Sunteți pe pagina 1din 29

Model de implementare i evaluare a sistemului de control intern/managerial n

cadrul unei entiti

Abstract:
Conform noilor reglementari n domeniu (Legea 234/2010 i OMFP 1649/2011),
fiecare entitate public este responsabila cu implementarea i evaluarea/auto-
evaluarea unui sistem de control intern/managerial.
Elementele pricipale care stau la baza acestui proces sunt standardele de control
intern, adoptate prin OMFP 946/2005.
Avnd n vedere faptul c nu exist un model general acceptat sau promovat n
ceea ce priveste modul de implementare i evaluare a acestui sistem, aceast
lucrare i propune elaborarea unui ghid/ndrumar, care sa includ elementele de
baz ale celor dou procese menionate, i care ulterior pot fi
dezvoltate/mbuntite/adaptate n funcie de realitile existente la nivelul
fiecrei entiti.

Aceast abordare are n vedere urmtoarele aspecte:


Posibilitatea aplicrii mecanismelor i conceptelor utilizate n implementarea i
evaluarea sistemului de management al calitii. Acesta are la baz standarde
care stabilesc cerinele minime obligatorii pentru implementare. Totodat,
sistemul de evaluare i certificare presupune analizarea/evaluarea intern a
modului de implementare a acestor standarde, dar i evaluarea extern, de ctre
auditori de calitate desemnai. Astfel, procesul poate fi considerat similar cu cel
necesar implementrii i evalurii sistemului de control intern/managerial.
Elementele care pot crea dificulti n aplicarea acestuia constau n:
o Existena unui cadru legal/procedural limitat n definirea mecanismelor de
implementare i evaluare a acestui sistem, lsnd n responsabilitatea
entitilor/managerilor modalitatea practic de elaborare i aplicare a
acestora,
o definirea general a standardelor de control intern i a cerinelor acestora,
o existena unor suprapuneri n cerinele aferente unora dintre standarde 1.
Modul de definire a standardelor i a cerinelor generale de implementare a
acestora, implic stabilirea unui plan de implementare, incluznd activiti
principale i secundare, responsabili principali i secundari. Este evident faptul
ca acestea depind de structura organizatoric a entitii respective.
Evaluarea stadiului implementrii standardelor de control intern presupune n
primul rnd o evaluare a modului de implementare a fiecarui standard n parte (a
aciunilor minimale stabilite) i ulterior o evaluare general, la nivelul entitii.

Astfel, avnd n vedere cele menionate anterior, materialul va prezenta, n prima


parte, un model general de implementare a sistemului de control
intern/managerial la nivelul unei entiti i, ulterior, un model de auto-
evaluare/evaluare a acestuia.

1. Model de implementare a sistemului de control intern/managerial:

1 La nivelul Comisiei Europene, urmare a necesitii flexibilizrii acestui proces,


standardele de control intern au fost reevaluate, rezultnd o diminuare a numrului
acestora la 16 standarde.

1
Sistemul de control intern/managerial reprezint ansamblul politicilor i procedurilor
concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n
vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice
intr-un mod economic, eficient si eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i
regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea
fraudelor si greelilor; calitatea documentelor de contabilitate si producerea n timp util
de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management.

2
Componenta Standard Aciuni minim necesare Rezultate Observaii
Control
intern
Mediul de control

1. Etic, integritate Elaborarea unui Cod de Etic al Cod de Etic


Entitatea public angajailor Comisie de Disciplin
asigur condiiile Promovarea/difuzarea acestuia funcional
necesare cunoaterii, la nivelul entitii Procedur aferent
de ctre angajai, a Luarea la cunotin de ctre toi semnalrii i tratrii
reglementrilor care angajaii (la angajare sau cu cazurilor de
guverneaz ocazia fiecrei modificri) nereguli/abateri/ fraud
comportamentul Constituirea sau definirea n
acestora, prevenirea cadrul Codului a unei Comisii
i raportarea fraudelor speciale pentru analizarea
i neregulilor. cazurilor de nereguli/fraud
identificate (Comisie de
disciplin existent, cu
extinderea prerogativelor
acesteia)
Elaborarea unei proceduri
privind semnalarea i
tratamentul neregulilor
2. Atribuii, funcii, Elaborarea unui Plan de Plan de dezvoltare Planul de dezvoltare
sarcini dezvoltare institutional, cu instituional institutional ar trebui s
Entitatea public includerea misiunii, viziunii i ROF aib n vedere
transmite angajailor obiectivelor generale ale enitii elaborat/actualizat/ dezvoltarea activitii
i actualizeaz Elaborarea i actualizarea avizat instituiei pe ansamblul
permanent: periodic a ROF; ROF publicat i acesteia. Din acest
documentul privind Publicarea pe site-ul instituiei a diseminat document poate decurge
misiunea entitii ROF-ului pentru a se asigura Fie de post ulterior i ROF-ul general.
publice; comunicarea acestuia ctre elaborate/actualizate/
regulamentele angajai; semnate i avizate
interne; Elaborarea i actualizarea
fia postului periodic a fielor de post
(funciei).

