Managementul proiectelor

Specificul i provocrile managementului proiectelor de investiii i al achiziiilor publice n cadrul Fondurilor Structurale i de Coeziune Bucureti - 9-10 mai 2008

Trainer Radu Pascu, CMC

Conceptul de proiect
echipa de proiect deintorii de interese (stakeholders) idei sau nevoi

materializarea ideii, satisfacerea nevoilor

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

Scopul unui proiect

Scopul unui proiect rspunde la ntrebarea: Unde dorim s ajungem prin realizarea proiectului ?
n anumite situaii scopul nseamn rezolvarea unor anumite probleme, iar n alte situaii doar ameliorarea lor ntr-o anumit msur.
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 3

Constrngerile proiectelor
Fiecare proiect este constrns n diferite moduri de:
scop durat costul obiectivelor. Pentru a crea un proiect de succes, scopul, durata i costul trebuiesc luate toate n considerare, i este de datoria managerului de proiect s balanseze aceste trei obiective competitive. SCOP COST

TIMP

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

Obiectivele unui proiect

Obiectivele unui proiect trebuie exprimate de la nceput ct mai clar cu putin, pentru a se armoniza punctele de vedere ale tuturor prilor implicate i a se evita nenelegerile ntre echipa proiectului i deintorii de interese.
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC

Objectives need to be SMART (ER) Specific Measurable Achievable Realistic Time bound (Exciting Recordable)

Caracteristici specifice
Limitat Realist Complex

Un proiect are nevoie de resurse de multe ori din diferite Proiectele auinclud persoane, tehnologii sau alte fonduri. arii. Resursele un obiectiv: proiectele au scopuri i obiective Un proiect trebuie spentruun produce rezultate clar definite. aib finanator sau clar definite i trec prin diferiteadepartamente sauun Colectiv Obiectiv Multe proiecte expuse secii n Proiectele principal: majoritatea se nasctrebuie s fienou. sunt realiste: obiectivele suntdintr-o maieste efort beneficiar sunt complexe: proiectelesuntprodusulcemuli pot colective:proiectelespaiu: ele la uni o aventur n sine:fiecare au au implic o unice:proiectele i lor evaluate:proiectele apeleaz idee nceput planificate Scopul lor este acela de a rezolva oproiectelorproiect unui diferit problem, ceea Proiectele ceea filimitate n timpmai multe faze: diverse realizabile,isuntcede planificare trebuiealte inem cont nu Proiectele se deruleaz ntr-un i implementare, implicnd constituite din proiectele vederean materie nseamn c locdin ntr-un context scopului. Oamenii i s companii abiliti atingerii conduse de obligatoriutrebuie ssaui riscuri. i un final n obiective msurabile care (probleme) ntr-un analiz preliminar aspecific unei nevoi implicnd diveri fi multe participani rspunsdistincte o identificabile. i ns cineva organizate sau deintori Elecompun din faze i necesitilor. Sugernd una poat colectiv. Eleel implic n mod i echip,implicai, umane novator; sunt ci de resursele financiare aduc un interese incertitudini mai numai de de produse i companiile de consultana vor deveni se vnztori cerine diveri actori i parteneri. sunt inovative. durabil. specifice. i rspunznd la nevoile unui obicei, int. Majoritatea soluii, s ocupe Proiectele PROIECTUL trebuie specific. poziia principal. De public finanatorul evaluate. context ele vizeaz o schimbare social parteneri disponibile. resurse pentruca scop furnizarea unuiproiectului. Oricum, cu un proiectelor au atingerea obiectivelor produs sau serviciu principal al proiectului furnizeaz direcia i fondurile pentru Beneficiar Unic resursele micsunt mai mare de noutate pe pia. eficient nu sau nelimitate. Ele trebuiesc folosite grad mai proiect. pentru a realiza proiectele i a atinge obiectivele organizaiei. Resurse Aventur

Multifazic
07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

Evaluabil
6

Ciclul de via al proiectului

Definire
Analiz Analiz

Planificare

Implementare

Dezvoltare idei

Observare

Acionare

Monitorizare Finalizare

Ajustare

Alegere idei

Concretizare

Programare

Evaluare

07/05/2008

Valorificare

Ciclul de via al proiectului este un ansamblu de faze ale proiectului.

