Definirea evenimentelor speciale

Ce sunt și de ce sunt organizate evenimentele speciale?

Evenimentul special, atât în țara noastră, cât și internațional, reprezintă o categorie

importantă. Din cele mai vechi timpuri oamenii se adună din diverse motive. Evenimentele de
acest tip erau o experiență specială și neobișnuită. Astfel de evenimente nu erau frecvente, ci
speciale, având loc ca o consecință a anumitor circumstanțe sau la cererea unei persoane, a
anumitor grupuri sau a unei clase conducătoare.

Tipurile de astfel de evenimente erau variate, de la dansuri primitive, evenimente religioase și

politice, până la întreaga industrie a evenimentelor speciale, care este în prezent foarte
populară, în special în cadru internațional. Cu toate acestea, au existat
anumite reguli, obiceiuri, resurse și abilități organizaționale care au fost folosite pentru a
face evenimentul bine organizat.

Evenimentele speciale sunt proiecte pe termen scurt sau pe termen

lung, care au o intenție specifică și un public țintă definit.

Evenimentul special este un nume general pentru acele evenimente organizate de persoane

fizice sau organizații. Dacă vorbim despre grupuri organizate, acestea sunt cel mai adesea
întreprinderi și state.

Întreprinderile pot fi:

 firme
 agenții
 cluburi sportive
 organizații non-profit
 organizații umanitare
 organizații religioase
 partide și organizații politice
În același timp, întreprinderile au mai multe resurse financiare semnificative pe care le-ar
investi, cel mai adesea în promoții, mitinguri, concerte, parade, campanii publicitare etc.

La început, cel mai adesea companiile organizau întregul proces de evenimente. Cu toate
acestea, în timp, realizând amploarea problemei și fondurile care trebuiau investite, acest tip
de evenimente a fost redirecționat către agenții specializate. Percepția companiei asupra
potențialului promoțional al unui eveniment special s-a schimbat, iar evenimentele în sine au
devenit mai complexe și mai vaste, în conformitate cu dorințele clientului.

De multe ori, companiile angajează agenții pentru organizarea evenimentelor, deoarece

în acest fel au o garanție că evenimentul va fi bine organizat. De asemenea, în acest fel,
ei nu trebuie să aibă angajați permanenți care să se ocupe de aceste lucruri și nici nu trebuie
să își pună angajații în situația de a face ceva pentru care nu sunt pregătiți.

Evenimente speciale sunt organizate cu diferite scopuri:

 îmbunătățirea vânzărilor
 îmbunătățirea imaginii organizației
 strângere de fonduri în scopuri caritabile
  spectacole de modă, sport și alte evenimente
 baluri
 parade, dezbateri, proteste, întâlniri politice, concerte
 diferite tipuri de ceremonii etc.
Evenimentul special reprezintă un set de activități proiectate cu scopul de a aduna un anumit
număr de participanți cu un anumit profil, la un moment și într-un loc stabilit, pentru un motiv
comun și pentru a realiza un set de obiective.

Semnificația evenimentului special

De ce este special un eveniment special?
Eveniment special

 reprezintă o adunare de oameni la un anumit moment, într-un anumit loc, în scopul unei
sărbători sau comemorări, al comunicării sau educației sau diverse alte tipuri de adunări.
Oamenii participă l evenimente pentru a se distra, educa, pentru a crește cultural sau
pentru a îndeplini obligații de afaceri, sociale și politice.
Cuvântul eveniment se referă la orice eveniment planificat public sau privat, care include o
gamă largă de genuri. Pe lângă valoarea economică, evenimentele au valoare socială și
culturală prin îmbunătățirea conexiunilor de afaceri și personale, precum și prin îmbunătățirea
calității vieții.

Aceste evenimente sunt speciale deoarece se întâmplă cu intenție, au un scop specific,

organizare, deoarece sunt unice și irepetabile și, mai presus de toate, deoarece au o
semnificație specială pentru autoritatea contractantă, adică organizatorul, care rezultă din
efectul așteptat (îmbunătățirea vânzărilor, creșterea reputației, iluminare culturală etc.). Ele
sunt speciale, de fapt, deoarece, cu ajutorul lor, participanții își satisfac nevoi neobișnuite.

