FLUXURI DE LUCRU

Utilizarea unui flux de lucru Aprobare

Fluxul de lucru Aprobare direcioneaz un element dintr-un site SharePoint la
persoanele specificate pentru aprobare. Acest flux de lucru poate fi utilizat n diverse procese
de afaceri, de la specificarea produsului final la aprobarea solicitrilor de concediu.
Funcionarea fluxului de lucru
Fluxul de lucru Aprobare accept procese de afaceri care implic trimiterea unui
document sau a unui element la colegi sau la manageri pentru aprobare. Fluxul de lucru
Aprobare face procesul de aprobare mai eficient, gestionnd i urmrind toate activitile
umane implicate n proces i furniznd o nregistrare a procesului dup terminare.
Dac sunt disponibile fluxurile de lucru, atunci exist posibilitatea de a porni un flux
de lucru Aprobare direct dintr-un document sau dintr-un element dintr-o list sau o bibliotec.
Pentru a porni un flux de lucru, se selecteaz fluxul de lucru dorit pentru utilizare, apoi se
completeaz formularul de iniializare a fluxului de lucru care specific participanii fluxului
de lucru (persoanele responsabile cu aprobarea), o dat de terminare i orice instruciuni
relevante pentru aceast activitate. Dup pornirea unui flux de lucru, serverul atribuie
activiti tuturor participanilor. Dac sunt activate avertizrile de pot electronic pentru
server, serverul trimite, de asemenea, avertizri de pot electronic tuturor participanilor.
Fluxul de lucru Aprobare se poate executa n:
serie, n care activitile sunt atribuite participanilor cte una odat;
paralel, n care activitile sunt atribuite participanilor toate odat.
Not: Fluxul de lucru se poate executa i n etape, nsumnd o serie de activiti n serie i n
paralel, care pot avea diferii participani.
Participanii pot face clic pe un link n avertizarea de activitate din pota electronic
pentru a deschide un document sau element de aprobat. Participanii pot alege s aprobe, s
resping, sau s reatribuie activitile de aprobare. De asemenea, ei pot solicita o modificare
n documentul sau elementul de aprobat. Participanii au opiunea s-i efectueze activitile
din fluxul de lucru din site-ul Microsoft SharePoint Server 2010 sau direct din anumite
programe care fac parte din Microsoft Office 2010. n timp ce fluxul de lucru se afl n
desfurare, deintorul fluxului de lucru sau participanii la fluxul de lucru au posibilitatea s
vizualizeze pagina Stare flux de lucru, pentru a ti care participani i-au terminat activitile
fluxului de lucru. Cnd participanii la fluxul de lucru i finalizeaz activitile fluxului de
lucru, fluxul de lucru se ncheie, iar deintorul fluxului de lucru este notificat automat cu
privire la terminarea fluxului de lucru.
Adugarea sau modificarea unui flux de lucru Aprobare pentru o list, o bibliotec sau
un tip de coninut
nainte de a utiliza un flux de lucru, acesta trebuie adugat la o list, la o bibliotec sau la un
tip de coninut, pentru a-l face disponibil pentru documente sau elemente ntr-o locaie
specific. Trebuie s existe permisiunea Gestionare liste pentru a putea aduga un flux de
lucru la o list, la o bibliotec sau la un tip de coninut. n cele mai multe cazuri,
administratorii de site-uri sau persoanele individuale care gestioneaz liste sau biblioteci
specifice efectueaz aceast aciune.

