Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Fazele proiectului
I. ConcepieII. PlanificareIII. ImplementareIV. ncheiereI. Concepia proiectului
1)Analiza nevoilor i a problemei
2)Analiza SWOT
3)Grupul int al proiectului
4)Beneficiarii proiectului
5)Definirea scopului proiectului
6)Definirea obiectivelor proiectului
7)Definirea activitilor
Concepia proiectului
Etape:
1. Identificarea i analiza nevoilor crora se adreseaz proiectul (problema cetrebuie
rezolvat).
2. Justificarea problemei (privind mai ales importana i urgena rezolvrii ei).
3. Definirea soluiei vizate, a scopului i obiectivelor proiectului.
4. Definirea activitilor majore i estimarea costurilor i resurselor umane imateriale
necesare i a celor disponibile.
5. Prezentarea propunerii de proiect finanatorului (comisiei de evaluare).
Analiza nevoilor
Orice proiect ncepe cu o idee. nainte de a demara orice aciune, managerul deproiect
mpreun cu echipa sa, va trebui s se opreasc pentru o verificare asituaiei. Dou
elemente eseniale trebuie evaluate: nevoile i mediul.
Analiza nevoilorse bazeaz pe principiul c proiectul nu este lucru de dragullucrului, ci
vizeaz atingerea unui scop.
Problema avut n vedere poate reprezenta o situaie sau un complex desituaii care
afecteaz anumii oameni, anumite grupuri sau ntreagasocietate, la un moment dat i
ntr-un anumit loc
Atenie la definirea problemei!!!
n munca de identificare a problemei, echipa unui proiect confund frecvent problema
real fie cu efectele sale
.ntrebri pentru determinarea unei probleme reale i rezolvabile:
- De ce este aceasta o problem?
- Cine este afectat de aceasta?
- A cui problem este?
Punctele slabe pot include: lipsa de experien, resursele limitate, lipsa deacces la
tehnologie sau capacitate, portofoliu de proiecte limitat sau inexistent etc.
Iat mai jos cteva criterii care pot fi avute n vedere n identificarea punctelor
slabe:
- Dezavantajele unei propuneri?
- Lipsa capacitii?
- Lipsa avantajelor fa de concuren?
- Reputaia?
- Lipsa resurselor financiare?
- Propriile puncte sensibile ale organizaiei?
- Termene limita, resurse limitate?
- Lipsa unui flux de numerar acceptabil?
- Efectele asupra activitilor principale aleorganizaiei?
- Experiena anterioar n domeniu lipssau irelevant?
- Angajamentul sczut al membrilor?
- Acreditri, certificri lips?
- Conducere defectuoas?
- Lipsa unor canale clare de comunicare?
- Cultur organizaional nepotrivit?
Oportuniti evalueaz factorii atractivi externi care reprezint elementede care
organizaia / echipa de proiect poate profita.
Acetia sunt factorii externiorganizaiei / proiectului.
Oportunitile pot fi rezultatul creterii pieei, schimbului in stilul de via,rezolvarea
problemelor asociate cu situaii curente, o percepie pozitiv asupraorganizaiei voastre
din partea sectorului neguvernamental, legislaie favorabil,existena surselor externe de
finanare etc. Dac este relevant, plasai perioade detimp in jurul oportunitilor.
Reprezint o oportunitate constant sau este ceva de moment? Ct de important este
sincronizarea voastr?Iat mai jos cteva criterii care pot fi avute n vedere n
identificarea oportunitilor:
- Dezvoltarea sectorului?
- Lipsa unor organizaii concurente?
- Tendinele actuale benefice?
- Dezvoltarea tehnologic?
- Influene globale?
- Legislaie favorabil (de ex. Legeasponsorizrii)?
- Surse de finanare pentru domeniul vizat?
Ameninri
Ce factori reprezint poteniale ameninri pentru voi? Ameninrile include factori n
afara controlului vostru care ar putea s v pun strategia de dezvoltare,implementarea
proiectului etc. i chiar i organizaia ntr-o poziie de risc. Acetiasunt factori externi - nu
avei nici un control asupra lor, dar pe care-i putei anticipadac avei un plan de urgen
care s se ocupe prevenirea i rezolvarea acestorprobleme.
O ameninare este o provocare creat de o tendin nefavorabil.Concurena,
organizaiile care i desfoar activitatea n acelai domeniu existente sau poteniale
sunt mereu o ameninare. Alte ameninri ar puteainclude creterea intolerabil a
preurilor de ctre furnizori, reglementri guvernamentale, cderi economice, efect
negativ al media, retragereade pe pia a unui finanator extern etc. Ce situaii ar putea
s amenine eforturilevoastre?Cu ct identificai mai bine ameninrile poteniale, cu att
mai mult putei sv poziionai i s planificai proactiv pentru a le rspunde.Iat mai jos
cteva criterii care pot fi avute n vedere n momentul identificriiameninrilor:- Efecte
politice?- Efecte legislative?- Efecte ale mediului?- Lipsa surselor de finanare?-
efectul multiplicator.