Scopul evenimentului determină deciziile cu privire la modul în care

va arăta evenimentul și ceea ce este considerat un eveniment
organizat cu succes.

Astăzi, una dintre cele mai importante trăsături, observată în literatură și practică,
este planificarea, care corespunde unui scop care poate fi definit într-o zonă foarte largă,
pentru un eveniment care nu este deloc accidental, ci în detaliu organizat de o echipă
profesionistă. Timpul și locul evenimentului sunt definite cu precizie.

Există anumite resurse disponibile pentru realizare, indiferent dacă un eveniment este

organizat de o persoană fizică sau de o agenție. Este extrem de important ca organizarea unui
astfel de eveniment și organizația implicată în organizarea evenimentelor în sine să fie
flexibile, destinate diferitelor tipuri de grupuri țintă și oricărui tip de populație.

Dependența de sponsori este profundă, iar mass-media joacă un rol extrem de important. La

un astfel de eveniment este de obicei atașată o doză de glamour și spectaculozitate. Datorită
particularităților lor, astfel de evenimente nu au putut fi clasificate în același grup cu
evenimente de zi cu zi și aleatorii, astfel încât numele de „eveniment special” a fost cristalizat
în literatura de specialitate. În practică, nu există suficientă considerație pentru complexitatea
teoretică a problemei evenimentelor, astfel încât acestea sunt pur și simplu numite după tipul
de eveniment: târg, seminar, concert, nuntă etc.

Clasificarea evenimentelor
 În ce grupuri clasificăm evenimentele?
 După ce criterii putem clasifica evenimentele?

Putem clasifica evenimentele în cel mai general sens ca:

 afaceri și evenimente corporative

 evenimente organizate de Guvern și de autoritățile locale
 evenimente de strângere de fonduri
 evenimente de marketing
 întâlniri
 expoziții și târguri
  spectacole
 festivaluri
 evenimente sportive
 evenimente sociale sau evenimente care însoțesc ciclul de viață.

Clasificarea evenimentelor speciale

Evenimentele speciale, cu un anumit grad de abstractizare și generalizare, pot fi, clasificate
în trei grupuri de bază.

Primul grup
 Promoționale (promoții, tombole, demonstrații de produse)
 Corporate (aniversări și jubileuri, sărbători corporative, vizite și tururi, târguri, forumuri,
seminare, conferințe etc.).

Al doilea grup
 Media (conferințe de presă, informări de presă, conferințe video etc.)
 Umanitar (colectare de donații și alte tipuri de asistență materială).

Al treilea grup
 Protocol (ceremonii de premiere și de recunoaștere a meritelor, recepții)
 Cultural și de divertisment (festivaluri, concerte, expoziții și alte evenimente culturale
și de divertisment)
 Sport (competiții, olimpiade, turnee etc.)
 Private / personale (sărbători ale zilelor de naștere, nunți, titluri, carieră).
Există și alte modalități prin care putem efectua clasificarea evenimentelor:

După metoda de finanțare:

 autofinanțare (clientul plătește totul)
 sponsorizare
 cu participarea grupului țintă (participanții plătesc costul participării)
 proiecte non-profit (îmbunătățirea imaginii organizatorilor, actorilor, vizitatorilor sau
terților, organizarea unui meci amical, concerte umanitare, spectacole culturale
caritabile, expoziții de artă)

După organizator-contractor:
 organizat de o persoană în scopuri proprii
 organizat de companie pentru propriile nevoi
  organizat de o firmă specializată pentru nevoile clientului

După grupul țintă:

 tip deschis (manifestări de masă)
 tip închis
 obligatoriu

În funcție de tipul evenimentului:

 tot felul de sărbători și comemorări
 evenimente culturale
 evenimente sportive
 spectacole de modă
 manifestări religioase
 evenimente politice
 evenimente educaționale
 promoții, servicii, personalități sau întreprinderi

În funcție de dimensiune și zonă, evenimentele pot fi:

 private
 locale
 regionale
 la nivel mondial

În funcție de frecvență:
 regulate
 periodice
 unice (irepetabile)
Dimensiunile comune și conform cărora putem defini toate evenimentele sunt următoarele:

 intenția – scopul evenimentului, de ce este ținut, ceea ce se dorește prin realizarea

evenimentului
 domeniul de aplicare – „dimensiunea evenimentului”, spațiu necesar, timp, număr de
participanți

De ce se organizează evenimentele?
 Care este scopul principal al organizării unui eveniment?
 Care pot fi obiectivele specifice ale organizării unui eveniment?

