ISA - Curs - Capitolul 5 PDF

CAPITOLUL 5
SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE. ACCESS
Sumar:
 Prezentare generală
 Crearea şi actualizarea bazelor de date
 Formulare
 Interogare
 Rapoarte
 Programe, aplicaţii şi meniuri
2 Instrumente software pentru afaceri
5.1 SGBD ACCESS – PREZENTARE GENERALĂ
ACCESS este un sistem de gestiune a bazelor de date integrat în pachetul MS Office destinat
pentru uzul personal, pentru munca în grup sau pentru mici afaceri. Fiind, probabil, cel mai utilizat
instrument software dedicat bazelor de date, ACCESS oferă următoarele facilităţi majore:
 dispune de o interfaţă uşor de folosit pentru introducerea datelor;
 „găseşte” rapid datele legate între ele;
 asigură afişarea pe ecran sau tipărirea la imprimantă a datelor într-un format uşor de înţeles;
 permite afişarea datelor sub formă de grafice sau ca pagini Web;
 are incluse mecanisme pentru exportul datelor în Excel şi /sau Word;
 asigură protejarea datelor de erori;
 automatizează operaţiile comune pentru a reduce timpul de dactilografiere.
ACCESS este conceput pentru scenarii multiutilizator, ceea ce înseamnă că mai mulţi
utilizatori pot accesa aceleaşi tipuri de date în acelaşi timp. Teoretic o bază de date ACCESS 2003 se
poate adapta pentru 255 de utilizatori simultan.
Deschiderea sesiunii de lucru ACCESS

Ca şi în cazul celorlalte componente MS Office, ACCESS se poate lansa în mai multe moduri:
 meniul Start (figura 5.1), selectând din meniul Programs opţiunea Microsoft Office ACCESS
2003,
Figura 5.1 Deschiderea sesiunii ACCESS din Figura 5. 2 Deschiderea sesiunii ACCESS din
meniul Start meniul rapid
 meniul rapid (figura 5.2), selectând comanda New şi apoi opţiunea Microsoft Office ACCESS
Application;
Figura 5. 3 Deschiderea sesiunii ACCESS prin schortcut-ul de pe Desktop

Sistemul de gestiune a bazelor de date ACCESS 3
 shortcut-ul de pe Desktop (figura 5.3), accesând pictograma de pe desktop, dacă a fost creată o
scurtătură ACCESS 2003.
Interfaţa ACCESS
Dialogul utilizator-sistem se realizează, prin intermediul interfeţei ACCESS constituită, în
principal, din linia instrumente Database, linia de meniuri şi panoul de activităţi.
Linia /Bara de instrumente Database, pe lângă butoanele prezente în liniile Standard ale
altor produse MS Office, are în componenţă o serie de butoane specifice:
OfficeLinks – permite fuzionarea (Merge) sau publicarea (Publish) datelor în Word

sau analiza (Analyze) datelor folosind Excel.
Analyze - lansează unul dintre utilitarele de analiză: Alayze Table, Analyze

Performance sau Documenter.
Relationships – reprezintă grafic relaţiile existente şi permite modificarea acestora sau

crearea altora noi.
Linia de meniuri organizează meniurile ferestrelor ACCESS. Comenzile meniurilor permit:
 manipularea fişierelor bazei de date ACCESS;
 crearea şi modificarea obiectelor bazei de date;
 partajarea datelor cu alte aplicaţii;
 personalizarea mediului ACCESS.
La deschiderea sesiunii este activat, în dreapta ecranului, panoul de activităţi Task Pane care
oferă o serie de legături, ce diferă în funcţie de operaţia în curs de derulare (figura 5.4):
 Connect to Microsoft Office online – conectarea online la pagina Microsoft Office;
 Search for... - căutarea în funcţie de anumite criterii;
 Open – deschiderea unuia dintre fişierele aflate în lista ultimelor fişiere cu care s-a lucrat, sau
a unui alt fişier, căutat cu ajutorul butonului More...care deschide o fereastră Open;
 Create a new file... – crearea unui nou fişier.
Afişarea sau ascunderea panoului de activităţi se realizează din meniul View, prin comanda
Task Pane.
Figura 5.4 Task Pane Figura 5.5 Task Pane – New File
Dacă se optează pentru crearea unui nou fişier, Task Pane oferă mai multe variante (figura
5.5):
 Blank database - crearea unei baze de date „goale” care nu conţine date sau orice alte obiecte
(opţiunea cea mai des utilizată);
 From Existing File – crearea unei baze de date noi folosind structura unei baze de date
existente;
 On my computer – construirea unei baze de date dintr-un fişier şablon;
 Project using existing data şi Project using new data - proiectele ACCESS combină
interfaţa prietenoasă cu utilizatorul a programului ACCESS cu puterea unui server de baze de
date performant, cum este Microsoft SQL Server.
Proiectele ACCESS permit dezvoltarea unor noi aplicaţii client-server în următoarele situaţii
mai complexe:
 datele sunt foarte importante; nu se acceptă nici un fel de pierderi de date şi nici o
indisponibilitate temporară a datelor;
 datele vor fi folosite simultan de mai multe persoane. ACCESS admite cel mult 255 de
utilizatori, dar performanţele pot fi mult diminuate dacă utilizatorii sunt deosebit de activi;
 baza de date va avea dimensiuni foarte mari.
Configurarea sesiunii de lucru în ACCESS
Ca şi alte produse software, ACCESS permite stabilirea unor parametrii de lucru pentru
sesiunea curentă şi, eventual, a sesiunilor următoare. În acest scop se activează din meniul Tools,
comanda Options. Fereastra acestei comenzi este structurată pe numeroase cadre de pagină: View,
General, Edit/Find, International etc.
Vizăm în continuare doar cadrul de pagină General care, printre altele, permite stabilirea unui
director implicit în care vor fi salvate fişierele. Pentru exemplificare, din raţiuni lesne de înţeles, în
zona Default database folder:, s-a declarat ca director curent D:\FEAA\Anul2005-
2006\Instrumente software pentru afaceri\ISA_ZI\Capitolul 5 (figura 5.6).
Figura 5.6 Declararea unui director implicit
Închiderea sesiunii ACCESS
O sesiune de lucru ACCESS se poate închide folosind:

 Butonul Close (X) al ferestrei ACCESS;
 Comanda Exit, din meniul File.

În ambele variante este asigurată şi închiderea şi salvarea bazei de date deschisă în acel
moment.
Tipuri de obiecte în proiectele ACCESS
Un proiect ACCESS se organizează în jurul unei baze de date şi poate conţine următoarele
tipuri de obiecte:
 Tabele (Tables) – reprezintă locul în care sunt stocate datele brute ale unei baze de date;
 Interogări (Queries) – tabele care conţin răspunsuri la anumite „întrebări” despre date;
 Formulare (Forms) – componente care oferă o interfaţă de introducere şi afişare a
datelor;
 Rapoarte (Reports) – facilităţi care oferă diferite modalităţi de afişare /tipărire a datelor
conţinute în tabele;
 Pagini (Pages) – sunt asemănătoare formularelor, în plus ele pot fi afişate într-un browser
Web. Astfel, ACCESS este prima bază de date care permite transferul datelor pe un site
Web;
 Macro-uri (Macros) - sunt liste de comenzi pe care ACCESS le poate salva şi executa;
 Module (Modules) – sunt obiecte care conţin coduri de program, scrise în VBA.
Modulele oferă utilizatorilor avansaţi posibilitatea de a personaliza bazele de date şi
conţinutul acestora.
Deoarece un proiect poate conţine până la mii de astfel de obiecte, pentru a le referi uşor
ACCESS oferă două modalităţi:
 gruparea obiectelor prin crearea de subseturi ale obiectelor şi
 utilizarea scurtăturilor pentru lansarea ACCESS-ului şi deschiderea unui obiect
particular (formular, raport) direct de pe desktop.
5.2 CREAREA ŞI ACTUALIZAREA BAZELOR DE DATE ACCESS

Orice proiect de lucru cu o bază de date demarează cu crearea tabelelor din bază şi definirea
restricţiilor. Crearea tabelelor presupune declararea numelui, tipului, lungimii şi altor proprietăţi
pentru fiecare atribut.
5.2.1 Tipuri de date

