INTRODUCERE N MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1

Modulul 1
Bine ai venit la trainingul virtual de introducere n management de proiect! Pe durata acestui training te vei ntlni cu diferite concepte i tehnici specifice managementului de proiect, vei nva care este structura minimal a unui proiect; care este ciclul de via al proiectelor; cum se face o planificare; metode i tehnici de managementul timpului; metode i tehnici de managementul costului; metode i tehnici de management al resurselor; metode i tehnici de management al resurselor umane; metode i tehnici de management al riscului; cum se monitorizeaz proiectele; cum se evalueaz proiectele; cum se msoar impactul unui proiect.

Suportul de curs conine informaii teoretice, informaii cu grad ridicat de aplicabilitate, exerciii practice, metode de evaluare i de autoevaluare, resurse pentru scriere i management de proiect. Pe parcursul cursului vei gsi cteva imagini care s te ajute n parcurgerea textului:
Reine/ Informaie important Tem pentru acas

Sfaturi/ Tips

Resurse

Citete, studiaz i analizeaz coninutul cursurilor. Rezolv tema pentru acas i trimite-o pe mail trainerului. Dac ai nevoie de acest material n format print, atunci printeaz fa-verso n format fast-draft. Gndete durabil!

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Modulul 1 26 Februarie 2010

Cuprinsul Modulului 1:
ce este un proiect; tipuri de proiecte; ce caracteristici are un proiect; care este ciclul de via al proiectelor; ce este managementul proiectelor; rolul managerului de proiect.

Tema:
(de trimis pe mail sonia.bercuci@initiativedurabile.ro pn miercuri 3 martie 2010) 2 exerciii

Resurse:
2 resurse

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Ce este un proiect?
n ultimii ani din ce n ce mai multe categorii de persoane vorbesc despre proiecte. Auzim de proiecte la coal, la facultate, n muzic, n companiile din diferite domenii, n ong-uri, n instituiile statului. Ca s putem diferenia i asemna proiectele ntre ele trebuie pentru nceput s definim proiectele.

o serie de activiti delimitate de resursele de

PROIECTUL

timp, spaiu i resurse financiare, gndite pentru a atinge anumite obiective.

Tipuri de proiecte
n funcie de criteriul ale putem dezvolta o serie de tipologii ale proiectelor. Cteva exemple sunt detaliate mai jos (cu precizarea c acestea nu sunt singurele criterii sau tipuri de proiecte):

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

n funcie de domeniul n care se regsesc obiectivele educaional e ecologice de lege de construcii de animaie

n funcie de publicul int

n funcie de regiunea n care se desfoar

de tineret pentru copii de includere (pers. cu posibiliti reduse) pentru persoanele adulte etc.

local regional naional

european

internaional

de drepturile omului
intercultural etc.

Caracteristici ale proiectelor:

Toate proiectele au un ciclu de via, sunt unice (pentru c depind de un anumit context ce nu poate fi reprodus), implic resurse umane, de timp, de spaiu, resurse materiale, financiare i resurse informaionale. Fiecare proiect are o echip de proiect care este responsabil de derularea activitilor pentru atingerea obiectivelor proiectului. Nu exist proiect care s nu urmreasc un obiectiv (unul sau mai multe). n imaginea de mai jos sunt conturate cteva dintre cele mai importante caracteristici ale proiectelor:

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Fotografia Nr. 1

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1

Proiectele au un scop/obiectiv
Fiecare proiect este realizat pentru a atinge unul sau mai multe obiective sau scopuri. Acest aspect este poate cel mai important pentru un proiect: Ce dorim s facem?, Ce dorim s schimbm?, Ce dorim s meninem?, Unde vrem s ajungem? Obiectivele proiectului servesc ca un ghid pentru activitile derulate. De asemenea, nu putem monitoriza i evalua un proiect fr a avea n vedere obiectivele stabilite.

Proiectele sunt realiste

Proiectele trebuie s fie realiste i s suplineasc o nevoie a unui grup int. Ideea de proiect trebuie s fie cldit pe o situaie dat i pe o analiz a contextului existent. Nu pot fi realizate proiecte ce nu sunt realiste pentru c un proiect implic o serie de resurse (umane, materiale, financiare, de timp, etc.) limitate.

