STRATEGIC OBINEREA ACORDULUI ASUPRA SA nceputul este cea mai important parte a unei activiti. Platon, Republica copul primului stadiu din procesul de planificare este de a favoriza un acord iniial cu privire la efortul general de planificare strategic i la principalele stadii de planificare ntre factorii de decizie interni sau liderii de opinie (i lideri externi, de asemenea, dac sprijinul lor este necesar pentru succesul efortului de planificare). Aceasta reprezint un fel de plan de planificare! ("teiner, 1979). S "prijinul i angajarea principalilor factori de decizie snt vitale dac le urmeaz planificarea strategic i sc#im$area strategic (%lsen i &adie, '()*, +utt i ,ac-off, '((*, "c#ein, '((*). Dar mportana mpcr or de a bun nceput merge dncoo de nevoa pentru spr|nu anga|area or. E ofer nforma vtae pentru efortu de panfcare: cne trebue mpcat, cnd vor aprea momentee mportante de decze ce argumente tnd s fe destu de persuasve n anumte momente ae procesuu. E pot furnza, de asemenea, resurse probematce: egtmare, evauare de persona, buget spau de ntrunre. Fecare efort de panfcare strategc este astfe o poveste sau un |oc ce trebue s se desfoare n decoru potrvt, s- ab propre teme, confcte, sub-confcte, actor, scene, nceput, desfurare concuze dar nterpretare (Mangham Overngton, 1987). Doar factor de decze mportan au acces a destu nformae resurse pentru a permte dezvotarea efcent dreconarea une astfe de povestr. Punctul central al planificrii i rezultatele dorite n mod ideal, acest prim pas va produce acordul n mai multe pro$leme: 1. scopu vaoarea efortuu de panfcare strategc; 1. organizaiile, unitile, grupurile sau persoanele care ar tre$ui s fie implicate sau informate i n ce moduri. 1 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft 1. pa specfc care trebue urma; 2. formatul i data rapoartelor.
Ar tre$ui, pro$a$il, formate un comitet de
coordonare al planificrii strategice i o ec#ip de planificare strategic. n cele din urm, tre$uie alocate resursele necesare pentru nceperea activitii. /a regul general, efortul de planificare strategic ar tre$ui s se concentreze asupra acelei pri a organizaiei (sau funcie, sau comunitate) care este controlat, supraveg#eat sau puternic influenat de principalii factori de decizie interesai s se angajeze n planificarea strategic. /u alte cuvinte, doar n circumstane speciale ar putea avea sens s se ela$oreze planuri strategice pentru organizaii sau pri de organizaii asupra crora principalii factori de decizie nu au controlul sau n legtur cu care nu au nici o responsa$ilitate. &xcepia fa de aceast regul o constituie programele de reform iniiate din exterior, destinate s demonstreze cum s0ar conduce o organizaie dac s0ar lua n serios elurile reformatorilor. 1e exemplu, candidaii pentru anumite posturi adeseori includ n platformele lor propuneri de noi strategii pentru situaia n care ar o$ine conducerea. &ditorialele i paginile de opinie ale ziarelor precum i revistele de interes general includ adeseori planuri strategice ale reformatorilor pentru organizaiile pu$lice i fr scop lucrativ. Acordul ar tre$ui, de asemeneea, s clarifice care este datul! de la nceputul procesului. /u alte cuvinte, ce anume din istoria, aranjamentele i practicile organizaiei va rmne neatins, cel puin pentru moment, i ce anume este de revizuit2 Pe de o parte, dac totul este pe punctul de a fi sc#im$at su$stanial, participanii poteniali pot fi speriai de aceast perspectiv i s0ar putea accentua rezistena la sc#im$are n cadrul organizaiei. Pe de alt parte, dac totul este ta$u, atunci nu mai are rost planificarea strategic. &ste nevoie de ndeajuns de mult tensiune pentru a genera sc#im$area i a o face s merite efortul, dar nu ntr0att nct potenialii participani s fie paralizai de fric i anxietate (1alton, '(34, "c#ein, '()3). ,eneficiile procesului 2 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft Procesul de atingere a unui acord iniial este simplu i direct din punct de vedere conceptual, dar destul de complicat i circular n practic. &l trece, n general, prin urmtoarele stadii5 1. ntroducerea conceptuu de panfcare strategc; 2. dezvoltarea nelegerii a ceea ce ar putea nsemna acest lucru n practic. 3. considerarea unora dintre implicaiile sale mai importante. 3 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft 4. dezvotarea anga|r n panfcarea strategc; 5. ajungerea la un acord efectv. /u ct snt mai numeroi factorii de decizie implicai i cu ct tiu mai puin despre planificarea strategic, cu att mai mult va dura procesul i cu att mai ocolit va fi calea spre un acord. ntr0adevr, o serie de acorduri tre$uie, de o$icei, o$inute nainte s nceap efectiv procesul de planificare strategic. 1intr0un $un acord iniial apar un numr de $eneficii importante (1el$ec6, 1977, Benvenste, 1989, |ans, 1989). Prmu benefcu ar f c scopu vaoarea panfcr strategce vor.f arg recunoscute de pre mpcate, acest ucru ducnd a sponsorzare egtmare. Sponsorzarea aung orce suspcune c efortu ar f ,un |oc a puter" gestonat de un grup restrns asgur caracteru ,obectv" a eforturor de panfcare (adc nu snt manpuate pentru a serv nterese partzane strmte). O sponsorzare pe scar arg este o surs de ,sguran pshoogc" ce poate a|uta oamen s abordeze ceva ce ar f atfe extrem de amenntor, ar provoca anxetate sau un sentment de vn fa de procesu de schmbare (Schen, 1992). 7egitimitatea justific coninutul i plasarea n timp a discuiilor din urmtoarele stadii ale procesului de planificare (8erson, '()9). Astfel de discuii : mai ales cnd implic factori de decizie importani, dincolo de funcii, niveluri i granie organizational de diferite tipuri : nu par s apar fr a f generate cumva. ee nu apar, probab, fr autorzae. Autorzaa pentru astfe de dscu este o resurs enorm pentru panfcator care e organzeaz pentru c panfcator capt un contro consderab asupra forumuror n care apare dscua, asupra agendeor, a nformae oferte a moduu n care trebue dscutate ncadrate probemee. Panfcator obn controu pentru c dscue snt nterfunconae, nefnd doar sub controu une unt sau a unu departament. n catate de persoane ce favorzeaz astfe de dscu nterfunconae, panfcator ctg mut susnere. Controu de acest gen nu este manpuatv ntr-un sens partzan. Dmpotrv, e asgur atena asupra organzae dscue cu prvre a ansambu e nu numa cu prvre a cteva pr separate (Bryson Crosby, 1989). n dstrctu coar, de exempu, un grup compus dn consu coar, for- mat dn apte membr, suprantendent, suprantendent ad|unct, drector fnancar, persona, ce ce rspund de educaa comuntar de comunca, a nceput procesu de panfcare strategc. E au consderat panfcarea strategc un mod de a se anga|a n dscu extnse, rezonabe, echbrate totazatoare cu prvre a ceea ce era ma bun pentru dstrct. Anteror, fecare membru a consuu avea tendna s- urmeze propra agend. De asemenea, coordonarea dntre departamente dstrctuae nveur era tota neadecvat ma aes pentru c respectvu consu nu oferse n drectoare care n egtur cu potca nsttuona, dar dn cauza stuu managera a suprantendentuu. Nou suprantendent (,panfcatoru" care a nat procesu) era nteresat de panfcarea strategc ma aes pentru c spera c va mpune acest tp de gndre nou, totazatoare. Un acord na bne artcuat ofer o defne car a reee ce trebue mpcat n panfcarea strategc a procesuu prn care trebue mennut. NASA, de exempu, ncearc s adopte o ,doctrn fr surprze" pe msur ce dezvot reeee se orenteaz spre decz ma|ore. Doctrna specfc faptu c ma|ortatea aconaror trebue s fe nforma n egtur cu progresu, evenmentee decze care se cer. Nmc nu se ntmp ,dn senn". Cnd nevoa de cooperare rscure de eec snt mar, o astfe de Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa doctrn pare s fe destu de vaoroas (Debecq Fey, 1974). NASA a descopert vaoarea e exact atunc cnd doctrna a generat nforma care ntrau n confct cu renumtu ,Se poate face!" etc. ,Etca" -a convns pe ce de a NASA s nu n cont de nforma pe care nu au vrut s e aud aa a aprut dezastru nave spaae Chaenger, dn '();. Ingner de a Morton-Thoko, compana responsab pentru rachet, semnaaser un posb dezastru dac racheta este ansat pe vreme rece, dar of- ca de a NASA au gnorat avertsmentu - char unee dntre propre or regu precedente - decznd, pur smpu, s contnue. (Vez |ans, 1989, p. 76-77, Maer, 1992.) Abordarea ,fr surprze" poate s fe cea ma bun n ate stua - char atunc cnd par s exste motve ntemeate pentru a nu
nforma pe un aconar. ntr-o peroad n care una dn caracterstce de
baz ae nformae pare s fe aceea c ,exst scurger" (Ceveand, 1985), o nfor- mare prompt compet poate f de preferat. Aa cum obnua s spun Ben- |amn Frankn, ,tre pot pstra un secret dac do dntre e snt mor". <n $un acord iniial va include i o sc#em a secvenei generale de pai din efortul de planificare strategic. Pentru a fi eficient, aceast sc#em tre$uie s asigure o legtur puternic ntre proces i principalele momente de decizie n zone ca decizii cu privire la $uget, alegeri i ciclu legislativ. =impul nu este linear n organizaii, este $ifurcat! (,r>son i ?oering, 1988,1989, Bromey Marcus, '()3, Abert, 1995), ar cee ma mportante bfurca snt momentee de decze. Pentru a ne ntoarce a metafora |ocuu, un bun acord na va num ac- tor, va scha panu de desfurare, va specfca n ce fe acesta se va mpr n acte scene, va desemna scena pe care va f |ucat va descre caracteru genera a povet temee ce trebue urmate. Astfe, stadu acorduu na este ex- trem de mportant pentru c ceea ce urmeaz depnde semnfcatv de specfcu nceputuu. Motto-u captouu capteaz mportana ma|or a aceste actvt tmpur, ma aes n sstemee caracterzate prntr-o comportare haotc (Cohen, March Osen, 1972, Kngdon, 1995). n plus : i acest lucru va afecta n mod dramatic povestea care se dezvolt : acordu ar trebu s specfce exact ceea ce trebue consderat un ,dat" 5 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft dn stora organzae acest ucru ma aes a nceput. De exempu, anga|a- mentee egae exstente ae une organza, mandatee, personau compementar, panure organzaonae, afrmarea msun, aocarea de resurse, descrere de actvt sau cutura ar putea s fe consderate un dat pentru a obne acordu tuturor. Este foarte mportant s se carfce nc