Rolul managerului de evenimente este de a facilita organizarea de evenimente, pentru a

satisface așteptările consumatorilor și oaspeților, precum și pentru a îndeplini obiectivele
organizatorilor. Obiectivul reprezintă starea dorită pe care autoritatea contractantă a
evenimentului vrea să o atingă. Aceasta reflectă aspirațiile organizației pentru viitor.

Organizarea evenimentului presupune evaluarea nevoilor participanților, determinarea

scopului evenimentului (răspunsul la întrebarea „de ce?”), a publicului și a părților interesate
(răspunsul la întrebarea „cine?”), a locației (răspunsul la întrebarea „unde?”), a resurselor
disponibile și a rezultatelor dorite (răspunsul la întrebarea „ce?”).

Scopul principal al evenimentului special este de a atrage atenția și de a crea afecțiunea

publicului țintă. Scopul organizatorilor evenimentului sau al clienților este de a crea
evenimente cât mai interesante, creative și neobișnuite, pentru a iniția dezvoltarea celui mai
lung lanț de comunicare posibil, i.e. efectul „din gură în gură” cel mai mare posibil.

Obiectivele organizării unui eveniment special pot fi:

 câștigarea de interes, sprijin și afecțiune

 construirea imaginii dorite
 întărirea și îmbunătățirea reputației
 educarea publicului țintă
 furnizarea de publicitate
 responsabilitatea socială corporativă

Pașii în organizarea evenimentului

 Ce se întâmplă înainte de eveniment?
 Cum să organizați ceva bine?

Scopul managementului de evenimente este sistematizarea etapelor, proceselor și pașilor,

care este o parte integrantă a organizării de evenimente. Procesul de organizare a
unui eveniment special

 include următoarele etape:
 analiza situației actuale și planificarea unui eveniment special
 realizarea activităților care preced evenimentul special (anunț, notificare, pregătire)
 realizarea activităților în timpul evenimentului special
 realizarea tuturor activităților dinainte de finalizare
 evaluare – determinarea succesului

Analiză și sinteză: starea actuală și planificarea

Concentrați-vă! Nu va fi ușor, dar veți reuși!

În acest stadiu este necesar să fie definit scopul evenimentului. Odată ce vom cunoaște
adevăratul motiv al organizării evenimentului, vom putea aborda elaborarea unui plan detaliat
de eveniment. Vom defini toate aspectele evenimentului urmând o schemă familiară
(cine, unde, ce):

 Cine este grupul țintă?

 Unde va avea loc evenimentul?
 Ce include el – este un seminar pentru 20 de persoane, sau un concert?
În funcție de aceste informații, managerul evenimentului determină bugetul, în colaborare cu
clientul. Uneori clienții spun clar care este bugetul și, uneori, organizatorul sau managerul le
oferă o propunere.

Este foarte important să studiați clientul pentru a vă face o idee despre ce să-i oferiți.

Acordați atenție dacă clientul este tradițional sau nu.

Vrea un eveniment mai mare, sau mai mic?

Contează pentru el aspectele precum mâncarea sau muzica?

Știți ce contează pentru fiecare client? Economiile. Aveți obligația de a studia prețurile tuturor

elementelor pe care le puneți în ofertă pentru a oferi cele mai bune prețuri clienților
dumneavoastră De asemenea, este bine să aveți variante de rezervă, dacă ceea ce oferiți
inițial nu este potrivit.

Exemplu:

Vă propuneți ca clientul să închirieze scaune din piele pe care vor sta oaspeții, dar în timpul
conversației vă dați seama că clientul dorește ca evenimentul să fie mai mult ca un cocktail, iar
scaunele nu prea contează, ci mai degrabă sunt niște cheltuieli inutile. Apoi, este bine că în
capul tău aveți deja o alternativă și un furnizor care are scaune dintr-un alt material mai ieftin și
de la care puteți să luați un număr mai mic.

