Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Constantin RNEA
Cuantificarea riscurilor
Aceste procese interacioneaz att ntre ele ct i cu cele din alte domenii ale
managementului de proiect. In fiecare proces pot participa unu sau mai muli indivizi
sau grupuri, n funcie de nevoile proiectului. De asemenea fiecare proces intervine cel
puin o dat pe parcursul derulrii unei faze a proiectului. Cu toate c sunt prezentate ca
entiti distincte, cu granie bine definite, n realitate procesele se ntreptrund i
interfereaz sub diverse forme. Interaciunile ntre procese sunt clar prezentate n
capitolul 3 din parte nti a acestei lucrri. Riscurile aferente unui proiect de dezvoltare
de produs prezint o serie de particulariti distincte comparativ cu alte forme de risc
ntlnite n alte domenii de activitate (figura 7.1).
Aspecte tehnice ideea dezvoltat nu este corect
Aspecte financiare estimarea nerealist a
bugetului necesar realizrii proiectului
Aspecte manageriale estimarea incorect a
activitilor, incompetena managerului de proiect
Prognoza costurilor
resurse insuficiente
Prognoza beneficiului
estimri greu de fcut
168
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Liste (fiele) de control
2. Graficul fluxurilor
proceselor
3. Discuii
3.Date de ieire
1. Surse de risc
2. Riscuri poteniale
3. Simptome de risc
4. Date de intrare pentru
alte procese
2.Instrumente i metode
1. Valoarea monetar
ateptat
2. Cumul statistic
3. Simulare
4. Arborele decizional
5. Prerea experilor
3.Date de ieire
1. Oportuniti de
descoperit, ameninri
de evitat
2. Oportuniti de
abandonat, ameninri
de acceptat
3.Date de ieire
1. Planul de management al
riscurilor
2. Date de intrare in alte
procese
3. Planul de tratare al riscurilor
4. Provizioane
5. Acorduri contractuale
2.Instrumente i
metode
1. Aprovizionri
2. Planificarea tratrii
riscului
3. Strategii alternative
4. Asigurri
2.Instrumente i metode
1. Decizii la cald
2. Elaborarea de msuri
de atenuare
complementare
3.Date de ieire
1. Istoricul proiectului
2. Venituri de realizat
3. Retur de experien
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Liste (fiele) de control
2. Graficul fluxurilor
proceselor
3. Discuii
3.Date de ieire
1. Surse de risc
2. Riscuri poteniale
3. Simptomele riscurilor
4. Date de intrare pentru
alte procese
organizaia aflat la originea proiectului trebuie folosite n acest scop. n general, exist
urmtoarele surse:
dosarele altor afaceri de exemplu, una sau mai multe organizaii implicate
n proiect arhiveaz rezultatele proiectelor precedente, sau n anumite cazuri,
unii membrii ai echipei pot deine arhive personale suficient de detaliate
pentru a permite identificarea riscurilor;
informaiile publice istorice, din multe domenii se pot procura;
experiena echipei membrii echipei proiectului pot s-i aminteasc
evenimentele sau ipotezele aplicate n alte proiecte deja ncheiate;
bineneles c asemenea amintiri pot fi utile, ns sunt mai puin eficiente
dect informaiile documentate.
7.1.2. Instrumente i metode pentru identificarea riscurilor
Listele (fiele) de controlul sunt n general clasate n funcie de originea riscului.
Aceste origini se deduc din coninutul proiectului (capitolul 2), din datele de ieire ale
altor procese (paragraful 7.1.1.), din problemele despre munca depus sau tehnologia
aplicat i din alte cauze interne precum experiena membrilor echipei (sau lipsa lor de
experien). n cteva domenii de aplicare s-au dezvoltat scheme de clasificare i
identificare a riscurilor foarte utile.
Graficul fluxurilor se reprezint sub form de diagrame. Acest tip de diagrame,
prezentate n paragraful 6.2.2., pot ajuta echipa de proiectare s neleag mai bine
cauzele i efectele riscurilor.
