Fisa de post

ASISTENT MANAGER
Departament
Nivel ierarhic
Pondere ierarhica
Relaii Organizatorice
Relaiile de autoritate
Ierarhice
Funcionale

COMPARTIMENTUL ADMINISTRATIV
3
0

Relaiile de cooperare
Relaii de control
Relaii de reprezentare

Obiective individuale

- cu toate compartimentele
Nu este cazul
Reprezint societatea in relaiile cu clienii, cu autoritati in orice
situaii considera necesar si are acordul managerului general sau i
se solicita acest lucru
-

Atribuii

Este subordonat managerului general

are relaii de serviciu cu toate serviciile, birourile si alte
entitati funcionale;
are relaii cu persoane juridice si persoane fizice care au
tangenta cu sfera sa de activitate.

Imbunatatirea mediului functional de desfasurare a

activitatii in cadrul societatii
Organizarea mai buna a modului de achizitionare/
inlocuire/mentenanta a bunurilor si produselor necesare
functionarii in conditii optime a activitatii
Actualizarea listei de furnizori pentru bunurile si serviciile
achizitionate de societate in vederea asigurarii unui raport
calitate/pret cat mai bun
Imbunatatirea metodei de arhivare a documentelor si de
circulatie a acestora atat in cadrul compartimentelor
interne cat si din/catre exterior

1. ntocmete, primete, verifica, arhiveaz, distribuie

documente interne si externe, in cadrul societatii si din
afara
2. Relationeaza, negociaza, comunica cu furnizorii societatii
in vederea achizitionarii serviciilor si bunurilor necesare
unei functionari optime a activitatii
3. Asigura formalitatile protocolare la intalniri, conferinte si
alte evenimente organizate in cadrul sediului secundar al
societatii
4. Reprezinta societatea in relatia cu diversi parteneri si
institutii la cererea, delegarea, imputernicirea din partea
managerului general sau a directorului general

Sarcini

1. Intocmeste, primeste, verifica, arhiveaz, distribuie

documente interne si externe, in cadrul societatii si din afara
Primete corespondenta (trimisa prin posta, electronic sau
fax), o prezint managerului general, o nregistreaz si
distribuie personalului cruia i-a fost repartizata;
Expediaza corespondenta produsa de personalul
societatii, prin posta, electronic sau fax, dupa caz;
Preia si directioneaza apelurile telefonice;
Redacteaza scrisori sau rspunsuri la scrisori, la indicaia
managerului general;
Convertete documente, arhive din format hartie in
format electronic conform specificaiilor primite de
superiorii ierarhici
Asista managerul general in probleme de comunicare,
documentare si coordonare interna;
Sesizarea imediat a managerului general n momentul n
care constata dificulti sau defeciuni n utilizarea
echipamentelor i a aparaturii

2. Relaioneaz, negociaza, comunica cu furnizorii societatii in

vederea achizitionarii serviciilor si bunurilor necesare unei
functionari optime a activitatii
Intocmeste cereri de oferta pentru materiale, produse si
servicii conform necesarului stabilit si aprobat de
managerul general
Evalueaza ofertele primite de la furnizori, prezinta
concluziile managerului general
Formuleaz si urmrete comenzile lansate
Centralizeaz si prezint managerului general listele cu
necesarul solicitat de compartimente
Asigura indeplinirea formalitatilor necesare remedierii
defectiunilor la echipamentele de lucru din cadrul
oricarui compertiment
Stabileste intalniri cu diversi parteneri, atunci cand este
cazul pentru a se informa asupra unui serviciu sau a unui
bun pentru care s-a emis cerere de oferta
Identifica pe piata cea mai buna solutie tehnica/
financiara/operationala pentru a asigurarea functionalitatii optime
3. Asigura formalitatile protocolare la intalniri, conferinte si
alte evenimente organizate in cadrul sediului secundar al
societatii
Organizeaz
ntlnirile
evitnd
suprapunerile/
aglomerrile att a persoanelor cat si a spatiilor folosite