de a nceput ce anume nu va f supus nc unu fe de exercu. Atfe, un numr de factor de decze vor refuza s partcpe. Pe de p parte, dac o parte prea mare a organzae rmne ,de neatns", procesu va f mut prea amenntor percuos, va genera confcte neconstructve sau char pgubtoare sau va produce un pan strategc nefoostor pentru c nu are spr|nu adecvat. Pe de at parte, cu ct se pstreaz ma mut dn stora organzae, ca un dat, cu att este panfcarea strategc / ma pun foostoare. Este mportant, totu, s gsm echbru perfect ntre ceea ce este dat ceea ce este posb (Mangham Overngton, 1987). <n $un acord presupune i un mecanism cum ar fi grupurile operative de planificare strategic sau comitetele de coordonare pentru amortizare, consultan, negociere sau rezolvarea pro$lemelor n uniti, grupuri sau ntre persoane implicate n sau afectate de efortul de planificare. @r aceste mecanisme, conflictele snt gata s ncetineasc sau c#iar s pre|udceze efortu (Fsher Ury, 1981, Sussknd Crukshank, 1987, Ury, Brett Godberg, 1988, Gray, 1989). n plus, aceste mecanisme permit detectarea unor erori pe msur ce evolueaz procesul. <n grup operativ de planificare strategic sau un comitet de coordonare poate s corecteze apoi unele lucruri din mers. <n grup operativ A este i un consiliu rezona$il pentru testarea unor idei valoroase. <n $un acord iniial garanteaz resursele necesare. ,anii nu constituie resursa cea mai necesar pentru planificarea strategic. timpul i atenia principalilor factori de decizie snt mai importante. Ba fi nevoie, de asemenea, de timp pentru a aduna informaia i a oferi sprijin logistic i de personal (pro$a$il o persoan care s lucreze jumtate de norm ntr0o organizaie mic i civa oameni ntr0o organizaie mai mare). n cele din urm, un $un acord iniial semnific sprijinul politic al principalilor factori de decizie sau lideri de opinie la diferite niveluri ale organizaiei i ajut la meninerea acelui suport n diferite momente ale procesului. Pentru ca planificarea startegiei s funcioneze, tre$uie dezvoltat o coaliie care este destul de mare i puternic pentru a formula i implementa strategii care se ocup eficient de pro$lemele strategice importante. Astfel de coaliii nu se dezvolt prea repede. &le struie ndelung asupra ideilor importante referitoare la strategii care apar din discuii, consultri, eforturi educaionale mutuale i reconceptualizri care se afl n centrul oricr efort de planificare strategic (,r>son, Ban de Ben i ?oering, '()3, Cintz$erg i Destle>, '((*, ,r>son i /ros$>, '((*, Mntzberg, 1994a, 1994b). Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft Dezvotarea acorduu nta Pn acum am acoperit scopul, rezultatele dorite i $eneficiile acestui prim stadiu al planificrii strategice. Acum putem ptrunde mai adnc n aspectele specifice dezvoltrii unui acord iniial. Al cui proces este i cine r tre!ui i"plict# !1esigur, un grup sau un individ tre$uie s iniieze i s susin procesul. Acest susintor va tre$ui s ia deciziile importante cu privire la ceea ce ar tre$ui s se afle n centrul procesului i la cine ar tre$ui implicat. 1ac procesul de planificare strategic va ajunge s afecteze ntreaga organizaie, atunci factorii principali de decizie ai organizaiei (i, pro$a$il, reprezentani ai unor acionari externi) ar tre$ui implicai. 1e exemplu, districtul colar a ales un sistem du$lu de implicare a celorlali n primul su efort de planificare strategic. Primul nivel includea opt oameni5 cei apte mem$ri ai colii i supraintendentul. Al doilea nivel i includea pe supraintendent i pe cei cinci mem$ri ai consiliului su. /ei de la primul nivel erau, desigur, principalii factori de decizie, dar ei au #otrt s i implice pe supraintendentul adjunct i pe ali manageri importani din district, cu rol consultativ, pentru a o$ine informaia, suportul, angajarea i resursele necesare pentru a face efortul de planificare strategic s funcioneze pentru ntregul district. Erupul a decis s nu implice acionari externi n cea mai mare parte a rolurilor de decizie. (/ei din afar au avut i ei un rol n conducere sau de consilieri n grupurile operative, fcnd recomandri cu privire la modalitatea de a rezolva pro$lemele strategice identificate de consiliu i de supraintendent. /ei din afar au fost, de asemenea, implicai n grupurile centrale i n ntrunirile de informare la nivel comunitar.) Erupul simea c avea nevoie s tie cum lucreaz planificarea strategic nainte de apariia unor posi$ile complicaii din pricina implicrii celor din afar. n plus, n calitatea lor de corp de decizie oficial, legal responsa$il pentru district, ei nu puteau mpri cu uurin responsa$ilitatea procesului de decizie. 1ac accentul planificrii strategice se pune pe o su$unitate organizaiona0l, o funcie sau o comunitate, atunci factorii de decizie importani (i, posi$il, acionarii) legai de aceste entiti ar 7 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft tre$ui implicai. 1e exemplu, factorii de decizie importani sau acionarii dintr0o comunitate, cum ar fi proprietarii unei firme importante, s0ar putea s nu triasc efectiv n respectiva comunitate. Acordul iniial pentru efortul de planificare strategic n cazul $i$liotecii pu$lice a fost negociat ntre directorul $i$liotecii, directorul adjunct, departamentul de servicii comunitare al oraului (din care fcea parte $i$lioteca n acel moment), Prietenii ,i$liotecii Pu$lice, o organizaie fr scop lucrativ, de strngere de fon0 duri i sprijin, consiliul unei fundaii care o$inuse nite fonduri pentru sprijinirea $i$liotecii, toi efii de servicii i principalii lideri de opinie ai $i$liotecii precum i consultanii pentru planificarea strategic ce poate s ofere sprijinul adiional necesar. Pentru organizaii este mai $ine s fie implicai mem$ri de la trei niveluri de organizare precum i persoane importante din afar. (" notm c mem$rii alei sau numii ai consiliului pot fi deopotriv din interior i din afar.) Printre acetia se afl factori de decizie i politici importani, personal managerial mediu i personal te#nic (=#ompson, '(;3, /roF i ,ozeman, '()), +utt i ,ac-off, '((*). @actorii de decizie i politici tre$uie implicai din cteva motive. n primul rnd, ei au sarcina de a face legtura ntre organizaie i domeniul ei. n al doilea rnd, din cauza responsa$ilitilor lor, ei reuesc adeseori s treac granie! n mod eficient, furniznd legturi cu muli oameni i organizaii : att n interiorul organizaiei, ct i n afara ei (D#etten i ,ozeman, '(('). n al treilea rnd, ei snt printre primii care percep nepotrivirile dintre organizaie i mediul ei i snt i cei mai receptivi la riscurile externe i la ansele ce afecteaz organizaia (8ampden0=urner, '((4, "c#ein, '((*). n cele din urm, ei controleaz resur0 sele necesare pentru a continua efortul de planificare strategic i a0i implementa recomandrile. &, pur i simplu, foarte dificil s se nceap planificarea fr aceti oameni. ei tre$uie inclui de la $un nceput, dac este posi$il. n organe ale puterii de stat i agenii pu$lice, grupul iniial tre$uie s includ mem$ri ai unui consiliu ales sau numit precum i directori de rang nalt, n orae conduse de consiliu i primar, acordul iniial este negociat ntre mem$rii consiliului, primar i principalii efi de departamente. Aa cum notam mai nainte, acordul iniial al districtului colar a implicat consiliul ales al colii, supraintendentul numit i principalii manageri. n organizaiile fr scop lucrativ, principalul grup de decizie este pe punctul de a include principalii manageri i consiliul director. Acordul iniial n cazul 8 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft %rganizaiei de /ult Principale a fost negociat de epitropii alei, de mem$rii vrstnici, de diaconi, de pastorul paro#, de ceilali mem$ri ai clerului i de mem$rii personalului i ai $trnilor : susintorii : care au nat procesu au determnat cea ma mare parte a ceruu s contnue. Personau managera medu ar trebu e ncus datort rouu vta |u- cat n transpunerea potcor a deczor n practc. n pus, e snt ce care vor suporta toate schmbre managerae care vor rezuta de aceea trebue mpca pentru a reduce rezstena nenecesar pentru a uura mpementrea (Kanter, 1983, 1989, Bock, 1987). n j &xist mai multe motive pentru a lua n consideraie implicarea personalului te#nic sau reprezentanii lor (,enveniste, '(3*,'()(, +ormann, '((', /o#en i ,rand, '((G). n prmu rnd, e se ocup de foosrea znc a tehnoogor care contrbue sau snt afectate de schmbarea strategc. Drept rezutat, e snt ce care par s fe ce ma bun cunosctor a moduu cum funconeaz tehnooge de baz ae organzae prm care vor f afecta de schmbare. Aceast mpcare tmpure a or ar putea f necesar pentru a se asgura neegerea schmbror necesare, mpementarea unor schmbr chbzute mnmzarea rezstene a schmbare. n a doea rnd, personau tehnc va f consutat orcum de ctre factor de decze orce -ar putea face ma receptv a schmbare este un punct ctgat. Avnd n vedere c organzaa este extrem de dependent de cunotnee or tehnce sau de contactu or znc cu cen sau consumator, membr personauu tehnc pot mpedca schmbre strategce pe care e nu e susn. n cazur extreme, e pot submna sau char sabota eforture de schmbare. Cooptarea acestor grupur de tmpuru poate contrbu consderab a succesu panfcr strategce. Ma este nevoe s se n seama de nc un ucru mportant. Dac este car de a bun nceput c panfcarea strategc va duce a emnarea anumtor poz, grupur de ucru sau departamente - ca n eforture de reorganzare ma|or, de exempu -, atunc nu este necesar poate f char percuos s fe mpca n panfcarea strategc oamen ce ocup astfe de poz. Abordarea cea ma efcent ma umantar ar putea f aceea n care snt mpca acet oamen n panfcarea pentru tranza a noe or su|be prn obnerea de a e de nforma cu prvre a recafcare, pasare ncheerea aran|amenteor (Behn. 1983, Mercer, 1992). $ncepe" Pentru o organizaie, adeseori, cea mai $un cale de a ajunge la un acord iniial H este de a convoca o ntrunire i a ncepe aceast ntrunire cu o introducere n natura, scopurile i procesul planificrii strategice (&adie i Iet#le>, '((9). Adeseor, prncpa factor de decze au nevoe de o astfe de ntroducere nante de a f pe depn de acord cu efortu de panfcare strategc. Metodee de orentare| de cafcare pot ncude o confern sau o dscue, prezentr fcute de repre zentan a unor organza care au foost de|a panfcarea strategc, urmate o dscue de grup, de anaza unor stud de caz de ctre prncpa factor de| decze, dup care are oc o nou dscue de grup, de crcuarea unor materae | scrse, a unor fme aa ma departe. O posb structur a prme ze a une ntrunr destnate panfcr| strategce: 9 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft Diminea. Confern dscue despre natura, scopu procesu pan- fcr strategce. Prnz. Prezentarea unui reprezentant al unei organizaii similare care s0 angajat anterior n planificarea strategic, scond n eviden $eneficiile di i pierderile procesului. 