Discuiile individuale cu persoanele implicate n proiect se desfoar utiliznd
seturi de ntrebri special elaborate. ntrunirile de brainstorming (edinele de lucru
generatoare de idei noi) ntre prile interesate sunt metode agreate generatoare de idei,
de identificare a potenialelor riscuri ce pot interveni n proiect neidentificate n
procesele de planificare. n aceste edine de lucru se elaboreaz o list care conine idei
de identificare a riscurilor poteniale. Pot fi de asemenea consultate procesele verbale
ale reuniunilor premergtoare demarrii proiectului (de exemplu, acelea din faza de
stabilire a fezabilitii).
7.1.3. Date de ieire din procesul de identificare a riscurilor
Sursele de risc sunt categorii de evenimente care pot afecta desfurate n proiect
n bine sau n ru. Acestea pot fi: aciuni ale partenerilor, estimri mai puin fiabile,
modificarea efectivului echipei. Lista surselor trebuie s conin toate sursele
identificate, frecvena lor, probabilitatea de a se produce, importana profitului sau
pierderilor. Sursele de risc cel mai frecvent ntlnite sunt:
modificarea specificaiilor;
absena standardizrii proceselorn cadrul actului decizional i a
mecanismelor de luare a deciziilor;
172
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
CUANTIFICAREA RISCURILOR
2.Instrumente i metode
1. Valoarea monetar
ateptat
2. Cumul statistic
3. Simulare
4. Arborele decizional
5. Prerea experilor
3.Date de ieire
1. Oportuniti de studiat,
ameninri de evitat
2. Oportuniti de
abandonat, ameninri
acceptate
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
Valoarea
optimist
a
Valoarea
cea mai
probabil
m
[mii lei]
Valoarea
pesimist
Media
aritmetic /
ponderat
Dispersia
colectivitii
Abaterea
medie
ptratic
DISTRIBUIE TRIUNGHIULAR
Media aritmetic x = (a+m+b) / 3
Dispersia 2 = [(b-a)2+(m-a)(m-b)] / 18
Cercetare industrial
Proiectare mdel experimental
400
440
600
480
1867
Realizare mdel experimental
380
500
800
560
7800
Testare mdel experimental
100
150
290
180
1617
Dezvoltare tehnologic
Proiectare prototip
180
250
380
270
1717
Realizare prototip
100
200
360
220
2867
Experimentare prototip
120
250
350
240
2217
Transfer tehnologic
150
200
400
250
2917
Total estimat
1480
3180
1900
2200
21000
DISTRIBUIE TEST (utilizarea aproximrilor PERT)
Media ponderat
Cercetare industrial
Proiectare mdel experimental
Realizare mdel experimental
Testare mdel experimental
Dezvoltare tehnologic
Proiectare prototip
Realizare prototip
Experimentare prototip
Transfer tehnologic
Total estimat
x = (a+4m+b) / 6
50,8
88,3
40,2
41,4
53,5
47,1
54
144,9
Dispersia 2 = [(b-a)/6]2
400
380
100
440
500
150
600
800
290
460
530
165
1111
4900
1003
33
70
32
180
100
120
150
1480
250
200
250
200
1900
380
360
350
400
3180
260
210
245
225
2095
1111
1878
1469
1736
13208
33
43
38
42
114,9
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
Este evident c pe aceast cale nu se pot obine rezultate de mare precizie. De aceea, se
apreciaz c metoda MC este eficient numai n rezolvarea problemelor ale cror soluii
cer un grad de precizie de 5-10%. n conformitate cu legea numerelor mari, frecvena
unui eveniment oarecare n condiiile unui numr suficient de mare de ncercri N este
apropiat ca mrime de probabilitatea evenimentului respectiv. Precizia soluiei crete
odat cu mrimea numrului de ncercri, care atrage dup sine creterea rapid a
volumului de calcule efectuate. Avantajul metodei MC const n aceea c volumul de
calcule este substanial redus n comparaie cu cel cerut de metodele numerice obinuite
ale cror dimensiuni, cresc exponenial, fa de funcia liniar aplicat n cazul metodei
MC. Metoda MC se aplic n managementul general: execut proiectul de foarte
multe ori pentru a furniza o distribuie strategic a rezultatelor calculate, aa cum este
ilustrat n figura 7.5. Rezultatele unei simulri, prin planificare, pot fi utilizate pentru
177
10
16
Activitatea 2
10, 12, 14
jalonul B
Activitatea 3
9, 11, 13
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
fie evenimentele posibile (reprezentate prin cercuri). n figura 7.7 este prezentat un
model de arbore decizional.