Aceste economii pe scaune pot fi investite în catering mai bun, care este important pentru
client. Evenimentul planificat cu precizie permite o construcție financiară clară, fără costuri
neașteptate.
Următorul pas este crearea unei structuri organizaționale, determinarea numărului și
structurii forței de muncă. Ar trebui să știți dacă pentru un anumit eveniment trebuie să
angajați persoane din următoarele profiluri: designer, asistent de proiect, promotor, tehnician
de lumini, tehnician de sunet, producție video, designer scenic, chelneri, MC).

După ce planul este elaborat, urmează etapa de licitare pentru toate aspectele pe care le
implică evenimentul. Ele pot fi tehnice, vizuale, precum și oferte de angajare. Poate doriți să
adunați trei oferte pentru fiecare articol. Recomandarea este să acordați atenție companiilor
cărora le solicitați oferte, pentru că pot fi societăți concurente care nu implementează în
comun unele proiecte, care nu cooperează.

E cel mai bun mod de a obține cea mai mică ofertă. Fiți perspicace! Lucrați ca și cum ați lucra
pentru dumneavoastră, nu pentru client!

Clienții care au făcut evenimente de ceva timp au deja informații despre nivelul prețurilor, deci
dacă văd că oferta dumneavoastră nu este cea mai bună, pot contacta o altă agenție.

Prioritățile și detaliile de organizare chiar înainte de eveniment

În acest stadiu, sunt definite detaliile ofertelor colectate și se încheie contracte. Depinde de
dumneavoastră să prezentați oferta cât mai bine posibil clientului și să aveți grijă de raportul
preț-calitate. Totuși, nu puneți presiune pe dumneavoastră.

Uneori spațiul va fi mai modest, dar va avea o curte de basm. Clientul trebuie să aibă toate
informațiile pentru a lua decizia finală.

De asemenea, în această etapă se efectuează comunicarea cea mai intensă înainte de

eveniment. Comunicarea cu clienții implică proiectarea de alianțe strategice care vor face
facilita comunicarea pe tot parcursul relației, iar aceasta este modalitatea corectă de a
determina nivelul iscusinței noastre – prin capacitatea de a aduna laolaltă părțile
interesate cheie.

Care sunt părțile interesate (engl. stakeholders)? De ce contează?

„Stake” înseamnă „miză”, iar „holder” înseamnă „titular”, „cel care deține”. Acest lucru
înseamnă că părțile interesate sunt toți ce care au o miză în proiect sau „dețin” o parte din
decizie, politici etc.

În cazul unei companii moderne, părțile interesate înseamnă toată lumea care este conectată
la companie și are un interes legat de acea companie.

Ele pot fi clasificate în două grupuri, și anume interne și externe.

1. Părțile interesate interne sunt formate din trei grupuri de bază de entități: proprietari,
manageri, lucrători (executori). Aceste grupuri nu sunt omogene, ci sunt grupate în
diferite forme de coaliții.
2. Părțile interesate externe sunt parteneri externi cu care compania operează în diferite
moduri: clienți, bănci, furnizori, organisme de stat, asociații de afaceri și alte entități.
Distribuția puterii se schimbă în relație cu puterea economică. Cu alte cuvinte, dacă cineva
câștigă la loterie și cumpără o companie, el trece de la parte interesată externă la parte
interesată internă. Cu cât mai mulți bani, cu atât mai multă putere. Dumneavoastră în ce grup
sunteți? Este important să vă luptați pentru progres, de aceea urmați acest curs! Vă încurajăm
să continuați!

Să ne întoarcem la subiect.

Repetițiile și repetiția generală a evenimentului sunt elemente

indispensabile în care funcționalitatea și conformitatea tuturor
elementelor evenimentului trebuie confirmate în mod repetat, evitând
astfel situațiile neplanificate la momentul realizării.
Etapele organizării evenimentelor
 Ce ar trebui luat în considerare pentru organizarea cu succes a evenimentului?
 Care sunt etapele organizării evenimentului?

Pentru organizarea cu succes a evenimentelor speciale, ar trebui să luați în considerare lista

de invitați, designul invitațiilor, echipamentul audio-video, ecusoanele de identificare, cartea de
oaspeți, serviciul de servire, plus, desigur, locul de desfășurare și ora evenimentului.

