Lean Six Sigma Training

Modulul D4 – Selectia Proiectelor

2018

Slide 1 © 2018 Business Future Solutions

Agenda

Ziua 1 Ziua 2 Ziua 3 Ziua 4 Ziua 5

Introducere in
metodologie

Fundamente
Lean

Fundamente
Six Sigma

Selectia
Proiectelor
© 2018 Business Future Solutions
Introducere

Obiective
Înțelegerea diverselor abordări în selectarea
proiectelor
Articularea beneficiilor unei “abordări
structurale”
Definirea şi redefinirea problemei de afaceri
într-un grafic de proiect pentru a prezenta
aspecte critice ale unui proiect de îmbunătățire
Realizarea unei estimări a impactului
financiar

3 © 2018 Business Future Solutions

 VoC, VoB, VoE
Fundamental, Six Sigma solicita o concentrare asupra vocii clientului, vocii
afacerilor si vocii angajaților:

VOC se bazează pe Client

VOB se bazează pe Profit
VOE se bazează pe Proces
 Conștientizarea nevoilor care au o valoare critica pentru calitatea (CTQ) produselor si
serviciilor noastre
 Identificarea decalajelor dintre “ce este” si “ce trebuie sa fie”
 Identificarea defectelor de proces care contribuie la “decalaj”
 Cunoașterea proceselor “cu degradare maxima”
 Aducerea la cunoștința a costurilor inacceptabile ale calității slabe (COPQ)
Slide 4 © 2018 Business Future Solutions
Criterii pentru selectarea proiectelor Lean Six Sigma

Solutia nu este cunoscuta

Cauza radacina este necunoscuta
Problema este complexa si necesita analiza statistica
Problema este parte a unui proces
Procesul este repetabil
Se poate defini ce inseamna defect
Proiectul va dura 3-6 luni
Exista date disponibile

Slide 6 © 2018 Business Future Solutions

 Va cunoașteți clientul?
Cunoașterea clientului implica mai mult decât o simpla strângere de mana.
Este nevoie de o înțelegere clara a necesitaților acestuia. In Six Sigma aceasta
se numește “înțelegerea CTQ – Critical To Quality” sau caracteristici critice
pentru client (CTC – Critical To Customer).

Vocea clientului Caracteristici critice

pentru client

Slide 7 © 2018 Business Future Solutions

 Vocea clientului
Vocea Clientului sau VOC pare o problema simpla; practic
știm cu toții ce dorește un client. Dar oare chiar știm??

Perspectiva clientului trebuie sa fie aspectul principal in mintea unui certificat

Six Sigma pe perioada ciclului de proiect.
1. Caracteristici
• Procesul oferă ceea ce așteaptă clienții?
Q
• Cum știți asta?
2. Livrare
• Procesul respecta cadrul temporal al clientului? C
• Cum știți asta?
3. Cheltuieli
• Clientul percepe valoarea pentru cost? D
• Cum știți asta?

Slide 8 © 2018 Business Future Solutions

 Cum se identifica clientul

Clientul:

Declanșează procesul
Evaluează rezultatele procesului
Plătește pentru rezultat

Slide 9 © 2018 Business Future Solutions

 Ce este un client
Exista diverse tipuri de clienți care dictează modul in care interacționam in cadrul
procesului. Pentru a identifica cerințele clientului si furnizorului trebuie mai întâi sa
definim cine sunt clienții :

Externi
– Direct: cei ce primesc rezultatul serviciilor dv., si in general sunt sursa veniturilor dv.
– Indirect: cei care nu primesc sau plătesc pentru rezultatele serviciilor dv. dar dețin
un interes in activitatea dv. (agenții guvernamentale)

Interni
- cei din cadrul organizației dv. care primesc
rezultatul muncii dv.

