitaia de participare; documentaia de atribuire; nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire, n cazul n care procedura aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns; nota justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, dac este cazul; procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor; formularele de ofert depuse n cadrul procedurii de atribuire; solicitrile de clarificri, precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea contractant; raportul procedurii de atribuire;
4

Conform OUG 34/2006

53

dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii; contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate; anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare; dac este cazul, contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, nsoite de deciziile motivate pronunate de Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor; raportul de activitate i, dup caz, notele intermediare i avizul consultativ emis n conformitate cu prevederile legale, referitor la funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, dac este cazul; documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant. Pe perioada derularii contractului, dosarul achizitiei se poate completa cu: - dovada ndeplinirii obiectului contractului procese verbale de recepie preliminare i finale; - dovada efecturii plilor; - dovada nregistrrii n contabilitate a rezultatului derulrii contractului. Derulare contract/acord-cadru Garania de bun execuie a contractului asigur autoritatea contractant de ndeplinirea cantitativ, calitativ i n perioada convenit a contractului. Autoritatea contractant este obligat s stabileasc n documentaia de atribuire modalitatea de constituire a garaniei de bun execuie, precum i cuantumul acesteia, care ns nu trebuie s depeasc 10% din preul contractului, fr TVA. De obicei, garania de bun execuie se constituie printr-un instrument de garantare emis n condiiile legii de o societate bancar sau de o societate de asigurri, care devine anex la contract5. Dac valoarea garaniei de bun execuie este redus ca valoare, autoritatea contractant are dreptul de a accepta constituirea acesteia prin depunerea la casierie a unor sume n numerar. Prin convenia prilor, garania de bun execuie se poate constitui i prin reineri succesive din sumele datorate pentru facturi pariale. n acest caz contractantul are obligaia de a deschide un cont la dispoziia autoritii contractante, la o banc agreat de ambele pri. Suma iniial care se depune de ctre contractant n contul astfel deschis nu trebuie s fie mai mic de 0,5% din preul contractului. Pe parcursul ndeplinirii contractului, autoritatea contractant urmeaz s alimenteze acest cont prin reineri succesive din sumele datorate i cuvenite contractantului pn la concurena sumei stabilite drept garanie de bun execuie n documentaia de atribuire. Autoritatea contractant va dispune ca banca s ntiineze contractantul despre vrsmntul efectuat, precum i despre destinaia lui. Contul astfel deschis este purttor de dobnd n favoarea

