Lean Six Sigma Training

Modulul M1 – Harta Procesului

2018

Slide 1 © 2018 Business Future Solutions

Agenda

Ziua 1 Ziua 2 Ziua 3 Ziua 4 Ziua 5

Introducere in Harta
metodologie Procesului
Fundamente
Lean

Fundamente
Six Sigma

Selectia
Proiectelor

© 2018 Business Future Solutions

Introducere

Obiective
Descrierea caracteristicilor si utilizarea
diferitelor tipuri de Harta Procesului

Cum se creează Diagrama Os de pește

(Fishbone)

Descrierea modului de utilizare a Matricei X-

Y (X-Y Matrix)

3 © 2018 Business Future Solutions

 Harta procesului
In scopul de a gestiona în mod corect un proces , trebuie să fii capabil să-l
descrii într-un mod care poate fi ușor de înțeles.

- Metoda preferata pentru a descrie un proces este sa-l identifici utilizând un nume
generic, să arați fluxul de activități cu o harta a procesului si sa declari scopul cu o
descriere operaționala
- Prima activitate a fazei de Măsurare este sa descrie într-un mod adecvat procesul
investigat

Start Pas A Pas B Pas C Pas D Stop

Slide 4 © 2018 Business Future Solutions

 Informații pentru Maparea Procesului
Prin procesele de cartografiere putem identifica multe caracteristici importante si se
pot elabora informatii pentru alte instrumente analitice:

 Intrări (X’s)
 Ieșiri (Y’s)
 Nevoile clientului actuale (reale)
 Toate activitățile din proces, cele cu valoarea adăugată si fără valoare adăugată
 Puncte de colectare a datelor
 Cicluri de viață
 Defecte
 Niveluri de inventar
 Costul cu proasta calitate (COPQ), etc.
 Puncte de decizie
 Probleme care au rezolvare imediata
 Necesarul de control de proces
5

Slide 5 © 2018 Business Future Solutions

Harta procesului
De obicei, există trei versiuni ale unui proces:

Ceea ce CREZI ca e.. Ceea ce este DE FAPT... Ce AR TREBUI sa fie..

“Hidden factory”

Mapează ceea ce este de fapt, nu ceea ce crezi !

© 2018 Business Future Solutions

 Simboluri standard pentru maparea procesului
Simbolurile standard pentru maparea procesului:
(valabil in Microsoft Office™, Visio™, iGrafx™ , SigmaFlow™ si altele)

DREPTUNGHIUL indica o PARALELIPIPEDUL arata

activitate. Declarațiile din ca exista date
cadrul dreptunghiului ar
trebui sa înceapă cu un verb
ROMBUL semnifică un punct de ELIPSA arata începutul si
decizie. Doar doua cai pot pleca sfârșitul procesului
dintr-un punct de decizie: NU si DA

SAGEATA arata legăturile 1 CERCUL CU O LITERA

si direcția fluxului SAU CIFRA IN
INTERIOR simbolizează
continuarea graficului pe
alta pagina
Slide 7 © 2018 Business Future Solutions
 Harta procesului

Harta cuprinde fiecare pas, parcurs pentru realizarea de produse / servicii .

Poate fi mai mult de o Poate fi mai mult de o

intrare! ieșire de-a lungul procesului!
Decizie Decizie
Proces de
Intrare Operație Operatie Operatie Producție Sfârșit
pornire Nu Da Nu Da

Operație Operație
Decision Decision
Start
Input Operation Operation Operation Output End
process
No Yes No Yes

Operation Operation

Utilizați hărțile de proces Start

Input Operation
Decision
Operation
Decision

Operation Output End

ierarhic, pentru a intra la un

process
No Yes No Yes

Operation Operation

alt nivel de detaliu

Decision Decision
Start O per ation
process Input O per ation O per ation Output End
No Yes No Yes

O pera tion O per ation

Slide 8 © 2018 Business Future Solutions

Harta procesului - niveluri

Dezvoltare Departamente
functionale
Business
Procese de
business Vânzări Contabilitate Contracte
Servicii
Clienți
(“Strategice”)
Sub-proces
Harta Furnizor Termeni
Terms Docs Negociere Semnare Client
“High-Level“
a procesului (ext.) Client final
(int.) Departamentul
Harta Servicii Clienți
Detailata a Sub-process
Sub-procesului Sarcini Proceduri detaliat

