Managementul proiectelor

Managementul proiectelor
-const in aplicarea cunostinelor, capabilitailor, instrumentelor si tehnicilor specifice pentru activitaile unui proiect care au obiective, scopuri si cerine definite, referitoare la timp, costuri, calitate i parametric de performan, activitai considerate ca importante si adecvate pentru finanare. Timpul, costul, calitatea si performanele sunt constrngeri pentru proiect. Au fost formulate definiii diferite pentru sintagma managementul proiectelor (project managementengl.; gestion de projet -franc.). n "Manualul de management al proiectelor", elaborat n anul 1998 de Guvernul Romniei se menioneaz c "managementul de proiect const n planificarea, organizarea i gestionarea (controlul) sarcinilor i resurselor, ce urmrete atingerea unui anumit obiectiv, n condiiile existenei unor constrngeri, referitoare la timp, resurse i costuri". Standardul romn SR ISO 10006:2005 conine urmtoarea definiie (punctul 4.1.4): "Managementul proiectului include planificarea, organizarea, monitorizarea, controlarea, raportarea i ntreprinderea aciunilor corective necesare tuturor proceselor proiectului, de care este nevoie pentru realizarea obiectivelor proiectului, n mod continuu." Managementul oricrui proiect include un set de principii, practici si tehnici folosite pentru a conduce echipa de lucru a proiectului si a controla termenele, costurile si riscurile in scopul producerii rezultatului dorit.

Managementul de proiect - este o disciplin dedicat planificrii, organizrii i managerizrii resurselor pentru a ajunge la finalizarea
cu succes a scopurilor i obiectivelor specifice ale proiectului. Managementul proiectelor (MP) este o abordare metodic a planificrii i ghidrii proceselor proiectului de la start pn la terminare. MP este utilizat pe larg pentru controlul proceselor complexe ale proiectelor de dezvoltare a software. Dicionarul Webster's Online ofer urmtoarea definiie: "Managementul proiectelor este ansamblul de activiti referitoare la atingerea cu succes a unui grup de obiective. Acesta include planificarea, programarea i susinerea desfurrii activitilor cuprinse n proiect". n dicionarul Project Management Basics Glossary este formulat o ampl definiie care nglobeaz coninutul esenial al managementului proiectelor: "Procesul de conducere a unui proiect care necesit aplicarea planificrii, construirea echipei (team-building), comunicarea, controlul, luarea deciziilor i competene de finalizare a proiectului, principii, instrumente i tehnici". Normele DIN 69901 standardizeaz o definiie concis: "Managementul proiectelor este setul complet de sarcini, tehnici, instrumente aplicate n timpul execuiei proiectelor". Standardul romn SR 13465:2007 conine o definiie cuprinztoare a managementului proiectelor: "Managementul proiectelor reprezint planificarea, organizarea, monitorizarea i controlul tuturor aspectelor proiectului, precum i managementul i leadership-ul tuturor celor implicai pentru a realiza n siguran obiectivele proiectului n cadrul criteriilor agreate de timp, costuri, domeniu de aplicare i performane/calitate." Un proiect este caracterizat de un efort temporar pentru crearea unui produs sau serviciu cu caracter de unicitate.. Aceast caracteristic de a fi temporar contrasteaz cu procesele sau operaiile de producie care au caracter permanent sau semi-permanent, acestea continundu-i existena pentru crearea aceluiai produs sau serviciu n mod repetat.
1

