IMPORTANTA

COMUNICARII IN
CADRUL ORGANIZATIEI

II. COMUNICAREA MANAGERIAL

1.CARACTERISTICI ALE COMUNICRII MANAGERIALE
Comunicarea managerial este o form de comunicare interuman definit
i caracterizat a fi:
un instrument de conducere cu ajutorul cruia managerul i poate exercita
atributele speciale: prevedere, organizare, antrenare, coordonare, control;
partea din procesul de conducere prin care managerul nelege pe subordonai,
fcndu-se neles de acetia;
un auxiliar al conducerii care pune n circulaie informaii despre rezultatele
deciziilor care se rentorc la centrul de decizie, fcnd astfel posibil punerea de
acord a execuiei cu obiectivele i a rezultatelor cu planificarea;
orientat nu numai spre transmiterea mesajelor, ci i spre schimbarea
mentalitilor i adaptarea psihologic a acestora la obiectivele alese.
Comunicarea managerial se supune anumitor norme de etic specifice,
1

care se regsesc n cultura organizaional, politica organizaiei i evident, n

etica individual a managerilor. Comunicarea managerial este un proces
fundamental de interaciune reciproc bazat pe feedback, n care managerii de la
orice nivel transmit idei, sentimente, decizii subordonailor cu posibilitatea
verificrii manierei de receptare a mesajului de ctre acetia. Ea influeneaz i
modific percepii, atitudini, comportamente, sentimente, opinii ale indivizilor i
ale grupurilor i de aceea constituie o cale prin care oamenii i coreleaz n mod
sinergic eforturile.n acest proces complex i continuu de comunicare, att
managerii, ct i subordonaii ,,se descoper i converseaz, se calmeaz i se
incit, se contrazic i cad de acord, se resping sau se accept att n problemele
majore, ct i n cele curente ale organizaiei.

2. SCOPUL, OBIECTIVELE I ROLURILE COMUNICRII

MANAGERIALE
Deseori, managerii de la nivelele superioare (top managementul) sunt
lipsii de informaii reale, fiind suprasaturai de rapoarte interminabile care nu
spun nimic. O comunicare eficient ar avea n vedere tocmai evitarea unor
asemenea situaii, prin renunarea la fel de fel de modaliti inutile i costisitoare
(sub raportul timpului), care ngreuneaz luarea deciziilor i soluionarea
problemelor.
Uneori comunicarea este deficitar realizat datorit unui sistem de
comunicaii rigid. Sistemul de comunicaii trebuie s fie conceput ca un
organism dinamic, capabil n orice moment s se adapteze nevoilor de informare
ale angajailor din sistem.
Scopul comunicrii manageriale n orice organizaie este acela al realizrii
unei informri corecte, eficiente i eficace att pe vertical, ct i pe orizontal,
n vederea realizrii n condiii optime a solicitrilor interne i externe i n
concordan cu obiectivele manageriale i organizaionale stabilite.
Pentru aceasta, n procesul de comunicare managerial din orice
organizaie, trebuie s fie satisfcute un numr de nevoi comunicaionale
fundamentale ale oricrui angajat:
nevoia de a ti cunotinele profesionale necesare pentru ndeplinirea
sarcinilor sau executarea funciei;
nevoia de a nelege nu este suficient s tii s faci un anumit lucru, ci
trebuie s-l faci i s tii pentru ce trebuie fcut;
nevoia de a se exprima de a putea aduce opinia ta la cunotina celor
din nivelele ierarhice superioare deUn procent foarte mare din ponderea
activitilor pe care le desfoar un manager n cadrul unei organizaii l
reprezint activitile de comunicare. Acest procent variaz n funcie de
poziiile ierarhice la care se desfoar activitile, astfel, cu ct un individ se
2