2008 - Radu Pascu, CMC 7

Definire
se descrie pe scurt proiectul; se dezvolt un plan general al proiectului; se prezint necesarul pentru proiect i conceptele fundamentale; sunt stabilite scopurile i obiectivele proiectului; este dezvoltat un buget preliminar i un necesar de resurse umane.
07/05/2008
2008 - Radu Pascu, CMC

Planificare

Implementare

Monitorizare

Ajustare

Finalizare

Evaluare

Valorificare
8

Definirea elurilor, obiectivelor, contextului i a grupurilor int

n ce context va fi realizat proiectul? Ce schimbri vor fi antrenate? De ce s facem acest proiect? Care este rezultatul ateptat? Pentru cine se realizeaz proiectul? Ce implic acest proiect? Care este tema i coninutul proiectului? Care este abordarea aleas (metodologia)? Ce activiti sunt implicate? De ce este nevoie ca proiectul s fie realizat?

Coninutul proiectului

Construirea spaio-temporal

Unde va fi realizat (implementat)? Ct timp va dura? Cnd ncepe i cnd se finalizeaz? Ce logistic este necesar (implicat)? Ce probleme practice trebuie rezolvate?
2008 - Radu Pascu, CMC 9

Organizare practic
07/05/2008

Parteneriat

Cine sunt partenerii? Care este rolul lor? Cum se va realiza coordonarea?
Care este costul global? (planificarea/implementare i evaluare), Cum i de unde sunt asigurate fondurile necesare? Exist i alt asisten financiar de care se poate beneficia? Proiectul se poate integra n condiiile (mediul) deja existente? Comunicarea intern: cum circul informaiile n cadrul echipei de proiect? Comunicarea extern: proiectul necesit mediatizare? (De ce? Cum? Ce aspecte?) Cum i ncepnd de cnd ar trebui s fie evaluat? Ce aspecte? De ce? Ce se va urmri? Care sunt urmrile proiectului?
2008 - Radu Pascu, CMC 10

Fonduri

Mijloace de aciune

Comunicare

Evaluare i urmrire
07/05/2008

WHO?
Identificarea partenerilor de proiect i a grupurilor int Rolul lor i relaiile lor n proiect Cum vd ei proiectul Punctele tari i cele slabe reieite din aceste relaii i viziuni

WHAT?
Aciunile principale ale proiectului spontane, organizate i instituionale Dimensiuni sociale, economice, culturale, politice i educaionale Impactul proiectului asupra acestor dimensiuni

WHY?
Nevoi i dorine satisfcute de proiect Motivri i interese ale participanilor Obiective principale ale proiectului Opiuni n ceea ce privete finanarea proiectului Relaii ntre obiectivele participanilor i cele instituionale
2008 - Radu Pascu, CMC 11

07/05/2008

WHERE?
Contextul social al proiectului i situaia participanilor

WHEN?
Pe ce perioad se pune mai mult accentul (trecut, prezent, viitor?) Pe durat scurt, medie sau pe durat lung? Cadrul participanilor i modul n care acesta afecteaz proiectul

HOW?
Cum s-a realizat? Organizare i procesul de participare. Tehnici i instrumente folosite Aport al experienei participanilor, teorii, alte proiecte etc.
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 12

Definire

un plan mult mai detaliat o estimare mai precis a costurilor o detaliere mai mare a fazelor. Aceast abordare minimizeaz timpul i costurile investite n proiecte nerentabile. Planificarea este de fapt inima acestei discipline Utilizarea metodelor specifice (PERT, GANTT etc.) i stabilirea bugetelor, de ctre managerii de proiect este obligatorie n aceast etap
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC

Planificare
Implementare

Monitorizare Finalizare

Ajustare

Evaluare

Valorificare

13

Definire

Planificare

stabilirea precis a sarcinilor estimarea foarte precis a bugetului Implementare de cheltuieli realizarea activitilor de proiect subfaze specifice: Monitorizare Ajustare Monitorizare = compararea cantitativ, calitativ i temporal a Finalizare sarcinilor ndeplinite cu planificrile fcute anterior; Ajustare = dac rezult diferene Evaluare ntre plan i realitate, este obligatoriu s se fac anumite ajustri. Valorificare
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 14

Definire

Planificare

Implementare

Monitorizare

Ajustare

n aceast faz, toate aciunile sunt ncheiate i ar trebui ca beneficiarul s intre n posesia rezultatelor