3 Competen, Elaborarea unei proceduri de Procedura de sistem


performan sistem privind modalitatea de privind organizarea i
Managerul asigur organizare i derulare a derularea concursurilor
ocuparea posturilor concursurilor de de angajare/promovare
de ctre persoane angajare/promovare la nivelul la nivelul instituiei
competente, crora le instituiei Analiza anual privind
ncredineaz sarcini Detalierea elementelor specifice gradul de ncrcare a
potrivit competenelor privind cerinele posturilor la personalului cu sarcini
i asigur condiii nivelul fiecrei structuri din Plan de formare
pentru dezvoltarea entitate profesional actualizat
capacitii Elaborarea periodic a unei anual
profesionale a analize privind gradul de Procedura de sistem
salariatului. ncarcare a personalului cu privind metodologia
sarcini identificrii i stabilirii
Elaborarea i actualizarea nevoilor de formare ale
permanent a Planului de personalului
formare profesional
Elaborarea unei proceduri de
sistem privind metodologia
identificrii i stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
4 Funcii sensibile Identificarea funciilor sensibile Lista funcii sensibile Analiza necesar a fi
Entitatea public la nivelul entitii Lista salariai care derulat n stabilirea
identific funciile Stabilirea listei cu salariaii care ocup funcii sensibile, funciilor sensibile ar
considerate ca fiind ocup funciile sensibile actualizat permanent trebui realizat plecnd
sensibile i stabilete Stabilirea unui Plan de rotaie a de ctre Resurse de la obiectivele instituiei
o politic adecvat de personalului de pe aceste funcii Umane i identificarea
rotaie a salariailor (avnd n vedere avantajele i Plan de rotaie a activitilor, respectiv a
care ocup astfel de dezavantajele acestei rotaii, personalului din posturilor vulnerabile din
funcii. existena resurselor umane funciile sensibile, punctul de vedere a
suficiente ca numr i pregtire, actualizat anual. atingerii obiectivelor
etc.). Acest Plan ar trebui revizuit instituiei. Recomandare:
anual. poate fi solicitat o
misiune de consiliere a
auditului intern, o misiune
de audit extern sau poate
fi constituit un grup de
lucru coordonat la nivelul
secretarului general sau
Comisiei de
Implementare a
sistemului de control
intern/managerial pentru
stabilirea acestei liste.
5 Delegarea Identificare la nivelul structurii a Lista competene i Se bazeaz pe ROF,
Managerul stabilete, competenelor i responsabiliti la prevederi speciale din
n scris, limitele responsabilitilor ce pot fi nivelul structurii, cu cadrul legal aplicabil
competenelor i delegate/nu pot fi delegate evidenierea celor care domeniului de activitate
responsabilitilor pe Stabilirea prin intermediul fielor se deleag/nu se
care le deleag. de post a limitelor de deleag
competen i a Fie de post
responsabilitilor delegate sau completate
prin acte administrative interne corespunztor, inclusiv
cu limitele de
competen
Acte
administrative/note
interne delagare
competene, asumate
de manager i
persoana ctre care
s-au delegat
responsabilitile
6 Structura Elaborare organigram Organigrama publicat In elaborarea structurii
organizatoric Elaborare ROF sau comunicat organizatorice se are n
Entitatea public Elaborare fie de post angajailor vedere, n cazul entitii
definete propria Comunicarea acestor ROF publicat sau publice, funciile stabilite
structur documente ctre angajai comunicat angajailor prin HG de constituire i
organizatoric, Elaborare procedur privind Fie de post, avizate i derularea unor analize
competenele, semnate periodice privind
modul de ntocmire ROF, fie de
responsabilitile, Procedura de sistem activitile noi aprute
post
sarcinile i obligaia privind sau posibilele
Evaluare periodic a flexibilitii
de a raporta pentru ntocmirea/actualizarea suprapuneri de activiti
i conformitii structurii
fiecare component ROF i fie de post
organizatorice
structural i Analize periodice ale
informeaz n scris modului de organizare
salariaii. i funcionare/
propuneri de
flexibilizare a activitii
7 - Obiective Stabilirea obiectivelor generale Plan Strategic/Plan de In stabilirea obiectivelor,
riscurilor
Evaluare

Entitatea public i operaionale ale entitii, cu dezvolare se recomand o adoptare


a

trebuie s defineasc respectarea principiului SMART institutional/lista top-down, plecnd de la


obiectivele (excepie pentru obiective agenda public i agenda
determinante,
8 - Planificarea legate Identificarea activitilor Plan Strategic/Plan de instituional
Planurile definte pe
Strategice/de
Entitatea public necesare pentru atingerea dezvoltare instituional dezvoltare instituional
ntocmete planuri obiectivelor, stablirea resurselor includ att obiectivele, ct
prin care se pun n necesare i activitile/rezultatele
concordan ateptate i resursele
activitile necesare alocate.
pentru atingerea
obiectivelor cu
resursele maxim
posibil de alocat,
astfel nct riscurile
de a nu realiza
obiectivele s fie
minime.

9 - Coordonarea Stabilirea unei structurii Structura de Aceast structur are


Pentru atingerea coordonatoare privind coordonare rolul de a stabili o
obiectivelor, deciziile elaborarea, monitorizarea Metodologie de metodologie de
i aciunile implementrii i actualizarea organizare i monitorizare a modului
componentelor planurilor strategice/anuale funcionare a structurii de implementare a
structurale ale entitii Stabilirea unei de coordonare planului i modalitatea de
publice trebuiesc metodologii/proceduri de revizuire/actualizare a
coordonate, n scopul organizare i funcionare a acestuia, precum i a
asigurrii acestei structuri, modul de luare modului de luare a
convergenei i a deciziilor, limitele de deciziilor majore.
coerenei acestora. competen, domeniile de
aciune

10 - Monitorizarea Stabilirea unui set de indicatori Set indicatori Indicatorii pot fi calitativi
performanelor pentru evaluarea modului de cantitativi/calitativi, i/sau cantitativi,
Entitatea public ndeplinire a obiectivelor asociai atingerii relevena acestora
asigur, pentru strategice rezultatelor prestabilite putnd fi evaluat de
fiecare politic i Stabilirea unui set de indicatori structura coordonatoare
activitate, pentru evaluarea modului de cu ocazia evalurilor
monitorizarea ndeplinire a obiectivelor anuale.
performanelor, operaionale/derivate
utiliznd indicatori
cantitativi i calitativi
relevani, inclusiv cu
privire la
economicitate,
eficien i eficacitate.
11 Managementul Stabilirea unei proceduri de Procedura
riscului sistem privind managementul managementul
Entitatea public riscurilor riscurilor
analizeaz sistematic, Instruirea personalului i a Registrul riscurilor
cel puin o dat pe an, managementului n domeniul Plan de aciune pentru
riscurile legate de managementului riscurilor diminuarea riscurilor
desfurarea Ientificarea riscurilor generale i
activitilor sale, a celor aferente activitilor
elaboreaz planuri derulate la nivelul fiecrei
corespunztoare, n structuri
direcia limitrii Evaluarea riscurilor
posibilelor consecine Stabilirea apetitului pentru risc
ale acestor riscuri, i de ctre managementul superior
numete salariaii nivelul de risc acceptat
responsabili n Identificarea
aplicarea planurilor
msurilor/instrumentelor de
respective.
control aplicabile
Monitorizarea riscurilor i
reevaluarea acestora
Reactualizarea Planurilor de
aciune
Elaborarea registrului riscurilor

