Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
Atenţie: realizarea unei tabele pivot, înainte de a fi o problemă tehnică (de cunoaştere a
ceea ce poate oferi programul Excel), este una funcţională. Utilizatorul, bun cunoscător al
domeniului în care se încadrează problema, trebuie să definească bine cerinţele. Altfel zis: trebuie
să stabilească exact ce informaţii vor apărea în raport şi cum vor fi ele grupate.
Să presupunem că în lista de mai sus sunt peste 2000 de înregistrări. Cum trebuie grupate
datele pentru a servi procesului decizional? Pentru a afla cum, începem prin a pune întrebări
despre ce este necesar să aflăm:
o cât a vândut fiecare agent de vânzări?
o care este volumul vânzărilor după ţară?
După ce am rezolvat problema din punct de vedere funcţional, parcurgem etapele de mai
jos.
1. Se efectuează un click de mouse oriunde în listă. Programul Excel consideră ca fiind o
bază de date (listă) toate datele aflate în tabel într-o zonă continuă. Plasarea cursorului în interiorul
listei şi trecerea la pasul următor (ca de altfel şi utilizarea altor comenzi din meniul Data, pecum
Sort, Filter, Subtotals ...) determină inplicit utilizarea tuturor datelor din listă pentru comanda care
va fi dată în contiunuare.
Dacă se doreşte realizarea unui raport PivotTable (sau o sortare sau o filtrare, sau un
subtotal etc.) dintr-un set de date din listă, se selectează domeniul care conţine datele.
2. Se apelează meniul Data – PivotTable and PivotChart Reports..., iar pe ecran apare
programul utilitar Pivot Table and PivotChart Wizard (vrăjitorul), aşa cum arată în figura 1.1, care
ne ajută să construim tabela pivot.
2
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
3. Programul utilitar cere să se specifice sursa de date (Where is the data that you
analyze?), care poate fi:
o Microsoft Office Excel or database - o listă Excel, respectiv lista curentă sau alta
ce va fi ulterior precizată.
o External data source – se utilizează atunci când raportul PivotTable se va baza pe
rezultatul unei interogări a unei baze de date externe, de exemplu o tabelă realizată
în VisualFox care conţine înregistrările cu privire la situaţia vânzărilor. Dacă se alege
această opţiune, se porneşte programul utilitar Query Wizard şi solicită opţiuni pentru
formatul şi locaţia bazei de date. Apoi programul Excel utilizează această interogare
ca sursă pentru raportul PivotTable sau PivotChart. De fiecare dată când se
reîmprospătează datele din tabela pivot, Excel-ul rulează interogarea salvată şi
reactualizează raportul cu modificările intervenite în baza de date externă utilizată ca
sursă.
o Multiple consolidation ranges – dacă se utilizează această opţiune, programul
Excel permite, ca pentru realizarea tabelei pivot, să se selecteze domenii din una sau
mai multe foi de calcul.
Tot în cadrul acestui pas, se precizează şi tipul raportului ce va fi obţinut (What kind of
report do you want to create?):
o o tabelă pivot;
o o diagramă pivot însoţită de o tabelă pivot.
În exemplul nostru, în ambele secţiuni alegem prima opţiune şi apoi efectuăm click pe
butonul Next.
4. Programul vă cere să specificaţi domeniul în care sunt localizate datele (figura 1.2).
Selecţia implicită este lista curentă (este opţiunea pe care o facem în exemplul nostru) sau orice
domeniu pe care a fost selectat anterior pornirii vrăjitorului. Dacă este necesar se modifică zona
selectată şi se efectuează click pe butonul Next.
3
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
4
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
o Column (Drop Column Fields Here) – câmpurile care se introduc aici vor fi
amplasate pe prima linie a tabelei pivot.
o Page (Drop Page Fields Here) – câmpurile care se introduc aici crează un meniu
derulant care va permite filtrarea înregistrărilor din tabel.
o Data (Drop Page Fiefds Here) – permite definirea câmpurilor asupra cărora se vor
realiza diverse funcţii sub formă de sumă, minim, maxim etc. Funcţia implicită este
SUM.
doriţi să utilizaţi o altă funcţie sau să modificaţi structura şi formatul tabelei pivot, parcurgeţi
paragraful următor.
Figura 1.7 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (meniu contextual)
Figura 1.8 – Opţiuni pentru modificarea unei tabele pivot (bara de instrumente Pivot Table)
6
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
Pentru a modifica lista sau sursa de date pe care se bazează raportul Pivot Table procedaţi
astfel:
o apelaţi opţiunea Pivot Table Wizard;
o daţi de două ori Back pentru a reveni la începutul programului utilitar;
o efectuaţi modificările dorite;
o apelaţi butonul Finish.
Pentru a adăuga la machetă un nou câmp alegeţi una din cele două metode descrise la
punctul 5 din paragraful 2.2.
Dacă înlocuiţi un câmp existent, este bine ca, mai întâi să îl ştergeţi pe cel vechi, pentru a
nu efectua calcule inutile.