afl mai sus n ierarhie, cu att mai mare va fi ponderea comunicrii n

activitatea pe care o desfoar prin rolurile pe care le ndeplinete. Exist mai
multe categorii de roluri pe care le pot ndeplini indivizii aflai n funcii de
conducere: roluri interpersonale, informaionale sau decizionale. Ce semnificaie
are n fapt ndeplinirea fiecruia din aceste roluri?
Rolurile interpersonale se refer la capacitatea managerilor de a
reprezenta un anume departament, compartiment sau o anume direcie n faa
celorlali angajai, de a motiva i influena angajaii, de a crea i a menine
legturile att n interiorul, ct i n exteriorul unei organizaii.
Rolurile informaionale se refer la capacitatea managerilor de a colecta,
a monitoriza, a prelucra, a sintetiza i a transmite informaii n interiorul, ca i n
exteriorul organizaiei, precum i ntre aceasta i alte organizaii (sunt realizate,
de regul, de departamentul Relaii Publice din cadrul organizaiilor).
Rolurile decizionale au n vedere calitatea de ntreprinztor, capacitatea
de rezolvare a disfuncionalitilor, responsabilitatea de a aloca resurse i
capacitatea de a negocia, ce se realizeaz prin iniierea de activiti, de strategii
i tactici care s conduc la schimbare (sunt realizate de toi angajaii din funcii
de conducere la diferite nivele ierarhice de la eful de departament,
compartiment, direcie i pn la managementul de vrf).
Obiectivele comunicrii manageriale:
cunoaterea de ctre toi angajaii a misiunii, obiectivelor i strategiei
organizaiei;
cunoaterea corect i complet de ctre toi angajaii a relaiilor economice,
tehnice i sociale dintre organizaiile i mediul nconjurtor;
crearea unui climat de comunicare sntos care s asigure participarea
creatoare a angajailor la luarea deciziilor;
motivarea angajailor pentru activitate performant i de calitate;
influenarea angajailor i determinarea schimbrii comportamentului n sensul
dorit de manager.

3. FUNCIILE COMUNICRII MANAGERIALE

a) funcia de planificare sau previziune are rolul de a stabili ce anume

trebuie realizat, cu ce mijloace, n ce condiii i n ce orizont de timp.
b) organizarea presupune stabilirea i atribuirea sarcinilor, gruparea
acestora pe compartimente, alocarea resurselor i determinarea structurii
organizaionale, realizarea unui numr important de sarcini caracteristice
procesului de comunicare, presupune construirea unui cadru relaional cu
caracter formal, a sistemului informaional intern i extern, presupune primirea,
solicitarea i utilizarea feed-back-ului.
c) funcia de coordonare are n vedere conlucrarea activitilor i a
resurselor alocate n mod optim, pentru realizarea obiectivelor propuse prin
3

politicile organizaionale. Funcia de coordonare mbrac dou forme dup

criteriul modalitii de realizare a comunicrii:
coordonarea bilateral are la baz o comunicare de tip linear, realizat
ntre manager i subordonat, n vederea obinerii unui feed-back operativ;
aceasta are ca principal dezavantaj consumul mare de timp;
coordonarea multilateral are la baz o comunicare de tip reea,
implicnd un numr mare de subordonai care intr n contact, n schimb de
informaii cu managerul; se realizeaz de regul n cadrul edinelor.
d) funcia de antrenare ntr-o organizaie i propune s realizeze prin
colaborare i motivare implicarea ct mai profund a angajailor n vederea
realizrii obiectivelor ce le revin, obiective ce sunt deduse din elemente stabilite
prin programe i politici organizaionale la nivel general.
e) funcia de evaluare control control permite decidenilor, autoritilor
superioare s constate dac instituia n ansamblul ei i-a ndeplinit sau nu
obiectivele prin activitatea desfurat. Aceasta se face dup realizarea unei
evaluri pertinente, bazat pe criterii bine formulate i concret specificate.
f) funcia de informare se refer la faptul ca managerul este pus n situaia de
a primi dou tipuri de informaii: informaii externe trimise i primite prin
structuri special create i informaii interne care circul prin canale formale
i neformale n cadrul respectivei organizaii. Comunicarea este formal atunci
cnd mesajele sunt transmise prin canale prestabilite i poate lua forma, de
exemplu, a rapoartelor, notelor, circularelor, prezentrilor, edinelor. n orice
organizaie ns, o mare cantitate de informaie circul prin canale neformale,
sub forma discuiilor n afara contextului relaiilor de subordonare. Comunicarea
neformal reprezint orice comunicare ce are loc n afara canalelor formale de
comunicare. Canalele neformale de comunicare apar i exist n mod
necontrolat, sunt n continu modificare i opereaz n toate direciile. Au
avantajul c sunt rapide, selective i au putere mare de influenare. Comunicarea
neformal poate realiza legturi directe ntre managerii din ealonul superior i
subordonaii de pe ultimul nivel ierarhic, avnd la baz relaii de prietenie sau alt
fel de relaii, independente de structura organizaional. Canalele neformale au
cel mai activ rol atunci cnd organizaia trece prin perioade de schimbare sau
este ameninat n vreun fel.
e) funcia de comand i instruire prin care managerul asigur convergena
aciunii celorlali angajai i a compartimentelor din structur, n realizarea
politicilor organizaiei.
f) funcia de influenare, convingere, ndrumare i sftuire i permite
oricrui manager s realizeze controlul att asupra informaiei vehiculate, ct i
asupra comportamentului celorlali angajai cu care se afl n relaii de diverse
tipuri (ierarhice ascendente sau descendente, orizontale) n cadrul respectivei
structuri.
g) funcia de integrare i meninere i ofer angajatului din structurile
ierarhice superioare posibilitatea de a asigura operabilitatea funcional a
departamentului/direciei/biroului pe care l conduce.
4

