Funciile sistemului

informaional

Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organizaii, sistemul

informaional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informaia) necesar n
stabilirea

ndeplinirea

obiectivelor

manageriale,

sarcinilor,

competenelor

responsabilitilor att manageriale, ct i de execuie din cadrul organizaiilor socio-economice.

Sistemul informaional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i
circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s
contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organizaiei1.
Datele sunt niruiri de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit
semnificaie. Datele sunt transformate n informaie prin cinci procese (cei 5 C): contextualizare
(punere n context), clasificare, calculare, corectare i condensare.
Informaia este utilizat n toate domeniile tiinei i este analizat la numeroase niveluri
tiinifice: teoria informaiei, teoria comunicrii, teoria cunoaterii, logic, semantic.
Obiectivele informaiei sunt:

de a fi informat asupra unor evenimente, cum ar fi cele politice;

de a fi la curent cu ultimele realizri n tehnologie i tiin, de a cunoate

ultimele rezultate ale cercetrilor;

simpla placere de a fi informat i de a cunoate;

Caracteristicile informaiei pot fi clasificate n funcie de cteva criterii:

1 NICOLESCU, O.; VERBONCU, I. Management. Bucureti: Editura Economic, 1997,

p. 241.
1

dac avem

compatibilitate, exhaustivitate, redundan, complexitate;

fenomenele umane la care este supus: nelegere, reinere, uitare;
dup memorizare: individual sau instituional.
dac vorbim de procesele la care este supus: generare, achiziie, organizare,

n vedere proprietile putem vorbi de: probabilitate, pertinen,

exploatare, transmitere, difuzare;

Valoarea informaiei este un concept delicat, nesigur deoarece nu poate fi uor

cuantificat. Valoarea informaiei poate fi apreciat numai de receptor.

Circuitul informaional reprezint drumul pe care l parcurge informaia ntre emitor

i receptor (destinatar). O seciune prin acest circuit informaional formeaz un flux
informaional.
Fluxul informaional reprezint cantitatea de informaii care circul ntre emitor i
beneficiar. Fluxul informaional este caracterizat prin: coninut, sens, frecven, lungime, vitez,
fiabilitate, cost .
Sistemul informaional in managementul serviciilor publice ndeplinete trei funcii de
baz intre care exista strnse interdependente. Principalele funcii ale sistemului informaional
din cadrul managementului administraiei publice sunt:
a) Funcia decizional, prin care sistemul informaional asigur toate elementele
informaionale necesare fundamentrii deciziilor. Aceast funcie exprim rolul sistemului
informaional n asigurarea elementelor necesare lurii deciziilor.
Decizia n administraia public este rezultatul unui proces amplu de culegere,
nregistrare, transmitere i preluare a informaiilor. Lipsa unor informaii corecte, clare i bine
fundamentate duce la adoptarea unor decizii i acte normative, ineficiente sau eronate.
b) Funcia operaional, prin intermediul creia se fac operabile i inteligibile
informaiile din acte administrative, cum ar fi: legi, decrete, hotrri guvernamentale, decizii, etc,
dar mai ales se explic modul de aplicare a acestora n domeniile de activitate la care se refer.

Sistemul informaional are drept scop declanarea aciunilor necesare realizrii obiectivelor
societii comerciale.

c) Funcia de documentare deoarece prin intermediul sistemului informaional

personalul angajat poate dispune de informaiile necesare fundamentrii deciziilor care trebuie
luate la orice nivel (central, local sau compartimente ale acestora). Trebuie de la nceput
menionat faptul c documentarea n cadrul sistemului administraiei publice are anumite pri
determinate de documentele care se analizeaz. Aceste documente se pot clasifica in funcie de
coninut, form, dat, limb utilizat etc. Sistemul informaional permite dezvoltarea i
perfecionarea personalului prin mbogirea cunotinelor.

n general, documentele administrative publice se grupeaz n dou categorii:

documente folosite curent i n mod exclusiv de funcionarii, publici;

documente folosite rar si care rmn la dispoziia funcionarilor din
compartimentul de documentare al fiecrei instituii publice.

Documentarea din cadrul administraiei publice face parte si este integrat sistemului
naional de documentare.
Sistemele de informare i documentare sunt un ansamblu organizat de proceduri
manual i/sau automatizate care are ca obiectiv principal colectarea de documente i informaii,
prelucrarea, organizarea i valorificarea acestora ctre beneficiarii si.
Caracteristica principal a sistemelor de informare i documentare rezid n faptul c
ele opereaz cu documente i informaii , producnd documente i informaii.
Organismele de informare i documentare au n principal, urmtoarele funcii:
identificarea surselor principale de interes (documente primare), achiziionarea,

gestiunea i conservarea lor;

prelucrarea surselor primare n scopul identificrii unui document
individualizarea acestuia prin autor, titlu, ediie, editur, an de apariie, numr

standard internaional ca element ce reprezint descrierea bibliografic i al

relevrii coninutului;
colectarea informaiilor asupra surselor primare existente n alte sisteme, precum
i a informaiilor pertinente obiectivului sistemului; informaiile care trebuie

corectate variaz n funcie de tipul sistemului i de beneficiarii servii;

organizarea informaiilor obinute ca urmare a prelucrrii documentelor primare i
a colectrii informaiilor din alte sisteme i organizarea acetor informaii dup

anumite criteriii;
valorificarea informaiilor prin produsele i serviciile de informare oferite

beneficiarilor;
asigurarea accesului la documente tradiionale sau documente stocate pe suporturi
electronice de regul CD- ROM-uri, baze de date, cri electronice.

Cea mai important resurs decizional a managementului este informaia, de la scar

local pn la scar ecumenic. Fenomenul informaional trebuie supus abordrii manageriale,
astfel nct s fie utilizat pentru raionalizarea i eficientizarea informaiei n sine. Informaia
poate devenii n acest fel un instrument al proximitilor idispensabile i al identitilor i
particularitilor protejate.

Bibliografie
4

 BANCIU, Doina. Informatizarea structurilor infodocumetare. Bucureti:

Ed. Ars Docendi, 2007.
ENACHE, I. Managementul n struncturile infodocumentare. Bucureti:
Ed. Universitii, 2008.
NICOLESCU, O. ; VERBONCU, I. Management. Ed. Economic, 1999.
STOICA, Ion. Scurt introducere la o enciclopedie a informaiei.
Constana: Ex. Ponto, 2010.