© 2018 Business Future Solutions

Harta procesului - nivele
Nivelul 1 - macro al harții procesului uneori numit Management level
Da
Client Preluare Preparat Copt Pizza Livrare Incasare
Comanda Ambalare
Infometat comanda Pizza Pizza Buna? Pizza bani

Nu

Nivelul 2 – harta procesului, uneori numit Worker level . Acest exemplu este din punctul de
vedere al “bucătarului șef”.
Nu
Aluat

Preluare Pus in Observ Scos din

comanda
Ingrediente
cuptor frecvent
Egata?
Da
cuptor 1
Incep din
nou

Rebut

1 Ebuna? Ambalare Eticheta Raft livrare

Nivelul 3 - Micro al hărții procesului , uneori numit Improvement level . Similar cu un nivel 2,
cuprinde mai multe etape și sarcini și pe el se completează diferita de date de performanță ;
randamentele , durata ciclului , valoare și non valoarea adăugată timp , defecte etc.

© 2018 Business Future Solutions

Harta procesului - tipuri
Există șase tipuri de hărți de proces pe care le vom folosi . Ele sunt:

 S-I-P-0-C
 flux linear,
 culoar de înot (swim lane),
 fluxului de valoare (Value Stream Map).
 flux oamenilor
 flux materialelor

În timp ce toate acestea arata modul in care se realizează munca, ele

evidentiaza diferite aspecte ale procesului.

© 2018 Business Future Solutions

 Diagrama SIPOC

Furnizori Intrări Proces Ieșiri Clienții

Extern Materiale Proces Materiale Extern

Intern Servicii Servicii Intern
Informații Informații

Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5

O formă simplă de hartă a procesului utilizata pentru a

obține o imagine de ansamblu a unui proces.
Poate fi văzută ca o hartă proces de nivel înalt

Slide 12 © 2018 Business Future Solutions

 Diagrama SIPOC - Exemplu
Furnizori Intrări Proces Ieșiri Clienții
Contabilitate Raport lunar de plăti Procesul Factura Clientul
Vânzări Număr contract Updatarea Dep. Vânzări
Contracte Client sistemului de plati Contabilitatea
Furnizori de Proforma Updatarea
papetărie Datele de contact FACTURAREA contractului in sistem
Posta Client CLIENTILOR Updatarea listei
Informații din debitorilor
contract Updatarea datelor
Reguli si taxe cu vânzările firmei
Etichete cu adresa
Hârtie
Timbre si plicuri

1.Identificarea 2. Verificarea 3. Generarea 4. Imprimarea facturii 5.Trimiterea

clientului ce va fi contractului cu Facturii si a etichetei cu facturii
facturat Clientul adresa

Slide 13 © 2018 Business Future Solutions

 Harta procesului – Fluxul Valorii

PROCESUL DE ÎMBUTELIERE
Furnizor
Precontract Client
„Sticlăria C&D” Trimestrial Managementul trimestrial
producţiei „A&T Distribuţie”
Ambalaje din sticlă Comenzi
36 sortimente Furnizor Comenzi săptămânale Vin îmbuteliat
15.000 buc/lună „Cramele mari” săptămânale Comenzi 120 sortimente
Vin vărsat urgente 100.000 l/lună
15 sortimente MPR
100.000 l/lună Program săptămânal

EN
Săptămânal Zilnic
Spălare Conf. comandă Umplere Sigilare Etichetare
Ambalare Expediere
EN EN EN
Vin EN
I I I I
1 2 2 2
Sticle Sticle de Lăzi a 12
Sticle de sticle
5.000 buc. 0,75 l şi 1 l 100 buc.
xxxxxxxx
min. 100 buc. xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx 300 buc.
yyyyyyyy yyyyyyyy yyyyyyyy yyyyyyyy
yyyyyyy yyyyyyy yyyyyyy yyyyyyy
/zi
xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx
xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx xxxxxxx
yyyyyyyyy yyyyyyyyy yyyyyyyyy yyyyyyyyy
Conform EN tmax.= 2 ore

