Entitatea publica

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

privind stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial

Intrebare Rspuns i explicaii 2) La nivelul

compartimentului
standardul este4):
Da/Nu 3) Explicaie asociat I /PI / NI
rspunsului
1 2 3 4
I. MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 Etic, integritate
1.Exist un cod de conduit etic la nivelul
structurii dumneavoastr?
2.Angajaii au cunotin de prevederile
acestuia ?
3.Au existat cazuri de nclcare a prevederilor
Codului Etic ? Ce msuri au fost luate de
management n aceste cazuri?
4. A fost numit o persoan responsabil cu
monitorizarea respectrii normelor de conduit
la nivel de compartiment/entitate ?
5. Atribuiile persoanei cu monitorizarea au fost
definite corespunztor la nivelul fiei de post?
6. Atribuiile persoanelor de conducere au fost
completate corespunztor, n sensul c au n
vedere un sistem de monitorizare a respectrii
normelor de conduit?
Standardul 2 Atribuii, funcii, sarcini
7.Sunt elaborate, avizate i semnate fie de
post la nivelul structurii dumneavostr?
8. Angajaii au luat la cunotin (prin semnare)
de atribuiile stabilite prin fia postului?
9.Activitatea derulat n mod curent de
angajai/angajatul respectiv difer de atribuiile
stabilite prin fia postului?
10.La nivelul entitii a fost elaborat un Plan de
dezvoltare institutional, cu includerea misiunii,
viziunii i obiectivelor generale ale entitii ?
Avei cunotin de prevederile unui astfel de
plan?
11. ROF ul a fost elaborat i actualizat
permanent ? Detaliai.
12. A fost publicat pe site-ul instituiei ROF-ul
pentru a se asigura comunicarea acestuia ctre
angajai?
Standardul 3 Competen, performan
13. La nivelul entitii exist o procedur de
sistem privind modalitatea de organizare i
derulare a concursurilor de
angajare/promovare?

14. Au fost detaliate elementele specifice privind

cerinele posturilor la nivelul fiecrei structuri din
entitate ?

15. A fost realizat o analiz a gradului de

ncrcare a personalului/ a necesarului de

1
personal ? Dac da, cum s-au concretizat
rezultatele acesteia ?
16. La nivelul structurii exist un Plan de
formare profesional?
17. Sunt identificate periodic nevoile de formare
individuale?
18. Este respectat numrul minim de zile
stabilite pentru formarea profesional a unui
angajat?
19.Performanele angajailor sunt evaluate
periodic ?
20.n evaluarea acestora este utilizat o
metodologie comun?
21.Au existat cazuri n care angajaii au
contestat rezultatele evalurilor ? Ce msuri au
fost luate de management n aceste cazuri?
Standardul 4 Funcii sensibile
22.Au fost stabilite criterii la nivelul structurii sau
entitii dvs n vederea identificrii funciilor
sensibile ?
23.Pe baza criteriilor de mai sus, a fost elaborat
inventarul funciilor sensibile la nivelul structurii
dvs ?
24. Este elaborat/ implementat un Plan de
rotaie a personalului care ocup funcii
sensibile la nivelul structurii ?
25. Exist cazuri de nerespectare a acestui
plan? Care sunt cauzele ?
Standardul 5 - Delegarea
26.Fiele de post au stabilite limite de
competen ?
27.Au fost nregistrate cazuri de delegri de
competen ? Dac rspunsul este afirmativ, n
ce cazuri s-au produs acestea ?
28.Salariatul ctre care s-a delegat
responsabilitatea a confirmat prin semntur
preluarea responsabilitilor ?
29. Exist proceduri specifice aprobate prin
care se realizeaz delegarea/subdelegarea n
sensul celor precizate mai sus ?
Standardul 6 Structura organizatoric
30. La nivelul entitii sunt elaborate
organigram, ROF, fie de post ?
31. Documentele specificate mai sus au fost
comunicate angajailor ?
32. S-a realizat o analiz periodic a flexibilitii
i conformitii structurii organizatorice ? A fost
ntocmit un document n acest sens ?
II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 7- Obiective
33. Obiectivele generale ale entitii sunt n
concordan cu misiunea acesteia ?
34. Obiectivele specifice definite (n baza
obiectivelor generale) rspund pachetului de
cerine SMART ?
35. n procesul de stabilire a obiectivelor,
managementul structurii a utilizat criterii de
grupare a acestora, n vederea facilitrii

2
ndeplinirii sarcinilor/cunoaterii rezultatelor ?