15 Ipoteze, Analizarea evalurilor periodice Planuri In corelatie cu standardul


reevaluri a modului de ndeplinire a strategice/anuale 10, orice evaluare a
Fixarea obiectivelor obiectivelor i a elementelor care actualizate modului de ndeplinire a
are n vedere ipoteze au condus la definirea/stabilirea obiectivelor poate genera
acceptate contient, obiectivelor iniiale anumite rezultate, care
prin consens. Ajustarea/actualizarea impun revizuirea
Modificarea corespunztoare a obiectivelor corespunzatoare a
ipotezelor, ca urmare (opional) Elaborarea unui set de obiectivelor
a transformrii cerine minime privind strategice/operaionale.
mediului, impune
reevaluarea elementele care se revd la
obiectivelor. momentul actualizrii unei
planificri strategice/anuale
Informare i comunicare

12 Informarea Inventarierea Lista centralizat Necesitatea stabilirii unei


Entitatea public informaiilor/documentelor informaii/ documente proceduri de sistem este
stabilete tipurile de gestionate la nivelul entitii Liste specifice la nivelul determinat de numrul
informaii, coninutul, (tipologie, frecven, drepturi i fiecrui compartiment i complexitatea
calitatea, frecvena, reguli de acces, destinatari, Reguli de documentelor gestionate
sursele i destinatarii sursa i intermediarii, etc.) utilizare/prelucrare la nivelul entitii.
acestora, astfel nct Stabilirea unei liste centralizate /acces /transmitere
managerii i salariaii, la nivelul entitii i a unei liste informaii, stabilite la
prin primirea i specifice la nivelul fiecrui nivel central, general
transmiterea departament valabile pentru toate
informaiilor, s-i Stabilirea unor reguli de compartimentele
poat ndeplini accesare/primire/prelucrare i
sarcinile. transmitere a
informaiilor/documentelor
eventual procedura de sistem.
Aceste reguli trebuie stabilite
iniial la nivel central/general
valabile pentru toat entitatea
(pentru a nu exista diferene de
interpretare de la un
compartiment la altul)
13 Comunicarea Inventarierea fluxurilor Sistem dezvoltat de Se pornete de la
Entitatea public informaionale/documentare inter comunicare intern i lista de
trebuie s dezvolte un i extra instituionale (pornind de extern. documente/
sistem eficient de la nivel de compartiment i pn informaii
comunicare intern i la nivel centralizat/instituional). identificate la
extern, care s Stabilirea timpilor alocai pentru standardul 12.
asigure o difuzare primirea/prelucrarea i
rapid, fluent i transmiterea
precis a informaiilor, informaiilor/documentelor. Se va
astfel inct acestea avea n vedere corelarea cu
s ajung complete i anumite cerine specifice,
la timp la utilizatori. stabilite anterior prin acte
normative/administrative.
Stabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaii/documente, n funcie
de tipologia acestora.
Stabilirea cilor/mijloacelor
corespunztoare pentru
transmiterea fiecrui tip de
informaie (ex: e-mail cu sau fr
semnatur electronic, adrese,
comunicate de pres, etc.).
In functie de complexitatea
acestui proces, poate fi
elaborat o procedura specific.
14 Corespondena Extragerea Sistem de Corespondena este
Fiecare entitate documentelor/informaiilor din coresponden parte integrant a
public organizeaz lista de informaii/documente elaborat i implementat informaiilor/documentelo
primirea/expedierea, identificate n standardele (lista/tipologie r idetificate la standardele
nregistrarea i anterioare coresponden, 12 i 13.
arhivarea Clasificarea tipurilor de procedura de
corespondenei, astfel coresponden, dup criterii utilizare/transmitere
nct sistemul s fie generale stabilite la nivel central /arhivare, aplicaie
accesibil (de o Comisie sau de o structur suport pentru
managerului, desemnat special) implementarea
angajailor i terilor Elaborarea i implementarea procedurii)
interesai, cu abilitare unei proceduri privind
n domeniu. nregistarea, primirea, circulaia
i arhivarea corespondenei.
Dezvoltarea i implementarea
unei aplicaii informatice suport
pentru nregistrarea i
monitorizarea corespondenei la
nivel de compartiment i la nivel
de entitate.
16 Semnalarea Elaborarea unei proceduri Procedur aferent Aciunea poate fi
neregulilor privind semnalarea i semnalarii i tratrii implementat fie n cadrul
Salariaii au tratamentul neregulilor (definirea cazurilor de standardului 1, fie a
posibilitatea ca, pe tipurilor de nereguli i a modului nereguli/abateri/ fraud standardului 16,
baza unor proceduri de tratare a acestora. Se poate coninutul i scopul
distincte, s porni de la cazurile specifice, acestui document fiind
semnaleze identificate la nivelul fiecarui similar.
neregulariti, fr ca compartiment i ulterior
astfel de semnalri s generalizate/centralizate la nivel
atrag un tratament de entitate).
inechitabil sau
discriminatoriu fa de
salariatul care se
conformeaz unor
astfel de proceduri.