Slide 14 © 2018 Business Future Solutions

 Harta procesului – Fluxul Valorii
Pașii in proces
Log Route Disposition Cut Check Mail Delivery
-Computer -Department -Guidelines -Computer -Envelops
-1 Person Assignments -1 Person -Printer I -Postage
Mărimea inventarului I I -1 Person
I I -1 Person -1 Person

sau cozii de 4,300 7,000 C/T = 75 sec 1,700 C/T = 255 sec 2,450 C/T = 15 sec 1,840 C/T = 100 sec
C/T = 15 sec
așteptare Uptime = 0.90 Uptime = 0.95
Hours = 8
Uptime = 0.95
Hours = 8
Uptime = 0.85
Hours = 8
Uptime = 0.90
Hours = 8
Hours = 8
Pașii in proces Breaks = 0.5
Hours
Breaks = 0.5
Hours
Breaks = 0.5
Hours
Breaks = 0.5
Hours
Breaks = 0.5
Hours
Available =6.75 Available =7.13 Available =7.13 Available =6.38 Available =6.75
Sec. Sec. Sec. Sec.
Timpi Sec.
Avail. = 24,300 Avail. = 25,650 Avail. = 25,650 Avail. = 22,950 Avail. = 24,300

Durata de procesare 15 sec 75 sec 255 sec 15 sec 100 sec

Dimensiunea cozii 2.65 days 20.47 days 16.9 days 1.60 days 7.57 days

de așteptare (zile)
IPY = 0.92 IPY = .94 IPY = .59 IPY = .96 IPY = .96
Măsurarea performantei Defects = 0.08 Defects = .06 Defects = .41 Defects = .04 Defects = .04
RTY = .92 RTY = .86 RTY = .51 RTY = .49 RTY = .47
procesului Rework = 4.0% Rework = 0.0 Rework = 10% Rework = 0.0 Rework = 0.0
Material Yield = .96 Material Yield = .94 Material Yield = .69 Material Yield = .96 Material Yield = .96
Scrap = 0.0% Scrap = 0.0% Scrap = 0.0% Scrap = 0.0% Scrap = 4.0%

Măsurarea performantei
Cum Material Yield = .96 X .94 X .69 X .96 X .96 = .57 RTY = .92 X .94 X .59 X .96 X .96 = .47
totale

Fluxul valorii oferă o mare vizibilitate pe datele tehnice pentru a înțelege si măsura
tranzacțiile intr-un proces.
© 2018 Business Future Solutions
Harta procesului - Fluxul Valorii
HARTA VALUE STREAM
 Reprezentare grafică detaliată a unui
proces de fabricație sau de afaceri
 Folosit pentru a identifica anumite
îmbunătățiri
 Include buclele de decizie din cadrul
procesului

 Imagine de ansamblu a procesului de la

un capăt la altul
 Folosit pentru a identifica posibilitățile
de îmbunătățire
 Nu include bucle de decizie

© 2018 Business Future Solutions

 Harta procesului
Harta procesului descrie în detaliu
de la început pana la sfârșitul
procesului , toate etapele și activitățile
din proces și relațiile dintre diferite
activități .

Slide 17 © 2018 Business Future Solutions

 Harta procesului – Fluxul liniar
Această diagramă arată etapele de proces într-un flux secvențial , în general pornind de la
un colț din stânga sus, spre dreapta .