Definirea scopului proiectuluiScopul proiectului este practic soluia pentru problema
identificatsau, altfel spus, este situaia la care dorim s ajungem n urmaimplementrii
proiectului (evident, o situaie mai bun pentru beneficiariiproiectului).
Cea mai simpl modalitate de enunare a unui scop este pozitivarea,inversarea
problemei.
amelborP
Scop
Scopul nu trebuie schimbat pe parcursul derulrii proiectului, ntruct acestfapt
nseamn practic c e vorba de un alt proiect.
Definirea obiectivelor proiectului
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere ascopului.
Obiectivele sunt paii ce trebuie fcui pentru a ne apropia de scop.
Obiectivele trebuie sa fie formulate SMART
:
S
specific
(specific = este obiectivul clar: cine, ce, cnd, unde, cum esterezultatul la nivelul
beneficiarilor?)
M
measurable
(msurabil = sunt rezultatele msurabile?),
A
achievable
(tangibil /abordabil = este un obiectiv care poate fi n general atinsi care ne apropie de
atingerea scopului? Poate organizaia s l ating?)
R
realistic
(realist = are organizaia resursele necesare pentru atingerea lui intimpul dat?)
T
timely
(ncadrat n timp = exist un termen-limit?). Trebuie acordat o mare atenie cnd se
enun obiectivele pentru a nu seconfunda cu activitile. Acestea din urma sunt paii ce
trebuie fcui pentru ndeplinirea obiectivelor.
Definirea activitilor
financiare n plus fa de cele estimate, nici prea mare vei fi puin credibili n faa
finaatorului.
III. Implementarea proiectului
Implementarea proiectului este de fapt ducerea la ndeplinire a celorplanificate.Cele mai
mari provocri ale managementului proiectului, n faza de implementare,sunt:Respectarea obiectivelor proiectului;- Coordonarea i organizarea;- Luarea deciziilor;Monitorizarea i evaluarea;- Meninerea contactelor cu partenerii;- Delegarea
responsabilitilor;- Formarea echipei, managementul resurselor umane;- Situaii
neprevzute
IV. Controlul proiectului
1.Controlul timpului
2.Controlul resurselor umane
3.Controlul costurilor
Controlul timpului
Primul lucru care se observa la o problem sunt efectele sale. Problemele
deimplementare ce in de timp se manifest prin:- nerespectarea termenelor pentru
aciuni,- prea multe sarcini aproape gata,- prea multe aciuni prioritare pe list,numr crescut de ntlniri cu caracter extraordinar ntre membrii echipei,- utilizarea de
resurse suplimentare pentru a sprijini sectoarele critice.Efectele principale ale
nerespectrii planificrii n timp se concretizeaz ncreterea costurilor sau reducerea
performanei proiectului. Aceste probleme pot firezolvate prin:- monitorizare minuioas
i evaluare- acionnd la timpul potrivit- negociere, cnd e cazul- acordarea de suficient
libertate de aciune managerului de proiect- sprijin pentru proiect din partea restului
organizaiei
Controlul resurselor umane
Problemele legate de resursele umane sunt adesea cel mai greu de rezolvat.Ca i
problemele de timp, acestea pot fi mult reduse printr-o planificare binegndit i flexibil
la schimbri, mai degrab dect superficial i rigid, nsoit deplanuri de rezerv i
selectarea unei fore de munc flexibile.Iat cteva probleme tipice i cum se pot evita
sau rezolva:
1. Membri echipei de proiect care muncesc prea mult peste programul iniial agreatsau
care nu mai ajung s-i termine treburile. Aceasta poate fi fie o problema deplanificare
(nu au fost bine alese responsabilitile, numrul de ore de munc sauocupantul
postului).
2. Membri echipei de proiect care mai au i alt munc. Pentru acetia esteimportant
planificarea n timp a utilizrii lor n cadrul proiectului, punerea de acordprivind
programul lor de lucru, respectarea ct mai mult posibil a planificrii n timpa activitilor
i monitorizarea permanent a proiectului pentru a putea prevedeact mai din timp
schimbrile, lsndu-le suficient timp pentru reconsiderareaprogramului cu celelalte
obligaii pe care le au.
3. Membri echipei de proiect care prsesc echipa. Dezvoltarea de bune relaii i unbun
sistem de comunicare n cadrul echipei cresc ansele ca acetia s-i anune ntimp util
plecarea i deci vei avea mai mult timp pentru a le gsi un nlocuitor4. Persoane care
devin brusc indisponibile (boal, probleme personale). Poate fievitat prin alegerea unei
echipe flexibile i dezvoltarea de planuri de rezervpentru asemenea cazuri.
Controlul costurilor
Folosirea corect a banilor i respectarea bugetului alocat suntresponsabiliti majore
ale managementului de proiect.
Aceasta presupune trei cerine de baz:
a).bugetul iniial a fost bine gndit. nc o dat planificarea riguroas este esenial.Un
buget prost ntocmit este un slab instrument de control
b).bugetul este n continuu monitorizat pe parcursul proiectului. Monitorizareabugetului
v permite s inei o eviden la zi a acestuia, s putei prevedea icontrola fluxul
banilor i s luai la timp msuri pentru a evita depirea bugetului.c).nivelul de
responsabilitate i limitele de autoritate privind cheltuielile proiectuluisunt bine clarificate
pentru toi membrii echipei.