Disponibilitatea unui flux de lucru din cadrul unui site variaz n funcie de locul unde
este adugat:
dac se adug un flux de lucru direct la o list sau la o bibliotec, acesta este
disponibil doar pentru elementele din acea list sau bibliotec;
dac se adug un flux de lucru la un tip de coninut list (o instan a tipului de
coninut site care s-a adugat unei anumite liste sau biblioteci), el este disponibil numai pentru
elementele de acel tip de coninut din acea list sau bibliotec cu care este asociat tipul de
coninut;
dac se adug un flux de lucru la un tip de coninut de site, acel flux de lucru este
disponibil pentru toate elementele acelui tip de coninut din fiecare list sau bibliotec la care
este adugat acel tip de coninut de site;
dac se dorete ca un flux de lucru s fie larg disponibil n liste i n biblioteci dintr-o
colecie de site-uri pentru elemente ale unui anumit tip de coninut site, modalitatea cea mai
eficient de a ajunge la acest rezultat este adugarea fluxului de lucru direct la un tip de
coninut site.
Not: Dac se dorete adugarea unui flux de lucru Aprobare la o list, la o bibliotec sau la
un tip de coninut sau dac se dorete modificarea unui flux de lucru Aprobare care este deja
asociat la o list, la o bibliotec sau la un tip de coninut, trebuie urmai aceiai pai.
Pentru a deschide pagina Adugare flux de lucru sau Modificare flux de lucru pentru lista,
biblioteca sau tipul de coninut dorit, se alege una dintre urmtoarele variante:
pentru o list sau o bibliotec:
o se deschide lista sau biblioteca pentru care se dorete adugarea sau modificarea
unui flux de lucru;
o clic pe tab-ul List sau Bibliotec, apoi clic pe Setri list sau pe Setri bibliotec;
o sub Permisiuni i management, clic pe Setri flux de lucru.

Sau
pentru un tip de coninut din list:
o se deschide biblioteca sau lista care conine instana tipului de coninut list pentru
care se dorete adugarea sau modificarea unui flux de lucru;
o clic pe tab-ul List sau Bibliotec, clic pe Setri list sau pe Setri bibliotec;
o sub Tipuri de coninut, clic pe numele tipului de coninut (dac lista sau biblioteca
este configurat s nu permit gestionarea tipurilor de coninut, seciunea Tipuri de
coninut nu apare n pagina Particularizare pentru list sau bibliotec);
o sub Setri, clic pe Setri flux de lucru.

pentru un tip de coninut de site:

o pe pagina de pornire a coleciei de site-uri, n meniul Aciuni site, clic pe Setri site;
o sub Galerii, clic pe Tipuri de coninut de site .
o clic pe numele tipului de coninut de site pentru care se dorete adugarea sau
modificarea unui flux de lucru, apoi clic pe Setri flux de lucru.

Pe pagina Setri flux de lucru, clic pe Adugare flux de lucru sau clic pe numele
fluxului de lucru pentru care se dorete modificarea setrilor:
pentru adugarea unui flux de lucru -> n pagina Adugare flux de lucru, n seciunea
Flux de lucru, se selecteaz ablonul fluxului de lucru Aprobare - SharePoint 2010;
pentru modificarea setrilor unui flux de lucru -> pe pagina Modificare flux de lucru, se
modific setrile dorite, n funcie de paii urmtori:
o Nume se tasteaz un nume unic pentru fluxul de lucru;
o List de activiti se specific o list de activiti de utilizat mpreun cu acest
flux de lucru;
Not:
a) Dac se utilizeaz lista implicit Activiti, participanii la fluxul de lucru vor avea
posibilitatea s gseasc i s vizualizeze cu uurin activitile lor de flux de lucru utiliznd
vizualizarea Activitile mele din lista Activiti.
b) Dac activitile pentru acest flux de lucru vor dezvlui date sensibile sau confideniale pe
care dorii s le inei separat de lista general Activiti, trebuie s se creeze o list nou de
activiti.
c) Dac organizaia are numeroase fluxuri de lucru sau dac fluxurile de lucru presupun
numeroase activiti, trebuie s se creeze o list nou de activiti. n acest caz, se creeaz liste
de activiti pentru fiecare flux de lucru.
List istoric, se selecteaz o list istoric de utilizat mpreun cu acest flux de lucru. Lista
istoric afieaz toate evenimentele care au loc n timpul fiecrei instane a fluxului de
lucru;
Not: Avei posibilitatea s utilizai lista Istoric flux de lucru sau s creai una nou. Dac
organizaia dvs. are numeroase fluxuri de lucru, este cazul s creai o list istoric separat
pentru fiecare flux de lucru.
Opiuni pornire, se specific cum sau de ctre cine se pornete fluxul de lucru;