În tabelele ACCESS pot fi organizate diverse tipuri de date. Pentru fiecare câmp dintr-o tabelă
trebuie stabilit un tip de dată prin care se controlează natura şi cantitatea de date ce poate fi introdusă.
Sunt disponibile următoarele tipuri de date:
 Text – este folosit pentru stocarea şirurilor de cel mult 255 de caractere alfanumerice
(litere, numere, simboluri etc.);
 Memo – este indicat pentru a stoca şiruri care depăşesc 255 de caractere, nu sunt
structurate şi /sau au un anumit caracter de confidenţialitate; conţinutul câmpurilor memo
nu este vizualizat atunci când se afişează conţinutul tabelelor;
 Number – acceptă doar date numerice (întregi sau cu zecimale), cu un număr suficient de
poziţii, pentru aproape toate datele economice. La rândul lor datele numerice pot fi
reprezentate în diferite formate: Byte, Long Integer, Single, Double, Replication ID,
Decimal;
 Date /Time General Date – este tipul de date folosit pentru a stoca data calendaristică
şi/sau timpul şi are mai multe formate: Long Date, Medium Date, Short Date, Long Time,
Medium Time, Short Time;
 Currency – este asemănător datelor numerice, cu deosebirea că acceptă doar patru digiţi
pentru partea zecimală. Este conceput pentru a evita erorile de rotunjire, astfel încât
calculele cu bani să fie precise. Şi datele de acest tip pot avea mai multe formate: General
Number, Format Euro, Currency, Fexed, Standard, Percent, Scientific;
 AutoNumber – este o variantă specială a datelor Number. Este recomandat în procedura
de stabilire a cheii primare, atunci când din structura tabelei este dificil de ales un câmp
reprezentativ. Formatele pentru AutoNumber sunt: Long Integer, Replication ID;
 Yes /No - este conceput pentru a păstra înregistrări simple On /off. Formatele pot fi: True
/False, On/Off;
 Ole Object – permite stocarea informaţiilor într-un format accesibil altor programe
(documente Word, foi de calcul Excel, imagini, fişiere cu muzică etc.)
 Hyperlink – este un tip de date text special conceput pentru a stoca hyperlink-uri către
site-uri Web sau alte resurse Internet;
 Lookup Wizard – câmp special de căutare.
Remarcăm disponibilitatea datelor de tip Lookup Wizard care sunt folosite pentru a declara
câmpuri de căutare. Majoritatea bazelor de date organizează două tipuri de tabele: cele care includ
date primare şi cele care conţin liste de valori folosite în tabele. Aceste tabele auxiliare se numesc
tabele de căutare (lookup tables) şi prezintă două avantaje: pun la dispoziţia utilizatorului opţiuni
consecvente şi simplu de utilizat şi permit validarea datelor, acceptând numai datele din tabel. Dacă
lista intrărilor posibile pentru un câmp este redusă şi are o perioadă mare de valabilitate se poate crea
un tabel de căutare bazat pe o lista de valori introduse, nu pe tabel (de exemplu, pentru câmpul stare
civilă, se poate introduce o listă de valori Căsătorit şi Necăsătorit). Dacă se optează pentru utilizarea
unui câmp cu valori posibile, este necesară crearea unui tabel de căutare înainte de a putea folosi
tabelul pentru a crea un câmp de căutare într-un alt tabel.
Fiecare tip de date poate fi personalizat prin intermediul proprietăţilor. Aceste proprietăţi se
stabilesc prin fereastra proiectantului de tabele Design View.
Observaţie: În expresii constantele de tip text sunt incluse între ghilimele (de exemplu, „FEAA”),
iar datele calendaristice sunt încadrate de semnul # (de exemplu, #12/18/2005#).
O noutate deosebită în ACCESS 2003 o reprezintă etichetele inteligente (Smart Tags) care
pot fi aplicate câmpurilor. Această facilitate este preluată din Excel care foloseşte etichete inteligente
pentru a semnaliza erorile din foile de calcul şi pentru a oferi soluţii posibile. Prin etichete inteligente
se pot accesa informaţii de pe Internet sau îndeplini anumite sarcini. În principal, aceste etichete sunt
oferite de Microsoft şi cele mai multe dintre ele sunt gratuite.
5.2.2 Crearea /construirea tabelelor

Tabelele, fiind obiecte componente ale bazelor de date, presupun, ca primă etapă, obţinerea
bazei de date din care vor face parte. Dacă se optează pentru Blank database trebuie precizate
locaţia, numele şi tipul unui astfel de fişier. Implicit, ACCESS atribuie numele md<n> şi extensia
.mdb (figura 5.7). Este recomandat ca numele fişierului să sugereze conţinutul informaţional sau
apartenenţa de o aplicaţie sau un utilizator. Exemplificările din acest capitol au ca suport baza de date
vinzări.mdb.
Locaţia în care va fi
salvată BD
Numele BD
Extensia implicită
a BD
Figura 5.7 Fereastra File New Database
Pentru crearea unui tabel ACCESS oferă trei posibilităţi (figura 5.8):
Opţiuni pentru crearea

tabelelor unei BD
Obiectele unei BD
Figura 5.8 Opţiuni pentru creare tabelelor unei Baze de date
 Create table in Design view - folosind modul de proiectare a tabelului; este cea mai
puternică şi mai flexibilă modalitate fiind specificate detaliile fiecărui câmp;
 Create table using wizard - apelând asistentul Table Wizard care precizează paşii care
trebuie urmaţi pentru construirea unor tabele obişnuite;
 Create table by entering date – introducând datele în câmpurile create de ACCESS;
această metodă este apropiată de modul de lucru în Excel.
Crearea tabelelor prin introducerea datelor
Cea mai „confortabilă” pentru începători este crearea tabelelor prin introducerea datelor. Dacă
se alege aceasta opţiune, în etapa imediat următoare se cere confirmarea salvării tabelului şi, implicit,
precizarea numelui acestuia într-o fereastră Save As. Pentru exemplificare, în baza de date Vinzări se
creează tabela Clienti (figura 5.9).
Figura 5.9 Ferastra Save As pentru tabela Clienti
În continuare, se deschide o fereastră în care coloanele, reprezentând câmpurile, au nume

predefinite de tipul Field<n>. Pe rândurile tabelului se introduc înregistrările /articolele (figura 5.10).
Figura 5.10 Fereastra Create table by entering date pentru tabela Clienţi
Figura 5.11 Comanda Rename Column
Pentru stabili nume de atribue care sugerează conţinutul este necesară redenumirea. Se
foloseşte comanda Rename Column apelată fie din meniul rapid (activat de pe antetul /header-ul
câmpului /coloanei), fie din meniul Format (figura 5.11). Intrarea în modul de editare este posibil şi
prin dublu click de mouse de pe antetul câmpului al cărui nume urmează a fi schimbat.
Crearea tabelelor folosind Table Wizard
Table Wizard este un instrument care permite crearea tabelelor prin parcurgerea unor paşi
prestabiliţi. Pentru exemplificare s-a dorit crearea tabelei CodPost_loc. Într-un prim pas sunt stabilite
câmpurile care vor constitui structura noii tabele. ACCESS oferă variate şabloane atât pentru domeniul
afacerilor (Business) cât şi cu caracter personal, după uzanţele americane. Folosind butonul Rename
Field se pot personaliza machetele pentru articole, în sensul că structurile pot fi adaptate la specificul
aplicaţiei ce se proiectează (figura 5.12).
Tipuri de şabloane
Structuri de articole
Redenumirea unui
câmp
Figura 5.12 Stabilirea câmpurilor într-o tabelă creată cu Table wizard
După stabilirea câmpurilor, în pasul următor se precizează numele sub care va fi salvată tabela
şi modalitatea în care va fi stabilită cheia primară (vezi paragraful 4.3.4), de către utilizator sau,
implicit, de către ACCESS (figurile 5.13 şi 5.14).
Numele tabelei
Stabilirea cheii primare

de către Access prin
câmpul AutoNumber
Stabilirea cheii primare

de către utilizator
Figura 5.13 Precizarea numelui şi a opţiunii pentru stabilirea cheii primare

Cheia primară stabilită

de Access
Cheia primară stabilită de

utilizator
Figura 5.14 Stabilirea cheii primare
După precizarea cheii primare se alege modul în care se va continua după crearea tabelei, fiind
disponibile opţiunile (figura 5.15):
 modificarea în Table Design;
 introducerea datelor direct în tabelă; aceasta este varianta pentru care am optat în
exemplificarea de mai jos;
 introducerea datelor în tabelă folosind un formular creat de un asistent /wizard ACCESS.
4
Opţiuni prin care se

stabileşte maniera de
lucru cu tabela, după
creare
Figura 5.15 Opţiunea de introducere a datelor direct în tabelă
Introducerea datelor în
tabelă
Figura 5.16 Introducerea datelor în tabelă

După parcurgerea acestor paşi are loc introducerea datelor în tabelă (figura 5.16).
Crearea tabelelor folosind Design View

Cea mai complexă modalitatea de obţinere a tabelelor unei baze de date o oferă Design View
în a cărui fereastră pot fi stabilite: numele câmpurilor, tipul datelor şi proprietăţile acestora, cheia
primară etc. Exemplificăm obţinerea celei de a treia tabele din baza de date vinzari.mdb.
Stabilirea cheii
primare
Figura 5.17 Stabilirea cheii primare
Primul câmp, numărul facturii, este de tip numeric şi este reprezentat în formatul Long
Integer. Acest format a fost ales ca proprietate din lista General. În plus, acest câmp a fost desemnat
cheie primară. Stabilirea acestei chei se poate realiza fie activând pictograma Primary Key din
linia cu instrumente Database, fie selectând comanda Primary Key din meniul rapid activat de pe
numele câmpului (figura 5.17). Din lista General se stabilesc proprietăţile şi pentru celelalte câmpuri
(figurile 5.18 şi 5.19).
Stabilirea formatului pentru

data calendaristică
Figura 5.18 Stabilirea formatului pentru data calendaristică

Figura 5.19 Stabilirea formatului pentru o dată numerică
După crearea tuturor tabelelor şi popularea acestora cu articole fereastra Database, pentru
baza de date vinzari este prezentată în figura 5.20. Pictogramele din linia cu instrumentele Database
permit realizarea unor operaţii specifice.
Figura 5.20 Fereastra Database pentru vinzari.mbd
Figura 5.21. Comenzi pentru adăugarea unui nou câmp