Proiectele sunt limitate n timp si spatiu

Toate proiectele au o durat stabilit n etapa de planificare. Exist proiecte de scurt durat, de durat medie sau de lung durat. Exist proiecte singulare sau cu o periodicitate prestabilit: lunare, anuale, bianuale, etc.

Proiectele sunt complexe

Proiectele presupun numeroase planificri, strategii, dead-line-uri, parteneri, colaboratori, furnizori i ating o serie de dimensiuni organizaionale. Complexitatea lor difer de la un proiect la altul.

Proiectele sunt colective

Un proiect este rezultatul unei munci de echip. Fiecare proiect presupune participarea unor persoane cu anumite roluri sau funcii care s permit atingerea obiectivelor proiectului. Un proiect nu poate fi
Introducere n managementul proiectelor Modulul 1

rezultatul unei singure persoane. Ideea de proiect poate aparine unei singure persoane (AIDA recomand mbuntirea ideii printr-un brainstorming cu echipa ta!), ns activitile nu pot fi derulate dect de o echip, de colaboratori, parteneri i furnizori.

Proiectele sunt unice

Proiectele depind de un context anume: o problem existent ntr-un anumit moment, cu un anumit public int, derulat ntr-o anumit perioad de timp, cu anumite resurse i cu o echip de proiect format pentru a atinge obiectivele stabilite. Aceste lucruri contureaz un proiect ca fiind unic. Ideea de proiect i scenariul acestuia pot fi reproduse i refcute ns condiiile de mediu, timp, spaiu i resurse nu vor fi aceleai.

Proiectele pot fi evaluate

Putem evalua un proiect, o activitate din cadrul unui proiect, o persoan parte a proiectului (membru n echipa de proiect sau beneficiar), un produs (tangibil sau intangibil), se pot evalua costuri, etc. Este important evaluare fiecrui proiect deoarece n urma acestui proces se stabilesc: cheltuieli efectuate, calitatea proiectului, ndeplinirea sarcinilor, probleme i soluii la probleme, riscuri, atingerea obiectivelor proiectului, etc.

Proiectele sunt realizate n etape

Fiecare proiect are o structur minimal care presupune anumii pai n derularea activitilor. Cele mai ntlnite etape ale unui proiect sunt: etapa de planificare, etapa de management (sau derularea activitii) i etapa de evaluare. Exist ns o mai mare varietate de structuri de proiect, care difer n funcie de tipologia proiectului, de managerul su, de resursele implicate, de timpul i durata de desfurare.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Proiectele au rezultate
Proiectele pot avea rezultate tangibile sau intangibile. Rezultatele tangibile pot fi: cri, cd-uri, jucrii, site-uri, afie, manuale de bune practici, etc. Rezultatele intangibile pot fi: adoptarea unui anumit comportament, dezvoltarea unor anumite competene, cunotie sau atitudini, dezvoltarea unor anumite sentimente i credine. Rezultatele pot diferi de la un proiect la altul i de la o activitate sau alta. Un proiect poate avea att rezultate tangibile ct i rezultate intagibile. PS: dac

rezultatele nu se vd (imediat) nu nseamn c ele nu exist!!

Proiectele sunt o aventura!

Fiecare proiect n sine aduce ceva nou n abordarea unei probleme. Proiectele pot merge pe un drum nou, unul ct mai creativ, cu o echip unit, performat i care nu ia munca ntr-un proiect ca pe o sarcin uoar dar nici ca pe o sarcin urt i care s nu ofere minimum de satisfacii. Munca ntr-un proiect, n special n proiectele sociale (dezvoltate de ong-uri dar i de instituii ale statului), este o aventur ce aduce satisfacii non-materiale deosebit de importante!

Proiectele sunt ca o scoala de vara!