Not:
a) Dac se dorete pornirea manual a fluxului de lucru, se bifeaz caseta de selectare Se
permite ca acest flux de lucru s fie pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni
Editare element. Se bifeaz caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru
list pentru a ncepe fluxul de lucru dac se dorete solicitarea de permisiuni suplimentare
pentru pornirea fluxului de lucru.
b) Pentru a utiliza fluxul de lucru pentru gestionarea aprobrii de coninut pentru o bibliotec,
se selecteaz Pornii acest flux de lucru pentru a aproba publicarea unei versiuni majore a
unui element. Dac nu este disponibil opiunea, este posibil s nu fie activat aprobarea de
coninut i versiunile minore i majore pentru list sau bibliotec. Dac vi se solicit s
activai aprobarea de coninut, clic pe OK.
c) Dac se dorete ca fluxul de lucru s porneasc automat cnd se creeaz elemente noi, se
bifeaz caseta de selectare Pornii acest flux de lucru atunci cnd este creat un element nou.
d) Dac se dorete ca fluxul de lucru s porneasc automat cnd se modific elemente, se
bifeaz caseta de selectare Pornii acest flux de lucru atunci cnd este modificat un element.
Dac se adaug acest flux de lucru la un tip de coninut site, se specific dac se dorete s se
adauge acest flux de lucru la toate tipurile de coninut care motenesc din acest tip de coninut
n seciunea Actualizare tipuri de coninut list i site.
Urmtorul. Pe pagina Particularizare flux de lucru, se specific opiunile de distribuire
a activitilor, valorile implicite de pornire a fluxului de lucru, cum s se finalizeze
fluxul de lucru i aciunile care s aib loc n momentul finalizrii cu succes a fluxului
de lucru.

Pornirea fluxului de lucru Aprobare pe un document sau element

Fluxul de lucru Aprobare se poate porni manual pe un document sau element, direct din lista
sau biblioteca unde este salvat. Opiunile disponibile atunci cnd se pornete fluxul de lucru
pot varia, n funcie de cum s-a particularizat acel flux de lucru atunci cnd s-a adugat la lista,
la biblioteca sau la tipul de coninut pentru element. Pentru a porni un flux de lucru, este
necesar s avei cel puin permisiunea Editare elemente. Unele fluxuri de lucru pot necesita s
avei i permisiunea Gestionare liste pentru a le porni pentru un document sau element.

Not: Pentru a v asigura c participanii la fluxul de lucru primesc avertismente de pot

electronic i memento-uri despre activitile lor din cadrul fluxului de lucru atunci cnd
pornii fluxul de lucru, consultai administratorul serverului pentru a verifica dac s-au activat
mesajele de pot electronic pentru site.
dac lista sau biblioteca nu este deja deschis, clic pe numele su n Lansare rapid;
dac numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Aciuni site, pe Se vizualizeaz tot
coninutul site-ului, apoi clic pe numele listei sau bibliotecii;
se indic spre numele documentului sau al elementului pentru care se dorete pornirea
fluxului de lucru, clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru;
sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru Aprobare care se
dorete a fi pornit;
se tasteaz numele persoanelor care s aprobe documentul sau elementul n Atribuire
ctre, apoi se selecteaz ordinea dorit pentru activitile fluxului de lucru, Unul cte
unul (serial) sau Totul o dat (paralel);
Not: Dac se creeaz un flux de lucru n serie, se selecteaz numele participanilor la fluxul
de lucru n ordinea n care se atribuite activitile. Dac se dorete existena unor etape
secveniale n fluxul de lucru care pot avea diferii participani i diferite ordini, atunci clic pe
Adugare etap nou i se completeaz informaiile. Dac se adaug grupuri ca participani
la fluxul de lucru, se de-bifeaz Extindere grupuri dac se dorete s se atribuie o singur
notificare de activitate la grup n loc de notificri individuale pentru fiecare membru al
grupului.
pentru a aduga un mesaj sau instruciuni specifice pentru activitate, se introduc aceste
informaii n Solicitare. De exemplu, se introduce un mesaj despre aprobarea unui
contract i un URL ctre document;
dac se dorete specificarea datei cnd trebuie terminate toate activitile fluxului de
lucru sau cnd i vor depi termenul activitile, se introduce sau se selecteaz o dat
pentru Data scadent pentru toate activitile.
pentru a specifica ct timp au la dispoziie participanii la fluxul de lucru pentru a
termina activitile fluxului de lucru, se tasteaz numrul n Durat pe activitate apoi
se selecteaz Zile, Sptmni sau Luni n Uniti durat.
dac se dorete trimiterea de notificri persoanelor atunci cnd ncepe un flux de lucru,
dar fr atribuirea unor activiti din fluxul de lucru, atunci se introduce numele
acestora n CC.