Odat cu dezvoltarea tehnologiilor avansate, managementului informaiei i mijloacelor de comunicare, un loc tot mai important ncepe s-l ocupe desfurarea activitii unei firme/asociaii/instituii pe baz de proiecte. n prezent, se consider c 50 % dintre activitile companiilor mari sunt conduse dup principiile impuse de managementul proiectelor. De asemenea, instituiile publice sau private, ca i organizaiile non-guvernamentale au nceput diverse proiecte att la nivel naional, ct i internaional. Se pot realiza proiecte n orice domeniu de activitate (sntate, economie, politic, informatic, drept etc.) Managementul proiectelor poate fi perceput ca o tiin, ca o art sau ca o tehnic, prin care se realizeaz un anumit scop. Odat cu revenirea Romniei la economia de pia, s-a simit tot mai mult necesitatea de a realiza proiecte veritabile, de a realiza ct mai structurat i de a justifica cererile pentru schimbare, pentru mbuntire sau finanare a ceva deja existent sau propus a se nfiina. De multe ori ns, proiectele nseamn pentru unele persoane doar o cerere pentru finanare, n special de la o surs extern, pe ct posibil nerambursabil. Aceasta este i o prim greeal n nelegerea managementului proiectelor i de multe ori aceste proiecte sunt respinse de la nceput. De aceea, se impune ca persoanele care se implic ntr-un proiect s cunoasc foarte bine care sunt obiectivele i scopurile unui proiect i cum ar putea acesta s contribuie la realizarea obiectivelor programului din care face parte proiectul respectiv. Managementul proiectelor (project management) cuprinde structurile organizatorice necesare derulrii proiectelor la nivelul organizaiei, organizarea intern a proiectului i corelaiile dintre acestea. Este n acelai timp i un concept integrat de conducere. Managementul proiectelor presupune aplicarea contient a unui set coerent de principii, reguli, cunotine, metode, tehnici, instrumente utilizate n planificarea, organizarea, conducerea i controlul unui proiect. Concepia integrat asupra managementului proiectelor ia n considerare 4 elemente de baz ale unui proiect: -Timpul -Bugetul (resurse) oameni, tehnologii, bani -Calitatea (o anumit tehnologie, performan, anumite caracteristici ale unui produs) -Ateptrile participanilor (finanatori, membrii echipei de proiect, managerul de proiect, beneficiari, stakeholderii - cei implicai n realizarea proiectelor angajai, acionari, furnizori, organisme de interes public etc.) Proiectele pot dura cteva zile/luni/ani n funcie de complexitatea lor. n cazul proiectelor mari, de anvergur, aceste vor fi divizate n componenete mai uor de coordonat, numite subproiecte. Un obiectiv se definete complet prin patru componente obligatorii: -atributul, coninutul obiectivului: pre, calitate, fiabilitate etc.; -scar de msur: obiectivul trebuie s fie raportat unui palier de valori cunoscut i utilizat de conductor: --nivel (calitativ), grad (de absenteism) etc.; -norm: valoarea exact care trebuie obinut pe scara definit anterior; -un orizont de timp: obiectivul trebuie realizat ntr-o perioad de timp care trebuie determinat i datat. Modificnd orizontul de timp obinem un alt obiectiv care impune, la rndul su, o alt strategie. Stabilirea obiectivelor este o etap de baz n elaborarea unui proiect i cuprinde un ansamblu de activiti prin realizarea crora trebuie s gsim o soluie real la ntrebarea unde dorim s ajungem la sfritul proiectului?. Aceasta presupune o anticipare i o evaluare a unei situaii viitoare posibile. Pentru a fi viabil, un obiectiv va avea urmtoarele caracteristici SMART: -Specific: claritatea obiectivului ce, cine, cum, pentru cine, cnd, unde facem? -Msurabil: n orice moment este bine s tim nivelul la care am ajuns; -Abordabil/aprobat (attainable): se refer la posibilitatea de realizare a unui obiectiv;
2

-Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem i cu cele care vor fi acceptate din partea finanatorului i este necesar ntr-un anumit context, oferind o soluie la o problem care trebuie rezolvat; ncadrare n Timp (timely) proiectul are o anumit limit de timp pentru realizarea lui. Alturi de aceste 5 caracteristici pe care trebuie s le ndeplineasc un obiectiv, mai sunt necesare nc 3 condiii pentru ca el s poat fi realizat: -s fie nelese i acceptate de toi membrii echipei care lucreaz la proiect -s fie bine definite responsabilitatea i autoritatea pentru realizarea lui (de obicei, managerul de proiect) -s corespund misiunii i celorlalte obiective ale instituiei care realizeaz proiectul Managementul proiectelor reprezint un domeniu complex, care apeleaz la cunotinele teoretice i practice din diverse alte domenii: -management general -statistic i teoria probabilitilor -drept -economic, politic i etic -informatic.