17 - Proceduri Elaborare procedur de Proceduri operaionale Este un proces de durat,


Activiti

control

Pentru activitile din elaborare a procedurilor i de sistem complexitatea acestuia


de

cadrul entittii publice Identificarea la nivelul fiecrui elaborate/aprobate fiind dat de


i, n special, pentru compartiment a activitilor /diseminate complexitatea
operaiunile
18 Separarea Identificare procese la nivelul Analiza activitilor/proceselor
Pentru a putea avea o
atribuiilor entitii i a compartimentelor proceselor/activitilor separare corepunztoare
Elementele implicate derulate la nivel de a activitilor
operaionale i Identificare activiti derivate din entitate/compartiment incompatibile este
financiare ale fiecrei procese la nivelul fiecrui Incompatibiliti necesar, n prima faz,
aciuni sunt efectuate compartiment i clasificarea identificate i corectate inventarierea
de persoane acestora n funcie de tipologie i Procedura/reguli de proceselor/activitilor i
independente una necesitatea de separare separare a atribuiilor ulterior stabilirea regulilor
fa de cealalt, Identificare eventuale de separare i
respectiv funciile de incompatibiliti i stabilirea unor moniorizarea aplicrii
iniiere i verificare msuri de remediere acestora. Eventualele
trebuie s fie Stabilirea unor reguli abateri pot fi raportate,
separate. generale/specifice pentru conform procedurii de
alocarea si derularea activitatilor semnalare a neregulilor,
(in functie de rezultatele analizei menionate la
derulate anterior) standardele 1 i 17.
19 Supravegherea Stabilirea unor instrumente Instrument implementat Instrumentele aplicate pot
Entitatea public pentru monitorizarea activitii la de monitorizare a asigura inclusiv analiza
asigur msuri de nivel central i la nivel de activitii entitii activitii din punctul de
supraveghere compartimente (ex: tablou de vedere al suprapunerilor
adecvate a bord) i a modului de de activiti sau grad de
operaiunilor, pe baza implementare a acestora ncarcare personal.
unor proceduri (elaborare procedur)
prestabilite, inclusiv Analizarea periodic a
prin control ex-post, raportrilor la nivel de manager
n scopul realizrii n i management superior
mod eficace a
acestora.

20 Gestionarea Identificare la nivelul fiecrui Cazuistica abateri


abaterilor compartiment a cazurilor de identificate
Entitatea public se abateri de la proceduri/buna Procedura intern de
asigur c, pentru practic nregistrate i a modului raportare i gestionare
toate situaiile n care, de abordare a acestora a abaterilor
datorit unor Raportarea acestora ctre
circumstane managementul superior i
deosebite, apar stabilirea unor reguli generale de
abateri fa de ncadrare i tratare a acestora
politicile sau Identificare cazuri abateri prin
procedurile stabilite, intermediul misiunilor de audit
se ntocmesc intern
documente adecvate, Stabilirea unei proceduri interne
aprobate la un nivel de raportare a tuturor cazurilor
corespunztor, nainte de abateri i a modalitii de
de efectuarea tratare a acestora (din punctul
operaiunilor. de vedere al documentelor
necesar a fi elaborate i a
nivelului de luare a deciziilor)
21 Continuitatea Identificare situaii cu risc major Plan de gestionare a Aceste riscuri pot fi
activitii asupra derulrii activitilor (la situaiilor de criz/de identificate inclusiv in
Entitatea public nivel de compartimente i discontinuitate standardul privind
asigur msurile ulterior la nivel centralizat) activitate managementul riscurilor,
corespunzatoare Stabilire msuri de control dar msurile de control
pentru ca activitatea aplicabile n astfel de situaii pot fi stabilite ntr-un
acesteia s poat Revizuirea periodic a acestora document separat, avnd
continua n orice n vedere faptul c, n
moment, n toate general, aceste situaii
mprejurrile i n sunt ipotetice i vor fi
toate planurile, cu tratate ca fiind riscuri cu
deosebire n cel probabiliitatea de apariie
economico - financiar. medie sau minor.

22 Strategii de Idem standarde 7, 8, 9, 10,11, Idem standarde 7, 8, 9, Activitile prevzute la


control 15 10,11, 15 aceste standarde
Entitatea public acoper msurile
elaboreaz politici necesare pentru
adecvate strategiilor implementarea acestui
de control i standard. Prin urmare,
programelor derularea acelor activiti
concepute pentru conduce la
atingerea obiectivelor implementarea acestui
i meninerea n standard.
echilibru a acestor
strategii.

23 Accesul la Identificare structuri care Reguli drept de acces


resurse gestioneaz resursele materiale, i gestionare resurse
Managerul stabilete, financiare, informaionale ale List personal cu
prin emiterea de entitii atribuii n gestionarea
documente de Stabilire list persoane resurselor
autorizare, autorizate pentru gestionarea
persoanele care au acestora
acces la resursele Stabilire reguli drepturi de
materiale, financiare acces/gestionare
i informaionale ale Realizarea de verificri periodice
entitii publice i privind gestionarea acestor
numete persoanele resurse (de o structur
responsabile pentru independent)
protejarea i folosirea
corect a acestor
resurse.
Auditarea i evaluarea

Verificarea si Stabilire sistem de autoevaluare Funcie/sistem de


evaluarea a implementrii sistemului de evaluare a controlului
controlului control intern (procedur, intern implementat
Standardul 24 documente de monitorizare i
Entitatea public evaluare, criterii de evaluare a
instituie o funcie de stadiului implementrii
evaluare a controlului standardelor de control intern,
intern i elaboreaz termene de raportare,
politici, planuri i responsabili pentru raportare la
programe de derulare nivel de compartiment i la nivel
a acestor aciuni. central)
Audit intern Constituire funcie audit intern Funcie de audit intern
Standardul 25 (cf. legislatiei aplicabile) operaional n scopul
Entitatea public Utilizarea funciei de audit intern evalurii sistemului de
nfiineaz sau are n consilierea managentului control
acces la o structur pentru implementarea/evaluarea intern/managerial
de audit, care are n sistemului de control
componena sa intern/managerial
auditori competeni, a Derularea misiunilor de audit
cror activitate se intern avnd ca obiectiv
desfoar, de evaluarea sistemului de control
regul, conform unor intern implementat
programe bazate pe
evaluarea riscului.