Hotrrea Guvernului nr.925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii

54

contractantului. Scrisoarea de garanie de bun execuie trebuie prezentat n original, ea trebuie s conin n clar denumirea autoritii contractante n favoarea creia s-a constituit, s aib nscris valabilitatea pentru care a fost constituit care trebuie s corespund cu cea nscris n documentaie i s conin parafa lizibil a bncii emitente i/sau semntura autorizat. Contractul de achiziie public intr n efectivitate: fie dup constituirea garaniei de bun execuie, dac a fost solicitat; fie la termenul convenit de pri. Dac pe parcursul ndeplinirii contractului se constat faptul c anumite elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerinelor prevzute n caietul de sarcini, atunci se solicit rezilierea contractului i angajarea rspunderii contractuale. Pe parcursul derulrii contractului, contractantul nu are dreptul de a nlocui subcontractanii nominalizai n ofert fr acceptul autoritii contractante. Eventuala nlocuire a acestora nu trebuie sa conduc la modificarea propunerii tehnice sau financiare iniiale. Recepia final reprezint operaiunea prin care autoritatea contractant i exprim acceptarea cu privire la produsele/serviciile/lucrrile rezultate n urma unui contract de achiziie public i pe baza cruia efectueaz plata final. Desfurarea contractelor de lucrri Pentru contractele de lucrri, executantul garanteaz c la data recepiei lucrarea executat: va avea calitile declarate de ctre acesta n contract, va corespunde reglementrilor tehnice n vigoare i nu va fi afectat de vicii care ar diminua sau ar anula valoarea ori posibilitatea de utilizare, conform condiiilor normale de folosire sau celor specificate n contract. Executantul este responsabil pentru viciile ascunse ale construciei, ivite ntr-un interval de timp stabilit prin contract de la recepia lucrrii si dup mplinirea acestui termen, pe toat durata de existen a construciei, pentru viciile structurii de rezisten, ca urmare a nerespectrii proiectelor i detaliilor de execuie aferente execuiei lucrrii. Materialele folosite trebuie s fie de calitatea prevzut n documentaia de execuie. Verificrile i testrile materialelor folosite la execuia lucrrilor, precum i condiiile de trecere a recepiei provizorii i a recepiei finale trebuie descrise n anexa/anexele la contract. La finalizarea lucrrilor executantul are obligaia de a notifica n scris achizitorului c sunt ndeplinite condiiile de recepie, solicitnd acestuia convocarea comisiei de recepie. Pe baza situaiilor de lucrri executate confirmate i a constatrilor efectuate pe teren achizitorul va aprecia dac sunt ntrunite condiiile pentru a convoca comisia de recepie. n cazul n care se constat c sunt lipsuri sau deficiene acestea vor fi notificate executantului, stabilindu-se i termenele pentru remediere i finalizare. Dup constatarea remedierii tuturor lipsurilor i deficienelor, la o nou solicitare a executantului, achizitorul va convoca comisia de recepie. Aceasta are obligaia de a constata stadiul ndeplinirii contractului prin corelarea prevederilor acestuia cu documentaia de execuie i cu reglementrile n vigoare. n funcie de constatrile fcute, achizitorul are dreptul de a aproba sau de a respinge recepia. Recepia se poate face i pentru pri din lucrare distincte din punct de vedere fizic i funcional. Perioada de garanie acordat lucrrilor decurge de la data recepiei la terminarea lucrrilor, pe ansamblu sau pe pri din lucrare distincte din punct de vedere fizic i funcional, pn la recepia final. n 55

perioada de garanie executantul are obligaia, n urma dispoziiei date de achizitor, de a executa toate lucrrile de modificare, reconstrucie i remediere a viciilor, contraciilor i altor defecte a cror cauz este nerespectarea clauzelor contractuale. Contractul nu va fi considerat terminat pn cnd procesul verbal de recepie final nu va fi semnat de comisia de recepie. Recepia final va fi efectuat conform prevederilor legale, dup expirarea perioadei de garanie. Plata ultimelor sume datorate executantului pentru lucrrile executate nu va fi condiionat de eliberarea certificatului de recepie final. Derularea contractelor de servicii Achizitorul are dreptul de a verifica modul de prestare a serviciilor pentru a stabili conformitatea lor cu prevederile din propunerea tehnic i din caietul de sarcini. Verificrile vor fi efectuate n conformitate cu prevederile din contractul de achiziie public. Achizitorul are obligaia de a notifica n scris prestatorului identitatea reprezentanilor si mputernicii pentru acest scop. Desfurare contracte de produse Achizitorul sau reprezentantul su are dreptul de a inspecta i/sau de a testa produsele pentru a verifica conformitatea lor cu specificaiile din anexa/anexele la contract. Este important ca inspeciile i testrile la care vor fi supuse produsele, precum i condiiile de trecere a recepiei provizorii i a recepiei finale (calitative) vor fi descrise n anexa/anexele la contract. Achizitorul are obligaia de a notifica n scris furnizorului identitatea reprezentanilor si mputernicii pentru efectuarea recepiei, testelor i inspeciilor. Inspeciile i testele din cadrul recepiei provizorii i recepiei finale (calitative) se vor face la destinaia final a produselor. Dac vreunul dintre produsele inspectate sau testate nu corespunde specificaiilor, achizitorul are dreptul s l resping, iar furnizorul are obligaia, fr a modifica preul contractului: de a nlocui produsele refuzate; sau de a face toate modificrile necesare pentru ca produsele s corespund specificaiilor lor tehnice. Dreptul achizitorului de a inspecta, de a testa i, dac este necesar, de a respinge nu va fi limitat sau amnat datorit faptului c produsele au fost inspectate i testate de furnizor, cu sau fr participarea unui reprezentant al achizitorului, anterior livrrii acestora la destinaia final. Certificarea de ctre achizitor a faptului c produsele au fost livrate parial sau total se face dup instalare i dup recepie, prin semnarea de primire de ctre reprezentantul autorizat al acestuia, pe documentele emise de furnizor pentru livrare. Restituirea garaniei de bun execuie Autoritatea contractant are dreptul de a emite pretenii asupra garaniei de bun execuie, oricnd pe parcursul ndeplinirii contractului, n limita prejudiciului creat, n cazul n care contractantul nu i ndeplinete obligaiile asumate prin contract. Anterior emiterii unei pretenii asupra garaniei de bun execuie autoritatea contractant are obligaia de a notifica pretenia contractantului, preciznd obligaiile care nu au fost respectate. Conform HG nr.925/2006, restituirea garaniei de bun execuie se realizeaz astfel: - n cazul contractului de furnizare, autoritatea contractant are obligaia de a elibera/restitui garania de bun execuie n cel mult 14 zile de la data ntocmirii procesului -verbal de 56

