Pstrarea i conservarea documentelor

Potrivit actelor normative depozitele de arhiv trebuie s asigure condi iile

necesare conservrii, pstrrii i securit ii documentelor. Ele se amenajeaz n cldiri
construite special sau adaptate pentru acestea n compartimente distincte pentru a asigura
izolarea spa iilor destinate pstrrii de cele cu alte destina ii. Depozitele vor fi dotate, n
func ie de formatul i de suportul documentelor , cu mijloace adecvate de protejare a
acestora, precum i cu mijloace, instala ii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor.
Cldirile i depozitele de arhiv trebuie s fie de gradul I de rezisten la foc i
cutremur, cu o rezisten la ncrcare de minim !! "g#m.p. Depozitele trebuie s fie
uscate, ventilate i echipate corespunztor pentru asigurarea microclimatului optim de
conservare pentru fiecare categorie de documente
Pentru documentele constituie pe suport de h$rtie, material te%til, piele
sau pergament trebuie s se asigure o temperatur de &'()! grade C cu o
umiditate relativ de '!(*!+.
Pentru documentele constituite din filme, plci fotografice, diapozitive,
nregistrri fonice ,i video,trebuie s se asigure o temperatur intre &)(&
grade C i o umiditate relativ de -!('!+.
.erestrele depozitelor trebuie s fie metelice cu dou r$nduri de geamuri, din care
unul confec ionat din sticl antisolar, termoabsorbant, ornament, riglat sau mat. /e
recomand utilizarea la depozite a obloanelor metalice. .erestrele situate la parter sau la
etajul I trebuie s fie prevzute cu grile i gratii metalice. 0n cazul n care depozitele de
arhiv sunt fr lumin e%terioar este obligatorie utilizarea ventila iei mecanice.
Instala iile electrice i sanitare se vor monta n conformitate cu normele n
vigoare, de asemenea depozitele trebuie protejate contra descrcrilor electrice
atmosferice. 1a depozitele de arhiv se permite numai utilizarea sistemelor centrale de
nclzire.
Conform articolului &'2 din 3ormele 4ehnice, n depozitele de arhiv se folosesc
mijloace de pstrare specifice pentru depozitarea diferitelor genuri de documente ca5
&
rafturi, dulapuri, rastele, fiete e%ecutate pe baz de standarde sau norme interne.
6afturile se ancoreaz ntre ele pentru asigurarea stabilit ii.
4oate documentele se introduce n mijloace specifice de protec7ie, precum5 mape,
cutii, tuburi, cm,i, plicuri etc, de forme ,i dimensiuni adecvate, confec7ionate pe baz
de norme interne sau /.4.8./.(uri, n vederea evitrii solicitrilor mecanice ,i a uzurii.
0n depozitele de arhiv se asigur condi iile necesare pentru pstrarea
corespunztoare a documentelor i protec ia lor mpotriva agen ilor de deteriorare 5 praf,
lumin solar, varia ii de temperatur ,i umiditate, inunda ii, temperature e%cesive, surse
de infec7ii sau ntre7inere a agen7ilor biologici, pericol de foc etc. Documentele afectate
de inunda ii, incendii sau de ac7iunea substan7elor ,i materialelor folosite la stingere vor
trebui restaurate i recondi ionate, in laboratoare de specialitate.
0n ceea ce prive,te igiena ,i ntre7inerea documentelor, normativele prevd mai
multe msuri n vederea asigurrii condi7iilor optime de pstrare ,i conservare, ,i anume5
Depozitele de arhiv, camerele de lucru, precum ,i terenul nvecinat
construc7iei de arhiv trebuie men7inute n ordine ,i cur7enie, cu pstrarea liber a cilor
de acces, a locurilor din apropierea gurilor de ap ,i a instala7iilor de stingere a
incendiilor9
:ilnic se verific temperature ,i umiditatea realtiv a aerului n fiecare
deposit, iar depozitele vor fi aerisite n fiecare zi, )(2(ore, pe timp favorabil
:ilnic se vor verific ,i instala7iile electrice, de ap sau de alt natur, pentru
a preveni eventuale defec7iuni care s produc degradarea sau distrugerea documentelor9
1unar se efectueaz sondaje privind starea de conservare a documentelor, cu
precdere n zonele ntunecoase ,i reci ale depozitelor. 0n cazul identificrii unor focare
de degradare, documentele n cauz trebuie izolate ntr(o camer separat, p$n la
interven7ia unui specialist9
1unar, se realizeaz nlturarea prafului de pe mijloacele de protec7ie ;mape,
cutii<, de pe mijloacele de depozitare ;rafturi, dulapuri, rastele etc.< ,i de pe pr7ile
componente ale ncperii ;pere7i, ferestre, u,i, elemente de nclzire<.