Atunci când plasaţi un nou câmp în zona de rânduri sau de coloane, programul Excel îl
adaugă ca parte a ierarhiei de câmpuri care se află deja acolo şi grupează automat articolele în
ordinea în care apar. De exemplu, dacă aveţi o listă de categorii de produse, în care fiecare
categoriie conţine mai multe produse, plasaţi câmpul de categorii la stânga câmpului cu numele
produsului, în caz contrar rezultatele raportului nu vor avea sens. Sau dacă aveţi o listă de conturi
analitice, în care fiecare cont analitic se dezvoltă în mai multe conturi sintetice, plasaţi câmpul de
conturi sintetice la stânga câmpului cu numele conturilor analitice. Dacă lista conţine două câmpuri
care se află într-o corespondenţă de unu-la-unu, cum ar fi numele persoanei si CNP-ul, atunci
puteţi să le adăugaţi în zona de rânduri în orice ordine, lista fiind corectă în ambele cazuri.
Pentru a şterge un câmp din orice parte a machetei PivotTable, trageţi butonul de câmp în
afara machetei, iar atunci când pictograma indicatorului se modifică, astfel încât să devină un X de
culoare roşie, eliberaţi butonul mouse-ului.
Pentru a schimba ordinea câmpurilor din rânduri, coloane sau zona de date, trageţi butonul
de câmp şi plasaţi-l în noua locaţie. Asiguraţi-vă că indicaţi butonul de câmp nu eticheta acestuia,
Veţi şti că este corect dacă indicatorul mouse-ului se transformă în patru săgeţi.
Utilizarea mouse-ului pentru a rearanja ordinea articolelor de date dintr-un raport
PivotTable poate fi incomodă. Este mai simplu dacă efectuaţi click de dreapta pe butonul de câmp
pe care doriţi să îl mutaţi şi apoi alegeţi oricare din opţiunile meniului Order.
Pentru a schimba funcţia de centralizare implicită utilizată în zona de date (SUM) efectuaţi
click de dreapta pe butonul de câmp din raportul PivotTable şi alegeţi, din meniul contextual,
opţiunea Field setings. Se deschide caseta de dialog PivotTable Field, prezentată în figura 1.9.
7
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
8
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
După cum indică şi denumirea, macheta prestabilită pentru un raport PivotTable este în
format tabelar. Dar acest aranjament nu reprezintă întotdeauna cea mai eficientă modalitate de a
prezenta datele.
Atunci când grupaţi un raport PivotTable după un câmp de rânduri şi afişaţi datele după al
doilea câmp de rânduri, probabil este mai bun formatul de tip schiţă, în care câmpul de rânduri de
pe nivelul de sus apare în primul rând urmat de fiecare grup de articole.
Care varianta este mai bună: tabel sau schiţă? Nu există un răspuns întotdeauna corect. El
este în funcţie de datele din tabel şi de considerente estetice.
Pe baza tabelului cu structura de mai jos, s-a realizat un tabel pivot.
În figura 1.11 el este prezentat sub formă de tabel, iar în figura 1.12 este prezentat sub
formă de schiţă.
9
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
10
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
Figura 1.13 – Comutarea între macheta de tip tabel şi macheta de tip schiţă
Pentru a face ca vederea tabelară din figura 1.11 să fie mai uşor de citit, se poate utiliză o
opţiune: se efectuează click dreapta oriunde în tabel, se alege Table Options şi apoi se bifează
opţiunea Merge Labels. Efectul constă în îmbinarea tuturor celulelor corespunzătoare etichetelor
rândurilor şi coloanelor exterioare.
11
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
Actualizarea datelor într/un raport PivotTable. Atunci când se schimbă macheta unui
raport PivotTable, Excel-ul actualizează automat datele din tabel. De exemplu, dacă aţi generat
iniţial un tabel pe agenţi de vânzări (zona row) şi ţări (zona column), iar apoi, în zona de coloană
se înlocuieşte câmpul ţări cu câmpul oraşe, el recalculează automat afişarea datelor.
Dar dacă se modifică lista de bază (în foaia de calcul după care a fost generat raportul se
schimbă valoarea unor celule şi/sau apar linii sau coloane noi), modificările nu apar automat în
tabelul pivot. Este necesară actualizarea (manuală) (reîmprospătarea datelor) din tabel. Pentru
aceasta, trebuie apelată comanda Refresh Data (din bara de instrumente PivotTable sau din lista
ascunsă de pe aceeaşi bară sau din meniul contextual sau din meniul Data).
Se poate opta şi pentru varianta reîmprospătării datelor din tabela pivot ori de câte ori se
deschide registru de lucru. Pentru aceasta, din lista PivotTable de pe bara de instrumente
PivotTable sau din meniul contextual ce apare la un click dreapta de mouse în suprafaţa tabelului
pivot, se apelează comanda Table Options, iar fereastra Pivot Table Options care apare (figura
2.4) se bifează căsuţa de validare Refresh on open (reîmprospătare la deschidere).