recepie a produselor care fac obiectul contractului i/sau de la plata facturii finale, dac nu a ridicat pn la acea dat pretenii asupra ei. - n cazul contractului de servicii, autoritatea contractant are obligaia de a elibera/restitui garania de bun execuie n cel mult 14 zile de la data ndeplinirii de ctre contractant a obligaiilor asumate prin contractul respectiv, dac nu a ridicat pn la acea dat pretenii asupra ei. n cazul contractelor de servicii de proiectare, autoritatea contractant are obligaia de a elibera/restitui garania de bun execuie dup cum urmeaz: valoarea garaniei de bun execuie aferent studiilor de prefezabilitate i/sau fezabilitate, n termen de 14 zile de la data predrii i nsuirii/aprobrii documentaiei tehnico-economice respective, dac nu a ridicat pn la acea dat pretenii asupra ei; valoarea garaniei de bun execuie aferent proiectului tehnic i/sau detaliilor de execuie, n termen de 14 zile de la data ncheierii procesului-verbal de recepie la terminarea lucrrilor executate n baza proiectului respectiv, dac nu a ridicat pn la acea dat pretenii asupra ei. n cazul contractelor de lucrri, autoritatea contractant are obligaia de a elibera/restitui garania de bun execuie dup cum urmeaz: 70% din valoarea garaniei, n termen de 14 zile de la data ncheierii procesuluiverbal de recepie la terminarea lucrrilor, dac nu a ridicat pn la acea dat pretenii asupra ei, iar riscul pentru vicii ascunse este minim; restul de 30% din valoarea garaniei, la expirarea perioadei de garanie a lucrrilor executate, pe baza procesului-verbal de recepie final. "Procesele-verbale de recepie final" pot fi ntocmite i pentru pri din lucrare, dac acestea sunt distincte din punct de vedere fizic i funcional.