10 Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa Dup-amiaz. Analiz i discuii pe $aza unui studiu de caz scris. Jnstrucia n orice te#nici speciale necesare pentru o planificare strategic de succes, cum ar fi $rainstorming sau te#nica grupului nominal (1el$ec6, Ban de Ben i Eustafson, '(3K), te#nica snoF card! (Ereen$lat i 1u-e, '()', "pencer, '()() sau procesu de reprezentare prn scheme ovae (vez Resursa C). La sfrtu prme ze, ar trebu s fe car dac prncpa factor de decze vor s mearg ma departe sau nu. Dac vor, a doua z ar putea f organzat astfe: Diminea. Anaza aconaror, revzurea mandateor o prm varant a afrmr msun. Prnz. Un vorbtor ce prezint un nou exempu de caz. Dup-amiaz. Analiz "D%= i identificarea pro$lemelor strategice. %rganizaiile deja implicate n planificarea strategic ar putea trece cu vederea activitile prevzute pentru dup amiaza primei zile. ntrunirea s0ar putea sfri la sfritul celei de0a doua zile, dup ce au fost sc#iai urmtorii pai n context, sau ar putea continua i a treia zi. 1imineaa celei de0a treia zile ar tre$ui consacrat identificrii ulterioare i discutrii pro$lemelor strategice, sta$i0lindu0se prioritile i ela$ornd posi$ile strategii pentru rezolvarea lor. 1up0amiaza ar putea duce mai departe aceast discuie, sc#ind urmtorii pai posi$ili ai procesului. ntrunirea n0ar tre$ui s se termine nainte s se ajung la un acord cu privire la urmtorii pai din proces i la cei responsa$ili de fiecare dintre aceti pai. 1ac grupul poate s fie de acord rapid asupra fiecrui punct, ar tre$ui s fie de ajuns mai puin de trei zile. 1ac un acord rapid nu este posi$il, ar putea fi nevoie de mai mult timp pentru ndeplinirea diferitelor sarcini i de mai multe sesiuni pe parcursul a cteva sptmni. Acordul rapid este puin pro$a$il dac pro$lemele strategice implic o sc#im$are major. <n grup are nevoie de timp pentru a face fa anxietii, temerilor, mniei i negrii ce pot nsoi o sc#im$are major, mai ales dac simte c att cultura, ct i credinele sale elementare n leg0 tur cu lumea snt ameninate (Iu$ler0?oss, '(;(, Cang#am, '();, 8ampden 0=urner, '((4, "c#ein, '((*). % ntrunire poate fi folositoare i pentru o comunitate angajat n efortul de planificare strategic, ajutndu0i pe principalii factori de decizie s ajung la un acord cu privire la natura efortului de planificare. % astfel de ntrunire poate fi totui greu de organizat. Ba fi nevoie de mult efort, pro$a$il, pentru a ajunge la un acord al 11 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft factorilor de decizie cu privire la scopul, data i lungimea ntrunirii. ntrunirea nsi va tre$ui s fie totui de mai puin de trei zile, iar logistica ulterioar, coordonarea i urmrirea consecinelor vor presupune, C$te
probab, ma mut tmp efort. Cu toate aceste a, o ntrunre poate re-
prezenta un semn c respectva comuntate este pe punctu de a- formua cee ma mportante probeme nterese, c ea poate atrage atena medor de nformare ndea|uns pentru a putea s contnue c poate s determne s partcpe pe aconar nc neconvn de vabtatea procesuu (Wner Ray, 1994). I cor%uri ini&ile'# <neori, o serie de acorduri ntre grupuri din ce n ce mai mari de factori de decizie poate fi necesar nainte s fie inclui cu toii n consiliu. 1e exemplu, districtul colar a ajuns la cteva acorduri iniiale!. "upraintendentul a neles c districtul ar putea $eneficia de pe urma planificrii strategice. Acest lucru a dus la primul acord, ntre supraintendent i consiliu, ntr0un program de lucru comun din '((40'((', care a sugerat iniierea unui proces de planificare strategic. /onsiliul atepta deci o planificare strategic de un tip sau altul, dar dorea ca supraintendentul s propun procesul respectiv. <n al doilea acord a fost atins dup ce supraintendentul a vor$it cu supraintendentul adjunct, cu mine i cu colegul meu, /#uc- @inn. Acest acord includea o sc#i a unui proces propus, cu stadiile specifice, cronologie i costurile de consultan. Acest acord a fost folosit pentru a implica i restul ca$inetului, ai crui mem$ri au i semnat dup ce s0au ntlnit cu mine i cu /#uc- i au revzut, discutat i modificat oarecum procesul. "0a ajuns, n cele din urm, la un acord final cu consiliul dup ce mem$rii acestuia s0au ntlnit i ei cu /#uc- i cu mine pentru a revizui, discuta i modifica informai procesul. Acordul iniial oficial! a fost atins la o ntlnire formal, televizat a consiliului. Aceast serie de acorduri a fost necesar pentru a crea nelegerea a ceea ce ar nsemna planificarea strategic pentru district, pentru a ajusta procesul n funcie de district i de nevoile lui, pentru a sta$ili ncrederea n consultani i pentru a dezvolta angajarea necesar printre principalii factori de decizie de a merge nainte (,r>son i @inn, '((K, ,r>son, Ac-ermann, &den i @inn, n curs de apariie). &forturile de planificare strategic pentru $i$lioteca pu$lic i pentru %rganizaia d /ult Principal au nceput i ele cu cteva acorduri iniiale!. ntr0adevr, merit s inem cont de faptul c atingerea unor acorduri d diferite tipuri va continua pe parcursul ntregului ciclu de sc#im$are strategic. /oaliiile snt create din aproape n aproape, prin acord, iar strategiile Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa plan urile snt n mod tipic adop tate i impl eme ntat e tot din apro ape n apro a pe, prin diferi te acor duri. Aces te acor duri pot fi sem nalat e prin diferi te mij loac e, print re care strn geri de mn , scrisori sau memorii de acord, vot form sau srbtorr. 13 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft ar trebui ! "#$%i$! a"#r&u' i$i%ia'( Acordul iniial ar tre$ui s acopere rezultatele dorite, enumerate la nceputul acestui capitol5 scopul efortului (incluznd i ceea ce nu va fi atins) i valoarea sa, organizaiile, unitile, grupurile sau persoanele care tre$uie implicate, o nelegere comun a naturii i secvenei stadiilor procesului precum i forma i datarea rapoartelor. Apoi, tre$uie sta$ilit un comitet pentru supraveg#erea efortului de planificare strategic. /omitetul ar tre$ui condus de cineva din organizaie, cu destul de mult prestan i credi$ilitate pentru a se asigura c efortul ctig n vizi$ilitate iLegitimitate. n mod ideal, aceast persoan va ctiga ncrederea majoritii faciunilor din organizaie, astfel nct efortul de planificare nu va fi privit ca o afacere ngust, partizan. /omitetul poate fi un grup existent, ca un consiliu director sau consiliu orenesc care adaug la responsa$ilitile sale supraveg#erea planificrii strategice sau poate fi un comitet sau grup operativ nfiinat special n acest scop. n districtul colar, consiliul i supraintendentul erau cei ce supraveg#eau n mod oficial procesul, dei ca$inetul avea i el o oarecare responsa$ilitate n planificarea strategic (mai ales de cnd fiecare mem$ru al ca$inetului conducea, mpreun cu cte un lider al comunitii, cte un grup operativ nfiinat pentru a rezolva unele pro$leme strategice). ,i$lioteca pu$lic a nfiinat un comitet de planificare strategic foarte mare. &c#ipa de management a programului /PJ a preluat i responsa$ilitatea planificrii strategice, iar %rganizaia de /ult Principal a nfiinat un comitet de planificare pe termen lung care s supraveg#eze efortul de planificare. /omitetul de supraveg#ere va fi pro$a$il corpul care formuleaz acordurile iniiale, dei ar putea fi necesar s se pun la punct mai nti acordurile cu grupuri i faciuni diferite, care i vor trimite apoi reprezentanii s participe la corpul de supraveg#ere. Apoi va fi, pro$a$il, nevoie de o ec#ip care s ndeplineasc funciile personalului. &c#ipa ar tre$ui format din planificatori i avocai, dar ar tre$ui s includ i critici pentru a avea sigurana c dificultile ce apar n timpul procesului snt recunoscute i rezolvate constructiv (Manis, '()(). 1e exemplu, ec#ipa districtului colar a fost iniial compus din supraintendent, supraintendent adjunct i doi consultani. Cai trziu, sarcini specifice au fost repartizate consiliului i supraintendentului, persoanelor de su$ conducerea supraintendentului i grupurilor operative conduse de mem$ri ai ca$inetului i lideri ai comunitii. n cele din urm, resursele necesare pentru a ncepe aciunea tre$uie puse n joc. "0ar putea ca o$inerea resurselor financiare necesare s nu fie prea dificil, o dat ce ele vor fi relativ minore n comparaie cu $ugetul total al organizaiei. /ele Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa mai importante : i tipice : resurse necesare pentru un efort de planificare reuit snt atenia i implicarea principalilor factori de decizie. 1epin0 znd de nivelul efortului, planificarea strategic poate s necesite de la cinci la 15 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft douzeci i cinci de zile de atenie din partea unor factori de decizie importani ai organizaiei pe parcursul unui an : cu alte cuvinte, pn la '4N dn tmpu or de ucru obnut. Este prea mut? Nu, dac nem cont de ce este cu adevrat mportant pentru organzae. Dac nu este destu tmp pentru tot, atunc ar trebu s se renune a atceva, nu a panfcarea strategc. Sfrtu acestu prm stadu semnfc, n mod tpc, prmu moment m- portant de decze a procesuu dac organzaa (sau comuntatea) este mare, dac stuaa este compex sau dac mu oamen snt mpca. (Dac organzaa este mc, snt mpca pun oamen sau stuaa este smp, prmu mare moment de decze apare ma trzu, de momentu exact va depnde de stuaa partcuar). Dac se a|unge a un acord cu prvre a dferte pr de connut, atunc mert s se contnue procesu. Dac nu se a|unge a acest acord, atunc fe c efortu de panfcare poate contnua orcum - cu pune anse de succes - fe c stadu na trebue repetat pn cnd se a|unge a un acord efcent. Este ma bne, de obce, s se repete respectvu stadu sau s se concentreze efortu asupra une zone ma res-trnse n care este posb acordu. Ca parte a acestu efort concentrat, se pot eabora strateg efcente pentru mpcarea uteroar a ceorate pr. 7inii directoare ale procesului <rmtoarele linii directoare ale procesului ar putea fi de folos n atingerea acordului iniial. 