Atenie!
n proiectele cu finanare din afara organizaiei este nevoie ca oricemodificare s fie
adus la cunotina finanatorului nainte de implementarea sa.Acordul acestuia este
obligatoriu. Modificarea va fi cuprins ntr-un act adiional lacontractul de finanare.Dac
nu se respect contractul de finaare sau cererea de finanare se poate ntmpla ca
finanatorul s solicite rambursarea integral sau parial a sumeialocate, ori sistarea
decontrilor, plilor.
Monitorizarea
Monitorizarea este procesul de colectare sistematic i analizare ainformaiilor cu privire
la activitile proiectului. Monitorizarea ne ajuta s efectumo verificare regulat a ceea
ce facem n mod curent; informaiile pot reprezentaindicatori att cantitativi, ct i
calitativi. Dac nu colectm datele pe parcursuldesfurrii proiectului cum vom aprecia
la sfrit dac este bine sau nu ce anumeam fcut?Ce monitorizm?
resursele investite n proiect: umane, materiale, financiare, informaionale, detimp
activitile: respectarea planificrii i a standardelor cantitative i calitative pentrufiecare
din ele.
procesul de luare a deciziilor:
-ce decizii sunt luate
-cine este implicat n luarea deciziilor
-cine nu este implicat n luarea deciziilor
rezultatele
Etape ale monitorizrii:
- colectarea permanent a informaiilor (ceea ce se ntmpla n timp ce se ntmpl)punerea laolalt a informaiilor i datelor pentru a vedea ce s-a realizat pn la
unmoment dat
- evaluarea msurii n care obiectivele au fost atinse sau problema rezolvat
- tragerea concluziilor i folosirea experienei pentru viitor
A monitoriza nseamn a cerceta ceea ce se ntmpla n timp ce se ntmpl.
Colectarea datelor pentru monitorizare
Avem la dispoziie urmtoarele surse de informaii pentru monitorizare:Statistici:
rspund la ntrebrile ct de mult? ci / cte?Informaiile calitative:
rspund la ntrebrile ce am fcut? ce efecte a avut ceeace am fcut?Jurnalele:
rspund la ntrebrile cine a fcut? ce? i cnd?Observaiile:
rspund la ntrebrile ce vd ? i ce aud?Interviuri i chestionare
Echipa de proiect
Managerul de proiect
Managerul de proiect este cel care:
-indic direcia, perspectiva, orientarea strategic, armonizeaz obiectiveleproiectului cu
obiectivele organizaiei n ansamblu;
-trebuie s realizeze echilibrul ntre cei patru factori constrngtori: buget timp
calitate - resurse
-se confrunt cu unele provocri
-trebuie s realizeze un echilibru ntre proiect i:
beneficiarii direci/clieni;
grupurile interesate/afectate de aciunile/rezultatele acestuia;
organizaiile/departamentele ctre care au fost subcontractate
diversecomponente ale proiectului;
ministerul/agenia n competena cruia se afl proiectul;
cerinele sursei de finanare, procedurile i constrngerile formulate de aceasta.
Managerul de proiect este persoana care trebuie s cunoasc n detaliuproiectul, s i
cunoasc echipa i s cunoasc foarte bine resursele de caredispune n fiecare etap.
NUeste, ns, cel care trebuie s le fac pe toate. Tocmai de aceea n cadrulunei echipe
de proiect foarte important este delegarea sarcinilor i evitareasupraalocrii resurselor
umane.
Echipa de proiect
Pentru a evita situaii neplcute este extrem de important s existe ocomunicare ct mai
bun ntre managerul de proiect i fiecare membru al echipeict i ntre toi membrii
echipei.
n vederea asigurrii unei comunicri eficiente trebuie avute n vedereurmtoarele
elemente:
- formularea concis i precis a mesajului pentru a fi neles uor i integral;
- transmiterea rapid i nedeformat a mesajului
- asigurarea fluenei i a reversibilitii comunicrii
- utilizarea unui limbaj comun de ctre emitor i receptor
- simplificarea i decongestionarea canalelor de comunicare
- asigurarea flexibilitii i a adaptabilitii sistemului de comunicare pentru a puteafi
utilizat n orice situaie
Este important ca fiecare membru al echipei de proiect s i cunoasc foartebine
sarcinile i atribuiile, ce, cum i cnd trebuie s fac, fa de cine raporteaz,cine l
poate nlocui n condiii de for major (de exemplu boal) astfel nctderularea
proiectului s nu fie afectat.
De asemenea, este foarte important s tie ce NU trebuie s fac, tocmaipentru a evita
situaia neplcut n care doi membri ai echipei se concentreaz peaceeai sarcin n
condiiile n care unul singur o putea realiza. O asemenea situaienu duce dect la
costuri suplimentare: este consumat mai mult timp, sunt alocatedou resurse pentru
aceeai sarcin fiind, astfel, cheltuii mai muli bani (ambii membri ai echipei de proiect
ar fi pltii pentru acelai lucru).