57

Capitolul XV: Controlorul i auditul cheltuielilor efectuate din fonduri externe nerambursabile 15.1Verificri de management parte component a controlului intern
Verificrile de management sunt parte component a sistemului de control intern din orice organizaie, iar dac acesta este implementat corect, contribuie la prevenirea i detectarea fraudei. Un exemplu elocvent n acest caz poate consta n compararea bunurilor livrate efectiv cu ordinele de achiziie, urmrindu-se cantitile, preul i condiiile de livrare, cu scopul de a oferi asigurri asupra faptului c bunurile primite sunt n cantitate corect, la preul convenit i la calitatea solicitat. Aceste tipuri de verificri efectuate pentru fondurile europene nerambursabile oferite statelor membre nu difer de cele evideniate anterior, ele avnd ca scop verificarea livrrii bunurilor i serviciilor cofinanate, realitii cheltuielilor declarate i conformitii att cu prevederile Deciziei Comisiei Europene de aprobare a programului operaional ct i cu regulile naionale i comunitare aplicabile6. Verificrile de management implic trei actori, autoritile de management, organismele intermediare i beneficiarii, dar cel mai important organism este autoritatea de management pentru programul operaional respectiv. Astfel, autoritile de management sunt responsabile cu: asigurarea faptului c proiectele sunt selectate pentru finanare n conformitate cu criteriile aplicabile programului operaional i c aceste proiecte sunt conforme cu regulile naionale i comunitare pe ntreaga durat a implementrii lor; verificri referitoare la livrarea bunurilor i serviciilor cofinanate, la cheltuielile declarate de ctre beneficiari n cadrul proiectelor i realizarea lor efectiv precum i dac acestea sunt n conformitate cu regulile naionale i cele comunitare; asigurarea faptului c autoritatea de certificare primete, n scopul certificrii cheltuielilor, toate informaiile necesare despre procedurile i verificrile realizate referitoare la cheltuieli; asigurarea conformitii cu obligaiile privind informarea i publicitatea. Cele patru responsabiliti eseniale ale autoritii de management reprezint argumentul pentru care, atunci cnd sunt delegate anumite sarcini ctre organismele intermediare, autoritatea de management ar trebui, ca urmare a atribuiilor sale de supervizor, s obin asigurri asupra faptului c sarcinile delegate au fost realizate n mod corespunztor. Poate face acest lucru n mai multe moduri, cum ar fi: obinerea i revizuirea rapoartelor importante realizate de ctre organismele intermediare; primirea rapoartelor de audit ntocmite conform prevederilor europene7;

Regulamentul Consiliului (CE) nr.1083/2006; Regulamentul Consiliului (CE) nr.1828/2006; Linii directoare privind metodologia comun de evaluare a sistemelor de management i control n Statele membre (perioada de programare 2007 - 2013), emitent Comisia European prin direciile de specialitate 7 Articolul 62.1(a) i (b) din Regulamentul Consiliului (CE) nr. 1083/2006

58

efectuarea unor supra - verificri asupra calitii controalelor realizate de ctre organismele intermediare. Totodat, autoritatea de management are dreptul de a efectua anumite controale la nivelul organismului intermediar astfel nct, ca parte a supervizrii de rutin sau cnd sarcinile delegate nu sunt corespunztor realizate, s poat evalua cum s -au realizat acestea. Aceast evaluare ar trebui s includ o examinare a unui eantion limitat de dosare selectate pe baza raionamentului profesional. Pentru evitarea riscurilor ce provin din faptul c autoritatea de management este responsabil att de selectarea i aprobarea proiectelor ct i de verificrile de management, trebuie asigurat o separare a funciilor corespunztoare ntre aceste dou sarcini. Organismele Intermediare rspund pentru centralizarea declaraiilor de cheltuieli primite de la un anumit numr de beneficiari ntr-o declaraie de cheltuieli general pe care o trimit ulterior la autoritatea de management. n aceast situaie, autoritatea de management efectueaz verificri care s i ofere asigurri asupra exactitii declaraiei generale de cheltuieli emis de organismul intermediar, controale ce pot fi realizate pe baz de eantion selectat n urma unei analize a riscului. Beneficiarii sunt operatori, instituii sau firme, publice sau private, responsabile cu iniierea sau cu iniierea i implementarea proiectelor, avnd responsabilitatea de a oferi asigurri asupra faptului c cheltuielile declarate pentru cofinanare sunt legale i conforme cu toate normele legale naionale i comunitare aplicabile. Pentru furnizarea acestei asigurri, beneficiarii trebuie s aib propriile proceduri de control intern, proporionale cu dimensiunea instituiei i cu natura proiectelor derulate. Autoritatea de Management acord o atenie deosebit obinerii de asigurri cu privire la gradul de informare a beneficiarilor referitor la cheltuielile eligibile i pstrarea nregistrrilor care demonstreaze cum sunt calculate i alocate cheltuielile, asigurndu-se astfel i de faptul c beneficiarii sunt informai asupra condiiilor specifice referitoare la bunurile i serviciile ce vor fi livrate n cadrul proiectului, asupra planului financiar, asupra termenelor limit pentru execuia proiectului precum i asupra informaiilor financiare i de alt natur ce trebuie pstrate i comunicate. nainte de a aproba proiectul, autoritatea de management trebuie s se asigure asupra faptului c beneficiarul are capacitatea de a ndeplini aceste condi ii, motiv pentru care autoritatea stabilete criterii corespunztoare pentru evaluarea capacitii beneficiarilor. Aceste criterii pot varia n funcie de tipul proiectelor, dar pot include printre altele, o evaluare a situaiei financiare a beneficiarului, calificarea i experiena personalului su precum i structura administrativ i operaional a beneficiarului. Potrivit regulamentelor europene8, verificrile de management conin dou elemente: verificrile administrative (adic verificrile realizate la birou) realizate asupra fiecrei cereri depuse de beneficiari; verificrile la faa locului a proiectelor. Toate cererile de plat emise de beneficiari, intermediare sau finale, ar trebui supuse verificrilor administrative care se vor realiza pe baza examinrii cererilor precum i a documentelor suport (de exemplu facturi, note de recepie, extrase de cont, rapoarte de progres, pontaje, etc.). n cazuri justificate, verificarea documentelor suport se poate face pe
8

