Sunteți pe pagina 1din 15

126 - Microsoft Excel XP

VI. GESTIUNEA DATELOR ÎN EXCEL XP


Organizarea tabelar a datelor sub forma unor baze de date este o facilitate extrem de natural în
cadrul unor programe de calcul tabelar. Microsoft Excel recunoa te dou tipuri de baze de date:
baze de date interne (denumite i liste);
baze de date externe (dac baza de date dep e te 2000 de linii).
O baz de date este util în urm toarele cazuri:
c utare sau interogare pentru ob inerea de informa ii;
extragerea unor subseturi de date conform unor criterii specificate;
realizarea unor calcule statistice pentru analiza datelor;
sortarea datelor dup criterii (set de instruc iuni) impuse;
listarea datelor care corespund anumitor cerin e.
Fie c trebuie s stoca i un catalog de produse pentru c ut ri rapide sau informa ii despre persoane
ce vor fi utilizate într-un program de contabilitate, pute i crea, edita, sorta, analiza i filtra datele cu ajutorul
op iunilor din meniul Date.
În acest capitol vom trata doar opera iile privind gestionarea bazelor de date interne ale programului
Excel, cele externe nef când obiectul acestui ghid introductiv.

Obiective
La sfâr itul acestui capitol trebuie s ti i cum s :
crea i i s gestiona i o list ;
ad uga i înregistr ri noi, s modifica i i s terge i înregistr ri din list ;
c uta i înregistr ri dup con inutul câmpurilor;
sorta i înregistr rile dintr-o list ;
folosi i filtre automate i avansate;
centraliza i date din mai multe foi de calcul prin consolidare i subtotaluri.

Crearea unei liste


O list este o modalitate de organizare a informa iilor într-o structur tabelar (cu rânduri i coloane).
Fiecare rând al bazei de date este numit înregistrare i fiecare element de informa ie dintr-o înregistrare
reprezint valoarea unui anumit câmp al înregistr rii. Toate înregistr rile con in acela i num r de câmpuri, de
acela i tip i a ezate în aceea i ordine. Fiecare coloan va memora aceea i categorie de informa ii. Pentru
fiecare coloan se precizeaz o etichet , care va fi numele câmpului. Structura bazei de date este descris
prin totalitatea câmpurilor din baza de date.
În mod concret, o list Excel va fi conceput sub forma unui tabel, procedându-se astfel:
în primul rând se introduc numele câmpurilor;
în rândurile urm toare se introduc datele înregistr rilor.
Astfel, fiecare rând al tabelului va reprezenta o înregistrare i fiecare coloan va reprezenta un câmp
al listei. Structurarea unei liste este cea mai important parte a procesului de crea ie, deoarece, în ultim
instan , acest lucru determin ce ve i putea extrage din list i cât de eficient ve i putea gestiona lista dup ce
a i creat-o. În construirea unei liste, consecven a este extrem de important : ortografia i tipul de liter devin
importante. Iat câteva reguli care trebuie luate în considerare:
Se creeaz , de obicei, o singur list într-o foaie de lucru.
Pentru evitarea confuziilor, numele câmpurilor (primul rând) se formateaz diferit de restul
rândurilor (înregistr rile listei).
Nu se introduc rânduri goale între rândul cu numele câmpurilor (primul rând) i rândurile cu
înregistr rile listei. Dac trebuie s ad uga i spa ii între linii, folosi i caracteristica de în l ime a
liniei pentru a ajusta dimensiunea pe vertical a fiec rei linii.
Nu se recomand folosirea spa iilor la începutul celulelor.
Folosi i titluri scurte, dar clare pentru a denumi o list .
Stabili i nume de câmp care s corespund categoriilor de date introduse.
Gestiunea datelor în Excel XP- 127

Referirea la o baz de date Excel se poate face:


folosind referin a domeniului (în exemplul de mai jos A1:E17);
folosind numele atribuit listei (de exemplu Firme_confec ii).
Exemplu: Presupunem c a i fost contactat de un mare produc tor de ma ini unelte din industria
prelucr rilor metalice pentru realizarea unui studiu de pia în zona de vest a României în acest domeniu.
Înainte de a realiza o anchet v construi i o baz de date cu firmele existente pe pia a româneasc . În figura
urm toare este prezentat o list simplificat con inând date privind firmele din domeniul confec iilor metalice
din jude ul Timi .