Nota:
Aciunile necesare sunt definite la nivel general, ca i cerine de ndeplinit i nu au n vedere situaiile particulare existente la
nivelul unei entiti. Din aceste considerente, acest model/ndrumar poate fi adaptat/modificat corespunztor, dar cu
meninerea/respectarea cerinelor i justificarea/fundamentarea abaterilor.
Pentru aciunile generale trebuie stabilit o Comisie general de implementare a standardelor la nivelul entitii, care ulterior poate
desemna structurile sau structura responsabil pentru fiecare aciune i termenele de implementare.
2. Model de evaluare a sistemului de control intern/managerial 2:

Acesta va avea ca elemente de baz:


Precondiia aplicrii standardelor de control intern n integralitate la nivelul
unei entiti, dar difereniat la nivelul structurilor din cadrul entitii respective
(ex: anumite standarde audit intern se aplic entitii, dar nu se aplic
fiecrei structuri din cadrul entitii)
Aciunile minim necesare stabilite anterior. Pentru acestea, vor fi evideniai
responsabilii principali i secundari implicai.

Din aceste considerente, evaluarea final va avea 2 componente:


Evaluarea specific a standardelor - care se aplic exclusiv la nivelul unor
structuri din cadrul entitii
Evaluarea general a standardelor - care se aplic uniform la nivelul structurilor
din cadrul unei entitii.

In final, rezultatul evalurii implementrii standardelor de control intern va avea n


vedere cumularea rezultatelor obinute n cadrul celor 2 componente. 3

2 Acesta va avea in vedere raportarea la structura organizatorica de la nivelul unui


minister.
3 Aceste rezultate vor fi raportate la metodologia de cuantificare a implementarii
generale a standardelor de control intern, conform prevederilor OMFP 1649/2011.
Componenta Standard Aciuni minim necesare Responsabili
Control (principali/secund
intern
Mediul de control
1. Etic, integritate Elaborarea unui Cod de Etic al Dir. Resurs
Entitatea public angajailor sau/i grup
asigur condiiile Promovarea/difuzarea acestuia desemnat
necesare cunoa;terii, la nivelul entitii ministerului
de ctre angajai, a (organizaiei
reglementrilor care Luarea la cunotin de ctre toi
guverneaz angajaii (la angajare sau cu Fiecare str
comportamentul ocazia fiecrei modificri) cadrul
acestora, prevenirea Constituirea sau definirea n (organizaiei
i raportarea fraudelor cadrul Codului a unei Comisii
i neregulilor. speciale pentru analizarea Dir. Resurs
cazurilor de nereguli/fraud sau/si grup
identificate (Comisie de desemnat
disciplin existent, cu ministerului
extinderea prerogativelor (organizaiei
acesteia)
Elaborarea unei proceduri Dir. Resurs
privind semnalarea i sau/si grup
tratamentul neregulilor desemnat
ministerului

2. Atribuii, funcii, Elaborarea unui Plan de Comisia de


sarcini dezvoltare institutional, cu a sistemului
Entitatea public includerea misiunii, viziunii i intern/mana
transmite angajailor obiectivelor generale ale enitii grup de
i actualizeaz desemnat
permanent: Elaborarea i actualizarea
documentul privind periodic a ROF; Dir. Resurse
misiunea entitii fiecare str
publice; cadrul
regulamentele Publicarea pe site-ul instituiei a avizat
interne; ROF-ului pentru a se asigura Dir. Resurse
fia postului comunicarea acestuia ctre Direcia IT
(funciei). angajai;
Elaborarea i actualizarea
periodic a fielor de post Fiecare str
cadrul minis
3 Competen, Elaborarea unei proceduri de Dir. Resurse
performan sistem privind modalitatea de
Managerul asigur organizare i derulare a
ocuparea posturilor concursurilor de
de ctre persoane angajare/promovare la nivelul
competente, crora le instituiei
ncredineaz sarcini Detalierea elementelor specifice Fiecare str
potrivit competenelor privind cerinele posturilor la cadrul minis
i asigur condiii nivelul fiecrei structuri din supervizarea
pentru dezvoltarea entitate Resurse Um
capacitii Elaborarea periodic a unei Fiecare str
profesionale a analize privind gradul de cadrul minis
salariatului. ncarcare a personalului cu
sarcini
Elaborarea i actualizarea Fiecare str
permanent a Planului de cadrul min
formare profesional coordonarea
Resurse Um
Elaborarea unei proceduri de Dir. Resurse
sistem privind metodologia
identificrii i stabilirii nevoilor de
formare ale personalului
4 Funcii sensibile Identificarea funciilor sensibile Grup d
Entitatea public la nivelul entitii coordonat
identific funciile Stabilirea listei cu salariaii care secretarului
considerate ca fiind ocup funciile sensibile sau Com
sensibile i stabilete Stabilirea unui Plan de rotaie a Implementar
o politic adecvat de personalului de pe aceste funcii sistemului
rotaie a salariailor (avnd n vedere avantajele i intern/mana
care ocup astfel de dezavantajele acestei rotaii, pentru
funcii. existena resurselor umane acestei
sufieciente ca numr i colaborare
pregtire, etc.). Acest Plan ar structur d
trebui revizuit anual. ministerului