Finalizare
Evaluare

Valorificare
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 15

Obiectivele organizaiei

Definire

E V Stabilire obiective A (SMART) L U Activiti A Ce a mers ru? Cum s-ar fi putut previziona R bine? mai Cum s-ar fiResursedescurca mai bine? putut E
Ce surprize au aprut? Ce a mers ru i ce a mers bine?
Rezultate
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC

Analiza mediului

Planificare

Implementare

Monitorizare

Ajustare

Finalizare

Evaluare
Valorificare
16

Definire

Planificare

Implementare

valorificare profit mbogirea culturii organizaionale; creterea gradului de satisfacie i a motivaiei membrilor echipei de proiect; modificri, schimbri sau ameliorri ale mediului n care s-a desfurat proiectul. multiplicarea rezultatelor
2008 - Radu Pascu, CMC

Monitorizare

Ajustare

Finalizare

Evaluare

Valorificare
17

07/05/2008

Managementul i managerul proiectului

Arii de cunotine de baz
Managementul Scopului Managementul Duratei Managementul Costului Managementul Calitii

Instrumente i tehnici specifice

Integrarea managementului de proiect

Nevoile i ateptrile deintorilor de interese
Managementul Resurselor Umane Managementul Comunicaiilor Managementul Riscului Managementul Achiziiilor

Succesul proiectului

Arii de cunotine de facilitare

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

18

Proiectul i managerul proiectului

Definire Evaluare Valorificare Planificare nelegerea rolului personal Implementare Stabilirea sarcinilor Implementare

Monitorizare Finalizare

Ajustare

Analiza situaiei

Programarea aciunilor

Formularea ipotezelor

Formularea obiectivelor

Evaluare Dezvoltarea soluiilor Valorificare

07/05/2008
2008 - Radu Pascu, CMC

Interpretare
19

Rolul managementului
PROIECT

Planificare

Management

Monitorizare

Geneza proiectului

Schia proiectului

Identificare surse de finanare

Implementarea proiectului

Evaluarea proiectului

Raportarea rezultatelor

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

20

Funciunile managerului de proiect

1. Definirea scopului proiectului 2. Identificare deintorilor de interese i a celor care iau decizii 3. Dezvoltarea detaliat a listelor de sarcini 4. Estimarea timpului necesar 5. Dezvoltarea iniial a graficului de lucru 6. Identificarea cerinelor referitoare la resurse i buget 7. Evaluarea cerinelor proiectului
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 21

Funciunile managerului de proiect

8. Identificarea i evaluarea riscurilor 9. Pregtirea planului de rezerv 10. Identificarea interdependenelor 11. Identificarea punctelor critice 12. Stabilirea fazelor de lucru 13. Asigurarea resurselor necesare 14. Conducerea procesului de schimbare 15. Raportarea

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

22

Calitile unui bun manager

Cunotine de psihologie i sociologie 7% Experiena 9% Abordarea problemelor 7% Studii 5% Dorina de a conduce 4% Sntate 4%

Vechime 4%
Conduit 2%

Capacitatea de perfecionare 10% Capacitatea de relaionare 10%

07/05/2008

Capacitatea de decizie 16% Cunotine economice 10%

2008 - Radu Pascu, CMC

Cunotine manageriale
12%
23

Managementul echipei de proiect

Oamenii sunt cea mai important categorie de active de care se poate folosi o organizaie. De fapt nici o organizaie nu poate exista fr fiinele umane care o alctuiesc. Din nefericire ns, oamenii sunt totodat i singurul activ care poat s acioneze mpotriva scopurilor organizaiei.
Cea mai valoroas resurs din compania mea, coboar zilnic cu liftul.
Bill Gates

Salariile cresc ori de cte ori alearg doi patroni dup un lucrtor, i scad, ori de cte ori alearg doi lucrtori dup un patron.
Richard Cobden

Un ef de personal innd de bra un angajat este ca un casier cu mna n visterie.

Robert Townsend
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 24

HR Management n proiecte
este o component vital a managementului de proiect; cuprinde procesele necesare la realizarea, n cel mai eficient mod, a implicrii oamenilor n proiecte. include toi deintorii de interese ai proiectului: finanatorii, clienii, membrii echipei proiectului, personalul auxiliar, persoane/grupuri care susin proiectul, etc.
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 25

Procese implicate n HRM

Planificarea organizaional
identificarea i atribuirea responsabilitilor i rolurilor n cadrul proiectului; ieirile principale ale acestui proces sunt reprezentate de organigrama proiectului.

