Sunteți pe pagina 1din 14

Universitatea de Stat din Moldova

Facultatea de Ştiinţe Economice


Departamentul Administrarea Afacerilor

Referat
la disciplina „Managementul Proiectelor”
Tema:Managementul proiectelor-planificarea

Elaborat:
Enache Ecaterina
Grupa- BA-171
Ștefârță Natalia.,
dr.,conf.univ.

Chişinău 2020
Cuprins
`1
1. Difiniții ale managementului proiectelor......................................3
2. Fazele managementului proiectelor...........................................4-14

I. Difiniții ale managementului proiectelor

`2
Programul reprezintă o abordare integrată a unui complex de activităţi desfăşurate într-o
anumită perioadă de timp, pentru îndeplinirea unei misiuni şi a unor obiective.

În acest context, Proiectul reprezintă o activitate sau o serie de activităţi specifice care detaliază


părţi din program şi duc la îndeplinirea acestuia.

O definiţie standard a proiectului nu a fost încă stabilită, dar acesta poate fi definit ca o
succesiune logică de activităţi, realizată într-o manieră organizată, având constrângeri de timp şi
resurse, destinat obţinerii de noi rezultate necesare pentru îndeplinirea unor obiective clar
definite.

Managementul proiectului a apărut ca instrument de planificare, coordonare, realizare şi control


a activităţilor complexe din proiectele industriale, comerciale, sociale, culturale şi politice
moderne.

Au fost formulate definiții diferite pentru sintagma managementul proiectelor (project


management- engl.; gestion de projet -franc.),cum ar fi :

"Managementul proiectului include planificarea, organizarea, monitorizarea, controlarea,


raportarea și întreprinderea acțiunilor corective necesare tuturor proceselor proiectului, de care
este nevoie pentru realizarea obiectivelor proiectului, în mod continuu.

" Managementul oricărui proiect include un set de principii, practici si tehnici folosite pentru
a conduce echipa de lucru a proiectului si a controla termenele, costurile si riscurile in scopul
producerii rezultatului dorit. 

Managementul de proiect este o disciplină dedicată planificării, organizării și managerizării


resurselor pentru a ajunge la finalizarea cu succes a scopurilor și obiectivelor specifice ale
proiectului.Managementul proiectelor (MP) este o abordare metodică a planificării și ghidării
proceselor proiectului de la start până la terminare.

Proiectul poate fi definit şi ca o idee de îmbunătăţire a unei stări de lucruri.

Principala caracteristică a unui proiect este noutatea sa. Un proiect este un pas în necunoscut,
„pândit” de riscuri şi incertitudini. Nu există două proiecte perfect identice şi chiar un proiect
care se repetă va fi de fiecare dată diferit într-unul sau în mai multe aspecte comerciale,
administrative, sociale, politice sau fizice.

Managementul proiectului urmăreşte realizarea unui obiectiv care să corespundă necesităţilor


exprimate de client/utilizator. Necesităţile fiind definite de utilizatori, este indispensabil ca
acestea să fie înţeles de realizatorul/furnizorul proiectului/ produsului/ serviciului, care trebuie să
ţină cont, în acelaşi timp de impactul pe care îl va avea proiectul asupra colectivităţii. Această
„cutumă” este valabilă pentru toate tipurile de proiecte, oricare ar fi domeniul de aplicare.

`3
Pentru a atinge acest obiectiv, partenerii realizatori ai proiectului, furnizori ai produsului sau
serviciului care se constituie în consorţiul proiectului, trebuie să gestioneze toţi parametrii
tehnici, economici, sociali, politici, culturali de care depinde realizarea proiectului, precum şi
relaţiile dintre aceştia. Astfel, se are în vedere impactul asupra acţiunilor viitoare, mai ales asupra
proceselor de implementare şi de asigurare a durabilităţii proiectului. Accentul se va pune astfel
pe noţiunea de serviciu/produs aşteptat de utilizator, proiectul nefiind decât suportul acestuia.
Din acest punct de vedere, satisfacţia este măsurată mai mult sub raportul serviciului oferit decât
al proiectului realizat. Pentru ca noţiunea de calitate totală să-şi păstreze în mod deplin sensul
trebuie avută în vedere importanţa relaţiilor client - utilizator, furnizor - client, furnizor -
colectivitate, client - colectivitate, utilizator - colectivitate.