=
valoarea
monetar
ateptat
P = 0,20
x + 100,000 =
+ 20,000
P = 0,80
x 20,000 =
- 16,000
P = 0,30
x - 20,000 =
- 6,000
P = 0,70
x + 10,000 =
+ 7,000
Rezultat
incert
Decizie
Rezultat
incert
calendar normal
(valoare monetar
ateptat = 1.000)
Prerea experilor, judecata lor, poate adesea nlocui sau completa tehnicile
matematice descrise mai nainte. De exemplu, faptul generator de risc poate fi calificat
ca foarte probabil, cu o probabilitate medie sau puin probabil, i gravitatea sa
important, moderat sau neimportant.
7.2.3. Date de ieire din procesul de cuantificare a riscurilor
Oportunitile de studiat, ameninrile de evitat constituie datele de ieire
principale ale acestui proces. Ele sunt prezentate printr-o list de oportuniti care
trebuie utilizate i probleme care se cer rezolvate.
Oportunitile de abandonat, ameninrile acceptate se cuantific i trebuie
deopotriv documentate prin:
sursele de risc i evenimentele pe care direcia proiectului a decis de comun
acord s le accepte sau ignore;
persoanele care au luat aceste decizii.
7.3.
1.Date de intrare
1. Oportuniti de
studiat, ameninri de
evitat
2. Oportuniti de abandonat, ameninri
acceptate
2.Instrumente i
metode
1. Aprovizionri
2. Planificarea tratrii
riscului
3. Strategii alternative
4. Asigurri
3.Date de ieire
1. Planul de management al
riscurilor
2. Date de intrare in alte
procese
3. Planul de tratare al riscurilor
4. Provizioane
5. Acorduri contractuale
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
181
Date de intrare n alte procese se constituie din strategiile alternative alese sau
sugerate, planul de tratare a riscurilor, achiziiile anticipate precum i alte date de ieire
legate de riscuri. Acestea trebuie s fie introduse n procesele similare din alte discipline
ale managementului de proiect.
Planul de tratare al riscurilor const n predefinirea aciunilor ce trebuie luate
atunci cnd un eveniment nedorit intervine. Planul de tratare a riscurilor face parte de
obicei din planul de management a riscurilor, dar el poate fi n aceeai msur integrat
n alte elemente ale planului proiectului (de exemplu, face parte din planul de
management al fazelor/etapelor sau n planul calitate).
Provizioanele trebuie prevzute astfel nct s se fac fa eventualelor riscuri
privind costurile i ntrzierile. Termenul este adesea utilizat mpreun cu un calificativ
(de exemplu, provizion de conducere, provizion pentru evitarea riscurilor, provizion n
vederea evitrii ntrzierilor), pentru a indica tipul riscului fa de care ne protejm.
Sensul exact al calificativului poate varia adesea n funcie de domeniul de aplicaie.
ntre altele, utilizarea provizionului i definirea a ceea ce poate fi inclus n cadrul
acestuia este specific domeniului.
Acordurile contractuale tipizate pot fi ncheiate pentru asigurri, servicii i alte
activiti, dac acestea urmresc evitarea sau pararea pericolelor. Termenii i condiiile
contractuale pot avea consecine semnificative privind diminuarea gradului de risc.
7.4.