Este posibilă modificarea structurii unei tabele în sensul că pot fi adăugate şi /sau şterse
câmpuri sau pot fi modificate atributele acestora. Adăugarea unui câmp se realizează fie din meniul
Insert, fie din cel rapid, ambele selectate când prompterul este poziţionat pe câmpul la stânga căruia
se va insera unul nou (figura 5.21).
Ştergerea unuia sau mai multor câmpuri presupune selectarea şi apoi activarea comenzii
Delete fie din meniul Edit, fie din cel rapid (figura 5.22).
Figura 5.22 Comenzi pentru ştergerea unui atribut
5.2.3 Declararea restricţiilor

Paragraful 4.3 a fost consacrat tipologiei restricţiilor într-o bază de date relaţională, restricţii
care cresc gradul de încredere în baza de date prin prevenirea a o serie de erori ce pot interveni la
inserarea, modificarea sau ştergerea de linii într-o tabelă. Pentru acomodare, ilustrarea practică a o
serie de restricţii a fost făcută pe exemplul ACCESS-ului. Aşa încât sarcina noastră din acest paragraf
este destul de uşoară. Faţă de ceea ce discutam în capitolul 4, ar mai fi de adăugat că este
recomandabil ca declararea resticţiilor să fie făcută odată cu crearea tabelelor sau imediat după, în
orice caz, înaintea de preluarea vreunei înregistrări în bază. Aceasta asigură preluarea corectă a tuturor
informaţiilor în tabele.
Figura 5.23. Trei click – uri

Ca şi crearea tabelelor, declararea şi modificarea ulterioară a restricţiilor decurge cât se poate

de natural în ACCESS. După deschiderea bazei de date, sunt suficiente trei click-uri mari şi late pentru
a (re)intra în proiectantul tabelei CLIENŢI – vezi figura 5.23.
În figura 4.7 am ilustrat modul în care, setând opţiunea Required a proiectantului de tabele
pentru oricare atribut pe valoarea Yes, acelui atribut i se vor interzice valorile nule. Ca o mică
ciudăţenie a ACCESS-ului, atributele de tip cheie primară apar în macheta proiectantului de tabele ca
având proprietatea Required pe No – vezi partea stângă a figurii 4.8 – în timp ce, de fapt, nici un
atribut de tip cheie primară nu poate avea valori nule.
Legat de restricţiile de unicitate, pe lângă cele discutate în paragraful 4.3.4 şi 5.2.2 (figurile
5.13, 5.14 şi 5.17) să mai adăugăm că în ACCESS cheia primară poate fi: naturală - când valorile
atributelor care o compune se introduc de utilizator - şi artificială - când se foloseşte un câmp de tip
AutoNumber, în acest din urmă caz ACCESS introducând automat o valoare consecutivă la inserarea
unei înregistrări (1 pentru prima înregistrare, 2 pentru a doua înregistrare s.a.m.d.). ACCESS-ul crează
indecşi pentru fiecare tip de cheie primară sau alternativă, acesta fiind motivul pentru care la aceste
tipuri de atribute proprietatea Indexed este setată pe Yes (No Duplicates). Dacă o cheie primară este
compusă, pentru fiecare atribut component se alege simbolul cheii primare din linia de instrumente.
În privinţa restricţiei referenţiale, se cuvin câteva detalii faţă de ceea ce a fost discutat în
paragraful 4.3.5. Figura 4.12 ilustrează modul în care se stabilesc relaţiile (legăturile) referenţiale între
tabele (vizualizare realizată prin folosirea opţiunii Relationship din linia de instrumente). De
fapt, ceea ce afişează figura reprezintă aşa numitele legăturile permanente dintre tabele. Regulile
pentru păstrarea integrităţii referenţiale se stabilesc în fereastra Edit Relationships (figura 5.24)
activată prin dublu click de pe oricare legătură permanentă din fereastra Relationships (figura 4.12).
Opţiuni pentru
Integritatea
referenţială
Figura 5.24 Fereastra Edit Relationships
Practic, restricţia de integritate referenţială se instituie abia la marcarea opţiunii Enforce

Referential Integrity, ACCESS-ul restricţionând adăugarea, modificarea şi /sau ştergerea în tabelele
părinte şi copil astfel:
 nu se permite modificarea valorii cheii primare din tabela părinte dacă există în tabela copil
măcar o înregistrare cu care este în legătură;
 nu poate fi introdusă nici o valoare a unei chei străine dacă respectiva valoare nu există deja ca
şi cheie primară în tabela părinte.
Dacă se alege opţiunea Cascade Update Related Fields orice modificare a unei chei primare în
tabela părinte va atrage modificarea în cascadă a tuturor cheilor străine în înregistrările copil, iar
bifând opţiunea Cascade Delete Related Records la ştergerea unei înregistrări din tabela părinte se
vor elimina automat toate înregistrările copil.
Din fereastra Database pot fi realizate diverse operaţii cu tabelele şi înregistrările încărcate în
acestea. Pentru a vizualiza conţinutul unei tabele este suficient un dublu click de mouse de pe numele
tabelei. La afişare unele tabele au în stânga o coloană în care apare semnul plus (+) sau spaţiu. Semnul
plus în dreptul unei înregistrări semnifică faptul că aceasta este legată prin chei străine de înregistrări
aflate în alte tabele. Click pe semnul plus determină schimbarea în semnul minus (-) şi afişarea
înregistrărilor „înrudite” (copil) într-o subfoaie de date (figura 5.25).
Semnul +
înregistrarea are cel
puţin o înregistrare
“înrudită” într-o altă
tabelă
Semnul - sunt afişate

înregistrările
“înrudite”
Figura 5.25 Afişarea înregistrărilor din tabela copil
Pentru a vedea toate înregistrările subordonate articolelor dintr-o tabelă părinte se poate lansa
comanda Subdatasheet din meniul Format (figura 5.26).
Figura 5.26 Expandarea articolelor subordonate
La capitolul (de fapt, paragraful) restricţii utilizator de tipul regulilor la nivel de atribut (figura
4.10) am rămas datori cu expresia de la Validation Rule a atributului NumeClient din tabela CLIENŢI:
StrComp(UCase([NumeClient]),[NumeClient],0)=0. Exotismul expresiei ţine nu atât de folosirea
funcţiei UCase care converteşte toate literele din valoarea argumentului (atributul NumeClient, în cazul
nostru) în majuscule, cât de funcţia StrComp, prin care, în formatul prezentat se compară două şiruri
de caractere, dintre care unul (cel din dreapta) este valoarea atributului, iar celălalt aceeaşi valoare, dar
scrisă cu majuscule. Dacă cele două şiruri diferă câtuşi de puţin, rezultatul evaluării expresiei este
False, iar modificarea atributului (sau inserarea liniei) este respinsă. Practic, regula acceptă numai
valori în care literele sunt exclusiv majuscule.
Bănuind că explicaţia n-a fost suficientă, vă supunem atenţiei regula de validare a atributului
Adresa prin care prima literă din valoarea oricărei adrese va fi majusculă, restul valorii fiind lăsat la
latitudinea utilizatorului: StrComp(Left(UCase([Adresa]),1),Left([Adresa],1),0)=0. Funcţia LEFT
extrage primele n caractere de la stânga valorii argumentului.
Orice regulă la nivel de înregistrare, aşa cum a fost cea pentru tabela FACTURI prezentată în
figura 4.11, se poate introduce în proiectantul de tabelă apelând opţiunea Properties din linia de
instrumente (simbolul acestei opţiuni în linia de instrumente este chiar cel al ferestrei Table Properties
din figură).
5.2.4 Inserări, modificări şi ştergeri de înregistrări

Dacă în alte SGBD-uri am putea cheltui zeci de pagini explicând de zor ce butoane, comenzi,
opţiuni trebuie apelate pentru inserări, poziţionarea pe înregistrări, modificări, ştergeri, în Access
putem să expediem subiectul în câteva propoziţii, bazându-ne pe experienţa din... Excel. Afişarea
înregistrărilor unei tabele existente în baza de date se face de manieră similară modificării structurii,
numai că în loc de opţiunea Design se alege Open – vezi partea stânga sus a figurii 5.27. Pentru
inserarea unei înregistrări din meniul Insert se alege chiar prima comandă, New Record (vezi stânga
jos a figurii), iar pentru ştergere, în maniera din Excel se selectează linia sau liniile de şters (click pe
“antetul” liniei, iar apoi din meniul Edit se alege Delete Record. Modificarea valorilor se face direct,
prin poziţionarea în linia şi coloana dorită şi operarea modificărilor dorite.
Figura 5.27 Editarea datelor dintr-o tabelă