Managementul de proiect reprezintă procesul de elaborare şi implementare a activităţilor şi


resurselor necesare în vederea realizării unui proiect.

Înainte de a începe procesul de management al unui proiect trebuie identificat foarte clar
obiectivul acestuia. Nu există proiecte fără obiectiv. Mijlocul prin care este definit şi formulat un
obiectiv al unui proiect este specificaţia.

Specificaţia este definită ca expresia cuantificabilă a caracteristicilor la care trebuie să răspundă


produsele sau serviciile, reprezentând necesităţile calitative şi cantitative furnizate de utilizator.
De asemenea, specificaţia reprezintă un document care prescrie, în termeni tehnici, exigenţele pe
care produsele/serviciile proiectului trebuie să le satisfacă. Specificaţia arată o solicitare actuală a
unui client sau poate fi o previziune pentru potenţialii clienţi, cuprinzând desene, planuri,
instrucţiuni ori o documentaţie scrisă care descrie obiectivul proiectului.

II. Fazele managementului proiectelor


Toate proiectele, indiferent de domeniu, parcurg un ciclu de viaţă similar, trecând prin
mai multe etape/faze, în cadrul cărora se desfăşoară mai multe procese. Derularea proiectelor
prin aceste structuri bine delimitate reduce gradul de nesiguranţă, creşte controlul modului de
desfăşurare a proiectului şi permite luarea deciziilor după fiecare fază.
În fiecare etapă se urmăreşte obţinerea unor rezultate clare (deliverables) intermediare
sau finale: specificarea cerinţelor pentru un produs, realizarea unui prototip, a unei baze de date
etc. Aceste rezultate vor fi analizate la sfârşitul etapei, prin compararea cu rezultatele propuse a
se obţine şi se va determina continuarea sau terminarea proiectului.
Fază – “cuprinde activităţile în urma cărora vom obţine rezultatele scontate”
Proces – “o serie de acţiuni întreprinse pentru a obţine anumite rezultate”

`4
Fazele unui proiect
Fazele unui proiect sunt aşadar:
-          conceperea proiectului
-          planificarea proiectului
-          implementarea proiectului
-          evaluarea/controlul şi revizuirea proiectului
Etapele de planificare, execuţie şi control fac parte din ciclul de viaţă al proiectului, sunt
interdependente şi succesive.

Fig.1 Fazele managementului proiectelor


1. În faza de concepere a proiectului, managerul, membrii echipei de  proiect şi deţinătorii de
intere sau afectaţi de proiect (stakeholderii) se întâlnesc pentru a confirma faptul că realizarea
unui astfel de proiect va rezolva o problemă existentă, care a fost identificată, punând bazele
procesului de planificare.

            Activităţile care trebuie efectuate în această primă fază vor include următoarele:

·         identificarea problemei

·         analiza problemei

·         identificarea soluţiilor posibile

·         selectarea celei mai bune soluţii

·         definirea scopului şi a obiectivelor proiectului

`5
·         definirea intereselor stakeholderi-lor

·         alegerea membrilor iniţiali care vor face parte din echipa de proiect

·         o analiză preliminară cost/beneficiu

2. Planificarea reprezintă faza cea mai importantă a unui proiect şi începutul ciclului de viaţă
pentru proiectul în cauză. Succesul unui proiect rezultă de fapt printr-o bună planificare, o bună
execuţie şi un control oportun. Planificarea ajută la reducerea riscului şi la anticiparea viitorului,
la îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii muncii echipei