Atenţie:
1. Opţiunea Refresh every n minutes nu este activă decât în cazul în care
pentru generarea raportului PivotTable s-a folosit o sursă externă de date (de exemplu,
o bază de date VisualFox).
2. Dacă, în lista sursă (de bază), se adaugă noi linii sau noi coloane în afara
cadrului iniţial al tabelului (altfel spus: se adaugă o linii mai jos de ultima linie sau se
adaugă coloane la dreapta ultimei coloane ), pentru actualizarea tabelei pivot apelarea
comenzii Refresh Data nu produce nici un efect. În acest caz, procedura de actualizare
este următoarea:
a. se plasează cursorul în interiorul tabelei pivot şi, din meniul contextual ce
apare prin apăsarea butonului drept al mouse-ului, se alege opţiunea Pivot
Table Wizard, care lansează programul utilitar pentru generarea tabelelor
pivot, dar (atenţie!) programul este lansat în cel de al treilea pas;
b. se apelează butonul Back şi se revine la pasul doi şi se selectează întreaga
listă.
Formatarea rapoartelor PivotTable. Atunci când se crează un raport PivotTable, acesta
preia formatările prestabilite pentru registru de lucru din care face parte.
Se pot aplica formatări noi, atât textului cât şi numerelor de pe cuprinsul unui raport
PivotTable, prin folosirea opţiunilor de formatare la fel ca la o foaie de calcul obişnuită. Dar, dacă
se redefineşte ulterior raportul pivot, se vor pierde aceste formatări.
Pentru a face ca rapoartele PivotTable sa arate cât mai bine, se poate profita de
capacitatea AutoFormat din programul Excel. Astfel, după crearea raportului, se efectuează click
cu butonul stâng al mouse-ului pe butonul Format Reports din bara de instrumente PivotTable.
Apare caseta de dialog AutoFormat, care conţine 21 de formate prestabilite. Se alege unul dintre
aceste formate şi se selectează butonul OK pentru a aplica modificările în raportul PivotTable.
Formatarea de mai sus se poate anula astfel: din fereastra Pivot Table Options (care se
deschide apelând comanda Table Options... din meniul contextual rezultat în urma unui click
dreapta de mouse în suprafaţa tabelei pivot sau din meniul ce se deschide apelând lista ascunsă
Pivot Table din bara de instrumente cu acelaşi nume) se şterge semnul de validare aferent
casetei AutoFormat table. Apoi se efectuează click pe butonul Format Reports, pentru a
deschide din nou caseta de dialog AutoFormat şi se alege opţiunea None.
12
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
Exerciţii propuse
1. Într-un registru de calcul Excel, TabelPivot_02.xls, se află o singură foaie de calcul
Vînzări_Produse, care conţine datele structurate după modelul de mai jos.
Pre
Agent_Vinzare Anul Produs Oras Cantitate t Valoare
C 2005 P1 O2 7 15 105
A 2005 P3 O1 10 13 130
A 2005 P2 O1 11 22 242
C 2006 P3 O3 11 13 143
A 2006 P1 O1 12 15 180
Generaţi (scrieţi) înregistrări în această foaie de calcul în aşa fel încât:
- sunt minim trei agenţi de vânzare;
- fiecare agent de vânzare a desfăşurat activitate în trei ani (2005, 2006 şi 2007);
- în fiecare an, agentul a vândut cel puţin trei produse;
- fiecare produs a fost vândut de fiecare agent în cel puţin trei oraşe.
2. Generaţi o tabelă pivot cu numele Analiza_01 în care să sintetizaţi vânzările cantitative pe
fiecare agent, an şi produs. Copiaţi foaia de calcul Analiza_01 în foaia de calcul Analiza_02. În
Analiza_02 comutaţi tabela pivot din tabel în schiţă. Reveniţi. Ştergeţi câmpul ce reprezintă anul.
Inseraţi câmpul ce reprezintă oraşul.
13
2010/2011 Lucrarea de laborator 2 SIE
3. Generaţi o tabelă pivot cu numele Analiza_03 în care să sintetizaţi vânzările valorice pe fiecare
an, produs şi oraş. Sortaţi tabelul pivot descrescător după valoarea vânzărilor din fiecare oraş.
4. Analizaţi,în tabela pivot Analiza_04, numărul de produse vândute de fiecare agent în diferiţi ani
şi pe oraşe.
5. Pentru datele din tabelul aflat la exerciţiul nr. 1, realizaţi o diagramă PivotChart care să pună în
evidenţă vânările cantitative pe produse şi pe agenţi de vânzări. Realizaţi diagrama în două
variante:
- mai întâi creaţi un tabel pivot şi apoi, din acesta, generaţi diagrama;
- creaţi în acelaşi timp diagrama PivotChart şi tabelul PivotTable.
6. Modificaţi diagramele create la punctul 1 prin plasarea în zona de pagină a câmpului Anul.
14