Sunteți pe pagina 1din 14

2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

II. UTILIZAREA PROGRAMULUI EXCEL ÎN SINTEZA ŞI ANALIZA DATELOR:


CREAREA TABELELOR PIVOT ŞI A DIAGRAMELOR PIVOT.

2.1 CE SUNT TABELELE PIVOT ŞI DIAGRAMELE PIVOT?


Tabelele pivot (rapoartele PivotTable) şi diagramele pivot (rapoartele PivotChart) reprezintă
facilităţi deosebite oferite de Excel pentru sinteza şi analiza datelor. Extrem de uşor de folosit de
către utilizatorii domestici (nu este necesară adăugarea unor formule sau funcţii), ele se pot
constitui în instrumente utile procesului managerial.
Aceste rapoarte permit crearea de noi vizualizări ale datelor din foile de calcul. În câteva
secunde, se pot asambla sute sau mii de informații, punând în evidență semnificațiile din spatele
datelor.
Să presupunem că avem o foaie de lucru Excel cu lista vânzărilor dintr-o firmă, care conţine
mii rânduri de date cu detalii privind vânzările pe agenţi, produse, perioade de timp, locuri de
desfacere etc. Un manager îşi pune întrebări legate de semnificaţia acestor date. Cum se obţin
răspunsurile? Rapoartele PivotTable şi PivotChart organizează şi sintetizează datele, oferă
comparaţii, pun în evidenţă modele, relaţii şi analizează tendinţe. În această lucrare vom afla cât
de uşor pot aceste rapoarte să realizeze diverse vizualizări ale datelor, comparând, punănd în
evidenţă şi analizând aceste date, transformându-le în informaţii pline de semnificaţii.
Decideţi ce date doriţi să se analizeze şi cum vor fi organizate acestea. În locul unui singur
formular arbitrar care nu corespunde pe deplin necesităţilor, fiecare raport PivotTable oferă o
viziune diferită a datelor, răspunzând imediat la interogări şi fiind particularizat în funcţie de
scopurile propuse.
Pentru a compara fapte şi a le afla semnificaţia, începeţi prin a pune întrebări. Este necesar
să cunoaşteţi care sunt vânzările totale în funcţie de regiune, agent de vânzări, trimestru sau lună?
N-ar merge mai bine afacerea dacă cei mai buni oameni ar vinde numai produsele de top? Sau ar
trebui eliminate produsele care nu aduc venituri? Odată întrebările formulate, cu Excel obțineți
foarte ușor răspunsurile.
Spre deosebire de facilitatea de realizare a subtotalurilor, care modifică structura listei
(bazei de date) prin ordonarea datelor după un criteriu, tabelele pivot şi diagramele pivot crează în
registru de lucru elemente noi, independente.
Rapoartele PivotTable se pot folosi atunci când toate datele se află într-o listă sau într-o
bază de date externă pe care o puteţi interoga cu programul Excel. Ele nu se pot folosi pentru foile
de calcul structurate care cuprind subtotaluri şi rânduri de total. De exemplu, un raport PivotTable
nu poate fi folosit în cadrul unei foi de lucru ce conţine un buget anual sau un bilanţ contabil etc.,
deoarece în aceste cazuri există deja rânduri şi coloane în care sunt realizate subtotaluri. Dar,
dacă se introduc în foaia de calcul (sau se importă dintr-o bază de date externă) datele primare
pentru calculul bugetului anual sau pentru bilanţul contabil, atunci se pot crea uşor asemenea
rapoarte, sub formă de PivotTable, având astfel la dispoziţie mai multe opţiuni analitice.