Atunci când numărul de linii dintr-o tabelă este imens, iar datele trebuie modificate după
criterii riguroase, este necesară recurgerea la interogări pe care le vom discuta în paragraful 5.4 şi
capitolul 6.
5.3 FORMULARE ACCESS
Un formular reprezintă un instrument pus la dispoziţia utilizatorului în scopul uşurării

operaţiilor de accesare şi actualizare a datelor stocate în tabelele unei bazei de date. Trebuie reţinut
faptul că un formular este legat la o structură de date de tip tabelă sau cursor (query) obţinut în urma
unei interogări. Prin intermediul formularului se asigură o vedere organizată şi formatată asupra unei
părţi sau asupra tuturor câmpurilor din una sau mai multe tabele.
În cadrul unui formular deosebim cinci secţiuni de lucru, şi anume:
1. Antetul de formular (Form Header);
2. Antetul de pagină (Page Header);
3. Zona de detalii (Detail);
4. Subsolul de pagină (Page Footer);
5. Subsolul de formular (Form Footer).
Din cele cinci secţiuni este obligatorie doar zona de detalii, deoarece prin intermediul ei se
atinge scopul pentru care a fost conceput un asemenea instrument. Antetele de formular şi de pagină,
precum şi subsolurile aferente, sunt „aduse” pe ecran prin opţiunile Form Header /Footer şi Page
Header/Footer din meniul View.
În ACCESS, formularele pot fi construite în trei moduri:
 Crearea rapidă a unui formular prin utilizarea facilităţii AutoForm (Columnar, Tabular,
Datasheet, PivotTable sau PivotChart). De obicei se utilizează varianta organizării
datelor sub forma unei coloane. Dacă se alege Tabular, formularul va cuprinde un număr
mai mare de înregistrări în zona de detaliu, ceea ce va semăna cu o tabelă.
 Apelarea la asistent/vrăjitor (Form Wizard). Utilizatorul va construi formularul, pas cu
pas, sub îndrumarea asistentului, singura sarcină a acestuia fiind să răspundă la întrebări
prin selecţia unei variante din mai multe posibile;
 Utilizarea ferestrei de proiectare (Design View). În acest mod de lucru, formularul este
creat de către utilizatori avansaţi.
În prima etapă, pentru oricare variantă am opta din cele trei, trebuie să selectăm din proiectantul
bazei de date, de sub Object opţiunea Forms, după care să activăm butonul New, ca în figura 5.28.
1 2
Figura 5.28. Lansarea în execuţie a generatorului de formulare
Urmare a acţiunii 2 din figura precedentă se va activa fereastra New Form (figura 5.29), în
care va trebui să selectăm varianta de lucru pentru organizarea câmpurilor (1) şi tabela de legătură (2)
aşa cum se prezintă în figura 5.29.
Figura 5.29. Fereastră de selecţie a modului de organizare a datelor şi a tabelei de lucru
Vom parcurge în cele ce urmează variantele de lucru cu asistentul /vrăjitorul şi cea cu

AutoForm Columnar.
1. Utilizarea facilităţii AutoForm în generarea de formulare
Ne propunem pentru tabela CLIENTI să generăm formularul cu acelaşi nume. În acest sens,
vom da click pe AutoForm: Columnar (1), după care vom da click pe săgeata rubricii (Combo Box)
din dreptul Choose the table … (2) de unde vom selecta tabela CLIENTI (3).
După selecţia tabelei CLIENTI vom activa butonul Ok moment în care se va genera automat
formularul corespunzător tabelei noastre (figura 5.30).
6
5
4
2 3
Figura 5.30. Formularul generat automat pentru tabela CLIENTI
Din figura precedentă observăm:

1. Titlul ferestrei este clienti, ca şi numele tabelei;
2. Suntem poziţionaţi pe prima înregistrare din tabela CLIENTI;
3. Pe ultimul rând dispunem de un set de butoane de navigare de la o înregistrare la alta;
4. Cheia primară a tabelei este marcată prin săgeata în dreptul codului client;
5. Putem modifica foarte uşor, chiar prea uşor, valorile oricărui câmp cu respectarea
restricţiilor de integritate referenţială declarate deja;
6. Putem realiza operaţii de sortare, filtrare, căutare, ştergere ( ) şi adăugare ( ) din
butoanele din linia de instrumente. Adăugarea este posibilă şi din butoanele de navigare cu
acelaşi buton .
După crearea formularului de mai sus este necesar să-l salvăm cu un nume, în cazul nostru îi
vom da numele Clienti. Acest lucru se realizează prin activarea opţiunii Save din meniul File sau
direct click pe discheta. Rezultatul va fi apariţia ferestrei de salvare a formularului cu un nume
recomandat de ACCESS, în cazul nostru clienti. Dacă dorim să păstrăm numele, nu ne rămâne decât
să dăm click pe butonul Ok. În caz că dorim să schimbăm numele, vom introduce numele nou şi vom
da Ok (figura 5.31).
Figura 5.31 Salvarea formularului
În urma operaţiei de salvare va apare în proiectantul bazei de date pentru formulare noul
formular creat, cu numele clienti.
2. Utilizarea asistentului în generarea de formulare
Continuăm crearea unui formular pentru tabela CODPOST_LOC, dar prin apelarea
asistentului în generarea de formulare. În figura 5.32. avem marcate etapele necesare lansării
asistentului.
3
2
1
Figura 5.32 Lansarea generatorului de formulare prin asistentul specializat
După activarea butonului Ok (5) vom intra în fereastra din figura de mai jos, din care va
trebui să selectăm câmpurile care să fie trimise în formular. În cazul nostru vom trimite toate
câmpurile, ceea ce înseamnă că vom da click pe butonul >>, apoi Next.
Figura 5.33. Fereastra de selectare a câmpurilor din tabela CODPOST_LOC
După activarea butonului Next vom intra în fereastra de organizare a datelor, din care vom
selecta butonul radio Columnar şi Next, ceea ce va face trecerea în fereastra de stabilire a stilului, din
care vom selecta Standard şi Next (figura 5.34).
Figura 5.34 Selecţia modului de organizare a datelor şi a stilului

După selectarea stilului se va solicita ataşarea unui nume pentru formular. În cazul nostru îi vom
da numele Coduri şi vom activa butonul Finish (figura 5.35).
Figura 5.35 Salvarea şi afişarea formularului
Utilizarea unui formular se realizează direct din proiectantul bazei de date prin dublu click pe
numele acestuia sau cu selectare Form, selectare nume formular şi activarea butonului Open. Dacă ne
propunem să utilizăm formularul Coduri, astfel (figura 3.36):
a. selectăm Form;
b. selectăm Coduri;
c. activăm butonul Open.
Figura 5.36 Lansarea în execuţie a unui formular
În cazul în care se doreşte adăugarea unei înregistrări se activează butonul din zona
butoanelor de defilare sau din liniile de instrumente, ceea ce va determina golirea formularului, cu
posibilitatea completării datelor despre altă localitate (figura 5.37).
Figura 5.37 Adăugarea unei înregistrări

Modificarea unei înregistrări cu ajutorul formularului Coduri se realizează în două etape:

a. căutarea articolului de modificat;
b. efectuarea modificării direct în formular.
În mod similar modificării se realizează şi ştergerea unei înregistrări cu ajutorul formularului,
cu precizarea că se dă click pe butonul :
a. căutarea articolului de modificat;
b. efectuarea ştergerii direct în formular.
5.4 OBŢINEREA DE INFORMAŢII DIN BAZA DE DATE ÎN ACCESS
ACCESS-ul a fost, încă din tinereţea sa, un reper în materie de facilităţi de obţinere a
informaţiilor dintr-o bază de date relaţională, printr-un mecanism simplu de creare a interogărilor.
Vis-a-vis de terminologie, în engleză, verbul care desemnează explorarea bazei de date pentru a obţine
informaţiile necesare este to query pe care-l traducem prin a interoga. Chiar dacă la noi interogatoriul
ne duce cu gândul mai degrabă la beciurile securităţii şi bătăile crunte aplicate duşmanilor poporului,
sensul interogării unei baze de date este de a o investiga pentru a “stoarce” informaţii. Astfel încât, în
cele ce urmează ne vom transforma în storcători de informaţii, este drept, fără bastoane de cauciuc,
reflectoare în ochi şi pumni la ficat.
Figura 5.38 Proiectantul de interogări
Într-un proiect ACCESS, la loc de cinste între obiecte, imediat după tabele (Tables) apar
interogările (Queries). Selectarea acestora, click-ul de rigoare pe butonul New şi apoi a opţiunii Design
View determină afişarea pe ecran a “proiectantului” de interogări, un cadru foarte versatil prin care
putem formula o cerinţă informaţională (figura 5.38).
Partea de sus a ecranului (în spatele ferestrei de alegere a tabelelor) serveşte la afişarea
tabelelor implicate în interogare, precum şi a legăturilor (restricţiilor referenţiale) dintre ele. În cadrul
propriu zis, fiecare coloană corespunde unei coloane din lista ce se doreşte a fi obţinută, informaţiile
specificate fiind: numele atributului (Field), tabela în care se află acesta (Table), dacă valorile
atributului vor fi ordonate crescător sau descrescător (Sort) în listă, dacă respectiva coloană va fi
afişată în listă sau serveşte doar la precizarea filtrului de selecţie a înregistrărilor (Show) şi condiţiile
pe care trebuie să le îndeplinească înregistrările (liniile) pentru a fi incluse în raport, altfel spus,
condiţia a filtrate a liniilor în rezultat (Criteria).
Ar mai trebui spus că putem include în rezultat nu numai atribute din tabele, ci şi expresii de
atribute, după cum vom vedea imediat.
5.4.1 Informaţii obţinute dintr-o singură tabelă

Ne propunem să obţinem din tabela FACTURI o listă (situaţie) de genul celei din figura 5.39.
Comparând cu liniile tabelei FACTURI din finalul capitolului 4 observăm că în rezultat sunt incluse
numai facturile emise după 20 iunie 2005, iar situaţia obţinută prezintă o coloană inexistentă în tabela
FACTURI, şi anume ValoareFărăTVA.
Figura 5.39 Facturile (inclusiv valoarea fără TVA) emise după 20 iunie 2005
Pornind de la ceea ce dorim să obţinem, să vedem cum se construieşte macheta interogării.