2.Instrumente i metode
1. Decizii la cald
2. Elaborarea de msuri
de atenuare
complementare
3.Date de ieire
1. Istoricul proiectului
2. Venituri de realizat
3. Retur de experien
182
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
8. MANAGEMENTUL COMUNICRILOR
N CADRUL PROIECTULUI
Prin conceptul de comunicare se nelege orice activitate, prin care o informaie
este transmis de o persoan / un grup ctre alt persoan sau grup n cadrul colectivului
sau n afara acestuia. n proiectele de succes un factor important l reprezint alctuirea
i folosirea unui concept efectiv de comunicare la nivelul tuturor celor implicai n
proiect. Pe msur ce se emit instruciuni de la un departament la altul, informaiile
trebuie retransmise prin canalele de comunicare pentru a semnala rezultatele obinute
prin aplicarea fiecrei instruciuni. Aceste date de feedback sunt utilizate pentru
corectarea erorilor care pot s apar pe parcursul derulrii proiectului. Majoritatea
informaiilor legate de proiect circul de-a lungul liniilor ierarhice stabilite, dar i ntre
acestea, formnd o reea complex de conexiuni funcionale aflat n continu
transformare. La nceputul proiectului de dezvoltare se recomand s se defineasc i s
se instaleze un concept tehnic de comunicare la nivelul membrilor echipei. Cu aceast
ocazie se stabilete ce fel de informaii vor fi furnizate, n ce structur i unde. Prin
utilizarea la nivelul proiectului a tehnicilor moderne de comunicare , se creaz o reea
virtual de comunicare. Comunicarea poate fi realizat n mod direct sau utiliznd
tehnologia informaiei.
Comunicarea prin discuii directe este avantajoas pentru fiecare proiect de
dezvoltare. n aceast situaie membrii colectivului se afl n contact direct, adic sub
acelai acoperi sau chiar n aceeai camer. Discuiile directe, fie ele chiar impulsive
care au loc pe hol sau n cadrul unei edine convocate anterior constituie un instrument
efectiv de lucru. Comunicarea direct prin discuii are mare importan social, dar este
mult mai ndelungat ca timp. n prezent discuiile directe sunt de multe ori nerealiste
deoarece colectivele sunt parial mprite n diverse locuri, de asemenea lipsa cronic
de timp reprezint un factor care nu poate fi neglijat. n aceste cazuri este indicat s se
implementeze o reea informatic suplimentar, prin care pe de-o parte se acoper
comunicri mai mici iar pe de alt parte se faciliteaz edine de coordonare eficiente
care pot acoperii distane mai mari care despart pe membrii echipei de lucru.
Comunicarea bazat pe tehnologia informaiei este n prezent din ce n ce mai
utilizat. Pentru aceasta exist cele mai variate oferte software:
e mail / http aplicabil n special n transferul de informaii i de date;
forum de informaii software complex pentru schimbul de informaii;
e mail i discuii Chat Rooms;
PDM Product Data Management pentru administrarea i schimbul de
documente.
DMS Document Management Systems pentru administrarea documentelor
n sistem
183
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
deciziilor adoptate se pune de fiecare dat ntrebarea, cine trebuie s cunoasc decizia i
dedesubturile acesteia, pentru a fi sprijinit. Acest lucru se poate realiza:
n mod direct printr-un precontract;
prin invitarea la edinele colectivului a persoanelor cheie din proiect.
Totui ar fi prea simplu, dac conflictele ar putea fi soluionate i nlturate cu
aceste msuri de aceea abilitile managerului de proiect sunt extrem de importante. Din
sarcinile importante ale unui manager de proiect face parte i aceea de a stabili pentru
fiecare aciune cine trebuie s fie informat i cine poate contribui n cea mai mare
msur la elaborarea deciziei i cum poate fi obinut prerea acelei persoane.
Conflictele personale au drept surs componentele umane care intervin n mod
suplimentar. Antipatiile sau concepiile diferite asupra valorilor etice sunt de cele mai
multe ori cauza acestor conflicte. Conflictele curate descrise anterior se pot
personaliza dac nu sunt tratate corespunztor. Adesea, ntre membrii echipei se fac
atacuri subtile sub form umoristic, se trimit reciproc sgei fine, aproape neobservate.
Pentru minimalizarea a acestor focare de conflict este necesar ca la alctuirea
colectivului de lucru s se aplice principiile manageriale descrise n subcapitolul 6.1. n
plus este foarte important ca aceste conflicte personale s fie descoperite i discutate la
timp pentru neutralizarea lor.
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
Difuzarea informaiei
Rapoartele de avansare
ncheierea administrativ
Toate aceste procese interacioneaz ntre ele, precum i cu alte procese specifice
managementului de proiect. Fiecare proces poate antrena participarea unuia sau a mai
multor indivizi sau grupuri de indivizi n funcie de necesitile i amploarea proiectului.
n general, fiecare proces se deruleaz cel puin o dat n fiecare faz a proiectului. Dei
procesele prezentate aici sunt bine identificate avnd limite foarte clare, n practic,
acestea se pot intersecta i interaciona n diverse moduri. Interaciunile dintre procese
sunt tratate n detaliu n capitolul 3 din partea I.
