<p>This page contains a JavaScript function that prints out the current frame document.

To print
out the document without using JavaScript, you need to press Control P.<br /></p>
Imprimare

Curs Transcriere

Bazele Managementului - Îndrumarea celorlalţi

Prezentare generală curs
Citiți Prezentare generală curs.

Îndrumarea oamenilor în calitate de manager

1. Stabilirea direcţiei şi ritmului în calitate de manager

2. Organizarea ca funcţie a managementului

3. Comunicare pentru claritate şi direcţie ca manager

4. Exerciţiu: Claritate şi direcţie ca manager

Prezentare generală curs

Sunteţi un specialist de succes. Cu siguranţă, aţi muncit din greu pentru a dobândi experienţă şi
a vă dezvolta profesional, ceea ce înseamnă că vă pricepeţi la ce faceţi. Însă, ca manager, în
plus faţă de faptul că sunteţi bun(ă) în ceea ce faceţi, trebuie să excelaţi în a-i îndruma pe
ceilalţi. Iar aceasta poate fi o sarcină complexă.

Coordonarea oamenilor nu este o sarcină simplă şi prezintă probleme. Oricând, este posibil să
trebuiască să acţionaţi în diverse calităţi - consilier, confident, negociator, motivator, leader sau
să impuneţi disciplina, printre multe altele.

Ca manager, sunteţi responsabil(ă) pentru dezvoltarea resurselor. Nu aveţi opţiunea de a veni

la serviciu şi de a vă concentra exclusiv pe sarcinile dumneavoastră. Trebuie să-i supervizaţi,
conduceţi, dezvoltaţi şi îndrumaţi pe cei care se află în subordinea dumneavoastră pentru a-i
ajuta să-şi realizeze întregul potenţial şi să contribuie mai bine la dezvoltarea echipei şi
organizaţiei.
Un alt rol esenţial al managementului este acţionarea în vederea asigurării unei utilizări eficiente
şi eficace a resurselor pentru atingerea scopurilor. Pentru dumneavoastră, aceasta înseamnă
realizarea scopurilor organizaţionale şi în acelaşi timp îndrumarea cu succes a celorlalţi, precum
şi utilizarea eficientă şi eficace a resurselor.

Acest curs prezintă informaţii asupra abilităţilor esenţiale necesare pentru îndrumarea eficace a
celorlalţi şi îndeplinirea scopurilor. Îndrumarea celorlalţi este o sarcină complexă şi dificilă, însă
anumite practici vă pot ajuta în acest sens:

 stabilirea direcţiei şi ritmului prin stabilirea unor scopuri şi obiective clare împreună cu
subordonaţii dumneavoastră direcţi
 organizarea resurselor societăţii în vederea îndeplinirii optime a scopurilor şi
 comunicarea pentru direcţie şi claritate prin utilizarea unor abilităţi de ascultare eficace şi
depăşirea barierelor comunicaţionale

Având o mai bună înţelegere a responsabilităţilor dumneavoastră cu privire la subordonaţii

direcţi şi a practicilor abordate în acest curs, veţi fi mai bine pregătiţi să-i îndrumaţi pe ceilalţi ca
parte a îndatoririlor dumneavoastră de management.

Înapoi sus

Stabilirea direcţiei şi ritmului în calitate de

manager
Obiectiv de studiu

După finalizarea acestui subiect, ar trebui să puteți să

 recunoaşteţi procesul de stabilire a direcţiei şi ritmului în calitate de manager

1. Definirea direcţiei şi ritmului

Ca manager, solicitările la care este supusă atenţia dumneavoastră sunt numeroase şi variate.
Pe de-o parte, aveţi propriile sarcini de lucru şi obligaţia de a colabora cu alţi manageri pentru a
coordona şi administra eforturile de lucru, iar pe de altă parte aveţi o responsabilitate faţă de
subordonaţii direcţi. O parte esenţială a îndatoririlor dumneavoastră de management este
stabilirea direcţiei şi ritmului pentru activităţile pe care aceştia le desfăşoară.
Stabilirea direcţiei şi ritmului pentru echipa dumneavoastră defineşte ce trebuie făcut efectiv
pentru a transforma viziunea şi scopurile în realitate. Astfel puteţi defini şi comunica exact
direcţia în care se îndreaptă compania.

Direcţia presupune aspectele specifice care ţin de transformarea scopurilor în realitate. Aceasta
presupune toate acţiunile care trebuie efectuate pentru a permite echipei să realizeze viziunea
sau scopul care trebuie atinse.

Ritmul se referă la definirea manierei în care obiectivele devin realitate. În funcţie de direcţia
stabilită, ritmul stabileşte ordinea în care sarcinile trebuie realizate, timpul alocat pentru
finalizarea acestora, termenele-limită pentru realizarea sarcinilor şi punctele de verificare pentru
monitorizarea progresului.

Întrebare

Gândiţi-vă la planificarea pensionării ca la un exemplu al importanţei de a şti încotro

vă îndreptaţi.

Aţi lua în considerare să economisiţi bani într-un cont de economii oricând v-aţi
permite un plan de pensionare viabil?

Opțiuni:

1. Da
2. Nu

Răspuns

Deşi sunteţi sigur că puteţi economisi bani, nu sunteţi sigur(ă) că aceştia vor fi
suficienţi pentru a vă îndeplini visele de pensionare. Trebuie să ştiţi mai întâi direcţia
în care vă îndreptaţi, pentru a planifica felul în care puteţi ajunge acolo.

Răspunsuri corecte:

2. Nu

La fel cum nu aţi folosi această abordare cu ceva atât de important ca scopurile dumneavoastră
atunci când vă veţi pensiona, nu ar trebui să o folosiţi ca abordare nici în atingerea scopurilor
dumneavoastră organizaţionale. Posibilitatea de eşec este prea mare.
Dimpotrivă, definiţi cu atenţie abordarea pe baza viziunii şi scopurilor organizaţiei
dumneavoastră. Definiţi încotro se îndreaptă organizaţia, felul în care echipa dumneavoastră
poate sprijini organizaţia să ajungă acolo şi felul în care puteţi măsura succesul.

Urmând un proces structurat, cu patru etape, care presupune stabilirea de scopuri, crearea de
obiective, definirea unui plan de acţiune şi monitorizarea post-implementare, puteţi stabili
direcţia şi ritmul. Acest proces începe cu un nivel ridicat de abstractizare a scopului. Scopul este
transformat progresiv în termeni concreţi, măsurabili şi în sarcini specifice pe măsură ce treceţi
de la o etapă la alta. Etapa finală, monitorizarea post-implementare, vă duce înapoi la scopurile
stabilite deoarece puteţi aplica ce aţi învăţat pentru activităţile viitoare.

2. Stabilirea scopurilor
Prima etapă în stabilirea direcţiei şi ritmului este stabilirea scopurilor. Scopurile sunt extrem
de abstracte. De fapt, este probabil să fie chiar imposibil de măsurat. Scopurile trebuie să
sprijine misiunea, viziunea şi valorile organizaţiei.

Reflectare

Ar trebui să implicaţi subordonaţii direcţi în procesul stabilirii scopurilor. Puteţi spune

de ce este important acest lucru?

Treceţi răspunsul în spaţiul alocat. Apoi selectaţi butonul Compara pentru a vedea
răspunsul unui manager experimentat.

Notați răspunsul dvs. sau introduceți-l într-un fișier text cu ajutorul unei aplicații de procesare a textelor
(sau al unui editor text, ca Notepad) și salvați-l pe hard diskul dvs. pentru a-l putea vizualiza ulterior și
pentru a-l compara cu opiniile alternative care urmează.

Importanţa implicării subordonaţilor direcţi

Participarea ajută la stabilirea asumării şi să demonstraţi respectul pe care îl aveţi

pentru contribuţia persoanelor pe care le supervizaţi. Probabil aceasta va duce la o
mai mare dedicare şi motivaţie a angajaţilor pentru a reuşi.

Succesul este mai probabil când toate activităţile unei organizaţii sunt concentrate pe atingerea
aceluiaşi scop final. Crearea unei viziuni vă poate ajuta să concentraţi eforturile organizaţiei
dumneavoastră. Iar procesul de stabilire a direcţiei şi ritmului asigură că activităţile desfăşurate
de o organizaţie sunt concentrate pe realizarea viziunii sale.
Viziunea descrie cum va arăta organizaţia în viitor. Definirea şi comunicarea viziunii este una
din modalităţile prin care o organizaţie îşi direcţionează toate eforturile către realizarea unui
scop comun. Astfel, viziunea este un principiu îndrumător pentru companie şi toţi angajaţii săi.