=ri de c$te ori este necesar se e%ecut tratamente specifice de dezinfec7ie,
dezinsec7ie ,i deratizare n vederea prevenirii ac7iunii agen7ilor biologici9
)
0nainte de introducerea n depozite, se va proceda la dezinfec7ia ,i
desprfuirea tuturor documentelor preluate de la institu7iile administra7iei de stat,
societ7i comerciale ,i persoane fizice.
4oate activit7ile referitoare la ntre7inerea, igiena ,i conservarea curent se consemneaz
ntr(un caiet de depozit, iar msurile de asigurare material ,i financiar a acestor
activit7i se planific ,i se e%ecut n conformitate cu reglementrile e%istente, la
propunerea ,efilor serviciilor jude7ene.
0n egal msur, e%ist urmtoarele interdic7ii5
Introducerea n depozitele de arhiv a obiectelor strine de arhiv ;materiale de
ntre7inere, substan7e inflamabile, haine, alimente etc.<
8,ezarea documentelo, chiar ,i pentru scurt durat, pe pardoseal, ntre rafturi,
pe coridoare, scri etc., precum ,i a,ezarea lor n stive sau nghesuite n rafturi,
dulapuri, lzi sau bo%e.
1a terminarea activit7ilor, documentele se rearhiveaz, iar u,ile depozitelor trebuie
ncuiate ,i sigilate. De asemenea, amenajarea depozitelor sau schimbarea destina7iei
spa7iilor de pstrare se face cu aprobarea directorului 8rhivelor 3a7ionale.
Conform articolului &'* din 3ormele 4ehnice, microfilmele se pstreaz n
depozite special amenajate, dotate cu rafturi protejate anticorosiv n condi ii stricte de
microfilmat ;temperatura &* > ) grade C ,i umiditatea relativ de -!('! + u.r.<.
?icrofilmele negative, destinate conservrii indelungate, se pstreaz n depozite
izolate, prevzute cu mijloace de protec ie.
?icrofilmele pozitive, copii sau dublete se pstreaz separat n spa ii organizate
n func ie de volumul acestora. 6olele de microfilm negativ se introduc n cutii metalice
din aluminiu pregtite pentru ndeprtarea impurit ilor de orice fel, nefiind permis
introducerea n interiorul cutiei a materialelor strine de pelicul, care pot s afecteze
calitatea acesteia.
/tarea de conservare a microfilmelor se verific la intervale de cel mult doi ani i,
pe baza graficului de control, urmrindu(se, prin sondaj, loturile de role introduse n
depozite. De asemenea, se urmre te func ionarea n permanen a aparaturii de control ,i
condi7ionare a microclimatului e%istent n depozit. Diagramele de nregistrare a
condi iilor de mediu se pstreaz n dosare.
2
3ormativele n vigoare prevd faptul c rspunderea pentru ocrotirea, paza i
securitatea documentelor din .ondul 8rhivistic 3a7ional revine efilor de servicii
jude ene i efilor de compartimente din cadrul 8rhivelor 3a ionale Istorice Centrale.
0n situa ii deosebite care pun n pericol documentele din depozitele de arhiv
;inunda ii, cutremure, alunecri de teren ,i alte evenimete de natur s afecteze pstrarea
,i siguran7a arhivei< se trece la alarmarea personalului potrivit reglementrilor n vigoare,
lu$ndu(se msuri pentru ocrotirea documentelor n raport cu situa7ia creat.
Paza ,i securitatea depozitelor de arhiv se realizeaz pe baza planurilor de
aprare ,i paz e%istente, de ctre personalul serviciului, precum ,i cu sprijinul altor
unit7i ale ?inisterului 8dministra7iei ,i Internelor.
0n vederea realizrii unei mai depline siguran7e a depozitelor de arhiv este nevoie
s se asigure mijloace tehnice de alarmare mpotriva incendiilor ,i efrac7iilor, u,i metalice
,i grile la ferestre ,i alte amenajri.