Standardul 8 Planificarea
36.Planul de alocare a resurselor aferente
ndeplinirii activitilor necesare atingerii
obiectivelor structurii, sunt adecvate ?
37. Planul de repartizare a resurselor este
actualizat n mod constant ?
38. S-a stabilit o succesiune de msuri ce
trebuie luate n vederea atingerii obiectivelor
structurii (specific doar planificrii multianuale)?
39. n cazul n care s-au modificat obiectivele
specifice, s-a stabilit un plan de msuri pentru
ncadrarea n resursele repartizate ?
Standardul 9 Coordonarea
40. Exist structuri specializate organizate n
vederea sprijinirii managementului n activitatea
de coordonare ?
41. Structura respectiv colaboreaz i cu alte
structuri n vederea unei coordonri eficiente ?
42. Se primesc, de ctre management, n mod
sistematic, raportri asupra desfurrii
activitii structurii ?
Standardul 10 - Monitorizarea performanelor
43. n urma evalurii performanelor
managementului s-au luat msuri corective
impuse de eventualele abateri de la obiective ?
44. Indicatorii utilizai n timpul procesului de
monitorizare a performanelor activitilor
coordonate sunt relevani ?
45. Dac a fost cazul, s-a reevaluat relevana
indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n
scopul efecturii coreciilor cuvenite ?
Standardul 11 - Managementul riscului
46. Este elaborat un registru al riscurilor la
nivelul structurii respective ?
47. Este implementat o procedur specific
aferent managementului riscurilor ?
48. Este nominalizat o echip pentru
gestionarea riscurilor la nivelul structurii ?
49. Sunt evaluate periodic riscurile identificate i
msurile de control implementate ?
Standardul 15 - Ipoteze, reevaluri
50. La formularea obiectivelor specifice au fost
avute n vedere ipoteze, respectiv premise ?
51. Au fost analizate evalurile periodice a
modului de ndeplinire a obiectivelor i a
elementelor care au condus la
definirea/stabilirea obiectivelor iniiale ?

III. INFORMAREA I COMUNICAREA

Standardul 12 Informarea
52. S-a realizat o inventariere a
informaiilor/documentelor gestionate la nivelul
entitii, respectiv compartimentului (tipologie,
frecven, drepturi i reguli de acces,
destinatari, sursa i intermediarii, etc.) ?

3
53. A fost stabilit o list centralizat la nivelul
entitii i a unei liste specifice la nivelul fiecrui
compartiment?

54. Au fost stabilite reguli de

accesare/primire/prelucrare i transmitere a
informaiilor/documentelor ?
55. Exist un sitem informatizat la nivel de
entitate/compartiment prin care se realizeaz
colectarea, prelucrarea i centralizarea
informaiilor ?
Standardul 13 Comunicarea

56. S-a realizat o inventariere a fluxurilor

informaionale/documentare inter i extra
instituionale (pornind de la nivel de
compartiment i pn la nivel
centralizat/instituional) ?
57.S-au stabilit timpii alocai pentru
primirea/prelucrarea i transmiterea
informaiilor/documentelor?
58.S-au stabilit responsabilii pentru
primire/transmitere informaii/documente, n
funcie de tipologia acestora?
59.S-au stabilit cile/mijloacele
corespunztoare pentru transmiterea fiecrui tip
de informaie (ex: e-mail cu sau fr semnatur
electronic, adrese, comunicate de pres,
etc.) ?
Standardul 14 Corespondena i arhivarea
60. Au fost extrase documentele/informaiile din
lista de informaii/documente identificate n
standardele anterioare?
61. Au fost clasificate tipurile de coresponden,
dup criterii generale stabilite la nivel central
(de o Comisie sau de o structur desemnat
special) ?
62. A fost elaborat i implementat o
procedur privind nregistarea, primirea,
circulaia i arhivarea corespondenei?
63. A fost dezvoltat i implementat o aplicaie
informatic suport pentru nregistrarea i
monitorizarea corespondenei la nivel de
compartiment i la nivel de entitate?
64.Reglementrile referitoare la manipularea i
depozitarea informaiilor clasificate, dac este
cazul, sunt cunoscute i aplicate n practic de
ctre angajai ?
Standardul 16 Semnalarea neregularitilor
65. A fost elaborat o procedur aferent
semnalarii i tratrii cazurilor de
nereguli/abateri/ fraud ?
IV. ACTIVITI DE CONTROL
Standardul 17 Proceduri
66. Operaiunile/activitile derulate la nivelul
structurii sunt procedurate ?
67. Procedurile elaborate sunt aprobate
corespunztor ?
68. Exist dovezi privind luarea la cunotin de
ctre angajai a prevederilor procedurilor ?