Finalizarea activitii fluxului de lucru Aprobare

Participanii dintr-un flux de lucru Aprobare i pot termina activitile de flux de lucru din
lista sau biblioteca n care se afl documentul sau elementul sau direct din anumite programe
care fac parte din Office 2010.
se indic numele activitii care se dorete s se finalizeze, clic pe sgeata care apare,
apoi clic pe Editare element;
Not: Dac fluxul de lucru nu utilizeaz lista Activiti, este posibil ca activitatea fluxului de
lucru s nu apar n lista Activiti. Pentru a gsi activitatea fluxului de lucru, se acceseaz
lista sau biblioteca unde se salveaz elementul de flux de lucru, se indic numele elementului
care se dorete s fie efectuat, apoi clic pe sgeata care se afieaz, apoi clic pe Fluxuri de
lucru. n pagina Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care se execut, clic pe numele
fluxului de lucru la care suntei participant. Sub Activiti, gsii activitatea din fluxul de
lucru.
Se alege una dintre urmtoarele variante:
o pentru a aproba elementul, se tasteaz orice comentarii care se trimit
proprietarului fluxului de lucru n Comentarii, apoi clic pe Aprobare;
o pentru a respinge elementul, se tasteaz orice comentarii care se trimit
proprietarului fluxului de lucru n Comentarii, apoi clic pe Respingere;
o pentru a revoca lucrul la activitate acum, cu opiunea de a reveni mai trziu,
clic pe Revocare;
o pentru a solicita o modificare n elementul de aprobat, clic pe Solicitare
modificare, se specific cui se atribuie solicitarea de modificare, se descrie
solicitarea de modificare, se specific durata i unitile de timp pentru
activitile n serie, apoi clic pe Trimitere;

o pentru a reatribui altei persoane activitatea de aprobare, clic pe Reatribuire

activitate, se specific persoana creia i se atribuie activitatea, se specific
durata i unitile de timp pentru activitile n serie, apoi clic pe Trimitere.
Not: n funcie de cum a fost particularizat fluxul de lucru cnd s-a adugat la list, la
bibliotec sau la tipul de coninut pentru acest element, opiunile de reatribuire a activitii sau
solicitarea unei modificri pot s nu fie disponibile.
Exemple:
Vizualizare document

Vizualizare task

Aprobare task

Vizualizare task-uri

Dup o modificare a coninutului, documentul va iniia o nou serie de task-uri de aprobare.

Vizualizare task-uri dup solicitare schimbare referat

Modificare realizat

Aprobare final

Anunt

Vizualizarea strii unui flux de lucru pentru un document sau element

dac lista sau biblioteca nu este deja deschis, clic pe numele su n Lansare rapid;
dac numele listei sau bibliotecii nu apare, clic pe Aciuni site, pe Se vizualizeaz tot
coninutul site-ului, apoi clic pe numele listei sau bibliotecii;

clic pe numele documentului sau al elementului pentru care se dorete vizualizarea strii
fluxului de lucru, apoi clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru;
n pagina Fluxuri de lucru, n seciunea Fluxuri de lucru se afl fluxurile de lucru n
curs de desfurare i cele terminate pentru document sau element.

Utilizarea unui flux de lucru n trei faze

Fluxul de lucru n trei faze urmrete starea unui element de list prin trei stri (faze). Acesta
se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care necesit ca organizaiile s
urmreasc un volum ridicat de probleme sau elemente, cum ar fi probleme de atragere a
clienilor, procentele vnzrilor sau activiti de proiect. De exemplu, cele trei faze ale unei
activiti de proiect ar putea fi: Nenceput, n desfurare i Terminat.
Funcionarea unui flux de lucru n trei faze
Fluxul de lucru n trei faze accept procese de afaceri care necesit ca organizaiile s
urmreasc starea unei probleme sau a unui element prin trei faze i dou tranziii ntre faze.
Cu fiecare tranziie dintre faze, fluxul de lucru atribuie o activitate unei persoane, creia i
trimite o avertizare de pot electronic n legtur cu activitatea. Cnd activitatea se termin,
fluxul de lucru actualizeaz starea elementului i trece la faza urmtoare. Fluxul de lucru n
trei faze funcioneaz cu ablonul de list Urmrire probleme. Cu toate acestea, se poate
utiliza cu orice list care este setat s conin o coloan Alegere, cu trei sau mai multe valori.
Valorile din coloana Alegere reprezint fazele pe care le urmrete fluxul de lucru.
O list poate avea mai mult de o coloan Alegere, iar coloana Alegere poate avea mai
mult de trei valori. Cu toate acestea, Fluxul de lucru n trei faze poate fi configurat s utilizeze
numai una dintre coloanele Alegere i numai trei dintre valorile din coloana Alegere selectat.
Cnd adugai un Flux de lucru n trei faze ntr-o bibliotec sau ntr-o list, selectai o coloan
Alegere i trei dintre valorile furnizate de coloana respectiv.