Departamente, unităţi sau echipe individuale pot avea de asemenea o viziune. Dacă da, fiecare
va sprijini viziunea organizaţiei şi va descrie felul în care unitatea se va schimba sau dezvolta
pentru a o atinge. Scopurile definesc felul în care o echipă sau unitate specifică ajută la
realizarea unui anumit aspect al viziunii organizaţiei.

De exemplu, un furnizor de soluţii de reţea poate stabili următoarea viziune "Să fim furnizorul nr.
1 de soluţii de reţea inovative şi flexibile pe piaţa naţională". Această viziune va direcţiona toate
activităţile desfăşurate în acea organizaţie.

Selectaţi fiecare echipă pentru a afla ce scopuri ar putea stabili pentru a sprijini viziunea
societăţii.

Echipa de dezvoltare

"Dezvoltarea unor soluţii de reţelistică inovative şi flexibile bazate pe tehnologii

actuale disponibile şi pe diversele necesităţi ale clienţilor noştri."

Echipa de relaţii clienţi

"Furnizarea de servicii de clasă mondială şi în acelaşi timp asistarea clienţilor noştri

în alegerea unor soluţii de reţelistică inovative şi flexibile bazate pe necesităţile lor
unice."

Echipa de marketing

"Stabilirea unei identităţi organizaţionale de apreciere a inovaţiei şi flexibilităţii în

satisfacerea necesităţilor unice de reţelistică ale clienţilor noştri."

3. Crearea de obiective
După stabilirea scopurilor, puteţi trece la crearea obiectivelor. Obiectivele sunt bazate pe
scopuri şi sunt folosite pentru a rafina suplimentar scopurile. Din acest motiv, obiectivele sunt
măsurabile şi definesc scopurile în termeni mai specifici.

Selectaţi fiecare echipă a furnizorului de soluţii de reţea pentru a avea acces la obiectivele
create pentru sprijinirea scopului.

Echipa de dezvoltare

Ca răspuns la scopul său de a dezvolta soluţii de reţelistică inovative şi flexibile,

bazate pe tehnologii actuale disponibile şi pe diversele necesităţi ale clienţilor, echipa
de dezvoltare a creat acest obiectiv: "Creşterea cu 20% a sustenabilităţii soluţiilor
nou-create, prin inovaţie şi flexibilitate, înainte de lansarea următorului produs în
decembrie anul curent."

Echipa de relaţii clienţi

Echipa de relaţii clienţi a stabilit scopul de a furniza servicii de clasă globală şi în

acelaşi timp de a asista clienţii în alegerea de soluţii de reţelistică inovative şi flexibile
bazate pe necesităţile lor unice. Obiectivul creat de echipă pentru a sprijini acest
scop este "Îmbunătăţirea la 100% a cunoştinţelor reprezentanţilor de relaţii cu clienţii
despre soluţiile disponibile, prin training şi testare, până la lansarea produsului în
luna decembrie."

Echipa de marketing

"Stabilirea unei identităţi organizaţionale de apreciere a inovaţiei şi flexibilităţii în

satisfacerea necesităţilor unice de reţelistică ale clienţilor noştri" a fost scopul echipei
stabilit de echipa de marketing. Echipa a a creat apoi acest obiectiv pentru a o ajuta
să-şi îndeplinească scopul: "Crearea de reclame pentru a creşte anticiparea şi
conştientizarea în sectorul demografic al persoanelor cu vârste în jur de 20 de ani,
pentru a stabili recunoaşterea mărcii ca apreciind inovaţia şi flexibilitatea, înainte de
lansarea produsului din decembrie."
Întrebare

Deşi pot părea foarte similare, există o distincţie esenţială între un scop şi un
obiectiv: obiectivele sunt mai specifice. Exersaţi distincţia între scopuri şi obiective
potrivind fiecare exemplu cu tipul de afirmaţie pe care o exemplifică. Fiecare tip
poate fi potrivit cu mai multe exemple.

Opțiuni:

A. Reducerea numărului de erori de procesare în facturarea clienţilor

B. Creşterea vânzărilor cu 20% în anul fiscal viitor
C. Creşterea profiturilor unei linii retail ce vizează un singur sector demografic
D. Creşterea comenzilor cu furnizorii externi cu 30% până anul viitor

Ținte:

1. Scopuri
2. Obiective

Răspuns

De regulă scopurile sunt mai abstracte. Acestea încep să încadreze ceea ce este
inclus în viziune.

Obiectivele sunt mai specifice decât scopurile. Acestea contribuie la definirea

scopurilor în termeni măsurabili.

Răspunsuri corecte:

Țintă 1 = Opțiune A, Opțiune C

Țintă 2 = Opțiune B, Opțiune D

Puteţi folosi modelul SMART pentru a vă asigura că obiectivele pe care le creaţi cu echipa sunt
eficiente. Acronimul vine de la criteriile necesare pentru ca un obiectiv să fie eficient, specific,
măsurabil, realizabil şi implementabil, realist şi limitat în timp.

Selectaţi fiecare literă a acronimului SMART pentru a afla mai multe despre ea.
Specific

Un obiectiv specific vă ajută să asiguraţi o direcţie clară pentru toate persoanele

implicate. Scrieţi obiectivele pe care vreţi să le realizaţi.

Măsurabil

Asiguraţi-vă că obiectivele dumneavoastră sunt măsurabile. Abilitatea de a

monitoriza progresul vă furnizează dovezi faptice cu privire la realizarea sau
nerealizarea obiectivului.

Realizabil şi implementabil

Obiectivele eficiente sunt şi realizabile şi implementabile. Pe măsură ce creaţi

obiective, luaţi în considerare capacităţile oamenilor pe care îi supervizaţi. Creaţi
obiective care îi vor provoca şi motiva.

Realist

Un obiectiv eficient este realist. Pe măsură ce creaţi obiective, întrebaţi-vă tot timpul
dacă sunt disponibile resursele necesare pentru realizarea acestora.

Cu limită de timp

Obiectivele trebuie să fie şi limitate în timp. Includeţi timpul stabilit pentru a realiza
obiectivul în formularea obiectivului.

Întrebare

Pe baza criteriilor SMART, care obiective sunt eficiente?

Opțiuni:

1. Creşterea conştientizării mărcii cu 15% în următorul an calendaristic

 2. Reducerea timpului de răspuns cu 5% în primele trei luni ale operaţiunii
3. Dezvoltarea substanţială a bazei de clienţi în următorul an
4. Dezvoltarea unei noi metode de uscare pentru îmbunătăţirea aderării vopselei

Răspuns

Opțiune 1: Această opţiune este corectă. Acest obiectiv este specific şi măsurabil,
deoarece vizează creşterea conştientizării mărcii cu 15%. Obiectivul este realist,
precum şi realizabil şi implementabil. Este şi încadrat în timp deoarece trebuie
realizat în următorul an calendaristic.

Opțiune 2: Această opţiune este corectă. Obiectivul exprimă ce trebuie realizat,

oferă o soluţie de monitorizat progresul, este realist, realizabil şi implementabil şi
încadrat în timp.

Opțiune 3: Această opţiune este incorectă. "Substanţial" nu este măsurabil. Deşi

îndeplineşte criteriile de specificitate şi încadrare în timp, acest obiectiv nu este
eficient, deoarece nu există nicio modalitate de a-l măsura.

Opțiune 4: Această opţiune este incorectă. Acest obiectiv este specific, însă nu
oferă o soluţie de monitorizare a progresului sau un cadru de implementare.

Răspunsuri corecte:

1. Creşterea conştientizării mărcii cu 15% în următorul an calendaristic

2. Reducerea timpului de răspuns cu 5% în primele trei luni ale operaţiunii

4. Definirea planului de acţiune

Acum că scopurile au fost rafinate suplimentar în obiective măsurabile, eficiente, trebuie să
determinaţi maniera în care respectivele obiective devin realitate. Etapa trei – definirea
planului de acţiune – este maniera în care planificaţi activităţile necesare pentru îndeplinirea
obiectivelor.

Un plan de acţiune este un plan detaliat care prezintă toate activităţile care trebuie realizate
pentru atingerea unui obiectiv. Pe măsură ce stabiliţi direcţia şi ritmul, planul de acţiune
serveşte drept instrument de monitorizare a progresului. Planul de acţiune va include de regulă
scopul şi obiectivul care trebuie realizate, precum şi perioada de timp necesară pentru
realizarea obiectivului.
Sarcinile reprezintă ce trebuie făcut pentru a realiza obiectivul pe care îl sprijină. Sarcinile sunt
evenimente concrete, măsurabile, care trebuie să aibă loc. Un exemplu ar putea fi
"Coordonatorul de transport va obţine tarifele de transport detaliate de la cel puţin 10
transportatori."

