PROCEDUR PRIVIND NTOCMIREA I

ACTUALIZAREA PERMANENT A
NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
1
COD DEPAR 01 PROCEDURA PRIVIND NTOCMIREA I
ACTUALIZAREA PERMANENT A NOMENCLATORULUI
ARHIVISTIC
1. SCOP
Pentru constituirea unitilor arhivistice, inventarierea
i selecionarea acestora
2. DOMENIU DE APLICARE
Se aplic la Compartimentul Arhiv din cadrul
Direciei de Eviden a Persoanelor.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
Cerine legale de reglementare:
Legea Arhivelor aionale nr. !"#!$$"
%nstruciunile arhivistice nr. &!'#!$$"
Cerine organi(aionale: regulamentul de ordine
interioar,regulamentul de organi(are i )uncionare ,
dispo(iia de numire *n )uncie, contractul individual
de munc.
Compartimente: structurile din cadrul Direciei de
Eviden a Persoanelor
+uncii:
Arhivar , iculae -ioara
2
4. ELEMENTE ALE ABORDRII
Coordonatorul compartimentului rspunde de
implementarea procedurii *n procesul *ntocmirii i
actuali(rii permanente a nomenclatorului arhivistic
5. DESCRIEREA PROCEDURII DE NTOCMIRE I
ACTUALIZARE A NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC
Conform Legii nr. !"##! $i In%&r'()i'nii nr.
*+"##! $i ,n'me-
omenclatorul se *ntocmete su. )orma unui ta.el *n
care se *nscriu, pe compartimente de munc,
categoriile de documente grupate pe pro.leme i
termene de pstrare.
/n prima ru.ric a nomenclatorului se trec denumirile
serviciilor#compartimentelor de munc, *n ordinea *n
care 0gurea( *n schema de organi(are a instituiei i
se numerotea( cu litere ara.e
/n ru.rica a doua se trece, *n re(umat, coninutul
documentelor ce constituie dosarul, 0ecare dosar
numerot1ndu2se cu ci)re ara.e, *ncep1nd cu numrul
! la 0ecare compartiment de munc.
/n nomenclator se trec i registrele, cartotecile,
condicile i alte materiale preconstituite.
/n ru.rica a treia a nomenclatorului se *nscrie
termenul de pstrare. Sta.ilirea lui se )ace *n )uncie
de legile *n vigoare, de importana practic pentru
activitatea instituiei i, *n mod deose.it, de
importana tiini0c a in)ormaiilor pe care le conin
documentele.
omenclatorul dosarelor nu se modi0c anual, ci
numai atunci c1nd se produc schim.ri *n structura
instituiei. Dac se *n0inea( noi compartimente sau
dac cele e3istente *i de(volt sau modi0c
activitatea cre1nd alte grupe de documente dec1t
cele prev(ute iniial, atunci nomenclatorul se
completea( cu noile dosare.
4e)ul 0ecrui compartiment rspunde de *ntocmirea
proiectului de nomenclator pentru documentele
speci0ce compartimentului rspectiv. Aceste proiecte
se centrali(ea( de coordonatorul compartimentului
3
de arhiv i se *naintea(, *n dou e3emplare, spre
apro.are i con0rmare.
E.e('&/- Ni('0,e Mio,r,
Termen- ori 1e (2&e ori e%&e ne(e%,r3 nomenclatorul
dosarelor se modi0c numai atunci c1nd se produc
schim.ri *n structura instituiei. Dac se
*n0inea( noi compartimente sau dac cele e3istente
*i de(volt sau modi0c activitatea cre1nd alte grupe
de documente dec1t cele prev(ute iniial, atunci
nomenclatorul se completea( cu noile dosare.
Veri4(/ - Dire(&or'0 Dire()iei 1e E5i1en)/ , Per%o,ne0or6
C,rmen Cio7,n'
Con&ro0 in&ern - Dire(&or Dire()i, E5i1en), Per%o,ne0or
Pre8en&, 9ro(e1'r/ 1e 0'(r' %e 5, ,(&',0i8, (onform
mo1i4(/ri0or 0egi%0,&i5e.