Julia Rutherford Silvers spune că etapele cheie ale organizării evenimentului sunt:

 inițierea sau introducerea

 planificarea
 punerea în aplicare sau implementarea
 evenimentul în sine
 închiderea evenimentului
Ce se întâmplă în timpul inițierii sau introducerii?
Aceasta este etapa în care se face cercetarea și apoi se definește conceptul de eveniment,
se definesc obiectivele și toate resursele disponibile. În această etapă, trebuie
definite strategiile de management al crizelor și un centru de criză. Toate începuturile sunt
dificile, dar pe măsură ce veți avansa în acest curs, cu noi alături, veți vedea că va fi mai ușor!

Cum are loc planificarea?

În momentul planificării, activitățile și resursele sunt definite și specificate, dar se ia în
considerare și contextul social mai larg care influențează deciziile care vor fi luate în ceea ce
privește organizarea evenimentului. Planificarea crizelor oferă o structură sau un plan de luare
a deciziilor, care se bazează pe ipoteze realiste și metode deja acceptate.

Ce urmează acum? Implementarea!

În cursul implementării are loc punerea în practică a tuturor elementelor planificate, toate
produsele și serviciile sunt definite, coordonate și armonizate cu cerințele operaționale și
logistice ale evenimentului. În acest stadiu sunt necesare strategii și tehnici de gestionare a
crizelor. Astfel, se va asigura controlul și verificarea corespunzătoare a tuturor activităților.
Chiar dacă sunteți complet încrezători în voi înșivă, verificați și iar verificați! Nu poate face rău
și veți avea mai puține griji!

În cele din urmă – evenimentul!

O etapă separată în ceea ce privește implementarea a tot ceea ce a fost planificat, deoarece
odată ce începe un eveniment este necesară o abordare dinamică. În timp ce în etapele
anterioare se iau decizii cu privire la organizarea unui eveniment sau nu, în
etapa „eveniment” singura decizie care poate fi luată este suspendarea evenimentului sau,
eventual, a anumitor activități din cadrul evenimentului. Monitorizarea crizelor și controlul
activității sunt cele mai critice în acest stadiu, iar riscurile și incidentele din această etapă
sunt cele mai frecvente.

Misiune încheiată – închiderea

Etapa finală, în care evenimentul se încheie.

Această etapă implică colectarea și evaluarea feedbackului, acțiunilor, activităților și deciziilor

pentru a determina realizarea sau abaterea de la criteriile stabilite. În etapa finală, pot fi
determinate influențele economice, sociale, culturale și de mediu asupra organizării
evenimentelor. În cele din urmă, rezultatele analizelor de mai sus vor face mult mai ușoară
organizarea tuturor evenimentelor ulterioare.
Procese în organizarea evenimentelor
Ce procese fac parte integrantă din organizarea evenimentelor?

Procesele care sunt parte integrantă a organizării unui eveniment special

 cu risc ridicat sunt:
 procesul de evaluare
 procesul de selecție
 monitorizarea
 comunicarea și documentația
Acest model specific se bazează pe este pe modelul larg acceptat de gestionare a
crizelor. Implică o abordare dinamică și include natura variabilă a evenimentului în sine și
capacitatea de a asuma riscuri.

Procesul de evaluare
Procesul de evaluare constă în două subprocese. Acestea sunt: procesul de
identificare și procesul de analiză.

1. Procesul de identificare – procesul de descoperire și definire a procesului, luând în

considerare toate elementele evenimentului.
2. Procesul de analiză – implică prioritizarea evenimentelor, cuantificarea și calificarea
elementelor individuale ale evenimentului.

Ce implică procesul de selecție?

Acest proces este punctul în care se iau decizii și se aleg metode și tactici prin care să se
atingă obiectivul dat. În cadrul procesului de selecție sunt evaluate resursele, persoanele
responsabile și autoritățile responsabile cu implementarea tacticilor selectate.

Ce include monitorizarea?
Aceasta include monitorizarea tacticilor selectate, inclusiv monitorizarea riscului și controlul
proceselor, și dezvoltarea unor opțiuni și acțiuni posibile după realizarea reevaluării și a
selectării. Documentația include înregistrarea, raportarea, păstrarea evaluărilor, arhivarea
evaluărilor, analiza planurilor și alte documente. Este important să fie aprofundată, va fi de
ajutor.