2.2 CREAREA UNUI RAPORT PIVOT TABLE


Pentru a crea un raport PivotTable dintr-o listă existentă se deschide registrul (fişierul) care
conţine lista pe care doriţi să se bazeze acesta.
De exemplu, într-un registru de calcul numit Ex_PivotT_01 avem o foaie de calcu Vânzări,
care are foarte multe înregistrări, cu structura de mai jos:
Ţară Agent de vânzări Valoare comenzi
ROM Florescu 2.542,00 lei
ROM Ionescu 3.124,00 lei
ROM Constantin 4.132,00 lei
ROM Marin 6.534,00 lei
ROM Constantin 1.514,00 lei
USA Florescu 6.512,00 lei
USA Ionescu 3.211,00 lei

1
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

Ţară Agent de vânzări Valoare comenzi


USA Marin 424,00 lei
USA Marin 545,00 lei
USA Florescu 627,00 lei
ESP Ionescu 1.239,00 lei
ESP Constantin 414,00 lei
ESP Marin 9.843,00 lei
ESP Ionescu 1.278,00 lei
.... ........ .....
ESP Florescu 1.456,00 lei

Atenţie: realizarea unei tabele pivot, înainte de a fi o problemă tehnică (de cunoaştere a
ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcţională. Utilizatorul, bun cunoscător al
domeniului în care se încadrează problema, trebuie să definească bine cerinţele. Altfel zis: trebuie
să stabilească exact ce informaţii vor apărea în raport şi cum vor fi ele grupate.
Să presupunem că în lista de mai sus sunt peste 2000 de înregistrări. Cum trebuie grupate
datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum, începem prin a pune întrebări
despre ce este necesar să aflăm:
o cât a vândut fiecare agent de vânzări?
o care este volumul vânzărilor după ţară?
După ce am rezolvat problema din punct de vedere funcţional, parcurgem etapele de mai
jos.
1. Se efectuează un click de mouse oriunde în listă. Programul Excel consideră ca fiind o
bază de date (listă) toate datele aflate în tabel într-o zonă continuă. Plasarea cursorului în interiorul
listei şi trecerea la pasul următor (ca de altfel şi utilizarea altor comenzi din meniul Data, pecum
Sort, Filter, Subtotals ...) determină inplicit utilizarea tuturor datelor din listă pentru comanda care
va fi dată în contiunuare.
Dacă se doreşte realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare sau o filtrare, sau un
subtotal etc.) dintr-un set de date din listă, se selectează domeniul care conţine datele.
2. Se apelează meniul Data – PivotTable and PivotChart Reports..., iar pe ecran apare
programul utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard (vrăjitorul), aşa cum arată în figura 1.1, care
ne ajută să construim tabela pivot.

Figura 1.1 – Fereastra principală a utilitarului PivotTable and PivotChart Wizard

2
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

3. Programul utilitar cere să se specifice sursa de date (Where is the data that you
analyze?), care poate fi:
o Microsoft Office Excel or database - o listă Excel, respectiv lista curentă sau alta
ce va fi ulterior precizată.
o External data source – se utilizează atunci când raportul PivotTable se va baza pe
rezultatul unei interogări a unei baze de date externe, de exemplu o tabelă realizată
în VisualFox care conţine înregistrările cu privire la situaţia vânzărilor. Dacă se alege
această opţiune, se porneşte programul utilitar Query Wizard şi solicită opţiuni pentru
formatul şi locaţia bazei de date. Apoi programul Excel utilizează această interogare
ca sursă pentru raportul PivotTable sau PivotChart. De fiecare dată când se
reîmprospătează datele din tabela pivot, Excel-ul rulează interogarea salvată şi
reactualizează raportul cu modificările intervenite în baza de date externă utilizată ca
sursă.
o Multiple consolidation ranges – dacă se utilizează această opţiune, programul
Excel permite, ca pentru realizarea tabelei pivot, să se selecteze domenii din una sau
mai multe foi de calcul.
Tot în cadrul acestui pas, se precizează şi tipul raportului ce va fi obţinut (What kind of
report do you want to create?):
o o tabelă pivot;
o o diagramă pivot însoţită de o tabelă pivot.
În exemplul nostru, în ambele secţiuni alegem prima opţiune şi apoi efectuăm click pe
butonul Next.
4. Programul vă cere să specificaţi domeniul în care sunt localizate datele (figura 1.2).
Selecţia implicită este lista curentă (este opţiunea pe care o facem în exemplul nostru) sau orice
domeniu pe care a fost selectat anterior pornirii vrăjitorului. Dacă este necesar se modifică zona
selectată şi se efectuează click pe butonul Next.