Slide 10 © 2018 Business Future Solutions

 De ce pleacă clienții

De ce pleacă clienții
...... Decedează
1% Decedează
...... Se
3% Se muta
muta
...... Dezvolta
5% Dezvolta alte
alte prietenii
prietenii
...... Motive
9% Motive concurențiale
concurențiale
...... Sunt
14% Suntnesatisfăcuți
nesatisfăcuțide
deprodus
produs
...... Considera
68% Consideraca
cafurnizorului
furnizoruluinu-i
nu-ipasa
pasa
Slide 11 © 2018 Business Future Solutions
 Ce este CTQ?
Masurile critice pentru calitate (CTQ) sunt masuri pe care le folosim pentru a capta
VOC in mod corespunzător. (denumite in literatura si CTC – Critice pentru client)
CTQ pot fi vagi si dificil de definit.
– Clientul poate identifica o cerința greu de măsurat direct astfel încât va fi
necesar sa se analizeze ce vrea clientul defalcat in termeni identificabili si
măsurabili.
Produs: Serviciu:
• Performanta • Competenta
• Caracteristici • Fiabilitate
• Conformitate • Precizie
• Punctualitate • Punctualitate
• Fiabilitate • Responsivitate
• Exploatare normala • Acces
• Durabilitate • Politețe
• Estetica • Comunicare
• Reputație • Credibilitate
• Integritate • Securitate
• Înțelegere
Slide 12 © 2018 Business Future Solutions
 Dezvoltarea CTQ?
Identificare clienți
Pas 1 •
•
Lista
Segmentare
• Prioritare
Captarea VOC
• Revizuirea performantei existente
Pas 2 • Determinarea decalajelor in ceea ce aveți nevoie
sa știți
• Selectarea instrumentelor care oferă date cu
privire la decalaje
• Colectarea de date cu privire la decalaje
Validarea CTQ
Pas 3 •
•
Traduceți VOC in CTQ
Priorități CTQ
• Setare cerințe specifice
• Confirmare CTQ cu clientul

Slide 13 © 2018 Business Future Solutions

 Dezvoltarea CTQ?

CLIENT

Necesitați/ asteptari cheie ale clientului

Primul nivel de cerințe de la
necesitățile inițiale ale clientului

Al doilea nivel pe măsura ce sunt deduse noi

cerințe si apar noi caracteristici critice de
calitate

Al treilea nivel pe măsura ce sunt deduse noi cerințe si

apar noi caracteristici critice de calitate

11

Slide 14 © 2018 Business Future Solutions

 Dezvoltarea CTQ - exemplu

sub
x litri /99km
economica
Vreau o Inspecție peste 19999
km
mașina Locuri bune
Scaune piele Reglaj

buna confortabila simplu Aer condiționat

Costa sub y Euro Vmax > 199

Nevoie accesibila ca preț km/h
< 10 sec de la 0-99 km/h Airbag
rapida fata

Airbag Airbag lateral

sigura
Sistem reținere șofer

© 2018 Business Future Solutions

 Matrice selecție proiect

Dimensiune = axa Z
Axa (X, Y, Z) Inferior/Negativ Superior/Pozitiv
Profit/Marja Negativ Pozitiv
Poziție competitiva Dezavantajat Avantajat
Sup
Satisfacția clientului Așteptata Surpriza plăcută
C B
Interval de timp Lung Scurt
Potențial de valoare Valoare redusa Valoare ridicata

Axa Y
Costul implementării Cost redus Cost ridicat
Flux de venit Negativ Pozitiv
D
Active angajate Consuma active Impact redus asupra AE
A
Plata Lung >3ani Scurt <1an E
Impact asupra calității Redus Ridicat
Impact asupra siguranței Redus Ridicat Inf
Întrunirea obiectivelor Nu Da Inf Axa X Sup
Dificultate Probabilitate redusa de Probabilitate mare de
succes succes Proiecte A - E

Slide 16 © 2018 Business Future Solutions

 Selectare proiect – Componente de baza/ Livrabile
Cazul de afaceri – Cazul de afaceri este o articulare la nivel înalt a domeniului de
interes. Acest caz răspunde la doua întrebări de baza; una, care este motivația de
afaceri pentru a lua in considerare proiectul si doi, care este zona noastră
generala de focalizare a efortului de îmbunătățire?

Carta proiectului– Carta proiectului reprezintă o versiune mai detaliata a cazului

de afaceri. Acest document se concentrează pe efortul de perfecționare. Poate fi
caracterizat prin doua secțiuni primare, una, informațiile de baza referitoare la
proiect si, doi, valori metrice simple de performanta a proiectului.

Analiza beneficiilor – Analiza beneficiilor este o evaluare financiara inclusiva a

proiectului. Aceasta analiza se refera la detaliile beneficiilor in legătura cu impactul
de venit si cost pe care speram sa îl realizam ca rezultat al proiectului.