5 Delegarea Identificare la nivelul structurii a Fiecare str


Managerul stabilete, competenelor i cadrul min
n scris, limitele responsabilitilor ce pot fi coordonarea
competenelor i delegate/nu pot fi delegate Resurse Um
responsabilitilor pe Stabilirea prin intermediul fielor Fiecare str
care le deleag. de post a limitelor de cadrul min
competen i a coordonarea
responsabilitilor delegate sau Resurse Um
prin acte administrative interne
6 Structura Elaborare organigram Fiecare str
organizatoric Elaborare ROF cadrul min
Entitatea public coordonarea
definete propria Resurse Um
structur
organizatoric, Elaborare fie de post Fiecare stru
competenele, Comunicarea acestor cadrul minis
responsabilitile, documente ctre angajai
sarcinile i obligaia Elaborare procedur privind Dir. Resurse
de a raporta pentru modul de ntocmire ROF, fie de
fiecare component post
structural i Fiecare str
Evaluare periodic a flexibilitii
informeaz n scris cadrul min
i conformitii structurii
salariaii. coordonarea
organizatorice
Resurse Um
sprijinul Dir
Intern (m
consiliere)
7 - Obiective Stabilirea obictivelor generale i Comisia de
Entitatea public operaionale ale entitii, cu a sistemului
trebuie s defineasc respectarea principiului SMART intern/mana
obiectivele (excepie pentru grup de
determinante, legate activitile/procesele care au rol desemnat,
Evaluarea riscurilor

de scopurile entitii, direct n creterea calitii colaborare


precum i cele activitii i indirect n ceea ce structur d
complementare, privete indicatorii cantitativi) ministerului
legate de fiabilitatea Elaborarea Planului Strategic/de
informaiilor, dezvoltare instituional al
conformitatea cu entitii i comunicarea ctre
legile, regulamentele angajai
i politicile interne i
s comunice
obiectivele definite
tuturor salariailor i
terilor interesai.
8 - Planificarea Identificarea activitilor Fiecare str
Entitatea public necesare pentru atingerea cadrul minis
ntocmete planuri obiectivelor, stablirea resurselor coordonarea
prin care se pun n necesare de dezv
concordan sistemului
activitile necesare intern/mana
pentru atingerea secretarului
obiectivelor cu
resursele maxim
posibil de alocat,
astfel inct riscurile
de a nu realiza
obiectivele s fie
minime.

9 - Coordonarea Stabilirea unei structurii Comisia de


Pentru atingerea coordonatoare privind a sistemului
obiectivelor, deciziile elaborarea, monitorizarea intern/mana
i aciunile implementrii i actualizarea
componentelor planurilor strategice/anuale
structurale ale entitii Stabilirea unei Secretariatu
publice trebuiesc metodologii/proceduri de sub c
coordonate, n scopul organizare i funcionare a conducerii a
asigurrii acestei structuri, modul de luare
convergenei i a deciziilor, limitele de
coerenei acestora. competen, domeniile de
aciune

10 - Monitorizarea Stabilirea unui set de indicatori Fiecare str


performanelor pentru evaluarea modului de cadrul minis
Entitatea public ndeplinire a obiectivelor coordonarea
asigur, pentru strategice de dezv
fiecare politic i Stabilirea unui set de indicatori sistemului
activitate, pentru evaluarea modului de intern/mana
monitorizarea ndeplinire a obiectivelor secretarului
performanelor, operaionale/derivate
utiliznd indicatori
cantitativi i calitativi
relevani, inclusiv cu
privire la
economicitate,
eficien i eficacitate.

11 Managementul Stabilirea unei proceduri de Structur de


riscului sistem privind managementul ministerului
Entitatea public riscurilor coordonarea
analizeaz sistematic, Instruirea personalului i a de dezv
cel puin o dat pe an, managementului n domeniul sistemului
riscurile legate de managementului riscurilor intern/mana
desfurarea Identificarea riscurilor generale Comisia de
activitilor sale, i a celor aferente activitilor a sistemului
elaboreaz planuri derulate la nivelul fiecrei intern/mana
corespunztoare, n structuri intermediul
direcia limitrii Evaluarea riscurilor secretariatul
posibilelor consecine Stabilirea apetitului pentru risc acesteia,
ale acestor riscuri, i centraliza
de ctre managementul superior
numete salariaii comunicate
nivelul de risc acceptat
responsabili n structura d
Identificarea
aplicarea planurilor ministerului
msurilor/instrumentelor de
respective.
control aplicabile
Monitorizarea riscurilor i
reevaluarea acestora
Reactualizarea Planurilor de
aciune
Elaborarea registrului riscurilor

15 Ipoteze, Analizarea evalurilor periodice Fiecare str


reevaluri a modului de ndeplinire a cadrul minis
Fixarea obiectivelor obiectivelor i a elementelor care coordonarea
are n vedere ipoteze au condus la definirea/stabilirea de dezv
acceptate contient, obiectivelor iniiale sistemului
prin consens. Ajustarea/actualizarea intern/mana
Modificarea corespunztoare a obiectivelor secretarului
ipotezelor, ca urmare (opional) Elaborarea unui set de Comisia de
a transformrii cerine minime privind a sistemului
mediului, impune elementele care se revd la intern/mana
reevaluarea momentul actualizrii unei intermediul
obiectivelor. planificri strategice/anuale secretariatul
12 Informarea Inventarierea Fiecare str
Entitatea public informaiilor/documentelor cadrul minis
stabilete tipurile de gestionate la nivelul entitii coordonarea
informaii, coninutul, (tipologie, frecven, drepturi i Administrativ
calitatea, frecvena, reguli de acces, destinatari,
sursele i destinatarii sursa i intermediarii, etc.)
acestora, astfel nct Stabilirea unei liste centralizate
managerii i salariaii, la nivelul entitii i a unei liste
prin primirea i specifice la nivelul fiecrui
transmiterea departament
informaiilor, s-i Stabilirea unor reguli de Dir. Adminis
poat ndeplini accesare/primire/prelucrare i
sarcinile. transmitere a
informaiilor/documentelor
eventual procedura de sistem.
Aceste reguli trebuie stabilite
iniial la nivel central/general
valabile pentru toat entitatea
(pentru a nu exista diferene de
Informare i comunicare

