Sunteți pe pagina 1din 15

UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA COMPARTIMENTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN Nr. 194 / 09.01.

2012 MOISE

Anexa nr.1

APROBAT RECTOR Prof.univ.dr.ing.ACHIM

RAPORT PRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT INTERN DESFURAT LA NIVELUL UNIVERSITII 1 DECEMBRIE 1918 DIN ALBA IULIA, PE ANUL 2011 CAPITOLUL I INFORMAII GENERALE 1.1 Introducere Universitatea 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia este o instituie de nvmnt superior de stat, aflat n subordinea Ministerului Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului, cu personalitate juridic, dispunnd de autonomie, n conformitate cu prevederile Constituiei Romniei, ale legislaiei nvmntului i ale Cartei Universitii. Aceast instituie a fost fondat n 1991 prin Hotrrea de Guvern nr.474/1991. Auditul public intern reprezint activitatea funcional independent si obiectiv, care d asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice, contribuind n mod nemijlocit la perfecionarea activitilor desfurate n cadrul universitii. 1.2 Scopul raportului Acest raport anual are drept scop prezentarea activitii de audit intern din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia prin aprecierea modului de implementare a recomandrilor formulate n cuprinsul rapoartelor ntocmite n cursul anului 2011 i-n acelai timp, mai are drept scop demonstrarea modului de contribuie a activitii compartimentului de audit la mbuntirea ntregii activiti a instituiei. Raportul anual este destinat att managementului instituiei care poate aprecia rezultatul muncii auditorului intern, structurii de audit ierarhic superioare i Camerei de Conturi a judeului Alba, fiind unul din principalele instrumente de monitorizare a activitii de audit intern. 1.3 Date de identificare ale instituiei Denumirea instituiei : Universitatea 1 Decembrie 1918 ; Buget derulat n cursul anului: 46.094.852 lei; Numr de salariai: 342 ; Instituia are constituit un Compartiment de Audit Public Intern 1.4 Perioada de raportare Perioada la care face referire raportul privind activitatea de audit intern este anul 2011. 1.5 Persoanele care au ntocmit raportul i calitatea acestora Raportul privind activitatea de audit a fost ntocmit de ctre ec. Stanciu Daniela. 1.6 Documentele analizate sau evaluate, vor fi structurate pe: - documente referitoare la organizarea funciei de audit intern : Compartimentul de Audit Public Intern al Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia a fost infintat prin Decizia nr. 185/din 01.06.2000 avnd n vedere O.G.119/1999 a Normelor metodologice de aplicare a acestei ordonane aprobate prin O.M.F. nr.332 /2000 i a adresei nr.32164/ 18.05.2000 privind nfiinarea postului de auditor n cadrul compartimentului. - documente referitoare la misiunile de audit intern: rapoartele misiunilor de audit desfurate n conformitate cu Planul de audit pentru anul 2011 , avnd numrul 16115/ 28.12.2010, aprobat de ctre Rectorul Universitii i avizat de ctre Serviciul Audit Intern din cadrul MECTS; prin adresa nr.16/10.01.2011. - documente referitoare la misiunile de evaluare a activitii de audit intern:

- documente referitoare la misiunile de consiliere sau alte misiuni i activiti desfurate: rapoarte ale misiunilor de audit ntocmite n urma auditrii modului de derulare al fondurilor n cadrul programelor de cercetare. 1.7 Baza legal de elaborare a raportului Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, republicat O.G. nr.37/2004 pentru modificarea i completarea reglementrilor privind auditul intern, prin care s-a realizat armonizarea prevederilor Legii nr.672/2002 privind auditul public intern cu prevederile referitoare la auditul financiar. OMFP nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etic a auditorului intern, care stabilete ansamblul principiilor i regulilor de conduit privind activitatea auditorilor interni, astfel nct acetia s-i ndeplineasc cu profesionalism, loialitate si corectitudine atribuiile ce le revin. OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura M.Ed.C. i n unitile subordonate Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr. 1.702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si exercitarea activitii de consiliere desfurate de ctre auditorii interni din cadrul entitilor publice Adresa nr. 24007/03.01.2012 a M.E.C.T.S. primit de Universitatea 1 Decembrie 1918 la data 04.01.2012, privind structura minimal a formei i coninutului raportului privind activitatea anual de audit intern la nivelul universitii 1.8 Transmiterea raportului Raportul anual a fost elaborat de ctre Compartimentul de Audit Public Intern al Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia, analizat i aprobat de ctre conductorul instituiei, Rector prof. univ. dr. ing. Achim Moise Ioan, transmis Serviciului Audit Public Intern al MECTS i va fi transmis i la Camera de Conturi din Alba Iulia. CAPITOLUL 2 ORGANIZAREA I FUNCTIONAREA COMPARTIMENTELOR DE AUDIT INTERN 2.1 Forma de organizare a compartimentelor de audit intern 2.1.1 Forma de organizare: Compartiment de Audit Public Intern. 2.1.2 Adecvarea formei de organizare i dimensionarea compartimentelor de audit intern la necesitile entitilor publice: Cele dou persoane din cadrul Compartimentului de Audit public Intern acoper toate activitile desfurate de universitate. 2.2 Poziionarea compartimentelor de audit 2.2.1 Poziionarea n organigram: subordonat Rectorului Universitii 1 Decembrie 1918 2.2.2 Poziionarea n realitate: subordonat Rectorului Universitii 1 Decembrie 1918 2.2.3 Asigurarea independenei este asigurat independena necesar desfurrii activitii de audit intern, n scopul unei evaluri obiective a disfunciilor constatate i formularea unor recomandri adecvate soluionrii acestora. 2.3 Implementarea cadrului metodologic i procedural 2.3.1 Elaborarea normelor proprii privind exercitarea auditului intern - OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura M.Ed.C. i n unitile subordonate elaborate de Direcia Audit din cadrul MECTS conform Cap.I, lit B, pct.1, lit.a, 2.3.2 Elaborarea Cartei auditului Carta Auditorului Intern din cadrul universitii a fost aprobat n anul 2007 fiind transmis in form tiprit tuturor structurilor din cadrul universitii i postat pe adresa http://info.uab.ro . Carta va fi actualizat dup publicarea normelor metodologice de aplicare a Legii 672/2002 republicat. 2.3.3 Aplicarea Codului privind conduita etic a auditorului intern - La nivelul CAPI au aplicabilitate prevederile Codului privind conduit etic a auditorului intern, care a fost aprobat in anul 2004 prin Hotrrea Senatului universitii nr.168 din 05.03.2004. De asemenea, aceste prevederi sunt cunoscute si respectate de ctre auditori. Nu au fost nregistrate cazuri de nclcare a acestor prevederi. 2.3.4 Elaborarea de instrumente de lucru proprii nu au fost elaborate ghiduri sau manuale pe activitile specifice entitii, fiind utilizate n practic cele elaborate de UCAAPI.