8ccesul personalului n unit7ile 8rhivelor 3a7ionale se face numai pe baza
permiselor sau legitima7iilor eliberate n acest sens de ctre conducerea 8rhivelor
3a7ionale. Persoanele din afara unit7ii, care au rela7ii de serviciu cu 8rhivele 3a7ionale,
pot intra ,i se pot deplasa n unit7i nso7ite de un membru al personalului unit7ii, fr a
avea acces n depozite, dec$t cu aprobarea ,efului 8rhivelor 3a7ionale.
efii compartimentelor din 8rhivele 3a ionale asigur luarea msurilor de
prevenire a incendiilor, de dotare cu mijloace necesare , conform legisla iei n vigoare.
8ctivitatea de prevenire i aprare mpotriva incendiilor n depozitele de arhiv se
organizeaz conform 3ormelor tehnice n vigoare i cuprinde anumite msuri cum ar fi5
interzicerea folosirii focului deschis n depozitele de arhiv ;iluminarea cu chibrituri,
lmpi n spa iile depozitelor de arhiv, fumat etc.<, interzicerea e%ploatrii
necorespunztoare a instala iilor electrice i de nclzire, interzicerea folosirii i
depozitrii de substan e inflamabile, interzicerea de7inerii lichidelor inflamabile n
cantit7i mai mari dec$t cele necesare pentru o zi de munc n ateliere, laboratoare de
conservare ,i foto etc.
0n cazul n care este nevoie de folosirea focului deschis ,i a substan7elor
inflamabile pentru repararea sau ntre inerea cldirii, se iau msuri de prevenire, conform
normelor n vigoare. De asemenea, n cazul apari iei focarelor de incendii , p$n la
-
sosirea echipelor de interven ii zonele atinse de foc se izoleaz cu ajutorul stingtoarelor
cu bio%id de carbon i praf. Este interzis folosirea n depozitele de arhiv a apei ,i a
stingtoarelor cu spum chimic.
1ocurile care prezint pericol de incendii, cile de evacuare din cldiri,
amplasamentul anumitor utilaje pentru stingerea incendiilor se marcheaz conform
normelor tehnice n vigoare.
efilor compartimentelor i serviciilor jude ene le revin urmtoarele atribu ii5 s
cunoasc i s raporteze conducerii 8rhivelor 3a ionale evenimentele deosebite ce se
petrec n unitate, s dispun luarea msurilor ce se impun din ordinele ?inistrului
8dministra7iei ,i Internelor, ale directorului 8rhivelor 3a7ionale, s verifice zilnic, la
nceputul ,i sf$r,itul programului de munc, modul de aplicare a prevederilor privind
paza ,i securitatea localului.
Compartimentul de specialitate din cadrul 8rhivelor 3a ionale precum i efii
serviciilor jude ene, sprijini i de ctre ofi erii speciali ti din cadrul Inspectoratelor
@ude ene de Poli ie rspund de pregtirea personalului i a arhivei n vederea evacurii n
situa ii deosebite. Pentru aceasta, va fi ntocmit un plan de evacuare, ce va cuprinde5
documentele care se evacueaz, localitatea unde vor fi depozitate, itinerarul, for ele
materiale i umane necesare.
4ransportul documentelor n interiorul aceluia i depozit, ntre depozite aflate ntr(
o construc ie comun, la slile de studiu, camere de lucru, laboratoare se efectuez numai
n cutii i mape cu cruciaore de transport.
=pera iunile de transportare a arhivei n afara depozitelor sau n alte loca ii se
e%ecut numai cu aprobarea scris a efului 8rhivelor 3a ionale, n containere metalice
sau saci din plastic pe suport te%turat care urmeaz a se numerota, nchide i sigila,
lu$ndu(se, msuri specifice de protec7ie pe ntregul traseu. 4ransportul se face n condi ii
climaterice favorabile i cu mijloace de transport adecvate prevzute cu prelate, materiale
P./.I., utilaje necesare depanrii sau altor interven ii De asemenea acest transport va fi
sub comanda unor delega i instrui i special din partea 8rhivelor 3a ionale care rspund
de integritatea documentelor, precum ,i a for7elor umane ,i materiale avute la dispozi7ie ,
ace tia vor ncheia un proces verbal de predare(primire a arhivei.
'
0n cazuri speciale transportul se face dup ob inerea aprobrilor organelor
competente, cu sprijinul unit ilor ?inisterului 8dministra7iei ,i Internelor. 4ransportul
documentelor av$nd un volum restr$ns se poate face prin po ta special, iar pachetele
constituite vor purta nscrisul ATEN IE ARHIV .
*