Procesul oferă date valoroase care sunt importante pentru monitorizarea întregii organizări a

evenimentelor.

Cât de importantă este comunicarea?

Este foarte importantă, nu o ignora! Comunicarea este o componentă cheie a modelului care
implică colectarea și distribuirea informațiilor, precum și consultarea în procesul decizional.
Este important să fiți asertivi, ceea ce înseamnă nici pasiv, nici agresiv, dar astfel încât toată
lumea să poată spune ceea ce gândește, astfel încât deciziile luate să fie bune.
Domeniile managementului evenimentelor
 Care sunt domeniile managementului evenimentelor?
 Ce include fiecare dintre aceste domenii?

Există cinci domenii ale managementului evenimentelor:

 domeniul de management
 domeniul de design
 domeniul de marketing
 domeniul operațional
 domeniul de risc.

Domeniul de management
Acest domeniu se confruntă cu distribuirea adecvată, direcționarea și
controlul resurselor disponibile în cadrul organizării evenimentelor. Deoarece resursele sunt,
de regulă, limitate, este de mare importanță să le folosim într-un mod eficient, pentru a
minimiza posibilitatea apariției riscurilor.

În domeniul managementului, se disting următoarele domenii funcționale:

 gestiunea financiară (determinare bugete, fluxuri de numerar, cheltuieli și profituri etc.)

 managementul resurselor umane (structura organizatorică, forța de muncă, procesul de
recrutare)
 managementul informațiilor (colectarea, distribuirea și controlul informațiilor)
 achiziții (specificații, opțiuni de resurse, contracte și administrare etc.)
 părțile interesate (relații cu clienții, alianțe strategice, controlul puterii)
 administrarea sistemelor (transferul cunoașterii și utilizarea tehnologiei)
 managementul timpului (arhitectură activități, dezvoltarea și controlul programului de
activități).

Domeniul de design
Domeniul de design se concentrează pe interpretarea artistică a obiectivelor
și dimensiunea experiențială a evenimentului. Designul include:

 conținut de design (alegerea temei, formatul de prezentare, selectarea expozanților)

 proiectarea divertismentului (selectarea tipului de divertisment, îndeplinirea cerințelor
organizatorului, controlul procesului de execuție)
 designul mediului (decorul, aranjarea meselor și a scaunelor, marcarea clară a locație
și marcarea drumului către locație)
 designul alimentelor și al băuturilor (selecția meniului, gestionarea alcoolului, catering)
 design produs (sunet, iluminat, prezentare multimedia, efecte speciale)
 proiectarea programului (programul de activități, ordinea de zi, furnizarea coregrafiei)
 proiectarea temei evenimentului (dezvoltarea temei, branding de evenimente).
Domeniul de marketing
Domeniul de marketing include funcții care facilitează dezvoltarea afacerilor, căutând sprijin
economic și politic și modelând imaginea și valoarea evenimentelor. Acest domeniu include:

 plan de marketing (analiza grupului țintă, a mesajelor și a media)

 materiale publicitare (imprimare, producție și distribuție)
 management produs (dezvoltarea produsului, managementul mărcii, producție,
distribuție)
 activități promoționale (publicitate, evenimente promoționale, tombole)
 relațiile publice (relații cu media, comunicări de criză)
 vânzări (gestionarea fluxului de numerar)
 sponsorizare.

Ce include domeniul operațional?

Domeniul operațional include persoane, produse și servicii implicate în organizarea de
evenimente, precum și rolurile și responsabilitățile acestora. Coordonarea imaculată a tuturor
elementelor este necesară pentru a satisface toate cerințele logistice, precum și așteptările la
organizarea evenimentului.

Activitățile domeniului operațional sunt:

 participarea (înregistrare, bilete, controlul recepției, mișcare și flux de trafic, mulțimi)

 comunicarea (comunicare internă și externă, informări, cărți de impresii, echipamente și
protocoale)
 infrastructura (transport, utilități, gestionarea deșeurilor, servicii de urgență)
 logistica (analiza sarcinilor și ordinea activităților, persoana responsabilă de
coordonare, controlul intrării la eveniment și al ieșirii de la eveniment etc.)
 participanții la eveniment (raportul dintre expozanți și artiști interpreți sau executanți,
strategia de a aduce celebrități, concurenți, funcționari)
 managementul site-ului (dezvoltare site, recenzie de știri, selecție, program)
 managementul tehnologiei (echipamente, instalare, suport tehnic).