1. O persoan sau un grup trebuie s iniieze i s susin procesul. Panfcarea strategc nu apare dn senn, ea este rezutatu eforturor unor oamen mpca, cura|o anga|a. n fecare exempu dn aceast carte, procesu a funconat ma aes pentru c erau oamen mpca - de obce, factor de decze conductor mportan - care aconau ca susntor a procesuu (vez Koter, 1976, p. 200, Madque, 1980, Kanter, 1983, p. 296, Bryson Roerng, 1988, 1989). Acet oamen credeau n proces erau hotr s-1 fac s funconeze (nu prn sou preconcepute). E au avut probab ntu bune n egtur cu ce s-ar putea ntmpa, dar prncpaa or credn era aceea c desfurarea procesuu ar putea aduce nte rspunsur bune. ntr-adevr, susntor procesuu doreau s fe surprn de rspunsure obnute. E nu erau n mod necesar nator procesuu, dar adeseor acest ucru se ntmpa totu. De exempu, unu dn prncpa susntor a procesuu de panfcare dn dstrctu coar era suprantendentu ad|unct, dar nu era e ce care nase procesu. Acesta era suprantendentu, care era un susntor a procesuu, a rndu u. 2. Ar putea fi de dorit pentru iniiatori s se fac o scurt evaluare a gradului de pregtire al organizaiei pentru angaarea n planificarea strategic. &valuarea 1) Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa ar trebu s acopere msunea curent a organzae, bugetu e, resursee umane sstemee de comuncare, conducerea capacte de conducere precum capacte managerae, costure benefce ateptate ae procesuu de panfcare strategc, modate de depre ae barereor presupuse abtatea conducer managementuu de a panfca executa panur strategce. Pe baza evaur, nator pot decde s contnue, s se concentreze asupra graduu de pregtre a organzae sau s renune a orce efort. Formuare pentru evauarea graduu de pregtre pot f gste n ucrarea u Bryson Aston (1995). 3.O persoan sau un grup trebuie s sponsorizeze procesul pentru a i da legitimitate. Sponsorzarea unu proces de panfcare strategc este dfert de susnerea e, char dac sponsor susntor pot f aceea persoane. Sponsorzarea este necesar pentru a da egtmtate procesuu, n tmp ce susnerea furnzeaz energa hotrrea de a contnua. n cazu dstrctuu coar, de exempu, suprantendentu a fost sponsoru na, dar consu a a|uns n cu- rnd s |oace e rou de sponsor. Do preedn succesv a consuu au fost n mod speca anga|a n procesu de panfcare. Comtetu coordonator pentru panfcarea strategc sau grupu operatv, despre care se va vorb uteror, are adeseor rou de corp de egtmare, de sponsorzare. 4.!rebuie s se decid dac este nevoie sau nu de un acord iniial detaliat i bine negociat. O neegere nforma poate f de a|uns cnd organzaa este mc, cnd snt mpca ma pun oamen n proces sau cnd stuaa este ct de ct car. Dmpotrv, atunc cnd organzaa este mare, trebue mpca mu oamen, stuaa este compex sau se eabora un pan pentru ntreaga comuntate, este nevoe de un acord na detaat bne negocat. Un contract formaLes_te*-probab. nenecesar (cu excepa, desgur, a contracteor cu consutan dn afar), dar cneva ar trebu s pregteasc un memoru scrs, care s pun n evden connutu acorduu, ncuznd aprecer cu prvre a urmtoaree probeme: scopu vaoarea efortuu, organza, unt, gru- pur sau persoane care ar trebu mpcate, pa ce trebue urma, formatu data rapoarteor, rou membr comtetuu de coordonare pentru panf- carea strategc anga|area prncpaeor resurse pentru nceperea efortuu. Acordu ar trebu rezumat ntr-o dagram dstrbut tuturor membror echpe de panfcare strategc. Un exempu poate f vzut n Fgura 3.1., care evdenaz eementee de baz ae unu acord na pentru un centru de sntate fr scop ucratv. 5.!rebuie s se alctuiasc un grup operativ sau comitet de coordonare pen -tru planificarea strategic" dac este nevoie. 7a fel, dac organizaia este mic, dac snt implicai puini oameni i dac situaia este uor de neles, atunci nu va fi, pro$a$il, nevoie de un grup operativ sau de un astfel de comitet. 1ar dac organizaia este mare, dac snt mai muli oameni implicai i dac situaia este complex, atunci va tre$ui, pro$a$il, numit un grup operativ sau un comitet. <n 17 18 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft FIGURA 3.1. PROCESUL DE PLANIFICARE A STRATEGIEI PENTRU UN CENTRU DE OOOOOOOOOOOOOOOSANATATE NONPROFIT ________________ @ #########St adi i ______________________________________#########Responsabi l i ________________ '. Obnerea acorduu cu prvre a stade panfcr Drector executv Preedinte al consiliului /onsultant (e%in& 1 (ntlnire de cinci ore cu consiliul si personalul de baz) 2. %rientarea consiliului i a personalului ctre Consutant panfcarea stratege 3. Analiza situaiei de fapt5 Partcpan Jstorie i situaie prezent /onsultant Cisiune Panse i riscuri Puncte forte i puncte sla$e Probeme crtce pentru vtor 4.Formarea echpe consuu/ personauu Preedntee consuu pentru apcarea panuu Drector executv 5. ?ezumarea analizei situaiei (ntre edine) Drector executv /onsultant (e%in& 2 (2 orei ;. Dezvotarea scenaror pentru vtor Echp de panfcare (a$ordarea scenariului) Consutant Dezvotarea scenaror (sch a vzun de succes) Notarea zoneor de acord aeger 3. Rezumarea scenaror s a aeqeror (ntre edne) Drector executv /onsultant ). Obnerea de nforma pentru testarea fezabt Drector executv scenaror (ntre edne) (e%in& 3 12 ore) 9. &valuarea scenariilor (e.g. se potrvesc cu msunea, Echpa de panfcare cu neceste, cu fezabtatea fnancar| Consutant Seectarea ceu ma bun scenaru 10. 1ezvoltarea primei versiuni a planului de strategie. Drector executv Incuderea secunor cu prvre a msune, servc, Consutant persona, fnane, fact mpementare (ntre edne) (e%in& * 12 ore) 11. ?evizuirea primei versiuni. +otarea Echp de panfcare mbuntror sugerate Consutant 12. ?evizuirea primei versiuni (ntre edine) Drector executv /onsultant Re)i*uire+ %optre i i"ple"entre plnului 'G. Revzurea cee de-a doua versun cu /onsiliul Preedntee consuu Personau Drector executv *0G persoane dn afar Drector executv 1e notat reacii i sugestii pentru m$untiri 14. ?evizuirea reaciilor i sc#im$rile necesare,Echpa de panfcare pregtrea versun fnae Consutant 14. Adoptarea planului Consu 15. Jmplementare a planului. ?evizuirea progreselor Drector executv a fecare 6 un Aducerea la zi a planului n fiecare an /onsiliu Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa =impul total pentru edine, printre care i sesiunile de revizuire5 ')0 *4 de ore =impul necesar pentru dezvoltarea planului5 G luni "ursa5 Barry, 1986, p. 26. 19 20 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft astfe de grup nu trebue totu format prea repede. Este ma uor s fe ncus ma trzu, dup formarea comtetuu, dect s fe dat deoparte atunc cnd de- vne probematc este de|a ntegrat. Este bne ca nte conser de ncredere s fe consuta nante de a nvta oamen s partcpe. De asemenea, trebue nut mnte c este o mare dferen ntre a e ofer oamenor un oc n comtet a te consuta cu e pe parcursu procesuu. Oamen pot furnza mute nforma mute sfatur - egtmare pentru proces - fr a avea cu adevrat un vot n comtet. Dac nu se mteaz posbtatea de a deven membru a comtetuu, acesta poate cpta dmensun prea mar pentru a ma f bne condus productv. Pentru o organzae, comtetu de coordonare poate ncude factor de decze a nve nat, management de nve medu, der de opne dn personau tehnc profesona, persoane a|uttoare dn afar, reprezentan a prncpaeor grupur de aconar, exper n procesu de panfcare crtc. S ne amntm totu c avem de aes ntre un comtet cu arg reprezentare (care poate f foarte mare) unu efcent (care ar trebu s cuprnd nu ma mut de nou membr). S-ar putea s fe necesare dou grupur, de fapt: unu mare, re- prezentatv, unu mc, executv, care va purta dscu extnse va face recomandr grupuu mare. Pentru o comuntate, un corp mare, reprezentatv, de egtmare poate coordona procesu, n tmp ce un grup ma mc se ocup de probemee specfce. ;. Dac se formeaz un comitet de coordonare, el trebuie folosit ca un mecanism consultativ, de negociere, rezolvare a problemelor sau amortizare ntre organizaii, uniti, grupuri sau persoane implicate. Comtetu este, de obce, corpu care egtmeaz acordu na a decze uteroare, de poate serv ca un comtet consutatv pentru factor de decze ,ofca". De exempu, comtetu de panfcare strategc pentru Organzaa de Cut Prncpa a aconat ca un comtet consutatv pentru consu ofca a daconor, btrnor eptropor organzae de cut precum pentru paroh pentru restu ceruu. Comtetu de panfcare strategc pentru bboteca pubc a aconat ca un comtet consutatv pentru drectoru bbotec pentru superoru u, drectoru Departamentuu de Servc Comuntare. Amb drector erau conser, a rndu or, a prmaruu consuu orenesc. Decze comtetuu ar trebu nregstrate n scrs , probab, fcute s crcue pe a prncpaee grupur de aconar. Este posb ca respectvu comtet s ncud ma mut de un sngur reprezentant dn fecare grup prncpa de aconar, astfe nct s avem o magne ma car a preferneor aconaror, a ntereseor a temeror or. De asemenea, dac grupu trebue s fe un comtet care supravegheaz eforture anuae de panfcare strategc, este neept, probab, s se fac o rotre a membror pentru a menne fuxu de de no a mr mpcarea n proces. Nu va trebu s cerem, n mod necesar, de a membr comtetuu s- petreac o peroad mare de tmp; e ar trebu s se atepte a un numr de ze, ntre cnc douzec cnc, pe ue trebue s e petreac n tmpu unu an pentru panfcarea strategc. acest tmp trebue s fe tmp catatv, departe de munca de brou concentrat n grupur de una pn a tre ze. 3. Procesul funcioneaz mai bine i mai eficient dac comitetul de coordonare i orice alt consiliu de politic instituional implicat snt organisme eficiente de trasare a politicii instituionale. S nu utm c panfcarea strategc a fost defnt ca un efort dscpnat de producere a unor decz acun fundamentae, care modeeaz ghdeaz ceea ce o organzae (sau at enttate) este, ceea ce face de ce face. Este greu s e astfe de decz dac procesu nu este supravegheat de corpur efcente de potc nsttuona. Cu ate cuvnte, munca forumuror de panfcare strategc, orct de bun, nu va avea mare vaoare dac nu este egat de domen n care potc efcente pot f adoptate uate decz. Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa /orpurile eficiente de sta$ilire a politicii instituionale5 - se disciplineaz pentru a se concentra cel mai mult asupra rolului lor de sta$ilire a politicii instituionale. - afirmarea misiunii lor demonstreaz clar scopul lor de corp pentru sta$ilirea politicii instituionale. - sta$ilesc un set de o$iective de politic instituional pentru organizarea, funcia sau comunitatea pe care o supraveg#eaz. - i concentreaz resursele pentru a deveni mai eficieni ca realizatori de politic instituional. - i controleaz pe manageri mai ales prin ntre$rile pe care le pun. @orma general a ntre$rilor este : ,Cum servete aceast recomandare (fe ea propunere strategc sau de buget) scopure noastre, vaore sau potce?" - solicit personalul s i ajute pentru a lua #otrri ct mai $une n privina politicilor instituionale. - se $azeaz pe diferite medii de informare (comunicate de pres, foi informative, televiziune i aa mai departe) pentru a transmite informaia principalilor acionari i pu$licului general. - iniiaz ntruniri periodice pentru ela$orarea de planuri strategice i sta$ilesc programe pentru anii urmtori. - monitorizeaz datele de performan necesare n moduri adecvate (8oule, 1989, Carver, 1990, Eade, 1994). +u snt multe organizaii pu$lice i fr scop lucrativ, servicii care transcend granee nsttuonae sau comunt care s fe admnstrate de corpur trdente de potc nsttuona. Astfe, o probem strategc ce apare adeseor =s:e cum s fac corpure de conducere corpur ma efcente n stabrea potc nsttuonae. Consu aes a dstrctuu coar, de exempu, ta c trebue s devn un corp de potc nsttuona ma efcent voa s se asgure c procesu de panfcare strategc va f de a|utor dn acest punct de vedere nante de a se aventura n acest proces. Organzaa de Cut Prncpa voa, de asemenea, s fooseasc procesu pentru a atrage atena corpuror de decze asupra potc nsttuonae asupra a ceea ce era cu adevrat mportant pentru organzaa de cut. ). Se formeaz o echip de planificare strategic, dac aceasta este necesar. Teoretc, o echp de panfcare strategc va avea sarcna de a facta procesu de decze prn ntermedu comtetuu de panfcare strategc. Echpa va obne nforma sfatur, ofernd recomandr pentru acunea comtetuu. Comtetu va egtmza procesu, va ofer ghda| echpe va ua decz cu prvre a recomandre oferte de echp. n practc, o echp poate s fe format sau nu poate facta sau nu procesu de decze prn ntermedu comtetuu coordonator. 1ac organizaia sau comunitatea snt mici, dac snt implicai puini oameni sau dac situaia este relativ uor de rezolvat, s0ar putea s nu fie nevoie de ec#ip. n aceste cazuri, un singur 21 22 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft planificator, poate i cu asistena unui consultant din afar, ar fi suficient. 1ac organizaia sau comunitatea snt mari ns i dac situaia este complex, va fi nevoie pro$a$il de o astfel de ec#ip. Cajoritatea mem$rilor ec#ipei nu vor lucra pro$a$il cu norm ntreag n procesul de planificare dect pentru perioade scurte. 1ar formarea unei astfel de ec#ipe va permite afirmarea n diferite momente a diferite aptitudini. &c#ipa ar tre$ui condus de un mem$ru al organizaiei specializat n diplomaie i ar tre$ui s cuprind mem$rii specializai n extinderea granielor, facilitarea procesului, analiz te#nic, argumentare i autocritic. % astfel de ec#ip va fi aproape sigur necesar pentru un efort comunitar semnificativ. 1ac ec#ipa se ocup ea nsi de planificarea strategic sau, dimpotriv, faciliteaz planificarea prin intermediul factorilor de decizie depinde de un numr de factori. Pe de o parte, dac mem$rii ec#ipei posed cea mai mare parte a informaiei necesare pentru pregtirea planului i dac ei dein poziii care le confer considera$il de mult putere, atunci ei pot s pregteasc singuri planul, n aceast situaie, planificatorii snt ei nii factori de decizie importani. Pe de alt parte, dac exist un numr de factori de decizie care posed deja o mare parte a informaiei necesare i dac planificatorii nu dein puterea ei nii, prin poziia sau propria lor persoan, atunci planificatorii vor tre$ui s fie, n primul rnd, cei ce faciliteaz procesul. 1up experiena mea, planificatorii realizeaz, de o$icei, c pot fi de mare folos ca persoane ce faciliteaz planificarea interfuncional i la mai multe niveluri, deciziile asupra politicii instituionale i deciziile n general (,r>son i /ros$>, '()(). Cu toate aceste a, panfcator trebue s ab ce pun o oarecare cunoatere a subecteor dscutate pentru a putea facta aceste ucrur. Astfe, este nevoe ca panfcator strategc echpee or s cunoasc ntr-o oarecare msur procesu connutu su. O dat ce a hotrt c este nevoe de o echp de panfcare strategc, v pute orenta spre procedur care vor face echpa ma efcent. Ma nt, pentru a recruta membr capab hotr n echpa de panfcare, ve avea, probab, nevoe de anga|r specae de persona, procedur de transfer / sau compensare. Dac oamen nu neeg cum poate a|uta n carer partcparea n echp, e nu se vor atura aceste a vountar. Dac anga|area n echp va f temporar, oamen trebue s ab garana c se vor ntoarce a veche or servc - sau a unee ma bune - cnd efortu de panfcare s-a ncheat. n a doea rnd, reae de munc care ( poztve) trebue negocate ntre membr echpe supraveghetor procesuu. n a treea rnd, echpa ar trebu s se ntneasc frecvent s comunce efcent pentru a facta transmterea nformae nvarea recproc. n cazu panfcr strategce pentru comuntate, echpa sau echpee pot avea mu membr vountar. Anga|area personauu, transferu procedure de compensare ar putea s nu fe o Inerea procesuu de panfcare strategc obnerea acorduu asupra sa probem pentru vountar, dar reae care, poztve de ucru comuncarea efectv pot s fe foarte mportante. (. Principalii factori de decizie pot avea nevoie de orientare i calificare cu privire la natura, scopul i procesul de planificare strategic nainte s negocieze un acord iniial 10. O secven de acorduri $iniiale% ntre grupuri tot mai e&tinse de factori de decizie poate fi necesar nainte s fie nceput procesul de planificare strategic pe scar larg. 11. n situaii comple&e" dezvoltarea unui acord iniial va culmina n primul moment de decizie important. Dac nu se poate a|unge a un acord efcent, atunc efortu ar trebu s contnue. Inator ar putea dor s ncerce dn nou sau s se concentreze asupra unor zone n care prncpa factor de rspundere pot a|unge a un acord. n stua reatv smpe, se va a|unge ma trzu, n tmpu procesuu, a prmee momente mportante de decze, momentu precs depn-znd de anumte stua partcuare. , 0000000000000000000000000000000 "perane realiste pentru proces , Jniierea planificrii strategice implic n primul rnd o serie de trei activti simple pentru mai multe organizaii5 ') adunarea principalilor actori (de preferat, factori de decizie importani). *) parcurgerea unui proces de gndire i aciune strategic i G) concentrarea asupra a ceea ce este cu adevrat important pentru organizaie. n timp ce aceste activiti pot fi simple conceptual, ele snt greu de implementat. %rganizaiile prefer s transforme ct mai mult posi$il lucrurile n rutin i activiti sistematice (=#ompson, '(;3, Ban de Ben i @err>, '()4). Planificarea strategic este totui prevzut s pun la ndoial tocmai rutina curent precum i tratatele negociate ntre acionari pentru a forma o coaliie destul de mare i puternic, coaliie care s conduc organizaia (Cintz$erg, '()G, Pfeffer, '((*). Astfel, procesul poate s eueze pentru c este deli$erat desta$ilizator. 1oar sponsori puternici i susintori, o coaliie care s0' susin i o imagine clar a $eneficiilor poteniale poate s l fac s ai$ succes. /#iar i atunci, cele mai mari eforturi pot fi dejucate de evenimente neateptate, sc#im$ri, crize. Jniierea planificrii strategice poate s merite efortul, dar procesul nu va fi n mod necesar simplu sau reuit. "ponsorii poteniali i susintorii ar tre$ui s0' nceap pe deplin avizai (,r>son 23 2* Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft i ?oering, '()),'()(, PettigreF, @erlie i CcIee, '((*). Parial datorit desta$ilizrii cauzate de planificarea strategic n perioada formulrii strategiei (n opoziie cu implementarea), dup cum susine Cintz$erg ('((9$, p. GGG), singurul rol al planificrii strategice este programarea strategic. Prin aceasta, el nelege codificarea, articularea i ela$orarea strategiilor care snt deja existente. 1up cum susine el, planificarea funcioneaz cel mai $ine cnd planurile generale ale unei strategii snt deja existente, nu cnd procesul nsui tre$uie s introduc sc#im$ri semnificative! (p. '3;). Eu nu snt de acord cu acest punct de vedere extrem, de pot empatza cu e. Eu cred, desgur, c panfcarea strategc poate |uca un ro mportant n formuarea stratege, dar cred, de asemenea, c nmen nu ar trebu s se atepte ca procesu s ab succes n mod automat. Un mod de a dezvota sperane rezonabe pentru proces este de a determna grupu de sponsor echpa de panfcator s dscute expct, mpreun sau separat, care e snt speranee, nteresee sau temere n egtur cu procesu. Speranee pot f o surs de eur pentru organzae sau comuntate - sau ce pun pentru proces - procesu poate f organzat n aa fe nct s rezove efcent probemee. ?ezumat Acordul iniial este, n general, o nelegere ntre factori de decizie interni (i poate i externi) sau lideri de opinie cu privire la efortul general de planificare strategic. Acordul ar tre$ui s se refere la scopul i valoarea efortului, persoane, uniti, grupuri i organizaii implicate, pai ce tre$uie urmai, forma i data rapoartelor, rolul i mem$rii comitetului de planificare strategic, dac se formeaz acest comitet i angajarea resurselor necesare pentru nceperea efortului. Jmportana unui acord iniial este ilustrat de fiecare efort de planificare strategic, privit ca o povestire sau pies n care ntre$rile cele mai importante Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft pe care le are n fa o organizaie snt ridicate i rezolvate. Pentru ca piesa s ai$ un sfrit fericit, acordul tre$uie s sc#ieze decorul, temele, conflictele i su$conflictele, actorii, scenele, nceputul, punctul culminant i concluzia dorit. 