Articolul 13(2) din Regulamentul nr. 1828/2006

59

baz de eantion. Natura acestor documente suport ce vor fi transmise de beneficiar se stabilete de ctre autoritatea de management, lund n considerare sistemul de control n general, iar n particular nivelul verificrilor la faa locului. Totui, se recomand a se cere cel puin o list i o descriere a facturilor care nsoesc cererea, precum i o list a contractelor ncheiate. n funcie de documentele furnizate, verificrile administrative este necesar s vizeze: corectitudinea cererilor de plat; dac cheltuielile au fost realizate ntr-o perioad eligibil; dac cheltuielile au fost realizate n cadrul unui proiect aprobat; conformitatea cu condiiile programului, incluznd, dac este cazul, conformitatea cu rata de finanare aprobat; conformitatea cu regulile de eligibilitate naionale i comunitare; caracterul corespunztor al documentelor suport precum i existena unei piste de audit corespunztoare; conformitatea cu regulile privind ajutorul de stat, cu prevederile referitoare la protecia mediului i cerinele de egalitate de anse i nediscriminare; conformitatea cu regulile naionale i comunitare privind achiziiile publice; respectarea regulilor naionale i comunitare privind publicitatea. Doar verificrile administrative nu sunt suficiente pentru a da asigurri asupra tuturor elementelor privind legalitatea i regularitatea cheltuielilor, motiv pentru care se realizeaz i verificri la faa locului pentru a se controla: realitatea implementrii proiectului; livrarea de bunuri/servicii n conformitate cu condiiile contractului de finanare; progresul fizic; respectarea reglementrilor Comunitare referitoare la publicitate; conformitatea deplin cu cerinele procedurilor de achiziii publice. Verificrile la faa locului mai pot fi folosite i pentru a controla dac beneficiarul furnizeaz informaii corecte asupra progresului fizic i financiar al proiectului. Aceste tipuri de verificri se realizeaz i atunci cnd proiectul se afl ntr-un stadiu avansat fizic i financiar. Totui, nu se recomand aceste verificri dac proiectul a fost ncheiat, deoarece va fi prea trziu pentru a se lua msuri corective, dac sunt identificate probleme, iar ntre timp ar fi putut fi certificate cheltuieli neeligibile. Totodat, natura i caracterul specific al unor proiecte vor influena adesea momentul efecturii verificrilor la faa locului. Pentru marile proiecte de infrastructur, care au perioada de implementare de civa ani, cea mai bun practic ar implica efectuarea de-a lungul acestei perioade a unui numr de verificri la faa locului, inclusiv o verificare fcut la ncheierea proiectului pentru a verifica realitatea acestuia. Un alt aspect cu implicaii contabile al verificrilor se refer la acordurile de subvenionare ce implic construcii sau achiziionarea unui element de activ, i care, de cele mai multe ori, impun beneficiarilor condiii ce trebuie ndeplinite i dup achiziia bunului sau ncheierea proiectului (de exemplu, pstrarea n proprietate a bunului, pstrarea numrului de noi angajai). n asemenea situaii, o verificare la faa locului este necesar n timpul fazei operaionale pentru a se asigura c sunt respectate n continuare condiiile de acordare a fondurilor, n caz contrar solicitndu-se returnarea acestora. Dac autoritatea de management trebuie s cuantifice gradul de extindere al verificrilor de management, aceasta 60