2.3.5 Elaborarea procedurilor operaionale La nivelul compartimentului de audit din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia au fost elaborate i aprobate un numr de 20 proceduri de lucru, elaborate in concordan cu OMECT nr. 5281/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i exercitarea activitii de audit public intern n structura M.E.C. i n unitile subordonate i aprobate prin Hotrrea Senatului universitii nr.1320 din data de 26.03.2008 care sunt aplicabile i acoper activitile desfurate de acest compartiment . In prezent sunt n lucru nc trei proceduri de lucru privind activitatea CAPI. 2.3.6 Dificulti i oportuniti Auditorii interni din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 nu au ntmpinat dificulti n ceea ce privete aplicarea cadrului metodologic i procedural propriu activitii de audit intern. 2.4 Evaluri externe 2.4.1 Evaluri realizate de Curtea de Conturi: n anul 2011 nu au fost efectuate misiuni de audit din partea Curii de Conturi din Alba Iulia. 2.4.2 Evaluri realizate de UCAAPI: nu a fost cazul 2.4.3 Evaluri realizate de alte organisme: nu a fost cazul 2.5 Evaluri interne 2.5.1 Evaluri realizate de eful compartimentului de audit intern Compartimentul de Audit Public Intern al UAB, nu are un ef de compartiment dar prin aciunea de supervizare a etapelor de desfurare a misiunii de audit public intern, au putut fi verificate documentele ntocmite. Scopul aciunii de supervizare este de a asigura c obiectivele misiunii de audit public intern au fost atinse n condiii de calitate. Prin aciunea de supervizare se stabilesc instruciunile necesare derulrii misiunii de audit, se verific executarea corect a programului misiunii de audit, se verific existena elementelor probante, se verific dac redactarea raportului de audit intermediar i final este exact, clar i concis i se efectueaz n termenele fixate. 2.5.2 Evaluri realizate de managementul entitii Evaluarea s-a realizat n conformitate cu OMECTS nr. 3860/2011 privind aprobarea criteriilor i metodologiei de evaluare a performanelor profesionale individuale anuale ale personalului contractual i ale Procedurii privind evaluarea performanelor profesionale individuale pentru personalul didactic auxiliar i nedidactic aprobat prin Hotrrea Senatului din luna martie 2011. Auditorii au fost evaluai cu 4.6 i respectiv 5 puncte din 5, avnd calificativul final foarte bine. 2.5.3 Alte evaluri: nu a fost cazul 2.5.4 Abateri i sanciuni: nu a fost cazul 2.6 Resursele umane alocate compartimentului de audit intern 2.6.1 Numr de posturi aprobate, numr posturi ocupate: numr de posturi aprobate: 2, aceleai de la nfiinarea compartimentului, pn n prezent; 2.6.2 Structura posturilor ocupate in conformitate cu profesia de baz: 2 economiti 2.6.3 ncadrarea auditorilor interni: Ambii sunt ncadrai ca i personal contractual. 2.6.4 Nivelul de ncadrare: Ambele posturi sunt ncadrate ca i administrator financiar gradul I 2.6.5 Evoluia personalului: Nu au existat fluctuaii de personal n cadrul structurii de audit 2.6.6 Asigurarea continuitii: Continuitatea activitii a fost realizat n anul 2011 de cele dou persoane calificate. Grupa de vrst a auditorilor se ncadreaz ntre 45-50 ani i 50-55 ani. 2.6.7 Selecia i recrutarea: Posturile din cadrul structurii au fost ocupate prin concurs. De la nfiinarea compartimentului i pn n prezent nu a mai fost cazul de selecie i recrutare a personalului pentru postul de auditor intern; 2.6.8 Numirea/destituirea auditorilor interni: Numirea auditorilor s-a realizat prin decizia rectorului cu acordul MECTS. 2.7 Pregtirea auditorilor interni 2.7.1 Pregtirea de baz a auditorilor interni: Auditorii interni posed studii superioare de lung durat, n domeniul economic respectiv : - Facultatea de Stiine Economice a Universitii Babe Bolyai din Cluj Napoca ;

-Facultatea de tiine Economice a Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia. 2.7.2 Pregtirea suplimentar a auditorilor Auditorii interni au absolvit cursuri de masterat n urmtoarele domenii: - Audit n instituii publice i private - Universitatea Valahia Trgovite - Management financiar contabil i administrativ - Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba Iulia - Managementul proiectelor - Universitatea 1 Decembrie 1918 Alba Iulia - Marketing, audit i expertiz contabil Universitatea Vasile Goldi Arad - Cursuri de integrare european - Atestat de auditor intern pentru instituii publice - Auditor intern pentru sisteme de managementul calitii 2.8 Calificarea profesional a auditorilor interni 2.8.1 Participarea la cursuri de instruire Auditorii interni au participat la dou cursuri de pregtire profesionala n anul 2011, organizate de Serviciul de audit din cadrul MECTS. 2.8.2 Principalele nevoi de instruire: Cursurile de instruire consider c sunt benefice pentru mbuntirea cunotinelor n domeniu. 2.8.3 Teme de curs organizate de: - SERVICIUL AUDIT INTERN DIN CADRUL MECTS, din temele abordate: - desfurarea misiunii de audit cu tema "Sistemele informatice", - Modul de evaluare a structurilor de audit din cadrul instituiilor subordonate MECTS, - Planificarea activitii de audit public intern, - Raportarea activittii de audit public intern. In perioada 03.02.2011-04.02.2011 ; - Modul de desfurare a misiunii de audit privind "Evaluarea procesului si a stadiului de implementare a sistemelor de control managerial", Concluzii rezultate din analiza rapoartelor transmise ca urmare a misiunilor de audit privind "Sistemele informatice" si "Sistemul de luare al deciziilor", In perioada 16.09.2011. -UNIVERSITATEA 1 Decembrie 1918 Alba Iulia , pentru cursul Utilizarea Modului de Arhivare electronic, pentru cursul Utilizare Workplace Collaborative Lerning, formare i asisten n domeniul managerial- antreprenorial desfurate n luna mai 2011 2.8.4 Diseminarea cursurilor s-a realizat in principal sub forma consilierii informale acordate managerilor structurilor instituiei n perioada desfurrii misiunii de audit cu tema Evaluarea procesului i a stadiului de implementare a sistemelor de control managerial, totodat aceste cursuri au contribuit la dezvoltarea i mbuntirea activitilor din cadrul CAPI al universitii. 2.8.5 Pregtirea individual Pregtirea individual a auditorului intern s-a realizat prin studiu propriu a legislaiei necesare n derularea activitii proprii. Perfecionarea profesional s-a referit la mbuntirea cunotinelor profesionale n domeniu, abilitilor i deprinderilor existente, acumularea de noi tehnici de lucru, transferul n profesie a elementelor de noutate determinate de schimbarea legislaiei. 2.8.6 Cauze privind nerealizarea cerinelor minime de pregtire prevzute de cadrul de reglementare: suprancrcarea posturilor din cadrul structurii de audit i restriciile bugetare. 2.9 Elaborarea programului de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit intern 2.9.1. Principalele obiective ale programului Scopul Programului de asigurare i mbuntire a calitii este de a facilita coordonarea aciunilor implementate la nivelul Compartimentului de Audit Public Intern pentru meninerea i promovarea continu a calitii activitii de audit. Principalele obiective ale Programului de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit intern sunt: - Oferirea unui grad adecvat de asigurare c activitatea desfurat de ctre auditorii interni adaug valoare i contribuie la mbuntirea proceselor i operaiunilor instituiei, - Furnizarea unei asigurri suplimentare asupra faptului c activitatea este desfurat n conformitate cu legislaia aplicabil i Codul de conduit etic Principalii indicatori stabilii a) Furnizarea de asigurri managementului superior privind buna funcionare a sistemelor de management si control din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia :

- numr de misiuni planificate, - numr de misiuni realizate, - gradul de implementare a recomandrilor formulate in cadrul rapoartelor de audit, - transmiterea n termen a raportrilor. b) Oferirea de consiliere managementului n vederea mbuntirii sistemelor de management i control ale universitii: - numrul de misiuni de consiliere formalizate, - numrul de misiuni de consiliere informal. c) Creterea calitii activitii de audit public intern n cadrul Compartimentului de Audit - gradul de acoperire a posturilor, - numrul de zile de pregtire realizate anual. 2.9.3 Analiz cu privire la ndeplinirea gradului de realizare a programului n ceea ce privete realizarea programului de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, acesta a fost ndeplinit n totalitate. CAPITOLUL 3 EVALUAREA ACTIVITII DE AUDIT DESFURAT DE COMPARTIMENTELE DE AUDIT INTERN DE LA NIVELUL ENTITILOR AFLATE N SUBORDINE, N COORDONARE SAU SUB AUTORITATE 3.1. Misiunile de evaluare a activitii de audit intern planificate nu a fost cazul 3.2. Misiuni de evaluare a activitii de audit intern realizate nu a fost cazul 3.2.1. Misiuni de evaluare a activitii de audit intern 3.2.2. Principalele constatri 3.2.3. Principalele recomandri formulate 3.2.4. Apreciere general CAPITOLUL 4 PLANIFICAREA I DERULAREA MISIUNILOR DE AUDIT INTERN 4.1. Planificarea activitii de audit intern 4.1.1. Planificarea multianual a. exist plan multianual, este aprobat, cuprinde toate activitile entitii Planul multianual, de audit public intern a fost elaborat de ctre Compartimentul de audit public intern, pe baza evalurii riscului asociat diferitelor obiective , sugestiile conductorului entitii, ale entitii publice ierarhic superioare i ale Curii de Conturi , pentru perioada 2010-2012. b. caracterul misiunilor planificate: Misiunile planificate n Planul Multianual au caracter de performan, asigurare, regularitate. c. analiz general cu privire la modalitatea de identificare a activitilor i prioritizarea lor n plan Planificarea multianual se realizeaz prin efectuarea unei analize a riscului pentru domeniile de auditat astfel: - evaluarea riscurilor aferente structurilor din cadrul instituiei, - evaluarea riscurilor aferente activitilor desfurate n cadrul instituiei - pe baza listelor de inventariere a activitilor tuturor serviciilor/compartimentelor al instituiei i au fost prioritizate astfel nct fiecare activitate s fie auditat cel puin o dat la 3 ani. Planificarea anual: a) exist plan anual, este aprobat, planul respect structura standard: Planul anual de audit pe anul 2011 a fost elaborat de ctre structura de audit din cadrul universittii este aprobat de ctre rectorul universittii i avizat de Serviciul Audit din cadrul MECTS, respectnd structura standard prevzut de legislaia n vigoare. b) ponderea timpului alocat realizrii misiunilor de audit planificate din timpul total disponibil: Timpul alocat realizrii misiunilor de audit planificate n anul 2011, a fost raportat la fondul total de timp anual disponibil, care n anul 2011 cuprinde un numr de 222 zile, dup ce din numrul de zile calendaristice ale anului au fost sczute: numrul de zile i srbtori legale, smbetele i duminicile i numrul zilelor aferente concediului de odihn al auditorului.

Au fost prevzute i perioade pentru audituri ad-hoc, la dispoziia conductorului unitii, n cazul n care apar situaii neprevzute de auditat. c) modalitatea de cuprindere a misiunilor n plan se realizeaz funcie de urmtoarele elemente de fundamentale: - Evaluarea riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni; - Criteriile semnal/sugestiile conductorului entitii publice, respectiv: deficiene constatate anterior n rapoartele de audit; deficiene constatate n procesele-verbale ncheiate n urma inspeciilor; deficiene consemnate n rapoartele Curii de Conturi; alte informaii i indicii referitoare la disfuncionaliti sau abateri; aprecieri ale unor specialiti, experi etc., cu privire la structura i dinamica unor riscuri interne sau de sistem; analiza unor trenduri pe termen lung privind unele aspecte ale funcionrii sistemului; evaluarea impactului unor modificri petrecute n mediul n care evolueaz sistemul auditat; - Temele defalcate din planul anual al U.C.A.A.P.I.; conductorii entitilor publice sunt obligai s ia toate msurile organizatorice pentru ca tematicile ordonate de U.C.A.A.P.I. s fie introduse n planul anual de audit public intern al entitii publice, realizate n bune condiii i raportate n termenul fixat; - Respectarea periodicitii n auditare, cel puin o dat la 3 ani; - Recomandrile Curii de Conturi. - Recomandrile Serviciului de Audit din cadrul MECTS . d) caracterul misiunilor de audit cuprinse n plan Misiunile cuprinse n Planul anual de audit sunt toate misiuni de audit, ponderea lor fiind de 100% din timpul anual disponibil realizrii activitii de audit. e) domeniile abordate n cadrul misiunilor de audit intern: Domeniile abordate n cadrul misiunilor de audit planificate n cursul anului 2011 au fost: - sistemul informatic; - gestionarea cminelor studeneti, - activitatea serviciului tehnic; - mobilitile studeneti, - sistemul de luare al deciziilor, - implementarea sistemelor de control managerial conform OMFP nr.946/2005; - activitatea tipografiei universitii, - gestionarea evidenei studenilor, - gestionarea activitii de cercetare. f) gradul de ndeplinire al activitilor planifcate, fundamentarea nerealizrilor,precizarea activitilor realizate n afara planului: misiunile de audit planificate n anul 2011 au fost realizate n totalitate. De asemenea au fost realizate misiuni de audit n scopul auditrii modului de derulare al fondurilor n cadrul programelor de cercetare. g) actualizarea planului anual, daca a avut loc i n ce perioada a anului: planul pe anul 2011 nu a fost actualizat. h) analiza general asupra relevanei activittilor planifcate: Avnd n vedere c misiunile planificate au fost alese n funcie de riscurile asociate fiecrei activiti, de timpul scurs de la ultimul audit la fiecare activitate, de experiena profesional a salariailor, de volumul fondurilor alocate pentru fiecare activitate auditat, de iregularitile constate i de recomandrile Curii de Conturi a Romniei i avnd n vedere faptul c personalul i conducerea demonstreaz o atitudine cooperant cu privire la auditurile efectuate i la deficienele constatate, prin luarea msurilor de remediere i prin ntocmirea de rspunsuri satisfctoare la recomandrile auditului, consider c relevana asupra misiunilor planificate este demonstrat. Realizarea misiunilor de audit intern In conformitate cu Planul de audit public intern pentru anul 2011, Compartimentul de Audit Intern a prevzut efectuarea a 10 misiuni de audit. Acestea au fost realizate n totalitate. Activitatea a inclus de asemenea misiuni cu caracter excepional la solicitarea Conducerii Universitii pentru evaluarea modului de derulare a fondurilor n cadrul contractelor de cercetare. Misiunile de audit efectuate au fost: 1. Sistemele informatice 2.Auditarea modului de gestionare i eviden a cminelor studeneti 3.Evaluarea modului de gestionare i eviden a Bufetului din incinta universitii, 4.Auditul programelor de mobiliti studeneti,