Gestionarea unei liste


Gestionarea datelor dintr-o list Excel se poate realiza folosind comenzile speciale pentru lucrul cu
baze de date, grupate în meniul Date.
Principalele opera ii care se pot executa asupra unei liste sunt:
1. între inerea listei:
introducerea de noi înregistr ri;
c utarea unei înregistr ri;
modificarea i tergerea unei înregistr ri;
2. filtrarea (selectarea anumitor înregistr ri);
3. sortarea listei (ordonarea dup anumite criterii);
4. sintetizarea datelor din baza de date prin tehnici speciale (de exemplu consolidare, subtotaluri,
tabele pivot etc.);
5. analiza datelor din baza de date prin diverse procedee (de exemplu C utare rezultat, Rezolvitor,
Ce-ar fi dac ? etc.).
În acest ghid se prezint doar opera iile clasice de gestionare a unei baze de date (punctele 1-3 i
par ial 4 din enumerarea anterioar ). Tehnicile speciale oferite de Excel (punctele 4 i 5) nu sunt prev zute în
programa analitic a cursului de calcul tabelar oferit studen ilor Facult ii de Sociologie i Psihologie i de
aceea nu vor fi tratate în aceast lucrare.
Cea mai bun metod de gestionare a înregistr rilor dintr-o list este folosirea formularului pentru
date. Afi area acestui formular se face astfel:
1. Se execut comanda Machet din meniul Date.
2. Apare o caset special (numele este cel identic cu eticheta de foaie în care se g se te lista) în
care se reg sesc numele câmpurilor, iar în dreptul acestora sunt afi ate informa iile din prima
înregistrare. De asemenea este vizibil un indicator de înregistr ri ce precizeaz atât înregistrarea
curent cât i num rul total de înregistr ri al listei.
128 - Microsoft Excel XP

Ad ugarea de noi înregistr ri


Se urmeaz pa ii:
1. În formularul de date se ac ioneaz butonul Nou.
2. Apare un formular gol în care se introduc datele pentru o nou înregistrare.
3. La terminare se apas tasta Enter. Noua înregistrare va fi introdus la sfâr itul listei.
Indicatorul de înregistrare din col ul din dreapta-sus al casetei de dialog se modific afi ând cuvintele
Înregistrare nou .
Formularul de date func ioneaz ca un formular cu mai multe scopuri: introducerea datelor, c utarea
unor elemente i vizualizarea listei; mesajul din col ul din dreapta-sus indic modul în care este utilizat
formularul. Utiliza i tasta TAB, SIHFT+TAB, tastele corespunz toare literelor subliniate sau mouse-ul pentru a
trece de la o caset de text la alta.
Cu toate c formularul de date simplific procesul de introducere a datelor în list , el nu ofer
avantajul introducerii automate a informa iilor introduse deja.

Modificarea unei înregistr ri existente


Pentru a modifica datele din câmpurile unei înregistr ri se procedeaz astfel:
1. Se selecteaz înregistrarea supus modific rii (folosind bara de defilare sau butoanele Anteriorul
g sit, Urm torul g sit).
2. Se face deplasarea la câmpul supus modific rii cu ajutorul tastei Tab.
3. Se opereaz modificarea.
4. Pentru prelucrarea modific rilor se apas tasta Enter.
Renun area la modific rile f cute se face cu butonul Restabilire înainte de a trece la alt înregistrare.

tergerea unei înregistr ri din list


Aceast opera ie se realizeaz parcurgând urm torii pa i:
1. Se selecteaz înregistrarea vizat .
2. Se ac ioneaz butonul tergere.
3. Apare o fereastr de avertizare în care se
cere confirmarea, putându-se opta pentru
una din variantele:
clic pe butonul OK pentru confirmarea
tergerii;
clic pe butonul Revocare pentru
abandonarea tergerii.
Înregistr rile odat terse nu pot fi recuperate.
Gestiunea datelor în Excel XP- 129

C utarea unei înregistr ri


Pentru c utarea înregistr rilor care con in anumite informa ii se procedeaz astfel:
1. Se ac ioneaz butonul Criterii. Apare un formular gol în care se pot introduce informa iile
c utate în casetele de câmpuri aferente. Acestea vor constitui condi iile de c utare (în
cadrul expresiilor pot s apar operatori rela ionali).
2. Se tasteaz Enter, dup care Excel va afi a prima înregistrare care satisface condi iile
impuse.
3. Se poate continua c utarea pentru alte înregistr ri care îndeplinesc condi iile specificate
ac ionând butonul Urm torul g sit.
Exemplu: Pentru c utarea în lista cu firmele din domeniul confec iilor metalice pe cele care sunt
axate pe prelucr ri mecanice se completeaz formularul de date tastând „prelucr ri mecanice” în câmpul
„Domeniu”. Introducerea condi iei de c utare i afi area datelor pentru prima companie care îndepline te
condi ia este prezentat în figura urm toare.