!. Li%&, re%9on%,7i0i0or (' e0,7or,re, :5eri4(,re, $i
,9ro7,re, e1i)iei %,' 1'9/ (,8 , re5i8iei 2n (,1r'0
e1i)iei 9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
Elemente privind
responsa.ilii#operaiun
ea
umele i
prenumele
+uncia Data semntur

! & 5 6 7
".! 8evi(ie iculae
-ioara
Arhivar
".& 9eri0cat Cio.anu
Carmen
Directo
r
".5
.
A9ro7,& ;,r7'
Ni(o,0e
Prim,r
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Procedura
operaional:
Ediia !
r.de e3.&;;;;;;;;;;;
4
Direcia Evidena
Persoanelor
*ntocmirea i
actuali(area
permanent a
nomenclatorului
arhivistic
Cod:P.< 2 DEPA8 =!
8evi(ia
r.de e3.5;;;;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
E3emplar nr.;;;;
+. Li%&, ('9rin8<n1 9er%o,ne0e 0, (,re %e 1if'8e,8/
e1i)i, %,' 1'9/ (,8 re5i8i, 1in (,1r'0 e1i)iei
9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
Scopul
di)u(rii
E3empla
r
r.
Compartime
nt
+uncia ume i
prenume
Data
primir
ii
Semntu
r
! & 5 6 7 " '
'.! aplicare ! Compart.
Arhiv
arhivar iculae
-ioara
'.& in)ormare ! Direcia
Evidena
Persoanelor
Director Carmen
Cion.anu
'5 aplicare !
!
!
2Serv
Evidena
Persoanelor
2
Comp stare
civil
Comp.
>uridic
4e) Serv
8espons
a.il
comp
8espons
a.il
comp
Paraschi
v <ana2
Laura
9ulcan
Angelica
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Direcia Evidena
Procedura
operaional:
*ntocmirea i
actuali(area
permanent a
Ediia !
r.de e3.&;;;;;;;;;;;
8evi(ia
r.de e3.;;;;;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
5
Persoanelor nomenclatorului
arhivistic
Cod:P.<2 DEPA8 =!
E3emplar nr.;;;;
PROCEDUR PRIVIND REZOLVAREA
CORESPONDENEI PRIMITE DE LA
COMPARTIMENTE I PETENI
6
COD PMGAR 02 PROCEDURA PRIVIND REZOLVAREA
CORESPONDEN=EI PRIMITE DE LA COMPARTIMENTE I
PETEN=I
1.SCOP
Se o)er date i in)ormaii pentru a 0 )olosite de ctre
compartimente i peteni *n scopul solicitat.
2.DOMENIU DE APLICARE
7
Se aplic la Compartimentul Arhiv din cadrul Primriei
-unicipiului :iurgiu.
3. DOCUMENTE DE REFERIN
Cerine legale de reglementare:
Legea Arhivelor aionale nr. !"#!$$"
%nstruciunile arhivistice nr. &!'#!$$"
Cerine organi(aionale: regulamentul de ordine
interioar,regulamentul de organi(are i )uncionare ,
dispo(iia de numire *n )uncie, contractul individual
de munc.
Compartimente: structurile din cadrul Primriei
municipiului :iurgiu.
+uncii:
Arhivar , :*lc -ariana
4. ELEMENTE ALE ABORDRII
Coordonatorul compartimentului rspunde de
implementarea procedurii *n procesul re(olvrii
corespondenei primite de la compartimente i
peteni
5. DESCRIEREA PROCEDURII DE REZOLVARE A
CORESPONDENEI PRIMITE DE LA COMPARTIMENTE
I PETENI
Conform Legii nr. !"##! $i In%&r'()i'nii nr.
*+"##! $i ,n'me-
Corespondena se re(olv con)orm legii la cererea
persoanelor 0(ice sau ?uridice eli.er1ndu2se
adeverine, copii i e3trase dup documentele a@ate
*n evidena arhivei.
Adeverina tre.uie s cuprind o e3punere e3act i
clar a datelor re(ultate din documente, care sunt *n
legtur direct cu o.iectul cererii.