Planificarea este faza în care trebuie găsite modalităţile prin care cerinţele specificate
de beneficiar/utilizator să poate fi puse în practică. Activităţile care se vor întreprinde sunt:
·         detalierea scopului
·         prezentarea jaloanelor (milestones = finalitatea unor activităţi dintr-o anumită categorie
bine definită; ex.: instruirea personalului în cazul construirii unui centru de excelenţă)
·         definirea activităţilor şi descrierea secvenţei de derulare a lor
·         identificarea resurselor şi a costurilor necesare
·         dezvoltarea unui grafic de timp
·         stabilirea ipotezelor de lucru şi realizarea unor studii de fezabilitate
            Împărţirea proiectului în diverse activităţi/sarcini (activities/tasks) este necesară din
mai multe motive:
-          proiectul apare ca o înşiruire logică de activităţi care ajută la determinarea graficului
optim de timp
-          activităţile vor putea fi uşor de controlat şi evaluat
-          se determină mai uşor necesarul de personal şi calificările acestuia
 În această etapă se realizează analiza SWOT  pentru instituţia care realizează proiectul,
relevând condiţiile mediului intern şi a celui extern.
            În managementul proiectelor, planificarea înseamnă cei “8P”:
·         Paradigmă/Politici/Proceduri – CUM facem?
            Paradigma se referă la viziune firmei, ceea ce doreşte aceasta să obţină pe
viitor; politicile  au în vedere stabilirea scopurilor, ca modalităţi de atingere a strategiei,
iar  procedurile reprezintă modalităţile de acţiune prin care vor fi realizate obiectivele
propuse.
·         Personal – CINE face?
·         Program – CÂND facem?
·         Performanţe – CE facem?
·         Preţ –CÂT face?
 
3. Implementarea proiectului va cuprinde activităţi ca monitorizare, managementul riscurilor
la care este expus proiectul, terminarea proiectului.
4. În etapa de evaluare a proiectului, va fi concepută strategia de evaluare.

`6
 
Procesele unui proiect
Conform Institutului de Managementul Proiectelor, procesele componente ale MP sunt:
-          de iniţiere

-          de planificare

-          de execuţie

-          de control

-          de închidere,

acestea fiind la rândul lor formate din alte procese.

            Procesele sunt legate între ele, prin faptul că rezultatele unora devin intrări pentru altele.
Astfel, fiecare proces poate fi descris prin 3 elemente de bază:

-          intrări – elemente după care are loc execuţia

-          instrumente şi tehnici – mecanisme aplicate intrărilor pentru obţinerea ieşirilor

-          ieşiri – rezultatele procesului

1.      Procesul iniţierii

2.      Procesele planificării se împart în două mari categorii:

·         Fundamentale

-          planificarea scopului de bază al proiectului

-          descrierea scopului prin descompunerea rezultatelor principale în componente mai mici

-          definirea şi estimarea activităţilor, estimarea duratei lor

-          realizarea planificării calendaristice

-          planificarea resurselor

-          estimarea costurilor

-          întocmirea bugetelor costurilor

-          realizarea planului proiectului prin punerea laolaltă a rezultatelor planificării celorlalte


procese sub forma unui document coerent

      Ajutătoare

`7
-          planificarea calităţii

-          formarea echipei de proiect

-          planificarea organizaţională – identificarea şi distribuirea rolurilor din proiect, a


responsabilităţilor

-          identificarea riscurilor şi managementul riscurilor (riscul este determinat de totalitatea


cauzelor care conduc la întârzieri sau nerealizări în cadrul proiectelor, cauze care pot fi
cuantificate anticipat, dar nu întotdeauna cunoscute)

-          planificarea modurilor de comunicare între participanţii la proiect

-          planificarea achiziţiilor

-          planificarea cererilor de produse/servici

`8
 

3.        Procesele execuţiei cuprind, de asemenea, un proces fundamental – execuţia planului


proiectului – şi procese ajutătoare:

-          verificarea scopului

-          distribuirea informaţiei la toţi cei implicaţi în proiect în timp util

-          dezvoltarea echipei – prin dezvoltarea abilităţilor individuale şi de grup

-          cereri/solicitări de oferte, propuneri pentru buna desfăşurare a activităţilor

-          selecţia furnizorilor

-          administrarea contractelor

4.      Procesele controlului

Este necesară efectuarea controlului periodic în timpul unui proces pentru a identifica
abaterile de la plan şi corecturile care trebuie efectuate.
Procesele fundamentale se regăsesc în raportările periodice privind execuţia proiectului
(starea proiectului, prognoze pentru viitorul proiectului) şi  controlul global al schimbărilor.