Observa ie. Dac nu se g se te nici o înregistrare care s satisfac condi ia (condi iile) de c utare Excel va emite un
mesaj de avertizare sonor.

Afi area listelor


Deoarece listele cresc i doar o anumit parte din informa ii trebuie afi at la un moment dat, Excel v
permite s crea i moduri de vizualizare personalizate care s prezinte doar datele relevante, definite de
utilizator. Pute i chiar s denumi i aceste moduri de vizualizare în func ie de situa ie.
Vizualiz rile personalizate stocheaz urm toarele informa ii:
dimensiunea/pozi ia ferestrei, inclusiv împ r irile în mai multe panouri i panourile blocate;
coloanele, liniile i foile ascunse din registrul de calcul;
l imile coloanelor;
op iunile de afi are;
celulele selectate, dac exist ;
criteriile de filtrare a listei;
parametrii de configura ie a paginii.
Pentru a crea o vizualizare personalizat urma i pa ii:
1. Stabili i vizualizarea pe care vre i s o salva i ca personalizat . În exemplul urm tor l s m
vizibile numai denumirea firmelor i adresa cu num rul de telefon.
2. Alege i Vizualizare-Vizualizare particularizat pentru a deschide caseta de dialog
Vizualiz ri particularizate.
3. Alege i Ad ugare pentru a deschide caseta de dialog Ad ugare.
4. Introduce i un nume nou pentru vizualizarea personalizat .
5. Executa i clic pe OK.
Exemplu: Am ascuns coloanele „Nr. crt.” i „Domeniu”, r mânând vizibile doar coloanele cu
denumirile firmelor, adresele i num rul de telefon. Rezultatul vizualiz rii personalizate este prezentat în figurile
urm toare.
130 - Microsoft Excel XP

Vizualiz rile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul. Pentru a vedea o vizualizare
personalizat , deschide i registrul de calcul i selecta i Vizualizare-Vizualiz ri personalizate. Se va deschide
caseta de dialog Vizualiz ri personalizate. Selecta i vizualizarea dorit i executa i clic pe Afi are. Pentru a
terge o vizualizare personalizat , deschide i caseta de dialog Vizualiz ri personalizate, selecta i numele
vizualiz rii i executa i clic pe tergere. Când vi se cere selecta i Da pentru a confirma c dori i s terge i
vizualizarea respectiv .
Observa ie. Vizualiz rile personalizate sunt utile în registrele de calcul folosite de mai mul i utilizatori. Fiecare
dintre ace tia î i poate stoca parametrii prefera i de afi are i tip rire.

Sortarea înregistr rilor dintr-o list


Sortarea este opera ia de rearanjare a înregistr rilor dintr-o list , dup valorile unuia sau a mai multor
câmpuri specificate de utilizator.
Sortarea se poate face: cresc tor (ascendent) sau descresc tor (descendent)
Modul de ordonare este dependent de tipul câmpului.:
ordonare numeric pentru câmpuri numerice;
ordonare alfabetic pentru câmpuri de text;
ordonare cronologic (pentru date calendaristice).
Excel permite sortarea întregii liste sau numai a unei por iuni din ea. În acest sens, se selecteaz
numai înregistr rile sau câmpurile de interes.
Pentru realizarea opera iei de sortare se urmeaz pa ii:
1. Se selecteaz orice celul din list sau por iunea pe care se aplic sortarea.
2. Se execut comanda Sortare din meniul Date.
Apare caseta de dialog Sortare în care specifica i câmpurile care impun ordonarea i detalii
legate de modul de sortare (Op iuni). Excel permite sortarea dup maximum trei câmpuri simultan.
Pentru dep irea acestei limit ri se repet opera ia de sortare de mai multe ori.
Gestiunea datelor în Excel XP- 131

În caseta de sortare se mai poate specifica dac lista de sortat are cap de tabel (Rând antet)
sau nu (F r rând antet), dac sortarea are loc de la stânga la dreapta, în loc de direc ia prestabilit
de sus în jos sau dac este sensibil la tipul literei (Op iuni).

