Proiect

MINISTERUL JUSTIIEI
AL REPUBLICII MOLDOVA

Serviciul Stare Civil

ORDIN

Nr. ________________

___

______________2013

Cu privire la aprobarea Regulamentului

privind funcionarea sistemului de petiionare
n cadrul Serviciului Stare Civil

n scopul respectrii drepturilor persoanelor la petiionare i informare,

precum i n vederea asigurrii unui sistem de petiionare funcional i eficient n
cadrul Serviciului Stare Civil i oficiilor stare civil teritoriale,

ORDON:
1. Se aprob Regulamentul privind funcionarea sistemului de petiionare n
cadrul Serviciului Stare Civil (se anexeaz).
2. Ordinul se aduce la cunotina contra semntur i este executoriu pentru toi
angajaii Serviciului Stare Civil.
3. Controlul asupra executrii prezentului ordin mi-l asum.

Director

Lucia CIOBANU

Proiect

Anex
la Ordinul directorului Serviciului Stare Civil
nr. __________ din _______________ 2010

Regulamentul
privind funcionarea sistemului de petiionare
n cadrul Serviciului Stare Civil
I.

Dispoziii generale

1.1. Prezentul Regulament este elaborat n conformitate cu prevederile Constituiei

Republicii Moldova (articolele 52 i 53), Legii nr. 190-XIII din 19 iulie 1994
cu privire la petiionare, Legii contenciosului administrativ nr. 793 din 10
februarie 2000, Decretului Preedintelui Republicii Moldova nr. 46-II din 17
februarie 1997 privind asigurarea dreptului cetenilor la petiionare, Hotrrii
Guvernului nr. 208 din 31 martie 1995 pentru aprobarea Instruciunilor
privind inerea lucrrilor de secretariat referitoare la petiiile persoanelor
fizice i juridice, adresate organelor de stat, ntreprinderilor, instituiilor i
organizaiilor Republicii Moldova i altor acte normative, n scopul asigurrii
drepturilor cetenilor la petiionare, informare i libertii de exprimare,
precum i ntru respectarea principiilor legalitii, profesionalismului,
transparenei i imparialitii n activitatea Serviciului Stare Civil (n
continuare SSC).
1.2. Regulamentul are drept scop asigurarea unui sistem de petiionare funcional
i eficient, precum i instituirea unui mecanism de control intern asupra
respectrii cadrului normativ legal de reglementare a modului de recepionare,
eviden, examinare i soluionare a petiiilor ce parvin n adresa SSC.
1.3. Prezentul Regulament stabilete modul de exercitare de ctre ceteni a
dreptului de a adresa Serviciului Stare Civil petiii formulate n nume propriu
sau n nume colectiv, modul de recepionare i eviden a petiiilor,
examinarea obiectului de sesizare (argumente, probleme, propuneri etc.
abordate n petiii), oferirea rspunsurilor petiionarilor, informarea publicului
cu privire la exercitarea dreptului la petiionare, prevenirea utilizrii abuzive a
sistemului de petiionare, analiza activitii privind funcionarea sistemului de
petiionare, asigurarea transparenei funcionrii sistemului de petiionare,
colaborarea cu petiionarul, precum i cu alte autoriti sau instituii n
legtur cu problemele expuse n petiii.
II.

Domeniul de aplicare

2.1. Prezentul Regulament se aplic petiiilor n sensul n care acestea sunt

definite n Legea cu privire la petiionare: orice cerere, reclamaie, propunere,
sesizare parvenit spre examinare conform competenei funcionale n adresa
2

Proiect

Serviciului Stare Civil, inclusiv prin care se contest un act administrativ,

aciunea funcionarului sau nesoluionarea n termenul stabilit a unei cereri
dac acestea au adus un prejudiciu sau o vtmare a unui drept recunoscut de
lege al petiionarului.
2.2. n cazul n care n petiie este abordat problema lezrii drepturilor i
intereselor legitime ale petiionarului, printr-un act sau decizie a
funcionarului oficiului stare civil, petiia poate fi adresat SSC, n calitate de
organ ierarhic superior de prim instan. n cazul n care obiectul petiiei este
un act sau o decizie a funcionarului subdiviziunii centrale a SSC, petiia
poate fi depus i n adresa Ministerului Justiiei.
2.3. Sistemul de petiionare a crui mod de funcionare face obiectul de
reglementare a prezentului Regulament, reprezint i un sistem de semnalare
i reclamaii a cazurilor de nclcare a normelor de conduit a angajailor
SSC, faptelor de corupie i comportament corupional.
III.