Planul de acţiune oferă şi termenele şi acţiunile vizate pentru finalizarea sarcinilor. Termenele
sunt dezvoltate în vederea stabilirii priorităţii, asigurându-vă că sarcinile care trebuie finalizate
înaintea altora sunt prioritare. Termenele stabilesc în ce ordine trebuie finalizate sarcinile şi
până la ce dată. De exemplu, "Tarifele de transport vor fi obţinute până la data de 9 mai."

Planurile de acţiune trebuie generate cu fiecare nouă perioadă de bugetare. Aceasta ajută la
stabilirea direcţiei, asigurând că toţi angajaţii lucrează în vederea îndeplinirii aceluiaşi scop
organizaţional. Ritmul este stabilit prin definirea aşteptărilor de la fiecare grup în respectiva
perioadă.

Selectaţi fiecare sarcină pentru a afla despre planul de acţiune creat de echipa de dezvoltare a
furnizorului de soluţii de reţelistică.

Grafic

An action plan with a heading for the department, unit, or team that will implement it.
Three rows are below the heading, labeled goal, objective, and budget period. The
remaining table is divided into five columns labeled tasks, persons responsible,
timeline, resources required, and measurement. The network solutions provider's
development team has created a goal to develop innovative and flexible networking
solutions based on current, available technologies and on the diverse needs of our
clients. Their objective is to increase the sustainability of newly created solutions,
through innovation and flexibility, by 20% before the next product release in
December this year. The budget period is defined as the year ending December 31.

Sarcina 1

Prima sarcină, desemnată cercetătorului principal de reţea, este generarea unei liste
de soluţii inovative şi flexibile viabile. Lista trebuie predată echipei pentru analiză
până la data de 31 ianuarie. Resursele identificate ca necesare includ materialul de
referinţă, precum revistele comerciale şi Internetul pentru accesarea resurselor
online.
Sarcina 2

Sarcina a doua este alegerea uneia din cele cinci soluţii propuse pentru a progresa.
Echipa de dezvoltare a primit sarcina de a alege o soluţie şi trebuie să facă selecţia
până la data de 28 februarie.

5. Monitorizare post-implementare
Stabilirea direcţiei cu planul de acţiune este imperativă, însă nu suficientă. În etapa 4 a
procesului de stabilire a direcţiei şi ritmului trebuie să monitorizaţi post-implementare pentru a
vă asigura că progresul are loc.

Monitorizarea post-implementare vă oferă posibilitatea de a vă asigura că se întreprinde ceea

ce trebuie făcut pentru atingerea scopurilor. Faceţi acest lucru verificând progresul pe baza
planului de acţiune.

În funcţie de ce descoperiţi, monitorizarea post-implementare poate presupune revizuirea şi

modificarea planului de acţiune.

În afară de faptul că vă ajută să păstraţi direcţia către obiectiv, monitorizarea post-implementare

vă ajută să transmiteţi un mesaj pozitiv către angajaţi. Demonstrează că apreciaţi priorităţile
stabilite în planul de acţiune şi că vă aşteptaţi să fie urmate. De asemenea, arată că sunteţi
dedicat realizării obiectivului ţintit în planul de acţiune.

Monitorizarea post-implementare oferă şi alte beneficii care pot dezvolta abilitatea

dumneavoastră de a-i îndruma pe ceilalţi şi de a realiza scopurile:

 o posibilitate de evaluare a performanţei generale a echipei

 o posibilitate de a evalua eficienţa scopurilor stabilite de echipă luând în considerare dacă
îndeplinesc criteriile SMART sau dacă sunt suficient de dificile şi
 posibilitatea de a oferi feedback şi încurajări pentru a vă menţine echipa în direcţia bună

Anexă

Selectarea titlului linkului deschide resursa într-o fereastră nouă de browser.

Element de suport în realizarea sarcinii

 Accesarea elementului de suport Patru etape în stabilirea direcţiei şi ritmului şi
utilizarea acestuia pentru a vă îndruma în direcţionarea celorlalţi.

Întrebare

Să presupunem că sunteţi managerul unei echipe de reprezentanţi de servicii cu

clienţii. Ca pregătire pentru următoarea etapă, organizaţia dumneavoastră a stabilit
un scop de a fi furnizorul nr. 1 de soluţii de contact cu clienţii, eficiente şi
consecvente, în industria telecomunicaţiilor.

Luaţi în considerare exemplele implementării procesului de stabilire a direcţiei şi

ritmului şi organizaţi-le în ordinea în care echipa dumneavoastră le-ar finaliza.

Opțiuni:

A. Obţinerea excelenţei în serviciile dedicate clienţilor, furnizând soluţii

consecvente şi eficiente în toate interacţiunile cu clienţii
B. Îmbunătăţirea consecvenţei şi eficienţei prin creşterea măsurilor generale de
calitate a apelurilor cu 30% în termen de 6 luni
C. Managerul pe probleme de asigurare a calităţii va stabili zonele în care trebuie
îmbunătăţită calitatea apelurilor ca suport pentru soluţiile consecvente şi
eficiente
D. Analizaţi performanţa membrilor echipei şi oferiţi informaţii lunar despre cum pot
fi mai eficienţi şi consecvenţi

Răspuns

Răspunsuri corecte:

Obţinerea excelenţei în serviciile dedicate clienţilor, furnizând soluţii consecvente şi

eficiente în toate interacţiunile cu clienţii are un rang

Trebuie să stabiliţi scopuri care să contribuie într-o anumită măsură la ţintele

organizaţionale. De regulă, scopul echipei dumneavoastră va fi destul de abstract şi
nemăsurabil.
Îmbunătăţirea consecvenţei şi eficienţei prin creşterea măsurilor generale de calitate a
apelurilor cu 30% în termen de 6 luni are un rang

Obiectivele sunt create pentru a defini ce va însemna să realizaţi scopul propus.

Obiectivele trebuie să fie specifice şi măsurabile şi trebuie să aplice criteriile SMART
pentru a asigura că sunt eficiente.

Managerul pe probleme de asigurare a calităţii va stabili zonele în care trebuie

îmbunătăţită calitatea apelurilor ca suport pentru soluţiile consecvente şi eficiente are un
rang

După stabilirea scopurilor şi obiectivelor, trebuie să definiţi planul de acţiune. Planul

de acţiune furnizează detalii ale sarcinilor, resurselor şi ordinea în care activităţile
trebuie desfăşurate în vederea îndeplinirii obiectivelor.

Analizaţi performanţa membrilor echipei şi oferiţi informaţii lunar despre cum pot fi mai
eficienţi şi consecvenţi are un rang

Monitorizarea post-implementare este realizată în cea mai mare parte pentru a

monitoriza progresul îndeplinirii obiectivelor, dar oferă şi o oportunitate de a evalua
performanţa şi de a învăţa din experienţă.

6. Rezumat
Un proces în patru etape vă poate ajuta să stabiliţi direcţia şi ritmul pentru subordonaţii
dumneavoastră direcţi, pe măsură ce avansaţi în direcţia îndeplinirii scopurilor de afaceri.
Etapele procesului sunt stabilirea scopurilor, crearea obiectivelor, definirea unui plan de acţiune
şi monitorizarea post-implementare. Fiecare etapă a procesului o continuă pe cea dinaintea ei.
Chiar şi etapa finală, de monitorizare post-implementare, duce din nou la etapa 1, deoarece
oferă oportunitatea de a învăţa şi apoi de a aplica pe viitor ce aţi învăţat. Implicarea
subordonaţilor direcţi în fiecare etapă a procesului vă va ajuta să asiguraţi suportul şi motivaţia
pentru a reuşi.

Anexă

Selectarea titlului linkului deschide resursa într-o fereastră nouă de browser.

 Activitate subsecventă

Accesaţi activitatea subsecventă Plan de Acţiune pentru a vă ajuta să definiţi şi

monitorizaţi post-implementare activităţile efectuate în vederea îndeplinirii
obiectivelor la locul de muncă.

Înapoi sus

Organizarea ca funcţie a managementului

Obiectiv de studiu

După finalizarea acestui subiect, ar trebui să puteți să

 recunoaşteţi exemplele de acţiuni tipice pentru funcţia de organizare a managementului

1. Organizarea: o funcţie importantă

Scopul managementului în orice tip de organizaţie este să furnizeze resursele care sunt folosite
cel mai eficient în vederea îndeplinirii scopurilor. Organizarea este o funcţie managerială care
contribuie la asigurarea resurselor folosite eficient.