3. Se ac ioneaz butonul OK.


Rezultatul sort rii este prezentat în figura urm toare.

O modalitate rapid de realizare i ordonare a înregistr rilor dintr-o list Excel este dat de folosirea
butoanelor de sortare ascendent i descendent .
132 - Microsoft Excel XP

Observa ii:
1. Pute i sorta datele din orice coloan sau linie, nu trebuie neap rat s fie o list .
2. Excel utilizeaz urm toarea secven de sortare: 0-9 (spa iu) ! ” # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ { | } ~ + < = > A-Z.
3. Celule i liniile goale vor fi plasate la sfâr itul listei, indiferent de ordinea de sortare. Când sorta i valori logice re ine i
c False vine înaintea lui True, iar valorile de eroare sunt toate egale (îns vor fi plasate în ordinea în care au fost
g site).

Selectarea unor înregistr ri din list


Selectarea sau filtrarea este opera ia de alegere dintr-o list a acelor înregistr ri care satisfac
anumite condi ii. În urma filtr rii lista r mâne neschimbat , dvs. utiliza i filtrul pentru a preciza ce date dori i s
vede i în acel moment i pentru a ascunde restul înregistr rilor. Filtrul poate fi schimbat în orice moment
pentru a afi a un alt set de înregistr ri. Înregistr rile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic.
Filtrul activ este salvat cu registrul de calcul.
Exist mai multe modalit i de selectare (filtrare):
folosind formularul de date (Criteriu);
folosind comenzile Filtrare automat i Filtrare complex .

Filtrarea automat
Este o metod foarte simpl în care criteriile de filtrare se specific în mod interactiv folosind meniurile
derulante ale butoanelor de extensie ata ate câmpurilor bazei de date.
Se urmeaz pa ii:
1. Se execut subcomanda Filtrare automat a comenzii Filtrare din meniul Date.
2. Excel-ul ata eaz butoane de extensie (butoane cu s geat ) în dreapta numelui fiec rui câmp din
list . Aceste butoane activeaz meniuri derulante care v permit s stabili i ce înregistr ri dori i s
vede i la un moment dat.
3. Ac ionând butoanele de extindere ale câmpurilor de interes, pot fi specificare criteriile de selec ie
din lista de valori unice ale fiec rui câmp.

Rezultatul filtr rii const în ascunderea automat a înregistr rilor (rândurilor) care nu con in valorile
selectate.
Gestiunea datelor în Excel XP- 133

Înl turarea filtrului impus unui câmp se face alegând din lista cu valori unice ale câmpului respectiv
elementul Toate.
Tot cu Filtrare automat se pot selecta primele valori (superioare sau inferioare) ale unei liste. Se
alege în acest caz elementul Primele 10 din lista derulant a câmpului dup care se face filtrarea. Folosind
comanda Filtrare automat exist i posibilitatea de precizarea unor condi ii de selectare definite de
utilizator (Defini ie). Op iunea Filtrare automat personalizat se folose te pentru filtrarea înregistr rilor
care con in una dintre valorile indicate sau valori dintr-un domeniu.
De asemenea, pentru coloane care con in numere sau date calendaristice mai sunt disponibile dou
op iuni în meniul derulant al butonului de extensie, i anume: Necompletate pentru a afi a înregistr rile ce
con in celule goale într-un anumit câmp i Completate pentru a afi a toate înregistr rile care nu sunt goale.
Exemplu: Pentru a vedea firmele care nu sunt axate pe confec ii metalice i construc ii de ma ini am
f cut apel la filtrarea personalizat precizând pentru câmpul „Domeniu” cele dou valori.

Comanda Filtrare automat este un comutator. Dac o repeta i, pute i dezactiva în orice moment
filtrul automat.
Filtrarea avansat
Metoda aceasta se aplic când se dore te filtrarea dup condi ii mai complexe. Un filtru avansat este
similar unui filtru automat personalizat. Particularitatea acestei metode const în faptul c se scriu în prealabil
criteriile de filtrare pe foaia de calcul.
Se urmeaz pa ii:
1. Se define te domeniul condi iilor într-o zon liber a foii în care se afl lista de sortat.
2. Se selecteaz orice celul din list .
3. Se execut subcomanda Filtrare complex din submeniul comenzii Filtrare aflat în meniul
Date.
4. Apare o caset de dialog.
5. Dup precizarea locului de filtrare i a domeniilor pentru list i pentru condi iile de selec ie se
apas OK.
Exemplu: Zona condi iilor de filtrare avansat este domeniul G5:G7. Lista cu rezultatele filtr rii apare
începând cu celula H1.
134 - Microsoft Excel XP

Cea mai rapid metod de filtrare a unei liste este utilizarea


butonului Filtrare automat . Pute i ad uga acest buton la orice
bar de instrumente, a a cum s-a ar tat în capitolul V – „Realizarea
de reprezent ri grafice”.