Figura 1.2 – Selectarea domeniului în care sunt localizate datele


5. Apoi programul utilitar vă întreabă unde să plaseze raportul PivotTable, figura 1.3. Este
recomandată alegerea opţiunii implicite New Worksheet, deoarece prin adăugarea unui raport
PivotTable în propria sa foaie vă expuneţi riscului ca modificările efectuate în listă să afecteze
raportul PivotTable şi invers.

Figura 1.3 – Alegerea amplasamentului raportului şi a opţiunilor de realizare

3
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

Dacă se alege opţiunea Existing Worksheet, va trebui să alegeţi adresa unde va fi


poziţionat tabelul pivot.
Pentru a controla, încă din această etapă, modul de afişare al tabelei pivot apăsaţi butonul
Layout... În cadrul ferestrei Layout vor fi afişate structurile de date pe baza cărora se va construi
tabelul pivot. Datele (câmpurile) vor fi introduse în cadrul tabelului cu ajutorul metodei Drag &
Drop. Vă recomandăm să treceţi peste apelarea butonului Layout... şi să configuraţi modul de
prezentare a informaţiilor în etapa finală (unde veţi vedea că există ... tot două posibilităţi de
configurare!).
La acest pas, mai puteţi stabili şi anumite opţiuni asupra tabelului cu ajutorul butonului
Options..., care va deschide fereastra Pivot Table Options, figura 1.4:

Figura 1.4 – Stabilirea opţiunilor de realizare a tabelei pivot


o În cadrul meniului Name se poate stabili numele tabelei pivot.
o Grand totals for columns / Grand totals for rows permit activarea totalurilor
generale pe coloane, respectiv pe linii.
o AutoFormat table determină aplicarea unui format predefinit pentru tabel.
o For error values show gestionează erorile prin înlocuirea valorilor greşite cu un
caracter sau cu un spaţiu.
o For empty cells show permite aceleaşi setări ca şi opţiunea anterioară, dar pentru
celulele goale.
o Repeat item labels on each printed page determină imprimarea pe fiecare pagină
a etichetelor de câmpuri.
o Save data with table layout salvează datele împreună cu paginile tabelei pivot.
o Refresh to open actualizează la deschidere tabela pivot pe baza modificărilor
efectuate în lista (baza de date) ce a constituit sursa de date
După stabilirea opţiunilor de realizare şi, eventual, după stabilirea modului de afişare a
tabelei, se revine la fereastra din figura 1.3 şi se alege butonul Finish.
5. Programul utilitar Pivot Table Wizard se închide şi se crează o nouă foaie de calcul în
care se afişează bara de instrumente PivotTable, fereastra Pivot table field list şi ecranul de
proiectare structurat în patru zone (vezi figura 1.5):
o Row (Drop Row Fields Here) – câmpurile care se introduc aici vor fi amplasate în
capul primei coloane a tabelei pivot.

4
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

o Column (Drop Column Fields Here) – câmpurile care se introduc aici vor fi
amplasate pe prima linie a tabelei pivot.
o Page (Drop Page Fields Here) – câmpurile care se introduc aici crează un meniu
derulant care va permite filtrarea înregistrărilor din tabel.
o Data (Drop Page Fiefds Here) – permite definirea câmpurilor asupra cărora se vor
realiza diverse funcţii sub formă de sumă, minim, maxim etc. Funcţia implicită este
SUM.

Figura 1.5 – Proiectarea structurii tabelei pivot


Pentru plasarea câmpurilor în spaţiu de proiectare aveţi (cel puţin) două metode:
a. Prin metoda Drag & Drop, plasaţi câmpuri din lista de câmpuri a tabelei pivot (Pivot
Table Field List) în cele patru zone din fereastra de proiectare (row, column, page,
data) în funcţie de ceea ce aţi prevăzut să rezolve tabela pivot.
b. În fereastra Pivot Table Field List selectaţi câmpul pe care doriţi să îl plasaţi
în tabel. Din lista ascunsă, aflată în colţul din dreapta jos al ferestrei, selectaţi zona în
care vreţi să plasaţi câmpul şi apoi apelaţi butonul Add To.