În scopul implementării acestui curs, organizarea este definită ca proces utilizat de manageri
pentru a defini sarcina şi relaţiile care-i ajută pe angajaţi să colaboreze în vederea realizării
scopurilor.

Când îi îndrumaţi pe ceilalţi, utilizarea eficientă a resurselor este responsabilitatea

dumneavoastră. Organizarea eforturilor echipei dumneavoastră va contribui la utilizarea optimă
a resurselor, pe măsură ce echipa dumneavoastră îşi realizează obiectivele.

În general, cu cât este mai bine organizat un efort, cu atât mai bun va fi rezultatul. Organizarea
continuă şi consecventă vă poate oferi câteva beneficii care încurajează un efort organizat şi,
prin urmare, reprezintă aspecte importante în funcţia de management.

Reflectare

Mai întâi, o abordare organizată a activităţilor unei echipe este importantă deoarece
oferă claritate cu privire la acţiunile care trebuie întreprinse.

Cum credeţi că ar putea ajuta claritatea o echipă să-şi atingă obiectivele?

 Treceţi răspunsul în spaţiul alocat. Apoi selectaţi butonul Compara pentru a vedea
răspunsul unui manager experimentat.

Notați răspunsul dvs. sau introduceți-l într-un fișier text cu ajutorul unei aplicații de procesare a textelor
(sau al unui editor text, ca Notepad) și salvați-l pe hard diskul dvs. pentru a-l putea vizualiza ulterior și
pentru a-l compara cu opiniile alternative care urmează.

Cum ajută claritatea o echipă să-şi atingă obiectivele

Când angajaţii ştiu ce se aşteaptă de la ei, le creşte siguranţa, permiţându-le să

continue cu încredere. Aceasta ajută la concentrarea eforturilor tuturor pe
îndeplinirea obiectivelor.

Frank a primit instrucţiuni cum să execute o actualizare software necesară pe computerul de la

serviciu. În ciuda faptului că a respectat instrucţiunile cu fidelitate, a întâmpinat ceva dificultăţi.

Când Frank se pregătea să renunţe, a observat că există o notă la sfârşitul instrucţiunilor care îi
spune să facă o operaţiune înainte să înceapă. Aceasta este o instrucţiune care nu vine la timp.

Abordarea structurată şi clară a activităţilor profesionale care derivă dintr-o bună organizare
este de asemenea importantă deoarece promovează utilizarea eficientă a resurselor. În
cazul lui Frank, dacă instrucţiunea ar fi venit la început, şi-ar fi folosit mai bine timpul şi ar fi
evitat frustrarea.

Managerii eficienţi în organizarea echipelor sau departamentelor stabilesc un bun exemplu

pentru angajaţii lor. Dacă sunteţi o persoană organizată, subordonaţii dumneavoastră direcţi vor
aborda activităţile profesionale într-o manieră organizată. Şi cu cât toată lumea este mai bine
organizată, cu atât rezultatul va fi mai bun. Acesta este un motiv în plus pentru care organizarea
este importantă.

Motivul final pentru care organizarea este importantă este deoarece îl mulţumeşte pe client. În
afara demonstrării angajamentului dumneavoastră pentru rolul managerial, de regulă eforturile
organizate generează rezultate mai bune. Şi a fi recunoscut pentru succes este cu siguranţă un
factor motivaţional în carieră.

Întrebare

De ce este organizarea atât de importantă pentru eforturile dumneavoastră ca

manager?

Opțiuni:
 1. Asigură claritatea
2. Promovează utilizarea eficientă a resurselor
3. Stabileşte un exemplu bun
4. Îi mulţumeşte pe clienţi
5. Elimină necesitatea de planificare
6. Reduce cheltuielile cu proiectele

Răspuns

Opțiune 1: Această opţiune este corectă. O abordare organizată asupra activităţilor

profesionale asigură claritatea care promovează realizarea cu succes a scopurilor şi
obiectivelor.

Opțiune 2: Această opţiune este corectă. Organizarea promovează utilizarea

eficientă a resurselor deoarece a fost planificată atent.

Opțiune 3: Această opţiune este corectă. O abordare organizată este întotdeauna

mai bună decât una dezorganizată. Obţineţi rezultate mai bune prin fiind un bun
model.

Opțiune 4: Această opţiune este corectă. Dezvoltarea carierei dvs. este mai uşoară
dacă clienţii dumneavoastră sunt mulţumiţi de rezultate. Îmbunătăţiţi-vă şansele de
succes prin organizarea locului de muncă.

Opțiune 5: Această opţiune este incorectă. Organizarea nu elimină necesitatea de a

planifica. Poate facilita planificarea, deoarece sarcinile şi relaţiile de autoritate sunt
deja stabilite.

Opțiune 6: Această opţiune este incorectă. Nu există o corelaţie directă prin care
organizarea reduce cheltuielile. Cu toate acestea, organizarea va contribui la
reducerea oricăror cheltuieli sau utilizări de resurse inutile.

Răspunsuri corecte:

1. Asigură claritatea
2. Promovează utilizarea eficientă a resurselor
3. Stabileşte un exemplu bun
4. Îi mulţumeşte pe clienţi

2. Organizarea: acţiuni tipice

Deci, cum trebuie să procedaţi în ceea ce priveşte organizarea? Creaţi o abordare structurată
care stabileşte maniera în care membrii echipei dumneavoastră colaborează pentru a-şi atinge
obiectivele.

Această abordare structurată a activităţilor profesionale este un sistem formal de sarcini,

procese şi relaţii de lucru. Funcţia de organizare a definirii structurii implică două acţiuni
principale: identificarea acţiunilor necesare şi alocarea autorităţii şi responsabilităţii.

Selectaţi fiecare acţiune tipică a funcţiei de organizare a managementului pentru a afla mai
multe despre aceasta.

Identificarea acţiunilor necesare

Trebuie să identificaţi activităţile, sarcinile şi resursele necesare pentru îndeplinirea

obiectivelor. Definirea sarcinilor şi proceselor care urmează a fi folosite pentru a
desfăşura activităţile profesionale oferă o direcţie clară pe măsură ce echipa
dumneavoastră lucrează în sensul îndeplinirii obiectivelor. Aceasta include alocarea
resurselor financiare. Bine organizată, echipa dumneavoastră va avea întotdeauna
resursele de care are nevoie, când are nevoie de ele, pentru a-şi îndeplini
obiectivele.

Alocarea autorităţii şi responsabilităţii

De asemenea, trebuie să alocaţi autoritate şi responsabilitate pentru activităţile

profesionale care trebuie desfăşurate prin definirea relaţiilor de lucru. Aceasta va
ajuta echipa să lucreze eficient şi implică stabilirea persoanei responsabile pentru
fiecare activitate şi a persoanei care are autoritatea de a lua decizii.

Organizarea este un efort continuu care are loc la toate nivelurile unei organizaţii. Pe măsură ce
vă organizaţi echipa, alţi manageri şi le organizează pe ale lor. Organizarea la nivel de
societate, unitate, departament şi echipă are un element comun: asigurarea că resursele sunt
folosite eficient pe măsură ce obiectivele şi scopurile sunt realizate.

Deoarece afacerile sunt în continuă schimbare, structurile create trebuie să fie flexibile. Aceasta
vă va ajuta să răspundeţi la schimbările care au loc, permiţând echipei dumneavoastră să se
schimbe sau să se dezvolte după necesităţi pentru a-şi îndeplini obiectivele.
Scopul principal al structurii este direcţionarea eforturilor celorlalţi, iar aceştia nu pot urma ceva
ce nu ştiu. Trebuie să vă asiguraţi că structura este clar comunicată tuturor angajaţilor.

Christine a primit recent sarcina de a conduce Departamentul de Producţie la societatea de

locuinţe modulare la care lucrează. Christine ştie că departamentul trebuie să-şi atingă
obiectivul de a creşte producţia cu 16 unităţi pe lună în următoarele 6 luni. Urmăriţi felul în care
îşi organizează departamentul pentru a atinge acest obiectiv.

Identificare: Christine ştie că echipele de structură, construcţie si

finisaj lucrează la capacitate maximă acum. Deci, pentru a creşte
producţia, ea va trebui să angajeze 8 noi muncitori şi să adauge o
tură. Ea comandă imediat uneltele de care noii angajaţi vor avea
nevoie.

Alocare: Christine desemnează autoritatea pentru angajarea noilor

angajaţi către supervizorii echipelor. Împreună, au convenit asupra
abilităţilor necesare pentru realizarea activităţilor. Christine
deleagă unui supervizor responsabilitatea implementării noii ture.
Determină fondurile necesare pentru plata noilor angajaţi şi le
integrează în buget.