Centralizarea datelor prin consolidare


Dac a i construit mai multe liste sau tabele cu configura ii similare ve i dori probabil s combina i
anumite seturi de date din acestea într-o singur list sau tabel centralizator. Programul Excel v permite s
centraliza i tabelele cu ajutorul comenzii Centralizare din meniul Date. Centralizarea v permite analiza
tabelelor sau a listelor cu func ii oferite în caseta de dialog Sintetizare.
Cea mai bun cale de centralizare a unui tabel sau a unei liste este s configura i un tabel care s
aib formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitat la o singur foaie sau un singur registru de
calcul; pute i centraliza date pe aceea i foaie de calcul, de pe o alt foaie din acela i registru de calcul,
dintr-un alt registru de calcul sau chiar din alte fi iere create cu alte aplica ii.
Datele pot fi centralizate în dou variante:
dup categorii;
dup pozi ie, caz în care datele trebuie s fie identice cu destina ia.
Prezent m în cele ce urmeaz un exemplu simplu de realizare a consolid rii dup pozi ie.
Presupunem c dorim s avem o imagine de ansamblu asupra vânz rilor unei firme în ultimii trei ani. Pentru
aceasta trebuie ca datele din fiecare foaie de calcul creat în fiecare an s fie puse într-una singur .
Proced m astfel: pentru a putea vizualiza cele patru foi de calcul în acela i timp trebuie s le aranj m pe
ecran alegând op iunea Aranjare din meniul Fereastr . În caseta de dialog care se deschide alege i op iunea
Rearanjat i redimensionat. Ve i ob ine o imagine ca cea din figura urm toare:
Gestiunea datelor în Excel XP- 135

Pentru a copia cele trei foi de calcul în noul registru în vederea consolid rii datelor într-un sumar pe
trei ani, parcurge i urm torii pa i:
1. Activa i una din cele trei ferestre care con in foi de calcul.
2. ine i ap sat tasta CTRL i prin glisarea mouse-ului trage i foaia de calcul în noul registru,
plasând eticheta foii ori în dreapta ultimei foi ori în stânga primei foi din registrul de calcul.
3. Repeta i pentru fiecare foaie de calcul în parte.
4. Alege i op iunea Centralizare din meniul Date.
5. S presupunem c dori i s calcula i totalul vânz rilor pe perioada celor trei ani. Asigura i-v c în
caseta Func ie apare op iunea Sum 10.
6. Executa i clic pe caseta Referin , pentru a introduce domeniile pentru care se face consolidarea
datelor. Selecta i pe rând foile de calcul nou inserate i marca i domeniul dorit, dup care
executa i clic pe op iunea Ad ugare. Adresa domeniului este ad ugat în caseta Toate
referin ele.
7. Selecta i casetele de validare Rândul de sus i Coloan stânga din zona Utilizare etichete în
pentru a v ap rea pe ecran capul de tabel i lunile, dup care executa i clic pe OK. Dac se
dore te p strarea leg turii cu datele surs se valideaz caseta Creare leg turi la datele surs .
Ve i ob ine o foaie de calcul ca în figura urm toare.
Pentru a calcula totalul vânz rilor pe cei trei ani nu v r mâne decât s introduce i formula
„=SUM(E2:E13)” în celula E14.