Fluxul de lucru n trei faze se poate utiliza la gestionarea proceselor de afaceri care
necesit ca organizaiile s urmreasc un volum mare de probleme sau de elemente, cum ar fi
probleme de atragere a clienilor, procentele vnzrilor sau activiti de proiect. De exemplu,
angajaii din compartimentul de achiziii pot utiliza o list de urmrire a procedurilor i un
Flux de lucru n trei faze particularizat pentru a gestiona activitile asociate procedurilor de
achiziii pe care le organizeaz. Fluxul de lucru n trei faze urmrete activitile de realizare a
procedurilor pe parcursul celor trei faze: Activ, Gata de revizuit i Terminat. Toate
activitile de demarare a procedurii asociate unei achiziii anume sunt compilate ntr-o list
de urmrire a problemelor care a fost creat pentru procedura respectiv i a fost marcat ca
Activ. eful compartimentului/responsabilul de achiziie atribuite activiti individuale
membrilor echipei sale care se ocup de procedur, apoi pornete fluxul de lucru n trei faze
pentru acele evenimente, n scopul de a iniia lucrul pentru activitatea de achiziie.
Cnd pornete fluxul de lucru, acesta creeaz o activitate pentru persoana numit.
Cnd un membru al echipei primete o activitate, el/ea efectueaz activitatea necesar pentru
a termina activitatea. Aceasta poate fi o activitate care se petrece n afara listei sau site-ului
unde este localizat lista de urmrire a problemelor. De exemplu, dac membrul unei echipe
primete o activitate de flux de lucru pentru a realiza documentaia de atribuire, acesta
analizeaz cerinele beneficiarilor, lucreaz cu acetia pentru realizarea i definitivarea
cerinelor. Cnd se finalizeaz documentaia de atribuire, membrul echipei marcheaz
activitatea lui/ei din fluxul de lucru drept terminat. n acest moment, fluxul de lucru
actualizeaz starea activitii procedurii din lista de urmrire a problemelor de la Activ la
Gata de revizuit i creeaz o alt activitate pentru revizuirea documentaiei de atribuire de
ctre eful de compartiment. Dup ce eful de compartiment sau responsabilul de achiziie
revizuiete i aprob documentaia de atribuire, marcheaz activitatea sa din fluxul de lucru ca
terminat, iar fluxul de lucru actualizeaz starea activitii de la Gata de revizuit la Terminat.
Not: Un participant la fluxul de lucru poate termina o activitate de flux de lucru dintr-un
Flux de lucru n trei faze n dou moduri. Participantul poate edita activitatea fluxului de lucru
marcnd-o ca terminat sau poate modifica starea elementului fluxului de lucru din list (dac
participantul are permisiunea de a modifica aceast list). Dac un participant actualizeaz
manual starea elementului fluxului de lucru din list, activitatea fluxului de lucru este
finalizat. Dac participantul editeaz activitatea de flux de lucru pentru a o marca drept
terminat, starea elementului de flux de lucru se actualizeaz la Terminat. Aciunile din
Fluxul de lucru n trei faze din exemplul anterior utilizeaz urmtorul proces:

10

Configurarea unei liste de utilizat mpreun cu fluxul de lucru n trei faze

nainte de utilizarea unui Flux de lucru n trei faze, trebuie alctuit o list pentru a utiliza
fluxul de lucru. Lista trebuie s conin elementele pe care plnuii s le urmrii sau s le
gestionai cu ajutorul fluxului de lucru. ablonul de list Urmrire probleme funcioneaz cu
Fluxul de lucru n trei faze. Cu toate acestea, se poate crea i o list particularizat pentru
utilizarea acestor fluxuri de lucru. Dac se creeaz o list particularizat de utilizat cu Fluxul
de lucru n trei faze, trebuie s ca lista s conin cel puin o coloan Alegere care include trei
sau mai multe valori de alegere. Cnd se configureaz un flux de lucru n trei faze care se
utilizeaz mpreun cu lista, trebuie s se specifice coloana Alegere care conine valorile de
faz pe care le va urmri fluxul de lucru.
Crearea unei liste de urmrire a problemelor pentru a fi utilizat cu un flux de
lucru n trei faze
n mod implicit, un flux de lucru n trei faze se poate utiliza cu orice list pe care o creai din
ablonul list Urmrire problem.
n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului.
pe pagina Tot coninutul site-ului, clic pe Creare.
n caseta de dialog Creare, clic pe Urmrire probleme i se tasteaz un nume pentru
list. Numele listei este obligatoriu.

11

Not: Numele listei apare n partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru
pagina list i apare n elemente de navigare care ajut utilizatorii s gseasc i s deschid
lista.
dac se dorete furnizarea unei descrieri pentru list sau specificarea afirii sau nu a
unei legturi la list n Lansare rapid, alegerea implicit este da, clic pe Mai multe
opiuni. n caseta Descriere, se tasteaz o descriere a scopului listei. Descrierea este
opional. Pentru a aduga un link la aceast list n Lansare rapid, clic pe Da n
seciunea Navigare.
n partea de jos a dialogului Creare, clic pe Creare.

Crearea unei liste particularizate pentru a fi utilizat cu un flux de lucru n trei

faze
Dac se dorete crearea unei liste particularizat pentru a o utiliza cu Fluxul de lucru n trei
faze, trebuie adugat cel puin o coloan Alegere care conine cel puin trei valori de faz pe
care le va urmri fluxul de lucru.
n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului. Pe pagina Tot
coninutul site-ului, clic pe Creare.
n dialogul Creare, clic pe List particularizat, apoi se tasteaz un nume pentru list.
Numele listei este obligatoriu.
Not: Numele listei apare n partea de sus a paginii listei, devine parte a adresei Web pentru
pagina list i apare n elemente de navigare care ajut utilizatorii s gseasc i s deschid
lista.
dac se dorete furnizarea unei descrieri pentru list sau specificarea afiri sau nu a
legturi la list n Lansare rapid, alegerea implicit este da, clic pe Mai multe opiuni.
n caseta Descriere, se tasteaz o descriere a scopului listei. Descrierea este opional.
pentru a aduga un link la aceast list n Lansare rapid, clic pe Da n seciunea
Navigare.
n partea de jos a dialogului Creare, facei clic pe Creare.

Particularizarea unei liste particularizate pentru a fi utilizat cu un flux de lucru

n trei faze

12

din lista particularizat, clic pe fila List, apoi clic pe Setri list;
sub Coloane, clic pe Creare coloan;
n seciunea Nume i tip, sub Nume coloan, se tasteaz numele coloanei care se
utilizeaz pentru a specifica valorile de stare ale fluxului de lucru;
sub Tipul de informaii din aceast coloan este, se selecteaz Opiune (meniu din
care se face opiunea).
n seciunea Setri suplimentare pentru coloan, sub Descriere, se tasteaz o
descriere opional pentru coloan;
sub Aceast coloan trebuie s conin informaii, clic pe Da;
n caseta list de sub Tastai fiecare opiune pe o linie separat, se tasteaz trei sau
mai multe valori de alegere pentru coloan. Aceste valori vor reprezenta strile fluxului
de lucru.
sub Afiare opiuni utiliznd, se selecteaz Meniu vertical sau Butoane radio;
sub Se permit opiuni Completare, clic pe Nu;
se specific dac se dorete o anumit valoare implicit pentru aceast coloan sau dac
se adaug la vizualizarea implicit pentru list;
clic pe OK.