Cristine a analizat capacitatea actuală comparativ cu acţiunile care trebuie întreprinse pentru
realizarea obiectivului echipei. Ea a determinat că vor fi necesari mai mulţi muncitori, a creat o
nouă tură şi a stabilit o autoritate pentru supervizarea acesteia. De asemenea, s-a asigurat că
vor fi disponibile instrumentele şi echipamentele de care vor avea nevoie muncitorii pentru a-şi
face treaba.

Întrebare

Kim conduce o echipă de publicitate. Echipa tocmai începe un nou proiect şi Kim
trebuie să definească acţiunile care trebuie întreprinse pentru a-şi atinge obiectivul.

Care afirmaţii sunt exemple de acţiuni tipice pentru funcţia de organizare a

managementului pe care Kim ar putea să le întreprindă?

Opțiuni:

1. Kim alocă 500 USD pentru imprimarea unei reclame

2. Kim identifică şi comunică relaţiile de autoritate şi răspundere ale echipei
proiectului
 3. Kim îi cere lui Colleen să identifice obiectivele echipei
4. Kim îşi foloseşte influenţa pentru a-i determina pe angajaţi să lucreze ore
suplimentare pentru a finaliza un proiect

Răspuns

Opțiune 1: Această opţiune este corectă. Alocarea de resurse financiare pentru

îndeplinirea unui obiectiv este o acţiune tipică de organizare.

Opțiune 2: Această opţiune este corectă. O parte a organizării este identificarea şi

comunicarea relaţiilor de răspundere.

Opțiune 3: Această opţiune este incorectă. Identificarea obiectivelor nu are loc ca

parte a funcţiei de organizare. Dacă schimbările organizaţionale ar avea impact
asupra obiectivului existent, acesta ar putea fi revizuit ca parte a funcţiei de
organizare.

Opțiune 4: Această opţiune este incorectă. Folosirea influenţei nu este o acţiune

tipică pentru funcţia de organizare a managementului. Organizarea pune accent pe
maniera în care pot fi folosite resursele în mod optim pentru realizarea obiectivelor.

Răspunsuri corecte:

1. Kim alocă 500 USD pentru imprimarea unei reclame

2. Kim identifică şi comunică relaţiile de autoritate şi răspundere ale echipei
proiectului

3. Rezumat
Ca manager, sunteţi responsabil(ă) pentru funcţia de organizare, ceea ce duce la stabilirea unui
sistem sau structuri formale pentru direcţionarea activităţilor profesionale ale echipei
dumneavoastră. Pe măsură ce lucraţi în vederea stabilirii structurii, identificaţi activităţile,
sarcinile şi resursele necesare pentru realizarea obiectivelor. De asemenea, creaţi relaţii de
autoritate şi responsabilitate. Ambele sunt necesare pentru direcţionarea activităţilor care vor fi
întreprinse în departamentul sau echipa dumneavoastră. Principiul esenţial al organizării este
utilizarea eficientă a resurselor în vederea îndeplinirii obiectivelor.

Înapoi sus
Comunicare pentru claritate şi direcţie ca
manager
Obiectiv de studiu

După finalizarea acestui subiect, ar trebui să puteți să

 recunoaşteţi exemplele de utilizare a strategiilor pentru comunicarea cu direcţie şi claritate

1. Atitudine pozitivă
Aţi fi surprins(ă) să aflaţi că studiile de management indică faptul că între 50% şi 80% din timpul
unui manager este dedicat comunicării? În mod clar, abilitatea de a comunica eficient este o
parte integrantă a activităţii unui manager.

Utilizarea consecventă a patru strategii de comunicare va asigura comunicarea eficientă şi vă

va ajuta să îi îndrumaţi mai bine pe ceilalţi:

 atitudinea pozitivă
 solicitarea şi oferirea de feedback
 ţinerea la curent a angajaţilor şi
 ascultarea activă

Nu subestimaţi niciodată importanţa atitudinii pozitive. Aceasta poate asigura câteva beneficii
impresionante: o atitudine pozitivă faţă de muncă şi o sporire a productivităţii printre angajaţii
dumneavoastră

Reflectare

Ce înseamnă pentru dumneavoastră atitudinea pozitivă?

Scrieţi răspunsul dumneavoastră în spaţiul de mai jos, apoi selectaţi opţiunea

Compara pentru a afla ce are de spus un comunicator eficient.

Notați răspunsul dvs. sau introduceți-l într-un fișier text cu ajutorul unei aplicații de procesare a textelor
(sau al unui editor text, ca Notepad) și salvați-l pe hard diskul dvs. pentru a-l putea vizualiza ulterior și
pentru a-l compara cu opiniile alternative care urmează.

Ce presupune atitudinea pozitivă

 Când îi îndrumaţi pe ceilalţi, fie că fixaţi obiective, fie că luaţi o decizie sau faceţi o
schimbare, angajaţii vor fi mai receptivi şi vă vor sprijini mai mult dacă aveţi o
atitudine pozitivă. Atitudinea pozitivă înseamnă întărire pozitivă, o atitudine
politicoasă, relaţii personale şi descurajarea negativităţii. Fiţi pozitivi întotdeauna;
aceasta va spori eficienţa tuturor celorlalte strategii.

Selectaţi fiecare aspect al atitudinii pozitive pentru a afla mai multe lucruri despre acesta.

Oferirea de întărire pozitivă

Oferirea de laude pentru o treabă bine făcută sau oferirea de încurajări şi sprijin când
angajaţii finalizează sarcinile sunt modalităţi de a oferi întărire pozitivă.

Politeţe

Cuvintele "vă rog" şi "mulţumesc" demonstrează respect şi vă ajută să păstraţi

comunicarea pozitivă. De asemenea, fiţi pregătit(ă) să vă cereţi scuze când este
necesar. Politeţea este o modalitate excelentă de a demonstra respect şi a încuraja
relaţiile şi mediile de lucru pozitive.

Stabilirea de relaţii personale

Adresarea de întrebări despre activităţile profesionale ale angajaţilor sau continuarea

unei conversaţii anterioare arată interes şi vă ajută să creaţi relaţii personale. Un e-
mail scurt, un apel telefonic sau o conversaţie sunt suficiente pentru a demonstra
interesul şi a crea relaţii pozitive.

Descurajarea negativităţii

O altă modalitate de încurajare a mediului pozitiv este descurajarea negativităţii

atunci când vă confruntaţi cu ea. De exemplu, nu toleraţi bârfa, oamenii care se plâng
şi discuţiile negative.
2. Solicitarea şi oferirea de feedback
Solicitarea şi oferirea de feedback este o modalitate eficientă de îmbunătăţire a comunicării. Cu
cât echipa are abilităţi comunicaţionale mai bune, cu atât va avea şanse mai mari de succes.
Un mediu care sprijină comunicarea deschisă poate fi util şi în cele din urmă vă va îmbunătăţi
abilitatea de a-i îndruma pe membrii echipei dumneavoastră.

Întrebare

Dată fiind corelaţia dintre comunicarea eficientă şi succes, cum aţi descrie abilitatea
dumneavoastră de a comunica cu echipa?

Opțiuni:

1. Foarte eficient
2. Oarecum eficient
3. Deloc eficient

Răspuns

Opțiune 1: Excelent. Folosind o comunicare foarte eficientă, dumneavoastră şi

echipa dumneavoastră veţi avea succes. Însă există întotdeauna loc de mai bine.
Dacă nu aţi făcut acest lucru deja, solicitaţi şi oferiţi în mod continuu feedback cu
privire la comunicare şi performanţă. Aceasta încurajează progresul şi vă ajută să
rezolvaţi mai uşor probleme de performanţă sau neprevăzute.

Opțiune 2: Oarecum eficient este un început bun. Concentraţi-vă mai întâi pe

propriile dumneavoastră abilităţi. Întrebaţi-i pe angajaţi cum vă puteţi îmbunătăţi
abilităţile comunicaţionale. De asemenea, oferiţi feedback într-o manieră pozitivă şi
respectuoasă. Încurajaţi-i pe membrii echipei să comunice mai bine şi toată echipa
va avea de câştigat.

Opțiune 3: Consideraţi că nu sunteţi deloc eficient. Solicitaţi feedback despre cum

comunicaţi şi folosiţi acest feedback pentru a vă îmbunătăţi abilităţile. După ce veţi
comunica mai eficient, veţi putea să şi oferiţi feedback. Curând veţi vedea rezultatele
- comunicare îmbunătăţită, performanţă şi succes.