4. FORMELE COMUNICRII MANAGERIALE

Modalitatea de realizare a comunicrii n cadrul oricrei organizaii

depinde foarte mult de structura instituiei n care acest proces se realizeaz.
La nivelul fiecrei structuri din cadrul organizaiilor se realizeaz o
distribuire a activitilor, care atrage dup sine dependena dintre
compartimentele acestora.
La nivelul organizrii interne a oricrei organizaii, informaia trebuie s
ajung la destinatia (departament, direcie, birou, persoan) potrivit, i, cel mai
important lucru, s parvin n timp util. Dac informaia ntrzie, dac nu ajunge
la momentul potrivit, i pierde valoarea.
Schimbul de de mesaje, de informaii realizat la nivelul structurilor unei
organizaii poate fi vertical ascendent (de la baz la vrf) sau descendent (de la
vrf la baz) sau orizontal (realizat ntre angajaii ce aparin unor departamente,
direcii, birouri aflate pe acelai nivel ierarhic).
Comunicarea managerial, ca form de comunicare interuman, are
anumite particulariti impuse nu numai de scopul, obiectivele i rolul ei, ci i de
cadrul organizaional i de structura organizaiei. Astfel poate fi: comunicare
managerial intern i comunicare managerial extern.
Comunicarea managerial intern se refer la schimbul de mesaje ce
are loc n interiorul organizaiei, implicnd persoane sau grupuri, i poate fi
formal i neformal. Comunicarea interna confera managerului contributia
participativa, constituie elementul de coeziune dintre membrii consiliului de
administratie si a celui director, asigurandu-le posibilitatea de a intelege si de a
se face intelesi de catre salariatii societatii. Managerul trebuie sa comunice
salariatilor sarcinile pe care le au de indeplinit, problemele referitoare la calitate
si fiabilitate, rentabilitate si economii. La randul lor, salariatii doresc sa
cunoasca preocuparile managerului pentru dezvoltarea si modernizarea societatii
si consecintele umane ale procesului respectiv, masurile preconizate pentru
formarea si perfectionarea pregatirii profesionale a personalului. In felul acesta
se creaza un sistem de comunicare reciproca, care favorizeaza dezvoltarea
societatii comerciale spre infaptuirea obiectivelor de perspectiva si curente.
Comunicarea managerial extern asigura schimbul de informatii al
firmei cu piata tinta pe care actioneaza. n exteriorul organizaiei managerul
comunic cu elemente din mediul economic, social i politic: clieni, furnizori,
concureni, acionari, asociai, comunitatea local, publicul general, mas-media,
guvern, partide. Comunicarea managerial extern se constituie deci n relaiile
stabilite cu cei care sunt legai n vreun fel de organizaie i cu publicul n
general.
Comunicarea constituie pentru manager calea principala de atragere a
salariatilor la exercitarea activitatilor necesare realizarii obiectivelor societatii si
5

reprezinta elementul dinamic al activitatii manageriale, al carui scop principal

consta in crearea conditiilor pentru integrarea psihosociala si colaborarea
salariatilor pe toate treptele. Comunicarea formal este caracteristic, cu
precdere organizaiilor mari, o mare parte din activitile de comunicare au loc
n mod sistematic i formalizat i de multe ori comport specificiti legate de
profilul i scopul organizaiei. Canalele formale de comunicare sunt create n
mod controlat prin stabilirea unui sistem formal de responsabiliti i delegri de
sarcini care urmresc structura organizaional ierarhic.
Comunicarea managerial este o component esenial a comunicrii, n
general datorit impactului imediat, direct i indirect pe care l are asupra
evoluiei colectivitii umane. Ea se afl n centrul a tot ceea ce ntreprinde
organizaia, este prezent n toate activitile acesteia i i pune amprenta asupra
rezultatelor obinute, determinnd att succesul, ct i insuccesul. Este un
important instrument de implementare a schimbrilor, a strategiilor, avnd
implicaii majore asupra calitii i eficienei managementului.
Un manager, pentru a fi un bun comunicator, trebuie: s ntrebe, s
rspund, s-i spun punctul de vedere, s se informeze i s informeze la
rndul lui, s asculte, s consulte, s se documenteze, s neleag i s asigure
cele mai eficiente relaii cu subordonaii, superiorii i egalii (colegii aflai pe
acelai nivel ierarhic). El dispune de o serie de sisteme de transmisie i de
procedee de comunicare pe care le poate pune n aciune, le poate dirija,
fructifica i controla n vederea atingerii obiectivelor asumate.