Sistemul de comunicare din managementul general este apropiat de
managementul comunicrii n cadrul proiectelor, fr a fi cu adevrat identic.
Comunicarea este un subiect vast i implic un ansamblu de cunotine, care nu sunt
specifice proiectelor, ca de exemplu:
modele emitoare receptoare bucle de control, obstacole n faa
comunicrii;
alegerea mass-media cnd s comunici n scris sau oral, cnd s redactezi
un memoriu informaional i cnd s faci o informare oficial;
stilul de scris voce activ sau pasiv, alegerea cuvintelor, structura de
formulare a frazelor;
tehnici de prezentare expresia corporal, pregtirea mijloacelor vizuale;
tehnici de conducere a reuniunilor pregtirea ordinii de zi, gestionarea
conflictelor.
n figura 8.1. este reprezentat schema proceselor principale privind
managementul comunicrii care vor fi tratate in acest capitol.
188
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Analiza necesitilor
prilor implicate
3. Date de ieire
1. Planul de management al
comunicrii
2.Instrumente i metode
1. Competene n comunicare
2. Sisteme de punere la
dispoziie a informaiei
3. Sisteme de difuzare a
informaiei
3. Date de ieire
1. Date nregistrate
n proiect
1. Date de intrare
1. Documentaie privind
msura de avansare
2. Documentaie privind
produsul proiectului
3. Alte documenii privind
proiectul
2.Instrumente i metode
1. Revizuiri asupra avansrii
2. Analiza abaterilor
3. Analiza tendinei
4. Analiza valorii ctigate
5. Instrumente i metode de
difuzare a informaiei
3. Date de ieire
1.Rapoarte de avansare
2.Cereri de modificare
3. Date de ieire
1. Istoricul proiectului
2. Venituri realizate
3. Returul experienei
2.Instrumente i metode
1. Analiza necesitilor
prilor implicate
3. Date de ieire
1. Planul de management
al comunicrii
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Competene n comunicare
2. Sisteme de punere la
dispoziie a informaiei
3. Sisteme de difuzare a
informaiei
3. Date de ieire
1. Date nregistrate
n proiect
1. Date de intrare
1. Planul proiectului
2. Activiti realizate
3. Alte date de proiect
nregistrate
2.Instrumente i metode
1. Revizuiri asupra avansrii
2. Analiza abaterilor
3. Analiza tendinei
4. Analiza valorii ctigate
5. Instrumente i metode de
difuzare a informaiei
3. Date de ieire
1. Rapoarte de avansare
2. Cereri de modificare
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
Planul proiectului este tratat n paragraful 1.2.3. Planul proiectului cuprinde date
de baz diverse utilizate pentru a pune n oper proiectul.
Activitile realizate precizeaz aspecte privind livrabilele care au fost complet
sau parial ncheiate, costurile fcute sau angajate. este o dat de ieire din executarea
planului proiectului (tratat la paragraful 1.2.3.). Munca realizat trebuie s fie
documentat conform cadrului prevzut de planul de management al comunicrii
proiectului. O informaie asupra muncii realizate, precis i de prezentare uniform este
esenial pentru un raport bun i util de avansare a proiectului.
Alte date de proiect nregistrate sunt tratate la paragraful 8.2.3. n plus, fa de
planul proiectului i de munca realizat, celelalte documente ale proiectului privesc
adesea o informaie corect la contextul proiectului, care trebuie luat n considerare
cnd se face evaluarea avansrii proiectului.
8.3.2. Instrumente i metode ale raportului de avansare
Revizuirile privind avansarea proiectului sunt reuniuni inute pentru a evalua
starea de realizare a unui proiect sau avansarea sa. Revizuirile privind avansarea sunt
foarte des utilizate de revizor folosind una sau mai multe tehnici de raport de avansare
descrise mai jos.