Îmbunătăţirea comunicării este responsabilitatea dumneavoastră. Deci un punct de început

logic ar fi propriile dumneavoastră abilităţi. Solicitaţi feedback de la angajaţi şi colegi despre
abilitatea dumneavoastră de a comunica.
Adresaţi-le întrebări precum "Aţi înţeles?", "Ce pot să îmbunătăţesc la mine?" şi "Ai vreo
sugestie?" Extindeţi aria întrebărilor pentru a include echipa şi organizaţia şi veţi solicita
feedback care poate fi folosit pentru îmbunătăţirea comunicării în toată organizaţia.

Deschiderea liniilor de comunicare oferă o posibilitate perfectă de a oferi şi primi feedback

despre performanţă, zonele de interes, chestiuni, probleme sau oportunităţi care pot apărea.
Informaţiile generate pot contribui la un succes şi mai mare al echipei şi organizaţiei
dumneavoastră.

3. Menţinerea angajaţilor la curent cu informaţiile

Atitudinea pozitivă şi solicitarea şi oferirea de feedback sunt primele două strategii de
comunicare eficientă pentru claritate şi direcţie. Informarea angajaţilor este a treia strategie.
Când aţi luat o decizie sau aţi făcut o schimbare care vă afectează echipa, este important să fiţi
deschis(ă) şi să explicaţi de ce aţi făcut ce aţi făcut. Când ceilalţi vă vor înţelege motivele, vor
avea mai multă încredere în dumneavoastră şi vă vor sprijini mai mult.

Reflectare

Puteţi da şi alte exemple de avantaje ale informării angajaţilor?

Treceţi opiniile dumneavoastră în spaţiul alocat. Apoi selectaţi butonul Compara

pentru a vedea răspunsul unui manager experimentat.

Notați răspunsul dvs. sau introduceți-l într-un fișier text cu ajutorul unei aplicații de procesare a textelor
(sau al unui editor text, ca Notepad) și salvați-l pe hard diskul dvs. pentru a-l putea vizualiza ulterior și
pentru a-l compara cu opiniile alternative care urmează.

Avantajele informării angajaţilor dumneavoastră

Informarea angajaţilor demonstrează respect şi apreciere pentru angajaţi. Aceasta

contribuie la dezvoltarea încrederii şi încurajează partajarea informaţiilor. De
asemenea, informarea angajaţilor despre ce se întâmplă poate preveni apariţia
zvonurilor care apar de regulă atunci când angajaţii nu au altă soluţie decât să
speculeze. Posibilitatea ca informaţiile să fie prost înţelese este minimalizată când
acestea sunt discutate deschis.

Câteva sugestii vă vor ajuta să vă direcţionaţi eforturile atunci când explicaţi deciziile şi
schimbările pentru a-i informa pe angajaţi.
În primul rând, spuneţi întotdeauna adevărul. Dacă sunteţi prins(ă) minţind veţi pierde respectul
angajaţilor dumneavoastră şi credibilitatea dumneavoastră va avea de suferit. Fiţi sincer şi
direct când comunicaţi cu ceilalţi. Când nu ştiţi ceva, spuneţi că nu ştiţi.

În al doilea rând, partajaţi doar informaţii adecvate. De exemplu, ca manager puteţi primi
informaţii precum salarii individuale, detalii cu privire la tranzacţii sau proiecte care nu au fost
încă anunţate, precum şi informaţii despre clienţi pe care nu ar trebui să le partajaţi. Când este
necesar să fiţi discret(ă) sau să ţineţi un secret, nu spuneţi nimic, în loc să minţiţi despre ce ştiţi.

Pe lângă a spune adevărul şi a partaja doar informaţii adecvate, ar trebui să fiţi deschis(ă) şi
sincer(ă). Dacă sunteţi vag(ă) şi evaziv(ă), angajaţii vă vor pune sub semnul îndoielii
sinceritatea şi se vor simţi lezaţi, şi este posibil să pierdeţi încredere şi suport. Toate acestea
vor îngreuna eforturile de succes ale echipei dumneavoastră.

Freddy conduce o echipă de marketing. Unul din angajaţii săi, Joel, a lucrat din greu la o
reclamă pentru un nou client. Freddy are nevoie ca Joel să schimbe direcţia reclamei. Urmăriţi
cum Freddy îi explică schimbarea lui Joel.

Jerry: Joel, vreau să te rog să abandonezi ce ai făcut până acum în

proiectul Walker.

Joel: De ce? Pare puţin ciudat, nu am auzit nimic de la client. Şi

este responsabilitatea mea să am grijă ca dorinţele clientului să fie
satisfăcute!

Jerry: Îţi înţeleg confuzia; aceasta este o situaţie neobişnuită.

Clientul m-a contactat în mod direct.

Joel: Oh. Ei bine, ce au de gând să facă?

Jerry: Cei de la Walker şi-au exprimat dorinţa de a aborda o direcţie

nouă, interesantă pentru publicitate, pentru a se diferenţia de
concurenţii lor. Am aici un document de prezentare pentru tine.

Joel: Mulţumesc. Este interesant!

Jerry: Crezi că e interesant? Fii atent! Clientul este hotărât să

lanseze un produs nou cu mult înaintea concurenţilor săi. Acest lucru
i-ar scoate pe unii concurenţi de pe piaţă!
Freddy a explicat bine schimbarea. Chiar şi atunci când Joel a devenit puţin defensiv, a rămas
politicos. A fost sincer şi clar. Cu toate acestea, Freddy a schimbat informaţii inadecvate cu
Joel. Informaţiile privind intenţia societăţii de a câştiga o cotă de piaţă mai mare sunt sensibile şi
Freddy nu ar fi trebuit să le divulge.

4. Ascultarea activă
Ascultarea activă este o componentă esenţială a comunicării pentru claritate şi direcţie.
Ascultarea activă are două beneficii foarte utile: colectarea de informaţii suplimentare şi
dezvoltarea unei relaţii pozitive cu cealaltă persoană.

Puteţi fi o persoană mai eficientă făcând un efort să ascultaţi activ. Ascultarea activă presupune
acordarea întregii atenţii, verificarea că aţi înţeles, empatia emoţională şi sintetizarea a ceea ce
auziţi.

Întotdeauna acordaţi întreaga atenţie celeilalte persoane. Aceasta demonstrează că vă

interesează şi apreciaţi ce spune cealaltă persoană.

Întrebare

Sami, managerul lui David, i se alătură lui David în sala de mese pentru a discuta
suplimentar cu acesta un punct de vedere pe care David l-a exprimat în şedinţa care
a avut loc anterior în aceeaşi zi. David începe să vorbească când Sami îl întrerupe
pe David şi îi spune că tocmai au intrat doi directori. David continuă să explice cum
utilizarea unei metode diferite de extracţie a impurităţilor din metal ar putea genera
economii de costuri pentru societate. Intrigat de ideea unei metode alternative, Sami
îl întreabă pe David despre proces, după ce David a terminat ce avea de spus.

Care credeţi că sunt indicatorii care arată că Sami nu ascultă eficient?

Opțiuni:

1. L-a întrerupt pe David când vorbea

2. A planificat o şedinţă în sala de mese, unde există mulţi factori de distragerea
atenţiei
3. Nu a abordat preocuparea lui David în timpul şedinţei
4. I-a solicitat lui David detalii suplimentare cu privire la ideea sa

Răspuns
 Opțiune 1: Această opţiune este corectă. Când Sami îl ascultă pe David, ar trebui să
se abţină de la a-l întrerupe cu întrebări sau interjecţii. Permiţându-i lui David să
termine ce avea de spus demonstrează respect şi probabil că astfel ar înţelege mai
bine punctul său de vedere.

Opțiune 2: Această opţiune este corectă. O şedinţă în sala de mese are prea mult
potenţial de distragere a atenţiei şi întreruperi din partea celorlalţi. Probabil că Sami
nu-i va putea acorda lui David întreaga sa atenţie în acest mediu.

Opțiune 3: Această opţiune este incorectă. Nu există vreun motiv să credem că

punctul de vedere al lui David trebuia discutat în faţa întregii echipe. Însă, indiferent
de locul unde are loc discuţia, David merită întreaga atenţie a lui Sami, fără
întreruperi.

Opțiune 4: Această opţiune este incorectă. Sami a solicitat detalii doar după ce
David a terminat de vorbit. Aceasta demonstrează interesul lui Sami pentru ceea ce
spune David.

Răspunsuri corecte:

1. L-a întrerupt pe David când vorbea

2. A planificat o şedinţă în sala de mese, unde există mulţi factori de distragerea
atenţiei

Pe măsură ce ascultaţi, este imperativ să nu întrerupeţi. Veţi colecta mai multe informaţii şi veţi
avea o înţelegere mai bună dacă veţi aştepta pentru a răspunde până când persoana
respectivă termină de vorbit.

