Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Pentru a fi utile prin forma i coninutul lor, documentele contabile ndeplinesc anumite funcii n
cadrul activitii contabile a societii comerciale:
2
Clasificarea documentelor:
Permite s folosim documentul adecvat fiecrei operaiuni patrimoniale, s ntocmim numrul necesar
de exemplare, pe care s le distribuim n concordan cu regulile contabile stabilite.
Clasificarea documentelor are loc dup mai multe criterii, anume:
1) Dup modul de prezentare:
documente tipizate:
au un text i o form prestabilit;
sunt obligatorii pentru toate categoriile de utilizatori din economia naional (facturi,
chitane, bon de consum etc);
documente netipizate: specifice unor ramuri de activitate, unor instituii, caz n care se respect
anumite reguli pentru tiprire.
5) Dup coninut:
documente primare: contin o singura operaiune (chitana, factura);
documente centralizatoare: cumuleaz mai multe operaiuni de acelai fel (centralizatorul
lunar, statele de plata) .
3
Sunt documente care se tipresc dup anumite modele standardizate, emise periodic de Ministerul de
Finane;
fiecare utilizator stabilete necesarul anual de formulare tipizate cu regim special, pe care il
transmite sub forma de comenzi ferme ctre unitatile judeene ale Ministerului de Finane;
evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special se ine cu ajutorul unui document
tipizat cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare.
Nota: Procurarea i utilizarea de formulare tipizate cu regim special de nseriere i numerotare din
surse neautorizate de Ministerul Finanelor este interzis !
Efecte negative:
nscrisurile nu ndeplinesc condiiile de document justificativ;
bunurile care fac obiectul tranzaciilor nscrise n aceste documente sunt considerate fr
documente legale de provenien i pot fi confiscate !
n contabilitate se utilizeaz anumite registre, obligatorii pentru fiecare societate care ine
contabilitate.
Prin intermediul lor se materializeaz nregistrarea propriului sistem de conturi, n strict concordan
cu destinaia lor, n mod ordonat, completate astfel nct s permit n orice moment identificarea i
controlul operaiunilor patrimoniale efectuate.
Aceste documente se pot prezenta sub forma de:
registre propriu-zise;
foi volante;
fie;
documente informatice etc.
Registrele contabile
sunt o categorie special de mijloace concrete de validare a evidenelor;
sunt ntocmite i utilizate n interiorul contabilitii;
servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea documentelor justificative;
pot fi administrate ca prob n cazul litigiilor, in exteriorul firmei.
Nota: inerea defectuoas a registrelor contabile lipsete agenii economici de mijloacele de prob
n relaiile cu teri (firme, organe fiscale, instane de judecat) !
1. Registrul jurnal
Este un document contabil obligatoriu, n care se fac nregistrri ale operaiunilor patrimoniale, cu
respectarea succesiunii documentelor justificative (dup data de ntocmire sau dup data de intrare a
acestora in societate).
4
Se ntocmete zilnic sau lunar, dup caz, prin nregistrarea cronologic, fr tersturi i spaii libere, a
tuturor documentelor contabile n care se reflect micarea patrimoniului societii.
Cu ajutorul acestui document se efectueaza calcule lunare privind stabilirea obligaiilor fa de teri
(bugetul statului, bugetul asigurrilor sociale, bugetele locale, firme etc).
Se ntocmete ntr-un singur exemplar. Nu are circulatie externa.
Clasificare:
la unitile mici: un singur registru jurnal ;
la unitile cu volum mare de operaiuni:
un registru jurnal general;
mai multe registre jurnal auxiliare (operaiunile de cas i de banc, decontri cu
furnizorii, situaia facturilor etc.), al cror total lunar se trece n registrul jurnal general.
Este un document tipizat, codificat (cod 14-1-l/b), care se tiprete n registre de cte 100 file de
format A4, nainte de utilizare se numeroteaz, nuruiete, certific i parafeaz.
Se arhiveaz de ctre societate, fiind pastrat obligatoriu, mpreuna cu documentele justificative care au
stat la baza ntocmirii lui.
Nota: Poate fi folosit ca element probant n litigii, dac sunt respectate regulile prezentate anterior.
2. Registrul inventar
Este un document contabil obligatoriu, n care se nregistreaz toate elementele patrimoniale de activ
i pasiv, grupate funcie de natura lor, conform posturilor bilaniere.
Se ntocmete la sfritul anului, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele
de inventariere i procesele verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora
pe conturi sau grupe de conturi, completnd toate rubricile.
Registrul inventar nu are circulaie n unitatea patrimonial, se arhiveaz i se pstreaz obligatoriu
mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui, poate servi ca proba n
instan.
Se tiprete pe foi sau n registru de 100 file, format A4, se numeroteaz i se nuruiete, se parafeaz
la organul fiscal teritorial la nceperea activitii, la ncetarea acesteia, precum i n cazul epuizrii
filelor i deschiderea unui registru nou.
5
n fiecare an, la nceputul exerciiului, se deschid fie, unde se nregistreaz soldul iniial din balana
conturilor sintetice din finalul anului precedent, dup care se efectueaz nregistrarea operaiunilor.
Se ntocmete ntr-un exemplar, lunar, deschizndu-se cte o fil volant pe msura nregistrrii
urmtoarelor operaiuni:
inerea contabilitii sintetice a operaiunilor economice i financiare, n care se utilizeaz
forma de nregistrare contabil maestru - sah;
intocmirea balanei de verificare a conturilor sintetice;
furnizarea de date pentru analiza economic i financiar.
Acest registrul nu circul n interiorul sau n afara societii, fiind un document de nregistrare
contabil, se arhiveaz la compartimentul financiar - contabil.
4. Balana de verificare
Se ntocmete lunar, pentru verificarea nregistrrii corecte n contabilitate a operaiunilor
patrimoniale.
Servete la ntocmirea bilanului contabil.
Elementele structurale ale balanei de verificare:
simbolul i denumirea conturilor, n ordinea din planul de conturi;
soldurile iniiale debitoare i creditoare;
rulajele debitoare i creditoare;
totalul sumelor debitoare i creditoare;
soldurile finale debitoare i creditoare.
Verific corelaiile dintre egalitile generate de dubla nregistrare a operaiunilor patrimoniale n
contabilitate:
concordana dintre totalul nregistrrilor din registrul jurnal i totalul rulajelor debitoare
i creditoare din balan;
concordana dintre totalul soldurilor finale debitoare i creditoare din Cartea Mare i
totalul soldurilor debitoare i creditoare din balana;
concordana dintre conturile sintetice i conturile analitice.
Se prezint sub dou forme:
balana de verificare a conturilor analitice;
balana de verificare a conturilor sintetice;
Balana de verificare a conturilor analitice
se ntocmete n dou variante:
varianta valoric;
varianta cantitativ-valoric (cu dou etaloane).
Balana de verificare a conturilor sintetice:
Variante:
balana de verificare cu o serie de egaliti;
balana de verificare cu dou serii de egaliti;
balana de verificare cu trei serii de egaliti;
balana de verificare cu patru serii de egaliti.
Reprezint:
- aciunea de utilizare raional, conform normelor generale pentru nscrisuri;
- n vederea asigurrii inerii contabilitii n mod corect i la zi;
- cu scopul pstrrii integritii patrimoniului.
6
Etapele gestionarii documentelor:
- primirea i nregistrarea documentelor;
- utilizarea i evidena documentelor;
- organizarea circulaiei documentelor ;
- pstrarea documentelor.