Domeniul de risc
Domeniul de risc include obligațiile și legile referitoare la protecție, care sunt caracteristice
afacerii fiecărei întreprinderi, precum și pentru organizarea de evenimente. Acest domeniu
este strâns legat de fiecare decizie luată, precum și de toate activitățile puse în aplicare și se
referă la toate părțile interesate, de la autorități la consumatorii evenimentului.

Aceasta include:

 luarea deciziilor (modelarea deciziilor și a criteriilor, consiliere și cooperare în procesul

de elaborare a deciziei, problema de autoritate)
 management în situații de urgență (servicii medicale, evacuare, gestionarea crizelor,
recuperare în caz de dezastru)
  sănătate și siguranță (conduită în caz de incendiu, problema siguranței, siguranța la
locul de muncă, sănătatea și bunăstarea, comportamentul în mulțime)
 managementul legal (negocieri, contracte, licențe, proceduri, etică)
 managementul securității (gestionarea personalului, echipamentelor, comenzilor,
controlul dispozitivelor).

După familiarizarea cu domeniile funcționale de mai sus, trebuie

subliniat faptul că majoritatea deciziilor privind gestionarea
evenimentului sunt luate automat.

Cu toate acestea, scopul utilizării acestor instrumente, care se bazează pe o abordare
cuprinzătoare, este de a aplica integrarea corespunzătoare și de a facilita progresul continuu.
Astfel, probabilitatea ca factori ignorați să aibă un impact semnificativ asupra capacității
suplimentare de a gestiona evenimentele cu risc ridicat este redusă.

Valorile de bază ale managementului evenimentelor

 Care sunt valorile de bază ale managementului evenimentelor?
 Care este filozofia îmbunătățirii continue?

Valorile de bază ale managementului evenimentelor sunt principii care trebuie aplicate tuturor
deciziilor asociate cu organizarea de evenimente de risc. Acestea trebuie respectate, indiferent
de elemente, etape și procese, pentru a obține un rezultat de succes și durabil al
evenimentului. Este de asemenea important să se includă valori de bază în toate deciziile de
gestionare a crizelor.

Următoarele valori sunt considerate de bază:

 îmbunătățire continuă
 creativitate
 etică
 integrare
 gândirea strategică
Îmbunătățirea continuă este filosofia managementului calității conform căreia organizarea
optimă a evenimentelor depinde de îmbunătățirea proactivă a tuturor procedurilor și
sistemelor. În loc să aveți o planificare condiționată de reacție, această valoare fundamentată
va avea un efect mai bun. Continuați să faceți ceea ce s-a dovedit că aduce succes!

Creativitatea este considerată baza pentru crearea de soluții inovatoare și răspunde

provocărilor pe care le oferă managementul evenimentelor. Dacă sunteți creativi, puteți să vă
dați seama cu ușurință cum să rezolvați o problemă, cum să ajutați clientul să decidă, cum să
faceți prețul mai mare sau mai mic și să păstrați clientul. Cu cât practicați mai mult, cu atât veți
avea mai multă experiență și cu atât mai bun(ă) veți fi!

Etica include procese de evaluare și selecție a acelor acțiuni care sunt considerate corecte în

raport cu cele considerate incorecte. Incluse în cele mai multe coduri de conduită pentru
organizarea de evenimente, aceste standarde trasează liniile directoare pentru decizii,
negocieri și activități într-un mod echitabil, coerent și decent.

Integrarea reflectă o nevoie critică de coordonare și sincronizare și combină o multitudine

de interacțiuni, dependențe și elemente interdependente care fac parte integrantă din
eveniment. Astfel, vă veți asigura că atunci când se iau decizii asociate cu evenimentul se au
în vedere toți factorii care pot influența alegerea acestuia.

Gândirea strategică este capacitatea de a raporta un eveniment individual la obiectivele pe

termen scurt și pe termen lung ale organizației. Atenția ar trebui concentrată pe acei factori și
pe acele influențe care trebuie luate în considerare în momentul planificării organizării unui
eveniment.