Figura 1.6 – Finalizarea raportului PivotTable


În figura 1.6 este prezentată ultima etapă de generare a tabelei pivot pentru exemplul avut
în vedere.
Nu fiţi surprinşi dacă raportul PivotTable nu este afişat corespunzător de prima dată. În
particular, câmpurile de centralizare din zona de date sunt prestabilite pentru funcţia SUM. Dacă
5
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

doriţi să utilizaţi o altă funcţie sau să modificaţi structura şi formatul tabelei pivot, parcurgeţi
paragraful următor.

2.3 EDITAREA ŞI ACTUALIZAREA TABELELOR PIVOT


După ce creaţi un raport PivotTable, este uşor să rearanjaţi câmpurile şi articolele de date.
Astfel, trageţi câmpurile dintr-un loc în altul pentru a schimba afişarea datelor, de exemplu
dintr-un câmp de linii într-un câmp de coloane, dacă doriţi să vizualizaţi valorile unele lângă altele,
în loc de una deasupra alteia.
Pentru a avea la dispoziţe comenzile necesare modificării unei tabele pivot, efectuaţi click
din butonul drept al mouse-ului în interiorul tabelei pivot şi va fi afişat meniul contextual prezentat
în figura 1.7 sau deschideţi lista ascunsă Pivot Table din bara de instrumente cu acelaşi nume şi
apare meniul din figura 1.8.

Figura 1.7 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu contextual)

Figura 1.8 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente Pivot Table)

6
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazează raportul Pivot Table procedaţi
astfel:
o apelaţi opţiunea Pivot Table Wizard;
o daţi de două ori Back pentru a reveni la începutul programului utilitar;
o efectuaţi modificările dorite;
o apelaţi butonul Finish.
Pentru a adăuga la machetă un nou câmp alegeţi una din cele două metode descrise la
punctul 5 din paragraful 2.2.
Dacă înlocuiţi un câmp existent, este bine ca, mai întâi să îl ştergeţi pe cel vechi, pentru a
nu efectua calcule inutile.
Atunci când plasaţi un nou câmp în zona de rânduri sau de coloane, programul Excel îl
adaugă ca parte a ierarhiei de câmpuri care se află deja acolo şi grupează automat articolele în
ordinea în care apar. De exemplu, dacă aveţi o listă de categorii de produse, în care fiecare
categoriie conţine mai multe produse, plasaţi câmpul de categorii la stânga câmpului cu numele
produsului, în caz contrar rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau dacă aveţi o listă de conturi
analitice, în care fiecare cont analitic se dezvoltă în mai multe conturi sintetice, plasaţi câmpul de
conturi sintetice la stânga câmpului cu numele conturilor analitice. Dacă lista conţine două câmpuri
care se află într-o corespondenţă de unu-la-unu, cum ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci
puteţi să le adăugaţi în zona de rânduri în orice ordine, lista fiind corectă în ambele cazuri.
Pentru a şterge un câmp din orice parte a machetei PivotTable, trageţi butonul de câmp în
afara machetei, iar atunci când pictograma indicatorului se modifică, astfel încât să devină un X de
culoare roşie, eliberaţi butonul mouse-ului.
Pentru a schimba ordinea câmpurilor din rânduri, coloane sau zona de date, trageţi butonul
de câmp şi plasaţi-l în noua locaţie. Asiguraţi-vă că indicaţi butonul de câmp nu eticheta acestuia,
Veţi şti că este corect dacă indicatorul mouse-ului se transformă în patru săgeţi.
Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport
PivotTable poate fi incomodă. Este mai simplu dacă efectuaţi click de dreapta pe butonul de câmp
pe care doriţi să îl mutaţi şi apoi alegeţi oricare din opţiunile meniului Order.
Pentru a schimba funcţia de centralizare implicită utilizată în zona de date (SUM) efectuaţi
click de dreapta pe butonul de câmp din raportul PivotTable şi alegeţi, din meniul contextual,
opţiunea Field setings. Se deschide caseta de dialog PivotTable Field, prezentată în figura 1.9.