Adugarea unui flux de lucru n trei faze la o list

Trebuie adugat un flux de lucru n trei faze la o list nainte s fie posibil utilizarea acestuia
pentru elementele din list. Cnd se adaug un flux de lucru n trei faze la o list, se specific
care coloan din list conine valorile de stare pe care s le urmreasc fluxul de lucru. De
asemenea, este posibil s se specifice informaiile despre ceea ce se dorete s se ntmple n
fiecare faz a fluxului de lucru. De exemplu, este posibil s se specifice subiectul i textul
avertismentelor prin pota electronic pe care le primesc destinatarii activitii.
Fluxul de lucru n trei faze este activat n mod implicit pe majoritatea tipurilor de siteuri. Cu toate acestea, un administrator de colecie de site-uri poate dezactiva aceast
caracteristic. Dac Fluxul de lucru n trei faze nu este disponibil, se va contacta
administratorul coleciei de site-uri.
Not: Pentru a aduga un flux de lucru la o list, trebuie s existe permisiunea Gestionare
liste.

13

Se deschide lista n care se adug un flux de lucru n trei faze. Din lista particularizat,
pe panglic, clic pe fila List, apoi pe Setri list sau clic pe setrile tipului de
bibliotec. De exemplu, ntr-o bibliotec de documente, clic pe Setri bibliotec de
documente.
Sub Permisiuni i gestionare, clic pe Setri flux de lucru.
Dac s-au adugat deja fluxuri de lucru la list, la bibliotec sau la tipul de coninut, acest pas
va duce direct la pagina Modificare setri flux de lucru i trebuie dat clic pe Adugare flux
de lucru pentru a avea loc deplasarea la pagina Adugare flux de lucru. Dac nu s-a adugat
deja niciun flux de lucru la aceast bibliotec, aceast list sau la acest tip de coninut, acest
pas va duce direct la pagina Adugare flux de lucru.
Dac exist deja un flux de lucru pentru list, n pagina Modificare setri flux de lucru,
se d clic pe Adugare flux de lucru.
Pe pagina Adugare flux de lucru, n seciunea Flux de lucru, se d clic pe n trei faze
sub Selectare ablon flux de lucru.
n seciunea Nume, se tasteaz un nume unic pentru fluxul de lucru.
n seciunea List activitate, se specific o list de activiti de utilizat mpreun cu
fluxul de lucru.
Not:
Exist posibilitatea utilizrii Lista de activiti implicit sau crearea uneia noi. Dac se
utilizeaz Lista de activiti implicit, participanii la fluxul de lucru au posibilitatea s
gseasc i s vizualizeze cu uurin activitile lor din cadrul fluxului de lucru, utiliznd
vizualizarea Activitile mele a Listei de activiti. Se creeaz o nou list de activiti dac
activitile acestui flux de lucru dezvluie informaii sensibile sau confideniale care se doresc
separate de lista Activiti general. Se creeaz o list nou de activiti, dac organizaia va
avea multe fluxuri de lucru sau dac fluxurile de lucru vor avea multe activiti. n acest caz,
este util s se creeze liste de activiti pentru fiecare flux de lucru.
n seciunea List istoric, se selecteaz o list istoric de utilizat mpreun cu acest flux
de lucru. Lista istoric afieaz toate evenimentele care au loc n timpul fiecrei instane
a fluxului de lucru.
Not: Exist posibilitatea de a utiliza o list Istoric implicit sau de a crea una nou. Dac
organizaia va avea multe fluxuri de lucru, se recomand crearea unei liste istoric separat
pentru fiecare flux de lucru..
n seciunea Opiuni pornire, se efectueaz oricare dintre aciunile urmtoare: Pentru
a permite pornirea manual a fluxului de lucru, se bifeaz caseta de selectare Se permite ca
acest flux de lucru s fie pornit manual de un utilizator autentificat cu permisiuni de
participare. Se bifeaz caseta de selectare Sunt necesare permisiuni de gestionare pentru
list pentru a ncepe fluxul de lucru dac se dorete solicitarea de permisiuni suplimentare
pentru a porni fluxul de lucru. Pentru ca fluxul de lucru s porneasc automat atunci cnd se
creeaz elemente noi, se bifeaz caseta de selectare Pornii acest flux de lucru atunci cnd
este creat un element nou.
Clic pe Urmtorul.