Din fiecare proiect n care iei parte, fie ca organizator, ca membru al echipei de proiect sau ca beneficiar, iei ctigtor. Premiul este un set nou de cunotine, atitudini, aptitudini, competene i prieteni sau cunotine care sunt adevrai oameni-resurs! Atmosfera din cadrul proiectelor poate fi uneori tensionata, dar de cele mai multe ori este una relaxat, degajat oferit de oameni entuziati i motivai. E ca o coal de var!

Proiectele se adapteaza

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

ntotdeauna proiectele vor avea modificri fa de cum arat ele pe fia de proiect. Se poat face modificri pentru c membrii echipei nva ceva nou, mult mai util i potrivit pentru proiectul lor sau pentru c a intervenit o schimbare (de exemplu: nerespectare a unui dead-line din partea furnizorilor). Nu trebuie s ne panicm cnd trebuie s facem o schimbare. De multe ori schimbarea poate da un plus de valoare proiectului. Schimbrile i adaptarea contribuie vizibil la dezvoltarea membrilor echipei de proiect.

CICLUL DE VIATA AL PROIECTELOR

Ciclul de via al proiectelor reprezint o niruire de etape prin care se face trecerea de la ideea de proiect la rezultatele proiectului i la atingerea obiectivelor acestuia. Exist mai multe clasificri ale acestor etape. n paginile urmtoare sunt sintetizate cele mai relevate dintre ele:

Fotografia Nr. 2

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Analiza schemei
Fotografia nr. 2: prezint 3 mari etape: de planificare, de management i etapa de monitorizare. Etapa de planificare presupune: naterea proiectului: ideea de proiect schiarea proiectului: dezvoltarea obiectivelor proiectului, a targetului, a activitilor ce vor fi derulate, stabilirea echipei de proiect, etc. Fund raising: strngerea fondurilor necesare derulrii proiectului (finanri, sponsorizri, activiti comerciale, etc.) Etapa de management presupune: Implementarea proiectului: derularea activitilor stabilite n etapa precedent Etapa de monitorizare presupune: Evaluarea proiectului (a personalului, a rezultatelor, a costurilor, etc.) Raportarea: realizarea raportului privind desfurarea i finalizarea proiectului, concluziile evalurii, rezultatele proiectului, etc.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Fotografia Nr. 3

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Analiza schemei
Fotografia nr. 3: prezint 5 mari etape: Definire Planificare Implementare Evaluare Valorificare

Etapa de definire presupune: identificarea problemei, identificarea contextului n care a aprut problema, identificarea publicului afectat de aceast problem, identificarea publicului int al proiectului, identificarea schimbrii pe care s o aduc proiectul, stabilirea obiectivelor proiectului. Etapa de planificare presupune: stabilirea fiei de proiect: activiti, metode i tehnici utilizate, buget, timp i resurse necesare. Etapa de implementare a proiectului presupune derularea activitilor, dar i monitorizarea acestora i eventual, adaptarea la noile condiii i cerine rezultate n urma monitorizrii. Etapa de evaluare presupune derularea activitilor de evaluare a activitilor, a echipei, a costurilor, etc. Etapa de valorificare presupune utilizarea rezultatelor proiectului (fie tangibile sau intangibile). Pentru ca rezultatele proiectului s aib o valoare mai mare se pot lua diferite msuri precum: realizarea unui alt proiect, realizarea unor diferite aciuni de diseminare i exploatare a rezultatelor mprtirea experienei cu alte persoane, realizarea unui site/blog, a unei brouri, a unui manual de bune practici, etc.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Fotografia Nr. 4

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Analiza schemei
Fotografia nr. 4: prezint 7 mari etape: Scopurile organizaiei Scopurile sociale i educaionale Obiective concrete i msurabile Activiti Resurse Rezultate Evaluare