Figura 1.8 – Modificarea funcţiei implicite de însumare din zona de date


Din lista Summarize se alege funcţia dorită, al cărui nume prestabilit se poate schimba în
caseta Name.
Ordinea de sortare prestabilită pentru rânduri şi coloane este alfanumerică. Se poate
schimba ordinea unor articole prin tragerea lor în sus sau în jos (în cazul rândurilor), la stânga sau
la dreapta (în cazul coloanelor).
Pentru a schimba automat ordinea de sortare, procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul pentru rânduri sau coloane şi alegeţi
oţiunea Field Setings.

7
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

2. Efectuaţi click pe butonul Advanced, pentru a afişa caseta de dialog Pivot


Table Fields Advanced Options, figura 1.9.
3. Alegeţi ordinea de sortare şi coloana după care veţi efectua sortarea.
4. Pentru a afişa un anumit număr de înregistrări alegeţi opţiunea On din din
secţiunea Top 10 AutoShow. De fapt veţi putea afişa primele sau ultimele n
înregistrări, folosind butonul de incrementare/decrementare Show (n poate lua valori
până la 255).

Figura 1.9 – Sortarea în tabelele pivot


Într-o listă se pot adăuga subtotaluri ale rândurilor, coloanelor sau ambelor. În multe cazuri,
programul Excel le adaugă automat, chiar dacă nu sunt adecvate. Subtotalurile pot reprezenta o
modalitate utilă de prezentare a informaţiilor sau pot adăuga dezordine între rânduri şi coloane.
În funcţie de concepţia raportului PivotTable şi de ceea ce a adăugat automat programul
Excel, este, de multe ori, nevoie să adăugaţi sau să ştergeţi aceste subtotaluri.
În unele cazuri, puteţi şterge subtotaluri cu ajutorul meniurilor contextuale. Efectuaţi click de
dreapta pe oricare din subtotaluri şi alegeţi opţiunea Hide.
Pentru a utiliza subtotaluri procedaţi astfel:
1. Efectuaţi click dreapta pe butonul Pivot Table corespunzător titlului rândului
sau coloanei care conţine subtotalul şi alegeţi opţiunea Field Setings din meniul
contextual. Programul Excel afişează caseta de dialog prezentată în figura 1.10.
2. În secţiunea Subtotals, alegeţi opţiunea Automatic, pentru a lăsa programul
Excel să creeze subtotaluri pentru toate articolele. Alegeţi opţiunea Custom pentru a
adăuga unul sau mai multe tipuri specifice de subtotaluri, cum ar fi Count sau Average.
Selectaţi None pentru a şterge toate subtotalurile.
3. Selectaţi butonul OK pentru a ieşi din caseta de dialog şi a salva modificările
efectuate.

8
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

Figura 1.10 – Setarea subtotalurilor

După cum indică şi denumirea, macheta prestabilită pentru un raport PivotTable este în
format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezintă întotdeauna cea mai eficientă modalitate de a
prezenta datele.
Atunci când grupaţi un raport PivotTable după un câmp de rânduri şi afişaţi datele după al
doilea câmp de rânduri, probabil este mai bun formatul de tip schiţă, în care câmpul de rânduri de
pe nivelul de sus apare în primul rând urmat de fiecare grup de articole.
Care varianta este mai bună: tabel sau schiţă? Nu există un răspuns întotdeauna corect. El
este în funcţie de datele din tabel şi de considerente estetice.
Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot.