Client Preluare Preparat Copt Pizza Livrare Incasare

Comanda Ambalare
Infometat comanda Pizza Pizza Buna? Pizza bani

L:\01 # Romania - General Information\01 # For all\Green Belt_projects

© 2018 Business Future Solutions
Identificare risipe - waste
Writes Add to Rewrite
time on Order order
scratch
pad
Greetings
No
Call for an Answer and
Request Writes on Asks No Confir
Order phone mention order from scratch for m
specials customer pad more? order
Yes
1 2
No
Inform Thanks
Calculate Asks cook customer Order Gets customer Anothe No
2 price for time of still address & & hangs r call 3
estimate price/time OK? phone # waiting
Yes up
Writes Yes
Creați o time on
scratch Yes
mapare Fiecare activitate din proces poate fi “testat” pad New
order? 1
Nivelul 3 privind contribuția sa (valoare adăugată).
No
Utilizați următoarele două întrebări pentru a Completes
order from
Adaugă date identifica activitatea non - valoare adăugată : 3 from note
pad
de performanta  Activitatea schimba produsul sau
Give order to OK Verify
serviciul? Cook with
notes
 Este clientul dispus să plătească Not
Identificare pentru această activitate ? Rewrite
OK
pași VA/NVA
 Este facuta bine de prima data Order

© 2018 Business Future Solutions

Harta procesului – Culoar de inot
Culoar de înot sau Deployment-Flow
Customer

Customer Calls for Customer

Hungry Order Eats
Cashier

Take
Order

Pizza Box
Cook

Make Cook
Pizza Pizza Correct Pizza
Deliverer

Deliver
Pizza

Valoarea hărții Swim Lane - este că arată cine sau care departament este responsabil
pentru etapele dintr-un proces . Acest lucru poate oferi perspective puternice în modul în
care un proces se efectuează . Informații privind timpul pot fi adăugate pentru a arăta cât
timp este nevoie pentru realizare.

© 2018 Business Future Solutions

 Harta procesului – Spaghetti chart
Spaghetti Chart reprezintă un mod simplu, dar eficient de a
înțelege mișcările de persoane ( clienți și angajați) și de
asemenea, deplasarea materialelor în timpul procesului.

Slide 21 © 2018 Business Future Solutions

 Harta procesului – Spaghetti chart

Slide 22 © 2018 Business Future Solutions

Cum putem realiza harta unui proces?

1. Decideți procesul a cărei harta o veți realiza si stabiliți limitele

2. Formați o echipa multi-disciplinara, cu experiență in toate etapele procesului
( și unii care nu au experiență)
3. Găsiți o cameră cu un spațiu/ perete mare ( aproape de procesul, dacă este
posibil)
4. Poziționați o rolă de hârtie cu lățimea de aproximativ 1 metru de-a lungul
peretelui ( hărțile poate ajunge la dimensiuni foarte mari!)
5. Începeți de la sfârșitul procesului și lucrați înapoi ( în acest fel este mai puțin
probabil sa pierdeți aspecte ale vocii clientului)
6. Împărțiți lucrarea în rândul echipei - nu duplicați munca – lucrați în perechi;

Slide 23 © 2018 Business Future Solutions

 Cum putem realiza harta unui proces? - continuare
7. Parcurgeți procesul cu proprietarul de proces (process owner)
8. Colectați informațiile și valorile (metrice) ale procesul
9. Utilizați diferite culori de “post-it note” pentru a înregistra fiecare
pas și metricile sale
10. Identificați zona cu probleme și a zonelor de îmbunătățire
11. Utilizați instrumente Lean pentru a proiecta o stare viitoare
îmbunătățită a procesului
12. Planificați activitățile care fac parte din planul de îmbunătățire
13. Îmbunătăți procesul, verificați funcționarea procesului și
redesenați harta (“to be”)
14. Comunicați aspectele relevante
15. Continuați de la pasul 1 - îmbunătățirea continuă
Slide 24 © 2018 Business Future Solutions
 Guidelines

 Fiecare pas al procesul de date cu precizie necesar analizei.

Utilizați datele colectate anterior pentru etape mai lungi ale
proces
 Notati variabilitatea si motivele, de exemplu 10 până la 30
minute , în funcție de ... .
 Estimați distanța în unități coerente, de exemplu: metri
parcursi. ( distanța parcursa pentru a trimite sau primi
mesaje).
 Identificați zona ( spatiu ) care sunt utilizate / ocupate in
fiecare etapa de proces de exemplu: spațiu operatorului ,
spațiu aferent biroului, spatiu de depozitare / depozit .
 Identificati insulele și zonele aferente echipamentelor
 Folosiți machete fabrică / birou pentru a asigura consisitenta
datelor

Slide 25 © 2018 Business Future Solutions

 Guidelines continuare…

 Inregistrati numărul de piese / articole de la fiecare locație.