Etapa scopurile organizaiei presupune alinierea proiectelor cu misiunea organizaiei care deruleaz proiectul. Astfel, o organizaie antidiscriminare trebuie s deruleze proiecte anti-discriminare i nu proiecte de ecologizare a rului x. O organizaie trebuie s lupte pentru misiunea n care crede pentru a contribui calitativ la mbuntirea calitii vieii i a mediului n care trim. Stabilirea scopurilor sociale i educaionale presupune stabilirea schimbrilor pe care acest proiect le va produce n publicul int stabilit. Cum contribuie acest proiect la bunstarea social i la educarea oamenilor sunt discuii ce trebuie s fie baza stabilirii acestor scopuri sociale i educaionale. n anumite perioade exist o aliniere a scopurilor unor proiecte cu scopuri comune mai multor organizaii sau cu linii directoare ale unei federaii, ale unor instituii ale statului, ale mecanismelor de conducere (de exemplu: scopurile Comisiei Europene pentru Educaie). Stabilirea obiectivelor concrete i msurabile: un obiectiv reprezint o schimbare ns formularea lui, n managementul de proiect are o anumit form, nu complicat dar care s permit nelegerea obiectivului de toi participanii la proiect i care s permit evaluarea i msurarea lui. Despre obiective vom nva n modulul urmtor! Activiti: derularea activitilor.
Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Resurse: implicarea resurselor de diferite tipuri. Rezultate: realizarea, finalizarea, identificarea i evaluarea rezultatelor. Evaluare: aceast schem privete evaluarea ca fiind o etap ce se deruleaz pe ntreaga durat a proiectului.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Fotografia Nr. 5

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1

Analiza schemei
Fotografia nr. 5: prezint 5 etape (descrise n schem):

Definire Plan Organizare Execuie ncheiere

Ce este managementul proiectelor?

Unii spun c proiectul x este copilul lor. Dac este aa, atunci managementul proiectului este creterea copilului. Dac vezi proiectul ca pe o pictur, atunci managementul de proiect nseamn stabilirea culorilor, achiziionarea lor, stabilirea tehnicilor de pictur, stabilirea mrimei pnzei, stabilirea desenului, finalizarea picturii, nrmarea pnzei i montarea tabloului pe cel mai potrivit perete. Managementul de proiect reprezint utilizarea tuturor cunotinelor, competenelor, metodelor i tehnicilor unui manager (sau a mai multor manageri de proiect) pentru planificarea, managementul i ncheierea unui proiect. Managementul proiectelor reprezint gestionarea ideii proiectului, a resurselor pe care proiectul le implic, a activitilor pe care proiectul le presupune, a activitii de monitorizare, de adaptare, de evaluare. Managementul proiectului presupune managementul costurilor, managementul riscului, managementul resurselor umane, managementul timpului, managementul calitii, managementul echipei. Managerul de proiect este persoana-resurs managementul de proiect poate fi derulat.
Introducere n managementul proiectelor Modulul 1

prin

care

Roluri ale managerului de proiect

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Tema

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Exercitiul 1:
Rspunde n maxim 10 rnduri ce ai schimba sau ce ai face dac ai fi pentru o zi stpnul lumii.

Exercitiul 2:
Deseneaz pe o foaie managerul ideal. Noteaz-i calitile pe care trebuie s le aib sau deseneaz-le. Scaneaz foaia i trimite-o pe mail. Dac nu ai un scanner, deseneaz managerul n paint. Dac nu te descurci s desenezi n paint, scrie calitile pe care trebuie s le aib managerul ideal n cteva rnduri.

Conditii de redactare a temei:

Toate textele redactate trebuie s utilizeze fontul Tahoma, mrimea 14. Salveaz tema ta n format word cu numele: team 1 prenume i nume (de exemplu: tema 1 Sonia Bercuci). Dac tema ta conine imagini (ca pentru exerciiul 2), acestea vor fi ataate n mail sau vor fi incluse n documentul word.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

RESURSE

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci

Pentru a putea aprofunda informaia din acest prim modul de formare, i recomandm 2 resurse: www.managementulproiectelor.ro Cartea Fundamentals of project management (n ataament): pentru persoanele care doresc s neleag mult mai bine acest modul, recomandm lectura paginilor: 14-26 o Uneori exist o neconcordan ntre numrul paginii afiate pe foaie i numrul paginii din fiier. De fiecare dat facem referire la numrul din fiier pentru ca simpla lui tastare n csua cu numrul paginii s v conduc la textul dorit.

Introducere n managementul proiectelor Modulul 1 Sonia Bercuci