4
69. n cazul apariiei unor modificri n
activitile derulate, acestea sunt incluse n
cadrul procedurilor elaborate ?
70.Procedurile sunt nsoite de liste de
verificare, respectiv formulare
corespunztoare?
71. Au fost identificate cazuri de neaplicare a
procedurilor ? Care au fost cauzele acestor
abateri ?
Standardul 18 Separarea atribuiilor
72. Au fost identificate procesele la nivelul
entitii i a compartimentelor ?
73. Au fost identificate activiti derivate din
procese la nivelul fiecrui compartiment i s-a
realizat clasificarea acestora n funcie de
tipologie i necesitatea de separare?
74. Au fost identificate eventuale
incompatibiliti i s-au stabilit msuri de
remediere?
75. S-au stabilit reguli generale/specifice pentru
alocarea si derularea activitatilor (in functie de
rezultatele analizei derulate anterior) ?
76. Procedurile de la nivelul compartimentului
asigur separarea atribuiilor ? Detaliai.
Standardul 19 Supravegherea
77. Au fost stabilite instrumente pentru
monitorizarea activitii la nivel central i la nivel
de compartimente (ex: tablou de bord), precum
i modul de implementare a acestora (elaborare
procedur) ?
78. Sunt analizate periodic raportrile la nivel de
manager i management superior ?
Standardul 20 Gestiunea abaterilor
79. Au fost identificate la nivelul fiecrui
compartiment cazurile de abateri de la
proceduri/buna practic nregistrate, precum i
modul de abordare a acestora?
80. Au fost raportate abaterile ctre
managementul superior i au fost stabilite reguli
generale de ncadrare i tratare a acestora?
81. Au fost identificate cazuri de abateri prin
intermediul misiunilor de audit intern?
82. A fost stabilit o procedur intern de
raportare a tuturor cazurilor de abateri i a
modalitii de tratare a acestora (din punctul de
vedere al documentelor necesar a fi elaborate i
a nivelului de luare a deciziilor) ?
Standardul 21 Continuitatea activitii
83. Au fost identificate situaii cu risc major
asupra derulrii activitilor (la nivel de
compartimente i ulterior la nivel centralizat) ?

84. Au fost stabilite msuri de control aplicabile

n astfel de situaii?
85. S-a realizat o revizuire periodic a
acestora?
Standardul 22 Strategii de control
86. Pentru atingerea obiectivelor au fost stabilite
strategii de control ? Detaliai.

5
87. Strategiile de control au fost revizuite
permanent ?
Standardul 23 Accesul la resurse
88. Au fost identificate structurile care
gestioneaz resursele materiale, financiare,
informaionale ale entitii?
89. A fost stabilit lista persoanelor autorizate
pentru gestionarea acestora?
90. Au fost stabilite reguli, drepturi de
acces/gestionare?
91. S-au realizat verificri periodice privind
gestionarea acestor resurse (de o structur
independent) ?

V. AUDITAREA I EVALUAREA
Standardul 24 Verificarea i evaluarea controlului
92. La nivelul entitii/compartimentului s-a
stabilit un sistem de autoevaluare a
implementrii sistemului de control intern
(procedur, documente de monitorizare i
evaluare, criterii de evaluare a stadiului
implementrii standardelor de control intern,
termene de raportare, responsabili pentru
raportare la nivel de compartiment i la nivel
central) ?
Standardul 25 Auditul intern
93. La nivelul structurii a fost constituit funcia
de audit intern (n conformitate cu legislaia
aplicabil)?
94. Compartimentul de audit intern a realizat
misiuni de consiliere privind pregtirea
procesului de autoevaluare a sistemului de
control intern?
95.Planul de audit a fost realizat integral ?

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control

intern/managerial .......................................................................................................................................................
..............................
Msuri de adoptat ......................................................................................................................................................

Intocmit

* Se va prezenta Compartimentului audit public intern