Competente

pentru ntlniri, evenimente

Primete persoanele: reprezentani ai instituiilor publice,
colaboratori, partener care vin in contact cu directorul
general sau ali salariai ai societatii, in interes de serviciu;
Asigura activitatea de protocol in cadrul intalnirilor, in
conformitate cu cerintele zilnice;
Urmrete asigurarea transportului de la si la sediu
secundar a partenerilor;
Tine evidenta partenerilor care se prezint la
ntlniri/conferine in calitate de colaboratori ai societatii;
4. Reprezint societatea in relaia cu diveri parteneri si
instituii la cererea, delegarea, mputernicirea din partea
managerului general sau a directorului general
Depune documente pentru societate la diverse instituii
pentru care a fost mputernicit
Pltete taxe, impozite, amenzi pentru societate
Livreaz documente ctre parteneri si le ridica de la
parteneri
ndeplinete orice formalitati in legatura cu societate
pentru care a primit delegare sau mputernicire din partea
superiorilor ierarhici
Libertatea de decizie este condiionata de acordul Managerului
General, si planul de activitate

Lucrri

Responsabilitati

Cerinele specifice
Caliti

Cunotine

Perseveren
Atenie la detalii
Adaptabilitate
Rezisten la stres
Responsabilitate

Studii de baz - studii medii

Studii de specialitate - cursuri de perfecionare n
domeniul comunicrii, tehnologiei informaional
comunicaionale, marketing sau experienta in domeniu
minim 2 ani
cunotine bune a suitei MS Office
cunoaterea unui editor de texte pe calculator
operarea cu baze de dat
cunotine de utilizare a calculatorului personal, telefon,
copiator, fax

Aptitudini

rspunde de rezolvarea prompt a sarcinilor trasate de

managerul general
rspunde de informaiile si ndrumrile pe care le
transmite ctre colegi/superiori/parteneri
rspunde de organizarea activitatii pentru ncadrarea in
termenele limita si ndeplinirea obiectivelor
rspunde de nsuirea modului de utilizare corect i
eficient a echipamentelor utilizate n procesul muncii:
echipamente de calcul - telefon, fax, copiator
se asigura i ia toate msurile pentru a ntocmi
documentele cu corectitudine i n timp util
sesizaza acele circumstane ce ar putea crea probleme n
finalizarea n timp util a documentelor i le aduce la
cunotina persoanelor direct implicate
asigura promptitudine n exprimarea rspunsurilor, verbal
sau n scris fa de clien sau autoriti
menine o relaie de cooperare cu toi colegii prin
comunicarea i rezolvarea calm a oricrei nemulumiri
va pastra o relatie profesionala cu partenerii comunicnd
cu amabilitate i bune maniere

De nelegere verbal - abilitatea de a asculta i nelege

informaii i idei prezentate oral, prin cuvinte i fraze
abilitatea de a comunica verbal informaii i idei ntr-o
manier n care s faciliteze nelegerea celorlali
nelegerea textelor - abilitatea de a citi i a nelege
informaiile i ideile prezentate n documente scrise
Raionament deductiv - abilitatea de a aplica regulile

Deprinderi

Aprobat
MANAGER GENERAL
Data
Semntura .

generale la probleme specifice pentru a produce soluii

adecvate
memorarea - abilitatea de a-i reaminti informaii ca
numere, cuvinte, discuii,
Viteza perceptiv - abilitatea de a compara rapid i corect
numere, cuvinte, structuri, prezente sau din memorie
Atenie selectiv - abilitatea de a se concentra i de a nu fi
distras n timpul realizrii unei sarcini de-a lungul unei
perioada de timp
Sensibilitatea la detalii - abilitatea de a sesiza detaliile ntrun timp foarte scurt
Sensibilitatea la probleme - abilitatea de a contientiza
dac ceva este n neregul i sesizarea problemei
nelegerea textelor - nelegerea frazelor i paragrafelor
scrise n cadrul normelor, instruciunilor, documentelor
evaluate
De management al timpului - gestionarea eficient a
propriului timp
De scriere - comunicare eficient n scris adaptat la
nevoile clientului
De nvare activ - nelegerea efectelor generate de
informaiile noi asupra produselor activitii
De ascultare activ - concentrarea ateniei asupra celor cu
care comunic pentru a nelege i punctele lor de vedere,
formularea adecvat a ntrebrilor i evitarea ntreruperii
dicursului celorlali
n momente nepotrivite De vorbire - transmiterea
informaiei n interiorul unui discurs logic i coerent
ncadrat in post
Data
Semntura .