Figura 5.40 încearcă (fără succes) să lămurească lucrurile. În partea de sus tronează singura tabelă
necesară obţinerii rezultatului – FACTURI. Partea interesantă este însă în partea de jos a figurii.
Figura 5.40 Macheta interogării pentru obţinerea listei din figura 5.39
Mai întâi, în linia Criteria a coloanei Data este formulat criteriu de filtrare a liniilor din
rezultat: > #6/20/2005#. Este modalitatea de a indica faptul că valorile de pe coloana Data trebuie să
fie mai mari decât 20 iunie 2005. Dar cel mai captivant este ceea ce se petrece pe a treia coloană a
machetei. În prima fază pe linia Field se introduce expresia ValoareTotala – TVAColectata. Apoi se
face un click discret pe butonul Properties (pasul 2) şi se obţine pe ecran modesta fereastră Field
Properties. Aici vom indica formatul de afişare – fix (Format...Fixed) cu două zecimale (Decimal
Places...2), precum şi numele coloanei calculate (Caption...ValoareFaraTVA). Simplu, nu ? (vă
aşteptăm cu drag la restanţe !).
Se salvează macheta (celebra pictogramă a dischetei din figura de mai sus) sub numele
Facturi_dupa_20iunie2005, o imagine izbitor de asemănătoare figurii 5.39 fiind obţinută după click-ul
de rigoare pe butonul View din stânga-sus-ul ferestrei interogării.
5.4.2 Informaţii obţinute din două sau mai multe tabele

Prinzând un pic de curaj după încercarea din paragraful precedent, ne apropiem simţitor de
majoritatea situaţiilor reale, în care informaţiile necesare, precum şi condiţiile pe care trebuie să le
îndeplinească acestea, se găsesc nu într-o singură tabelă, ci în două sau chiar mai multe. Interogarea
din figura 5.41 – botezată Fac_dupa20iunie2005v2 (adică versiunea a doua a facturilor emise după 20
iunie 2005) – beneficiază de serviciile tuturor celor trei tabele. Întrucât în primele paragrafe ale
capitolului au fost declarate restricţiile referenţiale, pe măsura adăugării tabelelor în interogare,
ACCESS-ul indică şi legăturile dintre ele.
Figura 5.41. Interogare ce foloseşte trei tabele, două condiţii de filtrare şi ordonare
Spre deosebire de interogarea precedentă, între coloanele Data şi ValoareFărăTVA au fost

introduse două coloane, NumeClient (corespunzător atributului cu acelaşi nume din tabela CLIENŢI) şi
Localitate (ce conţine valorile atributului corespunzător din tabela CODPOST_LOC). Condiţia de
filtrare a liniilor din rezultat priveşte două atribute. În afara datei, ce trebuie să fie, în continuare, după
20 iunie 2005, facturile trebuie să fi fost emise unor clienţi din localitatea Iaşi. Pentru aceasta, pe linia
Criteria, în dreptul coloanei Localitate este specificat “Iasi”.
În plus, s-a dorit şi ordonarea crescătoare a liniilor din rezultat după valorile atributului
NumeClient. Vă lăsăm pe dvs. să vizualizaţi rezultatul acestei interogări.
5.4.3 Prelucrări /grupări /sintetizări

Partea cea mai interesantă a interogărilor, în ACCESS sau orice alt SGBD, ţine de prelucrarea
datelor numerice. Astfel, cei de la compartimentul Vânzări (de obicei, acum i se spune Marketing,
deoarece sună mult mai bine) pot fi cât se poate de interesaţi să afle valorile vânzărilor pe zile
calendaristice, pe un interval la alegere. Probabil dialogul ar putea suna aşa: “Aş fi interesat(ă) de
evoluţia zilnică a vânzărilor în perioada 18-24 iunie 2005”, iar după un timp situaţia cerută ar fi
similară, numai că s-ar referi la intervalul 25-30 iunie 2005.
În tabela FACTURI fiecare linie se referă la o factură, aşa încât, pentru onorarea solicitării
colegilor de la compartimentul Marketing este necesară gruparea pe zile a facturilor şi însumarea,
pentru fiecare zi, a celor trei mărimi: valoarea fără TVA, TVA colectată şi valoarea totală a facturilor
din ziua respectivă. Iată cum rezolvăm problema – vezi figura 5.42.
Figura 5.42. Filtru generalizat, plus o grupare după dată
Pentru declararea modalităţii de grupare trebuie mai întâi folosit simbolul de însumare din
linia de instrumente a interogării. Ca urmare, în machetă, între liniile Table şi Sort apare linia Total.
Pe această linie, pentru coloanele TVAColectată şi ValoareTotală este suficientă selectarea opţiunii
Sum, în timp ce pentru valoarea fără TVA trebuie selectată opţiunea Expression, deoarece valoarea sa
se determină prin diferenţa dintre celelalte două (vezi în linia Fields expresia ValFaraTVA:
SUM(ValoareTotala – TVAColectata)).
Un alt artificiu care face o impresie bună este noul criteriu prin care utilizatorul poate indica în
momentul vizualizării rezultatelor interogării intervalul de vizualizare, adică data iniţială şi data finală
a acestuia: BETWEEN [Data Initiala:] AND [Data finala:]. La vizualizare (click pe simbolul View
din stânga liniei de instrumente a interogării) pe ecran apare o fereastră minusculă, ca în figura 5.43,
urmată de o alta, le fel de minusculă, în care se solicită data finală şi numai după aceea se afişează
rezultatul cu liniile ce desemnează zilele din intervalul specificat în care există măcar o factură.
Figura 5.43. Solicitarea valorii primului parametru de intrare (data iniţială a intervalului)
Cam atât deocamdată. Ne revedem cu interogările în capitolul 6.
5.5 CONSTRUIREA ŞI UTILIZAREA RAPOARTELOR