8
/n adeverin se vor indica denumirile documentelor
din care s2au e3tras elementele necesare *ntocmirii
adeverinei i datele cuprinse *n aceste documente.
8edacterea rspunsului se )ace pe .a(a unui re)erat
scris pe cerere, cu cerneal, *ntocmit, datat i semnat
de persoana care a )cut cercetarea. 8e)eratul tre.uie
s cuprind denumirea )ondului cercetat i cotele
unitilor arhivistice cercetate Aanul i numrul din
inventarB.
/n ca(ul *n care *n arhiv nu se gsesc date cu privire
la o.iectul cererii, aceast situaie se comunic *n
scris solicitantuluiC dac se cunoate unitatea
deintoare a documentelor ce )ac o.iectul cererii,
cererea *n original se trimite spre re(olvare
respectivei uniti, comunic1ndu2i2se i solicitantului
acest lucru.
Copiile sau e3trasele se legali(ea( con)orm cu
originalul.
Adeverinele, copiile i e3trasele se eli.erea(
personal solicitantului ori *mputernicitului su legal
sau se e3pedia( prin pot.
Copiile eli.erate de pe documentele a@ate *n
evidena arhivei se ta3ea3 con)orm D.C.L.-
nr.&&#=!.=&.&==' sau D.C.L.-. nr. !!!#&E.=7.&=!=.
Scoaterea documentelor din depo(itul de arhiv
pentru solicitrile de la compartimente pentru
cercetare, se consemnea( *ntr2un registru de
depo(it. /n locul dosarului scos pentru cercetare se va
introduce *n ra)t o 0 de controlC 0a se va anula la
rearhivarea dosarului.
La restituirea documentelor *mprumutate se veri0c
integritatea lor i se reintegrea( la )ond
E.e('&/- >20(/ M,ri,n,
Termen- ori 1e (2&e ori %'n& %o0i(i&/ri 1in 9,r&e,
(om9,r&imen&e0or $i 9e&en)i0or ?9en&r'
9e&en)i &ermen 0eg,0 1e re8o05,re6@A 8i0e %,' *B ore 2n
(,8'0 ,90i(/rii &,rif'0'i 1e 'rgen)/3 9en&r'
(om9,r&imen&e re8o05,re, e%&e ime1i,&/ %,' 2n f'n()ie
1e 1i4('0&,&e, (er(e&/rii 1o('men&e0orC
9
Veri4(/ - Dire(&or'0 Dire()iei A1mini%&r,&i5e D ing. V2r7,n
A1ri,n,
Con&ro0 in&ern - Dire(&or Dire()i, A1mini%&r,&i5/
Pre8en&, 9ro(e1'r/ 1e 0'(r' %e 5, ,(&',0i8, (onform
mo1i4(/ri0or 0egi%0,&i5e.
!. Li%&, re%9on%,7i0i0or (' e0,7or,re, :5eri4(,re, $i
,9ro7,re, e1i)iei %,' 1'9/ (,8 , re5i8iei 2n (,1r'0
e1i)iei 9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
Elemente privind
responsa.ilii#operaiun
ea
umele i
prenumele
+uncia Data semntur

! & 5 6 7
".! 8evi(ie :*lc
-ariana
Arhivar
".& 9eri0cat 9*r.an
Adiana
Directo
r
".5
.
A9ro7,& I0ie%('
L'(i,n
Prim,r
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Direcia Administrativ
Procedura
operaional:
re(olvarea
corespondenei primite
de la compartimente i
peteni
Cod:P.< 2 P-:A8 =&
Ediia !
r.de e3.&;;;;;;;;;;;
8evi(ia
r.de e3.5;;;;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
E3emplar nr.;;;;
E. Li%&, ('9rin8<n1 9er%o,ne0e 0, (,re %e 1if'8e,8/
e1i)i, %,' 1'9/ (,8 re5i8i, 1in (,1r'0 e1i)iei
9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
10
Scopul
di)u(rii
E3empla
r
r.
Compartime
nt
+uncia ume i
prenume
Data
primir
ii
Semntur

! & 5 6 7 " '

'.! aplicare ! Compart.