Slide 17 © 2018 Business Future Solutions

 Business Case - Reguli

Un caz de afaceri corect şi eficient trebuie să includă trei aspecte

majore :
Performanța actuală (Unde suntem)
Necesară (Unde ar trebui sa fim – benchmark)
Impactul de cost (Cat ne costă pentru ca NU suntem acolo)

Slide 18 © 2018 Business Future Solutions

 Exemplu de caz de afaceri
În timpul trimestrului patru FY 2017, rata medie de
rebuturi pe linia de asamblare finala a fost de 8%.

Aceasta reprezintă un decalaj de 5% faţă de norma

acceptata in industrie de numai 3%, conducand la un
impact de cost anualizat de 200.000 EURO.

Slide 19 © 2018 Business Future Solutions

 Șablonul unui caz de afaceri
Completați cu datele pentru proiectul dv.:

Pe perioada ___________________________________ , ____________________ pentru

(Perioada de timp pentru performanța de baza) (măsura primara a activității)

________________________ a fost _________________ .

(Un proces de afaceri important) (Performanța de baza)

Acest decalaj de____________________________

(Ținta obiectivului de afaceri vs. linia de baza)

faţa de ___________________ reprezintă ____________________ impact de cost.

(Obiectiv de afaceri) (Impact de cost al decalajului)

Slide 20 © 2018 Business Future Solutions

 Importanța cartei proiectului

Ce este carta proiectului?

 O înțelegere scrisă între echipa proiectului şi firmă
 Amplasează jaloanele inițiale
 Denumită uneori contract de proiect

Slide 21 © 2018 Business Future Solutions

 Ce este carta proiectului?
Carta proiectului (Project Charter) prezintă cazul de afaceri, clarifică centrul de atenție al
proiectului și măsurile de performantă a proiectului şi este completată de catre Centura Six
Sigma. Componente
Proiect Nr: Titlu: Problema
Organizare: Unitate de afaceri:
Anvergura proiectului
Declaratie de oportunitate/problema:
Valori metrice proiect
Obiective si tinte:
 Primare si secundare
Anvergura si limitele proiectului: Afișaj grafic al valorilor metrice ale proiectului
Livrabile proiect?  Primare si secundare
Necesitatea comerciala careia i se adreseaza proiectul: Informații standard proiect
 Nume proprietar proces, centura si
Estimarea beneficiilor de proiect: Estimarea costurilor de proiect:
proiect
Sponsor/Campion: Actionari:
 Data de începere si data dorita de
Liderul echipei: Membrii echipei:
finalizare
Masuri: Performanta curenta: Performanta tinta:  Divizia sau unitate de afaceri
Data inceperii proiectului: Data terminarii proiectului:  Maestru centura neagra (Mentor)
Semnatura sponsor: Data: Semnatura liderului echipei: Data:  Membrii echipei

Slide 22 © 2018 Business Future Solutions

 Carta proiectului – Definiții

Declararea problemei - Defineste defectul sau eroarea în cadrul procesului.

Declararea obiectivului - Stabilește ce îmbunătățiri sunt dorite de la proiect.
Perimetrul – Articulează limitele proiectului.
Metrica primara –Masura reala a defectului sau erorii in proces, care urmeaza sa
fie imbunatatita.
Metrice secundare – Masurile cu consecințe potențiale (+ / -) ca rezultat al
modificărilor în cadrul procesului.
Grafice – Afișaje grafice ale metricii primare şi secundare de-a lungul unei
perioade de timp.

Slide 23 © 2018 Business Future Solutions

 Declarare problemă/oportunitate
Aceasta este problema..............

O bună declarație de problemă trebuie sa includă:

 Ce? – Care este defectul sau elementul neconform
 Unde? – Unde se observă defectul sau elementul neconform? De exemplu
care centrala/loc/linie/departament; unde anume pe produs; unde in cadrul
procesului; cu care clienți ....etc
 Când? – Când a fost prima oara observat defectul sau elementul neconform.
Care este istoricul? Exista o tendința?
 Cat de rău? – Cat de frecventa sau prevalenta este problema;
cuantificați problema
 Cum am aflat? – Care este sursa informației