interpretare de la un
compartiment la altul)
13 Comunicarea Inventarierea fluxurilor Fiecare str
Entitatea public informaionale/documentare inter cadrul minis
trebuie s dezvolte un i extra instituionale (pornind de coordonarea
sistem eficient de la nivel de compartiment i pn Administrativ
comunicare intern i la nivel centralizat/instituional).
extern, care s Stabilirea timpilor alocai pentru
asigure o difuzare primirea/prelucrarea i
rapid, fluent i transmiterea
precis a informaiilor, informaiilor/documentelor. Se va
astfel nct acestea avea n vedere corelarea cu
s ajung complete i anumite cerine specifice,
la timp la utilizatori. stabilite anterior prin acte
normative/administrative.
Stabilirea responsabililor de
primire/transmitere
informaii/documente, n funcie
de tipologia acestora.
Stabilirea cilor/mijloacelor
corespunztoare pentru
transmiterea fiecrui tip de
informaie (ex: e-mail cu sau fr
semnatur electronic, adrese,
comunicate de pres, etc.).
In functie de complexitatea
acestui proces, poate fi
elaborat o procedura specific.
14 Corespondena Extragerea Comisie sa
Fiecare entitate documentelor/informaiilor din desemnat s
public organizeaz lista de informaii/documente
primirea/expedierea, identificate n standardele
nregistrarea i anterioare
arhivarea Clasificarea tipurilor de
corespondenei, astfel coresponden, dup criterii
nct sistemul s fie generale stabilite la nivel central
accesibil (de o Comisie sau de o structur
managerului, desemnat special)
angajailor i terilor Elaborarea i implementarea
interesai, cu abilitare unei proceduri privind
n domeniu. nregistarea, primirea, circulaia
i arhivarea corespondenei.
Dezvoltarea i implementarea Direcia IT
unei aplicaii informatice suport Comisiei des
pentru nregistrarea i
monitorizarea corespondenei la
nivel de compartiment i la nivel
de entitate.
16 Semnalarea Elaborarea unei proceduri Dir. Resurse
neregulilor privind tratamentul neregulilor sau/i grup
Salariaii au (definirea tipurilor de nereguli i desemnat la
posibilitatea ca, pe a modului de tratare a acestora. ministerului
baza unor proceduri Se poate porni de la cazurile
distincte, s specifice, identificate la nivelul
semnaleze fiecarui compartiment i ulterior
neregulariti, fr ca generalizate/centralizate la nivel
astfel de semnalri s de entitate).
atrag un tratament
inechitabil sau
discriminatoriu fa de
salariatul care se
conformeaz unor
astfel de proceduri.

17 - Proceduri Elaborare procedur de Structura de


Activiti

control

Pentru activitile din elaborare a procedurilor nivelul minis


de

cadrul entittii coordonarea


publice i, n special, de dezv
pentru operaiunile
18 Separarea Identificare procese la nivelul Fiecare str
atribuiilor entitii i a compartimentelor cadrul minis
Elementele implicate coordonarea
operaionale i Identificare activiti derivate din de dezv
financiare ale fiecrei procese la nivelul fiecrui sistemului
aciuni sunt efectuate compartiment i clasificarea intern/mana
de persoane acestora n funcie de tipologie i secretarului
independente una necesitatea de separare inclusiv cu d
fa de cealalt, Identificare eventuale unei structu
respectiv funciile de incompatibiliti i stabilirea unor centralizeze
iniiere i verificare msuri de remediere (eventual
trebuie s fie Stabilirea unor reguli comisie)
separate. generale/specifice pentru
alocarea si derularea activitatilor
(in functie de rezultatele analizei
derulate anterior)
19 Supravegherea Stabilirea unor instrumente Structura
Entitatea public pentru monitorizarea activitii la de Com
asigur msuri de nivel central i la nivel de dezvoltare a
supraveghere compartimente (ex: tablou de de
adecvate a bord) i a modului de intern/mana
operaiunilor, pe baza implementare a acestora de secretaru
unor proceduri (elaborare procedur)
prestabilite, inclusiv Analizarea periodic a Fiecare m
prin control ex-post, raportrilor la nivel de manager structurilor
n scopul realizrii n i management superior i Co
mod eficace a dezvoltare a
acestora. de
intern/mana
secretarul
general/secr
stat/ministru
20 Gestionarea Identificare la nivelul fiecrui Fiecare str
abaterilor compartiment a cazurilor de cadrul minis
Entitatea public se abateri de la proceduri/buna
asigur c, pentru practic nregistrate i a modului
toate situaiile n care, de abordare a acestora
datorit unor Raportarea acestora ctre
circumstane managementul superior i
deosebite, apar stabilirea unor reguli generale de
abateri fa de ncadrare i tratare a acestora
politicile sau Identificare cazuri abateri prin
procedurile stabilite, intermediul misiunilor de audit
se ntocmesc intern
documente adecvate, Stabilirea unei proceduri interne Strructura
aprobate la un nivel de raportare a tuturor cazurilor desemnat
corespunztor, nainte de abateri i a modalitii de desemnate
de efectuarea tratare a acestora (din punctul de dezv
operaiunilor. de vedere al documentelor sistemului
necesar a fi elaborate i a intern/mana
nivelului de luare a deciziilor) de secretaru
21 Continuitatea Identificare situaii cu risc major Fiecare str
activitii asupra derulrii activitilor (la cadrul minis
Entitatea public nivel de compartimente i coordonarea
asigur msurile ulterior la nivel centralizat) de dezv
corespunzatoare Stabilire msuri de control sistemului
pentru ca activitatea aplicabile n astfel de situaii intern/mana
acesteia s poat Revizuirea periodic a acestora secretarului
continua n orice inclusiv cu d
moment, n toate unei structu
mprejurrile i n centralizeze
toate planurile, cu (eventual
deosebire n cel comisie)
economico - financiar.
22 Strategii de Idem standarde 7, 8, 9, 10,11, Responsabi
control 15 desemnai
Entitatea public standardelor
elaboreaz politici mentionate.
adecvate strategiilor
de control i
programelor
concepute pentru
atingerea obiectivelor
i meninerea n
echilibru a acestor
strategii.