1up cum se desfoar poveste a, coninutul i detaliile vor fi adugate la aceast sc#em alturi de ntoarcerile i sc#im$rile neateptate, fcnd0o o dram $ogat i plin de emoie, trit de actorii nii. n a$sena unui astfel de acord, poveste a ar putea s nu ating niciodat un punct culminant sau o concluzie. <n acord iniial eficient i ajut pe conductori, manageri i planificatori s ridice i s rezolve pro$lemele importante. 1iscutarea acestor pro$leme ajut coaliiile politice eficiente s se asocieze. Altfel, pro$lemele i rspunsurile vor curge la ntmplare n organizaie, fr legtur cu resursele i deciziile necesare pentru o activitate eficient (Cohen, March Osen, 1972, Kngdon, 1995). Supraveurea organzae, ca s nu ma vorbm de efcactatea e, va deven ea ns ntmptoare factor de decze vor abdca de a responsabte or pentru a se concentra asupra scopuror organzaonae (Seznck, 1957, Burns, 1978, Terry, 1993). n capitolul al patrulea, vom trata stadiile al doilea i al treilea din ciclul de sc#im$are strategic5 identificarea mandatelor i clarificarea valorilor misiunii. 7a un loc, aceste dou stadii vor stipula scopurile organizaionale ce vor putea fi urmrite din punctul de vedere al strategiei. CAPI+OLUL AL I,-LEA CLARIFICAREA -ANDATELOR .ISIUNII OR/ANI0AIEI =rei atitudini ieite din comun snt aspecte persistente ale ne$uniei5 ignorarea nstrinrii crescnde a electoratului, cultul personalitii i iluzia invulnera$ilitii. ,ar$ara =uc#man. The March of FoUy[Maru nebune) cest capitol se refer la stadiile 2 3 dn ccu de schmbare strategca, dentfcnd mandatee carfcnd msunea vaore. Aceste ucrur mpreun ofer |ustfcarea soca a exstene organzae. A Candate 1ei stadiul 3 presupune ma mut tmp dect stadu 2, acesta dn urm nu este ma pun mportant. nante ca o organzae s- poat defn msunea vaore, trebue s se te exact ce se cere fcut (sau nu) forma nforma de ctre autorte externe. Cernee formae snt pe punctu de a f codfcate n eg, ordonane, artcoe, dagrame aa ma departe pot f astfe ma uor de decodfcat carfcat dect msunea organzae. n pus, organzae trebue s se supun unor mandate nformae, care pot f materazate n normee cuturae sau ateptre prncpaor aconar cum ar f eectoratu sau reprezentan s ae. Aceste mandate nformae snt, a fe de mportante ca cee formae. De exempu, ofcate de curnd aese vorbesc adeseor despre ,mandate" pe care e-au prmt de a eectorat - , dac mandatu este rea puternc, ce ce gnor vor avea de sufert. (Cartatea rea n egtur cu aceste mandate nformae ar trebu s ab de ateptat pentru competarea anaze aconaror.) Scop i re*ultte "copul stadiului * este de a dentfca carfca natura sensu unor mandate mpuse dn afar, att formae, ct nformae, care afecteaz organzaa. Dn acest stadu ar trebu s se atepte tre rezutate: 71 Carfcarea mandateor msun organzae 1. Identfcarea mandateor formae nformae ae organzae; 2. Jnterpretarea a ceea ce se cere ca rezultat al acestor mandate (ducnd, pro$a$il, la scopuri explicite sau indicatori de performan) 3. /larificarea a ceea ce nu este exclus de aceste mandate (adic graniele cm0pului de aciune al organizaiei). /larificarea a ceea ce nu este exclus este extrem de important. @cndu0i ateni pe mem$rii organizaiei n legtur cu ce ar tre$ui s fac poate duce la discuii valoroase despre ce ar tre$ui s fie misiunea organizaiei. Prea multe organizaii consider c snt constrnse mai mult dect snt cu adevrat. ntr0adevr, muli fac greeala fundamental de a presupune c mandatele i misiunea lor snt unul i acelai lucru. &le pot fi astfel, dar conductorii i planificatorii n0ar tre$ui s nceap cu aceast presupunere. Programul /PJ ne ofer un exemplu interesant. Anterior, programul i0a limitat misiunea la mandatul su formal de a i prezenta pu$licului pur i simplu sc#im$area preurilor. 1e atunci i0a extins misiunea pentru a include5 1) edu- carea aconaror s cu prvre a sensu actvt sae 2) oferrea de date ate servc ,consumatoror" exsten ceor no. A fcut acest ucru dn dou motve nterdependente. Unu este nevoa de a menne un spr|n potc bugetar pentru eforture sae. ntr-o er a defcturor federae tot ma mar a compete tot ma mar pentru doar federa, nu exst nc un substtut a unu puternc suport dn partea aconaror. Un a doea motv este dorna exprmat de programu CPI de a se face ma ut ceora. Fcnd acest ucru, va menne char mr spr|nu aconaror. n pus, e spr|n eforture de management a totae cat ae Departamentuu pentru Munc urmrete, desgur, nteresu pubc. ntr-adevr, dac programu CPI ar f contnuat s- mteze msunea a mandatee sae formae, -ar f pus n perco capactatea de a pune n practc exact acee mandate. .ene/icii i linii %irectore &xist dou $eneficii poteniale ale stadiului *. n prmu rnd, cartatea cu prvre a ceea ce este mandatat va crete posbtatea ca mandatee s fe efectv respectate. Cercetarea cu prvre a stabrea euror ndc faptu c unu dntre ce ma mportan determnan a atnger scopuu este ns cartatea euror. Cu ct este eu ma specfc, cu att va f ma uor de atns (Locke, Shaw, Saar Latham, 1981; Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft Mazmanan Sabater, 1983, Boa Bryson, 1987b). n a doea rnd, se afrm posbtatea eaborr une msun care nu se mteaz a mandate. Aceasta a|ut pe oamen s examneze scopure potenae ae acun organzaonae dac tu ceea ce nu este nterzs n mod expct. 28 Carfcarea mandateor msun organzae Lne drectoare ae procesuu pentru acest stadu snt smpe: 1. 'ineva s compileze mandatele formale i informale ale organizaiei( 2. ) se revizuiasc mandatele pentru a clarifica de ce este nevoie i ce este permis. Aceast operaune poate ofer o carfcare ma|or a euror organza- onae / sau a performane ndcatoror. Aceste eur pot f apo fooste mpreun cu eure care pot f dervate dn anazee aconaror dn afrmarea msun, pentru dentfcarea probemeor strategce; 3. ) se reaminteasc regulat membrilor ce este obligat s fac organizaia" ca un mod de a asigura conformitatea cu mandatele. Cu ate cuvnte, trebue nsttuonazat atena asupra mandateor. Desgur, rapoartee anuae, ntrunre personauu sesune de orentare pentru no anga|a ar trebu s ncud o secune (una foarte mc, probab) cu prvre a mandate. Ate metode s-ar putea doved foostoare, de asemenea. Cisiune Qogi Berra, cunoscutu |uctor de baseba manager de a New York Yankees, spunea o dat: ,Dac nu t ncotro te ndrep, a toate ansee s a|ung n at parte". Maxma sa subnaz c, fr a avea sentmentu c urmrm un anumt scop, sntem teramente perdu. Msunea ne ofer ace sentment c avem un scop de urmrt. n pus, ea poate f foarte foostoare (de nu ntotdeauna necesar sau posb) pentru extnderea msun organzaonae spre o versune a vzun succesuu, care poate ghda eforture uteroare de dentfcare a probemeor de eaborare a stratege (vez Fgura 2.1.). Fr vzunea succesuu, membr organzae pot s nu te destu despre modate de ndepnre a msun. Comunte, n pus, ar putea consdera de foos s eaboreze o vzune drectoare, care s materazeze scopur vaor mportante. Ee nu au, de obce, o afrmare a msun ca atare, c o vzune drectoare, care d sensu scopuu, a vaoror a terenuu comun, care e permte grupuror organzaor dsparate , n genera, ndependente s upte mpreun pentru bnee comun. Cisiunea, cu alte cuvinte, clarific scopul unei organizaii sau motivele pentru care ar tre$ui s fac ceea ce face. viziunea clarific modul n care va tre$ui s arate organizaia i cum ar tre$ui s se comporte pentru a0i ndeplini misiunea. /apitolul al optulea discut construirea viziunii succesului. pentru moment, este de ajuns s notm pur i simplu c fundamentarea unei $une viziuni a succesului este afirmarea misiunii unei organizaii sau afirmarea scopurilor unei comuniti i a valorilor ei. Afirmaia ,ar$arei =uc#man (1984), ctat a nceputu captouu, exprm un punct de vedere dfert: orce organzae care devne un scop n sne nu poate dect s eueze. Cderea fostuu boc estc a Unun Sovetce ustreaz modu n care cutu personat, uze de nvunerabtate nerespectarea dorneor eectoratuu pot duce a dezastru. ntr-adevr, ma|ortatea dezastreor de panfcare respect, probab, crtere enunate de Tuchman pentru a demonstra nebuna (Ha, 1980, Bryson, Bromey |ung, 1990, Bryson Brom-ey, 1993). Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft Scop i re*ultte n ultim instan, planificarea strategic se refer la scop, sens, valori i virtute. Acest lucru nu se o$serv niciunde mai $ine dect n clarificarea misiunii i a ela$orrii viitoare a viziunii de succes. Relul clarificrii misiunii este de a specifica scopurile organizaiei, filozofia i valorile dup care se conduce. 1ac scopurile nu se concentreaz asupra unor eluri utile i justifica$ile social sau filozofia i valorile nu snt cele adecvate, organizaia nu poate spera s o$in la nesfrit resursele de care are nevoie pentru a supravieui, printre care calitatea nalt i angajaii loiali ("elznic-, 1957, Burns, 1978, Terry, 1993, Bartett Ghosha, 1994). "tadiul 3 are dou rezutate mportante de dort: anaza aconaror afrmarea msun. Anaza aconaror furnzeaz nforma foostoare pregtr mportante pentru afrmarea msun. Acordu cu prvre a anaza aconaror afrmarea msun de ctre prncpa factor de decze ar trebu s carf: domene de acune ae organzae, ma|ortatea reguor |ocuu n aceste do men, eure mpcte, dac nu expcte ae organzae posb ndcator de performan. n pus, acordu cu prvre a msunea organzae - ma aes dac este consensua - va f, n sne, o surs de putere pentru organzae (Pfeffer, 1981, 1992). n cee dn urm, acordu cu prvre a msunea une organza care propune scopur ute |ustfcabe soca ar trebu s fe prmt cu entuzasm, char cu bucure de ctre membr organzae (Kouzes Posner, 1987 1993, Nanus, 1992, Terry, 1993, Bartett Ghosha, 1994). .ene/icii Apar o sum de $eneficii din clarificarea i acordul asupra misiunii unei organizaii. Pro$a$il c cel mai important $eneficiu este c apare un o$icei de a concentra discuia pe ceea ce este cu adevrat important. Prea des, principalii factori de decizie din organizaiile pu$lice i fr scop lucrativ nu reuesc s se adune pentru a discuta pro$lemele interfuncionale sau, i mai important, organizaia n ansam$lul ei. /onsiliul districtului colar