Procesele ajutătoare sunt:

-          controlul schimbării scopului

-          controlul planificării calendaristice

-          controlul costurilor

-          controlul calităţii

-          controlul răspunsurilor la riscuri

5.      Procesele închiderii vor fi:

-          închiderea contractelor

-          măsuri administrative de închidere – culegerea şi diseminarea informaţiilor pentru a da


formă legală legală operaţiunii de închidere a proiectului

Postanaliza derulării proiectelor este o componentă care capătă o importanţă din ce în ce


mai mare. Aceasta se datorează faptului că experienţa acumulată pe parcursul realizării unui
proiect va conduce la evitarea unor greşeli din trecut pentru noile proiecte.
Există şi situaţii în care proiectele se pot termina în mod anormal. Cauzele care stau la
baza acestor eşecuri sunt:
`9
·         planificarea iniţială greşită
·         resursele alocate insuficiente
·         schimbările survenite în strategia şi interesele instituţiei
·         plecarea unor oameni cheie din proiect
·         depăşirea timpului prevăzut
Inițierea proiectului. În faza de inițiere se autorizează proiectul, este numit managerul (sau
directorul) de proiect și se nominalizează competențele și atribuțiile lui, sunt formulate
obiectivele și scopurile proiectului. Totodată, se angajează resursele (materiale și umane) și se
creează baza de date a proiectului. În faza de inițiere se elaborează un plan de management al
proiectului, care ar trebui să includă sau să se refere la planul de managementul calității în
proiecte. În știința managementului proiectelor, faza de inițiere mai este denumită și definirea
proiectului. În timpul acestei faze, soluția preferată este evaluată și optimizată. Odată cu
definirea proiectului, pot fi definite rezultatele cerute de diferitele părți
interesate. Rezultatele unui proiect sunt active tangibile sau intangibile create de proiect și pot fi
reprezentate de desene, scheme, descrieri, modele, prototipuri, sisteme și produse de diferite
tipuri.
Obiectivele proiectului reprezintă starea finală sau finalitatea pe care managementul proiectului
urmărește să o atingă, ele definesc rezultatul final dorit al proiectului; atingerea ansamblului de
obiective permite executarea completă a proiectului.
Formularea obiectivelor trebuie să detalieze următoarele informații:
‫٭‬performanțele tehnice ale produsului sau serviciului creat/livrat prin proiect;
‫٭‬data pentru terminarea proiectului și datele planificate pentru începutul și sfîrșitul fiecărei
activități;
‫٭‬costurile proiectului (bugetul);
‫٭‬criterii de acceptare.
Criteriile de acceptare a proiectului reprezintă formulări ale modului în care recepționerii
proiectului vor cădea de acord cu managerul proiectului că documentele proiectului, lucrările sau
serviciile livrate sunt complete și acceptabile.
Definirea scopurilor proiectului se realizează prin descrierea conținutului lucrărilor (activităților)
care trebuie efectuate și a produselor sau rezultatelor proiectului cu caracteristici și funcțiuni
specificate; aceste scopuri urmăresc să cuantifice obiectivele proiectului.
Planificarea proiectului. Pentru o serie de proiecte, planificarea propriu-zisă este precedată de
o sub-fază de pregătirea planificării, care include specificarea performanțelor și studiul de
fezabilitate.
Specificarea performanțelor, în contextul pregătirii planificării, are un caracter general, precizînd
ce este de așteptat să asigure construcția, uzina, produsul sau procesul care vor fi proiectate.

