CURSUL 7

19.11.2008
CAPITOLUL IV. DOCUMENTELE DE CONTABILITATE

4.1 Importana i coninutul documentelor

4.2 Verificarea i circulaia documentelor
4.3 Clasificarea documentelor
4.4 Pstrarea documentelor

ATENTIE!!! Lipsete o parte!!!!Mai exact 4.1, 4.2, 4.3

Documentele interne = acte de plata, extrase de cont
In raport de natura operaiilor la care se lucreaz, ntlnim: documente
pentru mijloace fixe, documente pentru materiale, documente pentru evidena
muncii si salarizarea zilierilor, documente pentru evidenta produciei.
4.4 Pstrarea documentelor Dup nregistrare, documentele parcurg ultima faz a
circulaiei lor i anume, clasarea, ce constituie aranjarea documentelor ntr-o anumit
ordine, astfel nct s asigure pstrarea i gsirea cu uurin atunci cnd este cazul. n
cursul uni an are loc o clasare provizorie i se execut de ctre fiecare compartiment sau
loc de munc. Clasarea definitiv are loc dup nchiderea anului financiar, atunci cnd
documentele sunt complet rezolvate. Locul de pstrare a documentelor poart numele de
ARHIV, iar cel care se ocup poart numele de ARHIVAR. Locul de aranjare a
documentelor n arhiv se poate face dup mai multe procedee:
Procedeul pe obiecte este procedeul cu cea mai larg utilizare i const n gruparea
documentelor pe categorii de probleme i constituie astfel dosare pentru mijloace fixe,
state de plat, aprovizionare cu materiale etc.
Procedeul pe corespondeni presupune ntocmirea de dosare ce constituie corespondena
unitii patrimoniale cu alte societi. Acest procedeu prezint dezavantajul c n acelai
dosar se gsesc documente de importan inegal i cu termene de pstrare diferit. Este
mai puin utilizat.
Procedeul nominal se refer la constituirea de dosare de documente ce au aceeai
destinaie (procese verbale, facturi). Indiferent de procedeul folosit n capul unui dosar
sunt aezate n ordine cronologic. Pstrarea documentelor la arhiv se face
corespunztor legii, unele documente se pstreaz 50 de ani i se depun la arhiva
naional. Scoaterea unui document din arhiv se face numai cu aprobarea conductorului
unitii i pentru un timp limitat. Predarea dosarelor la arhiv se face pe baza unui tabel
nominal i cu semnturi i se numeroteaz dosarele opisate.
CAPITOLUL V. INVENTARIEREA
5.1 Importana inventarieii i felurile ei
5.2 Etapele inventarierii
Inventarierea reprezint operaia de constatare faptic la o anumit dat a
tuturor EP aflate ntr-o unitate. Documentele ntocmite cu ocazia inventarierii
poart numele de liste de inventariere.

Importana inventarieii: a) constituie baza n organizarea i deschiderea

contabilitii la nfiinarea unui agent economic i st la baza punerii de acord a datelor
din contabilitate cu cele de pe teren;
b) asigur integritatea patrimoniului agenilor economici prin controalele periodice i
sistematice;
c) se stabilesc drepturi greu de ncasat i datoriile pe care agentul economic nu le poate
plti n timp util;
d) determinarea real a patrimoniului unui agent economic n vederea stabilirii i
ntocmirii situaiilor de sintez anual.
Inventarierea se clasific dup urmtoarele criterii:
a) dup sfera de cuprindere avem inventariere general (cuprinde ntreg patrimoniul unei
societi i EP strine aflate n unitate la data respectiv; se efectueaz obligatoriu de
ctre agenii economici la finele anului) i inventarierea parial (se efectueaz la o parte
din patrimoniu);
b) n raport de perioada la care se refer avem inventariere anual, inventariere periodic
sau de gestiune i inventariere inopinat.
Etapele inventarierii:
a) Pregtirea inventarierii se iau o serie de msuri care s asigure desfurarea n
condiii optime a acestuia i n aceast etap are loc unirea Comisiei Centrale de
Inventariere i a Subcomisiilor prin dispoziia scris a conductorului unitii.
Aceste Comisii sunt formate din personal tehnic i economic. Tot acum are loc instruirea
comisiilor, sistarea operaiilor de predare-primire a valorilor materiale, sigilarea locurilor
de depozitare; verificarea aparatelor de msurat; procurarea materialelor necesare pentru
efectuarea inventarierii; sortarea EP supuse inventarierii pe categorii. Gestionarul nu face
parte din Comisii, dar inventarierea se face ntotdeauna numai n prezena acestuia.
naintea nceperii inventarierii, gestionarul d o declaraie scris n faa comisiei n care
menioneaz bunurile aflate n gestiune sunt nregistrate; documentele au fost
predate la Comisie; specific dac mai are bunuri care aparin terilor etc
b) Inventarierea propriu-zis n raport cu specificul EP supuse inventarierii are loc
cntrirea, numrarea, msurarea etc. Disponibilitile bneti, creanele, drepturile i
obligaiunile unitilor sunt inventariate pe baz de documente. EP supuse inventarierii
sunt nscrise n listele de inventariere i acestea se ntocmesc pe spaii de depozitare, pe
gestionar i pe categorii de bunuri. Ca urmare a acestui lucru se ntocmesc liste de lucru
pentru EP proprii corespunztor calitativ, liste pentru bunuri depreciate, deteriorate sau
fr desfacere. De asemenea, se ntocmesc liste de inventariere pentru bunurile date spre
prelucrare la teri, ct i pentru bunurile care aparin altor societi. Listele de inventariere
sunt semnate, fil de fil, de ctre gestionar, iar pe ultima fil, gestionarul trebuie s
menioneze cantitile au fost stabilite n prezena mea; bunurile se afl n
pstrarea i rspunderea mea, ct i alte obiecii cu privire la inventariere.
c) Evaluarea presupune transformarea n bani a bunurilor nscrise n listele de inventar i
se fac n raport de natura EP supuse inventarierii. De obicei, evaluarea se face la preurile
prevzute n contabilitate. Pentru bunurile depreciate, evaluarea se face n raport de
utilitatea lor pentru unitate i de preul pieii.
d) Stabilirea i regularizarea rezultatelor Stabilirea rezultatelor inventarierii se face
prin compararea datelor din listele de inventar cu listele din contabilitate. Pentru aceasta,
n listele de inventar sunt nscrise datele din contabilitate. n urma acestei operaii prin

comparare pot s apar plusuri/minusuri, reprezentnd dovada unei gestiuni

necorespunztoare. Regularizarea sau concordana ntre datele existente n contabilitate i
datele aflate n listele de inventar din teren se face prin modificarea datelor din
contabilitate la nivelul celor din teren.