a fost n mod deose$it preocupat pentru a0i gsi timpul de a discuta ceea ce era mai important pentru district, iar mem$rii consiliului au apelat la planificarea strategic exact n acest scop. Adeseori, dac se adun cu adevrat principalii factori de decizie : de exemplu, ntr0o edin a personalului :, ma|ortatea tmpuu or trece n dscu anunur despre probeme reatv nemportante cum ar f aocarea de spa de parcare sau panfcarea vacaneor neprevzute. Aceste dscu pot f foostoare pentru ca prncpa factor de decze s se cunoasc ntre e pot f consderate un fe de ant soca, necesar pentru funconarea organzae, dar ee snt nute, n fond, pot consttu o ura perdere de tmp. E mportant de tut de ce nu se refer nmen a probemee cu adevrat mportante. S-ar putea ca partcpan s nu te, pur smpu, cum s fac acest 30 Carfcarea mandateor msun organzae ucru n acest caz ar f de mare a|utor pregtrea specfc. De asemenea, e s-ar putea s nu se smt bne mpreun s-ar putea teme, prn urmare, de consecnee rdcr une probeme grave. Construrea echpe ar putea f de foos ac pentru a constru ncrederea a rezova aceste temer. Evtarea dscutr probemeor reae poate f o cae foost de factor de decze prncpa pentru a controa agenda de ucru a- mr propra putere (vez Benvenste, 1989). n acest utm caz, personau de rang nat ar putea f convns de benefce unu proces de decze ma partcpatv. A doea benefcu mportant, desgur, este carfcarea scopuu organzatona (sau comuntar). O dat ce defnrea msun ar putea f consderat prncpaa funce a conducer, o conducere ma efcent ar putea f consderat un nou benefcu (Seznck, 1957). Cartatea scopuu organzatona a|ut pe conductor n ate modur. A|ut, ma aes, a carfcarea scopuu structuror sstemeor organzaonae, prntre care sstemu aocr resurseor. n pus, conductor vor f capab n ma mare msur s controeze confctu ntern astfe nct s serveasc eure organzae. Conductoror se cere s ,ghdeze |ocu" conform unor regu bne defnte, dar e trebue s schmbe regue n anumte ocaz. Cartatea scopuu consttue o baz vaoroas pentru a neege care regu a|ut a controarea confctuu care trebue schmbate (Ury, Brett Godberg, 1988, Hampden-Turner, 1990, Schen, 1992, Terry, 1993). <n punct0c#eie de remarcat aici este faptul c toate conflictele organizaionale se refer, n general, la altceva dect la adevratul o$iect al disputei i din acest motiv rezolvarea lor cere ca respectivele conflicte s fie reformulate la un nivel mai mare de a$stractizare (DatzlaFic-, Dea-land i @isc#, '(39). =err> ('((G), de exemplu, descrie o ierar#ie a aciunilor umane. mplinirea lor se afl n vrful ierar#iei i este o materializare a tot ce se afl mai jos. 1up aceea urmeaz sensul sau motivul pentru care acioneaz oamenii, apoi misiunea, care g#ideaz pe cineva ntr0o direcie cu sens, apoi puterea, structurile i sistemele, resursele i, n cele din urm, datul! existenial. =err> susine c disputele la orice nivel, n aceast ierar#ie, se refer de o$icei la nivelul imediat superior. Astfel, luptele pentru putere, n general, se refer la scopurile pe care puterea ar tre$ui s le serveasc. /onflictele cu privire la structurile i sistemele organiza Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft ionale se refer la cel care o$ine puterea sau o pierde prin diferite metode. 1isputele cu privire la resurse se refer n general la modul n care folosirea acestor resurse este reglat prin structuri i sisteme. /oncentrarea asupra scopului i sensului ultim al eforturilor organizaionale : n msura n care exist un acord asupra acestui lucru : poate ncadra majoritatea acestor conflicte, astfel nct s faciliteze urmrirea i realizarea elurilor organizaiei. Acordul cu privire la scop poate, de asemenea, ajuta prile aflate n conflict s separe scopurile de mijloace i s decid clar n legtur cu elurile ceH tre$uie urmrite sau pro$lemele ce tre$uie adresate, anterior soluiilor explorate. Avantajul acestui lucru este c majoritatea conflictelor pornesc de la soluiile propuse. nu exist, de o$icei, nici un acord cu privire la pro$lemele particulare pe care anumite soluii le pot rezolva (@ille>, '(3K). n plus, organizaia nu poate cunoate cu adevrat ce pro$leme are de rezolvat fr a cunoate scopul pe care l urmrete. % dat ce o organizaie i nelege scopul, ea poate defini pro$lemele pe care tre$uie s le rezolve i poate nelege mai $ine cum tre$uie s aleag ntre diferitele soluii. 1avid %s$orne i =ed Eae$ler i0au scris cartea lor cele$r, *einventing +overnment" '((* (?einventarea guvernrii), pornind exact deH la acest punct5 dac organele administraiei de stat continu s conduc vast (definirea scopului i a pro$lemei), atunci ele nu vor fi prinse n a$ordarea as mntoare vslitului n ce privete soluiile. Acordul asupra scopului determin deci o organizaie s parcurg urm0 M toarea secven (adeseor preferab) de rezovare a confcteor: acordu asup scopuror, dentfcarea probemeor apo exporarea acordu asupra souor. Probabtatea s fe gste sou bune este ma mare pentru c secvena| ngusteaz obectvu n prvna mpnr msun, dar rgete cercetarea pen-| tru sou acceptabe, pentru a e ncude pe toate cee care pot duce a mpn-| rea msun. Acordu asupra scopuu consttue dec un m|oc foarte puternc de co tro soca. n msura n care scopure snt |ustfcate corecte soca, acordu confer dscuor acunor dn organzae o catate mora care poate mt comportamentee egoste sau dstructve pentru organzae dn partea membror organzae. Cu ate cuvnte, acordu asupra scopuu poate duce a o m< bzare a energor organzaonae pe baza urmrr une msun |ustfcab mora, care se af n spatee propruu nteres (Lews, 1991). Carfcarea mandateor msun organzae <n alt $eneficiu al acestui stadiu este atenia explicit oferit filozofiei, lorilor i culturii. %rganizaiile rareori discut aceste pro$leme direct. 1rept re zultat, ele pot foarte $ine s nu i cunoasc forele i s fac greeli n evaluare intern (stadiul urmtor). 1e asemenea, fr a0i nelege filozofia, valorile cultura, organizaiile snt gata s fac greeli serioase n formularea strategiei, pot alege strategii care nu snt n consonan cu filozofia, valorile i cultura lor snt astfel sortite eecului (8ampden0=urner, 1990, Schen, 1992). n cele din urm, drept rezultat al rspunsului la cele ase ntre$ri notate mai jos, organizaia va continua pe drumul ei de ela$orare a unei viziuni clare a succesului. ntr0adevr, rspunsurile la cele ase ntre$ri pot fi necesare nainte ca mem$rii organizaiei s o$serve succesul (Citroff, 1978, May, 1969). ----0-----0----0-- Analiza acionarilor Analiza acionarilor este un preludiu valoros pentru afirmarea misiunii, pentru analiza "D%= i formularea strategiilor eficiente. ntr0adevr, eu snt, n general, de prere c atunci cnd o organizaie are timp s fac doar un lucru n legtur cu planificarea strategic, acest lucru ar tre$ui s fie analiza acionarilor. Analizele acionarilor snt att de critice deoarece c#eia succesului n sectoarele pu$lic i fr scop lucrativ i n sectorul privat deopotriv este satisfacerea acionarilor principali. 1ac o organizaie nu tie cine snt acionarii ei, ce criterii folosesc ei pentru a judeca organizaia i cum se ridic ea la nlimea acestor criterii, snt puine anse ca organizaia (sau comunitatea) s tie ce s fac pentru a0i satisface acionarii principali (,osc#-en, '((9). <n exemplu se poate dovedi instructiv n acest moment. &l vine din 1iviziunea de Pescuit i @aun "l$atic a 1epartamentului ?esurselor +aturale dintr0un stat vest0 central. 1epartamentul (ca agent al statului) este unul din principalii proprietari de pmnturi din "tatele <nite. &l se ocup de o arie vast, ce include ape, pduri, resurse minerale i o populaie uria de pete i 33 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft faun sl$atic. ?esursele de pete i faun sl$atic snt importante pentru pescarii i vntorii statului respectiv i pentru cei din afara sa precum i pentru industria de turism i divertisment ce depinde de ele. Aproximativ un sfert din populaie se consider pescari i vntori, un numr egal venind anual i din afara statului pentru a pescui i a vna. "0ar putea crede c 1iviziunea de Pescuit i @aun "l$atic ar putea fi una dintre cele mai protejate i susinute uniti ale administraiei pu$lice a acestui stat, c mulimi de grupuri de interes : de la Asociaia +aional a Bntorilor pn la grupuri ale industriei de resort i asociaii de ec#ipament sportiv i de divertisment : susin continuu, pe lng senatori i guvernatori, s se menin, dac nu s creasc, suportul financiar pu$lic pentru respectiva diviziune. Pn relativ recent, totui, nu acesta a fost cazul. 1impotriv, lucrurile par s stea exact invers. 1iviziunea a fost n repetate rnduri atacat de unii acionari importani : vntori i pescari. &i susineau c diviziunea se considera mai ales ca un organism de reglementare i interdicie continu fa de aceti acionari. &i consi0 derau c organizaia era complet neinteresat de satisfacerea intereselor lor. 1iviziunea a decis s se angajeze n planificarea strategic pentru a sc#im$a o situaie tot mai dificil. <nul din primele stadii a fost analiza acionarilor. /ea Carfcarea mandateor msun organzae mai important informaie care a aprut n urma aceste i analize a fost aceea c cei ce lucrau n diviziune acionau conform premisei greite c, n fond, acionarii lor principali erau cprioarele i petii. &i se considerau datori s reglementeze pescuitul i vnatul, astfel nct resursele de pete i faun sl$atic ale statului s fie protejate pe termen lung. Acest punct de vedere nu ar fi ridicat pro$leme dac petii i cprioarele ar fi putut vota, c#eltui $ani i plti taxe. 1ar ei nu pot face aceste lucruri n timp ce vntorii i pescarii pot, la fel ca i proprietarii staiunilor turistice i ai asociaiilor de ec#ipament sportiv. n timp ce pstrar ea resurselor de pete i faun sl$atic constituia un criteriu important dup care vntorii i pescarii judecau performana diviziunii, mai erau i multe alte criterii, cum ar fi capacitatea divi0 ziunii de a oferi posi$iliti de recreere, i diviziunea nu reuea deloc s satisfac aceste criterii. ?ezultatul a fost ostilitatea din partea respectivilor acionari i ncercrile legislaturii de a micora $ugetul diviziunii i de a i micora puterea. /a rezultat al informaiilor o$inute n urma aceste i analize a acionarilor, diviziunea adopt acum cteva strategii pentru a gospodri resursele eficient, pe termen lung i pentru a mri satisfacia vntorilor i pescarilor (fr a i supra, n acelai timp, pe ecologiti). 