Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Obiective
La sfâr itul acestui capitol trebuie s ti i cum s :
crea i i s gestiona i o list ;
ad uga i înregistr ri noi, s modifica i i s terge i înregistr ri din list ;
c uta i înregistr ri dup con inutul câmpurilor;
sorta i înregistr rile dintr-o list ;
folosi i filtre automate i avansate;
centraliza i date din mai multe foi de calcul prin consolidare i subtotaluri.
Observa ie. Dac nu se g se te nici o înregistrare care s satisfac condi ia (condi iile) de c utare Excel va emite un
mesaj de avertizare sonor.
Vizualiz rile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul. Pentru a vedea o vizualizare
personalizat , deschide i registrul de calcul i selecta i Vizualizare-Vizualiz ri personalizate. Se va deschide
caseta de dialog Vizualiz ri personalizate. Selecta i vizualizarea dorit i executa i clic pe Afi are. Pentru a
terge o vizualizare personalizat , deschide i caseta de dialog Vizualiz ri personalizate, selecta i numele
vizualiz rii i executa i clic pe tergere. Când vi se cere selecta i Da pentru a confirma c dori i s terge i
vizualizarea respectiv .
Observa ie. Vizualiz rile personalizate sunt utile în registrele de calcul folosite de mai mul i utilizatori. Fiecare
dintre ace tia î i poate stoca parametrii prefera i de afi are i tip rire.
În caseta de sortare se mai poate specifica dac lista de sortat are cap de tabel (Rând antet)
sau nu (F r rând antet), dac sortarea are loc de la stânga la dreapta, în loc de direc ia prestabilit
de sus în jos sau dac este sensibil la tipul literei (Op iuni).
O modalitate rapid de realizare i ordonare a înregistr rilor dintr-o list Excel este dat de folosirea
butoanelor de sortare ascendent i descendent .
132 - Microsoft Excel XP
Observa ii:
1. Pute i sorta datele din orice coloan sau linie, nu trebuie neap rat s fie o list .
2. Excel utilizeaz urm toarea secven de sortare: 0-9 (spa iu) ! ” # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ { | } ~ + < = > A-Z.
3. Celule i liniile goale vor fi plasate la sfâr itul listei, indiferent de ordinea de sortare. Când sorta i valori logice re ine i
c False vine înaintea lui True, iar valorile de eroare sunt toate egale (îns vor fi plasate în ordinea în care au fost
g site).
Filtrarea automat
Este o metod foarte simpl în care criteriile de filtrare se specific în mod interactiv folosind meniurile
derulante ale butoanelor de extensie ata ate câmpurilor bazei de date.
Se urmeaz pa ii:
1. Se execut subcomanda Filtrare automat a comenzii Filtrare din meniul Date.
2. Excel-ul ata eaz butoane de extensie (butoane cu s geat ) în dreapta numelui fiec rui câmp din
list . Aceste butoane activeaz meniuri derulante care v permit s stabili i ce înregistr ri dori i s
vede i la un moment dat.
3. Ac ionând butoanele de extindere ale câmpurilor de interes, pot fi specificare criteriile de selec ie
din lista de valori unice ale fiec rui câmp.
Rezultatul filtr rii const în ascunderea automat a înregistr rilor (rândurilor) care nu con in valorile
selectate.
Gestiunea datelor în Excel XP- 133
Înl turarea filtrului impus unui câmp se face alegând din lista cu valori unice ale câmpului respectiv
elementul Toate.
Tot cu Filtrare automat se pot selecta primele valori (superioare sau inferioare) ale unei liste. Se
alege în acest caz elementul Primele 10 din lista derulant a câmpului dup care se face filtrarea. Folosind
comanda Filtrare automat exist i posibilitatea de precizarea unor condi ii de selectare definite de
utilizator (Defini ie). Op iunea Filtrare automat personalizat se folose te pentru filtrarea înregistr rilor
care con in una dintre valorile indicate sau valori dintr-un domeniu.
De asemenea, pentru coloane care con in numere sau date calendaristice mai sunt disponibile dou
op iuni în meniul derulant al butonului de extensie, i anume: Necompletate pentru a afi a înregistr rile ce
con in celule goale într-un anumit câmp i Completate pentru a afi a toate înregistr rile care nu sunt goale.
Exemplu: Pentru a vedea firmele care nu sunt axate pe confec ii metalice i construc ii de ma ini am
f cut apel la filtrarea personalizat precizând pentru câmpul „Domeniu” cele dou valori.
Comanda Filtrare automat este un comutator. Dac o repeta i, pute i dezactiva în orice moment
filtrul automat.
Filtrarea avansat
Metoda aceasta se aplic când se dore te filtrarea dup condi ii mai complexe. Un filtru avansat este
similar unui filtru automat personalizat. Particularitatea acestei metode const în faptul c se scriu în prealabil
criteriile de filtrare pe foaia de calcul.
Se urmeaz pa ii:
1. Se define te domeniul condi iilor într-o zon liber a foii în care se afl lista de sortat.
2. Se selecteaz orice celul din list .
3. Se execut subcomanda Filtrare complex din submeniul comenzii Filtrare aflat în meniul
Date.