5.Sistemul de luare a deciziilor 6. Gestionarea, evidena i raportarea activitii de cercetare, 7. Evaluarea procesului i a stadiului de implementare a sistemelor de control managerial, 8. Evaluarea activitii Tipografiei universitii, 9. Auditarea activitii Serviciului Tehnic 10. Auditarea modului de organizare i eviden a studenilor 4.2. Evaluarea procesului i a stadiului de implementare a sistemelor de control managerial 4.2.1 Misiuni de audit privind procesul bugetar 4.2.2 Misiuni de audit privind activitile financiar-contabile Auditarea programelor de mobiliti studeneti Principalele obiective de audit urmrite: 1.Organizarea i desfurarea acestor activiti Departamentului de Relaii Internaionale 2.Evaluarea procedurilor scrise specifice acestor activiti i a modului de aplicare a acestora 3.Evidena contabil specific Riscurile semnificative identificate Riscul nerespectrii legislaiei actuale 2. Riscul de neasigurare a continurii activitii persoanei plecate pe o perioada determinat cu grant Erasmus. Nendeplinirea obligaiilor contractuale de ctre studenii plecai cu burse Erasmus la studiu in strintate. Principalele constatri efectuate Actualul Regulament de organizare i funcionare a Departamentului de Relaii internaionale a fost aprobat n edina Biroului de Senat din data de 23 septembrie 2004, fiind in vigoare la data verificrii , dar nu a fost modificat conform Legii Educaiei Naionale nr.1 din 2011. In Contractul financiar pentru granturi de studii Erasmus la punctul nr. 8 este menionat: Recunoaterea academic poate fi retras doar dac Beneficiarul nu reuete s-i realizeze programul de studii la nivelul cerut de instituia gazd, sau nu ndeplinete o alt condiie cerut de ctre instituiile participante pentru recunoaterea academic. Din verificrile efectuate s-a constatat c n cursul anului universitar 2010-2011 dou studente au fost plecate, n perioada 01.09.2010-28.01.2011 cu burs Erasmus la University of Amsterdam . Studenta andru Florina Laura, a semnat contractul financiar nr.454/13.08.2010 pentru suma de 2625 EURO i studenta Enu Dana contractul financiar nr.466/18.08.2010 pentru suma de 2500 Euro. In conformitate cu informarea primit de la University of Amsterdam, cele dou studente nu au reuit si respecte obligaiile contractuale, respectiv nu au promovat nici un examen. Drept urmare se impune recuperarea sumelor alocate pentru mobilitate. 3. Condiia esenial pentru acordarea oricrui grant o reprezint respectarea unui plan de lucru convenit de ctre ambii parteneri, instituia sau ntreprinderea gazd i de origine. Planul trebuie s cuprind cel puin: scopul i obiectivele n general, rezultatele ateptate n materie de formare sau activiti de nvare ce urmeaz a se realiza i programul perioadei de formare. Pentru nlocuirea cadrului didactic pe perioada detarii la o alt universitate se face prin acordul semnat cu un nlocuitor pentru susinerea cursurilor. Din analiza dosarelor cadrelor didactice, conform listei de verificare nr.3, a rezultat faptul ca patru dosare din doisprezece analizate nu conin acordul persoanei care suplinete cadrul didactic pe perioada deplasrii. Cauzele principale i consecinele aferente disfunciilor constatate 1. CAUZE - Nensuirea legislaiei actuale i neimplicarea n aplicarea corespunztoare CONSECINE - Neactualizarea informaiilor privind activitatea Departamentului de Relaii Internaionale i structurarea activitii conform Legii nr.1/2011- Legea Educaiei Naionale. 2. CAUZE - Nerespectarea prevederilor contractului financiar i a anexelor, tratarea superficial a condiiilor de promovare a examenelor i lipsa de interes pentru realizarea mobilitii. CONSECINE - Nerespectarea contractului financiar Erasmus, datorit nepromovrii nici unui examen la University of Amsterdam.

3.CAUZE - Delegarea persoanelor care nlocuiesc cadrul didactic a fost fcut i verbal, motivnd lipsa de timp pentru formalizarea operaiunii. CONSECINE - Posibilitatea ca persoana plecat cu mobilitate Erasmus s nu fie nlocuit pe perioada deplasrii i apariia unor situaii de discontinuitate a activitii cadrului didactic plecat. Principalele recomandri 1. Revizuirea i actualizarea Regulamentului de organizare i funcionare a Departamentului de Relatii internationale a universitii ; 2. Postarea pe pagina web a universitii, alocat Departamentului de Relaii Internaioanle, a Regulamentului privind creditele transferabile, astfel nct studenii s fie ct mai informai privind recunoaterea i echivalarea studiilor; 3. Restituirea sumelor primite prin contractele financiare pentru granturi de studii Erasmus de studenii care nu au obinut recunoaterea academic a studiilor efectuate, respectiv nu a obinut numrul de credite transferabile menionate in acordul de studii, sau nu au ndeplinit o alt condiie cerut de ctre instituiile participante pentru recunoate academic. 4. Respectarea Metodologiei privind mobilitatea cadrelor didactice i nedidactice referitoare la granturile Erasmus, respectiv completarea dosarului cu documentele care confirm legalitatea mobilitii: curriculum vitae, desemnarea nlocuitorului persoanei plecate pe perioada deplasrii, programul manifestrii, acceptul lucrrii, invitaia de participare i raportul scris al beneficiarului. Recomandrile formulate i nensuite de conducerea entitilor auditate: Nu este cazul Gradul de implementare al recomandrilor, cauze care au condus la neimplementarea n termen a recomandrilor, msuri dispuse: - recomandri efectuate 4, - implementate 4. Implementate 100% Evalurile structurilor auditate 4.2.3 Misiuni de audit privind achiziiile In anul 2011 nu au fost desfurate misiuni de audit pe aceast tem 4.2.4 Misiuni de audit intern privind resursele umane In anul 2011 nu au fost desfurate misiuni de audit pe aceast tem 4.2.5 Misiuni de audit privind administrarea, gestionarea i utilizarea fondurilor comunitare In anul 2011 nu au fost desfurate misiuni de audit pe aceast tem 4.2.6 Misiuni de audit privind sistemul IT a fost realizat o misiune: Sistemele informatice Principalele obiective de audit urmrite: 1.Organizarea i desfurarea activitii n cadrul Biroului Informatic din cadrul universitii 2. Implementarea sistemelor informatice 3.Existena unui plan (regulament) pentru securitatea sistemului informatic, asigurarea proteciei produselor - program mpotriva unor accese neautorizate 4. Eficiena folosirii sistemului informatic Riscurile semnificative identificate a) Neaprobarea Regulamentului de organizare i funcionare a Biroului IT din cadrul universitii de ctre persoanele ndreptite b) Inexistena unui sistem de identificare, evaluare i management al riscurilor la nivelul Biroului IT . c) Neactualizarea Decizie referitoare la implementarea politicii de securitate a sistemelor informatice. d) Neasigurarea n caz de risc (calamiti, incendii, dezastre etc) a dotrilor din cadrul Biroului IT si a calculatoarelor din cadrul universitii. e) Evaluarea activitii de control intern la nivelul Biroului IT f) Nesalvarea datelor la nivelul departamentelor i compartimentelor, pe suporturi de rezerv, fapt ce poate duce la pierderea acestora.