Exercitarea dreptului la petiionare

3.1. Orice persoan/grup de persoane poate depune o petiie n nume

propriu/colectiv n adresa SSC sau oficiilor stare civil (n continuare - OSC)
n unul din modurile stabilite prin prezentul Regulament, pentru a sesiza o
nclcare a drepturilor sale prin act administrativ al unui sau mai multor
funcionari sau nesoluionarea n termen stabilit de legislaie a unei cereri, n
scopul realizrii drepturilor i intereselor sale garantate de legislaie.
3.2. Dreptul de adresare a petiiei este garantat oricrui cetean al Republicii
Moldova, cetenilor strini, apatrizilor, indiferent de locul aflrii acestora.
IV.

Drepturile i garaniile n timpul examinrii petiiei

4.1. Din momentul depunerii petiiei n adresa SSC/OSC, petiionarul are

urmtoarele drepturi:
a) S solicite confirmarea nregistrrii petiiei;
b) S invoce noi date i informaii i s prezinte documente necesare
examinrii i soluionrii petiiei;
c) S solicite (n scris) ca petiia s fie tratat (examinat, soluionat) n
mod confidenial, fr divulgarea datelor cu caracter personal;
d) S ia cunotin de materialele aferente examinrii petiiei n msura n
care acestea au statut de acte publice i nu ncalc drepturile i libertile
altor persoane;
e) S primeasc rspunsul la petiie n forma solicitat prin petiie (n scris,
oral sau n form electronic), n termenii prevzui de legislaie;
f) S conteste rspunsul primit la petiie prin sesizarea instanei ierarhic
superioare sau a instanei de contencios administrativ (n cazul n care a
fost depus cererea prealabil, ca form a petiiei);
g) S beneficieze de alte drepturi prevzute de legislaie.
3

Proiect

Recepionarea petiiilor

V.

5.1. Sistemul de petiionare n cadrul SSC prevede urmtoarele modaliti de

adresare a petiiilor:
a) prin pot;
b) pe cale electronic;
c) prin nmnarea direct a petiiei reprezentantului mputernicit al instituiei;
d) prin intermediul cutiilor pentru petiii i reclamaii;
e) prin organizarea audienei pentru ceteni;
f) prin depunerea cererii prealabile n cadrul procedurii de contencios
administrativ;
5.2. Recepionarea petiiilor depuse prin pot sau pe cale electronic cade n
sarcina Seciei secretariat a SSC sau persoanei responsabile pentru
nregistrarea corespondenei n cadrul oficiilor stare civil.
5.3. Adresarea unei petiii prin nmnarea ei direct reprezentantului instituiei
poate avea loc doar prin depunerea petiiei la Secia secretariat a SSC sau
recepionarea petiiei de ctre persoana responsabil pentru nregistrarea
corespondenei n cadrul oficiului stare civil, cu nregistrarea obligatorie a
petiiei de ctre funcionarii mputernicii n modul stabilit de legislaie.
5.4. Ridicarea petiiilor depuse prin intermediul cutiilor pentru petiii i reclamaii
cade n sarcina efilor Seciei secretariat a SSC i efilor subdiviziunilor
teritoriale, caz n care petiiile vor fi nregistrate corespunztor de ctre
persoanele mputernicite (menionate la pct. 5.2.).
5.5. Este posibil depunerea petiiei n cadrul programului de primire n audien
de ctre conducerea instituiei prin nmnarea ei directorului sau directorului
adjunct al SSC, sau altui funcionar responsabil pentru primirea cetenilor n
audien. Petiia astfel depus va fi nregistrat n modul stabilit.
5.6. Este interzis recepionarea unei petiii direct de la petent de ctre un angajat
al instituiei n alte condiii dect cele indicate la punctele 5.3 i 5.5.
VI.