Slide 24 © 2018 Business Future Solutions

 Perimetrul proiectului

 Prezintă o importanță critică pentru succesul proiectului

 Definește ce este în interiorul proiectului şi în afara lui – marcarea limitelor
 Stabilește ce aspecte vor fi abordate în decursul proiectului
 Creează o așteptare comună între partile interesate

Declarație de perimetru Linia Materiale

OG25, Linia 2
In perimetru: 1&3 PC15
Produse
Produsele A, B, F si G pe liniile 1 si 3 între A,B,F,G Supervizori
Procese
procesele de la 5 la 10 pentru toți operatorii şi 5 to 10
Operatori Produse
folosind material OG25 si PC15. C,D,E
In afara scopului:
Linia2, produse C, D, E si supraveghetorii liniei

Slide 26 © 2018 Business Future Solutions

 Analiza Pareto
Analiza Pareto:
Un grafic cu bare folosit pentru a aranja informația în așa fel încât sa poată fi
stabilite prioritățile pentru îmbunătățirea procesului.

Teoria 80-20 a fost inițial dezvoltată în anul 1906 de economistul italian

Vilfredo Pareto, care a observat o distribuție inegală a averii și puterii într-o
proporție relativ redusă din populația totală. Joseph M. Juran este creditat
cu adaptarea observațiilor economice ale lui Pareto la aplicațiile de afaceri.
27 © 2018 Business Future Solutions
 Exemple pentru regula 80 : 20
20% din timpul alocat a produs 80% din rezultate

80% din apelurile dv. telefonice merg către 20% din numele de pe lista

20% din străzi direcționează 80% din trafic

80% din mesele servite la un restaurant sunt 20% din meniu

20% din ziar are 80% din știri

80% din știri se afla in 20% din articol

20% din toți oamenii provoacă 80% din probleme

20% din caracteristicile unei aplicații sunt folosite 80% din timp

Slide 28 © 2018 Business Future Solutions

 Carta proiectului – Metrica primară
Stabilirea metricii primare:
Metrica primară este o măsură foarte importantă în proiectul Six Sigma; aceasta metrică
este o măsură cuantificata a defectului sau iesirii principale a procesului.
Putem avea numai o singură metrică primară.
Amintiți-vă de ecuația Y = f (X); odată ce defectul este localizat atunci Y va fi defectul
…metrica dv primară îl va măsura.
 Măsura cuantificată a defectului
 Servește ca indicator de succes al proiectului
 Legături cu KPI..
 O singură metrică primară per proiect

29 © 2018 Business Future Solutions

 Carta proiectului – Metricile secundare
Stabilirea metricilor secundare:
Metricile secundare sunt amplasate pentru a măsura schimbările potențiale care pot avea
loc ca rezultat al efectuării de schimbări în metrica primara şi vor măsura schimbările iî
cadrul procesului, atât pozitive cât și negative.
– Măsoară consecințele pozitive şi negative ca rezultat al
modificărilor procesului
– Pot exista mai multe metrici secundare
Afișează metrica primară și secundară în funcție de timp
Se recomandă actualizarea regulată pe întreaga durată a proiectului
Una pentru metrica primara și cate una pentru fiecare din metricile secundare
Se folosesc: Time Series Plots*

30 © 2018 Business Future Solutions

 Exemplu
Proces: Data creării :
Acceptarea și acordarea creditelor Ultima modificare :
Obiective operaționale: Obiective strategice: D XX/08
M XX/08
2000 contracte pe an şi pe persoană Furnizarea unui serviciu de calitate superioară prin A XX/08
Mai puțin de 5% rată pierdere apeluri telefonice de pe toate optimizarea productivității. Punerea în aplicare a
I XX/08
platformele procesului optimizat în platformă
C XX/08
Măsurători : Nivel actual: Obiectiv : Câștiguri estimate :
Productivitate 1100 dosare/an/persoană 2000 981 kEur pe an
Rata pierderii apelurilor 30 % 5 %
Sub procese :
Prima cerere a Comunicarea Primire/verificare Începerea
Cerere finală Studierea cererii
clientului răspunsului documente contractului
Limită de intrare : Limită de ieșire : Clienți externi: Clienți interni:
Prima cerere client (telefon, Plată Rețea parteneri, clienți Serviciu clienți, Control intern,
mail, ofertă preliminară) Rețea de vânzări
Factori de producție cheie și furnizori Limitări si comentarii Echipa de proiect
Sponsor XXX
Sărbători legale, Control intern,
Instrumente noi, Proces unic Liderul Proiectului XXX
Black Belt XXX

31 © 2018 Business Future Solutions

 Ce este evaluarea financiara?
Evaluarea financiară stabilește valoarea proiectului.