Informaţiile din domeniul economic sunt prezentate, cel mai adesea, prin intermediul
rapoartelor. Raportul reprezintă un ansamblu de informaţii conforme cu cerinţele utilizatorilor,
construit pe baza datelor din tabele. Rapoartele pot fi afişate pe ecran sau tipărite la imprimantă,
majoritatea lor având formă tabelară.
La proiectarea şi construirea rapoartelor în format tabelar se vor lua în considerare cinci secţiuni
principale, la care mai pot fi adăugate altele două, dacă se doreşte gruparea datelor. Aceste secţiuni,
prezentate în structura raportului din figura 5.48, sunt (redăm şi denumirea lor în limba engleză, pentru
o mai bună recunoaştere a lor în generatoarele de rapoarte):
 Antetul şi sfârşitul (subsolul) raportului (Report Header şi Report Footer). Antetul raportului
conţine elementele care vor apare o singură dată, la începutul raportului. Aici se includ, de obicei,
titlul raportului, data obţinerii şi numele destinatarului. În secţiunea de sfârşit (subsol) se prevăd
elementele care vor apare o singură dată în raport, la sfârşitul acestuia. Aici se pot include totalurile
generale pentru câmpurile numerice şi numele persoanelor care au generat şi certificat raportul
respectiv.
 Antetul şi sfârşitul paginii (Page Header şi Page Footer). În aceste secţiuni vor fi incluse acele
elemente ale raportului care vor apare o singură dată pe fiecare pagină, la începutul sau la sfârşitul
ei. De regulă, numele coloanelor sunt prevăzute în antetul paginii astfel încât ele să fie afişate la
începutul fiecărei pagini. Totalurile la nivel de pagină, dacă sunt necesare, trebuie incluse în
secţiunea de sfârşit (subsol) a paginii. Numărul paginii poate apare în oricare din cele două
secţiuni.
 Secţiunea de detaliu (Detail). Este secţiunea principală a oricărui raport şi conţine valorile
câmpurilor din baza de date şi a expresiilor calculate ce vor forma o linie cu date. Pentru fiecare
înregistrare prelucrată din baza de date se va crea câte o linie în raport.
 Antetul şi sfârşitul grupului (Group Header şi Group Footer). Aceste două secţiuni apar în
rapoarte numai atunci când se doreşte gruparea datelor. În exemplul din figura 5.48, vânzările sunt
grupate pe clienţi, iar codul clientului reprezintă câmpul de control, adică acela după valorile căruia
se va face gruparea. Elementele incluse în aceste secţiuni vor apare o singură dată pentru fiecare
grup de date, deasupra primei linii cu date din grup, respectiv sub ultima linie. În antetul grupului
se includ, de regulă, datele de identificare ale grupului adică, în exemplul nostru, codul şi numele
clientului. În secţiunea de sfârşit se pot afişa totaluri sau rezultatele altor operaţiuni de agregare la
nivelul grupului, precum numărul elementelor, valoarea medie, valoarea minimă şi valoarea
maximă pentru câmpurile numerice.
În ACCESS, rapoartele pot fi construite în trei moduri:
 Crearea rapidă a unui raport pe baza unei singure tabele sau interogări, prin utilizarea facilităţii
AutoReport (Columnar sau Tabular). Utilizatorul trebuie doar să specifice tabela din care se vor
extrage datele, iar raportul va fi generat şi afişat pe ecran imediat. Dacă se optează pentru
Columnar, raportul obţinut va fi de tip coloană, adică datele unei linii din tabelă vor fi aranjate pe
o singură coloană. Dacă se alege Tabular, raportul generat va fi de tip tabel, rezervându-se câte o
coloană pentru fiecare câmp din tabelă.
 Apelarea la vrăjitor (Report Wizard). Utilizatorul va construi raportul, pas cu pas, sub
îndrumarea vrăjitorului, rolul său constând în furnizarea de răspunsuri la anumite întrebări, care
privesc sursa datelor (tabelele şi/sau interogările), câmpurile de date care vor fi reţinute în raport,
modul de grupare şi ordonare a datelor, formatul şi titlul raportului. Spre deosebire de cazul
anterior, acum pot fi create rapoarte pe baza mai multor tabele şi/sau interogări.
 Utilizarea ferestrei de proiectare (Design View). În acest mod de lucru, rapoartele vor fi create
fără ajutorul vrăjitorului. În schimb, utilizatorul va avea posibilitatea să creeze rapoarte mai
complexe, pe care să le personalizeze conform cerinţelor sale. Ca şi în primul caz, raportul poate
conţine date dintr-o singură tabelă sau interogare.
Pentru crearea unui raport, indiferent de modalitatea dorită, se selectează opţiunea Reports din
fereastra bazei de date şi apoi butonul New din linia de instrumente, situată în partea superioară a
ecranului. În urma acestei acţiuni se afişează fereastra de dialog din figura 5.44.
Figura 5.44 Fereastra de dialog pentru alegerea modalităţii de realizare a unui raport
În continuare vom descrie numai ultimul mod de lucru, întrucât acesta ne permite realizarea de
rapoarte complexe şi personalizate.
Ne propunem să construim un raport privind situaţia vânzărilor după 20 iunie 2005, pe
categorii de clienţi. Cerinţele raportului sunt următoarele:
 vor fi incluse următoarele informaţii: codul şi numele clientului, numărul şi data facturii,
valoarea totală şi valoarea TVA;
 datele vor fi grupate pe clienţi (după codul clientului), iar pentru fiecare client se va calcula
şi afişa valoarea totală a facturilor şi valoare totală TVA;
 datele vor fi ordonate după numărul facturii;
 se vor include totaluri pentru coloanele valoare totală şi valoare TVA, atât pentru fiecare
client, cât şi la sfârşitul raportului.
Etapele de creare a raportului sunt următoarele:
1. Crearea interogării pentru extragerea datelor necesare raportului din tabele. Aşa cum
spuneam anterior, în fereastra de proiectare pot fi construite rapoarte pe baza unei singure tabele sau
interogări. Întrucât raportul solicită date din două tabele, CLIENTI şi FACTURI, va trebui să creăm o
interogare care să extragă datele din cele două tabele. La construirea raportului se vor folosi datele
extrase prin interogarea FAC_DUPA20IUNIE2005V2, creată anterior, în paragraful destinat
interogării bazei de date.
2. Deschiderea ferestrei pentru construirea raportului. În acest sens, se activează fereastra
de dialog New Report, prezentată anterior în figura 5.44. Se selectează opţiunea Design View după
care, din căsuţa combinată (combo box) situată mai jos se alege interogarea
FAC_DUPA20IUNIE2005V2. După apăsarea butonului OK, se deschide fereastra pentru construire a
rapoartelor, prezentată în fig. 5.45.
Figura 5.45 Fereastra pentru construirea rapoartelor
În cadrul ferestrei se poate observa pagina raportului care, pentru început, este goală, linia de
instrumente şi o mică fereastră ce conţine lista câmpurilor tabelei sau interogării selectate anterior. Se
observă că pagina conţine numai trei din cele cinci secţiuni ale unui raport. Pentru adăugarea celorlalte
două, Report Header şi Report Footer, se va accesa meniul View şi se va selecta opţiunea Report
Header/Footer.
3. Adăugarea obiectelor în cele cinci secţiuni ale raportului. Pentru includerea obiectelor în
raport se utilizează de instrumente, în aceeaşi manieră ca la construirea formularelor. În acest sens, vor
fi utilizate următoarele butoane:
 etichetă , pentru specificarea de constante, respectiv pentru specificarea titlului
raportului, denumirii coloanelor sau a altor texte cu rol explicativ;
 căsuţă de text , pentru specificarea de variabile, respectiv pentru adăugarea câmpurilor
de date şi a expresiilor de calcul ale căror valori vor fi afişate la vizualizarea /tipărirea
raportului.
 linie şi dreptunghi , pentru trasarea liniilor şi chenarelor necesare pentru
înfrumuseţarea raportului;
 săgeată , atunci când dorim selectarea unui obiect din raport.
Pentru adăugarea unui text, se selectează butonul etichetă, se poziţionează mouse-ul în poziţia
din care dorim să înceapă textul şi se dă clic, după care se introduce textul. Pentru a continua textul pe
linia următoare, dar în aceeaşi căsuţă, se foloseşte combinaţia de taste CTRL+ENTER.
Mai întâi se completează antetul raportului (Report header), în care se include data afişării sau
tipăririi, şi antetul paginii (Page header). Pentru includerea datei curente se adaugă o căsuţă de text
care va avea ca expresie de calcul funcţia DATE(). Specificarea expresiei de calcul se face astfel: se
selectează căsuţa, se apasă butonul dreapta al mouse-ului şi se alege opţiunea Properties din meniul
afişat. Efectul acestei acţiuni constă în afişarea ferestrei cu proprietăţi, prezentată în figura 5.46.a). În
această fereastră se alege proprietatea Control Source şi se apasă butonul „trei puncte”, din dreapta,
pentru deschiderea ferestrei Expression Builder (construirea expresiilor de calcul). În figura 5.46.b) se
poate vedea conţinutul acestei ferestre şi modul în care a fost introdusă expresia DATE(). Expresia de
calcul poate fi introdusă şi de la tastatură, direct în căsuţa de editare. Se revine în pagina raportului
prin apăsarea butonului OK şi închiderea ferestrei cu proprietăţi.
a) Fereastra cu proprietăţi b) Fereastra pentru introducerea expresiilor de calcul