Principalele constatri efectuate Atribuiile de serviciu informatic pot fi realizate numai dac sunt cunoscute de salariai i acetia acioneaz concertat. Fiecare salariat trebuie s aib un rol bine definit n cadrul departamentului, stabilit prin fia postului. Sarcinile sunt ncredinate i rezultatele sunt comunicate numai n raportul manager-salariatmanager (ef-subaltern-ef). Managerii trebuie s identifice sarcinile n realizarea crora salariaii pot fi expui unor situaii dificile i care influeneaz n mod negativ managementul departamentului. Managerul trebuie s susin salariatul n ndeplinirea sarcinilor sale. Regulament de organizare i funcionare al Biroului IT exist sub form de proiect dar nu este analizat i aprobat de ctre conducerea universitii. Inexistena unui sistem de identificare, evaluare i management al riscurilor la nivelul structurii auditate. n cadrul Serviciului IT atribuirea responsabilitilor, separarea sarcinilor si delegarea autoritilor sunt stabilite prin fiele posturilor scrise si formalizate, care nc nu sunt actualizate i nu exist la dosarele personale ale salariailor. Nu exist implementat un sistem de control intern la nivelul biroului informatic. Nu au fost elaborate procedure scrise i formalizate pentru activitatea specific. Exist mai multe cauze ce pot duce la pierderea de date (defectarea hard disk-ului, tergerea sau coruperea bazei de date de ctre un virus, etc.). Timpul de refacere manual a bazelor de date poate fi uneori de sptmni sau luni de zile. Pentru a evita aceast situaie grav, trebuie acordat o atenie deosebit configurrii i salvrii datelor. Neasigurarea n caz de risc (calamiti, incendii, dezastre etc) a dotrilor din cadrul structurii auditate. Cauzele principale i consecinele aferente disfunciilor constatate 1. CAUZE - Nu s-a considerat o prioritate aprobarea Regulamentului de organizare i funcionare al Biroului IT. CONSECINE - Nendeplinirea obiectivelor ca urmare a necunoaterii lor 2.CAUZE - Nerespectarea prevederilor OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern i O.M.F.P. nr. 1389/22.08.2006 privind modificarea si completarea O.M.F.P. nr. 946/04.07.2005, Standardul 11 n ceea ce privete ntocmirea registrului riscurilor. CONSECINE Lipsa unui regulament bine structurat i aprobat n conformitate cu legislaia n vigoare, poate duce la disfuncionaliti n cadrul biroului. 3.CAUZE - Inexistena unor proceduri pentru suplinirea posturilor vacante i pentru delegarea funciilor de conducere. Nerespectarea Standardului 6 Structura Organizatoric din Ordinul 946/2005 CONSECINE - Netransmiterea sarcinilor de serviciu salariailor, prin fiele posturilor sau nentocmirea fielor posturilor, are drept consecin neresponsabilizarea persoanelor nominalizate i lipsa ducerii la ndeplinire a sarcinilor de serviciu. 4.CAUZE Nu au fost ntocmite polie de asigurare pentru hardul serverului existent in cadrul Biroului IT, precum si pentru celelalte calculatoare din dotare. CONSECINE - Inexistena unei proceduri pentru testarea Planului de recuperare a pagubelor n caz de dezastru. Suportarea unor pagube i pierderea unor bunuri a cror valoare nu poate fi acoperir dect prin asigurarea lor la firme specializate. 5. CAUZE Sistemul de control intern a fost implementat conform O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. n cadrul Biroului IT acest sistem nu a fost respectat. CONSECINTE : Neorganizarea controlului intern poate afecta eficiena i eficacitatea operaiunilor, respectarea regulilor i regulamentelor, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor, nerespectarea atribuiilor de serviciu stabilite prin fiele posturilor. Principalele recomandri Supunerea spre aprobare a noului Regulament de organizare i funcionare astfel nct atribuiile cuprinse n fiele posturilor s fie n strns concordan cu activitile desfurate n cadrul Biroului IT i stipulate n regulament. Stabilirea unei strategii de gestionare a riscurilor la nivelul Biroului IT. Stabilirea responsabililor pentru elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor privind ntocmirea Registrului riscurilor;Coroborarea atribuiilor i responsabilitilor din proceduri cu cele din fia postului referitor la gestionarea riscurilor;