MP implic aadar abordarea integrat a urmtoarelor tipuri de management:

managementul timpului (va rspunde la urmtoarele ntrebri: Care sunt activitile care trebuie realizate n cadrul proiectului i ct dureaz fiecare? Cum vor fi aceste ordonate? Cum vor fi acestea controlate?) managementul costului planificarea i estimarea resurselor ce urmeaz a fi utilizate, realizarea bugetului, controlul costurilor managementul calitii planificarea atingerii unui anumit nivel al calitii, controlul calitii managementul resurselor umane formarea echipei proiectului, alegerea managerului de proiect i a celorlalte persoane implicate n proiect, delegarea sarcinilor managementul comunicrii cuprinde distribuirea informaiilor ntre diferite persoane participante la proiect, managementul conflictelor, modalitile de comunicare managementul riscului (va rspunde la urmtoarele ntrebri: care sunt riscurile care pot aprea i cum pot fi acestea diminuate? Care vor fi activitile care trebuie ntreprinse n cazul apariiei acestora?) managementul integrrii proiectelor se refer att la integrarea proiectului n strategia programului sau a instituiei care l lanseaz, ct i la integrarea scopului proiectului n misiunea instituiei care realizeaz proiectul, a integrrii scopului proiectului cu obiectivele sale. Nu orice efort ntreprins este echivalent cu un proiect. Caracteristicile unui proiect sunt aadar: Limit de timp (dat de nceput i de sfrit bine stabilite) i localizare bine delimitat n spaiu Are anumite obiective bine definite i un scop care trebuie ndeplinite ca rspuns la o problem pe care ne-am propus s o rezolvm. Are prevzut un buget aprobat n limitele cruia trebuie s se ncadreze Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare) Consum resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la nceputul activitilor) Este o activitate complex, care implic riscuri specifice Are un responsabil leaderul de proiect, iar rspunderile fiecrui membru din echipa care particip la proiect sunt bine definite Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul s se realizeze n continuare Creeaz o valoare nou produs/serviciu/idee/structur unic i cu un grad ridicat de noutate
3

proiecte de investiii: renovarea unei universiti, construcia unui nou sediu proiecte de cercetare i dezvoltare: dezvoltarea unei tehnologii noi, elaborarea unui soft, stabilirea morbiditii ntr-un jude proiecte de organizare: introducerea unei noi forme de organizare, introducerea unui nou sistem de distribuie. Obiectivele unui proiect trebuie s se integreze obiectivelor organizaiei care l realizeaz i abia dup ce acestea au fost clar definite, s fie reajustate i n funcie de cerinele programului din care face parte proiectul respectiv i nu invers (pornind de la instituia din care facem parte, cunoatem mai bine resursele de care dispunem, problemele pe care le avem i posibilitile de rezolvare a lor). Toate proiectele, indiferent de domeniu, parcurg un ciclu de via similar, trecnd prin mai multe etape/faze, n cadrul crora se desfoar mai multe procese. Derularea proiectelor prin aceste structuri bine delimitate reduce gradul de nesiguran, crete controlul modului de desfurare a proiectului i permite luarea deciziilor dup fiecare faz.

Un proiect presupune folosirea unor concepte specifice managementului proiectelor (diagrame reea, WBS, timp, resurse, calitate etc.), a unor tehnici i instrumente proprii fiecrei faze, dar implic i participarea unor persoane individuale, ct i a unor organizaii, care formeaz structura organizatoric intern a proiectului. (totalitatea persoanelor implicate direct, care au rol decizional, operaional sau consultativ ntr-un proiect). Cunoaterea tuturor persoanelor implicate este foarte important, deoarece acestea pot influena n mod pozitiv sau negativ derularea proiectului. Numrul i componena personalului implicat ntr-un proiect va depinde de urmtorii factori: - mrimea proiectului - termenul de proiect (dac proiectul trebuie finalizat ntr-un timp scurt, numrul persoanelor implicate va fi mare) - importana proiectului (cu ct proiectul are un rol mai mare, cu att va crete numrul participanilor la proiecte, iar recrutarea se va face de la nivele ierarhice mai nalte) - necesitile proiectului, ceea ce presupune existena unui personal de o anumit specialitate
4