10 alte func ii disponibile sunt Contor, Medie, Max, Min, Produs, StDev, StDevp, Var, Varp, Contor de numere
136 - Microsoft Excel XP

Centralizarea datelor prin subtotaluri


Pentru a rezuma rapid datele aflate în liste se poate folosi facilitatea de „însumare” automat , par ial
sau general a datelor aflate în anumite câmpuri.
Procedeul de rezumare a datelor este urm torul:
1. Se ordoneaz înregistr rile care trebuie luate în eviden (comanda Sortare din meniul Date).
2. Din meniul Date se alege comanda Subtotaluri.
3. În caseta de dialog Subtotaluri se precizeaz :
criteriul dup care se dore te gruparea – în caseta La fiecare modificare în (pentru
fiecare grup de valori identice din câmpul specificat vor fi generate subtotaluri);
func ia folosit la sintetizare (caseta Utilizare func ie);
câmpurile pentru care se vor utiliza subtotalurile (se valideaz casetele dorite din lista
Ad ugare subtotal la).
4. Se ac ioneaz butonul OK.
Rezultatul unei totaliz ri poate fi observat în figurile urm toare. Datele au fost sintetizate cu func ia Sum .

Observa ii:
1. Pot fi create subtotaluri imbricate, specificând alte chei de sortare, dar având grij s fie deselectat caseta Înlocuire
subtotaluri curente (în caz contrar, subtotalurile anterioare sunt înlocuite cu cele noi).
2. Dac se dore te ca fiecare grup de date sintetizat s apar pe o pagin separat , se valideaz caseta Sfâr it de
pagin între grupuri.
Gestiunea datelor în Excel XP- 137
3. Dac se dore te ca informa iile de sintez s apar sub date (nu deasupra lor, cum apar în mod implicit), trebuie
activat op iunea Însumare sub date.

Se pot controla u or gradele de detaliere a datelor sintetizate prin ac ionarea urm toarelor butoane:
butoanele + sau – din dreptul unui subtotal, pentru a extinde/restrânge lista rândurilor
aferente unui anumit rezultat (asemenea extinderii/restrângerii unui folder în Windows
Explorer);
butoanele cu cifre indicând nivelele de totalizare, situate în partea stâng -sus, sub
caseta de nume.

Pentru eliminarea subtotalurilor se afi eaz din nou caseta de dialog Subtotaluri dup care se
ac ioneaz butonul Eliminare total .
138 - Microsoft Excel XP

Minimul pe care trebuie s -l ti i

O baz de date este o list cu o structur specific , definit prin câmpurile sale, adic prin categoriile
de informa ii pe care le con ine. Altfel spus, o baz de date este o colec ie de date organizate într-o ordine
logic , care permite un acces simplu i flexibil, atât pentru actualizarea datelor, cât i pentru ob inerea
acestora. Fiecare intrare complet dintr-o baz de date reprezint o înregistrare.

Pentru
A crea o list Folosi i formulare de date. Din meniul Date alege i
comanda Machete.
A afi a listele într-un mod personal Utiliza i comanda Vizualizare particularizat din meniul
Vizualizare.
A sorta date dintr-o list Utiliza i comanda Sortare din meniul Date sau folosi i
butoanele de sortare ascendent sau descendent de pe
bara de unelte Standard.
A organiza date dup un anumit criteriu Se folose te comanda Filtrare automat .
A centraliza datele dup pozi ie din mai multe Folosi i comanda Centralizare din meniul Date.
foi de calcul
A centraliza datele prin subtotaluri Se folose te comanda Subtotaluri din meniul Date.

Întreb ri de control:
6. Ce este o list ? Care sunt elementele componente ale unei liste?
7. Cum se nume te fiecare celul care con ine date într-o list ?
8. Ce este o machet de date?
9. Ce opera ii se pot efectua cu ajutorul machetelor de date?
10. Care este dezavantajul utiliz rii formularului de date pentru opera ia de introducere a datelor?
11. Ce implic opera ia de consolidare a foilor de calcul?
12. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de rânduri.
b) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de coloane.
c) Numele câmpurilor unei liste (baze de date) sunt valori numerice.
13. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Într-o list fiecare rând reprezint o înregistrare.
b) Într-o list fiecare înregistrare reprezint un rând.
c) Într-o list fiecare rând reprezint un câmp.
14. Un rând alb (vid) într-o baz de date semnific :
a) începutul bazei de date;
b) sfâr itul bazei de date;
c) nu are nici o semnifica ie.
15. O baz de date poate avea:
a) un num r nelimitat de rânduri de antete i coloane;
b) maxim dou rânduri de antete de coloan ;
c) un singur rând de antete de coloan .
16. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Pentru a utiliza o machet de date, lista trebuie s aib etichete de coloan .
b) Pentru a utiliza o machet de date, lista nu trebuie s aib etichete de coloan .
c) Pentru a utiliza o machet de date, nu trebuie s existe nici o list .
17. Ce diferen este între sortarea i filtrarea datelor?
Gestiunea datelor în Excel XP- 139