Organizarea i inerea la zi a Registrului riscurilor cuprinznd msurile de control intern care sunt luate pentru limitarea acestora; Monitorizarea sistematic, la cererea managerului responsabil cu probleme administrative, a modului de respectare n activitatea zilnic a procedurilor scrise i formalizate menite s asigure gestionare a riscului; ntocmirea fielor de post pentru personalul din cadrul biroului informatic i specificarea n acestea a dispoziiilor referitoare la implementarea politicii de securitate a sistemelor informatice. 6. Elaborarea procedurilor pentru salvarea datelor la nivelul compartimentelor (departamentelor). Stabilirea unui responsabil cu elaborarea procedurilor i actualizarea lor. Recomandrile formulate i neinsuite de conducerea entitilor auditate Nu este cazul Gradul de implementare al recomandrilor, cauze care au condus la neimplementarea in termen a recomandrilor, msuri dispuse - recomandri efectuate 6, - implementate 4. - In curs de implementare 1 Grad de implementare: 83% Evalurile structurilor auditate 4.2.7 Misiuni de audit privind activitatea juridica: In anul 2011 nu au fost desfurate misiuni de audit pe aceast tem 4.2.8 Misiuni de audit privind funciile specifice entitii - n aceast categorie au fost ncadrate 2 misiuni: 1.Sistemul de luare a deciziilor Principalele obiective de audit urmrite: 1.Organizarea sistemului de luare a deciziilor 2. Funcionarea sistemului de luare a deciziilor 3. Evaluarea sistemului de luare a deciziilor Riscurile semnificative identificate Lipsa tuturor anexelor, privind circuitul documentelor al structurilor din cadrul universitii, ataate Regulamentului de organizare i funcionare a universitii. Hotrrile Senatului i Biroului de Senat sunt transpuse n buletinele informative fr numere de nregistrare. Lipsa dovezii comunicrii hotrrilor de Senat i Birou Senat. Nentocmirea corespunztoare a fiei de post pentru secretarul tiinific al universitii. Principalele constatri efectuate Analiza efectuat asupra fiabilitii i securitii sistemului informaional, cu privire la fluxul i circuitul documentelor primite n cadrul instituiei, a pus n eviden faptul c la nivelul universitii circuitul documentelor, aa cum rezult din art.168 al Regulamentului intern de funcionare, nu este prezentat sintetizat pe compartimente i apoi pe universitate. Drept urmare lipsesc anexele de la nr.2 la nr.15 i care fac parte integrant din regulamentul menionat. Hotrrile Senatului universitii i ale Biroului de Senat, nscrise n Buletinele informative ale universitii nu sunt numerotate. La nivelul instituiei nu exist o eviden privind dovada comunicrii hotrrilor luate n cadrul edinelor Biroului de Senat i ale Senatului universitii ctre toate structurile . Cauzele principale i consecinele aferente disfunciilor constatate 1.CAUZE Inexistena unui circuit al documentelor complet ntocmit la nivelul tuturor structurilor din cadrul universitii. CONSECINE Lipsa unei surse de informaii complete privind circuitul documentelor i ngreunarea desfurrii activitii. 2.CAUZE Inexistena unui Registru de numere pentru hotrrile Biroului de Senat i ale senatului universitii. CONSECINE - Lipsa unei informaii complete privind datele de identificare a hotrrilor luate, precum i ngreunarea cutrii unor probleme eseniale dezbtute n cadrul edinelor. 3.CAUZE registratura universitii nu ia msurile necesare pentru a asigura dovada privind repartizarea hotrrilor luate la nivelul universitii

10

CONSECINE posibilitatea neinformrii structurilor n privina hotrrilor luate. Principalele recomandri 1. Revizuirea Regulamentului intern de funcionare, pentru identificarea eventualelor erori strecurate, n special ntre coninutul lui i anexele care fac parte integrant din el. 2. ntocmirea unui Registru special, n programul INFOCET, pentru acordarea de numere de nregistrare pentru hotrrile Senatului i ale Biroului de Senat. 3. ntocmirea unei evidene, la nivelul de secretariat general, cu comunicrile fcute compartimentelor privind deciziile luate n cadrul edinelor Senatului i ale Biroului de Senat. Recomandrile formulate i nensuite de conducerea entitilor auditate Nu este cazul Gradul de implementare al recomandrilor, cauze care au condus la neimplementarea n termen a recomandrilor, msuri dispuse: - recomandri efectuate 4, - implementate 4. Grad de implementare : 100% Evalurile structurilor auditate 2. Evaluarea procesului i a stadiului de implementare a sistemelor de control managerial Principalele obiective de audit urmrite: 1. Constituirea structurii cu atribuii de monitorizare 2. Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial 3. Implementarea Standardului Managementul riscului Riscurile semnificative identificate 1. Riscul de nedesfurare a activitii de ctre Comisia de monitorizare a activitii de control intern managerial. 2. Nerespectarea legislaiei privind modul de desfurare a activitii Comisiei de monitorizare a activitii de control intern managerial. 3. Lipsa inventarierii riscurilor la nivelul universitii. Principalele constatri efectuate Din analiza fielor posturilor pentru membrii actuali ai Comisiei de monitorizare, a rezultat faptul c atribuiile aferente, aa cum sunt menionate prin Decizia 11175/1405/09.07.2011, nu au fost cuprinse n acestea, pentru a ntri rspunderea membrilor comisiei n realizarea atribuiilor ce-i revin. Inexistena unui Regulament de organizare i funcionare a comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern managerial. La nivelul universitii nu exist un inventar al riscurilor care pot s apar n derularea normal a activitilor i proceselor , nefiind elaborat un Registru general al riscurilor pe universitate. Cauzele principale i consecinele aferente disfunciilor constatate 1.CAUZE - Nerespectarea prevederilor Ordinului 946/2005 cu privire la ntocmirea fielor individuale a postului. CONSECINE - Neindeplinirea sau ndeplinirea defectuoas a sarcinilor de serviciu 2.CAUZE Lipsa Regulament de organizare i funcionare a comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern managerial CONSECINE - Nerespectarea prevederilor Ordinului 946/2005 republicat unde este precizat c modul de organizare i de lucru se stabilete n funcie de volumul i complexitatea activitii pe fiecare entitate 3.CAUZE - Neelaborarea unui Registru al riscurilor pe universitate. CONSECINE Apariia unor evenimente nedorite care pot crea disfuncionaliti n realizarea obiectivelor universitii. Principalele recomandri 1. Preedintele Comisiei va solicita Biroului Personal salarizare completarea fielor de post cu atribuii referitoare la implementarea i dezvoltarea SCM pentru toi membrii comisiei 2. ntocmirea unui regulament de organizare i funcionare a comisiei de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern managerial