Figura 5.46 Ferestrele pentru introducerea expresiilor de calcul
Pasul următor vizează introducerea câmpurilor număr factură, data factură, valoare totală şi
valoare TVA în secţiunea de detaliu (Detail). În acest sens, din lista câmpurilor se trag, pe rând, cele
patru câmpuri în locul dorit. Eticheta adăugată automat pentru fiecare câmp introdus în raport poate fi
ştearsă deoarece rolul explicativ îl îndeplineşte numele coloanei în care acesta este plasat. Dedesubtul
celor patru câmpuri se trasează o linie pentru a delimita rândurile cu date în momentul vizualizării
/tipăririi raportului.
În subsolul paginii (Page Footer) se vor introduce numărul paginii curente şi numărul total de
pagini din raport. Se va adăuga o căsuţă de text, urmându-se paşii descrişi anterior pentru data curentă,
a cărei expresie va avea forma:
= „Pagina” & [Page] & „ din ” & [Pages].
Variabila [Page] livrează numărul paginii curente, iar variabila [Pages] numărul total de
pagini. Operatorul & este utilizat pentru adunarea şirurilor de caractere.
În subsolul raportului (secţiunea Report Footer) se adaugă o linie pentru totalul general, în
care vor fi însumate valoarea facturilor şi valoarea TVA. Cele două formule de calcul se introduc tot
prin intermediul căsuţelor de text şi vor avea forma:
= SUM ([ValoareTotală])
= SUM ([TVAColectata])
ValoareTotala şi TVAColectata sunt câmpurile din rezultatul interogării pentru valoarea totală a
unei facturi şi valoarea TVA aferentă.
4. Gruparea şi ordonarea datelor. Liniile din raport pot fi ordonate sau grupate în funcţie de
mai multe criterii, iar pentru fiecare grup de date se pot introduce în raport alte două secţiuni: antetul şi
subsolul grupului. Cele două operaţiuni sunt realizate din fereastra Sorting and Grouping. Deschiderea
ei se face prin selectarea opţiunii Sorting and Grouping din meniul View sau prin apăsarea butonului
din linia cu instrumente, situată deasupra ferestrei de construire a raportului.
Fereastra (prezentată în figura 5.47) conţine un grid (tabel), format din două coloane, Field
/Expression şi Sort Order, şi un grup de proprietăţi pentru definirea grupurilor de date, în partea sa
inferioară. Coloana Field /Expression este utilizată pentru specificarea câmpurilor sau expresiilor după
care se face gruparea şi /sau ordonarea datelor în raport. În raportul nostru datele trebuie grupate după
codul clientului şi ordonate după numărul facturii. De aceea, vom selecta în prima linie câmpul
CodClient, iar în cea de-a doua Nrfact. Această coloană poate conţine cel mult zece nume de câmpuri şi
/sau expresii, adică pot fi utilizate cel mult zece criterii de grupare şi sortare.
Figura 5.47 Fereastra Sorting and Grouping
Coloana Sort Order permite alegerea ordinii crescătoare (Ascending) sau descrescătoare
(Descending) pentru câmpul sau expresia din linia respectivă. În momentul completării coloanei
Field/Expression, în coloana Sort Order va fi atribuită implicit valoarea Ascending. Dacă se doreşte
modificarea ordinii de sortare pentru un anumit câmp sau expresie, atunci se selectează printr-un clic
elementul respectiv, după care în coloana Sort Order se alege valoarea Descending.
În cazul în care pentru un câmp sau o expresie se doreşte nu doar sortarea datelor, ci şi
gruparea lor, atunci se selectează elementul respectiv şi se vor configura proprietăţile din jumătatea
inferioară a ferestrei Sorting and Grouping. Aceste proprietăţi au următoarele semnificaţii:
 Group Header prezintă două valori posibile Yes /No. Dacă se alege valoarea Yes, atunci pentru
câmpul sau expresia selectată din coloana Field /Expression se adaugă în raport o secţiune nouă
pentru antetul grupului. Valoarea implicită este No, adică nu se creează automat o secţiune pentru
antetul grupului.
 Group Footer este asemănătoare cu proprietatea anterioară, numai că se referă la secţiunea de
sfârşit (subsol) a grupului respectiv. Pentru includerea ei în raport se va alege valoarea Yes.
 Group On stabileşte modul de grupare a valorilor câmpului selectat. Valorile posibile depind de
tipul câmpului sau expresiei de grupare (text, numeric sau dată calendaristică). De exemplu, dacă
s-a ales data facturii drept câmp de grupare, atunci prin această proprietate se va stabili dacă datele
vor fi grupate pe fiecare valoare distinctă (se alege valoarea Each Value), pe fiecare an (Year),
lună (Month), săptămână (Week) s.a.m.d.
 Group Interval specifică un interval sau un număr de caractere pe care se bazează gruparea
liniilor din raport. În cazul unui câmp de grupare de tip Date/Time, stabilirea valorii 12 semnifică
gruparea liniilor care aparţin aceleiaşi jumătăţi de zi, dacă pentru proprietatea Group On a fost
stabilită valoarea Hour.
 Keep together se referă la modul de tipărire a liniilor raportului care fac parte din acelaşi grup.
Pentru această proprietate există trei valori posibile: No – permite tipărirea liniilor dintr-un grup şi
pe pagina următoare, dacă s-a ajuns la sfârşitul paginii; Whole group (Grupul întreg) – are ca efect
tipărirea tuturor secţiunilor grupului (antetul, detaliile şi subsolul) pe o singură pagină, dacă este
posibil; With First Detail (Cu prima linie de detaliu) – antetul grupului va fi tipărit pe aceeaşi
pagină cu prima linie a secţiunii de detaliu.
După adăugarea tuturor câmpurilor şi expresiilor de ordonare şi grupare şi configurarea
proprietăţilor de grupare, se închide fereastra Sorting and Grouping şi se trece la completarea
secţiunilor nou introduse în pagina raportului. Cerinţele raportului ales de noi ca exemplu impun
crearea unui grup de date, în funcţie de codul clientului. În secţiunea de antet se introduc codul şi
numele clientului, iar în cea de subsol se adaugă sumele calculate pentru valoarea facturilor şi valoarea
TVA, în maniera descrisă pentru secţiunea Report Footer.
Figura 5.48 Fereastra pentru construirea raportului exemplificat
Forma finală a raportului privind vânzările pe clienţi, cu toate obiectele incluse, este
prezentată în figura 5.48. Acum se salvează raportul (este recomandabil să salvaţi mai des, fără a
aştepta să finalizaţi construirea raportului), după care se face vizualizarea acestuia, prin selectarea
opţiunii Print Preview din meniul View sau prin apăsarea butonului din linia cu instrumente. În
continuare se poate configura pagina (dimensiune, orientare, margini etc.), folosind opţiunea Page
Setup din meniul File. De asemenea, se poate tipări raportul prin comanda Print din acelaşi meniu
File.
La vizualizare raportul va arăta ca în figura 5.49.
Odată salvat, raportul poate fi ulterior modificat. În acest sens, se alege obiectul Report din
fereastra bazei de date, apoi se alege raportul dorit din fereastra din dreapta, ce conţine rapoartele
create deja, şi se apasă butonul din linia cu instrumente. Efectul acestei comenzi va consta
în deschiderea ferestrei de proiectare a raportului (figura 5.48), în care vor fi regăsite toate obiectele
raportului şi care pot fi modificate în conformitate cu noile cerinţe.
Figura 5.49 Forma raportului exemplificat la vizualizare
5.6 APLICAŢII, PROGRAME, PROCEDURI VBA ÎN ACCESS
Ca orice aplicaţie din pachetul MS Office pentru scrierea de proceduri se foloseşte Visual
Basic for Application. Programele VBA sunt numite proceduri şi sunt grupate în:
Subrutine, care se referă la instrucţiuni VBA cuprinse între Sub … End Sub şi care nu
returnează o valoare;
Sub nume_proc()
…
End sub
Funcţii procedurale care se referă la instrucţiuni VBA cuprinse între Function … End
Function şi care returnează o valoare.
Function nume_funct(param)
…
End Function
Orice procedură cuprinde un set de instrucţiuni care îndeplinesc o anumită sarcină. În scrierea
unei proceduri se folosesc cuvinte cheie, adică acele cuvinte de culoare albastră, care reprezintă
cuvinte rezervate ale mediului VBA. Celelalte cuvinte de culoare neagră sunt cuvinte utilizator de
natura variabilelor sau valorilor.
La rândul lor, procedurile şi modulele se regrupează în module, care pot fi: clase de module şi
module standard.
Toate aceste proceduri se scriu în VBA şi devin parte a componentei Modules din proiectantul
de bază de date (vezi figura 5.50). Tot ca proceduri şi funcţii se scriu şi interogările aplicate asupra
bazei de date. Pentru a vizualiza conţinutul unui modul este necesar să se dea dublu click pe numele
acestuia şi astfel se va intra în VBA.
Dublu
click
Figura 5.50 Componenta Modules din BD Vinzari şi vizualizarea conţinutului pentru Meniu în VBA
În mod similar se vizualizează conţinutul celorlalte module şi a interogărilor (ramura Query).

Lansarea în execuţie a unei proceduri în VBA se face direct din meniul Run cu opţiunea Run
Sub/User Form sau simplu cu F5. Acelaşi lucru se poate realiza dacă se dă click pe butonul din
linia de instrumente (de obicei se găseşte sub Run). Dacă în urma unei execuţii se intră în modul Break
(adică se blochează execuţia în VBA prin colorarea în galben a unei linii cu instrucţiuni), va trebui să
se reseteze din meniul Run opţiunea Reset sau simplu click pe butonul din linia de instrumente.
Lansarea în execuţie în cadrul procedurilor de interogare şi a celor din module se realizează cu
următoarele instrucţiuni:
Run (“Auto_Open”) ‘ se executa procedura Auto_Open
Sau
Call Auto_Open ‘ se apelează procedura Auto_Open
Pentru apelarea unei interogări (query), a unui formular sau raport într-o procedură VBA se
foloseşte instrucţiunea DoCmd, astfel:
DoCmd.OpenQuery ("interog") ‘ apeleaza interogarea cu numele interog

DoCmd.OpenReport ("Situatia vanzarilor"), acPreview ‘ apeleaza raportul Situaţia vanzarilor
DoCmd.OpenForm ("Coduri")
5.7 CREAREA DE MENIURI ÎN ACCESS

Pentru creare de meniuri într-o aplicaţie sub MSO ACCESS este posibil să se procedeze fie la
scrierea de macro-uri (componentă a proiectantului de bază de date), fie la scrierea de proceduri sub
VBA ca element component din Modules.
Pentru baza de date Vinzari am apelat varianta a doua în sensul că am scris o procedură sub
VBA, cu numele Auto_Open, prin care am dezactivat meniul standard al ACCESS-ului şi am creat
propriul nostru meniu cu opţiunile din figura 5.51.
Figura 5.51 Meniul aplicaţiei pentru BD Vinzari
Pentru a renunţa la meniul ACCESS şi a obţine opţiunile din meniul aplicaţiei Vinzari avem
următoarea procedură în modulul Meniu:
Sub Auto_Open()
'* setari fereastra
Dim oComandBar As Object
Set oComandBar = Application.CommandBars("Menu Bar")
'Set oComandBar = Application.CommandBars("Worksheet Menu Bar")

oComandBar.Controls("File").Delete
oComandBar.Controls("Edit").Delete
oComandBar.Controls("View").Delete
oComandBar.Controls("Insert").Delete
oComandBar.Controls("Tools").Delete
oComandBar.Controls("Window").Delete
oComandBar.Controls("Help").Delete
' adaugam optiunile noastre
Dim oPopUp As Object
Dim oButton As Object
' Optiunea Fisiere