4. Apare o caset de dialog.
5. Dup precizarea locului de filtrare i a domeniilor pentru list i pentru condi iile de selec ie se
apas OK.
Exemplu: Zona condi iilor de filtrare avansat este domeniul G5:G7. Lista cu rezultatele filtr rii apare
începând cu celula H1.
134 - Microsoft Excel XP
Pentru a copia cele trei foi de calcul în noul registru în vederea consolid rii datelor într-un sumar pe
trei ani, parcurge i urm torii pa i:
1. Activa i una din cele trei ferestre care con in foi de calcul.
2. ine i ap sat tasta CTRL i prin glisarea mouse-ului trage i foaia de calcul în noul registru,
plasând eticheta foii ori în dreapta ultimei foi ori în stânga primei foi din registrul de calcul.
3. Repeta i pentru fiecare foaie de calcul în parte.
4. Alege i op iunea Centralizare din meniul Date.
5. S presupunem c dori i s calcula i totalul vânz rilor pe perioada celor trei ani. Asigura i-v c în
caseta Func ie apare op iunea Sum 10.
6. Executa i clic pe caseta Referin , pentru a introduce domeniile pentru care se face consolidarea
datelor. Selecta i pe rând foile de calcul nou inserate i marca i domeniul dorit, dup care
executa i clic pe op iunea Ad ugare. Adresa domeniului este ad ugat în caseta Toate
referin ele.
7. Selecta i casetele de validare Rândul de sus i Coloan stânga din zona Utilizare etichete în
pentru a v ap rea pe ecran capul de tabel i lunile, dup care executa i clic pe OK. Dac se
dore te p strarea leg turii cu datele surs se valideaz caseta Creare leg turi la datele surs .
Ve i ob ine o foaie de calcul ca în figura urm toare.
Pentru a calcula totalul vânz rilor pe cei trei ani nu v r mâne decât s introduce i formula
„=SUM(E2:E13)” în celula E14.
10 alte func ii disponibile sunt Contor, Medie, Max, Min, Produs, StDev, StDevp, Var, Varp, Contor de numere
136 - Microsoft Excel XP
Observa ii:
1. Pot fi create subtotaluri imbricate, specificând alte chei de sortare, dar având grij s fie deselectat caseta Înlocuire
subtotaluri curente (în caz contrar, subtotalurile anterioare sunt înlocuite cu cele noi).
2. Dac se dore te ca fiecare grup de date sintetizat s apar pe o pagin separat , se valideaz caseta Sfâr it de
pagin între grupuri.
Gestiunea datelor în Excel XP- 137
3. Dac se dore te ca informa iile de sintez s apar sub date (nu deasupra lor, cum apar în mod implicit), trebuie
activat op iunea Însumare sub date.
Se pot controla u or gradele de detaliere a datelor sintetizate prin ac ionarea urm toarelor butoane:
butoanele + sau – din dreptul unui subtotal, pentru a extinde/restrânge lista rândurilor
aferente unui anumit rezultat (asemenea extinderii/restrângerii unui folder în Windows
Explorer);
butoanele cu cifre indicând nivelele de totalizare, situate în partea stâng -sus, sub
caseta de nume.
Pentru eliminarea subtotalurilor se afi eaz din nou caseta de dialog Subtotaluri dup care se
ac ioneaz butonul Eliminare total .
138 - Microsoft Excel XP
O baz de date este o list cu o structur specific , definit prin câmpurile sale, adic prin categoriile
de informa ii pe care le con ine. Altfel spus, o baz de date este o colec ie de date organizate într-o ordine
logic , care permite un acces simplu i flexibil, atât pentru actualizarea datelor, cât i pentru ob inerea
acestora. Fiecare intrare complet dintr-o baz de date reprezint o înregistrare.
Pentru
A crea o list Folosi i formulare de date. Din meniul Date alege i
comanda Machete.
A afi a listele într-un mod personal Utiliza i comanda Vizualizare particularizat din meniul
Vizualizare.
A sorta date dintr-o list Utiliza i comanda Sortare din meniul Date sau folosi i
butoanele de sortare ascendent sau descendent de pe
bara de unelte Standard.
A organiza date dup un anumit criteriu Se folose te comanda Filtrare automat .
A centraliza datele dup pozi ie din mai multe Folosi i comanda Centralizare din meniul Date.
foi de calcul
A centraliza datele prin subtotaluri Se folose te comanda Subtotaluri din meniul Date.
Întreb ri de control:
6. Ce este o list ? Care sunt elementele componente ale unei liste?
7. Cum se nume te fiecare celul care con ine date într-o list ?
8. Ce este o machet de date?
9. Ce opera ii se pot efectua cu ajutorul machetelor de date?
10. Care este dezavantajul utiliz rii formularului de date pentru opera ia de introducere a datelor?
11. Ce implic opera ia de consolidare a foilor de calcul?
12. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de rânduri.
b) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de coloane.
c) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt valori numerice.
13. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Într-o list fiecare rând reprezint o înregistrare.
b) Într-o list fiecare înregistrare reprezint un rând.
c) Într-o list fiecare rând reprezint un câmp.
14. Un rând alb (vid) într-o baz de date semnific :
a) începutul bazei de date;
b) sfâr itul bazei de date;
c) nu are nici o semnifica ie.
15. O baz de date poate avea:
a) un num r nelimitat de rânduri de antete i coloane;
b) maxim dou rânduri de antete de coloan ;
c) un singur rând de antete de coloan .
16. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Pentru a utiliza o machet de date, lista trebuie s aib etichete de coloan .
b) Pentru a utiliza o machet de date, lista nu trebuie s aib etichete de coloan .
c) Pentru a utiliza o machet de date, nu trebuie s existe nici o list .
17. Ce diferen este între sortarea i filtrarea datelor?
Gestiunea datelor în Excel XP- 139
18. Ce tipuri de filtr ri se pot aplica unei baze de date? În ce condi ii se aplic fiecare tip de filtrare?
19. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Sortarea datelor se poate face ascendent sau descendent.
b) Sortarea datelor se face ascendent.
c) Sortarea datelor se face descendent.
20. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Filtrarea automat a datelor se face numai dup un criteriu.
b) Filtrarea automat a datelor se face dup maxim dou criterii.
c) Sortarea automat a datelor se face dup oricâte criterii dori i, în func ie de caracteristicile
bazei de date c reia îi aplica i aceast opera ie.
21. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Filtrele personalizate permit aplicarea unor criterii mai complexe de filtrare a datelor.
b) Filtrele personalizate permit g sirea unor valori între dou limite stabilite.
c) Filtrele personalizate permit c utarea înregistr rilor care satisfac condi ii diferite.
22. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Pentru folosirea unei filtr ri avansate trebuie s stabili i criteriile de c utare în foaia de lucru.
b) Tabelul cu datele ob inute în urma filtr rii avansate va ap rea întotdeauna într-o foaie de lucru
nou .
c) Domeniul de criterii nu trebuie stabilit înainte de folosirea filtr rii avansate.
Lucru individual
8. Realiza i o list cu maxim 10 înregistr ri pe baza unei c r i de telefon, ale c rei câmpuri s includ
numele de familie, prenumele, adresa i num rul de telefon.
9. Crea i o foaie de calcul pe care salva i-o cu numele „Prieteni” i care s con in urm toarele
câmpuri: Nume, Prenume, Adres , Ora , Cod po tal, Telefon, Sex, Data na terii.
Se cere:
a) Introduce i 20 de înregistr ri, folosind macheta de date corespunz toare.
b) Formata i tabelul aplicându-i contururi i efecte.
c) Diferen ia i înregistr rile pentru care persoanele sunt de sex feminin de cele de sex
masculin, aplicând un format condi ional.
d) Sorta i lista dup data na terii.
e) Sorta i lista în ordine alfabetic dup numele ora ului drept criteriu primar, precum i
dup nume, utilizat drept criteriu secundar.
f) Utiliza i Filtrarea automat pentru a ob ine din foaia de lucru o list a tuturor persoanelor
de sex feminin care locuiesc în acela i ora cu dvs.
g) Filtra i to i prietenii care au vârsta dvs.
h) Dezactiva i Filtrarea automat i salva i registrul.
10. Imagina i-v c a i lucra într-un magazin de echipamente de calcul. În fiecare lun se prime te
marf în magazie. Realiza i o foaie de calcul care s con in situa ia înregistr rilor din magazie.
Câmpurile folosite vor fi: data înregistr rii, produs, cod, pre , cantitate, valoare total .
Se cere:
a) Sorta i produsele dup data primirii.
b) Filtra i produsele care au fost primite între dou date stabilite de dvs.
c) Filtra i produsele al c ror pre este mai mare de 500.000 lei.
d) Dezactiva i Filtrarea automat i salva i registrul.
11. Considera i c sunte i o persoan ordonat care ine eviden a cheltuielilor de familie. Astfel,
pentru fiecare lun în parte realiza i o foaie de calcul cu structura celei din figura urm toare:
140 - Microsoft Excel XP
Se cere:
a) Consolida i datele din foile de calcul corespunz toare lunilor din primul trimestru într-o foaie
de calcul denumit „Venituri”.
b) Salva i registrul nou ob inut sub numele „Trimestrul I”.
c) Dac informa iile introduse dep esc l imea coloanelor, folosi i op iunea Potrivire automat
pentru dimensionarea acestora.
d) Deschide i macheta de date corespunz toare listei create.
e) Introduce i o nou înregistrare pentru cheltuielile de transport.
f) Introduce i la sfâr itul bazei de date înregistrarea TOTAL, pentru a calcula totalul cheltuielilor.
g) Pentru valorile cheltuielilor mai mari de 500000 lei aplica i un format condi ional, astfel încât
valorile care respect condi ia dat s apar scrise îngro at cu culoare ro ie.
12. Identifica i activit i din cadrul altor discipline care se pot rezolva cu ajutorul tabelelor de date.