11

3. ntocmirea Registrului riscurilor la nivel de universitate, innd cont de probabilitatea apariiei i a impactului riscului n cadrul activitilor desfurate. Recomandrile formulate i neinsuite de conducerea entitilor auditate Nu este cazul Gradul de implementare al recomandrilor, cauze care au condus la neimplementarea in termen a recomandrilor, msuri dispuse - recomandri efectuate 3, - implementate 2. - n curs de implementare 1 Grad de implementare: 67% Evalurile structurilor auditate nu exist evaluri, 3. Auditarea activitii Serviciului Tehnic Principalele obiective de audit urmrite: 1.Organizarea i desfurarea acestor activiti Serviciului Tehnic 2.Gestionarea parcului auto, 3.Efectuarea instruirii salariailor n domeniul sntii i securitii muncii Riscurile semnificative identificate 1.Riscul de a nu completa corect foile de parcurs, 2.Riscul completrii cu date eronate a fielor de activitate zilnic a autovehiculelor, 3.Riscul producerii unui accident de munc de ctre un salariat care nu are efectuat instructajul privind protecia muncii. Principalele constatri efectuate Completarea foilor de parcurs se face cu lacune , respectiv : nu este trecut kilometrajul la plecarea i la sosirea din curs, nu toate foile de parcurs sunt consemnate , data de pe aceste documente este incomplet, nu este trecut anul, nu este trecut alimentarea cu combustibil daca este cazul, pe foile de parcurs folosite pentru transport extern nu este trecut localitatea i data ieirii i intrrii in ar. Din verificrile efectuate , conform listei de verificare nr.2, a rezultat faptul c nu sunt completate toate rubricile FAZ-urilor ntocmite lunar, respectiv nu este trecut kilometrajul la nceputul lunii i la sfritul lunii, nu este trecut anul ntocmirii, unitatea emitent i nu poart semntura de verificare din partea compartimentului financiar-contabil. Instructajul la locul de munc, n domeniul securitii i sntii muncii, presupune eliminarea sau determinarea factorilor de risc de accidentare si / sau mbolnvire profesional existeni n sistemul de munc, aprarea vietii, integrittii corporale si sntii salariailor i a altor persoane participante la procesul de munc. Acest instructaj nu este efectuat corespunztor de responsabilul Serviciului Tehnic,nu sunt completate corect fiele de instruire, iar angajaii nu au parcurs nici un test de la angajare pn n prezent. Fiele posturilor nu sunt completate cu sarcini n domeniul sntii i securitii muncii. Cauzele principale i consecinele aferente disfunciilor constatate 1.CAUZE - Nerespectarea legislaiei n vigoare , respectiv H.G. nr.1391 din 04 octombrie 2006 pentru aprobarea Regulamentului de aplicare a O.U.G nr.195/ 2002 privind circulaia pe drumurile publice. CONSECINE Completarea incorect a foilor de parcurs. 2.CAUZE Nerespectarea atribuiilor din fia postului de ctre eful Serviciului Tehnic, privind ntocmirea corespunztoare i la timp a fielor de activiti zilnice a autovehiculelor i predarea lor la Compartimentul financiar contabil CONSECINTE Necompletarea corespunztoare a fielor activitii zilnice a autovehiculelor poate genera calcule eronate privind consumul de combustibil folosit. 3.CAUZE Nerespectarea art.13, lit d) din Legea nr.319/2006 privind protecia i securitatea muncii, respectiv completarea fiei postului pentru lucrtorii ce conduc autovehicule rutiere ale angajatorului, n completarea sarcinilor de munc, cu prevederi privind conducerea autovehiculelor pe drumurile publice. CONSECINTE Neaplicarea corespunztoare a legislaiei n vigoare. Principalele recomandri 1. Completarea foilor de parcurs a autovehiculelor din dotare cu toate datele necesare confirmrii kilometrilor parcuri.

12

2. Pentru traseele efectuate pe parcurs extern trebuie precizat , pe lng elementele obligatorii, data, ora i localitatea de ieire i intrare in ar. 3. ntocmirea unei proceduri de lucru privind ntocmirea i gestionarea foilor de parcurs a autovehiculelor. 4. Completarea corespunztoare a fielor de activitate zilnic a autovehiculelor i verificarea lunar a lor de ctre Compartimentul financiar-contabil. Recomandrile formulate i nensuite de conducerea entitilor auditate Nu este cazul Gradul de implementare al recomandrilor, cauze care au condus la neimplementarea in termen a recomandrilor, msuri dispuse - recomandri efectuate 4, - implementate 2. - n curs de implementare 2 Grad de implementare: 50% Evalurile structurilor auditate nu exist evaluri, 4. Gestionarea, evidena i raportarea activitii de cercetare Principalele obiective de audit urmrite: 1.Organizarea i desfurarea activitii de cercetare, 2.Catalogarea i evidena rezultatelor cercetrii, 3.Arhivarea dosarelor de cercetare. Riscurile semnificative identificate 1.Administrarea necorespunztoare a rezultatelor cercetrii , 2.Nerespectarea cadrului legislativ privind activitatea de arhivare a documentelor de cercetare, 3.Riscul de a nu publica lucrri cotate internaional Principalele constatri efectuate 1. Scopul principal al cercetrii const n dobndirea cunoaterii tiinifice, cu beneficii majore asupra culturii i civilizaiei umane. Este important ca aceast cunoatere s fie stocat n cadrul unei literaturi tiinifice. Literatura tiinific este compus din cri (tratate i monografii), articole publicate n reviste, rapoarte de cercetare, memorii ale conferinelor tiinifice, teze de doctorat, brevete de invenie, granturi de cercetare etc. Din analiza lucrrilor, o cantitate mic fost publicate n reviste cotate ISI. 2. n urma analizei, am constatat c nu exist o eviden a rezultatelor din activitatea de cercetare conform dispoziiilor legale i anume Ordonana nr. 57/16.08.2002 privind cercetarea tiinific i dezvoltarea tehnologic art. 77 care precizeaz ,,Toate rezultatele cercetrii se nscriu ntr-un registru special de eviden, constituit pe baza prezentei ordonane, de ctre fiecare dintre persoanele juridice executante,, Acesta nu este ntocmit anual, nu are completate toate coloanele, nu este nuruit, sigilat i certificat numrul de pagini. 3 . n urma verificrilor efectuate, am constatat c nu este respectat Legea nr. 16/1996, a Arhivelor Naionale i anume documentele privind cercetarea nu sunt arhivate i protejate prin depunerea ntr-o ncpere destinat arhivrii. Conform legii sus amintite la art. 9 se precizeaz: ,,Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire,,. Cauzele principale i consecinele aferente disfunciilor constatate 1.CAUZE La revistele cotate ISI procesul de recenzie este foarte lent i dureaz uneori mai mult de un an, iar unele reviste din aceast categorie percep taxa de publicare, deloc neglijabil, fr a garanta publicarea. CONSECINE Este necesar s se pstreze un nivel ridicat al cercetrii din cadrul universitii deoarece reprezint un mod de evaluare a mediului academic i de ridicare a prestigiului universitii. 2.CAUZE- Nerespectarea prevederilor Ordonanei nr. 57/16.08.2002 privind cercetarea tiinific i dezvoltarea tehnologic. CONSECINTE Nerespectarea legislaiei privind modul de evideniere a rezultatelor cercetrii i existena riscului de a pierde din eviden rezultatele cercetrii , precum i pericolul de a pierde fondurile alocate. 3.CAUZE Nu se respect prevederile Legii nr. 16/1996, a Arhivelor Naionale i nici Normele proprii de arhivare.