Ţară Agent de vânzări Oraş Valoare comenzi


ESP Ionescu Madrid 1.239,00 lei
ESP Constantin Valencia 414,00 lei
ESP Marin Madrid 9.843,00 lei
ESP Ionescu Madrid 1.278,00 lei
ESP Florescu Valencia 1.456,00 lei
ROM Florescu Cluj 2.542,00 lei
ROM Ionescu Cluj 3.124,00 lei
ROM Constantin Arad 4.132,00 lei
ROM Marin Arad 6.534,00 lei
ROM Constantin Arad 1.514,00 lei
USA Florescu Dalas 6.512,00 lei
USA Ionescu Boston 3.211,00 lei
USA Marin Boston 424,00 lei
USA Marin Boston 545,00 lei
USA Florescu Dalas 627,00 lei

În figura 1.11 el este prezentat sub formă de tabel, iar în figura 1.12 este prezentat sub
formă de schiţă.

9
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

Figura 1.11 – Un raport PivotTable prezentat sub formă de tabel

Pentru a comuta între formatele de tip tabel şi schiţă, efectuaţi următoarele:


1. Executaţi click de dreapta pe butonul PivotTable corespunzător câmpului de
rânduri care se află cel mai în stânga şi alegeţi opţiunea Field Setings din meniul
contextual.
2. În caseta de dialog PivotTable Field, efectuaţi click pe butonul Layout
pentru a afişa caseta de dialog PivotTable Fields Layout, figura 1.13.
3. Pentru a utiliza o machetă tabelară selectaţi opţiunea Show Items in
Tabulator Form. Pentru a o machetă în stil schiţă selectaţi opţiunea Show Items in
Outline Form.
4. Efectuaţi orice alte modificări, de exemplu pentru a adăuga o linie
necompletată sau un salt la pagină nouă după fiecare grup şi apoi selectaţi butonul OK.

Figura 1.12 – Un raport PivotTable prezentat sub formă de schiţă

10
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

Figura 1.13 – Comutarea între macheta de tip tabel şi macheta de tip schiţă
Pentru a face ca vederea tabelară din figura 1.11 să fie mai uşor de citit, se poate utiliză o
opţiune: se efectuează click dreapta oriunde în tabel, se alege Table Options şi apoi se bifează
opţiunea Merge Labels. Efectul constă în îmbinarea tuturor celulelor corespunzătoare etichetelor
rândurilor şi coloanelor exterioare.

2.4 ALTE ACTUALIZĂRI PENTRU RAPOARTELE PIVOTTABLE


Ştergerea celulelor necompletate şi configurarea mesajelor de eroare. Pentru a crea
un raport PivotTable uşor de citit, cu aspect profesionist, este bine să acordăm atenţie celulelor
necompletate şi mesajelor de eroare. Aceasta deoarece rapoartele PivotTable centralizează
automat toate datele, iar în zona de date pot să apară celule necompletate şi mesaje de eroare.
Erorile de tipul #DIV/0 sunt obişnuite mai ales când se calculează mediile dintr-o listă lungă,
deoarece este aproape sigur că unele articole nu vor avea corespondent la intersecţia dintre un
anumit rând şi o coloană.
De exemplu, pe baza listei de la începutul paragrafului 2.2, se generează un raport
PivotTable care are în zona row ţara, în zona column agentul de vânzări, iar în zona data
valoare comenzi şi dorim să analizăm media vânzărilor. Dacă anumiţi agenţi de vânzări nu au
vândut în unele ţări, atunci vor apărea mesaje de eroare, figura 2.14.

Figura 2.14 – Mesaje de eroare într-un raport PivotTable

Pentru a configura aspectul celulelor necompletate şi al mesajelor de eroare se procedează


astfel:
5. Deschideţi fereastra pentru modificarea unei tabele pivot (vezi figurile 2.7 şi
2.8 de la paragraful 2.3).
6. Selectaţi caseta de validare For error values, show (pentru valorile eronate,
se va afişa) şi modificaţi conţinutul casetei de text din dreapta cu mesajul care doriţi să
apară în cazul unor valori eronate (nc – nu se calculează, de exemplu).
7. Selectaţi caseta de validare For empty cells, show (pentru celulele
necompletate, se va afişa) şi modificaţi conţinutul casetei de text din dreapta cu mesajul
care doriţi să apară în cazul unor celule necompletate (de exemplu: puteţi să afişaţi 0,
în cazul în care câmpul conţine date numerice sau ld – lipsă date – în rest).
8. Apelaţi butonul OK pentru a salva modificările făcute.