23 Accesul la Identificare structuri care Direcia Adm


resurse gestioneaz resursele materiale, sub coordon
Managerul stabilete, financiare, informaionale ale Comisiei de
prin emiterea de entitii a sistemului
documente de Stabilire list persoane intern/mana
autorizare, autorizate pentru gestionarea de secretaru
persoanele care au acestora (sau alt stru
acces la resursele Stabilire reguli drepturi de desemnat)
materiale, financiare acces/gestionare Direcia de A
i informaionale ale Realizarea de verificri periodice
entitii publice i privind gestionarea acestor
numete persoanele resurse (de o structur
responsabile pentru independent)
protejarea i folosirea
corect a acestor
resurse.
Auditarea i evaluarea

Verificarea si Stabilire sistem de autoevaluare Strructura/st


evaluarea a implementrii sistemului de desemnat/d
controlului control intern (procedur, de Comisia
Standardul 24 documente de monitorizare i dezvoltare a
Entitatea public evaluare, criterii de evaluare a de control
instituie o funcie de stadiului implementrii intern/mana
evaluare a controlului standardelor de control intern, de secretaru
intern i elaboreaz termene de raportare,
politici, planuri i responsabili pentru raportare la
programe de derulare nivel de compartiment i la nivel
a acestor aciuni. central)
Audit intern Constituire funcie audit intern Managemen
Standardul 25 (cf. legislatiei aplicabile) entitate (la
Entitatea public Utilizarea funciei de audit intern minister, f
nfiineaz sau are n consilierea managentului audit inte
acces la o structur pentru implementarea/evaluarea obligatoriu
de audit, care are n sistemului de control funcional
componena sa intern/managerial moment)
auditori competeni, a Derularea misiunilor de audit Direcia de A
cror activitate se intern avnd ca obiectiv
desfoar, de evaluarea sistemului de control
regul, conform unor intern implementat
programe bazate pe
evaluarea riscului.
Limitri n evaluare:
La o prim evaluare realizat de auditul intern sau de management pot fi
identificate activiti pentru care nu au fost stabilii responsabili sau dac exist o
responsabilitate general (la nivelul tuturor structurilor din cadrul ministerului), nu
exist o centralizare/coordonare a informaiilor furnizate de acestea. In astfel de
situaii, gradul de implementare a standardele respective nu poate fi cuantificat.
(din punctul de vedere al implementrii la nivelul unei entiti).
Chiar dac unele activiti au caracter de implementare general (sunt implicate
mai multe structuri), exist o singur structur coordonatoare. In aceste situaii,
decizia i modul de implementare a standardului trebuie s plece de la nivelul
superior spre cel inferior, astfel nct toate activitile s aib un caracter unitar i
coordonat. Din aceste considerente, anumite standarde nu pot fi evaluate sau nu
pot fi considerate implementate dac aceast decizie nu s-a adoptat la nivel
centralizat/coordonat.

Model de evaluare a stadiului implementarii standardelor:


1. se analizeaz n prima faz standardele cu caracter specific (nivel restrns al
structurilor implicate n implementare conform observaiilor menionate n
tabel).
2. se analizeaz ulterior modul de implementare a standardelor cu caracter general
(cu un numr mare de structuri implicate n implementare).
3. se cuantific rezultatele la nivelul fiecarui standard i ulterior la nivel de
entitate/minister.

Pentru o evaluare unitar, se poate aborda urmtorul model general:

Pentru fiecare standard, indiferent de numrul de activiti asociate acestuia, se pot


acorda note de la 1 la 3, respectiv:

Nota Explicaii
1 Activiti neimplementate (nicio activitate dintre
cele minimale nu este implementat)
2 Activiti implementate parial (cel puin una
dintre activitile minimale este implementat)
3 Activiti implementate n totalitate (toate
activitile minimale sunt implementate)

Cu meniunea c n tabelul de evaluare/autoevaluare se va explica fiecare not


acordat, cu specificarea fiecrei activiti implementate/derulate i a stadiului
acesteia.

Exemplu:
Nr. Standard Activit Activiti Nota Evaluare final
Crt i implementat acordat
. minimal e (cu prin
e explicaii) evaluare
1. Standard Se preia Se Se Standard
1..... din completeaz completeaz implementat/parial
tabelul de structurile de implementat/neimplement
de mai responsabile evaluator at
sus sau (n funcie de punctajul
evaluator, cu obinut)
ataarea
documentor
justificative
2. ................
..

Punctaje finale posibile:

Evaluare general Punctaj obinut Explicaii


Sistem de control 25 puncte Toate standardele de
intern/managerial control intern sunt
neimplementat neimplementate
Sistem de control 26 74 puncte Standardele de control
intern/managerial parial intern sunt parial sau total
implementat implementate (evaluare
individual)
Sistem de control 75 puncte Toate standardele de
intern/managerial integral control intern sunt
implementat implementate

Trebuie mentionat faptul ca acest model poate fi utilizat att n procesul de


autoevaluare (ca o completare a chestionarului prevzut n anexa 4.1 din cadrul
OMFP 1649/2011), dar n special n cel de evaluare derulat de structura de audit
intern.
La o a doua evaluare a sistemului, structura de audit intern poate detalia criteriile de
evaluare, respectiv poate extinde grila de evaluare pe o scal de la 1 la 5, cu
definirea nivelelor n funcie de constatrile realizate cu ocazia primei evaluri.

Bibliografie:

OMFP 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern i a msurilor


pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
OMFP nr.1649/2011 al ministrului finanelor publice privind modificarea i
completarea Ordinului nr.946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern i a msurilor pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
Legea nr. 234/2010 pentru modificarea i completarea Ordonanei Guvernului
nr.119/1999 privind controlul intern i controlul financiar preventiv;
ndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice
- Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar si
Control (MFP)
Ghid practic privind Auditarea mediului de control intern aprilie 2011,
Institutul Auditorilor Interni