`10
Această specificare acoperă atât întregul proiect, cât și fiecare fază critică pentru realizarea
obiectivelor generale.
Studiul de fezabilitate pune în evidență existența sau absența soluțiilor în studiul asupra
oportunității derulării unui proiect. El se bazează pe studiul de piață pentru produsul sau serviciul
care ar urma să fie furnizat și cuprinde studii tehnico-economice succinte ale tehnicilor specifice,
studiul de impact, studiul de rentabilitate. În cadrul analizei fezabilității se definește obiectivul
proiectului și sunt previzionate resursele necesare. Studiul de fezabilitate trebuie să precizeze în
principal:
‫٭‬cât va dura proiectul ?
‫٭‬este realizabil (fezabil) proiectul?
‫٭‬cât va costa proiectul?
Pe baza studiului de fezabilitate se ia decizia de a continua sau nu cu fazele următoare ale
proiectului.
Planificarea proiectului definește și rafinează obiectivele de realizare a proiectului (termene,
costuri etc.) și selectează cea mai bună dintre alternativele de desfășurare a activităților pentru a
atinge obiectivele propuse. Planificarea stabilește și susține definiția și scopurile proiectului,
modul în care va fi efectuat proiectul (proceduri și sarcini), rolurile și responsabilitățile,
estimările de timpi și costuri. Planificarea proiectului dezvoltă și susține planul proiectului, ca
document formal, utilizat pentru a ghida atât execuția proiectului cât și controlul acestuia. Acest
plan al proiectului cuprinde ansamblul planurilor, elaborate pentru diferitele procese din proiect.
Scopul planului de management al proiectului este de a documenta rezultatele procesului de
planificare și de a furniza un document de referință pentru managerizarea
proiectului Concomitent cu planificarea propriu-zisă a proiectului (descrisă mai jos într-o
succesiune de pași), este necesar să se efectueze și managementul calității în proiecte.
Planificarea include:
‫٭‬definirea și descrierea obiectivelor de realizat;
‫٭‬descrierea activităților generale sau particulare, necesare pentru a produce diferite rezultate
livrabile ale proiectului, respectiv stabilirea responsabilităților persoanelor;
‫٭‬planificarea resurselor necesare, atât umane, cât și materiale;
‫٭‬compararea mijloacelor disponibile cu mijloacele necesare;
‫٭‬stabilirea termenelor previzionale care vor trebui respectate: identificarea dependențelor dintre
activități (a succesiunii lor), estimarea duratelor activităților și planificarea calendaristică,
stabilirea datei de finalizare a proiectului, identificarea standardelor de calitate impuse;
‫٭‬estimarea costurilor resurselor necesare pe fiecare tip de activitate;

`11
‫٭‬stabilirea planului de management al proiectului, ca un ansamblu al tuturor proceselor
planificate, cu identificarea riscurilor și a modurilor de management al acestora. Planul de
management al proiectului integrează toate planurile individuale cum sunt: planul calității, planul
de management privind părțile interesate, planul de comunicare în proiect, planul de achiziții,
planul de contractare, planul rezultatelor. Planul de management include atât modul în care va fi
managerizat proiectul, cât și modul în care va fi realizat produsul sau serviciul, de exemplu
caracteristicile tehnice, procesele și fazele tehnice, precum și specificațiile produsului.
Execuția proiectului este faza efectivă de execuție a planului proiectului prin desfășurarea
activităților prevăzute, perioadă în care proiectul este realizat sau produsul proiectului este
fabricat, iar majoritatea bugetului proiectului va fi cheltuită pentru efectuarea acestui proces. În
această fază sunt implementate planurile, sunt distribuite informații, se fac contractări. In faza de
execuție, echipa proiectului și resursele necesare vor fi gata pregătite pentru a efectua activitățile
proiectului, conform programării și scopurilor definite anterior.
Pentru execuția proiectului sunt necesare anumite instrumente și tehnici, dintre care fac parte:
‫٭‬Aptitudini și cunoștințe asupra produsului proiectului, necesare pentru realizarea acestui produs.
Cunoștințele necesare sunt asigurate de către resursele umane ale echipei proiectului.
‫٭‬Sistemul de autorizare a activităților este o procedură formală prin care se autorizează
începerea lucrului la diferitele activități sau pachete de lucrări, la momentele planificate și în
succesiunea prevăzută.
‫٭‬Sistemul informațional pentru managementul de proiect  este un sistem bazat pe tehnică de
calcul care constă din instrumente și tehnici utilizate pentru a colecta, a integra și a structura
informațiile necesare managerilor și factorilor executivi în luarea deciziilor și controlul
proiectului. Acest sistem sprijină planificarea, execuția și finalizarea obiectivelor
managementului proiectului.
Monitorizarea și controlul proiectului are rolul de a asigura ca obiectivele proiectului să
fie îndeplinite și se realizează în timpul execuției proiectului prin monitorizarea resurselor, a
calității și a costurilor reale ale proiectului. Prin monitorizare vor fi identificate abaterile
dintre planificarea inițială și actualizări, pentru a ajusta planul proiectului prin adoptarea de
acțiuni corective, inclusiv prin repetarea proceselor de planificare, atunci când este necesar.
Procesul de control al proiectului implică trei grupe de decizii:
‫٭‬cum să se monitorizeze proiectul,pentru a verifica progresul desfășurării acestuia;
‫٭‬cum să se evalueze performanțele proiectului, prin compararea observațiilor monitorizate cu
planul proiectului;
‫٭‬cum să se intervină în proiect printr-o buclă de reacție inversă, pentru a efectua schimbările
care îl vor readuce la planul inițial.