1iviziunea i0a mrit, de fapt, simitor, sprijinul din partea grupurilor sportive. Primul pas n analiza acionarilor este s identifici exact cine snt, de fapt, acionarii. @igura 9.'. preznt o schem tpc a aconaror pentru admnstraa de stat. Aconar snt numero (char dac snt organza care au | ma mu). Ar ma trebu adugate nc tre puncte n egtur cu aceast fgur. n| prmu rnd, dagrama arat car c orce organzae ( ma aes un organ a; admnstrae de stat) este o zon n care ndvz grupure ntr n compete | pentru a capta atena organzae, resursee rezutatee e (Pfeffer Saanck,| 1978, Bryson Crosby, 1992). Un scop mportant a anaze aconaror este de a obne o magne ma precs a acestor compet. n a doea rnd, ar treb acordat o atene speca generaor vtoare. Eu cred cu tre c organzak ( ma aes organee admnstrae de stat) au o obgae de a sa umea ntr-( form a fe de bun cum au gst-o, dac nu ma bun. Este mportant, n aceast epoc a grupuror de nteres, s nu utm de ncrederea pubcuu. Aa cu spunea Theodore Roosevet, ,Nu motenm pmntu de a strmo notr, mprumutm de a cop notr". n a treea rnd, este foarte mportant pentru grupure mportante de anga|a s fe expct dentfca. Nu snt to anga|a a fe. Snt grupur dferte cu rour dferte de |ucat, care vor foos dferte crter de a |udeca performant organzaona. Este necesar s exste nforma care despre aceste grupu pentru a se asgura rspunsur organzaonae ndea|uns de 35 Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft dverse pentru a tsface orce grup. n a patruea rnd, prncpa aconar a dferteor organh Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft ii i comuniti tind s fie destul de distanai fizic i tre$uie luai n consideraie cu toii foarte atent. ,i$lioteca pu$lic prezint un exemplu interesant din acest punct de vedere. A fost nevoie de multe ncurajri din partea mea pentru a i determina pe $i$liotecari s se identifice ca acionari. Jmaginea altruist i modest pe care o aveau despre ei nii ca funcionari pu$lici era admira$il, dar prost plasat. Prin definiie, ei snt acionari importani ai organizaiei i propria lor satisfacie este important pentru succesul serviciilor lor. ntr0adevr, una din pro$lemele care conduc procesul de planificare strategic de la $i$lioteca pu$lic era faptul c $i$liotecarii erau supui la un stres din ce n ce mai mare din cauza cerinelor tot mai mari ale serviciului. /eva tre$uia fcut pentru a reduce acest stres. n plus, cteva din criteriile importante pe care le foloseau pentru a judeca performana organizaiei lor aveau legtur cu anumite standarde profesionale pe care $i$lioteca le respecta sau nu. /u alte cuvinte, $i$liotecarii nii i nu ali acionari menineau standardele serviciilor $i$liotecii. Al doilea pas al analizei este specificarea criteriilor folosite de acionari pentru a evalua performana organizaiei. &xist dou a$ordri ale aceste i sarcini. <na este s se g#iceasc criteriile, a doua este s fie ntre$ai acionarii n0 ii. &c#ipa de planificare strategic ar tre$ui s ai$ propriile sale intuiii, dar ntr0un anumit moment s0ar putea dovedi instructiv i folositor din punct de vedere politic s fie ntre$ai acionarii (prin c#estionare, interviuri sau discuii de grup) care snt criteriile pe care ei le prefer. /ompati$ilitatea planificrii strategice cu multe a$ordri noi de administraie sau management n cazul organelor de stat este direct legat de accentul pus pe nevoile acionarilor importani i mai ales pe nevoile acelora numii clieni!. 1e exemplu, un semn distinctiv al reinventrii! (%s$orne i Eae$ler, '((*), reorganizrii! (8ammer i /#amp>, '((G, 7inden, '((9) i al managementului totalei caliti (/o#en i ,rand, '((G) este accentul pus pe satisfacerea ateptrilor clientului. Jar organizaiile fr scop lucrativ snt ndemnate de @undaia Peter @. 1ruc-er ('((G) s dentfce car nevoe ,prmare" ,auxare" ae cenor, ca parte a eforturor organzaonae de evauare. De ce trebue echpa s ncerce ntotdeauna s ghceasc? Ma nt, este ma rapd. n a doea rnd, s-ar putea ca aconar s nu fe ntotdeauna compet onet. n cazu membror consuu orenesc, de exempu, anga|a orauu vor spune, de obce, c unu dn prncpaee crter fooste de acest grup mportant de aconar este ntrebarea dac performana Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft departamenteor orenet e mrete ansa de a f reae. Membr consuu nu vor decara, probab, acest crteru n pubc, char dac este mportant pentru e. Cu toate aceste ar a ntreba pe aconar care e snt crtere poate f un ucru nstructv pentru c ntue echpe ar putea f grete (Norman, 1991). Al treilea stadiu al procesului este de a judeca gradul n care performana organizaiei ndeplinete criteriile acionarilor. +u este nevoie ca aceste judeci s fie sofisticate. A nota pur i simplu dac organizaia funcioneaz $ine sau prost sau foarte $ine n funcie de criteriile acionarilor este de ajuns pentru a provoca o discuie util. "u$iectele de discuie ar tre$ui s includ zone ale forei organizaionale precum i puncte sla$e, suprapuneri, lipsuri, conflicte i contradicii ale criteriilor precum i anse sau riscuri aflate n faa performanei curente a organizaiei. <n exemplu amuzant este modul n care o astfel de discuie a condus Administraia Pdurilor din SUA s decare anu 1991 ,anu toaete bne mrostoare". Tmp de decen, cee ma dese recama prmte de pdurar se refereau a toaetee urt mrostoare. Admnstraa Pduror a decs s rezove aceast probem. n funce de studu drece curenor de aer ntreprns de cercettoru Brar Cook, forma toaeteor a acoperuu or a fost schmbat. S-au nstaat, de asemenea, ventatoare aconate de energa soar. Ne putem magna ,satsfaca aconaror" cnd Admnstraa Pduror a nceput s nocusc 12 000 de toaete n 134 de parcur naonae s construasc ate 300 de toaete odorzate n fecare an (Bryson, 1990). ?edevenind serioi acum, aceste trei stadii ar tre$ui s ajute la sta$ilirea cadrului discuiei despre misiunea unei organizaii (sau despre scopul i valorile unei comuniti). Analiza acionarilor i foreaz mai ales pe mem$rii ec#ipei s se pun n situaia altora - ma aes a ceor dn afar - s fac o evauare ct ma neutr a performane organzae dn punctu de vedere a ceor dn afar. O astfe de actvtate este una dn cee ma bune modat de a evta nebuna descrs de Tuchman poate consttu un preudu a acun etce (Lews, 1991). n pus, anaza aconaror costtue un preudu preos pentru anaza SWOT (stadu 4), dentfcarea probemeor strategce (stadu 5) eaborarea stratege (stadu 6). 1ac timpul o permite sau o cer circumstanele, se pot aduga trei stadii adiionale. Cai nti, ec#ipa de planificare strategic ar putea dori s discute modalitile exacte n care acionarii influeneaz organizaia (+utt i ,ac-off, '((*, @inn, '((K). "0ar putea ca muli mem$ri ai ec#ipei s nu tie precis n ce fel este influenat organizaia. (1e asemenea, aceast discuie ar putea ajuta la gsirea acionarilor cu adevrat importani.) n al doilea rnd, ec#ipa de planificare strategic ar putea dori s discute ceea ce dorete organizaia de la fiecare grup de Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft acionari. Am accentuat necesitatea ca organizaiile s acorde satisfacie grupurilor principale de acionari, dar ar putea s fie, de asemenea, important ca atenia s se concentreze direct asupra a ceea ce are nevoie organizaia pentru a supravieui i prospera. 1ar s0ar putea ca nu aceasta s fie situaia. % concentrare asupra necesitilor de supravieuire ale organizaiei poate revela o important pro$lem strategic5 cum i poate organizaia asigura resursele necesare pentru a continua s0 i ndeplineasc misiunea dac nu primete deja acele resurse de la principalii acionari2 n cele din urm, ec#ipa ar putea dori s i ierar#izeze pe acionari n funcie de importana lor n organizaie. %rdinea, desigur, poate fi dfert n funce de dfertee probeme, dar o ordonare a acestora n mare poate s dea echpe o dee despre ace aconar care necest ma mut atene. Echpa va trebu s decd dac trebue sau nu s se fac pubc anaza aconaror n afara echpe de panfcare strategc. Aceasta consttue ma aes nformae pentru ate stad ae procesuu (ma aes afrmarea msun eaborarea stratege), astfe nct s-ar putea s nu fe cazu ca dscua s devn pubc- OOOOOOOOOOOO Afirmarea misiunii Afirmarea misiunii este declararea scopului organizaiei. Afirmrile aceste ja difer ca lungime, dar snt de o$icei destul de scurte : nu mai mult de o pagin si adeseori doar un simplu slogan. &le tre$uie s fie o surs de inspiraie, n acelai timp. Afirmarea efectiv a misiunii ar tre$ui s evolueze din discuii destinate s rspund la ase ntre$ri (proces care este adeseori extrem de informaional, cum recunotea, pro$a$il, i "amuel EoldF>n cnd spunea Pentru informaia dumneavoastr, a vrea s v pun cteva ntre$ri!). Afirmarea misi0 unii ar tre$ui s ating cumva toate rspunsurile, c#iar dac pentru anumite scopuri ea poate s fie distilat ntr0un slogan. ?spunsurile la cele ase ntre$ri, sc#iate mai jos, vor constitui $aza ela$orrii viziunii succesului mai trziu n timpul procesului. ?spunznd la aceste ntre$ri, se trece printr0un proces foarte valoros, dar solicitant. Ar putea fi nevoie de cteva ore (i n unele cazuri zile) de discuie S cadrul ec#ipei de planificare strategic pentru a se ajunge la consens cu privire , rspunsur poate c ma este nevoe de ceva tmp auxar de refece. Uneor, ca n Panfcarea strategc pentru organza pubce nonproft cazu programuu CPI, organzaa ar putea avea nevoe s se ntoarc s- revzuasc afrmarea msun n umna descoperror uteroare. n anumte momente, dscue pot prea prea fosofce sau academa pentru a f de foos. Dac dscue se mpotmoesc n abstracun amnunte nesemnfcatve, trebue mers nante cu orce pre. Cneva poate prm sarcna s noteze tot ce s-a dscutat de|a, prntre care punctee de acord de dezacord, | s se contnue dscua a momentu potrvt, cnd trebue s se a o decze. Pa- nfcarea strategc nu trebue sat s ntrerup o acune ut. Trebue s ne amntm totu c panfcarea strategc se refer, n utm nstan, a scopur, sens, vaor, etc are astfe o baz fozofc. Pentru a-" parafraza pe un adevrat guru a managementuu, Peter Drucker, panfcarea