trebuie s ia n considerare i procedurile de control ale beneficiarului, atunci cnd acest lucru este justificat. De exemplu, dac beneficiarul este un minister, iar controalele asupra cheltuielilor au fost realizate de ctre o direcie separat din minister, atunci autoritatea de management se poate baza pe munca direciei ce a fcut verificrile, rmnnd totui responsabil de realizarea verificrilor pentru a asigura fiabilitatea lor. Verificrile la faa locului trebuie planificate n avans astfel nct acestea s i ating obiectivele, motiv pentru care acestea sunt notificate beneficiarilor, pentru ca autoritatea de management s se asigure c att personalul important (adic managerul de proiect, inginerul, personalul contabil), ct i documentaia (n special nregistrri contabile, extrase de cont i facturi) sunt disponibile la sediul beneficiarului n timpul verificrilor. ns, dac realitatea proiectului nu poate fi verificat dup ncheierea acestuia, verificrile la faa locului ar trebui efectuate n timpul implementrii i fr o notificare anticipat (de exemplu, cursurile de pregtire finanate din Fondul Social European, unde trebuie verificate fiele de prezen ale cursanilor i ale lectorilor). Cu toate c sunt cerute de regulamentele europene, verificrile de management efectuate asupra a 100% din cererile de fonduri depuse de beneficiari, incluznd verificarea fiecrui articol de cheltuieli precum i a fiecrui document justificativ aferent, s-ar putea s fie, uneori, imposibil de realizat. De aceea, n cazuri bine justificate, se poate face o selecie a cheltuielilor ce vor fi controlate, selecie ce va ine cont de factori de risc (valoarea fiecrei cheltuieli, tipul beneficiarilor, experiena anterioar), i care va fi completat ulterior, dac este cazul, cu un eantion ales aleatoriu. Buna practic cere ca declaraiile de cheltuieli ale beneficiarilor s fie nsoite de o documentaie relevant. Acest lucru ar permite realizarea de verificri documentare, reducnd astfel necesitatea de a efectua aceste verificri pe teren. Documentele justificative trebuie s conin cel puin o list a articolelor de cheltuieli, suma fiecrei cheltuieli dar i totalul sumelor cheltuite, referin la facturile aferente, data i numrul plii. De asemenea ar trebui furnizate, pentru fiecare plat, copii dup facturi i dup dovada efecturii plii. Aceste cerine ar duce la un volum foarte mare de documente pe care beneficiarii ar trebui s l transmit de fiecare dat. Alternativa ar fi s se solicite beneficiarilor s transmit documentele suport doar pentru un eantion de cheltuieli selectate pentru verificare, ceea ce ar determina diminuarea volumul documentaiei ce trebuie transmis de ctre beneficiari. ns, n acest caz, selecia cheltuielilor pentru care se va cere beneficiarului s transmit documentele suport nu se poate face dect dup ce acesta transmite declaraia de cheltuieli, dar n aceast situaie este posibil s apar ntrzieri n procesarea declaraiei de cheltuieli n funcie de primirea documentelor solicitate. Totodat, exist un potenial de risc ridicat referitor la modul cum sunt pstrate documentele, dac beneficiarul i nceteaz activitatea n cadrul proiectului, nainte de perioada programat. n unele state membre, exist posibilitatea ca documentele suport, inclusiv o list a cheltuielilor, copii ale facturilor i dovezi ale efecturii plilor s fie introduse de ctre beneficiar ntr-un sistem computerizat i transmise pe cale electronic. Acest lucru permite analizarea tuturor documentelor n cadrul verificrilor administrative. Verificrile la faa locului pot fi realizate pe baz de eantion. Dac se utilizeaz eantionarea pentru selecia proiectelor sau pentru selecia cheltuielilor ce vor fi verificate, autoritatea de management trebuie s pstreze documente n care s descrie i s justifice metoda de eantionare i s declare cheltuielile sau proiectele alese pentru 61