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiect reprezint factori eseniali pentru finalizarea cu succes a unui proiect. Acestea fac parte din atribuiile unui manager de proiect. Echipa unui proiect este format din membri care au diferite personaliti, cunotine, calificri i caliti. Rolul unui manager de proiect este de a evalua proiectul nainte de a-i alege personalul, pentru a construi o echip care s fie avantajat de calitile fiecrui membru. La formarea echipei, este necesar s se cunoasc activitile care trebuie realizate, cunotinele i aptitudinile necesare pentru a desfura acea activitate, riscurile care pot aprea, posibilele persoane care pot fi impli cate n proiect. Deseori, selectarea membrilor echipei debuteaz cu discuii informale, privind eventuala disponibilitate i dorina de implicare n proiect. De asemenea, s-a dovedit c nucleul de baz al echipei de proiect trebuie s conin doar 2 4 persoane, pentru o mai bun coordonare a tuturor membrilor din echip. Pentru alctuirea unei echipe eficiente, trebuie avute n vedere urmtoarele sugestii: - cutai persoane cu experien n managementul proiectelor - ncurajai nvarea celor mai puin iniiai n managementul proiectelor de la cei cu mai mult experien - cutai persoane capabile - inei cont de realizrile pn la momentul de fa ale membrilor - dai toate informaiile necesare celor care fac parte din echip, pentru a cunoate care este situaia n momentul de fa i unde dorim s ajungem, care sunt resursele de care dispunem i riscurile care pot aprea - desemnai responsabiliti i lsai libertate fiecrui membru de a-i defini propriile metode de lucru pentru atingerea obiectivelor - evitai s lsai nerezolvate problemele care apar - cutai s gsii ci de popularizare a meritelor individuale - stimulai lucrul n echip, pentru a conduce la crearea unei viziuni comune - nu conducei proiectul prin stri emoionale - definii clar ceea ce nu trebuie fcut n proiect. Managementul unui proiect implic, pe lng altele, i un management al riscului, deoarece proiectele se deruleaz ntr-un mediu care presupune un anumit grad de risc (datorat caracterului de noutate i unicitate al proiectului), putnd conduce la nendeplinirea total sau parial a obiectivelor propuse. Scopul unui manager de proiect este s ncerce s nlture marea diversitate a riscurilor la care este supus un proiect sau s minimizeze efectele acestora. Riscul - msura probabilitii i a consecinelor de a nu atinge un obiectiv al proiectului; implic noiunea de incertitudine i are ntotdeauna asociat un cost. - un eveniment care are efecte negative (n acest context, un eveniment care va avea efecte pozitive asupra unui proiect reprezint o oportunitate) - o problem care nu primete rspuns (o problem = o ntrebare fr rspuns) - o apariie posibil a unei situaii, de regul nefavorabil, pentru care nu se cunosc cu certitudine caracteristicile, dar creia i pot fi asociate: Un numr de variante posibile; Valorile posibile pentru fiecare variant; Posibilitile de apariie a fiecrei valori.
5

A preciza toate valorile probabile nseamn: A enumera strile posibile prin care proiectul trec succesiv; A stabili valorile probabile pentru fiecare stare posibil; A estima probabilitatea apariiei fiecrei stri i a fiecrei valori. Riscurile se concretizeaz cel mai frecvent prin: - nerespectarea termenelor - depirea bugetului aprobat - nencadrarea n parametri (cantitativi sau calitativi) de performan i calitate stabilii. Apariia unui risc poate determina apariia unui alt risc, acestea fiind intercondiionate (ex. depirea perioadei de finalizare pentru o anumit faz va duce la necesitatea angajrii unui fore de munc suplimentare pentru fazele ulterioare, ceea ce poate conduce la o depire a bugetului) Probabilitatea de manifestare a riscurilor in ceea ce priveste termenele de timp poate crete cu att mai mult cu ct termenul de realizare pentru un proiect este mai scurt.

Surse bibliograficei

Electronice: http://www.rubinian.com/info_managementul_proiectelor.php http://facultate.regielive.ro/download-30288.html http://www.managementul-proiectelor.ro/ http://www.brasovdezvoltat.ro/admin/images/temp/File/ManagementulProiectelor.pdf www.wikipedia.com Carte de specialitate: Managementul proiectelor (ASE Bucuresti)