Analiza abaterilor implic compararea rezultatelor efective, reale, obinute la un
moment dat n proiect cu rezultatele planificate sau ateptate. Abaterile termenelor sau
ale costurilor sunt cel mai frecvent analizate. La fel de important sau chiar mai mult
este analiza abaterilor n raport cu planul coninutului, al calitii i al riscurilor.
Analiza tendinei examineaz rezultatele proiectului de-a lungul duratei pentru a
evalua dac avansrile se amelioreaz sau se deterioreaz.
Analiza valorii ctigate sub diferitele sale forme, este metoda de msurare a
avansrii cel mai des utilizat. Ea integreaz msurarea avansrii proiectului prin
analiza coninutului, a costului i termenelor planificate permind astfel echipei de
management s evalueze starea de fapt a proiectului. Valoarea ctigat se poate
exprima prin trei valori cheie pentru fiecare activitate cuprins n planul de realizare:
Indicele performan cost cumulat (suma tuturor CBTE divizat prin suma
tuturor CRTE) este larg utilizat pentru a prevedea costul proiectului la terminare. n
anumite domenii de aplicare, indexul performan-termen este utilizat pentru
previzionarea datei terminrii proiectului.
Instrumentele i metode de difuzare a informaiei, ca de altfel i rapoartele de
avansare, sunt difuzate graie instrumentelor i metodelor descrise n paragraful 8.2.2.
196
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
Valori cumulate
Bugetul planificat
Costul real
Valoarea ctigat
Data calendaristic de
raportare a performanelor
Timp
Total
Buget
planificat
Costul
real
Abatere
cost
[lei]
Valoare
ctigat
[lei]
Indice
performan
cost
Abatere
fa de
bugetul
planificat
[lei]
Indice
performan
activitate
(%)
[lei]
[lei]
63000
58000
62500
-4500
(%)
-7,8
-5000
-8,6
64000
48000
46800
1200
2,5
-16000
33,3
23000
20000
23500
-3500
-17,5
-3000
-15,0
68000
68000
72500
-4500
6,6
0,0
12000
10000
10000
0,0
-2000
-20,0
7000
6200
6000
200
3,2
-800
-12,0
20000
13500
18100
-4600
-34,1
-6500
-48,1
257000
223700
239400
-15700
-7,0
-33300
-14,9
datele de analiz a valorilor obinute cumulate n timp ce figura 8.3 arat un ansamblu
diferit de date ale valorilor obinute sub form de tabel.
Cererile de modificare privind anumite aspecte ale proiectului sunt adesea
generate de analiza avansrii proiectului. Aceste cereri de modificare sunt tratate
conform diverselor procese de control a modificrilor descrise precedent (de exemplu,
managementul modificrilor coninutului, controlul termenilor etc.).
8.4. NCHEIEREA ADMINISTRATIV
2. Instrumente i metode
1. Instrumente i metode ale
raportului de avansare
3. Date de ieire
1. Istoricul proiectului
2. Venituri realizate
3. Returul experienei
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
8.3.2.
8.4.3. Date de ieire ale procesului de nchidere administrativ
Istoricul proiectului rezult dintr-un set complet de date nregistrate, indexate,
care trebuie s fie pregtit pentru arhivare de ctre prile competente. Toate datele de
baz istorice specifice proiectului sau programului n sens larg trebuie reactualizate
atta timp ct ele intereseaz proiectul. Atunci cnd proiectele sunt realizate sub
contract sau atunci cnd implic aprovizionri importante, trebuie urmrit n mod
deosebit arhivarea datelor financiare nregistrate.
Veniturile realizate sunt nregistrate prin documentaia care face dovada plii
de ctre client sau de sponsorul lucrrii rezultate din proiect (sau din faz). Aceast
documentaie trebuie s fie pregtit i difuzat.
Returul experienei acumulate este tratat la paragraful 4.4.3.
