SISTEM SOFTWARE INTEGRAT DE MANAGEMENT AL

DOCUMENTELOR

Pentru o mai buna gestionare a managementului documentelor intr-o

institutie este necesar realizarea unui sistem informatic unitar care sa fie folosit de
toate departamentele care sa gestioneze informatii commune/specific in vederea
automatizarii activitatii,a raportarii si asigurarii capacitatii decizionale.

Proiectul consta in implementarea unei solutii unitare si performanta care sa

contina un set de module concepute sa se integreze native sis a permita lucrul
colborativ intre diferite departamente.Astfel datele pot fi reunite din punct de
vedere informatics peentru a fi correlate,extrase si verificate foarte
rapid.Implementarea unui soft care trebuie sa raspunda urmatoarelor cerinte:

 Registratura electronica
 Posibilitatea generarii unor registre si configurarea acestora pentru
emiterea de numere cu sau fara auto incrementare
 Posibilitatea emiterii de documente in masa
 Sistem de management de documente
 Mecanisme de configurare a relatiilor dintre departamente pe baza
structurii oganizatorice de personal
 Mecanisme de scanare,salvare si arhivare electronic a documentelor
 Posibilitatea generarii de sabloane de documente
 Mecanisme multiple de raportare

Principalele concept care trebuiesc implementate sunt urmatoarele:

1. Organigrama –pe baza acesteia se vor define relatiile de subordonare si

de colegialitate intre posturile de lucru,atributele de vizibilitate ale
registrelor,dosarele si categoriile de documente precum si stabilirea
drepturilor de acces,vizibilitate ,editare si rezolvare a documentelor
aflate in circulatie.
 2. Fluxuri de lucru-orice document care va circula in cadrul intitutiei pe
baza procedurilor de predare intre posturile de lucru.Procedura de
predare este intrumentul de transfer a drepturilor de acces si editare
asupra documentelor.Pentru automatizarea proceselor birocratice va
exista posibilitatea utilizarii de rute predefinite care pot guverna
circulatia documentelor,constituindu-se intr-un document de disciplina
birocratica
3. Registre-crearea de registre independente,configurabile ca nume si mod
de comportament.un registru sa poata fi configurat cu auto-incrementare
sau nu,dupa cum acel registru inregistreaza documentele la nivelul
departamentului respective.Indexii registrelor sa poata contine si etichte
alcatuite din litere.Fiecare registru sa aiba caracteristici de vizibilitate
configurate la nivel de department/serviciu.
4. Rapoarte- vor fi emise pornind de la doua principia de filtrare a
informatiei:
 Rapoarte orientate pe post de lucru
 Rapoarte orientate pe department
Un alt tip de raport oferit este cel ce contine sumarul
documentelor arhivate si returnate .Prin intermediul
rapoartelor deja implementate sa poata permite pe linga
oferirea informatiei si evaluarea timpilor de munca allocate
de fiecare post de lucru in parte in vederea prelucrarii unui
document.Se va urmarii modul de configurare si creare de
sabloane personalizate dand posibilitatea emiterii unor
informatii gata completate direct din system.Rapoartele sa
poata fi exportate in format xls,text si pdf

5.Dosare si categorii,tipuri si subtipuri de documente-operatorul sa aiba

posibiltatea de a grupa informatia pe care o manipuleaza in dosare si categorii de
documente proprii postului de lucru.Acestea sa fie vizibile si accesibile respectand
drepturile de acces si mostenire a acestora,conform organigramei institutiei.Intr-un
mod asemanator se vor putea define tipuri si subtipuri de documente in concordant
cu nevoile institutiei/departamentelor.
 6.Documente si colectii de documente-prin procedura de inregistrare
operatorul creaza coperta documentului care contine informatiile necesare
indexarii si descrierii informatiei-metadate.Aceasta coperta se poate constituii ea
insasi intr-un document.Pentru a spori eficienta procedurilor birocratice sa se poata
permite gruparea documentelor similar in colectii de documente.Acestea sa fie
gestionate similar unui document individual,conferind astfel usurinta in
manipularea de volum a documentelor,permitand totodata interventia la un
document component al colectiei conferind acuratete si discernamant in
prelucrarea documentelor.

7.Cautare-sistemul pune la dispozitia utilizatorului metode rafinate multi-

criteriu de cautare a documentelor pornind de la doua premise:

 Cautare dupa documente aflate in circulatie sau arhivate

 Cautare dupa persoana sau department

8. Arhivarea electronic- imaginea scanata a unui document scris va fi

stocata in mod structurat si organizat pe un server de fisiere pus la dispozitia
clientului.

Acest proiect de management al documentelor este fezabil din punctul nostru de

vedere din urmatoarele motive:

 Viziune de ansamblu si confort.Indiferent unde ne aflam in

interiorul institutiei operational sau management,puteti afla dintr-o
privire toate informatiile de interes cu privire la fluxurile in care
sunteti implicat,agenda zilnica sau urgentele.Rapoartele statistice
despre natura,frecventa si durata activitatilor desfasurate in
institutie va permit indentificarea blocajelor si reglajul fin al
distributiei resurselor acesteia in directiile deficitare.
 Efort mic.Eficienta ridicata,fluxurile de lucru ajuta institutia sa
participle la procese de activitate consistente si imbunatatesc,de
asemenea,eficeinta si productiviatea organizationala ,prin
gestionarea activitatilor si a pasilor pe care ii implica procesele de
activitate.Aceasta permite persoanelor care efectueaza aceste
activitati sa se concentreze mai degraba asupra realizarii lucrului
propriu-zis,decat sa se preocupe de gestionarea fluxului de lucru.