`12
Managerul de proiect poate monitoriza desfășurarea proiectului pe baza rapoartelor asupra
performanțelor, care arată ce s-a realizat, față de plan. Rapoartele asupra performanțelor trebuie
să conțină informații asupra schimbărilor scopului, asupra programării, asupra costurilor și
calității.
Există mai multe tipuri de rapoarte utilizate pentru monitorizarea proiectului:
‫٭‬liste de activități, cu procentaje de îndeplinire;
‫٭‬analize în timp ale proiectului;
‫٭‬grafice-rețea;
‫٭‬diagrame Gantt de eșalonare calendaristică a activităților;
‫٭‬rapoarte de execuție lunare, trimestriale, semianuale sau anuale, pentru proiecte pe termen lung.
Se pot utiliza diferite tehnici de analiză a performanțelor:
‫٭‬analiza varianței: se compară rezultatele actuale ale proiectului cu cele planificate. Frecvent
sunt utilizate analize ale varianței costului și programării;
‫٭‬analiza trendului: implică examinarea rezultatelor proiectului în timp, pentru a determina dacă
performanțele se îmbunătățesc sau se diminuează;
‫٭‬analiza valorii realizate , denumită și analiza valorii câștigate, este cea mai completă metodă
utilizată pentru analiza performanțelor proiectului. Aceasta integrează măsuri asupra scopului,
costului și programării. La analiza valorii realizate se compară cantitatea de lucrări planificate cu
cea care s-a realizat în realitate, pentru a determina dacă performanțele de costuri și programare
corespund cu ceea ce s-a planificat. Curba în formă de S a cheltuielilor indică valoarea cumulată
a cheltuielilor asociate consumului de resurse, în funcție de durata de execuție a activității
(lucrării).
Evaluarea performanțelor proiectului. Parametrii de performanță monitorizați trebuie să fie
evaluați în fiecare punct de analiză în timp. Astfel, pentru controlul costurilor se compară
cheltuielile reale cu cele previzionate, la puncte de analiză regulate și se analizează orice abatere
față de plan, pentru a decide asupra acțiunii de corecție necesare.
Intervenții pentru schimbări în proiect. Dacă proiectul în derulare este în mod evident în afara
limitelor de control (de toleranță), în sensul că duratele de execuție, costurile și nivelurile de
calitate sunt diferite semnificativ față de cele planificate, atunci va fi necesar un anumit gen de
intervenție. Natura exactă a intervenției va depinde de caracteristicile tehnice ale proiectului.

Finalizarea proiectului constă în acceptarea formalizată a rezultatelor proiectului și


terminarea ordonată a acestuia. Finalizarea include:
‫٭‬închiderea administrativă care implică generarea, colectarea și diseminarea informațiilor pentru
a formaliza terminarea proiectului;
`13
‫٭‬închiderea contractului: terminarea și decontarea contractului, inclusiv rezolvarea oricăror
probleme deschise.
Închiderea administrativă constă din verificarea și documentarea rezultatelor proiectului, pentru
a formaliza acceptarea produsului proiectului de către sponsor, client sau beneficiar. Rezultatele
proiectului pot fi dezvoltate sub următoarele forme: rezultate arhivate, rezultate reutilizabile,
rezultate acceptate (predate beneficiarului). Inchiderea administrativă include colectarea
înregistrărilor proiectului, asigurarea că acestea reflectă specificațiile finale, analiza succesului
proiectului și a beneficiilor obținute, arhivarea acestor informații. Trebuie pregătită și
distribuită acceptarea formală sub forma documentației care confirmă că sponsorul sau clientul
au acceptat rezultatele proiectului, iar acestea sunt în concordanță cu specificațiile.
Închiderea contractului este similară cu închiderea administrativă prin faptul că include atât
verificarea produsului final, cât și actualizarea înregistrărilor care reflectă rezultatele finale și
arhivarea informațiilor pentru utilizări viitoare.

`14