199
Planificarea licitaiilor
Evaluarea ofertelor
Alegerea furnizorilor
Gestionarea contractelor
nchiderea contractelor
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Analiza: A face sau a
cumpra
2. Analiza expertului
3. Alegerea tipului de
contract
3. Date de ieire
1. Planul de management
al aprovizionrilor
2. Limitele furniturilor
3.Date de ieire
1. Documentele necesare
aprovizionrii
2. Criterii de evaluare
3. Actualizarea limitelor
furniturilor
2. Instrumente
i metode
1. Documente standard
2. Expertiza
9.3. Evaluarea ofertelor
1.Date de intrare
1. Documentele necesare
aprovizionrii
2. Listele furnizorilor
calificai
2.Instrumente i metode
1. Reuniunea de punere la
punct a ofertelor
2. Publicitate
3 Date de ieire
1. Propuneri
2.Instrumente i metode
1. Negocierea contractului
2. Sisteme de evaluare
3. Sisteme de filtrare
4. Estimri de control
3.Date de ieire
1. Contracte
2.Instrumente i metode
1. Sisteme de control al
modificrilor contractelor
2. Rapoarte de avansare
3. Sisteme de plat
3.Date de ieire
1. Corespondena
2. Modificri aduse
contractelor
3. Cereri de plat
9.6. nchiderea contractelor
1.Date de intrare
1. Documentaie
contractual
2.Instrumente i metode
1. Auditul aporvizionrilor
3.Date de ieire
1. Dosare de comenzi
2. Chitane i nchidere
formal
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Analiza: a face sau a
cumpra
2. Analiza expertului
3. Alegerea tipului de
contract
3. Date de ieire
1. Planul de management
al aprovizionrilor
2. Limitele furniturilor
produsului sprijin prin documentaia ntocmit raportul dintre produsul sau serviciul
care va fi creat i necesitile sau ali stimuli care au condus la iniierea proiectului. Pe
msur ce caracteristicile tehnice ale produsului vor fi elaborate, apar mai multe detalii
pentru a permite planificarea ulterioar a proiectului i n consecin a planificrii
relaiilor cu furnizorii. Descrierea produsului, prezentat n paragraful 2.1.1, este n
general mai larg dect limitele furniturilor (accesoriilor). Descrierea produsului
prezint produsul final al proiectului i limitele accesoriilor componente ale produsului
care trebuie s fie furnizate din exteriorul organizaiilor responsbile cu realizarea
proiectului.
Multe proiecte se realizeaz pe baz de contracte ncheiate cu teri. n aceste
mprejurri, sunt implicate dou organizaii: una prestatoare (vnztorul) care semneaz
cu alt organizaie beneficiar (cumprtorul) contractul. Aici descrierea iniial a
produsului este, de obicei, furnizat de cumprtor i prezentat n tema de proiect.
Structura aprovizionrii revine departamentului responsabil cu aprovizionarea
la nivelul ntregii organizaii. Dac societatea responsabil nu are un departament de
aprovizionare constituit, echipa proiectului va trebui s procure resursele materiale iar n
acelai timp s execute i celelalte activiti ale proiectului.
Condiii de pia impun ca planificarea aprovizionrilor s ia n considerare
produsele i serviciile disponibile pe pia, s afle cine le propune i n ce condiii.
Acest lucru se realizeaz n urma unui studiu amnunit al pieei.
Date de ieire din alte procese de planificare sunt estimri preliminare ale
costului i termenelor de realizare a activitilor proiectului, planul de management al
calitii, previzionarea de numerar (cash flow), structura descompus a proiectului,
riscurile identificate, efectivul de lucru planificat. Cash flow-ul se refer pur i simplu
la intrrile i ieirile de bani n cadrul firmei pe o perioad determinat de timp. De
aceea pentru evitarea unei crize financiare este necesar o previzionare de numerar. Un
antreprenor inteligent tie c previziunile de numerar se fac att pe termen scurt
(sptmnal, lunar) pentru a gestiona eficient banii zi de zi, ct i pe termen lung (anual,
pe 3-5 ani) pentru a putea elabora strategia firmei. n msura n care alte date de ieire
din alte procese de planificare sunt disponibile, ele trebuie luate n considerare n
planificarea aprovizionrilor.
Constrngerile sunt factori care limiteaz opiunile cumprtorului. n
numeroase proiecte cea mai frecvent constrngere o constituie necesarul de fonduri
disponibile pentru efectuarea achiziiei.