Evidena petiiilor

6.1. Evidena petiiilor se realizeaz n conformitate cu cadrul normativ legal de

reglementare a inerii lucrrilor de secretariat (evidena separat, inerea
fielor de eviden i control a petiiilor, inerea sub control a petiiilor,
controlul respectrii termenelor de examinare a petiiilor, scoaterea de la
control i arhivarea petiiilor).
6.2. Sarcina asigurrii evidenei petiiilor revine seciei Secretariat a SSC i
persoanelor responsabile pentru nregistrarea corespondenei n cadrul
oficiilor stare civil, precum i efului OSC.
6.3. efii Seciei secretariat i ai oficiilor stare civil vor informa semestrial
conducerea SSC despre petiiile nregistrate de ctre acestea, prin not, n
4

Proiect

vederea realizrii analizei activitii privind funcionarea sistemului de

petiionare.
6.4. Dup examinarea petiiilor, acestea precum i toate materialele acumulate
pentru soluionarea lor se pstreaz n Secia secretariat a SSC, precum i
OSC. Se interzice pstrarea petiiilor examinate n alte subdiviziuni sau de
ctre persoane care au avut n examinare petiia respectiv.
6.5. Petiiile care conform legislaiei i prezentului Regulament nu se examineaz,
se scot de la control i se arhiveaz n modul stabilit. Scoaterea de la control
se realizeaz prin cerere argumentat a persoanei responsabile de examinarea
petiiei, coordonat cu persoana responsabil pentru controlul intern al
funcionrii sistemului de petiionare, semnat de directorul sau directorul
adjunct ai SSC.
VII. Examinarea i soluionarea petiiilor
7.1. Examinarea petiiilor se realizeaz n baza principiilor legalitii,
profesionalismului, transparenei i imparialitii funcionarilor, precum cu
respectarea prevederilor privind tratarea conflictului de interese.
7.2. Petiiile n care sunt prezentate informaii referitoare la securitatea naional,
abordat nclcarea ordinii publice de ctre un angajat al SSC/OSC sau
semnalate eventuale fapte de corupie i cazuri de comportament corupional,
precum i alte nclcri cu caracter administrativ sau penal sunt remise spre
examinare organelor de drept competente, n modul stabilit prin Hotrrea
Parlamentului nr. 1337 din 06 aprilie 1993 privind modul de transmitere a
materialelor n organele de anchet.
7.3. Responsabilitatea remiterii petiiilor care urmeaz a fi soluionate de ctre alte
organe sau autoriti competente este atribuit persoanei care a primit n
examinare petiia respectiv. Concomitent, petiionarul va fi ntiinat despre
faptul readresrii petiiei sale spre examinare unei alte instituii competente.
7.4. Petiiile al cror obiect de abordare vizeaz att nclcri administrative sau
penale, ct i aciuni (inclusiv prin adoptarea unei decizii) ce constituie abateri
disciplinare, n conformitate cu Regulamentul Intern al SSC, vor fi examinate
n vederea constatrii sau infirmrii n aciunile funcionarului abaterii
disciplinare presupuse i, dup caz, aplicrii sanciunii disciplinare de ctre
Comisia de disciplin a SSC. Concomitent, petiiile respective vor fi
transmise spre examinare organelor competente (n conformitate cu pct. 7.2.,
7.3. ale Regulamentului).
7.5. n dependen de obiectul abordat, petiiile parvenite n adresa SSC sunt
repartizate spre examinare, conform rezoluiei directorului sau directorului
adjunct, subdiviziunilor structurale ale SSC, conform competenei
funcionale. n cazul petiiilor parvenite n adresa OSC, acesta sunt repartizate
spre examinare funcionarilor, conform rezoluiei efului OSC.
7.6. Pentru examinarea petiiilor colective pot fi desemnate mai multe persoane,
dispunndu-se, dup caz, examinarea petiiilor n prezena autorilor.
5