Puteţi verifica dacă aţi înţeles repetând sau parafrazând ce aţi auzit, cu propriile cuvinte. Pe
lângă faptul că vă asiguraţi că aţi înţeles corect ce s-a spus, aceasta oferă o oportunitate ca
persoana cu care vorbiţi să dezvolte sau să corecteze neînţelegerile.

Întrebare

În conversaţia cu unul din angajaţii dumneavoastră, Tammy, aceasta vă spune că ea

crede că maşina folosită pentru a recupera timpii morţi din producţie este în realitate
mai eficientă decât cele care sunt folosite de obicei. Ea sugerează să fie folosită în
mod curent, explicând că eficienţa generată poate reduce frecvenţa timpilor morţi din
producţie.
 Care afirmaţie verifică înţelegerea cel mai bine?

Opțiuni:

1. "Deci, sugerezi să întroducem maşina patru în producţia normală deoarece este

mai eficientă şi că acest lucru va creşte eficienţa generală şi va reduce timpii
morţi din producţie."
2. "Deci, crezi că avem prea mulţi timp morţi în producţie. M-am gândit şi eu la
asta; angajaţii de pe linia de producţie pur şi simplu vorbesc prea mult."
3. "Deci ai vreo dovadă pentru sprijinirea afirmaţiilor tale? Cu siguranţă, inginerul
nostru ar fi sesizat acest lucru până acum dacă ar fi fost adevărat."

Răspuns

Opțiune 1: Aceasta este opţiunea corectă. Această afirmaţie parafrazează ce a spus

Tammy şi demonstrează verificarea înţelegerii corecte. Dacă aţi omis ceva, Tammy
poate reitera sau clarifica.

Opțiune 2: Această opţiune este incorectă. Această afirmaţie se concentrează doar

pe o parte din ce a spus Tammy, şi apoi schimbă subiectul. Aceasta demonstrează o
barieră frecventă în calea comunicării eficiente: ascultarea selectivă. Crezând că ştiţi
ce va spune o persoană, distorsionaţi adevăratul mesaj cu propria percepţie.

Opțiune 3: Această opţiune este incorectă. Deşi puteţi fi interesat(ă) de dovezi, felul
în care aţi spus-o o poate face pe Tammy să simtă că nu-i apreciaţi contribuţia. Este
posibil ca aceasta să fi fost o reacţie emoţională, o altă barieră frecventă în calea
comunicării eficiente.

Răspunsuri corecte:

1. "Deci, sugerezi să întroducem maşina patru în producţia normală deoarece este

mai eficientă şi că acest lucru va creşte eficienţa generală şi va reduce timpii morţi
din producţie."

Pe măsură ce ascultaţi ce se spune, fiţi atent(ă) şi la sentimentele interlocutorului. Faceţi

acest lucru fiind atent(ă) la limbajul corporal, la gesturi, expresii faciale şi mişcările ochilor, care
de asemenea transmit informaţii. Ascultaţi tonul vocii şi luaţi în considerare cuvintele alese şi
schimbările de exprimare, precum ezitarea sau bucuria.
Jerry merge în biroul managerului său, Hermione, pentru a discuta o problemă. Jerry nu este de
acord cu timpul care i-a fost acordat pentru a finaliza o sarcină. Urmăriţi cum cei doi discută
această chestiune.

Hermione: Jerry, ce pot face pentru tine astăzi?

Jerry: Ei bine, Hermione, tocmai am primit programul şi sunt

îngrijorat că nu am primit suficient timp pentru a-mi finaliza
analiza.

Hermione: Dar Jerry, ţi-am dat cu două zile mai mult decât era normal.
Poţi să-mi explici de ce crezi că nu e suficient?

Jerry: Pur şi simplu datele sunt sunt într-o stare foarte proastă.

Hermione: Ei bine, toţi trebuie să facem faţă presiunii acum. Fă un

efort suplimentar şi vei termina. Sunt sigură că te-ai îngrijorat
degeaba.

Jerry: Foarte bine, Hermione. Tu ştii cel mai bine.

Jerry says cynically , as he rolls his eyes.

Hermione: Mulţumesc Jerry! Eşti cel mai bun.

Hermione nu a răspuns sau a ales să ignore acordul cinic al al lui Jerry de a termina analiza în
timpul alocat. Acest lucru poate avea repercusiuni mai târziu, când rezultatele lui Jerry vor fi
întârziate sau inadecvate. Ca manager, trebuie să fiţi pregătit(ă) să vă confruntaţi cu
sentimentele oamenilor, exprimate explicit sau nu.

După încheierea conversaţiei, sintetizaţi detaliile importante ale mesajului. Aceasta este o
etapă finală importantă; vă oferă încă o şansă de a demonstra interesul şi dă vorbitorului o altă
şansă de a verifica şi clarifica mesajul, dacă este necesar.

Luaţi în considerare toate strategiile folosite într-o conversaţie. Lucy conduce o echipă de
operatori telefonici care preiau apeluri de urgenţă. Carmine, unul din operatorii săi, a solicitat să
discute cu ea despre o schimbare de politică pe care nu este sigur că o înţelege. Urmăriţi
discuţia celor doi pe această temă.

Lucy: Carmine, poţi să-mi spui ce te preocupă?

Carmine: Nu sunt sigur că înţeleg responsabilitatea mea de operator
conform noii politici.

Lucy: Serios? Aşteaptă o secundă, Carmine. Am uitat să redirecţionez

mobilul către căsuţa poştală şi nu vreau să fim întrerupţi. OK,
spuneai că nu eşti sigur care sunt responsabilităţile tale conform
noii politici.

Carmine: Exact. După cum înţeleg eu noua politică, operatorii urmează

să transmită apelurile către autorităţile locale, în loc să vorbească
cu apelantul până când ajunge echipa de intervenţie. Cred că acest
lucru va avea un impact negativ asupra serviciilor pe care le oferim
publicului. Creăm o relaţie cu apelanţii, un lucru de care au nevoie
într-o situaţie de urgenţă. Nemaivorbind de implicaţiile asupra
evidenţelor.

Lucy: Aha, înţeleg ce vrei să spui.

O bătaie în uşa lui Lucy întrerupe conversaţia, însă Lucy îi spune persoanei de la uşă că va veni
ulterior să-i vorbească după ce termină aici şi se întoarce rapid la conversaţia sa cu Carmine.
Lucy îl observă pe Carmine fiind calm şi sigur pe sine. În plus, observă că menţine contactul
vizual şi foloseşte un ton al vocii şi un limbaj profesional.

Urmăriţi cum continuă conversaţia.

Lucy: Mai vrei să adaugi ceva?

Carmine: Nu. Cred doar că politica ar trebui revizuită pentru a ne

asigura că interesele publicului nu sunt neglijate.

Lucy: Foarte bine, voi vorbi cu managerii superiori. Îţi mulţumesc

pentru contribuţie, Carmine.

Lucy s-a descurcat foarte bine evitând factorii de distragere a atenţiei şi acordându-i lui Carmine
întreaga sa atenţie. Empatizând cu sentimentele sale, Lucy a putut să-şi dea seama că el
credea în ce spunea şi era sincer.

Cu toate acestea, Lucy nu a repetat cu propriile cuvinte ce a spus Carmine. Fără a stabili
înţelegerea, eforturile lui Lucy în această chestiune ar putea să eşueze şi să nu soluţioneze
preocuparea reală a lui Carmine.
În cele din urmă, Lucy nu a sintetizat corect conversaţia. Deşi i-a mulţumit lui Carmine pentru
contribuţia sa şi şi-a exprimat intenţia să discute chestiunea cu managerii superiori, ar fi trebuit
sintetizeze detaliile conversaţiei. Aceasta ar demonstra interes şi i-ar oferi lui Carmine o ultimă
oportunitate de a-şi aduce contribuţia sau clarifica informaţiile.

Set de întrebări

Comunicarea eficientă vă va ajuta să aveţi succes. Abilitatea dumneavoastră de a

folosi strategiile comunicaţionale vă va ajuta să comunicaţi direct şi clar.

Întrebarea 1 din 2

Întrebare

Potriviţi fiecare exemplu de atitudine pozitivă şi solicitare şi oferire de feedback cu

strategia comunicaţională pe care o reprezintă. Strategiile se pot potrivi cu mai multe
exemple.