Ipotezele fcute n cadrul altor procese sunt elemente care, pentru procesul de
planificare, se vor considera ca fiind adevrate, reale sau asiguratorii. Ipotezele sunt
enunate pe baza unor fapte i legi cunoscute sau presupuneri cu caracter provizoriu. Ele
pot fi formulate pe baza rezultatelor experimentale existente sau a intuiiei. Deoarece
ipotezele urmeaz s fie confirmate ulterior ele implic, n general, un anumit risc i
devin astfel date de intrare n procesul de identificare a riscului.
204
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2. Instrumente
i metode
1. Documente standard
2. Expertiza
3.Date de ieire
1. Documentele necesare
aprovizionrii
2. Criterii de evaluare
3. Actualizarea limitelor
furniturilor
pri (de exemplu, caietul de sarcini) sau a ntregului set de documente necesare pentru
ntocmirea ofertei. Pentru o mai bun desfurare a proceselor de aprovizionare unele
structuri organizaionale i standardizeaz aceste documente.
Expertiza (Analiza expertului) este descris n paragraful 9.1.2.
9.2.3. Date de ieire din planificarea licitaiei
Documentele necesare aprovizionrii sunt utilizate pentru invitarea la ofertare a
potenialilor furnizori. Termenii "ofert" sau "cotaie" sunt n general utilizai atunci
cnd selecia se face prin preul de vnzare (de exemplu, cumprarea de produse
comerciale). Termenul "propunere" se utilizeaz n general atunci cnd consideraiile
extra financiare, precum competenele i caracteristicile tehnice ale produsului sunt
prioritare. (de exemplu, asigurarea service ului furnizarea de servicii suplimentare).
Totui, adesea, termenii sunt confundai i de aceea trebuie acordat atenie n ceea ce
privete implicaiile i utilizarea lor:
- cererea de ofert termen folosit cu deosebire n comerul internaional prin care
este subliniat preferina cumprtorului fa de un anumit furnizor extern;
- cerere de propunere, termen folosit pentru punerea n eviden cu precdere a
caracteristicilor produsului solicitat i mai puin asupra preului de achiziie;
- primul rspuns al contractantului.
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. edinele pentru analiza
ofertelor
2. Publicitatea
3 Date de ieire
1. Listele cu
propunerile
furnizorilor
Dac astfel de liste nu sunt imediat disponibile, echipa de proiect va trebui s-i
dezvolte propriile liste. Informaia cu caracter general este larg disponibil graie
bibliotecilor informatice, asociaiilor locale, cataloagelor comerciale, i altor surse
similare. O informaie detaliat asupra surselor specifice poate cere un mai mare efort,
precum vizitarea de site-uri sau contactarea de clieni precedeni ai acestor vnztori.
Documentele de aprovizionare pot fi trimise total sau n parte vnztorilor poteniali.
9.3.2. Instrumente i metode de evaluare a ofertelor
edinele pentru analiza ofertelor sunt reuniuni de lucru i negociere cu
potenialii vnztori nainte de pregtirea unei propuneri. Ele sunt fcute pentru a se
asigura c toi potenialii vnztori au neles n totalitate cerinele prestaiei ce urmeaz
a fi eventual furnizat (exigene tehnice, exigene contractuale etc.). Rspunsurile la
ntrebri pot fi adugate la documentele de aprovizionare ca elemente adiionale.
Publicitatea fcut n publicaii de mare tiraj precum cotidiene, sau n publicaii
specializate, pagini web, adesea, pot completa listele existente cu potenialii vnztori.
Anumite organe administrative cer publicarea n Monitorul Oficial pentru anumite tipuri
de prestaii. n cazul contractelor de finanare din fonduri bugetare Autoritatea
Contractant solicit anunuri publice pentru contractele cu teri sau pentru achiziii care
depesc anumite valori precizate n legislaia aflat n vigoare.
210
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Negocierea contractului
2. Sisteme de evaluare
3. Sisteme de filtrare
4. Estimri de control
3.Date de ieire
1. Contracte
211
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Sisteme de control al
modificrilor contractelor
2. Raport de avansare
3. Sisteme de plat
3.Date de ieire
1. Corespondena
2. Modificri aduse
contractelor
3. Cereri de plat
214
Ioan-Dan FILIPOIU
Constantin RNEA
2.Instrumente i metode
1. Auditul aporvizionrilor
3.Date de ieire
1. Dosare de comenzi
2. Chitanele i
nchiderea formal
215
216