Arhiv
arhivar :ilca
-ariana
'.& in)ormare ! Direcia
Administrativ

Director 9*r.an
Adriana
'.5 Aplicare2 *n
condiiile
*nlocuirii
titularului
!
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Direcia Administrativ
Procedura
operaional:
re(olvarea
corespondenei
primite de la
compartimente i
peteni
Cod:P.<2 P-:A8 =&
Ediia !
r.de e3.&;;;;;;;;;;;
8evi(ia
r.de e3.;5;;;;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
E3emplar nr.;;;;
PROCEDUR PRIVIND VERIFICAREA I
PRELUAREA PE BAZ DE INVENTARE I
11
PROCES VERBAL A DOSARELOR
CONSTITUITE LA COMPARTIMENTE
COD DEPAR 03 PROCEDURA PRIVIND VERIFICAREA I
PRELUAREA PE ;AZ DE INVENTARE I PROCES VER;AL
A DOSARELOR CONSTITUITE LA COMPARTIMENTE
1.SCOP
12
Se asigur pstrarea i protecia documentelor c1t i
evidena i inventarierea pentru )olosirea lor.
2.DOMENIU DE APLICARE
Se aplic la Compartimentul Secretariat 2 Arhiv din
cadrul Direciei de Eviden a Persoanelor
3. DOCUMENTE DE REFERIN
Cerine legale de reglementare:
Legea Arhivelor aionale nr. !"#!$$"
%nstruciunile arhivistice nr. &!'#!$$"
Cerine organi(aionale: regulamentul de ordine
interioar,regulamentul de organi(are i )uncionare ,
dispo(iia de numire *n )uncie, contractul individual
de munc.
Compartimente: structurile din cadrul Direciei de
Eviden a Persoanelor
+uncii:
Arhivar , iculae -ioara
4. ELEMENTE ALE ABORDRII
Coordonatorul compartimentului rspunde de
implementarea procedurii *n procesul de veri0care i
preluare a dosarelor constituite la compartimente.
DESCRIEREA PROCEDURII DE VERIFICARE I
PRELUARE A DOSARELOR CONSTITUITE LA
COMPARTIMENTE.
5. Conform Legii nr. !"##! $i In%&r'()i'nii nr.
*+"##! $i ,n'me-
Dosarele sunt preluate la compartimentul arhiv pe
.a( de inventare i proces ver.al *ntocmite de ctre
compartimentele creatoare.
13
La preluare compartimentul arhiv veri0c 0ecare
dosar, urmrind respectarea modului de constituire a
dosarelor i concordana *ntre coninutul acestora i
datele *nscrise *n inventar i modul de aplicare al
nomenclatorului pentru constituirea dosarelor.
Evidena dosarelor i a inventarelor depuse la
compartimentul arhiv se ine *n registrul de eviden
curent de intrri2ieiri a unitilor arhivistice.
E.e('&/- Ni('0,e Mio,r,
Termen- ,n',0
Veri4(/ - Dire(&or'0 Dire()iei E5i1en), Per%o,ne0or
C,rmen Cio7,n'
Con&ro0 in&ern - Dire(&or Dire()i, E5i1en), Per%o,ne0or
C,rmen Cio7,n'
Pre8en&, 9ro(e1'r/ 1e 0'(r' %e 5, ,(&',0i8, (onform
mo1i4(/ri0or 0egi%0,&i5e.
!. Li%&, re%9on%,7i0i0or (' e0,7or,re, :5eri4(,re, $i
,9ro7,re, e1i)iei %,' 1'9/ (,8 , re5i8iei 2n (,1r'0
e1i)iei 9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
Elemente privind
responsa.ilii#operaiun
ea
umele i
prenumele
+uncia Data semntur

! & 5 6 7
".! 8evi(ie iculae
-ioara
Arhivar
".& 9eri0cat Cio.anu
Carmen
Directo
r
".5
.