verificare. Autoritatea de management va determina dimensiunea eantionului (printr-o metod revouioz anual), astfel nct s obin o asigurare rezonabil asupra legalitii i regularitii tranzaciilor, avnd n vedere nivelul de risc identificat pentru beneficiarii i operaiunile n cauz. Frecvena verificrilor la faa locului depinde de natura proiectelor din cadrul programului , precum i de tipul documentaiei care este naintat de ctre beneficiar. Eantionul se poate axa pe proiecte cu valoare mare, pe proiecte la care s-au constatat probleme sau iregulariti, sau acolo unde, n cursul verificrilor administrative, s-au identificat tranzacii neobinuite ce necesit o atenie special. Un eantion aleatoriu poate fi ales n completare sau ca o alternativ. Dac un beneficiar este responsabil de mai multe proiecte, cel puin un proiect va reprezenta subiectul verificrilor la faa locului. Dac sunt identificate probleme n cadrul verificrilor realizate pe baz de eantion se va majora dimensiunea eantionului pentru a determina dac exist probleme similare i n proiectele neverificate. Autoritatea de management trebuie s poat demonstra, printr-o documentare corespunztoare a verificrilor de management realizate, faptul c frecvena verificrilor, att cele administrative ct i cele efectuate la faa locului, este suficient pentru a da o asigurare rezonabil asupra legalitii i regularitii cheltuielilor cofinanate n cadrul programului. Toate verificrile de management trebuie s fie documentate. nregistrrile ar trebui s conin munca realizat, datele verificrilor la faa locului realizate, rezultatele verificrilor, inclusiv nivelul general al erorilor i frecvena erorilor depistate, o descriere complet a iregularitilor detectate cu indicarea clar a regulilor naionale i europene nclcate precum i msurile corective luate. Listele de verificare, care au rolul de a ghida efectuarea verificrilor, sunt adesea utilizate pentru a documenta munca efectuat, precum i rezultatele acesteia. Aceste liste trebuie s fie suficient de detaliate pentru a-i atinge scopul. De exemplu, atunci cnd se documenteaz munca referitoare la verificarea eligibilitii cheltuielilor, nu este suficient s se bifeze verificarea eligibilitii cheltuielii. n schimb trebuie s existe o list cu fiecare element de eligibilitate verificat, detaliat cu referine la baza legal aplicabil. Fotografii din reviste, copii ale brourilor promoionale, materialele prezentate la cursuri i diplomele acordate pot fi folosite ca dovad a verificrii conformitii cu cerinele de publicitate. Aciunile urmtoare ale factorilor implicai pot viza transmiterea unui raport de iregulariti i/sau a unei proceduri de recuperare a sumelor. Cazurile de iregulariti care sunt detectate i corectate de ctre autoritatea de management sau de autoritatea de certificare nainte de plata beneficiarului din fondurile publice i nainte de declararea cheltuielii la Comisie, nu trebuie raportate Comisiei. Totui, aceste iregulariti precum i coreciile trebuie nregistrate. n cazul n care, datorit volumului ridicat sau datorit complexitii ridicate a proiectelor, autoritile de management constat c nu au suficient personal sau nu au experien suficient pentru a realiza ele verificrile, pot lua decizia externalizrii pariale sau totale a verificrilor de management, cu asumarea rspunderii implicate.