Proiect

7.7. Pentru soluionarea reglementar i exhaustiv a petiiilor vor fi ntreprinse

msurile de cercetare necesare analizei tuturor aspectelor sesizate n petiie.
7.8. Funcionarul responsabil pentru examinarea petiiei, va verifica dac aceasta
ntrunete toate condiiile legale pentru a putea fi examinat n conformitate
cu prezentul Regulament, iar urmare a examinrii i soluionrii acesteia va
asigura calificarea petiiei drept ntemeiat sau nentemeiat.
7.9. Petiiile n care se solicit recuperarea prejudiciului material i/sau moral vor
fi aduse obligatoriu la cunotina conducerii SSC.
7.10.Solicitrile de informaii, scrisorile cu caracter informativ, precum i
adresrile cetenilor i ale persoanelor juridice interesate, ce conin sesizri,
propuneri, parvenite n adresa SSC/OSC pe cale electronic se nregistreaz n
modul stabilit i se examineaz conform rezoluiei directorului sau
directorului adjunct al SSC/efului OSC, fiind coordonate de eful
subdiviziunii responsabile de executare/eful OSC i arhivate. Executorul
nemijlocit al cererii/scrisorii va asigura expedierea rspunsului pe cale
electronic solicitantului.
7.11.Rspunsul la petiie se va referi la toate solicitrile i obieciile invocate, va fi
argumentat cu trimitere la prevederile normativ-legale, pe care se bazeaz
dup caz i soluiile pentru problemele expuse.
7.12. n cazul n care n adresa SSC/OSC este depus o cerere privind eliberarea
unui document de stare civil, iar eliberarea documentului solicitat sau
avizului privind lipsa actului de stare civil (F-28) este imposibil, persoana
responsabil pentru examinarea cererii va elibera un rspuns motivat privind
imposibilitatea soluionrii pozitive a cererii.
7.13.Dac dup trimiterea rspunsului, n adresa SSC parvine o nou petiie cu
acelai coninut, de la acelai petiionar ori de la o alt autoritate sau instituie
public greit sesizat, aceasta se scoate de la control, cu menionarea scrisorii
de rspuns n datele de eviden (fia de control) ale petiiei i cu ntiinarea
petiionarului despre acest fapt.
7.14.Retragerea petiiei de ctre petiionar atrage dup sine ncetarea examinrii
acesteia, cu excepia cazurilor n care obiectul petiiei vizeaz nclcri
administrative, penale sau aciuni ce constituie abateri disciplinare, fiind
aplicabile dispoziiile pct. 7.4 al prezentului Regulament.
VIII. Primirea n audien a petiionarilor
8.1. Persoanele lezate n drepturile sale prin act administrativ sau prin
nesoluionarea unei cereri de ctre un funcionar al SSC/OSC pot solicita
primirea lor n audien de ctre conducerea instituiei.
8.2. Audiena petiionarilor se realizeaz n cadrul programului de primire n
audien al cetenilor conform graficului stabilit prin ordinul directorului
SSC sau al ministrului Justiiei, cu nscrierea n registrul pentru audien.
8.3. Petiionarii pot fi primii n audien i de ctre conductorii nemijlocii ai
persoanelor al cror act administrativ sau decizie se contest prin petiie, n
6

Proiect

conformitate cu programul de audien a cetenilor de ctre conductorii

subdiviziunilor SSC, aprobate prin ordinul directorului SSC.
8.4. Programul de audien al cetenilor de ctre conducerea SSC i conductorii
subdiviziunilor instituiei este adus la cunotina publicului n condiiile
capitolului X al prezentului Regulament.
IX.

Controlul intern asupra respectrii modului de recepionare,

eviden, examinare i soluionare a petiiilor

9.1. Controlul intern al respectrii legislaiei privind modul de recepionare i

eviden a petiiilor este pus n sarcina efului Seciei secretariat.
9.2. Controlul intern al respectrii legislaiei privind modul de examinare i
soluionare a petiiilor se realizeaz prin coordonarea obligatorie a rspunsului
la petiie de ctre conductorul subdiviziunii SSC, urmare a examinrii
petiiei de ctre funcionarul desemnat de ctre acesta.
9.3. Controlul intern asupra respectrii modului de recepionare, eviden,
examinare i soluionare a petiiilor n cadrul oficiilor stare civil, este pus n
sarcina efului OSC.
9.4. Desemnarea persoanei responsabile pentru controlul intern se face de autorul
rezoluiei, la momentul repartizrii petiiei spre examinare persoanei
responsabile.
9.5. Rspunsurile la cererile prealabile depuse n adresa OSC, vor fi obligatoriu
coordonate, n scris, de ctre persoana responsabil de controlul intern al
funcionrii sistemului de petiionare n cadrul SSC cu 10 zile pn la
expirarea termenului de examinare a petiiei.
9.6. Cererile prealabile adresate SSC vor fi remise spre examinare, cu prioritate,
Direciei asisten juridic, precum i altor subdiviziuni care vor asigura
coordonarea obligatorie a rspunsului la cererea prealabil cu eful Direciei
asisten juridic. n cazul n care examinarea petiiei a avut loc de ctre un
funcionar al Direciei asisten juridic, coordonarea rspunsului, n sensul
asigurrii corectitudinii i obiectivitii examinrii cererii se va realiza de
ctre directorul adjunct al SSC potrivit rezoluiei directorului.
X.