A9ro7,& ;,r7'
Ni(o0,e
Prim,r
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Procedura
operaional:
veri0carea i preluarea
Ediia !
r.de e3.& ;;;;;;;;;;;
8evi(ia
14
Direcia Evidena
Persoanelor
pe .a( de inventare i
proces ver.al a
dosarelor constituite la
compartimente
Cod:P.< 2 DEPA8 =5
r.de e3.;5;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
E3emplar nr.;;;;
#. Li%&, ('9rin8<n1 9er%o,ne0e 0, (,re %e 1if'8e,8/
e1i)i, %,' 1'9/ (,8 re5i8i, 1in (,1r'0 e1i)iei
9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
Scopul
di)u(rii
E3empla
r
r.
Compartime
nt
+uncia ume i
prenume
Data
primir
ii
Semntur

! & 5 6 7 " '

'.! aplicare ! Compart.
Secretariat2
Arhiv
arhivar iculae
-ioara
'.& in)ormare ! Direcia
Eviedna
Persoanelor
Director Cio.anu
Carmen
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Direcia Evidena
Persoanelor
Procedura
operaional:
veri0carea i
preluarea pe .a( de
inventare i proces
ver.al a dosarelor
constituite la
compartimente
Cod:P.<2 DEPA8 =5
Ediia !
r.de e3.&;;;;;;;;;;;
8evi(ia
r.de e3.;5;;;;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
E3emplar nr.;;;;
15
PROCEDUR PRIVIND INTOCMIREA DE
INVENTARE PENTRU DOCUMENTELE AFLATE
N DEPOZIT
PRELUCRAREA LOR ARHIVISTIC
SELECIONAREA I PREDAREA LA ARHIVELE
NAIONALE
16
COD DEPAR 04 PROCEDURA PRIVIND NTOCMIREA DE
INVENTARE PENTRU DOCUMENTELE AFLATE N DEPOZIT:
PRELUCRAREA LOR ARHIVISTIC: SELEC=IONAREA I
PREDAREA LA ARHIVELE NA=IONALE
1.SCOP
Pentru asigurarea evidenei i inventarierii
documentelor i predarea lor *n +ondul Arhivistic
aional.
2.DOMENIU DE APLICARE
Se aplic la Compartimentul Secretariat2Arhiv .
3. DOCUMENTE DE REFERIN
Cerine legale de reglementare:
Legea Arhivelor aionale nr. !"#!$$"
%nstruciunile arhivistice nr. &!'#!$$"
Cerine organi(aionale: regulamentul de ordine
interioar,regulamentul de organi(are i )uncionare ,
dispo(iia de numire *n )uncie, contractul individual
de munc.
Compartimente: structurile din cadrul Direciei de
Eviden a Persoanelor
+uncii:
Arhivar , iculae -ioara
17
4. ELEMENTE ALE ABORDRII
Coordonatorul compartimentului rspunde de
implementarea procedurii *n procesul *ntocmirii de
inventare pentru documentele a@ate *n depo(it ale
cror termene de pstrare a e3pirat, prelucrarea
arhivistic a lor, selecionarea i predarea la
Arhivele aionale.
5. DESCRIEREA PROCEDURII DE NTOCMIRE DE
INVENTARE PENTRU DOCUMENTELE AFLATE N
DEPOZITE PRELUCRAREA LOR ARHIVISTIC
SELECIONAREA I PREDAREA LA ARHIVELE
NAIONALE.
Conform Legii nr. !"##! $i In%&r'()i'nii nr.
*+"##! $i ,n'me-
Se ordonea( documentele pe criterii sta.ilite.
Se cercetea( dosarele i se *nscrie pe copert
denumirea unitii i a compartimentului creator,
numrul de dosar din inventar, anul, indicativul din
nomenclator, datele de *nceput i de s)1rit, numrul
de 0le, volumul i termenul de pstrare c1t i
coninutul acestuia pe scurt, *n re(umat.
La dosarele cu termen de pstrare permanent se
numerotea( 0lele, se *nlocuiesc coperile
deteriorate, se *ndeprtea( o.iectele metaliceAace,
agra)e, capseB, se urmrete ca toate 0lele din dosar
s 0e 0e cuprinse *n copert pe toat supra)aa
h1rtiei.