14

n seciunea Stri flux de lucru, sub Selectai un cmp Opiune, se selecteaz

coloana Alegere din lista care conine valorile care se doresc utilizate pentru strile fluxului
de lucru, apoi se selecteaz valorile de coloan pentru Stare iniial, Stare de mijloc i Stare
final a fluxului de lucru.
n cele dou seciuni Specificai ce dorii s se ntmple atunci cnd un flux de
lucru este iniiat (opiunile pentru prima activitate din fluxul de lucru) i Specificai ce dorii
s se ntmple atunci cnd un flux de lucru se modific la starea sa de mijloc (opiunile
pentru a doua activitate din fluxul de lucru), se specific informaiile urmtoare:
Pentru ca participanii la fluxul de lucru s primeasc avertizri de pot electronic n
legtur cu activitile lor din cadrul fluxului de lucru, se bifeaz caseta de selectare
Expediere mesaj de pot electronic.
Detalii mesaj de pot electronic
Ctre Se tasteaz numele persoanei creia i se trimite o avertizare de pot electronic despre activitatea din
fluxul de lucru. Se bifeaz caseta de selectare Includere Activitate asociat lui pentru a trimite
avertizarea de pot electronic persoanei nsrcinate cu activitatea.
Subiect Se tasteaz linia de subiect care se utilizeaz mpreun cu avertizarea de pot electronic. Se bifeaz
caseta de selectare Utilizare titlu activitate dac se dorete adugarea titlului activitii la linia de subiect
a mesajului de pot electronic.
Corp Se tasteaz informaiile care vor aprea n corpul mesajului avertizrii de pot electronic. Se bifeaz
caseta de selectare Inserare link la element din list dac se dorete includerea n mesaj a unui link la
elementul din list.

clic pe OK.

15

Pornirea manual a unui flux de lucru n trei faze pentru un element

Un flux de lucru n trei faze trebuie s se adauge mai nti la o list pentru a fi utilizat pentru
elementele din acea list. Un flux de lucru n trei faze se poate configura s porneasc automat
atunci cnd se adaug elemente noi la acea list sau poate fi configurat s permit
utilizatorilor care au permisiuni specifice s porneasc manual fluxul de lucru. Este posibil ca
anumite fluxuri de lucru s permit ambele opiuni. Pentru a porni manual un Flux de lucru n
trei faze ntr-un element de list, sunt necesari urmtorii pai.
Se deschide lista care conine elementul dorit s porneasc un flux de lucru.
Se alege elementul dorit, clic pe sgeata care apare, apoi clic pe Fluxuri de lucru
(Comanda Fluxuri de lucru este disponibil numai cnd elementul se afl ntr-o list
sau ntr-o bibliotec care are cel puin un flux de lucru asociat).
n meniul Aciuni site, clic pe Se vizualizeaz tot coninutul site-ului.
Sub Pornire flux de lucru nou, clic pe numele fluxului de lucru n trei faze. Fluxul de
lucru pornete imediat.
Finalizarea unei activiti ntr-un flux de lucru n trei faze
Pentru a termina o activitate din fluxul de lucru n trei faze, trebuie s existe cel puin
permisiunea Editare elemente pentru listele de activiti unde sunt nregistrate activitile
fluxului de lucru.
Se deschide lista Activiti pentru site, apoi se selecteaz Activitile mele n meniul
Vizualizare, pentru a localiza activitatea fluxului de lucru.
Not: Dac fluxul de lucru nu utilizeaz lista implicit Activiti, este posibil ca fluxul de
lucru s nu se afieze n lista Activiti. Pentru a localiza activitatea de flux de lucru, se
acceseaz lista sau biblioteca unde este salvat elementul de flux de lucru. Se indic spre
numele elementului dorit, apoi clic pe sgeata care apare, apoi pe Fluxuri de lucru. Pe pagina
Stare flux de lucru, sub Fluxuri de lucru care se execut, se face clic pe numele fluxului de
lucru n care participai. Sub Activiti, se localizeaz activitatea de flux de lucru.
Se deschide lista care conine elementul dorit pentru marcare ca terminat.

16

Se indic spre numele activitii dorite pentru finalizare, apoi clic pe sgeata care apare,
apoi clic pe Editare element.
n caseta de dialog Activiti, se tasteaz sau se selecteaz informaiile necesare pentru
a termina activitatea, apoi clic pe Salvare.

17