Opțiuni:

A. Ralph îi întreabă pe membrii echipei sale cum cred că s-au descurcat partajând
informaţii în cadrul unui proiect recent
B. Barb o laudă pe Netty pentru activitatea desfăşurată şi îi cere părerea despre un
proiect
C. Robert îşi cere scuze pentru că a ţipat fără motiv la Mandy
D. James o încurajează pe Rhonda amintindu-i că îşi face bine treaba
E. Nathan o întreabă pe Emily dacă ar putea face ceva pentru a îmbunătăţi
claritatea mesajelor sale scrise

Ținte:

1. Solicitarea şi oferirea de feedback

2. Atitudine pozitivă

Răspuns

Solicitarea şi oferirea feedback-ului este o modalitate importantă de a învăţa despre

propriile abilităţi comunicaţionale şi de a oferi feedback de suport despre chestiuni
precum performanţa şi realizările.
 Atitudinea pozitivă se referă la menţinerea unei atmosfere care să încurajeze
comunicarea deschisă şi sinceră. Scuzele şi oferirea de încurajări fac parte din
atitudinea pozitivă.

Răspunsuri corecte:

Țintă 1 = Opțiune A, Opțiune B, Opțiune E

Țintă 2 = Opțiune C, Opțiune D

Întrebarea 2 din 2

Întrebare

Ce exemplu demonstrează utilizarea adecvată a strategiilor de informare a

angajaţilor şi de ascultare activă?

Opțiuni:

1. Explicaţi echipei dumneavoastră că, din cauza unei schimbări bruşte a pieţei,
compania se va concentra pe lansarea unui nou produs în speranţa că va
învinge un concurent
2. Discutând o soluţie potenţială cu un membru al echipei, aţi făcut un efort de a
elimina factorii de distragere a atenţiei şi ascultaţi cu atenţie ce spune
3. În timp ce vorbiţi cu unul din angajaţii dumneavoastră, remarcaţi că foloseşte un
limbaj vag
4. A trebuit să luaţi o decizie crucială fără a vă consulta cu echipa şi acum circulă
zvonuri despre ce înseamnă decizia respectivă
5. Inginerul dumneavoastră şef tocmai v-a spus părerea despre ce poate fi făcut
pentru a satisface aşteptările unui client şi, la sfârşitul conversaţiei, pur şi simplu
îi mulţumiţi pentru contribuţie

Răspuns

Opțiune 1: Această opţiune este corectă. Este o idee bună să explicaţi schimbările
angajaţilor dumneavoastră. Schimbările neexplicate pot avea un impact negativ
asupra mediului de lucru, deoarece angajaţii încearcă să-şi dea seama care este
motivul schimbării.
 Opțiune 2: Această opţiune este corectă. Trebuie să acordaţi întreaga atenţie
celeilalte persoane. În caz contrar, vă expuneţi confuziei şi aceasta poate părea lipsă
de respect sau interes, ceea ce nu va promova comunicarea deschisă.

Opțiune 3: Această opţiune este corectă. Fiind atent(ă) la ce comunică o persoană

prin utilizarea termenilor, limbajului şi tonului empatizaţi emoţional cu persoana
respectivă. Acest angajat probabil că are o reţinere sau nu se simte în largul său cu
subiectul.

Opțiune 4: Această opţiune este incorectă. Este o idee proastă să nu vă explicaţi

deciziile. Angajaţii dumneavoastră lucrează din greu şi dedică mult efort în
asigurarea succesului echipei. Dacă trebuie să luaţi o astfel de decizie, explicarea ei
va demonstra respect şi preţuire pentru echipa dumneavoastră.

Opțiune 5: Această opţiune este incorectă. Când încheiaţi o conversaţie, trebuie să

sintetizaţi ce s-a discutat. Astfel evitaţi neînţelegerile, care pot fi clarificate imediat.

Răspunsuri corecte:

1. Explicaţi echipei dumneavoastră că, din cauza unei schimbări bruşte a pieţei,
compania se va concentra pe lansarea unui nou produs în speranţa că va învinge un
concurent
2. Discutând o soluţie potenţială cu un membru al echipei, aţi făcut un efort de a
elimina factorii de distragere a atenţiei şi ascultaţi cu atenţie ce spune
3. În timp ce vorbiţi cu unul din angajaţii dumneavoastră, remarcaţi că foloseşte un
limbaj vag

5. Rezumat
Comunicarea este o parte esenţială a rolului dumneavoastră de manager. Sunteţi
responsabil(ă) pentru îmbunătăţirea abilităţilor comunicaţionale ale echipei dumneavoastră.
Amintiţi-vă că echipele care comunică bine obţin rezultate mai bune decât cele care comunică
deficitar. Din acest motiv, trebuie să faceţi orice puteţi pentru a încuraja comunicarea eficientă.

Utilizarea eficientă a celor patru strategii de comunicare vă va ajuta să îmbunătăţiţi abilitatea

echipei dumneavoastră de a comunica. Atitudinea pozitivă, solicitarea şi oferirea de feedback,
informarea angajaţilor şi ascultarea activă vă vor ajuta să comunicaţi eficient, asigurând
claritatea şi direcţia.

Înapoi sus
Exerciţiu: Claritate şi direcţie ca manager
Obiectiv de studiu

După finalizarea acestui subiect, ar trebui să puteți să

 comunicaţi cu claritate şi direcţie ca manager în cadrul unui scenariu

1. Exersarea abilităţilor de comunicare

Dacă veţi învăţa cum să comunicaţi clar şi direcţionat cu siguranţă vă veţi îmbunătăţi abilitatea
de a stabili direcţia şi ritmul ca manager. Pe baza experienţei veţi deveni şi mai eficient. Puteţi
începe acum participând la un exerciţiu menit să vă permită să exersaţi ce aţi învăţat. Înainte să
ajungem la exerciţiu, să continuăm cu o scurtă recapitulare.

Reamintiţi-vă cele patru strategii de comunicare clară şi direcţionată: atitudinea pozitivă,

solicitarea şi oferirea de feedback, informarea angajaţilor şi ascultarea activă. Utilizarea
consecventă a acestor patru strategii vă poate ajuta să fiţi mai eficient(ă) în a-i îndruma pe
ceilalţi ca manager.

Selectaţi fiecare strategie pentru o scurtă recapitulare a scopului său.

Atitudine pozitivă

Conduceţi prin exemplul atitudinii pozitive. Proiectând o imagine pozitivă şi

încurajând un mediu de lucru pozitiv veţi spori productivitatea membrilor echipei
dumneavoastră şi le veţi îmbunătăţi atitudinea faţă de muncă.

Solicitarea şi oferirea de feedback

Îmbunătăţiţi comunicarea echipei dumneavoastră solicitând feedback despre

abilităţile dumneavoastră de comunicare şi oferind feedback cu privire la abilităţile
celorlalţi. Utilizaţi ceea ce aţi învăţat pentru a vă direcţiona eforturile de ameliorare.

Menţinerea angajaţilor la curent cu informaţiile

 Angajaţii informaţi sunt angajaţi productivi. Împărtăşiţi în mod deschis informaţiile
care vor afecta performanţa angajaţilor dumneavoastră. Asiguraţi-vă că explicaţi
schimbările şi deciziile care au impact asupra lor.

Ascultarea activă

Puteţi îmbunătăţi comunicarea prin ascultarea activă. Cele patru componente ale
acestei strategii - acordarea întregii atenţii, verificarea înţelegerii, empatizarea
emoţională şi sintetizarea a ceea ce auziţi - conlucrează pentru a spori şansele de
înţelegere clară şi adecvată a mesajului transmis.

Anexă

Selectarea titlului linkului deschide resursa într-o fereastră nouă de browser.

Element de suport în realizarea sarcinii

Accesaţi instrumentul de suport Comunicare Eficientă pentru o analiză mai completă

a strategiilor şi pentru a vă ajuta să parcurgeţi mai bine scenariul.

Abordaţi întotdeauna o atitudine pozitivă când comunicaţi clar şi direcţionat; aceasta

încurajează comunicarea eficientă. Ţineţi angajaţii la curent explicând deschis şi sincer
schimbările şi deciziile care îi afectează. Ascultaţi activ în timpul tuturor conversaţiilor. În
special, dacă parafrazaţi şi empatizaţi emoţional, veţi îmbunătăţi claritatea şi direcţia.

2. Rezumat
Odată cu experienţa, veţi comunica mai clar şi mai direcţionat. Utilizarea consecventă a celor 4
strategii de comunicare - atitudinea pozitivă, solicitarea şi oferirea de feedback, informarea
angajaţilor şi ascultarea activă - este esenţială pentru o comunicare eficientă.

Înapoi sus

© 2017 Skillsoft Ireland Limited