18. Ce tipuri de filtr ri se pot aplica unei baze de date? În ce condi ii se aplic fiecare tip de filtrare?
19. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Sortarea datelor se poate face ascendent sau descendent.
b) Sortarea datelor se face ascendent.
c) Sortarea datelor se face descendent.
20. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Filtrarea automat a datelor se face numai dup un criteriu.
b) Filtrarea automat a datelor se face dup maxim dou criterii.
c) Sortarea automat a datelor se face dup oricâte criterii dori i, în func ie de caracteristicile
bazei de date c reia îi aplica i aceast opera ie.
21. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Filtrele personalizate permit aplicarea unor criterii mai complexe de filtrare a datelor.
b) Filtrele personalizate permit g sirea unor valori între dou limite stabilite.
c) Filtrele personalizate permit c utarea înregistr rilor care satisfac condi ii diferite.
22. Stabili i valoarea de adev r a urm toarelor afirma ii. Justifica i r spunsul:
a) Pentru folosirea unei filtr ri avansate trebuie s stabili i criteriile de c utare în foaia de lucru.
b) Tabelul cu datele ob inute în urma filtr rii avansate va ap rea întotdeauna într-o foaie de lucru
nou .
c) Domeniul de criterii nu trebuie stabilit înainte de folosirea filtr rii avansate.

Lucru individual
8. Realiza i o list cu maxim 10 înregistr ri pe baza unei c r i de telefon, ale c rei câmpuri s includ
numele de familie, prenumele, adresa i num rul de telefon.
9. Crea i o foaie de calcul pe care salva i-o cu numele „Prieteni” i care s con in urm toarele
câmpuri: Nume, Prenume, Adres , Ora , Cod po tal, Telefon, Sex, Data na terii.
Se cere:
a) Introduce i 20 de înregistr ri, folosind macheta de date corespunz toare.
b) Formata i tabelul aplicându-i contururi i efecte.
c) Diferen ia i înregistr rile pentru care persoanele sunt de sex feminin de cele de sex
masculin, aplicând un format condi ional.
d) Sorta i lista dup data na terii.
e) Sorta i lista în ordine alfabetic dup numele ora ului drept criteriu primar, precum i
dup nume, utilizat drept criteriu secundar.
f) Utiliza i Filtrarea automat pentru a ob ine din foaia de lucru o list a tuturor persoanelor
de sex feminin care locuiesc în acela i ora cu dvs.
g) Filtra i to i prietenii care au vârsta dvs.
h) Dezactiva i Filtrarea automat i salva i registrul.
10. Imagina i-v c a i lucra într-un magazin de echipamente de calcul. În fiecare lun se prime te
marf în magazie. Realiza i o foaie de calcul care s con in situa ia înregistr rilor din magazie.
Câmpurile folosite vor fi: data înregistr rii, produs, cod, pre , cantitate, valoare total .
Se cere:
a) Sorta i produsele dup data primirii.
b) Filtra i produsele care au fost primite între dou date stabilite de dvs.
c) Filtra i produsele al c ror pre este mai mare de 500.000 lei.
d) Dezactiva i Filtrarea automat i salva i registrul.
11. Considera i c sunte i o persoan ordonat care ine eviden a cheltuielilor de familie. Astfel,
pentru fiecare lun în parte realiza i o foaie de calcul cu structura celei din figura urm toare:
140 - Microsoft Excel XP

Se cere:
a) Consolida i datele din foile de calcul corespunz toare lunilor din primul trimestru într-o foaie
de calcul denumit „Venituri”.
b) Salva i registrul nou ob inut sub numele „Trimestrul I”.
c) Dac informa iile introduse dep esc l imea coloanelor, folosi i op iunea Potrivire automat
pentru dimensionarea acestora.
d) Deschide i macheta de date corespunz toare listei create.
e) Introduce i o nou înregistrare pentru cheltuielile de transport.
f) Introduce i la sfâr itul bazei de date înregistrarea TOTAL, pentru a calcula totalul cheltuielilor.
g) Pentru valorile cheltuielilor mai mari de 500000 lei aplica i un format condi ional, astfel încât
valorile care respect condi ia dat s apar scrise îngro at cu culoare ro ie.
12. Identifica i activit i din cadrul altor discipline care se pot rezolva cu ajutorul tabelelor de date.

Evaluare