62

15.2. Auditarea cheltuielilor din fonduri europene aferente perioadei de programare 2007-2013
Contractele de finanare pot include cerina ca beneficiarii s prezinte, odat cu declaraia de cheltuieli i un certificat al unui auditor. Cu toate c certificatele variaz n funcie de domeniul muncii auditorului, acestea acoper, n general cerinele de baz (cum ar fi: realizarea cheltuielilor n perioada de eligibilitate, articolele de cheltuieli au fost aprobate n cadrul contractului de finanare i sunt n conformitate cu acesta, iar nregistrrile contabile exist, inclusiv documentele justificative). Cu toate c asigurarea dat n conformitate cu prevederile articolului 13(2) din Regulamentul CE nr. 1828/2006 - verificri de management nu poate fi obinut numai din verificrile realizate de ctre beneficiari ori din cele realizate de ctre tere pri (auditori), certificatele auditorilor pot, dac munca este realizat la un nivel calitativ ridicat, s duc la o reducere a eantionului suspus verificrilor de management, innd totodat cont i de riscurile identificate, inclusiv de posibila lips de independen a auditorului. Totui, pentru a se baza pe informaiile din certificat, este nevoie ca autoritatea de management s ofere linii directoare auditorului att asupra domeniului activitii de audit precum i asupra certificatului ce trebuie prezentat. Aceste linii directoare permit ca opinia auditorului s nu se rezume doar la o singur propoziie despre certificarea cheltuielilor din punct de vedere al regularitii, ci ar trebui s descrie munca realizat de auditor precum i rezultatele acesteia. Pentru a veni n ntmpinarea muncii complexe depuse de auditori, IFAC a emis Standardul Internaional privind Serviciile Conexe (ISRS) 4400 numit "Angajamentele pentru realizarea procedurilor convenite privind informaiile financiare" care stabilete standardele i furnizeaz ndrumri asupra responsabilitii profesionale a auditorilor atunci cnd acetia realizeaz o misiune pentru realizarea procedurilor convenite privind informaiile financiare, precum i forma i coninutul raportului emis de ctre auditor ca urmare a acestei misiuni. De fapt, misiunea asupra procedurilor convenite poate fi folosit pentru emiterea unui certificat al unui auditor care nsoete declaraia de cheltuieli. Obiectivul principal al acestei misiuni const n aplicarea de ctre auditor al procedurilor convenite, n vederea raportrii ulterioare a constatrilor realizate.Standardul Internaional privind serviciile conexe 4400 abordeaz probleme precum: natura misiunii; scopul misiunii; identificarea informaiilor financiare asupra crora se aplic procedurile convenite; natura, calendarul i ntinderea (msura) n care se aplic procedurile; forma raportului n care se vor prezenta constatrile efectuate. Raportul ntocmit conform standardului internaional menionat anterior va descrie scopul i procedurile suficient de detaliat, astfel nct cei interesai s neleag natura i ntinderea muncii efectuate, iar utilizatorii informaiilor din acesta s evalueze procedurile i concluziile. n principal, raportul este adresat acelor pri care au convenit asupra procedurilor ce trebuie efectuate, cu toate c ISRS 4400 stabilete formate standard pentru rapoarte i pentru ordinul de serviciu (engagement letter). Dac situaiile financiare anuale ale beneficiarului sunt auditate, raportul de audit ntocmit n legtur cu acestea nu poate nlocui certificatul auditorului care trebuie s nsoeasc fiecare declaraie de cheltuieli ntocmit de beneficiar. 63