Se *ntocmete inventarierea dosarelor pe ani i
termene de pstrare.
%nventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen
de pstrare create *n cursul unui an de ctre un
compartiment de munc.
%nventarele se *ntocmesc *n 5 e3emplare pentru
documentele cu termen de pstrare temporar i *n 6
e3emplare pentru documentele cu termen de
pstrare permanent.
%nventarele se *nregistrea( *n registrul de eviden
curent de intrare2ieire al unitilor arhivistice.
18
Documentele cu termen de pstrare permanent se
predau la Arhivele aionale pe .a( de inventare i
proces ver.al *nregistrat la am.ele instituii.
Documentele cu termen de pstrare temporar se
selecionea( *n vederea predrii *n circuitul
economic pe .a(a inventarelor i a procesului ver.al
*ntocmit de comisia de selecionare ce )uncionea(
*n cadrul instituiei, dup ce acesta a )ost apro.at de
Arhivele aionale.
<peraiunile de selecionare i predare la Arhivele
aionale se e3ecut *n acelai mod i pentru
documentele constituite i inventariate de ctre
compartimentele din cadrul instituiei.
E.e('&/- Ni('0,e Mio,r,
Termen-9en&r' 9re1,re 0, ArGi5e0e N,)ion,0e6 2n (,8'0
%e0e()ion/rii %e re%9e(&/ &ermen'0 1e 9/%&r,re ,0 4e(/r'i
1o%,r
Veri4(/ - Dire(&or'0 Dire()iei E5i1en), Per%o,ne0or D
C,rmen Cio7,n'
Con&ro0 in&ern - Dire(&or Dire()i, E5i1en), Per%o,ne0or
Pre8en&, 9ro(e1'r/ 1e 0'(r' %e 5, ,(&',0i8, (onform
mo1i4(/ri0or 0egi%0,&i5e.
!. Li%&, re%9on%,7i0i0or (' e0,7or,re, :5eri4(,re, $i
,9ro7,re, e1i)iei %,' 1'9/ (,8 , re5i8iei 2n (,1r'0
e1i)iei 9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
Elemente privind
responsa.ilii#operaiun
ea
umele i
prenumele
+uncia Data semntur

! & 5 6 7
".! 8evi(ie iculae
-ioara
Arhivar
".& 9eri0cat Cio.anu
Carmen
Directo
r
".5
.
A9ro7,& ;,r7'
Ni(o0,e
Prim,r
19
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Direcia Evidena
Persoanelor
Procedura
operaional:
*ntocmirea de
inventare pentru
documentele a@ate *n
depo(ite, prelucrarea
lor arhivistic,
selecionarea i
predarea la Arhivele
aionale
Cod:P.< DEPA8 =6
Ediia !
r.de e3.&;;;;;;;;;;;
8evi(ia
r.de e3.;5;;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
E3emplar nr.;;;;
A. Li%&, ('9rin8<n1 9er%o,ne0e 0, (,re %e
1if'8e,8/ e1i)i, %,' 1'9/ (,8 re5i8i, 1in (,1r'0
e1i)iei 9ro(e1'rii o9er,)ion,0e
Scopul
di)u(rii
E3empla
r
r.
Compartime
nt
+uncia ume i
prenume
Data
primir
ii
Semntu
r
! & 5 6 7 " '
'.! aplicare ! Compart.
Secretariat2
Arhiv
arhivar iculae
-ioara
'.& in)ormare ! Direcia
Evidena
Persoanelor
Director Cio.anu
Carmen
Entitatea pu.lic
Primria munic.:iurgiu
Direcia Evidena
Persoanelor
Procedura
operaional:
*ntocmirea de
inventare pentru
documentele a@ate *n
depo(ite, prelucrarea
lor arhivistic,
selecionarea i
predarea la Arhivele
Ediia !
r.de e3.&;;;;;;;;;;;
8evi(ia
r.de e3.;5;;;;;;;;;;
Pagina;;din;;;;;
E3emplar nr.;;;;
20
aionale
Cod:P.<2 DEPA8 =6
21