 Estimati numar de piese care se va produce din materia

prima
 Înregistrati și rework-ul

 Inregistrati numărul, de ori ori o persoana utilizeaza

echipamnete sau materiale (de cate ori trebuie să atingă)

 Înregistrați si alte valori în funcție de necesități

 Inregistrati intrări și ieșirile din fiecare pas din proces

Slide 26 © 2018 Business Future Solutions

Diagrama cauza – efect (os de pește)
Un instrument frecvent utilizat pentru a colecta idei cu ajutorul categorii, utilizând o logica
de cauză efect pentru o problemă. Aceasta se utilizează de către echipa de proiect, de
obicei într-un dialog verbal

Cause si
Cauze andEfect
Effect
Diagram
Diagram
Oameni
People Masini
Machine Metode
Method

The Y
Y
The or
Problem
The
X’s X’s Problem
Problema
Condition
(Cauze)
(Causes)

l
Material
Material Masurare
Measurement Mediu
Environment Categories
Categorii

© 2018 Business Future Solutions

 Diagrama cauza – effect (os de pește)
Cause andCauze-Efect
Diagrama Effect Diagram

People Machine Method

Oameni Masini Metoda

The Y
Theor
Problem
Problema
The
X’s X’s Problem
Condition
(Cauze
(Causes)

l
Material
Material Measurement
Masurare Environment
Mediu Categories
Categories

Produse Categorii pentru ramurile diagrama Tranzacționale

– Măsurători pot fi utilizate din template-uri din – Oameni
– Oameni zona de producție sau servicii/ – Politica
– Metode tranzacționale. Sau puteți selecta – Procedura
– Materiale categoriile personalizate adecvate – Locație
– Echipamente situației specifice – Măsurători
– Mediu – Mediu
Slide 28 © 2018 Business Future Solutions
 Diagrama cauza – efect: exemplu
Aceasta este o diagrama cauza - efect din producție

Slide 29 © 2018 Business Future Solutions

Diagrama cauza – efect: exercițiu

Creați un Fishbone Diagram pentru o problema la alegere.

© 2018 Business Future Solutions

 Definitie matrice X-Y
Matrice X-Y este :
Un instrument folosit pentru a identifica / aduna potențialii X și a evalua impactul
relativ al acestora asupra multiplilor lY ( include toți Y, care sunt ceruți de client )
Bazat pe "opinii" colectate de la echipa
Creat pentru fiecare proiect
Actualizat ori de câte ori un parametru este schimbat

Pentru a rezuma , X-Y este un instrument de prioritizare pentru potențialii X cu

impact mare.

ATENȚIE! Aceasta matrice nu surprinde întotdeauna fidel realitatea, fiind rezultatul

organizării unui brainstorming ! La încheierea proiectului s-ar putea sa va dați seama
că lucrurile pe care le-aţi crezut critice, de fapt, nu sunt la fel de importante cum se
credea.
Slide 31 © 2018 Business Future Solutions
Exemplu: “X-Y Matrix”

© 2018 Business Future Solutions

 Utilizarea si clasificarea X’s

Identificarea X’s controlabili care are un impact important in "Y " .

Utilizați X’s controlabili de la analiza cauza - efect (Fishbone Analysis) pentru a-I
include în X-Y Matrix .

Scopul este de a izola putinii X’s “vitali”, fata de X’s “banali”.

 X’s vor fi utilizate în FMEA (analiza riscului).

Slide 33 © 2018 Business Future Solutions

 Sumar
În acest moment, ar trebui să fiți în măsură să:
Descrieti caracteristicile și utilizarea diferitelor tipuri de hărți
de proces
Explicati cum se creează un Fishbone Diagram
Descrieti utilizarea unei matrice X-Y
Descrieti scopul fiecărui instrument și când ar trebui utilizat

SFARSIT (THE END)

Slide 34 © 2018 Business Future Solutions

Intrebari

© 2018 Business Future Solutions