Set oPopUp = oComandBar.Controls.Add(10)
oPopUp.Caption = "Fisiere"
Set oButton = oPopUp.Controls.Add(1)
oButton.Caption = "Pregatire"
oButton.OnAction = "Pregatire"
oButton.Caption = "Sterge Tabele Vanzari"
oButton.OnAction = "StergeTabele_4"
oButton.Caption = "Creare Tabele Vanzari"
oButton.OnAction = "CreareTabele_4"
oButton.Caption = "________________"
oButton.Enabled = False

oButton.Caption = "Salvare ca .."
oButton.Caption = "________________"
oButton.Caption = "Iesire"
oButton.OnAction = "Reset"
' Optiunea Reguli

oPopUp.Caption = "Reguli"
oButton.Caption = "Valori Implicite"
oButton.OnAction = "ValoriImplicite"
oButton.Caption = "La nivel de atribut"
oButton.OnAction = "ReguliLaNivelDeATRIBUT"
oButton.Caption = "La nivel de inregistrare"
oButton.OnAction = "ReguliLaNivelDeINREGISTRARE"
' Optiunea Actualizare

oPopUp.Caption = "Actualizare"
oButton.Caption = "Populare Vinzari"
oButton.OnAction = "PopulareVinzari_4"
oButton.Caption = "Clienti"
oButton.OnAction = "Clienti"
oButton.Caption = "Coduri"
oButton.OnAction = "Coduri"
' Optiunea Interogare

oPopUp.Caption = "Interogari"
oButton.Caption = "Modificare"
oButton.OnAction = "Updateuri"

oButton.Caption = "Between"
oButton.OnAction = "InterogareBetween"

oButton.Caption = "Like1"
oButton.OnAction = "InterogareLike1"

oButton.Caption = "Like2"
oButton.OnAction = "InterogareLike2"

oButton.Caption = "IN1"
oButton.OnAction = "InterogareIN1"

oButton.Caption = "IN2"
oButton.OnAction = "InterogareIN2"

oButton.Caption = "ISNULL"
oButton.OnAction = "InterogareISNULL"

oButton.Caption = "DISTINCT1"
oButton.OnAction = "InterogareDISTINCT1"

oButton.Caption = "DISTINCT2"
oButton.OnAction = "InterogareDISTINCT2"

oButton.Caption = "ORDER BY"
oButton.OnAction = "InterogareORDERBY"

oButton.Caption = "JONCTIUNE1"
oButton.OnAction = "InterogareJONCTIUNE1"

oButton.Caption = "AUTOJONCTIUNE1"
oButton.OnAction = "InterogareAUTOJONCTIUNE1"

oButton.Caption = "AUTOJONCTIUNE2"
oButton.OnAction = "InterogareAUTOJONCTIUNE2"

oButton.Caption = "COUNT1"
oButton.OnAction = "InterogareCOUNT1"

oButton.Caption = "COUNT2"
oButton.OnAction = "InterogareCOUNT2"

oButton.Caption = "SUM1"
oButton.OnAction = "InterogareSUM1"

oButton.Caption = "SUM2"
oButton.OnAction = "InterogareSUM2"

oButton.Caption = "MINMAX1"
oButton.OnAction = "InterogareMINMAX1"

oButton.Caption = "SUBCONSULTARI1"
oButton.OnAction = "InterogareSUBCONSULTARI1"




oButton.Caption = "REUNIUNE1"
oButton.OnAction = "InterogareREUNIUNE1"

oButton.Caption = "REUNIUNE2"
oButton.OnAction = "InterogareREUNIUNE2"

oButton.Caption = "GRUPARE_PAS1"
oButton.OnAction = "InterogareGRUPARE_PAS1"

oButton.Caption = "GRUPARE_PAS3"
oButton.OnAction = "InterogareGRUPARE_PAS3"

oButton.Caption = "HAVING1"
oButton.OnAction = "InterogareHAVING1"

oButton.Caption = "HAVING_SUBCONSULTARE1"
oButton.OnAction = "InterogareHAVING_SUBCONSULTARE1"

oButton.OnAction = "InterogareHAVING_SUBCONSULTARE2"

oButton.OnAction = "InterogareHAVING_SUBCONSULTARE3_Final"
' Optiunea Rapoarte

oPopUp.Caption = "Rapoarte"

oButton.Caption = "Raport 1"
oButton.OnAction = "Rap1"
oButton.Caption = "Raport 2"
oButton.OnAction = "Rap2"
oButton.Caption = "Situatia vanzarilor"
oButton.OnAction = "Sit_vanz"
' Optiunea Ajutor

oPopUp.Caption = "Ajutor"
oButton.Caption = "Ajutor"
' Optiunea Iesire

oPopUp.Caption = "Iesire"
oButton.Caption = "Iesire"
oButton.OnAction = "Reset"
End Sub
Figura 5.52 Componente ale meniului aplicaţiei Vinzari
Spre exemplu:
- pentru a apela opţiunea Clienti din meniul Actualizare avem procedura Clienti din modulul
Capitolul_5, care conţine instrucţiunea de apelare a formularului Clienti;
Sub Clienti()
DoCmd.OpenForm "Clienti"
End Sub
- pentru a apela opţiunea Between din meniul Interogari avem procedura ”InterogareBetween” din
modulul Capitolul_6;
Sub interogareBETWEEN()
Dim consultare As QueryDef
Set consultare = CurrentDb.QueryDefs("interog")
consultare.SQL = "SELECT * FROM facturi WHERE nrfact BETWEEN 111120 AND 111124 ; "
DoCmd.OpenQuery ("interog")
End Sub
- pentru a apela opţiunea Situatia vanzarilor din meniul Rapoarte avem procedura ”Sit_vanz” din
modulul Capitolul_5;
Sub Sit_vanz()
DoCmd.OpenReport "Situatia vanzarilor", acPreview
End Sub
Observaţie:
Este important ca după lansarea procedurii Auto_Open() să se apeleze opţiunea Iesire din
Fisiere sau Iesire, pentru a se reseta parametrii meniului ACCESS. În caz contrar aceste opţiuni vor fi
prezente la următorul utilizator. Deci nu trebuie părăsită sesiune de lucru ACCESS cu butonul !

ISA - Curs - Capitolul 5 PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ISA - Curs - Capitolul 5 PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

CAPITOLUL 5

SISTEME DE GESTIUNE A BAZELOR DE DATE. ACCESS

5.1 SGBD ACCESS – PREZENTARE GENERALĂ

Deschiderea sesiunii de lucru ACCESS

Figura 5. 3 Deschiderea sesiunii ACCESS prin schortcut-ul de pe Desktop

OfficeLinks – permite fuzionarea (Merge) sau publicarea (Publish) datelor în Word

Analyze - lansează unul dintre utilitarele de analiză: Alayze Table, Analyze

Relationships – reprezintă grafic relaţiile existente şi permite modificarea acestora sau

Figura 5.6 Declararea unui director implicit

Închiderea sesiunii ACCESS

O sesiune de lucru ACCESS se poate închide folosind:

 Comanda Exit, din meniul File.

5.2 CREAREA ŞI ACTUALIZAREA BAZELOR DE DATE ACCESS

5.2.1 Tipuri de date

5.2.2 Crearea /construirea tabelelor

Figura 5.7 Fereastra File New Database

Opţiuni pentru crearea

Figura 5.8 Opţiuni pentru creare tabelelor unei Baze de date

Figura 5.9 Ferastra Save As pentru tabela Clienti

În continuare, se deschide o fereastră în care coloanele, reprezentând câmpurile, au nume

Figura 5.11 Comanda Rename Column

Figura 5.12 Stabilirea câmpurilor într-o tabelă creată cu Table wizard

Stabilirea cheii primare

Stabilirea cheii primare

Figura 5.13 Precizarea numelui şi a opţiunii pentru stabilirea cheii primare

Cheia primară stabilită

Cheia primară stabilită de

Figura 5.14 Stabilirea cheii primare

Opţiuni prin care se

Figura 5.15 Opţiunea de introducere a datelor direct în tabelă

Figura 5.16 Introducerea datelor în tabelă

Crearea tabelelor folosind Design View

Figura 5.17 Stabilirea cheii primare

Stabilirea formatului pentru

Figura 5.18 Stabilirea formatului pentru data calendaristică

Figura 5.19 Stabilirea formatului pentru o dată numerică

Figura 5.20 Fereastra Database pentru vinzari.mbd

Figura 5.21. Comenzi pentru adăugarea unui nou câmp

Figura 5.22 Comenzi pentru ştergerea unui atribut

5.2.3 Declararea restricţiilor

Figura 5.23. Trei click – uri

Ca şi crearea tabelelor, declararea şi modificarea ulterioară a restricţiilor decurge cât se poate

Figura 5.24 Fereastra Edit Relationships

Practic, restricţia de integritate referenţială se instituie abia la marcarea opţiunii Enforce

Semnul - sunt afişate

Figura 5.25 Afişarea înregistrărilor din tabela copil

Figura 5.26 Expandarea articolelor subordonate

5.2.4 Inserări, modificări şi ştergeri de înregistrări

Figura 5.27 Editarea datelor dintr-o tabelă

5.3 FORMULARE ACCESS

Un formular reprezintă un instrument pus la dispoziţia utilizatorului în scopul uşurării

Figura 5.28. Lansarea în execuţie a generatorului de formulare

Figura 5.29. Fereastră de selecţie a modului de organizare a datelor şi a tabelei de lucru

Vom parcurge în cele ce urmează variantele de lucru cu asistentul /vrăjitorul şi cea cu

Figura 5.30. Formularul generat automat pentru tabela CLIENTI

Din figura precedentă observăm:

Figura 5.31 Salvarea formularului

Figura 5.32 Lansarea generatorului de formulare prin asistentul specializat

Figura 5.33. Fereastra de selectare a câmpurilor din tabela CODPOST_LOC

Figura 5.34 Selecţia modului de organizare a datelor şi a stilului

Figura 5.35 Salvarea şi afişarea formularului

Figura 5.36 Lansarea în execuţie a unui formular

Figura 5.37 Adăugarea unei înregistrări