Componentele sunt:
Impact
 Sustenabil
 One-off
Alocări
 Coduri de cost/ Sistem contabil
Previziuni
 Cash flow
 Plan de realizare
In mod tipic un reprezentant financiar este responsabil pentru evaluarea
impactului financiar al proiectului..
Slide 32 © 2018 Business Future Solutions
 Beneficii “hard” şi “soft”
Beneficii hard – vizibile in bilant
 Costuri reduse
 Mai puțini oameni
 Reducerea rebuturilor
 Eliminarea timpilor în plus
 Folosește mai puține materiale
 Servicii/furnizări mai ieftine
Beneficii soft – mai greu de cuantificat
 Productivitate
 Calitate/siguranţă îmbunătățita
 Capacitate sporită
 Economisire de spațiu
 Satisfacția clientului
 Reducere termen
 Mai puține avarii ale echipamentului
© 2018 Business Future Solutions
 Captura beneficii – Îndrumări de bază

Beneficiile trebuie sa fie calculate având la baza un KPI..

Metrica primară trebuie sa prezinte o legătură directă între proces si
KPIs.
Obiectivele trebuie să fie definite în mod realist pentru a evita
supraevaluarea sau subevaluarea.
Beneficiile trebuie să fie anualizate.
Beneficiile trebuie să fie măsurate în conformitate cu Principiile
Contabile general acceptate (Generally Accepted Accounting
Principles - GAAP).

Slide 34 © 2018 Business Future Solutions

 Selectarea echipei
Membri cu normă întreagă
 Lider
 Operatori
 Manageri
 Furnizori
 Externi
Număr si abilitați relevante pe task
Membri cu normă redusa
 Finanțe
 Clienți
 IT şi alții

Slide 35 © 2018 Business Future Solutions

 Livrabile – faza de Definire
La sfarsitul fazei de Definire, urmatoarele livrabile trebuie verificate:

1. Proces identificat
2. Sponsor selectat
3. BB desemnat
4. Roluri si functiuni agreate (GB si BB)
5. Echipa de proiect selectata
6. Sedinta de initiere desfasurata
7. CTQ documentate
8. Echipa aprobata de sponsor
9. Cazul de business inteles

36 © 2018 Business Future Solutions

 Livrabile – faza de Definire
La sfarsitul fazei de Definire, urmatoarele livrabile trebuie verificate:

10. Declararea preliminara a problemei

11. Perimetrul stabilit
12. Livrabilele stabilite
13. Roluri in echipa stabilite
14. Instruire completa echipa
15. Diagrama revizuita de sponsor
16. Necesar tradus in cerinte
17. VOC aditionala colectata
18. SIPOC intocmit si validat

37 © 2018 Business Future Solutions

Regulile de bază (Kaizen)
 Respingeți ideile fixe – nu încercați să justificați trecutul, renunțați la ideile
preconcepute
 Gândiți-vă la cum sa faceți în loc de “de ce nu am putut să fac” – fiți optimist
 Nu găsiți scuze. Începeți prin a pune la îndoială practicile actuale – încercați
să faceți ceva, concentrați-vă pe rezultate
 Nu căutați perfecțiunea. Fă-o imediat chiar şi numai pentru 50% din obiectiv
– treci la treabă și ajustează pe parcurs
 Corectați pe loc dacă observați o greșeală – învățați din ea
 Întrebați-vă “de ce?” de cinci ori și căutați rădăcinile cauzei

Mindset - Se poate face, Fă-o, Fă-o acum!

Slide 38 © 2018 Business Future Solutions
 Sumar
În acest moment, ar trebui să fiți în măsură să:

Înțelegeti diversele abordări ale selecției de proiect

Articula beneficiile unei “abordări structurate”
Rafina și defini problema de afaceri într-o cartă a proiectului
pentru a prezenta aspecte critice ale proiectului de
îmbunătățire
Realiza o estimăre a impactului financiar

SFARSIT (THE END)

Slide 39 © 2018 Business Future Solutions

Intrebari

© 2018 Business Future Solutions