Recrutarea echipei de proiect

angajarea (identificarea) i repartizarea personalului necesar activitilor de proiect; aceast activitate poate constituii una din provocrile cruciale pentru anumite categorii de proiecte (n special cele cu finanare internaional).

Dezvoltarea echipei
construirea abilitilor individuale i de grup, pentru a mbuntii performana proiectului; construirea abilitilor individuale i de grup este de asemenea o provocare pentru multe proiecte
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 26

Recrutarea (stabilirea) echipei de proiect

activitatea de identificare i de atragere n cadrul echipei a persoanelor care au:
comportament pregtire atitudine aptitudini temperament motivare experien

corespunztoare caracteristicilor funcionale ale posturilor vacante din proiect

07/05/2008
2008 - Radu Pascu, CMC 27

Criterii de recrutare
Atribute fizice Realizri individuale
Inteligen Aptitudini speciale Domenii de interes

Temperament Cerine speciale

07/05/2008
2008 - Radu Pascu, CMC 28

Echipa de proiect (EP)

Pentru ca un grup oarecare s devin o echip nu este suficient ca membrii grupului s fie nominalizai.
Sunt absolut necesare urmtoarele elemente :
07/05/2008
2008 - Radu Pascu, CMC 29

Elemente care definesc EP

1. Scop comun persoanele trebuie s aib obiective comune sau un motiv pentru a lucra mpreun. 2. Interdependenta membrii grupului trebuie s neleag c au nevoie unii de alii pentru atingerea scopului comun. 3. Angajare membrii echipei trebuie s fie convini c numai deciziile comune sunt eficiente. 4. Responsabilitate acetia trebuie s fie responsabili unii fa de alii.

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

30

Criterii de alegere a EP
criterii de specialitate
fiecare membru al echipei trebuie s fie profesional capabil s rezolve problemele de specialitate n cadrul proiectului, cunoscnd i tendinele viitoare de dezvoltare ale domeniului su;

criterii sociale i de integrare

membrii echipei trebuie s fie capabili i doritori s lucreze n echip, avnd deschidere, respect i toleran fa de ceilali, s fie comunicativi i receptivi i s-i asume rspunderea pentru decizia luat;

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

31

Criterii de alegere a EP
criterii de marketing
membrii echipei trebuie s fie n permanen legtur cu mediul din care fac parte, astfel nct proiectul s fie neles i s aib o susinere larg.

criterii legate de timp

de la bun nceput, indiferent de mrimea proiectului, trebuie clar stabilit ct timp i este necesar fiecrui membru al echipei n parte pentru implicarea sa n munca de proiect.

criterii legate de flexibilitate

pe durata desfurrii proiectului pot aprea situaii care trebuiesc rezolvate de membrii echipei, situaii care nu sunt neaprat canalizate pe specialiti i de aceea ei trebuie s fie suficient de flexibili pentru a le prelua.
07/05/2008 2008 - Radu Pascu, CMC 32

Sfaturi i concluzii
Fondurile comunitare pe care Romnia le va primi n perioada 2007-2013 reprezint oportuniti pentru dezvoltare, dar i riscuri Oportunitile sunt reale pentru cei care vor nelege destinaia acestor fonduri i vor avea un comportament activ n identificarea de parteneri. Riscurile i privesc, n special, pe cei care consider c o cot semnificativ de pia sau talia companiei le pot oferi avantaje suficiente n competiia finanrii. Scopul UE este de a susine ct mai multe proiecte pentru Romnia.
2008 - Radu Pascu, CMC

07/05/2008

33

Sfaturi i concluzii
Se caut bani pentru proiecte i nu proiecte pentru bani Fii ateni la implementare, nu doar la conceperea proiectului Pstrai documente justificative pentru fiecare aciune in parte Asigurai o transparen deplin pentru activitile din proiect Informai-v atunci cnd avei incertitudini Respectai regulile impuse de UE

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

34

Uniunea European ne d, dar nu ne bag n traist !!!

07/05/2008

2008 - Radu Pascu, CMC

35