11
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

Actualizarea datelor într/un raport PivotTable. Atunci când se schimbă macheta unui
raport PivotTable, Excel-ul actualizează automat datele din tabel. De exemplu, dacă aţi generat
iniţial un tabel pe agenţi de vânzări (zona row) şi ţări (zona column), iar apoi, în zona de coloană
se înlocuieşte câmpul ţări cu câmpul oraşe, el recalculează automat afişarea datelor.
Dar dacă se modifică lista de bază (în foaia de calcul după care a fost generat raportul se
schimbă valoarea unor celule şi/sau apar linii sau coloane noi), modificările nu apar automat în
tabelul pivot. Este necesară actualizarea (manuală) (reîmprospătarea datelor) din tabel. Pentru
aceasta, trebuie apelată comanda Refresh Data (din bara de instrumente PivotTable sau din lista
ascunsă de pe aceeaşi bară sau din meniul contextual sau din meniul Data).
Se poate opta şi pentru varianta reîmprospătării datelor din tabela pivot ori de câte ori se
deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable de pe bara de instrumente
PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un click dreapta de mouse în suprafaţa tabelului
pivot, se apelează comanda Table Options, iar fereastra Pivot Table Options care apare (figura
2.4) se bifează căsuţa de validare Refresh on open (reîmprospătare la deschidere).
Atenţie:
1. Opţiunea Refresh every n minutes nu este activă decât în cazul în care
pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o sursă externă de date (de exemplu,
o bază de date VisualFox).
2. Dacă, în lista sursă (de bază), se adaugă noi linii sau noi coloane în afara
cadrului iniţial al tabelului (altfel spus: se adaugă o linii mai jos de ultima linie sau se
adaugă coloane la dreapta ultimei coloane ), pentru actualizarea tabelei pivot apelarea
comenzii Refresh Data nu produce nici un efect. În acest caz, procedura de actualizare
este următoarea:
a. se plasează cursorul în interiorul tabelei pivot şi, din meniul contextual ce
apare prin apăsarea butonului drept al mouse-ului, se alege opţiunea Pivot
Table Wizard, care lansează programul utilitar pentru generarea tabelelor
pivot, dar (atenţie!) programul este lansat în cel de al treilea pas;
b. se apelează butonul Back şi se revine la pasul doi şi se selectează întreaga
listă.
Formatarea rapoartelor PivotTable. Atunci când se crează un raport PivotTable, acesta
preia formatările prestabilite pentru registru de lucru din care face parte.
Se pot aplica formatări noi, atât textului cât şi numerelor de pe cuprinsul unui raport
PivotTable, prin folosirea opţiunilor de formatare la fel ca la o foaie de calcul obişnuită. Dar, dacă
se redefineşte ulterior raportul pivot, se vor pierde aceste formatări.
Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate cât mai bine, se poate profita de
capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, după crearea raportului, se efectuează click
cu butonul stâng al mouse-ului pe butonul Format Reports din bara de instrumente PivotTable.
Apare caseta de dialog AutoFormat, care conţine 21 de formate prestabilite. Se alege unul dintre
aceste formate şi se selectează butonul OK pentru a aplica modificările în raportul PivotTable.
Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table Options (care se
deschide apelând comanda Table Options... din meniul contextual rezultat în urma unui click
dreapta de mouse în suprafaţa tabelei pivot sau din meniul ce se deschide apelând lista ascunsă
Pivot Table din bara de instrumente cu acelaşi nume) se şterge semnul de validare aferent
casetei AutoFormat table. Apoi se efectuează click pe butonul Format Reports, pentru a
deschide din nou caseta de dialog AutoFormat şi se alege opţiunea None.