Asigurarea transparenei funcionrii sistemului de petiionare

10.1.Informarea publicului despre modul de funcionare a sistemului de

petiionare n cadrul SSC se realizeaz prin plasarea informaiei pe pagina
web a instituiei (compartimentul Petiii electronice), care va include
urmtoarele date publice:
a) Date de contact ale instituiei;
b) Informaia privind modalitatea de contestare a unui act/decizie a
funcionarului SSC
c) Informaia privind modalitatea depunerii petiiei;
d) Programul de audien
7

Proiect

e) Ordinul directorului SSC privind aprobarea prezentului Regulament;

f) Informaii generalizatoare statistice (semestriale, anuale) privind
funcionarea sistemului de petiionare (care va include date sub aspect
cantitativ privind petiiile recepionate/nregistrate/examinate/soluionate,
modalitatea de depunere a petiiilor, petiiile admise (ca fiind
fondate)/respinse (fiind nefondate), verificri sau anchete de serviciu
iniiate, petiii transmise spre soluionare conform competenei altor
autoriti sau organe de drept). Nu vor fi publicate coninutul propriu-zis al
petiiilor, nici datele personale ale petiionarilor, respectndu-se regimul de
confidenialitate al acestora.
10.2.Modul de funcionare a sistemului de petiionare va fi pus la dispoziia
publicului prin afiare pe panourile de informaii n spaiile instituiei
accesibile publicului, sub form de oferirea informaiilor de ordin consultativ
de ctre reprezentanii instituiei, inclusiv ai OSC.
XI.

Analiza activitii privind funcionarea sistemului de petiionare

11.1.Semestrial persoane responsabile de evidena petiiilor, n comun cu

persoanele responsabile de controlul funcionrii sistemului de petiionare vor
analiza activitatea proprie pentru generalizarea i totalizarea rezultatelor de
monitorizare a petiiilor parvenite, de examinare i soluionare a acestora.
11.2.Persoanele responsabile de inerea lucrrilor de secretariat referitoare la petiii
vor pregti materialele necesare analizei i generalizrii, le vor sistematiza
sub form de informaii analitice.
11.3.Rezultatele analizei vor fi prezentate conducerii instituiei pentru luarea
msurilor necesare n vederea nlturrii cauzelor i condiiilor care genereaz
petiiile ntemeiate, precum i pentru lichidarea neajunsurilor n activitatea
sistemului organelor de stare civil.
XII. Prevenirea formelor abuzive de examinare a petiiilor
12.1.Examinarea petiiilor se face n limitele competenei funcionale ale SSC, n
conformitate cu prevederile legislaiei n vigoare.
12.2.Petiiile care nu corespund cerinelor prevzute de legislaie pentru ntocmirea
unei petiii (lipsesc date privind numele petiionarului, adresa de domiciliu
sau semntura, iar n cazul petiiilor electronice - semntura digital) i nu
vizeaz securitatea naional sau ordinea public, nu sunt supuse examinrii.
12.3.Petiiile repetate cu acelai obiect de abordare i cu privire la aceleai
persoane, fr a aduce noi informaii, petiiile adresate din numele altor
persoane sau din numele persoanelor inexistente nu se examineaz,
petiionarul fiind anunat cu privire la acest fapt.

Proiect

12.4. Petiiile nu vor fi examinate de ctre persoana a crei activitate (act

administrativ, decizie) a fost sesizat prin petiie, precum nu vor fi examinate
astfel de petiii nici de un subordonat al acesteia.
12.5.Petiiile n care sunt abordate probleme ce nu in de competena SSC vor fi
readresate autoritilor i instituiilor competente, cu informarea petiionarului
despre acest fapt.
12.6.Petiiile prin care se contest un act/decizie sau nesoluionarea unei cereri de
ctre un funcionar al SSC vor fi examinate de ctre o persoan mputernicit
pentru examinarea petiiilor ce nu face parte din subdiviziunea n care
activeaz funcionarul a crui act/decizie se contest n petiie.
12.7.n cazurile n care, rspunsul la petiie nu ajunge la destinatar, din cauza
indicrii greite de ctre destinatar sau nevalabilitii adresei /csuei potale a
acestuia, rspunsul dat la petiie se arhiveaz, fcndu-se referin despre acest
fapt pe fia de eviden i controla petiiei. Avizul oficiului potal, precum i
rspunsul propriu-zis la petiie restituit se vor anexa la materialele petiiei.