13

CONSECINTE Dificulti n gsirea documentelor , timp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent, precum i posibilitatea pierderii sau rtcirii unor documente. Principalele recomandri 1. Publicarea de lucrri de cercetare n cadrul revistelor indexate I.S.I. care s promoveze pe plan naional i internaional realizrile obinute n cadrul Universitii ,,1 Decembrie 1918, din Alba Iulia i care s ating excelena academic la nivel European i de ce nu chiar mondial. 2. Intrarea n legalitate prin ntocmirea registrului de eviden a rezultatelor cercetrii i elaborarea unei proceduri privind modul de urmrire i nregistrare a rezultatelor din activitatea de cercetare. 3. - Stabilirea responsabilitilor i numirea unei persoane care s efectueze opisarea i arhivarea documentelor; - Preluarea n cadrul arhivei universitii a documentelor referitoare la cercetare; - Stabilirea unui spaiu n cadrul arhivei universitii sau a unei ncperi anex, care s asigure depozitarea dosarelor de cercetare astfel nct s fie disponibil pentru utilizarea i studiere documentelor de cercetare; Recomandrile formulate i neinsuite de conducerea entitilor auditate Nu este cazul Gradul de implementare al recomandrilor, cauze care au condus la neimplementarea in termen a recomandrilor, msuri dispuse - recomandri efectuate: 3 - implementate: 2 - n curs de implementare 1 Grad de implementare: 67% 4.3. Concluzii cu privire la activitatea de gestionare a riscurilor Importana gestiunii riscului, ca activitate, const n posibilitatea de a prognoza ntr-o anumit msur producerea evenimentului de risc i de a lua la timp deciziile necesare n vederea reducerii riscului unor eventuale consecine nefavorabile Procesul de evaluare a riscurilor include identificarea att a riscurilor care sunt controlabile , ct i a celor necontrolabile. n stabilirea riscurilor sa avut n vedere natura, dimensiunea i complexitatea activitii specifice domeniului de nvmnt dar i ansamblul actelor/instrumentelor i obiectivelor urmrite. Obiectivele generale sunt in concordan cu misiunea universitii i se transpun n obiective specifice, astfel nct nivelul de activitate s se susin reciproc. 4.4. Concluzii cu privire la funcionalitatea sistemului de controlului intern/managerial n oricare entitate publica exista un anumit sistem de control managerial, altminteri funcionarea acesteia ar fi marcata de frecvente si grave distorsiuni. Fiecare conductor de structur din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 trebuie s se organizeze si sa adopte anumite msuri pentru a-i conduce activitatea: definirea sarcinilor individuale ale personalului, stabilirea metodelor de lucru, crearea unui sistem informaional adecvat, supervizarea activitilor personalului etc., ceea ce nu nseamn altceva dect instituirea unui sistem propriu de control intern managerial. Acest lucru s-a realizat prin Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, dar care ar trebui s-i mbunteasc modul de lucru prin ntlniri periodice cu efii structurilor. Foarte important ar fi cuprinderea n programul de formare profesional pentru anul 2012, a persoanelor Comisiei de monitorizare pentru aprofundarea cunotinelor n acest domeniu. 4.5. Raportarea iregularitilor Nu au fost constatate iregulariti n anul 2011 4.6. Raportarea recomandrilor nensuite - nu a fost cazul 4.7. Analiz general cu privire la impactul misiunilor de audit asupra entitii i modul cum a contribuit acestea la mbuntirea activitilor, respectiv valoarea adugat de auditul intern i recunoscut de managementul entitii publice. Auditul intern a devenit o componenta esenial n structura unei entiti moderne, asigurnd o mai mare eficien printr-o utilizare mai adecvat a resurselor umane i materiale, precum i o mai bun coordonare ntre diferitele compartimente ale unei instituii. Impactul misiunilor de audit asupra activitii universitii face ca premisele necesare desfurrii activitii s contribuie la remarcarea rolului pozitiv pe care l are , consolidndu-i, n acelai timp, o imagine public de seriozitate. 4.8. Aprecierea nivelurilor de contientizarea general a managementului n urma fiecrei misiuni de audit, auditul nainteaz managementului entitii publice, raportul de audit ntocmit, raport care este studiat i avizat, cu exprimarea verbal a punctelor de vedere, dac acestea exist.

14

De asemenea, conductorului entitii publice i sunt prezentate Sinteza recomandrilor i Fia de urmrire a recomandrilor, aceasta din urm fiind avizat de ctre conducere i ambele naintate ulterior compartimentului auditat, calitatea bun a comunicrii ntre managementul instituiei i compartimentul de audit al instituiei, contribuind la asigurarea rolului i importanei cuvenite a auditului n cadrul instituiei. CAPITOLUL 5 PLANIFICAREA I DERULAREA ALTOR ACTIVITI DE CTRE COMPARTIMENTELE DE AUDIT INTERN 5.1. Realizarea misiunilor de consiliere nu a fost cazul n cursul anului 2011; 5.2. Realizarea altor aciuni Timpul alocat misiunii privind perfecionarea cunotinelor profesionale ale auditorului i timpul alocat altor activiti la dispoziia conductorului unitii a fost folosit n scopul studiului individual al OMFP nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificrile ulterioare i purtrii de discuii pentru lmurirea unor aspecte legate de prevederile actului amintit, cu Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a sistemului de control intern/managerial constituit la nivelul instituiei i n scopul studiului individual al altor modificri legislative aprute. Caracterul acestei aciuni a fost de discutare i lmurire a unor aspecte legate de revizuirea procedurilor existente pe fiecare compartiment al instituiei, de ntocmire a Registrului de riscuri al instituiei i a altor aspecte legate de prevederile OMFP nr.946/2005. Motivul pentru care a avut loc aceast aciune a fost cel legat de ducerea la ndeplinire cu rezultate bune, a prevederilor OMFP nr.946/2005. Rezultatele obinute se reflect n ntocmirea Registrului de riscuri i la nivel de universitate, ntocmirea Regulamentului de funcionare a Comisiei de monitorizare a controlului intern i contientizarea importanei controlului intern managerial. CAPITOLUL 6 PROPUNERI PENTRU MBUNTIREA ACTIVITII DE AUDIT INTERN 6.1. Propuneri privind mbuntirea activitii de audit desfurat la nivelul instituiei publice. Contientizarea permanent a managerilor de la toate nivelele universitii pentru nelegerea corect a activitii de audit intern, att n ceea ce privete regulile dup care aceasta se desfoar, dar i modul n care se fructific cel mai bine aceast nou funcie. Organizarea de workshop-uri cu caracter lucrativ, pe domenii de activitate: execuie bugetar, achiziii publice, resurse umane, sistemul contabil, cu scopul dezvoltrii instrumentarului metodologic adecvat (ghiduri, piste de audit, modele de analiz a riscului) n derularea misiunilor de audit. Un rol deosebit de important, pentru mbuntirea activitii de audit intern, l-ar avea participarea auditorilor interni ai universitii la diferite cursuri de formare profesional susinute de specialiti n domeniu. Auditorii interni trebuie s revizuiasc operaiunile i programele pentru a stabili n ce msur rezultatele corespund scopurilor i obiectivelor stabilite i dac aceste operaiuni i programe sunt implementate sau realizate aa cum s-a prevzut. 6.2. Propuneri privind mbuntirea activitii de audit intern la nivel naional respectiv la nivel de strategie, la nivel de cadru normativ i metodologic, referitor la caracterul unitar, alte propuneri. In viitor, funcia de audit intern nu trebuie s rmn doar un mijloc de verificare a conformitii, ci trebuie sa fie poziionat astfel nct s adauge valoare organizaiei. Aceasta va identifica riscurile critice care afecteaz obiectivele organizaiei i care determin succesul sau nereuita acesteia i va mbunti performana organizaiei. ntocmit, Auditor intern Ec. Stanciu Daniela

15