2.5 CREAREA ŞI EDITAREA DE DIAGRAME (GRAFICE) PIVOTCHART


Un raport PivotChart este o diagramă bazată pe datele din PivotTable.
Fiecare diagramă PivotChart necesită deci un tabel PivotTable, pe care îl utilizează ca
sursă de date.
Sunt două variante pentru crearea unei diagrame PivotChart:
1. Există un raport PivotTable creat anterior. În acest caz, se plasează cursorul în
interiorul tabelei pivot şi, din unul din meniurile descrise în figurile 2.7 şi 2.8 de la
paragraful 2.3, se apege opţiunea PivotChart. Drept rezultat, pe baza tabelului pivot
existent se crează, într-o nouă foaie de calcul denumită Chart n, un grafic, care apoi se
poate modifica în mod obişnuit.

12
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

2. Nu există un raport PivotTable anterior creat.


a. După apelarea programului utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard (figura
2.1), la întrebarea What kind of report do yu want to create? se alege a doua
opţiune, PivotChart report (with PivotTable report).
b. După parcurgerea celui de al treilea pas din programul de tip wizard, macheta
de proiectare este cea prezentată în figura 2.15. Se observă anumite diferenţe
faţă de proiectarea unei tabele pivot:
i. Zona pentru câmpurile de rânduri s-a transformat în zonă pentru
câmpurile de categorii;
ii. Zona pentru câmpurile de coloană s-a transformat în zonă pentru
câmpuri de seri.
Plasarea şi actualizarea câmpurilor şi a datelor câmpurilor în spaţiul de proiectare
nu diferă, în cazul diagramelor PivotChart faţă de tabelele pivot.
Pe de ată parte, pentru diagramele PivotChart se pot utiliza aceleaşi opţiuni de formatare şi
editare ca şi în cazul diagramelor (graficelor) convenţionale. Se pot apela meniurile contextuale
pentru a alege alt tip de grafic, a formata seriile de date etc.

Figura 2.14 – Macheta de proiectare a unei diagrame PivotChart

Exerciţii propuse
1. Într-un registru de calcul Excel, TabelPivot_02.xls, se află o singură foaie de calcul
Vînzări_Produse, care conţine datele structurate după modelul de mai jos.
Pre
Agent_Vinzare Anul Produs Oras Cantitate t Valoare
C 2005 P1 O2 7 15 105
A 2005 P3 O1 10 13 130
A 2005 P2 O1 11 22 242
C 2006 P3 O3 11 13 143
A 2006 P1 O1 12 15 180
Generaţi (scrieţi) înregistrări în această foaie de calcul în aşa fel încât:
- sunt minim trei agenţi de vânzare;
- fiecare agent de vânzare a desfăşurat activitate în trei ani (2005, 2006 şi 2007);
- în fiecare an, agentul a vândut cel puţin trei produse;
- fiecare produs a fost vândut de fiecare agent în cel puţin trei oraşe.
2. Generaţi o tabelă pivot cu numele Analiza_01 în care să sintetizaţi vânzările cantitative pe
fiecare agent, an şi produs. Copiaţi foaia de calcul Analiza_01 în foaia de calcul Analiza_02. În
Analiza_02 comutaţi tabela pivot din tabel în schiţă. Reveniţi. Ştergeţi câmpul ce reprezintă anul.
Inseraţi câmpul ce reprezintă oraşul.
13
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE

3. Generaţi o tabelă pivot cu numele Analiza_03 în care să sintetizaţi vânzările valorice pe fiecare
an, produs şi oraş. Sortaţi tabelul pivot descrescător după valoarea vânzărilor din fiecare oraş.
4. Analizaţi,în tabela pivot Analiza_04, numărul de produse vândute de fiecare agent în diferiţi ani
şi pe oraşe.
5. Pentru datele din tabelul aflat la exerciţiul nr. 1, realizaţi o diagramă PivotChart care să pună în
evidenţă vânările cantitative pe produse şi pe agenţi de vânzări. Realizaţi diagrama în două
variante:
- mai întâi creaţi un tabel pivot şi apoi, din acesta, generaţi diagrama;
- creaţi în acelaşi timp diagrama PivotChart şi tabelul PivotTable.
6. Modificaţi diagramele create la punctul 1 prin plasarea în zona de pagină a câmpului Anul.

14